MeisterNote – Ihr Online-Notizbuch

Einfacher Wissensaustausch

Vor einiger Zeit habe ich Ihnen bereits MeisterTask und MindMeister vorgestellt, mit denen Sie Aufgaben verwalten können und Mindmaps erstellen. Nun ist ein neues Tool zur Meister-Familie hinzugekommen: MeisterNote.

MeisterNote ist eine Software, in der Sie im Team ganz einfach Informationen austauschen können. Natürlich gibt es dabei eine Integration zu den beiden anderen Tools.

MeisterNote ist auch wieder einfach zu bedienen, sodass sich gar nicht so sehr die Frage stellt, wie man die Software benutzt, sondern eher wofür.

An erster Stelle steht natürlich das Projektmanagement. Mit MeisterNote können Sie nicht nur allen Projektmitgliedern Informationen zur Verfügung stellen, sondern alle können kommentieren und somit über die Inhalte mitdiskutieren. Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen, können Sie gleich über die Verbindung zu MeisterTask Aufgaben verteilen.

Weitere Anwendungsbeispiele sind Wissensdatenbanken, eine Art Intranet oder auch ganz einfach persönliche Notizen, mit denen Sie sich besser selbst organisieren.

Ich habe die Software noch nicht selbst getestet, aber einen ersten Einblick erhalten Sie in diesem Video:

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Wo Sie Add-Ins in Ihre MS-Office-Programme integrieren können

Da geht noch mehr

Die meisten von uns nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Einerseits verwundert das nicht, weil die Programme für verschiedene Einsatzgebiete geeignet sind und nicht jeder braucht immer alles. Zum Beispiel habe ich viele mathematische Formeln in Excel noch nie genutzt, weil mir schlicht das mathematische Verständnis dafür fehlt. Ich brauche diese Formeln für meine Arbeit nicht.

Andererseits ist es gut, auch mal tiefer in die Programme einzusteigen, um nützliche Funktionen zu entdecken, die uns Arbeitsschritte erleichtern oder sogar automatisieren. Ich gebe auf meinem YouTube-Kanal und in verschiedenen E-Books und Video-Kursen Tipps dazu. Wenn Sie einmal in meinem Angebot stöbern wollen, dann klicken Sie hier.

Aber es geht noch mehr… Es gibt viele kleine Zusatzprogramme, die Sie in Ihre Office-Programme installieren können. Diese Add-Ins sind sehr spezialisiert und bieten damit gezielt einen Mehrwert für Sie. Wo Sie diese Funktion in Word, Excel und PowerPoint finden, erkläre ich in diesem Video:

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Welche Add-Ins haben Sie bereits integriert? Was können Sie empfehlen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Wie Sie mit Ihrer Internetrecherche Umwelt- und soziale Projekte unterstützen können

Google ist die bekannteste Suchmaschine der Welt. Auch ich nutze sie seit Jahren.

Aber gibt es auch Alternativen?

Suchmaschinen, bei denen der Datenschutz einen höheren Stellenwert hat? Oder ich Projekte unterstützen kann?

Ja.

In diesem Video stelle ich Ihnen

https://www.startpage.com/de/

https://info.ecosia.org/?tt=76ab385b

https://gexsi.com/

vor. Schauen Sie selbst:

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Den Anwesenheitsstatus erkennen mit Simple In/Out

Einfacher Überblick über alle Mitarbeiter

Wer hat wann angefangen zu arbeiten? Wer hat wann Feierabend gemacht? Wer macht gerade Pause? Wie viele Stunden habe ich gearbeitet?

Das Thema Zeiterfassung beschäftigt sowohl große, als auch kleine Unternehmen.

Während große Unternehmen dafür in der Regel entsprechende Zeiterfassungssysteme einsetzen, bei denen die Mitarbeiter Karten erhalten und den Arbeitsbeginn, -ende und Pausen an Scannern erfassen, führen die Mitarbeiter in kleinen Unternehmen oft handschriftliche Notizen auf einem Zettel oder erstellen eine Excel-Liste.

So werden dann zwar relativ zuverlässig die Arbeitszeiten erfasst, aber das Zusammenführen der Zeiten und die Ermittlung von Über- oder Unterstunden für alle Mitarbeiter ist oft mühsam und zeitaufwändig.

Als ich mir die vielen Apps angesehen habe, die man in Microsoft Teams integrieren kann, habe ich Simple In/Out gefunden. Dieses Tool ist wirklich einfach zu bedienen und es macht, was es soll: Es erfasst die Arbeitszeiten und stellt diese anschaulich und übersichtlich dar.

Die Mitarbeiter können ihren Anwesenheitsstatus über die Desktop-Anwendung, in Teams oder auch am Smartphone ändern.

Aber es gibt nicht nur die Information „anwesend“ oder „abwesend“, sondern Sie haben auch die Möglichkeit weitere Informationen, wie z.B. Pause, Besprechung, Fortbildung usw. zu erfassen. So erhält man auch noch einen guten Überblick, wer gerade im Büro, Homeoffice, in einer Besprechung usw. ist.

Schauen Sie selbst:

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Wie erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten?

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Simple In/Out gemacht?

Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Whiteboards erstellen mit Miro

Workshop-Methoden am digitalen Whiteboard

Ich habe ein weiteres Tool gefunden, dass Sie in Microsoft Teams integrieren können, aber auch unabhängig davon nutzen können. Das digitale Whiteboard von Miro.

Auch diese Software ist relativ einfach zu bedienen, sodass man schnell starten kann. Unterstütz werden Sie durch verschiedene Templates (siehe Bilder oben), von denen Sie einfach eines auswählen und schon können Sie mit dem Beschriften der Kästen beginnen. Im Prinzip ist es so, wie in einem Workshop: Sie beschriften Haftnotizzettel und kleben ordnen diese an einem Board an. Dann kommen noch ein paar Pfeile oder Striche hinzu und schon können Sie mit den Kollegen zusammen an den Themen arbeiten.

Und das ist auch schon der Punkt, der mir an Miro gut gefallen hat: Die Vorlagen.

Natürlich kann ich auch selbst z.B. in PowerPoint ein Fishbone Diagramm mit Hilfe der Zeichenelemente erstellen. Einfacher und schneller geht es aber mit einer Vorlage. Und manchmal möchte ich vielleicht eine Customer Journey Map erstellen, benötige aber erstmal Zeit, um Ideen zu entwickeln, wie ich das überhaupt darstelle.

Beim Scrollen durch die Vorlagen sind mir auch wieder einige Methoden in Erinnerung gerufen worden, sodass ich dies allein als Anstoß sehe, um die Methoden zukünftig wieder mehr zu benutzen.

Welches Tool für das digitale Whiteboard?

Einerseits gefallen mir die Möglichkeiten, die ich habe, mit Miro ein Whiteboard zu erstellen. Andererseits fehlen mir die nächsten Schritte. Wenn ich also mit meinem Team eines der Methoden angewendet habe und wir unserer Workshop-Ergebnisse so ansprechend dargestellt haben, resultieren daraus weitere Aktivitäten. Wenn wir also die Ursache für ein Problem gefunden haben, dann geht es weiter zur Lösung und daraus ergeben sich Aufgaben, die verteilt werden.

Und da bin ich – mal wieder – bei OneNote. In OneNote sehe ich den Vorteil, die Diskussion am Modell besser dokumentieren zu können und Aufgaben zu verteilen.

Vielleicht werde ich zukünftig Miro nutzen, um die Grafiken zu erstellen und dann das Ergebnis in OneNote einfügen, oder ich erstelle die Grafik gleich mit Hilfe der Zeichenelemente in OneNote. Denn viel mehr, als ein paar bunte Kästchen und Pfeile sind es dann doch nicht.

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Welche Methoden setzen Sie häufiger in Ihrem Unternehmen in Workshops ein? Wie gefallen Ihnen die Vorlagen in Miro? Nutzen Sie dieses Tool?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben.

So erstellen Sie Meinungsabfragen mit Polly

Screenshot Polly

Mit kurzen Umfragen ein Stimmungs- und Meinungsbild erhalten

Wie ist gerade die Stimmung im Team?

Wie sehen die Mitarbeiter die Zukunft des Unternehmens?

Wie zufrieden sind neue Mitarbeiter mit der Einarbeitung?

Diese und andere Fragen sind interessant für die Führungsebene im Betrieb. Oft bekommen wir diese Rückmeldungen während eines kurzen Gesprächs im Fahrstuhl, auf dem Flur oder auch in der Teeküche. Aber dies ist nur zufällig und nicht systematisch.

Insbesondere in diesen Zeiten fallen aber auch diese kurzen Gespräche weg, da jeder im Homeoffice arbeitet.

Umso wichtiger ist es, das Stimmungsbild der Mitarbeiter systematisch abzufragen. Bevor Sie nun jeden Kollegen anrufen, können Sie auch ein Tool benutzen, bei dem die Kollegen anonym und schnell ein paar Fragen beantworten.

Einbindung in Microsoft Teams

Genau genommen war ich gar nicht auf der Suche nach einem Umfrage-Tool, sondern habe geschaut, welche der über 200 Programme, die man in Teams einbinden kann, interessant sind für das Thema Effizienzsteigerung am Arbeitsplatz.

Und da habe ich Polly gefunden. Ich wusste, das man mit Google Docs eine Abfrage durchführen kann und kenne und nutze auch Survey Monkey. Bei Polly gefällt mir aber nicht nur das Layout, sondern auch die Templates.

Ideen für Umfragen

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen nicht nur, wie man eine Umfrage anlegt, sondern mich interessieren hauptsächlich, die Anwendungsbeispiele. Mein Eindruck ist, dass in vielen Unternehmen keine, oder nur sehr selten Umfragen durchgeführt werden. Dabei gibt es viele sinnvolle Beispiele, die auch dazu führen, dass z.B. Besprechungen effizienter durchgeführt werden können.

Statt vor einem Meeting per Mail die Teilnehmer zu fragen, welche Themenwünsche es gibt, könnten Sie eine Abfrage mit Polly durchführen. So erhalten Sie automatisch eine Übersicht der Antworten.

Oder Sie holen sich am Ende ein kurzes Feedback zum Meeting ein und fragen, ob die Teilnehmer es als wertvolle Zeit bewerten, daran teilgenommen zu haben.

Sie können auch die Kollegen auf das wöchentliche Teammeeting mit einer Umfrage vorab einstimmen. Fragen wären dann z.B.:

  • Worauf liegt diese Woche dein Fokus?
  • Woran hast du diese Woche mit Begeisterung gearbeitet?
  • Welche Herausforderungen hattest du diese Woche und wo benötigst du Unterstützung?
  • Welche Unterstützung benötigst du, damit du dein Wochenziel erreichst?

Nutzen Sie bereits regelmäßig Umfragen? Welche Templates gefallen Ihnen am besten? Zu welchen Themen möchten Sie zukünftig Umfragen erstellen?

Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.


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Internet-Cookies im realen Leben

Erst persönliche Daten hinterlassen, dann bekommt man die Auskunft. Auf Internetseiten nervt das manchmal. Wie wäre es im realen Leben?

Das zeigt uns dieses kurze Video von extra 3:

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Sicher surfen im Internet

Das Thema Datenschutz wird ja in jedem Unternehmen groß geschrieben. Mit welchen Tricks Sie sich auch zu Hause gut schützen können, erfahren Sie in diesem lustigen Video von extra 3:

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Aber dahinter steckt ja auch ein bisschen Wahrheit…

Wie Sie mit Hilfe von Excel sichere Passwörter generieren erkläre ich in diesem Beitrag: Mit Excel Kennwörter erzeugen

So gestalten Sie schnell ein weihnachtliches Dokument

Schnell noch eine Weihnachtskarte erstellen, oder eine Einladung zur Weihnachtsfeier? Eine Menükarte oder weihnachtliche Adressetiketten? Benötigen Sie kurzfristig einen Geschenkgutschein?

Das alles können Sie mit wenigen Klicks mit Word oder Excel gestalten. Und damit Sie nicht Zeit damit verschwenden, sich ein tollen Design auszudenken, empfehle ich Ihnen die kostenlosen Vorlagen von Microsoft.

Die finden Sie hier: https://templates.office.com/de-de/weihnachten

Einfach stöbern, aussuchen, herunterladen und anpassen. Hier ein paar Beispiele:

Welche Vorlage gefällt Ihnen am Besten? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Office 365: Überblick über alle Apps

Outlook, Word, Excel und PowerPoint kennen Sie bereits, wenn Sie seit einiger Zeit mit dem Office-Paket von Microsoft arbeiten. Wenn Sie sich aber für das Office-365-Paket entscheiden, dann kommen noch ein paar neue Apps dazu. In diesem Blog-Artikel gebe ich Ihnen einen Überblick über alle Tools und erkläre kurz die Funktionen.

Hier nun die kurzen Erklärungen zu jedem Programm in alphabetischer Reihenfolge:

Access

Access gehört schon länger zum Office-Paket, wird aber nur von wenigen Anwendern genutzt. Mit Access können Sie eine Datenbank erstellen und darüber Abfragen und Berichte generieren. Die Datenbank kann auch mit Word oder Excel verbunden werden, sodass Sie z.B. aus der Datenbank heraus einen Brief erstellen, in dem alle Infos bereits eingefügt sind.

Infos von Microsoft: Access

Bookings

Mit Bookings haben Sie die Möglichkeit Onlinetermine zu verwalten. Ihre Kunden erhalten automatische Bestätigungs-Mails und es gibt eine Erinnerungsfunktion.

Infos von Microsoft: Bookings

Delve

Delve bietet eine Übersicht darüber, welche Personen aus Ihrem Unternehmen gerade an welchen anderen Dokumenten arbeiten. Die Software verwendet einen selbstlernenden Dokumentenverwaltungs- und Suchassistenten. Dadurch werden Ihnen auch relevante Inhalte vorgeschlagen, die Ihnen bislang unbekannt waren. Delve basiert auf den Office-Graph-Algorithmus, der aus Datenschutzsicht allerdings sehr bedenklich ist.

Infos von Microsoft: Was ist Delve?

Einführungsvideo von Microsoft: Introducing Office Delve

Dynamics 365

Dynamics 365 ist eine cloudbasierte ERP & CRM-Lösung. Das bedeutet, dass Sie Standard-Prozesse automatisieren, Workflows einrichten und Informationen vernetzen können.

Infos von Microsoft: Dynamics

Excel

Excel gehört seit Jahrzehnten zu unserem Büroalltag. Mit Excel können Sie auch große Mengen an Daten/Zahlen in Tabellen verwalten, Diagramme und Berichte erstellen.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie meine besten Tipps & Tricks: Videos ansehen

Flow

Mit Flow können Sie automatisierte Workflows erstellen. Durch diese Workflows erhalten Sie Benachrichtigungen, können Dateien synchronisieren und Sie können Daten erfassen. Dieses Tool ist wirklich sehr umfangreich.

Infos von Microsoft: Flow

Von Microsoft gibt es viele Anleitungsvideos dazu: Videos zu Flow

Forms

Mit Forms können Sie Umfragen, Quizfragen und Fragebögen erstellen. Die Teilnahme ist mit jedem Web-Browser möglich. Die Ergebnisse können Sie später auswerten und auch nach Excel exportieren.

Infos von Microsoft: Forms

MyAnalytics

Mit dieser App können Sie Ihre Arbeitszeit erfassen und analysieren. Sie erkennen, wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung von E-Mails, Besprechungen und konzentriertes Arbeiten verbringen.

Infos von Microsoft: MyAnalytics

OneDrive

OneDrive ist der virtuelle Ablageort für Ihre Dokumente. Über Ihren Office365-Zugang ist die Cloud von überall erreichbar. Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre Dateien auf Ihrem Laptop zu speichern, sodass Sie offline arbeiten können (z.B. im Flugzeug).

Infos von Microsoft: OneDrive

OneNote

OneNote ist bereits im Office-Paket enthalten, wird aber oft von den Mitarbeitern noch nicht genutzt. Bei diesem Tool handelt es sich um ein digitales Notizbuch, das sehr nützlich ist. Besprechungsprotokolle, Projektdokumentation, Ideensammlung – die Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig. Besonders gut gefällt mir die Vernetzung zu Outlook.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie Anleitungen, sodass Sie sofort starten können: Videos ansehen

Outlook

Dieses E-Mail-Programm gehört in den meisten Unternehmen zum Standard. In der Kombination von E-Mails, Terminen, Aufgaben und Adressbuch bietet es gute Möglichkeiten sich selbst effizient zu organisieren.

Meine besten Tipps & Tricks zu Outlook finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten die vielen Möglichkeiten und Funktionen von Outlook nutzen? Dann empfehle ich Ihnen mein umfangreiches E-Book: Outlook-Handbuch

Outlook CRM

Outlook Customer Manager ersetzt den Business Manager, den vielleicht einige von Ihnen kennen. Dieses Tool ist direkt in Ihrem Outlook integriert.

Infos von Microsoft: CRM

Planner

Mit Planner können Sie die Aufgaben im Team verwalten. Sie können To-Do-Listen erstellen, Aufgaben einzelnen Mitarbeiter zuweisen, Prioritäten festlegen und den Bearbeitungsstatus erkennen.

Infos von Microsoft: Planner

Videoanleitungen von Microsoft: Videoschulung

PowerApps

PowerApps ist ein Entwicklungstool, mit dem Sie Web-Apps und mobile Apps ohne Programmierkenntnisse erstellen können. Dabei hilft eine große Auswahl an Vorlagen, sodass Sie mit nur wenigen Klicks eine App erstellen.

Infos von Microsoft: PowerApps

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitung zu PowerApps

PowerBI

Mit PowerBI können Sie Daten aus verschiedenen Quellen zusammenfügen, analysieren und visualisieren. Anschließend können Sie die Inhalte auf Dashboards teilen und freigeben. So erhält jeder Mitarbeiter einen guten Einblick in die Unternehmensdaten.

Infos von Microsoft: PowerBI

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

PowerPoint

Auch PowerPoint ist seit vielen Jahren im Office-Paket enthalten und bei vielen Mitarbeitern als Präsentations-Tool bekannt.

Meine besten Tipps & Tricks finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten Ihre Präsentationen interessanter gestalten und frische Elemente einfügen? Dann empfehle ich Ihnen meine Video-Kurse, in denen ich Ihnen zu verschiedenen Spezial-Themen Schritt-für-Schritt erkläre, wie Sie beeindruckende Präsentationen erstellen: Zu den Video-Kursen

Project

Project ist ein professionelles Projektmanagement-Tool, mit dem Sie alle Aufgaben, Meilensteine, Ressourcen und Risiken im Blick haben.

Die kostenlose Alternative ProjectLibre, die allerdings nicht mit Ihren Outlook verknüpft ist, stelle ich in diesem Blog-Artikel vor: ProjectLibre

Publisher

Mit Publisher können Sie professionelle Etiketten, Grußkarten, Newsletter, Flyer, Broschüren und andere Marketingmaterialien erstellen.

Infos von Microsoft: Publisher

SharePoint

SharePoint ist nicht nicht nur ein Ablageort für Ihre Dateien, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit Intranetwebseiten zu erstellen (für Ihr Team, Ihr Projekt oder dem Unternehmen). Die Zusammenarbeit kann dadurch vereinfacht werden.

Infos von Microsoft: SharePoint

Skype for Business

Chats, Anwesenheitsinformationen, Video- und Audio-Konferenzen – dies alles bietet Ihnen Skype.

Infos von Microsoft: Skype

StaffHub

Mit StaffHub können Sie digitale Dienstpläne für Ihre Außendienstmitarbeiter, den Service oder Produktion erstellen. So können z.B. Schichtpläne, Richtliniendokumente und Bekanntmachungen geteilt werden.

Infos von Microsoft: StaffHub

Stream

Mit Stream erstellen, laden und teilen Sie Videos sicher. Es ist also im Prinzip YouTube für Unternehmen. Sie können Stream z.B. für für aufgezeichnete Schulungskursen, Präsentationen und Vorträgen nutzen.

Infos von Microsoft: Stream

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitungen zu Stream

Sway

Mit diesem Tool können Sie Geschäftsberichte, Unternehmenspräsentationen und interne Newsletter erstellen, indem Sie Texte mit Bilder kombinieren. Im Prinzip ist Sway mit PowerPoint vergleichbar.

Infos von Microsoft: Sway

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

Teams

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente. Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). Einige dieser Anwendungen werde ich in weiteren Blog-Artikeln und Videos vorstellen.

Infos von Microsoft: Teams

Videos von Microsoft: Teams Training

ToDo

Mit ToDo können Sie sowohl Ihre beruflichen, als auch privaten Aufgabenlisten verwalten. Es besteht die Möglichkeit, ToDo mit Ihrem Outlook zu verbinden, sodass Sie auf Ihrem SmartPhone alles auf einen Blick sehen.

Infos von Microsoft: ToDo

Visio

Auch Visio war früher im Rahmen des Office-Paketes verfügbar. Mit Visio zeichnen Sie professionell Geschäftsprozesse, Organigramme oder IT-Netzwerke.

Infos von Microsoft: Visio

Die Software alleine macht noch keinen guten Prozess. Wenn Sie lernen möchten, Prozesse zu erheben, dokumentieren und zu verbessern, dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“. In der Bonuslektion zeige ich Ihnen die kostenlose Alternative zu Visio: ArisExpress.

Whiteboard

Mit Whiteboard können Sie online gemeinsam an einer virtuellen Leinwand arbeiten. Es ist perfekt geeignet für entsprechende Smartboards und Tablets.

Infos von Microsoft: Whiteboard

Word

Word ist eines der Standard-Anwendungen in Unternehmen. Typische Anwendungsfälle sind Briefe, Memos, Protokolle, Berichte.

Meine besten Tipps & Tricks zu Word finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Yammer

Yammer ist eine unternehmensweite Social-Media-Plattform und vergleichbar mit einem digitalen Schwarzen Brett. Hier können von den Mitarbeitern Dokumente, Statusinformationen und Links gepostet werden.

Infos von Microsoft: Yammer

Welche App für Sie und Ihr Team bzw. Unternehmen sinnvoll ist und Sie dabei unterstützt, Ihre Produktivität zu steigern kann man nicht pauschal sagen. Schauen Sie sich bitte in Ruhe alle Programme an und lassen sich entsprechend beraten. Insbesondere für Tools, die die Zusammenarbeit verbessern, wie z.B. Teams, sollten Sie Regeln vereinbaren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie nicht Zeit sparen, sondern Zeit damit verschwenden.