Ziele 2020

Das letzte Quartal 2020 bricht bald an. Normalerweise würden alle Unternehmen und Mitarbeiter bei einem Blick auf die Unternehmensziele feststellen, dass man vieles bereits erreicht hat und das letzte Quartal dafür nutzen kann, um noch einmal richtig durchzustarten, um das Jahr erfolgreich abzuschließen.

Aber das Corona-Virus hat allen einen Strich durch die Rechnung gemacht.

Einige wenige Unternehmen profitieren von dieser Krise, bestimmte Branchen leiden sehr darunter und andere Unternehmen sind inzwischen wieder im Aufwärtstrend.

Mehr Flexibilität durch kleine Schritte

Auf Sicht fahren, Veränderungen schrittweise vornehmen, vorsichtig agieren.

Das haben wir insbesondere im März und April diesen Jahres häufig gehört.

Dieses Vorgehen ist auch für Unternehmen angebracht. Wer jetzt die Unternehmens-, Erfolgs- oder auch Vertriebsziele für 2021 definieren soll, stellt schnell fest, dass es immer noch große Unsicherheiten gibt, wie es in den nächsten Monaten und im nächsten Jahr weiter gehen soll.

Wie werden wir mit dem Corona-Virus durch den Winter kommen? Werden wieder alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten? Wird es wieder zu Schließungen kommen?

Ich denke, es ist gut, nun nicht mehr ausschließlich auf 2-5 Jahrespläne zu setzen, sondern kleinere Ziele, die schneller erreichbar sind, zu definieren. So können Sie auch viel schneller überprüfen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben und noch auf dem richtigen Weg sind. Die Kunst dabei ist, die großen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Ein weiterer Effekt: Durch diese kleineren Schritte können Sie viel flexibler reagieren, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.

Kommunizieren Sie die Unternehmensziele

Viele Studien bringen es immer wieder zu Tage: Die Unternehmensziele sind nur wenigen Mitarbeitern bekannt und viele erkennen nicht, wie die eigene Arbeit dazu beiträgt, die Unternehmensziele zu erreichen. Auch ich beobachte in meinen Seminaren, dass Ziele häufig keine große Rolle spielen. Zielvereinbarungsgespräche am Jahresende gibt es nicht. Oder sie werden nicht sinnvoll genutzt. Ziele sind nicht konkret formuliert (siehe SMART) und werden von „oben“ vorgegeben, statt mit den Mitarbeitern vereinbart.

Welche Auswirkungen haben unklare Unternehmensziele?

Vielleicht denken Sie „Hat doch trotzdem immer funktioniert.“ Unklare Unternehmensziele haben allerdings große Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg. Nur leider ist dies nicht immer sofort sichtbar, da es sich an vielen Stellen und eher unterschwellig zeigt.

So fällt es Ihren Mitarbeitern schwer, die Prioritäten richtig zu setzen und sich auf die wichtigen Themen zu fokussieren. Dadurch wird Zeit verschwendet und die vorhanden Ressourcen werden nicht optimal eingesetzt.

Ihre Mitarbeiter sind auch deutlich unmotivierter, wenn unklar ist, wohin das Unternehmen in den nächsten Monaten oder Jahren steuert.

Ein weiterer Punkt ist die schlechtere Zusammenarbeit der Abteilungen und Teams. Wenn das gemeinsame Ziel fehlt, wird viel mehr Energie für Machtkämpfe und Schnittstellenprobleme aufgewendet.

Sie sehen: Es knirscht an allen Ecken und Enden, ohne, dass allen die Ursache bewusst ist.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements

Stress, Überstunden, zu wenig Zeit für alle Aufgaben. Ein besseres Zeitmanagement soll helfen. Aber es gibt kein allgemein gültiges Erfolgsrezept, sondern viele Zeitmanagement-Methoden und jeder muss die für sich passenden finden. Einen Überblick der 12 wichtigsten Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements gebe ich Ihnen in diesem Artikel.

Do: Zeitprotokoll führen

Wissen Sie eigentlich, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen? Sie denken jetzt „Mit Arbeit natürlich!“?

Ja, auch. Aber nicht nur.

Stattdessen gibt es viele Unterbrechungen und Störungen, die Sie davon abhalten, Ihre Arbeit effizient zu erledigen. Daher empfehle ich Ihnen, regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Hier schreiben Sie auf, wie lange Sie für eine Tätigkeit benötigt haben und welche Störungen es wann gab. Wenn Sie Ihre Zeitfresser kennen, können Sie im nächsten Schritt Maßnahmen einleiten, um diese zu reduzieren.

Do: Ziele setzen

Welche Ziele verfolgen Sie an Ihrem Arbeitsplatz? Sind diese Ziele für Sie erstrebenswert und auch erreichbar? Unerreichbare Zielen hinterher zu laufen ist Zeitverschwendung. Bleiben Sie besser realistisch. Das ist auch positiv für Ihre Motivation. Ziele gut zu formulieren ist aber manchmal nicht so einfach. Dabei hilft Ihnen die SMART-Regel.

Do: Priorisieren

„Frau Kranz, ich habe so viel zu tun, ich weiß gar nicht mehr, wie ich das alles schaffen soll!“ Diesen Satz höre ich in meinen Arbeitsplatzcoachings immer wieder. Ich antworte dann mit einer Gegenfrage: „Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben?“

Häufig ist liegt die Ursache des Problems darin, dass sich der Mitarbeiter auf die dringenden Aufgaben stürzt, die aber gar nicht wichtig sind. Um Ihre Aufgaben besser priorisieren zu können, sollten Sie das Eisenhower-Prinzip kennen.

Do: Pufferzeiten einplanen

Ich habe schon oft gedacht „Ach, das hast du schnell erledigt.“ Aber dann ist es doch anders gekommen. Es gab Probleme, die ich vorher nicht gesehen habe, etwas ist komplizierter, als gedacht oder ich habe mich tatsächlich einfach verschätzt.

Damit ich nicht mehr unter Zeitdruck gerate, plane ich immer Pufferzeiten ein. Ich stopfe also meinen Arbeitstag nicht voll mit Terminen und Aufgaben, sondern lasse bewusst Zeit dazwischen frei. – Es passiert ja immer etwas Unvorhergesehenes.

Pufferzeiten sind auch ein wichtiges Element der ALPEN-Methode, die ich in einem Video erkläre.

Do: Weniger perfekt sein

Wenn ich Ihnen die Frage stelle, was besser ist: Ein Arbeitsergebnis perfekt, aber unpünktlich oder pünktlich, aber nur gut abzuliefern. Für welche Variante würden Sie sich entscheiden?

Wir sind alle bemüht, unsere Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen. Aber es kostet sehr viel Zeit, diese Perfektion zu erreichen. Diese Erkenntnis kommt aus dem Pareto-Prinzip.

Was Sie tun können, zeige ich Ihnen in der kleinen Artikel-Serie „Perfektionismus vermeiden„, die mit „Gut statt perfekt“ beginnt.

Do: Bearbeitungszeit festlegen

Die Dinge brauchen so lange, wie sie brauchen.

Stimmt nicht. Vielleicht kennen Sie das auch? Wenn man eine Aufgabe auf den letzten Drücker erledigt, dann geht es ganz schnell. Wenn man genügend Zeit gehabt hätte, dann hätte es viel länger gedauert.

Mein Tipp: Um sich selbst davor zu schützen, dass die Bearbeitung von Aufgaben ausufert, Sie aber trotzdem nicht alles auf den letzten Drücker erledigen, legen Sie vorab die Bearbeitungszeit fest.

Vielleicht hilft Ihnen dabei die Pomodoro-Technik.

Don’t: Morgens als erstes Mails lesen

Was machen Sie, wenn Sie morgens ins Büro kommen? PC anschalten, Kaffee holen und erstmal die neuen Mails lesen? Ich wette, wenn Sie dann das nächste Mal auf die Uhr schauen, ist es bereits Mittagszeit und Sie ärgern sich, weil Sie noch nichts geschafft haben.

Warum Sie weniger schaffen, wenn Sie morgens als erstes Ihre Mails lesen und was Sie stattdessen tun sollten, erkläre ich in diesem Artikel: Machen Sie doch mal etwas anders

Don’t: An unwichtigen Besprechungen teilnehmen

Insbesondere in großen Unternehmen gibt es dieses Phänomen: Es finden Besprechungen statt, nur damit sich die Führungskräfte einmal mehr über verschiedene Themen ausgetauscht haben. Der Hauptgrund daran teilzunehmen, ist das „eigene Gesicht zu zeigen“, damit man als wichtig wahrgenommen wird. Ein wirkliches Ziel und Ergebnisse werden dabei nicht erreicht. Es läuft eher nach dem Motto: „Es wurde schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem.“

Besprechungen, zu denen vorab keine Agenda verschickt wird, es keinen roten Faden gibt und keine Ergebnisse erzielt werden, können Sie sich sparen. Dafür ist Ihre Zeit zu kostbar.

In solchen Fällen reicht es vollkommen aus, hinterher das Protokoll zu lesen.

Don’t: Aufgaben vor sich her schieben

Unangenehme Aufgaben schiebt man gerne vor sich her. Mir passiert das auch manchmal. Und was passiert dann? Ich beschäftige mich tagelang gedanklich mit dem Thema und es raubt mir Energie. Wer bereits viele Dinge angesammelt hat, dem empfehle ich einen Aufschieberitis-Tag einzulegen. Möglichkeiten, Aufschieberitis anzupacken finden Sie in diesem Video: Aufschieberitis

Don’t: Zu allem „Ja“ sagen

Stress entsteht, wenn Sie „Ja“ sagen, obwohl Sie eigentlich wissen, dass Sie „Nein“ sagen müssten.

Es hört sich vielleicht komisch an, aber vielen Menschen fällt es schwer, am Arbeitsplatz „Nein“ zu sagen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Man will freundlich sein, höflich, hilft gerne, möchte beliebt sein, oder hat Angst vor negativen Konsequenzen.

Besser wäre es, auf sich selbst zu achten und Grenzen zu setzen, um Überforderung vorzubeugen. Eine einfache Methode stelle ich Ihnen hier (klick) vor.

Don’t: Multitasking

Unterliegen Sie auch noch dem Irrglauben, dass Sie mehr schaffen, wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig tun? Multitasking hat aus meiner Sicht mehr mit hektischen Aktionismus zu tun, als mit effizientem Arbeiten. Mehr dazu hier: Single-Tasking

Don’t: Alles nur per Mail klären

5.000 oder 10.000 E-Mails im Posteingang, das sehe ich bei meinen Seminarteilnehmern immer wieder. 50 bis 100 neue Mails pro Tag ist auch keine Seltenheit mehr. Woher kommt das? Es wird alles nur noch per Mail geklärt.

Das hat auf dem ersten Blick Vorteile: Ich kann mein Anliegen loswerden, unabhängig davon, ob der Andere gerade Zeit hat. Außerdem kenne ich einige Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter das Gefühl haben, immer alles dokumentieren und nachweisen zu müssen.

Aber meine Beobachtung ist: In E-Mails kommt es schnell zu Missverständnissen, da die Zwischentöne fehlen oder Texte unterschiedlich interpretiert werden. Besser wäre es, miteinander zu sprechen. So können Missverständnisse einfacher vermieden werden.

Ein weiterer Aspekt: Wer viel schreibt, bekommt auch viele Antworten. Überlegen Sie sich also bitte genau, welche Empfänger Sie ins An-Feld und in Kopie setzen und reduzieren Sie die Verteiler auf ein notwendiges Minimum.

Gehen Sie auch bitte nicht davon aus, dass jeder Kollege Ihren Text sofort liest. Oft fehlt dafür die Zeit. Um Kleinigkeiten schnell im Team zu besprechen oder Informationen weiterzugeben, empfehle ich Ihnen Stehungen.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements im Überblick

Arbeit unter die Lupe genommen

Womit verbringen Sie Ihre Zeit am Arbeitsplatz?

Wenn Sie sich jetzt denken „Mit Arbeit natürlich!“, dann haben Sie sich getäuscht. Wirklich produktiv arbeiten wir nämlich viel weniger, als wir es glauben.

Stattdessen wird viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen, in zu langen und ineffizienten Besprechungen und mit E-Mails verbracht.

Immer wieder kommt es auch vor, dass Aufgaben doppelt erledigt werden. Und in meinen Arbeitsplatzcoachings beobachte ich nicht selten, dass Mitarbeiter die selben Zahlen in verschiedenen Tools erfassen. – Oder Informationen aus einer Software ausdrucken, um sie dann in einer anderen Software wieder einzugeben.

Tipp: asana hat einen Bericht zur Anatomie der Arbeit herausgebracht, den Sie hier (klick) kostenlos erhalten.

Wie groß ist Ihr Verbesserungspotenzial?

Eigentlich sollten Sie sich täglich fragen „Geht das auch einfacher?“. Das mache ich jedenfalls automatisch, aber ich gebe zu, dass das so eine „Macke“ von mir ist.

Sie könnten auch alle Prozesse detailliert dokumentieren und optimieren. Das benötigt allerdings etwas Zeit.

Wenn Sie einfach (da ist es wieder…) und schnell feststellen möchten, wo Ihre Ansatzpunkte liegen, dann empfehle ich Ihnen meine Arbeitsplatz-Analyse, die Sie selbst in wenigen Minuten durchführen können: https://www.123effizientdabei.de/arbeitsplatz-analyse/

Gerne können wir auch ein 20-minütiges und kostenloses Strategiegespräch führen, um Ihr Potenzial zu analysieren.

Wie effizient sind Sie organisiert?

Wissen Sie, wie effizient Sie organisiert sind und ob Ihnen unter Umständen sogar kostbares Einsparpotenzial entgeht? Eine Antwort auf diese Fragen gibt Ihnen der neue Online-Effizienzrechner von MAPPEI.


Lassen Sie sich in drei einfachen Schritten berechnen, welcher Zeitgewinn und welches Einsparpotenzial mit dem MAPPEI-System erreicht werden kann.


https://www.mappei.de/de/effizienzrechner/

Unternehmens-Wiki

Der perfekte Ort für Ihr Wissen

Stellen Sie sich einmal vor, Sie hätten eine zentrale Stelle für Ihr gesamtes Firmen-Know-how. Ihre Mitarbeiter würden gewünschte Informationen finden ohne einen anderen Kollegen fragen zu müssen, Ihre Mitarbeiter hätten einen Ort wo sie Ihre eigenen Ideen aktiv in das Unternehmen einbringen könnten. Informationen und neues Firmenwissen könnte ganz einfach verteilt werden und stünde jedem Mitarbeiter ohne zeitliche Verzögerung zur Verfügung.

Das Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters ist wertvoll. Ein Unternehmens-Wiki hilft dabei, dass alle von diesem Wissen profitieren.

In den letzten Monaten haben auch Sie bestimmt erfahren müssen, dass Ihre traditionelle Unternehmenssoftware, wie zum Beispiel Ihr Dokumenten Management System, an den aktuellen Herausforderungen scheitert. Sie brauchen weitere oder anderen Lizenzen um extern auf Ihre Daten zugreifen zu können. Das ist nicht nur mit viel Geld, sondern auch mit Zeit verbunden. Es muss neue Hardware angeschafft werden, die entsprechende Software muss installiert und die Mitarbeiter müssen geschult werden. 

Gerade wenn viele Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice oder an verteilten Standorten arbeiten, steigt die Anzahl der internen Nachfragen, ob per E-Mail oder Telefon, extrem. Diese Zeit mindert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Insbesondere die Know-how-Träger, die schon lange im Unternehmen sind, wissen von was ich spreche. 

Die Menschen sind es mittlerweile aus dem privaten Bereich gewöhnt im Internet zu recherchieren. Mit einem Unternehmens-Wiki geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Plattform und die Chance um Informationen auch zu finden.  

Erfahrungsgemäß kommt gerade Ihren neuen bzw. jungen Mitarbeiter mit einer gewissen „Google Mentalität“ ein Unternehmens-Wiki besonders entgegen. 

Beispiel für ein Unternehmens-Wiki

Aus den folgenden Gründen sollten Sie ein Unternehmens-Wiki einsetzen:

  • Anstatt alleine im Homeoffice können Ihre Mitarbeiter im Unternehmens-Wiki gemeinsam mit anderen zusammenarbeiten.
  • Das Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters ist wertvoll. Ein Unternehmens-Wiki hilft dabei, dass alle von diesem Wissen profitieren.
  • Jede Information, die ein Mitarbeiter im Unternehmens-Wiki findet, ohne einen Kollegen fragen zu müssen führt zu mehr Produktivität.
  • Wichtige Informationen müssen nicht per E-Mail „an alle“ versendet werden, sondern stehen auf der Hauptseite jedem sofort zur Verfügung.

Welche Kosten entstehen Ihnen?

  • Es gibt professionelle Open Source Lösungen für die keine Lizenz- und Wartungsgebühren entstehen!
  • Für die Installation entstehen in der Regel ein Aufwand von 2 bis 3 Tagen.
  • Es muss keine weitere Software auf den Arbeitsplätzen installiert werden, der Internet Browser genügt.
  • Eine Unternehmens-Wiki ist intuitiv bedienbar. Somit entstehen keine Schulungskosten.
  • Für die von mir empfohlene Open Source Lösung stelle ich meinen Kunden kurze Schulungsvideos zur Verfügung. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit noch einmal kurz nachzuvollziehen, wie ein bestimmter Schritt funktioniert. 
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Über den Autor

Steffen Rehfuß

Nach dem Maschinenbaustudium mit dem akademischen Abschluss Dipl.-Ing. (FH) bin ich 1998 direkt in den Vertrieb von CAD-Software und den entsprechenden Dienstleistungen bei verschiedenen CAD-Anbietern eingestiegen. Nach 12 Jahren im CAD Bereich wechselte ich in die ERP Branche bei der abas Projektierung GmbH (heute abas Software GmbH). Ab 2013 war ich bei der abas GmbH & Co. KG als Bereichsleiter Kundenvertrieb tätig.

Seit Januar 2020 bin ich mit dem Betrieb SALES MENTORING in folgenden Bereichen selbständig tätig:

  • Lösungen rund um das Thema Vertrieb
    • Mehr Umsatz mit bestehenden Kunden
    • Gewinnung von neuen Kunden
    • Transparenz im Vertrieb
  • Open-Source-Software Lösungen (Beratung und Einführung)
    • CRM (Kundenbeziehungsmanagement)
    • Unternehmens-Wiki (Firmenwissen dokumentieren und zur Verfügung stellen)

Mein Angebot für Sie: 

Wir setzen uns 20 Minuten zusammen, gerne auch per Videokonferenz oder Telefon und sprechen über den Nutzen und die Einführung Ihres Unternehmens-Wikis.

Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit mir.

SALES MENTORING | Hornbergweg 4a | D-76571 Gaggenau

Tel.: +49 7225 9704081 | Mobil: +49 163 3943007

E-Mail: steffen.rehfuss@sales-mentoring.de

Web:   www.sales-mentoring.de

Praxisbeispiele:

Wie arbeitet Martin Hofmann (GF) mit seinem Unternehmens-Wiki: https://youtu.be/oSods6sDXak

Wie Nadine Ortega (Administration) das Unternehmens-Wiki einsetzt : https://youtu.be/xDeTLTB440s


Projektmanagement-Methoden: Lohnt sich das?

Lohnt sich die ganze Mühe?

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie wirklich Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- bzw. Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten. 
Es sieht doch nach viel zusätzlicher Arbeit aus und bisher lief es doch auch…
Ich verstehe Ihre Zweifel.

Eine Studie bringt die Wahrheit ans Licht
Tatsächlich werden viele notwendige Projektmanagement-Techniken in kleinen Unternehmen nicht angewandt, wie eine Studie der Universität Bamberg ergeben hat. 
Demnach werden nur manchmal die Projektziele schriftlich festgehalten und die Aufgaben und Ressourcen geplant. 
Lediglich ein Projektzeitplan wird etwas häufiger erstellt. So wundert es nicht, dass nur die Einhaltung der Termine regelmäßig überprüft wird, die Einhaltung der Kosten und der Qualitätsziele dagegen nur selten im Projektverlauf analysiert werden. 
Auch ein proaktives Einleiten von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen findet tatsächlich nicht statt. 
Insgesamt werden bei kleinen Unternehmen nur selten standardisierte Vorlagen und Checklisten zur Planung und Umsetzung von Projekten eingesetzt. 
Zusammenfassend kann man also feststellen, dass bei kleinen Unternehmen noch ein großes Potenzial besteht, Projekte effizient zu managen. 

Sie sollten sich also nicht fragen, ob Sie Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- und Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten, sondern wie Sie diese Techniken sinnvoll für sich nutzen können, um professioneller zu werden.

Klicken Sie einfach auf die folgenden Links und sehen sich selbst die Studien an:

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Projektmanagement_KMU_BBB_160.pdf

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Reifegrad_des_Projektmanagements_BBB_159_.pdf



Zitate zum Projektmanagement

In Zitaten steckt viel Wahrheit. Zitate regen zum Nachdenken an. Zitate bringen es auf den Punkt.

Das geht mir durch den Kopf, wenn ich ein gutes Zitat lese. Und ich verwende sie gerne in Präsentationen, um die Seminarteilnehmer auf ein Thema einzustimmen, oder wichtige Aussagen zusammenzufassen.

Zum Thema Projektmanagement habe ich ein paar Zitate gesammelt. – Aber es sind dann doch etwas mehr geworden…

Daher habe ich sie zu verschiedenen Themenschwerpunkten zusammengefasst.

Schauen Sie doch einfach mal rein und hinterlassen im Kommentar, welches Zitat Ihnen besonders gut gefallen hat.


Sie sehen Verbesserungspotenzial und möchten Ihre Projekte besser managen?

Dann sehen Sie sich doch einfach meine Online-Produkte an:

Praxisleitfaden Projektmanagement

Kreativ in Projekten

Projekte effizient managen

Projektmanagement in kleinen Betrieben

Irrtum: Projektmanagement ist nur etwas für große Unternehmen

In großen Unternehmen kann man eine regelrechte Projekt-Kultur entdecken. Es gibt ein Fachteam, das für die Koordination von vielen verschiedenen Projekten zuständig ist, einen Multiprojektmanager, mehrere Projektleiter, viele Standards und Vorlagen und im ganzen Unternehmen werden täglich viele Projekte parallel bearbeitet.

In kleinen Betrieben gibt es dies alles nicht. Da macht man einfach und irgendwie klappt es schon. Viele denken, dass ein professionelles Projektmanagement nur etwas für „die ‚Großen“ ist.

Falsch gedacht.

In kleinen Betrieben werden Projekte unbürokratisch angegangen, aber leider auch eher unstrukturiert. Besser wäre es, wenn „die Kleinen“ von „den Großen“ einiges abgucken würden.

Leicht verständlich und schnell umsetzbar

Eigentlich müsste ich Ihnen jetzt dazu raten, eine Ausbildung zum Projektmanager zu absolvieren. Aber das ist zeitaufwändig und kostenintensiv und daher nicht für kleine Betriebe leistbar.

Daher gebe ich Ihnen immer wieder Tipps weiter und stelle Ihnen Methoden vor, die Sie auch in einem kleineren Unternehmen einfach umsetzen können.

Inzwischen sind eine ganze Reihe an Videos, Blog-Artikeln und E-Books zusammengekommen. Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, habe ich jetzt alles in einem Whitepaper zusammengefasst.

In diesem Whitepaper Projektmanagement habe ich auf 14 Seiten alles kurz und knapp zusammengefasst und auf meine bisherigen Beiträge, Videos und E-Books verlinkt.

Ich beginne mit der Frage, was überhaupt ein Projekt kennzeichnet und zeige Ihnen, wie Sie die wichtigsten Punkte zu Beginn zusammenfassen.

In einer großen Übersicht habe ich alle Tipps zum Thema Aufgabenplanung zusammengetragen.

Aber auch die Projektbesprechungen und die Zusammenarbeit im Team sind wichtig.

Zum Schluss komme ich noch zum Thema „Dokumentation“.

Ich gehe auch auf agile Projektmanagement-Methoden ein.

Mein Whitepaper Projektmanagement können Sie hier kostenlos herunterladen:

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen in Ihrem Arbeitsbereich. Gerne dürfen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel hinterlassen.

Projektmanagement mit OneNote

Projektmanagement mit OneNote? – Ja, das geht!

OneNote ist sicherlich nicht das erste Tool, das einem in den Sinn kommt, wenn man ein Projekt starten will. Es gibt professionelle Projektplanungstools, wie z.B. MS Project oder ProjectLibre. Die Zusammenarbeit im Projektteam kann man auch sehr gut in Teams organisieren. Ansonsten sind ein paar Vorlagen hilfreich und eine Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk, sodass die erstellten Dateien (Word, Excel, PowerPoint usw.) dort abgelegt werden können.

OneNote bietet aber noch ganz andere Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit im Projekt zu vereinfachen.

Im digitalen Notizbuch können gut Ideen gesammelt und von allen kommentiert werden. Außerdem können alle wichtigen Informationen zusammengestellt und strukturiert werden. So müssen sich die Teammitglieder nicht durch undurchsichtige Ordnerstrukturen quälen.

Perfekt geeignet ist OneNote für die regelmäßigen Besprechungsprotokolle in denen Aufgaben sofort in Outlook-Aufgaben umgewandelt und delegiert werden können. So muss nicht mehr jeder mitschreiben, was er bis wann tun soll.

Für welche Projekte ist OneNote geeignet?

Ich selbst würde große Projekte, bei denen viele Abteilungen beteiligt sind in professionellen Projektmanagement-Tools planen. Trotzdem kann OneNote dann eine Ergänzung zum Informationsaustausch sein.

Kleine Projekte können Sie auch komplett in OneNote planen, dokumentieren und abwickeln.

Probieren Sie es einfach einmal aus und sehen Sie selbst, was für Sie und Ihr Team gut funktioniert.

Ein Beispielprojekt stelle ich Ihnen hier vor:

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Wie Sie in OneNote ein Kanban-Board erstellen

Aus dem agilen Projektmanagement

Was eine Kanban-Tafel ist, kann man bei Wikipedia nachlesen:

Eine Kanban-Tafel ist ein Werkzeug zur Umsetzung der Kanban-Entwicklungsmethode, mit der man den Produktionsprozess unterstützen kann.

Kanban-Tafeln sind eine Variante der traditionellen Kanban-Karten. Anstelle der Signalkarten, die Nachfrage oder Kapazität symbolisieren, werden bei der Tafel Magnete, Plastikchips, farbige Metallringe oder Post-Its verwendet, um Arbeitselemente darzustellen.[1] Jedes dieser Objekte repräsentiert einen Teil in einem Herstellungsprozess und durchläuft Abschnitte der Tafel. Seine Bewegungen korrespondieren mit dem Fertigungsprozess.[2] Die Tafel ist normalerweise in drei Abschnitte unterteilt: „anstehend“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“. Die Objekte werden von Mitarbeitern in die jeweils aktuellen Bereiche auf der Tafel bewegt.[3]

Wikipedia.de

Ein Kanban-Board eignet sich auch gut für kleinere Projekte oder Maßnahmen, die nicht im Detail durchgeplant werden müssen. Das Board habe ich bereits in diesem Beitrag vorgestellt.

Oft empfehle ich meinen Kunden, das Board tatsächlich als Whiteboard anzulegen und dort mit Notizzetteln zu arbeiten. Es macht einfach Spaß gemeinsam davor zu stehen, über die Zettel zu sprechen und sie von einer Spalte in die nächste zu verschieben.

Wer lieber mit einem digitalen Board arbeiten möchte, der kann auch Trello oder Taskworld dafür nutzen.

Eine weitere und sehr einfache Möglichkeit bietet auch Ihr digitales Notizbuch:

Das Kanban-Board in OneNote

Für das Board benötigen Sie lediglich eine Tabelle mit 4 Spalten.

Die „Karten“ sind die einzelnen Tabellenzellen. Dort schreiben Sie den Text hinein.

Diesen Text können Sie dann von einer Spalte in die nächste verschieben.

Tipp: Wenn eine Idee zur Aufgabe wird, wandeln Sie diese in eine Outlook-Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche in OneNote um und weisen Sie diese Aufgabe dem betroffenen Kollegen zu. So hat der Kollege diese Aufgabe sofort in seiner Aufgabenliste in seinem Outlook.

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