Möchten Sie sicherstellen, dass bestimmte Zellen in Excel nur dann bearbeitet werden dürfen, wenn zuvor eine andere Zelle ausgefüllt wurde?
Zum Beispiel: In einer Liste soll erst eine Auswahl getroffen werden, bevor weitere Informationen eingetragen werden können.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen einen praktischen Weg, wie Sie diese Funktion in Excel umsetzen. Besonders hilfreich ist das z. B. bei Formularen, Checklisten oder automatisierten Prozessen in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).

Warnhinweis anzeigen – mit Datenüberprüfung

Diese Methode verhindert, dass jemand versehentlich Daten in eine Zelle eingibt, wenn eine wichtige Voraussetzung nicht erfüllt ist.

Beispiel:

Zelle A2 muss ausgefüllt sein, bevor etwas in B2 eingetragen werden darf.

So geht’s:

1. Markieren Sie Zelle B2
2. Wechseln Sie zum Reiter „Daten“
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung“
4. Wählen Sie „Datenüberprüfung…“
5. Wählen Sie unter „Zulassen“ den Punkt „Benutzerdefiniert“
6. Entfernen Sie den Haken vor „Leere Zellen ignorieren„
7. Geben Sie die folgende Formel ein: =A2<>""
8. Unter „Fehlermeldung“ fügen Sie einen passenden Hinweis hinzu:
   • Titel: Eingabe nicht erlaubt
   • Fehlermeldung: Bitte füllen Sie zuerst Zelle A2 aus.

Hinweis: Diese Methode verhindert Eingaben, kann aber per Kopieren/Einfügen umgangen werden. Für viele Büroanwendungen ist sie dennoch absolut ausreichend.

📌 Infobox: Anwendungsbeispiele aus dem Büroalltag

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie strukturierte Abläufe abbilden möchten. Hier einige praxisnahe Beispiele:

Fazit

Mit Excel können Sie nicht nur rechnen und analysieren, sondern auch gezielt steuern, wann und wie Daten eingegeben werden dürfen.
Das spart Zeit, vermeidet Fehler – und sorgt für strukturierte Arbeitsabläufe im Büro.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.