Zeitmanagement Archive - 123effizientdabei - Mehr Effizienz im Büro - mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Fallbeispiel: Weniger Besprechungen mehr Freizeit

5. November 2020/0 Kommentare/in Fallstudie, Zeitmanagement /von Meike Kranz

Das Ziel: Die 4-Tage-Woche

Ein Kunde von mir, Leiter eines Altenheims, überraschte mich mit einer klaren Zielvorstellung: Statt 6 Tage pro Woche wollte er zukünftig nur 4 Tage im Büro verbringen. Das war eine klare Ansage!

Seine Motivation dahinter: Er ist nebenbei noch Imker und braucht einfach mehr Zeit für seine Bienen. Die Familie hatte sich beschwert, dass er kaum noch zu Hause ist.

Er selbst merkte aber auch, dass es mit der Zeit immer mehr geworden ist und er an keinem Tag der Woche frei hat. Er springt von Besprechung zu Besprechung, zwischendurch viele Telefonate und der ganze Verwaltungsaufwand – er fragte sich sorgenvoll, wie lange er das noch durchhalten würde.

Die Lösung: 4 verschiedene Strategien

Zuerst habe ich mir seinen Kalender angesehen. Der war tatsächlich ziemlich voll. – Nicht ungewöhnlich für eine Führungskraft in dieser Position.

Strategie 1: Protokoll statt Besprechungen

Wir sind jeden einzelnen Termin durchgegangen und ich habe immer gefragt, ob er da auch wirklich teilnehmen muss, oder ob ihm das Protokoll reichen würde. Es stellte sich heraus, dass er bei den Besprechungen mit den anderen Leitungskräften eigentlich nur teilnimmt, weil er der Chef ist. Wirklich beitragen kann er nichts, da die Kollegen ihre Themen untereinander klären. Er kam sich selbst häufig komisch vor bei diesen Terminen.

Die Lösung war also, dass er zukünftig nur noch das Protokoll liest.

Strategie 2: Kurze Auskunft statt ausführliche Beratungstermine

Als Leiter des Altenheims muss er natürlich dafür sorgen, dass die Einrichtung immer ausgelastet ist. Daher führt er laufend Beratungsgespräche mit Angehörigen, die Ihre älteren Familienmitglieder in seiner Einrichtung unterbringen möchten. Diese Gespräche dauern mindestens eine Stunde. Ich wurde stutzig. Kurz vorher hatte er mir noch berichtet, dass sie frühestens in einem halben Jahr wieder einen Platz frei haben. D.h. am Ende der Beratungsgespräche konnte er den Angehörigen keine Hoffnung machen, dass es schnell gehen könnte.

Ich habe ihm empfohlen, bereits am Telefon deutlich zu machen, wie lang die Wartezeit aktuell ist und die Beratungsgespräche auf einen Zeitpunkt zu verschieben, wenn es konkreter absehbar ist, dass er eine Person aufnehmen kann.

Strategie 3: Telefonate bündeln

Das Altenheim war Teil einer größeren Organisation. D.h. der Leiter hatte wiederum einen Vorgesetzten. Dieser Chef rief mehrmals täglich an, um verschiedene Punkte zu besprechen. Eigentlich immer, wenn ihm etwas einfiel. Das hat zu häufigen Unterbrechungen beim Leiter des Altenheims geführt. So hat er viele Dinge immer wieder angefangen und doch nicht zu Ende gebracht. Eine Aufgabe, die eigentlich in einer Stunde erledigt gewesen wäre, zog sich so den ganzen Tag hin. Er gab auch zu, dass er am Samstag, wenn er alleine im Büro ist und das Telefon nicht klingelt, manchmal mehr schafft, als die ganze Woche zuvor.

Er hat seinen Chef angerufen und sie haben sich darauf verständigt, dass sie nur 1x am Tag miteinander sprechen und jeder seine Themen bis dahin sammelt.

Strategie 4: Bürozeiten verkürzen

In unserem Coachinggespräch stellte sich auch heraus, dass die Bürokraft nur halbtags tätig ist und er als Leiter verschiedene Aufgaben am Nachmittag erledigt, die zu dem Aufgabengebiet gehören. Besonders in Erinnerung geblieben ist mir, dass Bewohner Taschengeld ausgezahlt bekommen, um z.B. zum Frisör gehen zu können. Diese Auszahlungen nehmen einige Zeit in Anspruch, da dies natürlich auch genutzt wird, ein kurzes Gespräch zu führen.

Wir haben vereinbart, dass die Bürozeiten auf den Vormittag begrenzt werden. So hatte er am Nachmittag mehr Zeit für seine Leitungsaufgaben.

Umstellung mit Sicherheitsnetz

Bei unserem nächsten Coachingtermin berichtete er mir, dass alles super funktioniert und er tatsächlich weniger Zeit im Büro verbringt. Ich habe ihm aber empfohlen, nicht sofort auf die 4-Tage-Woche zu gehen, sondern erstmal für ein paar Wochen freitags von zu Hause zu arbeiten. An diesem Homeoffice-Tag kann er mehr schaffen (weil er weniger unterbrochen wird) und die Mitarbeiter können sich daran gewöhnen, dass der Chef freitags nicht da ist. Aber zur Sicherheit ist er immer noch zu Hause erreichbar.

Am Ende hat er tatsächlich sein Ziel erreicht. Und dafür waren nur diese 4 einfachen und sofort umsetzbaren Maßnahmen ausreichend.

Ziele 2020

14. September 2020/0 Kommentare/in Team, Zeitmanagement /von Meike Kranz

Das letzte Quartal 2020 bricht bald an. Normalerweise würden alle Unternehmen und Mitarbeiter bei einem Blick auf die Unternehmensziele feststellen, dass man vieles bereits erreicht hat und das letzte Quartal dafür nutzen kann, um noch einmal richtig durchzustarten, um das Jahr erfolgreich abzuschließen.

Aber das Corona-Virus hat allen einen Strich durch die Rechnung gemacht.

Einige wenige Unternehmen profitieren von dieser Krise, bestimmte Branchen leiden sehr darunter und andere Unternehmen sind inzwischen wieder im Aufwärtstrend.

Mehr Flexibilität durch kleine Schritte

Auf Sicht fahren, Veränderungen schrittweise vornehmen, vorsichtig agieren.

Das haben wir insbesondere im März und April diesen Jahres häufig gehört.

Dieses Vorgehen ist auch für Unternehmen angebracht. Wer jetzt die Unternehmens-, Erfolgs- oder auch Vertriebsziele für 2021 definieren soll, stellt schnell fest, dass es immer noch große Unsicherheiten gibt, wie es in den nächsten Monaten und im nächsten Jahr weiter gehen soll.

Wie werden wir mit dem Corona-Virus durch den Winter kommen? Werden wieder alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten? Wird es wieder zu Schließungen kommen?

Ich denke, es ist gut, nun nicht mehr ausschließlich auf 2-5 Jahrespläne zu setzen, sondern kleinere Ziele, die schneller erreichbar sind, zu definieren. So können Sie auch viel schneller überprüfen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben und noch auf dem richtigen Weg sind. Die Kunst dabei ist, die großen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Ein weiterer Effekt: Durch diese kleineren Schritte können Sie viel flexibler reagieren, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.

Kommunizieren Sie die Unternehmensziele

Viele Studien bringen es immer wieder zu Tage: Die Unternehmensziele sind nur wenigen Mitarbeitern bekannt und viele erkennen nicht, wie die eigene Arbeit dazu beiträgt, die Unternehmensziele zu erreichen. Auch ich beobachte in meinen Seminaren, dass Ziele häufig keine große Rolle spielen. Zielvereinbarungsgespräche am Jahresende gibt es nicht. Oder sie werden nicht sinnvoll genutzt. Ziele sind nicht konkret formuliert (siehe SMART) und werden von „oben“ vorgegeben, statt mit den Mitarbeitern vereinbart.

Welche Auswirkungen haben unklare Unternehmensziele?

Vielleicht denken Sie „Hat doch trotzdem immer funktioniert.“ Unklare Unternehmensziele haben allerdings große Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg. Nur leider ist dies nicht immer sofort sichtbar, da es sich an vielen Stellen und eher unterschwellig zeigt.

So fällt es Ihren Mitarbeitern schwer, die Prioritäten richtig zu setzen und sich auf die wichtigen Themen zu fokussieren. Dadurch wird Zeit verschwendet und die vorhanden Ressourcen werden nicht optimal eingesetzt.

Ihre Mitarbeiter sind auch deutlich unmotivierter, wenn unklar ist, wohin das Unternehmen in den nächsten Monaten oder Jahren steuert.

Ein weiterer Punkt ist die schlechtere Zusammenarbeit der Abteilungen und Teams. Wenn das gemeinsame Ziel fehlt, wird viel mehr Energie für Machtkämpfe und Schnittstellenprobleme aufgewendet.

Sie sehen: Es knirscht an allen Ecken und Enden, ohne, dass allen die Ursache bewusst ist.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements

10. September 2020/0 Kommentare/in Zeitmanagement /von Meike Kranz

Stress, Überstunden, zu wenig Zeit für alle Aufgaben. Ein besseres Zeitmanagement soll helfen. Aber es gibt kein allgemein gültiges Erfolgsrezept, sondern viele Zeitmanagement-Methoden und jeder muss die für sich passenden finden. Einen Überblick der 12 wichtigsten Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements gebe ich Ihnen in diesem Artikel.

Do: Zeitprotokoll führen

Wissen Sie eigentlich, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen? Sie denken jetzt „Mit Arbeit natürlich!“?

Ja, auch. Aber nicht nur.

Stattdessen gibt es viele Unterbrechungen und Störungen, die Sie davon abhalten, Ihre Arbeit effizient zu erledigen. Daher empfehle ich Ihnen, regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Hier schreiben Sie auf, wie lange Sie für eine Tätigkeit benötigt haben und welche Störungen es wann gab. Wenn Sie Ihre Zeitfresser kennen, können Sie im nächsten Schritt Maßnahmen einleiten, um diese zu reduzieren.

Do: Ziele setzen

Welche Ziele verfolgen Sie an Ihrem Arbeitsplatz? Sind diese Ziele für Sie erstrebenswert und auch erreichbar? Unerreichbare Zielen hinterher zu laufen ist Zeitverschwendung. Bleiben Sie besser realistisch. Das ist auch positiv für Ihre Motivation. Ziele gut zu formulieren ist aber manchmal nicht so einfach. Dabei hilft Ihnen die SMART-Regel.

Do: Priorisieren

„Frau Kranz, ich habe so viel zu tun, ich weiß gar nicht mehr, wie ich das alles schaffen soll!“ Diesen Satz höre ich in meinen Arbeitsplatzcoachings immer wieder. Ich antworte dann mit einer Gegenfrage: „Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben?“

Häufig ist liegt die Ursache des Problems darin, dass sich der Mitarbeiter auf die dringenden Aufgaben stürzt, die aber gar nicht wichtig sind. Um Ihre Aufgaben besser priorisieren zu können, sollten Sie das Eisenhower-Prinzip kennen.

Do: Pufferzeiten einplanen

Ich habe schon oft gedacht „Ach, das hast du schnell erledigt.“ Aber dann ist es doch anders gekommen. Es gab Probleme, die ich vorher nicht gesehen habe, etwas ist komplizierter, als gedacht oder ich habe mich tatsächlich einfach verschätzt.

Damit ich nicht mehr unter Zeitdruck gerate, plane ich immer Pufferzeiten ein. Ich stopfe also meinen Arbeitstag nicht voll mit Terminen und Aufgaben, sondern lasse bewusst Zeit dazwischen frei. – Es passiert ja immer etwas Unvorhergesehenes.

Pufferzeiten sind auch ein wichtiges Element der ALPEN-Methode, die ich in einem Video erkläre.

Do: Weniger perfekt sein

Wenn ich Ihnen die Frage stelle, was besser ist: Ein Arbeitsergebnis perfekt, aber unpünktlich oder pünktlich, aber nur gut abzuliefern. Für welche Variante würden Sie sich entscheiden?

Wir sind alle bemüht, unsere Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen. Aber es kostet sehr viel Zeit, diese Perfektion zu erreichen. Diese Erkenntnis kommt aus dem Pareto-Prinzip.

Was Sie tun können, zeige ich Ihnen in der kleinen Artikel-Serie „Perfektionismus vermeiden„, die mit „Gut statt perfekt“ beginnt.

Do: Bearbeitungszeit festlegen

Die Dinge brauchen so lange, wie sie brauchen.

Stimmt nicht. Vielleicht kennen Sie das auch? Wenn man eine Aufgabe auf den letzten Drücker erledigt, dann geht es ganz schnell. Wenn man genügend Zeit gehabt hätte, dann hätte es viel länger gedauert.

Mein Tipp: Um sich selbst davor zu schützen, dass die Bearbeitung von Aufgaben ausufert, Sie aber trotzdem nicht alles auf den letzten Drücker erledigen, legen Sie vorab die Bearbeitungszeit fest.

Vielleicht hilft Ihnen dabei die Pomodoro-Technik.

Don’t: Morgens als erstes Mails lesen

Was machen Sie, wenn Sie morgens ins Büro kommen? PC anschalten, Kaffee holen und erstmal die neuen Mails lesen? Ich wette, wenn Sie dann das nächste Mal auf die Uhr schauen, ist es bereits Mittagszeit und Sie ärgern sich, weil Sie noch nichts geschafft haben.

Warum Sie weniger schaffen, wenn Sie morgens als erstes Ihre Mails lesen und was Sie stattdessen tun sollten, erkläre ich in diesem Artikel: Machen Sie doch mal etwas anders

Don’t: An unwichtigen Besprechungen teilnehmen

Insbesondere in großen Unternehmen gibt es dieses Phänomen: Es finden Besprechungen statt, nur damit sich die Führungskräfte einmal mehr über verschiedene Themen ausgetauscht haben. Der Hauptgrund daran teilzunehmen, ist das „eigene Gesicht zu zeigen“, damit man als wichtig wahrgenommen wird. Ein wirkliches Ziel und Ergebnisse werden dabei nicht erreicht. Es läuft eher nach dem Motto: „Es wurde schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem.“

Besprechungen, zu denen vorab keine Agenda verschickt wird, es keinen roten Faden gibt und keine Ergebnisse erzielt werden, können Sie sich sparen. Dafür ist Ihre Zeit zu kostbar.

In solchen Fällen reicht es vollkommen aus, hinterher das Protokoll zu lesen.

Don’t: Aufgaben vor sich her schieben

Unangenehme Aufgaben schiebt man gerne vor sich her. Mir passiert das auch manchmal. Und was passiert dann? Ich beschäftige mich tagelang gedanklich mit dem Thema und es raubt mir Energie. Wer bereits viele Dinge angesammelt hat, dem empfehle ich einen Aufschieberitis-Tag einzulegen. Möglichkeiten, Aufschieberitis anzupacken finden Sie in diesem Video: Aufschieberitis

Don’t: Zu allem „Ja“ sagen

Stress entsteht, wenn Sie „Ja“ sagen, obwohl Sie eigentlich wissen, dass Sie „Nein“ sagen müssten.

Es hört sich vielleicht komisch an, aber vielen Menschen fällt es schwer, am Arbeitsplatz „Nein“ zu sagen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Man will freundlich sein, höflich, hilft gerne, möchte beliebt sein, oder hat Angst vor negativen Konsequenzen.

Besser wäre es, auf sich selbst zu achten und Grenzen zu setzen, um Überforderung vorzubeugen. Eine einfache Methode stelle ich Ihnen hier (klick) vor.

Don’t: Multitasking

Unterliegen Sie auch noch dem Irrglauben, dass Sie mehr schaffen, wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig tun? Multitasking hat aus meiner Sicht mehr mit hektischen Aktionismus zu tun, als mit effizientem Arbeiten. Mehr dazu hier: Single-Tasking

Don’t: Alles nur per Mail klären

5.000 oder 10.000 E-Mails im Posteingang, das sehe ich bei meinen Seminarteilnehmern immer wieder. 50 bis 100 neue Mails pro Tag ist auch keine Seltenheit mehr. Woher kommt das? Es wird alles nur noch per Mail geklärt.

Das hat auf dem ersten Blick Vorteile: Ich kann mein Anliegen loswerden, unabhängig davon, ob der Andere gerade Zeit hat. Außerdem kenne ich einige Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter das Gefühl haben, immer alles dokumentieren und nachweisen zu müssen.

Aber meine Beobachtung ist: In E-Mails kommt es schnell zu Missverständnissen, da die Zwischentöne fehlen oder Texte unterschiedlich interpretiert werden. Besser wäre es, miteinander zu sprechen. So können Missverständnisse einfacher vermieden werden.

Ein weiterer Aspekt: Wer viel schreibt, bekommt auch viele Antworten. Überlegen Sie sich also bitte genau, welche Empfänger Sie ins An-Feld und in Kopie setzen und reduzieren Sie die Verteiler auf ein notwendiges Minimum.

Gehen Sie auch bitte nicht davon aus, dass jeder Kollege Ihren Text sofort liest. Oft fehlt dafür die Zeit. Um Kleinigkeiten schnell im Team zu besprechen oder Informationen weiterzugeben, empfehle ich Ihnen Stehungen.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements im Überblick

Arbeit unter die Lupe genommen

8. September 2020/0 Kommentare/in Arbeitsplatzorganisation, Zeitmanagement /von Meike Kranz

Womit verbringen Sie Ihre Zeit am Arbeitsplatz?

Wenn Sie sich jetzt denken „Mit Arbeit natürlich!“, dann haben Sie sich getäuscht. Wirklich produktiv arbeiten wir nämlich viel weniger, als wir es glauben.

Stattdessen wird viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen, in zu langen und ineffizienten Besprechungen und mit E-Mails verbracht.

Immer wieder kommt es auch vor, dass Aufgaben doppelt erledigt werden. Und in meinen Arbeitsplatzcoachings beobachte ich nicht selten, dass Mitarbeiter die selben Zahlen in verschiedenen Tools erfassen. – Oder Informationen aus einer Software ausdrucken, um sie dann in einer anderen Software wieder einzugeben.

Tipp: asana hat einen Bericht zur Anatomie der Arbeit herausgebracht, den Sie hier (klick) kostenlos erhalten.

Wie groß ist Ihr Verbesserungspotenzial?

Eigentlich sollten Sie sich täglich fragen „Geht das auch einfacher?“. Das mache ich jedenfalls automatisch, aber ich gebe zu, dass das so eine „Macke“ von mir ist.

Sie könnten auch alle Prozesse detailliert dokumentieren und optimieren. Das benötigt allerdings etwas Zeit.

Wenn Sie einfach (da ist es wieder…) und schnell feststellen möchten, wo Ihre Ansatzpunkte liegen, dann empfehle ich Ihnen meine Arbeitsplatz-Analyse, die Sie selbst in wenigen Minuten durchführen können: https://www.123effizientdabei.de/arbeitsplatz-analyse/

Gerne können wir auch ein 20-minütiges und kostenloses Strategiegespräch führen, um Ihr Potenzial zu analysieren.

Jetzt zum Strategiegespräch anmelden

Effizient und produktiv im Homeoffice

8. April 2020/0 Kommentare/in Arbeitsplatzorganisation, Team, Zeitmanagement /von Meike Kranz

So arbeiten Sie effizient und produktiv von zuhause. Wie Sie sich selbst gut organisieren und was Sie als Führungskraft tun können, um effizient virtuell im Team zusammenzuarbeiten.

Was lange undenkbar war, ist jetzt normal

Im Vergleich hat sich in den vergangenen Jahren der Anteil an Mitarbeitern, die ganz oder teilweise vom Homeoffice aus arbeiten, nur leicht erhöht.

Oft gaben die Mitarbeiter an, dass es im Unternehmen bzw. im Bereich nicht möglich ist von zu Hause zu arbeiten. Viele hatten einfach kein Interesse.

Jetzt ist das anders. Durch die Corona-Krise haben viele Unternehmen auf die Arbeit im Homeoffice umgestellt. Was früher auf Ablehnung bei Führungskräften, Mitarbeitern und der IT-Abteilung gestoßen ist, ist jetzt normal.

Wie sind Ihre Erfahrungen aus den ersten Tagen im Homeoffice?

Man denkt, im Homeoffice kann man ungestörter arbeiten. Tatsächlich habe ich die Arbeit im Homeoffice in den letzten Jahren auch immer vorgeschlagen. Allerdings unter einer Voraussetzung: Dass Sie auch wirklich Ruhe haben.

Jetzt in den Zeiten von Corona sieht es aber etwas anders aus: Ihre Kinder und Ihr Partner sind auch zu Hause. Mir geht es da ganz ähnlich. Bis vor 3 Wochen konnte ich vormittags ungestört arbeiten. Jetzt sind mein Mann und die Kinder den ganzen Tag da. Ich muss nun also viel stärker Berufliches und Privates trennen.

Profitieren Sie von meinen Erfahrungen. Ich habe Ihnen in einem Whitepaper Tipps zusammengestellt, die nicht einfach nur blanke Theorie sind, sondern von mir selbst erfolgreich eingesetzt werden.

Mit diesem kostenlosen Whitepaper richte ich mich speziell an diejenigen, die bereits seit ein paar Tagen im Homeoffice arbeiten und nun feststellen, dass es gar nicht so einfach ist, so produktiv zu sein, wie vorher im Büro. Meine Anregungen sollen Sie dabei unterstützen, durch kleine Änderungen zufriedener mit der Situation zu sein und stressfreier zu arbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelassenheit, um die Zeit im Homeoffice erfolgreich zu meistern.

Mit MS ToDo alle Aufgaben im Blick

20. Februar 2020/0 Kommentare/in Zeitmanagement /von Meike Kranz

MS ToDo ist ein Tool, mit dem Sie sowohl Ihre privaten, als auch beruflichen Aufgaben verwalten können. Sehr gut funktioniert dabei die Verbindung zu Outlook.

ToDo von Microsoft hat Wunderlist abgelöst. Aber auch alle, die bisher Ihre Aufgaben ausschließlich mit Outlook verwaltet haben, sollten sich einmal mit ToDo beschäftigen.

Arbeit oder privat? Beides!

Insbesondere Alleinunternehmer und Inhaber kleiner Betriebe kennen das: Eine klare Trennung zwischen der Arbeit und dem Privatbereich gibt es oft nicht. Wenn dann auch noch ein Ehrenamt hinzukommt ist es nicht ganz leicht, den Überblick zu behalten.

Hier kann die App ToDo von Microsoft Abhilfe verschaffen. Man kann sie einfach von der Webseite herunterladen und sowohl auf dem PC, als auch auf dem Smartphone installieren. Danach muss man sich nur noch mit seinem Microsoft-Konto anmelden, denn die Daten liegen natürlich in der Cloud, damit man auch von unterwegs darauf zugreifen kann.

Einfache Bedienung und klares Design

Im Grunde kann es dann auch sofort los gehen, denn die App ist intuitiv zu bedienen. Es gibt nur ein paar Möglichkeiten, mit Farben, Hintergrundbildern und Icons die Darstellung auf den eigenen Geschmack anzupassen, aber so hält man sich auf der anderen Seite auch nicht so lange mit der Gestaltung auf, sondern bleibt auf die Aufgaben fokussiert.

Es können eigene Listen zu verschiedenen Ereignissen bzw. Themen angelegt werden, wie z.B. die Planung einer Geburtstagsfeier. Wer dann, um bei diesem Beispiel zu bleiben, die Liste für den Partner freigibt, kann so gemeinsam die Geburtstagsfeier vorbereiten und die Aufgaben untereinander aufteilen.

Sehr gut gefällt mir die Übersicht „Mein Tag„, auf der alle Aufgaben, die heute fällig sind, aufgeführt werden.

Verbindung zu Outlook

Die Integration in Outlook ist aus meiner Sicht das wichtigste Argument für ToDo. Wenn einmal die Verbindung zwischen den beiden Programmen hergestellt ist, wird automatisch in Outlook eine weitere Aufgabenliste generiert.

Sie können also sowohl im Büro, als auch von unterwegs Ihre Aufgabenlisten einsehen, neue Aufgaben hinzufügen oder als erledigt kennzeichnen.

Auch gekennzeichnete Mails werden in ToDo übernommen und in einer gesonderten Liste dargestellt.

In dem folgenden Video stelle ich MS ToDo vor:

Nutzen Sie bereits ToDo? Dann berichten Sie bitte von Ihren Erfahrungen mit dieser App und hinterlassen einfach einen Kommentar.

So klappt es mit den guten Vorsätzen

8. Januar 2020/0 Kommentare/in Zeitmanagement /von Meike Kranz

Ich wünsche Ihnen ein frohes neues Jahr!

Haben Sie auch dieses Jahr wieder gute Vorsätze gefasst?

Ich habe mich damit beschäftigt, warum es uns so schwer fällt, alte Gewohnheiten abzulegen und unsere guten Vorsätze auch tatsächlich umzusetzen.

Dabei bin ich auf ein Buch aufmerksam geworden, dass sich mit dem Thema „Micro Habits“ auseinandersetzt. Hier wird in einfachen Schritten erklärt, wie Sie vorgehen sollten. Die Methode stelle ich auch im folgenden Video vor.

Der Autor stellt auf seiner Webseite weiterführende Materialien kostenlos zur Verfügung. Schauen Sie doch einmal vorbei: https://www.matthiashammer.de/buecher/micro-habits/

Im Video erkläre ich auch, warum es besser ist, sich eine Veränderung von nur 1% vorzunehmen und sich nicht radikale (und damit unrealistische) Ziele zu setzen. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, empfehle ich Ihnen dieses Buch:

Bullet Journal: Themensammlung

27. Dezember 2019/0 Kommentare/in Zeitmanagement /von Meike Kranz

Wie die Methode „Bullet Journal“ funktioniert, habe ich im letzten Beitrag erklärt: https://www.123effizientdabei.de/was-ist-ein-bullet-journal/

Eigentlich bezieht sich das Bullet Journal sowohl auf private, als auch auf berufliche Themen und Ziele. Ich habe mir aber überlegt, wie ich das Bullet Journal als Selbständige nutzen könnte, um meine beruflichen Ziele zu erreichen.

In diesem Video stelle ich meine Themensammlung vor:

Welche Themen fallen dir dazu ein? Hinterlasse bitte einen Kommentar.

Was ist ein Bullet Journal?

27. Dezember 2019/0 Kommentare/in Zeitmanagement /von Meike Kranz

Es ist jetzt schon ein paar Jahre her, als Ryder Carroll seine einfache Organisationsmethode vorgestellt hat: https://bulletjournal.com/

Dabei ging es darum, in einem Lebensplaner die täglichen Aufgaben, Zeitplanung und Deadlines zusammenzubringen. Inzwischen ist daraus ein globales Phänomen geworden.

Das Geheimnis liegt darin, dass man lernt, bewusste Entscheidungen für das eigene Leben zu treffen. Man sortiert seine Aufgaben und seine Gedanken. Und dies mit Stift und Papier. Indem wir Dinge zu Papier bringen, reflektieren wir über den Sinn der Sache.

Schon 5 Minuten morgens und abends reichen aus, um sich einen Plan zu machen.

In diesem Video stelle ich die Methode kurz vor:

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In dem Video stelle ich das Bullet Journal von Lothar Seiwert vor. Hier kann man es bei Amazon bestellen:

Texte ändern wie durch Zauberhand

6. November 2019/0 Kommentare/in IT-Tipps, Word, Zeitmanagement /von Meike Kranz

Kennen Sie auch das Gefühl, dass Sie immer wieder das Gleiche schreiben? Wäre es nicht toll, den Absatz nur mit einer einfachen Tastenkombination einzufügen? Oder vielleicht eine automatisch ersetzte Abkürzung, so dass Sie direkt weiterschreiben können?

Genau so sparen Sie mit Textbausteinen Zeit und machen noch dazu weniger Tippfehler. Zugegeben, es braucht ein bisschen Gewöhnung, aber es ist definitiv die Mühe wert.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen die wichtigsten Grundlagen für einen soliden Start mit Textbausteinen zeigen. Die wichtigsten Themen sind dabei:

Wie fügen Sie Textbausteine ein?
Wie finden Sie die ersten Bausteine?
Wie gewöhnen Sie sich die Kürzel an?

Auf die Frage, wie Sie mit der Autokorrektur arbeiten, gibt es zwei Antworten, a) entweder direkt in dem Programm, sofern es das unterstützt oder b) mit Hilfe einer separaten Textbaustein-Software.

Für die Verwendung, direkt in einem Programm, nehmen wir Microsoft Word als Beispiel, da es für die meisten zur täglichen Arbeit gehört. Ein Tipp am Rande: Auch Outlook hat eine Autokorrektur-Funktion, die der von Word sehr ähnelt.

Option A: Autokorrektur in Word verwenden

Die Autokorrektur ersetzt falsch geschriebene Wörter automatisch durch die richtige Variante. Das können Sie sich zu Nutze machen, indem Sie statt einer falschen Schreibweise eine Abkürzung eintragen, die durch ein längeres Wort oder einen ganzen Satz ersetzt wird.

Lassen Sie sich nicht durch die Bezeichnung Autokorrektur verwirren, es geht nicht wirklich um eine Korrektur, sondern darum, Wörter bzw. Zeichenfolgen beim Schreiben automatisch durch Texte zu ersetzen. Also genau das, was Ihnen die Arbeit erleichtert.

Leider ist das ändern der Autokorrekturen etwas umständlich. Das Autokorrektur-Menü finden Sie in den Optionen von Word. Die erreichen Sie über das Menü „Datei“ unter „Optionen“. In dem Fenster, das sich dann öffnet, wählen Sie auf der linken Seite den Eintrag „Dokumentenprüfung“ und klicken dort den „Autokorrektur-Optionen“-Button.

Um eine neue Korrektur zu erstellen, tragen Sie einfach das zu ersetzende Wort in das Feld „Ersetzen“ und den einzufügenden Text in das mit „Durch“ überschriebene Feld ein. Wichtig ist, dass Sie die Ersetzung durch den „Hinzufügen“-Button speichern. Einfach den „OK“-Button zu drücken reicht nicht aus.

Probieren Sie es aus, fügen Sie die Ersetzung „lg“ -> „Liebe Grüße“ hinzu und tippen Sie in ein Dokument „lg“ und die Leertaste. Jetzt sollte „lg“ direkt durch „Liebe Grüße“ ersetzt worden sein.

Damit haben Sie die Grundlage geschaffen. Statt mühselig immer die gleichen Texte zu tippen, fügen Sie jetzt einfach automatisch erweiterte Textblöcke ein. Klingt zu schön um wahr zu sein? Einen kleinen Schönheitsfehler hat die Sache.

Das Problem ist nämlich, dass Word diese Funktion nur in eigenen Dokumenten ermöglicht. So müssten Sie sich für Outlook eine eigene Sammlung anlegen und in anderen Programmen ohne Autokorrektur bleibt Ihnen schlimmstenfalls nur wieder das selber Schreiben.

Option B: Textbaustein-Software

Besonders wenn Sie mit verschiedenen Programmen arbeiten oder das Programm Ihrer Wahl, gar keine Textbausteine bereitstellt, können Sie das mit einer Textbaustein-Software zu lösen. So eine Software erweitert praktisch alle Programme um eine zentrale Textbausteinfunktion.

Das bedeutet, dass Sie nicht nur überall die gleichen Kürzel verwenden können, sondern auch, dass Sie alle Bausteine an nur einer Stelle zu verwalten brauchen. Besonders praktisch ist das, vor allem bei größeren Textbaustein-Sammlungen, da Ihnen Einteilungen in Kategorien und eine Suchfunktion dabei helfen den Überblick zu behalten.

Hier ist ein Beispiel, wie die Verwaltung in der Textbaustein-Software TastenTrick (klick) aussieht.

Neben den herkömmlichen Textersetzungen, lassen sich auch Tastenkombinationen oder das Einfügen aus der Zwischenablage in Bausteine einbinden. So befüllen Sie in windeseile Formulare oder steuern Programme über Tastenkombinationen. Aber das ist ein Thema für ein anderes Mal.

Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, können Sie TastenTrick, eine Textbaustein-Software für Windows (klick), 30 Tage kostenlos testen.

Machen Sie Textbausteine zur Wunderwaffe

Nachdem die Technik geklärt ist, geht es jetzt um die tatsächliche Anwendung.

Wie Sie die ersten Textbausteine finden

Viele der wirklich zeitsparenden Bausteine werden Sie im Alltag entdecken. Zum Beispiel wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselbe Beschreibung oder den gleichen Link verschicken.

Eine gute Quelle für solche wiederkehrenden Themen ist ihr Posteingang und (falls noch vorhanden) Ihre gesendeten E-Mails. Nehmen Sie sich die Zeit und halten Sie nach wiederkehrenden Formulierungen, langen Wörtern oder häufigen Tippfehlern Ausschau. Sammeln Sie all Ihre Funde erst einmal in einem Dokument und entscheiden Sie welche Texte sich als Textbaustein eignen. Manchmal muss noch ein wenig Hand angelegt werden, damit die genaue Formulierung auch passt.

Zusätzlich sind hier noch ein paar Ideen, die sich als nützlich erwiesen haben:

Symbole, lange oder umständlich zu schreibenden Wörter (ø, Quadratmeter, iPhone)
Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Webseite, Adresse)
Tippfehler korrigieren (dirket -> direkt, nciht -> nicht)
Grußformeln und Anreden
Verzeichnispfade und Links

Bausteine zur Gewohnheit machen

Zu guter Letzt bleibt nur noch eine Kleinigkeit. Die Frage, „Wie soll ich mir die ganzen Abkürzungen merken?“

Dafür sind hier ein paar Tipps:

Versuchen Sie nicht sich alle Kürzel auf einmal zu merken. Das frustriert nur und bringt wenig Erfolg. Denken Sie daran, dass der Großteil der Zeitersparnis wahrscheinlich aus einer relativ kleinen Zahl, sehr häufig genutzter Bausteine entsteht. Konzentrieren Sie sich auf diese.
Wählen Sie ein/zwei Kürzel pro Tag, auf die Sie sich konzentrieren. Achten Sie besonders darauf, sie wo es geht anzuwenden.
Vermeiden Sie „clevere“ Kürzel. Je einfacher und offensichtlicher, desto besser. Denn die schlaue Eselsbrücke ist schnell vergessen und muss sie sich gedanklich wieder herleiten, was beim Schreiben nicht gerade hilfreich ist.
Raten Sie. Wenn Sie glauben, dass Sie schon einen Baustein für den Text haben, probieren Sie das erste Kürzel, das Ihnen dazu einfällt, aus. Es ist überraschend, wie häufig das passt. Und wenn nicht, überlegen Sie, ob Sie das Kürzel ändern sollten, denn die ursprüngliche Version war ja eh zu schwer zu merken.

Damit sind wir am Ende der Textbaustein-Starter-Tour angekommen. Ich hoffe Sie haben einige hilfreiche Anregungen gefunden.

Über den Autor

Mein Name ist Christian Deneke. Ich bin Gründer von TastenTrick, einer Textbaustein-Software für Windows.

Ich helfe Menschen gern dabei Probleme effizienter zu lösen und die vielen Möglichkeiten der Technik zu nutzen.

Kontakt: https://TastenTrick.de (klick)