Vor ein paar Monaten hat der Verband der Sekretärinnen eine Umfrage bei den Mitgliedern durchgeführt. Die Frage war: Was darf im Büro nie ausgehen?

Die Antworten waren vielfältig:

• Kaffee (wurde mehrmals genannt)
• Papier
• Druckerpatronen
• Ordner (breit und schmal)
• Register für Ordner
• Batterien für Maus und Tastatur
• Glas-/Whiteboardreiniger
• Stifte für Whiteboard
• Textmarker
• Haftnotizzettel
• Heftklammer für Tacker
• Büroklammern
• Klebestifte, Tesafilm, Kreppklebeband
• Moderationskarten
• Kopfschmerztabletten

… und ein Lächeln im Gesicht 🙂

Die Herausforderung ist nun: Wie schafft man es, dass diese Dinge auch immer vorrätig sind, ohne zu große Lager anzulegen?

Dabei kann eine Methode helfen, die aus der japanischen Automobilindustrie stammt, aber auch sehr gut fürs Büro geeignet ist: KANBAN.

Bürokanban für Ihre Büromaterialien

Diese Methode benötigt erst etwas Vorbereitung, spart dann aber Zeit und läuft „wie von selbst“. Grundsätzlich funktioniert es so: Wenn eine Mindestmenge unterschritten wird, wird die Nachbestellung ausgelöst, damit der Nachschub rechtzeitig kommt, bevor der Bestand leer ist.

Schritt 1

Erstellen Sie zuerst eine Liste der kritischen Artikel. Sie können das Kanban-System später auch auf andere Artikel ausweiten, aber die positiven Auswirkungen werden hier deutlicher sichtbar.

Schritt 2

Lieferanten auswählen. Vermutlich haben Sie für Ihre Büromaterialien sowieso einen Lieferanten ausgemacht, bei dem Sie immer bestellen. Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt nochmal zu prüfen, ob es kostengünstigere Anbieter gibt. Dabei beachten sollten Sie die Versandkosten. Auch wichtig: die Lieferzeiten.

Schritt 3

Dieser Schritt ist wichtig, aber auch nicht ganz einfach. Hier kommt es auf Ihre Erfahrung an. Legen Sie die Bestellmenge und die Mindestmenge fest.

Beispiel: Kopierpapier

Nehmen wir an, dass Ihre Abteilung pro Tag ein Paket mit 500 Blatt Papier verbraucht. Dann darf die Mindestmenge, bei der der Bestellprozess ausgelöst wird, nicht „1 Paket“ betragen, denn dann müsste der Nachschub bereits am nächsten Tag angekommen sein. Besser wäre es also die Mindestmenge auf „5 Pakete“ oder „1 Karton“ festzulegen. In einem Karton sind in der Regel 10 Pakete verpackt, sodass Sie noch einen Vorrat für 2 Wochen hätten, bzw. 2 Wochen Zeit haben, den Nachschub zu organisieren.

Bei einer Bestellmenge von 1 Karton und einer Mindestmenge von 5 Paketen würden Sie also alle 2 Wochen einen Karton bestellen.

Wenn Sie über ausreichend Lagerplatz verfügen und sich nicht so häufig mit den Bestellungen beschäftigen möchten, bestellen Sie 2 Kartons.

Schritt 4

Nun erstellen Sie Kanban-Karten. Diese können Postkarten-Größe haben oder so groß, wie Visitenkarten sein. In einer Tabelle notieren Sie folgende Informationen:

• Produktbezeichnung
• Lieferant
• Bestellmenge
• Artikel-/Bestellnummer
• Lagerplatz

Tipp: Wenn Ihr Lieferant auch eine App zur Verfügung stellt, dann fügen Sie den QR-Code zum Produkt hinzu, so geht es noch schneller.

Schritt 5

Positionieren Sie nun die Kanban-Karte bei der Mindestmenge. Hier ist Ihre Kreativität gefragt. 😉

Bleiben wir bei unserem Beispiel Kopierpapier: Die Pakete liegen übereinander gestapelt im Regal unter dem Kopierer. Dann legen Sie die Kanban-Karte auf das 5. Paket von unten. Wenn also das letzte Paket vor der Mindestbestandsmenge herausgenommen wird, wird die Kanban-Karte sichtbar und Sie können die Bestellung auslösen.

Bei Textmarkern oder anderen Stiften empfehle ich Ihnen ein etwas anderes System:

Kaufen Sie pro Stiftart 2 Stapelboxen und stellen diese hintereinander ins Regalfach.

Auf beide Boxen kleben Sie vorne die Kanban-Karte.

Angenommen die Mindestmenge bei Textmarkern beträgt „10“. Dann legen Sie in beide Boxen jeweils 10 Textmarker. Die Kollegen entnehmen aus der vorderen Box laufend die Marker. Ist die vordere Box leer, nehmen Sie diese für die Nachbestellung und schieben die hintere – volle Box – nach vorne.

Home Office bzw. Telearbeit ist seit dem Frühjahr 2020 für viele Mitarbeiter plötzlich Normalität geworden. Obwohl inzwischen viele Mitarbeiter wieder ins Büro zurückkehren könnten, sehen viele die Vorteile, die die Arbeit im Home Office hat und möchten diese auch beibehalten.

Was zu einer alternierenden, also wechselnden, Telearbeit führt. Das bedeutet, dass 2-3 Tage in der Woche von zu Hause und den Rest der Tage in der Firma gearbeitet wird.

Gut funktioniert die Arbeit von zu Hause, wenn es auch hier einen Arbeitstag mit festen Ritualen gibt. Die Arbeitszeit sollte regelmäßig sein und auch Pausen werden eingelegt. Es wird vermieden in der Nacht, im Urlaub, an Feiertagen und bei Krankheit zu arbeiten. Außerdem ist die Einbindung zur Abteilung und der regelmäßige Austausch mit den Kollegen wichtig. Dies kann auch per Videokonferenz funktionieren.

Nicht vergessen darf man die Ergonomie am Arbeitsplatz. Der Laptop auf dem Küchentisch ist auf Dauer nicht geeignet. Finden Sie die Fehler im obigen Symbolbild? Die Tischplatte ist nicht tief genug, der Sessel kein verstellbarer Bürostuhl und der Bildschirm ist nicht blendfrei aufgestellt.

Fazit

Alternierende Telearbeit ist an sich kein Bürokonzept, sondern sollte mit Desk-Sharing und dem Kombi-Büro oder Open Space kombiniert werden. Wenn die organisatorischen Rahmenbedingungen stimmen, ist dies das Konzept der Zukunft und die neue Normalität.

Das Kombi-Büro kombiniert Zellen– und Großraumbüros.

Entlang der Fassade befinden sich die Einzelbüros. Hier ist konzentriertes Arbeiten bei Tageslicht und individueller Regulierung der Raumtemperatur möglich.

In der Mitte, also im breiten Flur, befindet sich eine Multifunktionszone. Hier können temporäre Arbeitsplätze, ein Besprechungsbereich, ein Archiv oder auch Teeküche mit Pausenzone eingerichtet werden.

Damit in der Multifunktionszone ausreichend Tageslicht ankommt, werden in der Regel die Einzelbüros mit Glaswänden und -türen zum Flur abgetrennt. So entsteht auch mehr Transparenz.

Im Kombi-Büro hat jeder Mitarbeiter in der Regel einen festen Arbeitsplatz. Es wird eine Einheit pro Abteilung bzw. Bereich geschaffen. Aber auch die Kombination mit Desk-Sharing ist sehr gut möglich.

Fazit

Das Kombi-Büro wird allen Anforderungen gerecht: Sowohl das konzentrierte Arbeiten, als auch die spontane Teamarbeit ist möglich.

Einen Haken gibt es aber doch: Bei Kunden, die dieses Bürokonzept einsetzen, beobachte ich häufig, dass die Multifunktionszone kaum genutzt wird. Wenn man mit einem Kollegen zusammen auf dem Sofa sitzt, dann sieht das eher nach Pause, als nach Arbeit aus. Dabei fördert gerade dieser Orts- und Umgebungswechsel die Kommunikation und Kreativität.

Damit das Kombi-Büro sein Potenzial entfalten kann, ist also eine entsprechende Unternehmenskultur notwendig.

Wenn die Wände der Zellenbüros fallen sollen, um die Kommunikation im Team zu verbessern und die Büroräume moderner zu gestalten, erzählen mir Mitarbeiter bei meinen Kunden, dass sie jetzt ein Großraumbüro bekommen. Dies wird verbunden mit verschiedenen Unmutsbekundungen, dass man jetzt in die 70er Jahre wieder zurück verfällt und es ja schon früher schlimm war, in diesen Büros zu arbeiten, es also jetzt zu einer Verschlechterung kommt.

Wenn ich nachfrage, wie viele Mitarbeiter zukünftig in diesem „Großraumbüro“ sitzen sollen, erhalte ich oft die Antwort, dass die ganze Abteilung mit 20 Mitarbeitern in diesem neuen offenen Büro zusammensitzt.

In diesen Situationen fühle ich mich immer dazu aufgerufen für Klarheit zu sorgen:

Als Großraumbüros werden organisatorische und räumliche Einheiten bezeichnet, die über eine Grundfläche von mindestens 400 qm verfügen.

Oft ist es ein ganzes Geschoss mit einer Raumtiefe von 20 bis 30 Metern, indem mehrere Hundert Mitarbeiter untergebracht werden.

Die Schreibtische sind in Gruppen angeordnet und werden mit Stellwänden und Schränken getrennt.

Einerseits bietet das Großraumbüro eine hohe Flexibilität bei der Gruppierung der Arbeitsplätze, andererseits ist es auch starr, da jedem Mitarbeiter ein Schreibtisch fest zugeordnet ist.

Bei den Planungen, von denen mir die Mitarbeiter erzählt haben, handelt es sich wahrscheinlich um ein Kombi-Büro oder Open Space, die ich in den nächsten Blog-Artikeln genauer vorstellen werde.

Fazit

Großraumbüros gehören immer mehr der Vergangenheit an. Ich habe selbst Anfang der 1990er-Jahre in einem Großraumbüro gearbeitet und kann aus eigener Erfahrung bestätigen, dass der Geräuschpegel und die Raumtemperatur ein großes Problem waren. Außerdem war mir ein hoher Krankenstand aufgefallen und die Konzentrationsfähigkeit ließ am Nachmittag stark nach. Lag das an der Klimaanlage?