Project Canvas – Innovative Methoden für professionelles Projektmanagement

In dem vorhergehenden Artikel zum Thema Project Canvas habe ich die Übersicht von Over the Fence vorgestellt.

Eine weitere Variante eines Project Canvas wird in dem Buch von Kor/Bos/van der Tak erläutert.

Quelle: Project Canvas, Kor/Bos/van der Tak

Gut gefällt mir an dem Buch, dass nicht nur die 5 Kernfragen (Was, Wer, Wie, Worin und Womit?) und 15 Elemente erläutert werden, sondern auch gängige Projektmanagement-Methoden. Außerdem vergleichen die Autoren den Project Canvas mit klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden.

Im folgenden Video stelle ich den Project Canvas vor und zeige auch, wie diese Übersicht in PowerPoint dargestellt werden können.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Wie du ein Project Canvas in PowerPoint erstellst und animierst

Die schlechte Nachricht vorweg: Es kostet dich Zeit. Die gute Nachricht: Du musst die Vorlage nur 1x erstellen und kannst sie dann für verschiedene Projekte und Projektphasen immer wieder nutzen.

In dem folgenden Video zeige ich dir zwei Möglichkeiten den Project Canvas von Over the Fence in PowerPoint zu erstellen.

Wenn du nicht viel Zeit hast, dann füge auf deine Folie einfach eine Tabelle ein. So kannst du schnell die Größe der einzelnen Felder anpassen. Aber Vorsicht: Eine Tabelle kann in PowerPoint nicht animiert werden.

Etwas aufwändiger, weil fummeliger, ist es, wenn du einzelne Rechtecke zeichnest und sie exakt anordnest. Diese lassen sich dann aber animieren.

Mir gefällt der Project Canvas wirklich gut, aber für die Inhalte wird dann die Schriftgröße sehr klein und somit kann man es nicht wirklich gut über den Beamer präsentieren. Daher habe ich noch eine Alternative ausprobiert, bei der man mehr Platz und somit eine größere Schrift hat.

Mehr dazu in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

PowerPoint oder Flipchart?

Stellen Sie sich auch manchmal die Frage, was jetzt besser wäre? Sollten Sie Ihre Projektergebnisse besser in PowerPoint oder auf einem Flipchart präsentieren? Vielleicht geben Sie auch ein Seminar und sind hin- und hergerissen. Klar, PowerPoint-Folien sind der Standard. Hier können Sie Ihre Inhalte professionell präsentieren und animieren. Aber ein gut gestaltetes Flipchart weckt vielleicht viel mehr das Interesse Ihrer Zielgruppe.

Vorteile von PowerPoint

Mit PowerPoint haben Sie viele Möglichkeiten, Ihre Inhalte ansprechend aufzubereiten. Sie können Fotos einfügen, oder auch Videos. Sie können mit Farben, Formen, Pfeilen und Schriftarten variieren. Und Sie haben die Möglichkeit, die Inhalte durch eine entsprechende Animation nacheinander erscheinen zu lassen und auch die Folienübergänge zu gestalten. Umfangreiche Zahlen können Sie zudem in interessanten Diagrammen darstellen.

Nachteile von PowerPoint

Das Programm verleitet dazu sehr viel Inhalt zu präsentieren. Ich habe selbst schon regelrechte Folienschlachten erlebt. Oft waren die Folien mit Text vollgestopft und überfrachtet. Aber ist das immer zielführend? Wäre es nicht besser, sich auf die wesentlichen Aussagen zu fokussieren? Sollten Sie nicht besser nur eine kurze Einführung ins Thema geben und dann mit Ihrem Publikum gemeinsam Ideen entwickeln oder Lösungen erarbeiten?

Vorteile von Flipcharts

Oft habe ich den Eindruck, dass gut gestaltete Flipcharts vom Publikum dankbar angenommen werden. Insbesondere, wenn in Ihrem Unternehmen Folienschlachten in PowerPoint üblich sind, können Sie mit ein paar einfachen selbst gestalteten Flipchartblättern überraschen. Sie können Ihren Vortrag eher als Workshop gestalten und die Teilnehmer aktiv einbinden, indem Sie z.B. eine Kartenabfrage durchführen. Am Ende haben alle das Gefühl wirklich etwas geschafft zu haben und nicht wie sonst die Zeit in Meetings verschwendet zu haben.

Nachteile von Flipcharts

Flipcharts und Moderationskarten eignen sich gut für zentrale Aussagen. Lange Texte werden auch auf dem Flipchart nicht interessanter. Außerdem können Sie Diagramme nur eingeschränkt zeichnen. Ein Balken-, Säulen- oder Liniendiagramm ist noch möglich. Aber ein Tortendiagramm stellt bereits eine Herausforderung dar. Auf dem Flipchart können Sie also nur Tendenzen zeigen, nicht aber auf den Cent genaue Umsatzvergleiche darstellen. Und schlussendlich hängt es immer davon ab, ob es Ihnen gelingt, die Flipcharts ansprechend zu gestalten.

PowerPoint oder Flipchart? Beides!

Ich persönlich setze in meinen Seminaren und Workshops beides ein. Bestimmte Inhalte kann ich mit entsprechenden Fotos besser darstellen. Andere erarbeite ich lieber am Flipchart.

Die Agenda zum Beispiel schreibe ich auf ein Flipchart und lasse sie sichtbar hängen. So hat jeder immer eine Orientierung, wo wir gerade sind und welche Themen noch kommen. Zu Beginn des Seminars erhebe ich häufig den Stand der Dinge in Bezug auf die eigene Arbeitsplatzorganisation. Hierfür habe ich Flipchartblätter vorbereitet und nutze eine Punkt-Abfrage. Ich präsentiere auch nicht ausschließlich Fakten, sondern erarbeite mit den Teilnehmern zusammen Lösungen. Hierfür verwende ich die Methode der Kartenabfrage.

Wie gehen Sie in Ihren Projektsitzungen, Seminaren oder Workshops vor? Ihre Antwort können Sie gerne als Kommentar hinterlassen.

Notizen zu einer PowerPoint-Datei in OneNote

In meinem letzten Blog-Artikel und Video habe ich erklärt, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote hinzufügen können. Das funktioniert natürlich auch in PowerPoint.

Und hier finde ich die Zusammenarbeit zwischen PowerPoint und OneNote sehr praktisch: In der Regel ist die PowerPoint-Präsentation ja nicht innerhalb eines Tages fertig. Es gibt viele Entwurfsversionen.

Auf einer Folie soll noch ein Diagramm eingefügt werden, aber die Zahlen liegen noch nicht vor und müssen von Ihnen im Unternehmen zusammengetragen werden.

Eine Grafik sollte noch verbessert werden. Und nach geeigneten Fotos müssen Sie auch noch suchen.

In OneNote könnten Sie Notizen und Anmerkungen zu einzelnen Folien speichern. Durch die Verknüpfung gelangen Sie ganz schnell wieder auf die entsprechende Folie in Ihrer PowerPoint-Datei.

Sollten Aufgaben aus den Notizen entstehen, dann werden Sie diese in Ihrer Aufgabenliste in Outlook finden.

Also ein perfektes Zusammenspiel der einzelnen Programme!

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

Agenda auf Grundlage von Abschnittsnamen

Agenda automatisch in PowerPoint erstellen

Was in früheren PowerPoint-Versionen noch möglich war, geht nun leider nicht mehr: Eine Agenda auf Knopfdruck erstellen.

Sie haben natürlich die Möglichkeit, eine Agenda-Folie selbst zu erstellen und dann Links zu den jeweiligen Folien einzufügen (Manuelles Inhaltsverzeichnis).

Wesentlich komfortabler sind die Möglichkeiten für eine Agenda von FastChange, einem Add-In (Agenda erstellen). Hier haben Sie den Vorteil, die einzelnen Agenda-Folien automatisch erstellen und ändern zu können.

Aber mir hat das noch nicht ausgereicht. Ich habe wohl die Entwickler von FastChange genug genervt, sodass sie jetzt noch eine Änderung programmiert haben.

Agenda auf Grundlage von Abschnittsnamen

Ich selbst strukturiere meine PowerPoint-Präsentationen immer mit Abschnittsnamen (Abschnitte einfügen). Da habe ich mich schon immer gefragt, warum man in PowerPoint nicht automatisch auf Grundlage dieser Abschnitte eine Agenda-Folie erstellen kann. Für mich wäre das vergleichbar mit dem Inhaltsverzeichnis in Word, das auf den Überschriften basiert.

Nun ist es endlich auch mit FastChange möglich, die Agenda-Folie zu erstellen und die einzelnen Zeilen gehen auf die Abschnittsnamen zurück.

Wie dies funktioniert erkläre ich in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Effizient arbeiten mit dem Excel-Daten-Link für PowerPoint

Der Excel-Daten-Link von FastChange

Ich habe in anderen Blog-Artikeln bereits einige Funktionen von FastChange, dem Add-in für PowerPoint vorgestellt.

Hier klicken für die bisherigen Artikel: Schneller arbeiten, Agenda erstellen, Corporate Design im Griff, Formen

Es gibt noch eine weitere Funktion, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte: Der Excel-Daten-Link.

Wahrscheinlich kennen Sie bereits die Möglichkeit, Excel-Tabellen oder auch Diagramme mit PowerPoint zu verknüpfen. Der Vorteil: Wenn Sie in Ihrer Excel-Datei eine Änderung vornehmen, wird die Änderung in der entsprechenden PowerPoint-Datei übernommen. So laufen Sie nicht Gefahr, die Änderung zu vergessen und bei einem wichtigen Meeting alte Daten zu präsentieren.

Sie kennen diese Funktionalität noch nicht? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs zu Tabellen in PowerPoint (klick)

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob diese Verknüpfung auch bei Textfeldern funktioniert. Die schlechte Nachricht: Es geht nicht einfach so standardmäßig. Die gute Nachricht: Sie benötigen nur das Add-In von FastChange (klick). Hier gibt es den Excel-Daten-Link. Und damit können Sie Texte, Bilder, Farben, Ampeln und HarveyBalls automatisch anpassen bzw. aktualisieren.

Was ist eine Serienpräsentation?

Die Möglichkeiten eines Serienbriefes sind Ihnen sicherlich bekannt. Sie erstellen in Word einen Brief und können aus einer Excel-Datenbank Adressdaten oder auch andere Informationen in den Brief über ein Seriendruckfeld einfügen. Wenn Sie dann den Serienbrief drucken, erhalten Sie Briefe mit den jeweils eingefügten Informationen. Das spart viel Zeit und ist nicht so fehleranfällig, wie das händische Kopieren und Einfügen der Daten.

Die gleiche Logik steckt hinter einer Serienpräsentation. Sie erstellen eine Folie in PowerPoint und verknüpfen einzelne Textfelder, Bilder und Diagramme mit einer Excel-Tabelle. Auf Knopfdruck werden dann Folien in Ihre PowerPoint-Datei eingefügt, in denen die Felder entsprechend der Excel-Daten gefüllt werden.

FastChange bietet mit dem Excel-Daten-Link genau diese Funktion. Sie haben dabei sogar die Wahl, ob die Folien in Ihre aktuelle PowerPoint-Datei eingefügt werden sollen, oder ob pro Datensatz eine eigene PowerPoint-Datei erstellt wird.

Dies ist besonders interessant für Controller und Projektleiter, die regelmäßig wiederkehrende Reports erstellen, Management Summaries vorstellen, oder flexible Produktblätter benötigen.

Wie der Excel-Daten-Link funktioniert erkläre ich in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

So füllen Sie die SlideLibrary

Bibliotheken für die SlideLibrary auswählen

Damit Sie das Add-In SlideLibrary in PowerPoint nutzen können, müssen Sie ein bisschen Vorarbeit leisten. Es sind zwei Dinge zu tun: bestehende Präsentation integrieren und innerhalb der Präsentation Kategorien festlegen.

Zu den Begriffen: Eine bestehende Präsentation, die als Datei in Ihrem Laufwerk abgelegt ist, ist in der SlideLibrary eine Bibliothek. Die Reiter, in denen die Folien gruppiert sind, sind Kategorien. Die Kategorien können Sie während der Integration der Präsentation festlegen, oder Sie haben in Ihrer Präsentation bereits Abschnitte eingefügt und diese benannt. Dann werden diese Abschnittsnamen als Kategorie übernommen.

Das heißt, Sie suchen einmalig alle Präsentationen aus Ihrem Laufwerk zusammen und übernehmen diese in die SlideLibrary. Wenn Sie später einzelne Folien in eine neue Präsentation einfügen möchten, dann suchen Sie sich einfach nur die entsprechende Bibliothek und Folie aus.

Professionelle Folien zentral zur Verfügung stellen

Ich habe Ihnen nun die Funktionsweise der SlideLibrary vorgestellt. Ich denke, die Vorteile sind gut sichtbar geworden. Das Add-In ist dafür gedacht, dass zentral professionelle Folien erstellt werden, die häufig benötigte Inhalte (z.B. Unternehmensvorstellung) und Grafiken (vergleichbar mit dem Screenshot oben) darstellen. Diese Folien sollten zentral verwaltet und bei Bedarf geändert werden.

Der normale Mitarbeiter greift dann einfach über das Add-In auf diese Folien zurück und füllt sie mit den entsprechenden Daten. Somit können Sie einerseits gewährleisten, dass gut gestaltete Folien verwendet werden und andererseits sparen die Mitarbeiter viel Zeit.

Denn die zentralen Aussagen und Inhalte in einer PowerPoint-Präsentation darzustellen ist recht schnell gemacht. Diese Inhalte dann aber ansprechend und professionell zu präsentieren kostet sehr viel Zeit. Hier greift wieder einmal das bekannte Pareto-Prinzip, das ist bereits in einem früheren Artikel erklärt habe. Außerdem sind durch die SlideLibrary auch Anfänger in der Lage tolle PowerPoint-Präsentationen zu erstellen und dies motiviert die Mitarbeiter. Der Auftrag „Erstellen Sie mal schnell eine Präsentation.“ führt also nicht mehr zu Schrecken und Überstunden, sondern wird gerne übernommen.

 

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

 

 

Ihnen gefällt die SlideLibrary? Zum Bestellen einfach auf diesen Link klicken: SlideLibrary bestellen (klick)

PowerPoint: Professionelle Folien erstellen und gleichzeitig Zeit sparen

In einer neuen PowerPoint-Präsentation können Sie einzelne fertige Folien aus anderen Präsentationen einfügen. Schneller und einfacher geht’s mit dem Add-In SlideLibrary.


Sie müssen das Rad nicht immer neu erfinden

Präsentationsfolien zu erstellen, die wirklich gut aussehen, kostet eine Menge Zeit. Wenn Sie sich einmal die Mühe gemacht haben, dann sollten Sie in neuen Präsentationen diese Folien einfach einfügen. So fangen Sie nicht immer wieder von vorne an.

Bestehende Folien in eine neue PowerPoint-Präsentation einfügen

Wie Sie bestehende Folien aus alten Präsentationen in eine neue Präsentation einfügen können ist in 3 Schritten erklärt:


 

Wechseln Sie zum Reiter Einfügen.

Klicken Sie auf das kleine Dreieck bei der Schaltfläche Neue Folie.

Wählen Sie dann Folien wiederverwenden.

 

 

 

 

 

 

 

 


Es öffnet sich am rechten Rand ein zusätzliches Fenster.

Hier klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und dann auf Datei durchsuchen.

Wählen Sie die alte Präsentation auf Ihrem Laufwerk aus.

 


Es werden Ihnen dann in diesem Fenster alle Folien der Präsentation untereinander angezeigt.

Scrollen Sie zur gesuchten Folie und klicken diese an.

 

Dies ist zwar kein komplizierter Weg, aber er benötigt Zeit. Insbesondere wenn Sie aus verschiedenen PowerPoint-Dateien Folien aussuchen möchten und diese Dateien sehr viele Folien beinhalten.

 

 

Zeit sparen mit der SlideLibrary

Noch schneller und komfortabler geht es mit dem Add-In „SlideLibrary“. Hier haben Sie mehrere Präsentationen und deren Folien auf einem Blick. Die Folien werden nach Themen zusammengefasst angezeigt und Sie haben auch die Möglichkeit nach Stichworten zu suchen.

Professionelle Präsentationen erstellen und gleichzeitig Zeit sparen. Das geht ganz einfach.

Beauftragen Sie Kollegen aus der IT- und/oder Marketing-Abteilung, sehr gut gestaltete Folien zu erstellen. Dies könnte für bestimmte allgemeine Themen, wie z.B. Vorstellung des Unternehmens, der Produkte und Services sein. Oder auch Vorlagen für Diagramme, sodass die Nutzer dann nur noch die Zahlen austauschen müssen, aber das Layout bereits perfekt ist.

Im nächsten Schritt stellen Sie diese Präsentationen allen Mitarbeitern zur Verfügung, sodass jeder in der Lage ist, eine professionelle Präsentation in PowerPoint zu erstellen.

Wo Sie die SlideLibrary erhalten, wie Sie das Add-In installieren und wie Sie die Funktion nutzen, erkläre ich in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

 


 

Ihnen gefällt die SlideLibrary? Zum Bestellen einfach auf diesen Link klicken: SlideLibrary bestellen (klick)

 

 

Zeit sparen mit den Formen aus FastChange

Wie ist der Status Ihres Projektes?

Über den Projektstand müssen Projektleiter regelmäßig berichten. Dafür werden einige wichtige Informationen, wie z.B. die Ausschöpfung des Budgets, die erreichten Ergebnisse und der Zeitplan vorgestellt. Dafür erstellen die Projektleiter PowerPoint-Präsentationen.

Wenn Sie auch schon einmal in dieser Situation waren, dann werden Sie genau wie ich festgestellt haben, dass es einige Zeit benötigt, um z.B. eine Projektstatus-Ampel zu erstellen, die auch noch gut aussieht.

Insbesondere für den Stand der Dinge bei Budgets werden auch gerne die Harvey-Balls verwendet. Diese finden Sie bei den Symbolen und zeigen 25%, 50%, 75% und 100% an. Aber reicht das aus? Wer es genauer haben will, der muss ein Mini-Kreisdiagramm erstellen.

Um zu zeigen, dass eine Problemlösungs-Variante wahrscheinlich in die Sackgasse führt, eine andere Vorfahrt erhält, oder ein Umweg notwendig ist, sind Straßenschilder beliebt.

Aber wer hat die Zeit, diese Formen zu erstellen und ggf. kurz  vor dem Meeting zu verändern?

Professionelle Formen mit einem Klick

In diesem Fall kann Ihnen das Add-In FastChange helfen wirklich Zeit zu sparen. Hier gibt es im Menü einige vorbereitete Formen. Die Auswahl ist groß und man merkt sofort, dass die Programmierer in der Vergangenheit viele Projektstatus-Berichte selbst erstellt haben. Alles, was man braucht ist mit wenigen Klicks verfügbar, einige Formen, wie z.B. die Projektstatus-Ampel sogar in verschiedenen Varianten.

Jetzt sind nicht nur PowerPoint-Profis in der Lage ansprechend gestaltete Präsentationen zu erstellen.

In dem folgenden Video stelle ich Ihnen diese Funktion kurz vor:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Ihnen gefällt FastChange? Dann können Sie hier für 3 Monate eine Testversion erhalten: FastChange (klick)