Arbeitsprinzipien von Lean-Konzepten

Lean-Management, Kaizen, Qualitätsmanagement, Design Thinking, Scrum… Viele dieser Konzepte sind Alltag auch in deutschen Unternehmen. Welche Arbeitsprinzipien dahinter stecken, erläutere ich in diesem Artikel.


Mit Lean-Management habe ich mich bereits Anfang der 90er in meinem Studium beschäftigt. Damals ging es noch darum, die Methoden und Prinzipien in unsere Kultur zu übersetzen. Inzwischen gibt es viele Fachbücher zu diesem Thema.

In der Automobilindustrie wurden die Ansätze häufig ausprobiert und umgesetzt. Auch andere Branchen zogen nach.

Später wurden dann die Methoden für Büroarbeitsplätze angepasst.

Als ich nun unseren Keller aufgeräumt habe, sind mir meine alten Studienunterlagen und Ordner aus der Weiterbildung zum Prozessorganisator in die Hände gefallen. Beim Durchblättern habe ich mich gefragt, was tatsächlich inzwischen in den Unternehmen umgesetzt und gelebt wird.

Wie weit sind wir inzwischen gekommen?

Was ist selbstverständlich geworden und womit tun wir uns immer noch schwer?

Die Arbeitsprinzipien der Lean-Konzepte habe ich zusammengefasst und meine Einschätzung dazu in diesem Video abgegeben:

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Teilen Sie meine Einschätzung zum Umsetzungsgrad der einzelnen Punkte? Wie ist Ihre Erfahrung?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Überblick über alle Projekte: Das Dashboard in MeisterTask

Viele Projekte – alles im Blick

In vorhergehenden Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Ihr Projekt mit einem Kanban-Board in MeisterTask managen.

Wenn Sie selbst an verschiedenen Projekten beteiligt sind, besteht die Gefahr den Überblick zu verlieren. Daher empfehle ich grundsätzlich, nur an einer Stelle alle Aufgaben zu sammeln. Das kann auch eine Excel-Liste oder in Outlook sein. Wenn aber verschiedene Projekte bereits in MeisterTask organisiert sind, macht es Sinn, nicht eine weitere Schnittstelle zu schaffen.

MeisterTask hat dafür eine Lösung, die Sie auch bei anderen vergleichbaren Programmen finden: Das Dashboard. Hier werden Ihnen Ihre Aufgaben über alle Projekte hinweg zusammengefasst. Welche Möglichkeiten Sie haben, das Dashboard in MeisterTask auf Ihre Bedürfnisse anzupassen, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Ihr Kanban-Board in MeisterTask

Das Kanban-Board bei MeisterTask gleicht denen von Trello, Taskworld und anderen ähnlichen Programmen.

Sie haben selbstverständlich die Möglichkeit Ihr Board selbst zu gestalten, die Überschriften, Farben und Symbole zu ändern.

Zu einer Aufgabe können Sie eine Checkliste hinterlegen, Dateien und Links anhängen und Kommentare hinterlassen. Wenn eine Aufgabe einem Teammitglied zugeordnet ist, landet diese Aufgabe in die entsprechende Liste der Person auf dem Dashboard und wenn ein Fälligkeitsdatum hinzugefügt wurde, erhält diese Person eine Benachrichtigung per Mail, dass eine Aufgabe fällig ist.

In der kostenlosen Variante sind einige Dinge nicht möglich, aber schauen Sie selbst:

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Wie gefällt Ihnen das Kanban-Board von MeisterTask? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar.

Einführung in MeisterTask

Agile Aufgabenplanung

Im vorhergehenden Artikel habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie die Ideen aus Ihrem Mindmap konkret werden lassen und Aufgaben von MindMeister in MeisterTask überführen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen nun das Tool MeisterTask genauer vorstellen.

Mit MeisterTask können Sie Ihre Aufgaben agil planen. D.h. Sie legen ein Kanban-Board an z.B. mit den Spalten „Ideen“, „Aufgaben“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ und ordnen dort die einzelnen Aufgaben Ihres Projektes ein. Außerdem werden die Aufgaben den jeweiligen Kollegen zuordnet und auch mit Fertigstellungsterminen versehen.

Der Vorteil: Jeder kann schnell erkennen, welche Aufgaben gerade von wem bearbeitet werden, was noch offen ist und was bereits fertiggestellt.

Trello, Taskworld, MeisterTask

In früheren Artikeln und Videos habe ich bereits Trello und Taskworld vorgestellt. Was ist nun der Unterschied zu MeisterTask?

Die Funktionalitäten und Möglichkeiten sind bei allen Tools sehr ähnlich. Sie können Ihr Kanban-Board selbst gestalten, Aufgaben in Form von Karten darstellen, zu den Aufgaben Kommentare, Checklisten und Dateien hinzufügen und in einem Dashboard auf einem Blick erkennen, welche Aufgaben Ihnen zugeordnet sind, bzw. als Projektleiter auch einen Überblick über den Stand der Dinge im Projekt erhalten.

Alle Tools sind online zugänglich und können daher ortsunabhängig genutzt werden.

Zwei Unterschiede sind mir bei MeisterTask aufgefallen:

  1. die Zusammenarbeit mit MindMeister, die mir gut gefällt und Sie dabei unterstützt effizient im Team zu arbeiten
  2. das Thema Datenschutz ist unproblematischer, da das Tool in Deutschland gehostet wird.

Aus meiner Sicht lohnt es sich, MeisterTask einmal genauer anzuschauen, was ich in diesem Video tue:

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Lassen Sie Ihre Ideen zu konkreten Aufgaben werden

Von der ersten Idee zur konkreten Umsetzung

In den letzten Beiträgen habe ich Ihnen gezeigt, wie einfach, schnell und gut gestaltet Sie Ihre Ideen mit MindMeister in ein Mindmap bringen. Die Mindmap-Methode hat Ihnen dabei geholfen, die wirren Ideen im Kopf zu ordnen und strukturieren. Vielleicht haben Sie mit ein paar Kollegen zusammen diese ersten Ideen weiterentwickelt.

Nun wollen Sie diese Ideen umsetzen. Entweder starten Sie selbst durch, oder es wird ein neues Projekt initiiert.

Einzelne Punkte Ihres Mindmaps sollen also nun zu konkreten Aufgaben und verschiedenen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Wie geht das am Einfachsten?

Mit MeisterTask.

MeisterTask ist sozusagen die Schwester von MindMeister.

Wenn Sie beide Programme aktiviert haben, können Sie ganz einfach mit Drag & Drop die Elemente Ihres Mindmaps einem Mitarbeiter zuordnen und diese Aufgabe terminieren. Dadurch wird dies automatisch in das Kanban-Board in MeisterTask überführt. Hier verwalten Sie dann die Aufgaben und steuern Ihr Projekt.

Im Laufe des Projektes kommen sicherlich weitere neue Ideen hinzu, die Sie wieder im Mindmap ergänzen und einem Kollegen als Aufgabe zuweisen.

So können Sie Ihr Projekt effizient managen.

Von der Besprechungsvorbereitung über das Protokoll zur Aufgabendelegation

In den vorhergehenden Beiträgen habe ich Ihnen vorgestellt, wie Sie eine Besprechung mit Hilfe eines Mindmaps vorbereiten und dieses in der Besprechung präsentieren. Durch die Kommentarfunktion können Sie sogar das Protokoll in Ihrem Mindmap erstellen. Nun kommt noch der nächste Schritt: Die Aufgabendelegation.

Auch in diesem Praxisbeispiel zeigt sich die Stärke der Zusammenarbeit von MindMeister und MeisterTask.

Die Vorteile:

  • Die Besprechungsteilnehmer müssen sich nicht mehr selbst notieren, welche Aufgaben sie übernehmen.
  • Sie müssen keine zusätzliche Aufgabenliste führen.
  • Sie müssen nicht mehr vor dem nächsten Meeting bei jedem Teilnehmer den aktuellen Stand der Dinge erfragen.
  • Sie erkennen auf einen Blick, welche Aufgaben aus den vorhergehenden Meetings bereits erledigt sind, gerade bearbeitet werden, demnächst fällig sind oder überfällig sind.

Wie die Übergabe der Aufgaben von MindMeister zu MeisterTask funktioniert erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Machen Sie eine Zeitreise durch Ihr Mindmap

Wie hat sich Ihr Mindmap im Laufe der Zeit entwickelt? Wer hat wann welchen Kommentar hinzugefügt?

Mit MindMeister können Sie eine Zeitreise durch Ihr Mindmap machen.

So können Sie z.B. später noch einmal nachvollziehen, wie sich Ihr Mindmap in einem Meeting entwickelt hat. Vielleicht lehne ich mich jetzt auch zu weit aus dem Fenster, wenn ich behaupte, dass dies einem Verlaufsprotokoll entsprechen könnte.

Aber die Zeitreise hat auch noch eine weitere Funktion: Falls Sie doch nicht so zufrieden sind mit Ihrem Ergebnis, können Sie über Zeitreise eine beliebige Vor-Version Ihres Mindmaps wieder herstellen.

Wie das geht, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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So präsentieren Sie Ihr Mindmap

Ein Mindmap präsentieren? Ja, Sie haben richtig gelesen.

Ich finde diese Idee von MindMeister spannend.

Mindmap statt PowerPoint-Folien

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie planen ein wöchentliches Meeting mit Hilfe eines Mindmaps. Dafür erstellen Sie eine Agenda. Hier listen Sie auch auf, was vorab von den Teilnehmern gelesen werden sollte und verlinken die Dateien. Zu jedem Agenda-Punkt notieren Sie auch, wer das Thema vorstellt und wie viel Zeit dafür angesetzt wird.

Dieses Mindmap stellen Sie den Teilnehmern vorab zur Verfügung.

Im Meeting selbst nutzen Sie den Präsentationsmodus von MindMeister, den ich Ihnen im Video unten vorstelle.

Das etwas andere Protokoll

Während des Meetings werden die Themen diskutiert. Dies können Sie als Kommentar zu jedem Punkt hinterlegen. In einer Online-Konferenz kann auch jeder Teilnehmer seinen Kommentar selbst hinzufügen. So sieht man, wer was geschrieben hat.

So wird aus Ihrer Agenda ein Protokoll.

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Sie können auch festgelegte Aufgaben den Teammitgliedern zuweisen. Wie das geht, erkläre ich in einem weiteren Beitrag und Video.


Wie gefällt Ihnen die Idee, sowohl die Vorbereitung einer Besprechung, als auch die Präsentation der Inhalte und das Protokoll in einem Mindmap zu vereinen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Erste Schritte mit MindMeister

Einfach schön

Einfach zu erstellen – schön aussehen. So sollte ein Mindmap sein.

Im letzten Beitrag habe ich Ihnen bereits eine Einführung in MindMeister gegeben. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie einfach und schnell Sie Haupt- und Nebenäste Ihres Mindmaps erstellen und bei Bedarf mit Drag & Drop verschieben.

Außerdem haben Sie viele verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten. So können Sie z.B. durch Farben und Schriftarten Ihr Mindmap ansprechend gestalten. Oder auch Prioritäten vergeben. Dateianhänge und Links zu Webseiten sind ebenfalls möglich.

Hier einige Gestaltungsbeispiele:

An diesen Beispielen sehen Sie bereits, dass die Mindmaps nicht nur für eine Ideensammlung genutzt wurden, sondern auch als Agenda mit Protokoll für ein wöchentliches Status-Meeting. Diese Idee gefällt mir besonders gut, da erfahrungsgemäß niemand so richtig Lust hat, Protokolle zu schreiben. Dieses „Protokoll“ dagegen entsteht während der Besprechung und ist somit mit Besprechungsende bereits fertig. Außerdem werden die Themen und Ergebnisse hirngerecht präsentiert, was sich einfach deutlich von einem klassischen Protokoll in Word unterscheidet.

Aber auch beim Thema Wissensmanagement kann Sie ein Mindmap unterstützen. Auch hier werden die Inhalte wieder hirngerecht aufbereitet, sodass die Informationen schneller gefunden werden können.

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Wofür nutzen Sie bisher Mindmaps? Hinterlassen Sie gerne ein Kommentar.

Ein Online-Tool für Mindmaps das begeistert

Gemeinsam Ideen entwickeln

Die Organisation des Firmenjubiläums, die Weihnachtsfeier gestalten, erste Projektideen, Produktentwicklung… Es gibt viele Situationen im Büroalltag, in denen gemeinsam Ideen entwickelt werden.

Hierfür bietet sich die Erstellung eines Mindmaps an. Was ein Mindmap ist und wie Sie es aufbauen, erkläre ich hier.

Solange alle Team- bzw. Projektmitglieder gemeinsam im Büro sind, können Sie dafür ein Flipchart, ein Whiteboard oder eine Pinwand nutzen. Falls aber einige Kollegen nicht vor Ort sind, sondern im Homeoffice oder an einem anderen Standort arbeiten, ist der Einsatz eines Online-Tools sinnvoll. So können alle gemeinsam, die Ideen betrachten, weitere Ideen hinzufügen und diese diskutieren bzw. kommentieren.

Meine Anforderungen

Ich war auf der Suche nach einem Tool, das

  • sich intuitiv benutzen lässt
  • online verfügbar ist
  • dabei in Deutschland gehostet wird
  • schön gestaltete Mindmaps produziert

Bei MindMeister bin ich fündig geworden. Hier meine Einführung dazu:

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Wie gefällt Ihnen MindMeister? Was ist Ihr erster Eindruck von diesem Tool? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Wo steht Ihr Betrieb im digitalen Wandel?

Die Büroarbeitswelt verändert sich zunehmend. Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – müssen auf die Herausforderungen der Digitalisierung und des demografischen Wandels reagieren und oft sind Veränderungen notwendig.

Aber wo steht Ihre Firma? Was sind die Stärken und Schwächen?

Im Check „Gute Büroarbeit“ des Deutschen Netzwerks Büro erfahren Sie, wo Ihr Betrieb im digitalen Wandel eigentlich steht.

Durch diese Potenzialanalyse decken Sie Handlungsfelder auf. Dabei werden folgende Themen betrachtet und als Ziele definiert:

  • Eine motivierende und kooperative Arbeitskultur ermöglichen
  • Potenziale der Menschen entfalten
  • Wissen zur Erfolgsbasis machen
  • Informationstechnologien intelligent nutzen
  • Die Bürogestaltung als Wertschöpfungsfaktor
  • Prozesse und Projekte intelligent steuern

Sie haben dabei die Möglichkeit, einen Quick-Check oder einen Komplett-Check durchzuführen.

TIPP: Nehmen Sie die Druckversion als Grundlage für die nächste Teamsitzung und diskutieren und bewerten die einzelnen Handlungsfelder gemeinsam. So können Sie einen Aktionsplan erstellen, der Sie dabei unterstützt die Prozesse in Ihrem Team zu verbessern.


Wo steht Ihr Betrieb? Wo liegt Ihr Verbesserungspotential? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.