Wo steht Ihr Betrieb im digitalen Wandel?

Die Büroarbeitswelt verändert sich zunehmend. Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – müssen auf die Herausforderungen der Digitalisierung und des demografischen Wandels reagieren und oft sind Veränderungen notwendig.

Aber wo steht Ihre Firma? Was sind die Stärken und Schwächen?

Im Check „Gute Büroarbeit“ des Deutschen Netzwerks Büro erfahren Sie, wo Ihr Betrieb im digitalen Wandel eigentlich steht.

Durch diese Potenzialanalyse decken Sie Handlungsfelder auf. Dabei werden folgende Themen betrachtet und als Ziele definiert:

  • Eine motivierende und kooperative Arbeitskultur ermöglichen
  • Potenziale der Menschen entfalten
  • Wissen zur Erfolgsbasis machen
  • Informationstechnologien intelligent nutzen
  • Die Bürogestaltung als Wertschöpfungsfaktor
  • Prozesse und Projekte intelligent steuern

Sie haben dabei die Möglichkeit, einen Quick-Check oder einen Komplett-Check durchzuführen.

TIPP: Nehmen Sie die Druckversion als Grundlage für die nächste Teamsitzung und diskutieren und bewerten die einzelnen Handlungsfelder gemeinsam. So können Sie einen Aktionsplan erstellen, der Sie dabei unterstützt die Prozesse in Ihrem Team zu verbessern.


Wo steht Ihr Betrieb? Wo liegt Ihr Verbesserungspotential? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

In diesem Jahr wird alles besser

Das Jahr 2021 ist noch jung. Haben Sie auch gute Vorsätze? Zum Beispiel, dass dieses Jahr alles besser wird. Alles soll anders werden. Der Schreibtisch soll leer werden. Unerledigte Aufgaben sollen endlich abgeschlossen werden. Weniger Überstunden. Weniger Stress. Und weniger Chaos in den E-Mails.

Der Wille ist da, aber das Tagesgeschäft kommt dazwischen. Immer ist etwas anderes wichtiger, dringender, oder Sie haben einfach keine Lust zum Aufräumen.

Schnell sind die guten Vorsätze vergessen und es hat sich nichts verändert.

Heute gebe ich Ihnen 5 pragmatische Tipps mit denen Sie schnell Erfolge erzielen.


Leerer Schreibtisch

1. Papierstapel aussortieren

Sie haben verschiede Vorgänge bzw. Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch gestapelt? Gibt es mehrere Ablagekästen, die voll sind? Dann wird es Zeit, aufzuräumen.

Warum? Es spricht vieles für einen leeren Schreibtisch. Die vielen unerledigten und womöglich dringenden Aufgaben lenken Sie ab. Unbewusst nehmen Sie wahr, das noch vieles erledigt werden muss. Aber dadurch können Sie sich schlechter auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Ein weiterer Grund: Sie und Ihre Vertretung müssen immer wieder in den verschiedenen Stapeln nach Unterlagen suchen. Das kostet unnötig Zeit. Diese Zeit könnten Sie viel besser nutzen. Aus meiner Erfahrung aus den vielen Arbeitsplatzcoachings weiß ich, dass viele dieser Unterlagen nur abgeheftet werden müssen, weggeworfen werden können und sich bereits erledigt haben. D.h. es sieht nach viel mehr unerledigter Arbeit aus, als es tatsächlich ist.

Wie gehen Sie am Besten vor? Nehmen Sie sich Ablagekasten für Ablagekasten, Stapel für Stapel vor. Dabei ist es egal, ob Sie rechts oder links anfangen. Nehmen Sie jedes Blatt in die Hand und fragen sich „Was muss ich hier noch tun?“. Nicht mehr benötigtes Papier werfen Sie sofort in den Papierkorb oder in die Datentonne. Noch benötigte Unterlagen heften Sie sofort ab. Aufgaben priorisieren Sie und legen sich diese auf Wiedervorlage. Dinge, die Sie auch noch in elektronischer Form haben (Datei, E-Mail), müssen Sie wahrscheinlich nicht in Papierform aufheben. Seien Sie also mutig beim Wegwerfen.

Für einen leeren Schreibtisch empfehle ich Ihnen Hängemappen zu nutzen, oder auch das Mappei-System.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und am Ende des Tages Zufriedenheit, weil Sie es endlich angegangen sind.

Zeitbedarf: Je nach Menge zwischen 10 min. und 2 Stunden. Sie werden schneller sein, wenn Sie sich nicht jeden Vorgang im Detail durchlesen, sondern sich schnell entscheiden.


2. E-Mail-Chaos beseitigen

Ihr Mail-Postfach quillt über? Es fällt Ihnen schwer, in den tausenden Mails und vielen Unterordnern Informationen zu finden? Dann muss eine schnelle Lösung her!

Warum? Bei den vielen Mails kann Ihnen schnell mal eine Aufgabe oder eine Frist durchrutschen und das führt zu Stress und Überstunden. Auch mit dem Suchen nach Mails verschwenden Sie nur unnötig Zeit.

Wie gehen Sie am Besten vor? Jede Mail durchzulesen und zu entscheiden, wo sie abgelegt wird, oder gelöscht werden kann, würde viel zu lange dauern. Daher habe ich einen ganz pragmatischen Tipp für Sie: Verschieben Sie alle Mails bis 31.12.2020 in ein Archiv. Dieses nennen Sie z.B. „Mails bis 31.12.2020“. Oder Sie legen Jahres-Archive an und verschieben die Mails entsprechend. Dabei sollten Sie für sich klären, wie lange Sie Mails überhaupt aufheben wollen. Klären Sie diese Frage auch gerne mit Ihrem Chef. Nach meiner Erfahrung ist dieser Punkt in den meisten Unternehmen völlig unklar. Vielleicht können Sie auch ältere Mails großzügig löschen. Ab dem 01.01.2021 starten Sie dann einfach neu. Legen Sie nur Unterordner an, die Sie aktuell benötigen. Legen Sie ab sofort Mails jeden Tag ab. Aufgaben legen Sie sich auf Wiedervorlage. So sollte es Ihnen gelingen, das Mail-Postfach jeden Abend geleert zu haben.

Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Mails in Outlook auf Wiedervorlage legen können? Dann ist meine Inbox-Zero-Challenge das Richtige für Sie.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und weniger Speicherplatzbedarf.

Zeitbedarf: Je nach Menge der Mails ca. 15 min.


3. Aufgeschobene Aufgaben endlich erledigen

Eigentlich hatten Sie im letzten Jahr ganz viel vor. Nun stellen Sie fest, dass Sie viele Themen vor sich her schieben? Dann gehen Sie es endlich an!

Warum? Aufgeschobene Aufgaben sind schwer wie Blei. Sie ziehen uns runter, machen ein schlechtes Gewissen und die wiederkehrenden Nachfragen vom Kollegen / Chef / Kunden nerven. D.h. diese Aufgaben kosten viel Energie, die Sie besser einsetzen könnten.

Wie gehen Sie am Besten vor? Sammeln Sie alle aufgeschobenen Aufgaben und notieren Sie diese auf einem Zettel. Dann streichen Sie alles, was sich inzwischen erledigt hat oder wo Sie Stand heute entscheiden, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen. Priorisieren Sie diese Aufgaben. Planen Sie einen Aufschieberitis-Tag ein (möglichst zeitnah). Schotten Sie sich an diesem Tag ab (Tür zu; Kollegen informieren, dass Sie nicht erreichbar sind; Telefon umstellen). Gehen Sie nach und nach die Aufgaben an und erledigen Sie sie. Belohnen Sie sich zwischendurch und am Ende (wichtig!).

Mehr dazu in diesem Blog-Artikel (klick).

Was bringt es? Ein gutes Gewissen und mehr Energie.

Zeitbedarf: Für die Vorbereitung ca. 30 min. und dann 1 Tag


4. Wichtige Aufgaben erledigen

Passiert es Ihnen häufiger, dass Sie sich am Abend fragen, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben? Eigentlich wollten Sie eine wichtige Aufgabe erledigen, aber es kam immer wieder etwas dazwischen? Dann ändern Sie eine Kleinigkeit in Ihrem Tagesablauf.

Warum? Wenn Sie sich den ganzen Tag von den E-Mails und dem Tagesgeschäft durch den Tag treiben lassen, dann haben Sie keine Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Um diese noch erledigen zu können, machen viele Menschen Überstunden. Dabei stellen Sie fest, dass Sie sich nach einem anstrengenden und hektischen Tag nicht mehr gut konzentrieren können und daher mehr Zeit benötigen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Legen Sie fest, welche Aufgabe die wichtigste Aufgabe des Tages ist. Das können Sie z.B. am Vorabend tun. Hilfreich beim Priorisieren ist das Eisenhower-Prinzip. Wenn Sie morgens ins Büro kommen, erledigen Sie diese Aufgabe als erstes. Währenddessen gehen Sie nicht ans Telefon und schließen Ihre Bürotür. Danach öffnen Sie erst Ihr E-Mail-Postfach.

Was bringt es? Sie erledigen Ihre wichtigsten Aufgaben morgens, wenn Sie noch frisch und konzentriert sind. Wenn danach das Chaos über Sie hereinbricht, haben Sie trotzdem ein gutes Gefühl, weil Sie ja bereits etwas geschafft haben.

Zeitbedarf: ca. 5 min. am Vorabend, um die wichtigste Aufgabe des Tages für den nächsten Tag auszuwählen.


5. Zeit sparen mit Textbausteinen

„Ich habe das doch schon einmal geschrieben, aber wo ist die Datei?“ Kennen Sie das? Bei Briefen, Angeboten, Anschreiben oder Bestätigungen verwenden Sie eigentlich immer wieder den gleichen Text. Oder zumindest einige Varianten davon.

Warum? Statt immer wieder die Texte neu zu formulieren und zu tippen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie auf alte Texte zurückgreifen. Und wo finden Sie diese? Schneller und einfacher geht es mit Textbausteinen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Wie Sie mit Schnellbausteinen in Word arbeiten, erkläre ich in diesem Video (klick). Sie können die Schnellbausteine auch in E-Mails verwenden. Mehr dazu hier (klick).

Was bringt es? Sie sparen Zeit und Nerven.

Zeitbedarf: Einen Schnellbaustein erstellen Sie in 10 sec. Die entsprechenden Texte können Sie laufend hinterlegen. Wenn Sie aber erst einmal ein paar Texte hinterlegen möchten, müssen Sie Zeit für das Suchen nach den Texten einkalkulieren.

5S digital – Mehr Ordnung in den Dateien

Aufräumen mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist eine Idee aus dem japanischen Toyota-Produktionssystem. Ziel ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann, Suchen ebenso wie lange Transportwege und Wartezeiten vermieden werden und dadurch verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld gilt als Grundlage für Qualitätsarbeit.

Die 5S-Methode wird in Deutschland auch 5A-Methode genannt und leitet sich von den Anfangsbuchstaben der 5 Schritte ab. In der folgenden Grafik sehen Sie die einzelnen Schritte mit kurzen Erläuterungen. Ich habe noch einen 6. Schritt hinzugefügt: Wenn alles zur Gewohnheit geworden ist, läuft es wie von selbst.

Ein aufgeräumter Schreibtisch

Wenn Sie Ihren Schreibtisch mit der 5S-Methode aufräumen möchten, sollten Sie ungefähr einen halben Tag dafür einplanen. Wenn es schon länger her ist, dass Sie aufgeräumt haben, könnte es auch einen Tag dauern.

Planen Sie einen Aufräum-Tag mit der ganzen Abteilung ein. Das macht mehr Spaß und die Entscheidung, was weggeworfen werden kann und wo was abgelegt werden soll, fällt leichter.

So gehen Sie vor:

Schauen Sie Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade und Papierstapel für Papierstapel durch und entscheiden Sie, was weggeworfen werden kann (Seiri). Für die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen, legen Sie einen bestimmten Platz fest und beschriften diesen (Seiton). Hilfreich dabei sind Hängemappen. In den Schubladen Ihres Rollcontainers können Sie für mehr Ordnung sorgen, indem Sie mit Trennstegen und Schrägablagen einzelne Bereiche abtrennen. Und wenn Sie schon dabei sind, alles einmal auszuräumen, können Sie auch gleich den Putzlappen schwingen (Seiso). Nun dokumentieren Sie diesen Standard (Seiketsu). Dafür könnten Sie ein kurzes Dokument erstellen und alles beschreiben, oder Sie fotografieren einfach diesen Idealzustand. Nun kommt es darauf an, dass Sie Unterlagen, die Sie aus Ihrer Ablage herausnehmen, später wieder dort hin zurück legen (Shitsuke).


Sie haben Lust, mit der 5S-Methode aufzuräumen, wissen aber nicht, wie Sie diese Methode Ihren Kollegen erklären sollen? Dann empfehle ich Ihnen die CD von LeanAktuell. Hier finden Sie nicht nur eine PowerPoint-Präsentation mit allen Erklärungen, sondern auch ein Spiel, um ganz leicht die Methode zu erlernen. Zum Bestellen hier klicken.


So schaffen Sie Ordnung in Ihren Dateien

Die 5S-Methode lässt sich natürlich auch auf Ihren digitalen Arbeitsplatz anwenden. Die einzelnen Schritte sind:

  1. Separieren: Gehen Sie Ihre Dateiablage durch. Welche Ordner, welche Dateien benötigen Sie nicht mehr? Durchforsten Sie auch Ihren Mail-Posteingang und die Unterordner. Vergessen Sie dabei nicht Ihre gesendeten Mails. Falls Sie einige Dateien auf dem Desktop abgelegt haben, sollten Sie auch hier aufräumen.
  2. Sortieren: Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an und benennen Ihre Ordner eindeutig. Überlegen Sie sich, nach welchem System Sie Ihre Dateien benennen wollen. Beginnt der Dateiname mit dem Datum? Verwenden Sie eher Kundenname oder Kundennummer?
  3. Säubern: Leeren Sie den digitalen Papierkorb.
  4. Standards: Dokumentieren Sie Ihre geschaffenen Standards. Neben einer Beschreibung können auch Screenshots hilfreich sein.
  5. Selbstdisziplin: Legen Sie nun jeden Tag sofort Dateien und Mails in die jeweiligen Ordner ab. So tragen Sie dazu bei, dass die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft beibehalten wird.

Sie würden gerne die Dateiablagestruktur verbessern, wissen aber nicht, wie Sie vorgehen sollen? Ich unterstütze Sie im Rahmen eines Workshops gerne dabei gemeinsam eine optimierte Struktur zu finden. Mehr Informationen dazu (klick)


Fallbeispiel: Auf die Kernkompetenz konzentrieren

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Die Ausgangslage

Vor einiger Zeit war ich bei einem Autohaus. – Nein, nicht weil ich ein neues Auto kaufen wollte. Ich wurde vom Inhaber gebeten, ein Coaching mit einem der Verkäufer durchzuführen.

Dieser Verkäufer war super. Der Chef hat richtig von ihm geschwärmt. Dieser Verkäufer war immer freundlich zu den Kunden, hat sehr gut beraten, viele Autos verkauft und sein spezieller Bereich war der Gebrauchtwagenhandel. Wie viele Autohäuser, werden auch hier die alten Autos der Kunden in Zahlung genommen, wenn ein neues Modell gekauft wird. Wohin nun aber mit den ganzen gebrauchten Wagen? Der Markt ist nicht ganz leicht. Der Mitarbeiter hat aber sehr gute Strategien entwickelt, diese Gebrauchtwagen schnell und zu einem guten Preis zu verkaufen.

Aber es gab einen Haken: Der Verkäufer war einfach schlecht organisiert.

Wenn ein Kunde sein neues Auto abholen wollte, dann konnte er häufig die Autopapiere und Schlüssel nicht finden, oder hatte vergessen, sich um die Anmeldung zu kümmern.

Wenn ein Kunde ein Leihauto erhalten hatte, weil sein eigener Wagen gerade in der Werkstatt repariert wird, hat er die Unterlagen dazu nicht mehr gefunden.

Und auf seinem Schreibtisch tobte das Chaos, da sich bei ihm auch viele Telefonnotizen angesammelt hatten.

Die Kollegen waren von ihm genervt, der Chef unzufrieden und die Kunden auch nicht immer ganz glücklich.

Der Verkäufer selbst war auch unzufrieden, denn er hatte schon oft versucht, sich zu bessern, aber der Erfolg hielt nicht lange an. Stattdessen machte er häufig Überstunden am Abend und war freiwillig am Samstag im Autohaus, damit er den Papierkram schafft.

Das Arbeitsplatzcoaching

Wir haben uns insgesamt drei Mal getroffen und die Unterlagen auf seinem Schreibtisch sortiert. Wir haben Ablagekästen beschriftet, Hängemappen angelegt, auch das Sideboard aufgeräumt, viel weggeschmissen. Außerdem haben wir seinen Tag geplant und ihm mehr Struktur gegeben.

Das hat auch alles ganz gut funktioniert, aber er ist teilweise wieder in sein Chaos zurückgefallen. Außerdem macht ihm der „Verwaltungskram“ einfach keinen Spaß und deswegen schiebt er die Aufgaben gerne vor sich her. – Er verkauft lieber Autos.

Wir haben also einen Teilerfolg erzielt, aber so richtig zufrieden war niemand. Dann hatte ich eine Idee.

Die Lösung

Ich habe dem Chef vorgeschlagen, dass sich der Mitarbeiter auf seine Kernkompetenzen konzentrieren sollte.

Nicht jeder muss alles gut können. Er war einfach ein guter Verkäufer, aber eine schlechte Bürokraft. Also habe ich empfohlen, eine „Bürofee“ für ihn einzustellen, die sämtliche Verwaltungstätigkeiten für ihn übernimmt. Sodass er sich wieder voll auf das Verkaufen von Autos konzentrieren kann, dadurch mehr Umsatz erreicht und zufriedener ist. Gleichzeitig sind auch die Kollegen und Kunden zufriedener, weil alles besser läuft. Die Kosten für die zusätzliche Kraft würde der Mitarbeiter schnell selbst erwirtschaften.

Als ich dem Verkäufer das vorgeschlagen habe, war es, als würde eine große Last von ihm fallen. Die Vorgabe, mehr Gewinn erzielen zu müssen, damit die Mitarbeiterin bezahlt werden kann belastete ihn nicht – im Gegenteil: Es spornte ihn an. Die Aussicht darauf, wieder sich voll und ganz auf seine Kernkompetenz konzentrieren zu können ließ ihn strahlen.

Fazit

In einem Team sollte jeder das tun, was er am Besten kann. Jeder hat seine Stärken und Schwächen. Führungskräfte sollten dies erkennen und den Nutzen daraus ziehen. Jeder bekommt die Aufgaben, die er am Besten und mit hoher eigener Motivation kann.


Läuft es in Ihrem Team auch nicht so ganz rund? Sehen Sie Verbesserungspotenzial? Dann vereinbaren Sie einfach ein kostenloses und unverbindliches Strategiegespräch mit mir. Wir schauen dann gemeinsam, wie ich Sie am Besten unterstützen kann.

Arbeit unter die Lupe genommen

Womit verbringen Sie Ihre Zeit am Arbeitsplatz?

Wenn Sie sich jetzt denken „Mit Arbeit natürlich!“, dann haben Sie sich getäuscht. Wirklich produktiv arbeiten wir nämlich viel weniger, als wir es glauben.

Stattdessen wird viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen, in zu langen und ineffizienten Besprechungen und mit E-Mails verbracht.

Immer wieder kommt es auch vor, dass Aufgaben doppelt erledigt werden. Und in meinen Arbeitsplatzcoachings beobachte ich nicht selten, dass Mitarbeiter die selben Zahlen in verschiedenen Tools erfassen. – Oder Informationen aus einer Software ausdrucken, um sie dann in einer anderen Software wieder einzugeben.

Tipp: asana hat einen Bericht zur Anatomie der Arbeit herausgebracht, den Sie hier (klick) kostenlos erhalten.

Wie groß ist Ihr Verbesserungspotenzial?

Eigentlich sollten Sie sich täglich fragen „Geht das auch einfacher?“. Das mache ich jedenfalls automatisch, aber ich gebe zu, dass das so eine „Macke“ von mir ist.

Sie könnten auch alle Prozesse detailliert dokumentieren und optimieren. Das benötigt allerdings etwas Zeit.

Wenn Sie einfach (da ist es wieder…) und schnell feststellen möchten, wo Ihre Ansatzpunkte liegen, dann empfehle ich Ihnen meine Arbeitsplatz-Analyse, die Sie selbst in wenigen Minuten durchführen können: https://www.123effizientdabei.de/arbeitsplatz-analyse/

Gerne können wir auch ein 20-minütiges und kostenloses Strategiegespräch führen, um Ihr Potenzial zu analysieren.

Wie effizient sind Sie organisiert?

Wissen Sie, wie effizient Sie organisiert sind und ob Ihnen unter Umständen sogar kostbares Einsparpotenzial entgeht? Eine Antwort auf diese Fragen gibt Ihnen der neue Online-Effizienzrechner von MAPPEI.


Lassen Sie sich in drei einfachen Schritten berechnen, welcher Zeitgewinn und welches Einsparpotenzial mit dem MAPPEI-System erreicht werden kann.


https://www.mappei.de/de/effizienzrechner/

Effizient und produktiv im Homeoffice

So arbeiten Sie effizient und produktiv von zuhause. Wie Sie sich selbst gut organisieren und was Sie als Führungskraft tun können, um effizient virtuell im Team zusammenzuarbeiten.

Was lange undenkbar war, ist jetzt normal

Im Vergleich hat sich in den vergangenen Jahren der Anteil an Mitarbeitern, die ganz oder teilweise vom Homeoffice aus arbeiten, nur leicht erhöht.

Oft gaben die Mitarbeiter an, dass es im Unternehmen bzw. im Bereich nicht möglich ist von zu Hause zu arbeiten. Viele hatten einfach kein Interesse.

Jetzt ist das anders. Durch die Corona-Krise haben viele Unternehmen auf die Arbeit im Homeoffice umgestellt. Was früher auf Ablehnung bei Führungskräften, Mitarbeitern und der IT-Abteilung gestoßen ist, ist jetzt normal.

Wie sind Ihre Erfahrungen aus den ersten Tagen im Homeoffice?

Man denkt, im Homeoffice kann man ungestörter arbeiten. Tatsächlich habe ich die Arbeit im Homeoffice in den letzten Jahren auch immer vorgeschlagen. Allerdings unter einer Voraussetzung: Dass Sie auch wirklich Ruhe haben.

Jetzt in den Zeiten von Corona sieht es aber etwas anders aus: Ihre Kinder und Ihr Partner sind auch zu Hause. Mir geht es da ganz ähnlich. Bis vor 3 Wochen konnte ich vormittags ungestört arbeiten. Jetzt sind mein Mann und die Kinder den ganzen Tag da. Ich muss nun also viel stärker Berufliches und Privates trennen.

Profitieren Sie von meinen Erfahrungen. Ich habe Ihnen in einem Whitepaper Tipps zusammengestellt, die nicht einfach nur blanke Theorie sind, sondern von mir selbst erfolgreich eingesetzt werden.

Mit diesem kostenlosen Whitepaper richte ich mich speziell an diejenigen, die bereits seit ein paar Tagen im Homeoffice arbeiten und nun feststellen, dass es gar nicht so einfach ist, so produktiv zu sein, wie vorher im Büro. Meine Anregungen sollen Sie dabei unterstützen, durch kleine Änderungen zufriedener mit der Situation zu sein und stressfreier zu arbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelassenheit, um die Zeit im Homeoffice erfolgreich zu meistern.

Frühjahrsputz im Mailpostfach

Über die Jahre sammeln sich viele E-Mails an. Es könnte ja noch einmal wichtig werden, oder ich benötige die Mail irgendwann als Beweis. So denken viele Menschen. Zeit für den Frühjahrsputz im Mail-Postfach!

Warum wir gerne E-Mails sammeln

Ich höre in meinen Trainings immer wieder Geschichten, die ungefähr so verlaufen:

„Der Nachbar vom Schwager vom alten Schulfreund hat einmal eine E-Mail benötigt, weil diese als Beweis vor Gericht galt und dadurch hat sein Unternehmen 1.000.000 Euro eingespart, weil sie keinen Schadensersatz zahlen mussten.“

Und je häufiger diese Geschichte erzählt wird, desto größer die Summe, die das Unternehmen eingespart hat.

Diese oder ähnliche Geschichten werden als Argument genutzt, warum der Mitarbeiter niemals Mails löscht, sondern alles aufhebt. Teilweise sehe ich Postfächer, in denen 30.000 Mails liegen, weil der Mitarbeiter in den vergangenen 10 Jahren noch nie eine Mail gelöscht hat.

Aber auch diejenigen, die viele Mails löschen und wegsortieren, sammeln über die Jahre viel Ballast und nicht mehr benötigte Informationen an. Es geht ziemlich schnell, eine Mail abzulegen (also einfach in einen Unterordner verschieben) und dort sieht man auch nicht mehr, wie viel es inzwischen geworden ist. Wenn die gleiche Menge ausgedruckt wäre, würden sich die vielen Ordner überall im Büro stapeln. Aber bei den E-Mails ist das anders.

Und es könnte doch tatsächlich einmal sein, dass man eine alte Mail noch benötigt – oder? Nein!

Ich beobachte, dass dieses Thema natürlich viel von der Unternehmenskultur abhängt. Wer das Gefühl hat, sich immer für alles rechtfertigen zu müssen, der hebt lieber ein paar Mails auf, um später seine Unschuld beweisen zu können. Aber in unserer doch sehr schnelllebigen Welt, ist häufig das, was letzten Monat noch wichtig war, heute völlig uninteressant.

Das sollten Sie vorab klären

Angenommen, Sie würden jetzt nicht Ihre E-Mails, sondern die Papierablage aufräumen, dann gäbe es eine Aufbewahrungsrichtline, in der steht, welche Dokumente abgeheftet und wie lange aufgehoben werden müssen.

Aber gibt es in Ihrem Unternehmen eine Anweisung dazu, wie lange Mails aufgehoben werden sollen? Ich vermute: Nein.

Damit Sie diese Entscheidung nicht ganz alleine treffen und die Verantwortung dafür tragen müssen, empfehle ich Ihnen, vorab mit Ihrem Vorgesetzten zu klären, welche Mails wie lange aufgehoben werden sollen.

Dies kann von verschiedenen Faktoren abhängen. Beispielsweise könnte es gut sein, Mails, die ein bereits abgeschlossenes Projekt betreffen, noch 1 Jahr nach Abschluss aufgehoben werden, da es später Rückfragen zu bestimmten Entscheidungen geben könnte. Dagegen könnten Mails, die zu einer Vertragsverhandlung gehören, gelöscht werden, sobald der Vertrag abgeschlossen wird. Denn dann gilt das, was im Vertrag steht. Oder Sie einigen sich darauf, dass Mailverkehr mit Kunden grundsätzlich 3 Monate aufbewahrt werden, außer bei einem speziellen Kunden, mit dem es immer Ärger gibt.

In wenigen Schritten zu einem aufgeräumten E-Mail-Postfach

Löschen Sie alles, was alt ist.

Wenn klar ist, welche Mails Sie wie lange aufbewahren müssen, dann löschen Sie einfach alle alten Mails. Scrollen Sie dazu in Ihrem Posteingang bis zu dem Datum, ab wann gelöscht werden darf, markieren alle Mails, die älter sind und löschen diese.

Forsten Sie so auch alle Unterordner durch. Alternativ können Sie auch die Suchfunktion nutzen.

Verschieben Sie Mails in Unterordner

Überprüfen Sie Ihre Unterordnerstruktur, die Sie unter Ihrem Posteingang angelegt haben, kritisch. Themen, die nicht mehr relevant sind, können Sie getrost löschen.

Sie können bestimmte Mails automatisch in Unterordner verschieben lassen. Dies empfiehlt sich für Newsletter, Terminbestätigungen, Lesebestätigungen und Systemmeldungen. Outlook zum Beispiel sucht nach dem Anlegen einer neuen Regel die Mails aus dem Posteingang heraus, die der Regel entsprechen und verschiebt diese sofort.

Vielleicht erhalten Sie von einer bestimmten Person nur Mails, die zu einem Thema gehören. Dann können Sie im Posteingang nach Mails von diesem Absender suchen und diese Mails gesammelt in den entsprechenden Unterordner verschieben.

Räumen Sie auch Ihre gesendeten Mails auf

Viele Menschen machen sich viele Gedanken, wie sie die empfangenen Mails ablegen, kümmern sich aber überhaupt nicht um die gesendeten. Dabei ist Ihre gesendete Mail häufig die höherwertige, da sie ja Ihre Antwort enthält.

Löschen Sie also bitte auch dort die alten Mails und verschieben die anderen in Unterordner. Beachten Sie dabei, dass Sie Mails, in denen Sie sich nur für die schnelle Antwort bedankt haben, nicht aufheben müssen.

So bleibt der Posteingang dauerhaft aufgeräumt

Melden Sie sich von Newslettern ab, die nicht mehr interessant sind

Falls Sie mehrere Newsletter abonniert haben, schauen Sie bitte auch dort kritisch nach, ob die Informationen und Themen überhaupt noch interessant sind für Sie.

Reduzieren Sie Verteilerlisten

Vielleicht erhalten Sie E-Mails, weil Sie auf einer bestimmten Verteilerliste stehen. Überlegen Sie bitte auch hier genau, ob diese Informationen immer noch für Sie wichtig sind. Wenn nicht, dann lassen Sie sich von dieser Verteilerliste streichen.

Fordern Sie keine Lesebestätigungen an

Lesebestätigungen sind ja eigentlich so etwas wie „Einschreiben mit Rückschein“. Nur funktioniert es nicht genau so. Wenn Sie z.B. eine Lesebestätigung anfordern, hat der Empfänger die Möglichkeit zu entscheiden, ob er Ihnen überhaupt eine Bestätigung senden möchte. D.h. es könnte sein, dass er die Mail liest, aber Sie erhalten keine Benachrichtigung. Da die Lesebestätigungen so einfach zu umgehen sind, sollte Sie grundsätzlich keine Lesebestätigungen anfordern.

Aufgaben planen

Viele meiner Trainingsteilnehmer berichten mir, dass sie bereits gelesene E-Mails im Posteingang stehen lassen, damit sie daran erinnert werden, dass Sie sie noch bearbeiten müssen. Teilweise werden diese Mails auch wieder als „ungelesen“ markiert.

Viel besser wäre es aber, diese Mails sofort einzuplanen. So blockieren sie nicht unnötig den Posteingang und Sie verpassen keine Fristen. Diese Methode erkläre ich im folgenden Video: Die E-Mail-Flut im Griff

Los geht’s!

Um das Mailpostfach aufzuräumen, benötigen Sie etwas Zeit. Planen Sie also bitte ca. 2 Stunden ein, je nach dem, wie viele Mails Sie gehortet haben. Sorgen Sie in dieser Zeit dafür, dass Sie möglichst nicht gestört werden, indem Sie Ihr Telefon umstellen und, falls möglich, die Bürotür schließen.

Wenn Sie es geschafft haben, dann belohnen Sie sich ruhig. Sie haben es sich verdient!


Weitere Anleitungen zum Thema Inbox-Zero-Challenge und Outlook erhalten Sie in meinem Video-Kurs.

Zum Kurs hier klicken

Frühjahrsputz auf dem Schreibtisch

Schaffen Sie Platz für neue Ideen. Verabschieden Sie sich von altem Ballast. Es ist Zeit für den Frühjahrsputz auf Ihrem Schreibtisch. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für mehr Ordnung und Sauberkeit in Ihrem Büro sorgen.

Es hat sich etwas angesammelt…

In den letzten Wochen und Monaten hat sich bestimmt auch bei Ihnen so einiges angesammelt. Angefangene Aufgaben, die Sie vor sich herschieben; Projektideen, die in der Schublade gelandet sind; Fachartikel, die Sie eigentlich lesen müssten…

Aber nicht nur das. Sicherlich hat sich auf Ihrem Schreibtisch, in den Schubladen oder auch Schränken tatsächlich Dreck und Staub angesammelt. In vielen Unternehmen dürfen die Reinigungskräfte nicht auf den Schreibtischen wischen und die Schränke und Rollcontainer sind sowieso verschlossen.

Zeit, aufzuräumen, auszumisten und sauber zu machen!

Die Vorbereitung

Reservieren Sie sich ausreichend Zeit für den Frühjahrsputz in Ihrem Kalender. Wie lange Sie benötigen, hängt davon ab, wann Sie das letzte Mal ausgemistet haben und wie viel Sie angesammelt haben. Ein halber Tag ist sicherlich ein gutes Mittelmaß. Wählen Sie z.B. einen ruhigeren Nachmittag aus. Falls Sie schneller sind, dann freuen Sie sich über die gewonnene Zeit und genießen einfach die Frühlingssonne bei einem Spaziergang, weil Sie früher Feierabend machen konnten.

Während Sie ausmisten, müssen Sie entscheiden, ob Sie Unterlagen wegwerfen oder abheften. Daher sollten Sie sich eine Datentonne und ein paar leere Ordner und Hängemappen bestellen, auch Etiketten für Ordnerrücken sind sinnvoll.

Da sich der Staub leider auch in den hintersten Ecken der Schubladen und Schränke ansammelt, benötigen Sie tatsächlich einen Putzlappen.

So ein Frühjahrsputz macht ja nicht nur Spaß. Daher empfehle ich Ihnen, sich den Nachmittag angenehm zu gestalten. Wenn Sie in einem Einzelbüro sitzen, könnten Sie nebenbei Ihre Lieblingsmusik hören, oder zwischendurch eine schöne Tasse Tee genießen. Überlisten Sie sich selbst und belohnen sich am Ende.

Los geht’s

Halt! Bevor Sie starten: Stellen Sie Ihr Telefon um, lassen Ihr Mailprogramm geschlossen und schließen, wenn möglich die Bürotür.

Nehmen Sie sich bitte Stapel für Stapel, Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade vor. Wenn Sie erst alles auf einmal auf dem Fußboden verteilen, ist das Chaos viel zu groß.

Bei jedem Blatt fragen Sie sich nun: Was muss ich hier noch tun?

  • Ist das Thema bereits erledigt? Dann legen Sie es ab.
  • Ist das Blatt nicht mehr relevant, weil es eine neuere Version gibt? Dann werfen Sie es weg.
  • Müssen Sie das Thema noch bearbeiten, dann planen Sie es konkret ein. Beachten Sie dabei bitte die Prioritäten.
  • Betrachten Sie auch kritisch die gesammelten Visitenkarten. Nur wenn der Kontakt noch wirklich interessant und wichtig für Sie ist, übernehmen Sie ihn in Ihr elektronisches Adressbuch z.B. in Outlook.
  • Gibt es Unterlagen, die in die Kategorie „im Moment nicht relevant, könnte aber später einmal interessant werden“ gehören? Dann legen Sie sich dafür eine Ideensammlung an. Planen Sie dann in Ihrem Kalender einen Serientermin ein, um diese Sammlung 1x pro Monat zu sichten und neu zu entscheiden.

Wenn Sie einen Stapel durchgearbeitet haben, nehmen Sie bitte den Putzlappen zur Hand und wischen den Ablagekasten, die Schublade oder das Regalfach kurz aus. Erst danach legen Sie wieder die Dinge hinein, die dort einen guten Platz haben.


Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft!

Merken Sie, dass Sie sich von altem Ballast befreit haben? Wie fühlt sich das an?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfolgen.

Mit dem Besteckkasten-Prinzip zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Ein weiteres Fallbeispiel aus meinen Coachings:

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Sachbearbeiter in einem mittelständischen Betrieb. An Ihrem Schreibtisch sieht es chaotisch aus, was bereits zu einem gewissen Ruf geführt hat.

Ihre Kollegen belächeln Sie – und noch schlimmer – Ihr Chef hat Ihnen in letzter Zeit nicht mehr die interessanten Aufgaben übergeben, weil Sie Ihre Arbeit einfach nicht mehr schaffen.

Dabei haben Sie doch eigentlich alles im Griff. Sie wissen genau welche Unterlagen und Vorgänge in den einzelnen Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Zugegeben, in letzter Zeit fühlen Sie sich häufiger überlastet. Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die unbearbeiteten Vorgänge, die Ablagekästen auf dem Sideboard quellen über, Ordner stehen auf dem Boden.

Geradezu peinlich wird es, wenn Sie sich mit einem Kollegen kurz beraten möchten und erstmal die Papierstapel von Ihrem Besprechungstisch wegräumen müssen.

So ging es Peter S. , als er mit seinem Chef vereinbart hat, dass er Hilfe beim Aufräumen und für ein besseres Zeitmanagement bekommen sollte und sie vereinbarten, mich zu beauftragen.

Ich erkläre Ihm, dass Ordnung am Arbeitsplatz dem einfachen Besteckkasten-Prinzip folgt: Alles bekommt einen festen Platz, so wie zuhause in seiner Besteck-Schublade.

Was Ihnen zu Hause locker gelingt, brauchen Sie jetzt nur noch ins Büro übertragen. Aber HALT! Es gibt natürlich einen entscheidenden Unterschied. Wenn wir alles einfach nur in Ordner abgelegt hätten, wären die Vorgänge „aus den Augen, aus dem Sinn“ gewesen.

Die Lösung: Wir legen die Papierunterlagen nicht nur in geeignete Ordner ab, sondern planen die jeweiligen Aufgaben in einem Wiedervorlagesystem ein. Dies könnte z.B. in Outlook eingerichtet werden, sodass Sie daran erinnert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und die entsprechenden Unterlagen finden Sie im beschrifteten Ordner.

Nach 4 Stunden waren wir mit dem Schreibtisch fertig. Der Schreibtisch ist jetzt leer. Und nicht nur das. Viele Vorgänge haben sich inzwischen erledigt, oder es gibt aktuellere Versionen der Unterlagen. Zu seinem eigenen Erstaunen hatte sich vieles bereits erledigt, sodass der Arbeitsberg größer aussah, als er eigentlich ist. Jetzt ist er zuversichtlich, weil er merkt, dass er wieder Herr der Lage ist.

Die Wiedervorlage gibt ihm die Sicherheit, nichts zu vergessen und die Aufgaben rechtzeitig anzugehen.

Nach 3 Wochen kam ich wieder vorbei. Sein Schreibtisch war immer noch aufgeräumt. Aber nicht nur das. Eine schöne Blume stand da und er begrüßte mich mit einem Lächeln.

Er fokussierte sich nun mehr auf die aktuelle Aufgabe und ließ sich nicht mehr durch die anderen unerledigten Aufgaben ablenken. Dadurch wurde er schneller fertig und hielt die Deadlines Das hatte ihm bereits Lob und Anerkennung vom Chef eingebracht. Er schaffte mehr in kürzerer Zeit und war auch noch deutlich entspannter dabei.

In der letzten Phase gingen wir nun noch die Schränke an. Einige Ordner konnten ins Archiv gebracht werden. Andere Unterlagen, wie z.B. Kataloge und Flyer sind veraltet und wurden von uns weggeschmissen. 

Als wir uns die vielen Ordner genauer ansahen, stellt sich heraus, dass 70% der Unterlagen weggeschmissen werden konnten. Und das ist übrigens keine Seltenheit.

Am Ende hat sich sein Büro komplett verändert. Es ist viel mehr Platz, ein ganzer Schrank kann sogar abgebaut werden. Er fühlt sich von all dem Ballast befreit und wirkt locker und entspannt. Voller Elan geht er neue Aufgaben an.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Geht es Ihnen auch so wie Peter S.? Dann nehmen Sie einfach per Mail Kontakt zu mir auf. In einem kostenlosen und unverbindlichen Strategiegespräch klären wir am Telefon, wie ich Sie dabei unterstützen kann, mit mehr Ordnung und geeigneten Strukturen wieder Herr der Lage zu werden.