Ideen besser bewerten mit der Know How Wow Matrix

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Welche Ihrer vielen Ideen sollten Sie im Projekt umsetzen?

Diese Frage ich manchmal gar nicht so einfach zu beantworten…

Wenn Sie im Projektteam zu einem Thema viele Ideen mit verschiedenen Kreativitätstechniken gesammelt haben, müssen Sie diese im nächsten Schritt bewerten. Dabei stellt sich ja immer die Frage

Ist die Idee überhaupt umsetzbar?

Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten können, dann ist das toll und Sie können weiter damit arbeiten. Falls nicht, dann heben Sie diese Idee ruhig noch ein bisschen auf. Vielleicht ändern sich zukünftig die Rahmenbedingungen, sodass diese Idee wieder ins Spiel kommen könnte. Sie haben also ein ehrgeiziges Ziel gefunden.

Eine weitere Frage ist

Wie innovativ ist die Idee?

Ist die Idee nicht ganz so neu bzw. innovativ, dann ist die Akzeptanz im Unternehmen dafür sicherlich höher. Aber vielleicht werden auf der anderen Seite einige Leute sagen, dass das Projekt kein tolles Ergebnis gebracht hat, es hat sich ja kaum etwas verändert. Hier geht es also darum ein gutes Maß zu finden.

Ideal wären die Ideen, die originell sind und gleichzeitig einfach zu implementieren. Hiervon sollten Sie möglichst viele Ideen in Ihrem Projekt haben.

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Produktentwicklung mit dem KANO-Modell

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Welche Funktion stellt Ihre Kunden zufrieden?

Sie haben ein bestimmtes Produkt, das im Rahmen Ihres Projektes verbessert und weiterentwickelt werden soll.

Wie gehen Sie vor?

Wahrscheinlich überlegen Sie gemeinsam mit den Spezialisten aus der Konstruktion und der technischen Abteilung, welche neue Funktionen möglich wären. Schließlich wollen Sie ja ein Produkt haben, das technisch hochwertig ist und an den aktuellen Trends orientiert.

Aber STOP.

Sie verlieren dabei den Blick auf Ihre Kunden.

Fragen Sie also nicht, was technisch möglich wäre, sondern welche Funktion Ihre Kunden zufrieden stellt.

Was erwarten die Kunden von dem Produkt? Was ist selbstverständlich? Worauf würden sie auf keinen Fall verzichten wollen? Wie kann Ihr Produkt das Problem Ihres Kunden lösen?

Um diese Aspekte genauer zu betrachten, empfehle ich Ihnen das KANO-Modell, das ich Ihnen in diesem Video vorstelle:

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Bessere Produkte mit dem HEART-Modell

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So analysieren Sie systematisch Ihre Kunden

Wie zufrieden sind Ihre Kunden mit Ihren Produkten?

Wie oft verwenden Ihre Kunden Ihre Produkte?

Wie viele neue Kunden konnten Sie gewinnen?

Wie hoch ist die Bindung Ihrer Kunden an Ihr Unternehmen?

Das sind die Fragen, mit denen Sie sich im Zusammenhang mit dem HEART-Modell auseinandersetzen sollten. Wenn Sie diese Punkte analysieren, erkennen Sie wahrscheinlich an verschiedenen Stellen Handlungsbedarf, um Ihre Produkte zu verbessern.

Beim Beantworten dieser Fragen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie vorab Ziele festlegen müssen und Methoden, wie Sie die Werte messen können.

Im HEART-Modell werden auch diese sogenannten Metriken betrachtet, sodass eine Tabelle entsteht. In diesem Video erkläre ich die Methode genauer:

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Prozesse verbessern mit SIPOC

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Einen Prozess zu optimieren ist oft gar nicht so einfach

Sie bekommen in Ihrem Projekt die Aufgabe, einen bestimmten Prozess zu optimieren? Das ist grundsätzlich eine gute Sache. Aber wo sollen Sie ansetzen? Oft steckt man selbst zu sehr im Detail, um Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen.

Gut ist es, wenn Sie systematisch vorgehen. Dabei kann Ihnen die Methode SIPOC helfen.

Die einzelnen Buchstaben stehen, wie so oft, für bestimmte Begriffe:

  • Suppliers / Lieferanten
  • Input / Eingaben
  • Process / Prozess
  • Output / Ausgaben
  • Customer / Kunde

Ich gebe zu, die Begriffe sind nicht so einfach zu übersetzen. Aber ganz platt gesagt: Am Anfang eines Prozesses haben Sie etwas, das dann bearbeitet wird, sodass am Ende etwas anderes dabei heraus kommt. Nehmen wir das Beispiel Backen: zum Input gehören Mehl, Zucker, Butter, Eier, Milch und Backpulver. Der Prozess ist dann das Verrühren der Zutaten und Backen. Das Output ist der fertige (leckere) Kuchen.

Wie Sie genau vorgehen sollten, um Ihren bestehenden Prozess zu analysieren und dann relevante Punkte zu finden, die Sie optimieren können, erkläre ich in diesem Video:

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Das Ursache-Wirkungs-Diagramm

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Worin liegen die Ursachen unseres Problems?

Diese Frage ist manchmal nicht so einfach zu beantworten. Oft sind die Ursachen vielfältig und zahlreich. In solchen Situationen empfehle ich Ihnen mit dem Ursache-Wirkungs-Diagramm systematisch vorzugehen.

Auf der rechten Seite steht das Problem. Der Pfeil nach rechts zeigt an, welche Ursachen zu diesem Problem führen. Zu den Ursachen gibt es 6 Kategorien:

  • Ausrüstung
  • Umwelt
  • Menschen
  • Maschinen
  • Materialien
  • Methoden

Durch die vielen Pfeile sieht das Diagramm wie eine Fischgräte aus. Daher ist es auch als Fischgrät-Diagramm bekannt. Vielleicht kennen Sie aber auch den Begriff „Ishikawa-Diagramm“.

Sammeln Sie im nächsten Schritt gemeinsam im Projektteam, welche Ursachen zu Ihrem beschriebenen Problem führen.

In meinem Beispiel liegen die Ursachen für die geringe Produktivität bei dem Faktor „Mensch“ in der fehlenden Ausbildung, der geringen Motivation, der häufigen Müdigkeit und den vielen Unterbrechungen bzw. Störungen.

Da Sie wahrscheinlich viele Ursachen identifizieren werden, die aber unterschiedlich wichtig sind, sollten Sie im Team eine Bewertung vornehmen. Einfach und schnell ist eine Punkt-Abfrage. D.h. jedes Teammitglied erhält 3 Klebepunkte und setzt diese Punkte für die Ursachen ein, die aus seiner Sicht entscheidend sind für die geringe Produktivität. Die Ursachen mit den meisten Punkten werden dann noch einmal genauer betrachtet und im weiteren Schritt können Sie Lösungsansätze entwickeln.

In diesem Video erkläre ich die Methode:

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Welche Erfahrungen haben Sie mit dieser Methode gemacht? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Wie geht es Ihnen heute?

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Das ehrliche Feedback im Projekt

Als Projektleiter sind Sie den ganzen Tag damit beschäftigt Aufgabenlisten zu aktualisieren, Termine im Blick zu behalten, Probleme zu lösen und dabei auch nicht das Projektziel aus dem Blick zu verlieren. Bleibt da noch Zeit sich um die Stimmung im Projektteam zu kümmern?

Viele Projektleiter glauben, dass sich die Kollegen schon melden werden, wenn was ist. Tatsächlich wird aber eher in der Teeküche darüber diskutiert, was gerade nicht so gut läuft im Projekt und womit man zufrieden ist, darüber redet man erst recht nicht.

Ich empfehle Ihnen ganz bewusst ein ehrliches Feedback zum Projekt bei den Teammitgliedern einzuholen. Und das am Besten immer mal wieder zwischendurch, spätestens aber nach Abschluss eines Meilensteins. So haben Sie die Möglichkeit, auch zu reflektieren, wie Sie im Team noch effizienter zusammenarbeiten können.

Was Sie brauchen? 3 Flipchartblätter, ca. 30 min. Zeit und 3 Fragen. Das Gute: Sie können diese Methode auch digital anwenden und z.B. während einer Videokonferenz ein Whiteboard dazu beschreiben. Mehr dazu in diesem Video:

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Die ehrliche Bestandsaufnahme nach einem Meilenstein

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Der Rückblick bietet auch immer einen Ausblick

Hurra, ein Meilenstein konnte im Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Motiviert starten alle Projektmitglieder durch, um mit den nächsten Aufgaben zu beginnen.

Aber HALT! Es lohnt sich, sich ein bisschen Zeit zu nehmen, innezuhalten und den bisherigen Projektverlauf zu reflektieren.

Dabei können Sie viel für die nächsten Wochen lernen und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Denn darum geht es ja auch im Projektmanagement: Nicht nur das Projektziel soll erreicht werden und dadurch beispielsweise Prozesse im Unternehmen verbessert werden. Auch das Projektmanagement ansich sollten Sie als Projektleiter immer wieder kritisch betrachten und weiterentwickeln.

Aus dem Rückblick und den Fragen

  • Womit sollten wir beginnen, es besser zu tun?
  • Womit sollten wir aufhören, es zu tun?
  • Was sollten wir weiter so tun?

erhalten Sie Hinweise aus dem Team, wie die Zusammenarbeit im Projekt verbessert werden kann.

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Nutzen Sie diese Methode bereits? Dann berichten Sie gerne von Ihren Erfahrungen und hinterlassen ein Kommentar.

Produkte oder Prozesse verändern mit SCAMPER

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7 zum Nachdenken anregende Fragen

Produkte oder Prozesse zu verändern ist oft gar nicht so einfach. Wenn alles bereits seit Jahren etabliert ist, fehlt der Blick dafür, was möglich wäre. Im Projekt steckt man dann häufig fest.

Hilfreich sind dann Fragen, die zum Nachdenken anregen und den Blick wieder öffnen.

SAMPER bietet Ihnen diese Möglichkeiten. Sie ahnen es schon: Die jeweiligen Buchstaben stehen für die einzelnen Begriffe:

  • Substitute
  • Combine
  • Adapt
  • Modify
  • Put in other use
  • Eliminate
  • Reverse

Welche Fragen sich dahinter verbergen erkläre ich in diesem Video:

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Wenn Sie bereits Erfahrungen mit dieser Methode gesammelt haben, dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten davon.

Einfach einmal anders herum: Reverse Brainstorming

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Eine Kreativitätstechnik, die von der anderen Seite beginnt

Manchmal steckt man im Projekt total fest. Dann muss eine neue Idee her.

Oft ist es aber gar nicht so einfach, neue Ideen zu entwickeln. Insbesondere, wenn man schon häufig über das Problem und die Lösung nachgedacht hat.

Mir ist auch einmal so gegangen. Bei meinem alten Arbeitgeber sollten wir im Team Ideen entwickeln, wie wir die Kundenzufriedenheit verbessern können. Bei dieser Aufgabenstellung haben alle insgeheim die Augen verdreht. Das Thema hatten wir bereits mehrmals durchgearbeitet. Es war ja auch jedem klar, wer der Kunde unserer Abteilung ist. Es kamen nur schleppend ein paar halbherzige Ideen zusammen. Niemand hatte so recht Lust mitzumachen. Ich schaute ständig auf die Uhr und hoffte, dass der Nachmittag bald vergeht.

Aber dann machte eine Kollegin den Vorschlag, dass wir das umgekehrte Brainstorming anwenden sollten. Sie erklärte die Schritte kurz:

  • Zuerst wird das Problem beschrieben, so dass sichergestellt ist, das jeder das Gleiche darunter versteht.
  • Dann wird das Problem umgekehrt. In unserem Fall: Was müssen wir tun, damit unsere Kunden extrem unzufrieden mit uns sind?
  • Danach werden die gefundenen Ideen wieder umgekehrt.
  • Zuletzt werden die Lösungen herausgearbeitet, die bei dem Problem helfen.

Plötzlich war wieder Energie im Raum. Alle Kollegen hatten viel Spaß daran, die verrücktesten Ideen zu entwickeln, wie wir unsere Kunden vergraulen könnten. Die Umkehrung der gefundenen Ideen war dann auch ganz einfach und wir haben zum Schluss wirklich gute Lösungen gefunden, die dann auch von uns ernsthaft umgesetzt wurden.

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Welche Erfahrungen haben Sie mit dieser Methode? Berichten Sie gerne in einem Kommentar davon.

So nutzen Sie ScrumGenius für Statusmeldungen im Projekt

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Quelle: ScrumGenius

Statusmeldungen im Projekt

Ich habe nach weiteren sinnvollen und zeitsparenden Tools bzw. Apps gesucht, die Sie sowohl in Microsoft Teams, als auch unabhängig davon nutzen können. Dabei bin ich auf ScrumGenius aufmerksam geworden.

Auch in diesem Tool geht es darum den Status im Projekt bzw. Team abzufragen. Also:

Was hast du gestern getan? Was machst du heute? Gibt es Probleme?

Damit Sie diese Fragen nicht jeden Tag per Mail an Ihre Teammitglieder versenden müssen und mühsam den Rücklauf beobachten und selbst auswerten, bietet Ihnen ScrumGenius eine Art Umfragetool. Hier geben Sie einfach Ihre Fragen ein und legen fest, wann welches Team automatisch gefragt werden soll. Danach lehnen Sie sich entspannt zurück und sehen sich im Dashboard die Rückmeldungen an.

Wie das Tool funktioniert zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Falls Sie ScrumGenius bereits nutzen, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar mit Ihren Erfahrungen.