Projekte managen mit Outlook

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Ein Projekt mit Outlook managen? Ja, das geht, solange es sich um ein relativ kleines Projekt handelt. Welche Einstellungen und Funktionen dafür notwendig sind, erkläre ich in diesem Artikel.

In 5 Schritten zum Projektmanagement mit Outlook

Worum geht’s?

Wenn Sie ein relativ kleines Projekt bearbeiten, ist es gar nicht notwendig ein professionelles Projektmanagement-Tool, wie MS-Project zu nutzen. Aus meiner Sicht nimmt die Erfassung der Stammdaten zu viel Zeit in Anspruch im Verhältnis zum Projektumfang. Außerdem sind die Lizenzen für MS-Project nicht ganz günstig, sodass viele Unternehmen diese Software entweder gar nicht, oder nur sehr begrenzt einsetzen.

Alternativ können Sie auch das Open-Source-Tool ProjectLibre nutzen, das ich bereits vorgestellt habe (Videos ansehen).

Warum keine Excel-Liste?

Bei meinen Kunden sehe ich ganz häufig Excel-Liste zu den jeweiligen Projekten. Einerseits hat so eine Liste den Vorteil, dass alle sehen, was wer bis wann erledigen soll. Andererseits muss dann jedes Projektmitglied seine Aufgaben individuell einplanen. Da das häufig nicht geschieht, rennt man als Projektleiter den Kollegen hinterher, weil viele Aufgabenpakete überfällig sind.

Als Projektmitglied, das an mehreren Projekten beteiligt ist, ergibt sich noch die Herausforderung den Überblick zu behalten. Man muss mehrere Excel-Listen im Blick behalten…

Und was ist mit einem Kanban-Board?

Auch ein Kanban-Board eignet sich gut für kleine Projekte. Hier kann auch an Dateien diskutiert werden und ein einfacher und schneller Austausch untereinander ist möglich. Aber auch hier ergibt sich bei mehreren Projekten das gleiche Problem, wie bei Excel-Listen: Als Projektmitarbeiter muss ich mehrere Boards im Blick behalten.

Sie möchten ein Kanban-Board ausprobieren? Dann sehen Sie sich meine Videos zu Trello an.

Außerdem ist es nicht einfach, die verschiedenen Projektaufgaben mit den weiteren eigenen Aufgaben zusammen zu planen.

Für die eigene Planung ist Outlook ideal. Damit Sie auch kleine Projekte darüber abbilden können, sind folgende 5 Schritte notwendig:

Schritt 1: Kategorie anlegen

Legen Sie in Outlook eine neue Kategorie für Ihr Projekt an. Diese Kategorie können Sie dann für alle projektbezogenen Mails, Aufgaben und Termine nutzen. Denken Sie bitte daran, konsequent alle empfangenen und gesendeten Mails mit dieser Kategorie zu versehen.

Tipp: Richten Sie einen QuickStep für eine Team-Mail ein, sodass sowohl alle Projektmitglieder im An-Feld stehen, als auch die Kategorie eingefügt ist.

Schritt 2: Suchordner einrichten

Sie können einen Unterordner unter Ihrem Mail-Postfach für das Projekt anlegen. Dann verschieben Sie alle projektbezogenen Mails dort selbst hinein. Einfacher und schneller geht es aber über einen Suchordner, der Ihnen automatisch alle kategorisierten Mails zusammenstellt. So wird Outlook zu einem hilfreichen Assistenten 😉

Um projektbezogene Termine im Kalender zu finden, geben Sie die Kategorie im Suchfeld im Kalender ein. Dies lässt sich zwar nicht dauerhaft einrichten, wie beim Suchordner für die Mails, aber über die Schaltfläche „Zuletzt verwendete Suchvorgänge“ kommen Sie schnell wieder an die Ergebnisse dran.

Ihre Aufgabenliste können Sie nach den Kategorien gruppiert anzeigen lassen. So stehen alle Aufgaben, die zu einem Projekt gehören, untereinander. Zusätzlich werden in der Aufgabenleiste die Kategoriefarben bei jeder Aufgabe angezeigt.

Schritt 3: Aufgaben delegieren

Als Projektleiter weisen Sie einfach die zu erledigenden Aufgabenpakete Ihren Projektmitgliedern über Outlook zu. Dies hat den Vorteil, dass Sie selbst eine Kopie der delegierten Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste haben, sodass Sie fällige Aufgaben schnell nachhaken können. Ist eine Aufgabe erledigt, erhalten Sie automatisch eine entsprechende Information.

Schritt 4: Datei-Verknüpfungen erstellen

Kennen Sie die Verknüpfungen in Outlook? Hier können Sie Datei-Ordner und auch einzelne Dateien hinzufügen. So haben Sie aus Outlook heraus immer den schnellen Zugriff auf die Dateien im Projekt-Ordner.

Sie kennen die hier genannten Funktionen in Outlook nicht? Dann empfehle ich Ihnen mein Outlook-Handbuch, in dem ich diese und weitere Funktionen Schritt-für-Schritt erkläre. E-Book jetzt kaufen (klick).

Schritt 5: OneNote für die Projektorganisation nutzen

Dokumentation, Protokolle, Ideensammlung, Diskussion und Aufgabenverteilung – all das benötigen Sie für Ihr Projekt. Natürlich möchten Sie alles an einem Ort haben und alle Projektmitglieder sollen nicht nur den Zugriff darauf haben, sondern automatisch über Aktualisierungen informiert werden.

Hört sich kompliziert an, ist aber ganz einfach mit OneNote. Wie Sie Ihr Projekt mit Hilfe von OneNote managen und welche tollen Möglichkeiten es gibt, weil OneNote und Outlook sehr gut zusammenarbeiten, erkläre ich Ihnen in diesem Video: https://youtu.be/KxKBR1ycdjo

Fazit

Ja, man kann mit Outlook ein Projekt managen – solange es sich um ein kleines Projekt handelt. Der große Vorteil: Sie nutzen ein bekanntes und vorhandenes Tool. Daher sind Sie schnell startbereit und können sich auf die Inhalte konzentrieren.

Was ist Ihre Strategie beim Umgang mit den Urlaubsmails?

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Sommer 🍧 – Sonne 🌞 – Urlaub ✈️- E-Mail-Frust 📨📨📨

Alle freuen sich auf den Sommerurlaub. Zeit mit der Familie, andere Länder kennenlernen, entspannen oder Aktiv-Urlaub. Jeder möchte den Arbeitsalltag vergessen und auf neue Gedanken kommen.

Aber gelingt das auch?

Während Sie Urlaub machen läuft Ihr E-Mail-Postfach voll. Wenn Sie dann ins Büro zurückkehren warten 500 oder mehr Mails auf Sie, die Sie lesen und bearbeiten müssen. Da ist die Erholung schnell vorbei.

Um dies zu vermeiden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Mich hat interessiert, was in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Folgende Antworten standen zur Auswahl:

  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails nicht weitergeleitet werden
  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails an meinen Vertreter weitergeleitet werden
  • Mein Vertreter ist für meinen Posteingang freigeschaltet und kann jederzeit meine Mails lesen und bearbeiten
  • Wir arbeiten nur noch mit Funktionspostfächern, daher ist die Bearbeitung der Mails immer gewährleistet
  • Ich lese und bearbeite meine Mails auch im Urlaub
  • sonstiges

Der Datenschutz spielt eine Rolle

Als ich die Abonnenten meines Newsletters zur Umfrage eingeladen habe, habe ich viele Abwesenheitsmitteilungen erhalten.

Oft stand dort, dass aus Datenschutzgründen die Mails nicht weitergeleitet werden. Dies stimmt auch mit dem Ergebnis der Umfrage überein.

Ergebnisse der Umfrage

Aber ist das auch die beste Strategie?

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung schalten, dann sammeln sich die Mails während Ihres Urlaubs an. Sie benötigen dann wahrscheinlich 2 Tage, um alles zu bearbeiten. Vielleicht hat der Absender sich auch an Ihren Vertreter gewandt, der dann wiederum Sie in seiner Antwort in Kopie gesetzt hat. D.h. Sie haben nicht nur die eigentlichen 500 Mails durchzuarbeiten, sondern auch noch die 100-200 Antworten darauf.

Das gleiche Problem gibt es bei einer Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung an den Vertreter. Ihr Vertreter erhält dadurch nicht nur seine eigenen 50-100 Mails pro Tag, sondern auch noch Ihre dazu, fühlt sich aufgefordert alle zu beantworten und das potenziert das Mailaufkommen zusätzlich.

Beide Varianten verschlimmern das Problem eigentlich noch.

Anders ist es, wenn der Vertreter für Ihr Postfach freigeschaltet ist. In diesem Fall, kann er 1-2 Mal am Tag Ihre Mails durchgehen und nur auf die wichtigen und dringenden Anliegen antworten. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Ihr Vertreter Ihren Posteingang vor sortiert, sodass Sie nach dem Urlaub sehr schnell erkennen können, um welche Mails Sie sich als erstes kümmern müssen.

Wie Sie sich ein effizientes System aufbauen und welche Einstellungen in Outlook dafür notwendig sind, zeige ich in diesem Webinar: https://chefentlastung.edudip.com/w/368004

Das Gute daran: Nicht nur in der Urlaubszeit, sondern auch bei Abwesenheit durch Krankheit, sind Sie gut vorbereitet.

Das gilt auch bei der Nutzung von Funktionspostfächern. Hier gehen alle Mails an eine allgemeine Abteilungs-Mail-Adresse und können von dort aus von allen Kollegen gelesen und bearbeitet werden. So spielt es genau genommen keine Rolle mehr, wer im Urlaub ist oder krank. Die Bearbeitung von Mails ist immer gewährleistet.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Sowohl bei der Weiterleitung der Mails, als auch bei der Freischaltung des Posteingangs oder auch bei den Funktionspostfächern stellt sich diese Frage. Sie ist aus meiner Sicht ganz einfach zu beantworten: Private Mails dürfen sowieso nicht über die berufliche Mail-Adresse geschrieben werden. In den meisten Unternehmen gibt es dazu eine entsprechende Richtlinie oder Arbeitsanweisung, die die Mitarbeiter unterschreiben müssen. Daher gibt es nichts, was geschützt werden muss.

Sie erhalten vertrauliche Mails?

Für Bewerbungen sollten Sie ein entsprechendes Funktionspostfach einrichten. Wenn Sie in einem vertraulichen Projekt mitarbeiten, sollte dieses Projekt ein Funktionspostfach erhalten. So können Sie vermeiden, dass vertrauliche Mails in Ihrem persönlichen Postfach landen.

Einige haben bei der Umfrage geantwortet, dass sie Mails im Urlaub lesen. Das trägt natürlich nicht zur Erholung bei. Viele meiner Trainingsteilnehmer sagen mir aber, dass sie am Tag vor dem ersten Bürotag die Mails von zu Hause aus lesen, damit sie sich in Ruhe einen Überblick verschaffen können und wissen, was sie am ersten Tag erwartet. Da es sich dabei häufig um einen Sonntag handelt, vermute ich, dass diese Zeit nicht als Arbeitszeit gebucht wird. Und das ist Schade.

Besser wäre es, nach dem Urlaub 1-2 Tage zwar im Büro zu sein, aber so zu tun, als ob man nicht da wäre. Also: Bürotür zu, Telefon umstellen, keine Besprechungen und neue Mails nicht sofort beantworten. So haben Sie genug Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen.

Ihre Fragen zu Outlook – meine Antworten

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In meinen Seminaren und Online-Trainings stellen mir die Teilnehmer häufig sehr ähnliche Fragen.

Ein paar davon habe ich nun herausgepickt und beantworte sie in diesem Video.

Es geht dabei um

  • Wie Sie die Mailbenachrichtigung in Outlook ausstellen
  • Wie Sie die Kalenderwochen-Nummern anzeigen lassen
  • Wie Sie mit Hilfe von Regeln Mails automatisch in Unterordner verschieben können
  • Wie Sie nicht mehr im Kopf behalten müssen, von welchem Kollegen Sie noch auf eine Antwort bzw. Information warten
  • Wo Sie die Chef-Sekretärin-Funktion finden.
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Wie machen Sie für sich deutlich, dass Sie eine E-Mail im Posteingang noch bearbeiten müssen?

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Dies war meine Frage an Sie im Juni 2022.

Zur Auswahl standen folgende Antworten (es konnten mehrere angeklickt werden):

  • Ich markiere sie wieder als ungelesen.
  • Ich mache ein Fähnchen dran.
  • Ich mache daraus in Outlook eine Aufgabe.
  • Ich notiere es mir auf einen Zettel.
  • Ich lasse die Mail im Posteingang stehen.
  • Ich verschiebe sie in einen Unterordner (To-Do oder „noch bearbeiten“).
  • Ich drucke die Mail aus.
  • Ich trage sie mir in den Kalender ein.
  • Sonstiges

Hier das Ergebnis:

Auswertung Juni-Umfrage

Es wird zu wenig geplant

Auffällig ist, dass am häufigsten angegeben wurde, dass die Mail einfach im Posteingang stehen bleibt, bzw. dass sie wieder als ungelesen markiert wird.

In beiden Fällen werden die Mails nicht eingeplant, d.h. es bleibt unklar, wie lange die Bearbeitung dauern wird, was überhaupt zu tun ist und bis wann es fertig sein muss. Stattdessen werden die Mails sozusagen auf einen Stapel gelegt und die Person pickt sich dann heraus, was sie gerade bearbeiten möchte.

Das bedeutet aber auch, dass jeder, der so vorgeht, jeden Tag wieder diese Mails öffnen und lesen muss, um zu entscheiden, ob er sie heute bearbeitet. Falls nicht, wird sie wieder geschlossen und ggf. auf „ungelesen“ gesetzt. Das kostet jeden Tag unnötig Zeit.

Außerdem besteht die Gefahr, dass eine Frist verpasst wird bzw. nicht rechtzeitig begonnen wird, was beides zu Überstunden und Stress führt.

An dritter Stelle stehen die Fähnchen.

Diese Nachfassenfähnchen sind natürlich einfach an eine Mail anzubringen. Aber wenn dort nur ein Fähnchen ohne Termin angebracht wurde, gilt das gleiche, wie oben. Es wird nicht geplant.

Nur wer beim Fähnchen einen Termin setzt (rechte Maustaste auf das Fähnchensymbol an der Mail), plant die Bearbeitung ein und diese Mail wird in der Aufgabenleiste angezeigt.

Weg von der Zettelwirtschaft

Positiv ist, dass nur noch selten die Mail ausgedruckt oder auf einem Zettel notiert wird.

Dies ist eine gute Entwicklung, die noch weiter vorangetrieben werden kann. Denn eine Information bzw. Aufgabe, die digital vorliegt, sollte digital eingeplant werden. So gibt es keinen Medienbruch und Sie sparen Ressourcen.

3 Funktionen im Zusammenspiel

Sie fragen sich vielleicht, welche Methode die Beste ist. Die diplomatische Antwort lautet: Die, die am besten zu Ihnen passt.

Denn das Ziel ist ja, dass Sie Ihre Arbeit gut schaffen. Wie Sie das machen ist letztendlich egal.

Ich selbst nutze 3 Funktionen in Outlook:

  • In den meisten Fällen wandele ich eine E-Mail in eine Outlook-Aufgabe um. Die Aufgabenliste ist meine favorisierte Möglichkeit, mich selbst zu organisieren.
  • Manchmal wandele ich eine E-Mail in einen Kalendereintrag in Outlook um. Das passiert immer dann, wenn ich mir die Zeit reservieren will.
  • Die Nachfassenfähnchen setze an gesendete Mails, bei denen ich jemanden um eine Antwort oder Bearbeitung gebeten habe. Als Datum wähle ich den Tag, an dem ich spätestens nachhaken möchte, falls ich die Information noch nicht erhalten habe. So verliere ich das nicht aus den Augen.

Sie kennen die Aufgabenleiste noch nicht, bzw. wissen nicht, wie Sie die Liste Ihrer Aufgaben rechts vom Posteingang sichtbar machen können?

Dann sehen Sie sich dieses Video von mir an: https://youtu.be/JwH2_qCFep0

Warum ich die Aufgaben in Outlook liebe

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Mit welchem Tool kann ich delegierte Aufgaben und meine eigenen Aufgaben im Blick behalten?

Diese Frage stellen mir Abteilungsleiter und Projektleiter immer wieder.

Meine Antwort darauf lautet: Sie benötigen kein weiteres Tool. Nutzen Sie einfach Outlook.

Outlook ist das Tool, bei dem alles zusammenläuft: Mails, Termine und ToDo’s. Daher kann ich hier ein ganzheitliches System schaffen.

Sie erhalten eine Aufgabe per Mail

Sie erhalten wahrscheinlich täglich Mails, in denen entweder offensichtlich, oder ein bisschen versteckt, eine Aufgabe an Sie delegiert wird.

Solche Arbeitsaufträge lauten z.B. „Bitte kümmern Sie sich darum.“ oder „Bitte prüfen Sie…“ Direkter sind Formulierungen, wie „Bitte erstellen Sie eine Auswertung zu…“ oder „Bitte recherchieren Sie zu folgendem Thema…“.

Diese Mails sollten Sie sofort in eine Aufgabe umwandeln, damit Sie einplanen können, wann Sie dieses Thema bearbeiten werden. So rutscht Ihnen nichts durch und Sie verpassen keine Fristen.

Sie erhalten eine Mail mit einer Frage

Ein Vorgesetzter oder Mitarbeiter fragt Sie etwas. Sie können aber nicht sofort darauf antworten, da Sie selbst erstmal Informationen sammeln müssen.

Auch diese Mail sollten Sie sofort in eine Aufgabe umwandeln, damit Sie Zeit für die Recherche einplanen können.

Sie erhalten eine Mail zu einem interessanten Thema

Entweder schickt Ihnen ein Kollege ein umfangreiches Dokument zu, dass Sie lesen sollen, oder Sie denken sich bei einer Mail „das ist ja interessant!“.

In beiden Fällen sollten Sie diese Mail sofort in eine Aufgabe umwandeln, um Zeit zum Lesen einzuplanen.

Bedenken Sie: Wenn Sie bisher diese Mails einfach wieder als „ungelesen“ markiert haben und dachten „das lese ich, wenn ich mal Zeit habe“, dann haben Sie sich selbst etwas vorgemacht. Denn sind wir doch mal ehrlich: Wann haben Sie das letzte Mal am Schreibtisch gesessen und nichts zu tun gehabt? Sie haben nicht „mal Zeit“. Auch Zeit zum Lesen müssen Sie einplanen, sonst werden Sie es nie machen.

Ein Termin muss vorbereitet werden

Es ist doch alles klar? Trotzdem können Sie in stressigen Situationen etwas vergessen.

Besser ist es, eine Checkliste zu haben. Diese können Sie in das Textfeld einer Aufgabe notieren, denn es gibt häufig eine ganze Menge zu tun:

  • Besprechungsraum buchen
  • Einladungen versenden
  • Daten und Informationen zusammentragen
  • Kollegen nach dem aktuellen Stand der Dinge fragen
  • Eine Präsentation in PowerPoint erstellen
  • ggf. alte Protokolle durchgehen
  • ggf. ein Handout erstellen

Ein Termin muss nachbereitet werden

Genau genommen muss jeder Termin, jedes Meeting von Ihnen nachbereitet werden.

Entweder wurden konkrete Aufgaben an Sie delegiert, oder Sie haben interessante Informationen erhalten, die Sie an Ihre Kollegen weitergeben möchten.

Vielleicht kommen Sie aus der Besprechung auch mit weiteren Fragen heraus, die Sie noch klären möchten.

Um nichts zu vergessen, planen Sie dies mit einer Aufgabe in Outlook ein.

Aufgaben aus einem Besprechungsprotokoll

Wahrscheinlich gibt es zu der Besprechung ein Protokoll. Ich empfehle Ihnen dafür OneNote zu nutzen. Denn so können Sie direkt aus dem Protokoll Aufgaben an die Kollegen delegieren. Wie das funktioniert erkläre ich in diesem Online-Training: Protokolle mit OneNote und Outlook zeitsparend und nachhaltig erstellen

Ein Gespräch unter Kollegen

Dieser Punkt wird häufig unterschätzt. In der Teeküche, am Kopierer, an der Kaffeemaschine, beim Mittagessen oder im Fahrstuhl – überall treffen Sie Kollegen, mit denen Sie sich kurz unterhalten. Meine Erfahrung ist: Aus Small Talk wird schnell Geschäftliches. Sie kommen also entweder mit einer Aufgabe oder einer Idee an Ihren Schreibtisch zurück. Dann sollten Sie sofort eine Aufgabe dazu erstellen, damit Sie nichts vergessen und Zeit dafür reservieren.

Das Gleiche gilt für Gespräche „zwischen Tür und Angel“ oder wenn der Chef in der Tür steht und „nur mal kurz“ Ihnen etwas mitteilt oder eine Aufgabe an Sie delegiert.

Eigene Ideen oder Aufgaben

Sie haben natürlich auch noch Ihr eigentliches Aufgabengebiet und bekommen nicht nur Aufgaben delegiert. Auch Ihr Tagesgeschäft sollten Sie mit Aufgaben planen, um auch hier wieder Checklisten nutzen zu können und um Fristen nicht zu verpassen. Auch wenn z.B. ein Quartalsabschluss ja regelmäßig stattfindet und klar ist, was Sie tun müssen, sollten Sie die Zeit dafür einplanen und rechtzeitig beginnen.

Was bei Serienaufgaben in Outlook zu beachten ist erfahren Sie hier (klick).

Aufgaben delegieren und im Blick behalten

Insbesondere als Führungskraft machen Sie nicht alles selbst, sondern delegieren Aufgaben an Ihre Mitarbeiter. Statt „zwischen Tür und Angel“ oder per weitergeleiteter Mail empfehle ich Ihnen die Aufgaben in Outlook dafür zu nutzen.

Ihr Vorteil: Sie erhalten eine Kopie der delegierten Aufgabe in Ihrer eigenen Aufgabenliste. So wissen Sie immer, von wem Sie noch wozu auf eine Antwort warten.

Wie Sie die Aufgabendelegation nutzen zeige ich Ihnen in diesem Video (klick).

Fazit

In der täglichen Arbeit ergeben sich viele Situationen, in denen Sie Aufgaben delegiert bekommen, Aufgaben delegieren oder sich selbst organisieren müssen. Wichtig ist, dass Sie alles schriftlich notieren (Pläne, die wir nur im Kopf machen, werden schnell über den Haufen geschmissen).

Um wirklich einen guten Überblick zu haben, sollten Sie alle Aufgaben an einem Ort sammeln. Haftnotizzettel, kleine Notizen, Excel-Listen und ungelesene Mails sind chaotisch und die Medienbrüche machen es komplizierter.

Prioritäten haben sich geändert? Ein Thema wurde verschoben? Kein Problem. Die Aufgaben in Outlook können Sie entsprechend verschieben. So bleiben Sie flexibel.

Durch die Aufgaben-Funktion wird Outlook zu Ihrer Kommandozentrale.

Welchen Fehler Sie bei einer Serienaufgabe nicht machen dürfen

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Wiederkehrende Aufgaben in Outlook speichern

Es gibt viel zu tun. Damit Sie nichts vergessen und Fristen nicht verstreichen, sollten Sie die Aufgaben in Outlook nutzen. Hier können Sie nicht nur die Mail, die Sie noch bearbeiten müssen, auf Wiedervorlage legen, sondern auch noch ein paar Notizen erfassen. Das hilft Ihnen, schneller ins Tun zu kommen, wenn die Aufgabe ein paar Tage später aufploppt. Sie müssen nicht erst wieder überlegen, um was es sich handelt und was Sie tun wollten.

Aber es gibt ja nicht nur Projektaufgabe und spontane Aufgaben, die Sie erhalten. Da ist ja auch noch das Tagesgeschäft.

Ich bin mir sicher, dass Sie einige regelmäßige Aufgaben haben. Dies können z.B. sein:

  • Büromaterial bestellen
  • Zeitkonten abgleichen
  • Quartalsbericht erstellen
  • Monatsabschluss
  • Kassenbuch
  • Webseite prüfen und ggf. aktualisieren
  • Aushänge aktualisieren

Wenn Sie eine Serienaufgabe in Outlook erfassen, werden Sie schnell feststellen, dass das Fenster das Gleiche ist, wie bei Serienterminen. Nach dem Speichern gibt es aber einen großen Unterschied: Ein Serientermin steht entsprechend häufig in Ihrem Kalender, eine Serienaufgabe erscheint in der Aufgabenliste aber nur 1x.

Ist das sinnvoll?

Ja. Es ist richtig, dass Serientermine im Kalender stehen, denn diese Zeit sollte nicht anders verplant werden. Es ist aber auch richtig, dass Serienaufgaben nur einmal in der Aufgabenliste erscheinen. Wenn Sie Ihre Serienaufgabe ohne Enddatum eingegeben haben, würden sonst unendlich viele Aufgaben in Ihrem Outlook stehen. Das würde das System nur unnötig belasten. Außerdem gefällt mir persönlich der Gedanke, dass man eine Aufgabe nach der anderen erledigt.

Diesen Fehler dürfen Sie bei einer Serienaufgabe nicht machen

Sie fragen sich vielleicht, wie eine Aufgabe, die nur einmal in der Liste erscheint, eine wiederholende Aufgabe sein kann.

Wenn Sie Ihre Serienaufgabe für heute erledigt haben, dann müssen Sie auf die Schaltfläche „Als erledigt markieren“ klicken. Erst dann generiert Ihnen Outlook die neue Aufgabe entsprechend dem Wiederholungsmuster, wie Sie es eingestellt haben.

Sie dürfen also die erledigte Aufgabe nicht löschen. Denn dann würde sie nie wieder erscheinen.

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Wie Sie in Outlook Mails, Aufgaben und Termine im Blick behalten

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Was steht heute an?

Welche Besprechungstermine habe ich heute? Was steht alles auf meiner To-Do-Liste? Welche Mails sind neu in meinem Postfach eingegangen? Dies alles interessiert mich jeden Tag. Ich möchte permanent alles im Blick behalten.

Das ist in Outlook möglich, ohne, dass ich die Ansicht immer wieder wechseln muss. Dafür musste ich eine Einstellung vornehmen. Welche zwei Haken Sie wo setzen sollten, um auch den Überblick zu behalten, erkläre ich in diesem Video:

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Alles wird immer schneller – Was Sie dagegen tun können

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Alles wird immer schneller

In meinem letzten Beitrag habe ich gezeigt, in welchen Situationen uns Outlook dabei hilft, schneller und effizienter zu arbeiten. Sicherlich stimmen Sie mir zu, dass es jetzt viel einfacher und schneller geht, eine Auftragsbestätigung an den Kunden per Mail zuschicken, statt es wie früher per Post zu tun. Aber vielleicht gibt es auch Situationen, in denen Sie sich die gute alte Zeit zurückwünschen.

Wenn Sie an einem Tag rund 100 Mails bekommen und gar nicht mehr wissen, wie Sie diese Mail-Flut bewältigen sollen.

Wenn dann auch noch jeder erwartet, dass Sie seine Mail sofort lesen, bearbeiten und beantworten. Und sollte das nicht der Fall sein, erhalten Sie entweder gleich wieder eine Mail, oder einen Anruf „Hast du meine Mail gelesen?“.

Oder wenn Sie mal wieder erst eine halbe Stunde vor Beginn zu einer Besprechung eingeladen wurden.

Mir berichten die Teilnehmer meiner Seminare häufiger, dass der Stress immer mehr durch solche Dinge zunimmt.

So können Sie auch wieder entschleunigen

Was können Sie dagegen tun? Wie können Sie für sich das Tempo etwas reduzieren? Wie schaffen Sie es, sich nicht mehr von den Mails durch den Tag hetzen zu lassen?

Wenn Sie zu viele Mails erhalten, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Anzahl auch nachhaltig zu reduzieren.

So können Sie sich von unnötigen Newslettern abmelden oder auch von Verteilern löschen lassen. Wenn Sie eine Mail verschicken, überlegen Sie genau, wie viele Kollegen Sie in „Cc“ setzen. Im Zweifel antwortet Ihnen jeder… Es ist oft auch besser, zu telefonieren, bzw. direkt miteinander zu sprechen. So klären Sie Ihre Punkte direkt und schicken sich nicht gegenseitig zig Mails hin und her.

Außerdem sollten Sie unbedingt die Mailbenachrichtigung ausschalten. So werden Sie nicht immer wieder in Ihrer Arbeit unterbrochen.

Wenn bei Ihnen die Kollegen erwarten, dass Sie jede Mail sofort lesen und beantworten, dann muss eine neue Regelung gefunden werden.

Erst einmal möchte ich eine Sache klarstellen: Sie sitzen ja nicht den ganzen Tag am Schreibtisch, langweilen sich und freuen sich, wenn Sie endlich eine Mail bekommen, die Sie bearbeiten dürfen.

Das glaubt aber offensichtlich der Kollege, der Ihnen eine Mail schickt und 3 min. später anruft und sich beschwert, dass er noch keine Antwort von Ihnen erhalten hat.

Es gehört in Ihrem Unternehmen zur Unternehmenskultur, dass man sofort auf eine Mail antwortet? Dann sind wir doch auch da einmal ehrlich: Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst davon. Alle haben das gleiche Problem.

Also können Sie es doch einfach ändern und es sofort anders machen.

Wenn Sie zu kurzfristig zu Besprechungen eingeladen werden, dann finden Sie einen neuen Weg.

Bei den zu kurzfristigen Besprechungen ist es im Grund das Gleiche, wie mit den Mails. Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst. Entweder, Sie vereinbaren im Team eine Regelung, dass z.B. mindestens 48 Stunden vor der Besprechung dazu eingeladen werden muss, oder Sie gehen nicht zu der Besprechung, sondern lesen nur das Protokoll.

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Warum Sie mit Outlook Zeit sparen

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Früher vs. Heute

Wann haben Sie damit begonnen, mit Outlook zu arbeiten? Bei mir war es 2001, allerdings habe ich 3 Jahre vorher bereits mit einem anderen Mailprogramm gearbeitet.

Können Sie sich noch daran erinnern, wie es früher war? Oft denken wir ja „Früher war alles besser.“ Das stimmt häufig nicht, aber für Outlook ganz sicher nicht.

In diesem Artikel bzw. Video nehme ich Sie auf eine kleine Zeitreise mit.

Diese Dinge gehen mit Outlook schneller

Ich habe eine Liste erstellt mit den Aufgaben bzw. Tätigkeiten, die wir früher ganz anders gemacht haben. Folgende Punkte sind mir dabei eingefallen:

  • Infos an mehrere Personen verteilen. Wer kann sich noch daran erinnern, wie wir früher Ausdrucke oder Kopie eingetütet haben, um sie mit der internen Hauspost an Kollegen zu verteilen? Heute schreiben wir eine E-Mail und nehmen die Kollegen in „Cc“. Die Informationen kommen viel schneller an.
  • Dokumente an Externe versenden. Früher haben wir Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen etc. per Post verschickt. Es hat mehrere Tage gedauert, bis das Dokument beim Kunden an kam. Heute versenden wir das Dokument als PDF per Mail und weniger Sekunden später ist es bei der richtigen Person angekommen.
  • Posteingang bearbeiten. Früher wurde sämtliche Eingangspost dem Chef vorgelegt, der hat sich alles angesehen, Hinweistexte dazu geschrieben und den Namen des Kollegen, der dies bearbeiten soll. Erst dann bekam der Kollege diese Post. Und wenn der Chef häufig in Besprechungen war, dann hat das echt gedauert, bis die Post verteilt war. Auch beim Chef wurde viel Zeit mit der Postbearbeitung gebunden.
  • Besprechungstermin finden. Früher haben wir die Kollegen angerufen und gefragt, ob dieser oder jener Termin passt. Das konnte ganz schön nervig werden und schnell ging es nicht. Heute nutzen wir in Outlook bei der Einladung zum Termin die Planungsansicht und können ganz leicht feststellen, welcher Zeitraum passt. Idealerweise ist darüber auch der Besprechungsraum buchbar und die Küche bekommt die Info, wann wieviel Kaffee in welchem Raum benötigt werden.
  • Mehrere Kalender im Blick behalten. Die Sekretärin muss 3 Kalender verwalten? Heute kein Problem mehr mit Outlook, da man sie sich nebeneinander oder überlagernd anzeigen lassen kann. Früher lagen alle Kalender auf dem Tisch und sie musste hin- und herblättern.
  • Handakten führen. Drucken – lochen – abheften. Der Büro-3-Kampf. Die Schränke voll mit Akten. Und wer erinnert sich noch an Tageskopien? Heute: Unterordner strukturieren – Mails ablegen – fertig.
  • Bewerber einladen. Kurzfristig einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen? Das ging früher nicht (s.o. „Ausgangspost“)
  • Bewerbungen intern weiterleiten. Früher wurden die Bewerbungsmappen geeigneter Bewerber an den Abteilungsleiter mit der internen Hauspost weitergeleitet. Wenn der sich gegen den Bewerber entschieden hat, kam die Mappe erstmal an die Personalabteilung zurück und wurde dann noch an einen weiteren Abteilungsleiter geschickt, der eventuell auch Interesse haben könnte. Die Personalabteilung hatte zu Recht einen Zwischenbescheid an den Bewerber geschickt, mit dem Hinweis, dass es einige Zeit dauern wird, die Bewerbung zu prüfen.
  • To-Do-Liste schreiben. Früher habe ich auf einen Zettel geschrieben, was alles zu tun ist. Jeden Tag ein Zettel und unerledigte Aufgaben wurden auf den Zettel für den nächsten Tag übertragen. Heute nutze ich die Aufgaben in Outlook dafür.
  • Wiedervorlage pflegen. Die Wiedervorlage bestand früher aus mehreren Hängemappen im Schrank. Eine für jeden Tag und jeden Monat. Am Anfang eines Monats wurden dann die Zettel aus der Monats-Mappe auf die jeweiligen Tagesmappen verteilt. Heute sind die Aufgaben in Outlook To-Do-Liste und Wiedervorlage in einem.
  • Visitenkarten verwalten. Früher haben viele Menschen Visitenkartenmappen genutzt. Leider lassen sich die Karten dort nicht gut alphabetisch sortieren. Besser geeignet waren Karteikartenboxen. Aber dann hatte man auch nur die Karte und konnte keine weiteren Informationen zu der Kontaktperson notieren. Ganz anders ist das mit den Kontakten in Outlook. Hier kann ich Besprechungsnotizen und Links zu Dateien hinzufügen. Und über die Kategorien kann z.B. eine Klassifizierung der Kunden vorgenommen werden. Außerdem haben bei freigegebenen Kontakten alle Kollegen Zugriff auf die selben Daten.
  • Kalenderwochen benennen. „Lieferdatum: KW 46“ Wann ist das genau? Auch ich hatte früher einen 3-Monats-Kalender und einen Jahreskalender an der Wand hängen, um dort die Kalenderwochen ablesen zu können. Jetzt sehe ich das in meinem Outlook-Kalender.

Wenn Ihnen noch weitere Beispiele einfallen, dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Ich gebe zu, dieses höhere Tempo hat auch Nachteile. Wenn z.B. ein Kollege 3 min. nachdem er eine Mail geschickt hat bereits eine Antwort erwartet (früher hätte er 3 Tage warten müssen!). Oder wenn eine halbe Stunde vorher erst zu einer Besprechung eingeladen wird. Aber das ist ein anderes Video… 😉

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Was ist der Unterschied zwischen einem Termin, einer Besprechung und einem Ereignis?

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Die verschiedenen Termin-Typen im Outlook-Kalender

In Ihren Outlook-Kalender können Sie ganz verschiedene Termine eintragen. Dabei gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten und Stellschrauben. Wer nicht so häufig mit dem Kalender arbeitet, der ist schnell verwirrt. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen Überblick.

Der Termin

Im Prinzip beginnen Sie immer mit einem Termin. Erst dann verändern Sie die Einstellungen. Für einen Termin klicken Sie einfach doppelt in die entsprechende Stelle in Ihrem Kalender. Dann tragen Sie den Betreff und ggf. den Ort ein und verändern ggf. die Dauer des Termins. Speichern. Fertig.

Der private Termin

Wenn Sie Ihren Kalender für eine andere Person freigeschaltet haben (z.B. Ihrem Vertreter oder der Sekretärin), dann kann diese Person nicht nur erkennen, dass Sie einen Termin haben, sondern auch welchen (also den Betreff lesen). Wenn Sie dies für private Termine nicht möchten (z.B. Arzttermin, Geburtstagsfeier Ihrer Oma), dann klicken Sie im Termin oben rechts auf das Schloss. Nun bekommt die andere Person als Betreff „Privat“ angezeigt.

Der Serientermin

Für einen Serientermin starten Sie, wie beim Termin. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Serientyp“ und nehmen dort die Einstellungen vor, wie z.B. wöchentlich oder alle 2 Wochen, monatlich, an einem bestimmten Wochentag oder immer der erste Dienstag im Monat.

Die Besprechung

Zu einer Besprechung laden Sie weitere Personen ein. Diese können Externe oder interne Kollegen sein. Um aus einem Termin eine Besprechung zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmer einladen“. Dann erhalten Sie ein „An“-Feld, in das Sie die Mailadressen eintragen, bzw. die Kollegen aus dem Adressbuch auswählen. Um zu sehen, ob die Kollegen überhaupt zu dem Zeitpunkt Zeit haben, nutzen Sie den „Terminplanungs-Assistent“, eine weitere Schaltfläche, die Ihnen bei einer Besprechung angezeigt wird.

Die Serienbesprechung

Für eine Serienbesprechung machen Sie zuerst aus dem Termin eine Besprechung und verwenden dann die Schaltfläche „Serientyp“, um dort die Einstellungen vorzunehmen.

Das ganztägige Ereignis, angezeigt als frei

Für ein ganztägiges Ereignis setzen Sie beim Termin den Haken vor „Ganztägiges Ereignis“. Dieses wird standardmäßig als „frei“ angezeigt. In Ihrem Kalender wird dieser Eintrag ganz oben direkt unter dem Datum angezeigt.

Das ganztägige Ereignis, als außer Haus angezeigt

Sie können bei einem ganztägigen Ereignis bei „Anzeigen als:“ die Einstellung von „frei“ auf „außer Haus“ ändern. In Ihrem Kalender sind nun diese Tage lila hinterlegt.

Wann Sie welchen Termin-Typ nutzen

Sie sehen, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten. Damit es deutlicher wird, wann Sie welchen Termin-Typ benutzen, gebe ich Ihnen jetzt ein paar Beispiele:

  • Termin: Wenn Sie sich Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe im Kalender blocken möchten. Beispiel: Die Erstellung der Monats-Statistik dauert 2 Stunden.
  • Serientermin: Wenn Sie sich Zeit für eine Aufgabe blocken möchten, die regelmäßig erledigt werden soll. Beispiel: Am Ende jeden Monats machen Sie das Kassenbuch.
  • Besprechung: Sie möchten sich mit verschiedenen Kollegen zu einem aktuellen Thema treffen und dies besprechen. Beispiel: Es kommt im Moment zu Lieferengpässen. Kollegen aus den Abteilungen Einkauf, Konstruktion, Produktion und Vertrieb treffen sich, um Lösungen zu erarbeiten.
  • Serienbesprechung: Sie treffen sich regelmäßig in einem festen Kollegenkreis. Beispiele: monatliche Abteilungsrunde, 14-tägiges Projektmeeting.
  • Ereignis, frei: Ein Hinweis, der nicht Ihren Kalender beeinflusst. Beispiele: Geburtstage, Urlaub des Abteilungsleiters, Schulferien.
  • Ereignis, außer Haus: Sie sind einen oder mehrere Tage nicht im Büro. Beispiele: Dienstreise, Fortbildung, Ihr Urlaub.

Sie sehen an den Beispielen, dass Sie alle Termin-Typen in Ihrem Arbeitsalltag benötigen. Bitte pflegen Sie Ihren Kalender entsprechend. Nur so funktioniert die Suche nach einem freien Termin für eine Besprechung zuverlässig.

In diesem Video zeige ich Ihnen die Einstellungen und Unterschiede:

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