Desk-Sharing – das Nonterritoriale Büro

Desk-Sharing in Kombination mit dem Kombi-Büro

Beim Desk-Sharing bzw. Non-Territorialen Büro wird die starre Zuordnung von Arbeitnehmer und Arbeitsplatz aufgelöst. Alle Mitarbeiter können alle Arbeitsplätze nutzen. Üblicherweise ist die Anzahl der Arbeitsplätze geringer, als die Anzahl der Mitarbeiter.

Durch Urlaub, Krankheit, Homeoffice und Dienstreisen sind nicht immer alle Mitarbeiter gleichzeitig in der Firma anwesend. Daher kann man Kosten einsparen, wenn die Arbeitsplätze genutzt werden, statt leer zu stehen. Dies ist aber erst ab einer gewissen Unternehmensgröße sinnvoll möglich. Bei z.B. 10 Mitarbeitern könnte man eventuell 1 Arbeitsplatz einsparen, je nach dem, wie viele Mitarbeiter wie viele Tage im Homeoffice sind. Oder auch bei einer Vertriebsabteilung, da die Mitarbeiter viel unterwegs sind und vielleicht nur an einem Tag in der Woche ins Büro kommen. Bei 100 Mitarbeitern dagegen wäre vielleicht eine Reduzierung auf 80 Schreibtische möglich. Dies muss aber vorab genau untersucht werden.

Desk-Sharing kann gut mit einem Kombi-Büro oder Open Space kombiniert werden. So können die Mitarbeiter je nach Bedarf einen Arbeitsplatz wählen. Mal das Einzelbüro für konzentriertes Arbeiten, mal ein Gruppenbüro für Projekt- und Teamarbeit, mal die Sofaecke, weil diese Umgebung die Kreativität fördert.

Wichtig ist dabei, einen organisatorischen Rahmen zu schaffen, damit es nicht morgens einen Run auf die besten Arbeitsplätze gibt. Das würde zu viel Stress verursachen.

Gleichzeitig sollte eine Clean-Desk-Policy etabliert werden, damit man nicht erstmal morgens die Reste des Vorgängers (z.B. leere Kaffeetassen) beseitigen muss.

Als sehr hilfreich hat sich herausgestellt, eine gewisse Grundausstattung mit Büromaterial an den Schreibtischen vorzuhalten. Dazu gehören z.B. Locher, Tacker und Schere.

Vorteile

  • Platzersparnis
  • abwechslungsreiche und damit motivierende Umgebung
  • bessere Kommunikation
  • fördert digitales Arbeiten

Nachteile

  • schwierig umzusetzen bei sehr papierlastigen Arbeitsplätzen
  • Neid und Wettstreit und somit Stress, wenn es keinen organisatorischen Rahmen gibt
  • keine individuelle Einrichtung des Arbeitsplatzes möglich

Fazit

Ich habe selbst mehrere Jahre in einem Desk-Sharing-Konzept gearbeitet und war begeistert von der Möglichkeit, mir einen Schreibtisch entsprechend meiner Bedürfnisse auswählen zu können. Wir hatten in unserer Abteilung ein Buchungssystem geschaffen, sodass jeder auch dann seinen Wunsch-Arbeitsplatz bekommen konnte, wenn er mal etwas später ins Büro kommt.

Da ich immer wieder mit anderen Kollegen in einem Büro saß, wurde die Kommunikation untereinander deutlich besser.

Als ich durch einen Arbeitgeberwechsel wieder meinen festen Schreibtisch hatte, hat mir das große Probleme bereitet. Es hat mehrere Monate gedauert, bis ich mich mit diesem starren System abgefunden habe. Die Gewöhnung an das Desk-Sharing hatte dagegen nur ein paar Tage gedauert.

Home Office – die neue Normalität

Ein kleiner Arbeitsplatz zu Hause

Home Office bzw. Telearbeit ist seit dem Frühjahr 2020 für viele Mitarbeiter plötzlich Normalität geworden. Obwohl inzwischen viele Mitarbeiter wieder ins Büro zurückkehren könnten, sehen viele die Vorteile, die die Arbeit im Home Office hat und möchten diese auch beibehalten.

Was zu einer alternierenden, also wechselnden, Telearbeit führt. Das bedeutet, dass 2-3 Tage in der Woche von zu Hause und den Rest der Tage in der Firma gearbeitet wird.

Gut funktioniert die Arbeit von zu Hause, wenn es auch hier einen Arbeitstag mit festen Ritualen gibt. Die Arbeitszeit sollte regelmäßig sein und auch Pausen werden eingelegt. Es wird vermieden in der Nacht, im Urlaub, an Feiertagen und bei Krankheit zu arbeiten. Außerdem ist die Einbindung zur Abteilung und der regelmäßige Austausch mit den Kollegen wichtig. Dies kann auch per Videokonferenz funktionieren.

Nicht vergessen darf man die Ergonomie am Arbeitsplatz. Der Laptop auf dem Küchentisch ist auf Dauer nicht geeignet. Finden Sie die Fehler im obigen Symbolbild? Die Tischplatte ist nicht tief genug, der Sessel kein verstellbarer Bürostuhl und der Bildschirm ist nicht blendfrei aufgestellt.

Vorteile

  • flächensparend, wenn es mit Desk-Sharing kombiniert wird
  • ungestörteres Arbeiten solange die eigenen Kinder nicht parallel betreut werden müssen
  • Wegfall von Fahrzeiten
  • freiere Zeiteinteilung

Nachteile

  • geringeres Wir-Gefühl in der Abteilung
  • wenn es nicht mit Desk-Sharing kombiniert wird: teurer Leerstand

Fazit

Alternierende Telearbeit ist an sich kein Bürokonzept, sondern sollte mit Desk-Sharing und dem Kombi-Büro oder Open Space kombiniert werden. Wenn die organisatorischen Rahmenbedingungen stimmen, ist dies das Konzept der Zukunft und die neue Normalität.

Open Space – die Moderne

Quelle: iba.online

Die offene Bürolandschaft ermöglicht den Mitarbeitern einer Abteilung sowohl das konzentrierte Arbeiten, als auch die Teamarbeit. Damit ist es eine Weiterentwicklung des Kombi-Büros. Im Gegensatz zum Kombi-Büro gibt es im Open Space allerdings keine Einzelbüros, sondern verschiedene Zonen, die durch verschiedene Elemente abgetrennt sind.

So kann zum Beispiel ein kleiner Besprechungsraum in einem Glaskasten untergebracht sein, der Schreibtische räumlich von einander trennt.

Im Open Space wird viel Wert auf die Gestaltung der Flächen gelegt. Flexible Möbelsysteme unterstützen die unterschiedlichen Arbeitsweisen. Häufig gibt es auch eine Sofaecke, die von den Mitarbeitern vorurteilsfrei genutzt werden kann.

Die Vor- und Nachteile ähneln denen des Kombi-Büros.


Vorteile

  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • konzentriertes Arbeiten teilweise möglich
  • Teamarbeit teilweise möglich
  • Förderung eines guten Arbeitsklimas durch eine abwechslungsreiche Gestaltung

Nachteile

  • Ablenkung durch Aktivitäten in den anderen Zone möglich
  • hohe bauliche Anforderungen an Klima, Licht und Akustik und damit verbundene Kosten

Fazit

Beim Open Space kommt es auf die Gestaltung an. Wenn das konzentrierte Arbeiten trotz aller Offenheit möglich ist, bietet dieses Bürokonzept ideale Arbeitsbedingungen. Wenn auch noch die Unternehmenskultur dazu passt – perfekt!

Kombibüro – Der Allrounder

Quelle: iba.online

Das Kombi-Büro kombiniert Zellen– und Großraumbüros.

Entlang der Fassade befinden sich die Einzelbüros. Hier ist konzentriertes Arbeiten bei Tageslicht und individueller Regulierung der Raumtemperatur möglich.

In der Mitte, also im breiten Flur, befindet sich eine Multifunktionszone. Hier können temporäre Arbeitsplätze, ein Besprechungsbereich, ein Archiv oder auch Teeküche mit Pausenzone eingerichtet werden.

Damit in der Multifunktionszone ausreichend Tageslicht ankommt, werden in der Regel die Einzelbüros mit Glaswänden und -türen zum Flur abgetrennt. So entsteht auch mehr Transparenz.

Im Kombi-Büro hat jeder Mitarbeiter in der Regel einen festen Arbeitsplatz. Es wird eine Einheit pro Abteilung bzw. Bereich geschaffen. Aber auch die Kombination mit Desk-Sharing ist sehr gut möglich.


Vorteile

  • gute Kombination von Einzel- und Teamarbeit möglich
  • störungsfreies und kreatives Arbeiten möglich
  • individuelle Regelung von Klima und Licht in den Einzelbüro möglich
  • Raum für Team- und Projektarbeit in der Multifunktionszone
  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • flexible Gestaltung der Multifunktionszone möglich

Nachteile

  • wenig Stauraum im Einzelbüro
  • visuelle Ablenkung durch Aktivitäten in der Multifunktionszone

Fazit

Das Kombi-Büro wird allen Anforderungen gerecht: Sowohl das konzentrierte Arbeiten, als auch die spontane Teamarbeit ist möglich.

Einen Haken gibt es aber doch: Bei Kunden, die dieses Bürokonzept einsetzen, beobachte ich häufig, dass die Multifunktionszone kaum genutzt wird. Wenn man mit einem Kollegen zusammen auf dem Sofa sitzt, dann sieht das eher nach Pause, als nach Arbeit aus. Dabei fördert gerade dieser Orts- und Umgebungswechsel die Kommunikation und Kreativität.

Damit das Kombi-Büro sein Potenzial entfalten kann, ist also eine entsprechende Unternehmenskultur notwendig.

Was ist Ihre Strategie beim Umgang mit den Urlaubsmails?

Sommer 🍧 – Sonne 🌞 – Urlaub ✈️- E-Mail-Frust 📨📨📨

Alle freuen sich auf den Sommerurlaub. Zeit mit der Familie, andere Länder kennenlernen, entspannen oder Aktiv-Urlaub. Jeder möchte den Arbeitsalltag vergessen und auf neue Gedanken kommen.

Aber gelingt das auch?

Während Sie Urlaub machen läuft Ihr E-Mail-Postfach voll. Wenn Sie dann ins Büro zurückkehren warten 500 oder mehr Mails auf Sie, die Sie lesen und bearbeiten müssen. Da ist die Erholung schnell vorbei.

Um dies zu vermeiden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Mich hat interessiert, was in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Folgende Antworten standen zur Auswahl:

  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails nicht weitergeleitet werden
  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails an meinen Vertreter weitergeleitet werden
  • Mein Vertreter ist für meinen Posteingang freigeschaltet und kann jederzeit meine Mails lesen und bearbeiten
  • Wir arbeiten nur noch mit Funktionspostfächern, daher ist die Bearbeitung der Mails immer gewährleistet
  • Ich lese und bearbeite meine Mails auch im Urlaub
  • sonstiges

Der Datenschutz spielt eine Rolle

Als ich die Abonnenten meines Newsletters zur Umfrage eingeladen habe, habe ich viele Abwesenheitsmitteilungen erhalten.

Oft stand dort, dass aus Datenschutzgründen die Mails nicht weitergeleitet werden. Dies stimmt auch mit dem Ergebnis der Umfrage überein.

Ergebnisse der Umfrage

Aber ist das auch die beste Strategie?

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung schalten, dann sammeln sich die Mails während Ihres Urlaubs an. Sie benötigen dann wahrscheinlich 2 Tage, um alles zu bearbeiten. Vielleicht hat der Absender sich auch an Ihren Vertreter gewandt, der dann wiederum Sie in seiner Antwort in Kopie gesetzt hat. D.h. Sie haben nicht nur die eigentlichen 500 Mails durchzuarbeiten, sondern auch noch die 100-200 Antworten darauf.

Das gleiche Problem gibt es bei einer Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung an den Vertreter. Ihr Vertreter erhält dadurch nicht nur seine eigenen 50-100 Mails pro Tag, sondern auch noch Ihre dazu, fühlt sich aufgefordert alle zu beantworten und das potenziert das Mailaufkommen zusätzlich.

Beide Varianten verschlimmern das Problem eigentlich noch.

Anders ist es, wenn der Vertreter für Ihr Postfach freigeschaltet ist. In diesem Fall, kann er 1-2 Mal am Tag Ihre Mails durchgehen und nur auf die wichtigen und dringenden Anliegen antworten. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Ihr Vertreter Ihren Posteingang vor sortiert, sodass Sie nach dem Urlaub sehr schnell erkennen können, um welche Mails Sie sich als erstes kümmern müssen.

Wie Sie sich ein effizientes System aufbauen und welche Einstellungen in Outlook dafür notwendig sind, zeige ich in diesem Webinar: https://chefentlastung.edudip.com/w/368004

Das Gute daran: Nicht nur in der Urlaubszeit, sondern auch bei Abwesenheit durch Krankheit, sind Sie gut vorbereitet.

Das gilt auch bei der Nutzung von Funktionspostfächern. Hier gehen alle Mails an eine allgemeine Abteilungs-Mail-Adresse und können von dort aus von allen Kollegen gelesen und bearbeitet werden. So spielt es genau genommen keine Rolle mehr, wer im Urlaub ist oder krank. Die Bearbeitung von Mails ist immer gewährleistet.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Sowohl bei der Weiterleitung der Mails, als auch bei der Freischaltung des Posteingangs oder auch bei den Funktionspostfächern stellt sich diese Frage. Sie ist aus meiner Sicht ganz einfach zu beantworten: Private Mails dürfen sowieso nicht über die berufliche Mail-Adresse geschrieben werden. In den meisten Unternehmen gibt es dazu eine entsprechende Richtlinie oder Arbeitsanweisung, die die Mitarbeiter unterschreiben müssen. Daher gibt es nichts, was geschützt werden muss.

Sie erhalten vertrauliche Mails?

Für Bewerbungen sollten Sie ein entsprechendes Funktionspostfach einrichten. Wenn Sie in einem vertraulichen Projekt mitarbeiten, sollte dieses Projekt ein Funktionspostfach erhalten. So können Sie vermeiden, dass vertrauliche Mails in Ihrem persönlichen Postfach landen.

Einige haben bei der Umfrage geantwortet, dass sie Mails im Urlaub lesen. Das trägt natürlich nicht zur Erholung bei. Viele meiner Trainingsteilnehmer sagen mir aber, dass sie am Tag vor dem ersten Bürotag die Mails von zu Hause aus lesen, damit sie sich in Ruhe einen Überblick verschaffen können und wissen, was sie am ersten Tag erwartet. Da es sich dabei häufig um einen Sonntag handelt, vermute ich, dass diese Zeit nicht als Arbeitszeit gebucht wird. Und das ist Schade.

Besser wäre es, nach dem Urlaub 1-2 Tage zwar im Büro zu sein, aber so zu tun, als ob man nicht da wäre. Also: Bürotür zu, Telefon umstellen, keine Besprechungen und neue Mails nicht sofort beantworten. So haben Sie genug Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen.

Gruppenbüro – für Teamarbeit

Quelle: iba.online

In Gruppenbüros werden in der Regel bis zu 25 Arbeitsplätze zusammengefasst, die mit Hilfe von Stellwänden und Highboards getrennt werden.

Diese Büros werden häufig von einer gesamten Abteilung belegt für die die Zusammenarbeit und der schnelle Austausch zwischen den Kollegen wichtig ist.

Dieser Vorteil wird aber schnell zum Nachteil, wenn die Gespräche als Störung empfunden werden, denn für konzentriertes Arbeiten sind Gruppenbüros nur bedingt geeignet. Daher greifen einige Mitarbeiter gerne zu Noise-Cancelling-Kopfhörern oder ich habe es auch schon erlebt, dass Mitarbeiter über Kopfhörer Musik hören, um sich abzuschotten.

Gleichzeitig sitzt der Abteilungsleiter in der Regel in einem Einzelbüro. Dies kann zu Neid führen.


Vorteile

  • intensive Zusammenarbeit im Team bzw. Abteilung möglich
  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • flexible Umgestaltung teilweise möglich

Nachteile

  • konzentriertes Arbeiten nur teilweise möglich
  • hoher Geräuschpegel
  • individuelle Regelung von Klima und Licht nur bedingt möglich

Fazit

Gruppenbüros sollten nur von Abteilungen und Teams genutzt werden, für die Zusammenarbeit und Kommunikation wichtiger sind, als das konzentrierte Arbeiten. Vielleicht wäre ein Kombibüro eine gute Alternative?

Großraumbüro – der Dinosaurier

Quelle: iba.online

Wenn die Wände der Zellenbüros fallen sollen, um die Kommunikation im Team zu verbessern und die Büroräume moderner zu gestalten, erzählen mir Mitarbeiter bei meinen Kunden, dass sie jetzt ein Großraumbüro bekommen. Dies wird verbunden mit verschiedenen Unmutsbekundungen, dass man jetzt in die 70er Jahre wieder zurück verfällt und es ja schon früher schlimm war, in diesen Büros zu arbeiten, es also jetzt zu einer Verschlechterung kommt.

Wenn ich nachfrage, wie viele Mitarbeiter zukünftig in diesem „Großraumbüro“ sitzen sollen, erhalte ich oft die Antwort, dass die ganze Abteilung mit 20 Mitarbeitern in diesem neuen offenen Büro zusammensitzt.

In diesen Situationen fühle ich mich immer dazu aufgerufen für Klarheit zu sorgen:

Als Großraumbüros werden organisatorische und räumliche Einheiten bezeichnet, die über eine Grundfläche von mindestens 400 qm verfügen.

Oft ist es ein ganzes Geschoss mit einer Raumtiefe von 20 bis 30 Metern, indem mehrere Hundert Mitarbeiter untergebracht werden.

Die Schreibtische sind in Gruppen angeordnet und werden mit Stellwänden und Schränken getrennt.

Einerseits bietet das Großraumbüro eine hohe Flexibilität bei der Gruppierung der Arbeitsplätze, andererseits ist es auch starr, da jedem Mitarbeiter ein Schreibtisch fest zugeordnet ist.


Vorteile

  • Zusammenarbeit in Teams und Arbeitsgruppen möglich
  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • Flexibles Umgestalten der Bürofläche möglich

Nachteile

  • hoher Geräuschpegel
  • fehlendes Tageslicht bei vielen Arbeitsplätzen, sodass auch bei Sonnenschein mit künstlichem Licht gearbeitet werden muss
  • hoher Aufwand für Klimatisierung
  • erhöhte Anforderungen an den Brandschutz
  • leere Arbeitsplätze bei Krankheit, Urlaub und Homeoffice

Bei den Planungen, von denen mir die Mitarbeiter erzählt haben, handelt es sich wahrscheinlich um ein Kombi-Büro oder Open Space, die ich in den nächsten Blog-Artikeln genauer vorstellen werde.

Fazit

Großraumbüros gehören immer mehr der Vergangenheit an. Ich habe selbst Anfang der 1990er-Jahre in einem Großraumbüro gearbeitet und kann aus eigener Erfahrung bestätigen, dass der Geräuschpegel und die Raumtemperatur ein großes Problem waren. Außerdem war mir ein hoher Krankenstand aufgefallen und die Konzentrationsfähigkeit ließ am Nachmittag stark nach. Lag das an der Klimaanlage?

Zellenbüro – der Klassiker

Quelle: iba.online

Das Zellenbüro ist die klassische Büroform. Die Einzel- oder 2-Personen-Büros sind oft entlang der Fassade angeordnet und über einen gemeinsamen Flur erreichbar.

Die Bürotür wird meistens von den Mitarbeitern offen gelassen, damit man mehr von den Kollegen mitbekommt. Bei Bedarf kann aber auch die Tür geschlossen werden, sodass ein konzentriertes Arbeiten gut möglich ist. In Bürogebäuden jüngeren Datums wird das Bedürfnis nach Rückzug und Offenheit über Glastüren gelöst.

Zusätzlich zum Zellenbüro werden in einer Abteilung aber auch noch Besprechungsräume benötigt. Diese gibt es entweder direkt mit bei der Abteilung, oder man muss bei Bedarf einen zentralen Besprechungsraum buchen.

Zellenbüros sind bei vielen Mitarbeitern beliebt. Aber sind sie auch sinnvoll und zeitgemäß?


Vorteile

  • konzentriertes, störungsfreies und kreatives Arbeiten möglich
  • ideal, wenn hohe Vertraulichkeit notwendig ist
  • individuelle Regelung von Klima und Licht möglich
  • individuelle Gestaltbarkeit des Raums

Nachteile

  • hoher Flächenbedarf
  • bei festen Wänden geringe Flexibilität
  • fehlende Transparenz
  • spontane Kommunikation im Team nicht möglich
  • Leerstände bei Urlaub, Krankheit und Homeoffice, da jeder Arbeitsplatz einem Mitarbeiter zugeordnet ist

Fazit

Das Zellenbüro hat aufgrund des hohen und somit teuren Flächenbedarfs ausgedient. Wer sowohl störungsfreies Arbeiten ermöglichen, als auch Teamarbeit fördern möchte, der sollte sich das Bürokonzept „Kombi-Büro“ genauer ansehen.

Welches Bürokonzept ist das Richtige?

Es wird erwartet, dass wir flexibel sind, kreativ arbeiten, aber wir sitzen im 2er-Büro fest. Passt das? Nein.

Und doch ist das so genannte Zellenbüro mit einem oder zwei Schreibtischen, Schränken an der Wand und eventuell noch einem Sideboard das Büro, das ich bei meinen Kunden am häufigsten sehe.

Welche Büroraumkonzepte fördern Team- und Projektarbeit? Welche ermöglichen ein ungestörtes und konzentriertes Arbeiten? Was fördert die Kommunikation untereinander? Welches Büro ist abwechslungsreich gestaltet und unterstützt kreatives Arbeiten?

Machen Sie eine Bestandsaufnahme

➡️ Wie viele Mitarbeiter sind regelmäßig anwesend?

➡️ Wie ist die Homeoffice-Regelung?

➡️ Wie viele Schreibtische werden benötigt?

➡️ Wie viele Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten werden benötigt?

➡️ Wie hoch ist der Anteil an Projekt- und Teamarbeit?

➡️Welche Möglichkeiten bieten die räumlichen Gegebenheiten?

➡️ Welches Budget steht zur Verfügung?

Binden Sie die Mitarbeiter ein

Für die Mitarbeiter ist es riesiger Schritt vom Zellenbüro zum Kombibüro oder Open Space eventuell noch kombiniert mit Desk Sharing.

Ein eigener Schreibtisch, „mein“ Stuhl, die Bilder und Fotos an der Wand, die liebevoll gepflegten Pflanzen auf dem Fensterbrett – das alles bietet „Heimat“ und die Mitarbeiter fühlen sich wohl.

Es werden zwar auch die Nachteile dieses Bürokonzepte beklagt, aber trotzdem sollten Sie nicht mit großer Begeisterung rechnen, wenn Sie die Umgestaltung der Büros vorschlagen.

Das Ganze ist ein echtes Change-Projekt und sollte auch mit den bekannten Methoden des Change-Managements begleitet werden.

An erster Stelle steht dabei natürlich die Beteiligung der Mitarbeiter. Nehmen Sie Ängste und Widerstände ernst und erarbeiten zusammen Lösungen. Auch der Betriebsrat sollte eingebunden werden.

Organisatorische Regelungen sind wichtig

Was ist die größte Angst beim Desk-Sharing-Konzept?

Dass man keinen guten Platz mehr abbekommt, wenn man nicht gleich um 6:00 Uhr im Büro ist.

Im Kombi-Büro oder Open Space gibt es immer auch Arbeitsplätze, die nicht ganz optimal sind, wenn man dort den ganzen Tag ungestört arbeiten möchte. Aber dafür sind sie auch nicht gedacht. In der Regel sind es Arbeitsplätze, die die Mitarbeiter nutzen sollten, die den ganzen Tag von Besprechung zu Besprechung hetzen und nur mal schnell zwischendurch Mails bearbeiten möchten.

Dieses Beispiel macht deutlich, dass es nicht „gute“ und „schlechte“ Arbeitsplätze gibt, sondern die Arbeitsplätze unterschiedliche Funktionen erfüllen. An einigen kann man gut konzentriert arbeiten, andere fördern die Kommunikation, wiederum andere sind perfekt für die Entwicklung kreativer Ideen. Daher gibt es unterschiedliche Zonen und Abtrennungen, damit dies möglich ist, ohne dass der eine den anderen stört.

Für ein angstfreies und gutes Miteinander benötigen Sie also ein Reservierungs- bzw. Buchungssystem für die einzelnen Arbeitsplätze und Besprechungsräume. Dies kann eine einfache Excel-Tabelle sein, oder ein professionelles Tool.

Ein weiterer positiver Effekt davon ist: Jeder muss sich überlegen, was für ihn morgen ansteht. Wieviel Meetings habe ich? Werde ich konzentriert an einem Konzept oder einer Auswertung arbeiten? Werde ich im Projekt weiter arbeiten? Dann bucht er sich den Arbeitsplatz, den er dafür benötigt. Am nächsten Morgen startet jeder gut vorbereitet in den Tag.

Darüber hinaus sollte im Team geklärt werden, wie damit umgegangen wird, wenn die Führungskraft ein Einzelbüro für ein vertrauliches Personalgespräch benötigt, aber für den Tag für sich einen Platz am 4er-Tisch gebucht hat.

Außerdem funktioniert das Desk-Sharing-Konzept nur, wenn Sie gleichzeitig eine Clean-Desk-Policy einführen. Hier sollte nicht nur geregelt werden, dass Papierstapel am Ende des Tages von den Schreibtischen verschwinden, sondern auch die benutzten Kaffeetassen in die Küche gebracht werden und der Schreibtisch abgewischt wird, also sauber und ordentlich verlassen wird.

Vielleicht lächeln Sie jetzt, aber aus eigener Erfahrung weiß ich, dass „benutzte Kaffeetassen“ irgendwann das größte Ärgernis werden…


Die einzelnen Bürokonzepte stelle ich in den nächsten Blogartikeln und in diesem Video genauer vor.

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Ihre Fragen zu Outlook – meine Antworten

In meinen Seminaren und Online-Trainings stellen mir die Teilnehmer häufig sehr ähnliche Fragen.

Ein paar davon habe ich nun herausgepickt und beantworte sie in diesem Video.

Es geht dabei um

  • Wie Sie die Mailbenachrichtigung in Outlook ausstellen
  • Wie Sie die Kalenderwochen-Nummern anzeigen lassen
  • Wie Sie mit Hilfe von Regeln Mails automatisch in Unterordner verschieben können
  • Wie Sie nicht mehr im Kopf behalten müssen, von welchem Kollegen Sie noch auf eine Antwort bzw. Information warten
  • Wo Sie die Chef-Sekretärin-Funktion finden.
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