Vor ein paar Tagen habe ich unter meinen Newsletter-Empfängern und auf meinen Social-Media-Kanälen eine Umfrage zum Thema Besprechungen gestartet. Heute schauen wir uns die Ergebnisse genauer an.

Erstmal vielen Dank an alle, die mitgemacht haben. Diese Umfrage vermittelt uns einen guten Einblick in die Besprechungskultur in großen und mittelständischen Unternehmen.

In meinen Trainings und Arbeitsplatzcoachings sehe ich immer wieder – insbesondere bei Führungskräften – volle Kalender. 3, 4 oder sogar 5 Meetings am Tag sind eher die Regel, als die Ausnahme. Oft werden die Besprechungen für 60 min. eingeplant, dauern dann aber doch länger, weil noch nicht alle Themen besprochen wurden. Dazwischen oder danach bleibt kaum Zeit, Rückrufe zu erledigen, Mails zu beantworten oder Konzepte, Angebote oder Projektpläne zu schreiben. Dies führt häufig zu Überstunden. Und wenn an einem Tag mehrere Termine geplant sind und bereits der erste länger dauert, zieht sich diese Verschiebung über den ganzen Tag.

Bei dieser Umfrage habe ich 3 Fragen gestellt, die sich um die Häufigkeit und die Dauer von Besprechungen drehen, um einen Einblick zu bekommen, wie es bei Ihnen aussieht.

Besprechungslänge passt zur Konzentrationsfähigkeit

Untersuchungen haben ergeben, dass sich Erwachsene für etwa 60-90 Minuten konzentrieren können, was auch der typischen Dauer von Besprechungen entspricht. In vielen Fällen ist im Outlook-Kalender eine Stunde für Besprechungen eingestellt, was als geplante Dauer betrachtet wird.

Fast die Hälfte der Umfrageteilnehmer gab jedoch an, dass Besprechungen bis zu 90 Minuten dauern können. Es wird vermutet, dass in Meetings oft die vorgesehene Zeit überschritten wird, möglicherweise um 10 oder 15 Minuten. Dies sollte vermieden werden, da Mitarbeiter ihre Zeit bereits anderweitig verplant haben.

Etwa jeder zehnte Befragte berichtet, dass Besprechungen regelmäßig bis zu 2 Stunden dauern. Dies wird als zu lang betrachtet, da die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer gegen Ende deutlich abnimmt. Es wäre effektiver, die Redezeiten zu verkürzen oder die Besprechungen kürzer, aber häufiger abzuhalten.

Nur 5% gaben an, dass Meetings in der Regel zwischen 15 und 30 Minuten dauern. Erfahrungen zeigen, dass kürzere Besprechungen oft fokussierter und effizienter sind. Daher könnten solche Meetings öfter stattfinden.

Was Sie tun können, um die Besprechungsdauer zu reduzieren

• Zeitplan erstellen: Wenn Sie die Agenda zu Ihrer Besprechung verschicken, fügen Sie auch gleich dazu, wie viel Zeit für jedes Thema zur Verfügung steht. So wissen alle Teilnehmer zu Beginn, dass die Redezeit begrenzt ist. Mehr zum Thema Time-Boxing finden Sie hier (klick).
• Ein Kanban-Board nutzen: Eine Methode aus dem Agilen Projektmanagement hat sich in der Praxis bewährt: Das Kanban-Board. Die Idee dahinter ist, statt einmal pro Woche oder alle 14 Tage ausführlich über den Stand der Dinge zu berichten, trifft sich das Team jeden Morgen und dann nur kurz. Anhand des Boards können alle schnell erkennen, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden, was abgeschlossen wurde und was noch offen ist.
• Daily Standup: Kurzes Briefing zwischen Führungskraft und Assistenz am Morgen, danach zielgerichteter Austausch mit den Mitarbeitern zu den Projektständen. Lesen Sie in dieser Fallstudie, wie ein Inhaber eines Ingenieurbüros durch diese Änderungen früher Feierabend machen kann.
• Stehung statt Sitzung: Wenn erstmal alle bequem bei Kaffee und Keksen im Besprechungsraum sitzen, dauert eine Sitzung auch mal länger. Sehr viel schneller geht es, wenn die Besprechung im Stehen stattfindet, da niemand Lust hat, lange zu stehen.
• Kurze PowerPoint-Präsentationen: Oft berichten mir meine Seminarteilnehmer, dass bei einer einstündigen Besprechung bereits 45 min. für die PowerPoint-Präsentation verwendet wird und dann viel zu wenig Zeit für Diskussion, Abstimmung, Entscheidung und Aufgabenverteilung bleibt. Daher mein Tipp: Reduzieren Sie Ihre Präsentation auf max. 10 Folien, die in max. 20 min. präsentiert werden.

1-2 Besprechungen am Tag sind normal

In meiner Umfrage zur Besprechungshäufigkeit war die zweite Frage darauf ausgerichtet. Fast die Hälfte der Befragten gibt an, an 1-3 Besprechungen pro Woche teilzunehmen. Einige haben einen täglichen Termin im Kalender, es können jedoch auch bis zu 2 Termine sein.

Während der Anfangsphase der Corona-Zeit, als alle plötzlich im Homeoffice arbeiteten, war es ein Anliegen aller Führungskräfte, den Kontakt zu den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten. Oft entstand das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren, wenn man sich nicht täglich im Büro traf. In dieser Zeit wurden zahlreiche Videokonferenzen durchgeführt. Nach einigen Wochen wurde jedoch klar, dass dies nicht immer notwendig ist, und die Anzahl der Videokonferenzen nahm ab.

Die Umfrage verdeutlicht, dass die Besprechungshäufigkeit in den Büros nun wieder auf ein normales Maß zurückgegangen ist.

Wenn Sie weniger Besprechungen wünschen, sollten Sie überlegen, ob Ihre Teilnahme immer erforderlich ist oder ob Ihnen gelegentlich auch das Protokoll genügt. Lesen Sie in dieser Fallstudie, wie ich einer Führungskraft dabei half, durch diese Maßnahme eine 4-Tage-Woche umzusetzen.

Für 60% sind Dauer und Häufigkeit von Besprechungen genau richtig

Für 60% der Umfrageteilnehmer passen Dauer und Häufigkeit der Besprechungen. Da hätte ich ehrlich gesagt weniger erwartet. Aber es bedeutet auch, dass 40% angegeben haben, dass es zu viel ist (niemand hat zu wenig Besprechungen 😉). Es wird also Zeit, aktiv zu werden, um die Situation zu verbessern. Neben den Tipps, die ich Ihnen oben in diesem Artikel gegeben habe, möchte ich Ihnen eine weitere Anregung mitgeben:

Wählen Sie das richtige Kommunikationsmedium

Es gibt immer wieder Situationen, in denen eine Besprechung gar nicht der optimale Weg ist, alle Mitarbeiter über ein Thema zu informieren. Daher sollten Sie, bevor Sie zu einem Meeting einladen, kurz innehalten und überlegen, ob ein anderes Kommunikationsmedium besser wäre. Alternativen wären:

• E-Mail: Sie wollen Informationen der Geschäftsführung an Ihre Mitarbeiter weiterleiten, oder über den aktuellen Projektstand berichten? Dies können Sie auch per Mail tun. So kann jeder selbst entscheiden, wann er diese Information liest.
• Aktennotiz: Wenn Sie z.B. mit einem Kunden oder Lieferanten telefonisch eine Vereinbarung getroffen haben, können Sie darüber eine Aktennotiz schreiben und so alle Kollegen informieren. Auch hier ist der Vorteil, dass andere auf diese Information zurückgreifen können, wenn es notwendig ist.
• Telefonat: Manche Dinge lassen sich auch ganz einfach in einem Telefongespräch klären. Eine große Besprechungsrunde ist dann gar nicht sinnvoll.
• Einzelgespräch: Wenn es Themen gibt, die nicht für alle Besprechungsteilnehmer relevant sind, dann ist ein Einzelgespräch, bei dem Sie im Detail diskutieren können, viel besser. So sparen Sie die Zeit der anderen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die durchgeführte Umfrage zum Thema Besprechungen interessante Einblicke in die Besprechungskultur von großen und mittelständischen Unternehmen liefert. Die Ergebnisse zeigen, dass viele Führungskräfte mit vollen Kalendern konfrontiert sind und häufig Überstunden leisten, was auf die oft übermäßig lange Dauer von Besprechungen zurückzuführen ist.

Die Umfrage offenbart, dass Besprechungen in der Regel länger als die geplante Zeit dauern, wobei etwa die Hälfte der Befragten angibt, dass Meetings bis zu 90 Minuten dauern können. Etwa jeder zehnte Teilnehmer berichtet sogar von regelmäßigen Besprechungen von bis zu 2 Stunden, was als zu lang erachtet wird.

Die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Reduzierung der Besprechungsdauer, wie das Festlegen einer klaren Agenda mit Zeitangaben, die Nutzung von agilen Methoden wie dem Kanban-Board, die Einführung von Stehungen statt Sitzungen, die Begrenzung von PowerPoint-Präsentationen und die Auswahl des richtigen Kommunikationsmediums, bieten praktische Ansätze, um effizientere Meetings zu ermöglichen.

Die Umfrage zeigt auch, dass die Häufigkeit von Besprechungen in Büros nach einer Phase verstärkter Videokonferenzen während der Anfangsphase der Corona-Pandemie wieder auf ein normales Maß zurückgegangen ist.

Abschließend geben 60% der Umfrageteilnehmer an, dass Dauer und Häufigkeit von Besprechungen für sie genau richtig sind. Dennoch sollten die Ergebnisse Anlass zur Überlegung bieten, die Besprechungskultur zu optimieren, insbesondere für die 40%, die angeben, dass es zu viele Besprechungen gibt. Es wird empfohlen, aktiv zu prüfen, ob die Teilnahme an Besprechungen immer notwendig ist und alternative Kommunikationsmittel in Betracht zu ziehen.