STICC – Ein effizientes Kommunikationstool für kritische Situationen

Wann ist STICC geeignet?

Wenn unter Zeitdruck Fehler passieren könnten, die umfangreiche Konsequenzen haben, dann hilft STICC dabei, effizient zu kommunizieren.

Wofür steht STICC?

  • Situation
  • Task
  • Intent
  • Concern
  • Calibrate

Wie viel Zeit muss ich einplanen, wenn ich diese Methode anwende?

Aus meiner Erfahrung: maximal 5 Minuten. STICC ist für den schnellen und zielgerichteten Austausch mit Kollegen geeignet. Zum Beispiel in einer 5-Minuten-Morgenrunde, die an einem Stehtisch stattfindet.

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Wie ist Ihre Erfahrung mit diesem Tool? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar.

Work Management – Was es ist und warum Ihr Betrieb es braucht

Was ist Work Management?

Mit Hilfe eines Work-Management-Systems schaffen Sie es, dass jeder Mitarbeiter im Betrieb zu jedem Zeitpunkt weiß, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Ziel ist es, dass die Planung, Organisation und Durchführung aller Aufgaben reibungsloser abläuft.

Was ist der Unterschied zwischen Work Management und Projektmanagement?

Beim Work Management werden sowohl Projekte, als auch Prozesse organisiert.

Projekte umfassen neue Aufgabenstellungen, die zeitlich begrenzt sind und für die ein Projektteam eingesetzt wird.

Prozesse sind wiederkehrende Arbeitsschritte, die sich durch den gesamten Betrieb ziehen können.

In vielen Unternehmen wird zwischen dem Tagesgeschäft und Projekten unterschieden. Am Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters findet aber beides statt. Die Mitarbeiter verbringen einige Zeit mit den täglichen Routineaufgaben und einige Zeit mit Projektaufgaben. Gut wäre, wenn man für beides nur ein System hätte.

Warum Ihr Betrieb ein Work Management benötigt

Was beim Projektmanagement selbstverständlich ist, ist es bei der täglichen Arbeit in der Regel nicht: Sowohl die Führungskraft, als auch jeder Mitarbeiter haben einen vollständigen Überblick, welche Aufgaben und Termine geplant sind und wie der Stand der Dinge ist.

Sie denken jetzt vielleicht, dass dies auch gar nicht notwendig ist für das Tagesgeschäft, denn es läuft ja. Wenn Sie aber genauer hinschauen, stellen Sie fest, dass auch bei der täglichen Arbeit Schnittstellen nicht geklärt sind, es zu Doppelarbeiten kommt, Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigt werden oder liegen bleiben, wenn ein Mitarbeiter plötzlich krank ist. – Einfach, weil die Transparenz darüber fehlt.

Ich kenne einige Unternehmen und Teams, die versucht haben, diese Transparenz über eine Excel-Liste herzustellen. Im geringen Umfang und mit wenigen Beteiligten mag das noch funktionieren. Aber besser wäre es, ein Tool zu benutzen, das jedem Mitarbeiter eine tägliche Aufgabenliste anzeigt und den Vorgesetzten automatisch informiert, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Es sollte einfach zu bedienen und grafisch ansprechend sein.

Geeignete Tools stelle ich hier in meinem Blog immer einmal wieder vor.

5S digital – Mehr Ordnung in den Dateien

Aufräumen mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist eine Idee aus dem japanischen Toyota-Produktionssystem. Ziel ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann, Suchen ebenso wie lange Transportwege und Wartezeiten vermieden werden und dadurch verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld gilt als Grundlage für Qualitätsarbeit.

Die 5S-Methode wird in Deutschland auch 5A-Methode genannt und leitet sich von den Anfangsbuchstaben der 5 Schritte ab. In der folgenden Grafik sehen Sie die einzelnen Schritte mit kurzen Erläuterungen. Ich habe noch einen 6. Schritt hinzugefügt: Wenn alles zur Gewohnheit geworden ist, läuft es wie von selbst.

Ein aufgeräumter Schreibtisch

Wenn Sie Ihren Schreibtisch mit der 5S-Methode aufräumen möchten, sollten Sie ungefähr einen halben Tag dafür einplanen. Wenn es schon länger her ist, dass Sie aufgeräumt haben, könnte es auch einen Tag dauern.

Planen Sie einen Aufräum-Tag mit der ganzen Abteilung ein. Das macht mehr Spaß und die Entscheidung, was weggeworfen werden kann und wo was abgelegt werden soll, fällt leichter.

So gehen Sie vor:

Schauen Sie Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade und Papierstapel für Papierstapel durch und entscheiden Sie, was weggeworfen werden kann (Seiri). Für die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen, legen Sie einen bestimmten Platz fest und beschriften diesen (Seiton). Hilfreich dabei sind Hängemappen. In den Schubladen Ihres Rollcontainers können Sie für mehr Ordnung sorgen, indem Sie mit Trennstegen und Schrägablagen einzelne Bereiche abtrennen. Und wenn Sie schon dabei sind, alles einmal auszuräumen, können Sie auch gleich den Putzlappen schwingen (Seiso). Nun dokumentieren Sie diesen Standard (Seiketsu). Dafür könnten Sie ein kurzes Dokument erstellen und alles beschreiben, oder Sie fotografieren einfach diesen Idealzustand. Nun kommt es darauf an, dass Sie Unterlagen, die Sie aus Ihrer Ablage herausnehmen, später wieder dort hin zurück legen (Shitsuke).


Sie haben Lust, mit der 5S-Methode aufzuräumen, wissen aber nicht, wie Sie diese Methode Ihren Kollegen erklären sollen? Dann empfehle ich Ihnen die CD von LeanAktuell. Hier finden Sie nicht nur eine PowerPoint-Präsentation mit allen Erklärungen, sondern auch ein Spiel, um ganz leicht die Methode zu erlernen. Zum Bestellen hier klicken.


So schaffen Sie Ordnung in Ihren Dateien

Die 5S-Methode lässt sich natürlich auch auf Ihren digitalen Arbeitsplatz anwenden. Die einzelnen Schritte sind:

  1. Separieren: Gehen Sie Ihre Dateiablage durch. Welche Ordner, welche Dateien benötigen Sie nicht mehr? Durchforsten Sie auch Ihren Mail-Posteingang und die Unterordner. Vergessen Sie dabei nicht Ihre gesendeten Mails. Falls Sie einige Dateien auf dem Desktop abgelegt haben, sollten Sie auch hier aufräumen.
  2. Sortieren: Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an und benennen Ihre Ordner eindeutig. Überlegen Sie sich, nach welchem System Sie Ihre Dateien benennen wollen. Beginnt der Dateiname mit dem Datum? Verwenden Sie eher Kundenname oder Kundennummer?
  3. Säubern: Leeren Sie den digitalen Papierkorb.
  4. Standards: Dokumentieren Sie Ihre geschaffenen Standards. Neben einer Beschreibung können auch Screenshots hilfreich sein.
  5. Selbstdisziplin: Legen Sie nun jeden Tag sofort Dateien und Mails in die jeweiligen Ordner ab. So tragen Sie dazu bei, dass die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft beibehalten wird.

Sie würden gerne die Dateiablagestruktur verbessern, wissen aber nicht, wie Sie vorgehen sollen? Ich unterstütze Sie im Rahmen eines Workshops gerne dabei gemeinsam eine optimierte Struktur zu finden. Mehr Informationen dazu (klick)


Fallbeispiel: Auf die Kernkompetenz konzentrieren

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Die Ausgangslage

Vor einiger Zeit war ich bei einem Autohaus. – Nein, nicht weil ich ein neues Auto kaufen wollte. Ich wurde vom Inhaber gebeten, ein Coaching mit einem der Verkäufer durchzuführen.

Dieser Verkäufer war super. Der Chef hat richtig von ihm geschwärmt. Dieser Verkäufer war immer freundlich zu den Kunden, hat sehr gut beraten, viele Autos verkauft und sein spezieller Bereich war der Gebrauchtwagenhandel. Wie viele Autohäuser, werden auch hier die alten Autos der Kunden in Zahlung genommen, wenn ein neues Modell gekauft wird. Wohin nun aber mit den ganzen gebrauchten Wagen? Der Markt ist nicht ganz leicht. Der Mitarbeiter hat aber sehr gute Strategien entwickelt, diese Gebrauchtwagen schnell und zu einem guten Preis zu verkaufen.

Aber es gab einen Haken: Der Verkäufer war einfach schlecht organisiert.

Wenn ein Kunde sein neues Auto abholen wollte, dann konnte er häufig die Autopapiere und Schlüssel nicht finden, oder hatte vergessen, sich um die Anmeldung zu kümmern.

Wenn ein Kunde ein Leihauto erhalten hatte, weil sein eigener Wagen gerade in der Werkstatt repariert wird, hat er die Unterlagen dazu nicht mehr gefunden.

Und auf seinem Schreibtisch tobte das Chaos, da sich bei ihm auch viele Telefonnotizen angesammelt hatten.

Die Kollegen waren von ihm genervt, der Chef unzufrieden und die Kunden auch nicht immer ganz glücklich.

Der Verkäufer selbst war auch unzufrieden, denn er hatte schon oft versucht, sich zu bessern, aber der Erfolg hielt nicht lange an. Stattdessen machte er häufig Überstunden am Abend und war freiwillig am Samstag im Autohaus, damit er den Papierkram schafft.

Das Arbeitsplatzcoaching

Wir haben uns insgesamt drei Mal getroffen und die Unterlagen auf seinem Schreibtisch sortiert. Wir haben Ablagekästen beschriftet, Hängemappen angelegt, auch das Sideboard aufgeräumt, viel weggeschmissen. Außerdem haben wir seinen Tag geplant und ihm mehr Struktur gegeben.

Das hat auch alles ganz gut funktioniert, aber er ist teilweise wieder in sein Chaos zurückgefallen. Außerdem macht ihm der „Verwaltungskram“ einfach keinen Spaß und deswegen schiebt er die Aufgaben gerne vor sich her. – Er verkauft lieber Autos.

Wir haben also einen Teilerfolg erzielt, aber so richtig zufrieden war niemand. Dann hatte ich eine Idee.

Die Lösung

Ich habe dem Chef vorgeschlagen, dass sich der Mitarbeiter auf seine Kernkompetenzen konzentrieren sollte.

Nicht jeder muss alles gut können. Er war einfach ein guter Verkäufer, aber eine schlechte Bürokraft. Also habe ich empfohlen, eine „Bürofee“ für ihn einzustellen, die sämtliche Verwaltungstätigkeiten für ihn übernimmt. Sodass er sich wieder voll auf das Verkaufen von Autos konzentrieren kann, dadurch mehr Umsatz erreicht und zufriedener ist. Gleichzeitig sind auch die Kollegen und Kunden zufriedener, weil alles besser läuft. Die Kosten für die zusätzliche Kraft würde der Mitarbeiter schnell selbst erwirtschaften.

Als ich dem Verkäufer das vorgeschlagen habe, war es, als würde eine große Last von ihm fallen. Die Vorgabe, mehr Gewinn erzielen zu müssen, damit die Mitarbeiterin bezahlt werden kann belastete ihn nicht – im Gegenteil: Es spornte ihn an. Die Aussicht darauf, wieder sich voll und ganz auf seine Kernkompetenz konzentrieren zu können ließ ihn strahlen.

Fazit

In einem Team sollte jeder das tun, was er am Besten kann. Jeder hat seine Stärken und Schwächen. Führungskräfte sollten dies erkennen und den Nutzen daraus ziehen. Jeder bekommt die Aufgaben, die er am Besten und mit hoher eigener Motivation kann.


Läuft es in Ihrem Team auch nicht so ganz rund? Sehen Sie Verbesserungspotenzial? Dann vereinbaren Sie einfach ein kostenloses und unverbindliches Strategiegespräch mit mir. Wir schauen dann gemeinsam, wie ich Sie am Besten unterstützen kann.

Fallbeispiel: Effiziente Kommunikation

Haben Sie auch ein Funktionspostfach für E-Mails? Lesen und bearbeiten Sie auch mit mehreren Personen diese Mails?

In diesem Video zeige ich Ihnen an einem Kundenbeispiel, wie Sie deutlich machen, wer welche Mail bearbeitet und wie Sie sich gegenseitig über den Stand der Dinge informieren können.

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Ziele 2020

Das letzte Quartal 2020 bricht bald an. Normalerweise würden alle Unternehmen und Mitarbeiter bei einem Blick auf die Unternehmensziele feststellen, dass man vieles bereits erreicht hat und das letzte Quartal dafür nutzen kann, um noch einmal richtig durchzustarten, um das Jahr erfolgreich abzuschließen.

Aber das Corona-Virus hat allen einen Strich durch die Rechnung gemacht.

Einige wenige Unternehmen profitieren von dieser Krise, bestimmte Branchen leiden sehr darunter und andere Unternehmen sind inzwischen wieder im Aufwärtstrend.

Mehr Flexibilität durch kleine Schritte

Auf Sicht fahren, Veränderungen schrittweise vornehmen, vorsichtig agieren.

Das haben wir insbesondere im März und April diesen Jahres häufig gehört.

Dieses Vorgehen ist auch für Unternehmen angebracht. Wer jetzt die Unternehmens-, Erfolgs- oder auch Vertriebsziele für 2021 definieren soll, stellt schnell fest, dass es immer noch große Unsicherheiten gibt, wie es in den nächsten Monaten und im nächsten Jahr weiter gehen soll.

Wie werden wir mit dem Corona-Virus durch den Winter kommen? Werden wieder alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten? Wird es wieder zu Schließungen kommen?

Ich denke, es ist gut, nun nicht mehr ausschließlich auf 2-5 Jahrespläne zu setzen, sondern kleinere Ziele, die schneller erreichbar sind, zu definieren. So können Sie auch viel schneller überprüfen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben und noch auf dem richtigen Weg sind. Die Kunst dabei ist, die großen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Ein weiterer Effekt: Durch diese kleineren Schritte können Sie viel flexibler reagieren, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.

Kommunizieren Sie die Unternehmensziele

Viele Studien bringen es immer wieder zu Tage: Die Unternehmensziele sind nur wenigen Mitarbeitern bekannt und viele erkennen nicht, wie die eigene Arbeit dazu beiträgt, die Unternehmensziele zu erreichen. Auch ich beobachte in meinen Seminaren, dass Ziele häufig keine große Rolle spielen. Zielvereinbarungsgespräche am Jahresende gibt es nicht. Oder sie werden nicht sinnvoll genutzt. Ziele sind nicht konkret formuliert (siehe SMART) und werden von „oben“ vorgegeben, statt mit den Mitarbeitern vereinbart.

Welche Auswirkungen haben unklare Unternehmensziele?

Vielleicht denken Sie „Hat doch trotzdem immer funktioniert.“ Unklare Unternehmensziele haben allerdings große Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg. Nur leider ist dies nicht immer sofort sichtbar, da es sich an vielen Stellen und eher unterschwellig zeigt.

So fällt es Ihren Mitarbeitern schwer, die Prioritäten richtig zu setzen und sich auf die wichtigen Themen zu fokussieren. Dadurch wird Zeit verschwendet und die vorhanden Ressourcen werden nicht optimal eingesetzt.

Ihre Mitarbeiter sind auch deutlich unmotivierter, wenn unklar ist, wohin das Unternehmen in den nächsten Monaten oder Jahren steuert.

Ein weiterer Punkt ist die schlechtere Zusammenarbeit der Abteilungen und Teams. Wenn das gemeinsame Ziel fehlt, wird viel mehr Energie für Machtkämpfe und Schnittstellenprobleme aufgewendet.

Sie sehen: Es knirscht an allen Ecken und Enden, ohne, dass allen die Ursache bewusst ist.

Unternehmens-Wiki

Der perfekte Ort für Ihr Wissen

Stellen Sie sich einmal vor, Sie hätten eine zentrale Stelle für Ihr gesamtes Firmen-Know-how. Ihre Mitarbeiter würden gewünschte Informationen finden ohne einen anderen Kollegen fragen zu müssen, Ihre Mitarbeiter hätten einen Ort wo sie Ihre eigenen Ideen aktiv in das Unternehmen einbringen könnten. Informationen und neues Firmenwissen könnte ganz einfach verteilt werden und stünde jedem Mitarbeiter ohne zeitliche Verzögerung zur Verfügung.

Das Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters ist wertvoll. Ein Unternehmens-Wiki hilft dabei, dass alle von diesem Wissen profitieren.

In den letzten Monaten haben auch Sie bestimmt erfahren müssen, dass Ihre traditionelle Unternehmenssoftware, wie zum Beispiel Ihr Dokumenten Management System, an den aktuellen Herausforderungen scheitert. Sie brauchen weitere oder anderen Lizenzen um extern auf Ihre Daten zugreifen zu können. Das ist nicht nur mit viel Geld, sondern auch mit Zeit verbunden. Es muss neue Hardware angeschafft werden, die entsprechende Software muss installiert und die Mitarbeiter müssen geschult werden. 

Gerade wenn viele Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice oder an verteilten Standorten arbeiten, steigt die Anzahl der internen Nachfragen, ob per E-Mail oder Telefon, extrem. Diese Zeit mindert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Insbesondere die Know-how-Träger, die schon lange im Unternehmen sind, wissen von was ich spreche. 

Die Menschen sind es mittlerweile aus dem privaten Bereich gewöhnt im Internet zu recherchieren. Mit einem Unternehmens-Wiki geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Plattform und die Chance um Informationen auch zu finden.  

Erfahrungsgemäß kommt gerade Ihren neuen bzw. jungen Mitarbeiter mit einer gewissen „Google Mentalität“ ein Unternehmens-Wiki besonders entgegen. 

Beispiel für ein Unternehmens-Wiki

Aus den folgenden Gründen sollten Sie ein Unternehmens-Wiki einsetzen:

  • Anstatt alleine im Homeoffice können Ihre Mitarbeiter im Unternehmens-Wiki gemeinsam mit anderen zusammenarbeiten.
  • Das Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters ist wertvoll. Ein Unternehmens-Wiki hilft dabei, dass alle von diesem Wissen profitieren.
  • Jede Information, die ein Mitarbeiter im Unternehmens-Wiki findet, ohne einen Kollegen fragen zu müssen führt zu mehr Produktivität.
  • Wichtige Informationen müssen nicht per E-Mail „an alle“ versendet werden, sondern stehen auf der Hauptseite jedem sofort zur Verfügung.

Welche Kosten entstehen Ihnen?

  • Es gibt professionelle Open Source Lösungen für die keine Lizenz- und Wartungsgebühren entstehen!
  • Für die Installation entstehen in der Regel ein Aufwand von 2 bis 3 Tagen.
  • Es muss keine weitere Software auf den Arbeitsplätzen installiert werden, der Internet Browser genügt.
  • Eine Unternehmens-Wiki ist intuitiv bedienbar. Somit entstehen keine Schulungskosten.
  • Für die von mir empfohlene Open Source Lösung stelle ich meinen Kunden kurze Schulungsvideos zur Verfügung. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit noch einmal kurz nachzuvollziehen, wie ein bestimmter Schritt funktioniert. 
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Über den Autor

Steffen Rehfuß

Nach dem Maschinenbaustudium mit dem akademischen Abschluss Dipl.-Ing. (FH) bin ich 1998 direkt in den Vertrieb von CAD-Software und den entsprechenden Dienstleistungen bei verschiedenen CAD-Anbietern eingestiegen. Nach 12 Jahren im CAD Bereich wechselte ich in die ERP Branche bei der abas Projektierung GmbH (heute abas Software GmbH). Ab 2013 war ich bei der abas GmbH & Co. KG als Bereichsleiter Kundenvertrieb tätig.

Seit Januar 2020 bin ich mit dem Betrieb SALES MENTORING in folgenden Bereichen selbständig tätig:

  • Lösungen rund um das Thema Vertrieb
    • Mehr Umsatz mit bestehenden Kunden
    • Gewinnung von neuen Kunden
    • Transparenz im Vertrieb
  • Open-Source-Software Lösungen (Beratung und Einführung)
    • CRM (Kundenbeziehungsmanagement)
    • Unternehmens-Wiki (Firmenwissen dokumentieren und zur Verfügung stellen)

Mein Angebot für Sie: 

Wir setzen uns 20 Minuten zusammen, gerne auch per Videokonferenz oder Telefon und sprechen über den Nutzen und die Einführung Ihres Unternehmens-Wikis.

Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit mir.

SALES MENTORING | Hornbergweg 4a | D-76571 Gaggenau

Tel.: +49 7225 9704081 | Mobil: +49 163 3943007

E-Mail: steffen.rehfuss@sales-mentoring.de

Web:   www.sales-mentoring.de

Praxisbeispiele:

Wie arbeitet Martin Hofmann (GF) mit seinem Unternehmens-Wiki: https://youtu.be/oSods6sDXak

Wie Nadine Ortega (Administration) das Unternehmens-Wiki einsetzt : https://youtu.be/xDeTLTB440s


Effizient mit großen Dokumenten arbeiten

Viele Dateien, Probleme mit den Formatierungen – STRESS

Ist es mal wieder Zeit, den Geschäftsbericht zu erstellen? Oder einen Quartalsbericht, der wegen der Corona-Krise dieses Mal besonders umfangreich wird? Oder einen Projektabschlussbericht?

Egal, um welche Art es sich handelt, es gibt immer wieder die gleichen Probleme: Mehrere Abteilungen erstellen umfangreiche Word-Dokumente mit Zahlen und Erläuterungen, die Ihnen kurz vor dem Abgabetermin zugemailt werden und Sie versuchen alle Inhalte in eine umfangreiche Word-Datei zusammenzubringen, sodass auch die Formatierungen der Überschriften, Seitennummern und Kopfzeilen passen.

Das kostet Zeit und Nerven und wird richtig stressig, wenn dann Ihr Chef meint, es müsste die Reihenfolge geändert werden.

Aber das geht auch einfacher und effizienter.

Zentral- und Filialdokumente

Ein Zentraldokument enthält Verknüpfungen zu einer Gruppe von zusammengehörigen Filialdokumenten. Verwenden Sie ein Zentraldokument, um ein umfangreiches Dokument zu organisieren und zu verwalten, indem Sie es in kleinere, einfacher zu handhabende Filialdokumente aufteilen.

Ein Filialdokument wird von der jeweiligen Abteilung mit Inhalten gefüllt.

In dem Zentraldokument können Sie für alle Filialdokumente ein Inhaltsverzeichnis, einen Index, Querverweise und Kopf- bzw. Fußzeilen erstellen.

Wie das genau funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Eine Anleitung können Sie auch hier herunterladen:

Wie Sie mit Outlook Aufgaben delegieren und im Blick behalten

„Herr Müller, machen Sie sich mal Gedanken zu …“

„Man müsste mal…“

Wer kennt solche Sätze nicht?

Oft genug delegieren Chefs Aufgaben an ihre Mitarbeiter „zwischen Tür und Angel“ und glauben, dass dies ausreicht, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Die Erfahrung zeigt aber, dass es so nicht funktioniert.

Was Sie beim Delegieren von Aufgaben beachten sollten

Bitte nehmen Sie sich Zeit.

Zeit, um das Ziel der Aufgabe zu erklären. Zeit, um genauer zu beschreiben, wie das Ergebnis präsentiert werden soll. Zeit, um einige Eckpunkte zu benennen, sodass für Ihren Mitarbeiter klar ist, was zur Aufgabe dazu gehört und was nicht. Zeit, um einen zeitlichen Rahmen festzulegen und evtl. Zwischenergebnisse zu benennen. Und Zeit, um Fragen Ihres Mitarbeiters zu klären.

Und nehmen Sie sich bitte auch die Zeit, um nach ein paar Tagen beim Mitarbeiter nachzufragen, ob er gut voran kommt, oder es Probleme oder Fragen gibt.

Meine persönliche Erfahrung ist: Wenn der Chef später nicht mehr nach der Erledigung der Aufgabe fragt, entsteht beim Mitarbeiter der Eindruck, dass es gar nicht wichtig ist und das Ergebnis nicht interessiert.

Effizient Aufgaben über Outlook delegieren

Ich beobachte bei meinen Kunden, dass Chefs auch gerne Aufgaben per Mail delegieren.

So wird z.B. eine empfangene Mail an den Mitarbeiter weitergeleitet mit einem kurzen Kommentar oder einer Handlungsaufforderung.

Ich habe es auch schon erlebt, dass die Geschäftsführerin eines mittelständischen Betriebes einfach bei der Beantwortung von Mails ihre Sekretärin in „CC“ genommen hat und damit war für sie klar, dass sich die Sekretärin um alles kümmert. – War es aber nicht.

Allzu oft verlieren die Vorgesetzten auch den Überblick darüber, an wen sie wann welche Aufgabe delegiert haben und bis wann das fertig sein sollte. Als Lösung werden dann gerne umfangreiche Excel-Listen angelegt. Diese Liste aktuell zu halten kostet viel Zeit und ist keine effiziente Vorgehensweise.

Viel sinnvoller ist es aus meiner Sicht, Outlook dafür zu nutzen.

So können Sie ganz einfach eine Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen. Diese Aufgabe landet dann nicht nur bei Ihrem Mitarbeiter in der Aufgabenliste, sondern eine Kopie davon auch bei Ihnen. So behalten Sie den Überblick, können termingerecht nachhaken und das alles ohne zusätzlichen Aufwand und unnötigen Listen.

Wenn Ihr Mitarbeiter dann die Aufgabe als erledigt kennzeichnet, erhalten Sie darüber automatisch eine Mail.

Mein Tipp: Bevor Sie diese Möglichkeit nutzen, sprechen Sie im Team darüber, damit alle mit dieser Funktion in Outlook vertraut sind.

Wie Sie Aufgaben in Outlook delegieren, erkläre ich in diesem Video:

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Effiziente Mitarbeitergespräche mit OneNote

Als Führungskraft sollten Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche führen. Das können Jahresgespräche, Entwicklungsgespräche, Quartalsgespräche oder Zielerreichungsgespräche sein. Weitere Anlässe habe ich in diesem Artikel ausführlicher beschrieben.


Insbesondere während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter empfehle ich Ihnen als Führungskraft wöchentlich oder 14-tätig mit dem neuen Kollegen diese Gespräche zu führen. So erfahren Sie, ob die Einarbeitung gut funktioniert, ob der Mitarbeiter zufrieden ist, welche Erwartungen bisher nicht erfüllt wurden und welche Verbesserungsvorschläge er für Ihre Abteilung hat. Denn der neue Mitarbeiter bringt noch den Blick von außen mit und kann Ihnen wertvolle Hinweise geben.


Gesprächsprotokolle mit OneNote

In OneNote haben Sie die Möglichkeit beides zu kombinieren: Die laufende Themensammlung und das Protokoll.

Gehen Sie so vor:

Schritt 1

Legen Sie für sich ein Notizbuch an und geben dieses für Ihre Mitarbeiter frei. Schützen Sie die einzelnen Abschnitte, sodass nur der jeweilige Mitarbeiter auf seinen eigenen Abschnitt Zugriff hat.

Strukturieren Sie das Notizbuch, indem Sie Abschnitte anlegen. Jeweils ein Abschnitt für jeden Mitarbeiter und darüber hinaus z.B. die Abteilungsziele für dieses Jahr oder auch eine Überstundenstatistik.

Schritt 2

Legen Sie nun für jedes Quartalsgespräch eine Seite an und benennen Sie sie z.B. mit „Quartalsgespräch 30.03.2020“. Sie können sich ein eigenes Seitenlayout für die Quartalsgespräche gestalten und als Vorlage abspeichern.

Im Beispiel oben habe ich Tabellen zur Strukturierung der Inhalte eingefügt.

Schritt 3

Nun fügen Sie regelmäßig Notizen ein zu den Themen, die Sie im nächsten Gespräch ansprechen wollen. E-Mails können Sie ggf. einfügen, wenn Sie noch Rücksprachebedarf haben oder dazu ein Feedback geben möchten.

Auch der Mitarbeiter kann regelmäßig Notizen und Themen hinzufügen.

Während des Quartalsgesprächs nutzen Sie die Seite als roten Faden und gleichzeitig entsteht „wie von selbst“ das Protokoll.

Was bringt es?

Transparenz. Sowohl Sie, als auch ihr Mitarbeiter weiß, welche Themen im nächsten Gespräch angesprochen werden.

Zeitersparnis. Da die Gesprächsvorbereitung auch gleichzeitig das Gesprächsprotokoll ist. Außerdem müssen Sie für die Vorbereitung nicht mehr verschiedene Unterlagen zusammensuchen.

Klarheit im Kopf. Weder Sie, noch Ihr Mitarbeiter muss im Kopf behalten, was im nächsten Gespräch thematisiert werden sollte. Sie notieren es einfach in OneNote.


Dieser Artikel ist ein kleiner Ausschnitt aus meinem OneNote-Tutorial. In diesem E-Book erkläre ich die genannten und weitere Funktionen von OneNote. Jetzt bestellen und sofort durchstarten!