5 zentrale Grundlagen der Kaizen-Methode

5-S-Methode, TQM, Ishikawa-Diagramm, TPM, die sieben Muda, Just-in-Time – dies alles sind Methoden, die zu Kaizen gehören. In diesem Artikel stelle ich die 5 zentralen Grundlagen von Kaizen vor und zeige auf, wie dies auch im Büro umgesetzt werden kann.

So funktioniert die Kaizen-Methode auch im Büro

Von Kaizen und neuen Managementmethoden aus Japan habe ich vor rund 30 Jahren in meinem Studium gehört. Damals haben viele von uns Hausarbeiten und Diplomarbeiten zu diesen Methoden geschrieben. Immer ging es darum, wie die erfolgreichen Strategien von Toyota auf Deutschland und unsere Unternehmen adaptiert werden können.

Natürlich haben sich zuerst deutsche Automobilhersteller damit beschäftigt, inzwischen sind die Methoden in allen Branchen angekommen.

Nachdem man Erfolge im Produktionsbereich feiern konnte, wurden die Erfahrungen auch ins Büro übertragen.

Obwohl ich dachte, dass dieses Thema inzwischen überall bekannt und angewandt wird, beobachte ich immer wieder, insbesondere in kleinen Unternehmen, das dies nicht so ist.

Die Chance auf effizienteres Arbeiten, bessere Erfolge und mehr Kundenzufriedenheit wird leider oft vertan.

Wenn auch Sie das Gefühl haben, dass es an Ihrem Arbeitsplatz noch Potenzial gibt, dann nehmen Sie sich gerne etwas Zeit für diesen Artikel.

Prozessorientierung

Sich regelmäßig mit Prozessverbesserungen zu beschäftigen zahlt sich am Ende für ein Unternehmen aus.

Aber niemand hat Lust, Prozesse zu dokumentieren. Da dies sehr zeitaufwändig ist und der Sinn manchmal auf dem Weg verloren geht, kommen viele Teams gar nicht dazu, ihre Prozesse zu verbessern.

Was aber passiert, wenn Unternehmen nicht ständig an Prozessverbesserungen arbeiten, lesen Sie hier: Warum Prozesse kontinuierlich verbessert werden müssen

Wie geht es einfacher?

Dies ist die Frage, die ich mir immer stelle. Sehr gute Erfahrungen habe ich mit der Salutogenen Geschäftsprozessanalyse gemacht. Hier liegt der Schwerpunkt auf die Gestaltung von Arbeit, die die Mitarbeiter gesund erhält. D.h. man fragt die Mitarbeiter eines Teams nicht „Welche Prozesse müssen verbessert werden?“, sondern „Welche Prozessschritte stressen Sie?“

Dieser andere Blick auf Prozesse macht es vielen Mitarbeitern einfacher, eine Antwort zu geben und die Motivation ist größer an Verbesserungen zu arbeiten. Außerdem beschäftigt man sich nicht erst einmal mit der reinen Dokumentation, sondern kommt gleich zu den Schmerzpunkten. Um zu verstehen, wo das Problem liegt, muss natürlich trotzdem der Prozess, z.B. mit Hilfe von Moderationskarten, dokumentiert werden.

Dennoch lohnt es sich, mit den verschiedenen Prozessaufnahme- und Dokumentationsmethoden auseinander zu setzen. Einen Einstieg ins Prozessmanagement gebe ich Ihnen hier (klick).

Kundenorientierung

Wer ist Ihr Kunde? Welche Bedürfnisse und Erwartungen hat Ihr Kunde? Dies sind zwei elementare Fragen.

Eigentlich ist doch klar, wer der Kunde ist. – Eigentlich. Denn wenn ich bei meinen Trainingsteilnehmern auf diesen Punkt zu sprechen komme, habe ich oft den Eindruck, dass es doch nicht so klar ist. Angenommen, ich würde einen Kinderpartyservice betreiben. Wer wäre mein Kunde? Die Kinder, die teilnehmen? Das Geburtstagskind? Die Eltern, die meinen Service bezahlen?

Auch die Idee des internen Kunden scheint oft noch nicht so ganz verstanden zu sein. Da fallen dann Sätze, wie „Wenn der Kollege xy das nicht richtig ausfüllt, dann muss er sich auch nicht wundern, dass ich das nicht bearbeite.“ Und immer wieder wird über „die da oben“ und „die da unten“ gesprochen, wenn man seine Kollegen meint. Probleme an den Schnittstellen werden hier sichtbar.

Eine klare Ausrichtung auf die Kunden (interne und externe) und deren Erwartungen hilft dabei, die eigenen Dienstleistung zu verbessern und das schafft eine höhere Kundenzufriedenheit.

Außerdem verbessern Sie dabei Ihre eigenen Abläufe und konzentrieren sich auf die wichtigen Punkte.

Sie fragen sich, wie Sie dieses Thema nun konkret angehen sollen? Ich empfehle Ihnen Design Thinking, eine Methode aus dem agilen Projektmanagement. Hier haben Sie eine strukturierte Vorgehensweise mit 6 Schritten, bei der Sie sich auch zwischendurch immer wieder Rückmeldung von Ihrem Kunden einholen, ob Ihre Dienstleistung seinen Erwartungen entspricht.

Qualitätsorientierung

Auch diese Grundlage besteht aus zwei Aspekten: Qualitätsstandards festlegen und die Einhaltung überprüfen.

Das hört sich, wie die Prozessdokumentation, wieder sehr aufwändig an. Und tatsächlich habe ich in vielen Unternehmen sehr umfangreiche Qualitätsmanagement-Handbücher gesehen. Bei meinem alten Arbeitgeber haben wir rund 2000 Prozesse dokumentiert, es gab mehrere Hundert Formulare und das QM-Handbuch hat 12 breite Ordner gefüllt. Aber außer der Revisions-Abteilung hat das wohl niemand wirklich gelesen…

Geht das auch einfacher?

Ja, wenn Sie im Blick behalten, warum und für wen Sie ein QM-Handbuch erstellen. Es darf nicht zur Arbeitsbeschaffungsmaßnahme werden oder weil der QM-Beauftragte denkt, er müsste rechtfertigen, dass er auch etwas tut und daher besonders viel schreibt.

Also ist die Frage:

Wie schaffen Sie es, die Qualitätsstandards so zu dokumentieren, dass die Kollegen dies schnell und einfach verstehen können?

Sie können das gewünschte Ergebnis mit einem Foto dokumentieren und Hinweise hinzufügen.

Durch Checklisten stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Schritte getan werden und gleichzeitig kann man gut erkennen, was bereits erledigt ist und was noch fehlt bzw. der nächste Schritt ist. Das hilft nicht nur jedem Mitarbeiter selbst, sondern auch im Vertretungsfall. Tipps, wie Sie eine gute Liste erstellen gebe ich hier: Was macht eine gute Liste aus?

Ansonsten ist es immer empfehlenswert, die einzelnen Schritte in Stichworten, anstelle von ausführlichen Texten zu beschreiben. Eine gute Technik dabei ist an entscheidenden Stellen Fragen einzubauen. Beispiel: „Zahlungseingang erfolgt?“ – Ja / Nein. Und dann wird genannt, was zu tun ist, wenn diese Frage mit Ja beantwortet wurde und was, wenn die Antwort Nein lautet.

Der 2. Aspekt, die Einhaltung der Standards zu überprüfen, kann an die Revision übertragen werden, oder der QM-Beauftragte führt regelmäßig Audits durch. Aber aus meiner Sicht ist es viel wichtiger, bei allen Mitarbeitern die Lust an Qualitätsorientierung zu wecken, sodass jeder selbst auf die Einhaltung achtet.

Kritikorientierung

Kritik wird im Kaizen als Chance zur ständigen Verbesserung gesehen. Daher ist Kritik nicht nur erlaubt, sondern erwünscht.

Wenn also etwas nicht gut funktioniert oder ein Fehler passiert, dann sollten Sie nicht nach dem Schuldigen suchen, sondern sich fragen, wie das passieren konnte. Analysieren Sie genau den Prozess. Laden Sie auf alle Fälle die Mitarbeiter dazu ein, Verbesserungsvorschläge zu machen. Testen Sie die Verbesserung in der Praxis. Prüfen Sie dann, ob es tatsächlich funktioniert, oder noch weitere Verbesserungen vorgenommen werden sollten.

Dieser PDCA-Zyklus wird immer wieder durchlaufen. So werden die Abläufe im Unternehmen laufend analysiert und verbessert.

Standardisierung

Alle 4 bisherigen Grundlagen, Prozess-/Qualitäts-/Kunden-/Kritikorientierung, beinhalten den Gedanken der ständigen Verbesserung. Verbesserung der Qualität der Dienstleistung und Produkte und Verbesserung der Prozesse.

Wenn Sie dann einen neuen Stand, ein neues Level, erreicht haben, dokumentieren Sie dies, damit es zum neuen Standard wird und so im Unternehmen integriert wird.

Solange Ihre Kernprozesse betroffen sind, wird der neue Standard natürlich im QM-Handbuch dokumentiert.

Geht es aber eher um abteilungs- oder projektinterne Verbesserungen, wie z.B. eine optimierte Dateiablagestruktur, könnten Sie dafür ein Office-Handbuch erstellen. Hier hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, die getroffenen Vereinbarungen nachzulesen bzw. bei Nichteinhaltung sich darauf zu berufen und auch die Einarbeitung neuer Kollegen funktioniert viel einfacher.


Zusammenfassung

Die 5 zentralen Grundlagen der Kaizen-Methode sind in großen Unternehmen seit vielen Jahren etabliert. Aber auch kleine Betriebe können davon profitieren.

Hier ist es besonders wichtig, einen einfachen und pragmatischen Weg zu finden.

Ich hoffe, Sie haben in diesem Artikel einige Anregungen erhalten.

Es ist gut, neben dem Tagesgeschäft sich regelmäßig die Zeit zu nehmen, um die eigene Arbeitsweise zu überprüfen und über Verbesserungen nachzudenken. Das zahlt sich auf alle Fälle aus.

So dokumentieren Sie Prozesse mit einem Add-In in Excel

Tabelle oder Grafik? Beides!

Ich habe schon viele Varianten gesehen, wie Prozesse dargestellt wurden. Das ging von Fließtext über Aufzählungslisten, Tabellen aber auch Grafiken.

Ein ungestalteter Fließtext, bei dem einfach nur ein Schritt nach dem anderen beschrieben wird, ist aus meiner Sicht die schlechteste Variante. Niemand hat mehr Zeit diesen seitenlangen Text zu lesen. Außerdem habe ich als Anwender vielleicht eine ganz konkrete Frage, was ich an einer bestimmten Stelle tun muss, aber dann kostet es mich sehr viel Zeit, die richtige Stelle im Text zu finden.

Aufzählungslisten sind zwar etwas übersichtlicher gestaltet, aber je nach Länge muss man auch viel Zeit damit verbringen, alles zu lesen.

Tabellen in Excel dagegen habe ich schon häufiger gesehen. Die Tabellen haben den Vorteil, dass man auch eine Reihenfolge der Schritte erkennen kann und hoffentlich auch dazugeschrieben wurde, wer für diesen Arbeitsschritt zuständig ist und welche Information oder Datei dafür benötigt wird.

Viel einfacher zu verstehen ist dagegen eine Grafik. Etabliert hat sich dabei die „Ereignisgesteuerte Prozesskette“, kurz: EPK. Der Vorteil ist hier: Auch Ausnahmen und Schleifen sind einfach zu erkennen.

Sie sind mit der Dokumentation von Prozessen noch nicht vertraut? Dann schauen Sie sich einmal diesen Blog-Artikel von mir an: Standardisierte Symbole zur Beschreibung von Prozessketten

Aber STOPP! Bevor Sie jetzt anfangen, in Excel Kästchen zu malen und diese mit Pfeilen zu verbinden, schauen Sie sich doch einmal kurz das kostenlose Add-In „Visio“ an. Hier geben Sie in die Tabelle die einzelnen Arbeitsschritte ein und stellen eine Verbindung zum nächsten Schritt her. Die App übernimmt dann die grafische Gestaltung. So sind auch Änderungen einfach umsetzbar.

Wie dieses Add-In funktioniert und welche Nachteile es aus meiner Sicht hat, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Tempobaustelle: 57 Stunden statt 21 Tage

Im Norden von Hannover wird dieses Wochenende wieder eine Tempobaustelle eingerichtet. Dieses Mal soll es noch schneller gehen. Wie das möglich ist und was Sie für Ihre Arbeit daraus lernen können, erläutere ich in diesem Beitrag.


Das Ziel

Wenn der Asphalt auf einem Autobahnabschnitt erneuert werden soll, dann bedeutet das normalerweise wochenlanger Stau, weil nur noch 2 statt 3 Spuren zur Verfügung stehen und das in beiden Richtungen. Sehr nervig. Insbesondere, wenn es sich um die A2 handelt und der Auto- und LKW-Verkehr von Dortmund nach Berlin beeinträchtigt ist.

Das, was sich sonst über 3 Wochen hinziehen würde, soll an diesem Wochenende geschafft werden. Also: Die Baustelle soll innerhalb von 57 Stunden, statt erst nach 21 Tagen fertiggestellt sein. Es handelt sich um den Abschnitt zwischen der Ausfahrt Bothfeld und dem Parkplatz Varrelheide.

Warum geht das so schnell?

So eine Tempobaustelle ist nicht überall möglich. Die Voraussetzungen müssen stimmen und die sind einfach im Norden von Hannover ideal.

  • Kurze Strecke: Es werden nur 3 km erneuert. Für eine längere Strecke bräuchte man auch bei einer Tempobaustelle länger, aber dann schafft man das nicht an einem Wochenende und das wäre schlecht, siehe nächster Punkt.
  • Vollsperrung: Es ist aufwändig, eine Baustelle einzurichten, bei der der Verkehr von 3 auf 2 Spuren und auf die Gegenfahrbahn umgeleitet wird. Dies spart man sich und sperrt die Autobahn dieses Wochenende in Richtung Berlin. So ist auch die Zufahrt für die Baustellenfahrzeuge einfacher möglich.
  • Ausweichstrecken für den Verkehr: Aufgrund der Vollsperrung muss der Verkehr weiträumig umgeleitet werden. Dies ist über die A352 und B65 möglich. Der Verkehr wird also nicht über kleine Straßen, Wohngebiete und Tempo-30-Zonen parallel zur Autobahn geleitet, sondern mit mehreren Kilometern Umweg.
  • Tag und Nacht: Sind Sie auch schon häufiger an Baustellen vorbei gefahren, wo Sie keine Menschenseele gesehen haben? Freitag war mittags bereits Feierabend? Das ist bei einer Tempobaustelle anders. Hier wird an diesem Wochenende durchgearbeitet.
  • Parallel statt sequenziell: Es werden alle Spuren gleichzeitig bearbeitet, d.h. die Maschinen fahren nebeneinander. Normalerweise würde eine Maschine erst einen Streifen machen und dann den nächsten. Außerdem wird nicht erst der alte Asphalt abgefräst und am nächsten Tag der neue aufgetragen, sondern die Fräsmaschine fährt vorne weg und die Asphaltmaschine direkt hinterher. So wird am Ende der Strecke noch gefräst während am Anfang schon der neue Belag aufgetragen wird.
  • Logistik: Es gibt ausreichend Kies- und Asphaltwerke in unmittelbarer Nähe, denn der Asphalt muss auf die Minute genau eintreffen. Auch werden Reservemaschinen bereitstehen, damit bei einem möglichen Ausfall einer Maschine sofort eine andere eingesetzt werden kann.
  • Erfahrung: Es ist bereits die 3. Tempobaustelle in unserer Ecke. Im Mai 2020 wurden 3,6 km in 88 Stunden fertiggestellt und im September 2020 2 km in knapp 60 Stunden. Da das alles so gut funktioniert hat, will man nun 3 km in weniger als 60 Stunden schaffen.

Die Baustelle kann man von 3 Autobahnbrücken aus beobachten. Ich werde dieses Wochenende zu Fuß bzw. mit dem Rad dort hinfahren und Fotos machen, die ich hier und auf Facebook veröffentlichen werde.

Was können Sie daraus für sich übernehmen?

Manchmal kommt es auch zu Stau an Ihrem Arbeitsplatz oder Ihrer Abteilung. Beispielsweise wenn durch eine hohe Krankenquote ein Rückstau entstanden ist und Anträge/Aufträge nicht mehr zeitnah bearbeitet werden können. Stattdessen wird der Stapel der unbearbeiteten Vorgänge immer höher und die Kunden beschweren sich lautstark. Dann wäre eine Hau-Ruck-Aktion, an der sich mehrere Kollegen beteiligen, hilfreich.

Am Beispiel Aufräum-Tag gehe ich die o.g. Punkte durch:

  • kurze Strecke: Räumen Sie nur einen überschaubaren und realistischen Bereich auf. Vielleicht nur das Papier an Ihrem Arbeitsplatz oder nur die Dateiablage.
  • Vollsperrung/Ausweichstrecke: Am Aufräum-Tag stellen Sie Ihr Telefon um und richtigen eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein. Konzentrieren Sie sich auf das Aufräumen.
  • Tag und Nacht: Keine Angst – Sie müssen nicht auch in der Nacht arbeiten. Aber vielleicht ist es besser, wenn Sie an einem Samstag aufräumen, um wirklich Ruhe zu haben.
  • Parallel: So eine Aufräum-Aktion kann man auch gut in der ganzen Abteilung durchführen. Dann kann einer neue Ordner beschriften, während ein anderer die alten Akten ins Archiv bringt.
  • Logistik: So ein Aufräum-Tag darf nicht ins Stocken geraten, weil nicht genug Ordner zur Verfügung stehen oder keine leere Datentonne bereit steht. Machen Sie sich vorab eine Liste des Büromaterials, das benötigt wird und testen Sie Locher und Tacker auf ihre Funktionsfähigkeit.
  • Erfahrung: Zu Beginn werden Sie bei jedem Blatt Papier denken „Das brauche ich bestimmt noch. Das lege ich erstmal beiseite.“. Im Laufe des Vormittags werden Sie immer schneller, weil Sie sich schneller entscheiden können. Dann heißt es „Das brauche ich nicht mehr. Ich hätte sowieso nicht gewusst, dass ich das noch habe. Ich habe es als Datei abgespeichert. Das Papier kann weg.“

Update: Nach 40 Stunden fertig!

Am Freitagabend stand ich auf einer der Autobahnbrücken und habe beobachten können, wie der Asphalt abgefräst wurde. Hier ein ein Video, das ich auf Facebook gepostet habe:

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Es standen wirklich viele LKWs bereit, damit ohne Unterbrechung weiter gearbeitet werden konnte.

Am Samstag wurden dann nach und nach die einzelnen Schichten aufgebracht. Auch waren wieder viele Fahrzeuge im Einsatz. Warum die LKWs aber die ganze Strecke rückwärts gefahren sind, habe ich nicht verstanden. Schauen Sie selbst:

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Heute, Sonntag, war ich ca. 12:20 Uhr wieder auf der Brücke. Was soll ich sagen? Es fuhren die ersten Autos wieder auf der Autobahn. Die Turbobaustelle war also nicht wie geplant nach 57 Stunden, sondern nach bereits rund 40 Stunden fertig!

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Wo steht Ihr Betrieb im digitalen Wandel?

Die Büroarbeitswelt verändert sich zunehmend. Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – müssen auf die Herausforderungen der Digitalisierung und des demografischen Wandels reagieren und oft sind Veränderungen notwendig.

Aber wo steht Ihre Firma? Was sind die Stärken und Schwächen?

Im Check „Gute Büroarbeit“ des Deutschen Netzwerks Büro erfahren Sie, wo Ihr Betrieb im digitalen Wandel eigentlich steht.

Durch diese Potenzialanalyse decken Sie Handlungsfelder auf. Dabei werden folgende Themen betrachtet und als Ziele definiert:

  • Eine motivierende und kooperative Arbeitskultur ermöglichen
  • Potenziale der Menschen entfalten
  • Wissen zur Erfolgsbasis machen
  • Informationstechnologien intelligent nutzen
  • Die Bürogestaltung als Wertschöpfungsfaktor
  • Prozesse und Projekte intelligent steuern

Sie haben dabei die Möglichkeit, einen Quick-Check oder einen Komplett-Check durchzuführen.

TIPP: Nehmen Sie die Druckversion als Grundlage für die nächste Teamsitzung und diskutieren und bewerten die einzelnen Handlungsfelder gemeinsam. So können Sie einen Aktionsplan erstellen, der Sie dabei unterstützt die Prozesse in Ihrem Team zu verbessern.


Wo steht Ihr Betrieb? Wo liegt Ihr Verbesserungspotential? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Work Management – Was es ist und warum Ihr Betrieb es braucht

Was ist Work Management?

Mit Hilfe eines Work-Management-Systems schaffen Sie es, dass jeder Mitarbeiter im Betrieb zu jedem Zeitpunkt weiß, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Ziel ist es, dass die Planung, Organisation und Durchführung aller Aufgaben reibungsloser abläuft.

Was ist der Unterschied zwischen Work Management und Projektmanagement?

Beim Work Management werden sowohl Projekte, als auch Prozesse organisiert.

Projekte umfassen neue Aufgabenstellungen, die zeitlich begrenzt sind und für die ein Projektteam eingesetzt wird.

Prozesse sind wiederkehrende Arbeitsschritte, die sich durch den gesamten Betrieb ziehen können.

In vielen Unternehmen wird zwischen dem Tagesgeschäft und Projekten unterschieden. Am Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters findet aber beides statt. Die Mitarbeiter verbringen einige Zeit mit den täglichen Routineaufgaben und einige Zeit mit Projektaufgaben. Gut wäre, wenn man für beides nur ein System hätte.

Warum Ihr Betrieb ein Work Management benötigt

Was beim Projektmanagement selbstverständlich ist, ist es bei der täglichen Arbeit in der Regel nicht: Sowohl die Führungskraft, als auch jeder Mitarbeiter haben einen vollständigen Überblick, welche Aufgaben und Termine geplant sind und wie der Stand der Dinge ist.

Sie denken jetzt vielleicht, dass dies auch gar nicht notwendig ist für das Tagesgeschäft, denn es läuft ja. Wenn Sie aber genauer hinschauen, stellen Sie fest, dass auch bei der täglichen Arbeit Schnittstellen nicht geklärt sind, es zu Doppelarbeiten kommt, Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigt werden oder liegen bleiben, wenn ein Mitarbeiter plötzlich krank ist. – Einfach, weil die Transparenz darüber fehlt.

Ich kenne einige Unternehmen und Teams, die versucht haben, diese Transparenz über eine Excel-Liste herzustellen. Im geringen Umfang und mit wenigen Beteiligten mag das noch funktionieren. Aber besser wäre es, ein Tool zu benutzen, das jedem Mitarbeiter eine tägliche Aufgabenliste anzeigt und den Vorgesetzten automatisch informiert, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Es sollte einfach zu bedienen und grafisch ansprechend sein.

Geeignete Tools stelle ich hier in meinem Blog immer einmal wieder vor.

Wie effizient sind Sie organisiert?

Wissen Sie, wie effizient Sie organisiert sind und ob Ihnen unter Umständen sogar kostbares Einsparpotenzial entgeht? Eine Antwort auf diese Fragen gibt Ihnen der neue Online-Effizienzrechner von MAPPEI.


Lassen Sie sich in drei einfachen Schritten berechnen, welcher Zeitgewinn und welches Einsparpotenzial mit dem MAPPEI-System erreicht werden kann.


https://www.mappei.de/de/effizienzrechner/

Ihr Notfallplan bei Virus-Alarm

Keine Panik bei Viren-Alarm

Grippe-Viren, Magen-Darm-Viren, Corona-Virus. Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Viren von einem Mensch zum anderen übertragen werden. Das eine Jahr sind weniger Personen betroffen, das andere mehr. Die Verläufe sind unterschiedlich. Wer gut auf diese Fälle vorbereitet ist, der kann dem Ganzen gelassen entgegensehen.

Vorab: Ich gebe in diesem Artikel keine Gesundheits- und Hygienetipps und möchte auch gar nicht auf den aktuellen Corona-Virus eingehen. Mir geht es ums Büro, um den Betrieb. Da ist der Virus nur ein Anlass, darüber zu schreiben, aber nicht der eigentliche Grund.

Gründe, warum es im Betrieb eng werden könnte

Wenn man sich die aktuellen Maßnahmen ansieht, mit denen versucht wird das Virus einzudämmen, dann kann man erkennen, dass es 4 Gründe geben könnte, warum Ihr Unternehmen nicht mehr so läuft, wie bisher. Allerdings gibt es große Unterschiede. Aber schauen wir uns doch einmal die Gründe genauer an:

Kitas und Schulen werden für 2 Wochen geschlossen

Angenommen, in Ihrem Betrieb arbeiten mehrere Mütter. Wenn dann in Ihrem Ort alle Kitas und Schulen geschlossen werden, bleiben in der Regel die Mütter zu Hause, um die Kinder zu betreuen. Vielleicht können einige Familien noch auf die Großeltern zurückgreifen, aber das funktioniert sicherlich nicht für 14 Tage. Und einfach Urlaub zu nehmen, ist für viele sicherlich keine einfache Alternative.

Diese Situation ist für Sie als Unternehmer noch recht komfortabel. Denn Ihre Mitarbeiterinnen sind arbeitsfähig. Nur nicht immer und nicht zu den gewohnten Zeiten. Und natürlich nicht bei Ihnen im Büro.

Gut wäre es, wenn Sie auf diesen Fall vorbereitet sind und den Mitarbeiterinnen es ermöglichen könnten, von zu Hause zu arbeiten. Dafür sind einige Voraussetzungen bei den Mitarbeiterinnen notwendig, aber auch in Ihrem Betrieb.

Zur Unterstützung habe ich eine Checkliste für Sie zusammengestellt, die Sie hier kostenlos herunterladen können:

Mehrere Mitarbeiter sind krank

Ganz anders sieht die Situation natürlich aus, wenn sich mehrere Mitarbeiter angesteckt haben und nun krank sind. Diese Gefahr besteht natürlich nicht nur bei dem aktuellen Corona-Virus, sondern es gab sie schon immer bei einer Grippewelle oder bei einem Magen-Darm-Virus.

Solange nur 1 bis 2 Mitarbeiter ausfallen, wird der Betrieb wahrscheinlich ganz gut weiter laufen, denn diese Situation kennen Sie auch schon aus der Urlaubszeit.

Was aber, wenn die Hälfte oder sogar 2/3 der Mitarbeiter fehlt?

Dann benötigen Sie einen Notfallplan, in dem aufgelistet ist, welche Prozesse bzw. Aufgaben unbedingt weiterhin erledigt werden müssen. Die verbliebenen Mitarbeiter benötigen dann vielleicht noch zusätzliche Freigabekompetenzen (z.B. um Rechnungen bezahlen zu können). Außerdem sind Checklisten und Prozessbeschreibungen eine gute Hilfe, weil die Kollegen wahrscheinlich einige Aufgaben noch nie vorher übernommen haben. Das Wissen dazu sollte also dokumentiert sein. Auch Anleitungen zu speziellen Softwareprogrammen gehören dazu.

Einige Aufgaben können Sie vielleicht an Dienstleister auslagern. So könnte die Telefonzentrale von einem Anbieter für Telefonservices übernommen werden. Die Buchhaltung kann vielleicht Ihr Steuerberater abwickeln oder ein geeigneter Büroservice. Sie sollten also rechtzeitig mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt treten, damit die Suche nach einem geeigneten Partner nicht erst im Fall der Fälle beginnt.

Viele Mitarbeiter wohnen in einem Sperrgebiet

Eine Maßnahme, die in einzelnen Fällen nun beim Corona-Virus getroffen wird, ist die Absperrung ganzer Ortschaften oder Regionen mit der damit verbundenen Quarantäne.

Wenn nun viele Ihrer Mitarbeiter in diesem Sperrgebiet wohnen, dürfen sie also nicht mehr zur Arbeit kommen, sind aber arbeitsfähig. Diese Mitarbeiter könnten also auch im Homeoffice arbeiten.

Welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden sollten, erkennen Sie in meiner Checkliste, die Sie kostenlos herunterladen können.

Ihr Unternehmen liegt in einem Sperrgebiet

Es könnte auch sein, dass Ihre Mitarbeiter zwar arbeiten können, aber Ihr Betrieb im Sperrgebiet liegt und somit die Büros nicht erreichbar sind.

Auch in diesem Fall wäre es gut, wenn Sie vorab bereits mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt getreten wären. So könnte z.B. ein Business Center eine gute Alternative sein. Hier können Sie tageweise fertig eingerichtete Büros anmieten und auch den Telefonservice gleich dazu buchen. Dann müssen Sie „nur“ noch für die technische Ausstattung Ihrer Mitarbeiter sorgen.

Sie merken, auch in diesem Fall ist es wichtig, rechtzeitig einen Notfallplan zu erstellen, in dem alles geregelt ist.


Weitere Informationen, z.B. zu der Frage, ob der Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice anordnen darf und wie das Thema Lohnfortzahlung in Deutschland gesetzlich geregelt ist, finden Sie hier (externer Link – führt zum ZDF). Bedenken Sie auch, wenn vorhanden, den Betriebsrat einzubinden.


Lassen Sie uns reden!

Sie haben noch keinen Notfallplan?

Ihre Prozesse sind nicht dokumentiert?

Einzelne Arbeitsschritte sind nicht in Checklisten festgehalten?

… Und Sie wissen gerade gar nicht, wie Sie dieses Thema angehen sollen? Dann biete ich Ihnen ein kostenloses Strategie-Gespräch an, in dem wir gemeinsam überlegen können, was die nächsten Schritte wären und wie ich Sie dabei unterstützen kann.

Arbeit 4.0 – Begriffsklärungen

Industrie 4.0, Arbeit 4.0, digitaler Wandel, Digitalisierung, Clickworker…

Der digitale Wandel und die Chancen und Herausforderungen daraus werden im Moment viel diskutiert. Richard David Precht warnt vor den Folgen der Digitalisierung. Wie es tatsächlich in 20 Jahren aussehen wird, weiß niemand. Wir sind einfach direkt im Prozess des Wandels.

In diesem Zusammenhang und den Diskussionen, die auch in Unternehmen stattfinden, fallen immer wieder bestimmte Begriffe. Heute werde ich ein paar davon erläutern.

Digitalisierung

Dies ist noch recht einfach zu erklären: Etwas, das vorher analog war, wird in ein digitales Format umgewandelt. Z.B., indem man Papier einscannt, oder den gesamten Prozess digitalisiert, wie es in großen Lagern mit Hilfe von Computern, Robotern und Förderbändern üblich ist.

Digitaler Wandel / Digitale Transformation

Durch digitale Technologien werden digitale Geschäftsmodelle und Wertschöpfungsnetzwerke möglich. Ein Beispiel dafür ist die Buchung einer Reise: Flug, Hotel, Mietwagen, Touristenvisum, Eintrittskarten, Reiseführer, Stadtplan – alles ist entweder über Webanwendungen oder Apps auf Smartphones buchbar. Und die Bezahlung erfolgt ebenfalls digital.

Neue Aufgabenbereiche entstehen

Aber es fallen dadurch nicht nur Arbeitsplätze weg, sondern es entstehen neue Aufgabenbereiche. Im folgenden Video erkläre ich die Begriffe Clickworker und Paid Crowdsourcing.

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FAQ zum Prozessmanagement

Diese Fragen werden mir immer wieder zum Prozessmanagement gestellt. Gerne antworte ich darauf:

Ich frage 3 Kollegen zu einem bestimmten Prozess und bekomme 5 Antworten. Wenn ich ein paar Tage später nochmal etwas nachfrage, wird mir wieder etwas anderes erzählt. Wie soll ich so einen Prozess dokumentieren können?

Das ist tatsächlich die große Herausforderung bei der Prozessaufnahme und -dokumentation.  Es bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter nicht wissen, was sie tun. Viel mehr ist es so, dass den Mitarbeitern nicht sofort alle Schritte einfallen. Außerdem kann es gut sein, dass jeder eine Aufgabe etwas anders durchführt. So kommt es zu den Unterschieden.

Mein Tipp: Bringen Sie alle 3 Kollegen zusammen und dokumentieren den Prozess mit Hilfe von Haftnotizzetteln an einer Metaplanwand. So können die Unterschiedlichen Vorgehensweisen direkt diskutiert werden. Eine andere Möglichkeit wäre, sich die einzelnen Arbeitsschritte direkt am Arbeitsplatz zeigen zu lassen und genau zu beobachten.

 

Warum soll ich zu einem Arbeitsschritt auch aufschreiben, wer das tut und welche Dateien, Softwareprogramme und andere Sachmittel dafür benutzt werden?

Wenn Sie diese zahlreichen Elemente eines Prozesse auch dokumentieren, arbeiten Sie mit einem sehr hohen Detaillierungsgrad. Oft werden Prozesse gar nicht so detailliert beschrieben. Aber das hat Nachteile: Wenn z.B. ein Mitarbeiter Daten in Excel erfasst, diese ausdruckt, um sie an einen Kollegen weiterzugeben, der dann wiederum Teile davon manuell in Excel erfasst ist dies ein gelinde gesagt nicht ganz optimaler Prozess. Diese Verbesserungspotenziale finden Sie allerdings nur heraus, wenn Sie sich einen Prozess so detailliert anschauen. Auf einer höheren Ebene sehen Sie diese Punkte nicht und denken, der Prozess läuft optimal. 

 

Wie viele Prozesse sollte ich dokumentieren?

Die einfache Antwort darauf lautet: Alle. Dafür werden Sie aber wahrscheinlich einige Jahre benötigen.

Mein Tipp: Beginnen Sie mit den Kernprozessen. Denn hier wird das Geld verdient. Optimierungsmaßnahmen bringen hier die größten Effekte.

 

Wie halte ich die Prozessdokumentation immer aktuell?

Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, dass dies in 100% der Prozesse gelingt. Es würde wahrscheinlich bereits helfen, wenn Sie bei jeder Änderung (z.B. Einführung einer neuen Software, Änderungen in der Aufbauorganisation, Umstrukturierungsmaßnahmen) daran denken, auch die Prozesse anzupassen.


 

Sie wollen durchstarten und Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht nur aufschreiben, sondern auch optimieren? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“.  Hier stelle ich Ihnen ausführlich alle Methoden vor.

Außerdem zeige ich Ihnen eine kostenlose Software, mit der Sie ereignisgesteuerte Prozessketten professionell dokumentieren können.

Wohin führt eine Prozesslandschaft?

Heute möchte ich Ihnen noch ein paar Begriffe aus dem Prozessmanagement erklären.


Die Prozesslandschaft

Die Prozesslandschaft gibt einen guten Überblick über die Prozesse im Unternehmen. Dabei ist der Detaillierungsgrad noch relativ hoch.

Es wird in 3 Ebenen unterschieden: der Kernprozess ist zentral und steht daher in der Mitte. Darüber gibt es Management-Prozesse. Unterhalb des Kernprozesses werden die unterstützenden Prozesse angeordnet.

  • Management-Prozesse:
    • Festlegung der Unternehmensziele
    • Unternehmenssteuerung
    • Überwachung der Zielerreichung
  • Kernprozess:
    • Sichtbarer und unmittelbarer Kundennutzen
  • Unterstützende Prozesse:
    • Bereitstellung betriebliche Ressourcen
    • Sicherung des reibungslosen Ablauf des Geschäftslebens

Ein Beispiel sieht so aus:

Nachdem man die Prozesslandschaft erstellt hat, kann man die einzelnen Prozesse dokumentieren. In der Fachsprache wird dies auch „modellieren“ genannt.

Elemente eines Prozesses

Ein Prozess besteht aus verschiedenen Elementen. Zentral ist natürlich die Aufgabe. Man sollte zur Aufgabe aber auch dokumentieren, wer der Aufgabenträger ist, wer also diese Aufgabe übernimmt. Dazu nennt man nicht den konkreten Mitarbeiternamen, sondern die Funktion, wie sie im Organigramm steht (z.B. „Assistenz“ oder „Sachbearbeiter Rechnungswesen“ oder „strategischer Einkäufer“). Um alles perfekt zu dokumentieren, sollte man auch noch dazuschreiben, welche Sachmittel, Software und Informationen (z.B. Dateien) für die Erledigung dieser Aufgabe benötigt werden.

 

Methoden der Prozessaufnahmen

Es gibt zahlreiche Methoden, um Prozesse aufzunehmen. Ich will diese hier nicht einzeln nennen. Üblicherweise werden die Sachbearbeiter befragt, wie Sie in einem bestimmten Prozess vorgehen. Die einzelnen genannten Arbeitsschritte werden dann aufgeschrieben. Man kann aber auch die Mitarbeiter beobachten oder Laufzettel einsetzen.

 

Methoden der Prozessdokumentation

Auch hier gibt es zahlreiche Methoden, um Prozesse zu dokumentieren. Einige eignen sich speziell für IT-Abteilungen, andere wurden für den öffentlichen Dienst entwickelt.

Ich möchte hier die „Ereignisgesteuerte Prozesskette“ nennen, die 1992 von einer Arbeitsgruppe unter Leitung von August Wilhelm Scheer an der Universität des Saarlandes in Zusammenarbeit mit der SAP AG entwickelt wurde. Die Elemente sind: Operatoren, Ereignisse, Funktionen. Ein Ereignis beschreibt den Beginn des Prozesses (z.B. Kunde bestellt Produkt xy per Fax) und auch den erreichten Zustand am Ende des Prozesses (z.B. Produkt ist an den Kunden ausgeliefert). Funktionen sind die einzelnen Aufgaben. Es gibt an einigen Stellen Konnektoren, an denen ein Prozess verzweigt. Man unterscheidet zwischen „und“ und „oder“. Bei einem Und-Konnektor laufen im Prozess zwei Arbeitsstränge parallel ab, bei einem Oder-Konnektor geht es im Prozess entweder in der einen oder anderen Richtung weiter. Dabei kann es sein, dass in einer Schleife vom Nebenstrang auf dem Hauptprozess weiter oben zurückgeführt wird (z.B. wenn ein Formular nicht vollständig ausgefüllt ist) oder der Nebenstrang endet (z.B. wenn eine Bestellung abgebrochen wird). Die einzelnen Elemente werden mit sogenannten „Kanten“ verbunden. Es handelt sich dabei um eine sehr verbreitete Methode, die auch ich jahrelang angewendet habe.

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Sie möchten die von mir erwähnten Methoden zur Prozessaufnahme und Prozessdokumentation genauer kennenlernen? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“.  Hier stelle ich Ihnen ausführlich alle Methoden vor.

Außerdem zeige ich Ihnen eine kostenlose Software, mit der Sie ereignisgesteuerte Prozessketten professionell dokumentieren können.