Alle Informationen zu einem Termin an einem Ort

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Wenn Sie eine Dienstreise bzw. Kundenbesuch planen, kommen einige unterschiedliche Informationen zusammen, wie z.B.:

  • der Termin selbst
  • Anreisebeschreibung
  • Kontaktdaten
  • Informationen über Angebote bzw. Verträge
  • Ggf. Bahnfahrkarte und/oder Flug-Ticket
  • Hotelbuchungsbestätigung

Es wäre doch schön, wenn Sie alles zu dem Termin an einem Ort sammeln könnten.

 

Alles parat

Alle Informationen, die Sie benötigen zur Vorbereitung des Termins und für die An- und Abreise liegen in elektronischer Form vor. Daher bietet es sich an, diese Informationen auch elektronisch zu sammeln. Einige Dinge müssen Sie dann ggf. zwar noch kurz vor der Abfahrt ausdrucken, aber das können Sie dann en bloc erledigen.

 

Sofort in den Termin einfügen

Ich empfehle Ihnen die Hotelbuchungsbestätigung, die Bahnfahrkarte und das Flug-Ticket sofort, nachdem Sie diese Unterlagen per Mail erhalten haben, in den Termin einzufügen. Im Textfeld des Termin ist noch ausreichend Platz dafür.

Angebote bzw. Verträge, die Sie bereits auf dem Laufwerk gespeichert haben, können Sie als Link auf die Datei ebenfalls einfügen. Und die Kontaktdaten verknüpfen Sie aus Ihren Outlook-Kontakten heraus.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Outlook 2013 Handbuch Bild

Dies ist ein Kapitel aus meinem Outlook-Handbuch, in dem ich alle Funktionalitäten in Outlook 2013 Schritt-für-Schritt mit Bildern erkläre und Ihnen zusätzlich 76 Praxis-Tipps für die Anwendung am Arbeitsplatz gebe.

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Wie Sie E-Mail-Vorlagen speichern

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Versenden Sie auch immer wieder Mails mit den gleichen Texten? Sind der Betreff und der Mail-Empfänger auch jedes Mal identisch?

Statt die Texte immer wieder neu zu formulieren, oder eine ältere gesendete Mail zu suchen und den Text zu kopieren, empfehle ich Ihnen eine Mail-Vorlage zu erstellen und diese auf dem Laufwerk abzulegen.

So können Sie selbst schneller arbeiten und auch Ihr Vertreter ist sicherlich froh, darauf zurück greifen zu können.

Wie Sie Mail-Vorlagen speichern, erkläre ich in diesem Video:

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Outlook 2013 Handbuch BildDies ist ein Kapitel aus meinem Outlook-Handbuch, in dem ich alle Funktionalitäten in Outlook 2013 Schritt-für-Schritt mit Bildern erkläre und Ihnen zusätzlich 76 Praxis-Tipps für die Anwendung am Arbeitsplatz gebe.

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Wie Sie die Aktualisierung von Geburtstagslisten vermeiden

Sicherlich gibt es bei Ihnen auch Geburtstagslisten. Entweder für die Kollegen, oder für wichtige Geschäftspartner, denen Sie einen Geburtstagsgruß oder ein Geschenk übermitteln wollen.

In der Regel werden diese Geburtstagslisten in Word oder Excel geführt. Dann müssen Sie regelmäßig auf die Liste schauen, damit Sie rechtzeitig ein Geschenk kaufen können.

Es geht auch anders: Sie können den Geburtstag eines Geschäftspartners im Outlook-Kontakt erfassen. Dann wird der Geburtstag automatisch in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie dann noch die Erinnerung für diesen Termin auf 2 Tage vorher einstellen, haben Sie ausreichend Zeit, sich um ein Präsent zu kümmern.

Wie Sie den Geburtstag in den Outlook-Kontakten erfassen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Wie Sie mit Quicksteps Mails mit unterschiedlichen Signaturen erstellen

Wenn Sie für Ihre E-Mails unterschiedliche Signaturen verwenden, können Sie diese als Signatur abspeichern. Wenn Sie dann eine Mail erstellen, klicken Sie die Schaltfläche für Signaturen an und wählen aus der Liste die entsprechende Signatur aus und fügen diese ein.

Schneller, also mit nur einem Klick, können Sie eine neue Mail mit der entsprechenden Signatur erstellen, wenn Sie diese in den Quicksteps hinterlegt haben. Dies ist eine Schaltfläche oberhalb des Posteingangs.

Wie Sie den Quickstep einrichten, erkläre ich in diesem Video:

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Outlook-Tipp Tastenkombinationen

Auch in Outlook gibt es viele hilfreiche Tastenkombinationen, die die Arbeit effizienter gestalten. Aber meine Erfahrung ist, dass insbesondere für Outlook diese Shortcuts kaum bekannt sind. Dabei wird von allen Mitarbeitern das Mailprogramm täglich und intensiv genutzt. Umso wichtiger ist es, diese kleinen Tricks zu kennen.

Eine Liste der aus meiner Sicht nützlichen Tastenkombinationen können Sie unterhalb des Videos herunterladen.

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Tipps für Ihre Weihnachtskorrespondenz

Weihnachten steht vor der Tür. Die Weihnachtsmärkte werden bereits aufgebaut. In ein paar Tagen feiern wir den 1. Advent.

Weihnachten ist überall

Das Thema Weihnachten können Sie in Ihre gesamte Korrespondenz integrieren: sowohl als netter Gruß unter jede Mail, in Form von Weihnachtskarten an Geschäftspartner, aber auch beim Abwesenheitsassistenten Ihres Mail-Posteingangs.

Formulierungs-Muster haben ich Ihnen in verschiedenen Dateien zusammengestellt, die Sie unterhalb des Videos downloaden können.

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Floskelfreie Weihnachtsformulierungen (bitte den Button anklicken für den Download):

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Weihnachtliche Grußformeln (bitte den Button anklicken für den Download):

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Weihnachtskarte an Geschäftspartner (bitte den Button anklicken für den Download):

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Text für den Abwesenheitsassistent (bitte den Button anklicken für den Download):

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1 Jahr mein Youtube-Kanal

Seit 1 Jahr gibt es jetzt schon meinen Youtube-Kanal. #Danke an alle, die sich regelmäßig meine Tipps anschauen! https://www.youtube.com/user/123effizientdabei

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Wie Sie Ihre Wiedervorlage organisieren

Heute geht es mal wieder um das Thema Wiedervorlage. Ich beobachte, dass die Mitarbeiter oft schon viele verschiedene Systeme ausprobiert haben, wie z.B. das Mappei-System, Hängemappen, Pultordner, To-Do-Listen, Excel-Listen, Planer in Buchform und Outlook-Aufgaben. Häufig werden sogar mehrere Systeme parallel genutzt.

Aber welches System ist das richtige?

Das kommt darauf an… Worauf, das erzähle ich Ihnen in diesem Video:

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Visitenkarten in Outlook übernehmen

Ich stelle immer wieder fest, dass die Teilnehmer meiner Seminare alte E-Mails im Posteingang aufheben, weil sie die E-Mail-Adresse des Absenders aufheben wollen.

Ein besserer Ort für die E-Mail-Adressen ist allerdings der Kontakte-Ordner. Daher zeige ich meinen Teilnehmern immer, wie sie ganz einfach die E-Mail-Adresse aus einer Mail in einen Kontakt übernehmen können.

Wie das geht, sehen Sie in diesem Video:

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Die tägliche E-Mail-Flut im Griff

Ich höre immer wieder, dass Mitarbeiter von der täglichen E-Mail-Flut überrollt werden. Sie erhalten 60-100 Mails pro Tag und benötigen viel Zeit, um alle Mails zu lesen und zu bearbeiten. Oft bleiben die Mails im Posteingang stehen. Wer für sich deutlich machen will, dass eine Mail noch bearbeitet werden muss, setzt sie wieder auf „ungelesen“. So sammeln sich täglich immer mehr Mails an und nicht selten stehen dann nach einiger Zeit 2.000, 5.000 oder sogar 20.000 Mails im Posteingang. Der Überblick, bei welcher Mail noch was bis wann zu erledigen ist, geht völlig verloren. Teilweise werden die Mails in Unterordner verschoben. Wenn man eine bestimmte E-Mail sucht, dass funktioniert das in der Regel nur noch über die Suchfunktion.

Aber das muss nicht sein.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie ganz einfach und schnell Ihren Posteingang bearbeiten können, sodass sich nichts mehr ansammelt und Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben erhalten:

 

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