Den Kunden besser verstehen mit einer Customer Journey Map

Wie gut kennen Sie Ihre Kunden?

Nur wenn Sie Ihre Kunden gut kennen, dann können Sie auch passgenaue Produkte entwickeln.

Eigentlich sollte das selbstverständlich sein, aber ich habe selbst schon in Projekten mitgearbeitet, bei denen Lösungen aus IT-Sicht erstellt wurden, ohne den Kunden (in diesem Fall die Mitarbeiter) dabei zu berücksichtigen. Am Ende hatten wir eine tolle Software-Lösung eingeführt, die aber nicht genutzt wurde, weil es leider am Problem der Kollegen vorbei zielte…

Wenn Sie diesen Fehler vermeiden möchten und Ihr Projekt zum Erfolg bringen wollen, dann sollten Sie eine Customer Journey Map erstellen.

Dazu stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wer ist unser Kunde?
  • Welche Kontaktpunkte nutzen die Kunden bereits (z.B. Besuch der Webseite)?
  • Welche Kontaktepunkte sollen die Kunden zukünftig nutzen?
  • Wie interagieren Ihre Kunden mit Ihrem Unternehmen?

Hilfreich ist es auch, sich z.B. einen Tag im Leben Ihres Kunden vorzustellen. Welchen Mehrwert hat Ihr Kunde an diesem Tag durch Ihr Produkt?

Mehr dazu in diesem Video:

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Welche Erfahrungen haben Sie mit dieser Methode?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten aus der Praxis.

Überblick über alle Projekte: Das Dashboard in MeisterTask

Viele Projekte – alles im Blick

In vorhergehenden Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Ihr Projekt mit einem Kanban-Board in MeisterTask managen.

Wenn Sie selbst an verschiedenen Projekten beteiligt sind, besteht die Gefahr den Überblick zu verlieren. Daher empfehle ich grundsätzlich, nur an einer Stelle alle Aufgaben zu sammeln. Das kann auch eine Excel-Liste oder in Outlook sein. Wenn aber verschiedene Projekte bereits in MeisterTask organisiert sind, macht es Sinn, nicht eine weitere Schnittstelle zu schaffen.

MeisterTask hat dafür eine Lösung, die Sie auch bei anderen vergleichbaren Programmen finden: Das Dashboard. Hier werden Ihnen Ihre Aufgaben über alle Projekte hinweg zusammengefasst. Welche Möglichkeiten Sie haben, das Dashboard in MeisterTask auf Ihre Bedürfnisse anzupassen, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Ihr Kanban-Board in MeisterTask

Das Kanban-Board bei MeisterTask gleicht denen von Trello, Taskworld und anderen ähnlichen Programmen.

Sie haben selbstverständlich die Möglichkeit Ihr Board selbst zu gestalten, die Überschriften, Farben und Symbole zu ändern.

Zu einer Aufgabe können Sie eine Checkliste hinterlegen, Dateien und Links anhängen und Kommentare hinterlassen. Wenn eine Aufgabe einem Teammitglied zugeordnet ist, landet diese Aufgabe in die entsprechende Liste der Person auf dem Dashboard und wenn ein Fälligkeitsdatum hinzugefügt wurde, erhält diese Person eine Benachrichtigung per Mail, dass eine Aufgabe fällig ist.

In der kostenlosen Variante sind einige Dinge nicht möglich, aber schauen Sie selbst:

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Wie gefällt Ihnen das Kanban-Board von MeisterTask? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar.

Einführung in MeisterTask

Agile Aufgabenplanung

Im vorhergehenden Artikel habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie die Ideen aus Ihrem Mindmap konkret werden lassen und Aufgaben von MindMeister in MeisterTask überführen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen nun das Tool MeisterTask genauer vorstellen.

Mit MeisterTask können Sie Ihre Aufgaben agil planen. D.h. Sie legen ein Kanban-Board an z.B. mit den Spalten „Ideen“, „Aufgaben“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ und ordnen dort die einzelnen Aufgaben Ihres Projektes ein. Außerdem werden die Aufgaben den jeweiligen Kollegen zuordnet und auch mit Fertigstellungsterminen versehen.

Der Vorteil: Jeder kann schnell erkennen, welche Aufgaben gerade von wem bearbeitet werden, was noch offen ist und was bereits fertiggestellt.

Trello, Taskworld, MeisterTask

In früheren Artikeln und Videos habe ich bereits Trello und Taskworld vorgestellt. Was ist nun der Unterschied zu MeisterTask?

Die Funktionalitäten und Möglichkeiten sind bei allen Tools sehr ähnlich. Sie können Ihr Kanban-Board selbst gestalten, Aufgaben in Form von Karten darstellen, zu den Aufgaben Kommentare, Checklisten und Dateien hinzufügen und in einem Dashboard auf einem Blick erkennen, welche Aufgaben Ihnen zugeordnet sind, bzw. als Projektleiter auch einen Überblick über den Stand der Dinge im Projekt erhalten.

Alle Tools sind online zugänglich und können daher ortsunabhängig genutzt werden.

Zwei Unterschiede sind mir bei MeisterTask aufgefallen:

  1. die Zusammenarbeit mit MindMeister, die mir gut gefällt und Sie dabei unterstützt effizient im Team zu arbeiten
  2. das Thema Datenschutz ist unproblematischer, da das Tool in Deutschland gehostet wird.

Aus meiner Sicht lohnt es sich, MeisterTask einmal genauer anzuschauen, was ich in diesem Video tue:

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Fallbeispiel – Was ist Ihre Mission?

Erstmal Ordnung schaffen

Im Frühjahr habe ich einen Kunden beraten, der sich von meinen anderen Kunden deutlich unterscheidet. Es handelte sich um ein Entwicklungshilfe-Projekt, das hauptsächlich mit Ehrenamtlichen arbeitet und auf einer Inselgruppe nördlich von Australien aktiv ist. Ich habe die Gespräche mit dem Projektleiter also per Videokonferenz geführt und wir mussten die Zeitverschiebung beachten (bei mir war es Vormittag, bei ihm Abend – er hatte also schon den Tag erlebt, den ich noch vor mir hatte).

In dem Projekt geht es darum, die Bibel in die Eingeborenensprachen zu übersetzen. Da es aber für diese Sprachen noch keine Schriftform gibt (sie werden nur gesprochen), sollte auch noch eine Schreibweise entwickelt werden. Damit auch die Menschen, die nicht lesen können, die Texte verstehen, wurde dies auch als Podcast aufgenommen.

Da die Bibel bekanntlich etwas umfangreicher ist und aus vielen Büchern und Kapiteln bestehen, kamen viele Dateien zusammen.

Wir haben erstmal Ordnung in die vielen Dateien gebracht. Zum Glück war die Entwicklung der Ordnerstruktur recht einfach, da die Bibel die Struktur bereits vorgibt.

Für die Strukturierung und Planung der noch anstehenden Aufgaben habe ich ihm vorgeschlagen, ein Kanban-Board einzuführen. So können alle schnell erkennen, was noch zu tun ist, wer an welchem Thema arbeitet und was bereits abgeschlossen ist.

Es fehlt etwas…

Obwohl ihm die Strukturen geholfen haben, kamen wir bei unserem zweiten oder dritten Gespräch nicht mehr so richtig weiter. Daher bin ich noch einmal darauf zurück gegangen, was eigentlich das Ziel des Projektes ist. Seine Antwort: Wir wollen, dass die Menschen ein besseres Leben führen.

Wer die SMART-Formel kennt, der weiß, dass dies kein gut formuliertes Ziel ist. „Ein besseres Leben führen“ ist kein klares Ziel, sondern jeder versteht etwas anderes darunter. Ich habe ihn gebeten, seine Mitarbeiter zu fragen, wie sie beschreiben würden, was das Ziel des Projektes ist. Es stellte sich bei unserem nächsten Gespräch heraus, dass er ganz unterschiedliche Antworten erhalten hatte. Dabei dachten alle, es wäre doch klar.

Im nächsten Schritt habe ich eine weitere Methode angewendet: 5x Warum. Ich habe ihm also gefragt, warum er möchte, dass die Einheimischen ein besseres Leben führen. Und nach seiner Antwort wieder nach dem „Warum“ gefragt. Das hat uns dabei geholfen, auf den Kern der Sache zu kommen.

In unserem letzten Gespräch habe ich dem Projektleiter dann empfohlen, mit den Teammitgliedern eine Geschichte aus der Bibel auszuwählen, diese zu übersetzen und zu vertonen und dann im Gespräch mit den Menschen in den Dörfern zu besprechen, was sie aus dieser Geschichte für sich selbst ableiten können. Wenn er es also schafft, mit nur dieser einen Bibelgeschichte in den nächsten zwei Jahren eine Kleinigkeit zu ändern, dann hat er viel erreicht.

Am Ende war er zuversichtlich, sein Ziel zu erreichen. Das konnte ich sowohl an seiner Körperhaltung, als auch in seinem Gesicht sehen. Er war nun viel motivierter und ich bin mir sicher, dass er dies auch in sein Team tragen konnte.

Was ist Ihre Mission?

Wie sieht es bei Ihnen aus? Was ist Ihre Mission? Was ist der Grund dafür, dass Sie tun, was Sie tun? Und welche kleineren und erreichbaren Ziele lassen sich daraus ableiten?

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awork: Projekte auf Autopilot

Den Projektstand im Blick mit automatisierten Benachrichtigungen

Als Projektleiter müssen Sie Ihr Projekt ständig im Blick behalten, damit Sie schnell reagieren können, wenn Ihr Projekt aus dem Ruder läuft.

Oft ein Streitpunkt im Projektteam: Ist das eine Hol- oder eine Bringschuld? Also: Wer muss wann wenn informieren? Oder muss der Projektleiter selbst die Informationen zusammensuchen?

Was sonst sehr zeitaufwändig, nervig und konfliktbehaftet sein kann, ist mit awork ganz einfach. Denn auch für diese automatischen Benachrichtigungen gibt es wieder fertige Vorlagen, die Sie ganz einfach nutzen können.

In diesem Video zeige ich Ihnen die Funktion:

https://youtu.be/Ml4YPwrDPgM

Meine abschließende Beurteilung zu awork

Nachdem ich nun einige Stunden awork getestet habe, kann ich sagen, dass es wirklich ein gutes Tool ist, um die digitale Zusammenarbeit zu organisieren.

Es lässt sich intuitiv bedienen, die grafische Aufbereitung gefällt mir und auch die kleinen Tipps, die zwischendurch angezeigt werden, sind sehr hilfreich. Mir hat es Spaß gemacht, mit awork zu arbeiten.

Auch die Tatsache, dass es ein deutsches Produkt ist, ist für mich ein wichtiger Pluspunkt.

Die Funktionen gehen über die einfache Auflistung von Aufgaben hinaus, ermöglichen auch eine Zeiterfassung und vieles wird durch die Automatisierungsmöglichkeiten vereinfacht.

awork: Hintergrundprozesse automatisieren

Was sind Hintergrundprozesse im Projekt?

Mit Hintergrundprozessen meine ich alle Abläufe, die zusätzlich zu der Aufgabenplanung und Projektsteuerung anfallen.

Beispiele:

  • Wer muss informiert werden, wenn ein Projektmitglied eine Aufgabe hinzufügt?
  • Wer wird informiert, wenn eine Aufgabe erledigt ist?
  • Wenn alle Unteraufgaben erledigt sind, soll die Hauptaufgabe als erledigt gekennzeichnet werden – wer ist dafür verantwortlich?
  • Aufgaben, die zu einer bestimmten Liste hinzugefügt werden, sollen eine bestimmte Kennzeichnung (Tag) erhalten – wer ist dafür verantwortlich?

In awork können Sie diese Automatisierungen hinterlegen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten. Im ersten Schritt legen Sie fest, was der Auslöser ist. Im nächsten Schritt, was dann automatisch passieren soll. Dies zeige ich Ihnen im folgenden Video:

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Die integrierte Zeiterfassung von awork

Was haben Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht?

Diese Frage haben Sie sich sicherlich auch schon an so manchen Tag gestellt. Aber alles detailliert aufzuschreiben ist dann doch zu aufwändig.

Aber insbesondere in Projekten müssen Sie Ihre Bearbeitungszeiten notieren und an den Projektleiter melden. So kann dieser feststellen, ob das Projekt noch im Rahmen läuft, oder ob gegengesteuert werden muss.

In awork ist die Zeiterfassung bereits integriert. Entweder, sie starten den Timer, wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen und stoppen ihn am Ende, oder Sie tragen die Zeiten pro Aufgabe manuell ein. Auch Korrekturen sind möglich, falls Sie einmal vergessen haben, den Timer zu starten.

Der Projektleiter erhält eine Zusammenfassung für das Projekt und Sie selbst bekommen eine Tagesansicht.

In diesem Video zeige ich die Zeiterfassungs-Funktion:

https://youtu.be/ChJmXcQN-l8

Aufgabenplanung mit awork

Aufgabenplanung leicht gemacht

Kanban-Board oder Wasserfall? Aufgabenliste, Timeline oder Board? Dashbord mit meinen Aufgaben?

Kein Problem mit awork.

Das Tool lässt sich intuitiv bedienen. Es „spricht“ sogar mit Ihnen.

Zu jeder Aufgabe können Sie eine Beschreibung, Bearbeiter, Termin, Unteraufgaben oder auch Kommentare erfassen.

Ein Projekt gliedern Sie am Besten in Aufgabenlisten auf. So planen Sie jeden Meilenstein und erkennen später schnell den Fortschritt.

Aber wie starten? Ganz einfach! In awork gibt es fertige Vorlagen, die Sie nutzen und anpassen können. So müssen Sie Ihr Projekt nicht ganz blank starten, sondern bekommen ein paar Ideen dazu. Aus der Praxis – für die Praxis.

Aber awork ist nicht nur für Projekte geeignet. Sie können im Prinzip alle anfallenden Aufgaben hier erfassen, einplanen und beobachten. So reduzieren Sie die E-Mail-Flut innerhalb Ihres Teams.

Schauen Sie selbst:

https://youtu.be/wot6MVw5Sdw

awork – Digitale Teamarbeit in einfach

So managen Sie Ihre Projekte mit awork

Digital zusammenzuarbeiten ist in der aktuellen Corona-Situation für viele Firmen sehr wichtig geworden. Aber wie funktioniert das gut?

Im Frühjahr 2020 haben die meisten Unternehmen die Mittel genutzt, die vorhanden waren. Und da wird die erste Wahl die Kommunikation über E-Mails gewesen sein. Ich habe mit vielen Freunden, Bekannten und Kunden gesprochen und es hat sich herausgestellt, dass auch häufig Video-Konferenzen durchgeführt wurden. Für die Meisten war dies Neuland.

Aber die digitale Zusammenarbeit über Mails zu organisieren ist nicht der beste Weg. Zu viele Informationen werden an zu viele Menschen unnötig verteilt. Jeder kommt mit dem Lesen nicht mehr hinterher. Und der schnelle Austausch über den aktuellen Stand der Dinge bei verschiedenen Projekten ist eigentlich gar nicht möglich.

Daher wurde vielfach nach Alternativen gesucht. Einige Softwareprogramme waren besser geeignet, andere weniger.

Heute möchte ich Ihnen ein Tool vorstellen, mit dem Sie die digitale Zusammenarbeit einfach organisieren können: awork.

awork: Installation und Einstieg

Zur Webseite geht’s hier: awork.io

Man kann das Tool 14 Tage kostenlos testen und dies würde ich auch empfehlen. Erst wenn Sie selbst Projekte und Aufgaben anlegen und diese an Kollegen zuweisen, werden Sie ein Gefühl für diese Software bekommen.

awork kommt aus Deutschland, genauer gesagt, aus Hamburg. Das ist für mich der erste Pluspunkt, da es weniger Probleme mit dem Datenschutz gibt.

Da die Software internetbasiert läuft, muss auch nichts installiert werden und man hat von überall Zugriff.

Das erste Projekt ist schnell angelegt. Dabei müssen Sie sich aber gleich entscheiden, ob Sie Ihre Projekt agil oder klassisch bearbeiten möchten.

In diesem Video zeige ich Ihnen die ersten Schritte:

https://youtu.be/mfa0IWCgXRI