Wie Sie in Outlook Mails, Aufgaben und Termine im Blick behalten

Was steht heute an?

Welche Besprechungstermine habe ich heute? Was steht alles auf meiner To-Do-Liste? Welche Mails sind neu in meinem Postfach eingegangen? Dies alles interessiert mich jeden Tag. Ich möchte permanent alles im Blick behalten.

Das ist in Outlook möglich, ohne, dass ich die Ansicht immer wieder wechseln muss. Dafür musste ich eine Einstellung vornehmen. Welche zwei Haken Sie wo setzen sollten, um auch den Überblick zu behalten, erkläre ich in diesem Video:

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Alles wird immer schneller – Was Sie dagegen tun können

Alles wird immer schneller

In meinem letzten Beitrag habe ich gezeigt, in welchen Situationen uns Outlook dabei hilft, schneller und effizienter zu arbeiten. Sicherlich stimmen Sie mir zu, dass es jetzt viel einfacher und schneller geht, eine Auftragsbestätigung an den Kunden per Mail zuschicken, statt es wie früher per Post zu tun. Aber vielleicht gibt es auch Situationen, in denen Sie sich die gute alte Zeit zurückwünschen.

Wenn Sie an einem Tag rund 100 Mails bekommen und gar nicht mehr wissen, wie Sie diese Mail-Flut bewältigen sollen.

Wenn dann auch noch jeder erwartet, dass Sie seine Mail sofort lesen, bearbeiten und beantworten. Und sollte das nicht der Fall sein, erhalten Sie entweder gleich wieder eine Mail, oder einen Anruf „Hast du meine Mail gelesen?“.

Oder wenn Sie mal wieder erst eine halbe Stunde vor Beginn zu einer Besprechung eingeladen wurden.

Mir berichten die Teilnehmer meiner Seminare häufiger, dass der Stress immer mehr durch solche Dinge zunimmt.

So können Sie auch wieder entschleunigen

Was können Sie dagegen tun? Wie können Sie für sich das Tempo etwas reduzieren? Wie schaffen Sie es, sich nicht mehr von den Mails durch den Tag hetzen zu lassen?

Wenn Sie zu viele Mails erhalten, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Anzahl auch nachhaltig zu reduzieren.

So können Sie sich von unnötigen Newslettern abmelden oder auch von Verteilern löschen lassen. Wenn Sie eine Mail verschicken, überlegen Sie genau, wie viele Kollegen Sie in „Cc“ setzen. Im Zweifel antwortet Ihnen jeder… Es ist oft auch besser, zu telefonieren, bzw. direkt miteinander zu sprechen. So klären Sie Ihre Punkte direkt und schicken sich nicht gegenseitig zig Mails hin und her.

Außerdem sollten Sie unbedingt die Mailbenachrichtigung ausschalten. So werden Sie nicht immer wieder in Ihrer Arbeit unterbrochen.

Wenn bei Ihnen die Kollegen erwarten, dass Sie jede Mail sofort lesen und beantworten, dann muss eine neue Regelung gefunden werden.

Erst einmal möchte ich eine Sache klarstellen: Sie sitzen ja nicht den ganzen Tag am Schreibtisch, langweilen sich und freuen sich, wenn Sie endlich eine Mail bekommen, die Sie bearbeiten dürfen.

Das glaubt aber offensichtlich der Kollege, der Ihnen eine Mail schickt und 3 min. später anruft und sich beschwert, dass er noch keine Antwort von Ihnen erhalten hat.

Es gehört in Ihrem Unternehmen zur Unternehmenskultur, dass man sofort auf eine Mail antwortet? Dann sind wir doch auch da einmal ehrlich: Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst davon. Alle haben das gleiche Problem.

Also können Sie es doch einfach ändern und es sofort anders machen.

Wenn Sie zu kurzfristig zu Besprechungen eingeladen werden, dann finden Sie einen neuen Weg.

Bei den zu kurzfristigen Besprechungen ist es im Grund das Gleiche, wie mit den Mails. Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst. Entweder, Sie vereinbaren im Team eine Regelung, dass z.B. mindestens 48 Stunden vor der Besprechung dazu eingeladen werden muss, oder Sie gehen nicht zu der Besprechung, sondern lesen nur das Protokoll.

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Warum Sie mit Outlook Zeit sparen

Früher vs. Heute

Wann haben Sie damit begonnen, mit Outlook zu arbeiten? Bei mir war es 2001, allerdings habe ich 3 Jahre vorher bereits mit einem anderen Mailprogramm gearbeitet.

Können Sie sich noch daran erinnern, wie es früher war? Oft denken wir ja „Früher war alles besser.“ Das stimmt häufig nicht, aber für Outlook ganz sicher nicht.

In diesem Artikel bzw. Video nehme ich Sie auf eine kleine Zeitreise mit.

Diese Dinge gehen mit Outlook schneller

Ich habe eine Liste erstellt mit den Aufgaben bzw. Tätigkeiten, die wir früher ganz anders gemacht haben. Folgende Punkte sind mir dabei eingefallen:

  • Infos an mehrere Personen verteilen. Wer kann sich noch daran erinnern, wie wir früher Ausdrucke oder Kopie eingetütet haben, um sie mit der internen Hauspost an Kollegen zu verteilen? Heute schreiben wir eine E-Mail und nehmen die Kollegen in „Cc“. Die Informationen kommen viel schneller an.
  • Dokumente an Externe versenden. Früher haben wir Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen etc. per Post verschickt. Es hat mehrere Tage gedauert, bis das Dokument beim Kunden an kam. Heute versenden wir das Dokument als PDF per Mail und weniger Sekunden später ist es bei der richtigen Person angekommen.
  • Posteingang bearbeiten. Früher wurde sämtliche Eingangspost dem Chef vorgelegt, der hat sich alles angesehen, Hinweistexte dazu geschrieben und den Namen des Kollegen, der dies bearbeiten soll. Erst dann bekam der Kollege diese Post. Und wenn der Chef häufig in Besprechungen war, dann hat das echt gedauert, bis die Post verteilt war. Auch beim Chef wurde viel Zeit mit der Postbearbeitung gebunden.
  • Besprechungstermin finden. Früher haben wir die Kollegen angerufen und gefragt, ob dieser oder jener Termin passt. Das konnte ganz schön nervig werden und schnell ging es nicht. Heute nutzen wir in Outlook bei der Einladung zum Termin die Planungsansicht und können ganz leicht feststellen, welcher Zeitraum passt. Idealerweise ist darüber auch der Besprechungsraum buchbar und die Küche bekommt die Info, wann wieviel Kaffee in welchem Raum benötigt werden.
  • Mehrere Kalender im Blick behalten. Die Sekretärin muss 3 Kalender verwalten? Heute kein Problem mehr mit Outlook, da man sie sich nebeneinander oder überlagernd anzeigen lassen kann. Früher lagen alle Kalender auf dem Tisch und sie musste hin- und herblättern.
  • Handakten führen. Drucken – lochen – abheften. Der Büro-3-Kampf. Die Schränke voll mit Akten. Und wer erinnert sich noch an Tageskopien? Heute: Unterordner strukturieren – Mails ablegen – fertig.
  • Bewerber einladen. Kurzfristig einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen? Das ging früher nicht (s.o. „Ausgangspost“)
  • Bewerbungen intern weiterleiten. Früher wurden die Bewerbungsmappen geeigneter Bewerber an den Abteilungsleiter mit der internen Hauspost weitergeleitet. Wenn der sich gegen den Bewerber entschieden hat, kam die Mappe erstmal an die Personalabteilung zurück und wurde dann noch an einen weiteren Abteilungsleiter geschickt, der eventuell auch Interesse haben könnte. Die Personalabteilung hatte zu Recht einen Zwischenbescheid an den Bewerber geschickt, mit dem Hinweis, dass es einige Zeit dauern wird, die Bewerbung zu prüfen.
  • To-Do-Liste schreiben. Früher habe ich auf einen Zettel geschrieben, was alles zu tun ist. Jeden Tag ein Zettel und unerledigte Aufgaben wurden auf den Zettel für den nächsten Tag übertragen. Heute nutze ich die Aufgaben in Outlook dafür.
  • Wiedervorlage pflegen. Die Wiedervorlage bestand früher aus mehreren Hängemappen im Schrank. Eine für jeden Tag und jeden Monat. Am Anfang eines Monats wurden dann die Zettel aus der Monats-Mappe auf die jeweiligen Tagesmappen verteilt. Heute sind die Aufgaben in Outlook To-Do-Liste und Wiedervorlage in einem.
  • Visitenkarten verwalten. Früher haben viele Menschen Visitenkartenmappen genutzt. Leider lassen sich die Karten dort nicht gut alphabetisch sortieren. Besser geeignet waren Karteikartenboxen. Aber dann hatte man auch nur die Karte und konnte keine weiteren Informationen zu der Kontaktperson notieren. Ganz anders ist das mit den Kontakten in Outlook. Hier kann ich Besprechungsnotizen und Links zu Dateien hinzufügen. Und über die Kategorien kann z.B. eine Klassifizierung der Kunden vorgenommen werden. Außerdem haben bei freigegebenen Kontakten alle Kollegen Zugriff auf die selben Daten.
  • Kalenderwochen benennen. „Lieferdatum: KW 46“ Wann ist das genau? Auch ich hatte früher einen 3-Monats-Kalender und einen Jahreskalender an der Wand hängen, um dort die Kalenderwochen ablesen zu können. Jetzt sehe ich das in meinem Outlook-Kalender.

Wenn Ihnen noch weitere Beispiele einfallen, dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Ich gebe zu, dieses höhere Tempo hat auch Nachteile. Wenn z.B. ein Kollege 3 min. nachdem er eine Mail geschickt hat bereits eine Antwort erwartet (früher hätte er 3 Tage warten müssen!). Oder wenn eine halbe Stunde vorher erst zu einer Besprechung eingeladen wird. Aber das ist ein anderes Video… 😉

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Was ist der Unterschied zwischen einem Termin, einer Besprechung und einem Ereignis?

Die verschiedenen Termin-Typen im Outlook-Kalender

In Ihren Outlook-Kalender können Sie ganz verschiedene Termine eintragen. Dabei gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten und Stellschrauben. Wer nicht so häufig mit dem Kalender arbeitet, der ist schnell verwirrt. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen Überblick.

Der Termin

Im Prinzip beginnen Sie immer mit einem Termin. Erst dann verändern Sie die Einstellungen. Für einen Termin klicken Sie einfach doppelt in die entsprechende Stelle in Ihrem Kalender. Dann tragen Sie den Betreff und ggf. den Ort ein und verändern ggf. die Dauer des Termins. Speichern. Fertig.

Der private Termin

Wenn Sie Ihren Kalender für eine andere Person freigeschaltet haben (z.B. Ihrem Vertreter oder der Sekretärin), dann kann diese Person nicht nur erkennen, dass Sie einen Termin haben, sondern auch welchen (also den Betreff lesen). Wenn Sie dies für private Termine nicht möchten (z.B. Arzttermin, Geburtstagsfeier Ihrer Oma), dann klicken Sie im Termin oben rechts auf das Schloss. Nun bekommt die andere Person als Betreff „Privat“ angezeigt.

Der Serientermin

Für einen Serientermin starten Sie, wie beim Termin. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Serientyp“ und nehmen dort die Einstellungen vor, wie z.B. wöchentlich oder alle 2 Wochen, monatlich, an einem bestimmten Wochentag oder immer der erste Dienstag im Monat.

Die Besprechung

Zu einer Besprechung laden Sie weitere Personen ein. Diese können Externe oder interne Kollegen sein. Um aus einem Termin eine Besprechung zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmer einladen“. Dann erhalten Sie ein „An“-Feld, in das Sie die Mailadressen eintragen, bzw. die Kollegen aus dem Adressbuch auswählen. Um zu sehen, ob die Kollegen überhaupt zu dem Zeitpunkt Zeit haben, nutzen Sie den „Terminplanungs-Assistent“, eine weitere Schaltfläche, die Ihnen bei einer Besprechung angezeigt wird.

Die Serienbesprechung

Für eine Serienbesprechung machen Sie zuerst aus dem Termin eine Besprechung und verwenden dann die Schaltfläche „Serientyp“, um dort die Einstellungen vorzunehmen.

Das ganztägige Ereignis, angezeigt als frei

Für ein ganztägiges Ereignis setzen Sie beim Termin den Haken vor „Ganztägiges Ereignis“. Dieses wird standardmäßig als „frei“ angezeigt. In Ihrem Kalender wird dieser Eintrag ganz oben direkt unter dem Datum angezeigt.

Das ganztägige Ereignis, als außer Haus angezeigt

Sie können bei einem ganztägigen Ereignis bei „Anzeigen als:“ die Einstellung von „frei“ auf „außer Haus“ ändern. In Ihrem Kalender sind nun diese Tage lila hinterlegt.

Wann Sie welchen Termin-Typ nutzen

Sie sehen, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten. Damit es deutlicher wird, wann Sie welchen Termin-Typ benutzen, gebe ich Ihnen jetzt ein paar Beispiele:

  • Termin: Wenn Sie sich Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe im Kalender blocken möchten. Beispiel: Die Erstellung der Monats-Statistik dauert 2 Stunden.
  • Serientermin: Wenn Sie sich Zeit für eine Aufgabe blocken möchten, die regelmäßig erledigt werden soll. Beispiel: Am Ende jeden Monats machen Sie das Kassenbuch.
  • Besprechung: Sie möchten sich mit verschiedenen Kollegen zu einem aktuellen Thema treffen und dies besprechen. Beispiel: Es kommt im Moment zu Lieferengpässen. Kollegen aus den Abteilungen Einkauf, Konstruktion, Produktion und Vertrieb treffen sich, um Lösungen zu erarbeiten.
  • Serienbesprechung: Sie treffen sich regelmäßig in einem festen Kollegenkreis. Beispiele: monatliche Abteilungsrunde, 14-tägiges Projektmeeting.
  • Ereignis, frei: Ein Hinweis, der nicht Ihren Kalender beeinflusst. Beispiele: Geburtstage, Urlaub des Abteilungsleiters, Schulferien.
  • Ereignis, außer Haus: Sie sind einen oder mehrere Tage nicht im Büro. Beispiele: Dienstreise, Fortbildung, Ihr Urlaub.

Sie sehen an den Beispielen, dass Sie alle Termin-Typen in Ihrem Arbeitsalltag benötigen. Bitte pflegen Sie Ihren Kalender entsprechend. Nur so funktioniert die Suche nach einem freien Termin für eine Besprechung zuverlässig.

In diesem Video zeige ich Ihnen die Einstellungen und Unterschiede:

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Fallbeispiel: Effiziente Kommunikation

Haben Sie auch ein Funktionspostfach für E-Mails? Lesen und bearbeiten Sie auch mit mehreren Personen diese Mails?

In diesem Video zeige ich Ihnen an einem Kundenbeispiel, wie Sie deutlich machen, wer welche Mail bearbeitet und wie Sie sich gegenseitig über den Stand der Dinge informieren können.

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Mit einem Klick einen Besprechungstermin finden

15 Kollegen aus 12 Abteilungen, meistens Abteilungsleiter, und der Geschäftsführer. Ein Strategiemeeting noch in diesem Monat. Sie sollen mal eben schnell einen gemeinsamen Termin dafür finden. Kein Problem – oder?

Sie denken sich jetzt vielleicht „es gibt keine Probleme, nur Herausforderungen“. Gut, dann aber eine Herausforderung – oder?

Wie Outlook Sie dabei unterstützt, einen Besprechungstermin zu finden

Sie könnten nun drei mögliche Termine (die beim Geschäftsführer passen) festlegen und den Teilnehmern eine Mail mit diesen Terminanfragen schicken. Danach sammeln Sie alle Antworten, haken bei einigen Kollegen, die sich noch nicht gemeldet haben, nach und hoffen, dass einer der Terminoptionen passt. Das kostet Zeit und Nerven.

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Oder Sie nutzen Outlook dafür.

  1. Sie erstellen einen beliebigen Termin im Kalender. Dieser Termin kann auch sehr kurzfristig sein. Sie werden später einen passenden finden.
  2. Zu diesem Termin laden Sie über die entsprechende Schaltfläche die Teilnehmer ein.
  3. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Terminplanungsassistent„.
  4. Nun sehen Sie wann wer bereits verplant (blauer Balken) oder abwesend (lila Balken) ist. Weiße Zeiträume sind verfügbar.
  5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „AutoAuswahl„. Outlook sucht nun einen Termin, an dem alle Zeit haben.

Sollte es keinen gemeinsamen Termin in diesem Monat geben (sondern wegen der Urlaubszeit erst im Herbst), verschieben Sie den Termin mit der Maus auf einen Zeitpunkt, an dem die meisten Teilnehmer Zeit haben und sprechen die, die eigentlich schon verplant sind an, ob es möglich wäre, dass sie den anderen Termin verschieben.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass alle Kollegen ihren Kalender in Outlook pflegen. Aber das ist ja wahrscheinlich sowieso selbstverständlich.

Wie Sie mit Outlook Aufgaben delegieren und im Blick behalten

„Herr Müller, machen Sie sich mal Gedanken zu …“

„Man müsste mal…“

Wer kennt solche Sätze nicht?

Oft genug delegieren Chefs Aufgaben an ihre Mitarbeiter „zwischen Tür und Angel“ und glauben, dass dies ausreicht, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Die Erfahrung zeigt aber, dass es so nicht funktioniert.

Was Sie beim Delegieren von Aufgaben beachten sollten

Bitte nehmen Sie sich Zeit.

Zeit, um das Ziel der Aufgabe zu erklären. Zeit, um genauer zu beschreiben, wie das Ergebnis präsentiert werden soll. Zeit, um einige Eckpunkte zu benennen, sodass für Ihren Mitarbeiter klar ist, was zur Aufgabe dazu gehört und was nicht. Zeit, um einen zeitlichen Rahmen festzulegen und evtl. Zwischenergebnisse zu benennen. Und Zeit, um Fragen Ihres Mitarbeiters zu klären.

Und nehmen Sie sich bitte auch die Zeit, um nach ein paar Tagen beim Mitarbeiter nachzufragen, ob er gut voran kommt, oder es Probleme oder Fragen gibt.

Meine persönliche Erfahrung ist: Wenn der Chef später nicht mehr nach der Erledigung der Aufgabe fragt, entsteht beim Mitarbeiter der Eindruck, dass es gar nicht wichtig ist und das Ergebnis nicht interessiert.

Effizient Aufgaben über Outlook delegieren

Ich beobachte bei meinen Kunden, dass Chefs auch gerne Aufgaben per Mail delegieren.

So wird z.B. eine empfangene Mail an den Mitarbeiter weitergeleitet mit einem kurzen Kommentar oder einer Handlungsaufforderung.

Ich habe es auch schon erlebt, dass die Geschäftsführerin eines mittelständischen Betriebes einfach bei der Beantwortung von Mails ihre Sekretärin in „CC“ genommen hat und damit war für sie klar, dass sich die Sekretärin um alles kümmert. – War es aber nicht.

Allzu oft verlieren die Vorgesetzten auch den Überblick darüber, an wen sie wann welche Aufgabe delegiert haben und bis wann das fertig sein sollte. Als Lösung werden dann gerne umfangreiche Excel-Listen angelegt. Diese Liste aktuell zu halten kostet viel Zeit und ist keine effiziente Vorgehensweise.

Viel sinnvoller ist es aus meiner Sicht, Outlook dafür zu nutzen.

So können Sie ganz einfach eine Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen. Diese Aufgabe landet dann nicht nur bei Ihrem Mitarbeiter in der Aufgabenliste, sondern eine Kopie davon auch bei Ihnen. So behalten Sie den Überblick, können termingerecht nachhaken und das alles ohne zusätzlichen Aufwand und unnötigen Listen.

Wenn Ihr Mitarbeiter dann die Aufgabe als erledigt kennzeichnet, erhalten Sie darüber automatisch eine Mail.

Mein Tipp: Bevor Sie diese Möglichkeit nutzen, sprechen Sie im Team darüber, damit alle mit dieser Funktion in Outlook vertraut sind.

Wie Sie Aufgaben in Outlook delegieren, erkläre ich in diesem Video:

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Zeitspar-Tipp: Fertige Texte in Mails einfügen

In meinem letzten Artikel habe ich gezeigt, wie Sie in Word mit Schnellbausteinen arbeiten können. Diese Funktion gibt es auch bei E-Mails in Outlook.

Ich stelle immer wieder fest, dass meine Trainingsteilnehmer alte E-Mails aufheben, um den Text daraus zu kopieren, weil sie eine ähnliche Mail noch einmal verschicken. Aber das geht viel einfacher und schneller mit Textbausteinen / Schnellbausteinen. So müssen Sie nicht mehr die alte Mail suchen, sondern haben die Texte sofort zur Verfügung und können sie ganz einfach in die aktuelle Mail einfügen.

Welche Beispiele gibt es für Schnellbausteine in E-Mails?

Schnellbausteine können den gesamten E-Mail-Text beinhalten, oder nur Teile davon. D.h. Sie können auch mehrere Textbausteine miteinander kombinieren. Der eingefügte Text kann in der Mail noch ergänzt oder verändert werden.

Mir fallen dazu folgende Beispiele ein:

  • Anfahrtsbeschreibung für Bewerber oder Seminarteilnehmer
  • Anmeldebestätigungen zu Seminaren
  • Bearbeitungsrückmeldung an Kunden
  • Telefonnotiz
  • monatlich wiederkehrende Berichte
  • monatlich wiederkehrende Informationen an Steuerberater

In welchen Situationen nutzen Sie Schnellbausteine für E-Mails bzw. wollen diese Möglichkeit zukünftig nutzen? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar mit Ihren Beispielen.

Wie Sie Schnellbausteine in den Katalog aufnehmen und sie später in Ihre Mails einfügen, erkläre ich in diesem Video:

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Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

Die tägliche E-Mail-Flut gemeinsam in den Griff bekommen

In diesem 5. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ geht es um einen effizienten Umgang mit den vielen Mails, die Ihren Chef täglich erreichen und wie Sie Ihn dabei unterstützen können.


Die tägliche E-Mail-Flut

Was bei Sachbearbeitern noch im Rahmen ist, ist bei Führungskräften häufig jenseits der Möglichkeiten noch bewältigt zu werden: Die tägliche E-Mail-Flut.

Die Ursache: Führungskräfte sind in viele Projekte und Themen auf Führungsebene eingebunden und werden dazu regelmäßig in Kenntnis gesetzt. Außerdem setzen die eigenen Mitarbeiter häufig ihren Chef in Kopie, damit er über einen Vorgang informiert ist.

Soweit die Idee.

Aber die Führungskräfte sind gar nicht mehr in der Lage, die ganzen Informationen zu lesen und darauf zu reagieren. Wer jeden Tag an 3-6 Besprechungen teilnimmt und über 100 E-Mails erhält, muss Kompromisse eingehen. Oder anders formuliert: Die Mails, in denen der Chef in Kopie steht, erhalten eine geringere Priorität.

Wer also glaubt, wenn er den Chef bei einer E-Mail in Kopie setzt, dann ist dieser informiert, der täuscht sich.

An = Aktion erforderlich, CC = irgendwann später lesen (oder gar nicht)

Sie bekommen das Problem nur in den Griff, wenn Sie klar trennen zwischen An und CC. CC-Mails werden aussortiert und entweder später gelesen, oder von Ihnen als Sekretärin bzw. Assistentin gelesen und bewertet (wenn wichtig, dann doch dem Chef zur Kenntnis geben).

Oder Sie machen es so, wie ich es bei einem Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebes erlebt habe. Er hat ganz klar kommuniziert, dass er Mails, in denen er in Kopie gesetzt wurde, ungelesen löscht. Er möchte gar nicht erst in Kopie gesetzt werden. Es hat einige Zeit gedauert, bis alle Mitarbeiter dies beherzigt haben, aber dann hat es funktioniert.

Welche Möglichkeiten Sie haben, die CC-Mails von den An-Mails zu trennen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

 

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Sie kennen die Funktionen „Regel“ und „Bedingte Formatierung“ in Outlook noch nicht?

Im folgenden Blog-Artikel habe ich die Regeln bereits erklärt: Outlook-Regeln einrichten

Wie Sie Mails im Posteingang mit der bedingten Formatierung anders einfärben und weitere Tipps zu Outlook finden Sie in meinem Handbuch: Outlook-Handbuch (kostenpflichtig)