Vor einigen Tagen habe ich durch Zufall mitbekommen, wie jemand einen Tag vor einer Dienstreise mehrere Unterlagen zu verschiedenen Themen aus Ordnern aus dem Schrank zusammengesammelt hat. Diese wurden dann in einen Stehordner einsortiert und mit Trennblättern abgegrenzt.

Eigentlich doch ganz ordentlich – oder?

Ich frage mich in solchen Situationen immer: Geht das nicht auch einfacher?

Ja, es geht. Der Trick ist, nicht mehr alle Unterlagen in Ordner abzuheften, sondern Hängemappen zu benutzen. Diese Hängemappen stellen Arbeitsakten oder Handakten dar. D.h. hier werden nur die aktuellen Unterlagen gesammelt.

Die Hängemappen können Sie entweder in den hohen Schublade Ihres Rollcontainers unterbringen, oder in spezielle Kunststoff-Boxen hängen, die dann entweder auf Ihrem Schreibtisch, oder auf dem Sideboard stehen. Es gibt auch entsprechende Schienen für Schränke, um die Hängemappen dort ablegen zu können.

Die neue Vorgehensweise wäre also: Sie nehmen die Hängemappe mit den Unterlagen, die Sie an dem Besprechungstag oder auf der Dienstreise benötigen und legen Sie in eine Eckspannmappe. Wenn Sie wieder ins Büro zurückkehren, nehmen Sie die Hängemappe aus der Eckspannmappe und hängen sie wieder an ihren Platz im Rollcontainer oder in der Box. – Fertig.

Kein lästiges hin- und herheften, kein umheften, kein umblättern, keine Trennstreifen beschriften.

Einfach. Schnell. Effizient.

Wie Sie im Video erkennen können, gibt es dabei einen großen Vorteil des Mappei-Systems im Vergleich zu normalen Hängemappen.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.