In einer Zeit, in der die Digitalisierung die Papierflut eingedämmt hat, scheinen E-Mails eine umweltfreundliche Alternative zu sein. Doch wie energieintensiv sind sie wirklich? Die Antwort mag überraschen.

Doch es gibt Hoffnung. Indem wir bewusster mit unseren E-Mails umgehen – sei es durch die Reduzierung von Spam, die Begrenzung der Größe von Anhängen oder die Verlängerung der Lebensdauer unserer digitalen Geräte – können wir unseren CO2-Fußabdruck reduzieren.

Letztendlich liegt es an uns, wie wir mit dieser Information umgehen. Indem wir unsere E-Mail-Gewohnheiten überdenken und alternative Kommunikationswege in Betracht ziehen, können wir dazu beitragen, die Umweltbelastung durch E-Mails zu verringern. Es ist an der Zeit, unseren digitalen Fußabdruck zu minimieren und eine nachhaltigere Zukunft zu schaffen.

Der CO2-Abdruck einer E-Mail

Laut dem Carbon Literacy Project erzeugt eine Standard-E-Mail etwa 4 g CO2, während eine mit umfangreichem Anhang bis zu 50 g CO2 freisetzen kann. Das entspricht ungefähr einer Autofahrt von 500 Metern für ein 1 MB großes Urlaubsfoto an nur zehn Freunde. Der Grund dafür liegt in einem komplexen Prozess, bei dem Daten durch unzählige Server und Rechenzentren laufen, oft über Tausende von Kilometern.

Doch der CO2-Fußabdruck von E-Mails endet nicht dort. Jeder Schritt des E-Mail-Lebenszyklus, vom Verfassen bis zum Lesen, trägt zur Umweltbelastung bei. Selbst das bloße Schreiben einer Nachricht auf einem Computer verbraucht Energie, während der Transport der E-Mail durch Kabel und Netzwerke weiteren Strom benötigt.

Ein häufig übersehener Faktor ist die Größe der E-Mail. Je mehr Megabytes sie wiegt, desto mehr Strom wird für ihren Versand benötigt. Aber nicht nur das: Auch die Geräte, die wir zum Senden und Empfangen von E-Mails verwenden, tragen erheblich zur CO2-Bilanz bei. Tatsächlich geht über 90 % des CO2-Fußabdrucks einer E-Mail auf die Herstellung und Nutzung von Computern und Smartphones zurück.

Es wäre jedoch falsch anzunehmen, dass der CO2-Fußabdruck von E-Mails allein auf den Servern liegt. Tatsächlich ist deren Umweltbelastung vergleichsweise gering, insbesondere da viele große Anbieter auf erneuerbare Energien setzen. Stattdessen sind es die Endgeräte, die den größten Einfluss haben.

Die Entwicklung des E-Mail-Aufkommens

Schnell mal eine Mail schreiben – das fällt doch nicht ins Gewicht. Da liegen Sie falsch. Die Menge macht’s: Sehen wir uns doch einmal die Menge an versendeten und empfangenen E-Mails weltweit an:

Meine Trainingsteilnehmer frage ich immer, wie viele Mails sie erhalten und versenden. Im Durchschnitt landen täglich ca. 50 Mails im Posteingang und es werden 30-40 Mails versendet. Führungskräfte erhalten in der Regel 100-150 Mails pro Tag, da sie häufig von ihren Mitarbeitern in „Cc“ gesetzt werden. Die Mitarbeiter denken, damit haben sie den Chef informiert, aber vergessen dabei, dass der gar nicht mehr die Zeit hat, alle Mails im Detail zu lesen. Meiner Erfahrung nach lassen sich insbesondere kritische Themen besser in einem direkten persönlichen Gespräch besser klären. So besteht nicht die Gefahr, dass der Empfänger etwas „zwischen den Zeilen liest“ und die Sache eskaliert.

So können Sie den CO2-Fußabdruck Ihrer E-Mails verringern

• Melden Sie sich von unnötigen Newslettern ab: Manchmal ändert sich der Themenschwerpunkt Ihrer Arbeit oder Sie haben nur für ein bestimmtes Projekt recherchiert und sich dazu bei verschiedenen Newslettern angemeldet. Wenn Sie diese Informationen nicht mehr benötigen, dann melden Sie sich einfach ab. In der Regel geht das ganz einfach über einen Link am Ende des Newsletters.
• Begrenzen Sie die Liste der Mail-Empfänger auf das Nötigste: So versenden Sie nicht nur weniger Mails, sondern Sie erhalten auch weniger, da oft die Empfänger mit einer kurzen Nachricht antworten („Danke für die Infos“, Abwesenheitsnotizen etc.). Klären Sie bitte auch im Team, wann die Führungskraft in Kopie gesetzt werden soll. So reduzieren Sie den internen Mailverkehr.
• Verringern Sie die Größe der Anhänge: Fotos können Sie komprimieren und wenn die Empfänger Zugriff auf den Dateiordner haben, ist ein Link zur Datei viel sparsamer.

Bedeutung und Entwicklung von Nachhaltigkeitsberichten in Unternehmen

Vorgeschrieben sind Nachhaltigkeitsberichte eigentlich nur für große, börsennotierte Unternehmen. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen sollten sich mit diesem Thema auseinandersetzen. Sie können dadurch Ihre Verantwortung für Mitarbeiter, Umwelt und Wertschöpfungskette zeigen. Daher sind Nachhaltigkeitsberichte ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenskommunikation.

Solche Berichte schaffen Vertrauen und stärken die Glaubwürdigkeit. Sie fördern die Integration von Nachhaltigkeit in die Unternehmensstrategie und die Verbesserung der sozialen und ökologischen Leistung.

Die Nachhaltigkeitsberichte haben sich aus Umweltberichten der 1990er Jahre entwickelt und umfassen nun auch soziale Kriterien. Einen Leitfaden dazu finden Sie hier (klick).

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.