Buchtipps

Nur noch wenige Tage bis Weihnachten 🎄🎄🎄🎄Bei der Frage, was ich verschenke, komme ich auch immer wieder auf Bücher. Die verschenke ich nicht nur gerne an andere, sondern auch an mich selbst.

Wer mich kennt, der weiß, dass ich gerne englische Krimis auf englisch lese. Meine Lieblingsautorin ist Elizabeth George, aber ich habe auch schon die ganze Rebus-Reihe von Ian Ranking durch und bin gerade bei Ruth Rendell angekommen.

Aber auch Business-Bücher finde ich interessant. Welche Bücher können Sie mir empfehlen? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar. Vielleicht landet ein Tipp ja dieses Jahr unter meinem Weihnachtsbaum…

Falls Sie noch eine Idee brauchen, hier sind meine Buch-Tipps:

Die 1% Methode

Dieses Buch habe ich in diesem Jahr gelesen. Was mir gefällt: Es ist schon erstaunlich, wie viel man mit kleinen Veränderungen erreichen kann. Oft denkt man ja, dass die Umsetzung einer Veränderung viel Zeit braucht, teuer ist oder dafür erstmal ein Projekt initiiert werden muss. Aber viele Dinge lassen sich ganz leicht umsetzen, wenn man nicht alles auf den Kopf stellt, sondern Schritt-für-Schritt vorgeht.

Ordnung ohne Stress

Wer mehr Ordnung in seine Papier-Ablage bringen will, dem empfehle ich die Mappei-Methode. In diesem Buch gibt es viele Praxisbeispiele und es wird auch klar, dass man nicht nur seinen eigenen Arbeitsplatz damit effizienter organisieren kann, sondern auch ein ganzes Unternehmen und somit mit den Mappen Prozesse abgebildet werden können.

Das Café am Rande der Welt

Dieses Buch hat mich wirklich zum Nachdenken gebracht. Oft greife ich ja gerne zu kleinen Büchern, in denen die Dinge kurz und knapp auf den Punkt gebracht werden. Das Café am Rande der Welt ist eher wie ein Roman geschrieben. Trotzdem sind die wesentlichen Punkte klar und gleichzeitig wird man gut unterhalten.

Kann man das auch auf Unternehmen übertragen? Diese Frage habe ich mir am Ende gestellt. Die Antwort ist der 3. Teil der Reihe „The Big Five for Life – Was wirklich zählt im Leben“

Das Semco System

Dieses Buch habe ich vor 30 Jahren im Studium kennengelernt und es hat noch nicht an Aktualität verloren. Warum? Weil Unternehmensstrukturen, Organigramme und das Thema Führung in vielen Unternehmen immer noch so sind, wie vor 100 Jahren…

Wer dies ändern will, bekommt in diesem Buch gute Anregungen.

Wie machen Sie die Urlaubsplanung für 2023?

Im November finden in den meisten Unternehmen die Urlaubsplanung für das nächste Jahr statt.


Wer ist in den Sommerferien im Urlaub? Wer darf welche Brückentage nehmen? Wer arbeitet zwischen Weihnachten und Neujahr? 


Einige Kollegen sind an die Schulferien gebunden, andere nicht.


Es ist nicht ganz einfach, sowohl die Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen, aber auch sicher zu stellen, dass immer ausreichend Mitarbeiter im Büro sind.

Darum habe ich eine Umfrage bei meinen Newsletter-Abonnenten und Social-Media-Kontakten gestartet. Es konnten mehrere Antworten ausgewählt werden:

Vertreter stimmen sich untereinander ab

Am häufigsten wurde angegeben, dass sich die Kollegen untereinander abstimmen und dann erst den Urlaubsantrag einreichen, wenn es passt.

Dieses Vorgehen kenne ich auch aus meiner Zeit, als ich noch angestellt war. Die Kollegen, die sich untereinander vertreten stimmen sich mit ihren Urlaubsplanungen ab. So ist gewährleistet, dass immer jemand im Büro ist, der sich mit den Themen auskennt und eine Einigung zwischen zwei Kollegen ist oft auch einfach. Hier können beide darauf achten, dass es gerecht bleibt.

Außerdem entlastet dieses Vorgehen den Chef. Er muss eigentlich nichts entscheiden, sondern wird nur in Kenntnis gesetzt.

Teilweise werden die Überschneidungen auch in einer Teamsitzung gemeinsam geklärt. Dies ist sinnvoll, wenn es keine 1:1-Vertretung gibt. Der Prozess ist vielleicht etwas zäh und zeitaufwändig, aber so verstehen alle, warum welche Entscheidungen getroffen wurden und alle achten gemeinsam darauf, dass es gerecht bleibt.

Ich freue mich, dass am Ende immer eine Einigung gelingt und nicht ausgelost werden muss, wer wann Urlaub machen darf. Davon hatte mir vor einiger Zeit eine Seminarteilnehmerin berichtet und ich war neugierig, ob das Losverfahren weit verbreitet ist.

Da die Teilnehmer der Umfrage mehrere Antworten auswählen konnten, habe ich mir die Kombinationen genauer angesehen.

Wer wann Urlaub hat steht in einer Excel-Liste

Die Excel-Liste wurde häufig als weiteren Schritt genannt. Und das deckt sich auch mit meinen Erfahrungen aus meinen Seminaren. Die Information, wer wann Urlaub hat, ist wichtig. Nicht nur für den Chef und die Sekretärin, sondern für alle Kollegen.

Außerdem kann man mit Hilfe von Formeln in Excel erkennen, wie viel Tage Resturlaub noch übrig bleiben.

In der Regel werden die Informationen mit anderen Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage kombiniert und entsprechend bei den Kalendertagen eingetragen.

Wichtig dabei ist zu beachten, dass farbliche Markierungen nicht von einer Excel-Formel gezählt werden können, sondern nur Zahlen oder Buchstaben. Wer trotzdem die Hintergrundfarbe einer Zelle zählbar machen möchte, der braucht eine Programmierung mit VBA. Eine Anleitung dazu finden Sie auf der Webseite von Microsoft.

Tipp: Wenn Sie eine Abwesenheitsliste für das nächste Jahr erstellen möchten, schauen Sie, ob es bereits fertige Excel-Vorlagen gibt. Diese Vorlage habe ich bei den kostenlosen Onlinevorlagen gefunden.

Ich rate dazu, die geplanten Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreise, Fortbildung, Fachtagung, Zeitausgleich etc.) in den Outlook-Kalender einzutragen. Wenn das jeder Kollege macht, dann braucht man keine Excel-Übersicht mehr für diese Information, da sich jeder eine Übersicht in Outlook verschaffen kann – und dafür ist noch nicht einmal notwendig, den eigenen Kalender für andere freizugeben.

Außerdem empfehle ich Ihnen, die geplanten Abwesenheiten des Kollegen, den Sie vertreten, in den eigenen Kalender als Information einzutragen, denn das hat Auswirkungen auf Ihre Tages- und Wochenplanung.

OneNote: Text aus einem Bild extrahieren

Dass OneNote in der Lage ist, auch Texte in Bildern zu durchsuchen, wissen Sie vielleicht schon. (Falls nicht, probieren Sie es einfach einmal aus.)

Wenn Sie aber den Text aus einem Bild herauslösen möchten, um ihn an anderer Stelle einzufügen, müssen Sie ihn nicht selbst abschreiben.

In OneNote gibt es eine Funktion dafür. Wo Sie dies finden, zeige ich Ihnen in diesem Video:

https://youtu.be/y18vOdmLLEA

So erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis in OneNote

OneNote, Ihr digitales Notizbuch, ist sehr flexibel. Sie können Texte, Bilder, Tabellen, Dateianhänge, Dateiausdrucke, Anmerkungen zu Dateien und Besprechungsnotizen einfügen. Und das Ganze bei Bedarf durch Zeichenelemente überarbeiten und erweitern. Auch Aufgaben können erstellt und an Outlook weitergeleitet werden.

Später finden Sie alle Information sehr schnell wieder, Dank der hervorragenden Suche.


Sie haben bisher noch nicht mit OneNote gearbeitet? Dann sehen Sie sich mein Einführungsvideo an.


Aber trotzdem ist auch in OneNote eine gewisse Struktur notwendig. Dies machen Sie, indem Sie Abschnitte angelegen und darunter Seiten einfügen und sprechend benennen.

Wenn Sie noch mehr Struktur und Überblick über die Inhalte haben möchten, ist die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses ratsam.

Dafür gibt es 2 verschiedene Möglichkeiten vorzugehen: Entweder erstellen und füllen Sie zuerst Ihre Seiten, kopieren dann den Link zu einer Seite und fügen diesen Link auf der Seite mit dem Inhaltsverzeichnis ein. Dies wiederholen Sie dann für jede weitere Seite, die Sie im Inhaltsverzeichnis verlinken möchten.

Die 2. Möglichkeit geht schneller und spart jede Menge Klicks:

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Wie Sie gelöschte Seiten in OneNote wieder herstellen

Upps, da ist es passiert. Sie haben aus Versehen eine Seite in Ihrem digitalen Notizbuch gelöscht. 😮

OneNote, Ihr digitales Notizbuch funktioniert ja ein bisschen anders, als andere Programme aus dem MS-Office-Paket: Es gibt keinen Speicher-Button. Das Programm speichert automatisch alles.

Das ist praktisch, insbesondere, wenn Sie mit mehreren Personen auf das Notizbuch zugreifen. So sieht jeder immer aktuell, was eingefügt wurde.

Aber wie ist das mit dem Löschen? Wo ist der Papierkorb, aus dem man die Seiter wieder herstellen könnte?

Das erkläre ich in diesem Video:

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OneNote: Seiten automatisch sortieren

OneNote, Ihr digitales Notizbuch, ist in Abschnitte aufgeteilt und in jedem Abschnitt gibt es mehrere Seiten.

Das ist vergleichbar mit einem normalen Stehordner: Die Register- oder Trennblätter sind die Abschnitte und hinter jedem Trennblatt heften Sie verschiedene Papierseiten ab.

Wenn Sie eine neue Seite hinzufügen, wird diese in der Liste unten eingefügt. Die Seiten sind also nach Erstelldatum sortiert.

Sie können die Reihenfolge selbst ändern, indem Sie eine Seite mit gedrückter linker Maustaste an eine andere Stelle in der Seitenliste ziehen.

Wenn Sie aber alle Seiten alphabetisch sortieren möchten, dann müssen Sie das nicht selbst tun, sondern können OneNote dies automatisch erledigen lassen.

Wie das geht, zeige ich in diesem Video:

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Die Computertastatur ergonomisch und rationell bedienen

Warum das Tastschreiben bzw. 10-Finger-Schreiben für unsere Gesundheit besser ist und gleichzeitig damit Zeit beim Schreiben gespart werden kann, erklärt Monika Richardt in diesem Gastartikel.


Der Computer ist heute Teil unseres Arbeitslebens und unserer Freizeit. Umso wichtiger ist einerseits eine Körperhaltung, die keine Langzeitschäden verursacht, andererseits ein häufiger Wechsel zwischen Sitzen und Stehen, um die Wirbelsäule zu entlasten.

Kein Computernutzer kann gleichzeitig schreiben und die Maus bedienen, ohne eine ungünstige Körperhaltung einnehmen zu müssen. Wird die Stuhlhöhe des Bürodrehstuhls so eingestellt, dass Unterarme und Hände eine gerade Linie beim Schreiben bilden, so können Arme und Schultermuskulatur entlastet werden. Bei gleichzeitiger Bedienung der Maus bringt diese Haltung aber eher Nachteile. Der ständige Wechsel zur Maus erzeugt eine Zwangshaltung, weil man beim Anfassen der Maus sein Handgelenk verbiegen muss. Denn immer, wenn die Unterarme
nicht genau waagerecht ausgerichtet sind, kommt es zu einer Verdrehung des Handgelenkes.

Eine übermäßige Nutzung der Computermaus strapaziert das Muskel- und Sehnengewebe im Handgelenk. Besonders belastet ist der Zeigefinger, der unzählige Male am Tag eine Maustaste drückt, um einfach oder doppelt zu klicken. Diese repetitiven, sich ständig wiederholenden Bewegungen führen langfristig zu einem RSI-Syndrom (Repetitive-Strain-Injury-Syndrom), im Volksmund bekannt als Mausarm.

Tastschreiben beugt dem Mausarm vor und ermöglicht eine ergonomische Arbeitshaltung, die den Rücken und den Schulter-Nackenbereich entlastet. Beim tastenden Schreiben mit allen Fingern, dem sogenannten Tastschreiben, wird die Computertastatur gleichzeitig mit der linken und rechten Hand bedient. Dadurch wird die Nutzung der Computermaus reduziert und das Handgelenk entlastet. Das Schreiben nach dem 10-Finger-System verteilt die Belastung gleichmäßig auf alle Finger. Da jedem Finger ein fester Bereich auf der Tastatur zugeordnet ist, automatisieren sich die Griffwege nach etwas Training. Während die Finger wie von selbst die Tasten drücken, können Schreibende sich auf die Inhalte ihrer Texte konzentrieren

Tastenkürzel

Manche Computernutzer wissen gar nicht, dass sich fast alle Aktionen, die mit der Maus ausgeführt werden, ebenso gut über die Tastatur tätigen lassen. Nicht nur der alphanumerische, sondern auch der numerische Bereich der Tastatur sowie der Steuerblock lassen sich tastend und rationell bedienen. Und sollte ein Tastenkürzel einmal fehlen, lässt es sich in vielen Programmen nachträglich einrichten.


Hat sich eine Tastenkombination wie zum Beispiel „Strg n“ erst einmal eingeprägt, kommen Sie über die Tastatur schneller an ein neues elektronisches Arbeitsblatt als mit der Maus. Denn bevor die Hand auf der Maus liegt, der Mauszeiger auf das Symbol für „Neu“ zeigt und der Klick erfolgt ist, haben Sie schon längst „Strg n“ gedrückt und können Ihre Arbeit fortsetzen. Zudem ist jeder Wechsel von der Tastatur zur Maus und zurück mit einer Belastung des Arms und auch mit einem Zeitverlust verbunden.


Hilfreich bei vielen Aktionen sind ebenfalls die Pfeiltasten der Tastatur. Mit ihnen steuern Sie die Eingabemarke, den Cursor, rasch durch die Datei und gelangen auch ohne Maus ans Ziel, um Daten zu ergänzen oder vorhandene Daten zu bearbeiten. Bei einer genormten Tastatur befindet sich die Entfernen-Taste „Entf“ über dem Pfeiltastenblock, so dass Korrekturen rasch durchgeführt werden können.

3 Tipps zur Bedienung der Computertastatur

  • Kaufen Sie eine ergonomische Computermaus, mit der die Armhaltung verbessert und entzündlichen Erkrankungen des Handgelenkes vorgebeugt werden kann.
  • Nutzen Sie Tastenkombinationen statt Mausklicks.
  • Lernen Sie die Tastatur nach dem 10-Finger-System zu bedienen.

Über die Autorin

Monika Richhardt studierte Erwachsenenbildung mit Abschluss Master of Arts. Sie absolvierte eine Ausbildung zur Fachlehrerin für Text- und Informationsverarbeitung und ist zertifizierte Teletutorin, vhs.cloud-Moderatorin sowie Gedächtnistrainerin.

Seit vielen Jahren vermittelt Sie die ergonomische Bedienung der Computertastatur und hat ein webbasiertes Lernprogramm für die Erarbeitung des Tastschreibens geschrieben. Das Programm bietet mehr als 200 Übungen, mit denen gleichzeitig die Rechtschreibung und Regeln der DIN 5008 gelernt werden.

Zudem hat Frau Richhardt ein Blended Learning-Angebot entwickelt, bei dem in einer Live-Online- oder Präsenz-Schulung wichtige Lerninhalte vermittelt und vertieft werden.


Mit Denkabenteuer® die Tastatur erobern: https://app.denkabenteuer.de

Was würden Sie sich gerne (er-)sparen?

Das wollte ich von Ihnen in meiner Oktober-Umfrage wissen. Hier die Ergebnisse.

Passend zum Weltspartag habe ich meine Newsletter-Abonnenten und Kontakte in den Social-Media-Kanälen gefragt, was im Büro gerne weniger sein dürfte.

Zur Auswahl standen:

  • Mails
  • Stress
  • Zeit zum Suchen nach Informationen
  • Überstunden
  • Unterbrechungen
  • Termine
  • Aufgaben
Auswertung der Oktober-Umfrage

Es gibt zu viele Unterbrechungen

An erster Stelle liegen die Unterbrechungen, von denen es gerne weniger sein dürften.

Wer kennt das nicht? Eigentlich wollten Sie heute eine Auswertung in Excel erstellen, denn die Budget-Planung für das nächste Jahr ist voll im Gange, aber Sie kommen einfach nicht voran. Das fängt schon morgens an. Sie haben Ihre Jacke ausgezogen und sich die erste Tasse Kaffee geholt und starten nun den PC. Sie öffnen Outlook und sichten erstmal die 20 neuen Mails, die seit gestern bei Ihnen eingegangen sind. Einige beantworten Sie sofort, andere können noch warten. Währenddessen kommen weitere Mails bei Ihnen an.

Der Kaffee ist leer, es ist bereits 9:00 Uhr und mit der Auswertung haben Sie noch gar nicht angefangen.

Sie denken sich „Jetzt aber los!“. Da klingelt das Telefon. Ein Kollege hat eine Frage – das Gespräch dauert 20 min. Sie haben den Telefonhörer gerade aufgelegt, da kommt Ihr Chef ins Büro. Er hat um 10:00 Uhr einen Termin und möchte vorher mit Ihnen noch ein paar Fakten durchgehen. Ob Sie mal kurz mit in sein Büro kommen könnten? – Klar!

Als Sie wieder zurück am Schreibtisch sind, schauen Sie „nur mal kurz“ in die Mails. Dann geht es aber endlich los mit der Auswertung.

Zwischendurch klingelt wieder das Telefon und ein Kollege kommt persönlich vorbei, um „nur mal kurz“ etwas mit Ihnen zu klären.

So geht das den ganzen Tag weiter. Immer, wenn Sie gerade konzentriert an der Auswertung sitzen, werden Sie unterbrochen.

Eigentlich hätten Sie für die Auswertung nur 1 Stunde gebraucht. Aber durch die vielen Unterbrechungen sind Sie am Nachmittag immer noch nicht fertig und müssen morgen weiter daran arbeiten.

Sie fragen sich, was Sie heute eigentlich den ganzen Tag gemacht haben.

Dies nennt man den Sägeblatt-Effekt. In dem Video im Blog-Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Störungen vermeiden können.

Die tägliche E-Mail-Flut

An zweiter Stelle wurden – wie ich erwartet habe – die E-Mails genannt.

Niemand möchte ernsthaft die Zeit zurückdrehen und E-Mails wieder abschaffen und stattdessen Faxe senden, aber ein paar weniger dürften es doch gerne sein…

Wie Sie tägliche E-Mail-Flut in den Griff bekommen, erkläre ich in diesem Video:

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Finden statt suchen

Am dritt häufigsten wurde genannt, dass man gerne weniger Zeit zum Suchen nach Informationen verschwenden würde.

Hier gibt es natürlich einen Zusammenhang mit den vielen Mails. Wo legen Sie die Mails ab, damit Sie sie später wieder finden können? Und was ist mit den Dateien auf dem Teamlaufwerk?

Ich vermute, dass an der Stelle noch „Luft nach oben“ ist, wie man so schön sagt.

Viele meiner Kunden berichten mir, dass schon häufig Versuche unternommen wurden, die Dateiablagestruktur zu verbessern. Und genauso oft sind sie daran gescheitert, weil es scheinbar unendlich viele Ordner und Dateien gibt. Bei einigen weiß inzwischen auch niemand mehr, was das eigentlich ist.

Um Ordnung in die Dateiablagestruktur zu bekommen, empfehle ich Ihnen einen Workshop mit allen Teamkollegen durchzuführen und das Thema gemeinsam anzugehen.


Sie hätten gerne meine Unterstützung bei einem Dateiablage-Workshop? Dann sehen Sie sich mein Angebot an: Dateiablage-Workshop


Welche Unterordner Sie in Ihrem E-Mail-Postfach benötigen, hängt von Ihrem Arbeitsgebiet ab. Daher kann ich natürlich an dieser Stelle keine fertige Ordnerstruktur nennen. Aber es gibt ein paar Grundsätze, die Sie beachten sollten, wenn Sie Ihre Unterordner überarbeiten:

Weniger Stress

Man kann überall beobachten, dass die Arbeitsdichte zugenommen hat. Außerdem sollen Aufgaben immer schneller erledigt werden – möglichst auch noch mehrere Dinge gleichzeitig.

Wenn Mitarbeiter ausscheiden sollen oder können die freien Stellen nicht mehr besetzt werden. Und nicht nur seit Corona fallen Kollegen häufiger durch Krankheit aus. Alle anderen müssen die Aufgaben mit übernehmen.

Kein Wunder, dass der Stress in den Büros zugenommen hat.

Was Sie tun können, um den Stress zu reduzieren zeige ich Ihnen in meinem E-Book. Hier habe ich 21 Sofort-Maßnahmen für Sie zusammengestellt, die Sie einfach umsetzen können.

Mehr Infos und zur Bestellung bitte hier klicken: Sofort-Maßnahmen

Zu viele Aufgaben

Was sind die Gründe für den allgemeinen Aufgaben-Overload? Die findet man in den gerade genannten Umständen (unbesetzte Stellen, kranke Kollegen).

Aber es liegt nicht nur daran, sondern auch an Ihnen selbst. Wenn Sie mal wieder zu einer Aufgabe „Ja“ gesagt haben, obwohl Sie „Nein“ sagen müssten.

Ich weiß, dass das Nein-Sagen vielen Menschen schwer fällt. Man will ja auch nicht unfreundlich sein. Um vielleicht (hoffentlich) geht es ja doch…

Wichtig ist aber, dass Sie Ihre eigenen Grenzen kennen und diese gegenüber den Kollegen – und auch Vorgesetzten – verteidigen. Dazu möchte ich Ihnen eine Methode vorstellen, die ich lieben gelernt habe:

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Work-Life-Balance

Weniger Überstunden – das wäre schön…

So denken viele Arbeitnehmer. Dass dies aber nicht nur ein gefühltes „zu viel“ ist, sondern klare Zahlen dies belegen zeigt die folgende Grafik:

Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/76945/umfrage/ueberstunden-der-arbeitnehmer-in-deutschland-seit-2000/

Bei dieser Erhebung wurden nicht nur die bezahlten, sondern auch die unbezahlten Überstunden erfasst. Große Unterschiede gibt es natürlich bei den verschiedenen Branchen. Das liegt auch daran, dass es z.B. in der Produktion oder Gastronomie üblich ist, einen Schichtplan zu erstellen, der meistens eingehalten wird. Oder entstandene Überstunden werden einige Tage später wieder mit einem früheren Feierabend ausgeglichen.

Einige Lösungsansätze, um die Überstunden zu reduzieren, finden Sie in den anderen Absätzen in diesem Artikel.

Man hetzt von einem Termin zum nächsten

Gehören Sie zu den Menschen, deren Kalender eigentlich schon voll mit Terminen ist? „Da bleibt kaum noch Zeit zum Arbeiten!“ ist ein Satz, den ich häufig von Führungskräften höre, wobei ich mich frage, ob die Meetings keine „Arbeit“ sind…

Wie ich eine Führungskraft zu diesem Thema beraten habe, stelle ich Ihnen in diesem Fallbeispiel vor:

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Spickzettel OneNote

Sie haben OneNote auf dem Computer, aber es noch nie wirklich genutzt?

Sie haben mal kurz das Programm geöffnet, aber keine Idee, wie es funktioniert?

Sie haben keine Zeit für ein stundenlanges Seminar, um OneNote genauer kennenzulernen?

Dann schauen Sie sich doch einfach meinen Spickzettel an, auf dem ich die wichtigsten Funktionen kurz erkläre:

So starten Sie

Die wichtigsten Funktionen, die Sie in Ihrem digitalen Notizbuch OneNote benötigen finden Sie im Reiter Start:

Hier können Sie das Notizbuch mit Abschnitten gliedern und Seiten hinzufügen.

Um Inhalte einzufügen, schreiben Sie einfach los. Text formatieren Sie, wie Sie es bereits aus Word kennen.

Ich empfehle Ihnen Kategorien zu nutzen, um wichtige Dinge hervorzuheben und weil Sie später danach gezielt suchen können.

Da geht noch mehr…

In OneNote können Sie auf eine Seite natürlich nicht nur Text, sondern auch Tabellen, Dateiausdrucke, Dateianlagen, Bilder und Links zu Webseiten einfügen. Diese Möglichkeiten finden Sie im Reiter Einfügen.

Sie möchten mehr Struktur auf Ihrer Seite? Dann schauen Sie sich doch einmal bei den Seitenvorlagen um. Hier gibt es ansprechend und zugleich funktional gestaltete Seiten für Besprechungsprotokolle und Aufgabenlisten.

Wie machen Sie sich schnell mal eine Notiz?

Dies war die Frage im September und ich danke allen, die an meiner Umfrage teilgenommen haben.

Die Ergebnisse decken sich mit meinen Beobachtungen bei meinen Kunden – und überraschen doch immer wieder. Aber sehen wir uns erstmal die Umfrage an:

Ein Kollege ruft an und hat eine Bitte an Sie („Kannst du mal eben schnell…“), ein anderer Kollege kommt in Ihr Büro und gibt Ihnen noch eine kurze Info für seine Besprechung, die morgen stattfindet (z.B.: dass er doch noch eine Pinwand benötigt), kurz danach steht der Chef in der Tür und sagt noch was zur Teamsitzung, die in 5 min. startet.

Eigentlich geht das so den ganzen Tag…

Wo notieren Sie sich diese vielen kleinen Informationen, die entweder jetzt sofort relevant sind, oder erst in den nächsten Tagen? Die nur zur Info waren, oder eine Aufgabe für Sie beinhalten?

Als Antworten standen zur Auswahl (Mehrfachnennungen möglich):

  • Ich schreibe alles auf kleine Zettel
  • Ich verwende Haftnotizzettel, die dann auf dem Schreibtisch oder am Bildschirm kleben
  • Ich mache meine Notizen auf ein Schmierblatt (jeden Tag ein neues)
  • Ich nutze dafür ein Notizbüchlein
  • Ich habe immer OneNote geöffnet und nutze dieses digitale Notizbuch
  • sonstiges

Und – was denken Sie, waren die häufigsten Antworten?

Notizen werden handschriftlich gemacht

Die ersten 4 Antwortmöglichkeiten liegen ganz nah bei einander. Schnelle Notizen werden handschriftlich auf Haftnotizzetteln, Notizbüchern, kleinen Zetteln oder Schmierblättern gemacht. Wobei es sicherlich auch Mitarbeiter gibt, die mehrere dieser Möglichkeiten nutzen.

Sonstiges wurde auch häufiger genannt. Da wissen wir jetzt aber nicht, was sich dahinter verbirgt. Eine Teilnehmerin hat mir eine Mail geschrieben, dass sie, wenn der PC schon aus ist und der Chef noch schnell was zuruft, sie eine Sprachnachricht im Handy speichert.

Warum überrascht mich das Ergebnis dann doch?

Handschriftliche Notizen, insbesondere die auf kleinen Zetteln gemacht werden, haben immer den Nachteil, dass sie irgendwo verteilt sind.

Es gibt keinen einheitlichen Ort dafür.

Ein weiterer Nachteil: Um sie einplanen zu können, müssen Sie sie in ein digitales System übertragen (in Outlook-Aufgaben, oder eine Excel-Liste). Das kostet Zeit. Wenn Sie die Aufgaben oder Notizen nicht übertragen, besteht die Gefahr, dass Sie die Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen.

Trotz dieser Nachteile werden weiterhin handschriftliche Notizen gemacht, obwohl Ihnen ein digitales Notizbuch zur Verfügung steht: OneNote.

Und das überrascht mich. Liegt es daran, dass OneNote noch nicht richtig bekannt ist? Oder dass man lieber bei alten Gewohnheiten bleibt?


Wer OneNote genauer kennenlernen möchte und neugierig ist auf ein paar Tipps & Tricks, der kann sich noch zum Live-Online-Training anmelden, das am 17. November beginnt: https://sekretaerinnen-verband.de/anmeldung-onenote/


Vieles spricht für OneNote

Der aus meiner Sicht größte Vorteil: Sie haben es schon.

OneNote ist Teil des MS-Office-Paketes und steht Ihnen also sofort zur Verfügung. Sie können auch andere Tool nutzen, wie z.B. Trello, aber dafür müssen Sie sich erst registrieren und ggf. entstehen weitere Kosten. Sie müssen auch nicht erst die IT-Abteilung bitten, Ihnen die Software zu installieren. – Sie können einfach loslegen!

Außerdem ist die Bedienung schnell zu erlernen. Wenn man den grundsätzlichen Aufbau des Programms verstanden hat, kann man sehr schnell Erfolge erzielen.

Ein weiterer Vorteil: Es gibt eine Verbindung zu den anderen MS-Office-Programmen. Hier wird die Stärke deutlich, da man aus einer einfachen Notiz in OneNote mit einem Klick eine Outlook-Aufgabe machen kann. Somit ist alles gleich terminiert und wird nicht vergessen.

Mit diesem digitalen Notizbuch schaffen Sie die vielen kleinen Zettel ab und sorgen für mehr Ordnung auf Ihrem Schreibtisch. Und was natürlich nur bei digitalen Notizen funktioniert: Sie können sie schneller durchsuchen.

Sie nutzen OneNote bereits? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfahrungen.