Effizient mit großen Dokumenten arbeiten

Viele Dateien, Probleme mit den Formatierungen – STRESS

Ist es mal wieder Zeit, den Geschäftsbericht zu erstellen? Oder einen Quartalsbericht, der wegen der Corona-Krise dieses Mal besonders umfangreich wird? Oder einen Projektabschlussbericht?

Egal, um welche Art es sich handelt, es gibt immer wieder die gleichen Probleme: Mehrere Abteilungen erstellen umfangreiche Word-Dokumente mit Zahlen und Erläuterungen, die Ihnen kurz vor dem Abgabetermin zugemailt werden und Sie versuchen alle Inhalte in eine umfangreiche Word-Datei zusammenzubringen, sodass auch die Formatierungen der Überschriften, Seitennummern und Kopfzeilen passen.

Das kostet Zeit und Nerven und wird richtig stressig, wenn dann Ihr Chef meint, es müsste die Reihenfolge geändert werden.

Aber das geht auch einfacher und effizienter.

Zentral- und Filialdokumente

Ein Zentraldokument enthält Verknüpfungen zu einer Gruppe von zusammengehörigen Filialdokumenten. Verwenden Sie ein Zentraldokument, um ein umfangreiches Dokument zu organisieren und zu verwalten, indem Sie es in kleinere, einfacher zu handhabende Filialdokumente aufteilen.

Ein Filialdokument wird von der jeweiligen Abteilung mit Inhalten gefüllt.

In dem Zentraldokument können Sie für alle Filialdokumente ein Inhaltsverzeichnis, einen Index, Querverweise und Kopf- bzw. Fußzeilen erstellen.

Wie das genau funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Eine Anleitung können Sie auch hier herunterladen:

Wie Sie mit Outlook Aufgaben delegieren und im Blick behalten

„Herr Müller, machen Sie sich mal Gedanken zu …“

„Man müsste mal…“

Wer kennt solche Sätze nicht?

Oft genug delegieren Chefs Aufgaben an ihre Mitarbeiter „zwischen Tür und Angel“ und glauben, dass dies ausreicht, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Die Erfahrung zeigt aber, dass es so nicht funktioniert.

Was Sie beim Delegieren von Aufgaben beachten sollten

Bitte nehmen Sie sich Zeit.

Zeit, um das Ziel der Aufgabe zu erklären. Zeit, um genauer zu beschreiben, wie das Ergebnis präsentiert werden soll. Zeit, um einige Eckpunkte zu benennen, sodass für Ihren Mitarbeiter klar ist, was zur Aufgabe dazu gehört und was nicht. Zeit, um einen zeitlichen Rahmen festzulegen und evtl. Zwischenergebnisse zu benennen. Und Zeit, um Fragen Ihres Mitarbeiters zu klären.

Und nehmen Sie sich bitte auch die Zeit, um nach ein paar Tagen beim Mitarbeiter nachzufragen, ob er gut voran kommt, oder es Probleme oder Fragen gibt.

Meine persönliche Erfahrung ist: Wenn der Chef später nicht mehr nach der Erledigung der Aufgabe fragt, entsteht beim Mitarbeiter der Eindruck, dass es gar nicht wichtig ist und das Ergebnis nicht interessiert.

Effizient Aufgaben über Outlook delegieren

Ich beobachte bei meinen Kunden, dass Chefs auch gerne Aufgaben per Mail delegieren.

So wird z.B. eine empfangene Mail an den Mitarbeiter weitergeleitet mit einem kurzen Kommentar oder einer Handlungsaufforderung.

Ich habe es auch schon erlebt, dass die Geschäftsführerin eines mittelständischen Betriebes einfach bei der Beantwortung von Mails ihre Sekretärin in „CC“ genommen hat und damit war für sie klar, dass sich die Sekretärin um alles kümmert. – War es aber nicht.

Allzu oft verlieren die Vorgesetzten auch den Überblick darüber, an wen sie wann welche Aufgabe delegiert haben und bis wann das fertig sein sollte. Als Lösung werden dann gerne umfangreiche Excel-Listen angelegt. Diese Liste aktuell zu halten kostet viel Zeit und ist keine effiziente Vorgehensweise.

Viel sinnvoller ist es aus meiner Sicht, Outlook dafür zu nutzen.

So können Sie ganz einfach eine Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen. Diese Aufgabe landet dann nicht nur bei Ihrem Mitarbeiter in der Aufgabenliste, sondern eine Kopie davon auch bei Ihnen. So behalten Sie den Überblick, können termingerecht nachhaken und das alles ohne zusätzlichen Aufwand und unnötigen Listen.

Wenn Ihr Mitarbeiter dann die Aufgabe als erledigt kennzeichnet, erhalten Sie darüber automatisch eine Mail.

Mein Tipp: Bevor Sie diese Möglichkeit nutzen, sprechen Sie im Team darüber, damit alle mit dieser Funktion in Outlook vertraut sind.

Wie Sie Aufgaben in Outlook delegieren, erkläre ich in diesem Video:

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Effiziente Mitarbeitergespräche mit OneNote

Als Führungskraft sollten Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche führen. Das können Jahresgespräche, Entwicklungsgespräche, Quartalsgespräche oder Zielerreichungsgespräche sein. Weitere Anlässe habe ich in diesem Artikel ausführlicher beschrieben.


Insbesondere während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter empfehle ich Ihnen als Führungskraft wöchentlich oder 14-tätig mit dem neuen Kollegen diese Gespräche zu führen. So erfahren Sie, ob die Einarbeitung gut funktioniert, ob der Mitarbeiter zufrieden ist, welche Erwartungen bisher nicht erfüllt wurden und welche Verbesserungsvorschläge er für Ihre Abteilung hat. Denn der neue Mitarbeiter bringt noch den Blick von außen mit und kann Ihnen wertvolle Hinweise geben.


Gesprächsprotokolle mit OneNote

In OneNote haben Sie die Möglichkeit beides zu kombinieren: Die laufende Themensammlung und das Protokoll.

Gehen Sie so vor:

Schritt 1

Legen Sie für sich ein Notizbuch an und geben dieses für Ihre Mitarbeiter frei. Schützen Sie die einzelnen Abschnitte, sodass nur der jeweilige Mitarbeiter auf seinen eigenen Abschnitt Zugriff hat.

Strukturieren Sie das Notizbuch, indem Sie Abschnitte anlegen. Jeweils ein Abschnitt für jeden Mitarbeiter und darüber hinaus z.B. die Abteilungsziele für dieses Jahr oder auch eine Überstundenstatistik.

Schritt 2

Legen Sie nun für jedes Quartalsgespräch eine Seite an und benennen Sie sie z.B. mit „Quartalsgespräch 30.03.2020“. Sie können sich ein eigenes Seitenlayout für die Quartalsgespräche gestalten und als Vorlage abspeichern.

Im Beispiel oben habe ich Tabellen zur Strukturierung der Inhalte eingefügt.

Schritt 3

Nun fügen Sie regelmäßig Notizen ein zu den Themen, die Sie im nächsten Gespräch ansprechen wollen. E-Mails können Sie ggf. einfügen, wenn Sie noch Rücksprachebedarf haben oder dazu ein Feedback geben möchten.

Auch der Mitarbeiter kann regelmäßig Notizen und Themen hinzufügen.

Während des Quartalsgesprächs nutzen Sie die Seite als roten Faden und gleichzeitig entsteht „wie von selbst“ das Protokoll.

Was bringt es?

Transparenz. Sowohl Sie, als auch ihr Mitarbeiter weiß, welche Themen im nächsten Gespräch angesprochen werden.

Zeitersparnis. Da die Gesprächsvorbereitung auch gleichzeitig das Gesprächsprotokoll ist. Außerdem müssen Sie für die Vorbereitung nicht mehr verschiedene Unterlagen zusammensuchen.

Klarheit im Kopf. Weder Sie, noch Ihr Mitarbeiter muss im Kopf behalten, was im nächsten Gespräch thematisiert werden sollte. Sie notieren es einfach in OneNote.


Dieser Artikel ist ein kleiner Ausschnitt aus meinem OneNote-Tutorial. In diesem E-Book erkläre ich die genannten und weitere Funktionen von OneNote. Jetzt bestellen und sofort durchstarten!

Das Besprechungsprotokoll: Papier oder digital?

In meinem letzten Artikel bin ich darauf eingegangen, zu welchen Anlässen Mitarbeitergespräche geführt werden sollten und wie häufig dies geschieht. Jetzt geht es um die Dokumentationsform.

Warum Sie sich schriftliche Notizen machen sollten

Wie bereits im letzten Artikel erwähnt, gibt es in Ihrem Betrieb sicherlich vorgefertigte Formulare für die Dokumentation der jährlichen Zielvereinbarungsgespräche und für die Rückkehrgespräche nach längerer Krankheit oder Elternzeit. In der Regel wird die Durchführung dieser Mitarbeitergespräche von der Personalabteilung überwacht. In bestimmten Fällen wird die Dokumentation der besprochenen Maßnahmen auch zur Personalakte hinzugefügt.

Aber wie sieht es bei den Mitarbeitergesprächen aus, die Sie darüber hinaus regelmäßig durchführen sollten?

Dazu gibt es häufig keine Anforderungen an eine formale Form. Trotzdem lohnt es sich, ein paar Eckpunkte zu notieren. Das beugt späteren Streit vor. Außerdem helfen Ihnen diese Notizen, beim Jahresgespräch objektiver Ihre Mitarbeiter zu bewerten. Anhand der Protokolle der Mitarbeitergespräche können Sie auch die Entwicklung des Mitarbeiters beobachten.

So bereiten Sie sich auf das Gespräch vor

Jeder von Ihnen, also sowohl die Führungskraft, als auch der Mitarbeiter sollten eine Themenliste anlegen. Hier notieren Sie sich die Dinge, die Sie beim nächsten Termin ansprechen möchten.

Falls es zu viele Themen sind, dann priorisieren Sie. Einige Themen haben vielleicht auch Zeit bis zum übernächsten Termin.

Wenn Sie im letzten Mitarbeitergespräch Maßnahmen vereinbart haben, dann überlegen Sie sich, wie der aktuelle Stand der Dinge ist. Lassen Sie bitte diese Maßnahmen nicht im Sande verlaufen, sondern bleiben an den Themen dran.

Ihre Themenliste stellt den „roten Faden“ im Gespräch dar.

So protokollieren Sie das Gespräch

Machen Sie sich bitte während des Mitarbeitergesprächs Notizen. Halten Sie ggf. neue Maßnahmen fest. Haken Sie aber auch die Themen ab, die sich zur Zufriedenheit aller erledigt haben.

Führen Sie bitte nur ein einfaches Ergebnisprotokoll. Es bestehen keine besonderen Anforderungen an die Form.

Aufgaben, sollten Sie gesondert kennzeichnen und mit einem Fertigstellungstermin versehen.

Papierform oder digital?

Beides ist möglich und hat Vor- und Nachteile. Was gefällt Ihnen besser? Was passt eher zu Ihrer Arbeitsweise? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel.

Gesprächsnotizen auf Papier

Wenn Sie gerne mit Papier arbeiten und sich lieber handschriftliche Notizen machen, dann sollten Sie pro Mitarbeiter und Gesprächstermin eine Seite vorbereiten. Bei einer gut strukturierten Ablage könnte es tatsächlich sein, dass Sie sich schneller Notizen machen können, als bei einer Datei.

Sie könnten z.B. einen Collegeblock verwenden. Im Kopf-Bereich notieren Sie das Gesprächsdatum und den Mitarbeiternamen.

Darunter sammeln Sie vor dem Termin Ihre Themen, machen sich während des Mitarbeitergesprächs Notizen und notieren Ergebnisse.

Aufgaben könnten Sie mit Textmarker kenntlich machen. Vergessen Sie dabei bitte nicht, den geplanten Fertigstellungstermin hinzuzufügen.

Die Seiten sammeln Sie entweder in einem Ordner (mit Trennstreifen je Mitarbeiter) oder in einer Hängemappe (pro Mitarbeiter eine Mappe).

Digitale Gesprächsnotizen

Die gleiche Vorbereitung und Dokumentation können Sie natürlich auch digital erledigen. Dafür legen Sie z.B. eine Word-Datei pro Mitarbeiter an. Der Seitenaufbau könnte vergleichbar sein zu der Papiervariante.

Wenn Sie lieber mit Tabellen arbeiten, können Sie auch in Excel eine Datei pro Mitarbeiter anlegen und dann pro Gespräch ein Tabellenblatt. Oder Sie erstellen nur eine Excel-Datei, legen für jeden Mitarbeiter ein Tabellenblatt an und notieren dann fortlaufend die Gesprächsergebnisse (Datum des Gesprächs in die erste Spalte). In diesem Fall können Sie über eine Formel und der bedingten Formatierung deutlich machen, wenn eine Aufgabe noch nicht erledigt ist. Eine Anleitung dazu finden Sie hier (klick).

Eine weitere Möglichkeit wäre OneNote. In diesem digitalen Notizbuch können Sie pro Mitarbeiter einen Abschnitt anlegen und dann pro Gesprächstermin eine Seite. In OneNote finden Sie auch fertige Seitenvorlagen für Protokolle, oder Sie gestalten sich Ihr eigenes Seitenlayout. Aufgaben können Sie sofort als Outlook-Aufgabe an den Mitarbeiter delegieren.

Digitale Gesprächsnotizen sind aus meiner Sicht der richtige Weg hin zu mehr Digitalisierung. Aber sie sind nur dann wirklich sinnvoll, wenn Sie über ein Laptop oder Tablet die Datei im Gespräch zur Hand haben und dort auch sofort Ihre Notizen eintragen.

Wenn Sie dagegen erst Ihre Themensammlung digital erstellen, diese dann ausdrucken, um sie ins Gespräch mitzunehmen, während des Gesprächs handschriftliche Notizen machen, die Sie dann im Anschluss in Ihre Datei übertragen, haben Sie nur unnötige Schnittstellen. Außerdem würde es mich nicht wundern, wenn Sie die Übertragung der Notizen vor sich herschieben.

Entscheiden Sie sich! Entweder Papier oder digital. Und dann bleiben Sie bei dem einen Medium.


Im nächsten Artikel gehe ich ausgiebiger auf die Möglichkeiten in OneNote ein. Bleiben Sie dran…

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern!

Das klassische Mitarbeitergespräch findet üblicherweise einmal pro Jahr und zwar am Jahresende statt. Aber Gesprächsbedarf gibt es laufend. Um sinnvolle Themen, die Gesprächshäufigkeit und Dokumentation der Gespräche geht es in diesem Artikel.


Das jährliche Mitarbeitergespräch

Beim jährlichen Mitarbeitergespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter geht es in der Regel darum die Erreichung der vereinbarten Ziele zu überprüfen und neue Ziele für das nächste Jahr zu vereinbaren. Außerdem wird auch über den Weiterbildungsbedarf des Mitarbeiters gesprochen, die Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen und ein persönliches Feedback gegeben.

Häufig gibt es Gesprächsleitfäden, Personalbögen, Checklisten oder Formulare, die auch als Struktur für die Gesprächsführung durch die Führungskraft dienen.

Ehrlich gesagt hatte ich immer gedacht, dass die jährlichen Mitarbeitergespräche zum Standard gehören, aber viele meiner Trainingsteilnehmer berichten, dass es entweder diese Gespräche gar nicht gibt, oder sie schon ein paar Mal ausgefallen sind. Ziele werden häufig auch nicht gemeinsam vereinbart, sondern vom Chef vorgegeben. Außerdem sind die Ziele oft nicht SMART formuliert.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche

Zusätzlich zum Jahresgespräch können sich im Laufe des Jahres weitere Gesprächsanlässe ergeben, beispielsweise:

  • Ende der Probezeit
  • Rückkehr nach Arbeitsunfähigkeit / Krankheit
  • Rückkehr aus der Elternzeit
  • Änderungen der Aufgaben am Arbeitsplatz
  • Planung des Aufstiegs
  • Personalentwicklungsgespräch
  • Gehaltsgespräch

Auch hierfür gibt es Checklisten, Formulare und Gesprächsleitfäden, da diese Gespräche dokumentiert werden sollten.

Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument

Ich empfehle in meinen Coachings mit Führungskräften die Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument zu nutzen. Einige sagen mir, dass sie täglich mit ihren Mitarbeitern sprechen. Aber das ist nicht dasselbe.

Das Mitarbeitergespräch gibt beiden Seiten den Raum und die Zeit abseits des allgemeinen Arbeitsstresses miteinander zu sprechen. Dies hat auch mit gegenseitiger Wertschätzung zu tun. Daher sollte die Führungskraft dieses Gespräch nicht leichtfertig ausfallen lassen.

Die Häufigkeit

Wie häufig die Mitarbeitergespräche stattfinden sollten, lässt sich nicht so pauschal beantworten. Ob jährlich, quartalsweise, monatlich oder wöchentlich hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Wenn z.B. der Mitarbeiter im Moment ein wichtiges Projekt leitet, bei dem es „brennt“, dann sollten die Gespräche wöchentlich stattfinden, vielleicht sogar täglich. Dabei liegt der Fokus darauf, welche Probleme es aktuell gibt und wie der Chef seinen Mitarbeiter unterstützen kann.

In einigen Branchen gibt es monatliche Erfolgszahlen, sodass immer nachvollzogen werden kann, ob der Mitarbeiter die vereinbarten Ziele erreicht bzw. welche Maßnahmen ergriffen werden könnten, um wieder „auf Kurs“ zu kommen. Dies kenne ich aus der Finanzbranche, bei der es stark um Verkaufszahlen geht.

Die Häufigkeit hängt aber auch vom Mitarbeitertyp ab. Ich hatte selbst schon Mitarbeiter, die sehr selbständig arbeiten und auf die ich mich verlassen konnte, dass sie sich melden, wenn sie Hilfe benötigen. Andere Mitarbeiter wollten gerne einen engeren Kontakt mit mir haben und auch Details mit mir abstimmen.

Die Vorbereitung

Die Mitarbeitergespräche sollten von beiden Seiten gut vorbereitet werden. Zum Einen gehört dazu die rechtzeitige Einladung zum Termin, zum Anderen aber auch die inhaltlichen Themen.

Insbesondere wenn die Gespräche nicht so häufig stattfinden, empfehle ich Ihnen laufend Notizen zu machen und Themen zu sammeln. Sie könnten auch Mails hinzufügen, zu denen es noch Rücksprachebedarf gibt.

Die Termine können auch zu Beginn des Jahres für das gesamte Jahr als Serientermin in die Kalender eingestellt werden.

Die Dokumentation

Die Themensammlung kann auch gleichzeitig Grundlage des Gesprächsprotokolls sein. Wie formal das Gespräch protokolliert werden muss, hängt von der Häufigkeit und dem Anlass ab.

Sie können die Mitarbeitergespräche manuell auf Papier oder digital dokumentieren. Die Vor- und Nachteile der beiden Varianten beleuchte ich in dem nächsten Artikel.


Wie häufig finden in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung Mitarbeitergespräche statt?

Hinterlassen Sie dazu einfach einen Kommentar.

Effizient und produktiv im Homeoffice

So arbeiten Sie effizient und produktiv von zuhause. Wie Sie sich selbst gut organisieren und was Sie als Führungskraft tun können, um effizient virtuell im Team zusammenzuarbeiten.

Was lange undenkbar war, ist jetzt normal

Im Vergleich hat sich in den vergangenen Jahren der Anteil an Mitarbeitern, die ganz oder teilweise vom Homeoffice aus arbeiten, nur leicht erhöht.

Oft gaben die Mitarbeiter an, dass es im Unternehmen bzw. im Bereich nicht möglich ist von zu Hause zu arbeiten. Viele hatten einfach kein Interesse.

Jetzt ist das anders. Durch die Corona-Krise haben viele Unternehmen auf die Arbeit im Homeoffice umgestellt. Was früher auf Ablehnung bei Führungskräften, Mitarbeitern und der IT-Abteilung gestoßen ist, ist jetzt normal.

Wie sind Ihre Erfahrungen aus den ersten Tagen im Homeoffice?

Man denkt, im Homeoffice kann man ungestörter arbeiten. Tatsächlich habe ich die Arbeit im Homeoffice in den letzten Jahren auch immer vorgeschlagen. Allerdings unter einer Voraussetzung: Dass Sie auch wirklich Ruhe haben.

Jetzt in den Zeiten von Corona sieht es aber etwas anders aus: Ihre Kinder und Ihr Partner sind auch zu Hause. Mir geht es da ganz ähnlich. Bis vor 3 Wochen konnte ich vormittags ungestört arbeiten. Jetzt sind mein Mann und die Kinder den ganzen Tag da. Ich muss nun also viel stärker Berufliches und Privates trennen.

Profitieren Sie von meinen Erfahrungen. Ich habe Ihnen in einem Whitepaper Tipps zusammengestellt, die nicht einfach nur blanke Theorie sind, sondern von mir selbst erfolgreich eingesetzt werden.

Mit diesem kostenlosen Whitepaper richte ich mich speziell an diejenigen, die bereits seit ein paar Tagen im Homeoffice arbeiten und nun feststellen, dass es gar nicht so einfach ist, so produktiv zu sein, wie vorher im Büro. Meine Anregungen sollen Sie dabei unterstützen, durch kleine Änderungen zufriedener mit der Situation zu sein und stressfreier zu arbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelassenheit, um die Zeit im Homeoffice erfolgreich zu meistern.

Fallstudie: Daily Standup

In dieser Fallstudie stelle ich ein Kundenbeispiel vor. Sie erfahren, wie die Situation vorher war, in welchen Schritten wir vorgegangen sind und was sich dadurch geändert hat. Das Thema war in diesem Fall die Verbesserung der Kommunikation zwischen dem Inhaber eines kleinen Unternehmens und seinem Team.


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Es hakt überall…

Stellen Sie sich vor, Sie sind Inhaber eines kleinen Betriebes. Sie haben 8 Mitarbeiter, die teilweise mit der Abwicklung von Kundenprojekten betraut sind, oder auch Verwaltungsaufgaben übernehmen. Sie selbst übernehmen die Gewinnung von Neukunden und einzelne Kundenprojekte.

Es gibt häufig Tage, an denen Sie von morgens bis abends unterwegs sind. Vom Auto aus beantworten Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter und delegieren Aufgaben. Aber das funktioniert nicht immer so gut, wie Sie es sich wünschen. Wenn Sie abends ins Büro kommen, stellen Sie fest, dass einige Dinge liegen geblieben sind, von denen Sie dachten, dass es längst erledigt wäre. Weil auch Terminsachen dabei sind, machen Sie es dann doch selbst, was Sie ärgert.

So ging es auch Markus W., der mir sein Leid klagte bei einem unserer wöchentlichen Coachinggesprächen.

Er fasste die Situation so zusammen: „5 meiner Mitarbeiter machen pünktlich Feierabend und ich sitze auch nach 20:00 Uhr noch im Büro“.

Er war seit morgens um 6:00 Uhr unterwegs, um beim Kunden vor Ort die Installation einer Maschine zu begleiten. Nun am Abend fehlte ihm schlicht die Energie zwei Angebote zu schreiben und eine Kostenkalkulationen zu überarbeiten.

Außerdem hat ihn während der Fahrt zurück ins Büro ein anderer Kunde angerufen und nachgefragt, wann er denn nun endlich die aktualisierten Pläne erhält. Die Änderungen hatte Markus W. bereits vor 3 Tagen an seine Mitarbeiterin weitergegeben. Auf ihrem Schreibtisch fand er die Pläne, aber es war unklar, warum sie noch nicht versendet wurden. So etwas macht ihn wütend. Denn beim Kunden musste er sich mehrfach für den Verzug entschuldigen.

Die Lösung: Daily Standup

Während unseres Coachinggesprächs überlegten wir nun gemeinsam, wie die Kommunikation zwischen ihm und seinen Mitarbeitern verbessert werden könnte.

Er schlug vor, die monatlichen Teambesprechungen wieder regelmäßiger durchzuführen, denn die waren seit einiger Zeit aufgrund von Urlaub, Krankheit und hohem Arbeitsaufkommen ausgefallen.

Aber würde das helfen, die tägliche Abstimmung zu den verschiedenen Kundenprojekten zu verbessern?

Aus meiner Sicht: Nein.

Stattdessen stellte ich ihm das „Daily Standup“ vor.

Erstens: Kurze tägliche Briefings mit seiner Assistentin am Morgen. Hierbei geht es hauptsächlich um anstehende Termine, dringende Rückrufe und Unterlagen, die an diesem Tag verschickt werden müssen.

Zweitens: Kurze tägliche Abstimmungsgespräche mit seinen Projektleitern über den Stand der Dinge in den einzelnen Kundenprojekten. Hier können auch Probleme erkannt und kurzfristig gelöst werden.

Drittens (gehört nicht zum Daily Standup, ist aber trotzdem sinnvoll): Wir haben zwei feste Bürotage in seinem Kalender eingeplant. So ist er für seine Mitarbeiter direkt ansprechbar und hat selbst ausreichend Zeit um Angebote, Kalkulationen und Stellungnahmen zu schreiben.

Die monatlichen Teambesprechungen haben wir auch wieder regelmäßig eingeplant. Diese Zeit kann zukünftig dafür genutzt werden, Grundsatzthemen zur Arbeitsorganisation zu klären.

Er war motiviert, gleich am nächsten Morgen seinen Mitarbeitern diese neuen Regelungen vorzustellen.

Es läuft!

Bei unserem nächsten Coachinggespräch war Markus W. gut gelaunt und wirkte gelöst. Er berichtete begeistert von den täglichen Abstimmungsgesprächen. Er ist nun besser informiert über den Stand der Projekte, was ihn beruhigt, denn er weiß nun, dass nichts im Hintergrund anbrennt.

Seiner Assistentin fällt es nun leichter die Prioritäten richtig zu erkennen und mehr Entscheidungen selbst zu treffen. Das entlastet ihn.

An den beiden Bürotagen hat er einige offene Aufgaben vom Schreibtisch bekommen, was ihn den früheren Feierabend genießen lässt.

Die neue Situation hat er kurz zusammengefasst: „Es läuft!“ Und dafür gab es auch ein gutes Beispiel: Am Vormittag hatte er mit einem Kunden vor Ort noch einige Änderungen in den Plänen besprochen. Im Anschluss gab er dies an seine Mitarbeiterin weiter, die die überarbeiteten Unterlagen an den Kunden senden sollte. 3 Stunden später rief ihn dieser Kunde an und bedankte sich, dass die Unterlagen bereits bei ihm angekommen sind.


Geht es Ihnen ähnlich? Fehlen in Ihrem Betrieb auch Strukturen, die Sie als Chef entlasten? Dann lassen Sie uns reden.

Vereinbaren Sie einfach ein unverbindliches und kostenloses Strategiegespräch mit mir, in dem wir klären, wie ich Sie am Besten unterstützen kann.

So dokumentieren Sie Wissen digital

Aus aktuellem Anlass spielen viele große, aber auch kleine Unternehmen mit dem Gedanken, spontan das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Wer von zu Hause aus arbeitet, benötigt Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Ein kurzer Austausch mit den Kollegen ist nur noch mit Hilfe von technischen Lösungen möglich.

Klar im Vorteil sind die Mitarbeiter und Betriebe, die rechtzeitig damit begonnen haben, Dateien, Informationen und Wissen digital abzulegen und zur Verfügung zu stellen.

Wer dagegen viel mit Haftnotizzetteln, Schmierzetteln, handschriftlichen Listen und Papierunterlagen arbeitet, muss entweder schwer zwischen Büro und dem Zuhause tragen, oder stellt schnell fest, dass etwas fehlt.

Die reine Dateiablage reicht nicht aus

Wer digital arbeiten möchte, denkt wahrscheinlich zu erst daran, dass das Papier eingescannt und als Datei abgelegt werden muss. Das ist auch tatsächlich die Basis. Aber die Informationen in den Dateien reichen oft nicht aus.

Es fehlt das Wissen dazu. Mit Wissen meine ich

  • was wirklich wichtig ist im Text
  • Anmerkungen dazu
  • Verweise zwischen verschiedenen Texten
  • Kombination von Texten, Fotos, Screenshots etc.

Diese Möglichkeiten bietet auch eine gut gestaltete und übersichtliche Dateiablagestruktur nicht.

Das digitale Notizbuch

Aus meiner Sicht bietet ein digitales Notizbuch alle Möglichkeiten, um aus Informationen „Wissen“ zu machen.

Es gibt sicherlich auch dafür verschiedene Tools, die Sie nutzen können. Aber falls Sie schnell, einfach und unkompliziert ein digitales Notizbuch einrichten möchten, sollten Sie auf eine Software zurückgreifen, die wahrscheinlich bereits auf Ihrem PC installiert ist. So müssen Sie nicht erst noch die IT-Abteilung einbinden, die dann eine neue Software kaufen und installieren muss.

Ihr digitales Notizbuch heißt OneNote. Dieses Tool ist Teil des Microsoft-Office-Paketes und steht Ihnen daher bereits zur Verfügung.

Es ist – kurz gesagt – die Software, die weit verbreitet, aber wenig bekannt ist.

Vorteile von OneNote

OneNote bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, die Sie auch dafür nutzen können, Wissen zu dokumentieren und im Team zu veröffentlichen.

  • Übersichtlichkeit: Das Notizbuch können Sie einfach mit Hilfe von Abschnitten und Seiten strukturieren.
  • Freigabe für die Kollegen: Entweder geben Sie Ihr komplettes Notizbuch für Ihre Kollegen frei, oder gewähren nur einzelnen Personen Zugriff auf bestimmte Abschnitte. Dies können Sie mit wenigen Klicks selbständig tun und behalten die Kontrolle.
  • Verschiedene Dateiformate: Sie können in OneNote Inhalte aus verschiedenen Dateien einfügen. Dies ist mit den gängigen Dateiformaten möglich.
  • Anmerkungen: Wichtige Textpassagen mit einem Textmarker hervorheben, Details einkringeln, Anmerkungen hinzufügen. Das alles ist mit OneNote problemlos möglich.
  • Kennzeichnungen: Mit Hilfe von Kategorien können Sie Inhalte z.B. als wichtig markieren, oder Fragen hinzufügen. Auch Prioritäten lassen sich darstellen.
  • Checklisten: Abläufe können Sie gut in Checklisten umwandeln. Den Stand der Dinge und die nächsten Schritten erkennen Sie anhand der Haken.
  • Notizen: Sehr komfortabel ist die Funktion, die es Ihnen ermöglicht zu Word-Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen Notizen hinzuzufügen.
  • Informationen finden: Die Suchfunktion umfasst in OneNote sämtliche Inhalte, d.h. es werden nicht nur Texte, sondern auch Bilder und Ihre Anmerkungen durchsucht.

Einen ersten Eindruck von OneNote erhalten Sie auf meinem YouTube-Kanal.

Wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind, dann empfehle ich Ihnen mein OneNote-Tutorial. Hier zeige ich Ihnen einige Anwendungsbeispiele und erkläre alle Funktionen mit bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitungen. So können Sie sofort durchstarten und noch digitaler Arbeiten.

Wissen dokumentieren: Papier oder digital?

Wer effizient arbeiten will, der braucht einen schnellen Zugriff auf Informationen. Aber häufig ist nicht nur die reine Information (z.B. ein Fachartikel) wichtig, sondern auch Anmerkungen dazu (z.B. vom Chef, wie vergleichbare Fälle im Betrieb behandelt werden). Oder auch Hinweise von erfahrenen Kollegen zu Abläufen und bestimmten Vorgehensweisen. Auf die Vor- und Nachteile einer Wissenssammlung in Papier verglichen mit einer digitalen Variante gehe ich in diesem Artikel genauer ein.


Wann ist eine Wissenssammlung sinnvoll?

Klare Antwort: Immer.

Auch langjährige Mitarbeiter schauen in Spezialfällen in ihren Notizen nach. Aber insbesondere neuen Mitarbeitern kann durch eine Wissenssammlung die Einarbeitung deutlich erleichtert werden, sodass sie schneller produktiv werden.

Oder nehmen wir als Beispiel die vielen Tipps & Tricks zu Softwareprogrammen, die die einzelnen Mitarbeiter „drauf“ haben, von denen die Kollegen aber nur zufällig oder gar nicht erfahren.

Eine Wissenssammlung, die Informationen und Anmerkungen vereint, ist besonders wertvoll auf Dienstreisen, in Kundenbesuchen oder der Arbeit im Homeoffice, die nun einige Firmen aufgrund des Corona-Virus für ihre Mitarbeiter in Erwägung ziehen. Also immer dann, wenn man nicht einfach mal einen Kollegen fragen kann.

Wenn Sie eine solche Wissenssammlung in Ihrem Betrieb oder Abteilung aufbauen möchten, sollten Sie eine grundsätzliche Entscheidung treffen: Papier oder digital?

Ihre Wissenssammlung in Papier

Qualitätsmanagement-Handbuch, Organisations-Handbuch, Sammlung von Fachartikeln, Prozessbeschreibungen, Checklisten, Vorlagen, Schulungsunterlagen, Handbücher für Geräte – es gibt viele Stellen, an denen Sie dokumentiertes Wissen in Ihrem Unternehmen finden. Häufig hat jeder Mitarbeiter eine kleine Sammlung an seinem Schreibtisch. Der Vorteil: Jeder kann individuelle handschriftliche Anmerkungen hinzufügen.

Selbst wenn Sie gerade an Ihrem Computer arbeiten, können Sie das dokumentierte Wissen neben sich auf den Schreibtisch legen, falls notwendig, auch mehrere Seiten nebeneinander, wenn die Informationen verteilt sind.

Aber diese papierhafte Dokumentation hat auch einen großen Nachteil: Die fehlende Stichwortsuche. Es ist also nicht ganz einfach, die benötigten Informationen zu finden.

Auch die Verteilung der Informationen und Aktualisierung gestaltet sich oft sehr aufwändig. Ich erinnere mich noch gut an ein QM-Handbuch. Es war gut strukturiert, sodass wir Informationen relativ schnell finden konnten. Aber dann kam einmal im Monat ein Päckchen mit Austauschseiten. Und ganz ehrlich: Kein Kollege hatte wirklich Lust, die neuen Seiten an die richtige Stelle zu heften und die alten Seiten wegzuwerfen. Und wirklich gelesen wurden die neuen Informationen – ehrlich gesagt – auch nicht von jedem. Irgendwann wurde der Stapel mit den Austauschseiten immer größer und damit war unser QM-Handbuch nicht mehr aktuell. Das gab natürlich Ärger von der Chefin.

Ihre digitale Wissenssammlung

Bei einer digitalen Wissenssammlung, die entweder im Intranet, oder auf dem Laufwerk zur Verfügung steht, funktioniert die Verteilung der Aktualisierungen sehr viel einfacher: Ein Kollege ist zentral dafür zuständig.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die dokumentationsübergreifende Stichwortsuche. Ich muss mich also nicht durch eine detaillierte Struktur und Ablagesystematik arbeiten, sondern gebe in eine Suchmaske das Stichwort ein, nach dem ich suche.

Im Suchergebnis werden mir dann allerdings die Dokumente nacheinander angezeigt, sodass ich nicht mehrere Seiten nebeneinander legen kann. Ich kann zwar für jedes Dokument ein Fenster bzw. Tab öffnen, aber das wird schnell unübersichtlich auf dem Bildschirm.

Ein weiterer Nachteil der zentralen und digitalen Lösung: In der Regel kann nicht jeder Mitarbeiter individuelle Anmerkungen anfügen.

Hier noch einmal die Vor- und Nachteile beider Möglichkeiten im Überblick:

Wie entscheiden Sie?

Aus meiner Sicht sprechen die Vorteile eindeutig für die digitale Variante. Häufig liegen die Informationen bereits digital vor (in Form von Dateien oder E-Mails), sodass ein Medienwechsel einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Und die Stichwortsuche zum schnellen Finden von Informationen ist notwendig, um effizient arbeiten zu können.

Für welchen Weg haben Sie sich in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung entschieden? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

Mit Live-Protokollen auf den Punkt kommen

Eines Tages bekam ich eine Anfrage für ein Seminar zum Thema Protokollführung. Die Teamassistentin fasste das Problem kurz zusammen: Die Projektleiter führen 14-tägig Besprechungen mit ihren Kunden und Projektpartner durch, aber diese zwei Wochen reichen nicht aus, um das Protokoll vom vorherigen Termin zu erstellen.

Die Projektleiter sind gestresst und machen regelmäßig Überstunden. Gleichzeitig beschweren sich die Kunden und Projektpartner über den Verzug.

Ich führte ein Vorgespräch mit einem Projektleiter, um genauer zu verstehen, warum das Protokollschreiben so viel Zeit in Anspruch nimmt und so ungerne erledigt wird. Er zeigt mir auch ein Beispiel.

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Mir war schnell klar, wo „der Hase im Pfeffer liegt“: Die Protokolle waren sehr ausführlich, fast schon Verlaufsprotokolle. Außerdem kann ein Projektleiter nicht gleichzeitig die Besprechung leiten und sich Notizen für das Protokoll machen.

Wie funktionieren Live-Protokolle?

Im nächsten Schritt habe ich dem Abteilungsleiter die Methode „Live-Protokoll“ erklärt. Folgende drei Bestandteile sind für die erfolgreiche Umsetzung wichtig:

  • Der Besprechungsleiter benennt einen Protokollanten (dies wird in der vorhergehenden Sitzung festgelegt)
  • Es werden gemeinsam kurz und knapp die Ergebnisse formuliert und notiert
  • Das Protokoll ist während der Sitzung für alle sichtbar und kann am Ende gemeinsam freigegeben werden

Er hat diesen Vorschlag mit seinen Projektleitern diskutiert und vereinbart, dass alle bei ihren nächsten Meetings die Protokoll live erstellen.

Überstunden wurden um 30% reduziert

Nach 3 Wochen rief ich die Projektleiter an, um mich zu erkundigen, wie die ersten Protokolle nach der neuen Live-Methode gelaufen sind. Das Feedback war durchweg positiv. Die Bedenken, dass sich die Besprechungen verlängern, wenn man die Ergebnisse sofort notiert stellten sich als grundlos heraus. Im Gegenteil: Da die Ergebnisse am Ende einer Diskussion zusammengefasst wurden, kamen die Gesprächsteilnehmer schneller auf den Punkt und der rote Faden ging nicht mehr so leicht verloren. Die Atmosphäre in den Meetings war nun viel produktiver.

Die Kunden und Projektpartner waren sehr zufrieden, dass sie nun sofort nach Besprechungsende das Protokoll zugeschickt bekamen. Die Überstunden konnten in der Abteilung um 30% reduziert werden.


Verschwenden Sie auch viel zu viel Zeit mit dem Schreiben von Protokollen? Dann nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf und in einem kostenlosen Strategiegespräch finden wir gemeinsam heraus, wie ich Sie dabei unterstützen kann produktiver zu werden.