Add-In für Wikipedia-Zitate

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Mal schnell etwas nachschlagen – dafür schlägt doch heute niemand mehr ein Lexikon oder eine Enzyklopädie auf. Vielleicht machen das einige noch zu Hause, aber ganz sicher nicht im Büro. Wenn wir uns informieren wollen, dann nutzen wir Wikipedia.

Eine Definition oder Erklärung passt auch immer einmal gut in ein Konzept oder Bericht. Also wird Wikipedia aufgerufen, der Begriff gesucht, Text kopiert, in die Word-Datei eingefügt und die Quelle genannt.

Das sind viele Klicks und ein Wechsel zwischen verschiedenen Fenstern ist notwendig.

Das geht mit diesem Add-In in Word viel schneller und einfacher.

Wo Sie Add-Ins in Ihre MS-Office-Programme integrieren können

Da geht noch mehr

Die meisten von uns nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Einerseits verwundert das nicht, weil die Programme für verschiedene Einsatzgebiete geeignet sind und nicht jeder braucht immer alles. Zum Beispiel habe ich viele mathematische Formeln in Excel noch nie genutzt, weil mir schlicht das mathematische Verständnis dafür fehlt. Ich brauche diese Formeln für meine Arbeit nicht.

Andererseits ist es gut, auch mal tiefer in die Programme einzusteigen, um nützliche Funktionen zu entdecken, die uns Arbeitsschritte erleichtern oder sogar automatisieren. Ich gebe auf meinem YouTube-Kanal und in verschiedenen E-Books und Video-Kursen Tipps dazu. Wenn Sie einmal in meinem Angebot stöbern wollen, dann klicken Sie hier.

Aber es geht noch mehr… Es gibt viele kleine Zusatzprogramme, die Sie in Ihre Office-Programme installieren können. Diese Add-Ins sind sehr spezialisiert und bieten damit gezielt einen Mehrwert für Sie. Wo Sie diese Funktion in Word, Excel und PowerPoint finden, erkläre ich in diesem Video:

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Welche Add-Ins haben Sie bereits integriert? Was können Sie empfehlen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Wie Sie mit Ihrer Internetrecherche Umwelt- und soziale Projekte unterstützen können

Google ist die bekannteste Suchmaschine der Welt. Auch ich nutze sie seit Jahren.

Aber gibt es auch Alternativen?

Suchmaschinen, bei denen der Datenschutz einen höheren Stellenwert hat? Oder ich Projekte unterstützen kann?

Ja.

In diesem Video stelle ich Ihnen

https://www.startpage.com/de/

https://info.ecosia.org/?tt=76ab385b

https://gexsi.com/

vor. Schauen Sie selbst:

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Schnellanalyse für bessere Tabellen

Langweilige Zahlenkolonnen müssen nicht sein

Excel ist ein tolles Programm, um umfangreiche Zahlen und Daten zu verwalten. Aber manchmal sind es einfach viel zu viele Informationen. Es ist dann nicht so einfach, die wesentlichen Aussagen herauszufinden.

Besser wäre es, sofort erkennen zu können, wie sich z.B. die einzelnen Vertriebsgebiete in den letzten Monaten entwickelt haben. Oder welches Produkt am Besten verkauft wurde.

Dabei helfen Farben, Skalen, Symbole und Diagramme.

Mit der Schnellanalyse schnell Ergebnisse erzielen

Es gibt ja immer mehrere Wege, die zum Ziel führen…

Entweder, Sie kennen sich bereits gut mit Excel aus und haben etwas Zeit, dann können Sie natürlich ein Diagramm erstellen und dies nach Ihren Wünschen gestalten. Oder Sie nutzen die bedingte Formatierung, um besondere Werte herauszuheben.

Oder, Sie haben keine Zeit und sind noch etwas ungeübt mit Excel, dann nutzen Sie einfach die Funktion „Schnellanalyse“. Dort gibt es fertige Vorschläge für Sie, die Sie einfach auswählen – fertig. Die Ergebnisse können sich sehen lassen und Sie können Ihren Chef damit beeindrucken, wie leicht Ihnen das von der Hand geht.

Oder Sie nutzen die gewonnene Zeit einfach für wichtigere Aufgaben.

Welche Gestaltungsmöglichkeiten Sie haben und wo Sie die Funktion finden, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Wie gefällt Ihnen diese Funktion? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Welchen Fehler Sie bei einer Serienaufgabe nicht machen dürfen

Wiederkehrende Aufgaben in Outlook speichern

Es gibt viel zu tun. Damit Sie nichts vergessen und Fristen nicht verstreichen, sollten Sie die Aufgaben in Outlook nutzen. Hier können Sie nicht nur die Mail, die Sie noch bearbeiten müssen, auf Wiedervorlage legen, sondern auch noch ein paar Notizen erfassen. Das hilft Ihnen, schneller ins Tun zu kommen, wenn die Aufgabe ein paar Tage später aufploppt. Sie müssen nicht erst wieder überlegen, um was es sich handelt und was Sie tun wollten.

Aber es gibt ja nicht nur Projektaufgabe und spontane Aufgaben, die Sie erhalten. Da ist ja auch noch das Tagesgeschäft.

Ich bin mir sicher, dass Sie einige regelmäßige Aufgaben haben. Dies können z.B. sein:

  • Büromaterial bestellen
  • Zeitkonten abgleichen
  • Quartalsbericht erstellen
  • Monatsabschluss
  • Kassenbuch
  • Webseite prüfen und ggf. aktualisieren
  • Aushänge aktualisieren

Wenn Sie eine Serienaufgabe in Outlook erfassen, werden Sie schnell feststellen, dass das Fenster das Gleiche ist, wie bei Serienterminen. Nach dem Speichern gibt es aber einen großen Unterschied: Ein Serientermin steht entsprechend häufig in Ihrem Kalender, eine Serienaufgabe erscheint in der Aufgabenliste aber nur 1x.

Ist das sinnvoll?

Ja. Es ist richtig, dass Serientermine im Kalender stehen, denn diese Zeit sollte nicht anders verplant werden. Es ist aber auch richtig, dass Serienaufgaben nur einmal in der Aufgabenliste erscheinen. Wenn Sie Ihre Serienaufgabe ohne Enddatum eingegeben haben, würden sonst unendlich viele Aufgaben in Ihrem Outlook stehen. Das würde das System nur unnötig belasten. Außerdem gefällt mir persönlich der Gedanke, dass man eine Aufgabe nach der anderen erledigt.

Diesen Fehler dürfen Sie bei einer Serienaufgabe nicht machen

Sie fragen sich vielleicht, wie eine Aufgabe, die nur einmal in der Liste erscheint, eine wiederholende Aufgabe sein kann.

Wenn Sie Ihre Serienaufgabe für heute erledigt haben, dann müssen Sie auf die Schaltfläche „Als erledigt markieren“ klicken. Erst dann generiert Ihnen Outlook die neue Aufgabe entsprechend dem Wiederholungsmuster, wie Sie es eingestellt haben.

Sie dürfen also die erledigte Aufgabe nicht löschen. Denn dann würde sie nie wieder erscheinen.

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Risikomanagement mit der PEST-Analyse

Welche externen Einflüsse wirken wie stark auf die Geschäftsentwicklung?

In diesem Beitrag geht es um das normale Projektmanagement hinaus. Dennoch habe ich die PEST-Analyse eher dem Projektmanagement zugeordnet, weil es in den Projekten ja auch immer um die strategische Ausrichtung des Unternehmens geht und wir die weitere Entwicklung betrachten müssen.

Auch bei dieser Methode stehen die Buchstaben wieder für einzelne Begriffe. Diese Punkte benennen äußere Einflüsse, die Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung haben:

  • Political / Politisch
  • Economic / Wirtschaftlich
  • Social / Sozial
  • Technological / Technologisch

Politische Einflüsse sind in der Regel Gesetze, wie z.B. Arbeitsgesetze oder auch Umweltgesetze. Diese haben Auswirkungen auf das Unternehmen. Die Frage dabei ist: Was könnte unseren Erfolg stören oder fördern?

Wirtschaftliche Einflüsse sind z.B. Trends, Arbeitslosenquote oder auch verfügbares Einkommen unserer Kunden. So ist z.B. der aktuelle Fachkräftemangel für viele Unternehmen zu einem echten Problem geworden, auf das rechtzeitig mit verschiedenen Maßnahmen reagiert werden muss. Die Frage ist also: Wie verändert dies unseren Umsatz oder Kosten?

Bei den sozialen Einflüssen geht es eher um Einstellungen und Überzeugungen der Kunden, aber auch um den demografischen Wandel. Hier stellt sich die Frage: Welche Auswirkungen gibt es auf das Kaufverhalten unserer Kunden?

Wie sich technologische Einflüsse auswirken, konnten wir in vielen Unternehmen durch Corona erfahren. Das digitale Arbeiten hat in vielen Bereichen einen riesigen Sprung gemacht und vieles verändert. Die Frage ist weiterhin: Wie können zukünftige Technologien unser Wachstum und unseren Erfolg beeinflussen?

Mehr dazu in diesem Video:

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Projektideen priorisieren mit RICE

Viele Ideen, aber nicht alle können zu Projekten werden

Wenn viele Projektideen auf dem Tisch liegen, muss man entscheiden, welches davon tatsächlich an den Start geht.

In vielen Unternehmen beginnen die Diskussionen wieder im Herbst, wenn die Planung für das nächste Jahr gemacht werden. Welche Projekte sollen gestartet werden? Wie wollen wir die begrenzten Ressourcen sinnvoll einsetzen? Welche Idee wird erstmal hinten an gestellt?

Klar, aus der Sicht der Fachabteilung ist das eigene Projekt natürlich das Wichtigste. Bevor Sie sich stundenlang die Köpfe heiß reden, sollten Sie eine Methode wählen, die sich an objektiven Kriterien orientiert.

Mein Tipp: Ermitteln Sie für jedes Projekt den RICE-Score.

Sie ahnen es schon, auch bei dieser Methode stehen die einzelnen Buchstaben für jeweils einen Begriff. In diesem Fall sind das: Reach (Auswirkung), Impact (Auswirkung), Confidence (Vertrauen) und Effort (Aufwand).

Sie können diese Methode auch nutzen, um innerhalb eines Projektes verschiedene Ideen zu priorisieren und so besser zu entscheiden, welches Feature Sie realisieren wollen.

Jeder dieser 4 Punkte hat seine eigene Skala. Legen Sie also in der Diskussion die Werte gemeinsam fest. Im letzten Schritt wenden Sie die o.g. Formel für den Score an.

Die einzelnen Skalen erläutere ich in diesem Video:

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Besser kommunizieren mit der RACI-Matrix

Kommunikationswege im Projekt

Wer ist für die Arbeit im Projekt verantwortlich?

Wer ist für das Ergebnis und den Prozess verantwortlich?

Wen sollten Sie konsultieren, wenn es ein Problem mit dem Projekt gibt?

Wen sollten Sie informieren, wenn Sie Änderungen am Projekt vornehmen?

Diese 4 Fragen sind Teil der RACI-Matrix. Die einzelnen Buchstaben stehen für Responsible, Accountable, Consulted und Informed.

Wenn Sie sich über die Antworten bezogen auf Ihr Projekt klar werden, dann sind Sie gut vorbereitet. Alle im Projekt wissen dann, an wen sie sich in welchem Fall wenden müssen. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur Funktionen oder Abteilungen genannt werden, sondern konkrete Personen.

Mehr dazu in diesem Video:

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Ideen besser bewerten mit der Know How Wow Matrix

Welche Ihrer vielen Ideen sollten Sie im Projekt umsetzen?

Diese Frage ich manchmal gar nicht so einfach zu beantworten…

Wenn Sie im Projektteam zu einem Thema viele Ideen mit verschiedenen Kreativitätstechniken gesammelt haben, müssen Sie diese im nächsten Schritt bewerten. Dabei stellt sich ja immer die Frage

Ist die Idee überhaupt umsetzbar?

Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten können, dann ist das toll und Sie können weiter damit arbeiten. Falls nicht, dann heben Sie diese Idee ruhig noch ein bisschen auf. Vielleicht ändern sich zukünftig die Rahmenbedingungen, sodass diese Idee wieder ins Spiel kommen könnte. Sie haben also ein ehrgeiziges Ziel gefunden.

Eine weitere Frage ist

Wie innovativ ist die Idee?

Ist die Idee nicht ganz so neu bzw. innovativ, dann ist die Akzeptanz im Unternehmen dafür sicherlich höher. Aber vielleicht werden auf der anderen Seite einige Leute sagen, dass das Projekt kein tolles Ergebnis gebracht hat, es hat sich ja kaum etwas verändert. Hier geht es also darum ein gutes Maß zu finden.

Ideal wären die Ideen, die originell sind und gleichzeitig einfach zu implementieren. Hiervon sollten Sie möglichst viele Ideen in Ihrem Projekt haben.

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Tempobaustelle: 57 Stunden statt 21 Tage

Im Norden von Hannover wird dieses Wochenende wieder eine Tempobaustelle eingerichtet. Dieses Mal soll es noch schneller gehen. Wie das möglich ist und was Sie für Ihre Arbeit daraus lernen können, erläutere ich in diesem Beitrag.


Das Ziel

Wenn der Asphalt auf einem Autobahnabschnitt erneuert werden soll, dann bedeutet das normalerweise wochenlanger Stau, weil nur noch 2 statt 3 Spuren zur Verfügung stehen und das in beiden Richtungen. Sehr nervig. Insbesondere, wenn es sich um die A2 handelt und der Auto- und LKW-Verkehr von Dortmund nach Berlin beeinträchtigt ist.

Das, was sich sonst über 3 Wochen hinziehen würde, soll an diesem Wochenende geschafft werden. Also: Die Baustelle soll innerhalb von 57 Stunden, statt erst nach 21 Tagen fertiggestellt sein. Es handelt sich um den Abschnitt zwischen der Ausfahrt Bothfeld und dem Parkplatz Varrelheide.

Warum geht das so schnell?

So eine Tempobaustelle ist nicht überall möglich. Die Voraussetzungen müssen stimmen und die sind einfach im Norden von Hannover ideal.

  • Kurze Strecke: Es werden nur 3 km erneuert. Für eine längere Strecke bräuchte man auch bei einer Tempobaustelle länger, aber dann schafft man das nicht an einem Wochenende und das wäre schlecht, siehe nächster Punkt.
  • Vollsperrung: Es ist aufwändig, eine Baustelle einzurichten, bei der der Verkehr von 3 auf 2 Spuren und auf die Gegenfahrbahn umgeleitet wird. Dies spart man sich und sperrt die Autobahn dieses Wochenende in Richtung Berlin. So ist auch die Zufahrt für die Baustellenfahrzeuge einfacher möglich.
  • Ausweichstrecken für den Verkehr: Aufgrund der Vollsperrung muss der Verkehr weiträumig umgeleitet werden. Dies ist über die A352 und B65 möglich. Der Verkehr wird also nicht über kleine Straßen, Wohngebiete und Tempo-30-Zonen parallel zur Autobahn geleitet, sondern mit mehreren Kilometern Umweg.
  • Tag und Nacht: Sind Sie auch schon häufiger an Baustellen vorbei gefahren, wo Sie keine Menschenseele gesehen haben? Freitag war mittags bereits Feierabend? Das ist bei einer Tempobaustelle anders. Hier wird an diesem Wochenende durchgearbeitet.
  • Parallel statt sequenziell: Es werden alle Spuren gleichzeitig bearbeitet, d.h. die Maschinen fahren nebeneinander. Normalerweise würde eine Maschine erst einen Streifen machen und dann den nächsten. Außerdem wird nicht erst der alte Asphalt abgefräst und am nächsten Tag der neue aufgetragen, sondern die Fräsmaschine fährt vorne weg und die Asphaltmaschine direkt hinterher. So wird am Ende der Strecke noch gefräst während am Anfang schon der neue Belag aufgetragen wird.
  • Logistik: Es gibt ausreichend Kies- und Asphaltwerke in unmittelbarer Nähe, denn der Asphalt muss auf die Minute genau eintreffen. Auch werden Reservemaschinen bereitstehen, damit bei einem möglichen Ausfall einer Maschine sofort eine andere eingesetzt werden kann.
  • Erfahrung: Es ist bereits die 3. Tempobaustelle in unserer Ecke. Im Mai 2020 wurden 3,6 km in 88 Stunden fertiggestellt und im September 2020 2 km in knapp 60 Stunden. Da das alles so gut funktioniert hat, will man nun 3 km in weniger als 60 Stunden schaffen.

Die Baustelle kann man von 3 Autobahnbrücken aus beobachten. Ich werde dieses Wochenende zu Fuß bzw. mit dem Rad dort hinfahren und Fotos machen, die ich hier und auf Facebook veröffentlichen werde.

Was können Sie daraus für sich übernehmen?

Manchmal kommt es auch zu Stau an Ihrem Arbeitsplatz oder Ihrer Abteilung. Beispielsweise wenn durch eine hohe Krankenquote ein Rückstau entstanden ist und Anträge/Aufträge nicht mehr zeitnah bearbeitet werden können. Stattdessen wird der Stapel der unbearbeiteten Vorgänge immer höher und die Kunden beschweren sich lautstark. Dann wäre eine Hau-Ruck-Aktion, an der sich mehrere Kollegen beteiligen, hilfreich.

Am Beispiel Aufräum-Tag gehe ich die o.g. Punkte durch:

  • kurze Strecke: Räumen Sie nur einen überschaubaren und realistischen Bereich auf. Vielleicht nur das Papier an Ihrem Arbeitsplatz oder nur die Dateiablage.
  • Vollsperrung/Ausweichstrecke: Am Aufräum-Tag stellen Sie Ihr Telefon um und richtigen eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein. Konzentrieren Sie sich auf das Aufräumen.
  • Tag und Nacht: Keine Angst – Sie müssen nicht auch in der Nacht arbeiten. Aber vielleicht ist es besser, wenn Sie an einem Samstag aufräumen, um wirklich Ruhe zu haben.
  • Parallel: So eine Aufräum-Aktion kann man auch gut in der ganzen Abteilung durchführen. Dann kann einer neue Ordner beschriften, während ein anderer die alten Akten ins Archiv bringt.
  • Logistik: So ein Aufräum-Tag darf nicht ins Stocken geraten, weil nicht genug Ordner zur Verfügung stehen oder keine leere Datentonne bereit steht. Machen Sie sich vorab eine Liste des Büromaterials, das benötigt wird und testen Sie Locher und Tacker auf ihre Funktionsfähigkeit.
  • Erfahrung: Zu Beginn werden Sie bei jedem Blatt Papier denken „Das brauche ich bestimmt noch. Das lege ich erstmal beiseite.“. Im Laufe des Vormittags werden Sie immer schneller, weil Sie sich schneller entscheiden können. Dann heißt es „Das brauche ich nicht mehr. Ich hätte sowieso nicht gewusst, dass ich das noch habe. Ich habe es als Datei abgespeichert. Das Papier kann weg.“

Update: Nach 40 Stunden fertig!

Am Freitagabend stand ich auf einer der Autobahnbrücken und habe beobachten können, wie der Asphalt abgefräst wurde. Hier ein ein Video, das ich auf Facebook gepostet habe:

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Es standen wirklich viele LKWs bereit, damit ohne Unterbrechung weiter gearbeitet werden konnte.

Am Samstag wurden dann nach und nach die einzelnen Schichten aufgebracht. Auch waren wieder viele Fahrzeuge im Einsatz. Warum die LKWs aber die ganze Strecke rückwärts gefahren sind, habe ich nicht verstanden. Schauen Sie selbst:

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Heute, Sonntag, war ich ca. 12:20 Uhr wieder auf der Brücke. Was soll ich sagen? Es fuhren die ersten Autos wieder auf der Autobahn. Die Turbobaustelle war also nicht wie geplant nach 57 Stunden, sondern nach bereits rund 40 Stunden fertig!

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