Effiziente Meetings: Was Sie von Amazon lernen können

Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, und bei einem Giganten wie Amazon sind klare Besprechungsregeln von entscheidender Bedeutung, um Effizienz und Produktivität sicherzustellen. In diesem Blog-Artikel werfen wir einen Blick auf die Besprechungsregeln bei Amazon und wie sie dazu beitragen, dass Teams effektiv zusammenarbeiten.

5 Gründe, warum Meetings nicht effizient sind

Insbesondere in größeren Unternehmen sind Besprechungen echte Zeitfresser.

Das liegt schon alleine daran, dass es zu viele Besprechungen gibt. Wenn sich die Geschäftsführung bzw. der Vorstand regelmäßig trifft, um über wichtige Themen zu beraten und zu entscheiden, sind viele andere Besprechungen dem vorausgegangen. Die Bereichsleiter treffen sich, um die Themen, die dem Vorstand präsentiert werden sollen, abzustimmen und vorzubereiten. Damit diese Führungsebene mit entsprechenden Informationen versorgt ist, besprechen sich die Abteilungsleiter, die wiederum vorher mit ihren Mitarbeitern in Meetings zusammensitzen. Eine interessante Studie zu diesem Thema habe ich in diesem Blog-Artikel bereits vorgestellt: Besprechungswut in Unternehmen

Weitere Gründe sind:

Zu viele Teilnehmer: Sie haben ein wichtiges Projekt – darüber müssen alle Abteilungen informiert sein. Und bevor irgend jemand sich hinterher beschwert, dass er ja nicht um seine Einschätzung gefragt wurde, läd man besser alle ein, damit alle von Anfang an mitdiskutieren können. Ich habe selbst auch die Einstellung von Abteilungsleitern erlebt, überall teilnehmen zu wollen, um deutlich zu machen, dass man wichtig ist. Leider bewahrheitet sich auch immer wieder: Je mehr Personen teilnehmen, desto länger dauert die Besprechung. Jeder meldet sich zu Wort, auch wenn er eigentlich nur nochmal wiederholt, was bereits gesagt wurde.
Zu umfangreiche PowerPoint-Präsentationen: Bei einer Besprechung, die 60 min. dauert, werden nicht selten 45 min. lang Zahlen, Daten und Fakten präsentiert. Mit dem Nachteil, dass am Ende zu wenig Zeit für Diskussionen, Entscheidungen und Aufgabenverteilung bleibt. Da könnte man doch Zeit sparen, wenn man die Präsentation vorher verteilt, damit alle die Informationen vorab lesen können – aber das bringt uns schon zum nächsten Problem:
Die Teilnehmer sind nicht vorbereitet: Kennen Sie das auch? Sie haben bereits mit der Einladung die Agenda und Unterlagen verschickt, aber zu Beginn des Meetings stellen Sie fest, dass nur 2 von 10 Teilnehmer die Unterlagen überhaupt gelesen haben. Die anderen hatten keine Zeit dafür oder haben die Informationen nur überflogen. Also präsentieren Sie Ihre Tabellen, Ausarbeitungen und Berichte zu Beginn des Meetings, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Das könnte man sich eigentlich sparen…
Besprechungen finden am späten Nachmittag statt: Mir berichten Führungskräfte immer wieder, dass sie von 8:00-18:00 Uhr durchgängig in Besprechungen sitzen. Erst danach haben sie Zeit, Mails zu bearbeiten und ihre Aufgaben zu erledigen, was zu Überstunden führt. Wer selbst schon einmal an einer Besprechung nach 16:00 Uhr teilgenommen hat, der weiß, dass die Konzentrationsfähigkeit und Motivation deutlich nachgelassen hat. Diskussionen werden zäh. Darüber hinaus ist es Halbtagskräften oft nicht möglich, an solchen Meetings teilzunehmen. Somit fehlen wichtige Beiträge.
Entscheidungen werden vertagt: Nachdem alle Teilnehmer zu Beginn der Besprechung erstmal auf den Stand gebracht werden mussten und dadurch wenig Zeit für Diskussionen blieb, die dann auch noch zäh verliefen, konnte am Ende keine Entscheidung getroffen werden. Es wurde mal wieder nur geredet und es kam nichts dabei heraus.

Besprechungsregeln bei Amazon

Amazon wollte es anders machen, besser. Darum gibt es dort überraschende Besprechungsregeln:

Nur so viele Teilnehmer, wie Leute von 2 Pizzen satt werden könnten (ca. 8): ok, ob nun 8 Personen von 2 Pizzen satt werden, soll hier nicht zur Diskussion stehen. Aber die Idee dahinter ist klar: die Begrenzung der Teilnehmerzahl. Dabei hat sich herausgestellt, dass nicht nur zu viele Teilnehmer ein Problem sind (s.o.), sondern auch zu wenige. Wenn sich also z.B. nur 3 oder 4 Mitarbeiter treffen, fehlt es an unterschiedlichen Meinungen und Sichtweisen.
PowerPoint ist verboten, stattdessen gibt es:
6-seitiges Memo: Statt Aufzählungslisten setzt man bei Amazon auf ausformulierte Sätze. Die Absicht dahinter: Beim Schreiben gibt man sich mehr Mühe.
Die ersten 30 min. lesen alle „Silent Meeting“: Da man ja weiß, dass sowieso niemand die verteilten Unterlagen vorab liest, nimmt man sich die Zeit dafür zu Beginn des Meetings. So sind alle informiert und bluffen sich nicht durchs Meeting.
Danach Diskussion: Da alle auf dem gleichen Stand sind, geht das besser & schneller.
Die 10-12-Regel: Meetings finden am Vormittag statt zwischen 10 und 12 Uhr, da man am Nachmittag nicht mehr konzentriert ist. Ein weiterer positiver Effekt dabei ist: jeder kann sich diesen Zeitraum für Meetings freihalten, sodass es einfacher wird, den Termin zu vereinbaren und alle können den Rest des Tages anders verplanen. So werden Überstunden vermieden.

Fazit

Amazon hat mit seinen Besprechungsregeln mehrere der bekannten Probleme gelöst. Und der Erfolg gibt ihnen Recht. Wie auch im Video gesagt, vermute ich aber, dass inzwischen die 6-seitigen Memos mit Hilfe von ChatGPT geschrieben werden. Somit wird sich weniger Mühe damit gegeben. Außerdem glaube ich, dass es den Mitarbeitern immer schwerer fällt, längere Texte zu lesen, da sie es nicht mehr gewohnt sind (vielleicht ist das bei Amazon anders, da das Unternehmen mal als reiner Buchhändler angefangen hat). Ich würde also das Memo etwas hirngerechter gestalten.

Die Regel, Meetings nur noch am Vormittag durchzuführen, finde ich richtig gut. So lässt sich der Arbeitstag besser planen. In einigen Unternehmen, wäre das aber wohl die größte Herausforderung, da es bedeutet, dass weniger Meetings stattfinden können.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.