MeisterNote – Ihr Online-Notizbuch

Einfacher Wissensaustausch

Vor einiger Zeit habe ich Ihnen bereits MeisterTask und MindMeister vorgestellt, mit denen Sie Aufgaben verwalten können und Mindmaps erstellen. Nun ist ein neues Tool zur Meister-Familie hinzugekommen: MeisterNote.

MeisterNote ist eine Software, in der Sie im Team ganz einfach Informationen austauschen können. Natürlich gibt es dabei eine Integration zu den beiden anderen Tools.

MeisterNote ist auch wieder einfach zu bedienen, sodass sich gar nicht so sehr die Frage stellt, wie man die Software benutzt, sondern eher wofür.

An erster Stelle steht natürlich das Projektmanagement. Mit MeisterNote können Sie nicht nur allen Projektmitgliedern Informationen zur Verfügung stellen, sondern alle können kommentieren und somit über die Inhalte mitdiskutieren. Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen, können Sie gleich über die Verbindung zu MeisterTask Aufgaben verteilen.

Weitere Anwendungsbeispiele sind Wissensdatenbanken, eine Art Intranet oder auch ganz einfach persönliche Notizen, mit denen Sie sich besser selbst organisieren.

Ich habe die Software noch nicht selbst getestet, aber einen ersten Einblick erhalten Sie in diesem Video:

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Gierige Organisationen

In diesem Beitrag stelle ich die Forschungsergebnisse von Lewis A. Coser vor.

Was sind gierige Organisationen?

GreedyInstitutions („besitzergreifende Institutionen“) ist ein soziologischer Begriff von Lewis A. Coser zur Bezeichnung von Institutionen, die allumfassende Ansprüche an ihre Mitglieder stellen und deren ausschließliche, ungeteilt auf sie gerichtete Loyalität anstreben. Dies erreichen sie nicht durch Zwang; vielmehr ziehen diese Institutionen die gesamte Persönlichkeit in ihren Bann, wodurch sie ungeteilte Zustimmung und Mitwirkung (compliance) erlangen. Sie verlangen und erreichen ein hohes Maß an Identifikation (Organisationales Commitment) und halten ihre Mitglieder ggf. davon ab, anderweitige Bindungen einzugehen oder zu vertiefen. (Quelle: Wikipedia)

Sinnvoll oder nicht?

Einerseits ist es gut, wenn die Mitarbeiter klar zwischen Arbeit und Privat trennen. Das entlastet auch die Organisation, weil sich Führungskräfte nicht zusätzlich um private Belange der Mitarbeiter kümmern müssen. Sie müssen keine Gefühlsausbrüche ihrer Mitarbeiter befürchten, sondern können sich auf die Sachebene konzentrieren. Außerdem werden die Mitarbeiter auch vor Überstunden geschützt, so unter dem Motto: „Deine Schwiegermutter ist zu Besuch? Dann hast du doch bestimmt nichts dagegen, wenn du heute etwas länger im Büro bleibst…“

Andererseits können wir Menschen genau genommen die privaten Angelegenheiten gar nicht aus dem Job heraushalten. Wer zu Hause Probleme hat, arbeitet nicht so konzentriert und engagiert. Da ist es gut, auch mal darüber mit Kollegen zu sprechen, damit diese Rücksicht nehmen können.

Wann ist eine Organisation gierig?

Bei welcher Ausprägung eine Organisation dann aber als gierig bezeichnet werden kann und wo die Grenzen liegen, erkläre ich in diesem Video:

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Mehr dazu in diesem Buch:

Warum Unternehmen vergessen müssen

Mythos Changemanagement

In diesem Blog-Artikel und Video stelle ich Ihnen die Erkenntnisse des schwedischen Organisationsforschers Nils Brunsson vor.

Gleich zu Beginn steht eine Aussage, die viele empören wird: 70% der Veränderungsinitiativen scheitern.

Sie denken jetzt: Das kann nicht sein. Aber es deckt sich mit meinen Erfahrungen aus über 20 Jahren Organisationsberatung. Denn diese Changemanagement-Konzepte beinhalten tolle Ideen, die sich dann aber nur schwer in die Praxis umsetzen lassen. Wenn Sie selbst zurückblicken, dann werden Sie wahrscheinlich ähnliche Erfahrungen gemacht haben.

Daher stellt sich die Frage, warum so viele Menschen begeistert daran glauben, dass Veränderungsprogramme etwas positives bewirken können?

Die überraschende Antwort gebe ich Ihnen in diesem Video:

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Arbeitsleben 2025: Das Haus der Arbeitsfähigkeit

Wie können wir auch in der Zukunft noch Arbeitsfähig bleiben?

Arbeitsfähigkeit ist die psychische und körperliche Fähigkeit eines Arbeitnehmers, die ihm zugewiesenen Arbeitsaufgaben erfolgreich zu bewältigen.

Das hört sich erstmal einfach an, aber es gehört einiges dazu, dieses Ziel tatsächlich zu erreichen. Insbesondere die psychische Fähigkeit, die zugewiesenen Aufgaben erfolgreich zu bewältigen ist in Anbetracht von steigender Arbeitsverdichtung, immer mehr Stress und wenig Anerkennung und Lob zunehmend schwieriger zu erreichen.

Jeder einzelne Mitarbeiter, aber auch die Führungskräfte und das Unternehmen insgesamt können einiges dafür tun, damit die Arbeitsfähigkeit bis zur Rente erhalten bleibt.

Dazu hat ein finnischer Professor mit anderen zusammen geforscht und das Haus der Arbeitsfähigkeit entwickelt.

In diesem Video stelle ich das Konzept und seine einzelnen Elemente vor:

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Sie sind neugierig geworden und möchten das Thema vertiefen? Dann empfehle ich Ihnen folgendes Buch:

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So nutzen Sie ScrumGenius für Statusmeldungen im Projekt

Quelle: ScrumGenius

Statusmeldungen im Projekt

Ich habe nach weiteren sinnvollen und zeitsparenden Tools bzw. Apps gesucht, die Sie sowohl in Microsoft Teams, als auch unabhängig davon nutzen können. Dabei bin ich auf ScrumGenius aufmerksam geworden.

Auch in diesem Tool geht es darum den Status im Projekt bzw. Team abzufragen. Also:

Was hast du gestern getan? Was machst du heute? Gibt es Probleme?

Damit Sie diese Fragen nicht jeden Tag per Mail an Ihre Teammitglieder versenden müssen und mühsam den Rücklauf beobachten und selbst auswerten, bietet Ihnen ScrumGenius eine Art Umfragetool. Hier geben Sie einfach Ihre Fragen ein und legen fest, wann welches Team automatisch gefragt werden soll. Danach lehnen Sie sich entspannt zurück und sehen sich im Dashboard die Rückmeldungen an.

Wie das Tool funktioniert zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Falls Sie ScrumGenius bereits nutzen, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar mit Ihren Erfahrungen.

Den Daily Standup mit Jell gestalten

Quelle: Jell.com

Wie ist der Stand der Dinge?

Dies ist eine Frage, die Projektleiter immer interessiert. Aber auch Führungskräfte möchten gerne wissen, wie ihre Mitarbeiter vorankommen.

Im agilen Projektmanagement gibt es dafür das Daily Standup. Hier treffen sich alle Projektmitglieder jeden Morgen, um sich kurz zu besprechen und den Fortschritt jedes Einzelnen zu klären.

Aber aus meiner Sicht ist diese Methode auch in anderen Teams bzw. in Abteilungen geeignet, um sich schnell auszutauschen. Denn nur so können Probleme schnell geklärt werden und man muss nicht bis zum nächsten monatlichen Teammeeting warten.

Aber wie können Sie dies einfach und effizient digital lösen? Gerade in diesen Zeiten, wo nicht mehr alle Kollegen jeden Tag im Büro sind.

Entweder, Sie schicken jedem Mitarbeiter eine E-Mail, oder Sie nutzen eine Software dafür.

Eine E-Mail an alle zu schicken hat aus meiner Sicht mehrere Nachteile: Zum Einen erhalten Sie im Zweifel lange Texte, weil sich die Mitarbeiter aufgefordert fühlen, ausführlich zu berichten. Das kostet für beide Seiten viel Zeit. Außerdem haben Sie nicht einfach einen Überblick, wer schon geantwortet hat und wen Sie nochmal an Ihre Mail erinnern müssen. Das kostet Sie auch wieder Zeit. Und drittens müssen Sie jeden Tag daran denken, die Mail zu verschicken.

Ich fürchte, dass diese Gründe dazu führen, dass Sie das nur 1 Woche durchhalten werden…

Anders läuft es mit einer entsprechenden Software. Und da habe ich eine gefunden, die Sie sowohl in Microsoft Teams als App, aber auch unabhängig davon, nutzen können: Jell.

Jell ist im Prinzip ein Umfrage-Tool. Sie legen dort ein Team an, erfassen Ihre Fragen und wählen aus, ob die Fragen täglich, oder an bestimmten Tagen verschickt werden sollen. Außerdem erhalten Sie eine Übersicht über die Rückmeldungen und eine Zusammenfassung. Sie brauchen Ihre Daily Standup also nur einmal anlegen und dann läuft es automatisch.

Wie das geht und welche Fragen sinnvoll sind, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Nutzen Sie bereits Jell? Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Tool? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Den Anwesenheitsstatus erkennen mit Simple In/Out

Einfacher Überblick über alle Mitarbeiter

Wer hat wann angefangen zu arbeiten? Wer hat wann Feierabend gemacht? Wer macht gerade Pause? Wie viele Stunden habe ich gearbeitet?

Das Thema Zeiterfassung beschäftigt sowohl große, als auch kleine Unternehmen.

Während große Unternehmen dafür in der Regel entsprechende Zeiterfassungssysteme einsetzen, bei denen die Mitarbeiter Karten erhalten und den Arbeitsbeginn, -ende und Pausen an Scannern erfassen, führen die Mitarbeiter in kleinen Unternehmen oft handschriftliche Notizen auf einem Zettel oder erstellen eine Excel-Liste.

So werden dann zwar relativ zuverlässig die Arbeitszeiten erfasst, aber das Zusammenführen der Zeiten und die Ermittlung von Über- oder Unterstunden für alle Mitarbeiter ist oft mühsam und zeitaufwändig.

Als ich mir die vielen Apps angesehen habe, die man in Microsoft Teams integrieren kann, habe ich Simple In/Out gefunden. Dieses Tool ist wirklich einfach zu bedienen und es macht, was es soll: Es erfasst die Arbeitszeiten und stellt diese anschaulich und übersichtlich dar.

Die Mitarbeiter können ihren Anwesenheitsstatus über die Desktop-Anwendung, in Teams oder auch am Smartphone ändern.

Aber es gibt nicht nur die Information „anwesend“ oder „abwesend“, sondern Sie haben auch die Möglichkeit weitere Informationen, wie z.B. Pause, Besprechung, Fortbildung usw. zu erfassen. So erhält man auch noch einen guten Überblick, wer gerade im Büro, Homeoffice, in einer Besprechung usw. ist.

Schauen Sie selbst:

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Wie erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten?

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Simple In/Out gemacht?

Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Gemeinsam Ideen entwickeln mit Hunchbuzz

Probleme gemeinsam lösen

Wer vor einer größeren Herausforderung steht, kann diese oft nicht alleine lösen. Besser ist es, gemeinsam mit Kollegen Ideen zu entwickeln, um ein Problem zu lösen. Hilfreich ist auch, sich das Feedback der Teammitglieder zu einer Lösungsidee zu holen.

Wer immer nur alleine am Schreibtisch versucht, Ideen zu entwickeln, der dreht sich oft im Kreis.

Erst durch neue und frische Ideen von anderen, kann man selbst weiter denken und kommt auf Lösungen, die man alleine nicht gefunden hätte.

Kennen Sie das auch?

Aber nicht immer haben alle Zeit für einen entsprechenden Workshop. Oder viele Kollegen arbeiten im Homeoffice. Da wäre eine Software-Lösung hilfreich.

Ein Tool für gute Zusammenarbeit

Auf der Suche nach einer geeigneten App bin ich bei der großen Auswahl bei Microsoft Teams auf Hunchbuzz gestoßen. Diese Software können Sie sowohl in Teams integrieren, als auch unabhängig davon nutzen.

Nachdem Sie sich angemeldet haben, geht es auch schon los: Sie erfassen Ihre Challenge (bzw. Problem oder Frage), geben eine kurze Beschreibung dazu ein, hängen evtl. noch eine Datei oder einen Link zu einer Webseite dran und laden Ihre Kollegen dazu ein, sich zu beteiligen.

Diese können nun Kommentare hinterlassen, oder auch Ihre Challenge liken.

Nach und nach entsteht so ein Austausch zu Ihrem Thema und Sie kommen einer Lösung immer näher.

In diesem Video stelle ich die App kurz vor:

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Meine Empfehlung:

Testen Sie doch einfach einmal diese App selbst und machen sich ein eigenes Bild davon. Vielleicht ist sie ja dazu geeignet, Ihre Mitarbeiter zu motivieren, sich an so einer Diskussion und Zusammenarbeit zu beteiligen.

Sie nutzen Hunchbuzz bereits? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfahrungen.

Whiteboards erstellen mit Miro

Workshop-Methoden am digitalen Whiteboard

Ich habe ein weiteres Tool gefunden, dass Sie in Microsoft Teams integrieren können, aber auch unabhängig davon nutzen können. Das digitale Whiteboard von Miro.

Auch diese Software ist relativ einfach zu bedienen, sodass man schnell starten kann. Unterstütz werden Sie durch verschiedene Templates (siehe Bilder oben), von denen Sie einfach eines auswählen und schon können Sie mit dem Beschriften der Kästen beginnen. Im Prinzip ist es so, wie in einem Workshop: Sie beschriften Haftnotizzettel und kleben ordnen diese an einem Board an. Dann kommen noch ein paar Pfeile oder Striche hinzu und schon können Sie mit den Kollegen zusammen an den Themen arbeiten.

Und das ist auch schon der Punkt, der mir an Miro gut gefallen hat: Die Vorlagen.

Natürlich kann ich auch selbst z.B. in PowerPoint ein Fishbone Diagramm mit Hilfe der Zeichenelemente erstellen. Einfacher und schneller geht es aber mit einer Vorlage. Und manchmal möchte ich vielleicht eine Customer Journey Map erstellen, benötige aber erstmal Zeit, um Ideen zu entwickeln, wie ich das überhaupt darstelle.

Beim Scrollen durch die Vorlagen sind mir auch wieder einige Methoden in Erinnerung gerufen worden, sodass ich dies allein als Anstoß sehe, um die Methoden zukünftig wieder mehr zu benutzen.

Welches Tool für das digitale Whiteboard?

Einerseits gefallen mir die Möglichkeiten, die ich habe, mit Miro ein Whiteboard zu erstellen. Andererseits fehlen mir die nächsten Schritte. Wenn ich also mit meinem Team eines der Methoden angewendet habe und wir unserer Workshop-Ergebnisse so ansprechend dargestellt haben, resultieren daraus weitere Aktivitäten. Wenn wir also die Ursache für ein Problem gefunden haben, dann geht es weiter zur Lösung und daraus ergeben sich Aufgaben, die verteilt werden.

Und da bin ich – mal wieder – bei OneNote. In OneNote sehe ich den Vorteil, die Diskussion am Modell besser dokumentieren zu können und Aufgaben zu verteilen.

Vielleicht werde ich zukünftig Miro nutzen, um die Grafiken zu erstellen und dann das Ergebnis in OneNote einfügen, oder ich erstelle die Grafik gleich mit Hilfe der Zeichenelemente in OneNote. Denn viel mehr, als ein paar bunte Kästchen und Pfeile sind es dann doch nicht.

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Welche Methoden setzen Sie häufiger in Ihrem Unternehmen in Workshops ein? Wie gefallen Ihnen die Vorlagen in Miro? Nutzen Sie dieses Tool?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben.

So erstellen Sie Meinungsabfragen mit Polly

Screenshot Polly

Mit kurzen Umfragen ein Stimmungs- und Meinungsbild erhalten

Wie ist gerade die Stimmung im Team?

Wie sehen die Mitarbeiter die Zukunft des Unternehmens?

Wie zufrieden sind neue Mitarbeiter mit der Einarbeitung?

Diese und andere Fragen sind interessant für die Führungsebene im Betrieb. Oft bekommen wir diese Rückmeldungen während eines kurzen Gesprächs im Fahrstuhl, auf dem Flur oder auch in der Teeküche. Aber dies ist nur zufällig und nicht systematisch.

Insbesondere in diesen Zeiten fallen aber auch diese kurzen Gespräche weg, da jeder im Homeoffice arbeitet.

Umso wichtiger ist es, das Stimmungsbild der Mitarbeiter systematisch abzufragen. Bevor Sie nun jeden Kollegen anrufen, können Sie auch ein Tool benutzen, bei dem die Kollegen anonym und schnell ein paar Fragen beantworten.

Einbindung in Microsoft Teams

Genau genommen war ich gar nicht auf der Suche nach einem Umfrage-Tool, sondern habe geschaut, welche der über 200 Programme, die man in Teams einbinden kann, interessant sind für das Thema Effizienzsteigerung am Arbeitsplatz.

Und da habe ich Polly gefunden. Ich wusste, das man mit Google Docs eine Abfrage durchführen kann und kenne und nutze auch Survey Monkey. Bei Polly gefällt mir aber nicht nur das Layout, sondern auch die Templates.

Ideen für Umfragen

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen nicht nur, wie man eine Umfrage anlegt, sondern mich interessieren hauptsächlich, die Anwendungsbeispiele. Mein Eindruck ist, dass in vielen Unternehmen keine, oder nur sehr selten Umfragen durchgeführt werden. Dabei gibt es viele sinnvolle Beispiele, die auch dazu führen, dass z.B. Besprechungen effizienter durchgeführt werden können.

Statt vor einem Meeting per Mail die Teilnehmer zu fragen, welche Themenwünsche es gibt, könnten Sie eine Abfrage mit Polly durchführen. So erhalten Sie automatisch eine Übersicht der Antworten.

Oder Sie holen sich am Ende ein kurzes Feedback zum Meeting ein und fragen, ob die Teilnehmer es als wertvolle Zeit bewerten, daran teilgenommen zu haben.

Sie können auch die Kollegen auf das wöchentliche Teammeeting mit einer Umfrage vorab einstimmen. Fragen wären dann z.B.:

  • Worauf liegt diese Woche dein Fokus?
  • Woran hast du diese Woche mit Begeisterung gearbeitet?
  • Welche Herausforderungen hattest du diese Woche und wo benötigst du Unterstützung?
  • Welche Unterstützung benötigst du, damit du dein Wochenziel erreichst?

Nutzen Sie bereits regelmäßig Umfragen? Welche Templates gefallen Ihnen am besten? Zu welchen Themen möchten Sie zukünftig Umfragen erstellen?

Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.


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