Das Board

Bereits in der kostenlosen Variante können Sie eine unbeschränkte Anzahl an Boards anlegen. Wenn Sie also verschiedene Projekte managen, dann legen Sie einfach pro Projekt ein Board an. Sie können auch weitere Boards für Ihre eigene Aufgabenverwaltung, Ideen und sogar für wiederkehrende Prozesse einrichten.

Die Listen

Trello ist ein visuelles Tool für die Aufgabenverwaltung. Daher empfehle ich Ihnen, nicht mehr als 4 Listen anzulegen, damit Sie nicht nach rechts scrollen müssen, sondern alles im Blick haben.

Hier ein paar Vorschläge von mir, welche Listen sinnvoll sind:

• Ideen – Aufgaben – In Arbeit – Erledigt
• Ideen – Ist-Analyse – Soll-Konzept – Pilot
• Meilenstein 1 – Meilenstein 2 – Meilenstein 3 – Abschluss
• Abteilung A – Abteilung B – Abteilung C

Sie sollten sich beim Einrichten des Boards kurz ein paar Gedanken im Team machen, wie Sie die Listen benennen. Aber keine Sorge: sollten Ihnen später bessere Begriffe einfallen, dann können Sie die Listennamen einfach ändern.

Die Karten

Auf die Karten notieren Sie die jeweiligen Aufgaben. Sie können eine ausführlichere Beschreibung hinzufügen, Dateien anhängen, ein Label vergeben, den Erledigungstermin festlegen und eine Checkliste hinterlegen.

Wenn Sie im Team zusammenarbeiten, können alle anderen Kommentare zu einer Karte hinzufügen.

Zusätzliche Funktionalität: Kalender

Ich empfehle Ihnen bei den Extras den Kalender hinzuzufügen. So werden sie zu erledigenden Aufgaben mit Fälligkeitstermin entsprechend in einem Kalender angezeigt. Sie können also die Karten in den Listen thematisch anordnen, die zeitliche Reihenfolge erkennen Sie dann im Kalender.

In diesem Video zeige ich Ihnen die genannten Funktionalitäten:

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.