Warum Sie nicht jeden Tag Ihren Briefkasten leeren sollten

Ich freue mich über diesen Gastartikel von meiner „Kollegin“ Katharina Vollus. Sie ist auch ein großer Fan von Ordnung und Strukturen um dadurch die eigene Produktivität zu steigern. In diesem Beitrag gibt sie wertvolle Tipps zum Umgang mit der immer noch bestehenden Papierflut im Büro.


Die 3-Schritt-Formel für mehr Produktivität mit dem Posteingang

Trotz Digitalisierung hört die Papierflut nicht wirklich auf. Sind die vielen täglich eintreffenden „Papiere“, die bearbeitet und abgeheftet werden wollen auch eine Herausforderung für Sie? Ist Ihr Schreibtisch schneller als Sie gucken können mit diesen Papieren wieder voll und Sie haben das Gefühl, es ist irgendwie alles zu viel? Dann erkläre ich ihnen in diesem Artikel eine einfache 3-Schritt-Formel, die ihnen in Zukunft zu mehr Produktivität und weniger Papierchaos verhilft.

In meinen Coachings “für mehr Fokus bei der Arbeit” sind mir immer wieder bestimmte Verhaltensweisen aufgefallen, die unweigerlich zu einem Art “Stau” bei den Papieren auf dem Schreibtisch führen. Denn das Problem ist oft nicht die eigentlich Unordnung, sondern die fehlende Konsequenz beim Umgang mit den Dokumenten. Es könnte Ihnen auffallen, wenn Sie beim Blick auf das ein oder andere Dokument denken “Ach, da müsste ich auch mal….” oder “Eigentlich wollte ich hier noch etwas machen….”

Die typische unproduktiven Verhaltensweisen:

  1. Zu viel oder vielleicht sogar alles an Papier in den Arbeitsbereich rein lassen
  2. Nicht sortieren und entscheiden wollen
  3. Sich vor der Umsetzung, vor dem Handeln drücken

Meine 3-Schritte-Formel lautet: Reduzieren – Entscheiden – Handeln

Das klingt erstmal super simpel, was klasse ist, um es sich auch zu merken und immer wieder daran zu erinnern. Aber im eigenen Verhalten jeweils nur einen der 3 Schritte zu gehen und nicht auszuweichen ist gar nicht so einfach. Wie oft, schieben wir etwas auf, nehmen erstmal alles auf die Todo-Liste ohne abzuwägen, zögern wir bei der Umsetzung aufgrund von Zweifeln etc?!

Was ich mit den 3 Schritten meine, verrate ich jetzt. Ohne jeweils ganz genau auf alle Details einzugehen. Es geht in diesem Beitrag erstmal um eine grundsätzliche Reflektion und das Fokussieren auf eine Verhaltensänderung.

Meine 3-Schritte-Formel für produktiven Umgang mit den eintreffenden Papieren und Dokumenten

  1. Reduzieren

Wir alle sind nur mit einer gewissen Menge an Willenskraft und Disziplin ausgestattet, die manchmal nicht mehr für die vielleicht lästigen, unangenehmen oder langweiligen Dinge reicht. Daher ist es strategisch entscheidend, wie viel wir überhaupt in den Bereich hineinlassen, wo unser Gehirn drüber nachdenken muss. Gewisse Regeln und Routinen helfen daher, Gehirn-Power zu sparen für die wirklich wichtigen Denkaufgaben.

Eine Routine für Selbstständige wäre, die Post seltener aus dem Briefkasten zu holen um seltener den eigentlichen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Können Sie sich vorstellen, nur jeden zweiten Tag den Briefkasten zu öffnen? Eine weitere einfache aber wirkungsvolle Angewohnheit ist es, die Post schon außerhalb ihres Arbeitszimmers grob durchzuscannen und alles, was offensichtlich Werbung ist sofort zu entsorgen. Dazu gehören auch Briefe von der Bank, dem Energieversorger oder Versicherer deren Inhalt sich nach dem öffnen als werbliche Angebote oder neue Tarife heraus stellt. Ab in Ablage P damit!

Schließlich sollten Sie sich bei jedem Dokument auch nach dem Lesen bzw. Bearbeiten fragen, ob es wirklich aufbewahrt werden muss. Wenn es keine (steuer-) rechtlichen Gründe dafür gibt, könnten Sie noch ein simples Foto machen, um ggf. noch mal drauf zu schauen, aber das meiste kann eigentlich gleich weg. Wie gesagt, alles klaut Aufmerksamkeit und Willenskraft und die brauchen Sie doch wahrlich für andere Dinge.

  1. Entscheiden

Entscheiden ist für mich die Schlüsselqualifikation für Erfolg. Denn nur wenn Sie folgende Fragen schnell entscheiden können, reduzieren Sie nachhaltig Mehrarbeit und sparen definitiv Zeit:

  1. Besteht bei einem Dokument Handlungsbedarf oder nicht?
  2. Was ist genau zu tun bzw. was ist der nächste umsetzbare Schritt den ich jetzt angehen kann?
  3. Dauert die Bearbeitung länger als 3 Minuten?

Mit diesen 3 einfachen Fragen, sind Sie in der Lage jedes Dokument konsequent zu bearbeiten und ggf auch sofort in die Ablage oder den Müll zu befördern. Ok, zugegeben, die zweite Frage nach dem nächsten Umsetzbaren Schritt ist etwas tricky. Aber hier schlummert das meiste Potential. Denn das genaue Formulieren, was Sie überhaupt konkret als nächstes Tun können und werden, macht die baldige Umsetzung sehr viel wahrscheinlicher. “Krankenversicherung klären” ist dabei weniger gut formuliert als “Bei Barmer anrufen und Zahnersatzkostenübernahme erfragen”. Schon weiß das Unterbewusstsein besser, was zu tun ist und denkt sich nicht so schnell Ausweichmanöver aus. Oder, was meinen Sie?

Natürlich gehört zu dem ganzen Komplex Entscheiden auch sich GEGEN eine Sache zu entscheiden. Oder vielmehr FÜR das, was ihnen wichtig ist, sie beruflich oder in anderen wichtigen Lebensbereichen weiter bringt. Wir können nie alles machen. Sie dürfen sich also an den Gedanken gewöhnen, dass immer etwas von der todo-Liste runter fällt. Nur wäre es doch schön, wenn Sie aktiv entscheiden, was nicht runter fallen soll und andere Dinge bewusst gehen lassen. Das reduziert dann auch das schlechte Gefühl wieder nicht alles geschafft zu haben.

Auf die 3. Frage gehe ich gleich beim Thema Handeln noch genauer ein. Nur soviel hier: alles was länger als 3 Minuten dauert, sollte auf einer Aufgabenliste notiert werden. Nutzen Sie bitte nicht die Dokumente selbst als Erinnerung. In einer Liste kann viel besser beschrieben werden, was überhaupt genau zu tun ist und dann mit allen anderen Aufgaben zusammen priorisiert werden.

  1. Handeln

Durch die Selektion mit Hilfe der ersten beiden Verhaltensweisen, also indem Sie konsequent reduzieren und entscheiden, was überhaupt bearbeitet werden muss, sollte schon mal viel weniger überhaupt auf dem Todo-Stapel liegen.

Außerdem ist bereits entschieden, welche Aktionen weniger als 3 Minuten benötigen. Diese können einfach sofort erledigt werden. Denn das Notieren und wieder raus suchen würde schon mehr Zeit in Anspruch nehmen, als es einfach zu tun. Dazu muss man sich zu Beginn ein wenig disziplinieren, aber irgendwann wird das “Sofort erledigen” eine ganz automatische Reaktion.

Für mich ist das zum Beispiel der Punkt “Rechnung bezahlen”. Das erledige ich lieber sofort online, als mir erst einen Reminder in den Kalender oder die Todo-Liste zu setzen und die Rechnung noch weiter auf dem Stapel liegen zu lassen. Falls die Zahlung erst zu einem bestimmten Tag abgebucht werden soll, kann man das ja einfach so im Onlineformular eingeben. Vermutlich scheiden sich hier die Geister, denn bei sehr vielen eintreffenden Rechnungen macht es sicher Sinn, diese gebündelt in einem Rutsch zu bearbeiten. Auch hierfür allein lohnt sich das Entscheiden und Sortieren aus Schritt 2.

Für alle Routine-Tätigkeiten sollte man überlegen, ob es Sinn macht, sie im Block abzuarbeiten und sich dafür auch wöchentliche Termine in den Kalender zu tragen. Ich habe  mir in meiner Todo-App Trello dafür bestimmte Aufgaben-Kärtchen als Wiederholung eingestellt. So kann ich Sie abhaken und bin sicher, dass sie zum richtigen Zeitpunkt einfach wieder auf meiner ToDo-Liste erscheinen.  Wie ich meine Todo-Liste organisiere erfährst du hier.

Fazit

Ich möchte Sie ermutigen, sich in ihrem Verhalten bezüglich der eintreffenden Papiere und die damit verbundenen Aufgaben mal selbst zu beobachten. Und wenn Sie dann ein ausweichendes Verhalten feststellen (egal welcher Art) einfach die 3-Schritt-Formel wiederholen und entweder Reduzieren, Entscheiden oder Handeln. Wenn ihnen diese Inspiration gefallen hat, würde Ihnen sicher auch meine Anleitung zum konsequenten Umgang mit ihren E-Mails gefallen. Lesen Sie mein gratis E-Book zum stressfreien Umgang mit dem Mailpostfach und sparen Sie täglich 30 Minuten ihrer Zeit. Hier anfordern.

 

Über die Autorin

Katharina Vollus ist seit mehr als 10 Jahren Projektmanagerin mit Erfahrung aus der Kreativ Branche und zahlreichen nationalen und internationalen Projekten für Kunden wie BMW, Deutsche Telekom, Bayer Material Science, Saudi Aramco, Samsung etc.

Ihr Anliegen ist es, Menschen dabei zu unterstützen sich auch ihre inspirierende zu fokussieren und das administrative drum herum durch gute Strukturen auf ein Minimum zu reduzieren.

Vieles zum Thema Produktivität, Zeitmanagement und Ziele erreichen lässt sich über Ordnung und Strukturen sehr gut erreichen.

Auf ihrem Blog www.ordnungsmentor.de/blog und über die Facebook-Gruppe „Die Ordnung, die du dir wünschst“

 

Fotos: von Pixabay

Transportrolle für Flipcharts

Wiederkehrende Workshops und Seminarreihen

Vielleicht sind Sie Qualitätsmanagementbeauftragter, Gesundheitsmanagementbeauftragter, Arbeitssicherheitsbeauftragter, Prozessmanager oder Personalentwickler.

Dann führen Sie zu einigen Themen immer wieder Workshops oder Seminare zum selben Thema durch. Wahrscheinlich haben Sie Ihre Flipchartblätter mit den Inhalten einmal beschriftet und wollen diese für das nächste Mal aufheben. Das ist auch aus Zeitspargründen sinnvoll. Aber:

Wohin mit dem ganzen Zeug?

In meinen Arbeitsplatzcoachings sehe ich immer wieder, dass die Flipchartblätter aufgerollt wurden, ein Gummiband rum und dann in die Ecke gestellt (zwischen Schrank und Fenster ist häufig etwas Platz). Manchmal werden die aufgerollten Blätter auch in einen Regenschirmständer, Umzugskarton oder Mülleimer gestellt, damit sie nicht so einfach umfallen.

Auf dem Weg zum nächsten Workshop wird die Rolle unter dem Arm geklemmt, dazu noch ein Paar Stifte und andere Unterlagen und dann hoffen alle, dass bis zum Besprechungsraum nichts runterfällt.

Ich persönlich habe noch die zusätzliche Herausforderung, dass ich zu meinen Kunden in der Regel mit der Bahn fahre. Das bedeutet, ich habe meinen kleinen Koffer, die Computertasche und dann noch die Flipchartblätter, die ich unversehrt von einem Gleis zum anderen bringen muss. Und falls der Zug Verspätung hatte, auch im Laufschritt.

Eine Zeit lang habe ich die Flipchartblätter gefaltet und konnte sie so in meinen Koffer packen. Aber das funktioniert natürlich nur nach einem Seminar oder Workshop, wenn ich die Materialien zu Dokumentationszwecken für mich selbst benötige. Wenn ich dagegen Flipchartblätter vorab beschrifte, weil ich das in Ruhe zu Hause tun möchte, dann müssen sie gerollt sein.

Daher habe ich mir eine Transportrolle besorgt. So sind die Blätter auch vor Regen geschützt. In diesem Video stelle ich sie vor:

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Eine Übersicht über solche Transportrollen oder auch Köcher genannt, habe ich Ihnen hier zusammengestellt:

 

Viel Platz für große Ideen

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Einsatzmöglichkeiten für große Haftnotizzettel

Sie sind Projektleiter? Dann empfehle ich Ihnen, große Haftnotizzettel bzw. Post-it einzusetzen. Es gibt sie in der Größe 20 x 15 cm. Dies bedeutet, dass Sie viel Platz haben, um wichtige und wiederkehrende Informationen aufzuschreiben bzw. zu malen.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ihr Projekt stockt gerade oder läuft an einigen Stellen aus dem Ruder. Sie wollen nun einen Workshop mit Ihren Projektmitarbeitern durchführen. Sie schreiben jedes Problem als Überschrift auf ein Flipchartblatt und sammeln darunter Lösungsideen.

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Grundsätzlich muss man sich im Projektmanagement immer wieder das magische Dreieck Kosten – Zeit – Ziel/Qualität vor Augen führen.

Wenn Sie also beim Zeitplan hinterher hinken, dann könnten Sie vielleicht externe Hilfe hinzu nehmen, damit die Arbeitspakete geschafft werden. Dies erhöht aber Ihre Kosten. Wenn die Kosten aus dem Ruder laufen, dann könnten Sie vielleicht das Ziel neu definieren, bzw. die Qualität reduzieren.

Da Sie bei jedem Problem, also bei jedem Flipchartblatt wieder auf das magische Dreieck verweisen, könnten Sie das Dreieck auf einen großen Haftnotizzettel malen und dann bei jedem Flipchartblatt wieder anheften.


Ich bin sicher, wenn Sie erstmal diese riesigen Post-it in der Hand haben, fallen Ihnen noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten dazu ein. Davon dürfen Sie gerne in einem Kommentar zu diesem Beitrag berichten.

Damit Sie nicht lange suchen müssen, habe ich Ihnen Bestellmöglichkeiten aufgelistet. Klicken Sie dazu einfach auf den folgenden Button:

Wofür Sie Moderationskarten einsetzen können

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Moderationskarten können in Seminaren, Trainings, Workshops und Präsentationen vielfältig eingesetzt werden.

Beispiele:

  • Abfrage der Erwartungen der Teilnehmer zum Seminar
  • Ideen sammeln
  • Ursachen für Störungen sammeln
  • Prozessschritte dokumentieren
  • eine neue Dateiablagestruktur entwickeln.

Die Karten werden mit kleinen Pin-Nadeln an der Pinnwand/Metaplanwand befestigt. Da die Karten aus Pappe sind, braucht man etwas Schwung, um die Nadel durch die Karte hindurchzustechen. Damit die Metaplanwand dabei nicht umfällt, empfehle ich Ihnen einen Fuß auf den Fuß der Metaplanwand zu stellen.

Einen Überblick über normale Moderationskarten aus farbiger Pappe finden Sie auf meiner neuen spezialisierten Webseite. Klicken Sie dafür einfach auf den folgenden Button:

Werde eine Büroheldin

Ich freue mich über diesen Gastartikel von Alexandra Schwekendiek, die wie ich aus Hannover kommt und mit der ich die Vision von aufgeräumten Arbeitsplätzen teile.


Du bist selbstständig und liebst dein Business (eigentlich) heiß und innig? Alles macht dir Freude außer diese ganze Schreibtischarbeit?
In deinem E-Mail Postfach und auf deinem Schreibtisch herrscht das absolute Chaos und du bist dem heillos ausgeliefert?

Du hast keinen Überblick und Durchblick mehr?
Die Schreibtischplatte verschwindet unter mehreren Papierschichten?

In deinem E-Mail Postfach tummeln sich unzählige E-Mails aber die wichtigen Nachrichten findest du nicht?

Täglich vergeudest du viel Zeit weil du soviel suchen musst?

Damit du sofort aus dem gröbsten E-Mail und Papier-Chaos heraus kommst, habe ich 2 Tipps für dich.

Nach der Umsetzung wirst du definitiv einen besseren und klareren Überblick über deine Unterlagen und deine E-Mails haben!

 

TIPP 1: Deine schlaue und dennoch einfache E-Mail Ablage

Um die ganzen E-Mails aufzuräumen bzw. aufzubewahren, ist es wichtig, eine gut funktionierende E-Mail Ablage zu haben. Sie sollte gut strukturiert und gleichzeitig auch einfach sein!

Was sind die 2 wichtigsten Ziele einer E-Mail Ablage?

  • Guter Überblick
  • Wenig Sucherei

Die folgende, recht einfache und dennoch strukturierte E-Mail Ablage hat 
sich – gerade zu Anfang, wenn du anfängst gegen das E-Mail Chaos anzukämpfen – sehr bewährt.
infachheit siegt und deswegen gibt es praktischerweise auch nur 2 Regeln:

Regel Nummer 1

Im Posteingang sind ausschließlich aktuelle
E-Mails, die du noch lesen und bearbeiten musst.

Regel Nummer 2

Die restlichen E-Mails werden konsequent gelöscht oder abgelegt.

 

Für die Ablage der E-Mails lege separate Ordner oder Postfächer an und beschrifte sie mit Projektnamen, Kundennamen etc. Je nachdem, womit du arbeitest. Nach Bedarf kannst du dann in diesen Ordnern auch nochmal Unterordner anlegen.

ACHTUNG: Werde hier aber nicht zu genau und verliere dich auch bitte nicht in Details.

 

Was ich damit meine?

Durch diese Ablage sparst du dir Zeit, weil du keine E-Mails mehr suchen musst. Diese eingesparte Zeit soll dann aber bitte nicht in die Verwaltung deiner E-Mail Ablage gesteckt werden!

Das Wichtigste ist, dass die E-Mails abgelegt sind und dass du weißt, in welchem Ordner. Das reicht. Vollkommen!

Es sind ja auch die aktuellen und noch zu bearbeitenden E-Mails im Posteingang mit denen wir täglich arbeiten müssen.

Ich rate grundsätzlich immer davon ab, sofort alles ganz genau und 150%ig zu machen.

Denn oft ist es schlichtweg einfach zu viel des Guten! Du findest dann schlimmstenfalls gar nichts mehr wieder, bist frustriert und weiter weg von einer Arbeitserleichterung als vorher.

Und genau das will ich vermeiden! Daher mein Tipp und auch meine Bitte: mache es dir zu Anfang so einfach wie möglich. Freue dich über jeden Fortschritt und genieße dein aufgeräumtes und übersichtliches E-Mail Postfach!

 

TIPP 2: Deine effektive Methode, die Berge an Unterlagen zu bezwingen

Auch hier hat sich Einfachheit bewährt, denn es gibt lediglich 3 Arten von Unterlagen.

Bitte sortiere alle Unterlagen, die du derzeit auf deinem Schreibtisch hast, auf folgende 3 Haufen:

Haufen 1:  aktuelle, noch zu bearbeitende Unterlagen

Haufen 2: bereits abgearbeitete, 
erledigte Unterlagen (das ist deine ABLAGE)

Haufen 3: ist der Rest und das ist der MÜLL

Jetzt haben wir die Papierberge schon recht gut im Griff, oder?

Aber das geht noch klarer und übersichtlicher.

  

So geht es weiter mit den 3 Haufen:

Haufen 1: diese Unterlagen dürfen zurück auf deinen Schreibtisch. Aber wirklich nur die! Das sind alle aktuelle Unterlagen, die du noch bearbeiten musst.

Bitte suche dir dafür einen festen Platz auf deinem Schreibtisch.

Am besten besorgst du dir auch einen festen Kasten oder Briefkorb und legst dort die Unterlagen hinein. So können sich die Unterlagen auch nicht wieder auf deinem Schreibtisch verselbständigen! 🙂
Sobald von diesen Unterlagen etwas fertig bearbeitet ist, ist es deine Ablage und wird am besten sofort entsprechend abgeheftet. Oder du legst es auf den Haufen 2 und heftest in regelmäßigen Abständen alle Unterlagen ab.
Haufen 2: Alle Papiere und Unterlagen vom Haufen 2 sind bereits bearbeitet und müssen jetzt nur noch entsprechend abgeheftet werden.

Dieser Haufen 2 ist deine ABLAGE.

Diese Unterlagen brauchst du nicht für deine tägliche Arbeit und daher sollten sie auch nicht auf deinem Schreibtisch sein. Entweder heftest du sie sofort in die entsprechenden Ordner oder du sammelst die Ablage an einem bestimmten Ort (z.B. im Schrank oder im Regal) und sortierst die Unterlagen in bestimmten zeitlichen Abständen in die Ordner ein.
Haufen 3: Alle Papiere und Unterlagen von diesem Haufen gehören in den Müll. Wenn du davon aber wirklich noch etwas benötigst, dann bringe es bitte an einen anderen Platz.

An dieser Stelle möchte ich dich auch ganz herzlich zum Wegwerfen motivieren und einladen!

Auch wenn du denkst: dieses oder jenes möchte ich irgendwann nochmal lesen – wirf es bitte weg! Was du nicht sofort oder zumindest innerhalb von ein paar Tagen liest, wird auch noch später ungelesen rumliegen. Oft sind zudem auch viele Unterlagen, Prospekte etc. nach ein paar Wochen nicht mehr aktuell.

Außerdem kannst du ja auch alles jederzeit ganz aktuell im Internet nachlesen.

Belaste dich, deinen Schreibtisch und somit dein Office also nicht mit unnötigen Papierbergen.
Das waren meine 2 Tipps, wie du sofort mehr Klarheit, mehr Durchblick und einen besseren Überblick über deine E-Mails und deine Unterlagen bekommst! Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung und anschließend viel Freude!

 

Wünschst du dir noch mehr Ordnung in deinem Office?

Möchtest du vielleicht noch etwas tiefer in das Thema einsteigen? Sehnst du dich nach mehr Erleichterung in deinem Arbeitsalltag?

Dann ist mein Kurs „In 4 Wochen zur Büroheldin“ genau richtig für dich.

Er startet am 1. Juni 2017.

Trage dich hier (klick) ein und ich melde mich bei dir. Versprochen!
Alles Liebe, deine Alexandra

 

Über die Autorin

Alexandra Schwekendiek zeigt Selbstständigen, wie sie die ganze Schreibtisch-Arbeit, die Verwaltung und Organisation, also das ganze „Drumherum“ um das eigentliche Business selber besser meistern können. Sie hilft dir beim Stapelsyndrom, der Zettelage und der Aufschieberitis. Sie gibt dir und deinem Business Klarheit und Struktur damit du – dein Office im Griff hast – und nicht umgekehrt – den „Schreibtischkram“ schneller erledigt hast – entspannter arbeiten kannst und gleichzeitig erfolgreicher wirst Ihr Motto ist: Klarheit & Struktur als Business-Booster 

http://www.alexandra-schwekendiek.com/

Einführung von alternierender Telearbeit

Was ist alternierende Telearbeit?

Alternierende Telearbeit ist die vorherrschende Variante der Telearbeit. Hierbei wird abwechselnd zu Hause und im Unternehmen gearbeitet. Das Unternehmen stellt für die Arbeit mehreren Personen einen Arbeitsplatz zur Verfügung, der dann von ihnen zu unterschiedlichen und miteinander abgesprochenen Zeiten genutzt wird. (Quelle: Wikipedia)

Ziele alternierender Telearbeit

Die Ziele der alternierenden Telearbeit sind in der Regel,

  1. die Vereinbarkeit der beruflichen Arbeit mit den persönlichen Lebensverhältnissen der Mitarbeiter zu verbessern,
  2. durch eine Steigerung der Selbstverantwortung der Mitarbeiter bei der Gestaltung und Durchführung der Arbeit eine höhere Arbeits- und Ergebniszufriedenheit zu erreichen,
  3. die Arbeitsqualität und -produktivität zu optimieren,
  4. die wirtschaftliche Situation der Firma zu verbessern und dadurch Arbeitsplätze zu sichern,
  5. eine Verbesserung des Kundenservices zu erlangen und
  6. die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern.

Persönliche Voraussetzungen der Mitarbeiter

Mitarbeiter, die einen alternierenden Telearbeitsplatz einrichten lassen wollen, müssen in der Regel folgende persönlichen Voraussetzungen mitbringen:

  1. Der Mitarbeiter muss selbstständiges Arbeiten gewohnt sein und die nötige Selbstdisziplin aufbringen, um mit der neuen Arbeitsform verantwortungsbewusst umzugehen.
  2. Der Mitarbeiter muss die Möglichkeit haben, einen häuslichen Arbeitsplatz einzurichten, von dem aus er ungestört seine Arbeitsleistung erbringen kann.
  3. Der Mitarbeiter muss bereit sein, seinen betrieblichen Arbeitsplatz mit einem anderen, ebenfalls in alternierender Telearbeit Beschäftigten im Wege des Desk-Sharings (Arbeitsplatz-Teilung) zu teilen.
  4. Die Aufgabe und der Arbeitsplatz des Mitarbeiters müssen aus betrieblicher Sicht für die alternierende Telearbeit geeignet sein.

Darüber hinaus möchte ich betonen, dass gewährleistet sein muss, dass Kinder betreut werden (z.B. im Kindergarten oder Schule). Der Mitarbeiter darf also während seiner Arbeitszeit nicht seine Kinder beaufsichtigen. Ich weiß, wenn man nach Fotos zum Thema Telearbeit sucht, dann findet man immer Bilder, auf dem eine Mutter am PC zu sehen ist, die ihr Kleinkind auf dem Schoß hat. Das ärgert mich immer sehr. Die Erfahrung zeigt, dass man nicht gleichzeitig konzentriert arbeiten und ein Kleinkind betreuen kann.

Voraussetzungen für die Einrichtung eines häuslichen Arbeitsplatzes

Der Telearbeitsplatz soll wie ein betrieblicher Arbeitsplatz den gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen in Ergonomie und Arbeitssicherheit entsprechen. Hierzu gehören zum Beispiel für den Arbeitsraum Tageslicht am Arbeitsplatz, Beleuchtung, ergonomischer Schreibtisch und Schreibtischstuhl.

Der einzurichtende häusliche Telearbeitsplatz muss in der Wohnung des Mitarbeiters in einem Raum gelegen sein, der für den dauernden Aufenthalt zugelassen und vorgesehen sowie für die Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung der allgemeinen Arbeitsplatzanforderungen geeignet ist, also beispielsweise nicht in der Garage oder im Keller.

Herausheben möchte ich an dieser Stelle, dass der Mitarbeiter nicht einfach am Küchentisch oder auf dem Sofa sitzen darf. Es muss ein entsprechender Raum eingerichtet werden. Das Unternehmen kann auch verlangen, dass dieser Raum außerhalb der Arbeitszeit abgeschlossen ist.

 

Wenn Sie alternierende Telearbeit in Ihrem Unternehmen einführen möchten, dann sollten Sie eine entsprechende Betriebsvereinbarung abschließen. Einen Beispieltext habe ich Ihnen unterhalb des folgenden Videos zum Download zur Verfügung gestellt:

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Zum Download einfach auf den folgenden Button klicken:

Die Cornell-Methode

Kennen Sie schon die Cornell-Methode?

Es ist eine einfache Möglichkeit, Notizen zu Besprechungen, Kundengesprächen oder Webinaren zu strukturieren.

Das Blatt Papier ist dabei in verschiedene Bereiche aufgeteilt:

  • In der Überschrift nennen Sie das Thema der Besprechung, das Datum und ggf. den Projektnamen.
  • Im Hauptteil haben Sie rechts einen großen Bereich für Ihre unstrukturierten Notizen und links die Möglichkeit Hauptgedanken und Fragen zu notieren. Orientieren Sie sich dabei einfach an den klassischen W-Fragen: Wer, wann, wie, wo, weshalb?
  • Im unteren Teil schreiben Sie dann eine kurze Zusammenfassung der Besprechung, bzw. Kundengespräch oder Webinar.

Die Methode erkläre ich in diesem Video:

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Die Vorlagen stelle ich Ihnen hier zum Download zur Verfügung:

Im DIN A4-Format:

Im DIN A5-Format:

Wie Sie Notizen effizient verwalten

Kennen Sie den größten Feind eines erfolgreichen Zeitmanagements?

Die Übersicht verlieren.

E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen, Aufgabenlisten, Tagesgeschäft, Projektarbeit… Bevor Sie Prioritäten mit dem Eisenhower-Prinzip setzen können, müssen Sie erstmal den Überblick haben, was alles ansteht. Dies ist bei der täglichen Flut an Informationen zugegebener Maßen nicht ganz einfach. Umso wichtiger ist es, sich mit diesem Thema zu beschäftigen und gute Strategien zu entwickeln, um sich nicht im wahrsten Sinn des Wortes zu verzetteln.

Wie Sie Notizen effizient verwalten

Es gibt immer wieder ganz unterschiedliche Situationen, in denen Sie sich Notizen machen – oder machen müssten. Denn häufig fehlt jetzt gerade das Medium und man denkt „die Sache merke ich mir schnell“. Aber dann kommt auch schon der nächste Impuls und ruck-zuck haben Sie Ihre gute Idee vergessen.

Wo wären Sie heute, wenn Sie all Ihre tollen Ideen, die Sie vergessen haben, wirklich umgesetzt hätten?

Während eines Telefonats notieren Sie sich schnell ein paar Punkte auf einem kleinen Zettel oder der Schreibtischunterlage. In einer Besprechung schreiben Sie die wichtigsten Punkte auf einen Block. Außerdem gibt es später das Protokoll. Auf dem Flur oder in der Teeküche treffen Sie einen Kollegen und klären schnell ein paar wichtige Dinge.  Aber wo machen Sie sich die Notiz dazu?

Ein einfaches Prinzip

Es gibt ein ganz einfaches Prinzip:

Sorgen Sie dafür, dass Sie immer einen Einfall notieren können…

… und sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Notizen regelmäßig sichten.

Dabei ist es egal, ob Sie lieber Ihre Notizen auf Papier schreiben, oder ein elektronisches Medium nutzen. Hauptsache, es ist schnell verfügbar, einfach zu bedienen und Sie nehmen sich regelmäßig die Zeit, diese Notizen zu strukturieren und weiter zu bearbeiten.

Die Vor- und Nachteile von Papier und elektronischen Medien habe ich in diesem Video aufgeführt:

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Der Aufschieberitis-Tag

Legen Sie doch einmal einen Aufschieberitis-Tag ein

Sie fragen sich jetzt vielleicht „Aufschieberitis-Tag, was ist das?“

Ganz einfach: nur in den seltenen Fällen erledigen sich Dinge von selbst. Dies gilt insbesondere für die unangenehmen Aufgaben, die Sie vielleicht schon eine Weile vor sich her schieben. Daher mein Tipp für Sie: erledigen Sie an einem bestimmten Tag nur die aufgeschobenen Aufgaben, damit diese endlich erledigt werden.

Aber so ein Tag will gut vorbereitet sein. Meine Tipps dazu erkläre ich in diesem Video:

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Meine Tipps zur Vorbereitungen und Durchführung eines Aufschieberitis-Tags können Sie auch als Checkliste herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:

Wie Sie Trennstreifen bedrucken

Mit Trennstreifen kann man sehr einfach einen Ordner thematisch unterteilen und so für mehr Ordnung in den Unterlagen sorgen. Natürlich ist es vollkommen in Ordnung, wenn Sie die Trennstreifen an der Seite handschriftlich beschriften. Das geht schnell und einfach. Achten Sie dabei darauf, dass Sie gut leserlich schreiben.

Trennstreifen bedrucken

Sollten Sie aber lieber Ihre Trennstreifen bedrucken wollen, z.B. weil Sie eine Seminarunterlage für die Teilnehmer zusammenstellen möchten, oder ein Handbuch für neue Mitarbeiter, dann benötigen Sie eine entsprechende Vorlage in Word. Hierbei ist es wichtig, dass die Seitenränder entsprechend eingestellt sind, da Sie ganz an den Rand drucken müssen und dass die Textrichtung stimmt.

Eine Vorlage stelle ich Ihnen in diesem Beitrag zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf den folgenden Button:

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