Im Februar habe ich einige Tipps zur Organisation von Betriebsfeiern veröffentlicht. Dabei habe ich auch empfohlen, eine Eventagentur einzubinden, die gute Ideen und organisatorische Entlastung mitbringt.
Aber woran erkennt man eine gute Eventagentur?
Antworten auf diese Frage gibt Tobias Volland in diesem Gastartikel:
Sie planen ein Event für Ihre Firma, eventuell ein großes Sommerfest oder die jährliche Weihnachtsfeier. Vielleicht steht aber auch Ihre eigene Hochzeit bevor. Da Sie nichts dem Zufall überlassen wollen, soll da der Profi ran, haben Sie sich gedacht. Eine Eventagentur muss her! Dann kann mit Ihrem Events nichts schiefgehen, denn die planen alles von vorne bis hinten. Stimmt! Doch jetzt die große Frage: Woran erkennen Sie eine gute Eventagentur? Eventagenturen gibt es wie Sand am Meer. Es ist „in“ als Eventmanager zu arbeiten und darum schießen diese Agenturen in den vergangenen Jahren wie Pilze aus dem Boden. Nicht leicht, da die Spreu vom Weizen zu trennen.
Die Website der Agentur checken
Den ersten Hinweis gibt Ihnen immer die Website der Eventagentur. Sie ist die digitale Visitenkarte und das wichtigste Aushängeschild. Sie kennen ja das Sprichwort „Der erste Eindruck zählt!“ Und das ist die Wahrheit. Wenn Ihnen die Homepage direkt nicht gefällt und auch nicht überzeugt, dann werden Sie mit dieser Agentur auch auf den zweiten Blick nicht warm werden. Für die Beurteilung der Seite müssen Sie gar kein Profi sein. Sie klicken sich einfach durch und lassen die Seite auf sich wirken.
Gibt es gute Referenzen?
Informieren Sie sich über die Referenzprojekte der Agentur. Dabei kommt es nicht auf das Abbilden von Logos namhafter Firmen an. Das ist nur Augenwischerei. Schauen Sie, ob man erfährt, welche Events die Agentur tatsächlich bei den Firmen organisiert hat und welche Bewertung diese Firmen abgegeben haben. Viele Agenturen veröffentlichen Kundenmeinungen und die sind wirklich interessant. Am Ende sollten Sie das Gefühl haben, dass diese Agentur Ihr Event „wuppen“ kann.
Groß oder klein?
Auf die Größe kommt es an! Das bedeutet aber nicht, je größer desto besser. Die Frage ist, passt die Größe der Agentur zur Größe meines Unternehmens? Ist die Agentur zu groß, wird mein Event dort eventuell nicht ernst genommen. Andererseits sollten Sie auch nicht den Eindruck haben, dass Ihr Auftrag eine Nummer zu groß für die Agentur sein könnte.
Sind wir uns sympathisch?
Am Ende des Tages kommt es dann natürlich darauf an, dass die Chemie stimmt. Wenn Sie aufgrund Ihrer vorangegangenen Recherchen einen guten Eindruck von der Agentur haben, vereinbaren Sie einen Termin. Der persönliche Kontakt kann durch nichts ersetzt werden und wird Ihnen die letzte Gewissheit geben, die Sie für Ihre Entscheidung benötigen. Sind wir uns sympathisch? Werde ich ernst genommen? Ist das Treffen effektiv verlaufen?
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem nächsten Event!
Über den Autor: Tobias Volland, Geschäftsführer von Highlight Eventoffice
Tobias Volland ist Hannoveraner mit Leib und Seele. Er kennt die Stadt und ihre Gastronomieszene wie seine eigenen Westentasche. Nach dem Abitur beginnt er sein Jura Studium. Bei einigen Seminaren glänzt er durch Abwesenheit, denn er ist lieber als DJ im Einsatz. Und als Hans-Dampf-in-allen-Gassen. Das zweite Staatsexamen lässt er dann auch sausen und gründet stattdessen 2003 seine eigene Agentur – Highlight Eventoffice. Praktischerweise direkt in seinem Wohnzimmer, denn an eine Trennung zwischen Privatleben und Job ist nun nicht mehr zu denken. Tobias Volland führt seine neue kleine Agentur mit einer großen Portion Optimismus, Mut, scheinbar unerschöpflichem Ideenreichtum und mit der Unterstützung einer Handvoll Freunde. Zwischen dem privaten und dem beruflichen Tobias gibt es keinen Unterschied. Er liebt, was er tut und hat seine Begeisterung für gutes Essen, angesagte Musik und neueste Sound-Techniken zum Beruf gemacht. Wenn er aber doch mal ganz privat ist, dann findet mal ihn mit seinem Sohn Tristan auf dem Fußballpatz. Jede Veranstaltung wird von Tobias Volland persönlich und mit viel Leidenschaft geplant, umgesetzt und betreut.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
Der vielleicht wichtigste Indikator für eine gute Zusammenarbeit ergibt sich aus dem ersten persönlichen Gespräch.
Achten Sie darauf, welche Fragen die Agentur Ihnen stellt.
Wenn sie keine Fragen dazu stellt, wie sich Ihr Publikum zusammensetzt, wer Sie sind (Ihre übergeordnete Unternehmensstory) und was Sie mit dem Event genau erreichen möchten, lassen Sie die Finger von dieser Agentur.
Sie wird Ihnen dann nur das verkaufen, was sie hat, was der Agentur den meisten Gewinn bringt, unabhängig davon, was Sie als Veranstalter wirklich benötigen.
An diesen Fragen merken Sie auch, ob Ihre Veranstaltung ernst genommen wird. Eine gute Agentur wird sich, wenn sie den Auftrag angenommen hat, um ihre kleine private Feier ebenso leidenschaftlich und professionell kümmern, wie um die ganz große Firmenjubiläumsshow.