Wissen dokumentieren: Papier oder digital?

Wer effizient arbeiten will, der braucht einen schnellen Zugriff auf Informationen. Aber häufig ist nicht nur die reine Information (z.B. ein Fachartikel) wichtig, sondern auch Anmerkungen dazu (z.B. vom Chef, wie vergleichbare Fälle im Betrieb behandelt werden). Oder auch Hinweise von erfahrenen Kollegen zu Abläufen und bestimmten Vorgehensweisen. Auf die Vor- und Nachteile einer Wissenssammlung in Papier verglichen mit einer digitalen Variante gehe ich in diesem Artikel genauer ein.


Wann ist eine Wissenssammlung sinnvoll?

Klare Antwort: Immer.

Auch langjährige Mitarbeiter schauen in Spezialfällen in ihren Notizen nach. Aber insbesondere neuen Mitarbeitern kann durch eine Wissenssammlung die Einarbeitung deutlich erleichtert werden, sodass sie schneller produktiv werden.

Oder nehmen wir als Beispiel die vielen Tipps & Tricks zu Softwareprogrammen, die die einzelnen Mitarbeiter „drauf“ haben, von denen die Kollegen aber nur zufällig oder gar nicht erfahren.

Eine Wissenssammlung, die Informationen und Anmerkungen vereint, ist besonders wertvoll auf Dienstreisen, in Kundenbesuchen oder der Arbeit im Homeoffice, die nun einige Firmen aufgrund des Corona-Virus für ihre Mitarbeiter in Erwägung ziehen. Also immer dann, wenn man nicht einfach mal einen Kollegen fragen kann.

Wenn Sie eine solche Wissenssammlung in Ihrem Betrieb oder Abteilung aufbauen möchten, sollten Sie eine grundsätzliche Entscheidung treffen: Papier oder digital?

Ihre Wissenssammlung in Papier

Qualitätsmanagement-Handbuch, Organisations-Handbuch, Sammlung von Fachartikeln, Prozessbeschreibungen, Checklisten, Vorlagen, Schulungsunterlagen, Handbücher für Geräte – es gibt viele Stellen, an denen Sie dokumentiertes Wissen in Ihrem Unternehmen finden. Häufig hat jeder Mitarbeiter eine kleine Sammlung an seinem Schreibtisch. Der Vorteil: Jeder kann individuelle handschriftliche Anmerkungen hinzufügen.

Selbst wenn Sie gerade an Ihrem Computer arbeiten, können Sie das dokumentierte Wissen neben sich auf den Schreibtisch legen, falls notwendig, auch mehrere Seiten nebeneinander, wenn die Informationen verteilt sind.

Aber diese papierhafte Dokumentation hat auch einen großen Nachteil: Die fehlende Stichwortsuche. Es ist also nicht ganz einfach, die benötigten Informationen zu finden.

Auch die Verteilung der Informationen und Aktualisierung gestaltet sich oft sehr aufwändig. Ich erinnere mich noch gut an ein QM-Handbuch. Es war gut strukturiert, sodass wir Informationen relativ schnell finden konnten. Aber dann kam einmal im Monat ein Päckchen mit Austauschseiten. Und ganz ehrlich: Kein Kollege hatte wirklich Lust, die neuen Seiten an die richtige Stelle zu heften und die alten Seiten wegzuwerfen. Und wirklich gelesen wurden die neuen Informationen – ehrlich gesagt – auch nicht von jedem. Irgendwann wurde der Stapel mit den Austauschseiten immer größer und damit war unser QM-Handbuch nicht mehr aktuell. Das gab natürlich Ärger von der Chefin.

Ihre digitale Wissenssammlung

Bei einer digitalen Wissenssammlung, die entweder im Intranet, oder auf dem Laufwerk zur Verfügung steht, funktioniert die Verteilung der Aktualisierungen sehr viel einfacher: Ein Kollege ist zentral dafür zuständig.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die dokumentationsübergreifende Stichwortsuche. Ich muss mich also nicht durch eine detaillierte Struktur und Ablagesystematik arbeiten, sondern gebe in eine Suchmaske das Stichwort ein, nach dem ich suche.

Im Suchergebnis werden mir dann allerdings die Dokumente nacheinander angezeigt, sodass ich nicht mehrere Seiten nebeneinander legen kann. Ich kann zwar für jedes Dokument ein Fenster bzw. Tab öffnen, aber das wird schnell unübersichtlich auf dem Bildschirm.

Ein weiterer Nachteil der zentralen und digitalen Lösung: In der Regel kann nicht jeder Mitarbeiter individuelle Anmerkungen anfügen.

Hier noch einmal die Vor- und Nachteile beider Möglichkeiten im Überblick:

Wie entscheiden Sie?

Aus meiner Sicht sprechen die Vorteile eindeutig für die digitale Variante. Häufig liegen die Informationen bereits digital vor (in Form von Dateien oder E-Mails), sodass ein Medienwechsel einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Und die Stichwortsuche zum schnellen Finden von Informationen ist notwendig, um effizient arbeiten zu können.

Für welchen Weg haben Sie sich in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung entschieden? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

Mit Live-Protokollen auf den Punkt kommen

Eines Tages bekam ich eine Anfrage für ein Seminar zum Thema Protokollführung. Die Teamassistentin fasste das Problem kurz zusammen: Die Projektleiter führen 14-tägig Besprechungen mit ihren Kunden und Projektpartner durch, aber diese zwei Wochen reichen nicht aus, um das Protokoll vom vorherigen Termin zu erstellen.

Die Projektleiter sind gestresst und machen regelmäßig Überstunden. Gleichzeitig beschweren sich die Kunden und Projektpartner über den Verzug.

Ich führte ein Vorgespräch mit einem Projektleiter, um genauer zu verstehen, warum das Protokollschreiben so viel Zeit in Anspruch nimmt und so ungerne erledigt wird. Er zeigt mir auch ein Beispiel.

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Mir war schnell klar, wo „der Hase im Pfeffer liegt“: Die Protokolle waren sehr ausführlich, fast schon Verlaufsprotokolle. Außerdem kann ein Projektleiter nicht gleichzeitig die Besprechung leiten und sich Notizen für das Protokoll machen.

Wie funktionieren Live-Protokolle?

Im nächsten Schritt habe ich dem Abteilungsleiter die Methode „Live-Protokoll“ erklärt. Folgende drei Bestandteile sind für die erfolgreiche Umsetzung wichtig:

  • Der Besprechungsleiter benennt einen Protokollanten (dies wird in der vorhergehenden Sitzung festgelegt)
  • Es werden gemeinsam kurz und knapp die Ergebnisse formuliert und notiert
  • Das Protokoll ist während der Sitzung für alle sichtbar und kann am Ende gemeinsam freigegeben werden

Er hat diesen Vorschlag mit seinen Projektleitern diskutiert und vereinbart, dass alle bei ihren nächsten Meetings die Protokoll live erstellen.

Überstunden wurden um 30% reduziert

Nach 3 Wochen rief ich die Projektleiter an, um mich zu erkundigen, wie die ersten Protokolle nach der neuen Live-Methode gelaufen sind. Das Feedback war durchweg positiv. Die Bedenken, dass sich die Besprechungen verlängern, wenn man die Ergebnisse sofort notiert stellten sich als grundlos heraus. Im Gegenteil: Da die Ergebnisse am Ende einer Diskussion zusammengefasst wurden, kamen die Gesprächsteilnehmer schneller auf den Punkt und der rote Faden ging nicht mehr so leicht verloren. Die Atmosphäre in den Meetings war nun viel produktiver.

Die Kunden und Projektpartner waren sehr zufrieden, dass sie nun sofort nach Besprechungsende das Protokoll zugeschickt bekamen. Die Überstunden konnten in der Abteilung um 30% reduziert werden.


Verschwenden Sie auch viel zu viel Zeit mit dem Schreiben von Protokollen? Dann nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf und in einem kostenlosen Strategiegespräch finden wir gemeinsam heraus, wie ich Sie dabei unterstützen kann produktiver zu werden.

Fallstudie: In 3 Schritten zu einem erfolgreichen Teamleiter

Heute möchte ich Ihnen aus meinen Coachings berichten.

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Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor:

Sie sind Teamleiter in einem mittelständischen Unternehmen. Seit einem Jahr ist Ihre Projektliste immer länger geworden und trotz Überstunden schaffen Sie und Ihr vierköpfiges Team es nicht, alles zu bearbeiten. Der Geschäftsführer ist genervt, in der wöchentlich stattfindenden Besprechung können Sie nur wenige Erfolge melden. Der Betriebsrat fordert: Überstunden runter. Der Geschäftsführer sagt: kein Geld für neue Mitarbeiter. Das Image Ihres Teams bei den anderen Führungskräften ist im Keller. Alle sind frustriert, der Berg an Aufgaben schwillt täglich weiter an. Ihr Image als Führungskraft nimmt bereits Schaden.

In dieser Situation bat mich Uwe S. um Hilfe.

Als ich mir die Abläufe im Unternehmen ansehe, wird schnell klar: viel zu viel Zeit geht verloren, weil es keine klaren Strukturen und Werkzeuge gibt. So werde ich Zeuge eines Gespräches zwischen dem Geschäftsführer und einem Teammitglied, welches in der Folge 3 Tage Recherchearbeit für das Teammitglied bedeutet hätte. In der Vergangenheit wurden solche Aufträge meistens zur Unzufriedenheit des Geschäftsführers ausgeführt, wie mir alle bestätigen.

An dieser Stelle gehen wir aber bereits einen anderen Weg.

Wir krempeln die Ärmel hoch und implementieren 1-2-3 die richtigen Strukturen und Werkzeuge.

ERSTENS bringen wir Ordnung und Struktur in die Papier-, Datei- und Mailablage.

ZWEITENS entwickeln wir einen eindeutigen Projekt-Fortschritts-Anzeiger. Dieser macht allen klar, was in einem Projekt die nächsten Schritte sind.

Als DRITTES führen wir einen Auftragsklärungsvorgang ein. Dieser verhindert wilden Aktionismus bei neueingehenden Aufträgen und sortiert diese stattdessen in ihre vorhandenen Projekte ein.

Die Kommunikation sowohl im Team als auch zum Geschäftsführer verbessert sich drastisch. Der Geschäftsführer bekommt in kurzen Abständen Zwischenergebnisse präsentiert und es gibt neben vielen kleineren Erfolgsmeldungen auch die Möglichkeit zur schnellen Richtungskorrektur. Uwe S. und seine Mitarbeiter sparen viel Zeit und die Überstunden sinken deutlich.

Für kleinere Aufgaben werden statt 16 Stunden nur noch 3 benötigt, das ist weniger als ein Fünftel der Zeit. Mittlere Themen werden in maximal 2 Wochen abgeschlossen. Für größere Projekte wird nur noch die Hälfte des Arbeitsaufwandes eingesetzt. Im gesamten 5-köpfigen Team sind innerhalb eines halben Jahres aus 780 Überstunden 93 geworden – das ist ein Abbau der Überstunden um 90%.

Klar, dass sich die Stimmung im Team verbessert hat und alle wieder gern zur Arbeit kommen. Das Image von Uwe S. im Unternehmen hat sich komplett gewandelt. Er bekommt heute viel Wertschätzung und Anerkennung seitens des Geschäftsführers, denn er ist jetzt „der, der alles im Griff hat“. Genauso drückte er sich aus, als er mir beim Abschlussgespräch am Telefon dankte.

Geht es Ihnen ähnlich? Haben Sie mit den gleichen Problemen zu kämpfen? Dann nehmen Sie doch einfach Kontakt per Mail mit mir auf, damit wir ein kostenloses Strategiegespräch vereinbaren können. Dabei klären wir am Telefon, wie Ihre Situation genau aussieht, wo der „Schuh drückt“ und wie ich Sie am besten unterstützen kann, damit auch Sie als Teamleiter erfolgreich sind.

Arbeiten 4.0 – Das Weißbuch

In den letzten beiden Blogartikeln habe ich berichtet, dass das Thema „Digitaler Wandel“ immer mehr in den Unternehmen ankommt und dort intensiv diskutiert wird. Auch auf der politischen Ebene wurden einige Workshops zu diesem Thema durchgeführt. Die Ergebnisse sind auf dieser Web-Seite dokumtentiert: www.arbeitenviernull.de

Es geht dabei um folgende Frage: Wie können wir das Leitbild der „Guten Arbeit“ auch im digitalen und gesellschaftlichen Wandel erhalten oder sogar stärken?

Im „Grünbuch“ wurden wichtige Fragen zusammengetragen. Im „Weißbuch“ die Lösungsansätze dazu.

Im ersten Kapitel werden Trends und Treiber aufgeführt. Im zweiten Kapitel sind Spannungsfelder und Gestaltungsbedarf umrissen. Daraus wurde dann im dritten Kapitel das Leitbild „Gute Arbeit im digitalen Wandel“ entwickelt. Im Kapitel 4 werden gemeinsam erarbeitete Lösungsansätze präsentiert. Im fünften Kapitel geht es darum, Arbeit weiterzudenken.

Im folgenden Video stelle ich die Web-Seite, das Weißbuch, weitere Dokumente und einen Selbsttest vor:

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Die Internationale Arbeitsorganisation (ILO)

Pfingsten 2019 habe ich in den Nachrichten einen Beitrag über die ILO (International Labour Organization) gesehen. Sie feiert ihr 100-jähriges Bestehen. Vorher hatte ich noch nie von dieser Organisation, die Teil der Vereinten Nationen ist, gehört.

Sie hat sich in der Vergangenheit um viele Themen gekümmert und dafür gesorgt, dass die Mitgliedsstaaten gute Regelungen finden. Dabei ging es z.B. um das Thema Kinderarbeit oder auch die Beschränkung der täglichen, bzw. Wochenarbeitszeit.

Es liegt der Fokus auf folgende Fragen:

  • Wie sehen die Beschäftigungsverhältnisse der Zukunft aus?
  • Braucht es einen neuen Sozialvertrag zum Ausgleich der gesellschaftlichen Interessen?

Aktuell geht es um die On-Demand-Economy. Was sich dahinter verbirgt erkläre ich in diesem Video:

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Arbeit 4.0 – Begriffsklärungen

Industrie 4.0, Arbeit 4.0, digitaler Wandel, Digitalisierung, Clickworker…

Der digitale Wandel und die Chancen und Herausforderungen daraus werden im Moment viel diskutiert. Richard David Precht warnt vor den Folgen der Digitalisierung. Wie es tatsächlich in 20 Jahren aussehen wird, weiß niemand. Wir sind einfach direkt im Prozess des Wandels.

In diesem Zusammenhang und den Diskussionen, die auch in Unternehmen stattfinden, fallen immer wieder bestimmte Begriffe. Heute werde ich ein paar davon erläutern.

Digitalisierung

Dies ist noch recht einfach zu erklären: Etwas, das vorher analog war, wird in ein digitales Format umgewandelt. Z.B., indem man Papier einscannt, oder den gesamten Prozess digitalisiert, wie es in großen Lagern mit Hilfe von Computern, Robotern und Förderbändern üblich ist.

Digitaler Wandel / Digitale Transformation

Durch digitale Technologien werden digitale Geschäftsmodelle und Wertschöpfungsnetzwerke möglich. Ein Beispiel dafür ist die Buchung einer Reise: Flug, Hotel, Mietwagen, Touristenvisum, Eintrittskarten, Reiseführer, Stadtplan – alles ist entweder über Webanwendungen oder Apps auf Smartphones buchbar. Und die Bezahlung erfolgt ebenfalls digital.

Neue Aufgabenbereiche entstehen

Aber es fallen dadurch nicht nur Arbeitsplätze weg, sondern es entstehen neue Aufgabenbereiche. Im folgenden Video erkläre ich die Begriffe Clickworker und Paid Crowdsourcing.

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Arbeiten auf Augenhöhe

„Arbeiten auf Augenhöhe“ – das hört sich eigentlich doch ganz selbstverständlich an. Ist es aber oft nicht.

Die Mitarbeiter sprechen von „denen da oben“. Der Chef wird auch „Vorgesetzter“ genannt und ein nicht mehr ganz so verbreiteter Begriff für die Mitarbeiter ist „Untergebene“. Dies sind alles Beispiele dafür, dass es ein „oben“ und ein „unten“ gibt und sich Chef und Mitarbeiter tatsächlich nicht auf Augenhöhe begegnen.

In meinem letzten Beitrag habe ich vorgestellt, wie eine Führungskraft in der heutigen VUCA-Welt agieren sollte. Dazu gehört auch ein Arbeiten auf Augenhöhe.

Aber wie geht das? Diese Frage haben sich ein paar Filmemacher auch gestellt und verschiedene Unternehmen gesucht, die genau diesen Schritt gegangen sind. Herausgekommen sind inzwischen mehrere Filme, bei denen ausgewählte Betriebe unterschiedlicher Größe und Branche über mehrere Monate begleitet wurden.

Mir gefallen die Filme sehr gut, weil es Tipps aus der Praxis für die Praxis gibt und man auch erkennen kann, dass der Weg auch mehrere Jahre dauern kann und man womöglich nie ankommt.

Neben den Filmen gibt es auf der Webseite noch einige begleitende Materialien, denn die Filme eignen sich sehr gut, um sie im Team gemeinsam anzusehen und danach zu besprechen und somit seine eigenen Erkenntnisse daraus zu ziehen. Hier geht’s zu den Filmen:
https://augenhoehe-film.de/

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Führung in der VUCA-Welt

Im letzten Beitrag habe ich vorgestellt, was sich hinter dem Begriff „VUCA-Welt“ verbirgt und wie sich die Rahmenbedingungen unsere Arbeitswelt immer mehr verändern.

Ich denke, es haben viele bereits bemerkt, dass in einer VUCA-Welt die „alten“ Führungsmethoden nicht mehr gut funktionieren.

  • Man kann nicht mehr über einen längeren Zeitraum hinweg planen, weil sich ständig etwas ändert. Daher machen 2- oder 3-Jahrespläne keinen Sinn mehr.
  • Entscheidungen können nicht mehr nur von der Führungskraft alleine getroffen werden, weil die Zusammenhänge sehr komplex sind.
  • Starre Prozesse, die „in Stein gemeißelt“ sind, passen nicht mehr zu den sich ständig ändernden Anforderungen.

Wie Führung stattdessen in der VUCA-Welt funktionieren kann habe ich in dem folgenden Bild zusammengefasst:

Führung in der VUCA-Welt

Die einzelnen Elemente erläutere ich in diesem Video:

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VUCA – Wie sich unsere Arbeitswelt verändert

Haben Sie auch das Gefühl, dass sich unsere Arbeitswelt in letzter Zeit sehr verändert?

Früher hatte man noch ausreichend Zeit, um Informationen zu sammeln, zu bewerten und Entscheidungen zu treffen, die dann für den nächsten Monate bzw. Jahr Bestand hatten.

Heute wird dagegen die Dynamik von Veränderungen immer größer. Alles wird komplexer und unsicherer. Entwicklungen lassen sich schlechter vorhersagen, wodurch auch Entscheidungen schwieriger zu treffen sind und viel kürzer gültig sind.

Diese Entwicklung wird unter dem Begriff „VUCA“ zusammengefasst. Die Buchstaben stehen dabei für

  • Volatility
  • Uncertainty
  • Complexity
  • Ambiguity

Eine Erläuterung zu diesen Begriffen gebe ich in diesem Video:

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Es wird also deutlich, dass wir mit den bisherigen Management-Methoden in der neuen VUCA-Welt nicht mehr zurecht kommen und uns anpassen müssen.

Im nächsten Video/Blog-Artikel geht es um die Frage, wie Sie als Führungskraft darauf reagieren sollten.

Monster des Alltags – Die Logik

Heute stelle ich Ihnen ein weiteres Monster des Alltags von Christian Moser vor:

Die Logik

Glauben Sie daran, dass in Unternehmen Entscheidungen objektiv getroffen werden? Denken Sie, dass Führungskräfte immer logische Entscheidungen fällen? Dann sind Sie auf dem Holzweg.

Natürlich werden erst Fakten und Zahlen gesammelt, bevor eine Entscheidung getroffen wird, damit sie möglichst objektiv ist. Aber man kann einfach nicht wirklich alle Fakten kennen und beurteilen. Das wäre viel zu zeitaufwändig, kostspielig und wahrscheinlich ganz unmöglich. Denn unsere Welt ist komplex. Und während Sie fleißig Daten sammeln, passieren schon wieder andere Dinge, die diese beeinflussen.

Führungskräfte müssen einfach irgendwann entscheiden. Und diese Entscheidungen fällen Sie nach bestem Wissen und Gewissen – aus dem Bauch. Häufig wird hinterher nach logischen Argumenten gesucht, warum so entschieden wurde. Aber es geht nicht streng nach der Logik zu.

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Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen: