Effizient mit großen Dokumenten arbeiten

Viele Dateien, Probleme mit den Formatierungen – STRESS

Ist es mal wieder Zeit, den Geschäftsbericht zu erstellen? Oder einen Quartalsbericht, der wegen der Corona-Krise dieses Mal besonders umfangreich wird? Oder einen Projektabschlussbericht?

Egal, um welche Art es sich handelt, es gibt immer wieder die gleichen Probleme: Mehrere Abteilungen erstellen umfangreiche Word-Dokumente mit Zahlen und Erläuterungen, die Ihnen kurz vor dem Abgabetermin zugemailt werden und Sie versuchen alle Inhalte in eine umfangreiche Word-Datei zusammenzubringen, sodass auch die Formatierungen der Überschriften, Seitennummern und Kopfzeilen passen.

Das kostet Zeit und Nerven und wird richtig stressig, wenn dann Ihr Chef meint, es müsste die Reihenfolge geändert werden.

Aber das geht auch einfacher und effizienter.

Zentral- und Filialdokumente

Ein Zentraldokument enthält Verknüpfungen zu einer Gruppe von zusammengehörigen Filialdokumenten. Verwenden Sie ein Zentraldokument, um ein umfangreiches Dokument zu organisieren und zu verwalten, indem Sie es in kleinere, einfacher zu handhabende Filialdokumente aufteilen.

Ein Filialdokument wird von der jeweiligen Abteilung mit Inhalten gefüllt.

In dem Zentraldokument können Sie für alle Filialdokumente ein Inhaltsverzeichnis, einen Index, Querverweise und Kopf- bzw. Fußzeilen erstellen.

Wie das genau funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Eine Anleitung können Sie auch hier herunterladen:

Die 5 häufigsten Fehler beim Erstellen einer Word-Datei

Bei meinen Trainings und Arbeitsplatzcoachings fallen mir immer wieder die gleichen Fehler auf, die beim Schreiben eines Textes in MS-Word gemacht werden. Dabei wird unnötig Zeit verschwendet. Es sind nur Kleinigkeiten, aber aufsummiert ist es dann doch ärgerlich.

  1. Sofort alles formatieren
  2. Text mit der Return-Taste auf die nächste Seite schieben
  3. Tabulatoren nutzen
  4. Wörter selbst trennen
  5. Zu wenig Platz für Unterschrift oder handschriftliches Ausfüllen von Formularen

Sofort alles formatieren

Wenn Sie einen Text schreiben, dann schreiben Sie bitte erstmal nur den Text. Die Formatierungen kommen dann im nächsten Schritt. Wenn Sie dafür dann Formatvorlagen verwenden, sind Sie schnell, sicher und effizient unterwegs, auch wenn Sie am nächsten Tag z.B. die Formatierung der Überschriften ändern wollen.

Text mit der Return-Taste auf die nächste Seite schieben

Dies beobachte ich ganz häufig. Der erste Teil des Textes steht auf der ersten Seite. Der zweite Teil soll dann auf die zweite Seite landen. Was machen viele? Sie drücken so oft auf die Return-Taste, bis der Text auf die zweite Seite gerutscht ist. Wenn Sie später den Text auf der ersten Seite ergänzen, müssen Sie daran denken, entsprechend viele Leerzeilen wieder zu löschen. Das ist unnötig und kann schnell vergessen werden. Besser ist es, einen Seitenumbruch einzufügen.

Tabulatoren nutzen

Sie wollen eine Preisliste erstellen? Linksbündig sollen dabei die Produkte stehen und weiter rechts, möglichst untereinander, die Preise. Anfänger füllen die Lücke mit Leerzeichen. Das funktioniert meist nicht, weil die Preise nicht exakt untereinander stehen. Fortgeschrittene nutzen die Tab-Taste. Das geht schon etwas besser, bringt aber auch ein paar zeitraubende Probleme mit sich (die ich im Video demonstriere). Viel einfacher und schneller erstellen Sie eine Preisliste mit Hilfe einer Tabelle.

Wörter selbst trennen

Manchmal sieht der Text nicht besonders schön aus, da die Zeilen unterschiedlich lang sind. Auch der Blogsatz ist in der Regel nicht besser, weil dadurch die Wörter auseinander gezogen werden und größere Lücken entstehen. Also denken sich viele: dann trenne ich mal die Wörter. Das ist zwar eine gute Idee, aber bitte tun Sie dies nicht selbst. Wenn Sie später Text ergänzen oder die Seitenränder ändern, müssen Sie die Trennstriche selbst löschen. Besser ist es, Word diese Arbeit für Sie erledigen zu lassen und die entsprechende Funktion zu nutzen (erkläre ich im Video).

Zu wenig Platz für Unterschrift oder handschriftliches Ausfüllen von Formularen

Ich gebe zu, das ist so ein ganz persönliches Ding von mir. Meine Unterschrift ist relativ groß, jedenfalls größer, als mir häufig der Platz gelassen wird. Auch in Formularen benötige ich eine gewisse Zeilenhöhe, um diese handschriftlich ausfüllen zu können. Oft habe ich aber den Eindruck, dass der Ersteller des Formulares dies überhaupt nicht getestet und berücksichtigt hat. Schade. Denn es wäre bestimmt noch Platz gewesen…

Das folgende Video ist länger, als sonst bei mir üblich, weil ich nicht nur die 5 häufigsten Fehler beim Erstellen einer Word-Datei nenne, sondern auch zeige, wie Sie es besser machen können.

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Texte ändern wie durch Zauberhand

Kennen Sie auch das Gefühl, dass Sie immer wieder das Gleiche schreiben? Wäre es nicht toll, den Absatz nur mit einer einfachen Tastenkombination einzufügen? Oder vielleicht eine automatisch ersetzte Abkürzung, so dass Sie direkt weiterschreiben können?

Genau so sparen Sie mit Textbausteinen Zeit und machen noch dazu weniger Tippfehler. Zugegeben, es braucht ein bisschen Gewöhnung, aber es ist definitiv die Mühe wert.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen die wichtigsten Grundlagen für einen soliden Start mit Textbausteinen zeigen. Die wichtigsten Themen sind dabei:

  • Wie fügen Sie Textbausteine ein?
  • Wie finden Sie die ersten Bausteine?
  • Wie gewöhnen Sie sich die Kürzel an?

Auf die Frage, wie Sie mit der Autokorrektur arbeiten, gibt es zwei Antworten, a) entweder direkt in dem Programm, sofern es das unterstützt oder b) mit Hilfe einer separaten Textbaustein-Software.

Für die Verwendung, direkt in einem Programm, nehmen wir Microsoft Word als Beispiel, da es für die meisten zur täglichen Arbeit gehört. Ein Tipp am Rande: Auch Outlook hat eine Autokorrektur-Funktion, die der von Word sehr ähnelt.

Option A: Autokorrektur in Word verwenden

Die Autokorrektur ersetzt falsch geschriebene Wörter automatisch durch die richtige Variante. Das können Sie sich zu Nutze machen, indem Sie statt einer falschen Schreibweise eine Abkürzung eintragen, die durch ein längeres Wort oder einen ganzen Satz ersetzt wird.

Lassen Sie sich nicht durch die Bezeichnung Autokorrektur verwirren, es geht nicht wirklich um eine Korrektur, sondern darum, Wörter bzw. Zeichenfolgen beim Schreiben automatisch durch Texte zu ersetzen. Also genau das, was Ihnen die Arbeit erleichtert.

Leider ist das ändern der Autokorrekturen etwas umständlich. Das Autokorrektur-Menü finden Sie in den Optionen von Word. Die erreichen Sie über das Menü „Datei“ unter „Optionen“. In dem Fenster, das sich dann öffnet, wählen Sie auf der linken Seite den Eintrag „Dokumentenprüfung“ und klicken dort den „Autokorrektur-Optionen“-Button.

Autokorrektur-Optionen inWord

Um eine neue Korrektur zu erstellen, tragen Sie einfach das zu ersetzende Wort in das Feld „Ersetzen“ und den einzufügenden Text in das mit „Durch“ überschriebene Feld ein. Wichtig ist, dass Sie die Ersetzung durch den „Hinzufügen“-Button speichern. Einfach den „OK“-Button zu drücken reicht nicht aus.

Autokorrektur-Funktion in Word

Probieren Sie es aus, fügen Sie die Ersetzung „lg“ -> „Liebe Grüße“ hinzu und tippen Sie in ein Dokument „lg“ und die Leertaste. Jetzt sollte „lg“ direkt durch „Liebe Grüße“ ersetzt worden sein.

Damit haben Sie die Grundlage geschaffen. Statt mühselig immer die gleichen Texte zu tippen, fügen Sie jetzt einfach automatisch erweiterte Textblöcke ein. Klingt zu schön um wahr zu sein? Einen kleinen Schönheitsfehler hat die Sache.

Das Problem ist nämlich, dass Word diese Funktion nur in eigenen Dokumenten ermöglicht. So müssten Sie sich für Outlook eine eigene Sammlung anlegen und in anderen Programmen ohne Autokorrektur bleibt Ihnen schlimmstenfalls nur wieder das selber Schreiben.

Option B: Textbaustein-Software

Besonders wenn Sie mit verschiedenen Programmen arbeiten oder das Programm Ihrer Wahl, gar keine Textbausteine bereitstellt, können Sie das mit einer Textbaustein-Software zu lösen. So eine Software erweitert praktisch alle Programme um eine zentrale Textbausteinfunktion.

Das bedeutet, dass Sie nicht nur überall die gleichen Kürzel verwenden können, sondern auch, dass Sie alle Bausteine an nur einer Stelle zu verwalten brauchen. Besonders praktisch ist das, vor allem bei größeren Textbaustein-Sammlungen, da Ihnen Einteilungen in Kategorien und eine Suchfunktion dabei helfen den Überblick zu behalten.

Hier ist ein Beispiel, wie die Verwaltung in der Textbaustein-Software TastenTrick (klick) aussieht.

Textbaustein-Software Tastentrick

Neben den herkömmlichen Textersetzungen, lassen sich auch Tastenkombinationen oder das Einfügen aus der Zwischenablage in Bausteine einbinden. So befüllen Sie in windeseile Formulare oder steuern Programme über Tastenkombinationen. Aber das ist ein Thema für ein anderes Mal.

Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, können Sie TastenTrick, eine Textbaustein-Software für Windows (klick), 30 Tage kostenlos testen.

Machen Sie Textbausteine zur Wunderwaffe

Nachdem die Technik geklärt ist, geht es jetzt um die tatsächliche Anwendung.

Wie Sie die ersten Textbausteine finden

Viele der wirklich zeitsparenden Bausteine werden Sie im Alltag entdecken. Zum Beispiel wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselbe Beschreibung oder den gleichen Link verschicken.

Eine gute Quelle für solche wiederkehrenden Themen ist ihr Posteingang und (falls noch vorhanden) Ihre gesendeten E-Mails. Nehmen Sie sich die Zeit und halten Sie nach wiederkehrenden Formulierungen, langen Wörtern oder häufigen Tippfehlern Ausschau. Sammeln Sie all Ihre Funde erst einmal in einem Dokument und entscheiden Sie welche Texte sich als Textbaustein eignen. Manchmal muss noch ein wenig Hand angelegt werden, damit die genaue Formulierung auch passt.

Zusätzlich sind hier noch ein paar Ideen, die sich als nützlich erwiesen haben:

  • Symbole, lange oder umständlich zu schreibenden Wörter (ø, Quadratmeter, iPhone)
  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Webseite, Adresse)
  • Tippfehler korrigieren (dirket -> direkt, nciht -> nicht)
  • Grußformeln und Anreden
  • Verzeichnispfade und Links

Bausteine zur Gewohnheit machen

Zu guter Letzt bleibt nur noch eine Kleinigkeit. Die Frage, „Wie soll ich mir die ganzen Abkürzungen merken?“

Dafür sind hier ein paar Tipps:

  1. Versuchen Sie nicht sich alle Kürzel auf einmal zu merken. Das frustriert nur und bringt wenig Erfolg. Denken Sie daran, dass der Großteil der Zeitersparnis wahrscheinlich aus einer relativ kleinen Zahl, sehr häufig genutzter Bausteine entsteht. Konzentrieren Sie sich auf diese.
  2. Wählen Sie ein/zwei Kürzel pro Tag, auf die Sie sich konzentrieren. Achten Sie besonders darauf, sie wo es geht anzuwenden.
  3. Vermeiden Sie „clevere“ Kürzel. Je einfacher und offensichtlicher, desto besser. Denn die schlaue Eselsbrücke ist schnell vergessen und muss sie sich gedanklich wieder herleiten, was beim Schreiben nicht gerade hilfreich ist.
  4. Raten Sie. Wenn Sie glauben, dass Sie schon einen Baustein für den Text haben, probieren Sie das erste Kürzel, das Ihnen dazu einfällt, aus. Es ist überraschend, wie häufig das passt. Und wenn nicht, überlegen Sie, ob Sie das Kürzel ändern sollten, denn die ursprüngliche Version war ja eh zu schwer zu merken.

Damit sind wir am Ende der Textbaustein-Starter-Tour angekommen. Ich hoffe Sie haben einige hilfreiche Anregungen gefunden.

Über den Autor

Mein Name ist Christian Deneke. Ich bin Gründer von TastenTrick, einer Textbaustein-Software für Windows.

Ich helfe Menschen gern dabei Probleme effizienter zu lösen und die vielen Möglichkeiten der Technik zu nutzen.

Kontakt: https://TastenTrick.de (klick)

Zeit sparen mit Textbausteinen

Keine Lust, immer alles selbst zu tippen? Keine Zeit, um einen Text zu formulieren?

„Ich habe das doch schon einmal geschrieben, aber wo ist die Datei?“

Kennen Sie das? Bei Briefen, Angeboten, Anschreiben oder Bestätigungen verwenden Sie eigentlich immer wieder den gleichen Text. Oder zumindest einige Varianten davon.

Statt immer wieder die Texte neu zu formulieren und zu tippen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie auf alte Texte zurückgreifen. Und wo finden Sie diese?

Machen Sie es so, wie viele meiner Trainingsteilnehmer und durchsuchen die Dateiablage nach passenden Texten? Das kostet viel Zeit und Nerven.

Viel schneller geht es mit Textbausteinen bzw. Schnellbausteinen, die Sie einmal abspeichern und dann immer wieder verwenden können. Wie Sie diese Texte hinterlegen und einfügen, erkläre ich in diesem Video:

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Schnelltabelle: Mit nur einem Klick eine fertige Tabelle in Word einfügen

Wenn Sie in Word eine Tabelle einfügen, ist sie erstmal sehr schlicht – Sie erhalten lediglich ein Tabellenraster.

Das Layout zu verändern, also die Überschriftenzeile in einer anderen Farbe zu hinterlegen und die Schrift in „Fett“ zu haben, können Sie entweder selbst manuell tun, oder eine der Formatvorlagen dafür nutzen.

Noch schneller, also mit einem Klick geht es mit der sogenannten Schnelltabelle. Der Vorteil hier: Sie legen nicht nur das gewünschte Layout fest, sondern können bereits fertige Inhalte einfügen, die dann nur noch von Ihnen angepasst werden müssen. Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Briefvorlagen: Loch- und Falzmarkierungen einfügen

Früher, auf dem gedruckten Briefpapier gab es sie immer: kleine Striche an der linken Seite. Durch diese Loch- und Falzmarkierungen war es einfach, den Brief an der richtigen Stelle zu lochen bzw. die Seite so zu falten, dass sie gut in einen Umschlag passt.

In vielen Unternehmen gibt es schon lange kein bedrucktes Briefpapier mehr, sondern das Unternehmenslogo und die Angaben zum Unternehmenssitz, Geschäftsführung und Bankverbindung wird in der Briefvorlage in Word hinterlegt.

Ich habe bisher allerdings nur wenige Briefvorlagen mit den Loch- und Falzmarkierungen gesehen. Das liegt wahrscheinlich daran, dass man einen kleinen Trick anwenden muss, um diese drei kleinen Striche richtig zu positionieren.

Wie es geht, erkläre ich in diesem Video Schritt für Schritt:

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Nun zu den benötigten Maßen. Ich empfehle die Strichfarbe zu ändern und einen Grauton zu wählen.

Lochmarkierung

Der Strich ist 0,6 cm lang. Die Werte für die Positionierung der Lochmarkierung können Sie diesem Screenshot entnehmen:

Falzmarkierungen

Die Falzmarkierungen sind jeweils 0,3 cm lang. Die Werte für die obere Falzmarkierung sehen Sie hier:

Die Werte für die untere Falzmarkierung sind:

Wie Sie Dokumenteigenschaften geschickt nutzen

Im letzten Beitrag habe ich begonnen, Tipps für die Gestaltung von Briefvorlagen in Word weiterzugeben. Im nächsten Schritt möchte ich nun auf der zweiten Seite in der Kopfzeile Informationen aus der ersten Seite des Briefes wiederholen.

Konkret geht es darum, auf der zweiten Seite oben z.B. „Angebot vom 10.05.2019“ stehen zu haben. Dabei werden einfach der Betreff und das Datum von der ersten Seite hier wiederholt.

Dafür nutzen Sie am Besten die Dokumenteigenschaften, die Sie als Feld auf der ersten und zweiten Seite einfügen. Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:

Dokumenteigenschaften in Word

Sie können auch ein Feld anders nutzen, als der Name es vorgibt. Wenn Sie z.B. die Rechnungsnummer als Feld einfügen möchten, dann könnten Sie „Titel“ dafür nutzen. Im Hinweistext zum Feld gibt es die Möglichkeit, dem Anwender der Dokumentenvorlage einen entsprechenden Hinweis zu geben.

Wie Sie dabei genau vorgehen erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie in einem Word-Dokument unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen gestalten

Von meinen Kunden werde ich immer wieder gefragt, ob ich noch Ideen habe, um die Briefvorlagen besser zu gestalten.

Mir fällt dazu z.B. die Gestaltung der Kopf- und Fußzeilen ein. Ich erinnere mich noch, wie wir früher fertig bedrucktes Briefpapier verwendet haben. Heute, mit Farbdruckern, die eine gute Druckqualität besitzen, wird in der Regel darauf verzichtet. Damals gab es zwei verschiedene Varianten des bedruckten Briefpapiers: Einmal mit größerem Unternehmenslogo oben rechts und der Bankverbindung in der Fußzeile, einmal nur mit einem kleineren Unternehmenslogo und leerer Fußzeile.

Dies können Sie auch in Word realisieren. Dafür müssen Sie einen Abschnittswechsel einfügen und die Verknüpfung der Kopf- und Fußzeile mit den Inhalten der ersten Seite deaktivieren. Wie das genau funktioniert erkläre ich in diesem Video Schritt-für-Schritt:

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Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

Makro zum Einfügen einer Tabelle in einem bestimmten Layout

In ein Word-Dokument eine Tabelle einzufügen ist ja ganz einfach. Aber es kostet Zeit, bis das Tabellenlayout den eigenen Vorstellungen entspricht. Schneller geht’s mit einem Makro, wodurch Sie immer wieder Ihr eigenes Tabellenlayout nutzen können.


Eine Tabelle dem Corporate Design anzupassen kostet Zeit

Ich bin mir sicher, auch in Ihrem Unternehmen gibt es festgelegte Standards zum Layout einer Tabelle. Schriftart, Schriftgröße, Farben, Linienart usw.

Eine Tabelle in ein Word-Dokument einzufügen ist leicht gemacht. Aber sie den genannten Vorgaben anzupassen, kostet Zeit. Vielleicht sollen die Spaltenüberschriften mit einer dunklen Farbe hinterlegt sein, dann müssen Sie im Anschluss auch noch für die Schriftfarbe „weiß“ wählen, damit man die Buchstaben gut lesen kann. Oder die Zeilen sollen abwechselnd heller und dunkler schattiert sein.

Statt alles Schritt für Schritt selbst einzustellen, können Sie auch die Tabellenformatvorlagen nutzen.

Aber passen die Vorlagen zufällig? Wahrscheinlich nicht.

Mit einem Makro Zeit sparen

Deutlich einfacher und schneller können Sie zukünftig Tabellen in Ihr Word-Dokument einfügen, wenn Sie dafür ein entsprechendes Makro aufnehmen.

So erreichen Sie auch, dass ungeübte Word-Anwender mit einem Klick die perfekte Tabelle erstellen.

Ein weiterer Effekt: Sie können sich ganz auf die Inhalte konzentrieren und müssen sich nicht mehr mit dem Layout herumschlagen.

Wie Sie ein entsprechendes Makro selbst aufnehmen können (ganz ohne Programmierkenntnisse), erkläre ich in diesem Video:

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