Fallbeispiel – Was ist Ihre Mission?

Erstmal Ordnung schaffen

Im Frühjahr habe ich einen Kunden beraten, der sich von meinen anderen Kunden deutlich unterscheidet. Es handelte sich um ein Entwicklungshilfe-Projekt, das hauptsächlich mit Ehrenamtlichen arbeitet und auf einer Inselgruppe nördlich von Australien aktiv ist. Ich habe die Gespräche mit dem Projektleiter also per Videokonferenz geführt und wir mussten die Zeitverschiebung beachten (bei mir war es Vormittag, bei ihm Abend – er hatte also schon den Tag erlebt, den ich noch vor mir hatte).

In dem Projekt geht es darum, die Bibel in die Eingeborenensprachen zu übersetzen. Da es aber für diese Sprachen noch keine Schriftform gibt (sie werden nur gesprochen), sollte auch noch eine Schreibweise entwickelt werden. Damit auch die Menschen, die nicht lesen können, die Texte verstehen, wurde dies auch als Podcast aufgenommen.

Da die Bibel bekanntlich etwas umfangreicher ist und aus vielen Büchern und Kapiteln bestehen, kamen viele Dateien zusammen.

Wir haben erstmal Ordnung in die vielen Dateien gebracht. Zum Glück war die Entwicklung der Ordnerstruktur recht einfach, da die Bibel die Struktur bereits vorgibt.

Für die Strukturierung und Planung der noch anstehenden Aufgaben habe ich ihm vorgeschlagen, ein Kanban-Board einzuführen. So können alle schnell erkennen, was noch zu tun ist, wer an welchem Thema arbeitet und was bereits abgeschlossen ist.

Es fehlt etwas…

Obwohl ihm die Strukturen geholfen haben, kamen wir bei unserem zweiten oder dritten Gespräch nicht mehr so richtig weiter. Daher bin ich noch einmal darauf zurück gegangen, was eigentlich das Ziel des Projektes ist. Seine Antwort: Wir wollen, dass die Menschen ein besseres Leben führen.

Wer die SMART-Formel kennt, der weiß, dass dies kein gut formuliertes Ziel ist. „Ein besseres Leben führen“ ist kein klares Ziel, sondern jeder versteht etwas anderes darunter. Ich habe ihn gebeten, seine Mitarbeiter zu fragen, wie sie beschreiben würden, was das Ziel des Projektes ist. Es stellte sich bei unserem nächsten Gespräch heraus, dass er ganz unterschiedliche Antworten erhalten hatte. Dabei dachten alle, es wäre doch klar.

Im nächsten Schritt habe ich eine weitere Methode angewendet: 5x Warum. Ich habe ihm also gefragt, warum er möchte, dass die Einheimischen ein besseres Leben führen. Und nach seiner Antwort wieder nach dem „Warum“ gefragt. Das hat uns dabei geholfen, auf den Kern der Sache zu kommen.

In unserem letzten Gespräch habe ich dem Projektleiter dann empfohlen, mit den Teammitgliedern eine Geschichte aus der Bibel auszuwählen, diese zu übersetzen und zu vertonen und dann im Gespräch mit den Menschen in den Dörfern zu besprechen, was sie aus dieser Geschichte für sich selbst ableiten können. Wenn er es also schafft, mit nur dieser einen Bibelgeschichte in den nächsten zwei Jahren eine Kleinigkeit zu ändern, dann hat er viel erreicht.

Am Ende war er zuversichtlich, sein Ziel zu erreichen. Das konnte ich sowohl an seiner Körperhaltung, als auch in seinem Gesicht sehen. Er war nun viel motivierter und ich bin mir sicher, dass er dies auch in sein Team tragen konnte.

Was ist Ihre Mission?

Wie sieht es bei Ihnen aus? Was ist Ihre Mission? Was ist der Grund dafür, dass Sie tun, was Sie tun? Und welche kleineren und erreichbaren Ziele lassen sich daraus ableiten?

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awork: Projekte auf Autopilot

Den Projektstand im Blick mit automatisierten Benachrichtigungen

Als Projektleiter müssen Sie Ihr Projekt ständig im Blick behalten, damit Sie schnell reagieren können, wenn Ihr Projekt aus dem Ruder läuft.

Oft ein Streitpunkt im Projektteam: Ist das eine Hol- oder eine Bringschuld? Also: Wer muss wann wenn informieren? Oder muss der Projektleiter selbst die Informationen zusammensuchen?

Was sonst sehr zeitaufwändig, nervig und konfliktbehaftet sein kann, ist mit awork ganz einfach. Denn auch für diese automatischen Benachrichtigungen gibt es wieder fertige Vorlagen, die Sie ganz einfach nutzen können.

In diesem Video zeige ich Ihnen die Funktion:

https://youtu.be/Ml4YPwrDPgM

Meine abschließende Beurteilung zu awork

Nachdem ich nun einige Stunden awork getestet habe, kann ich sagen, dass es wirklich ein gutes Tool ist, um die digitale Zusammenarbeit zu organisieren.

Es lässt sich intuitiv bedienen, die grafische Aufbereitung gefällt mir und auch die kleinen Tipps, die zwischendurch angezeigt werden, sind sehr hilfreich. Mir hat es Spaß gemacht, mit awork zu arbeiten.

Auch die Tatsache, dass es ein deutsches Produkt ist, ist für mich ein wichtiger Pluspunkt.

Die Funktionen gehen über die einfache Auflistung von Aufgaben hinaus, ermöglichen auch eine Zeiterfassung und vieles wird durch die Automatisierungsmöglichkeiten vereinfacht.

awork: Hintergrundprozesse automatisieren

Was sind Hintergrundprozesse im Projekt?

Mit Hintergrundprozessen meine ich alle Abläufe, die zusätzlich zu der Aufgabenplanung und Projektsteuerung anfallen.

Beispiele:

  • Wer muss informiert werden, wenn ein Projektmitglied eine Aufgabe hinzufügt?
  • Wer wird informiert, wenn eine Aufgabe erledigt ist?
  • Wenn alle Unteraufgaben erledigt sind, soll die Hauptaufgabe als erledigt gekennzeichnet werden – wer ist dafür verantwortlich?
  • Aufgaben, die zu einer bestimmten Liste hinzugefügt werden, sollen eine bestimmte Kennzeichnung (Tag) erhalten – wer ist dafür verantwortlich?

In awork können Sie diese Automatisierungen hinterlegen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten. Im ersten Schritt legen Sie fest, was der Auslöser ist. Im nächsten Schritt, was dann automatisch passieren soll. Dies zeige ich Ihnen im folgenden Video:

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Die integrierte Zeiterfassung von awork

Was haben Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht?

Diese Frage haben Sie sich sicherlich auch schon an so manchen Tag gestellt. Aber alles detailliert aufzuschreiben ist dann doch zu aufwändig.

Aber insbesondere in Projekten müssen Sie Ihre Bearbeitungszeiten notieren und an den Projektleiter melden. So kann dieser feststellen, ob das Projekt noch im Rahmen läuft, oder ob gegengesteuert werden muss.

In awork ist die Zeiterfassung bereits integriert. Entweder, sie starten den Timer, wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen und stoppen ihn am Ende, oder Sie tragen die Zeiten pro Aufgabe manuell ein. Auch Korrekturen sind möglich, falls Sie einmal vergessen haben, den Timer zu starten.

Der Projektleiter erhält eine Zusammenfassung für das Projekt und Sie selbst bekommen eine Tagesansicht.

In diesem Video zeige ich die Zeiterfassungs-Funktion:

https://youtu.be/ChJmXcQN-l8

Aufgabenplanung mit awork

Aufgabenplanung leicht gemacht

Kanban-Board oder Wasserfall? Aufgabenliste, Timeline oder Board? Dashbord mit meinen Aufgaben?

Kein Problem mit awork.

Das Tool lässt sich intuitiv bedienen. Es „spricht“ sogar mit Ihnen.

Zu jeder Aufgabe können Sie eine Beschreibung, Bearbeiter, Termin, Unteraufgaben oder auch Kommentare erfassen.

Ein Projekt gliedern Sie am Besten in Aufgabenlisten auf. So planen Sie jeden Meilenstein und erkennen später schnell den Fortschritt.

Aber wie starten? Ganz einfach! In awork gibt es fertige Vorlagen, die Sie nutzen und anpassen können. So müssen Sie Ihr Projekt nicht ganz blank starten, sondern bekommen ein paar Ideen dazu. Aus der Praxis – für die Praxis.

Aber awork ist nicht nur für Projekte geeignet. Sie können im Prinzip alle anfallenden Aufgaben hier erfassen, einplanen und beobachten. So reduzieren Sie die E-Mail-Flut innerhalb Ihres Teams.

Schauen Sie selbst:

https://youtu.be/wot6MVw5Sdw

awork – Digitale Teamarbeit in einfach

So managen Sie Ihre Projekte mit awork

Digital zusammenzuarbeiten ist in der aktuellen Corona-Situation für viele Firmen sehr wichtig geworden. Aber wie funktioniert das gut?

Im Frühjahr 2020 haben die meisten Unternehmen die Mittel genutzt, die vorhanden waren. Und da wird die erste Wahl die Kommunikation über E-Mails gewesen sein. Ich habe mit vielen Freunden, Bekannten und Kunden gesprochen und es hat sich herausgestellt, dass auch häufig Video-Konferenzen durchgeführt wurden. Für die Meisten war dies Neuland.

Aber die digitale Zusammenarbeit über Mails zu organisieren ist nicht der beste Weg. Zu viele Informationen werden an zu viele Menschen unnötig verteilt. Jeder kommt mit dem Lesen nicht mehr hinterher. Und der schnelle Austausch über den aktuellen Stand der Dinge bei verschiedenen Projekten ist eigentlich gar nicht möglich.

Daher wurde vielfach nach Alternativen gesucht. Einige Softwareprogramme waren besser geeignet, andere weniger.

Heute möchte ich Ihnen ein Tool vorstellen, mit dem Sie die digitale Zusammenarbeit einfach organisieren können: awork.

awork: Installation und Einstieg

Zur Webseite geht’s hier: awork.io

Man kann das Tool 14 Tage kostenlos testen und dies würde ich auch empfehlen. Erst wenn Sie selbst Projekte und Aufgaben anlegen und diese an Kollegen zuweisen, werden Sie ein Gefühl für diese Software bekommen.

awork kommt aus Deutschland, genauer gesagt, aus Hamburg. Das ist für mich der erste Pluspunkt, da es weniger Probleme mit dem Datenschutz gibt.

Da die Software internetbasiert läuft, muss auch nichts installiert werden und man hat von überall Zugriff.

Das erste Projekt ist schnell angelegt. Dabei müssen Sie sich aber gleich entscheiden, ob Sie Ihre Projekt agil oder klassisch bearbeiten möchten.

In diesem Video zeige ich Ihnen die ersten Schritte:

https://youtu.be/mfa0IWCgXRI

Projektmanagement-Methoden: Lohnt sich das?

Lohnt sich die ganze Mühe?

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie wirklich Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- bzw. Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten. 
Es sieht doch nach viel zusätzlicher Arbeit aus und bisher lief es doch auch…
Ich verstehe Ihre Zweifel.

Eine Studie bringt die Wahrheit ans Licht
Tatsächlich werden viele notwendige Projektmanagement-Techniken in kleinen Unternehmen nicht angewandt, wie eine Studie der Universität Bamberg ergeben hat. 
Demnach werden nur manchmal die Projektziele schriftlich festgehalten und die Aufgaben und Ressourcen geplant. 
Lediglich ein Projektzeitplan wird etwas häufiger erstellt. So wundert es nicht, dass nur die Einhaltung der Termine regelmäßig überprüft wird, die Einhaltung der Kosten und der Qualitätsziele dagegen nur selten im Projektverlauf analysiert werden. 
Auch ein proaktives Einleiten von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen findet tatsächlich nicht statt. 
Insgesamt werden bei kleinen Unternehmen nur selten standardisierte Vorlagen und Checklisten zur Planung und Umsetzung von Projekten eingesetzt. 
Zusammenfassend kann man also feststellen, dass bei kleinen Unternehmen noch ein großes Potenzial besteht, Projekte effizient zu managen. 

Sie sollten sich also nicht fragen, ob Sie Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- und Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten, sondern wie Sie diese Techniken sinnvoll für sich nutzen können, um professioneller zu werden.

Klicken Sie einfach auf die folgenden Links und sehen sich selbst die Studien an:

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Projektmanagement_KMU_BBB_160.pdf

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Reifegrad_des_Projektmanagements_BBB_159_.pdf



Zitate zum Projektmanagement

In Zitaten steckt viel Wahrheit. Zitate regen zum Nachdenken an. Zitate bringen es auf den Punkt.

Das geht mir durch den Kopf, wenn ich ein gutes Zitat lese. Und ich verwende sie gerne in Präsentationen, um die Seminarteilnehmer auf ein Thema einzustimmen, oder wichtige Aussagen zusammenzufassen.

Zum Thema Projektmanagement habe ich ein paar Zitate gesammelt. – Aber es sind dann doch etwas mehr geworden…

Daher habe ich sie zu verschiedenen Themenschwerpunkten zusammengefasst.

Schauen Sie doch einfach mal rein und hinterlassen im Kommentar, welches Zitat Ihnen besonders gut gefallen hat.


Sie sehen Verbesserungspotenzial und möchten Ihre Projekte besser managen?

Dann sehen Sie sich doch einfach meine Online-Produkte an:

Praxisleitfaden Projektmanagement

Kreativ in Projekten

Projekte effizient managen

Projektmanagement in kleinen Betrieben

Irrtum: Projektmanagement ist nur etwas für große Unternehmen

In großen Unternehmen kann man eine regelrechte Projekt-Kultur entdecken. Es gibt ein Fachteam, das für die Koordination von vielen verschiedenen Projekten zuständig ist, einen Multiprojektmanager, mehrere Projektleiter, viele Standards und Vorlagen und im ganzen Unternehmen werden täglich viele Projekte parallel bearbeitet.

In kleinen Betrieben gibt es dies alles nicht. Da macht man einfach und irgendwie klappt es schon. Viele denken, dass ein professionelles Projektmanagement nur etwas für „die ‚Großen“ ist.

Falsch gedacht.

In kleinen Betrieben werden Projekte unbürokratisch angegangen, aber leider auch eher unstrukturiert. Besser wäre es, wenn „die Kleinen“ von „den Großen“ einiges abgucken würden.

Leicht verständlich und schnell umsetzbar

Eigentlich müsste ich Ihnen jetzt dazu raten, eine Ausbildung zum Projektmanager zu absolvieren. Aber das ist zeitaufwändig und kostenintensiv und daher nicht für kleine Betriebe leistbar.

Daher gebe ich Ihnen immer wieder Tipps weiter und stelle Ihnen Methoden vor, die Sie auch in einem kleineren Unternehmen einfach umsetzen können.

Inzwischen sind eine ganze Reihe an Videos, Blog-Artikeln und E-Books zusammengekommen. Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, habe ich jetzt alles in einem Whitepaper zusammengefasst.

In diesem Whitepaper Projektmanagement habe ich auf 14 Seiten alles kurz und knapp zusammengefasst und auf meine bisherigen Beiträge, Videos und E-Books verlinkt.

Ich beginne mit der Frage, was überhaupt ein Projekt kennzeichnet und zeige Ihnen, wie Sie die wichtigsten Punkte zu Beginn zusammenfassen.

In einer großen Übersicht habe ich alle Tipps zum Thema Aufgabenplanung zusammengetragen.

Aber auch die Projektbesprechungen und die Zusammenarbeit im Team sind wichtig.

Zum Schluss komme ich noch zum Thema „Dokumentation“.

Ich gehe auch auf agile Projektmanagement-Methoden ein.

Mein Whitepaper Projektmanagement können Sie hier kostenlos herunterladen:

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen in Ihrem Arbeitsbereich. Gerne dürfen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel hinterlassen.

Projektmanagement mit OneNote

Projektmanagement mit OneNote? – Ja, das geht!

OneNote ist sicherlich nicht das erste Tool, das einem in den Sinn kommt, wenn man ein Projekt starten will. Es gibt professionelle Projektplanungstools, wie z.B. MS Project oder ProjectLibre. Die Zusammenarbeit im Projektteam kann man auch sehr gut in Teams organisieren. Ansonsten sind ein paar Vorlagen hilfreich und eine Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk, sodass die erstellten Dateien (Word, Excel, PowerPoint usw.) dort abgelegt werden können.

OneNote bietet aber noch ganz andere Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit im Projekt zu vereinfachen.

Im digitalen Notizbuch können gut Ideen gesammelt und von allen kommentiert werden. Außerdem können alle wichtigen Informationen zusammengestellt und strukturiert werden. So müssen sich die Teammitglieder nicht durch undurchsichtige Ordnerstrukturen quälen.

Perfekt geeignet ist OneNote für die regelmäßigen Besprechungsprotokolle in denen Aufgaben sofort in Outlook-Aufgaben umgewandelt und delegiert werden können. So muss nicht mehr jeder mitschreiben, was er bis wann tun soll.

Für welche Projekte ist OneNote geeignet?

Ich selbst würde große Projekte, bei denen viele Abteilungen beteiligt sind in professionellen Projektmanagement-Tools planen. Trotzdem kann OneNote dann eine Ergänzung zum Informationsaustausch sein.

Kleine Projekte können Sie auch komplett in OneNote planen, dokumentieren und abwickeln.

Probieren Sie es einfach einmal aus und sehen Sie selbst, was für Sie und Ihr Team gut funktioniert.

Ein Beispielprojekt stelle ich Ihnen hier vor:

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