Von meinen Arbeitsplatzcoachings mit Führungskräften weiß ich, die Kalender sind voll mit wichtigen Besprechungen und Projektmeetings. Man hetzt von einem Termin zum nächsten, zwischendurch werden dann schnell ein paar Mails gelesen und geschrieben und irgendwann auch noch Auswertungen erstellt und Präsentationen vorbereitet.

Zeit für die Mitarbeiter bleibt dabei nicht.

Die müssen stattdessen ihrem Chef „auflauern“, um ihn überhaupt einmal persönlich sprechen zu können.

Die Führung beschränkt sich oft darauf, umfangreiche Excel-Liste über die delegierten Aufgaben zu führen, wo der Erledigungsstatus dokumentiert wird.

Aus meiner Sicht gehört aber das Führen der Mitarbeiter zur Kernaufgabe einer Führungskraft und das geht am Besten über Einzelgespräche.

Hier kann der Projektstatus reportet, Fragen geklärt und auch Feedback gegeben werden.

Was ist ein Einzelgespräch?

Ein Einzelgespräch findet zwischen dem Vorgesetztem und seinem Mitarbeiter in einer geschützten und vertrauensvollen Umgebung statt. Üblicherweise im Büro des Vorgesetzten. Es dauert je nach Gesprächsbedarf zwischen 15 min. und 1 Stunde.

Folgende Themen können beispielsweise angesprochen werden:

• Status eines Projekts
• berufliche Ziele
• Fragen stellen
• Feedback geben

Als Führungskraft sollten Sie regelmäßig Einzelgespräche mit all Ihren Mitarbeitern führen. Dies gilt übrigens auch für Teamleiter und Projektleiter.

• Was ist in der vergangenen Woche passiert?
• Was steht für die kommende Woche an?

Sie denken, das das nicht leistbar ist, weil Sie dann ja jede Woche 20 Gespräche führen müssten? Doch! Das ist eine Ihrer zentralen Führungsaufgabe und Ihr wichtigstes Instrument. Excel-Listen und Mails können die persönliche Kommunikation nicht ersetzen. Indem Sie sich die Zeit für jeden Ihrer Mitarbeiter nehmen, zeigen Sie auch Ihre Wertschätzung. Probleme können früher erkannt und einfacher gelöst werden.

Aber auch diese Einzelgespräche müssen gut vor- und nachbereitet werden. Am einfachsten geht das mit einer Vorlage.

Welche Vorteile bietet eine Einzelgespräch-Vorlage?

Mit einer Einzelgespräch-Vorlage können Sie: 

• Aktionspunkte mit Verantwortlichen und Fristen im Blick behalten
• Langfristige Karriereziele nachverfolgen
• Durch asynchrones Feedback dafür sorgen, dass Ihr Mitarbeiter noch mehr aus sich herausholen kann
• Ihren neuen Mitarbeitern schnell einen gemeinsamen Ort bieten
• Bereits vor dem Gespräch Ihre Diskussionsthemen planen
• Die Zusammenarbeit optimieren – vor allem für ortsunabhängige Teams
• Sämtliche Fragen zum Meeting klären

Tipps für ein erfolgreiches Einzelgespräch

• Sammeln Sie im Laufe der Woche Themen – und ermutigen Sie Ihren Mitarbeiter, dasselbe zu tun.
• Schaffen Sie einen gemeinsamen Ort für die Fragen und Ihrer Mitarbeiter.
• Teilen Sie Status-Updates und Hindernisse in Echtzeit und asynchron. So behalten Sie den Überblick über die Initiativen Ihrer Mitarbeiter, ohne gleich ins Mikromanagement zu rutschen.
• Schauen Sie sich gemeinsam an, was Ihr Mitarbeiter in der vergangenen Woche gemacht hat, und arbeiten Sie Dinge heraus, die er noch verbessern kann.
• Geben Sie regelmäßig konstruktives Feedback, damit es bei größeren Leistungsbewertungen zu keinen Überraschungen kommt. Genügend positives und konstruktives Feedback hilft Ihrem Mitarbeiter, sich beruflich weiterzuentwickeln und zu wachsen.

Welches Tool kann ein Einzelgespräch unterstützen?

Welches Tool kann denn nun dieser gemeinsame Ort sein, wo Themen gesammelt und Vereinbarungen dokumentiert werden?

Aus meiner Sicht ist OneNote ideal dafür geeignet.

Diese Software ist bereits bei Ihnen installiert, da es zum MS-Office-Paket dazu gehört. Außerdem können Sie es schnell erlernen und es ist leicht zu bedienen. Wenn Sie für jeden Mitarbeiter einen eigenen Abschnitt einrichten, kann dafür auch ein Zugriffsschutz eingerichtet werden, sodass die Vertraulichkeit gewährleistet bleibt. Delegierte Aufgaben können einfach eingeplant und nachverfolgt werden und die Suchfunktion ist wirklich sehr gut.

Sie haben OneNote noch nicht für sich entdeckt? Dann empfehle ich Ihnen mein Tutorial. Hier zeige ich Ihnen u.a., mit welchen Funktionen Sie eine Vorlage für ein Mitarbeitergespräch einrichten. Infos zum OneNote-Tutorial (klick)