So nutzen Sie ScrumGenius für Statusmeldungen im Projekt

Quelle: ScrumGenius

Statusmeldungen im Projekt

Ich habe nach weiteren sinnvollen und zeitsparenden Tools bzw. Apps gesucht, die Sie sowohl in Microsoft Teams, als auch unabhängig davon nutzen können. Dabei bin ich auf ScrumGenius aufmerksam geworden.

Auch in diesem Tool geht es darum den Status im Projekt bzw. Team abzufragen. Also:

Was hast du gestern getan? Was machst du heute? Gibt es Probleme?

Damit Sie diese Fragen nicht jeden Tag per Mail an Ihre Teammitglieder versenden müssen und mühsam den Rücklauf beobachten und selbst auswerten, bietet Ihnen ScrumGenius eine Art Umfragetool. Hier geben Sie einfach Ihre Fragen ein und legen fest, wann welches Team automatisch gefragt werden soll. Danach lehnen Sie sich entspannt zurück und sehen sich im Dashboard die Rückmeldungen an.

Wie das Tool funktioniert zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Falls Sie ScrumGenius bereits nutzen, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar mit Ihren Erfahrungen.

Den Daily Standup mit Jell gestalten

Quelle: Jell.com

Wie ist der Stand der Dinge?

Dies ist eine Frage, die Projektleiter immer interessiert. Aber auch Führungskräfte möchten gerne wissen, wie ihre Mitarbeiter vorankommen.

Im agilen Projektmanagement gibt es dafür das Daily Standup. Hier treffen sich alle Projektmitglieder jeden Morgen, um sich kurz zu besprechen und den Fortschritt jedes Einzelnen zu klären.

Aber aus meiner Sicht ist diese Methode auch in anderen Teams bzw. in Abteilungen geeignet, um sich schnell auszutauschen. Denn nur so können Probleme schnell geklärt werden und man muss nicht bis zum nächsten monatlichen Teammeeting warten.

Aber wie können Sie dies einfach und effizient digital lösen? Gerade in diesen Zeiten, wo nicht mehr alle Kollegen jeden Tag im Büro sind.

Entweder, Sie schicken jedem Mitarbeiter eine E-Mail, oder Sie nutzen eine Software dafür.

Eine E-Mail an alle zu schicken hat aus meiner Sicht mehrere Nachteile: Zum Einen erhalten Sie im Zweifel lange Texte, weil sich die Mitarbeiter aufgefordert fühlen, ausführlich zu berichten. Das kostet für beide Seiten viel Zeit. Außerdem haben Sie nicht einfach einen Überblick, wer schon geantwortet hat und wen Sie nochmal an Ihre Mail erinnern müssen. Das kostet Sie auch wieder Zeit. Und drittens müssen Sie jeden Tag daran denken, die Mail zu verschicken.

Ich fürchte, dass diese Gründe dazu führen, dass Sie das nur 1 Woche durchhalten werden…

Anders läuft es mit einer entsprechenden Software. Und da habe ich eine gefunden, die Sie sowohl in Microsoft Teams als App, aber auch unabhängig davon, nutzen können: Jell.

Jell ist im Prinzip ein Umfrage-Tool. Sie legen dort ein Team an, erfassen Ihre Fragen und wählen aus, ob die Fragen täglich, oder an bestimmten Tagen verschickt werden sollen. Außerdem erhalten Sie eine Übersicht über die Rückmeldungen und eine Zusammenfassung. Sie brauchen Ihre Daily Standup also nur einmal anlegen und dann läuft es automatisch.

Wie das geht und welche Fragen sinnvoll sind, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Nutzen Sie bereits Jell? Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Tool? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Den Anwesenheitsstatus erkennen mit Simple In/Out

Einfacher Überblick über alle Mitarbeiter

Wer hat wann angefangen zu arbeiten? Wer hat wann Feierabend gemacht? Wer macht gerade Pause? Wie viele Stunden habe ich gearbeitet?

Das Thema Zeiterfassung beschäftigt sowohl große, als auch kleine Unternehmen.

Während große Unternehmen dafür in der Regel entsprechende Zeiterfassungssysteme einsetzen, bei denen die Mitarbeiter Karten erhalten und den Arbeitsbeginn, -ende und Pausen an Scannern erfassen, führen die Mitarbeiter in kleinen Unternehmen oft handschriftliche Notizen auf einem Zettel oder erstellen eine Excel-Liste.

So werden dann zwar relativ zuverlässig die Arbeitszeiten erfasst, aber das Zusammenführen der Zeiten und die Ermittlung von Über- oder Unterstunden für alle Mitarbeiter ist oft mühsam und zeitaufwändig.

Als ich mir die vielen Apps angesehen habe, die man in Microsoft Teams integrieren kann, habe ich Simple In/Out gefunden. Dieses Tool ist wirklich einfach zu bedienen und es macht, was es soll: Es erfasst die Arbeitszeiten und stellt diese anschaulich und übersichtlich dar.

Die Mitarbeiter können ihren Anwesenheitsstatus über die Desktop-Anwendung, in Teams oder auch am Smartphone ändern.

Aber es gibt nicht nur die Information „anwesend“ oder „abwesend“, sondern Sie haben auch die Möglichkeit weitere Informationen, wie z.B. Pause, Besprechung, Fortbildung usw. zu erfassen. So erhält man auch noch einen guten Überblick, wer gerade im Büro, Homeoffice, in einer Besprechung usw. ist.

Schauen Sie selbst:

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Wie erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten?

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Simple In/Out gemacht?

Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Gemeinsam Ideen entwickeln mit Hunchbuzz

Probleme gemeinsam lösen

Wer vor einer größeren Herausforderung steht, kann diese oft nicht alleine lösen. Besser ist es, gemeinsam mit Kollegen Ideen zu entwickeln, um ein Problem zu lösen. Hilfreich ist auch, sich das Feedback der Teammitglieder zu einer Lösungsidee zu holen.

Wer immer nur alleine am Schreibtisch versucht, Ideen zu entwickeln, der dreht sich oft im Kreis.

Erst durch neue und frische Ideen von anderen, kann man selbst weiter denken und kommt auf Lösungen, die man alleine nicht gefunden hätte.

Kennen Sie das auch?

Aber nicht immer haben alle Zeit für einen entsprechenden Workshop. Oder viele Kollegen arbeiten im Homeoffice. Da wäre eine Software-Lösung hilfreich.

Ein Tool für gute Zusammenarbeit

Auf der Suche nach einer geeigneten App bin ich bei der großen Auswahl bei Microsoft Teams auf Hunchbuzz gestoßen. Diese Software können Sie sowohl in Teams integrieren, als auch unabhängig davon nutzen.

Nachdem Sie sich angemeldet haben, geht es auch schon los: Sie erfassen Ihre Challenge (bzw. Problem oder Frage), geben eine kurze Beschreibung dazu ein, hängen evtl. noch eine Datei oder einen Link zu einer Webseite dran und laden Ihre Kollegen dazu ein, sich zu beteiligen.

Diese können nun Kommentare hinterlassen, oder auch Ihre Challenge liken.

Nach und nach entsteht so ein Austausch zu Ihrem Thema und Sie kommen einer Lösung immer näher.

In diesem Video stelle ich die App kurz vor:

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Meine Empfehlung:

Testen Sie doch einfach einmal diese App selbst und machen sich ein eigenes Bild davon. Vielleicht ist sie ja dazu geeignet, Ihre Mitarbeiter zu motivieren, sich an so einer Diskussion und Zusammenarbeit zu beteiligen.

Sie nutzen Hunchbuzz bereits? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfahrungen.

Whiteboards erstellen mit Miro

Workshop-Methoden am digitalen Whiteboard

Ich habe ein weiteres Tool gefunden, dass Sie in Microsoft Teams integrieren können, aber auch unabhängig davon nutzen können. Das digitale Whiteboard von Miro.

Auch diese Software ist relativ einfach zu bedienen, sodass man schnell starten kann. Unterstütz werden Sie durch verschiedene Templates (siehe Bilder oben), von denen Sie einfach eines auswählen und schon können Sie mit dem Beschriften der Kästen beginnen. Im Prinzip ist es so, wie in einem Workshop: Sie beschriften Haftnotizzettel und kleben ordnen diese an einem Board an. Dann kommen noch ein paar Pfeile oder Striche hinzu und schon können Sie mit den Kollegen zusammen an den Themen arbeiten.

Und das ist auch schon der Punkt, der mir an Miro gut gefallen hat: Die Vorlagen.

Natürlich kann ich auch selbst z.B. in PowerPoint ein Fishbone Diagramm mit Hilfe der Zeichenelemente erstellen. Einfacher und schneller geht es aber mit einer Vorlage. Und manchmal möchte ich vielleicht eine Customer Journey Map erstellen, benötige aber erstmal Zeit, um Ideen zu entwickeln, wie ich das überhaupt darstelle.

Beim Scrollen durch die Vorlagen sind mir auch wieder einige Methoden in Erinnerung gerufen worden, sodass ich dies allein als Anstoß sehe, um die Methoden zukünftig wieder mehr zu benutzen.

Welches Tool für das digitale Whiteboard?

Einerseits gefallen mir die Möglichkeiten, die ich habe, mit Miro ein Whiteboard zu erstellen. Andererseits fehlen mir die nächsten Schritte. Wenn ich also mit meinem Team eines der Methoden angewendet habe und wir unserer Workshop-Ergebnisse so ansprechend dargestellt haben, resultieren daraus weitere Aktivitäten. Wenn wir also die Ursache für ein Problem gefunden haben, dann geht es weiter zur Lösung und daraus ergeben sich Aufgaben, die verteilt werden.

Und da bin ich – mal wieder – bei OneNote. In OneNote sehe ich den Vorteil, die Diskussion am Modell besser dokumentieren zu können und Aufgaben zu verteilen.

Vielleicht werde ich zukünftig Miro nutzen, um die Grafiken zu erstellen und dann das Ergebnis in OneNote einfügen, oder ich erstelle die Grafik gleich mit Hilfe der Zeichenelemente in OneNote. Denn viel mehr, als ein paar bunte Kästchen und Pfeile sind es dann doch nicht.

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Welche Methoden setzen Sie häufiger in Ihrem Unternehmen in Workshops ein? Wie gefallen Ihnen die Vorlagen in Miro? Nutzen Sie dieses Tool?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben.

So erstellen Sie Meinungsabfragen mit Polly

Screenshot Polly

Mit kurzen Umfragen ein Stimmungs- und Meinungsbild erhalten

Wie ist gerade die Stimmung im Team?

Wie sehen die Mitarbeiter die Zukunft des Unternehmens?

Wie zufrieden sind neue Mitarbeiter mit der Einarbeitung?

Diese und andere Fragen sind interessant für die Führungsebene im Betrieb. Oft bekommen wir diese Rückmeldungen während eines kurzen Gesprächs im Fahrstuhl, auf dem Flur oder auch in der Teeküche. Aber dies ist nur zufällig und nicht systematisch.

Insbesondere in diesen Zeiten fallen aber auch diese kurzen Gespräche weg, da jeder im Homeoffice arbeitet.

Umso wichtiger ist es, das Stimmungsbild der Mitarbeiter systematisch abzufragen. Bevor Sie nun jeden Kollegen anrufen, können Sie auch ein Tool benutzen, bei dem die Kollegen anonym und schnell ein paar Fragen beantworten.

Einbindung in Microsoft Teams

Genau genommen war ich gar nicht auf der Suche nach einem Umfrage-Tool, sondern habe geschaut, welche der über 200 Programme, die man in Teams einbinden kann, interessant sind für das Thema Effizienzsteigerung am Arbeitsplatz.

Und da habe ich Polly gefunden. Ich wusste, das man mit Google Docs eine Abfrage durchführen kann und kenne und nutze auch Survey Monkey. Bei Polly gefällt mir aber nicht nur das Layout, sondern auch die Templates.

Ideen für Umfragen

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen nicht nur, wie man eine Umfrage anlegt, sondern mich interessieren hauptsächlich, die Anwendungsbeispiele. Mein Eindruck ist, dass in vielen Unternehmen keine, oder nur sehr selten Umfragen durchgeführt werden. Dabei gibt es viele sinnvolle Beispiele, die auch dazu führen, dass z.B. Besprechungen effizienter durchgeführt werden können.

Statt vor einem Meeting per Mail die Teilnehmer zu fragen, welche Themenwünsche es gibt, könnten Sie eine Abfrage mit Polly durchführen. So erhalten Sie automatisch eine Übersicht der Antworten.

Oder Sie holen sich am Ende ein kurzes Feedback zum Meeting ein und fragen, ob die Teilnehmer es als wertvolle Zeit bewerten, daran teilgenommen zu haben.

Sie können auch die Kollegen auf das wöchentliche Teammeeting mit einer Umfrage vorab einstimmen. Fragen wären dann z.B.:

  • Worauf liegt diese Woche dein Fokus?
  • Woran hast du diese Woche mit Begeisterung gearbeitet?
  • Welche Herausforderungen hattest du diese Woche und wo benötigst du Unterstützung?
  • Welche Unterstützung benötigst du, damit du dein Wochenziel erreichst?

Nutzen Sie bereits regelmäßig Umfragen? Welche Templates gefallen Ihnen am besten? Zu welchen Themen möchten Sie zukünftig Umfragen erstellen?

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Arbeitsprinzipien von Lean-Konzepten

Lean-Management, Kaizen, Qualitätsmanagement, Design Thinking, Scrum… Viele dieser Konzepte sind Alltag auch in deutschen Unternehmen. Welche Arbeitsprinzipien dahinter stecken, erläutere ich in diesem Artikel.


Mit Lean-Management habe ich mich bereits Anfang der 90er in meinem Studium beschäftigt. Damals ging es noch darum, die Methoden und Prinzipien in unsere Kultur zu übersetzen. Inzwischen gibt es viele Fachbücher zu diesem Thema.

In der Automobilindustrie wurden die Ansätze häufig ausprobiert und umgesetzt. Auch andere Branchen zogen nach.

Später wurden dann die Methoden für Büroarbeitsplätze angepasst.

Als ich nun unseren Keller aufgeräumt habe, sind mir meine alten Studienunterlagen und Ordner aus der Weiterbildung zum Prozessorganisator in die Hände gefallen. Beim Durchblättern habe ich mich gefragt, was tatsächlich inzwischen in den Unternehmen umgesetzt und gelebt wird.

Wie weit sind wir inzwischen gekommen?

Was ist selbstverständlich geworden und womit tun wir uns immer noch schwer?

Die Arbeitsprinzipien der Lean-Konzepte habe ich zusammengefasst und meine Einschätzung dazu in diesem Video abgegeben:

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Teilen Sie meine Einschätzung zum Umsetzungsgrad der einzelnen Punkte? Wie ist Ihre Erfahrung?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Überblick über alle Projekte: Das Dashboard in MeisterTask

Viele Projekte – alles im Blick

In vorhergehenden Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Ihr Projekt mit einem Kanban-Board in MeisterTask managen.

Wenn Sie selbst an verschiedenen Projekten beteiligt sind, besteht die Gefahr den Überblick zu verlieren. Daher empfehle ich grundsätzlich, nur an einer Stelle alle Aufgaben zu sammeln. Das kann auch eine Excel-Liste oder in Outlook sein. Wenn aber verschiedene Projekte bereits in MeisterTask organisiert sind, macht es Sinn, nicht eine weitere Schnittstelle zu schaffen.

MeisterTask hat dafür eine Lösung, die Sie auch bei anderen vergleichbaren Programmen finden: Das Dashboard. Hier werden Ihnen Ihre Aufgaben über alle Projekte hinweg zusammengefasst. Welche Möglichkeiten Sie haben, das Dashboard in MeisterTask auf Ihre Bedürfnisse anzupassen, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Ihr Kanban-Board in MeisterTask

Das Kanban-Board bei MeisterTask gleicht denen von Trello, Taskworld und anderen ähnlichen Programmen.

Sie haben selbstverständlich die Möglichkeit Ihr Board selbst zu gestalten, die Überschriften, Farben und Symbole zu ändern.

Zu einer Aufgabe können Sie eine Checkliste hinterlegen, Dateien und Links anhängen und Kommentare hinterlassen. Wenn eine Aufgabe einem Teammitglied zugeordnet ist, landet diese Aufgabe in die entsprechende Liste der Person auf dem Dashboard und wenn ein Fälligkeitsdatum hinzugefügt wurde, erhält diese Person eine Benachrichtigung per Mail, dass eine Aufgabe fällig ist.

In der kostenlosen Variante sind einige Dinge nicht möglich, aber schauen Sie selbst:

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Wie gefällt Ihnen das Kanban-Board von MeisterTask? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar.

Einführung in MeisterTask

Agile Aufgabenplanung

Im vorhergehenden Artikel habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie die Ideen aus Ihrem Mindmap konkret werden lassen und Aufgaben von MindMeister in MeisterTask überführen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen nun das Tool MeisterTask genauer vorstellen.

Mit MeisterTask können Sie Ihre Aufgaben agil planen. D.h. Sie legen ein Kanban-Board an z.B. mit den Spalten „Ideen“, „Aufgaben“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ und ordnen dort die einzelnen Aufgaben Ihres Projektes ein. Außerdem werden die Aufgaben den jeweiligen Kollegen zuordnet und auch mit Fertigstellungsterminen versehen.

Der Vorteil: Jeder kann schnell erkennen, welche Aufgaben gerade von wem bearbeitet werden, was noch offen ist und was bereits fertiggestellt.

Trello, Taskworld, MeisterTask

In früheren Artikeln und Videos habe ich bereits Trello und Taskworld vorgestellt. Was ist nun der Unterschied zu MeisterTask?

Die Funktionalitäten und Möglichkeiten sind bei allen Tools sehr ähnlich. Sie können Ihr Kanban-Board selbst gestalten, Aufgaben in Form von Karten darstellen, zu den Aufgaben Kommentare, Checklisten und Dateien hinzufügen und in einem Dashboard auf einem Blick erkennen, welche Aufgaben Ihnen zugeordnet sind, bzw. als Projektleiter auch einen Überblick über den Stand der Dinge im Projekt erhalten.

Alle Tools sind online zugänglich und können daher ortsunabhängig genutzt werden.

Zwei Unterschiede sind mir bei MeisterTask aufgefallen:

  1. die Zusammenarbeit mit MindMeister, die mir gut gefällt und Sie dabei unterstützt effizient im Team zu arbeiten
  2. das Thema Datenschutz ist unproblematischer, da das Tool in Deutschland gehostet wird.

Aus meiner Sicht lohnt es sich, MeisterTask einmal genauer anzuschauen, was ich in diesem Video tue:

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