5S digital – Mehr Ordnung in den Dateien

Aufräumen mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist eine Idee aus dem japanischen Toyota-Produktionssystem. Ziel ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann, Suchen ebenso wie lange Transportwege und Wartezeiten vermieden werden und dadurch verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld gilt als Grundlage für Qualitätsarbeit.

Die 5S-Methode wird in Deutschland auch 5A-Methode genannt und leitet sich von den Anfangsbuchstaben der 5 Schritte ab. In der folgenden Grafik sehen Sie die einzelnen Schritte mit kurzen Erläuterungen. Ich habe noch einen 6. Schritt hinzugefügt: Wenn alles zur Gewohnheit geworden ist, läuft es wie von selbst.

Ein aufgeräumter Schreibtisch

Wenn Sie Ihren Schreibtisch mit der 5S-Methode aufräumen möchten, sollten Sie ungefähr einen halben Tag dafür einplanen. Wenn es schon länger her ist, dass Sie aufgeräumt haben, könnte es auch einen Tag dauern.

Planen Sie einen Aufräum-Tag mit der ganzen Abteilung ein. Das macht mehr Spaß und die Entscheidung, was weggeworfen werden kann und wo was abgelegt werden soll, fällt leichter.

So gehen Sie vor:

Schauen Sie Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade und Papierstapel für Papierstapel durch und entscheiden Sie, was weggeworfen werden kann (Seiri). Für die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen, legen Sie einen bestimmten Platz fest und beschriften diesen (Seiton). Hilfreich dabei sind Hängemappen. In den Schubladen Ihres Rollcontainers können Sie für mehr Ordnung sorgen, indem Sie mit Trennstegen und Schrägablagen einzelne Bereiche abtrennen. Und wenn Sie schon dabei sind, alles einmal auszuräumen, können Sie auch gleich den Putzlappen schwingen (Seiso). Nun dokumentieren Sie diesen Standard (Seiketsu). Dafür könnten Sie ein kurzes Dokument erstellen und alles beschreiben, oder Sie fotografieren einfach diesen Idealzustand. Nun kommt es darauf an, dass Sie Unterlagen, die Sie aus Ihrer Ablage herausnehmen, später wieder dort hin zurück legen (Shitsuke).


Sie haben Lust, mit der 5S-Methode aufzuräumen, wissen aber nicht, wie Sie diese Methode Ihren Kollegen erklären sollen? Dann empfehle ich Ihnen die CD von LeanAktuell. Hier finden Sie nicht nur eine PowerPoint-Präsentation mit allen Erklärungen, sondern auch ein Spiel, um ganz leicht die Methode zu erlernen. Zum Bestellen hier klicken.


So schaffen Sie Ordnung in Ihren Dateien

Die 5S-Methode lässt sich natürlich auch auf Ihren digitalen Arbeitsplatz anwenden. Die einzelnen Schritte sind:

  1. Separieren: Gehen Sie Ihre Dateiablage durch. Welche Ordner, welche Dateien benötigen Sie nicht mehr? Durchforsten Sie auch Ihren Mail-Posteingang und die Unterordner. Vergessen Sie dabei nicht Ihre gesendeten Mails. Falls Sie einige Dateien auf dem Desktop abgelegt haben, sollten Sie auch hier aufräumen.
  2. Sortieren: Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an und benennen Ihre Ordner eindeutig. Überlegen Sie sich, nach welchem System Sie Ihre Dateien benennen wollen. Beginnt der Dateiname mit dem Datum? Verwenden Sie eher Kundenname oder Kundennummer?
  3. Säubern: Leeren Sie den digitalen Papierkorb.
  4. Standards: Dokumentieren Sie Ihre geschaffenen Standards. Neben einer Beschreibung können auch Screenshots hilfreich sein.
  5. Selbstdisziplin: Legen Sie nun jeden Tag sofort Dateien und Mails in die jeweiligen Ordner ab. So tragen Sie dazu bei, dass die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft beibehalten wird.

Sie würden gerne die Dateiablagestruktur verbessern, wissen aber nicht, wie Sie vorgehen sollen? Ich unterstütze Sie im Rahmen eines Workshops gerne dabei gemeinsam eine optimierte Struktur zu finden. Mehr Informationen dazu (klick)


Fallbeispiel: Auf die Kernkompetenz konzentrieren

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Die Ausgangslage

Vor einiger Zeit war ich bei einem Autohaus. – Nein, nicht weil ich ein neues Auto kaufen wollte. Ich wurde vom Inhaber gebeten, ein Coaching mit einem der Verkäufer durchzuführen.

Dieser Verkäufer war super. Der Chef hat richtig von ihm geschwärmt. Dieser Verkäufer war immer freundlich zu den Kunden, hat sehr gut beraten, viele Autos verkauft und sein spezieller Bereich war der Gebrauchtwagenhandel. Wie viele Autohäuser, werden auch hier die alten Autos der Kunden in Zahlung genommen, wenn ein neues Modell gekauft wird. Wohin nun aber mit den ganzen gebrauchten Wagen? Der Markt ist nicht ganz leicht. Der Mitarbeiter hat aber sehr gute Strategien entwickelt, diese Gebrauchtwagen schnell und zu einem guten Preis zu verkaufen.

Aber es gab einen Haken: Der Verkäufer war einfach schlecht organisiert.

Wenn ein Kunde sein neues Auto abholen wollte, dann konnte er häufig die Autopapiere und Schlüssel nicht finden, oder hatte vergessen, sich um die Anmeldung zu kümmern.

Wenn ein Kunde ein Leihauto erhalten hatte, weil sein eigener Wagen gerade in der Werkstatt repariert wird, hat er die Unterlagen dazu nicht mehr gefunden.

Und auf seinem Schreibtisch tobte das Chaos, da sich bei ihm auch viele Telefonnotizen angesammelt hatten.

Die Kollegen waren von ihm genervt, der Chef unzufrieden und die Kunden auch nicht immer ganz glücklich.

Der Verkäufer selbst war auch unzufrieden, denn er hatte schon oft versucht, sich zu bessern, aber der Erfolg hielt nicht lange an. Stattdessen machte er häufig Überstunden am Abend und war freiwillig am Samstag im Autohaus, damit er den Papierkram schafft.

Das Arbeitsplatzcoaching

Wir haben uns insgesamt drei Mal getroffen und die Unterlagen auf seinem Schreibtisch sortiert. Wir haben Ablagekästen beschriftet, Hängemappen angelegt, auch das Sideboard aufgeräumt, viel weggeschmissen. Außerdem haben wir seinen Tag geplant und ihm mehr Struktur gegeben.

Das hat auch alles ganz gut funktioniert, aber er ist teilweise wieder in sein Chaos zurückgefallen. Außerdem macht ihm der „Verwaltungskram“ einfach keinen Spaß und deswegen schiebt er die Aufgaben gerne vor sich her. – Er verkauft lieber Autos.

Wir haben also einen Teilerfolg erzielt, aber so richtig zufrieden war niemand. Dann hatte ich eine Idee.

Die Lösung

Ich habe dem Chef vorgeschlagen, dass sich der Mitarbeiter auf seine Kernkompetenzen konzentrieren sollte.

Nicht jeder muss alles gut können. Er war einfach ein guter Verkäufer, aber eine schlechte Bürokraft. Also habe ich empfohlen, eine „Bürofee“ für ihn einzustellen, die sämtliche Verwaltungstätigkeiten für ihn übernimmt. Sodass er sich wieder voll auf das Verkaufen von Autos konzentrieren kann, dadurch mehr Umsatz erreicht und zufriedener ist. Gleichzeitig sind auch die Kollegen und Kunden zufriedener, weil alles besser läuft. Die Kosten für die zusätzliche Kraft würde der Mitarbeiter schnell selbst erwirtschaften.

Als ich dem Verkäufer das vorgeschlagen habe, war es, als würde eine große Last von ihm fallen. Die Vorgabe, mehr Gewinn erzielen zu müssen, damit die Mitarbeiterin bezahlt werden kann belastete ihn nicht – im Gegenteil: Es spornte ihn an. Die Aussicht darauf, wieder sich voll und ganz auf seine Kernkompetenz konzentrieren zu können ließ ihn strahlen.

Fazit

In einem Team sollte jeder das tun, was er am Besten kann. Jeder hat seine Stärken und Schwächen. Führungskräfte sollten dies erkennen und den Nutzen daraus ziehen. Jeder bekommt die Aufgaben, die er am Besten und mit hoher eigener Motivation kann.


Läuft es in Ihrem Team auch nicht so ganz rund? Sehen Sie Verbesserungspotenzial? Dann vereinbaren Sie einfach ein kostenloses und unverbindliches Strategiegespräch mit mir. Wir schauen dann gemeinsam, wie ich Sie am Besten unterstützen kann.

Arbeit unter die Lupe genommen

Womit verbringen Sie Ihre Zeit am Arbeitsplatz?

Wenn Sie sich jetzt denken „Mit Arbeit natürlich!“, dann haben Sie sich getäuscht. Wirklich produktiv arbeiten wir nämlich viel weniger, als wir es glauben.

Stattdessen wird viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen, in zu langen und ineffizienten Besprechungen und mit E-Mails verbracht.

Immer wieder kommt es auch vor, dass Aufgaben doppelt erledigt werden. Und in meinen Arbeitsplatzcoachings beobachte ich nicht selten, dass Mitarbeiter die selben Zahlen in verschiedenen Tools erfassen. – Oder Informationen aus einer Software ausdrucken, um sie dann in einer anderen Software wieder einzugeben.

Tipp: asana hat einen Bericht zur Anatomie der Arbeit herausgebracht, den Sie hier (klick) kostenlos erhalten.

Wie groß ist Ihr Verbesserungspotenzial?

Eigentlich sollten Sie sich täglich fragen „Geht das auch einfacher?“. Das mache ich jedenfalls automatisch, aber ich gebe zu, dass das so eine „Macke“ von mir ist.

Sie könnten auch alle Prozesse detailliert dokumentieren und optimieren. Das benötigt allerdings etwas Zeit.

Wenn Sie einfach (da ist es wieder…) und schnell feststellen möchten, wo Ihre Ansatzpunkte liegen, dann empfehle ich Ihnen meine Arbeitsplatz-Analyse, die Sie selbst in wenigen Minuten durchführen können: https://www.123effizientdabei.de/arbeitsplatz-analyse/

Gerne können wir auch ein 20-minütiges und kostenloses Strategiegespräch führen, um Ihr Potenzial zu analysieren.

Wie effizient sind Sie organisiert?

Wissen Sie, wie effizient Sie organisiert sind und ob Ihnen unter Umständen sogar kostbares Einsparpotenzial entgeht? Eine Antwort auf diese Fragen gibt Ihnen der neue Online-Effizienzrechner von MAPPEI.


Lassen Sie sich in drei einfachen Schritten berechnen, welcher Zeitgewinn und welches Einsparpotenzial mit dem MAPPEI-System erreicht werden kann.


https://www.mappei.de/de/effizienzrechner/

Effizient und produktiv im Homeoffice

So arbeiten Sie effizient und produktiv von zuhause. Wie Sie sich selbst gut organisieren und was Sie als Führungskraft tun können, um effizient virtuell im Team zusammenzuarbeiten.

Was lange undenkbar war, ist jetzt normal

Im Vergleich hat sich in den vergangenen Jahren der Anteil an Mitarbeitern, die ganz oder teilweise vom Homeoffice aus arbeiten, nur leicht erhöht.

Oft gaben die Mitarbeiter an, dass es im Unternehmen bzw. im Bereich nicht möglich ist von zu Hause zu arbeiten. Viele hatten einfach kein Interesse.

Jetzt ist das anders. Durch die Corona-Krise haben viele Unternehmen auf die Arbeit im Homeoffice umgestellt. Was früher auf Ablehnung bei Führungskräften, Mitarbeitern und der IT-Abteilung gestoßen ist, ist jetzt normal.

Wie sind Ihre Erfahrungen aus den ersten Tagen im Homeoffice?

Man denkt, im Homeoffice kann man ungestörter arbeiten. Tatsächlich habe ich die Arbeit im Homeoffice in den letzten Jahren auch immer vorgeschlagen. Allerdings unter einer Voraussetzung: Dass Sie auch wirklich Ruhe haben.

Jetzt in den Zeiten von Corona sieht es aber etwas anders aus: Ihre Kinder und Ihr Partner sind auch zu Hause. Mir geht es da ganz ähnlich. Bis vor 3 Wochen konnte ich vormittags ungestört arbeiten. Jetzt sind mein Mann und die Kinder den ganzen Tag da. Ich muss nun also viel stärker Berufliches und Privates trennen.

Profitieren Sie von meinen Erfahrungen. Ich habe Ihnen in einem Whitepaper Tipps zusammengestellt, die nicht einfach nur blanke Theorie sind, sondern von mir selbst erfolgreich eingesetzt werden.

Mit diesem kostenlosen Whitepaper richte ich mich speziell an diejenigen, die bereits seit ein paar Tagen im Homeoffice arbeiten und nun feststellen, dass es gar nicht so einfach ist, so produktiv zu sein, wie vorher im Büro. Meine Anregungen sollen Sie dabei unterstützen, durch kleine Änderungen zufriedener mit der Situation zu sein und stressfreier zu arbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelassenheit, um die Zeit im Homeoffice erfolgreich zu meistern.

Frühjahrsputz im Mailpostfach

Über die Jahre sammeln sich viele E-Mails an. Es könnte ja noch einmal wichtig werden, oder ich benötige die Mail irgendwann als Beweis. So denken viele Menschen. Zeit für den Frühjahrsputz im Mail-Postfach!

Warum wir gerne E-Mails sammeln

Ich höre in meinen Trainings immer wieder Geschichten, die ungefähr so verlaufen:

„Der Nachbar vom Schwager vom alten Schulfreund hat einmal eine E-Mail benötigt, weil diese als Beweis vor Gericht galt und dadurch hat sein Unternehmen 1.000.000 Euro eingespart, weil sie keinen Schadensersatz zahlen mussten.“

Und je häufiger diese Geschichte erzählt wird, desto größer die Summe, die das Unternehmen eingespart hat.

Diese oder ähnliche Geschichten werden als Argument genutzt, warum der Mitarbeiter niemals Mails löscht, sondern alles aufhebt. Teilweise sehe ich Postfächer, in denen 30.000 Mails liegen, weil der Mitarbeiter in den vergangenen 10 Jahren noch nie eine Mail gelöscht hat.

Aber auch diejenigen, die viele Mails löschen und wegsortieren, sammeln über die Jahre viel Ballast und nicht mehr benötigte Informationen an. Es geht ziemlich schnell, eine Mail abzulegen (also einfach in einen Unterordner verschieben) und dort sieht man auch nicht mehr, wie viel es inzwischen geworden ist. Wenn die gleiche Menge ausgedruckt wäre, würden sich die vielen Ordner überall im Büro stapeln. Aber bei den E-Mails ist das anders.

Und es könnte doch tatsächlich einmal sein, dass man eine alte Mail noch benötigt – oder? Nein!

Ich beobachte, dass dieses Thema natürlich viel von der Unternehmenskultur abhängt. Wer das Gefühl hat, sich immer für alles rechtfertigen zu müssen, der hebt lieber ein paar Mails auf, um später seine Unschuld beweisen zu können. Aber in unserer doch sehr schnelllebigen Welt, ist häufig das, was letzten Monat noch wichtig war, heute völlig uninteressant.

Das sollten Sie vorab klären

Angenommen, Sie würden jetzt nicht Ihre E-Mails, sondern die Papierablage aufräumen, dann gäbe es eine Aufbewahrungsrichtline, in der steht, welche Dokumente abgeheftet und wie lange aufgehoben werden müssen.

Aber gibt es in Ihrem Unternehmen eine Anweisung dazu, wie lange Mails aufgehoben werden sollen? Ich vermute: Nein.

Damit Sie diese Entscheidung nicht ganz alleine treffen und die Verantwortung dafür tragen müssen, empfehle ich Ihnen, vorab mit Ihrem Vorgesetzten zu klären, welche Mails wie lange aufgehoben werden sollen.

Dies kann von verschiedenen Faktoren abhängen. Beispielsweise könnte es gut sein, Mails, die ein bereits abgeschlossenes Projekt betreffen, noch 1 Jahr nach Abschluss aufgehoben werden, da es später Rückfragen zu bestimmten Entscheidungen geben könnte. Dagegen könnten Mails, die zu einer Vertragsverhandlung gehören, gelöscht werden, sobald der Vertrag abgeschlossen wird. Denn dann gilt das, was im Vertrag steht. Oder Sie einigen sich darauf, dass Mailverkehr mit Kunden grundsätzlich 3 Monate aufbewahrt werden, außer bei einem speziellen Kunden, mit dem es immer Ärger gibt.

In wenigen Schritten zu einem aufgeräumten E-Mail-Postfach

Löschen Sie alles, was alt ist.

Wenn klar ist, welche Mails Sie wie lange aufbewahren müssen, dann löschen Sie einfach alle alten Mails. Scrollen Sie dazu in Ihrem Posteingang bis zu dem Datum, ab wann gelöscht werden darf, markieren alle Mails, die älter sind und löschen diese.

Forsten Sie so auch alle Unterordner durch. Alternativ können Sie auch die Suchfunktion nutzen.

Verschieben Sie Mails in Unterordner

Überprüfen Sie Ihre Unterordnerstruktur, die Sie unter Ihrem Posteingang angelegt haben, kritisch. Themen, die nicht mehr relevant sind, können Sie getrost löschen.

Sie können bestimmte Mails automatisch in Unterordner verschieben lassen. Dies empfiehlt sich für Newsletter, Terminbestätigungen, Lesebestätigungen und Systemmeldungen. Outlook zum Beispiel sucht nach dem Anlegen einer neuen Regel die Mails aus dem Posteingang heraus, die der Regel entsprechen und verschiebt diese sofort.

Vielleicht erhalten Sie von einer bestimmten Person nur Mails, die zu einem Thema gehören. Dann können Sie im Posteingang nach Mails von diesem Absender suchen und diese Mails gesammelt in den entsprechenden Unterordner verschieben.

Räumen Sie auch Ihre gesendeten Mails auf

Viele Menschen machen sich viele Gedanken, wie sie die empfangenen Mails ablegen, kümmern sich aber überhaupt nicht um die gesendeten. Dabei ist Ihre gesendete Mail häufig die höherwertige, da sie ja Ihre Antwort enthält.

Löschen Sie also bitte auch dort die alten Mails und verschieben die anderen in Unterordner. Beachten Sie dabei, dass Sie Mails, in denen Sie sich nur für die schnelle Antwort bedankt haben, nicht aufheben müssen.

So bleibt der Posteingang dauerhaft aufgeräumt

Melden Sie sich von Newslettern ab, die nicht mehr interessant sind

Falls Sie mehrere Newsletter abonniert haben, schauen Sie bitte auch dort kritisch nach, ob die Informationen und Themen überhaupt noch interessant sind für Sie.

Reduzieren Sie Verteilerlisten

Vielleicht erhalten Sie E-Mails, weil Sie auf einer bestimmten Verteilerliste stehen. Überlegen Sie bitte auch hier genau, ob diese Informationen immer noch für Sie wichtig sind. Wenn nicht, dann lassen Sie sich von dieser Verteilerliste streichen.

Fordern Sie keine Lesebestätigungen an

Lesebestätigungen sind ja eigentlich so etwas wie „Einschreiben mit Rückschein“. Nur funktioniert es nicht genau so. Wenn Sie z.B. eine Lesebestätigung anfordern, hat der Empfänger die Möglichkeit zu entscheiden, ob er Ihnen überhaupt eine Bestätigung senden möchte. D.h. es könnte sein, dass er die Mail liest, aber Sie erhalten keine Benachrichtigung. Da die Lesebestätigungen so einfach zu umgehen sind, sollte Sie grundsätzlich keine Lesebestätigungen anfordern.

Aufgaben planen

Viele meiner Trainingsteilnehmer berichten mir, dass sie bereits gelesene E-Mails im Posteingang stehen lassen, damit sie daran erinnert werden, dass Sie sie noch bearbeiten müssen. Teilweise werden diese Mails auch wieder als „ungelesen“ markiert.

Viel besser wäre es aber, diese Mails sofort einzuplanen. So blockieren sie nicht unnötig den Posteingang und Sie verpassen keine Fristen. Diese Methode erkläre ich im folgenden Video: Die E-Mail-Flut im Griff

Los geht’s!

Um das Mailpostfach aufzuräumen, benötigen Sie etwas Zeit. Planen Sie also bitte ca. 2 Stunden ein, je nach dem, wie viele Mails Sie gehortet haben. Sorgen Sie in dieser Zeit dafür, dass Sie möglichst nicht gestört werden, indem Sie Ihr Telefon umstellen und, falls möglich, die Bürotür schließen.

Wenn Sie es geschafft haben, dann belohnen Sie sich ruhig. Sie haben es sich verdient!


Weitere Anleitungen zum Thema Inbox-Zero-Challenge und Outlook erhalten Sie in meinem Video-Kurs.

Zum Kurs hier klicken

Frühjahrsputz auf dem Schreibtisch

Schaffen Sie Platz für neue Ideen. Verabschieden Sie sich von altem Ballast. Es ist Zeit für den Frühjahrsputz auf Ihrem Schreibtisch. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für mehr Ordnung und Sauberkeit in Ihrem Büro sorgen.

Es hat sich etwas angesammelt…

In den letzten Wochen und Monaten hat sich bestimmt auch bei Ihnen so einiges angesammelt. Angefangene Aufgaben, die Sie vor sich herschieben; Projektideen, die in der Schublade gelandet sind; Fachartikel, die Sie eigentlich lesen müssten…

Aber nicht nur das. Sicherlich hat sich auf Ihrem Schreibtisch, in den Schubladen oder auch Schränken tatsächlich Dreck und Staub angesammelt. In vielen Unternehmen dürfen die Reinigungskräfte nicht auf den Schreibtischen wischen und die Schränke und Rollcontainer sind sowieso verschlossen.

Zeit, aufzuräumen, auszumisten und sauber zu machen!

Die Vorbereitung

Reservieren Sie sich ausreichend Zeit für den Frühjahrsputz in Ihrem Kalender. Wie lange Sie benötigen, hängt davon ab, wann Sie das letzte Mal ausgemistet haben und wie viel Sie angesammelt haben. Ein halber Tag ist sicherlich ein gutes Mittelmaß. Wählen Sie z.B. einen ruhigeren Nachmittag aus. Falls Sie schneller sind, dann freuen Sie sich über die gewonnene Zeit und genießen einfach die Frühlingssonne bei einem Spaziergang, weil Sie früher Feierabend machen konnten.

Während Sie ausmisten, müssen Sie entscheiden, ob Sie Unterlagen wegwerfen oder abheften. Daher sollten Sie sich eine Datentonne und ein paar leere Ordner und Hängemappen bestellen, auch Etiketten für Ordnerrücken sind sinnvoll.

Da sich der Staub leider auch in den hintersten Ecken der Schubladen und Schränke ansammelt, benötigen Sie tatsächlich einen Putzlappen.

So ein Frühjahrsputz macht ja nicht nur Spaß. Daher empfehle ich Ihnen, sich den Nachmittag angenehm zu gestalten. Wenn Sie in einem Einzelbüro sitzen, könnten Sie nebenbei Ihre Lieblingsmusik hören, oder zwischendurch eine schöne Tasse Tee genießen. Überlisten Sie sich selbst und belohnen sich am Ende.

Los geht’s

Halt! Bevor Sie starten: Stellen Sie Ihr Telefon um, lassen Ihr Mailprogramm geschlossen und schließen, wenn möglich die Bürotür.

Nehmen Sie sich bitte Stapel für Stapel, Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade vor. Wenn Sie erst alles auf einmal auf dem Fußboden verteilen, ist das Chaos viel zu groß.

Bei jedem Blatt fragen Sie sich nun: Was muss ich hier noch tun?

  • Ist das Thema bereits erledigt? Dann legen Sie es ab.
  • Ist das Blatt nicht mehr relevant, weil es eine neuere Version gibt? Dann werfen Sie es weg.
  • Müssen Sie das Thema noch bearbeiten, dann planen Sie es konkret ein. Beachten Sie dabei bitte die Prioritäten.
  • Betrachten Sie auch kritisch die gesammelten Visitenkarten. Nur wenn der Kontakt noch wirklich interessant und wichtig für Sie ist, übernehmen Sie ihn in Ihr elektronisches Adressbuch z.B. in Outlook.
  • Gibt es Unterlagen, die in die Kategorie „im Moment nicht relevant, könnte aber später einmal interessant werden“ gehören? Dann legen Sie sich dafür eine Ideensammlung an. Planen Sie dann in Ihrem Kalender einen Serientermin ein, um diese Sammlung 1x pro Monat zu sichten und neu zu entscheiden.

Wenn Sie einen Stapel durchgearbeitet haben, nehmen Sie bitte den Putzlappen zur Hand und wischen den Ablagekasten, die Schublade oder das Regalfach kurz aus. Erst danach legen Sie wieder die Dinge hinein, die dort einen guten Platz haben.


Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft!

Merken Sie, dass Sie sich von altem Ballast befreit haben? Wie fühlt sich das an?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfolgen.

Mit dem Besteckkasten-Prinzip zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Ein weiteres Fallbeispiel aus meinen Coachings:

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Sachbearbeiter in einem mittelständischen Betrieb. An Ihrem Schreibtisch sieht es chaotisch aus, was bereits zu einem gewissen Ruf geführt hat.

Ihre Kollegen belächeln Sie – und noch schlimmer – Ihr Chef hat Ihnen in letzter Zeit nicht mehr die interessanten Aufgaben übergeben, weil Sie Ihre Arbeit einfach nicht mehr schaffen.

Dabei haben Sie doch eigentlich alles im Griff. Sie wissen genau welche Unterlagen und Vorgänge in den einzelnen Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Zugegeben, in letzter Zeit fühlen Sie sich häufiger überlastet. Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die unbearbeiteten Vorgänge, die Ablagekästen auf dem Sideboard quellen über, Ordner stehen auf dem Boden.

Geradezu peinlich wird es, wenn Sie sich mit einem Kollegen kurz beraten möchten und erstmal die Papierstapel von Ihrem Besprechungstisch wegräumen müssen.

So ging es Peter S. , als er mit seinem Chef vereinbart hat, dass er Hilfe beim Aufräumen und für ein besseres Zeitmanagement bekommen sollte und sie vereinbarten, mich zu beauftragen.

Ich erkläre Ihm, dass Ordnung am Arbeitsplatz dem einfachen Besteckkasten-Prinzip folgt: Alles bekommt einen festen Platz, so wie zuhause in seiner Besteck-Schublade.

Was Ihnen zu Hause locker gelingt, brauchen Sie jetzt nur noch ins Büro übertragen. Aber HALT! Es gibt natürlich einen entscheidenden Unterschied. Wenn wir alles einfach nur in Ordner abgelegt hätten, wären die Vorgänge „aus den Augen, aus dem Sinn“ gewesen.

Die Lösung: Wir legen die Papierunterlagen nicht nur in geeignete Ordner ab, sondern planen die jeweiligen Aufgaben in einem Wiedervorlagesystem ein. Dies könnte z.B. in Outlook eingerichtet werden, sodass Sie daran erinnert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und die entsprechenden Unterlagen finden Sie im beschrifteten Ordner.

Nach 4 Stunden waren wir mit dem Schreibtisch fertig. Der Schreibtisch ist jetzt leer. Und nicht nur das. Viele Vorgänge haben sich inzwischen erledigt, oder es gibt aktuellere Versionen der Unterlagen. Zu seinem eigenen Erstaunen hatte sich vieles bereits erledigt, sodass der Arbeitsberg größer aussah, als er eigentlich ist. Jetzt ist er zuversichtlich, weil er merkt, dass er wieder Herr der Lage ist.

Die Wiedervorlage gibt ihm die Sicherheit, nichts zu vergessen und die Aufgaben rechtzeitig anzugehen.

Nach 3 Wochen kam ich wieder vorbei. Sein Schreibtisch war immer noch aufgeräumt. Aber nicht nur das. Eine schöne Blume stand da und er begrüßte mich mit einem Lächeln.

Er fokussierte sich nun mehr auf die aktuelle Aufgabe und ließ sich nicht mehr durch die anderen unerledigten Aufgaben ablenken. Dadurch wurde er schneller fertig und hielt die Deadlines Das hatte ihm bereits Lob und Anerkennung vom Chef eingebracht. Er schaffte mehr in kürzerer Zeit und war auch noch deutlich entspannter dabei.

In der letzten Phase gingen wir nun noch die Schränke an. Einige Ordner konnten ins Archiv gebracht werden. Andere Unterlagen, wie z.B. Kataloge und Flyer sind veraltet und wurden von uns weggeschmissen. 

Als wir uns die vielen Ordner genauer ansahen, stellt sich heraus, dass 70% der Unterlagen weggeschmissen werden konnten. Und das ist übrigens keine Seltenheit.

Am Ende hat sich sein Büro komplett verändert. Es ist viel mehr Platz, ein ganzer Schrank kann sogar abgebaut werden. Er fühlt sich von all dem Ballast befreit und wirkt locker und entspannt. Voller Elan geht er neue Aufgaben an.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Geht es Ihnen auch so wie Peter S.? Dann nehmen Sie einfach per Mail Kontakt zu mir auf. In einem kostenlosen und unverbindlichen Strategiegespräch klären wir am Telefon, wie ich Sie dabei unterstützen kann, mit mehr Ordnung und geeigneten Strukturen wieder Herr der Lage zu werden.

Mehr Ordnung mit Farben: selbstklebende Ordnerrückenschilder

Ordnung durch Farben

Um ehrlich zu sein mag ich Büros, die funktionell und klar gestaltet sind. Schreibtische und Schränke in einem hellen grau oder Buche, dezenter Teppichboden, dunkelgraue Ablagekästen und ganz wichtig: Ordnung. Also keine Papierstapel, Zeitschriftenstapel, Zettel oder unzählige Tierbilder und Witze, die an den Wänden oder Schränken hängen.

Ein Büro sollte einladend aussehen, insbesondere wenn man dort Besucher bzw. Kunden empfängt. Daher sind eine gepflegte Pflanze (bitte keinen Urwald) in der Ecke und ein gerahmtes Bild an der Wand auch schön.

Wenn es aber um die Papierablage geht, dann darf es gerne bunt werden. Wenn man die Schranktüren öffnet, sollte man idealerweise bereits an den Farben der Ordnerrücken erkennen können, welche Themen abgelegt sind. Das hilft Ordnung zu bewahren.

 

Farbige Rückenschilder

Nun stellt sich die Frage, wie die Farbe an die Ordner kommt. Es gibt die Möglichkeit, farbige Ordner zu nutzen. Aber um ehrlich zu sein, sind die ziemlich teuer. Daher sind farbige Rückenschilder aus meiner Sicht die richtige Wahl.

Diese gibt es zum Aufkleben. Wenn man sie später anders beschriften möchte, dann druckt man einfach ein neues Schild in der entsprechenden Farbe aus.

Jetzt habe ich aber eine andere Variante gefunden: farbige Rückenschilder zum Aufkleben mit Einsteckfach.

Das Rückenschild ist dabei deutlich länger, als der Ordnerrücken und verfügt auch über das notwendige Loch. Man klebt also das Rückenschild oben und unten um die Ecke auf die Innenseite des Ordners. Dadurch hält es besser und entstehen keine unschönen Ecken, die sich mit der Zeit lösen könnten.

Vorne gibt es das übliche Einsteckfach, sodass man ein entsprechendes Schild hineinschieben kann.

Das Material ist sehr robust und aus einer Art Kunststoff (ich kann es nicht besser beschreiben).

Es gibt diese Rückenschilder für breite Ordner (60 mm):

Oder auch für schmale Odner (40 mm):

Zum Bedrucken der Schilder stellt durable Vorlagen zur Verfügung. Diese finden Sie unter: http://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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