Wofür können Sie Makros in Word nutzen?

Es gibt natürlich viele Einsatzmöglichkeiten für Makros in Word. Bei einem früheren Arbeitgeber von mir gab es eine Briefvorlage mit Verknüpfung zur Kundendatenbank, sodass die Mitarbeiter das Adressfeld nicht selbst ausfüllen mussten, sondern einfach die Kundennummer in eine Eingabemaske getippt haben und schon war alles richtig eingefügt. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Fehler. Ebenso hat ein Makro erkannt, welcher Benutzer am Computer angemeldet ist und hat dann den Namen des Mitarbeiters, seine Telefon-Nummer und auch die E-Mail-Adresse an die richtigen Stellen eingefügt.

Sie sehen, bei Briefvorlagen ist vieles möglich. Dies können Sie allerdings nicht so einfach selbst über das Aufzeichnen eines Makros realisieren, sondern müssen einen Auftrag an einen Programmierer erteilen. Falls Sie keinen passenden Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen finden, können Sie sich gerne mit mir in Verbindung setzen. Ich arbeite beim Thema Makroprogrammierung mit einem Kooperationspartner zusammen.

Praxisbeispiel: Briefkopf

In diesem Artikel und dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie einen von Ihnen gestalteten Briefkopf per Makro in Ihr Word-Dokument einfügen. Dies könnte sinnvoll sein, wenn Sie verschiedene Briefköpfe nutzen und nicht für jeden Brief eine eigene Briefvorlage abspeichern möchten.

Sie können also erst Ihren Brief gestalten und dann im nächsten Schritt den richtigen Briefkopf auswählen und einfügen.

Wichtig bei der Aufzeichnung des Makros ist, dass Sie sich mit Tastenkombinationen in Word (eine Liste habe ich hier zusammengestellt) vertraut machen. Denn bei der Aufzeichnung wird nicht jede Mausbewegung registriert. Insbesondere gilt dies für das Markieren von Wörtern, um die Formatierung zu ändern.

Wie Sie das Register „Entwicklertools“ in Word sichtbar machen, habe ich in dem vorhergehenden Beitrag erklärt (klick).

Ebenso, wie Sie das Makro aufnehmen und eine Schaltfläche dafür gestalten und in die Schnell-Leiste einfügen.

Weitere Praxisbeispiele folgen in den nächsten Artikeln.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.