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Projekte managen mit Outlook

25. August 2022/0 Kommentare/in Outlook, Projektmanagement /von Meike Kranz

Ein Projekt mit Outlook managen? Ja, das geht, solange es sich um ein relativ kleines Projekt handelt. Welche Einstellungen und Funktionen dafür notwendig sind, erkläre ich in diesem Artikel.

In 5 Schritten zum Projektmanagement mit Outlook

Worum geht’s?

Wenn Sie ein relativ kleines Projekt bearbeiten, ist es gar nicht notwendig ein professionelles Projektmanagement-Tool, wie MS-Project zu nutzen. Aus meiner Sicht nimmt die Erfassung der Stammdaten zu viel Zeit in Anspruch im Verhältnis zum Projektumfang. Außerdem sind die Lizenzen für MS-Project nicht ganz günstig, sodass viele Unternehmen diese Software entweder gar nicht, oder nur sehr begrenzt einsetzen.

Alternativ können Sie auch das Open-Source-Tool ProjectLibre nutzen, das ich bereits vorgestellt habe (Videos ansehen).

Warum keine Excel-Liste?

Bei meinen Kunden sehe ich ganz häufig Excel-Liste zu den jeweiligen Projekten. Einerseits hat so eine Liste den Vorteil, dass alle sehen, was wer bis wann erledigen soll. Andererseits muss dann jedes Projektmitglied seine Aufgaben individuell einplanen. Da das häufig nicht geschieht, rennt man als Projektleiter den Kollegen hinterher, weil viele Aufgabenpakete überfällig sind.

Als Projektmitglied, das an mehreren Projekten beteiligt ist, ergibt sich noch die Herausforderung den Überblick zu behalten. Man muss mehrere Excel-Listen im Blick behalten…

Und was ist mit einem Kanban-Board?

Auch ein Kanban-Board eignet sich gut für kleine Projekte. Hier kann auch an Dateien diskutiert werden und ein einfacher und schneller Austausch untereinander ist möglich. Aber auch hier ergibt sich bei mehreren Projekten das gleiche Problem, wie bei Excel-Listen: Als Projektmitarbeiter muss ich mehrere Boards im Blick behalten.

Sie möchten ein Kanban-Board ausprobieren? Dann sehen Sie sich meine Videos zu Trello an.

Außerdem ist es nicht einfach, die verschiedenen Projektaufgaben mit den weiteren eigenen Aufgaben zusammen zu planen.

Für die eigene Planung ist Outlook ideal. Damit Sie auch kleine Projekte darüber abbilden können, sind folgende 5 Schritte notwendig:

Schritt 1: Kategorie anlegen

Legen Sie in Outlook eine neue Kategorie für Ihr Projekt an. Diese Kategorie können Sie dann für alle projektbezogenen Mails, Aufgaben und Termine nutzen. Denken Sie bitte daran, konsequent alle empfangenen und gesendeten Mails mit dieser Kategorie zu versehen.

Tipp: Richten Sie einen QuickStep für eine Team-Mail ein, sodass sowohl alle Projektmitglieder im An-Feld stehen, als auch die Kategorie eingefügt ist.

Schritt 2: Suchordner einrichten

Sie können einen Unterordner unter Ihrem Mail-Postfach für das Projekt anlegen. Dann verschieben Sie alle projektbezogenen Mails dort selbst hinein. Einfacher und schneller geht es aber über einen Suchordner, der Ihnen automatisch alle kategorisierten Mails zusammenstellt. So wird Outlook zu einem hilfreichen Assistenten 😉

Um projektbezogene Termine im Kalender zu finden, geben Sie die Kategorie im Suchfeld im Kalender ein. Dies lässt sich zwar nicht dauerhaft einrichten, wie beim Suchordner für die Mails, aber über die Schaltfläche „Zuletzt verwendete Suchvorgänge“ kommen Sie schnell wieder an die Ergebnisse dran.

Ihre Aufgabenliste können Sie nach den Kategorien gruppiert anzeigen lassen. So stehen alle Aufgaben, die zu einem Projekt gehören, untereinander. Zusätzlich werden in der Aufgabenleiste die Kategoriefarben bei jeder Aufgabe angezeigt.

Schritt 3: Aufgaben delegieren

Als Projektleiter weisen Sie einfach die zu erledigenden Aufgabenpakete Ihren Projektmitgliedern über Outlook zu. Dies hat den Vorteil, dass Sie selbst eine Kopie der delegierten Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste haben, sodass Sie fällige Aufgaben schnell nachhaken können. Ist eine Aufgabe erledigt, erhalten Sie automatisch eine entsprechende Information.

Schritt 4: Datei-Verknüpfungen erstellen

Kennen Sie die Verknüpfungen in Outlook? Hier können Sie Datei-Ordner und auch einzelne Dateien hinzufügen. So haben Sie aus Outlook heraus immer den schnellen Zugriff auf die Dateien im Projekt-Ordner.

Sie kennen die hier genannten Funktionen in Outlook nicht? Dann empfehle ich Ihnen mein Outlook-Handbuch, in dem ich diese und weitere Funktionen Schritt-für-Schritt erkläre. E-Book jetzt kaufen (klick).

Schritt 5: OneNote für die Projektorganisation nutzen

Dokumentation, Protokolle, Ideensammlung, Diskussion und Aufgabenverteilung – all das benötigen Sie für Ihr Projekt. Natürlich möchten Sie alles an einem Ort haben und alle Projektmitglieder sollen nicht nur den Zugriff darauf haben, sondern automatisch über Aktualisierungen informiert werden.

Hört sich kompliziert an, ist aber ganz einfach mit OneNote. Wie Sie Ihr Projekt mit Hilfe von OneNote managen und welche tollen Möglichkeiten es gibt, weil OneNote und Outlook sehr gut zusammenarbeiten, erkläre ich Ihnen in diesem Video: https://youtu.be/KxKBR1ycdjo

Fazit

Ja, man kann mit Outlook ein Projekt managen – solange es sich um ein kleines Projekt handelt. Der große Vorteil: Sie nutzen ein bekanntes und vorhandenes Tool. Daher sind Sie schnell startbereit und können sich auf die Inhalte konzentrieren.

Der Countdown läuft

22. August 2022/2 Kommentare/in Projektmanagement, Zeitmanagement /von Meike Kranz

Monats-Umfrage August

Nun haben wir bereits Mitte August und das heißt, dass nur noch 4 Monate bleiben, um die geplanten Projekte in diesem Jahr zu Ende zu bringen. Und wir ahnen es schon – die Zeit wird wie im Flug vergehen…

Daher habe ich jetzt im August in einer Umfrage Sie gefragt, wie Sie Ihre offenen Projekte zu einem erfolgreichen Ende bringen.

Hier die Rangliste der Antworten:

Ich habe meine Aufgabe in Outlook eingetragen und geplant.
Ich habe für jedes Projekt eine Excel-Liste, die ich jeden Tag durchgehe.
Ich habe ein Board in Trello oder einem vergleichbaren Tool angelegt.
Ich schreibe To-Do-Listen in mein Büchlein.
Ich habe für jedes Projekt ein Notizbuch in OneNote angelegt und weise die Aufgaben darüber den Kollegen zu.

Den Spitzenplatz, und damit das bevorzugte Tool, ist Outlook. Dies ist für KMU und kleinere Projekte aus meiner Sicht vollkommen in Ordnung. Gut ist immer, wenn Sie alle Aufgaben, unabhängig vom Projekt, zusammen an einem Ort digital planen. Und da bietet sich Outlook natürlich an. Wobei die Funktion, Aufgaben über Outlook zu delegieren noch nicht so sehr verbreitet ist (s.u.).

Excel-Listen stehen auf Platz 2. Diese Listen sehe ich ganz häufig bei meinen Kunden. Sie haben den Vorteil, dass der Projektleiter, aber auch alle Projektmitglieder, immer sehen können, was noch zu tun ist und welche Aufgaben bereits überfällig sind. Das funktioniert für das einzelne Projekt gut. Allerdings fehlt dann die Verbindung zur eigenen Aufgaben- und Tagesplanung. Und die Übersicht geht verloren, wenn man in mehreren Projekte mitarbeitet.

Trello und vergleichbare Tools sind in den letzten Jahren immer mehr verbreitet. Der Vorteil liegt in den Möglichkeiten, an Dokumenten und Aufgaben zu diskutieren. Außerdem kann das Tool in MS-Teams eingebunden werden. Aber auch hier fehlt wieder die Verbindung zur eigenen Aufgaben- und Tagesplanung und der Überblick über mehrere Projekte.

OneNote bietet hier wiederum genau diese Möglichkeiten: An Informationen, Ideen und Dokumenten diskutieren und gleichzeitig Aufgaben über Outlook delegieren. Sie kennen OneNote noch nicht? Dann sehen Sie sich doch einfach meine Videos auf meinem YouTube-Kanal an.

Dass handschriftliche To-Do-Listen hier auch als Antwort angeklickt wurden verwundert mich nicht. In der Regel nimmt man seinen Block oder Notizbüchlein mit in die Besprechung und macht sich dort Notizen. Dazu gehören natürlich auch die eigenen Aufgaben. Wichtig wäre allerdings, diese Aufgaben dann in Outlook zu übertragen, damit es wieder einen Ort gibt, an dem alle Aufgaben digital geplant werden.

Interessant ist aber auch, welche Antworten gar nicht angeklickt wurden:

Ich habe Aufgaben über Outlook delegiert.
Ich verteile die Aufgaben per Mail an die Kollegen und lege diese in Unterordner ab.
Alle Projekte sind mit MS-Project geplant
Ich habe keine Ahnung, wie ich meine Projekte planen soll.

Ich finde es erstaunlich, dass professionelle Projektmanagement-Tools so wenig im Einsatz sind. Vermutlich wird MS-Project nur in großen Unternehmen eingesetzt. Kleine und mittelständische Unternehmen greifen dann doch eher zu den bekannten Möglichkeiten Outlook, Excel, OneNote und Trello zurück. Dies ist sicherlich auch eine Kostenfrage.

Erfreulich ist, dass die Aufgaben nicht per Mail verteilt werden. Dies ist tatsächlich Vorgehen, das viel Mühe macht, wenn man herausfinden möchte, was bereits erledigt ist und wer welche Aufgabe noch tun muss, bzw. was überfällig ist. Dennoch sehe ich diese Mails ganz häufig in meinen Arbeitsplatzcoachings.

Die Umfrage zeigt aber auch, dass die Outlook-Funktion „Aufgaben delegieren“ noch nicht sehr verbreitet ist. Vielleicht liegt es daran, dass diese Möglichkeit wenig bekannt ist, vielleicht aber auch, weil man sich nicht traut, sie zu benutzen. Wer diese Funktion kennenlernen möchte, der kann sich mein Video dazu ansehen.

MeisterNote – Ihr Online-Notizbuch

12. Oktober 2021/0 Kommentare/in IT-Tipps, Projektmanagement, Team /von Meike Kranz

Einfacher Wissensaustausch

Vor einiger Zeit habe ich Ihnen bereits MeisterTask und MindMeister vorgestellt, mit denen Sie Aufgaben verwalten können und Mindmaps erstellen. Nun ist ein neues Tool zur Meister-Familie hinzugekommen: MeisterNote.

MeisterNote ist eine Software, in der Sie im Team ganz einfach Informationen austauschen können. Natürlich gibt es dabei eine Integration zu den beiden anderen Tools.

MeisterNote ist auch wieder einfach zu bedienen, sodass sich gar nicht so sehr die Frage stellt, wie man die Software benutzt, sondern eher wofür.

An erster Stelle steht natürlich das Projektmanagement. Mit MeisterNote können Sie nicht nur allen Projektmitgliedern Informationen zur Verfügung stellen, sondern alle können kommentieren und somit über die Inhalte mitdiskutieren. Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen, können Sie gleich über die Verbindung zu MeisterTask Aufgaben verteilen.

Weitere Anwendungsbeispiele sind Wissensdatenbanken, eine Art Intranet oder auch ganz einfach persönliche Notizen, mit denen Sie sich besser selbst organisieren.

Ich habe die Software noch nicht selbst getestet, aber einen ersten Einblick erhalten Sie in diesem Video:

Warum Unternehmen vergessen müssen

5. Oktober 2021/0 Kommentare/in Projektmanagement, Team /von Meike Kranz

Mythos Changemanagement

In diesem Blog-Artikel und Video stelle ich Ihnen die Erkenntnisse des schwedischen Organisationsforschers Nils Brunsson vor.

Gleich zu Beginn steht eine Aussage, die viele empören wird: 70% der Veränderungsinitiativen scheitern.

Sie denken jetzt: Das kann nicht sein. Aber es deckt sich mit meinen Erfahrungen aus über 20 Jahren Organisationsberatung. Denn diese Changemanagement-Konzepte beinhalten tolle Ideen, die sich dann aber nur schwer in die Praxis umsetzen lassen. Wenn Sie selbst zurückblicken, dann werden Sie wahrscheinlich ähnliche Erfahrungen gemacht haben.

Daher stellt sich die Frage, warum so viele Menschen begeistert daran glauben, dass Veränderungsprogramme etwas positives bewirken können?

Die überraschende Antwort gebe ich Ihnen in diesem Video:

Risikomanagement mit der PEST-Analyse

30. Juli 2021/0 Kommentare/in Projektmanagement /von Meike Kranz

Welche externen Einflüsse wirken wie stark auf die Geschäftsentwicklung?

In diesem Beitrag geht es um das normale Projektmanagement hinaus. Dennoch habe ich die PEST-Analyse eher dem Projektmanagement zugeordnet, weil es in den Projekten ja auch immer um die strategische Ausrichtung des Unternehmens geht und wir die weitere Entwicklung betrachten müssen.

Auch bei dieser Methode stehen die Buchstaben wieder für einzelne Begriffe. Diese Punkte benennen äußere Einflüsse, die Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung haben:

Political / Politisch
Economic / Wirtschaftlich
Social / Sozial
Technological / Technologisch

Politische Einflüsse sind in der Regel Gesetze, wie z.B. Arbeitsgesetze oder auch Umweltgesetze. Diese haben Auswirkungen auf das Unternehmen. Die Frage dabei ist: Was könnte unseren Erfolg stören oder fördern?

Wirtschaftliche Einflüsse sind z.B. Trends, Arbeitslosenquote oder auch verfügbares Einkommen unserer Kunden. So ist z.B. der aktuelle Fachkräftemangel für viele Unternehmen zu einem echten Problem geworden, auf das rechtzeitig mit verschiedenen Maßnahmen reagiert werden muss. Die Frage ist also: Wie verändert dies unseren Umsatz oder Kosten?

Bei den sozialen Einflüssen geht es eher um Einstellungen und Überzeugungen der Kunden, aber auch um den demografischen Wandel. Hier stellt sich die Frage: Welche Auswirkungen gibt es auf das Kaufverhalten unserer Kunden?

Wie sich technologische Einflüsse auswirken, konnten wir in vielen Unternehmen durch Corona erfahren. Das digitale Arbeiten hat in vielen Bereichen einen riesigen Sprung gemacht und vieles verändert. Die Frage ist weiterhin: Wie können zukünftige Technologien unser Wachstum und unseren Erfolg beeinflussen?

Mehr dazu in diesem Video:

Projektideen priorisieren mit RICE

27. Juli 2021/0 Kommentare/in Projektmanagement /von Meike Kranz

Viele Ideen, aber nicht alle können zu Projekten werden

Wenn viele Projektideen auf dem Tisch liegen, muss man entscheiden, welches davon tatsächlich an den Start geht.

In vielen Unternehmen beginnen die Diskussionen wieder im Herbst, wenn die Planung für das nächste Jahr gemacht werden. Welche Projekte sollen gestartet werden? Wie wollen wir die begrenzten Ressourcen sinnvoll einsetzen? Welche Idee wird erstmal hinten an gestellt?

Klar, aus der Sicht der Fachabteilung ist das eigene Projekt natürlich das Wichtigste. Bevor Sie sich stundenlang die Köpfe heiß reden, sollten Sie eine Methode wählen, die sich an objektiven Kriterien orientiert.

Mein Tipp: Ermitteln Sie für jedes Projekt den RICE-Score.

Sie ahnen es schon, auch bei dieser Methode stehen die einzelnen Buchstaben für jeweils einen Begriff. In diesem Fall sind das: Reach (Auswirkung), Impact (Auswirkung), Confidence (Vertrauen) und Effort (Aufwand).

Sie können diese Methode auch nutzen, um innerhalb eines Projektes verschiedene Ideen zu priorisieren und so besser zu entscheiden, welches Feature Sie realisieren wollen.

Jeder dieser 4 Punkte hat seine eigene Skala. Legen Sie also in der Diskussion die Werte gemeinsam fest. Im letzten Schritt wenden Sie die o.g. Formel für den Score an.

Die einzelnen Skalen erläutere ich in diesem Video:

Besser kommunizieren mit der RACI-Matrix

25. Juli 2021/0 Kommentare/in Projektmanagement /von Meike Kranz

Kommunikationswege im Projekt

Wer ist für die Arbeit im Projekt verantwortlich?

Wer ist für das Ergebnis und den Prozess verantwortlich?

Wen sollten Sie konsultieren, wenn es ein Problem mit dem Projekt gibt?

Wen sollten Sie informieren, wenn Sie Änderungen am Projekt vornehmen?

Diese 4 Fragen sind Teil der RACI-Matrix. Die einzelnen Buchstaben stehen für Responsible, Accountable, Consulted und Informed.

Wenn Sie sich über die Antworten bezogen auf Ihr Projekt klar werden, dann sind Sie gut vorbereitet. Alle im Projekt wissen dann, an wen sie sich in welchem Fall wenden müssen. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur Funktionen oder Abteilungen genannt werden, sondern konkrete Personen.

Mehr dazu in diesem Video:

Ideen besser bewerten mit der Know How Wow Matrix

20. Juli 2021/0 Kommentare/in Projektmanagement /von Meike Kranz

Welche Ihrer vielen Ideen sollten Sie im Projekt umsetzen?

Diese Frage ich manchmal gar nicht so einfach zu beantworten…

Wenn Sie im Projektteam zu einem Thema viele Ideen mit verschiedenen Kreativitätstechniken gesammelt haben, müssen Sie diese im nächsten Schritt bewerten. Dabei stellt sich ja immer die Frage

Ist die Idee überhaupt umsetzbar?

Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten können, dann ist das toll und Sie können weiter damit arbeiten. Falls nicht, dann heben Sie diese Idee ruhig noch ein bisschen auf. Vielleicht ändern sich zukünftig die Rahmenbedingungen, sodass diese Idee wieder ins Spiel kommen könnte. Sie haben also ein ehrgeiziges Ziel gefunden.

Eine weitere Frage ist

Wie innovativ ist die Idee?

Ist die Idee nicht ganz so neu bzw. innovativ, dann ist die Akzeptanz im Unternehmen dafür sicherlich höher. Aber vielleicht werden auf der anderen Seite einige Leute sagen, dass das Projekt kein tolles Ergebnis gebracht hat, es hat sich ja kaum etwas verändert. Hier geht es also darum ein gutes Maß zu finden.

Ideal wären die Ideen, die originell sind und gleichzeitig einfach zu implementieren. Hiervon sollten Sie möglichst viele Ideen in Ihrem Projekt haben.

Produktentwicklung mit dem KANO-Modell

2. Juli 2021/0 Kommentare/in Projektmanagement /von Meike Kranz

Welche Funktion stellt Ihre Kunden zufrieden?

Sie haben ein bestimmtes Produkt, das im Rahmen Ihres Projektes verbessert und weiterentwickelt werden soll.

Wie gehen Sie vor?

Wahrscheinlich überlegen Sie gemeinsam mit den Spezialisten aus der Konstruktion und der technischen Abteilung, welche neue Funktionen möglich wären. Schließlich wollen Sie ja ein Produkt haben, das technisch hochwertig ist und an den aktuellen Trends orientiert.

Aber STOP.

Sie verlieren dabei den Blick auf Ihre Kunden.

Fragen Sie also nicht, was technisch möglich wäre, sondern welche Funktion Ihre Kunden zufrieden stellt.

Was erwarten die Kunden von dem Produkt? Was ist selbstverständlich? Worauf würden sie auf keinen Fall verzichten wollen? Wie kann Ihr Produkt das Problem Ihres Kunden lösen?

Um diese Aspekte genauer zu betrachten, empfehle ich Ihnen das KANO-Modell, das ich Ihnen in diesem Video vorstelle:

Bessere Produkte mit dem HEART-Modell

29. Juni 2021/0 Kommentare/in Projektmanagement /von Meike Kranz

So analysieren Sie systematisch Ihre Kunden

Wie zufrieden sind Ihre Kunden mit Ihren Produkten?

Wie oft verwenden Ihre Kunden Ihre Produkte?

Wie viele neue Kunden konnten Sie gewinnen?

Wie hoch ist die Bindung Ihrer Kunden an Ihr Unternehmen?

Das sind die Fragen, mit denen Sie sich im Zusammenhang mit dem HEART-Modell auseinandersetzen sollten. Wenn Sie diese Punkte analysieren, erkennen Sie wahrscheinlich an verschiedenen Stellen Handlungsbedarf, um Ihre Produkte zu verbessern.

Beim Beantworten dieser Fragen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie vorab Ziele festlegen müssen und Methoden, wie Sie die Werte messen können.

Im HEART-Modell werden auch diese sogenannten Metriken betrachtet, sodass eine Tabelle entsteht. In diesem Video erkläre ich die Methode genauer:

Projekte managen mit Outlook