5 zentrale Grundlagen der Kaizen-Methode

5-S-Methode, TQM, Ishikawa-Diagramm, TPM, die sieben Muda, Just-in-Time – dies alles sind Methoden, die zu Kaizen gehören. In diesem Artikel stelle ich die 5 zentralen Grundlagen von Kaizen vor und zeige auf, wie dies auch im Büro umgesetzt werden kann.

So funktioniert die Kaizen-Methode auch im Büro

Von Kaizen und neuen Managementmethoden aus Japan habe ich vor rund 30 Jahren in meinem Studium gehört. Damals haben viele von uns Hausarbeiten und Diplomarbeiten zu diesen Methoden geschrieben. Immer ging es darum, wie die erfolgreichen Strategien von Toyota auf Deutschland und unsere Unternehmen adaptiert werden können.

Natürlich haben sich zuerst deutsche Automobilhersteller damit beschäftigt, inzwischen sind die Methoden in allen Branchen angekommen.

Nachdem man Erfolge im Produktionsbereich feiern konnte, wurden die Erfahrungen auch ins Büro übertragen.

Obwohl ich dachte, dass dieses Thema inzwischen überall bekannt und angewandt wird, beobachte ich immer wieder, insbesondere in kleinen Unternehmen, das dies nicht so ist.

Die Chance auf effizienteres Arbeiten, bessere Erfolge und mehr Kundenzufriedenheit wird leider oft vertan.

Wenn auch Sie das Gefühl haben, dass es an Ihrem Arbeitsplatz noch Potenzial gibt, dann nehmen Sie sich gerne etwas Zeit für diesen Artikel.

Prozessorientierung

Sich regelmäßig mit Prozessverbesserungen zu beschäftigen zahlt sich am Ende für ein Unternehmen aus.

Aber niemand hat Lust, Prozesse zu dokumentieren. Da dies sehr zeitaufwändig ist und der Sinn manchmal auf dem Weg verloren geht, kommen viele Teams gar nicht dazu, ihre Prozesse zu verbessern.

Was aber passiert, wenn Unternehmen nicht ständig an Prozessverbesserungen arbeiten, lesen Sie hier: Warum Prozesse kontinuierlich verbessert werden müssen

Wie geht es einfacher?

Dies ist die Frage, die ich mir immer stelle. Sehr gute Erfahrungen habe ich mit der Salutogenen Geschäftsprozessanalyse gemacht. Hier liegt der Schwerpunkt auf die Gestaltung von Arbeit, die die Mitarbeiter gesund erhält. D.h. man fragt die Mitarbeiter eines Teams nicht „Welche Prozesse müssen verbessert werden?“, sondern „Welche Prozessschritte stressen Sie?“

Dieser andere Blick auf Prozesse macht es vielen Mitarbeitern einfacher, eine Antwort zu geben und die Motivation ist größer an Verbesserungen zu arbeiten. Außerdem beschäftigt man sich nicht erst einmal mit der reinen Dokumentation, sondern kommt gleich zu den Schmerzpunkten. Um zu verstehen, wo das Problem liegt, muss natürlich trotzdem der Prozess, z.B. mit Hilfe von Moderationskarten, dokumentiert werden.

Dennoch lohnt es sich, mit den verschiedenen Prozessaufnahme- und Dokumentationsmethoden auseinander zu setzen. Einen Einstieg ins Prozessmanagement gebe ich Ihnen hier (klick).

Kundenorientierung

Wer ist Ihr Kunde? Welche Bedürfnisse und Erwartungen hat Ihr Kunde? Dies sind zwei elementare Fragen.

Eigentlich ist doch klar, wer der Kunde ist. – Eigentlich. Denn wenn ich bei meinen Trainingsteilnehmern auf diesen Punkt zu sprechen komme, habe ich oft den Eindruck, dass es doch nicht so klar ist. Angenommen, ich würde einen Kinderpartyservice betreiben. Wer wäre mein Kunde? Die Kinder, die teilnehmen? Das Geburtstagskind? Die Eltern, die meinen Service bezahlen?

Auch die Idee des internen Kunden scheint oft noch nicht so ganz verstanden zu sein. Da fallen dann Sätze, wie „Wenn der Kollege xy das nicht richtig ausfüllt, dann muss er sich auch nicht wundern, dass ich das nicht bearbeite.“ Und immer wieder wird über „die da oben“ und „die da unten“ gesprochen, wenn man seine Kollegen meint. Probleme an den Schnittstellen werden hier sichtbar.

Eine klare Ausrichtung auf die Kunden (interne und externe) und deren Erwartungen hilft dabei, die eigenen Dienstleistung zu verbessern und das schafft eine höhere Kundenzufriedenheit.

Außerdem verbessern Sie dabei Ihre eigenen Abläufe und konzentrieren sich auf die wichtigen Punkte.

Sie fragen sich, wie Sie dieses Thema nun konkret angehen sollen? Ich empfehle Ihnen Design Thinking, eine Methode aus dem agilen Projektmanagement. Hier haben Sie eine strukturierte Vorgehensweise mit 6 Schritten, bei der Sie sich auch zwischendurch immer wieder Rückmeldung von Ihrem Kunden einholen, ob Ihre Dienstleistung seinen Erwartungen entspricht.

Qualitätsorientierung

Auch diese Grundlage besteht aus zwei Aspekten: Qualitätsstandards festlegen und die Einhaltung überprüfen.

Das hört sich, wie die Prozessdokumentation, wieder sehr aufwändig an. Und tatsächlich habe ich in vielen Unternehmen sehr umfangreiche Qualitätsmanagement-Handbücher gesehen. Bei meinem alten Arbeitgeber haben wir rund 2000 Prozesse dokumentiert, es gab mehrere Hundert Formulare und das QM-Handbuch hat 12 breite Ordner gefüllt. Aber außer der Revisions-Abteilung hat das wohl niemand wirklich gelesen…

Geht das auch einfacher?

Ja, wenn Sie im Blick behalten, warum und für wen Sie ein QM-Handbuch erstellen. Es darf nicht zur Arbeitsbeschaffungsmaßnahme werden oder weil der QM-Beauftragte denkt, er müsste rechtfertigen, dass er auch etwas tut und daher besonders viel schreibt.

Also ist die Frage:

Wie schaffen Sie es, die Qualitätsstandards so zu dokumentieren, dass die Kollegen dies schnell und einfach verstehen können?

Sie können das gewünschte Ergebnis mit einem Foto dokumentieren und Hinweise hinzufügen.

Durch Checklisten stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Schritte getan werden und gleichzeitig kann man gut erkennen, was bereits erledigt ist und was noch fehlt bzw. der nächste Schritt ist. Das hilft nicht nur jedem Mitarbeiter selbst, sondern auch im Vertretungsfall. Tipps, wie Sie eine gute Liste erstellen gebe ich hier: Was macht eine gute Liste aus?

Ansonsten ist es immer empfehlenswert, die einzelnen Schritte in Stichworten, anstelle von ausführlichen Texten zu beschreiben. Eine gute Technik dabei ist an entscheidenden Stellen Fragen einzubauen. Beispiel: „Zahlungseingang erfolgt?“ – Ja / Nein. Und dann wird genannt, was zu tun ist, wenn diese Frage mit Ja beantwortet wurde und was, wenn die Antwort Nein lautet.

Der 2. Aspekt, die Einhaltung der Standards zu überprüfen, kann an die Revision übertragen werden, oder der QM-Beauftragte führt regelmäßig Audits durch. Aber aus meiner Sicht ist es viel wichtiger, bei allen Mitarbeitern die Lust an Qualitätsorientierung zu wecken, sodass jeder selbst auf die Einhaltung achtet.

Kritikorientierung

Kritik wird im Kaizen als Chance zur ständigen Verbesserung gesehen. Daher ist Kritik nicht nur erlaubt, sondern erwünscht.

Wenn also etwas nicht gut funktioniert oder ein Fehler passiert, dann sollten Sie nicht nach dem Schuldigen suchen, sondern sich fragen, wie das passieren konnte. Analysieren Sie genau den Prozess. Laden Sie auf alle Fälle die Mitarbeiter dazu ein, Verbesserungsvorschläge zu machen. Testen Sie die Verbesserung in der Praxis. Prüfen Sie dann, ob es tatsächlich funktioniert, oder noch weitere Verbesserungen vorgenommen werden sollten.

Dieser PDCA-Zyklus wird immer wieder durchlaufen. So werden die Abläufe im Unternehmen laufend analysiert und verbessert.

Standardisierung

Alle 4 bisherigen Grundlagen, Prozess-/Qualitäts-/Kunden-/Kritikorientierung, beinhalten den Gedanken der ständigen Verbesserung. Verbesserung der Qualität der Dienstleistung und Produkte und Verbesserung der Prozesse.

Wenn Sie dann einen neuen Stand, ein neues Level, erreicht haben, dokumentieren Sie dies, damit es zum neuen Standard wird und so im Unternehmen integriert wird.

Solange Ihre Kernprozesse betroffen sind, wird der neue Standard natürlich im QM-Handbuch dokumentiert.

Geht es aber eher um abteilungs- oder projektinterne Verbesserungen, wie z.B. eine optimierte Dateiablagestruktur, könnten Sie dafür ein Office-Handbuch erstellen. Hier hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, die getroffenen Vereinbarungen nachzulesen bzw. bei Nichteinhaltung sich darauf zu berufen und auch die Einarbeitung neuer Kollegen funktioniert viel einfacher.


Zusammenfassung

Die 5 zentralen Grundlagen der Kaizen-Methode sind in großen Unternehmen seit vielen Jahren etabliert. Aber auch kleine Betriebe können davon profitieren.

Hier ist es besonders wichtig, einen einfachen und pragmatischen Weg zu finden.

Ich hoffe, Sie haben in diesem Artikel einige Anregungen erhalten.

Es ist gut, neben dem Tagesgeschäft sich regelmäßig die Zeit zu nehmen, um die eigene Arbeitsweise zu überprüfen und über Verbesserungen nachzudenken. Das zahlt sich auf alle Fälle aus.

6 goldene Ordnungsregeln fürs Büro

Wenn Sie das Buch „Simplify your life“ gelesen haben, dann kennen Sie die 6 goldenen Ordnungsregeln. Im Buch wird es eher auf den privaten Bereich, also die eigene Wohnung bezogen.

In diesem Artikel leite ich daraus Handlungsempfehlungen fürs Büro ab.

Aber hier zur Erinnerung die Regeln:

Wenn du etwas heraus nimmst, lege es wieder zurück.

Kennen Sie das? Sie kommen gerade aus einer Besprechung zurück und wollen gleich noch Ihre E-Mails checken. Also werden die Unterlagen aus der Besprechung einfach auf den Schreibtisch gelegt. Sie denken sich „Das räume ich dann später wieder weg.“ Plötzlich ist Feierabend und die Unterlagen liegen immer noch auf dem Schreibtisch. Inzwischen sind vielleicht sogar noch andere Dinge hinzugekommen. Und Sie denken sich „Das räume ich morgen weg.“

Aber Sie tun es nicht.

Stattdessen findet nach 14 Tagen die nächste Besprechung statt und Sie suchen die Unterlagen vom letzten Treffen…

Diese erste Regel für dazu, dass Sie sofort Ordnung schaffen. Sie müssen nie wieder aufräumen, da Sie die Unterlagen sofort nach der Besprechung wieder zurück legen.

So herrscht mehr Ordnung auf dem Schreibtisch und Sie müssen keine Zeit fürs Suchen verschwenden.

Am einfachsten geht das Zurücklegen mit einem System, das dies unterstützt. Normale Stehordner im Schrank sind dafür eher ungeeignet. Besser, schneller und einfacher geht es mit Hängemappen oder dem Mappei-System.

Wenn du etwas öffnest, dann schließe es wieder.

Den ganzen Tag über öffnen wir E-Mails, Dateien und Programme. Irgendwann ist die Task-Leiste voll mit Icons bzw. Reitern. Aber ist das sinnvoll? Nein.

Besser ist es, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Ihr Gehirn nimmt unbewusst war, was noch so alles rumliegt. Sei es elektronisch in der Taskleiste, oder in Papierform auf dem Schreibtisch. Dadurch werden Sie ständig abgelenkt und verlieren den Fokus auf die aktuelle Aufgabe.

Mein Tipp: Schließen Sie alle Dateien bzw. Programme, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Wenn dir etwas heruntergefallen ist, hebe es wieder auf.

Auch wenn Sie sich denken „Das hebe ich später auf“, ist es besser, es sofort zu tun. Schnell verschwindet sonst ein Blatt Papier unter einem Rollcontainer oder eine Pinnnadel tritt sich fest.

Das ist ärgerlich und kann ganz einfach von Ihnen vermieden werden.

Wenn du etwas heruntergenommen hast, hänge es wieder auf.

Ich denke, das kommt hauptsächlich in Besprechungsräumen zum Tragen. Und aus meiner Erfahrung ist es dort auch eher umgekehrt, daher würde ich sagen:

Richte den Raum wieder so her, wie du in vorgefunden hast.

Mir fällt das insbesondere beim Flipchart auf: Ich möchte es benutzen, muss aber erstmal mehrere Seiten umblättern, bis ich ein leeres Flipchartblatt gefunden habe. Manchmal ist es ganz interessant für mich. Ich erfahre etwas über Personalstrategien, Umsatzzahlen und anderen internen Informationen. Gut ist das aber nicht.

Plakate von meinen Vorgängern an den Wänden, Moderationskarten auf der Metaplanwand, benutztes Geschirr auf dem Tisch… Ich könnte immer so weiter machen.

Wenn stattdessen jeder seine Sachen wieder mitnimmt, ist der Raum sofort aufgeräumt. Gehen Sie mit einem guten Beispiel voran!

Wenn du etwas nachkaufen willst, schreibe es sofort auf.

Büromaterial verbraucht sich manchmal wie von Zauberhand. Gestern hatten Sie noch 3 Kugelschreiber in der Stifteschublade, heute keinen mehr… Gut, dass es den Büromaterialschrank gibt.

Ärgerlich, wenn dort auch die Bestände aufgebraucht sind.

Dies können Sie mit einem Kanban-System vermeiden. Durch entsprechende Karten sehen Sie sofort die Bestellnummer, übliche Bestellmengen und den Lieferanten. Wenn Sie auch noch die Lieferzeiten und den Verbrauch betrachten und die Karte so platzieren, dass rechtzeitig nachbestellt wird, wenn die Mindestmenge erreicht ist, läuft es (fast) wie von selbst.

Wenn du etwas reparieren musst, tue es innerhalb einer Woche.

Verklemmter Tacker, defekter Drucker, Aktenvernichter mit Papierstau, verklemmte Schublade, schief hängende Schranktür, umkippendes Flipchart, defekte Jalousie… Im Büro gibt es viele mechanische Geräte, die kaputt gehen können.

Aber statt sofort dem Hausmeister Bescheid zu geben oder die IT mit der Reparatur des Druckers zu beauftragen, ärgert man sich jeden Tag aufs Neue, dass etwas nicht funktioniert.

Teilweise habe ich gesehen, dass die Mitarbeiter dann ein Provisorium selbst geschaffen haben. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Kabelbinder kommen dabei oft zum Einsatz oder auch Telefonbücher erhalten einen neuen Sinn.

Statt sich immer wieder darüber zu ärgern: Reparieren (lassen)!

Wie Sie das CD nur 1x einstellen und dann überall nutzen können

Wiedererkennungseffekt durch standardisierte Unternehmens-Farben, Schriften und Logo

Was ist ein Corporate Design?

Das Corporate Design kann man mit Unternehmens-Erscheinungsbild übersetzen. Dazu gehören hauptsächlich ein Unternehmens-Logo, Unternehmens-Farben und verwendete Schriften.

Aber Achtung: Insbesondere bei Schriftarten sollten Sie darauf achten, dass Texte gut lesbar sind. Es gibt auch speziell designte Schriften zu kaufen. Diese können aber bei Kunden nicht umgesetzt werden, da diese Ihre Schrift nicht installiert haben. In diesem Fall werden von den Software-Programmen der Text in einer anderen Standard-Schrift dargestellt. Das sieht dann häufig nicht so gut aus und der Sinn der Unternehmens-Schrift geht verloren.

Wofür braucht ein Unternehmen ein Corporate Design?

Es geht um den Wiedererkennungswert. Nur wenn alle Dokumente, Visitenkarten, Flyer, Plakate, Präsentationen, Webseiten, Außenwerbungen, Social-Media-Auftritte, Arbeitskleidung und Merchandise-Artikel einheitlich gestaltet sind, lässt sich eine Marke etablieren. Die Kunden erkennen Ihr Unternehmen bereits an den Farben. Das Unternehmens-Logo gehört natürlich auch dazu.

Daher ist es nicht nur für große Unternehmen wichtig, sondern jeder Firmeninhaber sollte sich Gedanken dazu machen.

Außerdem wirkt ein einheitliches Erscheinungsbild viel professioneller.

Tipp: Halten Sie die festgelegten Farben, Schriften und das Logo in einem Corporate-Design-Handbuch fest. So können alle Mitarbeiter bei Bedarf darauf zurückgreifen. Außerdem hilft so eine Dokumentation dabei, die Standards verbindlich im Unternehmen umzusetzen.

Wie kann das Corporate Design in den MS-Office-Programmen umgesetzt werden?

Sie legen sowohl für die Farben, als auch für die Schriften ein benutzerdefiniertes Set an. Dies können Sie z.B. mit Ihrem Unternehmensnamen benennen, sodass es eindeutig ist.

Bei den Farben haben Sie Zugriff auf die Standard-Farbpalette, oder können sogar sehr genau die Farbe einstellen. Fragen Sie dazu bei den Spezialisten für dieses Thema nach, wie der Anteil an Rot, Grün und Blau bei der jeweiligen Farbe ist.

Dies kostet zwar etwas Zeit, aber Sie müssen es zum Glück nur 1x tun.

1x einstellen – für alle Programme nutzen!

Das Tolle ist: Die eingestellten Farben und Schriften stehen in allen Programmen zur Verfügung!

In PowerPoint nehmen Sie die Einstellungen im Reiter „Entwurf“ in der Gruppe „Varianten“ vor.

In Word finden Sie im Reiter „Entwurf“ die Schaltflächen „Farben“ und „Schriftarten“.

In Excel sind die Schaltflächen „Farben“ und „Schriftarten“ beim Reiter „Seitenlayout“ zu finden.

Wie Sie die Einstellungen vornehmen zeige ich in diesem Video:

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4 geniale Möglichkeiten, um Fotos zu bearbeiten

Mit Fotos peppen Sie jede langweilige PowerPoint-Präsentation auf. Wie Sie Ihre Fotos noch besser zur Geltung bringen und sie geschickt auf den Folien einsetzen, erfahren Sie in diesem Artikel.


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Schnelle Bildeffekte mit nur 1 Klick

Aus einem einfachen Foto können Sie mit nur einem Klick ein Polaroid machen, oder weitere tolle Effekte erzielen.

Wie geht das?

Markieren Sie das Foto. Im zusätzlichen Reiter Bildformat finden Sie verschiedene Bildformatvorlagen. Wählen Sie einfach etwas passendes aus. In dem Moment, in dem Sie mit der Maus über die einzelnen Bildformatvorlagen zeigen, sehen Sie bereits eine fertige Vorschau für Ihr Bild. Nun brauchen Sie den gewünschten Effekt nur noch anklicken.

Natürlich könnten Sie auch über verschiedene Einstellungen bei den Bildeffekten und Bildrahmen diese Veränderung Ihres Fotos erreichen, aber das kostet viel mehr Zeit. Die Bildformatvorlagen ermöglichen auch Anfängern tolle Ergebnisse zu erzielen.

Bilder statt Aufzählungspunkte

Flaggen als Aufzählungspunkte transportieren die Information viel besser.

Auf PowerPoint-Folien werden häufig Aufzählungen verwendet. In diesem Beispiel geht es um den Projektstatus in einzelnen Ländern. Statt die Länder zu nennen, können Sie auch die jeweiligen Länder-Flaggen einsetzen. Dies hat zwei Vorteile: Die Informationen können viel einfacher wahrgenommen werden und die Texte werden kürzer.

Wie geht das?

Sie setzen den Cursor in die erste Zeile Ihrer Aufzählung. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Aufzählungszeichen und wählen dort Nummerierung und Aufzählungszeichen. In dem sich dann öffnenden Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche Bild. Wählen Sie nun ein passendes Foto aus. Bestätigen Sie Ihre Änderung mit ok.

Dies wiederholen Sie für die weiteren Zeilen, da im meinem Beispiel für jede Zeile ein anderes Foto verwendet wird.

Denken Sie in Bildern, statt in Buchstaben!

Wofür könnten Sie die Fotos statt Aufzählungszeichen auch noch nutzen? Zum Beispiel könnten Sie Produktbilder einsetzen und so einfach darstellen, welche Aussagen es zu jedem Produkt gibt. Es sind natürlich auch Piktogramme möglich. So könnten Sie z.B. verschiedene Verkehrsmittel vergleichen, indem Sie das Symbol für ein Flugzeug, einen Zug und ein Auto verwenden.

Welche Beispiele fallen Ihnen ein? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Eigenes Foto vor anderem Hintergrund

Durch Freistellen können Sie das Foto einer Person vor einen anderen Hintergrund platzieren.

Für diesen Effekt sind zwei Schritte notwendig: Das Foto der Person freistellen, sodass der alte Hintergrund verschwindet und ein neues Hintergrundbild leicht verschwommen formatieren. Danach brauchen Sie nur noch beide Bilder übereinander legen.

Wie geht das?

Lösen wir erstmal die Person vom alten Hintergrund. Dafür markieren Sie das Foto. Im Zusatzreiter Bildformat klicken Sie auf die Schaltfläche Freistellen. Der lila dargestellte Bereich wird gelöscht, der farbige Bereich wird beibehalten. Sie möchten weitere Bildbereiche behalten? Dann klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen und kennzeichnen mit der Maus die zu behaltenden Bereiche. Soll mehr verschwinden? Dann klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Minus-Zeichen. Wenn Sie zufrieden sind, dann klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem grünen Haken.

Das neue Hintergrundbild markieren Sie und im Zusatzreiter Bildformat klicken Sie auf die Schaltfläche Künstlerische Effekte. Wählen Sie dort Weichzeichnen aus.

Nun platzieren Sie die freigestellte Person auf dem neuen Hintergrundbild. – Fertig!

Wofür könnten Sie diese Fotobearbeitung noch einsetzen? Zum Beispiel um ein Produkt in einer anderen Umgebung darzustellen. Oder um ein Bild einer Zukunftsvision zu entwickeln.

Schrift mit Bild attraktiv kombinieren

Einen Schriftzug mit einem passenden Bild füllen.

Wie geht das?

Hierfür sind 5 Schritte notwendig:

  1. Formatieren Sie das Wort in der Schriftart Arial Black und einer großen Schriftgröße.
  2. Schneiden Sie ein geeignetes Bild so zu, dass es ungefähr so groß ist, wie das Wort. Es muss nicht ganz genau stimmen.
  3. Fügen Sie das Bild in die Zwischenablage ein (z.B. indem Sie es ausschneiden).
  4. Markieren Sie das Wort und klicken auf die Schaltfläche Fülleffekt. Wählen Sie dort Struktur und weitere Texturen.
  5. Klicken Sie dann auf Bild- oder Texturfüllung. Die Bildquelle ist die Zwischenablage.

Dieser Trick ist etwas aufwändiger, weil Sie zu einem Wort ein passendes Bild finden müssen. Auch hier kommt es auf die Symbolik an. Zum Beispiel können Sie das Wort „Umsatz“ mit einem Bild von Geldscheinen füllen. Oder das Wort „Vertrieb“ mit einem Bild einer Feuerflamme, weil es dort sprichwörtlich brennt. Achten Sie darauf, dass das Bild gut zu erkennen ist, auch wenn man nur wenig davon sieht.


Sie haben Lust, noch mehr zu PowerPoint zu lernen?

Ich habe 16 Video-Kurse für Sie erstellt, mit denen Sie lernen beeindruckende Präsentationsfolien zu erstellen. Ich mache alles Schritt-für-Schritt vor, sodass Sie es einfach nachmachen können.

Eine Übersicht erhalten Sie hier: PowerPoint-Kurse (klick)


Goodnotes: Nützlicher Helfer mit vielen Möglichkeiten

Dies ist ein Gast-Artikel von Yvonne Wittner, die GoodNotes vorstellt, eine App von Apple, die mit OneNote von Microsoft vergleichbar ist.


Die Situation

Du sitzt in einem Meeting und machst dir in deinem Block Notizen. Manchmal verschreibst du dich und kritzelst die Wörter weg. Oder du blätterst um und merkst erst da, dass es das letzte Blatt war und hast keinen Ersatz dabei.

Und zu Hause musst du deine Notizen nochmals ‚in Schön‘ aufarbeiten. Also nochmals zusätzliche Arbeit.

Beim nächsten Meeting hast du deinen Laptop dabei und versuchst möglichst viel mitzuschreiben. Allerdings geht dir das Tippen nicht so schnell von der Hand. Es wird eine Vorlage ausgeteilt. Aber wie bekommst du dieses nun schnell in dein Dokument eingefügt?

Einen Scanner hast du nicht dabei und daheim bist du schon mit anderen Aufgaben beschäftigt und denkst nicht mehr daran.

Kann es denn auch einfacher gehen?

Die Lösung

GoodNotes ist eine App und für das IPad und eine ideale Lösung, wenn du digital und analog verbinden möchtest.

Im Prinzip ist es wie ein Notizbuch. Nur eben mit einigen digitalen Vorteilen.

So startest du mit Goodnotes.

Gehe auf das Plus links (Neu…) und es öffnet sich eine Auswahl an Möglichkeiten, wie du dein Notizbuch anlegen kannst.

Wähle das Notizbuch aus und nun kannst du einstellen, wie du dein

Notizbuch gerne haben möchtest. Der Umschlag, dass Papier, die

Größe. Hier hast du eine große Auswahl. Und du kannst innerhalb des Notizbuches auch die Seiten / Vorlagen jederzeit ändern und ergänzen.

Klicke bei der Leiste auf Format, A4, weißes Papier und mehr und es erscheinen noch mehr Auswahlmöglichkeiten.

Sobald du dich entschieden hast, klickst du auf erstellen und schon hast du dir ein Notizbuch angelegt, indem du nun arbeiten kannst.

Oben hast du verschiedene Icons. Rechts das Symbol mit vier Kästchen zeigt dir alle deine Seiten im Notizbuch, die du angelegt hast. Mit der Lupe kannst du suchen. Durch das Fähnchen kannst du Seiten markieren und mit dem vierten Symbol eintweder einzelne Seiten oder das ganze Notizbuch exportieren und teilen.

Links findest du die Bearbeitungssymbole.

Das Blattsymbol mit dem Plus gibt dir die Möglichkeiten weitere Seiten anzulegen und auch andere Formate (Liste, Kariert usw.) auszuwählen.

Klickst du auf das Symbol Stift mit Bogen hast du nun die Möglichkeit auf der Seite zu arbeiten und zu schreiben. Und das Symbol verändert sich zu zwei Stiften/Werkzeug, welche sich kreuzen.

Möchtest du eine Seite weitergehen (umblättern), dann klickst du auf dieses gekreuzte Symbol. Es erscheint wieder der Stift mit dem Lasso. Nun kannst du mit dem Finger Vorwärts und Rückwärts im Notizbuch blättern (hin- und herwischen).

Im Bearbeitungsmodus siehst du die Werkzeugleiste und wenn du die einzelnen Symbole anklickst, öffnen sich verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Welcher Stift, welche Farbe, die Strichstärke und mehr.

Hier findest du von Links nach rechts:

  • Vergrößerungswerkzeug, wenn man nicht so klein schreiben kann
  • Stiftauswahl
  • Radierer
  • Marker
  • Elemente zum einfügen
  • das Lasso Werkzeug
  • Sticker und Haftnotizen
  • Bilder
  • Textelemente
  • Pointer (für Präsentationen/ Bildschirmfreigaben – hiermit kann man zeigen, wo man sich gerade auf dem Papier befindet)
  • Farbauswahl
  • Strichstärkeneinstellung

Und damit kannst du sofort loslegen.

Entweder schreibst du mit dem Stift von Hand oder du tippst durch das Textelement auf deiner Seite. Du kannst jederzeit Fotos, Bilder Elemente und mehr einfügen.

Es gibt auch die Möglichkeit, das Handgeschriebene in Text umzuwandeln.

Wenn du ein Dokument ausgeteilt bekommst, kannst du es über das Bildelement einfügen.

Hierzu das Kamerasymbol auswählen, ein Bild machen und schon ist es eingefügt.

Oder du fügst dir Dokumente ein und kannst diese dann in GoodNotes bearbeiten / unterschreiben und dann exportieren, per Mail versenden oder ausdrucken.

Um das Dokument einzufügen, wählst du die PDF/ das Bild aus, gehst auf teilen und wählst ‚In GoodNotes öffnen..‘ aus.

Danach hast du die Möglichkeit auszuwählen, ob du die Datei in das aktuell geöffnete Notizbuch importieren möchtest oder ein neues anlegen magst.

Je nachdem wofür du dich entscheidest, du hast sofort die Datei importiert und kannst sie nun bearbeiten. Du kannst sie beschriften, unterschreiben, Anmerkungen machen. Ganz wie du magst.

Praktisch ist es, wenn man zum Workshop ein Workbook dazu erhält, dieses direkt in GoodNotes zu laden und dort zu bearbeiten. So sparst du jede Menge Papier und auch Toner.     

Erweiterungen

Es gibt noch zwei weitere tolle Möglichkeiten, welche ich dir kurz vorstellen möchte.

Du kannst dir auch sogenannte digitale Kalender/ Journale in GoodNotes laden und dort deine Termine verwalten.

So hast du Notizen, Unterlagen, Termine alles dabei und kannst es jederzeit bearbeiten.

Aktuell finden die meisten Meetings online statt. Und du möchtest gerne effizient und mit möglichst wenigen Geräten arbeiten. Dann empfehle ich dir den Bildschirm auf dem IPad zu teilen. Nun kannst du das Webinar schauen und gleichzeitig in GoodNotes das Workbook bearbeiten.

Das geht sowohl auf den normalen, als auch auf dem IPad Pro. Wobei es auf dem Pro etwas komfortabler ist, durch die Größe.

 
(Auf dem Foto ist Sandra Reekers zu sehen, welche mir freundlicherweise die Erlaubnis zur Nutzung des Bildes gegeben hat.).

Eine App – viele Möglichkeiten

Aktuell ist GoodNotes mein Favorit. Und es gibt noch so viele weitere Möglichkeiten damit zu arbeiten. Und man kann sich noch vieles extra einstellen.

Es gibt inzwischen auch gute Tutorials z.b. auf YouTube dazu.

GoodNotes wird auch gerne von Schülern verwendet. Meine Tochter nutzt nur noch ihr Tablet und diese App, um all ihre Unterrichtssachen zu organisieren. Wir kaufen schon lange keine Blöcke mehr.

Sie gestaltet damit ihre Präsentationen, macht sich Lernkarten, kann sowohl mit dem Lehrer aus auch mit anderen Schülern Inhalte teilen und sich jederzeit Dokumente, Bilder und Videos hinzufügen.

Auch verlernt sie durch das Schreiben mit dem Stift ihre Handschrift nicht.  Was eine gute Übung ist für lange Klausuren.

Hier kommt es allerdings auch auf die Schule an, ob das Ipad so genutzt werden kann.

Für wen ist es geeignet?

Für jeden der gerne digital mit analog verbinden mag. Für alle die immer noch gerne mit der Hand schreiben und trotzdem die digitalen Vorteile nutzen möchte. Man kann es als Arbeitstool verwenden oder privat als eine Art BulletJournal und mehr.

Ich wünsche dir viel Spaß beim Entdecken der App GoodNotes und den  tollen Möglichkeiten!

Über die Autorin

Als Expertin für kreative Organisation helfe ich Kreativen Menschen voller Ideen, dabei ihre Projekte zu strukturieren und organisieren.

Sich Freiraum für ihre Kreativität zu schaffen.

https://www.yvonnewittner.com

https://www.facebook.com/groups/kreativ.organisiert.die.austauschgruppe/

Zeit sparen mit fertigen Vorlagen

Sie benötigen eine Checkliste für die Vorbereitung einer Weihnachtsfeier? Für Ihr kleines Unternehmen möchten Sie eine Kostenaufstellung in Excel erstellen? Die Zeiterfassung soll über Excel laufen? Sie möchten eine Leistungsbeschreibung erstellen?

Solche Aufgaben können eine ganz schöne Herausforderung darstellen. Zum Einen sind gute Kenntnisse in Excel, Word und PowerPoint notwendig. Zum Anderen brauchen Sie gute Ideen, wie solche Dateien gestaltet werden können. Die gute Nachricht: Sie müssen nicht bei Null anfangen und alles selbst machen.

Besser gut geklaut, als schlecht selbst gemacht.

unbekannt

Microsoft stellt Ihnen kostenlose Vorlagen zur Verfügung. Eine kleine Auswahl wird Ihnen angezeigt, wenn Sie eine neue Datei erstellen. Hier können Sie auch Online-Vorlagen durchsuchen. Wenn Sie einmal stöbern möchten, finden Sie auf dieser Webseite eine Übersicht: https://templates.office.com/

In diesem Video stelle ich ein paar Vorlagen vor:

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Spickzettel zu allen MS-Office-Programmen gratis für Sie

Microsoft bietet auf seine Seite auch noch mehr hilfreiche Tipps zu verschiedenen Themen und MS-Office-Programmen: Spickzettel und Leitfäden.

Alles ist wieder übersichtlich gestaltet. Hier geht’s zur Seite: Spickzettel und Leitfäden

Welcher Spickzettel gefällt Ihnen am besten?

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Hier erhalten Sie kostenlose komprimierte Anleitungen und Infografiken zu allen MS-Office-Programmen

Eigentlich wollte ich mal ein paar tolle Tipps zu den einzelnen MS-Office-Programmen zusammenstellen und diese ansprechend gestaltet in einer kurzen Anleitung zusammenfassen.

Aber warum soll ich mir die Arbeit selbst machen, wenn Microsoft dies bereits kostenlos anbietet?

Hier geht es zu der Seite: Anleitungen und Infografiken

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So verändern Sie die Ansicht in OneNote

Ansicht links

Notizbücher, Abschnitte, Seiten – Wo steht was?

In OneNote, Ihrem digitalen Notizbuch, können Sie verschiedene Notizbücher anlegen. Neben den eigenen schnellen Notizen empfehle ich z.B. für jedes Projekt ein eigenes Notizbuch zu erstellen. Denn so haben Sie die Zugriffsrechte im Griff. Außerdem gibt es vielleicht eigene Themen, die Sie alleine bearbeiten, wie z.B. die Organisation einer Veranstaltung, oder eine Infomappe.

Mit der Zeit kommen dabei einige Notizbücher zusammen.

In der Standard-Einstellung der Desktop-Version von OneNote ist immer nur ein Notizbuch geöffnet bzw. sichtbar, die Abschnitte stehen oben und die Seiten rechts. Ich persönlich mag diese Ansicht, weil ich so auf ein Thema bzw. Projekt fokussiert bin.

Wer aber viel mit OneNote arbeitet und mehrmals täglich zwischen verschiedenen Notizbüchern hin und her klickt, für den ist es vielleicht besser, wenn alle Notizbücher, Abschnitte und Seiten links stehen.

In 2 Schritten die Ansicht anpassen

Um alle Notizbücher links angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf die Pinnnadel. Nun sehen Sie die verschiedenen Notizbücher und darunter die einzelnen Abschnitte.

Praktisch wäre es, wenn nun auch noch die Seiten links stehen würden – oder?

Dafür wechseln Sie zum Reiter Datei und wählen unten die Optionen. Wechseln Sie zur Anzeige. Setzen Sie nun den Haken vor Seitenregister links.

Nun stehen sowohl die Notizbücher, als auch die Abschnitte und die Seiten an der linken Bildschirmseite.

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Rechnungen automatisch erfassen mit „Rechnungsrakete“

Viele Solo-Selbstständige haben so ihre Mühe mit der Buchhaltung. Es ist ein ungeliebtes Thema. Natürlich gibt es Steuerberater, die gerne diese Aufgabe übernehmen. Aber das kostet… Und wenn man nur ein paar Belege hat, vielleicht als Kleinst-Unternehmer gilt oder die Selbstständigkeit vorerst nebenberuflich betreibt, dann fragt man sich, ob man das nicht auch selbst kann.

Was liegt da näher, als eine Excel-Tabelle anzulegen. Aber die Erfassung der Informationen von jedem Beleg ist auch wieder aufwändig.

Abhilfe kann da ein kostenloses Excel-Add-In schaffen: Mit „Rechnungsrakete“ wird Ihnen ein Teil der ungeliebten Arbeit automatisiert abgenommen.

Erst habe ich noch über den Namen dieses kleinen Programms geschmunzelt. Aber dann doch festgestellt, dass es überraschend gut funktioniert.

Wie sind Ihre Erfahrungen damit? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

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