In der heutigen schnelllebigen Welt, in der Zeit oft knapp ist und die Anforderungen ständig steigen, wird effektives Zeitmanagement zu einer entscheidenden Fähigkeit. Eine Methode, die sich dabei als äußerst wirksam erwiesen hat, ist das sogenannte „Time-Boxing“. Diese Technik hilft nicht nur dabei, den Fokus zu behalten, sondern fördert auch Produktivität und Kreativität. In diesem Artikel werden wir uns genauer mit der Methode des Time-Boxing auseinandersetzen, ihre Vorteile beleuchten und mögliche Herausforderungen besprechen.

Eigentlich wollten Sie nur kurz…

… etwas im Internet recherchieren und schon ist der halbe Tag rum! Sie verbringen Tage damit, eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen? Selbst das Formulieren eines Geschäftsbriefes dauert ewig, bis er perfekt ist?

Insbesondere Mitarbeiter, die zu Perfektionismus neigen, verzetteln sich häufig und benötigen für ihre Aufgaben viel länger, als die Kollegen. Das führt zu Stress, Überforderung und Überstunden.

Was dabei häufig vergessen wird: Die Zeit, die Sie für die Bearbeitung einer Aufgabe einsetzen, ist der Preis dafür.

Ich weiß, dass die meisten Büroarbeiter dies nicht ausrechnen (in der Produktion wird es schon lange so gemacht), aber wenn Sie nur einmal Ihr Monatsgehalt (inklusive Lohnnebenkosten) in einen Stundenlohn umrechnen, können Sie ermitteln, wie viel eine Aufgabe gekostet hat. Und dann fragen Sie sich „War es das Wert?“. Wie sagt der Volksmund? Zeit ist Geld.

Interessant ist, dass die Bearbeitung einer Aufgabe immer so lange dauert, wie Zeit dafür zur Verfügung steht.

Vielleicht haben Sie das bei sich selbst auch schon einmal beobachtet: Wenn Sie eine Aufgabe auf den letzten Drücker erledigen, schaffen Sie es in kurzer Zeit ein akzeptables Ergebnis zu erreichen.

Wieso ist das so? Wenn Sie sich, wenn Sie nur wenig Zeit zur Verfügung haben, auf die wesentlichen Punkte konzentrieren. Außerdem akzeptieren Sie eher, dass Sie dabei nicht alles perfekt gemacht haben. Steht Ihnen mehr Zeit für die Aufgabe zur Verfügung, bearbeiten Sie sie genauer, recherchieren ausführlicher und feilen so lange am Ergebnis, bis es perfekt ist.

Was ist Time-Boxing?

Time-Boxing ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der feste Zeitintervalle für bestimmte Aufgaben oder Projekte festgelegt werden. Während dieser vordefinierten Zeiträume konzentriert sich der Einzelne ausschließlich auf die jeweilige Aufgabe, ohne sich von Störungen ablenken zu lassen. Typischerweise reichen die Time-Boxes von 25 bis 60 Minuten, gefolgt von kurzen Pausen.

In einem Workshop oder einer Besprechung kann das Zeitlimit aber auch auf 5 oder 10 Minuten festgelegt werden.

Diese Methode wird oft beim agilen Projektmanagement, wie z.B. Design Thinking angewendet.

So gehen Sie vor

1. Bearbeitungszeit für die Aufgabe festlegen:
2. Zeit einplanen
3. Störungen abstellen
4. Stoppuhr starten
5. Danach: kurze Pause

Die Vorteile von Time-Boxing

1. Fokus und Produktivität: Indem man sich auf eine einzige Aufgabe konzentriert, steigert Time-Boxing die Produktivität, da es den Geist vor Ablenkungen schützt und ermöglicht, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen.
2. Bessere Zeiteinschätzung: Durch die festen Zeitintervalle lernt man, realistischere Einschätzungen darüber zu machen, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben erfordern. Dies führt zu einer verbesserten Planung und Terminverwaltung.
3. Kreativität fördern: Time-Boxing ermöglicht es, sich bewusst Zeit für kreative Prozesse zu nehmen. Die begrenzte Zeit kann dazu ermutigen, innovative Lösungen zu finden und Ideen schneller zu entwickeln.
4. Vermeidung von Überlastung: Durch regelmäßige Pausen zwischen den Time-Boxes wird Überlastung vermieden. Dies trägt zu einer besseren mentalen Gesundheit und langfristigen Arbeitsfähigkeit bei.
5. Effiziente Besprechungen: Wenn jeder Redner nur ein kurzes Zeitfenster für die Vorstellung seines Themas erhält, wird sich auf die wesentlichen Punkte beschränkt und die Besprechungen ufern nicht aus.
6. Perfektionismus reduzieren: Wenn Sie zu Perfektionismus neigen, ist Time-Boxing eine geeignete Methode, um dies einzudämmen, sodass Sie sich weniger verzetteln.

Herausforderungen von Time-Boxing:

• Es fällt schwer, den Zeitaufwand einzuschätzen. Verzweifeln Sie nicht zu Beginn bereits beim ersten Schritt. Fangen Sie erstmal an. Je häufiger Sie diese Methode anwenden, desto leichter fällt es Ihnen, sinnvolle Zeitintervalle festzulegen.
• Die Time-Box sind zu kurz. Sie haben sich für die Bearbeitung einer Aufgabe bereits 60 min. eingeplant, aber die Zeit reicht nicht aus? Dann sollten Sie Ihre Aufgaben in kleinere Unteraufgaben zerteilen, für die Sie kürzere Zeitfenster festlegen können.
• Die Aufgabe könnte von Ihnen in der kurzen Zeit nicht zu 100% erledigt werden. Das ist bei dieser Methode auch gar nicht das Ziel. Kennen Sie das Pareto-Prinzip? Wenn Sie sich daran halten, werden Sie merken, dass 80% oft ausreichend sind.
• Sie springen hektisch von einer Time-Box zur nächsten? Ein wichtiger Schritt bei dieser Methode sind die kurzen Pausen zwischen zwei Zeitintervallen. Da Sie während der Time-Box hoch konzentriert an der Aufgabe arbeiten, ist danach eine Pause zum Energietanken notwendig. Schauen Sie sich auch einmal die Pomodoro-Technik an.

Fazit

Time-Boxing ist eine effektive Methode, um die Zeit besser zu managen und die persönliche Produktivität zu steigern. Es erfordert jedoch eine gewisse Anpassungszeit und Flexibilität, um die optimale Balance zu finden. Indem man die Vorteile dieser Methode nutzt und sich gleichzeitig der Herausforderungen bewusst ist, kann Time-Boxing eine kraftvolle Waffe im Arsenal eines jeden sein, der seine Zeit effektiver nutzen möchte.

Weitere hilfreiche Tipps für eine bessere Selbstorganisation habe ich in diesem Artikel zusammengefasst: Selbstorganisation als Schlüssel zum Erfolg