Dokumentenvorlagen, Formatvorlagen und Makros

Bevor ich Ihnen zeige, wie Sie in wenigen Schritten in Word ein Makro erstellen können, um zukünftig Zeit zu sparen, möchte ich kurz die Unterschiede zwischen Dokumentenvorlagen, Formatvorlagen und Makros erklären.

Wenn Sie Word starten, erhalten Sie ein leeren Dokument. Aber es ist nicht ganz blank, sondern es gibt bereits einige Voreinstellungen zu der Schriftart, Schriftgröße, Seitenränder, Farben usw. Dies alles ist in einer Dokumentenvorlage festgelegt, die Normal.dot heißt.

Um nicht bei jedem Dokument, das Sie mit Word erstellen, wieder Ihre Unternehmens-Schriftart, -größe, -farben usw. einstellen zu müssen, empfehle ich Ihnen eine eigene Dokumentenvorlage mit diesen Vorgaben zu erstellen und abzuspeichern. Das spart viel Zeit und Nerven.

Wenn Sie dann Ihren Text schreiben, gibt es verschiedene Vorlagen für Überschriften. Dies sind Formatvorlagen, die Sie nutzen können. Auch diese Formatvorlagen können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Das Unternehmen hat ein großes Interesse daran, dass die Mitarbeiter immer die im Corporate Design festgelegten Vorgaben zu diesen Formatierungen einhalten. Dokumenten- und Formatvorlagen können aber immer auch vom Mitarbeiter geändert werden. Wenn Sie also sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeiter keine Änderungen nachträglich vornehmen, dann sollten Sie sich mit der Makroprogrammierung auseinander setzen.

Makros haben auch noch den weiteren Vorteil, dass man mehrere einzelne Arbeitsschritte automatisch auf Knopfdruck ablaufen lassen kann. Dies spart viel Zeit und ermöglicht auch Word-Anfängern sehr professionelle Ergebnisse zu erzielen.

In 3 Schritten zum eigenen Makro

Das Wort „Makroprogrammierung“ macht vielen Anwendern Angst. Ich gebe zu, dass ich mich auch lange nicht an dieses Thema herangetraut habe. Dabei ist es sogar sehr einfach, wenn man nicht so sehr komplexe Dinge erreichen möchte. Folgende 3 Schritte sind notwendig:

1. Das Entwicklertool dem Menü hinzufügen.
2. Ein Makro aufzeichnen.
3. Eine Schaltfläche für das Makro einbinden.

Im folgenden Video zeige ich Ihnen diese 3 Schritte:

Schritt 1: Das Entwicklertool dem Menü hinzufügen.

Um ein Makro aufnehmen zu können, benötigen Sie einen zusätzlichen Reiter in Ihrem Word-Menü: Das Entwicklertool.

Wo gibt es diesen Reiter?

Klicken Sie in Word einfach auf Datei und dann Menüband anpassen. In der rechten Liste gibt es bereits den Punkt Entwicklertools. Davor einfach den Haken setzen und speichern. Schon ist der Reiter im Menü hinzugefügt.

Schritt 2: Ein Makro aufzeichnen.

Sie benötigen keine Programmierkenntnisse, um ein einfaches Makro zu erstellen. Sie können einfach die Schritte, die Sie tun aufzeichnen. Word wandelt dies in die Programmiersprache VBA um.

Aber Achtung: Es werden nicht alle Mausbewegungen aufgezeichnet. Wenn Sie z.B. ein Wort markieren, um es anschließend zu formatieren, dann müssen Sie die Cursor-Tasten oder eine Tastenkombination dafür nutzen.

Tipp: Machen Sie sich vorab mit den Tastenkombinationen vertraut. Eine Liste habe ich Ihnen in diesem Blog-Artikel zusammengestellt: Tastenkombinationen in Word

Im Reiter Entwicklertools finden Sie die Schaltfläche Makro aufzeichnen.

Wenn Sie darauf klicken, beginnt die Aufzeichnung.

Tipp: Üben Sie vorab die Schritte, die Sie aufzeichnen wollen. Denn wenn Sie sich verklickt haben, wird dies auch in das Makro übernommen.

3. Eine Schaltfläche für das Makro einbinden.

Um das Makro später schneller nutzen zu können, sollten Sie eine Schaltfläche dafür einbinden. Sie können Sie entweder im Start-Menü hinterlegen, oder oben in der Schnell-Leiste. Beide Varianten zeige ich Ihnen in dem Video.

In den nächsten Blog-Artikeln werde ich Ihnen einige Anwendungsbeispiele für Makros in Word zeigen.

Sie haben Ideen bekommen, wofür Sie in Ihrem Unternehmen Makros für effizienteres Arbeiten nutzen könnten, aber Sie möchten das lieber von Profis erledigen lassen? Dann nehmen Sie mit mir ganz einfach per Mail Kontakt auf. Ich arbeite mit einer entsprechenden Beratungs- und Softwarefirma zusammen.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.