Mit dem Besteckkasten-Prinzip zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Ein weiteres Fallbeispiel aus meinen Coachings:

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Sachbearbeiter in einem mittelständischen Betrieb. An Ihrem Schreibtisch sieht es chaotisch aus, was bereits zu einem gewissen Ruf geführt hat.

Ihre Kollegen belächeln Sie – und noch schlimmer – Ihr Chef hat Ihnen in letzter Zeit nicht mehr die interessanten Aufgaben übergeben, weil Sie Ihre Arbeit einfach nicht mehr schaffen.

Dabei haben Sie doch eigentlich alles im Griff. Sie wissen genau welche Unterlagen und Vorgänge in den einzelnen Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Zugegeben, in letzter Zeit fühlen Sie sich häufiger überlastet. Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die unbearbeiteten Vorgänge, die Ablagekästen auf dem Sideboard quellen über, Ordner stehen auf dem Boden.

Geradezu peinlich wird es, wenn Sie sich mit einem Kollegen kurz beraten möchten und erstmal die Papierstapel von Ihrem Besprechungstisch wegräumen müssen.

So ging es Peter S. , als er mit seinem Chef vereinbart hat, dass er Hilfe beim Aufräumen und für ein besseres Zeitmanagement bekommen sollte und sie vereinbarten, mich zu beauftragen.

Ich erkläre Ihm, dass Ordnung am Arbeitsplatz dem einfachen Besteckkasten-Prinzip folgt: Alles bekommt einen festen Platz, so wie zuhause in seiner Besteck-Schublade.

Was Ihnen zu Hause locker gelingt, brauchen Sie jetzt nur noch ins Büro übertragen. Aber HALT! Es gibt natürlich einen entscheidenden Unterschied. Wenn wir alles einfach nur in Ordner abgelegt hätten, wären die Vorgänge „aus den Augen, aus dem Sinn“ gewesen.

Die Lösung: Wir legen die Papierunterlagen nicht nur in geeignete Ordner ab, sondern planen die jeweiligen Aufgaben in einem Wiedervorlagesystem ein. Dies könnte z.B. in Outlook eingerichtet werden, sodass Sie daran erinnert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und die entsprechenden Unterlagen finden Sie im beschrifteten Ordner.

Nach 4 Stunden waren wir mit dem Schreibtisch fertig. Der Schreibtisch ist jetzt leer. Und nicht nur das. Viele Vorgänge haben sich inzwischen erledigt, oder es gibt aktuellere Versionen der Unterlagen. Zu seinem eigenen Erstaunen hatte sich vieles bereits erledigt, sodass der Arbeitsberg größer aussah, als er eigentlich ist. Jetzt ist er zuversichtlich, weil er merkt, dass er wieder Herr der Lage ist.

Die Wiedervorlage gibt ihm die Sicherheit, nichts zu vergessen und die Aufgaben rechtzeitig anzugehen.

Nach 3 Wochen kam ich wieder vorbei. Sein Schreibtisch war immer noch aufgeräumt. Aber nicht nur das. Eine schöne Blume stand da und er begrüßte mich mit einem Lächeln.

Er fokussierte sich nun mehr auf die aktuelle Aufgabe und ließ sich nicht mehr durch die anderen unerledigten Aufgaben ablenken. Dadurch wurde er schneller fertig und hielt die Deadlines Das hatte ihm bereits Lob und Anerkennung vom Chef eingebracht. Er schaffte mehr in kürzerer Zeit und war auch noch deutlich entspannter dabei.

In der letzten Phase gingen wir nun noch die Schränke an. Einige Ordner konnten ins Archiv gebracht werden. Andere Unterlagen, wie z.B. Kataloge und Flyer sind veraltet und wurden von uns weggeschmissen. 

Als wir uns die vielen Ordner genauer ansahen, stellt sich heraus, dass 70% der Unterlagen weggeschmissen werden konnten. Und das ist übrigens keine Seltenheit.

Am Ende hat sich sein Büro komplett verändert. Es ist viel mehr Platz, ein ganzer Schrank kann sogar abgebaut werden. Er fühlt sich von all dem Ballast befreit und wirkt locker und entspannt. Voller Elan geht er neue Aufgaben an.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Geht es Ihnen auch so wie Peter S.? Dann nehmen Sie einfach per Mail Kontakt zu mir auf. In einem kostenlosen und unverbindlichen Strategiegespräch klären wir am Telefon, wie ich Sie dabei unterstützen kann, mit mehr Ordnung und geeigneten Strukturen wieder Herr der Lage zu werden.

Mehr Ordnung mit Farben: selbstklebende Ordnerrückenschilder

Ordnung durch Farben

Um ehrlich zu sein mag ich Büros, die funktionell und klar gestaltet sind. Schreibtische und Schränke in einem hellen grau oder Buche, dezenter Teppichboden, dunkelgraue Ablagekästen und ganz wichtig: Ordnung. Also keine Papierstapel, Zeitschriftenstapel, Zettel oder unzählige Tierbilder und Witze, die an den Wänden oder Schränken hängen.

Ein Büro sollte einladend aussehen, insbesondere wenn man dort Besucher bzw. Kunden empfängt. Daher sind eine gepflegte Pflanze (bitte keinen Urwald) in der Ecke und ein gerahmtes Bild an der Wand auch schön.

Wenn es aber um die Papierablage geht, dann darf es gerne bunt werden. Wenn man die Schranktüren öffnet, sollte man idealerweise bereits an den Farben der Ordnerrücken erkennen können, welche Themen abgelegt sind. Das hilft Ordnung zu bewahren.

 

Farbige Rückenschilder

Nun stellt sich die Frage, wie die Farbe an die Ordner kommt. Es gibt die Möglichkeit, farbige Ordner zu nutzen. Aber um ehrlich zu sein, sind die ziemlich teuer. Daher sind farbige Rückenschilder aus meiner Sicht die richtige Wahl.

Diese gibt es zum Aufkleben. Wenn man sie später anders beschriften möchte, dann druckt man einfach ein neues Schild in der entsprechenden Farbe aus.

Jetzt habe ich aber eine andere Variante gefunden: farbige Rückenschilder zum Aufkleben mit Einsteckfach.

Das Rückenschild ist dabei deutlich länger, als der Ordnerrücken und verfügt auch über das notwendige Loch. Man klebt also das Rückenschild oben und unten um die Ecke auf die Innenseite des Ordners. Dadurch hält es besser und entstehen keine unschönen Ecken, die sich mit der Zeit lösen könnten.

Vorne gibt es das übliche Einsteckfach, sodass man ein entsprechendes Schild hineinschieben kann.

Das Material ist sehr robust und aus einer Art Kunststoff (ich kann es nicht besser beschreiben).

Es gibt diese Rückenschilder für breite Ordner (60 mm):

Oder auch für schmale Odner (40 mm):

Zum Bedrucken der Schilder stellt durable Vorlagen zur Verfügung. Diese finden Sie unter: http://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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Die Alternative zu Trennstreifen: Staffeltrennblätter

 

Um den Inhalt eines Stehordners zu strukturieren werden häufig Trennstreifen. Aber das hat einen entscheidenden Nachteil: Die Beschriftungen liegen direkt übereinander und können daher schlecht gelesen werden. Eine Alternative dazu sind Staffeltrennblätter.


Papierstapel auf Schreibtisch

Alles auf einen Blick

Stehordner, egal ob breit oder schmal, sind häufig gut gefüllt. Um den Inhalt zu strukturieren sollten Sie Trennblätter verwenden. Bei meinen Kunden sehe ich in der Regel A4-große Register oder auch schmale Trennstreifen.

Wenn Sie Register mit einer Staffelung 1-12 oder 1-31 verwenden, sollten Sie im Ordner ein Inhaltsverzeichnis anlegen. So erkennen Sie schnell, welches Thema bei welcher Nummer abgelegt ist.

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Trennstreifen werden meistens per Hand beschriftet. Sie können Sie aber auch mit Word bedrucken oder ein Beschriftungsgerät nutzen.

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Wenn Sie Trennstreifen verwenden, gibt es allerdings ein Problem: Die Beschriftungen liegen alle direkt übereinander. Sie können sie daher schlecht lesen. Häufig beobachte ich dann, dass wild geblättert wird. Aber wäre es nicht besser, alles auf einen Blick sehen zu können?

Eine gute Alternative zu den Trennstreifen sind Staffel-Trennblätter. Durch die gestaffelte Anordnung können Register mit 3, 4, 6 oder 11 Blatt gebildet werden. Auf dem folgenden Foto sehen Sie ein 11er-Register:

So funktioniert’s

Die Staffel-Trennblätter verfügen über mehr als 2 Löcher zum Einheften. Wenn Sie also die einzelnen Trennblätter in unterschiedlichen Löchern abheften, erzeugen Sie dadurch eine Staffelung. Hilfestellung bietet Ihnen dabei die Beschriftung V1 bis V6 für die 6 Trennblätter.

Für 11 Trennblätter drehen Sie 5 einfach um und heften diese von unten gestaffelt ein. Dabei hilft Ihnen die Beschriftung R1 bis R5. Dabei ist die Reihenfolge wichtig. Beginnen Sie am Besten mit den unteren 5 Trennblättern und fügen dann die oberen 6 ein.

Eine Kurz-Anleitung ist auf den Staffel-Trennblättern aufgedruckt.

Die Staffeltrennblätter erhalten Sie sicherlich bei Ihrem Büromittellieferanten. Ansonsten können Sie sie auch bei Amazon bestellen:

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Farbige Rückenschilder für Stehordner

Farben geben Orientierung

Ein Kunde von mir betreibt verschiedene Niederlassungen. Dem Bereichsleiter war es wichtig, dass die Organisation in der Verwaltung der einzelnen Niederlassungen weitestgehend einheitlich ist, damit die Springer-Kraft, die die Urlaubs- und Krankheitsvertretung übernimmt, sich schnell zurecht findet. Außerdem wollte er durch die Vereinheitlichung und die Einführung von Standards eine effizientere Arbeitsweise erreichen.

Nachdem wir gemeinsam die Ablagestruktur neu organisiert haben, wurde auch ein Farbkonzept entwickelt.

Farben geben einfach Orientierung beim Suchen nach Informationen. Wenn Sie sich im Team z.B. darauf geeinigt haben, dass Rechnungen immer in einem blauen Ordner abgelegt werden, dann können Sie im Schrank gezielter nach dem richtigen Ordner suchen.

Da Sie ja bereits Ordner (vermutlich in grau marmoriert) angelegt haben, wäre der Aufwand nun groß, alles in farbige Stehordner um zuheften. Daher liegt es nahe, dass die Rückenschilder nun farbig sein sollten. Wenn Sie aber auch die alten Einsteckschilder weiter verwenden möchten und sich die Arbeit sparen wollen, alle Schilder neu zu beschriften, könnten die Rückenschilder „Ordofix“ von Durable die richtige Lösung für Sie sein.

Es gibt die Rückenschilder in den Farben Schwarz, Grün, Rot, Gelb und Blau.

Sie kleben die Schilder einfach auf den Ordnerrücken (das Loch ist bereits ausgestanzt). Am oberen Teil ist das Schild etwas länger, sodass Sie es umknicken und auf die Ordnerinnerseite kleben.

Einsteckschilder wie gewohnt

Da die Rückenschilder über eine entsprechende Tasche verfügen, können Sie die Einsteckschilder wie gewohnt beschriften und hinein schieben.

So wird aus einem schlichten grau marmorierten Stehordner ein Ordner, der Ihrem Farbkonzept entspricht.

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Die Vorlage zur Beschriftung der Einsteckschilder finden Sie zum Download bei Durable:

https://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

 

 

So funktioniert die Heftvorrichtung bei Mappei

Papierstapel auf Schreibtisch

Mappe statt Ordner, auch wenn viel Papier abgelegt wird

Ich habe Ihnen bereits einige Prinzipien der Mappei-Methode vorgestellt. Um Informationen schneller finden zu können, ist die Empfehlung größere Themen in einzelne Mappen oder Fächer aufzuteilen und diese entsprechend zu beschriften.

Nun kann es aber auch sein, dass Sie eine größere Menge an Unterlagen in einen Ordner ablegen möchten. Wenn Sie die Mappen von Mappei nutzen, müssen Sie nun nicht alles in Stehordner umheften, sondern können den Vario-Dehnhefter mit Heftvorrichtung nutzen.

Hier hat sich Mappei ein paar Gedanken gemacht, wie die Alternative zu einer Hebelmechanik aussehen kann. Denn ein Prinzip dieser Methode ist, dass die Mappe nur so breit ist, wie der Inhalt. Die Stehordner gibt es aber nur breit und schmal (8 und 5 cm). Je nachdem wie viel Papier sie ablegen, ist noch mehr oder weniger Platz in den Stehordnern. Platz, der genau genommen verschwendet wird. Mit der Heftvorrichtung von Mappei dagegen kann die Heftung der Papiermenge flexibel angepasst werden.

Wenn Sie also Ihre Büroschränke mit den Schienen für Hängemappen ausgestattet haben, können Sie mit Mappei sowohl dünne, als auch dicke Akten entsprechend Ihrem Farbsystem ablegen. So bleiben Sie in einem System und müssen Ihre Informationen nicht an verschiedenen Orten suchen.

So funktioniert die Heftvorrichtung

Ich gebe zu, als ich die Heftvorrichtung das erste Mal ausprobiert habe, brauchte ich die bebilderte Anleitung, um es zu verstehen. Denn der Teil, mit dem man das Papier „auffädelt“ ist nicht wie bei Stehordnern rechts, sondern links. Ich habe sogar bei Mappei angerufen und nachgefragt, weil mir die Technik unhandlich vorkam. Aber ich habe dann nicht die Mappe frustriert in die Ecke geworfen, sondern mir den Trick erklären lassen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie die Heftvorrichtung funktioniert und welchen enormen Vorteil sie hat im Vergleich zu Stehordnern, falls Sie eine Seite daraus kopieren wollen.

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Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das Buch „Ordnung ohne Stress“.

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Oder Sie bestellen direkt im Online-Shop von Mappei. Hier stehen Ihnen alle Produkte zur Auswahl. Bei Bedarf werden Sie auch kompetent beraten. Einfach auf das Logo klicken.

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So organisieren Sie Ihre Wiedervorlage mit Mappei

Die täglichen Aufgaben im Blick

Es ist die große Herausforderung für jeden von uns: Alle Aufgaben im Blick zu behalten. Nichts vergessen. Planbare Aufgaben rechtzeitig angehen. Aber auch Rückrufe und Informationen, auf die man wartet nicht vergessen und ggf. nachhaken.

Dafür benötigen Sie eine funktionierende Wiedervorlage. Sie können sich selbst organisieren, indem Sie die Aufgaben in Outlook nutzen, eine Excel-Liste führen oder jeden Tag To-Do-Listen schreiben.

Wenn Sie aber Ihre Ablage mit Mappei organisieren, dann liegt es nahe, auch die Aufgabenplanung und Wiedervorlage mit diesen Mappen zu realisieren. So bleiben Sie konsequent in einem System. Und darauf kommt es an:

  • Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich (also nicht nur im Kopf)
  • Planen Sie alle Aufgaben ein
  • Verwalten Sie alle Aufgaben in einem System

Nur so behalten Sie wirklich alles im Blick und sind gut organisiert.

Zwei Dimensionen: Thema und Termin

Vielleicht nutzen Sie für Ihre Wiedervorlage in Papier einen Pultordner, wie auf diesem Bild. Er hat verschiedene Fächer für die Tage (1-31) und Monate (Jan-Dez). Ich habe mich früher auch damit organisiert und meine Themen in verschiedene Sichthüllen zusammengefasst. Diese wurden dann von mir in die Fächer gelegt.

Pultordner 1-31 und Jan-Dez
Es könnte eigentlich ganz gut funktionieren. Aber es gibt einen Haken. Angenommen, ich habe ein Thema für den 20. eingeplant und in das entsprechende Fach die Unterlagen gelegt. Aber bereits am 13. fragt mich mein Chef nach diesem Thema. Nun müsste ich mich daran erinnern, bei welchem Datum der Vorgang liegt. Womöglich kann ich mich nicht mehr erinnern und muss nun alle Fächer durchsuchen. Da wahrscheinlich in einem Fach mehrere Sichthüllen liegen, die alle nicht beschriftet sind, dauert die Suche ziemlich lange.

Ich habe mich immer darüber geärgert. Geht es Ihnen wie mir früher?

Dann ist das Termin-Modul von Mappei die richtige Lösung für Sie.

 

Das Termin-Modul von Mappei

Für die Wiedervorlage gibt es entsprechende Leitkarten, die bereits fertig beschriftet sind. Auch hier gibt es Reiter mit 1-31 und Jan-Dez. Wenn Sie die Themen- bzw. Aktionsmappen bei den jeweiligen Tagen einsortieren, sehen Sie jetzt sowohl den Termin, als auch das Schildchen mit Namen des Themas (oder Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter). Wenn Sie nun früher auf die Mappe zugreifen müssen, dann finden Sie sie im Kasten sehr schnell. Beim Suchen hilft Ihnen wieder die Farbe des Beschriftungsschildchens. Dadurch wissen Sie, dass Sie nur nach z.B. gelben Schildern (für Stahllieferanten) schauen müssen. Und wenn Ihr Lieferant „Meyer“ heißt, wissen Sie auch, an welcher Stelle (Mitte links) der Reiter steckt.

Diese Systematik stelle ich Ihnen in dem folgenden Video vor:

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Den Tag gut geplant und vorbereitet

Ich empfehle immer am Vortag schon mal den nächsten Tag zu planen. Nehmen wir an, Sie werden an verschiedenen Besprechungen teilnehmen, für die Sie Unterlagen (also Ihre Mappei-Mappen) benötigen. In der Zeit dazwischen möchten Sie verschiedene Aufgaben erledigen (zu denen Sie ebenfalls Mappen angelegt haben).

Tagesplanung mit Mappei
Um nun den nächsten Tag im Detail zu planen und die Besprechungen vorzubereiten gibt es ein weiteres Hilfsmittel: Eine Tages-Fächermappe.

Auf dem Deckel dieser Mappe gibt es eine Sichthülle, in der Sie Ihren ausgedruckten Terminplan und Aufgaben aus Outlook hineinschieben. Die einzelnen Fächer sind für jeweils eine Stunde vorgesehen (8:00-19:00). Nun brauchen Sie nur noch die entsprechenden Mappen den Uhrzeiten zuordnen und schon sind Sie perfekt vorbereitet.

 

 

 

Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das Buch „Ordnung ohne Stress“.

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Oder Sie bestellen direkt im Online-Shop von Mappei. Hier stehen Ihnen alle Produkte zur Auswahl. Bei Bedarf werden Sie auch kompetent beraten. Einfach auf das Logo klicken.

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Mehr als nur Mappen – Grundprinzipien der Mappei-Methode

Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Mappei-Methode basiert auf ein paar einfachen und leicht umsetzbaren Prinzipien, mit denen Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente und Informationen haben.

Sofort-Ordnung mit Loseblatt-Ablage

Haben Sie, genau wie ich, keine Lust Ablage zu machen? Ordner aus dem Schrank holen, Papier lochen, abheften und Ordner wieder in den Schrank stellen. Dazu habe ich weder Lust noch Zeit.

Das tolle an Mappei ist, dass Sie nur 1x eine Mappe anlegen. Dort legen Sie das Papier ungelocht in einer Loseblatt-Sammlung sofort ab. Diese Mappe befindet sich als Arbeitsmappe an Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie an Aufgaben erinnert werden möchten, dann planen Sie diese entweder über Outlook oder mit dem Termin-Modul von Mappei ein. Wird der Vorgang aktuell nicht von Ihnen benötigt, wandert die Mappe in den Schrank.

Sie benötigen also keinen Ablagekorb mehr auf Ihrem Schreibtisch.

Logische Einheiten

Vermeiden Sie dicke, unhandliche Mappen. Gliedern Sie stattdessen die Dokumente in logische Einheiten. Je kleiner die Einheiten, desto schneller finden Sie benötigte Unterlagen. Sie können dafür auch Fächermappen verwenden. Beispiel Einkauf: Legen Sie pro Lieferant eine Fächermappe an. In den jeweiligen Fächern können Sie z.B. den Rahmenvertrag, die Lieferantenbewertung, Spezifikationen bzw. Produktübersicht und aktuelle Bestellungen getrennt ablegen.

Eindeutige Kennzeichnung

Bevor Sie die Mappen beschriften, sollten Sie sich mit Ihren Kollegen in der Abteilung darüber einigen, wie Mappen beschriftet werden. Sind die Produktnummern entscheidend oder legen Sie nach Produktnamen ab? Sind es Lieferantennummern oder Lieferantennamen? Kundennummern oder Kundennamen? Wenn Sie die Mappen mit den jeweiligen Namen beschriften möchten, dann sollten Sie bei Namen, bei denen eine Kurzform üblich ist, festlegen, ob Sie die offiziellen (längeren) Namen oder die Kurzform wählen.

Außerdem sollten Sie sich auf ein gemeinsames Farbkonzept einigen. Beispiel: Lieferanten für Stahl = gelb, Lieferanten für Schrauben = blau.

Wenn Sie Ihre Mappen beschriften, wählen Sie ein Schild in der entsprechenden Farbe. Schreiben Sie dort den Namen drauf (zur besseren Orientierung sind auf den Schildern kleine Dreiecke aufgedruckt, die Ihnen zeigen, wo Sie mit der Beschriftung beginnen sollten). Kleben Sie dann das Schild an die Hinterseite der Mappe und zwar an die Stelle mit dem Buchstaben, mit dem der Name beginnt.

Die Stehorganisation

Ihre Mappen stellen Sie in eine Ordnungsbox. Sie können die Box auch mit Leitkarten gliedern. Achten Sie bitte darauf, dass die Mappen mit einem Beschriftungsschild bei „A“ hinten stehen und die bei „Z“ vorne. Nur so können Sie den Beginn der Schilder lesen und Informationen schnell finden.

Diese Grundprinzipien erkläre ich auch in diesem Video:

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Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das genannte Buch „Ordnung ohne Stress“.

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Papier organisieren, obwohl der papierlose Büro kommt?

Das papierlose Büro kommt

Bei vielen meiner Kunde höre ich, dass das Ziel für die nächste Zeit ist, papierlos zu arbeiten. Daher stellt sich immer wieder die Frage, warum man sich noch Gedanken über die Papierablage und -organisation am Schreibtisch machen muss.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Wie weit sind Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro?

Soll demnächst ein Projekt starten, das die digitale Akte realisiert? Ist bereits seit 1, 2 oder 3 Jahren die Rede davon? Aber wenn jetzt Ihr Chef davon spricht, dann hört es sich so an, als würde es demnächst wirklich los gehen?

Mein Eindruck ist, dass viele Unternehmen noch zögern. Rein technisch ist es natürlich möglich eine digitale Akte einzuführen. Auf der CeBIT in Hannover kann man sich zahlreiche Software-Lösungen dazu ansehen.

Aber wie sieht die Realität aus?

Es werden Mails ausgedruckt. Die Ablage erfolgt in Papierform. In Besprechungen bringt jeder Teilnehmer zahlreiche Unterlagen mit, um auskunftsfähig zu sein.

In 2016 hat das Markt- und Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH, ein Anbieter für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- und Bezahlsysteme, eine Studie zum papierlosen Büro erstellt (zur Studie hier klicken).

Dabei kam heraus, dass viele Büroangestellte das papierlose Büro für sinnvoll und machbar erachten, aber bürokratische Hürden, die Angst vor Datenverlust und die mangelnde Änderungsbereitschaft der Mitarbeiter dagegen stehen.

Wenn schlechte Prozesse digitalisiert werden, werden sie dadurch nicht effizienter

Was ist häufig der Anlass dafür, dass Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen wollen?

Mir begegnet immer wieder folgende Situation: Ein Vertriebsmitarbeiter soll im Sinne von One-Face-To-The-Customer Ansprechpartner für seine Kunden sein. Der Kunde ruft nun an und der Vertriebsmitarbeiter benötigt einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge, die den Kunden betreffen. Dies ist aber häufig nicht so einfach möglich. Die Lösung dafür soll dann das DMS sein.

Der Mitarbeiter könnte auch jetzt schon, mit den vorhandenen Möglichkeiten in Papier und elektronisch, auskunftsfähig sein. Aber die Prozesse, die dafür notwendig wären, sind nicht geklärt bzw. laufen nicht effizient ab. Durch die Digitalisierung werden die Prozesse allerdings nicht bessern, sondern nur schneller. Der erhoffte Effekt wird also nicht so einfach eintreffen.

Eine gute Organisation in Papier hilft Ihnen bereits jetzt

Wir halten fest: Sie haben noch Papier an Ihrem Arbeitsplatz. Die Einen mehr, die Anderen weniger.

Daher macht es Sinn, auch jetzt schon eine abgestimmte, einheitliche und standardisierte Papierablage zu haben und zwar nicht nur in der dauerhaften Ablage in Standordnern im Schrank, sondern auch in den Handakten mit denen Sie täglich arbeiten an Ihrem Schreibtisch.

Wenn klar ist, ob Kunden nach Kundennummern oder nach Kundennamen abgelegt werden (ein Beispiel dazu gebe ich im Video); wenn alle in der Abteilung für die gleichen Dateien, die selben Stichworte im Dateinamen verwenden; wenn Sie sich im Team auf ein einheitliches Farbsystem zur Kennzeichnung geeinigt haben, dann profitieren Sie jetzt davon, weil Sie Informationen schneller finden. Außerdem haben Sie gute für die Einführung eines DMS vorgearbeitet, denn dann werden Sie genau diese Punkte klären und vereinheitlichen müssen.

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Zusammenfassung

Ja, es lohnt sich, das Papier am Arbeitsplatz gut zu strukturieren und zu organisieren und Standards im Team zu vereinbaren, weil Sie dadurch Informationen schneller finden und Prozesse effizienter ablaufen. Sie profitieren schon jetzt davon und sind gut vorbereitet, wenn ein DMS eingeführt wird.

Feng Shui im Büro

Feng Shui – Die Harmonielehre aus China

Sicherlich haben Sie bereits etwas über Feng Shui gehört.

Ziel des Feng Shui (Fengshui) ist die Harmonisierung des Menschen mit seiner Umgebung, die durch eine besondere Gestaltung der Wohn- und Lebensräume erreicht werden soll. Quelle: Wikipedia

Oft wird diese Lehre auf den Wohnbereich angewendet. Man kann dabei sowohl die Aufteilung der Räume bestimmen, als auch jeden Raum einzeln gestalten. Es gibt auch Gärten, die nach diesen Prinzipien angelegt werden. Bei uns in Hannover wurde eine ganze Wohnanlage entsprechend gestaltet. Sie ist unter dem Namen VASATI bekannt.

Feng Shui für den Schreibtisch

Sie können Feng Shui natürlich auch für Ihr Büro anwenden. Dabei geht es zum Einen darum, wie der Schreibtisch und die Regale im Büro angeordnet sind. Zum Anderen können Sie die Fläche auf dem Schreibtisch entsprechend gestalten.

Da ich keine Expertin für Feng Shui bin, habe ich einfach ein paar interessante Beiträge für Sie herausgesucht:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.dein-feng-shui.de zu laden.

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Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.diedruckerei.de zu laden.

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Es gibt auch ein kurzes Video von simplify:

https://www.simplify.de/videos/artikel/feng-shui-im-buero/

Mein Fazit

Was ist meine persönliche Meinung dazu? Vielen Ratschlägen stimme ich voll zu:

  • Ordnung halten und aufräumen
  • Den Schreibtisch so aufstellen, dass sich keine Tür im Rücken befindet
  • Holz statt Glas
  • Pflanzen ins Büro stellen

Mit anderen Punkten habe ich persönlich meine Probleme: Es empfohlen, dass der Monitor nicht direkt vor mir stehen soll, damit ich einen freien Blick habe. Aber aus ergonomischen Gründen muss der Monitor gerade vor mir stehen. Wenn er seitlich steht (wie in dem Video von simplify), dann müsste ich immer den Kopf zur Seite drehen und das würde zu Verspannungen im Nacken führen. Als Lösung wird teilweise empfohlen, einen L-förmigen Schreibtisch zu nutzen und dann den PC auf den kleineren Schreibtischteil zu stellen. Dann hätte ich auf dem größeren Teil viel Platz und freie Sicht. Aber auch das ist aus meiner Sicht keine Lösung, da ich die Dinge, die ich tue zum größten Teil am PC erledige.

Auch kann ich nicht nachvollziehen, warum in meinem Rücken kein Regal stehen soll. Solange nur ich darauf zugreife, finde ich es o.k. Schwierigkeiten hätte ich allerdings auch, wenn ständig ein Kollege hinter meinem Rücken an das Regal/das Sideboard geht.


Wie ist Ihre Meinung zum Thema Feng Shui im Büro? Haben Sie sich danach eingerichtet? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar zu diesem Artikel.