Zeitspar-Tipp: Fertige Texte in Mails einfügen

In meinem letzten Artikel habe ich gezeigt, wie Sie in Word mit Schnellbausteinen arbeiten können. Diese Funktion gibt es auch bei E-Mails in Outlook.

Ich stelle immer wieder fest, dass meine Trainingsteilnehmer alte E-Mails aufheben, um den Text daraus zu kopieren, weil sie eine ähnliche Mail noch einmal verschicken. Aber das geht viel einfacher und schneller mit Textbausteinen / Schnellbausteinen. So müssen Sie nicht mehr die alte Mail suchen, sondern haben die Texte sofort zur Verfügung und können sie ganz einfach in die aktuelle Mail einfügen.

Welche Beispiele gibt es für Schnellbausteine in E-Mails?

Schnellbausteine können den gesamten E-Mail-Text beinhalten, oder nur Teile davon. D.h. Sie können auch mehrere Textbausteine miteinander kombinieren. Der eingefügte Text kann in der Mail noch ergänzt oder verändert werden.

Mir fallen dazu folgende Beispiele ein:

  • Anfahrtsbeschreibung für Bewerber oder Seminarteilnehmer
  • Anmeldebestätigungen zu Seminaren
  • Bearbeitungsrückmeldung an Kunden
  • Telefonnotiz
  • monatlich wiederkehrende Berichte
  • monatlich wiederkehrende Informationen an Steuerberater

In welchen Situationen nutzen Sie Schnellbausteine für E-Mails bzw. wollen diese Möglichkeit zukünftig nutzen? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar mit Ihren Beispielen.

Wie Sie Schnellbausteine in den Katalog aufnehmen und sie später in Ihre Mails einfügen, erkläre ich in diesem Video:

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Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

Die tägliche E-Mail-Flut gemeinsam in den Griff bekommen

In diesem 5. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ geht es um einen effizienten Umgang mit den vielen Mails, die Ihren Chef täglich erreichen und wie Sie Ihn dabei unterstützen können.


Die tägliche E-Mail-Flut

Was bei Sachbearbeitern noch im Rahmen ist, ist bei Führungskräften häufig jenseits der Möglichkeiten noch bewältigt zu werden: Die tägliche E-Mail-Flut.

Die Ursache: Führungskräfte sind in viele Projekte und Themen auf Führungsebene eingebunden und werden dazu regelmäßig in Kenntnis gesetzt. Außerdem setzen die eigenen Mitarbeiter häufig ihren Chef in Kopie, damit er über einen Vorgang informiert ist.

Soweit die Idee.

Aber die Führungskräfte sind gar nicht mehr in der Lage, die ganzen Informationen zu lesen und darauf zu reagieren. Wer jeden Tag an 3-6 Besprechungen teilnimmt und über 100 E-Mails erhält, muss Kompromisse eingehen. Oder anders formuliert: Die Mails, in denen der Chef in Kopie steht, erhalten eine geringere Priorität.

Wer also glaubt, wenn er den Chef bei einer E-Mail in Kopie setzt, dann ist dieser informiert, der täuscht sich.

An = Aktion erforderlich, CC = irgendwann später lesen (oder gar nicht)

Sie bekommen das Problem nur in den Griff, wenn Sie klar trennen zwischen An und CC. CC-Mails werden aussortiert und entweder später gelesen, oder von Ihnen als Sekretärin bzw. Assistentin gelesen und bewertet (wenn wichtig, dann doch dem Chef zur Kenntnis geben).

Oder Sie machen es so, wie ich es bei einem Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebes erlebt habe. Er hat ganz klar kommuniziert, dass er Mails, in denen er in Kopie gesetzt wurde, ungelesen löscht. Er möchte gar nicht erst in Kopie gesetzt werden. Es hat einige Zeit gedauert, bis alle Mitarbeiter dies beherzigt haben, aber dann hat es funktioniert.

Welche Möglichkeiten Sie haben, die CC-Mails von den An-Mails zu trennen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

 

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Sie kennen die Funktionen „Regel“ und „Bedingte Formatierung“ in Outlook noch nicht?

Im folgenden Blog-Artikel habe ich die Regeln bereits erklärt: Outlook-Regeln einrichten

Wie Sie Mails im Posteingang mit der bedingten Formatierung anders einfärben und weitere Tipps zu Outlook finden Sie in meinem Handbuch: Outlook-Handbuch (kostenpflichtig)

Wie Sie Schulferien in Ihren Outlook-Kalender importieren

Zu Beginn des Jahres wird in vielen Unternehmen der Urlaubsplan für das Jahr erstellt. Bei der Planung hilft es, wenn man weiß, wann eigentlich Schulferien sind.

Auch wenn Sie keine schulpflichtigen Kinder haben, ist es für Sie sicherlich wichtig, die Schulferien im Kalender anzeigen zu lassen, da Sie häufig Ihre Ansprechpartner in dieser Zeit schlechter erreichen.

Schulferien in Outlook importieren

Sie müssen jetzt nicht sich einen Kalender zur Hand nehmen und die Ferien einzeln in Ihren Outlook-Kalender übertragen. Es geht viel einfacher und schneller.

Dafür rufen Sie bitte die Web-Seite von Schulferien.org auf (hier klicken).

Wählen Sie dort Ihr Bundesland aus und das entsprechende Jahr.

Nun speichern Sie die entsprechende ICal-Datei auf Ihrem PC.

Wechseln Sie nun zu Outlook und importieren dort diese Datei.

-Fertig!-

Die Anleitung sehen Sie auch in diesem Video:

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Wie Sie E-Mails rechtssicher archivieren

Mail

In meinen Blog-Artikeln geht es immer mal wieder um den E-Mail-Posteingang. Ich empfehle immer, sich Gedanken zu machen, wie lange man Mails aufheben will und welche Mails gelöscht werden können, damit das Postfach übersichtlich bleibt.

Grundlage dafür ist allerdings, dass seitens der IT-Abteilung eine entsprechende elektronische Archivierung der E-Mails erfolgt. Denn aus meiner Sicht kann und darf das Unternehmen die Verantwortung dafür nicht den jeweiligen Sachbearbeitern und Abteilungsleitern überlassen, sondern sollte dieses Thema grundsätzlich in der IT-Abteilung klären.

Nun ist dieses Thema leider nicht ganz einfach und die Dinge ändern sich auch. Ich kann nun wirklich nicht behaupten, dass ich Spezialistin in diesem Bereich und immer auf dem aktuellen Stand bin.

Daher möchte ich in diesem Artikel auf Quellen verweisen, die dies besser können. Wobei ich ausdrücklich darauf hinweise, dass ich nicht für die Inhalte verantwortlich bin.

 

Bitkom -Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. hat auf seiner Webseite (https://www.bitkom.org/ ) einige Leitfäden und weitere Publikationen veröffentlicht. Folgende Dokumente finde ich interessant:

10 Merksätze zur E-Mail-Archivierung

10 Merksätze für elektronische Rechnungen

10 Merksätze zur elektronischen Archivierung

 

Natürlich gibt es auch Software-Anbieter für entsprechende Lösungen. Diese veröffentlichen auch auf Ihrer Webseite entsprechende Leitfäden. Geben Sie einfach z.B. bei Google in die Suchmaske „Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung“ ein und Sie werden eine große Auswahl erhalten.

 

 

Mail-Vorlage schnell verfügbar

Ich habe Ihnen bereits in einem vorhergehenden Beitrag erklärt, wie Sie häufig benutzte Mail-Texte als Mail-Vorlage abspeichern können. Nun möchte ich Ihnen noch einen Tipp geben, wie Sie mit nur 2 Klicks die Mail-Vorlagen öffnen können.

Die Vorgehensweise erkläre ich in diesem Video:

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7 Sofortmaßnahmen gegen die tägliche E-Mail-Flut

E-Mail-Flut

Wer mehr als 80 Mails pro Tag erhält, der könnte sich den ganzen Tag lang damit beschäftigen. Aber viele Mitarbeiter und Führungskräfte haben neben den E-Mails noch weitere Aufgaben, Sitzungen und Projekte zu bearbeiten. Wie also können Sie mit der täglichen E-Mail-Flut besser umgehen?

In diesem Video zeige ich Ihnen 7 einfache Methoden, die Sie sofort umsetzen können und somit wirkungsvoll die Anzahl der neuen E-Mails reduzieren:

 

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Wie Sie Adressetiketten drucken

Adressetiketten

Gründe gibt es viele…

Der neuste Katalog, ein kleines Geschenk, Weihnachtspräsente – es gibt immer wieder Gründe, seine Kunden anzuschreiben. Aber nicht immer kann man einfach einen Umschlag mit Fenster verwenden, sodass die Adresse im Anschreiben steht.

Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie Adress-Etiketten drucken müssen.

 

Outlook und Word arbeiten zusammen

Wenn Sie Ihre Kundendaten bereits in den Outlook-Kontakten erfasst haben, können Sie mit Word Etikett-Bögen drucken, bei denen auf jedem Etikett eine neue Adresse steht.

Grundlage dafür ist die Serienbrief-Funktion. Meine Erfahrung ist, dass bei vielen Mitarbeitern und auch bei Sekretärinnen eine große Unsicherheit im Umgang mit dieser Funktion besteht. Daher erkläre ich sie in diesem Video:

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Dies ist ein Kapitel aus meinem Outlook-Handbuch, in dem ich alle Funktionalitäten in Outlook 2013 Schritt-für-Schritt mit Bildern erkläre und Ihnen zusätzlich 76 Praxis-Tipps für die Anwendung am Arbeitsplatz gebe.

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Termine drucken für Filofax

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 Warum werden Termine ausgedruckt?

Diese Frage habe ich mir gestellt. Denn aus meiner Sicht ist es ja sehr praktisch, dass Sie alle Termine in Outlook verwalten können. Nachdem Sie eine Besprechungseinladung angenommen haben, erscheint der Termin automatisch in Ihrem Kalender. Warum sollten Sie dann noch parallel einen Tischkalender führen, oder die Termin ausdrucken?

Auf Nachfrage bei meinen Seminarteilnehmern habe ich erfahren, dass es immer wieder Situationen gibt, in denen die Mitarbeiter offline Zugriff auf die Termine in den nächsten vier Wochen haben möchten. Z.B. bei einem Kunden- oder Lieferantentermin. Sie möchten gerne sofort Termine vereinbaren und zusagen können. Das kann ich gut nachvollziehen.

In welchen Fällen drucken Sie Ihre Termine aus? Schreiben Sie doch einfach einen Kommentar dazu.

 

Wie können Sie den Kalender passend ausdrucken?

Stellt sich also nun die Frage, wie Sie die Termine der nächsten vier Wochen so ausdrucken können, dass sie gut in Ihren Terminplaner, wie z.B. Filofax passen? Manchmal beobachte ich, dass der Kalender auf DIN-A4-Seiten ausgedruckt und dann kleiner kopiert werden. Das ist mühsam. Es geht auch einfacher.

Wie, das erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Alle Informationen zu einem Termin an einem Ort

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Wenn Sie eine Dienstreise bzw. Kundenbesuch planen, kommen einige unterschiedliche Informationen zusammen, wie z.B.:

  • der Termin selbst
  • Anreisebeschreibung
  • Kontaktdaten
  • Informationen über Angebote bzw. Verträge
  • Ggf. Bahnfahrkarte und/oder Flug-Ticket
  • Hotelbuchungsbestätigung

Es wäre doch schön, wenn Sie alles zu dem Termin an einem Ort sammeln könnten.

 

Alles parat

Alle Informationen, die Sie benötigen zur Vorbereitung des Termins und für die An- und Abreise liegen in elektronischer Form vor. Daher bietet es sich an, diese Informationen auch elektronisch zu sammeln. Einige Dinge müssen Sie dann ggf. zwar noch kurz vor der Abfahrt ausdrucken, aber das können Sie dann en bloc erledigen.

 

Sofort in den Termin einfügen

Ich empfehle Ihnen die Hotelbuchungsbestätigung, die Bahnfahrkarte und das Flug-Ticket sofort, nachdem Sie diese Unterlagen per Mail erhalten haben, in den Termin einzufügen. Im Textfeld des Termin ist noch ausreichend Platz dafür.

Angebote bzw. Verträge, die Sie bereits auf dem Laufwerk gespeichert haben, können Sie als Link auf die Datei ebenfalls einfügen. Und die Kontaktdaten verknüpfen Sie aus Ihren Outlook-Kontakten heraus.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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