Wie Sie das CD nur 1x einstellen und dann überall nutzen können

Wiedererkennungseffekt durch standardisierte Unternehmens-Farben, Schriften und Logo

Was ist ein Corporate Design?

Das Corporate Design kann man mit Unternehmens-Erscheinungsbild übersetzen. Dazu gehören hauptsächlich ein Unternehmens-Logo, Unternehmens-Farben und verwendete Schriften.

Aber Achtung: Insbesondere bei Schriftarten sollten Sie darauf achten, dass Texte gut lesbar sind. Es gibt auch speziell designte Schriften zu kaufen. Diese können aber bei Kunden nicht umgesetzt werden, da diese Ihre Schrift nicht installiert haben. In diesem Fall werden von den Software-Programmen der Text in einer anderen Standard-Schrift dargestellt. Das sieht dann häufig nicht so gut aus und der Sinn der Unternehmens-Schrift geht verloren.

Wofür braucht ein Unternehmen ein Corporate Design?

Es geht um den Wiedererkennungswert. Nur wenn alle Dokumente, Visitenkarten, Flyer, Plakate, Präsentationen, Webseiten, Außenwerbungen, Social-Media-Auftritte, Arbeitskleidung und Merchandise-Artikel einheitlich gestaltet sind, lässt sich eine Marke etablieren. Die Kunden erkennen Ihr Unternehmen bereits an den Farben. Das Unternehmens-Logo gehört natürlich auch dazu.

Daher ist es nicht nur für große Unternehmen wichtig, sondern jeder Firmeninhaber sollte sich Gedanken dazu machen.

Außerdem wirkt ein einheitliches Erscheinungsbild viel professioneller.

Tipp: Halten Sie die festgelegten Farben, Schriften und das Logo in einem Corporate-Design-Handbuch fest. So können alle Mitarbeiter bei Bedarf darauf zurückgreifen. Außerdem hilft so eine Dokumentation dabei, die Standards verbindlich im Unternehmen umzusetzen.

Wie kann das Corporate Design in den MS-Office-Programmen umgesetzt werden?

Sie legen sowohl für die Farben, als auch für die Schriften ein benutzerdefiniertes Set an. Dies können Sie z.B. mit Ihrem Unternehmensnamen benennen, sodass es eindeutig ist.

Bei den Farben haben Sie Zugriff auf die Standard-Farbpalette, oder können sogar sehr genau die Farbe einstellen. Fragen Sie dazu bei den Spezialisten für dieses Thema nach, wie der Anteil an Rot, Grün und Blau bei der jeweiligen Farbe ist.

Dies kostet zwar etwas Zeit, aber Sie müssen es zum Glück nur 1x tun.

1x einstellen – für alle Programme nutzen!

Das Tolle ist: Die eingestellten Farben und Schriften stehen in allen Programmen zur Verfügung!

In PowerPoint nehmen Sie die Einstellungen im Reiter „Entwurf“ in der Gruppe „Varianten“ vor.

In Word finden Sie im Reiter „Entwurf“ die Schaltflächen „Farben“ und „Schriftarten“.

In Excel sind die Schaltflächen „Farben“ und „Schriftarten“ beim Reiter „Seitenlayout“ zu finden.

Wie Sie die Einstellungen vornehmen zeige ich in diesem Video:

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Goodnotes: Nützlicher Helfer mit vielen Möglichkeiten

Dies ist ein Gast-Artikel von Yvonne Wittner, die GoodNotes vorstellt, eine App von Apple, die mit OneNote von Microsoft vergleichbar ist.


Die Situation

Du sitzt in einem Meeting und machst dir in deinem Block Notizen. Manchmal verschreibst du dich und kritzelst die Wörter weg. Oder du blätterst um und merkst erst da, dass es das letzte Blatt war und hast keinen Ersatz dabei.

Und zu Hause musst du deine Notizen nochmals ‚in Schön‘ aufarbeiten. Also nochmals zusätzliche Arbeit.

Beim nächsten Meeting hast du deinen Laptop dabei und versuchst möglichst viel mitzuschreiben. Allerdings geht dir das Tippen nicht so schnell von der Hand. Es wird eine Vorlage ausgeteilt. Aber wie bekommst du dieses nun schnell in dein Dokument eingefügt?

Einen Scanner hast du nicht dabei und daheim bist du schon mit anderen Aufgaben beschäftigt und denkst nicht mehr daran.

Kann es denn auch einfacher gehen?

Die Lösung

GoodNotes ist eine App und für das IPad und eine ideale Lösung, wenn du digital und analog verbinden möchtest.

Im Prinzip ist es wie ein Notizbuch. Nur eben mit einigen digitalen Vorteilen.

So startest du mit Goodnotes.

Gehe auf das Plus links (Neu…) und es öffnet sich eine Auswahl an Möglichkeiten, wie du dein Notizbuch anlegen kannst.

Wähle das Notizbuch aus und nun kannst du einstellen, wie du dein

Notizbuch gerne haben möchtest. Der Umschlag, dass Papier, die

Größe. Hier hast du eine große Auswahl. Und du kannst innerhalb des Notizbuches auch die Seiten / Vorlagen jederzeit ändern und ergänzen.

Klicke bei der Leiste auf Format, A4, weißes Papier und mehr und es erscheinen noch mehr Auswahlmöglichkeiten.

Sobald du dich entschieden hast, klickst du auf erstellen und schon hast du dir ein Notizbuch angelegt, indem du nun arbeiten kannst.

Oben hast du verschiedene Icons. Rechts das Symbol mit vier Kästchen zeigt dir alle deine Seiten im Notizbuch, die du angelegt hast. Mit der Lupe kannst du suchen. Durch das Fähnchen kannst du Seiten markieren und mit dem vierten Symbol eintweder einzelne Seiten oder das ganze Notizbuch exportieren und teilen.

Links findest du die Bearbeitungssymbole.

Das Blattsymbol mit dem Plus gibt dir die Möglichkeiten weitere Seiten anzulegen und auch andere Formate (Liste, Kariert usw.) auszuwählen.

Klickst du auf das Symbol Stift mit Bogen hast du nun die Möglichkeit auf der Seite zu arbeiten und zu schreiben. Und das Symbol verändert sich zu zwei Stiften/Werkzeug, welche sich kreuzen.

Möchtest du eine Seite weitergehen (umblättern), dann klickst du auf dieses gekreuzte Symbol. Es erscheint wieder der Stift mit dem Lasso. Nun kannst du mit dem Finger Vorwärts und Rückwärts im Notizbuch blättern (hin- und herwischen).

Im Bearbeitungsmodus siehst du die Werkzeugleiste und wenn du die einzelnen Symbole anklickst, öffnen sich verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Welcher Stift, welche Farbe, die Strichstärke und mehr.

Hier findest du von Links nach rechts:

  • Vergrößerungswerkzeug, wenn man nicht so klein schreiben kann
  • Stiftauswahl
  • Radierer
  • Marker
  • Elemente zum einfügen
  • das Lasso Werkzeug
  • Sticker und Haftnotizen
  • Bilder
  • Textelemente
  • Pointer (für Präsentationen/ Bildschirmfreigaben – hiermit kann man zeigen, wo man sich gerade auf dem Papier befindet)
  • Farbauswahl
  • Strichstärkeneinstellung

Und damit kannst du sofort loslegen.

Entweder schreibst du mit dem Stift von Hand oder du tippst durch das Textelement auf deiner Seite. Du kannst jederzeit Fotos, Bilder Elemente und mehr einfügen.

Es gibt auch die Möglichkeit, das Handgeschriebene in Text umzuwandeln.

Wenn du ein Dokument ausgeteilt bekommst, kannst du es über das Bildelement einfügen.

Hierzu das Kamerasymbol auswählen, ein Bild machen und schon ist es eingefügt.

Oder du fügst dir Dokumente ein und kannst diese dann in GoodNotes bearbeiten / unterschreiben und dann exportieren, per Mail versenden oder ausdrucken.

Um das Dokument einzufügen, wählst du die PDF/ das Bild aus, gehst auf teilen und wählst ‚In GoodNotes öffnen..‘ aus.

Danach hast du die Möglichkeit auszuwählen, ob du die Datei in das aktuell geöffnete Notizbuch importieren möchtest oder ein neues anlegen magst.

Je nachdem wofür du dich entscheidest, du hast sofort die Datei importiert und kannst sie nun bearbeiten. Du kannst sie beschriften, unterschreiben, Anmerkungen machen. Ganz wie du magst.

Praktisch ist es, wenn man zum Workshop ein Workbook dazu erhält, dieses direkt in GoodNotes zu laden und dort zu bearbeiten. So sparst du jede Menge Papier und auch Toner.     

Erweiterungen

Es gibt noch zwei weitere tolle Möglichkeiten, welche ich dir kurz vorstellen möchte.

Du kannst dir auch sogenannte digitale Kalender/ Journale in GoodNotes laden und dort deine Termine verwalten.

So hast du Notizen, Unterlagen, Termine alles dabei und kannst es jederzeit bearbeiten.

Aktuell finden die meisten Meetings online statt. Und du möchtest gerne effizient und mit möglichst wenigen Geräten arbeiten. Dann empfehle ich dir den Bildschirm auf dem IPad zu teilen. Nun kannst du das Webinar schauen und gleichzeitig in GoodNotes das Workbook bearbeiten.

Das geht sowohl auf den normalen, als auch auf dem IPad Pro. Wobei es auf dem Pro etwas komfortabler ist, durch die Größe.

 
(Auf dem Foto ist Sandra Reekers zu sehen, welche mir freundlicherweise die Erlaubnis zur Nutzung des Bildes gegeben hat.).

Eine App – viele Möglichkeiten

Aktuell ist GoodNotes mein Favorit. Und es gibt noch so viele weitere Möglichkeiten damit zu arbeiten. Und man kann sich noch vieles extra einstellen.

Es gibt inzwischen auch gute Tutorials z.b. auf YouTube dazu.

GoodNotes wird auch gerne von Schülern verwendet. Meine Tochter nutzt nur noch ihr Tablet und diese App, um all ihre Unterrichtssachen zu organisieren. Wir kaufen schon lange keine Blöcke mehr.

Sie gestaltet damit ihre Präsentationen, macht sich Lernkarten, kann sowohl mit dem Lehrer aus auch mit anderen Schülern Inhalte teilen und sich jederzeit Dokumente, Bilder und Videos hinzufügen.

Auch verlernt sie durch das Schreiben mit dem Stift ihre Handschrift nicht.  Was eine gute Übung ist für lange Klausuren.

Hier kommt es allerdings auch auf die Schule an, ob das Ipad so genutzt werden kann.

Für wen ist es geeignet?

Für jeden der gerne digital mit analog verbinden mag. Für alle die immer noch gerne mit der Hand schreiben und trotzdem die digitalen Vorteile nutzen möchte. Man kann es als Arbeitstool verwenden oder privat als eine Art BulletJournal und mehr.

Ich wünsche dir viel Spaß beim Entdecken der App GoodNotes und den  tollen Möglichkeiten!

Über die Autorin

Als Expertin für kreative Organisation helfe ich Kreativen Menschen voller Ideen, dabei ihre Projekte zu strukturieren und organisieren.

Sich Freiraum für ihre Kreativität zu schaffen.

https://www.yvonnewittner.com

https://www.facebook.com/groups/kreativ.organisiert.die.austauschgruppe/

Zeit sparen mit fertigen Vorlagen

Sie benötigen eine Checkliste für die Vorbereitung einer Weihnachtsfeier? Für Ihr kleines Unternehmen möchten Sie eine Kostenaufstellung in Excel erstellen? Die Zeiterfassung soll über Excel laufen? Sie möchten eine Leistungsbeschreibung erstellen?

Solche Aufgaben können eine ganz schöne Herausforderung darstellen. Zum Einen sind gute Kenntnisse in Excel, Word und PowerPoint notwendig. Zum Anderen brauchen Sie gute Ideen, wie solche Dateien gestaltet werden können. Die gute Nachricht: Sie müssen nicht bei Null anfangen und alles selbst machen.

Besser gut geklaut, als schlecht selbst gemacht.

unbekannt

Microsoft stellt Ihnen kostenlose Vorlagen zur Verfügung. Eine kleine Auswahl wird Ihnen angezeigt, wenn Sie eine neue Datei erstellen. Hier können Sie auch Online-Vorlagen durchsuchen. Wenn Sie einmal stöbern möchten, finden Sie auf dieser Webseite eine Übersicht: https://templates.office.com/

In diesem Video stelle ich ein paar Vorlagen vor:

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Spickzettel zu allen MS-Office-Programmen gratis für Sie

Microsoft bietet auf seine Seite auch noch mehr hilfreiche Tipps zu verschiedenen Themen und MS-Office-Programmen: Spickzettel und Leitfäden.

Alles ist wieder übersichtlich gestaltet. Hier geht’s zur Seite: Spickzettel und Leitfäden

Welcher Spickzettel gefällt Ihnen am besten?

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Hier erhalten Sie kostenlose komprimierte Anleitungen und Infografiken zu allen MS-Office-Programmen

Eigentlich wollte ich mal ein paar tolle Tipps zu den einzelnen MS-Office-Programmen zusammenstellen und diese ansprechend gestaltet in einer kurzen Anleitung zusammenfassen.

Aber warum soll ich mir die Arbeit selbst machen, wenn Microsoft dies bereits kostenlos anbietet?

Hier geht es zu der Seite: Anleitungen und Infografiken

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MeisterNote – Ihr Online-Notizbuch

Einfacher Wissensaustausch

Vor einiger Zeit habe ich Ihnen bereits MeisterTask und MindMeister vorgestellt, mit denen Sie Aufgaben verwalten können und Mindmaps erstellen. Nun ist ein neues Tool zur Meister-Familie hinzugekommen: MeisterNote.

MeisterNote ist eine Software, in der Sie im Team ganz einfach Informationen austauschen können. Natürlich gibt es dabei eine Integration zu den beiden anderen Tools.

MeisterNote ist auch wieder einfach zu bedienen, sodass sich gar nicht so sehr die Frage stellt, wie man die Software benutzt, sondern eher wofür.

An erster Stelle steht natürlich das Projektmanagement. Mit MeisterNote können Sie nicht nur allen Projektmitgliedern Informationen zur Verfügung stellen, sondern alle können kommentieren und somit über die Inhalte mitdiskutieren. Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen, können Sie gleich über die Verbindung zu MeisterTask Aufgaben verteilen.

Weitere Anwendungsbeispiele sind Wissensdatenbanken, eine Art Intranet oder auch ganz einfach persönliche Notizen, mit denen Sie sich besser selbst organisieren.

Ich habe die Software noch nicht selbst getestet, aber einen ersten Einblick erhalten Sie in diesem Video:

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Wo Sie Add-Ins in Ihre MS-Office-Programme integrieren können

Da geht noch mehr

Die meisten von uns nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Einerseits verwundert das nicht, weil die Programme für verschiedene Einsatzgebiete geeignet sind und nicht jeder braucht immer alles. Zum Beispiel habe ich viele mathematische Formeln in Excel noch nie genutzt, weil mir schlicht das mathematische Verständnis dafür fehlt. Ich brauche diese Formeln für meine Arbeit nicht.

Andererseits ist es gut, auch mal tiefer in die Programme einzusteigen, um nützliche Funktionen zu entdecken, die uns Arbeitsschritte erleichtern oder sogar automatisieren. Ich gebe auf meinem YouTube-Kanal und in verschiedenen E-Books und Video-Kursen Tipps dazu. Wenn Sie einmal in meinem Angebot stöbern wollen, dann klicken Sie hier.

Aber es geht noch mehr… Es gibt viele kleine Zusatzprogramme, die Sie in Ihre Office-Programme installieren können. Diese Add-Ins sind sehr spezialisiert und bieten damit gezielt einen Mehrwert für Sie. Wo Sie diese Funktion in Word, Excel und PowerPoint finden, erkläre ich in diesem Video:

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Welche Add-Ins haben Sie bereits integriert? Was können Sie empfehlen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Wie Sie mit Ihrer Internetrecherche Umwelt- und soziale Projekte unterstützen können

Google ist die bekannteste Suchmaschine der Welt. Auch ich nutze sie seit Jahren.

Aber gibt es auch Alternativen?

Suchmaschinen, bei denen der Datenschutz einen höheren Stellenwert hat? Oder ich Projekte unterstützen kann?

Ja.

In diesem Video stelle ich Ihnen

https://www.startpage.com/de/

https://info.ecosia.org/?tt=76ab385b

https://gexsi.com/

vor. Schauen Sie selbst:

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Den Anwesenheitsstatus erkennen mit Simple In/Out

Einfacher Überblick über alle Mitarbeiter

Wer hat wann angefangen zu arbeiten? Wer hat wann Feierabend gemacht? Wer macht gerade Pause? Wie viele Stunden habe ich gearbeitet?

Das Thema Zeiterfassung beschäftigt sowohl große, als auch kleine Unternehmen.

Während große Unternehmen dafür in der Regel entsprechende Zeiterfassungssysteme einsetzen, bei denen die Mitarbeiter Karten erhalten und den Arbeitsbeginn, -ende und Pausen an Scannern erfassen, führen die Mitarbeiter in kleinen Unternehmen oft handschriftliche Notizen auf einem Zettel oder erstellen eine Excel-Liste.

So werden dann zwar relativ zuverlässig die Arbeitszeiten erfasst, aber das Zusammenführen der Zeiten und die Ermittlung von Über- oder Unterstunden für alle Mitarbeiter ist oft mühsam und zeitaufwändig.

Als ich mir die vielen Apps angesehen habe, die man in Microsoft Teams integrieren kann, habe ich Simple In/Out gefunden. Dieses Tool ist wirklich einfach zu bedienen und es macht, was es soll: Es erfasst die Arbeitszeiten und stellt diese anschaulich und übersichtlich dar.

Die Mitarbeiter können ihren Anwesenheitsstatus über die Desktop-Anwendung, in Teams oder auch am Smartphone ändern.

Aber es gibt nicht nur die Information „anwesend“ oder „abwesend“, sondern Sie haben auch die Möglichkeit weitere Informationen, wie z.B. Pause, Besprechung, Fortbildung usw. zu erfassen. So erhält man auch noch einen guten Überblick, wer gerade im Büro, Homeoffice, in einer Besprechung usw. ist.

Schauen Sie selbst:

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Wie erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten?

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Simple In/Out gemacht?

Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Whiteboards erstellen mit Miro

Workshop-Methoden am digitalen Whiteboard

Ich habe ein weiteres Tool gefunden, dass Sie in Microsoft Teams integrieren können, aber auch unabhängig davon nutzen können. Das digitale Whiteboard von Miro.

Auch diese Software ist relativ einfach zu bedienen, sodass man schnell starten kann. Unterstütz werden Sie durch verschiedene Templates (siehe Bilder oben), von denen Sie einfach eines auswählen und schon können Sie mit dem Beschriften der Kästen beginnen. Im Prinzip ist es so, wie in einem Workshop: Sie beschriften Haftnotizzettel und kleben ordnen diese an einem Board an. Dann kommen noch ein paar Pfeile oder Striche hinzu und schon können Sie mit den Kollegen zusammen an den Themen arbeiten.

Und das ist auch schon der Punkt, der mir an Miro gut gefallen hat: Die Vorlagen.

Natürlich kann ich auch selbst z.B. in PowerPoint ein Fishbone Diagramm mit Hilfe der Zeichenelemente erstellen. Einfacher und schneller geht es aber mit einer Vorlage. Und manchmal möchte ich vielleicht eine Customer Journey Map erstellen, benötige aber erstmal Zeit, um Ideen zu entwickeln, wie ich das überhaupt darstelle.

Beim Scrollen durch die Vorlagen sind mir auch wieder einige Methoden in Erinnerung gerufen worden, sodass ich dies allein als Anstoß sehe, um die Methoden zukünftig wieder mehr zu benutzen.

Welches Tool für das digitale Whiteboard?

Einerseits gefallen mir die Möglichkeiten, die ich habe, mit Miro ein Whiteboard zu erstellen. Andererseits fehlen mir die nächsten Schritte. Wenn ich also mit meinem Team eines der Methoden angewendet habe und wir unserer Workshop-Ergebnisse so ansprechend dargestellt haben, resultieren daraus weitere Aktivitäten. Wenn wir also die Ursache für ein Problem gefunden haben, dann geht es weiter zur Lösung und daraus ergeben sich Aufgaben, die verteilt werden.

Und da bin ich – mal wieder – bei OneNote. In OneNote sehe ich den Vorteil, die Diskussion am Modell besser dokumentieren zu können und Aufgaben zu verteilen.

Vielleicht werde ich zukünftig Miro nutzen, um die Grafiken zu erstellen und dann das Ergebnis in OneNote einfügen, oder ich erstelle die Grafik gleich mit Hilfe der Zeichenelemente in OneNote. Denn viel mehr, als ein paar bunte Kästchen und Pfeile sind es dann doch nicht.

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Welche Methoden setzen Sie häufiger in Ihrem Unternehmen in Workshops ein? Wie gefallen Ihnen die Vorlagen in Miro? Nutzen Sie dieses Tool?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben.