In meiner November-Umfrage ging es um die MS-Office-Programme.

Oft benutzen wir Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote getrennt von einander. Das ist in den meisten Fällen auch richtig. Dennoch gibt es einige Funktionen, über die die Programme Daten miteinander austauschen und zusammenarbeiten. Und das teilweise sogar automatisiert.

Dadurch können Prozesse vereinfacht werden und Sie müssen die Daten nicht selbst aktualisieren,

Mehr Automatisierung = weniger Stress

Ein gutes Beispiel ist eine Klausurtagung der Führungskräfte. Hier werden die großen Themen besprochen, die in Ihrem Unternehmen im Moment wichtig sind bzw. in naher Zukunft an Bedeutung gewinnen. Es wird die Unternehmens-Strategie besprochen und wichtige Projekte werden auf den Weg gebracht.

Zu Beginn möchte die Führungsebene natürlich erstmal einen Überblick über die wichtigsten Zahlen und die Entwicklung des vergangenen Jahres bekommen.

Also werden viele Auswertungen in Excel gemacht und aufbereitet. Die Ergebnisse werden dann in einer PowerPoint-Präsentation anschaulich dargestellt.

Erstellen Sie genau diese Präsentation? Dann kennen Sie das Problem: Kurz vor dem Fertigstellungstermin werden die Zahlen in Excel aktualisiert.

Es ist sowieso schon stressig und jetzt müssen Sie noch die richtige Excel-Datei und Tabelle finden und die entsprechende Folie in Ihrer Präsentation ändern. Da passieren in der Hektik schnell mal Fehler. Sie stehen dann am Ende schlecht da und Ihr Chef auch.

Das lässt sich vermeiden, wenn Sie die Tabelle oder das Diagramm aus Excel nicht einfach in der PowerPoint-Folie einfügen, sondern sie verknüpfen. Dann werden die Daten automatisch aktualisiert, sobald die Präsentation geöffnet wird.

Durch diese einfache Funktion und die gute Zusammenarbeit zwischen den Programmen können Sie auch bei kurzfristigen Änderungen entspannt bleiben.

Und es gibt noch viel mehr Möglichkeiten, wie die MS-Office-Programme zusammenarbeiten können und Ihnen dadurch das Arbeitsleben vereinfacht wird.

Wie nutzen Sie die Zusammenarbeit der MS-Office-Programme?

Vor ein paar Tagen habe ich diese Frage in meiner Umfrage gestellt. Vielen Dank an alle, die daran teilgenommen haben.

Die Antwortmöglichkeiten waren:

• Ich arbeite hauptsächlich mit einem einzelnen Programm und nutze die anderen selten
• Ich integriere ab und zu zwei Programme für bestimmte Aufgaben (z.B. Serienbrief)
• Ich nutze regelmäßig Möglichkeiten der Integration, aber da geht bestimmt noch mehr
• Die Zusammenarbeit der MS-Office-Programme, insbesondere die Integration von OneNote, ist bei mir Standard

Hier die Ergebnisse:

Fast die Hälfte integrieren gelegentlich zwei Programme für bestimmte Aufgaben. Ich vermute, dass es hauptsächlich Serienbriefe sind, die mit Word auf der Datengrundlage in Excel erstellt werden. Vielleicht gibt es auch einige unter Ihnen, die die Outlook-Aufgaben in OneNote bereits entdeckt haben.

Aber ein Viertel der Befragten nutzen hauptsächlich nur ein Programm und auch wenn die anderen Programme eher selten verwendet werden, könnten durch die Automatisierungen Zeit und Nerven gespart werden, gerade weil es weniger Routine im Umgang mit der Software gibt.

Ein Achtel hat die Vorteile und das Effizienzpotenzial bereits für sich entdeckt.

Diese Ergebnisse bestätigen auch meine Erfahrung aus meinen Seminaren. Sachbearbeiter, Sekretärinnen, Projektleiter und Führungskräfte könnten ihre Produktivität steigern, wenn sie die Möglichkeiten kennen würden, die sich aus der Zusammenarbeit der MS-Office-Programme ergibt.

Darum zeige ich Ihnen in meinem diesjährigen Adventskalender jeden Tag in einem Video vor, was geht und wie Sie die Funktionen nutzen.

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