Wie Sie E-Mails rechtssicher archivieren

In meinen Blog-Artikeln geht es immer mal wieder um den E-Mail-Posteingang. Ich empfehle immer, sich Gedanken zu machen, wie lange man Mails aufheben will und welche Mails gelöscht werden können, damit das Postfach übersichtlich bleibt.

Grundlage dafür ist allerdings, dass seitens der IT-Abteilung eine entsprechende elektronische Archivierung der E-Mails erfolgt. Denn aus meiner Sicht kann und darf das Unternehmen die Verantwortung dafür nicht den jeweiligen Sachbearbeitern und Abteilungsleitern überlassen, sondern sollte dieses Thema grundsätzlich in der IT-Abteilung klären.

Nun ist dieses Thema leider nicht ganz einfach und die Dinge ändern sich auch. Ich kann nun wirklich nicht behaupten, dass ich Spezialistin in diesem Bereich und immer auf dem aktuellen Stand bin.

Daher möchte ich in diesem Artikel auf Quellen verweisen, die dies besser können. Wobei ich ausdrücklich darauf hinweise, dass ich nicht für die Inhalte verantwortlich bin.

Bitkom -Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. hat auf seiner Webseite (https://www.bitkom.org/ ) einige Leitfäden und weitere Publikationen veröffentlicht. Folgende Dokumente finde ich interessant:

10 Merksätze zur E-Mail-Archivierung

10 Merksätze für elektronische Rechnungen

10 Merksätze zur elektronischen Archivierung

Natürlich gibt es auch Software-Anbieter für entsprechende Lösungen. Diese veröffentlichen auch auf Ihrer Webseite entsprechende Leitfäden. Geben Sie einfach z.B. bei Google in die Suchmaske “Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung” ein und Sie werden eine große Auswahl erhalten.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.