In der heutigen digitalen Welt, in der wir von einer Flut an Informationen überwältigt werden, ist Effizienz am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung. Besonders im Büroalltag, wo das Lesen großer Mengen an Dokumenten und Berichten zum täglichen Ablauf gehört, kann Zeit eine wertvolle Ressource sein. Aber was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Zeit zu sparen und gleichzeitig die wichtigsten Informationen zu extrahieren?

Hier kommt ChatGPT ins Spiel. Dieses leistungsstarke KI-Tool hat die Fähigkeit, nicht nur mit Benutzern im Chat zu interagieren, sondern auch die Inhalte von PDF-Dokumenten zu analysieren und prägnante Zusammenfassungen zu erstellen. Das bedeutet, dass ChatGPT nicht nur die Rolle als Gesprächspartner einnimmt, sondern sich auch als ein äußerst nützlicher Assistent für die Informationsverarbeitung im Büro erweist.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten ein umfangreiches PDF-Dokument, das wichtige Daten und Erkenntnisse für Ihr nächstes Projekt enthält. Anstatt Stunden damit zu verbringen, das gesamte Dokument zu lesen und relevante Informationen zu extrahieren, können Sie ChatGPT einfach die Arbeit erledigen lassen. Indem Sie das PDF hochladen oder die relevanten Passagen kopieren und einfügen, kann ChatGPT eine präzise Zusammenfassung erstellen, die die Schlüsselpunkte und relevanten Details hervorhebt.

Vorteile für die Büroarbeit

Durch diese Fähigkeit ergeben sich einige klare Vorteile für die Büroarbeit:

1. Zeitersparnis: Die manuelle Durchsicht von umfangreichen Dokumenten kann Stunden dauern. Mit ChatGPT können Sie diese Zeit erheblich verkürzen, da das Tool in wenigen Minuten eine Zusammenfassung erstellen kann.
2. Effizienzsteigerung: Indem ChatGPT die wichtigen Informationen extrahiert, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, ohne sich in Details zu verlieren. Das erhöht die Effizienz und ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung.
3. Konzentration auf Kreativität und Strategie: Indem ChatGPT die Routineaufgaben der Informationsverarbeitung übernimmt, haben Sie mehr Zeit, sich auf kreative Aspekte Ihres Projekts zu konzentrieren oder strategische Überlegungen anzustellen.
4. Verbesserte Organisation: Die Zusammenfassungen von ChatGPT können als Referenzpunkt dienen, der die Organisation und den Zugriff auf relevante Informationen erleichtert, ohne dass Sie das gesamte Dokument erneut durchgehen müssen.

Diese Einschränkungen gibt es

Allerdings ist es wichtig zu betonen, dass ChatGPT, obwohl es eine hervorragende Unterstützung bietet, nicht perfekt ist. Es kann gelegentlich Schwierigkeiten haben, kontextbezogene Nuancen zu erfassen oder komplexe Informationen vollständig zu interpretieren. Dennoch kann es eine äußerst wertvolle Ergänzung für Ihren Arbeitsablauf sein.

Insgesamt revolutioniert ChatGPT die Art und Weise, wie wir mit Informationen umgehen. Es ermöglicht uns, effizienter zu arbeiten und das Potenzial unserer Zeit voll auszuschöpfen, indem es uns dabei hilft, das Wesentliche zu erfassen, ohne uns in der Flut von Daten zu verlieren.

Wenn Sie also Ihre Büroarbeit optimieren und produktiver gestalten möchten, könnte die Integration von ChatGPT zur Erstellung von Zusammenfassungen aus PDF-Dokumenten eine bemerkenswerte Lösung sein, die Ihre Arbeitsweise revolutioniert.

Beispiel: Zusammenfassung erstellen mit BING

In meinem Beispiel habe ich die KI von BING genutzt. Im Browser von Microsoft Edge gibt es den sogenannten „Copilot„, der mit ChatGPT vergleichbar ist. Auch hier können Sie ein Gespräch (Chat) mit der KI starten, oder Texte in verschiedenen Stile erstellen lassen. Die Möglichkeiten, die Sie hier haben, habe ich in diesem Blog-Artikel genauer vorgestellt: Effizienter arbeiten mit Hilfe von KI in Bing

Warum habe ich diesen Weg genutzt und nicht ChatGPT?

Ganz einfach: Wenn ich von meinem Laufwerk ein PDF-Dokument aufrufe, ist es so eingestellt, dass die Datei im Browser dargestellt wird und darum öffnet sich sowieso bei mir immer Edge. Den Copilot zu nutzen ist dann für mich nur ein Klick entfernt. Außerdem kann die KI Informationen analysieren, die im Browser-Fenster daneben dargestellt werden. Ich muss also keine Texte kopieren oder eine Datei hochladen.

Im folgenden Video sehen Sie, welchen Prompt ich eingegeben habe, als Befehl für die Aufgabe, die die KI für mich erledigen soll und was das Ergebnis war.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit der KI gemacht? Lassen Sie regelmäßig eine Zusammenfassung von Texte durch ChatGPT erstellen? Ihre Beispiele aus der Praxis beschreiben Sie gerne im Kommentar.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.