In einer Welt, in der die Flut an Aufgaben scheinbar niemals abebbt, ist effektives Zeitmanagement nicht nur wünschenswert, sondern essentiell. Hier kommt die 1-3-5 Methode ins Spiel, ein einfaches, aber wirkungsvolles System, das Ihnen hilft, Ihre täglichen Aufgaben nicht nur zu bewältigen, sondern dabei auch noch ein Gefühl von Erfüllung und Kontrolle zu bewahren. Diese Methode basiert auf der Priorisierung und Strukturierung Ihrer Aufgaben in drei Ebenen: 1 große, 3 mittlere und 5 kleine Aufgaben pro Tag.

Die Ebenen der 1-3-5 Methode

1 Große Aufgabe

Beginnen Sie mit der Identifikation der einen großen, wichtigsten Aufgabe des Tages. Diese sollte Ihre höchste Priorität haben und ist oft eine Aufgabe, die den größten Einfluss auf Ihre Arbeit oder Projekte hat. Die Idee ist, dass die Fertigstellung dieser einen Aufgabe den Tag bereits als Erfolg werten lässt.

3 Mittlere Aufgaben

Als Nächstes wählen Sie drei mittlere Aufgaben aus, die wichtig sind, aber nicht unbedingt das gleiche Gewicht wie Ihre große Aufgabe haben. Diese sollten so gewählt werden, dass ihre Fertigstellung einen deutlichen Fortschritt in Ihrem Arbeitsalltag darstellt. Ich empfehle Ihnen die Bearbeitungszeit dieser Aufgaben zu begrenzen, damit Sie auch noch das nächste Level an dem Tag schaffen. Mehr zur Methode Time-Boxing finden Sie hier (klick).

5 Kleine Aufgaben

Zum Schluss bestimmen Sie fünf kleine Aufgaben, die relativ leicht zu erledigen sind. Diese könnten weniger zeitaufwendig oder weniger komplex sein, müssen aber dennoch erledigt werden. Die Erledigung dieser Aufgaben sorgt für ein fortlaufendes Gefühl der Produktivität und des Fortschritts.

Vorteile der 1-3-5 Methode

• Fokussierung: Indem Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Aufwand priorisieren, konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich zählt.
• Realistische Zielsetzung: Diese Methode zwingt Sie dazu, realistisch darüber nachzudenken, was Sie an einem Tag wirklich schaffen können, was Überarbeitung und Stress reduziert.
• Flexibilität: Trotz der Struktur bietet die Methode genug Flexibilität, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.
• Erfüllung: Das Abhaken der erledigten Aufgaben von Ihrer Liste gibt ein fortlaufendes Gefühl des Fortschritts und der Zufriedenheit.

Beispiele für die Anwendung in verschiedenen Aufgabenfeldern

Einkauf

• Große Aufgabe: Verhandlung eines großen Vertrags bzw. Rahmenvertrags mit einem neuen Lieferanten.
• Mittlere Aufgaben: Vergleich der Angebote von verschiedenen Lieferanten, Aktualisierung der Lagerbestandsliste, Bestellung einer dringend benötigten Ware.
• Kleine Aufgaben: Bestätigung von Lieferterminen, Überprüfung von Rechnungen, Beantwortung von E-Mails von Lieferanten.

Vertrieb

• Große Aufgabe: Vorbereitung und Durchführung einer Präsentation für einen potenziellen Großkunden.
• Mittlere Aufgaben: Ausarbeitung eines individuellen Angebots, Nachfassung bei bestehenden Anfragen, Analyse des letzten Verkaufsberichts.
• Kleine Aufgaben: Aktualisierung der Kundendatenbank, Versand von Produktinformationen, kurze Besprechung mit dem Marketingteam.

Buchhaltung

• Große Aufgabe: Erstellung des Quartalsberichts.
• Mittlere Aufgaben: Überprüfung und Verbuchung der letzten Eingangsrechnungen, Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung, Abstimmung der Konten.
• Kleine Aufgaben: Beantwortung von internen Anfragen zur Kostenstelle, Ablage der abgeschlossenen Vorgänge, kurzes Update-Meeting mit dem Finanzteam.

Personalabteilung

• Große Aufgabe: Durchführung von Vorstellungsgesprächen für eine Schlüsselposition.
• Mittlere Aufgaben: Ausarbeitung eines neuen Mitarbeiter-Onboarding-Programms, Aktualisierung der Mitarbeiterdaten, Vorbereitung der Gehaltsabrechnung.
• Kleine Aufgaben: Beantwortung von Mitarbeiteranfragen, Terminplanung für Mitarbeitergespräche, Überprüfung der Urlaubsanträge.

Sekretariat

• Große Aufgabe: Organisation eines großen Firmenevents.
• Mittlere Aufgaben: Koordination von Terminen für die Geschäftsleitung, Aktualisierung der Besprechungsunterlagen, Vorbereitung einer Präsentation.
• Kleine Aufgaben: Sortierung des Posteingangs, Bestellung von Büromaterial, Planung der Dienstreisen.

Die 1-3-5 Methode ist mehr als nur ein Zeitmanagement-Tool; sie ist eine Philosophie, die Ihnen hilft, Ihre Arbeit und letztlich Ihr Leben besser zu strukturieren. Indem Sie Ihre Aufgaben täglich bewusst auswählen und priorisieren, können Sie nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern auch Ihr Wohlbefinden verbessern. Probieren Sie es aus und erleben Sie, wie diese Methode Ihre Arbeitsweise und Ihre Einstellung zu Ihrer täglichen To-Do-Liste verändern kann.

Weitere hilfreiche Tipps für eine bessere Selbstorganisation habe ich in diesem Artikel zusammengefasst: Selbstorganisation als Schlüssel zum Erfolg