Office 365: Überblick über alle Apps

Outlook, Word, Excel und PowerPoint kennen Sie bereits, wenn Sie seit einiger Zeit mit dem Office-Paket von Microsoft arbeiten. Wenn Sie sich aber für das Office-365-Paket entscheiden, dann kommen noch ein paar neue Apps dazu. In diesem Blog-Artikel gebe ich Ihnen einen Überblick über alle Tools und erkläre kurz die Funktionen.

Hier nun die kurzen Erklärungen zu jedem Programm in alphabetischer Reihenfolge:

Access

Access gehört schon länger zum Office-Paket, wird aber nur von wenigen Anwendern genutzt. Mit Access können Sie eine Datenbank erstellen und darüber Abfragen und Berichte generieren. Die Datenbank kann auch mit Word oder Excel verbunden werden, sodass Sie z.B. aus der Datenbank heraus einen Brief erstellen, in dem alle Infos bereits eingefügt sind.

Infos von Microsoft: Access

Bookings

Mit Bookings haben Sie die Möglichkeit Onlinetermine zu verwalten. Ihre Kunden erhalten automatische Bestätigungs-Mails und es gibt eine Erinnerungsfunktion.

Infos von Microsoft: Bookings

Delve

Delve bietet eine Übersicht darüber, welche Personen aus Ihrem Unternehmen gerade an welchen anderen Dokumenten arbeiten. Die Software verwendet einen selbstlernenden Dokumentenverwaltungs- und Suchassistenten. Dadurch werden Ihnen auch relevante Inhalte vorgeschlagen, die Ihnen bislang unbekannt waren. Delve basiert auf den Office-Graph-Algorithmus, der aus Datenschutzsicht allerdings sehr bedenklich ist.

Infos von Microsoft: Was ist Delve?

Einführungsvideo von Microsoft: Introducing Office Delve

Dynamics 365

Dynamics 365 ist eine cloudbasierte ERP & CRM-Lösung. Das bedeutet, dass Sie Standard-Prozesse automatisieren, Workflows einrichten und Informationen vernetzen können.

Infos von Microsoft: Dynamics

Excel

Excel gehört seit Jahrzehnten zu unserem Büroalltag. Mit Excel können Sie auch große Mengen an Daten/Zahlen in Tabellen verwalten, Diagramme und Berichte erstellen.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie meine besten Tipps & Tricks: Videos ansehen

Flow

Mit Flow können Sie automatisierte Workflows erstellen. Durch diese Workflows erhalten Sie Benachrichtigungen, können Dateien synchronisieren und Sie können Daten erfassen. Dieses Tool ist wirklich sehr umfangreich.

Infos von Microsoft: Flow

Von Microsoft gibt es viele Anleitungsvideos dazu: Videos zu Flow

Forms

Mit Forms können Sie Umfragen, Quizfragen und Fragebögen erstellen. Die Teilnahme ist mit jedem Web-Browser möglich. Die Ergebnisse können Sie später auswerten und auch nach Excel exportieren.

Infos von Microsoft: Forms

MyAnalytics

Mit dieser App können Sie Ihre Arbeitszeit erfassen und analysieren. Sie erkennen, wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung von E-Mails, Besprechungen und konzentriertes Arbeiten verbringen.

Infos von Microsoft: MyAnalytics

OneDrive

OneDrive ist der virtuelle Ablageort für Ihre Dokumente. Über Ihren Office365-Zugang ist die Cloud von überall erreichbar. Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre Dateien auf Ihrem Laptop zu speichern, sodass Sie offline arbeiten können (z.B. im Flugzeug).

Infos von Microsoft: OneDrive

OneNote

OneNote ist bereits im Office-Paket enthalten, wird aber oft von den Mitarbeitern noch nicht genutzt. Bei diesem Tool handelt es sich um ein digitales Notizbuch, das sehr nützlich ist. Besprechungsprotokolle, Projektdokumentation, Ideensammlung – die Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig. Besonders gut gefällt mir die Vernetzung zu Outlook.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie Anleitungen, sodass Sie sofort starten können: Videos ansehen

Outlook

Dieses E-Mail-Programm gehört in den meisten Unternehmen zum Standard. In der Kombination von E-Mails, Terminen, Aufgaben und Adressbuch bietet es gute Möglichkeiten sich selbst effizient zu organisieren.

Meine besten Tipps & Tricks zu Outlook finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten die vielen Möglichkeiten und Funktionen von Outlook nutzen? Dann empfehle ich Ihnen mein umfangreiches E-Book: Outlook-Handbuch

Outlook CRM

Outlook Customer Manager ersetzt den Business Manager, den vielleicht einige von Ihnen kennen. Dieses Tool ist direkt in Ihrem Outlook integriert.

Infos von Microsoft: CRM

Planner

Mit Planner können Sie die Aufgaben im Team verwalten. Sie können To-Do-Listen erstellen, Aufgaben einzelnen Mitarbeiter zuweisen, Prioritäten festlegen und den Bearbeitungsstatus erkennen.

Infos von Microsoft: Planner

Videoanleitungen von Microsoft: Videoschulung

PowerApps

PowerApps ist ein Entwicklungstool, mit dem Sie Web-Apps und mobile Apps ohne Programmierkenntnisse erstellen können. Dabei hilft eine große Auswahl an Vorlagen, sodass Sie mit nur wenigen Klicks eine App erstellen.

Infos von Microsoft: PowerApps

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitung zu PowerApps

PowerBI

Mit PowerBI können Sie Daten aus verschiedenen Quellen zusammenfügen, analysieren und visualisieren. Anschließend können Sie die Inhalte auf Dashboards teilen und freigeben. So erhält jeder Mitarbeiter einen guten Einblick in die Unternehmensdaten.

Infos von Microsoft: PowerBI

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

PowerPoint

Auch PowerPoint ist seit vielen Jahren im Office-Paket enthalten und bei vielen Mitarbeitern als Präsentations-Tool bekannt.

Meine besten Tipps & Tricks finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten Ihre Präsentationen interessanter gestalten und frische Elemente einfügen? Dann empfehle ich Ihnen meine Video-Kurse, in denen ich Ihnen zu verschiedenen Spezial-Themen Schritt-für-Schritt erkläre, wie Sie beeindruckende Präsentationen erstellen: Zu den Video-Kursen

Project

Project ist ein professionelles Projektmanagement-Tool, mit dem Sie alle Aufgaben, Meilensteine, Ressourcen und Risiken im Blick haben.

Die kostenlose Alternative ProjectLibre, die allerdings nicht mit Ihren Outlook verknüpft ist, stelle ich in diesem Blog-Artikel vor: ProjectLibre

Publisher

Mit Publisher können Sie professionelle Etiketten, Grußkarten, Newsletter, Flyer, Broschüren und andere Marketingmaterialien erstellen.

Infos von Microsoft: Publisher

SharePoint

SharePoint ist nicht nicht nur ein Ablageort für Ihre Dateien, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit Intranetwebseiten zu erstellen (für Ihr Team, Ihr Projekt oder dem Unternehmen). Die Zusammenarbeit kann dadurch vereinfacht werden.

Infos von Microsoft: SharePoint

Skype for Business

Chats, Anwesenheitsinformationen, Video- und Audio-Konferenzen – dies alles bietet Ihnen Skype.

Infos von Microsoft: Skype

StaffHub

Mit StaffHub können Sie digitale Dienstpläne für Ihre Außendienstmitarbeiter, den Service oder Produktion erstellen. So können z.B. Schichtpläne, Richtliniendokumente und Bekanntmachungen geteilt werden.

Infos von Microsoft: StaffHub

Stream

Mit Stream erstellen, laden und teilen Sie Videos sicher. Es ist also im Prinzip YouTube für Unternehmen. Sie können Stream z.B. für für aufgezeichnete Schulungskursen, Präsentationen und Vorträgen nutzen.

Infos von Microsoft: Stream

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitungen zu Stream

Sway

Mit diesem Tool können Sie Geschäftsberichte, Unternehmenspräsentationen und interne Newsletter erstellen, indem Sie Texte mit Bilder kombinieren. Im Prinzip ist Sway mit PowerPoint vergleichbar.

Infos von Microsoft: Sway

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

Teams

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente. Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). Einige dieser Anwendungen werde ich in weiteren Blog-Artikeln und Videos vorstellen.

Infos von Microsoft: Teams

Videos von Microsoft: Teams Training

ToDo

Mit ToDo können Sie sowohl Ihre beruflichen, als auch privaten Aufgabenlisten verwalten. Es besteht die Möglichkeit, ToDo mit Ihrem Outlook zu verbinden, sodass Sie auf Ihrem SmartPhone alles auf einen Blick sehen.

Infos von Microsoft: ToDo

Visio

Auch Visio war früher im Rahmen des Office-Paketes verfügbar. Mit Visio zeichnen Sie professionell Geschäftsprozesse, Organigramme oder IT-Netzwerke.

Infos von Microsoft: Visio

Die Software alleine macht noch keinen guten Prozess. Wenn Sie lernen möchten, Prozesse zu erheben, dokumentieren und zu verbessern, dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“. In der Bonuslektion zeige ich Ihnen die kostenlose Alternative zu Visio: ArisExpress.

Whiteboard

Mit Whiteboard können Sie online gemeinsam an einer virtuellen Leinwand arbeiten. Es ist perfekt geeignet für entsprechende Smartboards und Tablets.

Infos von Microsoft: Whiteboard

Word

Word ist eines der Standard-Anwendungen in Unternehmen. Typische Anwendungsfälle sind Briefe, Memos, Protokolle, Berichte.

Meine besten Tipps & Tricks zu Word finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Yammer

Yammer ist eine unternehmensweite Social-Media-Plattform und vergleichbar mit einem digitalen Schwarzen Brett. Hier können von den Mitarbeitern Dokumente, Statusinformationen und Links gepostet werden.

Infos von Microsoft: Yammer

Welche App für Sie und Ihr Team bzw. Unternehmen sinnvoll ist und Sie dabei unterstützt, Ihre Produktivität zu steigern kann man nicht pauschal sagen. Schauen Sie sich bitte in Ruhe alle Programme an und lassen sich entsprechend beraten. Insbesondere für Tools, die die Zusammenarbeit verbessern, wie z.B. Teams, sollten Sie Regeln vereinbaren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie nicht Zeit sparen, sondern Zeit damit verschwenden.

Texte ändern wie durch Zauberhand

Kennen Sie auch das Gefühl, dass Sie immer wieder das Gleiche schreiben? Wäre es nicht toll, den Absatz nur mit einer einfachen Tastenkombination einzufügen? Oder vielleicht eine automatisch ersetzte Abkürzung, so dass Sie direkt weiterschreiben können?

Genau so sparen Sie mit Textbausteinen Zeit und machen noch dazu weniger Tippfehler. Zugegeben, es braucht ein bisschen Gewöhnung, aber es ist definitiv die Mühe wert.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen die wichtigsten Grundlagen für einen soliden Start mit Textbausteinen zeigen. Die wichtigsten Themen sind dabei:

  • Wie fügen Sie Textbausteine ein?
  • Wie finden Sie die ersten Bausteine?
  • Wie gewöhnen Sie sich die Kürzel an?

Auf die Frage, wie Sie mit der Autokorrektur arbeiten, gibt es zwei Antworten, a) entweder direkt in dem Programm, sofern es das unterstützt oder b) mit Hilfe einer separaten Textbaustein-Software.

Für die Verwendung, direkt in einem Programm, nehmen wir Microsoft Word als Beispiel, da es für die meisten zur täglichen Arbeit gehört. Ein Tipp am Rande: Auch Outlook hat eine Autokorrektur-Funktion, die der von Word sehr ähnelt.

Option A: Autokorrektur in Word verwenden

Die Autokorrektur ersetzt falsch geschriebene Wörter automatisch durch die richtige Variante. Das können Sie sich zu Nutze machen, indem Sie statt einer falschen Schreibweise eine Abkürzung eintragen, die durch ein längeres Wort oder einen ganzen Satz ersetzt wird.

Lassen Sie sich nicht durch die Bezeichnung Autokorrektur verwirren, es geht nicht wirklich um eine Korrektur, sondern darum, Wörter bzw. Zeichenfolgen beim Schreiben automatisch durch Texte zu ersetzen. Also genau das, was Ihnen die Arbeit erleichtert.

Leider ist das ändern der Autokorrekturen etwas umständlich. Das Autokorrektur-Menü finden Sie in den Optionen von Word. Die erreichen Sie über das Menü „Datei“ unter „Optionen“. In dem Fenster, das sich dann öffnet, wählen Sie auf der linken Seite den Eintrag „Dokumentenprüfung“ und klicken dort den „Autokorrektur-Optionen“-Button.

Autokorrektur-Optionen inWord

Um eine neue Korrektur zu erstellen, tragen Sie einfach das zu ersetzende Wort in das Feld „Ersetzen“ und den einzufügenden Text in das mit „Durch“ überschriebene Feld ein. Wichtig ist, dass Sie die Ersetzung durch den „Hinzufügen“-Button speichern. Einfach den „OK“-Button zu drücken reicht nicht aus.

Autokorrektur-Funktion in Word

Probieren Sie es aus, fügen Sie die Ersetzung „lg“ -> „Liebe Grüße“ hinzu und tippen Sie in ein Dokument „lg“ und die Leertaste. Jetzt sollte „lg“ direkt durch „Liebe Grüße“ ersetzt worden sein.

Damit haben Sie die Grundlage geschaffen. Statt mühselig immer die gleichen Texte zu tippen, fügen Sie jetzt einfach automatisch erweiterte Textblöcke ein. Klingt zu schön um wahr zu sein? Einen kleinen Schönheitsfehler hat die Sache.

Das Problem ist nämlich, dass Word diese Funktion nur in eigenen Dokumenten ermöglicht. So müssten Sie sich für Outlook eine eigene Sammlung anlegen und in anderen Programmen ohne Autokorrektur bleibt Ihnen schlimmstenfalls nur wieder das selber Schreiben.

Option B: Textbaustein-Software

Besonders wenn Sie mit verschiedenen Programmen arbeiten oder das Programm Ihrer Wahl, gar keine Textbausteine bereitstellt, können Sie das mit einer Textbaustein-Software zu lösen. So eine Software erweitert praktisch alle Programme um eine zentrale Textbausteinfunktion.

Das bedeutet, dass Sie nicht nur überall die gleichen Kürzel verwenden können, sondern auch, dass Sie alle Bausteine an nur einer Stelle zu verwalten brauchen. Besonders praktisch ist das, vor allem bei größeren Textbaustein-Sammlungen, da Ihnen Einteilungen in Kategorien und eine Suchfunktion dabei helfen den Überblick zu behalten.

Hier ist ein Beispiel, wie die Verwaltung in der Textbaustein-Software TastenTrick (klick) aussieht.

Textbaustein-Software Tastentrick

Neben den herkömmlichen Textersetzungen, lassen sich auch Tastenkombinationen oder das Einfügen aus der Zwischenablage in Bausteine einbinden. So befüllen Sie in windeseile Formulare oder steuern Programme über Tastenkombinationen. Aber das ist ein Thema für ein anderes Mal.

Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, können Sie TastenTrick, eine Textbaustein-Software für Windows (klick), 30 Tage kostenlos testen.

Machen Sie Textbausteine zur Wunderwaffe

Nachdem die Technik geklärt ist, geht es jetzt um die tatsächliche Anwendung.

Wie Sie die ersten Textbausteine finden

Viele der wirklich zeitsparenden Bausteine werden Sie im Alltag entdecken. Zum Beispiel wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselbe Beschreibung oder den gleichen Link verschicken.

Eine gute Quelle für solche wiederkehrenden Themen ist ihr Posteingang und (falls noch vorhanden) Ihre gesendeten E-Mails. Nehmen Sie sich die Zeit und halten Sie nach wiederkehrenden Formulierungen, langen Wörtern oder häufigen Tippfehlern Ausschau. Sammeln Sie all Ihre Funde erst einmal in einem Dokument und entscheiden Sie welche Texte sich als Textbaustein eignen. Manchmal muss noch ein wenig Hand angelegt werden, damit die genaue Formulierung auch passt.

Zusätzlich sind hier noch ein paar Ideen, die sich als nützlich erwiesen haben:

  • Symbole, lange oder umständlich zu schreibenden Wörter (ø, Quadratmeter, iPhone)
  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Webseite, Adresse)
  • Tippfehler korrigieren (dirket -> direkt, nciht -> nicht)
  • Grußformeln und Anreden
  • Verzeichnispfade und Links

Bausteine zur Gewohnheit machen

Zu guter Letzt bleibt nur noch eine Kleinigkeit. Die Frage, „Wie soll ich mir die ganzen Abkürzungen merken?“

Dafür sind hier ein paar Tipps:

  1. Versuchen Sie nicht sich alle Kürzel auf einmal zu merken. Das frustriert nur und bringt wenig Erfolg. Denken Sie daran, dass der Großteil der Zeitersparnis wahrscheinlich aus einer relativ kleinen Zahl, sehr häufig genutzter Bausteine entsteht. Konzentrieren Sie sich auf diese.
  2. Wählen Sie ein/zwei Kürzel pro Tag, auf die Sie sich konzentrieren. Achten Sie besonders darauf, sie wo es geht anzuwenden.
  3. Vermeiden Sie „clevere“ Kürzel. Je einfacher und offensichtlicher, desto besser. Denn die schlaue Eselsbrücke ist schnell vergessen und muss sie sich gedanklich wieder herleiten, was beim Schreiben nicht gerade hilfreich ist.
  4. Raten Sie. Wenn Sie glauben, dass Sie schon einen Baustein für den Text haben, probieren Sie das erste Kürzel, das Ihnen dazu einfällt, aus. Es ist überraschend, wie häufig das passt. Und wenn nicht, überlegen Sie, ob Sie das Kürzel ändern sollten, denn die ursprüngliche Version war ja eh zu schwer zu merken.

Damit sind wir am Ende der Textbaustein-Starter-Tour angekommen. Ich hoffe Sie haben einige hilfreiche Anregungen gefunden.

Über den Autor

Mein Name ist Christian Deneke. Ich bin Gründer von TastenTrick, einer Textbaustein-Software für Windows.

Ich helfe Menschen gern dabei Probleme effizienter zu lösen und die vielen Möglichkeiten der Technik zu nutzen.

Kontakt: https://TastenTrick.de (klick)

Der Feinschliff: Kapazitätsplanung mit ProjectLibre

Wenn du alle vorhergehenden Videos und Artikel verfolgt hast und dein Projekt mit ProjectLibre, statt in Excel, geplant hast, dann bist du schon echt weit gekommen – oder?

Aber du bist noch nicht ganz fertig. Eine „Kleinigkeit“ fehlt noch.

Denn jetzt kommt der Feinschliff und dafür benötigst du nun noch etwas Zeit. Aber es ist elementar wichtig, damit dein Projekt erfolgreich läuft.

Bei der Kapazitätsplanung schaust du dir jetzt an, zu wie viel Prozent du die einzelnen Kollegen deines Projektteams ausgelastet hast.

Hier kann sich jetzt wieder alles verschieben. Wenn du z.B. einen Kollegen an einzelnen Tagen zu 150, 200, oder sogar 250% verplant hast, musst du den Aufwand für die Aufgaben anders verteilen. Dadurch kann sich dann auch die Dauer der Aufgaben und falls die Aufgabe zum kritischen Pfad gehört, auch dein Projektende verschieben.

Die Kapazitätsplanung solltest du zu Beginn des Projektes durchführen, aber auch regelmäßig im Projektverlauf im Blick behalten. Wie du diese Informationen in ProjectLibre anzeigen lassen kannst erkläre ich in diesem Video:

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ProjectLibre: So behältst du die Projektkosten im Blick

In den vorhergehenden Beiträgen und Videos habe ich dir Schritt-für-Schritt gezeigt, wie du in ProjectLibre dein Projekt professionell planen kannst. Damit haben wir aber nur eine Seite des magischen Dreiecks betrachtet.

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Als Projektleiter solltest du immer folgende 3 Aspekte deines Projektes im Blick behalten: das Projektziel, der zeitliche Aufwand und dein Budget.

Wenn diese drei Punkte im Gleichgewicht sind, dann läuft dein Projekt gut. Ist dies nicht der Fall, dann kannst du die Gründe dafür auch im magischen Dreieck finden: entweder kommt ihr mit den zeitlichen Vorgaben nicht hin und müsst den Abschlusstermin verschieben, oder es wird alles teurer, als geplant, oder ihr erreicht die Projektziele nicht.

Deswegen ist es so wichtig, nicht nur die Aufgaben und Termine zu überwachen, sondern auch die Kosten.

Externe und interne Kosten

Du kannst in ProjectLibre deine externen Kosten planen und überwachen. Dies sind z.B.

  • Softwarelizenzen
  • Material
  • Reisekosten
  • Externe Berater
  • Dienstleister

Du denkst jetzt vielleicht „dafür reicht doch eine Excel-Liste“. Aber auch hier kann es wieder komplexer werden, als anfangs gedacht. Es gibt Kosten die fallen zu Beginn einer Aufgabe an, andere stehen in Relation zum Projektfortschritt und dann gibt es auch Kosten, die erst nach Abschluss einer Aufgabe oder eines Meilensteins berechnet werden. Wie du dies in ProjectLibre eingibst, zeige ich dir im folgenden Video.

Die internen Kosten dagegen werden häufig gar nicht betrachtet.

Meine Erfahrung ist, dass sich ein Projektbudget ausschließlich auf externe Kosten bezieht. Der Stundensatz eines Kollegen wird normalerweise nicht in die Projektkosten einbezogen. Aber wäre das nicht sinnvoll? Falls du auch die internen Kosten in deinem Projekt betrachten möchtest, kannst du selbstverständlich den Stundensatz der Kollegen in ProjectLibre erfassen. Mehr dazu im Video:

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Wie du durch Pufferzeiten zum entspannten Projektleiter wirst

Dienstagmorgen, 8:00 Uhr, du bist gut gelaunt ins Büro gekommen, weil die Sonne scheint und bei der Arbeit gerade alles gut läuft. Du öffnest dein Outlook und siehst eine Mail mit roten Ausrufezeichen davor. Bereits der Betreff lässt vermuten, dass es keine gute Neuigkeit ist…

Ein Kollege aus deinem Projektteam schreibt dir, dass seine aktuelle Projektaufgabe nicht heute fertig wird, sondern erst nächste Woche. Er hatte einfach in den letzten Tagen zu wenig Zeit fürs Projekt, weil so viel dazwischen gekommen ist.

Aber STOP!

Bevor du jetzt in Panik gerätst, überprüfe doch erstmal, wie die Auswirkungen dieser Verschiebung der einen Aufgabe sich auf die folgenden Aufgaben und somit auf das Projektende auswirkt.

Vielleicht hast du ja bereits ausreichend Puffer eingeplant. Oder die nächste Aufgabe, die von der Fertigstellung dieser Aufgabe abhängt, beginnt sowieso erst in zwei Wochen.

Oder anders gesagt:

Nicht jede Aufgabenverschiebung gefährdet das Projektende.

Wie du in deinem mit ProjectLibre geplanten Projekt die eingeplanten Pufferzeiten schnell findest und die Auswirkungen auf andere Aufgaben herausfindest, das erkläre ich in diesem Video:

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Kennst du den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe?

Heute wagen wir uns in die Tiefen der Projektplanung vor.

Wenn du bisher gedacht hast, du könntest dein Projekt ja auch in Excel planen und bräuchtest keine professionelle Projektmanagement-Software, dann wirst du spätestens jetzt feststellen, dass du mit Excel an deiner Grenze kommen würdest, wenn du dieses Thema dort abbilden möchtest.

Aber beginnen wir erst mal damit, den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe zu erläutern.

Wenn du eine Projektaufgabe einplanst, legst du fest, wann sie beginnt und wann sie fertig sein soll. Beispielsweise sollst du eine neue Software testen. Dafür hast du 2 Wochen Zeit. Aber sitzt du wirklich 10 Tage jeden Tag 8 Stunden an dem Softwaretest? – Nein. Nehmen wir einmal an, es würde 25 Stunden dauern, bis du sämtliche Funktionen getestet hast. Dann beträgt die Dauer dieser Aufgabe 2 Wochen und der Aufwand beläuft sich auf 25 Stunden. Wie diese Stunden auf die einzelnen Tage verteilt werden, das zeige ich dir bei einem der nächsten Videos zum Thema Kapazitätsplanung.

Dass Aufwand und Dauer einer Aufgabe nicht dass selbe ist, hast du bereits bemerkt, als wir die Mitarbeiter den Aufgaben zugeordnet haben. Dort gab es zwei Varianten:

  • Ein weiterer Kollege kommt zur Unterstützung hinzu, sodass die Aufgabe früher fertiggestellt wird (der Aufwand blieb gleich), wie es z.B. beim Softwaretest der Fall wäre.
  • Ein weiterer Kollege kommt mit zur Messe, um am Messestand zu unterstützen. Dadurch bleibt die Dauer gleich, aber der Aufwand verdoppelt sich, weil nun 2 Mitarbeiter gleichzeitig mehrere Tage am Messestand sind.

Wie du dies in deiner Projektplanung mit ProjectLibre berücksichtigst erkläre ich dir in diesem Video:

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Wie du Feiertage, Urlaubstage und Arbeitszeiten bei deiner Planung in ProjectLibre berücksichtigst

Vielleicht hast du dich schon gefragt, warum du deine Projekte nicht einfach weiterhin in Excel planen kannst, sondern ein professionelles Projektmanagement-Tool nutzen solltes, wie z.B. ProjectLibre.

Ich gebe zu, wenn du einfach nur ein paar Aufgaben mit Start- und Fälligkeitsdatum auflistest, dann reicht Excel vollkommen aus.

Aber läuft dadurch dein Projekt gut?

Oder gibt es im Laufe der Zeit dann doch einige Schwierigkeiten?

Wenn Aufgaben nicht rechtzeitig fertig werden, dann könnte es daran liegen, dass du vergessen hast zu berücksichtigen, dass ein Teammitglied ein paar Tage Urlaub hat. Oder dass es einige Feiertage gibt (wie z.B. im Mai und Juni), oder weil eine ganze Abteilung wegen Umzug einige Tage nicht arbeitsfähig ist.

Diese Dinge passieren. Aber wie kannst du das in deiner Excel-Tabelle berücksichtigen? Ehrlich: Das ist nicht so einfach.

Wenn du aber ProjectLibre für deine Projektplanung nutzt, dann kannst du genau diese Informationen ganz einfach erfassen und sie werden automatisch bei der Planung berücksichtigt.

Wie das geht, erkläre ich dir in diesem Video:

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ProjectLibre: Aufgaben verknüpfen

In ProjectLibre gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Abhängigkeiten von Aufgaben darzustellen. Einen ersten Einblick bekommst du in den vorherigen Blogartikel zur Aufgabenplanung.

Jetzt wird es aber noch detaillierter. Stell dir vor, du planst eine Veranstaltung, wie z.B. ein Seminar. Dann gibt es einige Dinge vorher zu erledigen. Ein Teil der Aufgaben muss bis zum Seminarbeginn fertig sein. D.h. die Abhängigkeit der Aufgaben ist, dass sie alle gleichzeitig enden. Falls du aber noch Teilnehmerunterlagen drucken möchtest, dann endet diese Aufgabe nicht direkt mit den anderen, sondern 2 Tage vorher, weil der Copyshop auch noch mind. 1 Tag benötigt. Du siehst, jetzt wird es spannend und es kommt auf eine wirklich gute Planung an, damit alles rechtzeitig fertig wird.

Wie das geht, zeige ich dir in diesem Video:

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Project Libre: Aufgaben planen

Im letzten Blog-Artikel habe ich gezeigt, wie du ProjectLibre installieren kannst und wie du mit deinem Projekt startest.

Heute sehen wir uns die Planung der Aufgaben genauer an.

In dem folgenden Video lernst du, wie du die Dauer einer Aufgabe ganz einfach eingeben kannst (t = Tage, m = Monat, w =Woche).

Außerdem zeige ich dir, wie du die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander setzen kannst. Welche Aufgabe muss erst fertig sein, damit die nächste beginnen kann?

Du erfährst, wie du ganz leicht einen Meilenstein einfügst und alle Aufgaben, die bis zu diesem Meilenstein erledigt werden müssen, in einer Phase zusammenfasst. So sorgst du für mehr Überblick in deiner Aufgabenliste.

Aber bei der Projektplanung geht es ja nicht nur darum, Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Im nächsten Schritt ordnest du die Aufgaben deinen Projektteammitgliedern zu. Ich zeige dir, wie du dein Projektteam in ProjectLibre erfasst und dabei auch eingibst, zu wie viel Prozent sie deinem Projekt zur Verfügung stehen. Denn nicht jeder Kollege wird zu 100% für dein Projekt abgestellt sein.

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ProjectLibre – Installation und erste Schritte

Heute starte ich eine 8-teilige Reihe, in der ich ProjectLibre vorstelle.

Vorab ein kurzer Hinweis: Diese Reihe und die Erklärvideos sind nicht für professionelle Projektmanager gedacht und auch nicht für diejenigen unter euch, die bereits erfolgreich mit MS-Project arbeiten.

Wozu brauche ich ein besonderes Projektmanagement-Tool? Ich habe meine Excel-Liste.

Du hast bereits einige kleinere Projekte bearbeitet? Prima. Wie hast du die Aufgaben, die im Rahmen deines Projektes erledigt werden müssen, aufgelistet und terminiert? In Excel? Gut.

Aber hat es auch gut funktioniert?

Der Start

Wie hat dein Projekt angefangen? Ich vermute, dein Chef kam auf dich zu und hat dir kurz erklärt, worum es geht. Und das du jetzt den „Hut auf hast“ für dieses Thema.

Dann hast du dir etwas Zeit genommen und eine kurze Liste erstellt, was zu tun ist. Dabei hast du bereits eine Reihenfolge der Aufgaben festgelegt und dir ein Fälligkeitsdatum überlegt.

Die Aufgabenplanung

Natürlich kannst du so ein Thema nicht ganz alleine bearbeiten und hast ein paar Kollegen aus anderen Abteilungen bzw. Aufgabenbereichen hinzugenommen. Dann habt ihr euch getroffen.

Während der Besprechung hast du den Kollegen erklärt, worum es geht und ihr habt die Aufgabenliste ergänzt. Jeder konnte sich einbringen. Die Fälligkeitstermine festzulegen war sicherlich nicht ganz einfach, weil jeder andere Vorstellungen dazu hatte.

Die Kapazitätsplanung

Gleich bei dem ersten Meeting stellt sich heraus, dass einige Aufgaben erst später bearbeitet werden können, weil ein Kollege in diesem Zeitraum 2 Wochen Urlaub hat.

Ein anderer Kollege ist auch mit vielen anderen Themen beschäftigt und kann sowieso nur max. 6 Stunden in der Woche in deinem Projekt mitarbeiten.

Die Probleme

Am Anfang warst du noch zuversichtlich und dachtest, das wird schon irgendwie funktionieren. Mit der Zeit stellst du fest, dass Aufgaben nicht termingerecht erledigt werden. Weil aber spätere Aufgaben davon abhängen, dass der Vorgänger fertig ist, verschiebt sich der Endtermin für dein Projekt immer wieder. Es geht nicht richtig voran.

Deine Excel-Liste wird mit der Zeit immer länger und so richtig den Überblick hast du, wenn du ehrlich bist, auch nicht mehr.

Professionalisiere deine Planung

Wenn du in der Vergangenheit öfters gemerkt hast, dass deine einfache Excel-Liste für deine Projekte nicht ausreichen und du viel Zeit in die Pflege dieser Liste steckst, dann wird es Zeit, dass du deine Projektplanung professionalisierst.

D.h. du benötigst eine Projektmanagement-Software. Hier kannst du

  • Deine Aufgaben mit Start- und Enddatum planen
  • Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben darstellen
  • Zwischen der Dauer der Aufgabe (in Tagen) und dem Arbeitsaufwand (in Stunden) unterscheiden
  • Die Verfügbarkeit der Projektmitglieder bei deiner Planung berücksichtigen (z.B. Urlaube, Dienstreisen, Feiertage)
  • Herausfinden, ob du deine Kollegen an einzelnen Tagen zu sehr verplant hast und dies korrigieren
  • Pufferzeiten erkennen (nicht jedes Mal, wenn eine Aufgabe ein paar Tage später fertig wird, verschiebt sich das Projektende)
  • Auf einem Blick erkennen, welches Projektmitglied welche Aufgaben erledigen soll
  • Das Budget für dein Projekt verwalten
  • Ganz einfach jeden Monat einen Projektstandsbericht erstellen.

Ein Projektmanagement-Tool ist sicherlich teuer und schwer zu erlernen

Nein.

Du kannst natürlich MS-Project einsetzen. Diese Software ist nicht ganz billig. Dazu kannst du auch noch ein mehrtägiges Seminar belegen, um den Umgang mit diesem Tool zu erlernen.

Aber wenn dir das zu zeitaufwändig und zu teuer ist, dann nutze doch einfach die kostenlose Variante: ProjectLibre In diesem Blog-Artikel zeige ich dir, wie du die Software herunterlädst und mit deinem Projekt startest. In den weiteren Teilen dieser Serie erkläre ich dir weitere Details. Die Videos sind ca. 15-25 min. lang. Insgesamt dauern die 8 Videos zusammen ca. 2,5 Stunden. Damit bist du gut gerüstet, um dein nächstest Projekt besser zu planen und somit noch erfolgreicher abzuschließen.

Aber Vorsicht: Die Software alleine macht noch keine gute Planung aus. Und es gibt auch keine Garantie, dass das Projekt ohne Probleme verläuft. Aber der Aufwand für dich, um dieses Projekt zu managen reduziert sich.

Los geht’s…

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