In meinen Trainings sehe ich an den Arbeitsplätzen der Teilnehmer viele verschiedene Vorgehensweisen, wie die anstehenden Aufgaben und Wiedervorlagen organisiert werden. Oft benutzt ein Mitarbeiter auch verschiedene Systeme oder hat mal Dies mal Das ausprobiert. Aber welches ist das „richtige“ System? Das kommt darauf an…

Das Wichtigste vorweg: Sie sollten konsequent alle Aufgaben und Wiedervorlagen einplanen. In welchem System Sie das dann tun, hängt vom Arbeitsplatz und den persönlichen Vorlieben ab. Das hört sich vielleicht aufwändig an, und Sie fragen sich, warum Sie einen Anruf beim Kollegen einplanen sollen, bei dem es doch nur darum geht, ob eine bestimmte Liste von ihm schon vervollständigt wurde. Aber Sie können nicht alles im Kopf behalten. Aufschreiben hilft vor Vergessen!

Wenn Sie Ihre Arbeit zu 90% an ihrem Schreibtisch erledigen und gerne Ihre Aufgaben als Zettel anfassen und nach Erledigung wegwerfen wollen, dann sollten Sie Wiedervorlagemappen, Pultordner oder z.B. das Mappei-System verwenden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie für jede Aufgabe und jedes Nachfassen (z.B. beim Kollegen oder Kunden) einen Zettel einsortieren.

Wenn Sie gerne mit Listen arbeiten und Aufgaben nach Erledigung gerne durchstreichen, dann sollten Sie für jede Aufgabe und jedes Nachfassen einen Punkt in Ihre Tages-, Wochen-, Monats- bzw. Jahreslisten aufnehmen, wie es auch bei Getting-things-done empfohlen wird.

Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind und alle Aufgaben per Mail bekommen bzw. verschicken, dann empfehle ich Ihnen die Mails in Outlook-Aufgaben umzuwandeln bzw. mit dem Nachfassen-Fähnchen zu arbeiten. Wichtig ist auch hier, die Aufgaben bzw. Wiedervorlagen konkret für einen bestimmten Tag einzuplanen.