Was im Büro nie ausgehen darf

Vor ein paar Monaten hat der Verband der Sekretärinnen eine Umfrage bei den Mitgliedern durchgeführt. Die Frage war: Was darf im Büro nie ausgehen?

Die Antworten waren vielfältig:

  • Kaffee (wurde mehrmals genannt)
  • Papier
  • Druckerpatronen
  • Ordner (breit und schmal)
  • Register für Ordner
  • Batterien für Maus und Tastatur
  • Glas-/Whiteboardreiniger
  • Stifte für Whiteboard
  • Textmarker
  • Haftnotizzettel
  • Heftklammer für Tacker
  • Büroklammern
  • Klebestifte, Tesafilm, Kreppklebeband
  • Moderationskarten
  • Kopfschmerztabletten

… und ein Lächeln im Gesicht 🙂

Die Herausforderung ist nun: Wie schafft man es, dass diese Dinge auch immer vorrätig sind, ohne zu große Lager anzulegen?

Dabei kann eine Methode helfen, die aus der japanischen Automobilindustrie stammt, aber auch sehr gut fürs Büro geeignet ist: KANBAN.

Bürokanban für Ihre Büromaterialien

Diese Methode benötigt erst etwas Vorbereitung, spart dann aber Zeit und läuft „wie von selbst“. Grundsätzlich funktioniert es so: Wenn eine Mindestmenge unterschritten wird, wird die Nachbestellung ausgelöst, damit der Nachschub rechtzeitig kommt, bevor der Bestand leer ist.

Schritt 1

Erstellen Sie zuerst eine Liste der kritischen Artikel. Sie können das Kanban-System später auch auf andere Artikel ausweiten, aber die positiven Auswirkungen werden hier deutlicher sichtbar.

Schritt 2

Lieferanten auswählen. Vermutlich haben Sie für Ihre Büromaterialien sowieso einen Lieferanten ausgemacht, bei dem Sie immer bestellen. Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt nochmal zu prüfen, ob es kostengünstigere Anbieter gibt. Dabei beachten sollten Sie die Versandkosten. Auch wichtig: die Lieferzeiten.

Schritt 3

Dieser Schritt ist wichtig, aber auch nicht ganz einfach. Hier kommt es auf Ihre Erfahrung an. Legen Sie die Bestellmenge und die Mindestmenge fest.

Beispiel: Kopierpapier

Nehmen wir an, dass Ihre Abteilung pro Tag ein Paket mit 500 Blatt Papier verbraucht. Dann darf die Mindestmenge, bei der der Bestellprozess ausgelöst wird, nicht „1 Paket“ betragen, denn dann müsste der Nachschub bereits am nächsten Tag angekommen sein. Besser wäre es also die Mindestmenge auf „5 Pakete“ oder „1 Karton“ festzulegen. In einem Karton sind in der Regel 10 Pakete verpackt, sodass Sie noch einen Vorrat für 2 Wochen hätten, bzw. 2 Wochen Zeit haben, den Nachschub zu organisieren.

Bei einer Bestellmenge von 1 Karton und einer Mindestmenge von 5 Paketen würden Sie also alle 2 Wochen einen Karton bestellen.

Wenn Sie über ausreichend Lagerplatz verfügen und sich nicht so häufig mit den Bestellungen beschäftigen möchten, bestellen Sie 2 Kartons.

Schritt 4

Nun erstellen Sie Kanban-Karten. Diese können Postkarten-Größe haben oder so groß, wie Visitenkarten sein. In einer Tabelle notieren Sie folgende Informationen:

  • Produktbezeichnung
  • Lieferant
  • Bestellmenge
  • Artikel-/Bestellnummer
  • Lagerplatz

Tipp: Wenn Ihr Lieferant auch eine App zur Verfügung stellt, dann fügen Sie den QR-Code zum Produkt hinzu, so geht es noch schneller.

Schritt 5

Positionieren Sie nun die Kanban-Karte bei der Mindestmenge. Hier ist Ihre Kreativität gefragt. 😉

Bleiben wir bei unserem Beispiel Kopierpapier: Die Pakete liegen übereinander gestapelt im Regal unter dem Kopierer. Dann legen Sie die Kanban-Karte auf das 5. Paket von unten. Wenn also das letzte Paket vor der Mindestbestandsmenge herausgenommen wird, wird die Kanban-Karte sichtbar und Sie können die Bestellung auslösen.

Bei Textmarkern oder anderen Stiften empfehle ich Ihnen ein etwas anderes System:

Kaufen Sie pro Stiftart 2 Stapelboxen und stellen diese hintereinander ins Regalfach.

Auf beide Boxen kleben Sie vorne die Kanban-Karte.

Angenommen die Mindestmenge bei Textmarkern beträgt „10“. Dann legen Sie in beide Boxen jeweils 10 Textmarker. Die Kollegen entnehmen aus der vorderen Box laufend die Marker. Ist die vordere Box leer, nehmen Sie diese für die Nachbestellung und schieben die hintere – volle Box – nach vorne.

Desk-Sharing – das Nonterritoriale Büro

Desk-Sharing in Kombination mit dem Kombi-Büro

Beim Desk-Sharing bzw. Non-Territorialen Büro wird die starre Zuordnung von Arbeitnehmer und Arbeitsplatz aufgelöst. Alle Mitarbeiter können alle Arbeitsplätze nutzen. Üblicherweise ist die Anzahl der Arbeitsplätze geringer, als die Anzahl der Mitarbeiter.

Durch Urlaub, Krankheit, Homeoffice und Dienstreisen sind nicht immer alle Mitarbeiter gleichzeitig in der Firma anwesend. Daher kann man Kosten einsparen, wenn die Arbeitsplätze genutzt werden, statt leer zu stehen. Dies ist aber erst ab einer gewissen Unternehmensgröße sinnvoll möglich. Bei z.B. 10 Mitarbeitern könnte man eventuell 1 Arbeitsplatz einsparen, je nach dem, wie viele Mitarbeiter wie viele Tage im Homeoffice sind. Oder auch bei einer Vertriebsabteilung, da die Mitarbeiter viel unterwegs sind und vielleicht nur an einem Tag in der Woche ins Büro kommen. Bei 100 Mitarbeitern dagegen wäre vielleicht eine Reduzierung auf 80 Schreibtische möglich. Dies muss aber vorab genau untersucht werden.

Desk-Sharing kann gut mit einem Kombi-Büro oder Open Space kombiniert werden. So können die Mitarbeiter je nach Bedarf einen Arbeitsplatz wählen. Mal das Einzelbüro für konzentriertes Arbeiten, mal ein Gruppenbüro für Projekt- und Teamarbeit, mal die Sofaecke, weil diese Umgebung die Kreativität fördert.

Wichtig ist dabei, einen organisatorischen Rahmen zu schaffen, damit es nicht morgens einen Run auf die besten Arbeitsplätze gibt. Das würde zu viel Stress verursachen.

Gleichzeitig sollte eine Clean-Desk-Policy etabliert werden, damit man nicht erstmal morgens die Reste des Vorgängers (z.B. leere Kaffeetassen) beseitigen muss.

Als sehr hilfreich hat sich herausgestellt, eine gewisse Grundausstattung mit Büromaterial an den Schreibtischen vorzuhalten. Dazu gehören z.B. Locher, Tacker und Schere.

Vorteile

  • Platzersparnis
  • abwechslungsreiche und damit motivierende Umgebung
  • bessere Kommunikation
  • fördert digitales Arbeiten

Nachteile

  • schwierig umzusetzen bei sehr papierlastigen Arbeitsplätzen
  • Neid und Wettstreit und somit Stress, wenn es keinen organisatorischen Rahmen gibt
  • keine individuelle Einrichtung des Arbeitsplatzes möglich

Fazit

Ich habe selbst mehrere Jahre in einem Desk-Sharing-Konzept gearbeitet und war begeistert von der Möglichkeit, mir einen Schreibtisch entsprechend meiner Bedürfnisse auswählen zu können. Wir hatten in unserer Abteilung ein Buchungssystem geschaffen, sodass jeder auch dann seinen Wunsch-Arbeitsplatz bekommen konnte, wenn er mal etwas später ins Büro kommt.

Da ich immer wieder mit anderen Kollegen in einem Büro saß, wurde die Kommunikation untereinander deutlich besser.

Als ich durch einen Arbeitgeberwechsel wieder meinen festen Schreibtisch hatte, hat mir das große Probleme bereitet. Es hat mehrere Monate gedauert, bis ich mich mit diesem starren System abgefunden habe. Die Gewöhnung an das Desk-Sharing hatte dagegen nur ein paar Tage gedauert.

Home Office – die neue Normalität

Ein kleiner Arbeitsplatz zu Hause

Home Office bzw. Telearbeit ist seit dem Frühjahr 2020 für viele Mitarbeiter plötzlich Normalität geworden. Obwohl inzwischen viele Mitarbeiter wieder ins Büro zurückkehren könnten, sehen viele die Vorteile, die die Arbeit im Home Office hat und möchten diese auch beibehalten.

Was zu einer alternierenden, also wechselnden, Telearbeit führt. Das bedeutet, dass 2-3 Tage in der Woche von zu Hause und den Rest der Tage in der Firma gearbeitet wird.

Gut funktioniert die Arbeit von zu Hause, wenn es auch hier einen Arbeitstag mit festen Ritualen gibt. Die Arbeitszeit sollte regelmäßig sein und auch Pausen werden eingelegt. Es wird vermieden in der Nacht, im Urlaub, an Feiertagen und bei Krankheit zu arbeiten. Außerdem ist die Einbindung zur Abteilung und der regelmäßige Austausch mit den Kollegen wichtig. Dies kann auch per Videokonferenz funktionieren.

Nicht vergessen darf man die Ergonomie am Arbeitsplatz. Der Laptop auf dem Küchentisch ist auf Dauer nicht geeignet. Finden Sie die Fehler im obigen Symbolbild? Die Tischplatte ist nicht tief genug, der Sessel kein verstellbarer Bürostuhl und der Bildschirm ist nicht blendfrei aufgestellt.

Vorteile

  • flächensparend, wenn es mit Desk-Sharing kombiniert wird
  • ungestörteres Arbeiten solange die eigenen Kinder nicht parallel betreut werden müssen
  • Wegfall von Fahrzeiten
  • freiere Zeiteinteilung

Nachteile

  • geringeres Wir-Gefühl in der Abteilung
  • wenn es nicht mit Desk-Sharing kombiniert wird: teurer Leerstand

Fazit

Alternierende Telearbeit ist an sich kein Bürokonzept, sondern sollte mit Desk-Sharing und dem Kombi-Büro oder Open Space kombiniert werden. Wenn die organisatorischen Rahmenbedingungen stimmen, ist dies das Konzept der Zukunft und die neue Normalität.

Open Space – die Moderne

Quelle: iba.online

Die offene Bürolandschaft ermöglicht den Mitarbeitern einer Abteilung sowohl das konzentrierte Arbeiten, als auch die Teamarbeit. Damit ist es eine Weiterentwicklung des Kombi-Büros. Im Gegensatz zum Kombi-Büro gibt es im Open Space allerdings keine Einzelbüros, sondern verschiedene Zonen, die durch verschiedene Elemente abgetrennt sind.

So kann zum Beispiel ein kleiner Besprechungsraum in einem Glaskasten untergebracht sein, der Schreibtische räumlich von einander trennt.

Im Open Space wird viel Wert auf die Gestaltung der Flächen gelegt. Flexible Möbelsysteme unterstützen die unterschiedlichen Arbeitsweisen. Häufig gibt es auch eine Sofaecke, die von den Mitarbeitern vorurteilsfrei genutzt werden kann.

Die Vor- und Nachteile ähneln denen des Kombi-Büros.


Vorteile

  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • konzentriertes Arbeiten teilweise möglich
  • Teamarbeit teilweise möglich
  • Förderung eines guten Arbeitsklimas durch eine abwechslungsreiche Gestaltung

Nachteile

  • Ablenkung durch Aktivitäten in den anderen Zone möglich
  • hohe bauliche Anforderungen an Klima, Licht und Akustik und damit verbundene Kosten

Fazit

Beim Open Space kommt es auf die Gestaltung an. Wenn das konzentrierte Arbeiten trotz aller Offenheit möglich ist, bietet dieses Bürokonzept ideale Arbeitsbedingungen. Wenn auch noch die Unternehmenskultur dazu passt – perfekt!

Kombibüro – Der Allrounder

Quelle: iba.online

Das Kombi-Büro kombiniert Zellen– und Großraumbüros.

Entlang der Fassade befinden sich die Einzelbüros. Hier ist konzentriertes Arbeiten bei Tageslicht und individueller Regulierung der Raumtemperatur möglich.

In der Mitte, also im breiten Flur, befindet sich eine Multifunktionszone. Hier können temporäre Arbeitsplätze, ein Besprechungsbereich, ein Archiv oder auch Teeküche mit Pausenzone eingerichtet werden.

Damit in der Multifunktionszone ausreichend Tageslicht ankommt, werden in der Regel die Einzelbüros mit Glaswänden und -türen zum Flur abgetrennt. So entsteht auch mehr Transparenz.

Im Kombi-Büro hat jeder Mitarbeiter in der Regel einen festen Arbeitsplatz. Es wird eine Einheit pro Abteilung bzw. Bereich geschaffen. Aber auch die Kombination mit Desk-Sharing ist sehr gut möglich.


Vorteile

  • gute Kombination von Einzel- und Teamarbeit möglich
  • störungsfreies und kreatives Arbeiten möglich
  • individuelle Regelung von Klima und Licht in den Einzelbüro möglich
  • Raum für Team- und Projektarbeit in der Multifunktionszone
  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • flexible Gestaltung der Multifunktionszone möglich

Nachteile

  • wenig Stauraum im Einzelbüro
  • visuelle Ablenkung durch Aktivitäten in der Multifunktionszone

Fazit

Das Kombi-Büro wird allen Anforderungen gerecht: Sowohl das konzentrierte Arbeiten, als auch die spontane Teamarbeit ist möglich.

Einen Haken gibt es aber doch: Bei Kunden, die dieses Bürokonzept einsetzen, beobachte ich häufig, dass die Multifunktionszone kaum genutzt wird. Wenn man mit einem Kollegen zusammen auf dem Sofa sitzt, dann sieht das eher nach Pause, als nach Arbeit aus. Dabei fördert gerade dieser Orts- und Umgebungswechsel die Kommunikation und Kreativität.

Damit das Kombi-Büro sein Potenzial entfalten kann, ist also eine entsprechende Unternehmenskultur notwendig.

Gruppenbüro – für Teamarbeit

Quelle: iba.online

In Gruppenbüros werden in der Regel bis zu 25 Arbeitsplätze zusammengefasst, die mit Hilfe von Stellwänden und Highboards getrennt werden.

Diese Büros werden häufig von einer gesamten Abteilung belegt für die die Zusammenarbeit und der schnelle Austausch zwischen den Kollegen wichtig ist.

Dieser Vorteil wird aber schnell zum Nachteil, wenn die Gespräche als Störung empfunden werden, denn für konzentriertes Arbeiten sind Gruppenbüros nur bedingt geeignet. Daher greifen einige Mitarbeiter gerne zu Noise-Cancelling-Kopfhörern oder ich habe es auch schon erlebt, dass Mitarbeiter über Kopfhörer Musik hören, um sich abzuschotten.

Gleichzeitig sitzt der Abteilungsleiter in der Regel in einem Einzelbüro. Dies kann zu Neid führen.


Vorteile

  • intensive Zusammenarbeit im Team bzw. Abteilung möglich
  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • flexible Umgestaltung teilweise möglich

Nachteile

  • konzentriertes Arbeiten nur teilweise möglich
  • hoher Geräuschpegel
  • individuelle Regelung von Klima und Licht nur bedingt möglich

Fazit

Gruppenbüros sollten nur von Abteilungen und Teams genutzt werden, für die Zusammenarbeit und Kommunikation wichtiger sind, als das konzentrierte Arbeiten. Vielleicht wäre ein Kombibüro eine gute Alternative?

Großraumbüro – der Dinosaurier

Quelle: iba.online

Wenn die Wände der Zellenbüros fallen sollen, um die Kommunikation im Team zu verbessern und die Büroräume moderner zu gestalten, erzählen mir Mitarbeiter bei meinen Kunden, dass sie jetzt ein Großraumbüro bekommen. Dies wird verbunden mit verschiedenen Unmutsbekundungen, dass man jetzt in die 70er Jahre wieder zurück verfällt und es ja schon früher schlimm war, in diesen Büros zu arbeiten, es also jetzt zu einer Verschlechterung kommt.

Wenn ich nachfrage, wie viele Mitarbeiter zukünftig in diesem „Großraumbüro“ sitzen sollen, erhalte ich oft die Antwort, dass die ganze Abteilung mit 20 Mitarbeitern in diesem neuen offenen Büro zusammensitzt.

In diesen Situationen fühle ich mich immer dazu aufgerufen für Klarheit zu sorgen:

Als Großraumbüros werden organisatorische und räumliche Einheiten bezeichnet, die über eine Grundfläche von mindestens 400 qm verfügen.

Oft ist es ein ganzes Geschoss mit einer Raumtiefe von 20 bis 30 Metern, indem mehrere Hundert Mitarbeiter untergebracht werden.

Die Schreibtische sind in Gruppen angeordnet und werden mit Stellwänden und Schränken getrennt.

Einerseits bietet das Großraumbüro eine hohe Flexibilität bei der Gruppierung der Arbeitsplätze, andererseits ist es auch starr, da jedem Mitarbeiter ein Schreibtisch fest zugeordnet ist.


Vorteile

  • Zusammenarbeit in Teams und Arbeitsgruppen möglich
  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • Flexibles Umgestalten der Bürofläche möglich

Nachteile

  • hoher Geräuschpegel
  • fehlendes Tageslicht bei vielen Arbeitsplätzen, sodass auch bei Sonnenschein mit künstlichem Licht gearbeitet werden muss
  • hoher Aufwand für Klimatisierung
  • erhöhte Anforderungen an den Brandschutz
  • leere Arbeitsplätze bei Krankheit, Urlaub und Homeoffice

Bei den Planungen, von denen mir die Mitarbeiter erzählt haben, handelt es sich wahrscheinlich um ein Kombi-Büro oder Open Space, die ich in den nächsten Blog-Artikeln genauer vorstellen werde.

Fazit

Großraumbüros gehören immer mehr der Vergangenheit an. Ich habe selbst Anfang der 1990er-Jahre in einem Großraumbüro gearbeitet und kann aus eigener Erfahrung bestätigen, dass der Geräuschpegel und die Raumtemperatur ein großes Problem waren. Außerdem war mir ein hoher Krankenstand aufgefallen und die Konzentrationsfähigkeit ließ am Nachmittag stark nach. Lag das an der Klimaanlage?

Zellenbüro – der Klassiker

Quelle: iba.online

Das Zellenbüro ist die klassische Büroform. Die Einzel- oder 2-Personen-Büros sind oft entlang der Fassade angeordnet und über einen gemeinsamen Flur erreichbar.

Die Bürotür wird meistens von den Mitarbeitern offen gelassen, damit man mehr von den Kollegen mitbekommt. Bei Bedarf kann aber auch die Tür geschlossen werden, sodass ein konzentriertes Arbeiten gut möglich ist. In Bürogebäuden jüngeren Datums wird das Bedürfnis nach Rückzug und Offenheit über Glastüren gelöst.

Zusätzlich zum Zellenbüro werden in einer Abteilung aber auch noch Besprechungsräume benötigt. Diese gibt es entweder direkt mit bei der Abteilung, oder man muss bei Bedarf einen zentralen Besprechungsraum buchen.

Zellenbüros sind bei vielen Mitarbeitern beliebt. Aber sind sie auch sinnvoll und zeitgemäß?


Vorteile

  • konzentriertes, störungsfreies und kreatives Arbeiten möglich
  • ideal, wenn hohe Vertraulichkeit notwendig ist
  • individuelle Regelung von Klima und Licht möglich
  • individuelle Gestaltbarkeit des Raums

Nachteile

  • hoher Flächenbedarf
  • bei festen Wänden geringe Flexibilität
  • fehlende Transparenz
  • spontane Kommunikation im Team nicht möglich
  • Leerstände bei Urlaub, Krankheit und Homeoffice, da jeder Arbeitsplatz einem Mitarbeiter zugeordnet ist

Fazit

Das Zellenbüro hat aufgrund des hohen und somit teuren Flächenbedarfs ausgedient. Wer sowohl störungsfreies Arbeiten ermöglichen, als auch Teamarbeit fördern möchte, der sollte sich das Bürokonzept „Kombi-Büro“ genauer ansehen.

Welches Bürokonzept ist das Richtige?

Es wird erwartet, dass wir flexibel sind, kreativ arbeiten, aber wir sitzen im 2er-Büro fest. Passt das? Nein.

Und doch ist das so genannte Zellenbüro mit einem oder zwei Schreibtischen, Schränken an der Wand und eventuell noch einem Sideboard das Büro, das ich bei meinen Kunden am häufigsten sehe.

Welche Büroraumkonzepte fördern Team- und Projektarbeit? Welche ermöglichen ein ungestörtes und konzentriertes Arbeiten? Was fördert die Kommunikation untereinander? Welches Büro ist abwechslungsreich gestaltet und unterstützt kreatives Arbeiten?

Machen Sie eine Bestandsaufnahme

➡️ Wie viele Mitarbeiter sind regelmäßig anwesend?

➡️ Wie ist die Homeoffice-Regelung?

➡️ Wie viele Schreibtische werden benötigt?

➡️ Wie viele Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten werden benötigt?

➡️ Wie hoch ist der Anteil an Projekt- und Teamarbeit?

➡️Welche Möglichkeiten bieten die räumlichen Gegebenheiten?

➡️ Welches Budget steht zur Verfügung?

Binden Sie die Mitarbeiter ein

Für die Mitarbeiter ist es riesiger Schritt vom Zellenbüro zum Kombibüro oder Open Space eventuell noch kombiniert mit Desk Sharing.

Ein eigener Schreibtisch, „mein“ Stuhl, die Bilder und Fotos an der Wand, die liebevoll gepflegten Pflanzen auf dem Fensterbrett – das alles bietet „Heimat“ und die Mitarbeiter fühlen sich wohl.

Es werden zwar auch die Nachteile dieses Bürokonzepte beklagt, aber trotzdem sollten Sie nicht mit großer Begeisterung rechnen, wenn Sie die Umgestaltung der Büros vorschlagen.

Das Ganze ist ein echtes Change-Projekt und sollte auch mit den bekannten Methoden des Change-Managements begleitet werden.

An erster Stelle steht dabei natürlich die Beteiligung der Mitarbeiter. Nehmen Sie Ängste und Widerstände ernst und erarbeiten zusammen Lösungen. Auch der Betriebsrat sollte eingebunden werden.

Organisatorische Regelungen sind wichtig

Was ist die größte Angst beim Desk-Sharing-Konzept?

Dass man keinen guten Platz mehr abbekommt, wenn man nicht gleich um 6:00 Uhr im Büro ist.

Im Kombi-Büro oder Open Space gibt es immer auch Arbeitsplätze, die nicht ganz optimal sind, wenn man dort den ganzen Tag ungestört arbeiten möchte. Aber dafür sind sie auch nicht gedacht. In der Regel sind es Arbeitsplätze, die die Mitarbeiter nutzen sollten, die den ganzen Tag von Besprechung zu Besprechung hetzen und nur mal schnell zwischendurch Mails bearbeiten möchten.

Dieses Beispiel macht deutlich, dass es nicht „gute“ und „schlechte“ Arbeitsplätze gibt, sondern die Arbeitsplätze unterschiedliche Funktionen erfüllen. An einigen kann man gut konzentriert arbeiten, andere fördern die Kommunikation, wiederum andere sind perfekt für die Entwicklung kreativer Ideen. Daher gibt es unterschiedliche Zonen und Abtrennungen, damit dies möglich ist, ohne dass der eine den anderen stört.

Für ein angstfreies und gutes Miteinander benötigen Sie also ein Reservierungs- bzw. Buchungssystem für die einzelnen Arbeitsplätze und Besprechungsräume. Dies kann eine einfache Excel-Tabelle sein, oder ein professionelles Tool.

Ein weiterer positiver Effekt davon ist: Jeder muss sich überlegen, was für ihn morgen ansteht. Wieviel Meetings habe ich? Werde ich konzentriert an einem Konzept oder einer Auswertung arbeiten? Werde ich im Projekt weiter arbeiten? Dann bucht er sich den Arbeitsplatz, den er dafür benötigt. Am nächsten Morgen startet jeder gut vorbereitet in den Tag.

Darüber hinaus sollte im Team geklärt werden, wie damit umgegangen wird, wenn die Führungskraft ein Einzelbüro für ein vertrauliches Personalgespräch benötigt, aber für den Tag für sich einen Platz am 4er-Tisch gebucht hat.

Außerdem funktioniert das Desk-Sharing-Konzept nur, wenn Sie gleichzeitig eine Clean-Desk-Policy einführen. Hier sollte nicht nur geregelt werden, dass Papierstapel am Ende des Tages von den Schreibtischen verschwinden, sondern auch die benutzten Kaffeetassen in die Küche gebracht werden und der Schreibtisch abgewischt wird, also sauber und ordentlich verlassen wird.

Vielleicht lächeln Sie jetzt, aber aus eigener Erfahrung weiß ich, dass „benutzte Kaffeetassen“ irgendwann das größte Ärgernis werden…


Die einzelnen Bürokonzepte stelle ich in den nächsten Blogartikeln und in diesem Video genauer vor.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

5 zentrale Grundlagen der Kaizen-Methode

5-S-Methode, TQM, Ishikawa-Diagramm, TPM, die sieben Muda, Just-in-Time – dies alles sind Methoden, die zu Kaizen gehören. In diesem Artikel stelle ich die 5 zentralen Grundlagen von Kaizen vor und zeige auf, wie dies auch im Büro umgesetzt werden kann.

So funktioniert die Kaizen-Methode auch im Büro

Von Kaizen und neuen Managementmethoden aus Japan habe ich vor rund 30 Jahren in meinem Studium gehört. Damals haben viele von uns Hausarbeiten und Diplomarbeiten zu diesen Methoden geschrieben. Immer ging es darum, wie die erfolgreichen Strategien von Toyota auf Deutschland und unsere Unternehmen adaptiert werden können.

Natürlich haben sich zuerst deutsche Automobilhersteller damit beschäftigt, inzwischen sind die Methoden in allen Branchen angekommen.

Nachdem man Erfolge im Produktionsbereich feiern konnte, wurden die Erfahrungen auch ins Büro übertragen.

Obwohl ich dachte, dass dieses Thema inzwischen überall bekannt und angewandt wird, beobachte ich immer wieder, insbesondere in kleinen Unternehmen, das dies nicht so ist.

Die Chance auf effizienteres Arbeiten, bessere Erfolge und mehr Kundenzufriedenheit wird leider oft vertan.

Wenn auch Sie das Gefühl haben, dass es an Ihrem Arbeitsplatz noch Potenzial gibt, dann nehmen Sie sich gerne etwas Zeit für diesen Artikel.

Prozessorientierung

Sich regelmäßig mit Prozessverbesserungen zu beschäftigen zahlt sich am Ende für ein Unternehmen aus.

Aber niemand hat Lust, Prozesse zu dokumentieren. Da dies sehr zeitaufwändig ist und der Sinn manchmal auf dem Weg verloren geht, kommen viele Teams gar nicht dazu, ihre Prozesse zu verbessern.

Was aber passiert, wenn Unternehmen nicht ständig an Prozessverbesserungen arbeiten, lesen Sie hier: Warum Prozesse kontinuierlich verbessert werden müssen

Wie geht es einfacher?

Dies ist die Frage, die ich mir immer stelle. Sehr gute Erfahrungen habe ich mit der Salutogenen Geschäftsprozessanalyse gemacht. Hier liegt der Schwerpunkt auf die Gestaltung von Arbeit, die die Mitarbeiter gesund erhält. D.h. man fragt die Mitarbeiter eines Teams nicht „Welche Prozesse müssen verbessert werden?“, sondern „Welche Prozessschritte stressen Sie?“

Dieser andere Blick auf Prozesse macht es vielen Mitarbeitern einfacher, eine Antwort zu geben und die Motivation ist größer an Verbesserungen zu arbeiten. Außerdem beschäftigt man sich nicht erst einmal mit der reinen Dokumentation, sondern kommt gleich zu den Schmerzpunkten. Um zu verstehen, wo das Problem liegt, muss natürlich trotzdem der Prozess, z.B. mit Hilfe von Moderationskarten, dokumentiert werden.

Dennoch lohnt es sich, mit den verschiedenen Prozessaufnahme- und Dokumentationsmethoden auseinander zu setzen. Einen Einstieg ins Prozessmanagement gebe ich Ihnen hier (klick).

Kundenorientierung

Wer ist Ihr Kunde? Welche Bedürfnisse und Erwartungen hat Ihr Kunde? Dies sind zwei elementare Fragen.

Eigentlich ist doch klar, wer der Kunde ist. – Eigentlich. Denn wenn ich bei meinen Trainingsteilnehmern auf diesen Punkt zu sprechen komme, habe ich oft den Eindruck, dass es doch nicht so klar ist. Angenommen, ich würde einen Kinderpartyservice betreiben. Wer wäre mein Kunde? Die Kinder, die teilnehmen? Das Geburtstagskind? Die Eltern, die meinen Service bezahlen?

Auch die Idee des internen Kunden scheint oft noch nicht so ganz verstanden zu sein. Da fallen dann Sätze, wie „Wenn der Kollege xy das nicht richtig ausfüllt, dann muss er sich auch nicht wundern, dass ich das nicht bearbeite.“ Und immer wieder wird über „die da oben“ und „die da unten“ gesprochen, wenn man seine Kollegen meint. Probleme an den Schnittstellen werden hier sichtbar.

Eine klare Ausrichtung auf die Kunden (interne und externe) und deren Erwartungen hilft dabei, die eigenen Dienstleistung zu verbessern und das schafft eine höhere Kundenzufriedenheit.

Außerdem verbessern Sie dabei Ihre eigenen Abläufe und konzentrieren sich auf die wichtigen Punkte.

Sie fragen sich, wie Sie dieses Thema nun konkret angehen sollen? Ich empfehle Ihnen Design Thinking, eine Methode aus dem agilen Projektmanagement. Hier haben Sie eine strukturierte Vorgehensweise mit 6 Schritten, bei der Sie sich auch zwischendurch immer wieder Rückmeldung von Ihrem Kunden einholen, ob Ihre Dienstleistung seinen Erwartungen entspricht.

Qualitätsorientierung

Auch diese Grundlage besteht aus zwei Aspekten: Qualitätsstandards festlegen und die Einhaltung überprüfen.

Das hört sich, wie die Prozessdokumentation, wieder sehr aufwändig an. Und tatsächlich habe ich in vielen Unternehmen sehr umfangreiche Qualitätsmanagement-Handbücher gesehen. Bei meinem alten Arbeitgeber haben wir rund 2000 Prozesse dokumentiert, es gab mehrere Hundert Formulare und das QM-Handbuch hat 12 breite Ordner gefüllt. Aber außer der Revisions-Abteilung hat das wohl niemand wirklich gelesen…

Geht das auch einfacher?

Ja, wenn Sie im Blick behalten, warum und für wen Sie ein QM-Handbuch erstellen. Es darf nicht zur Arbeitsbeschaffungsmaßnahme werden oder weil der QM-Beauftragte denkt, er müsste rechtfertigen, dass er auch etwas tut und daher besonders viel schreibt.

Also ist die Frage:

Wie schaffen Sie es, die Qualitätsstandards so zu dokumentieren, dass die Kollegen dies schnell und einfach verstehen können?

Sie können das gewünschte Ergebnis mit einem Foto dokumentieren und Hinweise hinzufügen.

Durch Checklisten stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Schritte getan werden und gleichzeitig kann man gut erkennen, was bereits erledigt ist und was noch fehlt bzw. der nächste Schritt ist. Das hilft nicht nur jedem Mitarbeiter selbst, sondern auch im Vertretungsfall. Tipps, wie Sie eine gute Liste erstellen gebe ich hier: Was macht eine gute Liste aus?

Ansonsten ist es immer empfehlenswert, die einzelnen Schritte in Stichworten, anstelle von ausführlichen Texten zu beschreiben. Eine gute Technik dabei ist an entscheidenden Stellen Fragen einzubauen. Beispiel: „Zahlungseingang erfolgt?“ – Ja / Nein. Und dann wird genannt, was zu tun ist, wenn diese Frage mit Ja beantwortet wurde und was, wenn die Antwort Nein lautet.

Der 2. Aspekt, die Einhaltung der Standards zu überprüfen, kann an die Revision übertragen werden, oder der QM-Beauftragte führt regelmäßig Audits durch. Aber aus meiner Sicht ist es viel wichtiger, bei allen Mitarbeitern die Lust an Qualitätsorientierung zu wecken, sodass jeder selbst auf die Einhaltung achtet.

Kritikorientierung

Kritik wird im Kaizen als Chance zur ständigen Verbesserung gesehen. Daher ist Kritik nicht nur erlaubt, sondern erwünscht.

Wenn also etwas nicht gut funktioniert oder ein Fehler passiert, dann sollten Sie nicht nach dem Schuldigen suchen, sondern sich fragen, wie das passieren konnte. Analysieren Sie genau den Prozess. Laden Sie auf alle Fälle die Mitarbeiter dazu ein, Verbesserungsvorschläge zu machen. Testen Sie die Verbesserung in der Praxis. Prüfen Sie dann, ob es tatsächlich funktioniert, oder noch weitere Verbesserungen vorgenommen werden sollten.

Dieser PDCA-Zyklus wird immer wieder durchlaufen. So werden die Abläufe im Unternehmen laufend analysiert und verbessert.

Standardisierung

Alle 4 bisherigen Grundlagen, Prozess-/Qualitäts-/Kunden-/Kritikorientierung, beinhalten den Gedanken der ständigen Verbesserung. Verbesserung der Qualität der Dienstleistung und Produkte und Verbesserung der Prozesse.

Wenn Sie dann einen neuen Stand, ein neues Level, erreicht haben, dokumentieren Sie dies, damit es zum neuen Standard wird und so im Unternehmen integriert wird.

Solange Ihre Kernprozesse betroffen sind, wird der neue Standard natürlich im QM-Handbuch dokumentiert.

Geht es aber eher um abteilungs- oder projektinterne Verbesserungen, wie z.B. eine optimierte Dateiablagestruktur, könnten Sie dafür ein Office-Handbuch erstellen. Hier hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, die getroffenen Vereinbarungen nachzulesen bzw. bei Nichteinhaltung sich darauf zu berufen und auch die Einarbeitung neuer Kollegen funktioniert viel einfacher.


Zusammenfassung

Die 5 zentralen Grundlagen der Kaizen-Methode sind in großen Unternehmen seit vielen Jahren etabliert. Aber auch kleine Betriebe können davon profitieren.

Hier ist es besonders wichtig, einen einfachen und pragmatischen Weg zu finden.

Ich hoffe, Sie haben in diesem Artikel einige Anregungen erhalten.

Es ist gut, neben dem Tagesgeschäft sich regelmäßig die Zeit zu nehmen, um die eigene Arbeitsweise zu überprüfen und über Verbesserungen nachzudenken. Das zahlt sich auf alle Fälle aus.