MeisterNote – Ihr Online-Notizbuch

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Einfacher Wissensaustausch

Vor einiger Zeit habe ich Ihnen bereits MeisterTask und MindMeister vorgestellt, mit denen Sie Aufgaben verwalten können und Mindmaps erstellen. Nun ist ein neues Tool zur Meister-Familie hinzugekommen: MeisterNote.

MeisterNote ist eine Software, in der Sie im Team ganz einfach Informationen austauschen können. Natürlich gibt es dabei eine Integration zu den beiden anderen Tools.

MeisterNote ist auch wieder einfach zu bedienen, sodass sich gar nicht so sehr die Frage stellt, wie man die Software benutzt, sondern eher wofür.

An erster Stelle steht natürlich das Projektmanagement. Mit MeisterNote können Sie nicht nur allen Projektmitgliedern Informationen zur Verfügung stellen, sondern alle können kommentieren und somit über die Inhalte mitdiskutieren. Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen, können Sie gleich über die Verbindung zu MeisterTask Aufgaben verteilen.

Weitere Anwendungsbeispiele sind Wissensdatenbanken, eine Art Intranet oder auch ganz einfach persönliche Notizen, mit denen Sie sich besser selbst organisieren.

Ich habe die Software noch nicht selbst getestet, aber einen ersten Einblick erhalten Sie in diesem Video:

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Warum Unternehmen vergessen müssen

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Mythos Changemanagement

In diesem Blog-Artikel und Video stelle ich Ihnen die Erkenntnisse des schwedischen Organisationsforschers Nils Brunsson vor.

Gleich zu Beginn steht eine Aussage, die viele empören wird: 70% der Veränderungsinitiativen scheitern.

Sie denken jetzt: Das kann nicht sein. Aber es deckt sich mit meinen Erfahrungen aus über 20 Jahren Organisationsberatung. Denn diese Changemanagement-Konzepte beinhalten tolle Ideen, die sich dann aber nur schwer in die Praxis umsetzen lassen. Wenn Sie selbst zurückblicken, dann werden Sie wahrscheinlich ähnliche Erfahrungen gemacht haben.

Daher stellt sich die Frage, warum so viele Menschen begeistert daran glauben, dass Veränderungsprogramme etwas positives bewirken können?

Die überraschende Antwort gebe ich Ihnen in diesem Video:

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Risikomanagement mit der PEST-Analyse

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Welche externen Einflüsse wirken wie stark auf die Geschäftsentwicklung?

In diesem Beitrag geht es um das normale Projektmanagement hinaus. Dennoch habe ich die PEST-Analyse eher dem Projektmanagement zugeordnet, weil es in den Projekten ja auch immer um die strategische Ausrichtung des Unternehmens geht und wir die weitere Entwicklung betrachten müssen.

Auch bei dieser Methode stehen die Buchstaben wieder für einzelne Begriffe. Diese Punkte benennen äußere Einflüsse, die Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung haben:

  • Political / Politisch
  • Economic / Wirtschaftlich
  • Social / Sozial
  • Technological / Technologisch

Politische Einflüsse sind in der Regel Gesetze, wie z.B. Arbeitsgesetze oder auch Umweltgesetze. Diese haben Auswirkungen auf das Unternehmen. Die Frage dabei ist: Was könnte unseren Erfolg stören oder fördern?

Wirtschaftliche Einflüsse sind z.B. Trends, Arbeitslosenquote oder auch verfügbares Einkommen unserer Kunden. So ist z.B. der aktuelle Fachkräftemangel für viele Unternehmen zu einem echten Problem geworden, auf das rechtzeitig mit verschiedenen Maßnahmen reagiert werden muss. Die Frage ist also: Wie verändert dies unseren Umsatz oder Kosten?

Bei den sozialen Einflüssen geht es eher um Einstellungen und Überzeugungen der Kunden, aber auch um den demografischen Wandel. Hier stellt sich die Frage: Welche Auswirkungen gibt es auf das Kaufverhalten unserer Kunden?

Wie sich technologische Einflüsse auswirken, konnten wir in vielen Unternehmen durch Corona erfahren. Das digitale Arbeiten hat in vielen Bereichen einen riesigen Sprung gemacht und vieles verändert. Die Frage ist weiterhin: Wie können zukünftige Technologien unser Wachstum und unseren Erfolg beeinflussen?

Mehr dazu in diesem Video:

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Projektideen priorisieren mit RICE

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Viele Ideen, aber nicht alle können zu Projekten werden

Wenn viele Projektideen auf dem Tisch liegen, muss man entscheiden, welches davon tatsächlich an den Start geht.

In vielen Unternehmen beginnen die Diskussionen wieder im Herbst, wenn die Planung für das nächste Jahr gemacht werden. Welche Projekte sollen gestartet werden? Wie wollen wir die begrenzten Ressourcen sinnvoll einsetzen? Welche Idee wird erstmal hinten an gestellt?

Klar, aus der Sicht der Fachabteilung ist das eigene Projekt natürlich das Wichtigste. Bevor Sie sich stundenlang die Köpfe heiß reden, sollten Sie eine Methode wählen, die sich an objektiven Kriterien orientiert.

Mein Tipp: Ermitteln Sie für jedes Projekt den RICE-Score.

Sie ahnen es schon, auch bei dieser Methode stehen die einzelnen Buchstaben für jeweils einen Begriff. In diesem Fall sind das: Reach (Auswirkung), Impact (Auswirkung), Confidence (Vertrauen) und Effort (Aufwand).

Sie können diese Methode auch nutzen, um innerhalb eines Projektes verschiedene Ideen zu priorisieren und so besser zu entscheiden, welches Feature Sie realisieren wollen.

Jeder dieser 4 Punkte hat seine eigene Skala. Legen Sie also in der Diskussion die Werte gemeinsam fest. Im letzten Schritt wenden Sie die o.g. Formel für den Score an.

Die einzelnen Skalen erläutere ich in diesem Video:

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Besser kommunizieren mit der RACI-Matrix

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Kommunikationswege im Projekt

Wer ist für die Arbeit im Projekt verantwortlich?

Wer ist für das Ergebnis und den Prozess verantwortlich?

Wen sollten Sie konsultieren, wenn es ein Problem mit dem Projekt gibt?

Wen sollten Sie informieren, wenn Sie Änderungen am Projekt vornehmen?

Diese 4 Fragen sind Teil der RACI-Matrix. Die einzelnen Buchstaben stehen für Responsible, Accountable, Consulted und Informed.

Wenn Sie sich über die Antworten bezogen auf Ihr Projekt klar werden, dann sind Sie gut vorbereitet. Alle im Projekt wissen dann, an wen sie sich in welchem Fall wenden müssen. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur Funktionen oder Abteilungen genannt werden, sondern konkrete Personen.

Mehr dazu in diesem Video:

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Ideen besser bewerten mit der Know How Wow Matrix

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Welche Ihrer vielen Ideen sollten Sie im Projekt umsetzen?

Diese Frage ich manchmal gar nicht so einfach zu beantworten…

Wenn Sie im Projektteam zu einem Thema viele Ideen mit verschiedenen Kreativitätstechniken gesammelt haben, müssen Sie diese im nächsten Schritt bewerten. Dabei stellt sich ja immer die Frage

Ist die Idee überhaupt umsetzbar?

Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten können, dann ist das toll und Sie können weiter damit arbeiten. Falls nicht, dann heben Sie diese Idee ruhig noch ein bisschen auf. Vielleicht ändern sich zukünftig die Rahmenbedingungen, sodass diese Idee wieder ins Spiel kommen könnte. Sie haben also ein ehrgeiziges Ziel gefunden.

Eine weitere Frage ist

Wie innovativ ist die Idee?

Ist die Idee nicht ganz so neu bzw. innovativ, dann ist die Akzeptanz im Unternehmen dafür sicherlich höher. Aber vielleicht werden auf der anderen Seite einige Leute sagen, dass das Projekt kein tolles Ergebnis gebracht hat, es hat sich ja kaum etwas verändert. Hier geht es also darum ein gutes Maß zu finden.

Ideal wären die Ideen, die originell sind und gleichzeitig einfach zu implementieren. Hiervon sollten Sie möglichst viele Ideen in Ihrem Projekt haben.

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Produktentwicklung mit dem KANO-Modell

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Welche Funktion stellt Ihre Kunden zufrieden?

Sie haben ein bestimmtes Produkt, das im Rahmen Ihres Projektes verbessert und weiterentwickelt werden soll.

Wie gehen Sie vor?

Wahrscheinlich überlegen Sie gemeinsam mit den Spezialisten aus der Konstruktion und der technischen Abteilung, welche neue Funktionen möglich wären. Schließlich wollen Sie ja ein Produkt haben, das technisch hochwertig ist und an den aktuellen Trends orientiert.

Aber STOP.

Sie verlieren dabei den Blick auf Ihre Kunden.

Fragen Sie also nicht, was technisch möglich wäre, sondern welche Funktion Ihre Kunden zufrieden stellt.

Was erwarten die Kunden von dem Produkt? Was ist selbstverständlich? Worauf würden sie auf keinen Fall verzichten wollen? Wie kann Ihr Produkt das Problem Ihres Kunden lösen?

Um diese Aspekte genauer zu betrachten, empfehle ich Ihnen das KANO-Modell, das ich Ihnen in diesem Video vorstelle:

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Bessere Produkte mit dem HEART-Modell

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So analysieren Sie systematisch Ihre Kunden

Wie zufrieden sind Ihre Kunden mit Ihren Produkten?

Wie oft verwenden Ihre Kunden Ihre Produkte?

Wie viele neue Kunden konnten Sie gewinnen?

Wie hoch ist die Bindung Ihrer Kunden an Ihr Unternehmen?

Das sind die Fragen, mit denen Sie sich im Zusammenhang mit dem HEART-Modell auseinandersetzen sollten. Wenn Sie diese Punkte analysieren, erkennen Sie wahrscheinlich an verschiedenen Stellen Handlungsbedarf, um Ihre Produkte zu verbessern.

Beim Beantworten dieser Fragen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie vorab Ziele festlegen müssen und Methoden, wie Sie die Werte messen können.

Im HEART-Modell werden auch diese sogenannten Metriken betrachtet, sodass eine Tabelle entsteht. In diesem Video erkläre ich die Methode genauer:

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Prozesse verbessern mit SIPOC

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Einen Prozess zu optimieren ist oft gar nicht so einfach

Sie bekommen in Ihrem Projekt die Aufgabe, einen bestimmten Prozess zu optimieren? Das ist grundsätzlich eine gute Sache. Aber wo sollen Sie ansetzen? Oft steckt man selbst zu sehr im Detail, um Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen.

Gut ist es, wenn Sie systematisch vorgehen. Dabei kann Ihnen die Methode SIPOC helfen.

Die einzelnen Buchstaben stehen, wie so oft, für bestimmte Begriffe:

  • Suppliers / Lieferanten
  • Input / Eingaben
  • Process / Prozess
  • Output / Ausgaben
  • Customer / Kunde

Ich gebe zu, die Begriffe sind nicht so einfach zu übersetzen. Aber ganz platt gesagt: Am Anfang eines Prozesses haben Sie etwas, das dann bearbeitet wird, sodass am Ende etwas anderes dabei heraus kommt. Nehmen wir das Beispiel Backen: zum Input gehören Mehl, Zucker, Butter, Eier, Milch und Backpulver. Der Prozess ist dann das Verrühren der Zutaten und Backen. Das Output ist der fertige (leckere) Kuchen.

Wie Sie genau vorgehen sollten, um Ihren bestehenden Prozess zu analysieren und dann relevante Punkte zu finden, die Sie optimieren können, erkläre ich in diesem Video:

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Das Ursache-Wirkungs-Diagramm

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Worin liegen die Ursachen unseres Problems?

Diese Frage ist manchmal nicht so einfach zu beantworten. Oft sind die Ursachen vielfältig und zahlreich. In solchen Situationen empfehle ich Ihnen mit dem Ursache-Wirkungs-Diagramm systematisch vorzugehen.

Auf der rechten Seite steht das Problem. Der Pfeil nach rechts zeigt an, welche Ursachen zu diesem Problem führen. Zu den Ursachen gibt es 6 Kategorien:

  • Ausrüstung
  • Umwelt
  • Menschen
  • Maschinen
  • Materialien
  • Methoden

Durch die vielen Pfeile sieht das Diagramm wie eine Fischgräte aus. Daher ist es auch als Fischgrät-Diagramm bekannt. Vielleicht kennen Sie aber auch den Begriff „Ishikawa-Diagramm“.

Sammeln Sie im nächsten Schritt gemeinsam im Projektteam, welche Ursachen zu Ihrem beschriebenen Problem führen.

In meinem Beispiel liegen die Ursachen für die geringe Produktivität bei dem Faktor „Mensch“ in der fehlenden Ausbildung, der geringen Motivation, der häufigen Müdigkeit und den vielen Unterbrechungen bzw. Störungen.

Da Sie wahrscheinlich viele Ursachen identifizieren werden, die aber unterschiedlich wichtig sind, sollten Sie im Team eine Bewertung vornehmen. Einfach und schnell ist eine Punkt-Abfrage. D.h. jedes Teammitglied erhält 3 Klebepunkte und setzt diese Punkte für die Ursachen ein, die aus seiner Sicht entscheidend sind für die geringe Produktivität. Die Ursachen mit den meisten Punkten werden dann noch einmal genauer betrachtet und im weiteren Schritt können Sie Lösungsansätze entwickeln.

In diesem Video erkläre ich die Methode:

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Welche Erfahrungen haben Sie mit dieser Methode gemacht? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.