Endlich effizient Aufgaben erledigen und die To-Do-Liste abarbeiten, statt immer wieder Dinge vor sich herzuschieben? Das verspricht die Methode „Getting Things Done“, die ich in diesem Beitrag vorstelle.

Im ständig wachsenden Strom von Aufgaben und Verpflichtungen suchen viele Menschen nach effektiven Methoden, um ihre Arbeitslast zu bewältigen und Stress zu minimieren. Die „Getting Things Done“ (GTD) Methode, entwickelt von David Allen, verspricht genau das – die Kunst der stressfreien Produktivität. In diesem Blog-Artikel werfen wir einen eingehenden Blick auf die GTD Methode und wie sie uns helfen kann, unsere To-Do-Listen zu meistern und mehr Kontrolle über unser Arbeitsleben zu gewinnen.

Was ist Getting Things Done?

Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen.

Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.

Quelle: Wikipedia

Ich habe mich bisher wenig dieser Methode gewidmet, weil ich immer empfehle, seine Aufgaben konkret einzuplanen. Also festzulegen, wann ich mir die Zeit nehmen möchte, eine Aufgabe zu erledigen. Aber ich beobachte natürlich auch, dass es Menschen gibt, denen dies schwer fällt. Sie können zwar festlegen, dass sie eine bestimmte Aufgabe in dieser Woche erledigen wollen, aber sich schlecht einen Tag oder sogar eine Uhrzeit bestimmen. Für diese Menschen könnte Getting Things Done die passende Methode sein.

Wie funktioniert Getting Things Done?

Ein paar Prinzipien decken sich mit meinen Empfehlungen:

alle anstehenden Aufgaben sammeln
alle Aufgaben in einem System managen
Aufgaben, die in 2-3 Minuten erledigt werden können, sofort erledigen
die anderen Aufgaben einplanen

Nun kommt der Unterschied: Statt die Aufgaben konkret einzuplanen, werden Kategorien gebildet.

In der Kategorie „Nicht begonnen“ befinden sich alle Aufgaben, die in dieser Woche erledigt werden sollen. Sie sind also zeitnah zu erledigen. „In Bearbeitung“ und „Wartet auf jemand anderen“ erklären sich von selbst. Unter „Zurückgestellt“ sammeln sich alle Aufgaben, die in den nächsten Wochen und Monaten abgearbeitet werden sollten. Hier könnten Sie noch unterscheiden und Monats- und Jahrespläne erstellen, oder die Einteilung „kurzfristig“, „mittelfristig“ und „langfristig“ vornehmen.

Wichtig ist bei dieser Methode, sich am Wochenbeginn anzusehen, was diese Woche ansteht und am Wochenende zu kontrollieren, was erledigt wurde und was in die nächste Woche mitgenommen werden muss. Außerdem sollten Sie sich die Aufgaben, die Sie zurückgestellt haben ansehen und entscheiden, was in der nächsten Woche nun erledigt werden soll.

Die Vorteile der GTD Methode im Arbeitsalltag:

Klarer Kopf:
- Durch das konsequente Erfassen aller Aufgaben im System wird der Geist von ständigen Gedanken befreit, was zu mehr Klarheit und Konzentration führt.
Strukturierte Organisation:
- Die Kategorisierung und Organisation aller Verpflichtungen ermöglicht eine klare Struktur, die das Auffinden und Bearbeiten erleichtert.
Stressreduktion:
- Durch das bewusste und systematische Arbeiten an Aufgaben wird Stress minimiert, da nichts mehr im Hinterkopf „vergessen“ wird.
Effizientes Zeitmanagement:
- Die GTD Methode unterstützt dabei, Prioritäten zu setzen und die Zeit auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu fokussieren.

Wie Sie Getting Things Done mit den Aufgaben in Outlook umsetzen können

Wenn Sie Ihre Aufgaben zum größten Teil per Mail erhalten, macht es Sinn, diese auch in Outlook einzuplanen. Ansonsten müssten Sie Listen per Hand schreiben.

Wie Sie in den Aufgaben in Outlook mit den oben genannten 4 Kategorien arbeiten und sich dadurch selbst managen, erkläre ich in diesem Video:

Weitere hilfreiche Tipps für eine bessere Selbstorganisation habe ich in diesem Artikel zusammengefasst: Selbstorganisation als Schlüssel zum Erfolg

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.