Einleitung

In der modernen Unternehmensführung ist die Effizienz von Meetings ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Regelmäßige Bereichsleiterbesprechungen sind unerlässlich, um über den aktuellen Stand in den verschiedenen Unternehmensbereichen zu informieren, kritische Themen zu klären und wichtige Entscheidungen zu treffen. Doch diese Meetings können oft ineffizient sein, was zu unnötig langen Sitzungen führt.

In dieser Fallstudie stelle ich eine Runde von Bereichsleitern vor, die mit genau solchen Herausforderungen konfrontiert war. Die Ausgangssituation war geprägt von der Schwierigkeit, abgelegte Dateien schnell und effizient zu finden, sowie der Länge und Umfang der Besprechungen. Durch gezielte Maßnahmen wie die Optimierung der Dateiablagestruktur und die Einführung von „Timeboxing“ sowie die Aufteilung der Themen in aktuelle und strategische Bereiche, wurde die Effizienz der Meetings erheblich gesteigert.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie diese Maßnahmen im Detail umgesetzt wurden und welche positiven Ergebnisse sie für die Besprechungen der Bereichsleiter brachten.

Die Ausgangssituation

Vor einiger Zeit habe ich eine Online-Schulung in einem mittelständischen Unternehmen veranstaltet. Es ging um verschiedene Schwerpunkte rund um die Büroorganisation und effizientere Arbeitsweisen. Wir kam dann auf folgenden Punkt: Eine Runde von Bereichsleitern führt regelmäßig eine Besprechung miteinander durch. Dort werden verschiedene aktuelle Themen und Projekte aus den Bereichen und Abteilungen vorgestellt, bzw. über den aktuellen Stand berichtet. Es werden auch kritische Themen geklärt und Entscheidungen getroffen.

In meinem Training ging es um das Thema Dateiablagestruktur, also die Frage, wie die Protokolle sinnvoll abgelegt werden können. Es wurden bisher zusätzlich zu den Protokollen die entsprechenden Präsentationen, die in der Sitzung gezeigt wurden, abgelegt. Diese Präsentationen liegen aber auch parallel in der Dateiablage der Fachbereiche.

Problem #1: Abgelegte Dateien finden

Folgende Vorgehensweise wurde bereits getestet: Die Präsentationsdateien liegen bei den Fachbereichen und die Bereichsleiter suchen sich dort die Informationen heraus. Aber: Es findet sich nicht jeder in diesen “fremden” Ablagestrukturen zurecht, insbesondere, weil man sachgebietsfremd ist.

Die nächste Idee war: Die Dateien werden gedoppelt und liegen somit im Abteilungslaufwerk, aber auch bei den Protokollen der Bereichsbesprechungen. Dies hätte aber zusätzlichen Speicherplatz benötigt und es wäre auch recht undurchsichtig geworden, da Protokolle und Präsentationen, Excel-Dateien und Entscheidungsvorlagen in einem Ordner gelegen hätten.

Was wäre eine wirklich effiziente Lösung?

Ganz einfach: Es wurde auch schon immer eine Themensammlung angelegt, die auch gleichzeitig der Start des Protokolls ist.

Ich habe empfohlen, bei der Themensammlung nicht nur Stichworte aufzuführen, sondern auch die Links zu den vorbereiteten Unterlagen und Präsentationen. Vorteil: Niemand muss selbst nach den entsprechenden Dateien suchen, sondern kann ganz einfach darauf zugreifen.

So werden nun nur noch die Ergebnisprotokolle im Laufwerk abgelegt und nicht mehr weitere Dokumente und Dateien.

Problem #2: Die Besprechung dauert zu lange

Die Bereichsleitersitzungen dauern mindestens 2,5 Stunden, eher wird noch überzogen. Der Grund dafür war, dass sehr viele Themen besprochen werden. Und dies auch recht ausführlich.

Wie kann die Besprechung verkürzt werden?

Zwei Maßnahmen haben wir im Training festgelegt: Timeboxing & Aufteilung der Themen

Die Besprechung wird von Anfang an komplett durchgetaktet. Jedes Thema erhält nur einen bestimmten Zeitraum zugewiesen, z.B. 5 oder 10 min. Innerhalb dieser Zeitspanne muss das Thema vorgestellt, besprochen und abgeschlossen werden. Dies hört sich erstmal unmöglich an. Aber wenn von Beginn an feststeht, dass das Thema sehr schnell abgeschlossen werden soll, dann wird auch kürzer diskutiert. Diese Methode ist unter dem Begriff “Timeboxing” bekannt.

Die zweite Maßnahme war, dass die Themen getrennt werden in aktuelle und strategische Themen. Aktuelle Probleme und deren Lösung können mit weniger Zeitbedarf besprochen werden. Bei strategischen Themen ist dagegen Kreativität gefragt, um Ideen zu entwickeln, wo der Bereich oder das Unternehmen in 5 oder 10 Jahren stehen soll. Die Meetings zu den aktuellen Themen finden nun wöchentlich statt, die strategischen Themen werden dagegen nur 1x im Monat geklärt.

Das Ergebnis

Diese 3 einfachen und pragmatischen Maßnahmen Timeboxing für jedes Thema, Aufteilung der Themen und Dateilinks in der Themensammlung haben dafür gesorgt, dass die Bereichsleiterbesprechungen wesentlich effizienter organisiert werden konnten.