Nachhaltige Sicherung der Ergebnisse

Es ist geschafft! Sie haben Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt, im Team neue Strukturen geschaffen, sich auf gemeinsame Standards geeinigt und dabei auch Prozesse verbessert.

Das war’s!

War’s das schon?

Nein!

Es reicht nicht aus, einmal eine große Aufräumaktion zu starten. Selbst wenn Sie an meinem Inhouse-Seminar teilnehmen und über mehrere Monate sich intensiv mit dem Thema „Effizienz am Arbeitsplatz“ auseinander setzen, ist danach nicht Schluss. Damit die Veränderungen dauerhaft von allen Mitarbeitern beibehalten werden sollten Sie weitere Maßnahmen ergreifen. Falls Sie dies nicht tun, laufen Sie Gefahr, dass alle wieder in Ihre alten Verhaltensmuster zurück fallen. Dann war die viele Mühe umsonst und Sie hätten Ihre Zeit besser mit anderen Themen gefüllt.

4 Maßnahmen für einen dauerhaften Erfolg

Eine gemeinsame Vision entwickeln

„Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“

Antoine de Saint-Exupery

Nicht jeder Mitarbeiter wird begeistert sein, wenn Sie den Vorschlag machen, die Arbeitsplatzorganisation zu verbessern. Es gibt immer Kollegen, die keinen Veränderungsbedarf erkennen. Aus ihrer Sicht muss sich nichts ändern. Jedenfalls nicht grundsätzlich. Das ist gut verständlich, denn Routine gibt Sicherheit. Wenn sich etwas ändert, dann muss sich jeder ändern und das ist erstmal bedrohlich.

Daher ist mein erster Tipp: entwickeln Sie gemeinsam eine Vision, wie Sie idealerweise zusammenarbeiten möchten.

Beschreiben Sie nicht nur mit einer Auflistung von Fakten die neue Büroorganisation, sondern arbeiten Sie heraus, welche Vorteile, welchen Nutzen die Mitarbeiter haben werden. Nicht nur für das Team, sondern ganz konkret für sich selbst. Es sollten Dinge dabei sein, über die sich die Kollegen idealerweise jeden Tag ärgern (z.B. langwierige Suche nach Dateien, Informationen kommen zu spät an, viele Überstunden).

Dieser Schritt steht ganz am Anfang, bevor Sie mit den Veränderungen beginnen. Es lohnt sich hierin Zeit zu investieren, denn das wird sich später doppelt auszahlen.

Seien Sie Vorbilder

Dabei kommt es nicht nur auf die Führungskraft an. Jedes Teammitglied ist Vorbild für die anderen. Je mehr Kollegen sich an die neuen Regeln und Standards halten, desto mehr Dynamik entsteht und es fällt allen die kontinuierliche Umsetzung leichter.

Jeder beobachtet automatisch jeden. Das können Sie für sich nutzen. Solange alle Kollegen bewusst konstruktives Feedback geben, unterstützen sie sich gegenseitig.

Die Arbeitsplatzorganisation im Fokus behalten

Damit allen Kollegen klar ist, dass es sich nicht um eine einmalige Aufräumaktion gehandelt hat, sondern die neuen Strukturen dauerhaft beibehalten werden sollen, sollten Sie das Thema „Effizienz am Arbeitsplatz“ immer wieder aufgreifen. Dafür können Sie Ihre regelmäßigen Teamsitzungen nutzen. Greifen Sie bei diesen Terminen bestimmte Einzelthemen noch einmal heraus und vertiefen diese. Außerdem sollten Sie regelmäßig prüfen, ob die festgelegten Standards noch zu Ihrer Arbeitsweise passen, oder angepasst werden sollten.

Erinnern Sie sich immer wieder an Ihre gemeinsame Vision und schauen Sie, wie weit Sie bereits gekommen sind. Klären Sie, was die nächsten Schritte sein könnten. Sie könnten auch jährlich ein Audit durchführen und jeden Arbeitsplatz begutachten.

Dabei sollte jedem Mitarbeiter bewusst sein, dass dieser Prozess nie beendet sein wird, sondern Sie gemeinsam jeden Tag einen kleinen Schritt daran arbeiten, immer besser zu werden.

Machen Sie es sich leicht

Nur wenn die neue Vorgehensweise leicht fällt, werden die Mitarbeiter diese auch dauerhaft umsetzen. Wenn das Neue dagegen komplizierter oder (zeit-)aufwändiger ist, dann werden Sie keinen Erfolg haben.

Dazu gehört auch, dass Sie die alten Arbeitsweisen unmöglich machen. Wenn Sie also z.B. möchten, dass alle Kollegen den elektronischen Kalender in Outlook nutzen, dann sollten Sie alle Papierkalender entfernen (Tischkalender, Wandkalender, Kalenderbücher). Oder wenn die viele kleinen Zettel verschwinden sollen, dann entfernen Sie die Zettelboxen und Post-It von den Schreibtischen.

Nach einiger Zeit werden die neuen Vorgehensweisen für alle selbstverständlich und Sie können sich nicht mehr vorstellen, früher anders gearbeitet zu haben. Oder möchten Sie Ihren Computer wieder abgeben und stattdessen eine mechanische Schreibmaschine auf Ihren Schreibtisch stellen?

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.