Es wird an Schulungen gespart

HilfeIn meinen letzten Trainings ist es mir wieder aufgefallen: in vielen Unternehmen wird an Schulungen zum E-Mail-Programm und MS Office gespart.

Offensichtlich wird davon ausgegangen, dass die Mitarbeiter die Nutzung dieser Standard-Software bereits kennen, oder sich diese einfach alleine aneignen können. Das ist aber oft nicht der Fall.

E-Mail-Programme, wie Outlook und Lotus Notes bieten sehr viele Möglichkeiten, sich selbst gut damit zu organisieren. Wenn aber Mitarbeiter noch nie in diesen Programmen geschult wurden, sind sie in der Regel aber nur in der Lage, Mails zu schreiben und zu senden, empfangene Mails in Unterordner zu verschieben, Unterordner anzulegen und zu Besprechungen einzuladen (oft ist nicht bekannt, wie man die Verfügbarkeit der Teilnehmer vorab prüfen kann). Vielleicht hat ein Mitarbeiter sich noch andere Funktionalitäten und Einstellungen von Kollegen abgucken können, aber das geschieht nur punktuell und zufällig.

Genauso ist es mit den MS-Office-Programmen Word, Excel und Powerpoint. Hier gab es oft auch keine Schulung für die Mitarbeiter. Und wenn eine neue Version eingeführt wird (z.B. von Office 2003 auf Office 2010), werden die Mitarbeiter entweder damit alleine gelassen, oder es gibt einen Online-Kurs für den aber auch niemand Zeit hat, oder jeder nimmt an einer einstündigen Umsteiger-Schulung teil. Meine Erfahrung ist, dass bei den Umsteiger-Schulungen schnell klar wird, dass die Mitarbeiter nicht nur wissen müssen, was jetzt anders ist, sondern einige grundsätzliche Funktionalitäten nicht kennen, also eine Grundlagenschulung benötigen würden.

Aber genau dafür ist weder Zeit noch Geld. Stattdessen wurschtelt sich jeder irgendwie durch. Dabei wird nicht beachtet, dass die Mitarbeiter Zeit verschwenden und einfach ineffizient arbeiten, weil sie es nicht besser wissen. Natürlich kann jeder Mitarbeiter auch im IT-Benutzerservice anrufen und dort wird ihm sicherlich eine Funktionalität erklärt, aber wenn man nicht ahnt, dass eine Software etwas Bestimmtes kann, dann kann man auch nicht danach fragen. Und um in der Hilfe-Funktion zu suchen, muss man oft erst den richtigen Begriff kennen.

Meiner Meinung nach ist die zeitliche und finanzielle Investition in entsprechende Schulungen sinnvoll, denn nur so können die Mitarbeiter Software-Programme gut für ihre Arbeit nutzen.

 

Besprechungen in Outlook planen

Freie Zeit suchen

Wenn Sie einen Termin für eine Besprechung suchen, nutzen Sie dafür bitte die Einladungsfunktion von Outlook. Hier können Sie schon im Vorfeld erkennen, wann welcher Kollege Zeit hat.

Hier finden Sie die Anleitung als PDF: Outlook_Besprechung planen

 


Mehr Tipps, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern können gebe ich Ihnen in meinem E-Book. Klicken Sie einfach auf das Bild:

Teil 4

 

Vor- und Nachteile einer Abteilungs-E-Mail-Adresse

Mann bearbeitet Posteingang

Normalerweise hat ja jeder Mitarbeiter seine eigene E-Mail-Adresse, worüber er von Kollegen und Externen kontaktiert werden kann. In einigen Unternehmen gibt es aber auch eine „neutrale“ E-Mail-Adresse für die ganze Abteilung oder Teams. In der Regel nutzen die Personalabteilungen solche Adressen für Bewerbungen und IT-Abteilungen für Problemmeldungen (Ticket-Systeme). Haben Sie sich schon mal gefragt, ob die Einrichtung einer solchen Adresse für Ihr Team auch sinnvoll sein könnte?

Ich habe für Sie ein paar Vor- und Nachteile aus meiner Sicht zusammengetragen, die Ihnen vielleicht als Entscheidungshilfe dienen können:

Vorteile:

  • Ihr Kunde (intern/extern) muss nicht überlegen, wer aus dem Team/Abteilung der richtige Ansprechpartner ist, sondern findet leicht die richtige Adresse
  • Ihr Kunde schickt nicht an alle Kollegen aus der Abteilung/Team seine Mail; sie können also unnötigen E-Mail-Verkehr verhindern
  • Ihr Kunde kann sicher sein, dass sein Anliegen an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet wird
  • Die E-Mail wird auch im Urlaubs- und Krankheitsfall ganz sicher bearbeitet; Ihr Kunde muss seine Mail also nicht nochmal an den Vertreter schicken
  • Sie bekommen einen besseren Überblick über alle Anfragen und können die Arbeit gerechter verteilen

Nachteile:

  • Sie müssen die Verantwortlichkeiten im Team klären (Wer kümmert sich um den Posteingang? Wer verteilt die Mails an die richtigen Kollegen? Wer kümmert sich um die Anfragen, die nicht einem Kollegen zugeordnet werden können? Wie oft am Tag wird der Posteingang bearbeitet?)
  • Die Mitarbeiter müssen nicht nur ihren eigenen Posteingang regelmäßig sichten, sondern auch den der „neutralen“ E-Mail-Adresse (kann vergessen werden)
  • Es besteht die Gefahr, dass einige Mitarbeiter die E-Mails von diesem Posteingang mit geringerer Priorität bearbeiten, weil sie ja nicht direkt angesprochen wurden

Grundsätzlich gilt also: die Einrichtung einer Abteilung- oder Team-E-Mail-Adresse ist sinnvoll, vorausgesetzt die dahinter liegenden Prozesse und Verantwortlichkeiten sind geklärt.

Umgang mit Cc-Mails

Maus als @

Bekommen Sie auch täglich zahlreiche E-Mails, bei denen Sie in Kopie bzw. „Cc“ stehen? Werden diese Mails von Ihnen genauso behandelt, wie die Mails, bei denen Sie im „An“-Feld stehen? Dann verschwenden Sie vermutlich viel Zeit.

Der Absender wollte Sie nur über einen Vorgang in Kenntnis setzen und hat Ihnen daher die Mail nur in Kopie zugeschickt. D.h. Sie müssen nicht aktiv werden, sondern brauchen die Mail nur zu lesen. Der Absender sollte dabei nicht erwarten, dass Sie das sofort tun.

Mein Tipp für Sie: richten Sie für Mails, die Sie in Kopie erhalten, eine Regel ein, mit der die Mails automatisch in einen Unterordner „Cc-Mails“ verschoben werden. Reservieren Sie sich dann im Kalender Zeit, um diese Mails z.B. um 16:00 zu lesen. Denn bei Cc-Mails reicht es in der Regel aus, diese einmal am Tag zu sichten. Ordnen Sie dann die Mails thematisch in entsprechende Unterordner zu, löschen Sie sie oder falls notwendig, beantworten Sie sie.

Outlook: Kalender überlagern

OL-Kalender

Falls für Sie die Termine aus mehreren Kalendern wichtig sind (z.B. Ihren persönlichen Kalender und einen Projekt-Kalender) und Sie diese koordinieren müssen, dann können Sie diese beiden Kalender auch überlagernd in einem anzeigen lassen.

Die zwei Klicks, die dafür notwendig sind, habe ich in der angefügten Datei beschrieben.

Kalender überlagern

Wieviele Kalender benötigen Sie?

3-monats-kalender

Wenn ich meine Trainingsteilnehmer an ihren Arbeitsplätzen besuche, fällt mir häufig auf, dass die Mitarbeiter auf dem Schreibtisch und an den Wänden einige Kalender platziert haben: einen Tischkalender vor dem Bildschirm, einen Kalender mit Foto oder schönem Urlaubsmotiv auf dem Schreibtisch und an der Wänd hängen ein Drei-Monats-Kalender und ein Jahreskalender. – Und dann kommt noch der Kalender in Outlook hinzu.

Aber warum benötigen Sie so viele Kalender?

  • Wichtige Termine können Sie in Outlook eintragen, so werden Sie auch rechtzeitig daran erinnert.
  • Wichtige/offene Aufgaben können Sie auch in Outlook in den Aufgaben verwalten oder sich eine Erinnerung im Kalender einstellen.
  • Wann wer im Urlaub ist können Sie sich ebenfalls in Ihren Outlook-Kalender eintragen oder vielleicht gibt es eine Urlaubsübersicht als Excel-Datei auf dem Laufwerk.
  • Die Nummer der Kalenderwoche kann man auch in Outlook anzeigen lassen.

Sie können also alle Informationen auch einfach in Outlook einsehen und können somit Ihren Schreibtisch und die Wände aufräumen.

Falls bei Ihnen in Outlook nicht die Kalenderwochennummer angezeigt wird, dann gehen Sie wie im angehängten PDF beschrieben vor (Outlook 2010)Kalenderwochennummern anzeigen

Outlook: Regeln für Newsletter einrichten

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Wenn Sie mehrere Newsletter abonniert haben, empfehle ich Ihnen, diese Mails mit einer Regel in einen Unterordner unter Ihrem Posteingang zu verschieben. Denn diese Mails müssen Sie nicht vorrangig lesen, sondern können sich z.B. einmal in der Woche Zeit dafür nehmen. Wie Sie in Outlook 2010 vorgehen müssen ist in der angehängten Datei beschrieben.

Outlook 2010_Regeln