Wiedererkennungseffekt durch standardisierte Unternehmens-Farben, Schriften und Logo
Was ist ein Corporate Design?
Das Corporate Design kann man mit Unternehmens-Erscheinungsbild übersetzen. Dazu gehören hauptsächlich ein Unternehmens-Logo, Unternehmens-Farben und verwendete Schriften.
Aber Achtung: Insbesondere bei Schriftarten sollten Sie darauf achten, dass Texte gut lesbar sind. Es gibt auch speziell designte Schriften zu kaufen. Diese können aber bei Kunden nicht umgesetzt werden, da diese Ihre Schrift nicht installiert haben. In diesem Fall werden von den Software-Programmen der Text in einer anderen Standard-Schrift dargestellt. Das sieht dann häufig nicht so gut aus und der Sinn der Unternehmens-Schrift geht verloren.
Wofür braucht ein Unternehmen ein Corporate Design?
Es geht um den Wiedererkennungswert. Nur wenn alle Dokumente, Visitenkarten, Flyer, Plakate, Präsentationen, Webseiten, Außenwerbungen, Social-Media-Auftritte, Arbeitskleidung und Merchandise-Artikel einheitlich gestaltet sind, lässt sich eine Marke etablieren. Die Kunden erkennen Ihr Unternehmen bereits an den Farben. Das Unternehmens-Logo gehört natürlich auch dazu.
Daher ist es nicht nur für große Unternehmen wichtig, sondern jeder Firmeninhaber sollte sich Gedanken dazu machen.
Außerdem wirkt ein einheitliches Erscheinungsbild viel professioneller.
Tipp: Halten Sie die festgelegten Farben, Schriften und das Logo in einem Corporate-Design-Handbuch fest. So können alle Mitarbeiter bei Bedarf darauf zurückgreifen. Außerdem hilft so eine Dokumentation dabei, die Standards verbindlich im Unternehmen umzusetzen.
Wie kann das Corporate Design in den MS-Office-Programmen umgesetzt werden?
Sie legen sowohl für die Farben, als auch für die Schriften ein benutzerdefiniertes Set an. Dies können Sie z.B. mit Ihrem Unternehmensnamen benennen, sodass es eindeutig ist.
Bei den Farben haben Sie Zugriff auf die Standard-Farbpalette, oder können sogar sehr genau die Farbe einstellen. Fragen Sie dazu bei den Spezialisten für dieses Thema nach, wie der Anteil an Rot, Grün und Blau bei der jeweiligen Farbe ist.
Dies kostet zwar etwas Zeit, aber Sie müssen es zum Glück nur 1x tun.
1x einstellen – für alle Programme nutzen!
Das Tolle ist: Die eingestellten Farben und Schriften stehen in allen Programmen zur Verfügung!
In PowerPoint nehmen Sie die Einstellungen im Reiter „Entwurf“ in der Gruppe „Varianten“ vor.
In Word finden Sie im Reiter „Entwurf“ die Schaltflächen „Farben“ und „Schriftarten“.
In Excel sind die Schaltflächen „Farben“ und „Schriftarten“ beim Reiter „Seitenlayout“ zu finden.
Wie Sie die Einstellungen vornehmen zeige ich in diesem Video:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2022-04-20 09:40:162022-04-20 09:40:18Wie Sie das CD nur 1x einstellen und dann überall nutzen können
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für Ihre Briefe kreative Betreffzeilen formulieren und was Sie beachten sollten, damit Ihre Texte lebendiger werden. Außerdem lernen Sie die formellen Vorgaben für einen Brief kennen und wie Sie dies in Word in einer Briefvorlage umsetzen.
Worum geht’s?
Die Betreffzeile ist für Ihren Brief sehr bedeutend. Hier entscheidet sich bereits, ob der Empfänger weiter liest, oder den Brief gleich in den Papierkorb wirft.
Oft ist der Betreff aber sehr sachlich und kurz, wie z.B. Terminbestätigung, Rechnung oder Mahnung.
Das ist zwar korrekt, aber so ein Betreff macht keine Lust darauf, den weiteren Brieftext zu lesen. Aufmerksamkeit und Interesse wecken Sie mit kreativen Betreffzeilen, die sowohl sachlich sind, aber auch gleichzeitig einen Blickfang darstellen.
Am Besten wird das anhand von ein paar Beispielen deutlich.
Terminbestätigung:
Schön, dass Sie Zeit haben!
Endlich hat es geklappt – der Termin steht fest!
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen
Wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen:
Die erste Hürde ist genommen
Sie sind eine Runde weiter!
Wir möchten Sie persönlich kennenlernen
Ihre Bewerbung hat uns gefallen
Wenn ich diese Betreffzeilen lese, muss ich innerlich schmunzeln und meine Stimmung hellt sich auf. – Geht es Ihnen genauso?
Sein Sie ruhig mutig! Langweilig kann jeder!
Wenn Sie auf ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung hinweisen möchten, sollte Ihr Betreff neugierig machen. Das funktioniert ganz gut, wenn Sie eine Frage stellen, wie zum Beispiel:
Ist Ihnen auch schon einmal passiert…?
Haben Sie noch Probleme mit…?
Wann haben Sie zuletzt…?
Dabei kommt es darauf an, dass Sie ein (mögliches) Problem Ihrer Kunden erkannt haben und nun die passende Lösung dazu liefern.
So werden Ihre Texte lebendig
Bezugnehmend auf Ihren Anruf… anbei erhalten Sie… die Übernahme der Kosten befindet sich noch in Klärung…
Ich höre besser damit auf, bevor Sie sich bereits beim Lesen dieser Zeile so langweilen, dass Sie weiterklicken.
Mit diesen Phrasen werden die Empfänger Ihrer Briefe sicherlich nicht gerne lesen. Lebendig werden Ihre Texte, wenn Sie eine aktive Sprache verwenden.
Sätze im Aktiv
Oft werden passive Formulierungen verwendet. Beispiele sind: „Ihre Gutschrift wird erstellt.“ oder „Sie werden von uns benachrichtigt.“
Dynamischer klingen dagegen aktive Sätze, die auf das Hilfsverb „werden“ verzichten. Dabei wird beschrieben, wer was tut. Besser ist also: „Wir schreiben Ihnen den Betrag gut.“ oder „Wir rufen Sie zurück.“
Direkte Ansprache
Verbinden Sie Ihre aktiven Sätze mit einer direkten Leseransprache. Vermeiden Sie also „man“, „jeder“, „einige“ und „viele“. Mit diesen Wörtern sprechen Sie die breite Masse an und das bezieht der Leser nicht auf sich. Bei einer direkten Ansprache dagegen hat der Leser den Eindruck, dass er ganz persönlich gemeint ist und kein anderer. So stellen Sie eine persönliche Nähe her.
Also zum Beispiel: „Wir bieten Ihnen…“ oder „Sie erhalten heute…“
Keine Konjunktive
„Wäre“, „hätte“, „würde“, „könnte“ – diese Wörter schwächen Ihre Aussage. Dadurch kommen Sie nicht überzeugend rüber und es ist unwahrscheinlicher, dass sich ein Kunde für Ihr angebotenes Produkt oder Dienstleistung entscheidet. Beispiel:
„Mit unserer Software arbeiten Sie sicher und schnell“ statt „Mit unserer Software können Sie sicher und schnell arbeiten“.
Substantivierungen streichen
Durch Substantivierungen werden Sätze komplizierter und umständlicher. Besser ist es, die entsprechenden Verben zu verwenden.
Also „durchführen“ statt „Durchführung“, „gewährleisten“ statt „Gewährleistung“ oder „verbessern“ statt „Verbesserung“. Manchmal ist es aber besser, einen Satz ganz anders zu formulieren: „Schreiben Sie uns“ statt „Setzen Sie sich mit uns in Verbindung“.
Negationen vermeiden
Sätze mit „nicht“ oder „kein“ können zu Missverständnissen führen. Sie beschreiben, was nicht passiert, aber nicht, was passieren soll. Das darf sich dann der Leser selbst zusammenreimen… Positive Formulierungen sind einfacher zu verstehen und direkter. Es besteht sogar die Gefahr der doppelten Verneinung, die für Verwirrung sorgen kann: „Wir starten mit unserer Arbeit, sobald Sie den Auftrag bestätigt haben“ statt „Wir beginnen nicht, bevor wir nicht Ihre Auftragsbestätigung erhalten haben“.
Kurze Sätze
Halten Sie sich kurz. Kommen Sie auf den Punkt. Bei nicht enden wollenden, verschachtelten Sätzen weiß Ihr Leser am Ende gar nicht mehr, worum es eigentlich geht.
Beispiele können Sie sich bei Dokumenten in einfacher Sprache ansehen, die es inzwischen oft von öffentlichen Verwaltungen gibt.
Die Form: DIN 5008
Wie sollte Ihr Brief formell gestaltet werden? Darauf gibt die DIN 5008 Antworten.
Hier finden Sie Angaben, wie breit die Seitenränder sein sollen, wie viele Zeilen das Anschrift-Feld umfasst, wo wie viele Leerzeilen eingefügt werden sollten, welches Datumsformat zu verwenden ist u.v.m.
Die genauen Angaben finden Sie z.B. bei Wikipedia:
Mit einer Brief-Vorlage in Word effizient arbeiten
In Word können Sie sich eine Brief-Vorlage erstellen, mit der Sie die formalen Anforderungen einfach erfüllen. Wenn einmal alles richtig eingestellt und platziert ist, können Sie und Ihre Kollegen diese Vorlage immer wieder nutzen.
In diesem Video zeige ich Ihnen wo Sie die entsprechenden Funktionen in Word finden und so in 7 Schritten eine einfache Brief-Vorlage erstellen:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
Wie im Video angedeutet, habe ich einen Spickzettel zu diesen 7 Schritten erstellt. So sehen Sie alle Punkte auf einer Seite und sind schnell fertig. Diesen Spickzettel erhalten Sie von mir kostenlos, wenn Sie auf den Button klicken.
Bringen Sie Ihre Briefvorlage auf einen höheren Level und sparen Sie Zeit im täglichen Ablauf.
In diesem kostenlosen Webinar lernen Sie Ihre Briefvorlage zu professionalisieren.
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2022-02-01 10:47:152022-02-01 10:47:18So schreiben Sie Briefe, die gerne gelesen werden
In dem Beispiel oben können Sie bereits gut erkennen, wie Sie mit Formularen Ihre Arbeit leichter und effizienter gestalten können. Das Beispiel zeigt einen Brief und dort möchte man natürlich die Empfängeradresse, das Datum und die Anrede immer an der selben Stelle im Dokument platzieren. Hierfür eigenen sich Formularfelder.
Es gibt noch viel mehr Anwendungsgebiete:
Personaleinstellungsbogen
Einarbeitungsplan
Einrichtung eines neuen PC-Arbeitsplatzes mit entsprechenden Angaben zu Softwareprogrammen und Zugriffsrechten
Urlaubsantrag
Datenblatt zu einem Kunden
Datenblatt zu einem Lieferanten
Welche Beispiele für Formulare kennen Sie? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.
In Word können Sie für Formulare verschiedene Felder einsetzen. Das kann ein Textfeld sein, oder die Möglichkeit, etwas anzukreuzen oder auch eine Mehrfachauswahl. Dafür benötigen Sie in Word den zusätzlichen Reiter „Entwicklertools“. Für Anfänger oder Ungeübte ist das nicht geeignet.
Wenn Sie aber eigentlich gar nicht so hohe Ansprüche an Ihr Formular haben, sondern wie im Beispiel oben nur Text an eine bestimmte Stelle einfügen möchten, dann sollten Sie sich einmal das kostenlose Add-In „Curly“ ansehen.
Mehr dazu in diesem Video:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2021-11-19 09:53:182021-11-19 09:53:27Wie Sie ganz einfach ein Formular mit Word erstellen
In MS-Word haben wir eine gut funktionierende Rechtschreibprüfung. Ich jedenfalls habe schon häufig Tippfehler dadurch korrigiert. Es werden sogar teilweise Grammatikfehler gefunden. Die entstehen bei mir immer dann, wenn ich erst einen Satz beginne, dann aber an der Formulierung etwas ändere. Dabei kann es passieren, dass meinem Satz das Verb fehlt, oder Mehrzahl und Einzahl nicht zueinander passen.
Wer aber noch weiter gehen will und auch Vorschläge zum Stil erhalten möchte, dem empfehle ich den Duden-Mentor zu testen.
Der ist als Add-In in Word vorhanden oder auch auf der Webseite verfügbar. Als Add-In wird Ihr Text während Sie ihn in Word schreiben analysiert, auf der Webseite kopieren Sie Ihren fertigen Text einfach in das große Textfeld.
Die Hinweise des Duden-Mentors gehen aber über die einfache Korrektur hinaus: Sie erhalten Erklärungen zu Ihren Fehlern.
Mehr dazu in diesem Video:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2021-11-16 09:22:172021-11-16 09:22:19Bessere Texte mit dem Duden-Mentor
Gegenderte Texte zu schreiben ist gar nicht so einfach…
Ich persönlich tue mich schwer mit dem Gendern. Das sieht man auch in meinen Blog-Artikeln, YouTube-Videos und E-Books: Ich verwende ausschließlich die männliche Form ohne Sternchen, Unterstrich, Doppelpunkt oder Binnengroßschreibung. Aber ich meine natürlich alle Personen. Auch eine genderneutrale Form zu finden ist oft nicht so leicht. Da muss ich ganz schön nachdenken, um eine Alternative zu finden.
Daher war ich positiv überrascht, dass ich in Word ein Add-In installieren kann. Dieses kleine Programm analysiert meinen Text und macht mir zu den Treffern Vorschläge, die dann mit Sternchen sind, oder beide Formen verwendet oder auch neutrale Alternativen anbietet. Viele der Vorschläge sind gut, aber einige Treffen nicht unbedingt den gleichen Sinn.
Bei einem Vorschlag für „Chef“ musste ich dann aber doch herzlich lachen: „Teppichetage“.
Aber sehen Sie selbst:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
Wie gefällt Ihnen die App? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2021-09-23 16:24:422021-09-23 16:24:45Einfacher gendern mit einem Add-In
Auf der Suche nach Add-Ins für Word, die mir die Arbeit erleichtern könnten, bin ich auf „Date and Time“ gestoßen. Erst dachte ich kurz, dass das eine sinnvolle App sein könnte, aber dann habe ich mich gefragt, warum ich dafür eine App brauche? Das aktuelle Datum und die Uhrzeit können Sie ganz einfach über ein Feld einfügen. Und das geht aus meiner Sicht genauso schnell.
In diesem Video zeige ich Ihnen, wie das geht:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2021-09-21 08:12:392021-09-21 08:12:41Wie Sie auch ohne ein Add-In das Datum und die Uhrzeit einfügen
Mal schnell etwas nachschlagen – dafür schlägt doch heute niemand mehr ein Lexikon oder eine Enzyklopädie auf. Vielleicht machen das einige noch zu Hause, aber ganz sicher nicht im Büro. Wenn wir uns informieren wollen, dann nutzen wir Wikipedia.
Eine Definition oder Erklärung passt auch immer einmal gut in ein Konzept oder Bericht. Also wird Wikipedia aufgerufen, der Begriff gesucht, Text kopiert, in die Word-Datei eingefügt und die Quelle genannt.
Das sind viele Klicks und ein Wechsel zwischen verschiedenen Fenstern ist notwendig.
Das geht mit diesem Add-In in Word viel schneller und einfacher.
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2021-09-16 17:21:292021-09-16 17:21:31Add-In für Wikipedia-Zitate
Emojis verwenden wir alle gerne im privaten Bereich bei Kurznachrichten. Aber auch im beruflichen Kontext können Sie Emojis sinnvoll einsetzen. Meine Ideen dazu:
Anleitungen: mit einem Fähnchen geben Sie den Hinweis, das nun eine wichtige Information folgt
Konzept: mit einer Glühbirne machen Sie deutlich, dass dies eine Idee ist
In einer Tabelle machen Sie mit Hilfe von verschiedenen Berufs-Emojis deutlich, um welche Gruppe es sich handelt
Welche Ideen haben Sie? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.
Die Emojis finden Sie nicht im Menü, also nicht über Einfügen – Symbole. Hier stehen uns zwar auch viele kleine Bilder zur Verfügung, aber die sind nicht bunt. Man kann sie nur einheitlich einfärben.
Stattdessen hilft eine Tastenkombination weiter:
Windows-Taste + Punkt
Dann öffnet sich ein kleines Zusatzfenster, in dem alle verfügbaren Emojis angezeigt werden.
Im folgenden Video zeige ich die Auswahl, die Sie haben:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2021-03-09 09:47:502021-03-09 09:47:52Mit Emojis Texte in Word aufpeppen
Wenn ich in Texten größere Zahlen lese, fällt es mir ohne den 1000er-Punkt schwer, die Zahl richtig zu erkennen. Den Punkt dann immer selbst einfügen zu müssen war mir zu umständlich und mir die Blöße zu geben, dass ich Schwierigkeiten habe, Zahlen zu lesen fiel mir schwer.
Ich habe mich gefragt, ob Word dafür eine Lösung biete.
Und es gibt sie!
Mit einem Texteffekt funktioniert es
Ich gebe zu, diese Funktion ist einmal wieder gut versteckt.
Bisher habe ich bei „Texteffekt“ immer nur an Word-Art gedacht. Aber es gibt dort auch Zahlenformate. Das Format OLD hilft bei meinem Problem.
Wobei es zwei verschiedene Formatvorlagen gibt: proportional und tabellarisch.
Welche Formatvorlage welchen Effekt hat und warum ich dadurch Zahlen besser lesen kann, erkläre ich in diesem Video:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2021-03-04 12:00:112021-03-04 12:00:13Wie Sie in Word größere Zahlen gut lesbar gestalten
Viele Dateien, Probleme mit den Formatierungen – STRESS
Ist es mal wieder Zeit, den Geschäftsbericht zu erstellen? Oder einen Quartalsbericht, der wegen der Corona-Krise dieses Mal besonders umfangreich wird? Oder einen Projektabschlussbericht?
Egal, um welche Art es sich handelt, es gibt immer wieder die gleichen Probleme: Mehrere Abteilungen erstellen umfangreiche Word-Dokumente mit Zahlen und Erläuterungen, die Ihnen kurz vor dem Abgabetermin zugemailt werden und Sie versuchen alle Inhalte in eine umfangreiche Word-Datei zusammenzubringen, sodass auch die Formatierungen der Überschriften, Seitennummern und Kopfzeilen passen.
Das kostet Zeit und Nerven und wird richtig stressig, wenn dann Ihr Chef meint, es müsste die Reihenfolge geändert werden.
Aber das geht auch einfacher und effizienter.
Zentral- und Filialdokumente
Ein Zentraldokument enthält Verknüpfungen zu einer Gruppe von zusammengehörigen Filialdokumenten. Verwenden Sie ein Zentraldokument, um ein umfangreiches Dokument zu organisieren und zu verwalten, indem Sie es in kleinere, einfacher zu handhabende Filialdokumente aufteilen.
Ein Filialdokument wird von der jeweiligen Abteilung mit Inhalten gefüllt.
In dem Zentraldokument können Sie für alle Filialdokumente ein Inhaltsverzeichnis, einen Index, Querverweise und Kopf- bzw. Fußzeilen erstellen.
Wie das genau funktioniert erkläre ich in diesem Video:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
Eine Anleitung können Sie auch hier herunterladen:
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2020-06-11 09:23:322020-06-11 09:23:34Effizient mit großen Dokumenten arbeiten
Meine 10 besten Tipps für mehr Effizienz und Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz
Mit Ihrer kostenlosen Anmeldung erhalten Sie jeden Tag eine einfach umsetzbare bebilderte Lektion, mit der Sie sofort mehr freie Zeit erhalten. Zusätzlich erhalten Sie regelmäßig neue Tipps sowie exklusive Angebote für mehr Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz. Sie können sich jederzeit mit nur einem Klick aus dem E-Mail-Verteiler wieder austragen. Unter diesem Link finden Sie die Datenschutzerklärung.
Meine 10 besten Tipps für mehr Effizienz und Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz
Mit Ihrer kostenlosen Anmeldung erhalten Sie jeden Tag eine einfach umsetzbare bebilderte Lektion, mit der Sie sofort mehr freie Zeit erhalten. Zusätzlich erhalten Sie regelmäßig neue Tipps sowie exklusive Angebote für mehr Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz. Sie können sich jederzeit mit nur einem Klick aus dem E-Mail-Verteiler wieder austragen. Unter diesem Link finden Sie die Datenschutzerklärung.