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Ich möchte heute eine Erfolgsgeschichte teilen, die vielleicht vielen von Ihnen bekannt vorkommt. Es geht um Markus W., einen engagierten Inhaber eines kleinen Betriebs mit 8 Mitarbeitern.

Markus ist täglich voll im Einsatz – oft von früh morgens bis spät abends. Egal ob es um die Installation von Maschinen beim Kunden oder die Gewinnung neuer Projekte geht, Markus gibt immer 110%. Aber trotz all seines Einsatzes, stieß er an seine Grenzen: Aufgaben blieben liegen, Projekte verzögerten sich und wichtige Unterlagen wurden nicht rechtzeitig verschickt.

Das führte zu langen Abenden im Büro und Frust. Das Gefühl, dass die Arbeit niemals endet und der Stress immer größer wird, kennt bestimmt der ein oder andere von Ihnen.

Die Lösung? Daily Standup! 

In einem unserer Coachinggespräche haben wir zusammen neue Wege gefunden, um die tägliche Kommunikation und Aufgabenverteilung zu verbessern.

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Es hakt überall…

Stellen Sie sich vor, Sie sind Inhaber eines kleinen Betriebes. Sie haben 8 Mitarbeiter, die teilweise mit der Abwicklung von Kundenprojekten betraut sind, oder auch Verwaltungsaufgaben übernehmen. Sie selbst übernehmen die Gewinnung von Neukunden und einzelne Kundenprojekte.

Es gibt häufig Tage, an denen Sie von morgens bis abends unterwegs sind. Vom Auto aus beantworten Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter und delegieren Aufgaben. Aber das funktioniert nicht immer so gut, wie Sie es sich wünschen. Wenn Sie abends ins Büro kommen, stellen Sie fest, dass einige Dinge liegen geblieben sind, von denen Sie dachten, dass es längst erledigt wäre. Weil auch Terminsachen dabei sind, machen Sie es dann doch selbst, was Sie ärgert.

So ging es auch Markus W., der mir sein Leid klagte bei einem unserer wöchentlichen Coachinggesprächen.

Er fasste die Situation so zusammen: „5 meiner Mitarbeiter machen pünktlich Feierabend und ich sitze auch nach 20:00 Uhr noch im Büro“.

Er war seit morgens um 6:00 Uhr unterwegs, um beim Kunden vor Ort die Installation einer Maschine zu begleiten. Nun am Abend fehlte ihm schlicht die Energie zwei Angebote zu schreiben und eine Kostenkalkulationen zu überarbeiten.

Außerdem hat ihn während der Fahrt zurück ins Büro ein anderer Kunde angerufen und nachgefragt, wann er denn nun endlich die aktualisierten Pläne erhält. Die Änderungen hatte Markus W. bereits vor 3 Tagen an seine Mitarbeiterin weitergegeben. Auf ihrem Schreibtisch fand er die Pläne, aber es war unklar, warum sie noch nicht versendet wurden. So etwas macht ihn wütend. Denn beim Kunden musste er sich mehrfach für den Verzug entschuldigen.

Die Lösung: Daily Standup

Während unseres Coachinggesprächs überlegten wir nun gemeinsam, wie die Kommunikation zwischen ihm und seinen Mitarbeitern verbessert werden könnte.

Er schlug vor, die monatlichen Teambesprechungen wieder regelmäßiger durchzuführen, denn die waren seit einiger Zeit aufgrund von Urlaub, Krankheit und hohem Arbeitsaufkommen ausgefallen.

Aber würde das helfen, die tägliche Abstimmung zu den verschiedenen Kundenprojekten zu verbessern?

Aus meiner Sicht: Nein.

Stattdessen stellte ich ihm das „Daily Standup“ vor.

Erstens: Kurze tägliche Briefings mit seiner Assistentin am Morgen. Hierbei geht es hauptsächlich um anstehende Termine, dringende Rückrufe und Unterlagen, die an diesem Tag verschickt werden müssen.

Zweitens: Kurze tägliche Abstimmungsgespräche mit seinen Projektleitern über den Stand der Dinge in den einzelnen Kundenprojekten. Hier können auch Probleme erkannt und kurzfristig gelöst werden.

Drittens (gehört nicht zum Daily Standup, ist aber trotzdem sinnvoll): Wir haben zwei feste Bürotage in seinem Kalender eingeplant. So ist er für seine Mitarbeiter direkt ansprechbar und hat selbst ausreichend Zeit um Angebote, Kalkulationen und Stellungnahmen zu schreiben.

Die monatlichen Teambesprechungen haben wir auch wieder regelmäßig eingeplant. Diese Zeit kann zukünftig dafür genutzt werden, Grundsatzthemen zur Arbeitsorganisation zu klären.

Er war motiviert, gleich am nächsten Morgen seinen Mitarbeitern diese neuen Regelungen vorzustellen.

Es läuft!

Bei unserem nächsten Coachinggespräch war Markus W. gut gelaunt und wirkte gelöst. Er berichtete begeistert von den täglichen Abstimmungsgesprächen. Er ist nun besser informiert über den Stand der Projekte, was ihn beruhigt, denn er weiß nun, dass nichts im Hintergrund anbrennt.

Seiner Assistentin fällt es nun leichter die Prioritäten richtig zu erkennen und mehr Entscheidungen selbst zu treffen. Das entlastet ihn.

An den beiden Bürotagen hat er einige offene Aufgaben vom Schreibtisch bekommen, was ihn den früheren Feierabend genießen lässt.

Die neue Situation hat er kurz zusammengefasst: „Es läuft!“ Und dafür gab es auch ein gutes Beispiel: Am Vormittag hatte er mit einem Kunden vor Ort noch einige Änderungen in den Plänen besprochen. Im Anschluss gab er dies an seine Mitarbeiterin weiter, die die überarbeiteten Unterlagen an den Kunden senden sollte. 3 Stunden später rief ihn dieser Kunde an und bedankte sich, dass die Unterlagen bereits bei ihm angekommen sind.

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Geht es Ihnen ähnlich? Fehlen in Ihrem Betrieb auch Strukturen, die Sie als Chef entlasten? Dann lassen Sie uns reden.

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