Ziele erreichen mit einem Visionboard

/0 Kommentare/in /von

Was ist ein Visionboard? Was braucht man für ein analoges Visionboard? Wie können Sie ein digitales Visionboard mit PowerPoint erstellen?

Das Jahr 2023 hat gerade begonnen. Führungskräfte und Unternehmer setzen sich wieder Ziele. Wohin soll sich mein Unternehmen bzw. meine Abteilung entwickeln? Was will ich erreichen? Sie haben jetzt noch 360 Tage Zeit, um Ihre Ziele zu erreichen. Das funktioniert am Besten, wenn Sie sie immer vor Augen haben.

Was ist ein Visionboard?

Bei einem Visionboard geht es um Ihr Ziele, Träume und Visionen. Im beruflichen, aber auch privaten Bereich.

Das, was Sie in diesem Jahr erreichen möchten, stellen Sie mit Hilfe von Bilder, Fotos, Texten, Zitaten und Illustrationen dar. Alles zusammen auf einem Board als Collage.

Sie geben dadurch Ihren Zielen ein Bild. Die Erfahrung zeigt: Bilder haben eine größere Wirkung auf uns, als lange Texte und Zahlen. Wenn Sie also Ihre Ziele für dieses Jahr bereits nach der SMART-Formel formuliert haben, dann bestehen diese wahrscheinlich aus mehreren Sätzen. Auf Ihrem Visionboard visualisieren Sie dies hirngerecht.

Welche Lebensbereiche werden abgedeckt?

Ihr Visionboard sollten Sie nach Lebensbereichen ordnen. Dafür kommen folgende Themen in Frage:

Ihr Visionboard kann also sowohl berufliche, als auch private / persönliche Ziele beinhalten. Sie müssen nicht alle o.g. Bereiche abdecken. Suchen Sie sich die Themen heraus, die für Sie in diesem Jahr wichtig sind und wo Sie sich weiterentwickeln möchten.

Analog oder digital?

Das kommt darauf an, welchen Ort Sie für Ihr Visionboard wählen. Wichtig dabei ist, dass Sie mehrmals täglich einen kurzen Blick darauf werfen. Denn nur so haben Sie Ihre Ziele immer wieder vor Augen und beschäftigen sich regelmäßig damit, wie Sie Ihre Ziele erreichen können.

Wenn Sie Ihr Visionboard zu Hause aufhängen möchten, eignet sich eine Holzplatte oder eine Pinnwand dafür. Im Büro können Sie ein Whiteboard nutzen oder ein Flipchart-Blatt aufhängen.

In digitaler Form können Sie es als Bildschirmhintergrund nutzen oder auf Ihrem Smartphone speichern.

Wer ein Kalenderbuch nutzt, kann ein verkleinertes Bild vorne einkleben. Dabei ist es dann egal, ob Sie es analog erstellt und ein Foto davon ausgedruckt haben, oder ob Sie es gleich digital gestaltet haben.

Wer digital unterwegs ist, kann sein Visionboard z.B. mit Canva erstellen. Wer sein digitales Notizbuch OneNote nutzt, hat natürlich auch hier einen guten Platz und kann in einem Bullet-Journal die Ziele auf Monatsziele runterbrechen und die Erreichung zwischendurch tracken.

Wie Sie ein digitales Visionboard mit Hilfe von PowerPoint erstellen können und welche Vorlage dafür geeignet ist, zeige ich in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Der Countdown läuft

/2 Kommentare/in , /von

Monats-Umfrage August

Nun haben wir bereits Mitte August und das heißt, dass nur noch 4 Monate bleiben, um die geplanten Projekte in diesem Jahr zu Ende zu bringen. Und wir ahnen es schon – die Zeit wird wie im Flug vergehen…

Daher habe ich jetzt im August in einer Umfrage Sie gefragt, wie Sie Ihre offenen Projekte zu einem erfolgreichen Ende bringen.

Hier die Rangliste der Antworten:

  1. Ich habe meine Aufgabe in Outlook eingetragen und geplant.
  2. Ich habe für jedes Projekt eine Excel-Liste, die ich jeden Tag durchgehe.
  3. Ich habe ein Board in Trello oder einem vergleichbaren Tool angelegt.
  4. Ich schreibe To-Do-Listen in mein Büchlein.
  5. Ich habe für jedes Projekt ein Notizbuch in OneNote angelegt und weise die Aufgaben darüber den Kollegen zu.

Den Spitzenplatz, und damit das bevorzugte Tool, ist Outlook. Dies ist für KMU und kleinere Projekte aus meiner Sicht vollkommen in Ordnung. Gut ist immer, wenn Sie alle Aufgaben, unabhängig vom Projekt, zusammen an einem Ort digital planen. Und da bietet sich Outlook natürlich an. Wobei die Funktion, Aufgaben über Outlook zu delegieren noch nicht so sehr verbreitet ist (s.u.).

Excel-Listen stehen auf Platz 2. Diese Listen sehe ich ganz häufig bei meinen Kunden. Sie haben den Vorteil, dass der Projektleiter, aber auch alle Projektmitglieder, immer sehen können, was noch zu tun ist und welche Aufgaben bereits überfällig sind. Das funktioniert für das einzelne Projekt gut. Allerdings fehlt dann die Verbindung zur eigenen Aufgaben- und Tagesplanung. Und die Übersicht geht verloren, wenn man in mehreren Projekte mitarbeitet.

Trello und vergleichbare Tools sind in den letzten Jahren immer mehr verbreitet. Der Vorteil liegt in den Möglichkeiten, an Dokumenten und Aufgaben zu diskutieren. Außerdem kann das Tool in MS-Teams eingebunden werden. Aber auch hier fehlt wieder die Verbindung zur eigenen Aufgaben- und Tagesplanung und der Überblick über mehrere Projekte.

OneNote bietet hier wiederum genau diese Möglichkeiten: An Informationen, Ideen und Dokumenten diskutieren und gleichzeitig Aufgaben über Outlook delegieren. Sie kennen OneNote noch nicht? Dann sehen Sie sich doch einfach meine Videos auf meinem YouTube-Kanal an.

Dass handschriftliche To-Do-Listen hier auch als Antwort angeklickt wurden verwundert mich nicht. In der Regel nimmt man seinen Block oder Notizbüchlein mit in die Besprechung und macht sich dort Notizen. Dazu gehören natürlich auch die eigenen Aufgaben. Wichtig wäre allerdings, diese Aufgaben dann in Outlook zu übertragen, damit es wieder einen Ort gibt, an dem alle Aufgaben digital geplant werden.

Interessant ist aber auch, welche Antworten gar nicht angeklickt wurden:

  • Ich habe Aufgaben über Outlook delegiert.
  • Ich verteile die Aufgaben per Mail an die Kollegen und lege diese in Unterordner ab.
  • Alle Projekte sind mit MS-Project geplant
  • Ich habe keine Ahnung, wie ich meine Projekte planen soll.

Ich finde es erstaunlich, dass professionelle Projektmanagement-Tools so wenig im Einsatz sind. Vermutlich wird MS-Project nur in großen Unternehmen eingesetzt. Kleine und mittelständische Unternehmen greifen dann doch eher zu den bekannten Möglichkeiten Outlook, Excel, OneNote und Trello zurück. Dies ist sicherlich auch eine Kostenfrage.

Erfreulich ist, dass die Aufgaben nicht per Mail verteilt werden. Dies ist tatsächlich Vorgehen, das viel Mühe macht, wenn man herausfinden möchte, was bereits erledigt ist und wer welche Aufgabe noch tun muss, bzw. was überfällig ist. Dennoch sehe ich diese Mails ganz häufig in meinen Arbeitsplatzcoachings.

Die Umfrage zeigt aber auch, dass die Outlook-Funktion „Aufgaben delegieren“ noch nicht sehr verbreitet ist. Vielleicht liegt es daran, dass diese Möglichkeit wenig bekannt ist, vielleicht aber auch, weil man sich nicht traut, sie zu benutzen. Wer diese Funktion kennenlernen möchte, der kann sich mein Video dazu ansehen.

Wie machen Sie für sich deutlich, dass Sie eine E-Mail im Posteingang noch bearbeiten müssen?

/0 Kommentare/in , /von

Dies war meine Frage an Sie im Juni 2022.

Zur Auswahl standen folgende Antworten (es konnten mehrere angeklickt werden):

  • Ich markiere sie wieder als ungelesen.
  • Ich mache ein Fähnchen dran.
  • Ich mache daraus in Outlook eine Aufgabe.
  • Ich notiere es mir auf einen Zettel.
  • Ich lasse die Mail im Posteingang stehen.
  • Ich verschiebe sie in einen Unterordner (To-Do oder „noch bearbeiten“).
  • Ich drucke die Mail aus.
  • Ich trage sie mir in den Kalender ein.
  • Sonstiges

Hier das Ergebnis:

Auswertung Juni-Umfrage

Es wird zu wenig geplant

Auffällig ist, dass am häufigsten angegeben wurde, dass die Mail einfach im Posteingang stehen bleibt, bzw. dass sie wieder als ungelesen markiert wird.

In beiden Fällen werden die Mails nicht eingeplant, d.h. es bleibt unklar, wie lange die Bearbeitung dauern wird, was überhaupt zu tun ist und bis wann es fertig sein muss. Stattdessen werden die Mails sozusagen auf einen Stapel gelegt und die Person pickt sich dann heraus, was sie gerade bearbeiten möchte.

Das bedeutet aber auch, dass jeder, der so vorgeht, jeden Tag wieder diese Mails öffnen und lesen muss, um zu entscheiden, ob er sie heute bearbeitet. Falls nicht, wird sie wieder geschlossen und ggf. auf „ungelesen“ gesetzt. Das kostet jeden Tag unnötig Zeit.

Außerdem besteht die Gefahr, dass eine Frist verpasst wird bzw. nicht rechtzeitig begonnen wird, was beides zu Überstunden und Stress führt.

An dritter Stelle stehen die Fähnchen.

Diese Nachfassenfähnchen sind natürlich einfach an eine Mail anzubringen. Aber wenn dort nur ein Fähnchen ohne Termin angebracht wurde, gilt das gleiche, wie oben. Es wird nicht geplant.

Nur wer beim Fähnchen einen Termin setzt (rechte Maustaste auf das Fähnchensymbol an der Mail), plant die Bearbeitung ein und diese Mail wird in der Aufgabenleiste angezeigt.

Weg von der Zettelwirtschaft

Positiv ist, dass nur noch selten die Mail ausgedruckt oder auf einem Zettel notiert wird.

Dies ist eine gute Entwicklung, die noch weiter vorangetrieben werden kann. Denn eine Information bzw. Aufgabe, die digital vorliegt, sollte digital eingeplant werden. So gibt es keinen Medienbruch und Sie sparen Ressourcen.

3 Funktionen im Zusammenspiel

Sie fragen sich vielleicht, welche Methode die Beste ist. Die diplomatische Antwort lautet: Die, die am besten zu Ihnen passt.

Denn das Ziel ist ja, dass Sie Ihre Arbeit gut schaffen. Wie Sie das machen ist letztendlich egal.

Ich selbst nutze 3 Funktionen in Outlook:

  • In den meisten Fällen wandele ich eine E-Mail in eine Outlook-Aufgabe um. Die Aufgabenliste ist meine favorisierte Möglichkeit, mich selbst zu organisieren.
  • Manchmal wandele ich eine E-Mail in einen Kalendereintrag in Outlook um. Das passiert immer dann, wenn ich mir die Zeit reservieren will.
  • Die Nachfassenfähnchen setze an gesendete Mails, bei denen ich jemanden um eine Antwort oder Bearbeitung gebeten habe. Als Datum wähle ich den Tag, an dem ich spätestens nachhaken möchte, falls ich die Information noch nicht erhalten habe. So verliere ich das nicht aus den Augen.

Sie kennen die Aufgabenleiste noch nicht, bzw. wissen nicht, wie Sie die Liste Ihrer Aufgaben rechts vom Posteingang sichtbar machen können?

Dann sehen Sie sich dieses Video von mir an: https://youtu.be/JwH2_qCFep0

Struktur statt Chaos?

/0 Kommentare/in /von

Ich freue mich über diesen Gast-Artikel von Yvonne Wittner, die uns ihre FEM-Methode erklärt und das Projektbuch vorstellt.

Mit Selbstorganisation mehr Klarheit für deine Projekte schaffen.

Selbstorganisation ist mehr als nur ein aufgeräumter Schreibtisch.

Ich zeige dir, wie du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessen kannst und was du davon hast.

Selbstorganisation bedeutet, dass wir selbst die Verantwortung übernehmen und eigenständig Entscheidungen treffen. Man versteht darunter ein möglichst effizientes Planen und Handeln.

Hat dein Tag meist zu wenig Zeit? Fühlst du dich überfordert mit all deinen Projekten? Wird deine To-Do-Liste immer länger? Dann kann dieser Blogbeitrag sicher gute Tipps für dich bereithalten.

Selbstorganisation kannst du auf jeden Lebensbereich anwenden.

Sie hilft dir im Alltag in vielen Bereichen weiter. Durch Selbstorganisation kannst du:

  • effizienter arbeiten
  • nichts mehr aufschieben
  • nichts mehr vergessen
  • wichtige Ziele erkennen und erreichen
  • planen und organisieren lernen

Mit folgenden Tipps kannst du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessern.

Braindump-Methode: Gedankenchaos lösen.

Der englische Begriff bedeutet so viel, wie „das Gehirn zu entleeren“. Es geht darum, alles, was im Kopf herumschwirrt, aufzuschreiben und so herauszuholen.

Wir kennen es alle: Manchmal herrscht in unserem Kopf ein riesiges Durcheinander, es türmen sich die Aufgaben und wir wissen gar nicht, womit wir anfangen sollen,

Und es entsteht Stress und ein Gefühl der Überforderung und kann uns unter Umständen auch in der Umsetzung ausbremsen. Bloß nichts vergessen.

Hier kann Braindump dich unterstützen. Nimm einen Block und schreibe einfach mal alles auf. Alles was du tun sollst, was du tun willst, Termine, Ängste, Sorgen und mehr.

Wenn du nun deinen Kopf einmal komplett geleert hast, machst du dir nun einen Überblick über deinen Notizen. Alles unwichtige wird rigoros aussortiert und durchgestrichen. Ist das Meeting wirklich wichtig oder reicht eine Rundmail? Musst du heute wirklich kochen oder kann man mal was bestellen? Musst du die Kinder abholen oder kann das auch dein Partner machen?

FEM-Methode

Wenn du nun das unwichtige aussortiert hast, kannst du dir eine To-Do-Liste für den Tag schreiben. Was willst du heute erledigen? Damit du dir hier nicht allzu viel vornimmst, kann dir hier bei der Priorisierung die FEM- Methode unterstützen. Diese Methode kommt von Anita Weiß – die Zeitplanerin.

Wie diese Methode aufgebaut ist, siehst du in diesem kleinen Schaubild.

So hast du einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben und nimmst dir auch nicht zu viel vor. Und denke vor allem an regelmäßige Pausen. Plana auch realistische Zeitfenster für die einzelnen To-Dos ein.

Kleiner Tipp am Rande:

Um fokussiert bei der Arbeit zu bleiben, nutze ich die App „Forest“. Hier kann ich virtuell Bäume pflanzen, indem ich die Aufgabe eingebe und die Zeit wie lange ich dafür einsetzen möchte. Schaffe ich es in dieser Zeit konzentriert zu arbeiten, kann ich einen Baum pflanzen. Den ein oder anderen kann dies eventuell unterstützen, ebenfalls konzentriert zu bleiben.

Passende Tools nutzen

Ständig fehlt dir der Überblick? Du verzettelst dich weiterhin? Dann solltest du mal deine Tools, welche du verwendest, überprüfen. Ein Handwerker wird seine Arbeit nicht erledigen können, wenn er das falsche Werkzeug dabei hat. Und so kann es dir auch gehen, ohne dass es dir bewusst ist.

Schaue dir an, was du bisher für deine To-Dos, Projekte und mehr verwendest. Prüfe ob sie dir wirklich helfen und unterstützen. Vielleicht sind sie so komplex, dass sie dich mehr bremsen.

Auch ich habe ein paar Helfer ausprobieren müssen, bis ich die für mich passenden gefunden habe. Meine passenden Werkzeuge sind:

Ideen-/Projektbuch

Hier sammle ich alles was mir so einfällt. Ob es einfach nur eine Idee ist oder ob es Projekte sind, welche ich gerne umsetzen möchte. Es wird alles notiert. Es können später weitere Notizen und Einfälle zu den Projekten hinzugefügt werden. Die Ideen können darin „wachsen“. Hierfür verwende ich ein DIN-A4-Notizbuch.

Gerne kannst du aber auch einen Block nutzen oder einen Ordner. Ganz wie es zu dir passt.

Das hilft mir, da ich viele Interessen habe und gerne ausprobiere, mir nicht allzu viel auf einmal vorzunehmen und trotzdem nichts zu vergessen. Eine nützliche Unterstützung für die Braindump-Methode.

Nun „parke“ ich hier erstmal alles und kann nichts vergessen. Wenn dann der passende Zeitpunkt gekommen ist, nehme ich ein Projekt daraus und gehe in die Umsetzung.

Dir gefällt mein Ideenbuch? Dann kannst du es hier bestellen.

Bullet Journal

Ich nutze gerne die App GoodNotes bzw. das Bullet Journal um dann in die konkrete Planung zu gehen. Hier plane ich, was ich alles für das ausgewählte Projekt benötige und welche Schritte ich als nächstes gehen muss. Hier wird alles notiert. Ob es das Material ist, was ich benötige, die Kontakte und mehr. Diese Tools sind superpraktisch für deine ganzen To-Dos. Hier kannst du sie sortieren und dir einen Überblick verschaffen. Mit Farben die Priorität oder Reihenfolge festlegen.

Terminplaner

Und nun trägst du deine Termine / To-Dos nach der FEM – Methode in deinen Kalender ein. Und gestaltest damit deinen Tagesablauf. So weißt du immer, wann was ansteht und zu erledigen ist. Zuerst trägst du deine persönlichen Termine ein. Ob Geburtstage, Auszeiten, Zeit für Hobbies und dann schaust du, wieviel Zeit du noch übrig hast. Danach verteilst du deine Aufgaben. Hast du an einem Tag bereits viel vor, dann lege hier nur kleinere To-Dos rein. Hast du viel Puffer übrig, kannst du zeitaufwendigere Aufgaben reinplanen.

Ich verwende jeweils ein Tool für das Ideenmanagement, das Projektmanagement und das Zeitmanagement.

So habe ich einen viel besseren Überblick. Ich kenne die nächsten Schritte und kann mich damit gut selbst organisieren. Ich habe Klarheit über das was ich möchte und was als nächstes ansteht.

Durch das Ideenbuch kann ich erkennen, ob ein Projekt jetzt gerade in meinen Alltag passt oder nicht. Ob es einfach nur Interesse ist oder wirklich umgesetzt werden will. Hier kann ich überlegen was ich alles dafür benötige und vieles mehr. Einfach mal meinen Träumen und Ideen einen Raum geben, egal wie ausgefallen sie sind.

Das hilft den Kopf frei zu halten und man hat nicht ständig den Gedanken im Kopf, was man alles noch machen will.

Das BulletJournal unterstützt mich nun bei der konkreten Planung. Hier mache ich Fix, was es kostet, was es benötigt, welche Schritte gegangen werden müssen.

Hier bekommt alles seine Struktur und ich weiß, was als nächstes ansteht.

Der Terminplaner unterstützt mich nun dabei die mir zur Verfügung stehenden Zeit im Blick zu haben und vernünftig die Tage zu planen. Mit genügend Zeit für Selfcare und Pausen.

Es zur Gewohnheit machen, ist der wichtigste Schritt

Aber all die Tools helfen wenig, wenn du sie nicht regelmäßig nutzt. Daher ist der wichtigste Schritt zu einer guten Selbstorganisation, sie dir zur Gewohnheit zu machen. Das geschieht nicht von heute auf morgen. Sondern in kleinen regelmäßigen Schritten.

Schmeiße deine bisherige Organisation nicht sofort komplett um, sondern fange an Neues Stück für Stück zu integrieren. Probiere zum Beispiel erstmal die Braindump-Methode ein paar Tage aus. Spüre nach, ob sie wirklich zu dir passt. Probiere sie mindestens eine Woche aus.

Sie passt – perfekt. Bleibe dabei und nun nimmst du dir das nächste vor. Du setzt es ebenfalls mindestens eine Woche um. Prüfe immer, ob es dich unterstützt und dir die Planung erleichtert. Wenn es passt, kannst du das nächste Tool in deinen Alltag integrieren.  Und so baust du dir mit der Zeit die zu dir passende Gewohnheit auf.

Mit den richtigen Tools hast du so bald eine zu die passende Selbstorganisation aufgebaut, welche dich unterstützt und deine Planungen leichter machen.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Über die Autorin

Ich bin Yvonne von „Kreativ&Organisiert“.

Bei mir bekommen ‚Kreative‘ Köpfe Tipps und passende Materialien, um Ordnung und Struktur in ihren Alltag zu bringen, damit Sie mehr Zeit für die Umsetzung ihrer Ideen und Projekte haben.

https://www.yvonnewittner.com

yvonnewittner@mail.de

www.instagram.com/kreativ.und.organisiert/

www.facebook.com/Yvonne.kreativ.organisiert/

https://www.yvonnewittner.com/shop

Wie grenze ich mich ab?

/0 Kommentare/in /von

Dies ist ein Gast-Artikel von Gila Zirfas-Krauel. Sie gibt Tipps, wie man sich im Job und privat besser abgrenzen kann und erklärt, warum es so wichtig ist, Entscheidungen zu treffen.

In meinen Trainings läuft mir ein Thema ständig über den Weg! Wie grenze ich mich ab? Und zwar so, dass ich andere nicht zurückweise und sich diese nicht verletzt fühlen?

Abgrenzung ist wunderbar und immer ein Ja zu dir selbst, ich kann dich immer nur ermutigen, für dich und deine Dinge einzustehen, deine eigenen Prioritäten zu setzen. Ein anderer macht es nicht für dich, warum auch? Das ist Selbstverantwortung und die solltest du für dich und dein Leben, ob beruflich oder privat übernehmen. Ob sich ein anderer Mensch verletzt oder zurückgewiesen fühlt, liegt absolut nicht in deiner Hand. In deiner Hand liegen allein deine eigenen Verletzungen und Zurückweisungen.

Entscheidungen treffen

Entscheidungen FÜR etwas sind gleichzeitig immer auch Entscheidungen GEGEN etwas anderes. Wenn ich mich abends mit Freunden treffe, kann ich nicht gleichzeitig bei meinen Kindern, meiner/m Partner*in sein. Wenn ich die Entscheidung treffe, den Vortrag, den mir mein/e Chef*in vorgeschlagen hat, morgen auf einem Kongress zu halten, ist es gleichzeitig eine Entscheidung gegen meine Freizeit und möglicherweise meine Nachtruhe. Die Hauptsache ist, dass du dich für deine Dinge, die dir wichtig sind entschieden hast. Wenn dir deine Familie momentan wichtiger sind als die Karriere, super, dann ist deine Priorität klar.

Ich habe keine Zeit

Wirklich nicht? Oder ist es wieder einmal eine Ausrede? Wir haben jede/r jeden Tag 24 Stunden, niemand hat eine Stunde mehr oder weniger. Wenn du dir und anderen vorgaukelst, du hast keine Zeit, machst du deine Neurotransmitter ganz verrückt und setzt dich damit unter Druck. Besser ist es, dir bewusste Prioritäten zu setzen. Zum Beispiel, in diesem Monat gehört meine freie Zeit ausschließlich meiner Familie. Wenn dann eine Bekannte nach einem Treffen fragt, kannst du sagen, du nächsten Monat gern, aber dieser Monat gehört meiner Familie.

Nein sagen

Vielen Menschen fällt es leichter Alternativen zu benennen als das Wort „Nein“ zu sagen, das klingt den meisten zu hart. Wenn du nicht gern Nein sagst, es gibt ganz viele unterschiedliche Möglichkeiten Nein zu sagen. Dies und noch viel mehr erfährst du in meinem kostenlosen Workshop am 29. oder 30 Januar 2022 jeweils um 17h Online via Zoom. Bei Interesse hier der Anmelde Link

https://gila-mehralscoaching.de/workshop-sag-nein/

Über die Autorin

Gila Zirfas-Krauel ist freiberuflich tätig als Supervisorin (DGSv), Trainerin und Coach. Sie begleitet Menschen in ihrer beruflichen Entwicklung und professionalisiert Kompetenzen. „Sie macht aus Rohdiamanten echte Schmuckstücke“ so ein begeisterter Personalentwickler über Gila Zirfas-Krauel. Menschen in ihrer Entwicklung in ihrem Tempo und mit ihren individuellen Talenten zu begleiten ist für sie Berufung, Mission und Herzensanliegen.


MOVA Training Supervision Coaching

Gila Zirfas-Krauel
Unternehmerinnenzentrum Hannover
Hohe Straße 11
30449 Hannover

Mobil +49 170 5544604
Fest +49 511 96768111

info@mova-zirfaskrauel.de
www.mova-zirfaskrauel.de

Nur wer sich bewegt, wird etwas bewegen!

Alles wird immer schneller – Was Sie dagegen tun können

/0 Kommentare/in , /von

Alles wird immer schneller

In meinem letzten Beitrag habe ich gezeigt, in welchen Situationen uns Outlook dabei hilft, schneller und effizienter zu arbeiten. Sicherlich stimmen Sie mir zu, dass es jetzt viel einfacher und schneller geht, eine Auftragsbestätigung an den Kunden per Mail zuschicken, statt es wie früher per Post zu tun. Aber vielleicht gibt es auch Situationen, in denen Sie sich die gute alte Zeit zurückwünschen.

Wenn Sie an einem Tag rund 100 Mails bekommen und gar nicht mehr wissen, wie Sie diese Mail-Flut bewältigen sollen.

Wenn dann auch noch jeder erwartet, dass Sie seine Mail sofort lesen, bearbeiten und beantworten. Und sollte das nicht der Fall sein, erhalten Sie entweder gleich wieder eine Mail, oder einen Anruf „Hast du meine Mail gelesen?“.

Oder wenn Sie mal wieder erst eine halbe Stunde vor Beginn zu einer Besprechung eingeladen wurden.

Mir berichten die Teilnehmer meiner Seminare häufiger, dass der Stress immer mehr durch solche Dinge zunimmt.

So können Sie auch wieder entschleunigen

Was können Sie dagegen tun? Wie können Sie für sich das Tempo etwas reduzieren? Wie schaffen Sie es, sich nicht mehr von den Mails durch den Tag hetzen zu lassen?

Wenn Sie zu viele Mails erhalten, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Anzahl auch nachhaltig zu reduzieren.

So können Sie sich von unnötigen Newslettern abmelden oder auch von Verteilern löschen lassen. Wenn Sie eine Mail verschicken, überlegen Sie genau, wie viele Kollegen Sie in „Cc“ setzen. Im Zweifel antwortet Ihnen jeder… Es ist oft auch besser, zu telefonieren, bzw. direkt miteinander zu sprechen. So klären Sie Ihre Punkte direkt und schicken sich nicht gegenseitig zig Mails hin und her.

Außerdem sollten Sie unbedingt die Mailbenachrichtigung ausschalten. So werden Sie nicht immer wieder in Ihrer Arbeit unterbrochen.

Wenn bei Ihnen die Kollegen erwarten, dass Sie jede Mail sofort lesen und beantworten, dann muss eine neue Regelung gefunden werden.

Erst einmal möchte ich eine Sache klarstellen: Sie sitzen ja nicht den ganzen Tag am Schreibtisch, langweilen sich und freuen sich, wenn Sie endlich eine Mail bekommen, die Sie bearbeiten dürfen.

Das glaubt aber offensichtlich der Kollege, der Ihnen eine Mail schickt und 3 min. später anruft und sich beschwert, dass er noch keine Antwort von Ihnen erhalten hat.

Es gehört in Ihrem Unternehmen zur Unternehmenskultur, dass man sofort auf eine Mail antwortet? Dann sind wir doch auch da einmal ehrlich: Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst davon. Alle haben das gleiche Problem.

Also können Sie es doch einfach ändern und es sofort anders machen.

Wenn Sie zu kurzfristig zu Besprechungen eingeladen werden, dann finden Sie einen neuen Weg.

Bei den zu kurzfristigen Besprechungen ist es im Grund das Gleiche, wie mit den Mails. Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst. Entweder, Sie vereinbaren im Team eine Regelung, dass z.B. mindestens 48 Stunden vor der Besprechung dazu eingeladen werden muss, oder Sie gehen nicht zu der Besprechung, sondern lesen nur das Protokoll.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

In diesem Jahr wird alles besser

/0 Kommentare/in , /von

Das Jahr 2021 ist noch jung. Haben Sie auch gute Vorsätze? Zum Beispiel, dass dieses Jahr alles besser wird. Alles soll anders werden. Der Schreibtisch soll leer werden. Unerledigte Aufgaben sollen endlich abgeschlossen werden. Weniger Überstunden. Weniger Stress. Und weniger Chaos in den E-Mails.

Der Wille ist da, aber das Tagesgeschäft kommt dazwischen. Immer ist etwas anderes wichtiger, dringender, oder Sie haben einfach keine Lust zum Aufräumen.

Schnell sind die guten Vorsätze vergessen und es hat sich nichts verändert.

Heute gebe ich Ihnen 5 pragmatische Tipps mit denen Sie schnell Erfolge erzielen.

Leerer Schreibtisch

1. Papierstapel aussortieren

Sie haben verschiede Vorgänge bzw. Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch gestapelt? Gibt es mehrere Ablagekästen, die voll sind? Dann wird es Zeit, aufzuräumen.

Warum? Es spricht vieles für einen leeren Schreibtisch. Die vielen unerledigten und womöglich dringenden Aufgaben lenken Sie ab. Unbewusst nehmen Sie wahr, das noch vieles erledigt werden muss. Aber dadurch können Sie sich schlechter auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Ein weiterer Grund: Sie und Ihre Vertretung müssen immer wieder in den verschiedenen Stapeln nach Unterlagen suchen. Das kostet unnötig Zeit. Diese Zeit könnten Sie viel besser nutzen. Aus meiner Erfahrung aus den vielen Arbeitsplatzcoachings weiß ich, dass viele dieser Unterlagen nur abgeheftet werden müssen, weggeworfen werden können und sich bereits erledigt haben. D.h. es sieht nach viel mehr unerledigter Arbeit aus, als es tatsächlich ist.

Wie gehen Sie am Besten vor? Nehmen Sie sich Ablagekasten für Ablagekasten, Stapel für Stapel vor. Dabei ist es egal, ob Sie rechts oder links anfangen. Nehmen Sie jedes Blatt in die Hand und fragen sich „Was muss ich hier noch tun?“. Nicht mehr benötigtes Papier werfen Sie sofort in den Papierkorb oder in die Datentonne. Noch benötigte Unterlagen heften Sie sofort ab. Aufgaben priorisieren Sie und legen sich diese auf Wiedervorlage. Dinge, die Sie auch noch in elektronischer Form haben (Datei, E-Mail), müssen Sie wahrscheinlich nicht in Papierform aufheben. Seien Sie also mutig beim Wegwerfen.

Für einen leeren Schreibtisch empfehle ich Ihnen Hängemappen zu nutzen, oder auch das Mappei-System.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und am Ende des Tages Zufriedenheit, weil Sie es endlich angegangen sind.

Zeitbedarf: Je nach Menge zwischen 10 min. und 2 Stunden. Sie werden schneller sein, wenn Sie sich nicht jeden Vorgang im Detail durchlesen, sondern sich schnell entscheiden.

2. E-Mail-Chaos beseitigen

Ihr Mail-Postfach quillt über? Es fällt Ihnen schwer, in den tausenden Mails und vielen Unterordnern Informationen zu finden? Dann muss eine schnelle Lösung her!

Warum? Bei den vielen Mails kann Ihnen schnell mal eine Aufgabe oder eine Frist durchrutschen und das führt zu Stress und Überstunden. Auch mit dem Suchen nach Mails verschwenden Sie nur unnötig Zeit.

Wie gehen Sie am Besten vor? Jede Mail durchzulesen und zu entscheiden, wo sie abgelegt wird, oder gelöscht werden kann, würde viel zu lange dauern. Daher habe ich einen ganz pragmatischen Tipp für Sie: Verschieben Sie alle Mails bis 31.12.2020 in ein Archiv. Dieses nennen Sie z.B. „Mails bis 31.12.2020“. Oder Sie legen Jahres-Archive an und verschieben die Mails entsprechend. Dabei sollten Sie für sich klären, wie lange Sie Mails überhaupt aufheben wollen. Klären Sie diese Frage auch gerne mit Ihrem Chef. Nach meiner Erfahrung ist dieser Punkt in den meisten Unternehmen völlig unklar. Vielleicht können Sie auch ältere Mails großzügig löschen. Ab dem 01.01.2021 starten Sie dann einfach neu. Legen Sie nur Unterordner an, die Sie aktuell benötigen. Legen Sie ab sofort Mails jeden Tag ab. Aufgaben legen Sie sich auf Wiedervorlage. So sollte es Ihnen gelingen, das Mail-Postfach jeden Abend geleert zu haben.

Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Mails in Outlook auf Wiedervorlage legen können? Dann ist meine Inbox-Zero-Challenge das Richtige für Sie.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und weniger Speicherplatzbedarf.

Zeitbedarf: Je nach Menge der Mails ca. 15 min.

3. Aufgeschobene Aufgaben endlich erledigen

Eigentlich hatten Sie im letzten Jahr ganz viel vor. Nun stellen Sie fest, dass Sie viele Themen vor sich her schieben? Dann gehen Sie es endlich an!

Warum? Aufgeschobene Aufgaben sind schwer wie Blei. Sie ziehen uns runter, machen ein schlechtes Gewissen und die wiederkehrenden Nachfragen vom Kollegen / Chef / Kunden nerven. D.h. diese Aufgaben kosten viel Energie, die Sie besser einsetzen könnten.

Wie gehen Sie am Besten vor? Sammeln Sie alle aufgeschobenen Aufgaben und notieren Sie diese auf einem Zettel. Dann streichen Sie alles, was sich inzwischen erledigt hat oder wo Sie Stand heute entscheiden, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen. Priorisieren Sie diese Aufgaben. Planen Sie einen Aufschieberitis-Tag ein (möglichst zeitnah). Schotten Sie sich an diesem Tag ab (Tür zu; Kollegen informieren, dass Sie nicht erreichbar sind; Telefon umstellen). Gehen Sie nach und nach die Aufgaben an und erledigen Sie sie. Belohnen Sie sich zwischendurch und am Ende (wichtig!).

Mehr dazu in diesem Blog-Artikel (klick).

Was bringt es? Ein gutes Gewissen und mehr Energie.

Zeitbedarf: Für die Vorbereitung ca. 30 min. und dann 1 Tag

4. Wichtige Aufgaben erledigen

Passiert es Ihnen häufiger, dass Sie sich am Abend fragen, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben? Eigentlich wollten Sie eine wichtige Aufgabe erledigen, aber es kam immer wieder etwas dazwischen? Dann ändern Sie eine Kleinigkeit in Ihrem Tagesablauf.

Warum? Wenn Sie sich den ganzen Tag von den E-Mails und dem Tagesgeschäft durch den Tag treiben lassen, dann haben Sie keine Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Um diese noch erledigen zu können, machen viele Menschen Überstunden. Dabei stellen Sie fest, dass Sie sich nach einem anstrengenden und hektischen Tag nicht mehr gut konzentrieren können und daher mehr Zeit benötigen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Legen Sie fest, welche Aufgabe die wichtigste Aufgabe des Tages ist. Das können Sie z.B. am Vorabend tun. Hilfreich beim Priorisieren ist das Eisenhower-Prinzip. Wenn Sie morgens ins Büro kommen, erledigen Sie diese Aufgabe als erstes. Währenddessen gehen Sie nicht ans Telefon und schließen Ihre Bürotür. Danach öffnen Sie erst Ihr E-Mail-Postfach.

Was bringt es? Sie erledigen Ihre wichtigsten Aufgaben morgens, wenn Sie noch frisch und konzentriert sind. Wenn danach das Chaos über Sie hereinbricht, haben Sie trotzdem ein gutes Gefühl, weil Sie ja bereits etwas geschafft haben.

Zeitbedarf: ca. 5 min. am Vorabend, um die wichtigste Aufgabe des Tages für den nächsten Tag auszuwählen.

5. Zeit sparen mit Textbausteinen

„Ich habe das doch schon einmal geschrieben, aber wo ist die Datei?“ Kennen Sie das? Bei Briefen, Angeboten, Anschreiben oder Bestätigungen verwenden Sie eigentlich immer wieder den gleichen Text. Oder zumindest einige Varianten davon.

Warum? Statt immer wieder die Texte neu zu formulieren und zu tippen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie auf alte Texte zurückgreifen. Und wo finden Sie diese? Schneller und einfacher geht es mit Textbausteinen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Wie Sie mit Schnellbausteinen in Word arbeiten, erkläre ich in diesem Video (klick). Sie können die Schnellbausteine auch in E-Mails verwenden. Mehr dazu hier (klick).

Was bringt es? Sie sparen Zeit und Nerven.

Zeitbedarf: Einen Schnellbaustein erstellen Sie in 10 sec. Die entsprechenden Texte können Sie laufend hinterlegen. Wenn Sie aber erst einmal ein paar Texte hinterlegen möchten, müssen Sie Zeit für das Suchen nach den Texten einkalkulieren.

Fallbeispiel: Weniger Besprechungen mehr Freizeit

/0 Kommentare/in , /von

Das Ziel: Die 4-Tage-Woche

Ein Kunde von mir, Leiter eines Altenheims, überraschte mich mit einer klaren Zielvorstellung: Statt 6 Tage pro Woche wollte er zukünftig nur 4 Tage im Büro verbringen. Das war eine klare Ansage!

Seine Motivation dahinter: Er ist nebenbei noch Imker und braucht einfach mehr Zeit für seine Bienen. Die Familie hatte sich beschwert, dass er kaum noch zu Hause ist.

Er selbst merkte aber auch, dass es mit der Zeit immer mehr geworden ist und er an keinem Tag der Woche frei hat. Er springt von Besprechung zu Besprechung, zwischendurch viele Telefonate und der ganze Verwaltungsaufwand – er fragte sich sorgenvoll, wie lange er das noch durchhalten würde.

Die Lösung: 4 verschiedene Strategien

Zuerst habe ich mir seinen Kalender angesehen. Der war tatsächlich ziemlich voll. – Nicht ungewöhnlich für eine Führungskraft in dieser Position.

Strategie 1: Protokoll statt Besprechungen

Wir sind jeden einzelnen Termin durchgegangen und ich habe immer gefragt, ob er da auch wirklich teilnehmen muss, oder ob ihm das Protokoll reichen würde. Es stellte sich heraus, dass er bei den Besprechungen mit den anderen Leitungskräften eigentlich nur teilnimmt, weil er der Chef ist. Wirklich beitragen kann er nichts, da die Kollegen ihre Themen untereinander klären. Er kam sich selbst häufig komisch vor bei diesen Terminen.

Die Lösung war also, dass er zukünftig nur noch das Protokoll liest.

Strategie 2: Kurze Auskunft statt ausführliche Beratungstermine

Als Leiter des Altenheims muss er natürlich dafür sorgen, dass die Einrichtung immer ausgelastet ist. Daher führt er laufend Beratungsgespräche mit Angehörigen, die Ihre älteren Familienmitglieder in seiner Einrichtung unterbringen möchten. Diese Gespräche dauern mindestens eine Stunde. Ich wurde stutzig. Kurz vorher hatte er mir noch berichtet, dass sie frühestens in einem halben Jahr wieder einen Platz frei haben. D.h. am Ende der Beratungsgespräche konnte er den Angehörigen keine Hoffnung machen, dass es schnell gehen könnte.

Ich habe ihm empfohlen, bereits am Telefon deutlich zu machen, wie lang die Wartezeit aktuell ist und die Beratungsgespräche auf einen Zeitpunkt zu verschieben, wenn es konkreter absehbar ist, dass er eine Person aufnehmen kann.

Strategie 3: Telefonate bündeln

Das Altenheim war Teil einer größeren Organisation. D.h. der Leiter hatte wiederum einen Vorgesetzten. Dieser Chef rief mehrmals täglich an, um verschiedene Punkte zu besprechen. Eigentlich immer, wenn ihm etwas einfiel. Das hat zu häufigen Unterbrechungen beim Leiter des Altenheims geführt. So hat er viele Dinge immer wieder angefangen und doch nicht zu Ende gebracht. Eine Aufgabe, die eigentlich in einer Stunde erledigt gewesen wäre, zog sich so den ganzen Tag hin. Er gab auch zu, dass er am Samstag, wenn er alleine im Büro ist und das Telefon nicht klingelt, manchmal mehr schafft, als die ganze Woche zuvor.

Er hat seinen Chef angerufen und sie haben sich darauf verständigt, dass sie nur 1x am Tag miteinander sprechen und jeder seine Themen bis dahin sammelt.

Strategie 4: Bürozeiten verkürzen

In unserem Coachinggespräch stellte sich auch heraus, dass die Bürokraft nur halbtags tätig ist und er als Leiter verschiedene Aufgaben am Nachmittag erledigt, die zu dem Aufgabengebiet gehören. Besonders in Erinnerung geblieben ist mir, dass Bewohner Taschengeld ausgezahlt bekommen, um z.B. zum Frisör gehen zu können. Diese Auszahlungen nehmen einige Zeit in Anspruch, da dies natürlich auch genutzt wird, ein kurzes Gespräch zu führen.

Wir haben vereinbart, dass die Bürozeiten auf den Vormittag begrenzt werden. So hatte er am Nachmittag mehr Zeit für seine Leitungsaufgaben.

Umstellung mit Sicherheitsnetz

Bei unserem nächsten Coachingtermin berichtete er mir, dass alles super funktioniert und er tatsächlich weniger Zeit im Büro verbringt. Ich habe ihm aber empfohlen, nicht sofort auf die 4-Tage-Woche zu gehen, sondern erstmal für ein paar Wochen freitags von zu Hause zu arbeiten. An diesem Homeoffice-Tag kann er mehr schaffen (weil er weniger unterbrochen wird) und die Mitarbeiter können sich daran gewöhnen, dass der Chef freitags nicht da ist. Aber zur Sicherheit ist er immer noch zu Hause erreichbar.

Am Ende hat er tatsächlich sein Ziel erreicht. Und dafür waren nur diese 4 einfachen und sofort umsetzbaren Maßnahmen ausreichend.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Ziele 2020

/0 Kommentare/in , /von

Das letzte Quartal 2020 bricht bald an. Normalerweise würden alle Unternehmen und Mitarbeiter bei einem Blick auf die Unternehmensziele feststellen, dass man vieles bereits erreicht hat und das letzte Quartal dafür nutzen kann, um noch einmal richtig durchzustarten, um das Jahr erfolgreich abzuschließen.

Aber das Corona-Virus hat allen einen Strich durch die Rechnung gemacht.

Einige wenige Unternehmen profitieren von dieser Krise, bestimmte Branchen leiden sehr darunter und andere Unternehmen sind inzwischen wieder im Aufwärtstrend.

Mehr Flexibilität durch kleine Schritte

Auf Sicht fahren, Veränderungen schrittweise vornehmen, vorsichtig agieren.

Das haben wir insbesondere im März und April diesen Jahres häufig gehört.

Dieses Vorgehen ist auch für Unternehmen angebracht. Wer jetzt die Unternehmens-, Erfolgs- oder auch Vertriebsziele für 2021 definieren soll, stellt schnell fest, dass es immer noch große Unsicherheiten gibt, wie es in den nächsten Monaten und im nächsten Jahr weiter gehen soll.

Wie werden wir mit dem Corona-Virus durch den Winter kommen? Werden wieder alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten? Wird es wieder zu Schließungen kommen?

Ich denke, es ist gut, nun nicht mehr ausschließlich auf 2-5 Jahrespläne zu setzen, sondern kleinere Ziele, die schneller erreichbar sind, zu definieren. So können Sie auch viel schneller überprüfen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben und noch auf dem richtigen Weg sind. Die Kunst dabei ist, die großen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Ein weiterer Effekt: Durch diese kleineren Schritte können Sie viel flexibler reagieren, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.

Kommunizieren Sie die Unternehmensziele

Viele Studien bringen es immer wieder zu Tage: Die Unternehmensziele sind nur wenigen Mitarbeitern bekannt und viele erkennen nicht, wie die eigene Arbeit dazu beiträgt, die Unternehmensziele zu erreichen. Auch ich beobachte in meinen Seminaren, dass Ziele häufig keine große Rolle spielen. Zielvereinbarungsgespräche am Jahresende gibt es nicht. Oder sie werden nicht sinnvoll genutzt. Ziele sind nicht konkret formuliert (siehe SMART) und werden von „oben“ vorgegeben, statt mit den Mitarbeitern vereinbart.

Welche Auswirkungen haben unklare Unternehmensziele?

Vielleicht denken Sie „Hat doch trotzdem immer funktioniert.“ Unklare Unternehmensziele haben allerdings große Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg. Nur leider ist dies nicht immer sofort sichtbar, da es sich an vielen Stellen und eher unterschwellig zeigt.

So fällt es Ihren Mitarbeitern schwer, die Prioritäten richtig zu setzen und sich auf die wichtigen Themen zu fokussieren. Dadurch wird Zeit verschwendet und die vorhanden Ressourcen werden nicht optimal eingesetzt.

Ihre Mitarbeiter sind auch deutlich unmotivierter, wenn unklar ist, wohin das Unternehmen in den nächsten Monaten oder Jahren steuert.

Ein weiterer Punkt ist die schlechtere Zusammenarbeit der Abteilungen und Teams. Wenn das gemeinsame Ziel fehlt, wird viel mehr Energie für Machtkämpfe und Schnittstellenprobleme aufgewendet.

Sie sehen: Es knirscht an allen Ecken und Enden, ohne, dass allen die Ursache bewusst ist.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements

/0 Kommentare/in /von

Stress, Überstunden, zu wenig Zeit für alle Aufgaben. Ein besseres Zeitmanagement soll helfen. Aber es gibt kein allgemein gültiges Erfolgsrezept, sondern viele Zeitmanagement-Methoden und jeder muss die für sich passenden finden. Einen Überblick der 12 wichtigsten Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements gebe ich Ihnen in diesem Artikel.

Do: Zeitprotokoll führen

Wissen Sie eigentlich, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen? Sie denken jetzt „Mit Arbeit natürlich!“?

Ja, auch. Aber nicht nur.

Stattdessen gibt es viele Unterbrechungen und Störungen, die Sie davon abhalten, Ihre Arbeit effizient zu erledigen. Daher empfehle ich Ihnen, regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Hier schreiben Sie auf, wie lange Sie für eine Tätigkeit benötigt haben und welche Störungen es wann gab. Wenn Sie Ihre Zeitfresser kennen, können Sie im nächsten Schritt Maßnahmen einleiten, um diese zu reduzieren.

Do: Ziele setzen

Welche Ziele verfolgen Sie an Ihrem Arbeitsplatz? Sind diese Ziele für Sie erstrebenswert und auch erreichbar? Unerreichbare Zielen hinterher zu laufen ist Zeitverschwendung. Bleiben Sie besser realistisch. Das ist auch positiv für Ihre Motivation. Ziele gut zu formulieren ist aber manchmal nicht so einfach. Dabei hilft Ihnen die SMART-Regel.

Do: Priorisieren

„Frau Kranz, ich habe so viel zu tun, ich weiß gar nicht mehr, wie ich das alles schaffen soll!“ Diesen Satz höre ich in meinen Arbeitsplatzcoachings immer wieder. Ich antworte dann mit einer Gegenfrage: „Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben?“

Häufig ist liegt die Ursache des Problems darin, dass sich der Mitarbeiter auf die dringenden Aufgaben stürzt, die aber gar nicht wichtig sind. Um Ihre Aufgaben besser priorisieren zu können, sollten Sie das Eisenhower-Prinzip kennen.

Do: Pufferzeiten einplanen

Ich habe schon oft gedacht „Ach, das hast du schnell erledigt.“ Aber dann ist es doch anders gekommen. Es gab Probleme, die ich vorher nicht gesehen habe, etwas ist komplizierter, als gedacht oder ich habe mich tatsächlich einfach verschätzt.

Damit ich nicht mehr unter Zeitdruck gerate, plane ich immer Pufferzeiten ein. Ich stopfe also meinen Arbeitstag nicht voll mit Terminen und Aufgaben, sondern lasse bewusst Zeit dazwischen frei. – Es passiert ja immer etwas Unvorhergesehenes.

Pufferzeiten sind auch ein wichtiges Element der ALPEN-Methode, die ich in einem Video erkläre.

Do: Weniger perfekt sein

Wenn ich Ihnen die Frage stelle, was besser ist: Ein Arbeitsergebnis perfekt, aber unpünktlich oder pünktlich, aber nur gut abzuliefern. Für welche Variante würden Sie sich entscheiden?

Wir sind alle bemüht, unsere Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen. Aber es kostet sehr viel Zeit, diese Perfektion zu erreichen. Diese Erkenntnis kommt aus dem Pareto-Prinzip.

Was Sie tun können, zeige ich Ihnen in der kleinen Artikel-Serie „Perfektionismus vermeiden„, die mit „Gut statt perfekt“ beginnt.

Do: Bearbeitungszeit festlegen

Die Dinge brauchen so lange, wie sie brauchen.

Stimmt nicht. Vielleicht kennen Sie das auch? Wenn man eine Aufgabe auf den letzten Drücker erledigt, dann geht es ganz schnell. Wenn man genügend Zeit gehabt hätte, dann hätte es viel länger gedauert.

Mein Tipp: Um sich selbst davor zu schützen, dass die Bearbeitung von Aufgaben ausufert, Sie aber trotzdem nicht alles auf den letzten Drücker erledigen, legen Sie vorab die Bearbeitungszeit fest.

Vielleicht hilft Ihnen dabei die Pomodoro-Technik.

Don’t: Morgens als erstes Mails lesen

Was machen Sie, wenn Sie morgens ins Büro kommen? PC anschalten, Kaffee holen und erstmal die neuen Mails lesen? Ich wette, wenn Sie dann das nächste Mal auf die Uhr schauen, ist es bereits Mittagszeit und Sie ärgern sich, weil Sie noch nichts geschafft haben.

Warum Sie weniger schaffen, wenn Sie morgens als erstes Ihre Mails lesen und was Sie stattdessen tun sollten, erkläre ich in diesem Artikel: Machen Sie doch mal etwas anders

Don’t: An unwichtigen Besprechungen teilnehmen

Insbesondere in großen Unternehmen gibt es dieses Phänomen: Es finden Besprechungen statt, nur damit sich die Führungskräfte einmal mehr über verschiedene Themen ausgetauscht haben. Der Hauptgrund daran teilzunehmen, ist das „eigene Gesicht zu zeigen“, damit man als wichtig wahrgenommen wird. Ein wirkliches Ziel und Ergebnisse werden dabei nicht erreicht. Es läuft eher nach dem Motto: „Es wurde schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem.“

Besprechungen, zu denen vorab keine Agenda verschickt wird, es keinen roten Faden gibt und keine Ergebnisse erzielt werden, können Sie sich sparen. Dafür ist Ihre Zeit zu kostbar.

In solchen Fällen reicht es vollkommen aus, hinterher das Protokoll zu lesen.

Don’t: Aufgaben vor sich her schieben

Unangenehme Aufgaben schiebt man gerne vor sich her. Mir passiert das auch manchmal. Und was passiert dann? Ich beschäftige mich tagelang gedanklich mit dem Thema und es raubt mir Energie. Wer bereits viele Dinge angesammelt hat, dem empfehle ich einen Aufschieberitis-Tag einzulegen. Möglichkeiten, Aufschieberitis anzupacken finden Sie in diesem Video: Aufschieberitis

Don’t: Zu allem „Ja“ sagen

Stress entsteht, wenn Sie „Ja“ sagen, obwohl Sie eigentlich wissen, dass Sie „Nein“ sagen müssten.

Es hört sich vielleicht komisch an, aber vielen Menschen fällt es schwer, am Arbeitsplatz „Nein“ zu sagen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Man will freundlich sein, höflich, hilft gerne, möchte beliebt sein, oder hat Angst vor negativen Konsequenzen.

Besser wäre es, auf sich selbst zu achten und Grenzen zu setzen, um Überforderung vorzubeugen. Eine einfache Methode stelle ich Ihnen hier (klick) vor.

Don’t: Multitasking

Unterliegen Sie auch noch dem Irrglauben, dass Sie mehr schaffen, wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig tun? Multitasking hat aus meiner Sicht mehr mit hektischen Aktionismus zu tun, als mit effizientem Arbeiten. Mehr dazu hier: Single-Tasking

Don’t: Alles nur per Mail klären

5.000 oder 10.000 E-Mails im Posteingang, das sehe ich bei meinen Seminarteilnehmern immer wieder. 50 bis 100 neue Mails pro Tag ist auch keine Seltenheit mehr. Woher kommt das? Es wird alles nur noch per Mail geklärt.

Das hat auf dem ersten Blick Vorteile: Ich kann mein Anliegen loswerden, unabhängig davon, ob der Andere gerade Zeit hat. Außerdem kenne ich einige Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter das Gefühl haben, immer alles dokumentieren und nachweisen zu müssen.

Aber meine Beobachtung ist: In E-Mails kommt es schnell zu Missverständnissen, da die Zwischentöne fehlen oder Texte unterschiedlich interpretiert werden. Besser wäre es, miteinander zu sprechen. So können Missverständnisse einfacher vermieden werden.

Ein weiterer Aspekt: Wer viel schreibt, bekommt auch viele Antworten. Überlegen Sie sich also bitte genau, welche Empfänger Sie ins An-Feld und in Kopie setzen und reduzieren Sie die Verteiler auf ein notwendiges Minimum.

Gehen Sie auch bitte nicht davon aus, dass jeder Kollege Ihren Text sofort liest. Oft fehlt dafür die Zeit. Um Kleinigkeiten schnell im Team zu besprechen oder Informationen weiterzugeben, empfehle ich Ihnen Stehungen.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements im Überblick