Wo steht Ihr Betrieb im digitalen Wandel?

Die Büroarbeitswelt verändert sich zunehmend. Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – müssen auf die Herausforderungen der Digitalisierung und des demografischen Wandels reagieren und oft sind Veränderungen notwendig.

Aber wo steht Ihre Firma? Was sind die Stärken und Schwächen?

Im Check „Gute Büroarbeit“ des Deutschen Netzwerks Büro erfahren Sie, wo Ihr Betrieb im digitalen Wandel eigentlich steht.

Durch diese Potenzialanalyse decken Sie Handlungsfelder auf. Dabei werden folgende Themen betrachtet und als Ziele definiert:

  • Eine motivierende und kooperative Arbeitskultur ermöglichen
  • Potenziale der Menschen entfalten
  • Wissen zur Erfolgsbasis machen
  • Informationstechnologien intelligent nutzen
  • Die Bürogestaltung als Wertschöpfungsfaktor
  • Prozesse und Projekte intelligent steuern

Sie haben dabei die Möglichkeit, einen Quick-Check oder einen Komplett-Check durchzuführen.

TIPP: Nehmen Sie die Druckversion als Grundlage für die nächste Teamsitzung und diskutieren und bewerten die einzelnen Handlungsfelder gemeinsam. So können Sie einen Aktionsplan erstellen, der Sie dabei unterstützt die Prozesse in Ihrem Team zu verbessern.


Wo steht Ihr Betrieb? Wo liegt Ihr Verbesserungspotential? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

In diesem Jahr wird alles besser

Das Jahr 2021 ist noch jung. Haben Sie auch gute Vorsätze? Zum Beispiel, dass dieses Jahr alles besser wird. Alles soll anders werden. Der Schreibtisch soll leer werden. Unerledigte Aufgaben sollen endlich abgeschlossen werden. Weniger Überstunden. Weniger Stress. Und weniger Chaos in den E-Mails.

Der Wille ist da, aber das Tagesgeschäft kommt dazwischen. Immer ist etwas anderes wichtiger, dringender, oder Sie haben einfach keine Lust zum Aufräumen.

Schnell sind die guten Vorsätze vergessen und es hat sich nichts verändert.

Heute gebe ich Ihnen 5 pragmatische Tipps mit denen Sie schnell Erfolge erzielen.


Leerer Schreibtisch

1. Papierstapel aussortieren

Sie haben verschiede Vorgänge bzw. Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch gestapelt? Gibt es mehrere Ablagekästen, die voll sind? Dann wird es Zeit, aufzuräumen.

Warum? Es spricht vieles für einen leeren Schreibtisch. Die vielen unerledigten und womöglich dringenden Aufgaben lenken Sie ab. Unbewusst nehmen Sie wahr, das noch vieles erledigt werden muss. Aber dadurch können Sie sich schlechter auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Ein weiterer Grund: Sie und Ihre Vertretung müssen immer wieder in den verschiedenen Stapeln nach Unterlagen suchen. Das kostet unnötig Zeit. Diese Zeit könnten Sie viel besser nutzen. Aus meiner Erfahrung aus den vielen Arbeitsplatzcoachings weiß ich, dass viele dieser Unterlagen nur abgeheftet werden müssen, weggeworfen werden können und sich bereits erledigt haben. D.h. es sieht nach viel mehr unerledigter Arbeit aus, als es tatsächlich ist.

Wie gehen Sie am Besten vor? Nehmen Sie sich Ablagekasten für Ablagekasten, Stapel für Stapel vor. Dabei ist es egal, ob Sie rechts oder links anfangen. Nehmen Sie jedes Blatt in die Hand und fragen sich „Was muss ich hier noch tun?“. Nicht mehr benötigtes Papier werfen Sie sofort in den Papierkorb oder in die Datentonne. Noch benötigte Unterlagen heften Sie sofort ab. Aufgaben priorisieren Sie und legen sich diese auf Wiedervorlage. Dinge, die Sie auch noch in elektronischer Form haben (Datei, E-Mail), müssen Sie wahrscheinlich nicht in Papierform aufheben. Seien Sie also mutig beim Wegwerfen.

Für einen leeren Schreibtisch empfehle ich Ihnen Hängemappen zu nutzen, oder auch das Mappei-System.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und am Ende des Tages Zufriedenheit, weil Sie es endlich angegangen sind.

Zeitbedarf: Je nach Menge zwischen 10 min. und 2 Stunden. Sie werden schneller sein, wenn Sie sich nicht jeden Vorgang im Detail durchlesen, sondern sich schnell entscheiden.


2. E-Mail-Chaos beseitigen

Ihr Mail-Postfach quillt über? Es fällt Ihnen schwer, in den tausenden Mails und vielen Unterordnern Informationen zu finden? Dann muss eine schnelle Lösung her!

Warum? Bei den vielen Mails kann Ihnen schnell mal eine Aufgabe oder eine Frist durchrutschen und das führt zu Stress und Überstunden. Auch mit dem Suchen nach Mails verschwenden Sie nur unnötig Zeit.

Wie gehen Sie am Besten vor? Jede Mail durchzulesen und zu entscheiden, wo sie abgelegt wird, oder gelöscht werden kann, würde viel zu lange dauern. Daher habe ich einen ganz pragmatischen Tipp für Sie: Verschieben Sie alle Mails bis 31.12.2020 in ein Archiv. Dieses nennen Sie z.B. „Mails bis 31.12.2020“. Oder Sie legen Jahres-Archive an und verschieben die Mails entsprechend. Dabei sollten Sie für sich klären, wie lange Sie Mails überhaupt aufheben wollen. Klären Sie diese Frage auch gerne mit Ihrem Chef. Nach meiner Erfahrung ist dieser Punkt in den meisten Unternehmen völlig unklar. Vielleicht können Sie auch ältere Mails großzügig löschen. Ab dem 01.01.2021 starten Sie dann einfach neu. Legen Sie nur Unterordner an, die Sie aktuell benötigen. Legen Sie ab sofort Mails jeden Tag ab. Aufgaben legen Sie sich auf Wiedervorlage. So sollte es Ihnen gelingen, das Mail-Postfach jeden Abend geleert zu haben.

Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Mails in Outlook auf Wiedervorlage legen können? Dann ist meine Inbox-Zero-Challenge das Richtige für Sie.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und weniger Speicherplatzbedarf.

Zeitbedarf: Je nach Menge der Mails ca. 15 min.


3. Aufgeschobene Aufgaben endlich erledigen

Eigentlich hatten Sie im letzten Jahr ganz viel vor. Nun stellen Sie fest, dass Sie viele Themen vor sich her schieben? Dann gehen Sie es endlich an!

Warum? Aufgeschobene Aufgaben sind schwer wie Blei. Sie ziehen uns runter, machen ein schlechtes Gewissen und die wiederkehrenden Nachfragen vom Kollegen / Chef / Kunden nerven. D.h. diese Aufgaben kosten viel Energie, die Sie besser einsetzen könnten.

Wie gehen Sie am Besten vor? Sammeln Sie alle aufgeschobenen Aufgaben und notieren Sie diese auf einem Zettel. Dann streichen Sie alles, was sich inzwischen erledigt hat oder wo Sie Stand heute entscheiden, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen. Priorisieren Sie diese Aufgaben. Planen Sie einen Aufschieberitis-Tag ein (möglichst zeitnah). Schotten Sie sich an diesem Tag ab (Tür zu; Kollegen informieren, dass Sie nicht erreichbar sind; Telefon umstellen). Gehen Sie nach und nach die Aufgaben an und erledigen Sie sie. Belohnen Sie sich zwischendurch und am Ende (wichtig!).

Mehr dazu in diesem Blog-Artikel (klick).

Was bringt es? Ein gutes Gewissen und mehr Energie.

Zeitbedarf: Für die Vorbereitung ca. 30 min. und dann 1 Tag


4. Wichtige Aufgaben erledigen

Passiert es Ihnen häufiger, dass Sie sich am Abend fragen, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben? Eigentlich wollten Sie eine wichtige Aufgabe erledigen, aber es kam immer wieder etwas dazwischen? Dann ändern Sie eine Kleinigkeit in Ihrem Tagesablauf.

Warum? Wenn Sie sich den ganzen Tag von den E-Mails und dem Tagesgeschäft durch den Tag treiben lassen, dann haben Sie keine Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Um diese noch erledigen zu können, machen viele Menschen Überstunden. Dabei stellen Sie fest, dass Sie sich nach einem anstrengenden und hektischen Tag nicht mehr gut konzentrieren können und daher mehr Zeit benötigen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Legen Sie fest, welche Aufgabe die wichtigste Aufgabe des Tages ist. Das können Sie z.B. am Vorabend tun. Hilfreich beim Priorisieren ist das Eisenhower-Prinzip. Wenn Sie morgens ins Büro kommen, erledigen Sie diese Aufgabe als erstes. Währenddessen gehen Sie nicht ans Telefon und schließen Ihre Bürotür. Danach öffnen Sie erst Ihr E-Mail-Postfach.

Was bringt es? Sie erledigen Ihre wichtigsten Aufgaben morgens, wenn Sie noch frisch und konzentriert sind. Wenn danach das Chaos über Sie hereinbricht, haben Sie trotzdem ein gutes Gefühl, weil Sie ja bereits etwas geschafft haben.

Zeitbedarf: ca. 5 min. am Vorabend, um die wichtigste Aufgabe des Tages für den nächsten Tag auszuwählen.


5. Zeit sparen mit Textbausteinen

„Ich habe das doch schon einmal geschrieben, aber wo ist die Datei?“ Kennen Sie das? Bei Briefen, Angeboten, Anschreiben oder Bestätigungen verwenden Sie eigentlich immer wieder den gleichen Text. Oder zumindest einige Varianten davon.

Warum? Statt immer wieder die Texte neu zu formulieren und zu tippen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie auf alte Texte zurückgreifen. Und wo finden Sie diese? Schneller und einfacher geht es mit Textbausteinen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Wie Sie mit Schnellbausteinen in Word arbeiten, erkläre ich in diesem Video (klick). Sie können die Schnellbausteine auch in E-Mails verwenden. Mehr dazu hier (klick).

Was bringt es? Sie sparen Zeit und Nerven.

Zeitbedarf: Einen Schnellbaustein erstellen Sie in 10 sec. Die entsprechenden Texte können Sie laufend hinterlegen. Wenn Sie aber erst einmal ein paar Texte hinterlegen möchten, müssen Sie Zeit für das Suchen nach den Texten einkalkulieren.

A little Weihnachtsgedicht

Geschenke zu Weihnachten

Eigentlich nehmen sich viele von uns jedes Jahr vor, dass Weihnachten mal besinnlich, ruhig und stressfrei ablaufen soll. Der Weihnachtsbaum soll nicht so üppig geschmückt, die weihnachtliche Beleuchtung in den Fenstern reduziert werden, das Weihnachtsessen soll ganz schlicht sein und man schenkt sich ja eigentlich auch gar nichts mehr.

Das es dann doch wieder anders kommt, sehen Sie in diesem Video von extra 3:

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Falls Sie noch auf der Suche ein einem Geschenk sind, das wirklich sinnvoll ist, dann stöbern Sie doch mal in meinen Online-Produkten. Vielleicht ist ja etwas geeignetes dabei.

Jahreszeitenbeauftragter der Bahn

Ich selbst fahre häufig mit der Bahn. Manchmal stundenlang quer durch Deutschland zu meinen Kunden. Wenn es im Sommer heiß ist, dann fällt schon mal die Klimaanlage aus, im Winter frieren die Türen zu… Pünktlich sind die Züge selten.

Vor ein paar Jahren habe ich 3 Stunden im Zug kurz vor dem Hamburger Hauptbahnhof gewartet, weil der Stromabnehmer des ICE defekt war. Es ging weder vor, noch zurück. Die Schiebetüren zwischen den Abteilen funktionierten nicht mehr und die Toilettenspülung leider auch nicht. Das Boardrestaurant hatte sowieso geschlossen, aber es wurden Trinkflaschen, Süßigkeiten und zu Beginn auch noch Kaffee verteilt, bis dann alle Vorräte aufgebraucht waren. Mitternacht wurde im Nachbarabteil gesungen, weil ein Fahrgast Geburtstag hatte. Die Stimmung blieb zum Glück die ganze Zeit gut. Wir durften nicht aussteigen und mit dem Bus weiterfahren, weil wir auf einer Brücke standen. Aber dann hat ein Techniker den Stromabnehmer so weit reparieren können, dass wir im Schritttempo in den Hauptbahnhof einfahren konnten.

Durch Zufall habe ich dieses Video von extra 3 über den Jahreszeitenbeauftragten der Bahn gefunden. Viel Spaß dabei:

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Mit dem Kiesel-Prinzip die Woche planen

Die vielen Kleinigkeiten beschäftigen uns den ganzen Tag

Kennen Sie das?

Eigentlich wollten Sie die nächste Sitzung vorbereiten, im Projekt weiterarbeiten und eine Auswertung erstellen. Aber es kam immer etwas dazwischen.

Damit die Aufgaben doch noch fertig werden, bleiben Sie mal wieder länger im Büro…

Mir berichten Teilnehmer meiner Seminare immer wieder von 12-Stunden-Arbeitstagen und einer 50 oder 60 Stunden-Woche.

Aber wie könnte es besser funktionieren?

Das Kiesel-Prinzip

Statt die Tage und Wochen mit den vielen Kleinigkeiten zu füllen und die wichtigen Aufgaben on top zu bearbeiten, sollten Sie Ihre Wochenplanung verbessern.

Dafür nehmen Sie sich idealerweise immer Freitag Nachmittag Zeit und planen die nächste Woche. Reservieren Sie sich Zeit für die Bearbeitung der wirklich wichtigen Aufgaben (siehe Eisenhower-Prinzip) und vereinbaren Termine mit sich selbst. Aber Achtung: Verplanen sie nicht den ganzen Tag, sondern lassen Lücken für Unvorhergesehenes.

So erreichen Sie, dass Sie die wichtigen Aufgaben erledigen und ihnen mehr Bedeutung geben. Wenn dann kurz vor Feierabend eine weniger wichtige Kleinigkeit hinten runter fällt, hat das kaum Konsequenzen für Sie.

Weitere Tipp: Lernen Sie Nein zu sagen. Das hilft Ihnen dabei, Ihre Planung zu verteidigen.

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Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Kiesel-Prinzip gemacht?

Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar.

Internet-Cookies im realen Leben

Erst persönliche Daten hinterlassen, dann bekommt man die Auskunft. Auf Internetseiten nervt das manchmal. Wie wäre es im realen Leben?

Das zeigt uns dieses kurze Video von extra 3:

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Horst Schlämmer liest aus der Weihnachtsgeschichte

Ein Klassiker…

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E-Mails im realen Leben

E-Mails gehören zu unserem täglichen Arbeitsleben dazu. Einige erhalten jeden Tag 50 bis 100 Mails pro Tag, Führungskräfte auch noch mehr.

Einige Mails sind Werbung und Spam. Andere privater Natur. Manchmal fragt man sich, warum man in CC steht. Ein anderes Mal wurde vergessen, den Anhang mitzuschicken.

Wie es wäre, wenn die Mails nicht elektronisch im Posteingang landen würden, sondern jedes Mal der Kollege ins Büro kommt, sieht man in diesem Video:

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Fakten-Check Weihnachten

Weihnachtsmann, Knecht Ruprecht, das Christkind und der Nikolaus – wer ist eigentlich für was zuständig?

Was gibt es zu Essen an Weihnachten?

Was feiert man an Weihnachten?

Diese Dinge hat Luke Mockridge Kinder gefragt. Die Antworten gibts in diesem Video zu sehen:

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Wer jetzt denkt, dass es doch schade ist, dass kein Kind weiß, warum wir Weihnachten feiern, dem möchte ich die Fragen auf die Arbeit bezogen stellen:

  • Wer ist eigentlich im Betrieb für was zuständig?
  • Wie kann man Mitarbeiter motivieren?
  • Welchen Nutzen haben Ihre Kunden von Ihren Produkten / Dienstleistungen?
  • Warum machen Sie eigentlich, was Sie tun?
  • Welchen Sinn hat Ihre Arbeit?

Eigentlich ja auch ganz einfache Fragen. – Oder?

Wenn Ihnen spontan keine Antworten dazu einfallen, dann wird es Zeit, dass Sie für sich selbst darüber ausführlicher nachdenken und dies auch einmal im Team mit Ihrem Vorgesetzten zusammen tun sollten. Es könnte sein, dass dabei Probleme auf den Tisch kommen und Lösungen erarbeitet werden….