In einer Welt, die sich ständig verändert und Unternehmen vor immer neue Herausforderungen stellt, ist Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Schlüssel zum Erfolg. Eine innovative Lösung, die in vielen modernen Büros Einzug hält, ist die Selbstorganisation. Doch was bedeutet Selbstorganisation im Büro und welche Vorteile bringt sie für die Mitarbeiter mit sich? Entdecken Sie meine 10 hilfreichen Tipps.

Was ist Selbstorganisation?

Selbstorganisation bedeutet, dass Mitarbeiter mehr Verantwortung für ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe übernehmen. Im Gegensatz zu traditionellen hierarchischen Strukturen haben die Teammitglieder die Freiheit, ihre Arbeit eigenverantwortlich zu organisieren. Dieser Ansatz beruht auf Vertrauen und fördert die Eigeninitiative der Mitarbeiter.

Ein zentraler Aspekt der Selbstorganisation ist die Dezentralisierung von Entscheidungen. Teams sind in der Lage, ihre Aufgaben selbst zu planen, Ressourcen effizient zu nutzen und sich flexibel auf Veränderungen einzustellen. Dieser Ansatz eröffnet neue Horizonte für Kreativität und Innovation.

Die Vorteile der Selbstorganisation für die Mitarbeiter

1. Steigerung der Motivation: Selbstorganisation ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeit stärker zu kontrollieren und Einfluss auf ihre Aufgaben zu nehmen. Dies führt zu einer höheren Motivation und einem gesteigerten Engagement für die Arbeit.
2. Förderung der Eigenverantwortung: Durch die Übernahme von Verantwortung werden die Mitarbeiter zu eigenständigen Entscheidungsträgern. Dies fördert nicht nur die persönliche Entwicklung, sondern trägt auch dazu bei, dass Aufgaben effizienter erledigt werden.
3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Selbstorganisation ermöglicht es Teams, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Ob es um neue Projekte, Kundenanforderungen oder Marktveränderungen geht, selbstorganisierte Teams können sich schnell anpassen und neue Lösungen finden.
4. Förderung der Teamarbeit: Selbstorganisation ermutigt zu einer stärkeren Zusammenarbeit im Team. Indem Mitarbeiter gemeinsam ihre Aufgaben planen und organisieren, entsteht ein stärkeres Wir-Gefühl und eine bessere Kommunikation.
5. Entwicklung von Problemlösungskompetenzen: Selbstorganisierte Teams werden oft mit komplexen Herausforderungen konfrontiert. Dies fördert die Entwicklung von Problemlösungskompetenzen, da die Mitarbeiter eigenständig Lösungen erarbeiten und umsetzen müssen.
6. Verbesserung der Work-Life-Balance: Die eigenverantwortliche Gestaltung der Arbeit ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben flexibler zu planen. Dies trägt zu einer verbesserten Work-Life-Balance bei, da die Arbeit besser in den individuellen Lebensrhythmus integriert werden kann.

10 Tipps für nachhaltig bessere Organisation

Die Fähigkeit zur Selbstorganisation ist nicht jedem von Natur aus gegeben und stellt für einige eine echte Herausforderung dar. Dennoch lässt sich, ähnlich wie bei vielen anderen Aspekten des Arbeitslebens, auch die Organisation in überschaubare Schritte unterteilen. Ganz gleich, ob Sie Ihre individuellen Aufgaben, Ihre projektbezogenen Tätigkeiten oder gar das gesamte Zusammenspiel im Team besser organisieren möchten, finden Sie hier einige hilfreiche Tipps:

5 Methoden zur Organisation Ihrer Aufgaben

Protokolle, in denen Aufgaben an Sie delegiert wurden, Excel-Listen mit To-Dos, Mails, in denen Aufgaben stecken, Routinetätigkeiten… Es gibt an Ihrem Arbeitsplatz viele Orte, wo Aufgaben versteckt sind. Da kann man schnell den Überblick verlieren. Wer dann auch noch seine Aufgaben nur im Kopf plant, verliert den Fokus und verpasst Fristen. Das führt zu Überstunden, Stress und Frust, wenn Sie mal wieder den ganzen Tag gearbeitet, aber nichts geschafft haben.

1. Verwalten Sie Ihre Aufgaben an einem Ort

Ihr Arbeitsalltag ist zu hektisch, um alle Aufgaben im Kopf zu behalten. Gefühlt muss alles immer schneller erledigt werden. Durch den Fachkräftemangel und hohen Krankenstand müssen Sie wahrscheinlich noch zusätzliche Aufgaben übernehmen.

Hier hilft Ihnen das Hauptprinzip der Methode Getting Things Done (GTD) das besagt, dass Sie alle ihre anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notieren und dadurch den Kopf frei bekommt für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.

Aus meiner Sicht ist Outlook dafür sehr gut geeignet, weil sich hier sowieso Ihr Informationsfluss abspielt und Sie durch die Nutzung der Aufgaben-Funktion keinen Systembruch haben.

2. Lernen Sie, besser mit Ihrer Zeit umzugehen

Effektives Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement bildet einen entscheidenden Eckpfeiler der Selbstorganisation. Erfahrungsgemäß gehen eine schlechte Zeitplanung und ein unzureichendes Selbstmanagement oft Hand in Hand.

Glücklicherweise sind Zeitmanagement und Selbstorganisation erlernbare Fähigkeiten. Es gibt zahlreiche Techniken und Strategien, die Ihnen helfen können, Ihren Umgang mit der Zeit zu optimieren.

Es ist ratsam, sich nicht davor zu scheuen, verschiedene Techniken auszuprobieren, um schließlich diejenige zu finden, die am besten zu Ihnen passt. Weitere Einblicke und Anregungen zu diesem Thema finden Sie in den folgenden Artikeln:

• ALPEN-Methode: Prinzipiell sind hier 5 Schritte zu befolgen: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrollieren. Diese Methode ist einfach und hat sich in der Praxis bewährt.
• Time-Blocking: Beim Time-Blocking teilen Sie Ihren Arbeitstag in mehrere Zeitblöcke auf. Dies könnten z.B. Projektarbeit, Fokuszeit, Zeit für administrative Tätigkeiten und auch Pausen sein. Durch die Erstellung eines detaillierten Zeitplans gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Kalender zurück. 
• Time-Boxing: Insbesondere Mitarbeiter, die zu Perfektionismus neigen, verzetteln sich häufig und benötigen für ihre Aufgaben viel länger, als die Kollegen. Interessant ist, dass die Bearbeitung einer Aufgabe immer so lange dauert, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Sie können sich also selbst disziplinieren, wenn Sie Zeitblöcke festlegen und so verantwortungsvoller mit Ihrer Zeit umgehen.
• Pareto-Prinzip: Diese Methode besagt, dass man mit relativ geringen Aufwand einen großen Teil einer Aufgabe erledigen kann. Aber sehr viel Zeit benötigt, um die Aufgabe perfekt zu erledigen. Sie werden also aufgerufen, weniger perfekt zu sein, damit Sie insgesamt mehr schaffen.
• Task-Batching: Task-Batching ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der ähnliche Aufgaben zu einem festgelegten Zeitpunkt oder in einem bestimmten Zeitrahmen gruppiert werden. Anstatt Aufgaben einzeln zu erledigen, werden sie in Blöcken bearbeitet. Dieser Ansatz ermöglicht es, den Fokus auf eine bestimmte Art von Tätigkeit zu legen, was zu einer verbesserten Effizienz und Konzentration führt.
• 40:60-Regel: Achtung! Sie sollten nicht Ihren ganzen Arbeitstag verplanen. Erfahrungsgemäß kommt immer was spontan dazwischen. Darum ist es besser, wenn Sie Ihren Tag nur zu 60% verplanen und 40% für Unvorhergesehenes frei lassen.
• Kiesel-Prinzip: Statt die Tage und Wochen mit den vielen Kleinigkeiten zu füllen und die wichtigen Aufgaben on top zu bearbeiten, sollten Sie Ihre Wochenplanung mit dem Kiesel-Prinzip verbessern.
• 1-3-5 Methode: Diese Methode basiert auf der Priorisierung und Strukturierung Ihrer Aufgaben in drei Ebenen: 1 große, 3 mittlere und 5 kleine Aufgaben pro Tag. Sie hilft Ihnen Ihre täglichen Aufgaben nicht nur zu bewältigen, sondern dabei auch noch ein Gefühl von Erfüllung und Kontrolle zu bewahren.

3. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Es existieren zwei Arten von beruflichen Tätigkeiten: Die eine erzeugt das Gefühl der Produktivität, oft im Kontext von Routineaufgaben. Die andere hingegen trägt maßgeblich dazu bei, das Team und das Unternehmen voranzubringen. Während die erste Art möglicherweise zu einem guten Gewissen führt – schließlich genießt jeder das Gefühl, eine Aufgabe von der Liste zu streichen – repräsentiert die zweite Art die Arbeit, die letztendlich Ihre berufliche Entwicklung sowie den Fortschritt des Teams und Unternehmens vorantreibt.

Bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben hilft Ihnen die Eisenhower-Matrix. Beim Eisenhower-Prinzip geht es darum die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzusortieren.

• Wichtig und dringend: Das sind Ihre wichtigsten Tätigkeiten. Weisen Sie sich diese Aufgaben selbst die Priorität A zu. 
• Wichtig, aber nicht dringend. Diese Aufgaben sind zwar wichtig, müssen aber nicht unbedingt heute erledigt werden. Planen Sie diese Tätigkeiten ein, damit Sie diese an einem späteren Zeitpunkt bearbeiten können (Priorität B).
• Nicht wichtig, aber dringend. Diese Aufgaben sollten Sie delegieren. Sie sind zwar nicht wichtig für Sie, müssen jedoch unbedingt erledigt werden. Weisen Sie diese Tätigkeiten anderen zu, die sie schnell und effizient erledigen können (Priorität C).
• Nicht wichtig und nicht dringend. Sofort entfernen. Diese anfallenden Aufgaben sind Zeitfresser und sollten unbedingt vermieden werden (Priorität D)

4. Formulieren Sie Ihre Ziele SMART

Sowohl bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben, als auch bei der Planung sollten Sie Ihre Ziele im Blick behalten. Aber wie können Sie Ihre Ziele gut formulieren? Dabei hilft Ihren die SMART-Regel:

Spezifisch – also nicht allgemein

Messbar – in Qualität und Quantität

Attraktiv – also für den Mitarbeiter lohnend und herausfordernd

Realistisch – also machbar unter den gegebenen Voraussetzungen

Terminiert – bis wann das Ziel erreicht werden soll

5. Vermeiden Sie Multitasking

Es mag verlockend erscheinen anzunehmen, dass eine höhere Produktivität erreicht wird, wenn man gleichzeitig an mehreren Aufgaben arbeitet. Multitasking wird oft als Wundermittel gegen Arbeitsstress angepriesen. Im Alltag erweist sich diese Methode jedoch oft als wenig effektiv.

Unser Gehirn ist darauf ausgelegt, sich auf eine wichtige Aufgabe gleichzeitig zu konzentrieren. Beim Versuch des Multitaskings wechseln wir lediglich zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her. Das Resultat? Durch diese ständigen Wechsel benötigen wir mehr Zeit, um uns wieder auf jede einzelne Aufgabe zu fokussieren. Dadurch geht letztendlich mehr Zeit verloren, als wenn wir uns auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren.

Kurz gesagt: Verabschieden Sie sich vom Multitasking! Es beeinträchtigt nur Ihre Zeitplanung und Produktivität. Um selbstorganisiert zu werden, ist es entscheidend, Aufgaben nacheinander und einzeln abzuarbeiten – nicht gleichzeitig! Single-Tasking statt Multitasking.

Gewöhnen Sie sich „Inbox Zero“ an

Inbox Zero zielt darauf ab, E-Mails zu strukturieren und das digitale Chaos zu minimieren, um einen souveränen Überblick über wichtige Aufgaben und Aktualisierungen zu bewahren und so eine effiziente Selbstorganisation zu fördern.

Bei der Anwendung von Inbox Zero setzen Sie sich täglich einen festen Zeitpunkt, um eingehende Nachrichten zu überprüfen. Durchforsten Sie Ihren Posteingang und ordnen Sie die Nachrichten entsprechend ihrer Aufgaben oder Prioritäten. Nutzen Sie das Sofort-Prinzip, um den Bearbeitungsprozess zu beschleunigen. Das Ziel besteht darin, dass Ihr E-Mail-Postfach in Outlook am Ende des Tages leer ist.

Mit der Zeit wird Ihnen das Prinzip von Inbox Zero zur Gewohnheit. Durch wöchentliche Kalendererinnerungen oder tägliche Alarme stellen Sie sicher, dass Sie den Überblick über eingehende Nachrichten behalten oder diese sogar proaktiv angehen.

3 Tipps mit denen Sie ungeliebte Aufgaben nicht mehr vor sich her schieben

Ein Phänomen, das wohl jedem von uns bekannt ist: das Aufschieben von ungeliebten Aufgaben, auch als Prokrastination bekannt. Obwohl wir wissen, dass wir diese Pflichten angehen müssen, finden wir ständig Ausreden, um sie vor uns herzuschieben. Doch hier ist die gute Nachricht – es gibt Wege, sich diesem Teufelskreis zu entziehen und produktiver zu werden. Sehen Sie sich drei bewährte Methoden an, die Ihnen helfen, erfolgreich unliebsame Pflichten anzugehen.

• Legen Sie einen Aufschieberitis-Tag ein: Nur in den seltenen Fällen erledigen sich Dinge von selbst. Dies gilt insbesondere für die unangenehmen Aufgaben, die Sie vielleicht schon eine Weile vor sich her schieben. Daher mein Tipp für Sie: erledigen Sie an einem bestimmten Tag nur die aufgeschobenen Aufgaben, damit diese endlich erledigt werden.
• Wenden Sie die Salami-Taktik an: Eine unangenehme Aufgabe liegt wie ein riesiger Berg vor Ihnen? Dann wird es Ihnen sicherlich leichter fallen, den ersten Schritt zu tun, wenn Sie die Aufgabe in mehrere Teilaufgaben aufteilen. Diese kleineren Häppchen sind überschaubarer und Sie können sie besser in Ihre Planung einbauen. Die erreichten Zwischenziele wirken außerdem motivierend.
• Essen Sie Ihre Tageskröte: Erledigen Sie gleich morgens eine schwierige Aufgabe; Ihre Kröte des Tages. Dann kann der Rest des Tages nur noch besser werden!

Eliminieren Sie Ihre Zeitfresser und grenzen sich ab

Haben Sie schon mehrfach versucht, Ihre Aufgaben und den Arbeitstag zu planen, aber es hat dann doch nicht funktioniert, weil immer etwas dazwischen kam? Dann hat der Sägeblatt-Effekt bei Ihnen zugeschlagen. Grundsätzlich steht dahinter der Effekt, dass man sich gerade intensiv mit der Bearbeitung einer Aufgabe beschäftigt und durch eine Unterbrechung herausgerissen wird. Danach stellt man sich die Frage „Wo war ich stehengeblieben?“ und es dauert ein bisschen, bis man wieder das gleiche Konzentrationsniveau wie vorher erreicht. Da man ständig unterbrochen wird, zieht sich die Bearbeitung einer Aufgabe über den ganzen Tag hin, obwohl sie eigentlich in 20 min hätte erledigt werden können. Das ist frustrierend.

Daher sollten Sie Ihre Zeitfresser identifizieren. Wer oder was führt zu diesen ständigen Unterbrechungen? Mein Tipp: Führen Sie eine Woche lang eine Strichliste, um Ihre größten Störungen aufzudecken. Im nächsten Schritt überlegen Sie sich dann, wie Sie diese Zeitfresser reduzieren können.

Ein wichtiger Schritt dabei ist meiner Erfahrung nach, sich abzugrenzen. Nein zu sagen, fällt aus verschiedenen Gründen vielen Mitarbeitern schwer. Eine leicht umsetzbare Methode, die sich in der Praxis bewährt hat ist Schallplatte-mit-Sprung.

So kommen Sie ins TUN

Fällt es Ihnen schwer, von Ihren alten nicht förderlichen Gewohnheiten zu lassen? Sie kennen nun zwar viele Methoden, gehen es aber nicht an? Dann sollten Sie sich die kurze Geschichte durchlesen, bei der sie erfahren, warum Sie Ihre Säge schärfen sollten. Vielleicht motiviert Sie die Erkenntnis daraus, jetzt endlich ins TUN zu kommen.

Dabei sollten Sie sich selbst nicht überfordern und alles gleichzeitig ändern und optimieren. Dauerhaft werden Sie mehr Erfolg mit Micro Habits haben, da Sie kleine Änderungen besser in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Sie möchten von mir mehr Unterstützung bei der Umsetzung bekommen? Dann ist mein individuelles Arbeitsplatzcoaching das Richtige für Sie. Hier arbeiten wir in mehreren Modulen über ca. 3 Monate online und/oder in Präsenz zusammen.