Den ganzen Tag gearbeitet – aber nichts geschafft?

Wer kennt das nicht?

Es gibt Tage, da geht es nicht voran. Wenn sich diese Zeiten häufen, sollten Sie etwas ändern. In diesem Artikel gebe ich Ihnen 5 Tipps dazu.

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Die größten Feinde von Produktivität

• Ablenkungen: Ständige Unterbrechungen durch soziale Medien, Benachrichtigungen, Kollegen oder persönliche Angelegenheiten können die Konzentration beeinträchtigen und die Produktivität verringern.
• Prokrastination: Aufschieben von Aufgaben kann dazu führen, dass wichtige Arbeiten nicht rechtzeitig erledigt werden und Stress verursachen.
• Unklare Ziele: Wenn Ziele nicht klar definiert sind oder nicht ausreichend kommuniziert wurden, kann dies zu Verwirrung und ineffektiver Arbeit führen.
• Mangelnde Organisation: Eine schlechte Organisation von Aufgaben, Zeit und Ressourcen kann dazu führen, dass Arbeitsabläufe ineffizient werden.
• Überlastung: Zu viele Aufgaben auf einmal zu bewältigen kann zu Stress führen und die Qualität der Arbeit beeinträchtigen.
• Fehlende Motivation: Wenn Mitarbeiter nicht ausreichend motiviert sind, kann dies ihre Leistung und Produktivität negativ beeinflussen.
• Kommunikationsprobleme: Unklare Kommunikation, Missverständnisse oder fehlende Kommunikation können zu Fehlern und Verzögerungen führen.
• Fehlende Pausen: Kontinuierliches Arbeiten ohne angemessene Pausen kann zu Erschöpfung und nachlassender Konzentration führen.
• Multitasking: Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben kann die Effizienz verringern und zu Fehlern führen.

5 Tipps für ein besseres Aufgabenmanagement

Pomodoro-Technik:

Diese Methode passt nicht für jeden Tag. Aber wenn Sie in mehreren verschiedenen Themen vorankommen wollen, ohne sich an einer Aufgabe festzubeißen, dann ist das genau richtig. Die Pomodoro-Technik habe ich in diesem (klick) Artikel bereits vorgestellt. Wer keine Küchenuhr verwenden möchte, für den ich der Time auf dem PC passend, den ich hier (klick) vorstelle.

„Eat the frog“-Methode:

Das aus den USA stammende Prinzip Eat the Frog (first) besagt, man solle jeden Tag mit einer wichtigen und großen Aufgabe beginnen.

Wenn Sie am Morgen mit einer großen Aufgaben starten, haben Sie diese bereits fertig, bevor das Tagesgeschäft mit den vielen kleinen Aufgaben so richtig los geht.

Die Metapher des Frosches lässt sich dabei leicht ableiten, da Frösche zum einen glitschig und demnach schwer zu greifen sind und zum anderen weghüpfen, wenn man versucht, sie zu fassen.

Große, wichtige Aufgaben werden nicht ohne Grund gerne vor sich hergeschoben. Meistens erledigt man diese ungern, da sie komplex und nicht so einfach planbar sind und überdies meist mehr Zeit benötigen.

To-Do und Want-To-Do-Liste:

Was muss heute erledigt werden, was ist optional?

Wer das für sich geklärt hat, der kann zuerst die Muss-Aufgaben erledigen. Bleibt dann noch Zeit übrig, oder Sie haben zwischendurch noch 10 min., dann können Sie sich mit den optionalen Aufgaben beschäftigen.

Wie finden Sie heraus, was unbedingt erledigt werden muss? Beim Priorisieren hilft Ihnen das Eisenhower-Prinzip, bei dem zwischen „wichtig“ und „dringend“ unterschieden wird.

Die „Big 3 der Woche“:

Auch bei diesem Tipp geht es um die richtige Priorisierung der Aufgaben. Nun wird der Zeitrahmen aber größer und betrifft nicht nur den Tag, sondern die ganze Woche.

Die Frage lautet: Was sind die 3 großen Aufgaben, die Sie in dieser Woche erledigen müssen?

Was sind die 3 großen Aufgaben? Das sind die Themen, die wichtig und zeitaufwändig sind und oft auch zu Projekten gehören.

Sparringspartner suchen:

Der letzte Tipp soll Sie dazu motivieren, Ihre geplanten Aufgaben tatsächlich zu erledigen.

Helfen kann Ihnen dabei, wenn Sie z.B. einem Kollegen von Ihren Big-3-der-Woche erzählen. So kann der Kollege Sie wie ein Sparringspartner daran erinnern, was Ihre Ziele für die Woche sind, falls Sie sich mal wieder von den vielen Kleinigkeiten ablenken lassen. Sie können aber auch einen Freund/eine Freundin oder Ihren Partner/Partnerin von Ihren Plänen erzählen.

Wenn Sie dann am Freitagmittag beichten müssen, dass Sie sich an Ihre eigene Planung nicht gehalten haben, wird es unangenehmen für Sie. – Und das ist genau das Ziel. Es gibt keine Ausreden!