Beiträge

Wie machen Sie für sich deutlich, dass Sie eine E-Mail im Posteingang noch bearbeiten müssen?

Dies war meine Frage an Sie im Juni 2022.

Zur Auswahl standen folgende Antworten (es konnten mehrere angeklickt werden):

  • Ich markiere sie wieder als ungelesen.
  • Ich mache ein Fähnchen dran.
  • Ich mache daraus in Outlook eine Aufgabe.
  • Ich notiere es mir auf einen Zettel.
  • Ich lasse die Mail im Posteingang stehen.
  • Ich verschiebe sie in einen Unterordner (To-Do oder „noch bearbeiten“).
  • Ich drucke die Mail aus.
  • Ich trage sie mir in den Kalender ein.
  • Sonstiges

Hier das Ergebnis:

Auswertung Juni-Umfrage

Es wird zu wenig geplant

Auffällig ist, dass am häufigsten angegeben wurde, dass die Mail einfach im Posteingang stehen bleibt, bzw. dass sie wieder als ungelesen markiert wird.

In beiden Fällen werden die Mails nicht eingeplant, d.h. es bleibt unklar, wie lange die Bearbeitung dauern wird, was überhaupt zu tun ist und bis wann es fertig sein muss. Stattdessen werden die Mails sozusagen auf einen Stapel gelegt und die Person pickt sich dann heraus, was sie gerade bearbeiten möchte.

Das bedeutet aber auch, dass jeder, der so vorgeht, jeden Tag wieder diese Mails öffnen und lesen muss, um zu entscheiden, ob er sie heute bearbeitet. Falls nicht, wird sie wieder geschlossen und ggf. auf „ungelesen“ gesetzt. Das kostet jeden Tag unnötig Zeit.

Außerdem besteht die Gefahr, dass eine Frist verpasst wird bzw. nicht rechtzeitig begonnen wird, was beides zu Überstunden und Stress führt.

An dritter Stelle stehen die Fähnchen.

Diese Nachfassenfähnchen sind natürlich einfach an eine Mail anzubringen. Aber wenn dort nur ein Fähnchen ohne Termin angebracht wurde, gilt das gleiche, wie oben. Es wird nicht geplant.

Nur wer beim Fähnchen einen Termin setzt (rechte Maustaste auf das Fähnchensymbol an der Mail), plant die Bearbeitung ein und diese Mail wird in der Aufgabenleiste angezeigt.

Weg von der Zettelwirtschaft

Positiv ist, dass nur noch selten die Mail ausgedruckt oder auf einem Zettel notiert wird.

Dies ist eine gute Entwicklung, die noch weiter vorangetrieben werden kann. Denn eine Information bzw. Aufgabe, die digital vorliegt, sollte digital eingeplant werden. So gibt es keinen Medienbruch und Sie sparen Ressourcen.

3 Funktionen im Zusammenspiel

Sie fragen sich vielleicht, welche Methode die Beste ist. Die diplomatische Antwort lautet: Die, die am besten zu Ihnen passt.

Denn das Ziel ist ja, dass Sie Ihre Arbeit gut schaffen. Wie Sie das machen ist letztendlich egal.

Ich selbst nutze 3 Funktionen in Outlook:

  • In den meisten Fällen wandele ich eine E-Mail in eine Outlook-Aufgabe um. Die Aufgabenliste ist meine favorisierte Möglichkeit, mich selbst zu organisieren.
  • Manchmal wandele ich eine E-Mail in einen Kalendereintrag in Outlook um. Das passiert immer dann, wenn ich mir die Zeit reservieren will.
  • Die Nachfassenfähnchen setze an gesendete Mails, bei denen ich jemanden um eine Antwort oder Bearbeitung gebeten habe. Als Datum wähle ich den Tag, an dem ich spätestens nachhaken möchte, falls ich die Information noch nicht erhalten habe. So verliere ich das nicht aus den Augen.

Sie kennen die Aufgabenleiste noch nicht, bzw. wissen nicht, wie Sie die Liste Ihrer Aufgaben rechts vom Posteingang sichtbar machen können?

Dann sehen Sie sich dieses Video von mir an: https://youtu.be/JwH2_qCFep0


Warum ich die Aufgaben in Outlook liebe

Mit welchem Tool kann ich delegierte Aufgaben und meine eigenen Aufgaben im Blick behalten?

Diese Frage stellen mir Abteilungsleiter und Projektleiter immer wieder.

Meine Antwort darauf lautet: Sie benötigen kein weiteres Tool. Nutzen Sie einfach Outlook.

Outlook ist das Tool, bei dem alles zusammenläuft: Mails, Termine und ToDo’s. Daher kann ich hier ein ganzheitliches System schaffen.

Sie erhalten eine Aufgabe per Mail

Sie erhalten wahrscheinlich täglich Mails, in denen entweder offensichtlich, oder ein bisschen versteckt, eine Aufgabe an Sie delegiert wird.

Solche Arbeitsaufträge lauten z.B. „Bitte kümmern Sie sich darum.“ oder „Bitte prüfen Sie…“ Direkter sind Formulierungen, wie „Bitte erstellen Sie eine Auswertung zu…“ oder „Bitte recherchieren Sie zu folgendem Thema…“.

Diese Mails sollten Sie sofort in eine Aufgabe umwandeln, damit Sie einplanen können, wann Sie dieses Thema bearbeiten werden. So rutscht Ihnen nichts durch und Sie verpassen keine Fristen.

Sie erhalten eine Mail mit einer Frage

Ein Vorgesetzter oder Mitarbeiter fragt Sie etwas. Sie können aber nicht sofort darauf antworten, da Sie selbst erstmal Informationen sammeln müssen.

Auch diese Mail sollten Sie sofort in eine Aufgabe umwandeln, damit Sie Zeit für die Recherche einplanen können.

Sie erhalten eine Mail zu einem interessanten Thema

Entweder schickt Ihnen ein Kollege ein umfangreiches Dokument zu, dass Sie lesen sollen, oder Sie denken sich bei einer Mail „das ist ja interessant!“.

In beiden Fällen sollten Sie diese Mail sofort in eine Aufgabe umwandeln, um Zeit zum Lesen einzuplanen.

Bedenken Sie: Wenn Sie bisher diese Mails einfach wieder als „ungelesen“ markiert haben und dachten „das lese ich, wenn ich mal Zeit habe“, dann haben Sie sich selbst etwas vorgemacht. Denn sind wir doch mal ehrlich: Wann haben Sie das letzte Mal am Schreibtisch gesessen und nichts zu tun gehabt? Sie haben nicht „mal Zeit“. Auch Zeit zum Lesen müssen Sie einplanen, sonst werden Sie es nie machen.

Ein Termin muss vorbereitet werden

Es ist doch alles klar? Trotzdem können Sie in stressigen Situationen etwas vergessen.

Besser ist es, eine Checkliste zu haben. Diese können Sie in das Textfeld einer Aufgabe notieren, denn es gibt häufig eine ganze Menge zu tun:

  • Besprechungsraum buchen
  • Einladungen versenden
  • Daten und Informationen zusammentragen
  • Kollegen nach dem aktuellen Stand der Dinge fragen
  • Eine Präsentation in PowerPoint erstellen
  • ggf. alte Protokolle durchgehen
  • ggf. ein Handout erstellen

Ein Termin muss nachbereitet werden

Genau genommen muss jeder Termin, jedes Meeting von Ihnen nachbereitet werden.

Entweder wurden konkrete Aufgaben an Sie delegiert, oder Sie haben interessante Informationen erhalten, die Sie an Ihre Kollegen weitergeben möchten.

Vielleicht kommen Sie aus der Besprechung auch mit weiteren Fragen heraus, die Sie noch klären möchten.

Um nichts zu vergessen, planen Sie dies mit einer Aufgabe in Outlook ein.

Aufgaben aus einem Besprechungsprotokoll

Wahrscheinlich gibt es zu der Besprechung ein Protokoll. Ich empfehle Ihnen dafür OneNote zu nutzen. Denn so können Sie direkt aus dem Protokoll Aufgaben an die Kollegen delegieren. Wie das funktioniert erkläre ich in diesem Online-Training: Protokolle mit OneNote und Outlook zeitsparend und nachhaltig erstellen

Ein Gespräch unter Kollegen

Dieser Punkt wird häufig unterschätzt. In der Teeküche, am Kopierer, an der Kaffeemaschine, beim Mittagessen oder im Fahrstuhl – überall treffen Sie Kollegen, mit denen Sie sich kurz unterhalten. Meine Erfahrung ist: Aus Small Talk wird schnell Geschäftliches. Sie kommen also entweder mit einer Aufgabe oder einer Idee an Ihren Schreibtisch zurück. Dann sollten Sie sofort eine Aufgabe dazu erstellen, damit Sie nichts vergessen und Zeit dafür reservieren.

Das Gleiche gilt für Gespräche „zwischen Tür und Angel“ oder wenn der Chef in der Tür steht und „nur mal kurz“ Ihnen etwas mitteilt oder eine Aufgabe an Sie delegiert.

Eigene Ideen oder Aufgaben

Sie haben natürlich auch noch Ihr eigentliches Aufgabengebiet und bekommen nicht nur Aufgaben delegiert. Auch Ihr Tagesgeschäft sollten Sie mit Aufgaben planen, um auch hier wieder Checklisten nutzen zu können und um Fristen nicht zu verpassen. Auch wenn z.B. ein Quartalsabschluss ja regelmäßig stattfindet und klar ist, was Sie tun müssen, sollten Sie die Zeit dafür einplanen und rechtzeitig beginnen.

Was bei Serienaufgaben in Outlook zu beachten ist erfahren Sie hier (klick).

Aufgaben delegieren und im Blick behalten

Insbesondere als Führungskraft machen Sie nicht alles selbst, sondern delegieren Aufgaben an Ihre Mitarbeiter. Statt „zwischen Tür und Angel“ oder per weitergeleiteter Mail empfehle ich Ihnen die Aufgaben in Outlook dafür zu nutzen.

Ihr Vorteil: Sie erhalten eine Kopie der delegierten Aufgabe in Ihrer eigenen Aufgabenliste. So wissen Sie immer, von wem Sie noch wozu auf eine Antwort warten.

Wie Sie die Aufgabendelegation nutzen zeige ich Ihnen in diesem Video (klick).

Fazit

In der täglichen Arbeit ergeben sich viele Situationen, in denen Sie Aufgaben delegiert bekommen, Aufgaben delegieren oder sich selbst organisieren müssen. Wichtig ist, dass Sie alles schriftlich notieren (Pläne, die wir nur im Kopf machen, werden schnell über den Haufen geschmissen).

Um wirklich einen guten Überblick zu haben, sollten Sie alle Aufgaben an einem Ort sammeln. Haftnotizzettel, kleine Notizen, Excel-Listen und ungelesene Mails sind chaotisch und die Medienbrüche machen es komplizierter.

Prioritäten haben sich geändert? Ein Thema wurde verschoben? Kein Problem. Die Aufgaben in Outlook können Sie entsprechend verschieben. So bleiben Sie flexibel.

Durch die Aufgaben-Funktion wird Outlook zu Ihrer Kommandozentrale.

Welchen Fehler Sie bei einer Serienaufgabe nicht machen dürfen

Wiederkehrende Aufgaben in Outlook speichern

Es gibt viel zu tun. Damit Sie nichts vergessen und Fristen nicht verstreichen, sollten Sie die Aufgaben in Outlook nutzen. Hier können Sie nicht nur die Mail, die Sie noch bearbeiten müssen, auf Wiedervorlage legen, sondern auch noch ein paar Notizen erfassen. Das hilft Ihnen, schneller ins Tun zu kommen, wenn die Aufgabe ein paar Tage später aufploppt. Sie müssen nicht erst wieder überlegen, um was es sich handelt und was Sie tun wollten.

Aber es gibt ja nicht nur Projektaufgabe und spontane Aufgaben, die Sie erhalten. Da ist ja auch noch das Tagesgeschäft.

Ich bin mir sicher, dass Sie einige regelmäßige Aufgaben haben. Dies können z.B. sein:

  • Büromaterial bestellen
  • Zeitkonten abgleichen
  • Quartalsbericht erstellen
  • Monatsabschluss
  • Kassenbuch
  • Webseite prüfen und ggf. aktualisieren
  • Aushänge aktualisieren

Wenn Sie eine Serienaufgabe in Outlook erfassen, werden Sie schnell feststellen, dass das Fenster das Gleiche ist, wie bei Serienterminen. Nach dem Speichern gibt es aber einen großen Unterschied: Ein Serientermin steht entsprechend häufig in Ihrem Kalender, eine Serienaufgabe erscheint in der Aufgabenliste aber nur 1x.

Ist das sinnvoll?

Ja. Es ist richtig, dass Serientermine im Kalender stehen, denn diese Zeit sollte nicht anders verplant werden. Es ist aber auch richtig, dass Serienaufgaben nur einmal in der Aufgabenliste erscheinen. Wenn Sie Ihre Serienaufgabe ohne Enddatum eingegeben haben, würden sonst unendlich viele Aufgaben in Ihrem Outlook stehen. Das würde das System nur unnötig belasten. Außerdem gefällt mir persönlich der Gedanke, dass man eine Aufgabe nach der anderen erledigt.

Diesen Fehler dürfen Sie bei einer Serienaufgabe nicht machen

Sie fragen sich vielleicht, wie eine Aufgabe, die nur einmal in der Liste erscheint, eine wiederholende Aufgabe sein kann.

Wenn Sie Ihre Serienaufgabe für heute erledigt haben, dann müssen Sie auf die Schaltfläche „Als erledigt markieren“ klicken. Erst dann generiert Ihnen Outlook die neue Aufgabe entsprechend dem Wiederholungsmuster, wie Sie es eingestellt haben.

Sie dürfen also die erledigte Aufgabe nicht löschen. Denn dann würde sie nie wieder erscheinen.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Überblick über alle Projekte: Das Dashboard in MeisterTask

Viele Projekte – alles im Blick

In vorhergehenden Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Ihr Projekt mit einem Kanban-Board in MeisterTask managen.

Wenn Sie selbst an verschiedenen Projekten beteiligt sind, besteht die Gefahr den Überblick zu verlieren. Daher empfehle ich grundsätzlich, nur an einer Stelle alle Aufgaben zu sammeln. Das kann auch eine Excel-Liste oder in Outlook sein. Wenn aber verschiedene Projekte bereits in MeisterTask organisiert sind, macht es Sinn, nicht eine weitere Schnittstelle zu schaffen.

MeisterTask hat dafür eine Lösung, die Sie auch bei anderen vergleichbaren Programmen finden: Das Dashboard. Hier werden Ihnen Ihre Aufgaben über alle Projekte hinweg zusammengefasst. Welche Möglichkeiten Sie haben, das Dashboard in MeisterTask auf Ihre Bedürfnisse anzupassen, zeige ich Ihnen in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Ihr Kanban-Board in MeisterTask

Das Kanban-Board bei MeisterTask gleicht denen von Trello, Taskworld und anderen ähnlichen Programmen.

Sie haben selbstverständlich die Möglichkeit Ihr Board selbst zu gestalten, die Überschriften, Farben und Symbole zu ändern.

Zu einer Aufgabe können Sie eine Checkliste hinterlegen, Dateien und Links anhängen und Kommentare hinterlassen. Wenn eine Aufgabe einem Teammitglied zugeordnet ist, landet diese Aufgabe in die entsprechende Liste der Person auf dem Dashboard und wenn ein Fälligkeitsdatum hinzugefügt wurde, erhält diese Person eine Benachrichtigung per Mail, dass eine Aufgabe fällig ist.

In der kostenlosen Variante sind einige Dinge nicht möglich, aber schauen Sie selbst:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Wie gefällt Ihnen das Kanban-Board von MeisterTask? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar.

Einführung in MeisterTask

Agile Aufgabenplanung

Im vorhergehenden Artikel habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie die Ideen aus Ihrem Mindmap konkret werden lassen und Aufgaben von MindMeister in MeisterTask überführen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen nun das Tool MeisterTask genauer vorstellen.

Mit MeisterTask können Sie Ihre Aufgaben agil planen. D.h. Sie legen ein Kanban-Board an z.B. mit den Spalten „Ideen“, „Aufgaben“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ und ordnen dort die einzelnen Aufgaben Ihres Projektes ein. Außerdem werden die Aufgaben den jeweiligen Kollegen zuordnet und auch mit Fertigstellungsterminen versehen.

Der Vorteil: Jeder kann schnell erkennen, welche Aufgaben gerade von wem bearbeitet werden, was noch offen ist und was bereits fertiggestellt.

Trello, Taskworld, MeisterTask

In früheren Artikeln und Videos habe ich bereits Trello und Taskworld vorgestellt. Was ist nun der Unterschied zu MeisterTask?

Die Funktionalitäten und Möglichkeiten sind bei allen Tools sehr ähnlich. Sie können Ihr Kanban-Board selbst gestalten, Aufgaben in Form von Karten darstellen, zu den Aufgaben Kommentare, Checklisten und Dateien hinzufügen und in einem Dashboard auf einem Blick erkennen, welche Aufgaben Ihnen zugeordnet sind, bzw. als Projektleiter auch einen Überblick über den Stand der Dinge im Projekt erhalten.

Alle Tools sind online zugänglich und können daher ortsunabhängig genutzt werden.

Zwei Unterschiede sind mir bei MeisterTask aufgefallen:

  1. die Zusammenarbeit mit MindMeister, die mir gut gefällt und Sie dabei unterstützt effizient im Team zu arbeiten
  2. das Thema Datenschutz ist unproblematischer, da das Tool in Deutschland gehostet wird.

Aus meiner Sicht lohnt es sich, MeisterTask einmal genauer anzuschauen, was ich in diesem Video tue:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Lassen Sie Ihre Ideen zu konkreten Aufgaben werden

Von der ersten Idee zur konkreten Umsetzung

In den letzten Beiträgen habe ich Ihnen gezeigt, wie einfach, schnell und gut gestaltet Sie Ihre Ideen mit MindMeister in ein Mindmap bringen. Die Mindmap-Methode hat Ihnen dabei geholfen, die wirren Ideen im Kopf zu ordnen und strukturieren. Vielleicht haben Sie mit ein paar Kollegen zusammen diese ersten Ideen weiterentwickelt.

Nun wollen Sie diese Ideen umsetzen. Entweder starten Sie selbst durch, oder es wird ein neues Projekt initiiert.

Einzelne Punkte Ihres Mindmaps sollen also nun zu konkreten Aufgaben und verschiedenen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Wie geht das am Einfachsten?

Mit MeisterTask.

MeisterTask ist sozusagen die Schwester von MindMeister.

Wenn Sie beide Programme aktiviert haben, können Sie ganz einfach mit Drag & Drop die Elemente Ihres Mindmaps einem Mitarbeiter zuordnen und diese Aufgabe terminieren. Dadurch wird dies automatisch in das Kanban-Board in MeisterTask überführt. Hier verwalten Sie dann die Aufgaben und steuern Ihr Projekt.

Im Laufe des Projektes kommen sicherlich weitere neue Ideen hinzu, die Sie wieder im Mindmap ergänzen und einem Kollegen als Aufgabe zuweisen.

So können Sie Ihr Projekt effizient managen.

Von der Besprechungsvorbereitung über das Protokoll zur Aufgabendelegation

In den vorhergehenden Beiträgen habe ich Ihnen vorgestellt, wie Sie eine Besprechung mit Hilfe eines Mindmaps vorbereiten und dieses in der Besprechung präsentieren. Durch die Kommentarfunktion können Sie sogar das Protokoll in Ihrem Mindmap erstellen. Nun kommt noch der nächste Schritt: Die Aufgabendelegation.

Auch in diesem Praxisbeispiel zeigt sich die Stärke der Zusammenarbeit von MindMeister und MeisterTask.

Die Vorteile:

  • Die Besprechungsteilnehmer müssen sich nicht mehr selbst notieren, welche Aufgaben sie übernehmen.
  • Sie müssen keine zusätzliche Aufgabenliste führen.
  • Sie müssen nicht mehr vor dem nächsten Meeting bei jedem Teilnehmer den aktuellen Stand der Dinge erfragen.
  • Sie erkennen auf einen Blick, welche Aufgaben aus den vorhergehenden Meetings bereits erledigt sind, gerade bearbeitet werden, demnächst fällig sind oder überfällig sind.

Wie die Übergabe der Aufgaben von MindMeister zu MeisterTask funktioniert erkläre ich Ihnen in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

awork: Hintergrundprozesse automatisieren

Was sind Hintergrundprozesse im Projekt?

Mit Hintergrundprozessen meine ich alle Abläufe, die zusätzlich zu der Aufgabenplanung und Projektsteuerung anfallen.

Beispiele:

  • Wer muss informiert werden, wenn ein Projektmitglied eine Aufgabe hinzufügt?
  • Wer wird informiert, wenn eine Aufgabe erledigt ist?
  • Wenn alle Unteraufgaben erledigt sind, soll die Hauptaufgabe als erledigt gekennzeichnet werden – wer ist dafür verantwortlich?
  • Aufgaben, die zu einer bestimmten Liste hinzugefügt werden, sollen eine bestimmte Kennzeichnung (Tag) erhalten – wer ist dafür verantwortlich?

In awork können Sie diese Automatisierungen hinterlegen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten. Im ersten Schritt legen Sie fest, was der Auslöser ist. Im nächsten Schritt, was dann automatisch passieren soll. Dies zeige ich Ihnen im folgenden Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements

Stress, Überstunden, zu wenig Zeit für alle Aufgaben. Ein besseres Zeitmanagement soll helfen. Aber es gibt kein allgemein gültiges Erfolgsrezept, sondern viele Zeitmanagement-Methoden und jeder muss die für sich passenden finden. Einen Überblick der 12 wichtigsten Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements gebe ich Ihnen in diesem Artikel.

Do: Zeitprotokoll führen

Wissen Sie eigentlich, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen? Sie denken jetzt „Mit Arbeit natürlich!“?

Ja, auch. Aber nicht nur.

Stattdessen gibt es viele Unterbrechungen und Störungen, die Sie davon abhalten, Ihre Arbeit effizient zu erledigen. Daher empfehle ich Ihnen, regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Hier schreiben Sie auf, wie lange Sie für eine Tätigkeit benötigt haben und welche Störungen es wann gab. Wenn Sie Ihre Zeitfresser kennen, können Sie im nächsten Schritt Maßnahmen einleiten, um diese zu reduzieren.

Do: Ziele setzen

Welche Ziele verfolgen Sie an Ihrem Arbeitsplatz? Sind diese Ziele für Sie erstrebenswert und auch erreichbar? Unerreichbare Zielen hinterher zu laufen ist Zeitverschwendung. Bleiben Sie besser realistisch. Das ist auch positiv für Ihre Motivation. Ziele gut zu formulieren ist aber manchmal nicht so einfach. Dabei hilft Ihnen die SMART-Regel.

Do: Priorisieren

„Frau Kranz, ich habe so viel zu tun, ich weiß gar nicht mehr, wie ich das alles schaffen soll!“ Diesen Satz höre ich in meinen Arbeitsplatzcoachings immer wieder. Ich antworte dann mit einer Gegenfrage: „Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben?“

Häufig ist liegt die Ursache des Problems darin, dass sich der Mitarbeiter auf die dringenden Aufgaben stürzt, die aber gar nicht wichtig sind. Um Ihre Aufgaben besser priorisieren zu können, sollten Sie das Eisenhower-Prinzip kennen.

Do: Pufferzeiten einplanen

Ich habe schon oft gedacht „Ach, das hast du schnell erledigt.“ Aber dann ist es doch anders gekommen. Es gab Probleme, die ich vorher nicht gesehen habe, etwas ist komplizierter, als gedacht oder ich habe mich tatsächlich einfach verschätzt.

Damit ich nicht mehr unter Zeitdruck gerate, plane ich immer Pufferzeiten ein. Ich stopfe also meinen Arbeitstag nicht voll mit Terminen und Aufgaben, sondern lasse bewusst Zeit dazwischen frei. – Es passiert ja immer etwas Unvorhergesehenes.

Pufferzeiten sind auch ein wichtiges Element der ALPEN-Methode, die ich in einem Video erkläre.

Do: Weniger perfekt sein

Wenn ich Ihnen die Frage stelle, was besser ist: Ein Arbeitsergebnis perfekt, aber unpünktlich oder pünktlich, aber nur gut abzuliefern. Für welche Variante würden Sie sich entscheiden?

Wir sind alle bemüht, unsere Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen. Aber es kostet sehr viel Zeit, diese Perfektion zu erreichen. Diese Erkenntnis kommt aus dem Pareto-Prinzip.

Was Sie tun können, zeige ich Ihnen in der kleinen Artikel-Serie „Perfektionismus vermeiden„, die mit „Gut statt perfekt“ beginnt.

Do: Bearbeitungszeit festlegen

Die Dinge brauchen so lange, wie sie brauchen.

Stimmt nicht. Vielleicht kennen Sie das auch? Wenn man eine Aufgabe auf den letzten Drücker erledigt, dann geht es ganz schnell. Wenn man genügend Zeit gehabt hätte, dann hätte es viel länger gedauert.

Mein Tipp: Um sich selbst davor zu schützen, dass die Bearbeitung von Aufgaben ausufert, Sie aber trotzdem nicht alles auf den letzten Drücker erledigen, legen Sie vorab die Bearbeitungszeit fest.

Vielleicht hilft Ihnen dabei die Pomodoro-Technik.

Don’t: Morgens als erstes Mails lesen

Was machen Sie, wenn Sie morgens ins Büro kommen? PC anschalten, Kaffee holen und erstmal die neuen Mails lesen? Ich wette, wenn Sie dann das nächste Mal auf die Uhr schauen, ist es bereits Mittagszeit und Sie ärgern sich, weil Sie noch nichts geschafft haben.

Warum Sie weniger schaffen, wenn Sie morgens als erstes Ihre Mails lesen und was Sie stattdessen tun sollten, erkläre ich in diesem Artikel: Machen Sie doch mal etwas anders

Don’t: An unwichtigen Besprechungen teilnehmen

Insbesondere in großen Unternehmen gibt es dieses Phänomen: Es finden Besprechungen statt, nur damit sich die Führungskräfte einmal mehr über verschiedene Themen ausgetauscht haben. Der Hauptgrund daran teilzunehmen, ist das „eigene Gesicht zu zeigen“, damit man als wichtig wahrgenommen wird. Ein wirkliches Ziel und Ergebnisse werden dabei nicht erreicht. Es läuft eher nach dem Motto: „Es wurde schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem.“

Besprechungen, zu denen vorab keine Agenda verschickt wird, es keinen roten Faden gibt und keine Ergebnisse erzielt werden, können Sie sich sparen. Dafür ist Ihre Zeit zu kostbar.

In solchen Fällen reicht es vollkommen aus, hinterher das Protokoll zu lesen.

Don’t: Aufgaben vor sich her schieben

Unangenehme Aufgaben schiebt man gerne vor sich her. Mir passiert das auch manchmal. Und was passiert dann? Ich beschäftige mich tagelang gedanklich mit dem Thema und es raubt mir Energie. Wer bereits viele Dinge angesammelt hat, dem empfehle ich einen Aufschieberitis-Tag einzulegen. Möglichkeiten, Aufschieberitis anzupacken finden Sie in diesem Video: Aufschieberitis

Don’t: Zu allem „Ja“ sagen

Stress entsteht, wenn Sie „Ja“ sagen, obwohl Sie eigentlich wissen, dass Sie „Nein“ sagen müssten.

Es hört sich vielleicht komisch an, aber vielen Menschen fällt es schwer, am Arbeitsplatz „Nein“ zu sagen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Man will freundlich sein, höflich, hilft gerne, möchte beliebt sein, oder hat Angst vor negativen Konsequenzen.

Besser wäre es, auf sich selbst zu achten und Grenzen zu setzen, um Überforderung vorzubeugen. Eine einfache Methode stelle ich Ihnen hier (klick) vor.

Don’t: Multitasking

Unterliegen Sie auch noch dem Irrglauben, dass Sie mehr schaffen, wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig tun? Multitasking hat aus meiner Sicht mehr mit hektischen Aktionismus zu tun, als mit effizientem Arbeiten. Mehr dazu hier: Single-Tasking

Don’t: Alles nur per Mail klären

5.000 oder 10.000 E-Mails im Posteingang, das sehe ich bei meinen Seminarteilnehmern immer wieder. 50 bis 100 neue Mails pro Tag ist auch keine Seltenheit mehr. Woher kommt das? Es wird alles nur noch per Mail geklärt.

Das hat auf dem ersten Blick Vorteile: Ich kann mein Anliegen loswerden, unabhängig davon, ob der Andere gerade Zeit hat. Außerdem kenne ich einige Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter das Gefühl haben, immer alles dokumentieren und nachweisen zu müssen.

Aber meine Beobachtung ist: In E-Mails kommt es schnell zu Missverständnissen, da die Zwischentöne fehlen oder Texte unterschiedlich interpretiert werden. Besser wäre es, miteinander zu sprechen. So können Missverständnisse einfacher vermieden werden.

Ein weiterer Aspekt: Wer viel schreibt, bekommt auch viele Antworten. Überlegen Sie sich also bitte genau, welche Empfänger Sie ins An-Feld und in Kopie setzen und reduzieren Sie die Verteiler auf ein notwendiges Minimum.

Gehen Sie auch bitte nicht davon aus, dass jeder Kollege Ihren Text sofort liest. Oft fehlt dafür die Zeit. Um Kleinigkeiten schnell im Team zu besprechen oder Informationen weiterzugeben, empfehle ich Ihnen Stehungen.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements im Überblick

Wie Sie in OneNote ein Kanban-Board erstellen

Aus dem agilen Projektmanagement

Was eine Kanban-Tafel ist, kann man bei Wikipedia nachlesen:

Eine Kanban-Tafel ist ein Werkzeug zur Umsetzung der Kanban-Entwicklungsmethode, mit der man den Produktionsprozess unterstützen kann.

Kanban-Tafeln sind eine Variante der traditionellen Kanban-Karten. Anstelle der Signalkarten, die Nachfrage oder Kapazität symbolisieren, werden bei der Tafel Magnete, Plastikchips, farbige Metallringe oder Post-Its verwendet, um Arbeitselemente darzustellen.[1] Jedes dieser Objekte repräsentiert einen Teil in einem Herstellungsprozess und durchläuft Abschnitte der Tafel. Seine Bewegungen korrespondieren mit dem Fertigungsprozess.[2] Die Tafel ist normalerweise in drei Abschnitte unterteilt: „anstehend“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“. Die Objekte werden von Mitarbeitern in die jeweils aktuellen Bereiche auf der Tafel bewegt.[3]

Wikipedia.de

Ein Kanban-Board eignet sich auch gut für kleinere Projekte oder Maßnahmen, die nicht im Detail durchgeplant werden müssen. Das Board habe ich bereits in diesem Beitrag vorgestellt.

Oft empfehle ich meinen Kunden, das Board tatsächlich als Whiteboard anzulegen und dort mit Notizzetteln zu arbeiten. Es macht einfach Spaß gemeinsam davor zu stehen, über die Zettel zu sprechen und sie von einer Spalte in die nächste zu verschieben.

Wer lieber mit einem digitalen Board arbeiten möchte, der kann auch Trello oder Taskworld dafür nutzen.

Eine weitere und sehr einfache Möglichkeit bietet auch Ihr digitales Notizbuch:

Das Kanban-Board in OneNote

Für das Board benötigen Sie lediglich eine Tabelle mit 4 Spalten.

Die „Karten“ sind die einzelnen Tabellenzellen. Dort schreiben Sie den Text hinein.

Diesen Text können Sie dann von einer Spalte in die nächste verschieben.

Tipp: Wenn eine Idee zur Aufgabe wird, wandeln Sie diese in eine Outlook-Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche in OneNote um und weisen Sie diese Aufgabe dem betroffenen Kollegen zu. So hat der Kollege diese Aufgabe sofort in seiner Aufgabenliste in seinem Outlook.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden