Ich habe Ihnen bereits in einem vorhergehenden Beitrag erklärt, wie Sie häufig benutzte Mail-Texte als Mail-Vorlage abspeichern können. Nun möchte ich Ihnen noch einen Tipp geben, wie Sie mit nur 2 Klicks die Mail-Vorlagen öffnen können.
Die Vorgehensweise erkläre ich in diesem Video:
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Wer mehr als 80 Mails pro Tag erhält, der könnte sich den ganzen Tag lang damit beschäftigen. Aber viele Mitarbeiter und Führungskräfte haben neben den E-Mails noch weitere Aufgaben, Sitzungen und Projekte zu bearbeiten. Wie also können Sie mit der täglichen E-Mail-Flut besser umgehen?
In diesem Video zeige ich Ihnen 7 einfache Methoden, die Sie sofort umsetzen können und somit wirkungsvoll die Anzahl der neuen E-Mails reduzieren:
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Der neuste Katalog, ein kleines Geschenk, Weihnachtspräsente – es gibt immer wieder Gründe, seine Kunden anzuschreiben. Aber nicht immer kann man einfach einen Umschlag mit Fenster verwenden, sodass die Adresse im Anschreiben steht.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie Adress-Etiketten drucken müssen.
Wenn Sie Ihre Kundendaten bereits in den Outlook-Kontakten erfasst haben, können Sie mit Word Etikett-Bögen drucken, bei denen auf jedem Etikett eine neue Adresse steht.
Grundlage dafür ist die Serienbrief-Funktion. Meine Erfahrung ist, dass bei vielen Mitarbeitern und auch bei Sekretärinnen eine große Unsicherheit im Umgang mit dieser Funktion besteht. Daher erkläre ich sie in diesem Video:
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Dies ist ein Kapitel aus meinem Outlook-Handbuch, in dem ich alle Funktionalitäten in Outlook 2013 Schritt-für-Schritt mit Bildern erkläre und Ihnen zusätzlich 76 Praxis-Tipps für die Anwendung am Arbeitsplatz gebe.
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Diese Frage habe ich mir gestellt. Denn aus meiner Sicht ist es ja sehr praktisch, dass Sie alle Termine in Outlook verwalten können. Nachdem Sie eine Besprechungseinladung angenommen haben, erscheint der Termin automatisch in Ihrem Kalender. Warum sollten Sie dann noch parallel einen Tischkalender führen, oder die Termin ausdrucken?
Auf Nachfrage bei meinen Seminarteilnehmern habe ich erfahren, dass es immer wieder Situationen gibt, in denen die Mitarbeiter offline Zugriff auf die Termine in den nächsten vier Wochen haben möchten. Z.B. bei einem Kunden- oder Lieferantentermin. Sie möchten gerne sofort Termine vereinbaren und zusagen können. Das kann ich gut nachvollziehen.
In welchen Fällen drucken Sie Ihre Termine aus? Schreiben Sie doch einfach einen Kommentar dazu.
Stellt sich also nun die Frage, wie Sie die Termine der nächsten vier Wochen so ausdrucken können, dass sie gut in Ihren Terminplaner, wie z.B. Filofax passen? Manchmal beobachte ich, dass der Kalender auf DIN-A4-Seiten ausgedruckt und dann kleiner kopiert werden. Das ist mühsam. Es geht auch einfacher.
Wie, das erkläre ich Ihnen in diesem Video:
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Wenn Sie eine Dienstreise bzw. Kundenbesuch planen, kommen einige unterschiedliche Informationen zusammen, wie z.B.:
Es wäre doch schön, wenn Sie alles zu dem Termin an einem Ort sammeln könnten.
Alle Informationen, die Sie benötigen zur Vorbereitung des Termins und für die An- und Abreise liegen in elektronischer Form vor. Daher bietet es sich an, diese Informationen auch elektronisch zu sammeln. Einige Dinge müssen Sie dann ggf. zwar noch kurz vor der Abfahrt ausdrucken, aber das können Sie dann en bloc erledigen.
Ich empfehle Ihnen die Hotelbuchungsbestätigung, die Bahnfahrkarte und das Flug-Ticket sofort, nachdem Sie diese Unterlagen per Mail erhalten haben, in den Termin einzufügen. Im Textfeld des Termin ist noch ausreichend Platz dafür.
Angebote bzw. Verträge, die Sie bereits auf dem Laufwerk gespeichert haben, können Sie als Link auf die Datei ebenfalls einfügen. Und die Kontaktdaten verknüpfen Sie aus Ihren Outlook-Kontakten heraus.
Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:
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Versenden Sie auch immer wieder Mails mit den gleichen Texten? Sind der Betreff und der Mail-Empfänger auch jedes Mal identisch?
Statt die Texte immer wieder neu zu formulieren, oder eine ältere gesendete Mail zu suchen und den Text zu kopieren, empfehle ich Ihnen eine Mail-Vorlage zu erstellen und diese auf dem Laufwerk abzulegen.
So können Sie selbst schneller arbeiten und auch Ihr Vertreter ist sicherlich froh, darauf zurück greifen zu können.
Wie Sie Mail-Vorlagen speichern, erkläre ich in diesem Video:
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Sicherlich gibt es bei Ihnen auch Geburtstagslisten. Entweder für die Kollegen, oder für wichtige Geschäftspartner, denen Sie einen Geburtstagsgruß oder ein Geschenk übermitteln wollen.
In der Regel werden diese Geburtstagslisten in Word oder Excel geführt. Dann müssen Sie regelmäßig auf die Liste schauen, damit Sie rechtzeitig ein Geschenk kaufen können.
Es geht auch anders: Sie können den Geburtstag eines Geschäftspartners im Outlook-Kontakt erfassen. Dann wird der Geburtstag automatisch in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie dann noch die Erinnerung für diesen Termin auf 2 Tage vorher einstellen, haben Sie ausreichend Zeit, sich um ein Präsent zu kümmern.
Wie Sie den Geburtstag in den Outlook-Kontakten erfassen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:
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Wenn Sie für Ihre E-Mails unterschiedliche Signaturen verwenden, können Sie diese als Signatur abspeichern. Wenn Sie dann eine Mail erstellen, klicken Sie die Schaltfläche für Signaturen an und wählen aus der Liste die entsprechende Signatur aus und fügen diese ein.
Schneller, also mit nur einem Klick, können Sie eine neue Mail mit der entsprechenden Signatur erstellen, wenn Sie diese in den Quicksteps hinterlegt haben. Dies ist eine Schaltfläche oberhalb des Posteingangs.
Wie Sie den Quickstep einrichten, erkläre ich in diesem Video:
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Auch in Outlook gibt es viele hilfreiche Tastenkombinationen, die die Arbeit effizienter gestalten. Aber meine Erfahrung ist, dass insbesondere für Outlook diese Shortcuts kaum bekannt sind. Dabei wird von allen Mitarbeitern das Mailprogramm täglich und intensiv genutzt. Umso wichtiger ist es, diese kleinen Tricks zu kennen.
Eine Liste der aus meiner Sicht nützlichen Tastenkombinationen können Sie unterhalb des Videos herunterladen.
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Weihnachten steht vor der Tür. Die Weihnachtsmärkte werden bereits aufgebaut. In ein paar Tagen feiern wir den 1. Advent.
Das Thema Weihnachten können Sie in Ihre gesamte Korrespondenz integrieren: sowohl als netter Gruß unter jede Mail, in Form von Weihnachtskarten an Geschäftspartner, aber auch beim Abwesenheitsassistenten Ihres Mail-Posteingangs.
Formulierungs-Muster haben ich Ihnen in verschiedenen Dateien zusammengestellt, die Sie unterhalb des Videos downloaden können.
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Weihnachtliche Grußformeln (bitte den Button anklicken für den Download):
Weihnachtskarte an Geschäftspartner (bitte den Button anklicken für den Download):
Text für den Abwesenheitsassistent (bitte den Button anklicken für den Download):