Work Management – Was es ist und warum Ihr Betrieb es braucht

Was ist Work Management?

Mit Hilfe eines Work-Management-Systems schaffen Sie es, dass jeder Mitarbeiter im Betrieb zu jedem Zeitpunkt weiß, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Ziel ist es, dass die Planung, Organisation und Durchführung aller Aufgaben reibungsloser abläuft.

Was ist der Unterschied zwischen Work Management und Projektmanagement?

Beim Work Management werden sowohl Projekte, als auch Prozesse organisiert.

Projekte umfassen neue Aufgabenstellungen, die zeitlich begrenzt sind und für die ein Projektteam eingesetzt wird.

Prozesse sind wiederkehrende Arbeitsschritte, die sich durch den gesamten Betrieb ziehen können.

In vielen Unternehmen wird zwischen dem Tagesgeschäft und Projekten unterschieden. Am Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters findet aber beides statt. Die Mitarbeiter verbringen einige Zeit mit den täglichen Routineaufgaben und einige Zeit mit Projektaufgaben. Gut wäre, wenn man für beides nur ein System hätte.

Warum Ihr Betrieb ein Work Management benötigt

Was beim Projektmanagement selbstverständlich ist, ist es bei der täglichen Arbeit in der Regel nicht: Sowohl die Führungskraft, als auch jeder Mitarbeiter haben einen vollständigen Überblick, welche Aufgaben und Termine geplant sind und wie der Stand der Dinge ist.

Sie denken jetzt vielleicht, dass dies auch gar nicht notwendig ist für das Tagesgeschäft, denn es läuft ja. Wenn Sie aber genauer hinschauen, stellen Sie fest, dass auch bei der täglichen Arbeit Schnittstellen nicht geklärt sind, es zu Doppelarbeiten kommt, Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigt werden oder liegen bleiben, wenn ein Mitarbeiter plötzlich krank ist. – Einfach, weil die Transparenz darüber fehlt.

Ich kenne einige Unternehmen und Teams, die versucht haben, diese Transparenz über eine Excel-Liste herzustellen. Im geringen Umfang und mit wenigen Beteiligten mag das noch funktionieren. Aber besser wäre es, ein Tool zu benutzen, das jedem Mitarbeiter eine tägliche Aufgabenliste anzeigt und den Vorgesetzten automatisch informiert, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Es sollte einfach zu bedienen und grafisch ansprechend sein.

Geeignete Tools stelle ich hier in meinem Blog immer einmal wieder vor.

Wie effizient sind Sie organisiert?

Wissen Sie, wie effizient Sie organisiert sind und ob Ihnen unter Umständen sogar kostbares Einsparpotenzial entgeht? Eine Antwort auf diese Fragen gibt Ihnen der neue Online-Effizienzrechner von MAPPEI.


Lassen Sie sich in drei einfachen Schritten berechnen, welcher Zeitgewinn und welches Einsparpotenzial mit dem MAPPEI-System erreicht werden kann.


https://www.mappei.de/de/effizienzrechner/

Ihr Notfallplan bei Virus-Alarm

Keine Panik bei Viren-Alarm

Grippe-Viren, Magen-Darm-Viren, Corona-Virus. Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Viren von einem Mensch zum anderen übertragen werden. Das eine Jahr sind weniger Personen betroffen, das andere mehr. Die Verläufe sind unterschiedlich. Wer gut auf diese Fälle vorbereitet ist, der kann dem Ganzen gelassen entgegensehen.

Vorab: Ich gebe in diesem Artikel keine Gesundheits- und Hygienetipps und möchte auch gar nicht auf den aktuellen Corona-Virus eingehen. Mir geht es ums Büro, um den Betrieb. Da ist der Virus nur ein Anlass, darüber zu schreiben, aber nicht der eigentliche Grund.

Gründe, warum es im Betrieb eng werden könnte

Wenn man sich die aktuellen Maßnahmen ansieht, mit denen versucht wird das Virus einzudämmen, dann kann man erkennen, dass es 4 Gründe geben könnte, warum Ihr Unternehmen nicht mehr so läuft, wie bisher. Allerdings gibt es große Unterschiede. Aber schauen wir uns doch einmal die Gründe genauer an:

Kitas und Schulen werden für 2 Wochen geschlossen

Angenommen, in Ihrem Betrieb arbeiten mehrere Mütter. Wenn dann in Ihrem Ort alle Kitas und Schulen geschlossen werden, bleiben in der Regel die Mütter zu Hause, um die Kinder zu betreuen. Vielleicht können einige Familien noch auf die Großeltern zurückgreifen, aber das funktioniert sicherlich nicht für 14 Tage. Und einfach Urlaub zu nehmen, ist für viele sicherlich keine einfache Alternative.

Diese Situation ist für Sie als Unternehmer noch recht komfortabel. Denn Ihre Mitarbeiterinnen sind arbeitsfähig. Nur nicht immer und nicht zu den gewohnten Zeiten. Und natürlich nicht bei Ihnen im Büro.

Gut wäre es, wenn Sie auf diesen Fall vorbereitet sind und den Mitarbeiterinnen es ermöglichen könnten, von zu Hause zu arbeiten. Dafür sind einige Voraussetzungen bei den Mitarbeiterinnen notwendig, aber auch in Ihrem Betrieb.

Zur Unterstützung habe ich eine Checkliste für Sie zusammengestellt, die Sie hier kostenlos herunterladen können:

Mehrere Mitarbeiter sind krank

Ganz anders sieht die Situation natürlich aus, wenn sich mehrere Mitarbeiter angesteckt haben und nun krank sind. Diese Gefahr besteht natürlich nicht nur bei dem aktuellen Corona-Virus, sondern es gab sie schon immer bei einer Grippewelle oder bei einem Magen-Darm-Virus.

Solange nur 1 bis 2 Mitarbeiter ausfallen, wird der Betrieb wahrscheinlich ganz gut weiter laufen, denn diese Situation kennen Sie auch schon aus der Urlaubszeit.

Was aber, wenn die Hälfte oder sogar 2/3 der Mitarbeiter fehlt?

Dann benötigen Sie einen Notfallplan, in dem aufgelistet ist, welche Prozesse bzw. Aufgaben unbedingt weiterhin erledigt werden müssen. Die verbliebenen Mitarbeiter benötigen dann vielleicht noch zusätzliche Freigabekompetenzen (z.B. um Rechnungen bezahlen zu können). Außerdem sind Checklisten und Prozessbeschreibungen eine gute Hilfe, weil die Kollegen wahrscheinlich einige Aufgaben noch nie vorher übernommen haben. Das Wissen dazu sollte also dokumentiert sein. Auch Anleitungen zu speziellen Softwareprogrammen gehören dazu.

Einige Aufgaben können Sie vielleicht an Dienstleister auslagern. So könnte die Telefonzentrale von einem Anbieter für Telefonservices übernommen werden. Die Buchhaltung kann vielleicht Ihr Steuerberater abwickeln oder ein geeigneter Büroservice. Sie sollten also rechtzeitig mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt treten, damit die Suche nach einem geeigneten Partner nicht erst im Fall der Fälle beginnt.

Viele Mitarbeiter wohnen in einem Sperrgebiet

Eine Maßnahme, die in einzelnen Fällen nun beim Corona-Virus getroffen wird, ist die Absperrung ganzer Ortschaften oder Regionen mit der damit verbundenen Quarantäne.

Wenn nun viele Ihrer Mitarbeiter in diesem Sperrgebiet wohnen, dürfen sie also nicht mehr zur Arbeit kommen, sind aber arbeitsfähig. Diese Mitarbeiter könnten also auch im Homeoffice arbeiten.

Welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden sollten, erkennen Sie in meiner Checkliste, die Sie kostenlos herunterladen können.

Ihr Unternehmen liegt in einem Sperrgebiet

Es könnte auch sein, dass Ihre Mitarbeiter zwar arbeiten können, aber Ihr Betrieb im Sperrgebiet liegt und somit die Büros nicht erreichbar sind.

Auch in diesem Fall wäre es gut, wenn Sie vorab bereits mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt getreten wären. So könnte z.B. ein Business Center eine gute Alternative sein. Hier können Sie tageweise fertig eingerichtete Büros anmieten und auch den Telefonservice gleich dazu buchen. Dann müssen Sie „nur“ noch für die technische Ausstattung Ihrer Mitarbeiter sorgen.

Sie merken, auch in diesem Fall ist es wichtig, rechtzeitig einen Notfallplan zu erstellen, in dem alles geregelt ist.


Weitere Informationen, z.B. zu der Frage, ob der Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice anordnen darf und wie das Thema Lohnfortzahlung in Deutschland gesetzlich geregelt ist, finden Sie hier (externer Link – führt zum ZDF). Bedenken Sie auch, wenn vorhanden, den Betriebsrat einzubinden.


Lassen Sie uns reden!

Sie haben noch keinen Notfallplan?

Ihre Prozesse sind nicht dokumentiert?

Einzelne Arbeitsschritte sind nicht in Checklisten festgehalten?

… Und Sie wissen gerade gar nicht, wie Sie dieses Thema angehen sollen? Dann biete ich Ihnen ein kostenloses Strategie-Gespräch an, in dem wir gemeinsam überlegen können, was die nächsten Schritte wären und wie ich Sie dabei unterstützen kann.

Arbeit 4.0 – Begriffsklärungen

Industrie 4.0, Arbeit 4.0, digitaler Wandel, Digitalisierung, Clickworker…

Der digitale Wandel und die Chancen und Herausforderungen daraus werden im Moment viel diskutiert. Richard David Precht warnt vor den Folgen der Digitalisierung. Wie es tatsächlich in 20 Jahren aussehen wird, weiß niemand. Wir sind einfach direkt im Prozess des Wandels.

In diesem Zusammenhang und den Diskussionen, die auch in Unternehmen stattfinden, fallen immer wieder bestimmte Begriffe. Heute werde ich ein paar davon erläutern.

Digitalisierung

Dies ist noch recht einfach zu erklären: Etwas, das vorher analog war, wird in ein digitales Format umgewandelt. Z.B., indem man Papier einscannt, oder den gesamten Prozess digitalisiert, wie es in großen Lagern mit Hilfe von Computern, Robotern und Förderbändern üblich ist.

Digitaler Wandel / Digitale Transformation

Durch digitale Technologien werden digitale Geschäftsmodelle und Wertschöpfungsnetzwerke möglich. Ein Beispiel dafür ist die Buchung einer Reise: Flug, Hotel, Mietwagen, Touristenvisum, Eintrittskarten, Reiseführer, Stadtplan – alles ist entweder über Webanwendungen oder Apps auf Smartphones buchbar. Und die Bezahlung erfolgt ebenfalls digital.

Neue Aufgabenbereiche entstehen

Aber es fallen dadurch nicht nur Arbeitsplätze weg, sondern es entstehen neue Aufgabenbereiche. Im folgenden Video erkläre ich die Begriffe Clickworker und Paid Crowdsourcing.

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FAQ zum Prozessmanagement

Diese Fragen werden mir immer wieder zum Prozessmanagement gestellt. Gerne antworte ich darauf:

Ich frage 3 Kollegen zu einem bestimmten Prozess und bekomme 5 Antworten. Wenn ich ein paar Tage später nochmal etwas nachfrage, wird mir wieder etwas anderes erzählt. Wie soll ich so einen Prozess dokumentieren können?

Das ist tatsächlich die große Herausforderung bei der Prozessaufnahme und -dokumentation.  Es bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter nicht wissen, was sie tun. Viel mehr ist es so, dass den Mitarbeitern nicht sofort alle Schritte einfallen. Außerdem kann es gut sein, dass jeder eine Aufgabe etwas anders durchführt. So kommt es zu den Unterschieden.

Mein Tipp: Bringen Sie alle 3 Kollegen zusammen und dokumentieren den Prozess mit Hilfe von Haftnotizzetteln an einer Metaplanwand. So können die Unterschiedlichen Vorgehensweisen direkt diskutiert werden. Eine andere Möglichkeit wäre, sich die einzelnen Arbeitsschritte direkt am Arbeitsplatz zeigen zu lassen und genau zu beobachten.

 

Warum soll ich zu einem Arbeitsschritt auch aufschreiben, wer das tut und welche Dateien, Softwareprogramme und andere Sachmittel dafür benutzt werden?

Wenn Sie diese zahlreichen Elemente eines Prozesse auch dokumentieren, arbeiten Sie mit einem sehr hohen Detaillierungsgrad. Oft werden Prozesse gar nicht so detailliert beschrieben. Aber das hat Nachteile: Wenn z.B. ein Mitarbeiter Daten in Excel erfasst, diese ausdruckt, um sie an einen Kollegen weiterzugeben, der dann wiederum Teile davon manuell in Excel erfasst ist dies ein gelinde gesagt nicht ganz optimaler Prozess. Diese Verbesserungspotenziale finden Sie allerdings nur heraus, wenn Sie sich einen Prozess so detailliert anschauen. Auf einer höheren Ebene sehen Sie diese Punkte nicht und denken, der Prozess läuft optimal. 

 

Wie viele Prozesse sollte ich dokumentieren?

Die einfache Antwort darauf lautet: Alle. Dafür werden Sie aber wahrscheinlich einige Jahre benötigen.

Mein Tipp: Beginnen Sie mit den Kernprozessen. Denn hier wird das Geld verdient. Optimierungsmaßnahmen bringen hier die größten Effekte.

 

Wie halte ich die Prozessdokumentation immer aktuell?

Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, dass dies in 100% der Prozesse gelingt. Es würde wahrscheinlich bereits helfen, wenn Sie bei jeder Änderung (z.B. Einführung einer neuen Software, Änderungen in der Aufbauorganisation, Umstrukturierungsmaßnahmen) daran denken, auch die Prozesse anzupassen.


 

Sie wollen durchstarten und Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht nur aufschreiben, sondern auch optimieren? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“.  Hier stelle ich Ihnen ausführlich alle Methoden vor.

Außerdem zeige ich Ihnen eine kostenlose Software, mit der Sie ereignisgesteuerte Prozessketten professionell dokumentieren können.

Wohin führt eine Prozesslandschaft?

Heute möchte ich Ihnen noch ein paar Begriffe aus dem Prozessmanagement erklären.


Die Prozesslandschaft

Die Prozesslandschaft gibt einen guten Überblick über die Prozesse im Unternehmen. Dabei ist der Detaillierungsgrad noch relativ hoch.

Es wird in 3 Ebenen unterschieden: der Kernprozess ist zentral und steht daher in der Mitte. Darüber gibt es Management-Prozesse. Unterhalb des Kernprozesses werden die unterstützenden Prozesse angeordnet.

  • Management-Prozesse:
    • Festlegung der Unternehmensziele
    • Unternehmenssteuerung
    • Überwachung der Zielerreichung
  • Kernprozess:
    • Sichtbarer und unmittelbarer Kundennutzen
  • Unterstützende Prozesse:
    • Bereitstellung betriebliche Ressourcen
    • Sicherung des reibungslosen Ablauf des Geschäftslebens

Ein Beispiel sieht so aus:

Nachdem man die Prozesslandschaft erstellt hat, kann man die einzelnen Prozesse dokumentieren. In der Fachsprache wird dies auch „modellieren“ genannt.

Elemente eines Prozesses

Ein Prozess besteht aus verschiedenen Elementen. Zentral ist natürlich die Aufgabe. Man sollte zur Aufgabe aber auch dokumentieren, wer der Aufgabenträger ist, wer also diese Aufgabe übernimmt. Dazu nennt man nicht den konkreten Mitarbeiternamen, sondern die Funktion, wie sie im Organigramm steht (z.B. „Assistenz“ oder „Sachbearbeiter Rechnungswesen“ oder „strategischer Einkäufer“). Um alles perfekt zu dokumentieren, sollte man auch noch dazuschreiben, welche Sachmittel, Software und Informationen (z.B. Dateien) für die Erledigung dieser Aufgabe benötigt werden.

 

Methoden der Prozessaufnahmen

Es gibt zahlreiche Methoden, um Prozesse aufzunehmen. Ich will diese hier nicht einzeln nennen. Üblicherweise werden die Sachbearbeiter befragt, wie Sie in einem bestimmten Prozess vorgehen. Die einzelnen genannten Arbeitsschritte werden dann aufgeschrieben. Man kann aber auch die Mitarbeiter beobachten oder Laufzettel einsetzen.

 

Methoden der Prozessdokumentation

Auch hier gibt es zahlreiche Methoden, um Prozesse zu dokumentieren. Einige eignen sich speziell für IT-Abteilungen, andere wurden für den öffentlichen Dienst entwickelt.

Ich möchte hier die „Ereignisgesteuerte Prozesskette“ nennen, die 1992 von einer Arbeitsgruppe unter Leitung von August Wilhelm Scheer an der Universität des Saarlandes in Zusammenarbeit mit der SAP AG entwickelt wurde. Die Elemente sind: Operatoren, Ereignisse, Funktionen. Ein Ereignis beschreibt den Beginn des Prozesses (z.B. Kunde bestellt Produkt xy per Fax) und auch den erreichten Zustand am Ende des Prozesses (z.B. Produkt ist an den Kunden ausgeliefert). Funktionen sind die einzelnen Aufgaben. Es gibt an einigen Stellen Konnektoren, an denen ein Prozess verzweigt. Man unterscheidet zwischen „und“ und „oder“. Bei einem Und-Konnektor laufen im Prozess zwei Arbeitsstränge parallel ab, bei einem Oder-Konnektor geht es im Prozess entweder in der einen oder anderen Richtung weiter. Dabei kann es sein, dass in einer Schleife vom Nebenstrang auf dem Hauptprozess weiter oben zurückgeführt wird (z.B. wenn ein Formular nicht vollständig ausgefüllt ist) oder der Nebenstrang endet (z.B. wenn eine Bestellung abgebrochen wird). Die einzelnen Elemente werden mit sogenannten „Kanten“ verbunden. Es handelt sich dabei um eine sehr verbreitete Methode, die auch ich jahrelang angewendet habe.

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Sie möchten die von mir erwähnten Methoden zur Prozessaufnahme und Prozessdokumentation genauer kennenlernen? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“.  Hier stelle ich Ihnen ausführlich alle Methoden vor.

Außerdem zeige ich Ihnen eine kostenlose Software, mit der Sie ereignisgesteuerte Prozessketten professionell dokumentieren können.

Einstieg ins Prozessmanagement

In welchen Fällen werden in Ihrem Unternehmen Projektmanagement-Methoden eingesetzt? Meiner Erfahrung nach sind es häufig Produktentwicklungs- und Kundenprojekte. Heute möchte ich einen weiteren Aspekt hinzufügen: die Prozesse. Aus meiner Sicht haben viele Projekte das Ziel, Prozesse zu verbessern. Auch die Einführung einer neuen Software, dient der Prozessoptimierung.

So gibt es viele Überscheidungen des Projektmanagements mit dem Qualitätsmanagement und dem Geschäftsprozessmanagement.

Definition Geschäftsprozess

Aber was ist eigentlich ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess findet funktions- und organisationsübergreifend statt und verknüpft wertschöpfende Aktivitäten. Er ist auf die Kundenerwartungen ausgerichtet.

 

Der Detaillierungsgrad

Wenn man einen Geschäftsprozess beschreibt, dann gibt es unterschiedliche Detaillierungsgrade. Man beginnt mit dem Wertschöpfungsprozess. Dieser wird dann in Teilprozesse aufgeteilt. Die Teilprozesse werden mit ihren einzelnen Prozessschritten beschrieben. Auf der untersten Detaillierungsebene gibt es dann die konkreten Arbeitsschritte.

 

Ziele der Prozessdokumentation

Wenn Sie die konkreten Arbeitsschritte beschreiben, dann haben Sie eine Arbeitsanweisung für Ihre Mitarbeiter erstellt. Aber auch für die Einführung einer neuen Software benötigen Sie diesen Detaillierungsgrad, um genau ermitteln zu können, welche Arbeitsweisen sich durch die neue Software verändern. Auch für Prozessoptimierungsprojekte ist es wichtig, den aktuellen Stand zu dokumentieren. Hierbei könnte es aber ausreichend sein, die Prozessschritte zu beschreiben. Wenn Sie einen Prozess dann im Laufe des Projektes verbessern, sollten Sie den neuen Stand ebenfalls für alle sichtbar machen. Wenn Sie dagegen eine Mitarbeiterbedarfsplanung aufbauen wollen, benötigen Sie nicht nur die Prozessschritte, sondern auch Aussagen darüber, wie lange ein Prozessschritt dauert und wie häufig er z.B. in einem Monat von den Mitarbeitern ausgeführt wird. Vielleicht streben Sie aber auch eine ISO-Zertifizierung an und benötigen daher die Prozessdokumentation.

 

Prozess-Ziele

An einen Prozess werden in der Regel hohe Anforderungen gestellt:

    • Qualität (Null-Fehler, dauerhaftes hohes Qualitätsniveau)
    • Zeit (geringe Durchlaufzeiten, kurze Liefertermine, Termintreue)
    • Kosten (maximale Kapazitätsauslastung, geringer Ressourcenverbrauch, niedrige Prozesskosten)

Diese Ziele stehen in einem Spannungsfeld zueinander. Um ein hohes Qualitätsniveau zu erreichen benötigt man in der Regel viel Zeit und es entstehen hohe Kosten. Aber dieses „Magische Dreieck“ ist Ihnen ja bereits vom Projektmanagement bekannt. So muss man auch bei den Prozessen immer einen guten Ausgleich zwischen diesen drei Zielen schaffen.

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Sollen Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen dokumentieren und verbessern? Dann empfehle ich Ihnen meinen Basiskurs Prozessmanagement.

In diesem Videokurs erkläre ich Ihnen in ca. 2,5 Stunden die wichtigsten Methoden, mit denen Sie sofort starten können.

 

Ist ein Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen etabliert?

Der globale Wettbewerbsdruck steigt und die Behauptung auf den Märkten wird für viele Unternehmen zunehmend schwieriger. Die Geschäftsmodelle werden komplexer und die Wertschöpfungsketten länger und verzweigter. Mehr denn je ist organisatorische Kompetenz gefragt; sie bildet die Grundlage für den zukünftigen Unternehmenserfolg. Organisatorische Kompetenz zeigt sich in einer ausgeprägten Kundenauftragsorientierung und Qualitätsverantwortung. Um sie aufzubauen, müssen sich die Unternehmen auf ihre Geschäftsprozesse konzentrieren.

Prozesse werden bisher nur dokumentiert, aber nicht gemessen oder verbessert

In einer Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers wurde untersucht, wie weit verschiedene Unternehmen das Geschäftsprozessmanagement bereits etabliert haben. Außerdem sollten die wesentlichen Elemente für ein effizientes, zukunftsorientiertes und gleichzeitig praxisbezogenes Management von Geschäftsprozessen herausgearbeitet werden. (Zur Studie hier klicken)

Festgestellt wurde, dass derzeit gerade erst einmal die systematische Dokumentation von Geschäftsprozessen erfolgt, was einen wesentlichen ersten Schritt darstellt, aber noch lange nicht das Ziel ist. Eine konsequente Messung der Prozessleistung anhand definierter Kennzahlen, die die Basis für die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen liefern können, wird nur von ganz wenigen Unternehmen durchgeführt.

Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass für die erfolgreiche Ausgestaltung eines funktionsfähigen Geschäftsprozessmanagements folgende Punkte berücksichtigt werden sollten:

      • Das Geschäftsprozessmanagement muss als Führungsfunktion im Unternehmen organisatorisch verankert und mit den notwendigen Entscheidungskompetenzen ausgestattet sein.
      • Nicht nur wertschöpfende, sondern auch administrative Geschäftsprozesse müssen gleichermaßen in das Geschäftsprozessmanagement einbezogen werden.
      • Für die effiziente Durchführung des Geschäftsprozessmanagements müssen konsequent analytische IT-Systeme eingesetzt werden.
      • Die Messung der Leistung von Geschäftsprozessen muss IT-unterstützt anhand von Prozessleistungsindikatoren erfolgen.

 

Ich kann den ersten beiden Punkten zustimmen, habe aber bei der Messung durch IT-Systeme Bedenken. Zum einen sehe ich einen hohen Aufwand, der notwendig ist, Prozesse so zu gestalten, dass sie durch IT-Systeme ausgewertet werden können und brauchbare Ergebnisse für Kennzahlen liefern. Zum anderen sehe ich die Gefahr der zu starken Überwachung der Mitarbeiter.

Wenn z.B. gemessen wird, wie lange ein Mitarbeiter benötigt, um Stammdaten in einer Datenbank zu erfassen, kommt bei dem Kollegen, der während der Eingaben einen Telefonanruf annimmt, ein schlechter Wert heraus.

Keine Zeit für die Prozessoptimierung

Eine Studie von SAP mit dem Titel „Einfachere Geschäftsprozesse 2015: Strategische Ziele erreichen„ kommt zu folgenden Erkenntnissen: die meisten Mitarbeiter sind zu sehr damit beschäftigt, wichtige Projekte und ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Sie können sich deshalb nicht eingehend mit der Vereinfachung von Geschäftsprozessen befassen.

Allerdings werden für komplexe Prozesse immer mehr Ressourcen benötigt, um die Unternehmensziele zu erreichen. Sie könnten an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden. Durch einen erhöhten bürokratischen Aufwand verlangsamt Komplexität auch die internen Prozesse. Solche Verzögerungen führen zu Frustration bei Kunden, Lieferanten und Partnern. Sie bevorzugen dann Wettbewerber. Wenn das Erreichen von Zielen innerhalb des Unternehmens zu schwierig wird, wandern Talente ab und Know-how geht verloren.

Vereinfachte Strukturen bringen dagegen viele Vorteile: bessere Kundenwahrnehmung, höhere Rentabilität, geringere Kosten, stärkere Mitarbeiterbindung und effektive Zusammenarbeit. Darüber hinaus werden Redundanzen minimiert und die Effizienz verbessert.

Aber wie kann man denn nun seine Prozesse vereinfachen?

Der Vorschlag ist, ein Projekt für die Verschlankung von Prozessen einzurichten, in dem sich einige Mitarbeiter eine Zeit lang ausschließlich mit diesem Thema beschäftigen. Dieses Projekt sollte einen hohen Stellenwert im Unternehmen haben. Gleichzeitig muss aber auch klar sein, dass die Mitarbeiter durch die Vereinfachung von Prozessen nicht ihren Job verlieren. Sonst werden sie nicht kooperieren.

Meine Erfahrung deckt sich mit der Empfehlung aus der Studie, dass Unternehmen die Komplexität verringern können, indem sie die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt ausgewählten Ansprechpartnern zur Verfügung stellen.

Dabei können entsprechende IT-Systeme helfen. Dass in dieser Studie viel Wert auf diesen Punkt gelegt wird, sollte uns nicht verwundern, da SAP ja solche IT-Systeme verkauft.

Aber meine Erfahrung ist auch, dass Prozesse zeitaufwändiger und fehleranfälliger werden, wenn die Schnittstellen zwischen den Systemen nicht ordentlich funktionieren. Wenn also ein Mitarbeiter Daten aus einer Software manuell in eine andere Software übertragen muss.

Oder wenn die Informationen in vielen verschiedenen Systemen verwaltet werden. So habe ich mal bei einem Trainingsteilnehmer folgendes beobachtet: er sollte als Einkäufer ein bestimmtes Produkt nachbestellen. In einer Datenbank hat er nachgesehen, von welchen Lieferanten dieses Produkt angeboten wird. In einer anderen Datenbank hat er die Preise recherchiert, um sie vergleichen zu können. Wiederum in einer anderen Datenbank hat er die Lieferbedingungen nachgelesen (z.B. ob ein bestimmter Lieferant nur die Bestellung annimmt, wenn eine gewisse Mindestgröße erreicht wurde). Ich weiß noch, dass er noch eine weitere Datenbank benötigte, aber ich kann mich nicht mehr erinnern, wofür. Mir war inzwischen schon ganz schwindelig geworden.

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PROjekt – PROdukt – PROzess

Heute möchte ich nochmal auf den Produktentwicklungsprozess zurückkommen.

Im Produktentwicklungsprozess werden die drei Themen Projektmanagement, Prozessmanagement und Produktentwicklung vereint.

Für die Neu- oder Weiterentwicklung eines Produktes wird in der Regel ein Projekt gestartet.

Da aber bereits früher einige Male ein neues Produkt entwickelt wurde, hat sich dazu bereits ein Prozess etabliert.

Ich habe eine interessante Publikation mit dem Titel „Organisierter, strukturierter und methodenunterstützter
ProduktEntstehungsProzess“ gefunden, die sich an KMU wendet und die ich Ihnen empfehlen kann.

Hier geht’s zur PDF-Datei: ProduktEntstehungsProzess (klicken)

Unternehmensnachfolge: Der Standpunkt entscheidet über den Blickwinkel

Passend zum bundesweiten Aktionstag „Unternehmensnachfolge ist weiblich“ nennt Ihnen Lioba Heinzler in diesem Gastartikel die 3 notwendigen Schritte, mit denen Sie Ihre Unternehmensnachfolge erfolgreich regeln.


Seit vielen Jahren begleite ich Nachfolgeprozesse. Manchmal sind es die ersten, eher philosophischen Gedanken nach dem Motto: Was bleibt von meiner Idee, wenn ich in Ruhestand gehe?

Entweder oder, oder, oder.

Manche meiner Kunden drücken in den Coachings ihre Überlegungen direkter aus mit Worten wie: „Abschließen und Schlüssel wegwerfen oder finde ich jemanden, dem ich den Staffelstab weitergeben kann?“ Oder es gibt in den Unternehmen gemeinsame Workshops mit allen Beteiligten über den zeitlichen Ablauf der Nachfolge und im Laufe der Arbeit stellt sich heraus, dass es doch noch eine Menge Fragen gibt, die jede und jeder erst mal für sich beantworten muss, bevor man sich über einen verbindlichen Fahrplan der Übergabe verständigen kann.

Oder ich begleite Nachfolger*innen, die nun, nachdem sie verantwortlich sind, beim Hineinwachsen in die neue Aufgabe. Hierbei erlebe ich in jeder Konstellation ganz eigene Herausforderungen, die gemeistert werden wollen. Für die einen ist es die neue Rolle innerhalb des Teams oder der Familie, die gefüllt werden muss – für die anderen sind es großen Zahlen und der damit verbundenen Verantwortung, die Bauchschmerzen machen.

Nachfolge – und das Sortieren im Vorfeld

Im Moment erlebe ich gerade im direkten Umfeld beide Seiten: bei den Gleichaltrigen mit Mitte und Ende 50zig, die langsam über das Aufhören nachdenken, bei den Freunden und Freundinnen meiner Tochter, die als Nachfolger*innen in Frage kommen. Dabei sehe ich das eher willkürliche Nachdenken und Sortieren des Themas, eine Überforderung bei der Komplexität des Themas und auch ein Aussitzen, Verdrängen und Schweigen gerade auch innerhalb der Familien.

Licht im Dunkel oder Durchblick im Dschungel

Nachfolge ist ein komplexes Unterfangen mit mehreren Beteiligten und unterschiedlichsten Interessen und oft langjährigen Beziehungen mit diversen Verwicklungen. Doch es lässt sich wie jedes vielschichtige Thema auch systematisch angehen.

Zuerst lassen sich drei Phasen im zeitlichen Ablauf beschreiben:

  1. Vor der Übergabe mit den ersten Überlegungen und verschiedenen Interessen.
  2. Die vertragliche Übergabe mit Zahlen, Daten und Fakten und Unterschriften.
  3. Die Entscheidung für die Zukunft gestalten: neue Verantwortlichkeiten und Chef*innen.

Positionen, Interessen und Konstellationen

Es gibt immer zwei Positionen mit sehr unterschiedlichen Interessen: Der Abgebende und der Übernehmende. Zu verstehen, dass unterschiedliche Standpunkte verschiedene Blickwinkel und Horizonte eröffnen und damit sich auf die Prioritäten unterscheiden, ist eine der zentralen Herausforderungen im Prozess der Unternehmensnachfolge. Diese berechtigten vielfältigen Anliegen gilt es wahrzunehmen, zu akzeptieren und dann in die gemeinsame Verhandlung und Klärung zu gehen.

Es sind ganz viele gesellschaftsrechtliche Konstellationen möglich:

  • Übergabe in der Familie, vielleicht schon als Tradition;
  • Übergabe an firmeninterne Mitarbeitende;
  • Externer Verkauf an Geschäftsführer und/oder Gesellschafter
  • Verkauf an eine juristische Person, eine Gesellschaft (Private Equity)

Die verschiedenen Phasen, Positionen und Konstellationen haben unterschiedliche Fragestellungen, die sich je nach Standpunkt sehr unterscheiden. Im Folgenden schlage ich Ihnen eine Struktur vor, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen können, um zu einer tragfähigen Entscheidung zu kommen.

1. Schritt: Entscheidung für die eigene Klarheit

Ein kluger Unternehmer, eine kluge Unternehmerin überlegt sich frühzeitig, wie der Laden auch ohne sie oder ihn läuft. Damit meine ich gar nicht, den Ausstieg aus Altersgründen. Es kann immer, in jedem Alter nötig sein, dass ein Notfallplan fürs Unternehmen existenzielle Hilfe für die ist, die zum Beispiel im Krankheitsfall das Notwendige tun können.

Sich frühzeitig sich auch mit dem Ausstieg aus Altersgründen zu beschäftigen, ist ebenfalls klug. Sinnvoll ist eine Zeitspanne von zirka 5 Jahren, mit der Sie Gestaltungsraum für Ihre Nachfolge haben. Natürlich spielt immer auch die Größe und die Konstellation eine Rolle.

In dieser Phase ist wichtig, dass Sie sich zuerst darüber klarwerden, was Sie wirklich wollen.

Bedenke:

2. Schritt: Auch die andere Seite braucht innere Klarheit

Sie haben sich sortiert und wissen nun, was Ihnen bei der Nachfolge wichtig ist. Nun müssen Sie die andere Seite ansprechen und ihr die Möglichkeit geben, sich für diese große Herausforderung zu sortieren. Das geht weder von heute auf morgen, noch von alleine. Stellen Sie Ihrer potentiellen Nachfolger*in einen professionellen Sparringspartner für dieses Thema zur Verfügung. Es geht mit einem Coach einfach leichter und schneller.

Bevor Sie miteinander ins intensive Gespräch zum Thema Nachfolge gehen, muss auf jeden Fall auch der oder die potentiellen Übernehmer für sich klären, was für sie entscheidend ist. Verhandeln kann ich nur, wenn ich weiß, was ich will: Also was will ich? Das ist der erste Schritt auf beiden Seiten: Klarkriegen, was ich will und meine Anliegen priorisieren.

3. Schritt: Verhandeln für die Zukunft Ihres Unternehmens

Im gemeinsamen Gespräch geht es dann darum, gut zuzuhören, was der andere will. Ganz und wirklich verstehen, auch das, was hinter den einzelnen Aussagen, Interessen und Prioritäten liegt. Dann sortiert es jeder für sich wieder in Ruhe:

  • Was sind die Gemeinsamkeiten?
  • Wo sind Schnittstellen?
  • Welche Vorstellungen schließen sich gegenseitig aus?

Nehmen Sie sich Zeit für diesen Schritt. Diese Themen lassen sich nicht zwischen Tür und Angel und auch nicht beim Familienkaffee am Sonntag besprechen. Oft hilft ein professionelles Setting in einem Tagungshotel, weg vom Alltagsgeschäft auf neutralem Boden.

Nun macht es je nach Fragestellungen sinnvoll, Fachleute wie Steuerberater oder Rechtsanwälte dazu zu nehmen. Und je klarer es für die Beteiligten wird, auch schon mal an die Hausbank zu denken. Auf jeden Fall gilt die Regel: Je besser Sie die Themen im Vorfeld miteinander geklärt haben, umso unkomplizierter gestalten sich die Verträge.

Und es lässt sich auch umdrehen: Je weniger klar der Abgebende und der Übernehmende sind, umso mehr spült es die heißen Themen bei den harten Fakten nach oben. Das ist anstrengend und kräftezehrend für alle Beteiligten und wird letztlich Ihrem Lebenswerk nicht gerecht.

Wenn Sie Unterstützung für das Thema Unternehmensnachfolge suchen, dann lassen Sie uns miteinander sprechen. Hier geht es zur Terminvereinbarung: http://liobaheinzler.de/terminvereinbarung/

Meine Veranstaltungen zum Thema Nachfolge:

  1. Juni 2017: Bundesweiter Aktionstag „Unternehmensnachfolge ist weiblich“: Ich bin wieder mit dabei.

Webinare und Workshops zum Thema finden Sie auf meiner Webseite unter Termine via http://liobaheinzler.de/veranstaltungen

In den nächsten Monaten folgt ein Podcast zum Thema Nachfolge. Ich halte Sie gerne auf dem Laufenden, hinterlassen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse. Ich freue mich auf den Kontakt mit Ihnen:

Ihre Lioba Heinzler

www.liobaheinzler.de | info@liobaheinzler.de