In der heutigen digitalen Ära sind E-Mails zu einem integralen Bestandteil unserer beruflichen Kommunikation geworden. Oftmals droht jedoch der E-Mail-Posteingang überquillt zu sein, und die Bewältigung der Flut an Nachrichten scheint eine Mammutaufgabe zu sein. Hier kommt das Sofort-Prinzip ins Spiel – eine effektive Methode, um den E-Mail-Posteingang systematisch zu leeren und die Produktivität zu steigern. In diesem Blog-Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf das Sofort-Prinzip und wie es Ihnen helfen kann, Ihren E-Mail-Posteingang in den Griff zu bekommen.

Ich höre immer wieder, dass Mitarbeiter von der täglichen E-Mail-Flut überrollt werden. Sie erhalten 60-100 Mails pro Tag und benötigen viel Zeit, um alle Mails zu lesen und zu bearbeiten. Oft bleiben die Mails im Posteingang stehen. Wer für sich deutlich machen will, dass eine Mail noch bearbeitet werden muss, setzt sie wieder auf „ungelesen“. So sammeln sich täglich immer mehr Mails an und nicht selten stehen dann nach einiger Zeit 2.000, 5.000 oder sogar 20.000 Mails im Posteingang. Der Überblick, bei welcher Mail noch was bis wann zu erledigen ist, geht völlig verloren. Teilweise werden die Mails in Unterordner verschoben. Wenn man eine bestimmte E-Mail sucht, dass funktioniert das in der Regel nur noch über die Suchfunktion.

Aber das muss nicht sein.

Was ist das Sofort-Prinzip?

Das Sofort-Prinzip ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um den E-Mail-Posteingang zu organisieren und zu leeren. Entwickelt, um die Überflutung von E-Mails zu bewältigen, setzt das Sofort-Prinzip auf das unmittelbare Handeln bei der Bearbeitung von E-Mails.

Die Schritte des Sofort-Prinzips im Überblick:

1. Schnelles Überfliegen:
   • Scannen Sie den Posteingang schnell, um einen Überblick über die eingegangenen E-Mails zu erhalten.
   • Identifizieren Sie E-Mails, die sofortige Maßnahmen erfordern.
2. Sofortiges Handeln:
   • Nehmen Sie unmittelbare Maßnahmen bei E-Mails, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können.
   • Antworten Sie kurz, archivieren oder löschen Sie die E-Mail sofort.
3. Delegieren oder Planen:
   • Falls eine E-Mail nicht sofort bearbeitet werden kann, delegieren Sie die Aufgabe, wenn möglich.
   • Planen Sie die Bearbeitung von längeren Aufgaben in Ihrem Zeitplan.
4. Archivieren oder Ablegen:
   • Archivieren Sie abgeschlossene E-Mails, um Ihren Posteingang übersichtlich zu halten.
   • Legen Sie E-Mails, die als Referenz aufbewahrt werden sollen, in geeignete Ordner ab.
5. Löschen oder Aussortieren:
   • Löschen Sie irrelevante E-Mails oder solche, die keine dauerhafte Aufbewahrung erfordern.
   • Sortieren Sie Newsletter oder automatisierte Mitteilungen in spezielle Ordner oder markieren Sie sie als gelesen.

Die Vorteile des Sofort-Prinzips im Arbeitsalltag

1. Effizienzsteigerung:
   • Durch sofortiges Handeln bei kurzen Aufgaben wird die Effizienz gesteigert und der Posteingang bleibt übersichtlich.
2. Stressreduktion:
   • Sofortiges Handeln mindert den Stress, der durch einen überfüllten Posteingang und unbeantwortete E-Mails entstehen kann.
3. Zeitersparnis:
   • Das Sofort-Prinzip spart Zeit, da E-Mails nicht mehrmals gelesen oder aufgeschoben werden müssen.
4. Priorisierung:
   • Durch sofortiges Handeln werden wichtige Aufgaben priorisiert und dringende Angelegenheiten unverzüglich erledigt.

Fazit

Das Sofort-Prinzip ist eine effektive Methode, um Ihren E-Mail-Posteingang aufgeräumt zu halten und Ihre Produktivität zu steigern. Indem Sie jede E-Mail sofort bearbeiten und entscheiden, was als nächstes zu tun ist, können Sie den Überblick über Ihre E-Mails behalten und stressfreier arbeiten. Probieren Sie das Sofort-Prinzip aus und erleben Sie, wie es Ihnen hilft, Ihren Posteingang effektiv zu leeren und Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie ganz einfach und schnell Ihren Posteingang bearbeiten können, sodass sich nichts mehr ansammelt und Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben erhalten:

Weitere hilfreiche Tipps für eine bessere Selbstorganisation habe ich in diesem Artikel zusammengefasst: Selbstorganisation als Schlüssel zum Erfolg

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.