Fallstudie: Daily Standup

In dieser Fallstudie stelle ich ein Kundenbeispiel vor. Sie erfahren, wie die Situation vorher war, in welchen Schritten wir vorgegangen sind und was sich dadurch geändert hat. Das Thema war in diesem Fall die Verbesserung der Kommunikation zwischen dem Inhaber eines kleinen Unternehmens und seinem Team.


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Es hakt überall…

Stellen Sie sich vor, Sie sind Inhaber eines kleinen Betriebes. Sie haben 8 Mitarbeiter, die teilweise mit der Abwicklung von Kundenprojekten betraut sind, oder auch Verwaltungsaufgaben übernehmen. Sie selbst übernehmen die Gewinnung von Neukunden und einzelne Kundenprojekte.

Es gibt häufig Tage, an denen Sie von morgens bis abends unterwegs sind. Vom Auto aus beantworten Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter und delegieren Aufgaben. Aber das funktioniert nicht immer so gut, wie Sie es sich wünschen. Wenn Sie abends ins Büro kommen, stellen Sie fest, dass einige Dinge liegen geblieben sind, von denen Sie dachten, dass es längst erledigt wäre. Weil auch Terminsachen dabei sind, machen Sie es dann doch selbst, was Sie ärgert.

So ging es auch Markus W., der mir sein Leid klagte bei einem unserer wöchentlichen Coachinggesprächen.

Er fasste die Situation so zusammen: „5 meiner Mitarbeiter machen pünktlich Feierabend und ich sitze auch nach 20:00 Uhr noch im Büro“.

Er war seit morgens um 6:00 Uhr unterwegs, um beim Kunden vor Ort die Installation einer Maschine zu begleiten. Nun am Abend fehlte ihm schlicht die Energie zwei Angebote zu schreiben und eine Kostenkalkulationen zu überarbeiten.

Außerdem hat ihn während der Fahrt zurück ins Büro ein anderer Kunde angerufen und nachgefragt, wann er denn nun endlich die aktualisierten Pläne erhält. Die Änderungen hatte Markus W. bereits vor 3 Tagen an seine Mitarbeiterin weitergegeben. Auf ihrem Schreibtisch fand er die Pläne, aber es war unklar, warum sie noch nicht versendet wurden. So etwas macht ihn wütend. Denn beim Kunden musste er sich mehrfach für den Verzug entschuldigen.

Die Lösung: Daily Standup

Während unseres Coachinggesprächs überlegten wir nun gemeinsam, wie die Kommunikation zwischen ihm und seinen Mitarbeitern verbessert werden könnte.

Er schlug vor, die monatlichen Teambesprechungen wieder regelmäßiger durchzuführen, denn die waren seit einiger Zeit aufgrund von Urlaub, Krankheit und hohem Arbeitsaufkommen ausgefallen.

Aber würde das helfen, die tägliche Abstimmung zu den verschiedenen Kundenprojekten zu verbessern?

Aus meiner Sicht: Nein.

Stattdessen stellte ich ihm das „Daily Standup“ vor.

Erstens: Kurze tägliche Briefings mit seiner Assistentin am Morgen. Hierbei geht es hauptsächlich um anstehende Termine, dringende Rückrufe und Unterlagen, die an diesem Tag verschickt werden müssen.

Zweitens: Kurze tägliche Abstimmungsgespräche mit seinen Projektleitern über den Stand der Dinge in den einzelnen Kundenprojekten. Hier können auch Probleme erkannt und kurzfristig gelöst werden.

Drittens (gehört nicht zum Daily Standup, ist aber trotzdem sinnvoll): Wir haben zwei feste Bürotage in seinem Kalender eingeplant. So ist er für seine Mitarbeiter direkt ansprechbar und hat selbst ausreichend Zeit um Angebote, Kalkulationen und Stellungnahmen zu schreiben.

Die monatlichen Teambesprechungen haben wir auch wieder regelmäßig eingeplant. Diese Zeit kann zukünftig dafür genutzt werden, Grundsatzthemen zur Arbeitsorganisation zu klären.

Er war motiviert, gleich am nächsten Morgen seinen Mitarbeitern diese neuen Regelungen vorzustellen.

Es läuft!

Bei unserem nächsten Coachinggespräch war Markus W. gut gelaunt und wirkte gelöst. Er berichtete begeistert von den täglichen Abstimmungsgesprächen. Er ist nun besser informiert über den Stand der Projekte, was ihn beruhigt, denn er weiß nun, dass nichts im Hintergrund anbrennt.

Seiner Assistentin fällt es nun leichter die Prioritäten richtig zu erkennen und mehr Entscheidungen selbst zu treffen. Das entlastet ihn.

An den beiden Bürotagen hat er einige offene Aufgaben vom Schreibtisch bekommen, was ihn den früheren Feierabend genießen lässt.

Die neue Situation hat er kurz zusammengefasst: „Es läuft!“ Und dafür gab es auch ein gutes Beispiel: Am Vormittag hatte er mit einem Kunden vor Ort noch einige Änderungen in den Plänen besprochen. Im Anschluss gab er dies an seine Mitarbeiterin weiter, die die überarbeiteten Unterlagen an den Kunden senden sollte. 3 Stunden später rief ihn dieser Kunde an und bedankte sich, dass die Unterlagen bereits bei ihm angekommen sind.


Geht es Ihnen ähnlich? Fehlen in Ihrem Betrieb auch Strukturen, die Sie als Chef entlasten? Dann lassen Sie uns reden.

Vereinbaren Sie einfach ein unverbindliches und kostenloses Strategiegespräch mit mir, in dem wir klären, wie ich Sie am Besten unterstützen kann.

So dokumentieren Sie Wissen digital

Aus aktuellem Anlass spielen viele große, aber auch kleine Unternehmen mit dem Gedanken, spontan das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Wer von zu Hause aus arbeitet, benötigt Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Ein kurzer Austausch mit den Kollegen ist nur noch mit Hilfe von technischen Lösungen möglich.

Klar im Vorteil sind die Mitarbeiter und Betriebe, die rechtzeitig damit begonnen haben, Dateien, Informationen und Wissen digital abzulegen und zur Verfügung zu stellen.

Wer dagegen viel mit Haftnotizzetteln, Schmierzetteln, handschriftlichen Listen und Papierunterlagen arbeitet, muss entweder schwer zwischen Büro und dem Zuhause tragen, oder stellt schnell fest, dass etwas fehlt.

Die reine Dateiablage reicht nicht aus

Wer digital arbeiten möchte, denkt wahrscheinlich zu erst daran, dass das Papier eingescannt und als Datei abgelegt werden muss. Das ist auch tatsächlich die Basis. Aber die Informationen in den Dateien reichen oft nicht aus.

Es fehlt das Wissen dazu. Mit Wissen meine ich

  • was wirklich wichtig ist im Text
  • Anmerkungen dazu
  • Verweise zwischen verschiedenen Texten
  • Kombination von Texten, Fotos, Screenshots etc.

Diese Möglichkeiten bietet auch eine gut gestaltete und übersichtliche Dateiablagestruktur nicht.

Das digitale Notizbuch

Aus meiner Sicht bietet ein digitales Notizbuch alle Möglichkeiten, um aus Informationen „Wissen“ zu machen.

Es gibt sicherlich auch dafür verschiedene Tools, die Sie nutzen können. Aber falls Sie schnell, einfach und unkompliziert ein digitales Notizbuch einrichten möchten, sollten Sie auf eine Software zurückgreifen, die wahrscheinlich bereits auf Ihrem PC installiert ist. So müssen Sie nicht erst noch die IT-Abteilung einbinden, die dann eine neue Software kaufen und installieren muss.

Ihr digitales Notizbuch heißt OneNote. Dieses Tool ist Teil des Microsoft-Office-Paketes und steht Ihnen daher bereits zur Verfügung.

Es ist – kurz gesagt – die Software, die weit verbreitet, aber wenig bekannt ist.

Vorteile von OneNote

OneNote bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, die Sie auch dafür nutzen können, Wissen zu dokumentieren und im Team zu veröffentlichen.

  • Übersichtlichkeit: Das Notizbuch können Sie einfach mit Hilfe von Abschnitten und Seiten strukturieren.
  • Freigabe für die Kollegen: Entweder geben Sie Ihr komplettes Notizbuch für Ihre Kollegen frei, oder gewähren nur einzelnen Personen Zugriff auf bestimmte Abschnitte. Dies können Sie mit wenigen Klicks selbständig tun und behalten die Kontrolle.
  • Verschiedene Dateiformate: Sie können in OneNote Inhalte aus verschiedenen Dateien einfügen. Dies ist mit den gängigen Dateiformaten möglich.
  • Anmerkungen: Wichtige Textpassagen mit einem Textmarker hervorheben, Details einkringeln, Anmerkungen hinzufügen. Das alles ist mit OneNote problemlos möglich.
  • Kennzeichnungen: Mit Hilfe von Kategorien können Sie Inhalte z.B. als wichtig markieren, oder Fragen hinzufügen. Auch Prioritäten lassen sich darstellen.
  • Checklisten: Abläufe können Sie gut in Checklisten umwandeln. Den Stand der Dinge und die nächsten Schritten erkennen Sie anhand der Haken.
  • Notizen: Sehr komfortabel ist die Funktion, die es Ihnen ermöglicht zu Word-Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen Notizen hinzuzufügen.
  • Informationen finden: Die Suchfunktion umfasst in OneNote sämtliche Inhalte, d.h. es werden nicht nur Texte, sondern auch Bilder und Ihre Anmerkungen durchsucht.

Einen ersten Eindruck von OneNote erhalten Sie auf meinem YouTube-Kanal.

Wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind, dann empfehle ich Ihnen mein OneNote-Tutorial. Hier zeige ich Ihnen einige Anwendungsbeispiele und erkläre alle Funktionen mit bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitungen. So können Sie sofort durchstarten und noch digitaler Arbeiten.

Wissen dokumentieren: Papier oder digital?

Wer effizient arbeiten will, der braucht einen schnellen Zugriff auf Informationen. Aber häufig ist nicht nur die reine Information (z.B. ein Fachartikel) wichtig, sondern auch Anmerkungen dazu (z.B. vom Chef, wie vergleichbare Fälle im Betrieb behandelt werden). Oder auch Hinweise von erfahrenen Kollegen zu Abläufen und bestimmten Vorgehensweisen. Auf die Vor- und Nachteile einer Wissenssammlung in Papier verglichen mit einer digitalen Variante gehe ich in diesem Artikel genauer ein.


Wann ist eine Wissenssammlung sinnvoll?

Klare Antwort: Immer.

Auch langjährige Mitarbeiter schauen in Spezialfällen in ihren Notizen nach. Aber insbesondere neuen Mitarbeitern kann durch eine Wissenssammlung die Einarbeitung deutlich erleichtert werden, sodass sie schneller produktiv werden.

Oder nehmen wir als Beispiel die vielen Tipps & Tricks zu Softwareprogrammen, die die einzelnen Mitarbeiter „drauf“ haben, von denen die Kollegen aber nur zufällig oder gar nicht erfahren.

Eine Wissenssammlung, die Informationen und Anmerkungen vereint, ist besonders wertvoll auf Dienstreisen, in Kundenbesuchen oder der Arbeit im Homeoffice, die nun einige Firmen aufgrund des Corona-Virus für ihre Mitarbeiter in Erwägung ziehen. Also immer dann, wenn man nicht einfach mal einen Kollegen fragen kann.

Wenn Sie eine solche Wissenssammlung in Ihrem Betrieb oder Abteilung aufbauen möchten, sollten Sie eine grundsätzliche Entscheidung treffen: Papier oder digital?

Ihre Wissenssammlung in Papier

Qualitätsmanagement-Handbuch, Organisations-Handbuch, Sammlung von Fachartikeln, Prozessbeschreibungen, Checklisten, Vorlagen, Schulungsunterlagen, Handbücher für Geräte – es gibt viele Stellen, an denen Sie dokumentiertes Wissen in Ihrem Unternehmen finden. Häufig hat jeder Mitarbeiter eine kleine Sammlung an seinem Schreibtisch. Der Vorteil: Jeder kann individuelle handschriftliche Anmerkungen hinzufügen.

Selbst wenn Sie gerade an Ihrem Computer arbeiten, können Sie das dokumentierte Wissen neben sich auf den Schreibtisch legen, falls notwendig, auch mehrere Seiten nebeneinander, wenn die Informationen verteilt sind.

Aber diese papierhafte Dokumentation hat auch einen großen Nachteil: Die fehlende Stichwortsuche. Es ist also nicht ganz einfach, die benötigten Informationen zu finden.

Auch die Verteilung der Informationen und Aktualisierung gestaltet sich oft sehr aufwändig. Ich erinnere mich noch gut an ein QM-Handbuch. Es war gut strukturiert, sodass wir Informationen relativ schnell finden konnten. Aber dann kam einmal im Monat ein Päckchen mit Austauschseiten. Und ganz ehrlich: Kein Kollege hatte wirklich Lust, die neuen Seiten an die richtige Stelle zu heften und die alten Seiten wegzuwerfen. Und wirklich gelesen wurden die neuen Informationen – ehrlich gesagt – auch nicht von jedem. Irgendwann wurde der Stapel mit den Austauschseiten immer größer und damit war unser QM-Handbuch nicht mehr aktuell. Das gab natürlich Ärger von der Chefin.

Ihre digitale Wissenssammlung

Bei einer digitalen Wissenssammlung, die entweder im Intranet, oder auf dem Laufwerk zur Verfügung steht, funktioniert die Verteilung der Aktualisierungen sehr viel einfacher: Ein Kollege ist zentral dafür zuständig.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die dokumentationsübergreifende Stichwortsuche. Ich muss mich also nicht durch eine detaillierte Struktur und Ablagesystematik arbeiten, sondern gebe in eine Suchmaske das Stichwort ein, nach dem ich suche.

Im Suchergebnis werden mir dann allerdings die Dokumente nacheinander angezeigt, sodass ich nicht mehrere Seiten nebeneinander legen kann. Ich kann zwar für jedes Dokument ein Fenster bzw. Tab öffnen, aber das wird schnell unübersichtlich auf dem Bildschirm.

Ein weiterer Nachteil der zentralen und digitalen Lösung: In der Regel kann nicht jeder Mitarbeiter individuelle Anmerkungen anfügen.

Hier noch einmal die Vor- und Nachteile beider Möglichkeiten im Überblick:

Wie entscheiden Sie?

Aus meiner Sicht sprechen die Vorteile eindeutig für die digitale Variante. Häufig liegen die Informationen bereits digital vor (in Form von Dateien oder E-Mails), sodass ein Medienwechsel einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Und die Stichwortsuche zum schnellen Finden von Informationen ist notwendig, um effizient arbeiten zu können.

Für welchen Weg haben Sie sich in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung entschieden? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

Ihr Notfallplan bei Virus-Alarm

Keine Panik bei Viren-Alarm

Grippe-Viren, Magen-Darm-Viren, Corona-Virus. Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Viren von einem Mensch zum anderen übertragen werden. Das eine Jahr sind weniger Personen betroffen, das andere mehr. Die Verläufe sind unterschiedlich. Wer gut auf diese Fälle vorbereitet ist, der kann dem Ganzen gelassen entgegensehen.

Vorab: Ich gebe in diesem Artikel keine Gesundheits- und Hygienetipps und möchte auch gar nicht auf den aktuellen Corona-Virus eingehen. Mir geht es ums Büro, um den Betrieb. Da ist der Virus nur ein Anlass, darüber zu schreiben, aber nicht der eigentliche Grund.

Gründe, warum es im Betrieb eng werden könnte

Wenn man sich die aktuellen Maßnahmen ansieht, mit denen versucht wird das Virus einzudämmen, dann kann man erkennen, dass es 4 Gründe geben könnte, warum Ihr Unternehmen nicht mehr so läuft, wie bisher. Allerdings gibt es große Unterschiede. Aber schauen wir uns doch einmal die Gründe genauer an:

Kitas und Schulen werden für 2 Wochen geschlossen

Angenommen, in Ihrem Betrieb arbeiten mehrere Mütter. Wenn dann in Ihrem Ort alle Kitas und Schulen geschlossen werden, bleiben in der Regel die Mütter zu Hause, um die Kinder zu betreuen. Vielleicht können einige Familien noch auf die Großeltern zurückgreifen, aber das funktioniert sicherlich nicht für 14 Tage. Und einfach Urlaub zu nehmen, ist für viele sicherlich keine einfache Alternative.

Diese Situation ist für Sie als Unternehmer noch recht komfortabel. Denn Ihre Mitarbeiterinnen sind arbeitsfähig. Nur nicht immer und nicht zu den gewohnten Zeiten. Und natürlich nicht bei Ihnen im Büro.

Gut wäre es, wenn Sie auf diesen Fall vorbereitet sind und den Mitarbeiterinnen es ermöglichen könnten, von zu Hause zu arbeiten. Dafür sind einige Voraussetzungen bei den Mitarbeiterinnen notwendig, aber auch in Ihrem Betrieb.

Zur Unterstützung habe ich eine Checkliste für Sie zusammengestellt, die Sie hier kostenlos herunterladen können:

Mehrere Mitarbeiter sind krank

Ganz anders sieht die Situation natürlich aus, wenn sich mehrere Mitarbeiter angesteckt haben und nun krank sind. Diese Gefahr besteht natürlich nicht nur bei dem aktuellen Corona-Virus, sondern es gab sie schon immer bei einer Grippewelle oder bei einem Magen-Darm-Virus.

Solange nur 1 bis 2 Mitarbeiter ausfallen, wird der Betrieb wahrscheinlich ganz gut weiter laufen, denn diese Situation kennen Sie auch schon aus der Urlaubszeit.

Was aber, wenn die Hälfte oder sogar 2/3 der Mitarbeiter fehlt?

Dann benötigen Sie einen Notfallplan, in dem aufgelistet ist, welche Prozesse bzw. Aufgaben unbedingt weiterhin erledigt werden müssen. Die verbliebenen Mitarbeiter benötigen dann vielleicht noch zusätzliche Freigabekompetenzen (z.B. um Rechnungen bezahlen zu können). Außerdem sind Checklisten und Prozessbeschreibungen eine gute Hilfe, weil die Kollegen wahrscheinlich einige Aufgaben noch nie vorher übernommen haben. Das Wissen dazu sollte also dokumentiert sein. Auch Anleitungen zu speziellen Softwareprogrammen gehören dazu.

Einige Aufgaben können Sie vielleicht an Dienstleister auslagern. So könnte die Telefonzentrale von einem Anbieter für Telefonservices übernommen werden. Die Buchhaltung kann vielleicht Ihr Steuerberater abwickeln oder ein geeigneter Büroservice. Sie sollten also rechtzeitig mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt treten, damit die Suche nach einem geeigneten Partner nicht erst im Fall der Fälle beginnt.

Viele Mitarbeiter wohnen in einem Sperrgebiet

Eine Maßnahme, die in einzelnen Fällen nun beim Corona-Virus getroffen wird, ist die Absperrung ganzer Ortschaften oder Regionen mit der damit verbundenen Quarantäne.

Wenn nun viele Ihrer Mitarbeiter in diesem Sperrgebiet wohnen, dürfen sie also nicht mehr zur Arbeit kommen, sind aber arbeitsfähig. Diese Mitarbeiter könnten also auch im Homeoffice arbeiten.

Welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden sollten, erkennen Sie in meiner Checkliste, die Sie kostenlos herunterladen können.

Ihr Unternehmen liegt in einem Sperrgebiet

Es könnte auch sein, dass Ihre Mitarbeiter zwar arbeiten können, aber Ihr Betrieb im Sperrgebiet liegt und somit die Büros nicht erreichbar sind.

Auch in diesem Fall wäre es gut, wenn Sie vorab bereits mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt getreten wären. So könnte z.B. ein Business Center eine gute Alternative sein. Hier können Sie tageweise fertig eingerichtete Büros anmieten und auch den Telefonservice gleich dazu buchen. Dann müssen Sie „nur“ noch für die technische Ausstattung Ihrer Mitarbeiter sorgen.

Sie merken, auch in diesem Fall ist es wichtig, rechtzeitig einen Notfallplan zu erstellen, in dem alles geregelt ist.


Weitere Informationen, z.B. zu der Frage, ob der Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice anordnen darf und wie das Thema Lohnfortzahlung in Deutschland gesetzlich geregelt ist, finden Sie hier (externer Link – führt zum ZDF). Bedenken Sie auch, wenn vorhanden, den Betriebsrat einzubinden.


Lassen Sie uns reden!

Sie haben noch keinen Notfallplan?

Ihre Prozesse sind nicht dokumentiert?

Einzelne Arbeitsschritte sind nicht in Checklisten festgehalten?

… Und Sie wissen gerade gar nicht, wie Sie dieses Thema angehen sollen? Dann biete ich Ihnen ein kostenloses Strategie-Gespräch an, in dem wir gemeinsam überlegen können, was die nächsten Schritte wären und wie ich Sie dabei unterstützen kann.

Fallstudie: In 3 Schritten zu einem erfolgreichen Teamleiter

Heute möchte ich Ihnen aus meinen Coachings berichten.

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Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor:

Sie sind Teamleiter in einem mittelständischen Unternehmen. Seit einem Jahr ist Ihre Projektliste immer länger geworden und trotz Überstunden schaffen Sie und Ihr vierköpfiges Team es nicht, alles zu bearbeiten. Der Geschäftsführer ist genervt, in der wöchentlich stattfindenden Besprechung können Sie nur wenige Erfolge melden. Der Betriebsrat fordert: Überstunden runter. Der Geschäftsführer sagt: kein Geld für neue Mitarbeiter. Das Image Ihres Teams bei den anderen Führungskräften ist im Keller. Alle sind frustriert, der Berg an Aufgaben schwillt täglich weiter an. Ihr Image als Führungskraft nimmt bereits Schaden.

In dieser Situation bat mich Uwe S. um Hilfe.

Als ich mir die Abläufe im Unternehmen ansehe, wird schnell klar: viel zu viel Zeit geht verloren, weil es keine klaren Strukturen und Werkzeuge gibt. So werde ich Zeuge eines Gespräches zwischen dem Geschäftsführer und einem Teammitglied, welches in der Folge 3 Tage Recherchearbeit für das Teammitglied bedeutet hätte. In der Vergangenheit wurden solche Aufträge meistens zur Unzufriedenheit des Geschäftsführers ausgeführt, wie mir alle bestätigen.

An dieser Stelle gehen wir aber bereits einen anderen Weg.

Wir krempeln die Ärmel hoch und implementieren 1-2-3 die richtigen Strukturen und Werkzeuge.

ERSTENS bringen wir Ordnung und Struktur in die Papier-, Datei- und Mailablage.

ZWEITENS entwickeln wir einen eindeutigen Projekt-Fortschritts-Anzeiger. Dieser macht allen klar, was in einem Projekt die nächsten Schritte sind.

Als DRITTES führen wir einen Auftragsklärungsvorgang ein. Dieser verhindert wilden Aktionismus bei neueingehenden Aufträgen und sortiert diese stattdessen in ihre vorhandenen Projekte ein.

Die Kommunikation sowohl im Team als auch zum Geschäftsführer verbessert sich drastisch. Der Geschäftsführer bekommt in kurzen Abständen Zwischenergebnisse präsentiert und es gibt neben vielen kleineren Erfolgsmeldungen auch die Möglichkeit zur schnellen Richtungskorrektur. Uwe S. und seine Mitarbeiter sparen viel Zeit und die Überstunden sinken deutlich.

Für kleinere Aufgaben werden statt 16 Stunden nur noch 3 benötigt, das ist weniger als ein Fünftel der Zeit. Mittlere Themen werden in maximal 2 Wochen abgeschlossen. Für größere Projekte wird nur noch die Hälfte des Arbeitsaufwandes eingesetzt. Im gesamten 5-köpfigen Team sind innerhalb eines halben Jahres aus 780 Überstunden 93 geworden – das ist ein Abbau der Überstunden um 90%.

Klar, dass sich die Stimmung im Team verbessert hat und alle wieder gern zur Arbeit kommen. Das Image von Uwe S. im Unternehmen hat sich komplett gewandelt. Er bekommt heute viel Wertschätzung und Anerkennung seitens des Geschäftsführers, denn er ist jetzt „der, der alles im Griff hat“. Genauso drückte er sich aus, als er mir beim Abschlussgespräch am Telefon dankte.

Geht es Ihnen ähnlich? Haben Sie mit den gleichen Problemen zu kämpfen? Dann nehmen Sie doch einfach Kontakt per Mail mit mir auf, damit wir ein kostenloses Strategiegespräch vereinbaren können. Dabei klären wir am Telefon, wie Ihre Situation genau aussieht, wo der „Schuh drückt“ und wie ich Sie am besten unterstützen kann, damit auch Sie als Teamleiter erfolgreich sind.

Arbeiten 4.0 – Das Weißbuch

In den letzten beiden Blogartikeln habe ich berichtet, dass das Thema „Digitaler Wandel“ immer mehr in den Unternehmen ankommt und dort intensiv diskutiert wird. Auch auf der politischen Ebene wurden einige Workshops zu diesem Thema durchgeführt. Die Ergebnisse sind auf dieser Web-Seite dokumtentiert: www.arbeitenviernull.de

Es geht dabei um folgende Frage: Wie können wir das Leitbild der „Guten Arbeit“ auch im digitalen und gesellschaftlichen Wandel erhalten oder sogar stärken?

Im „Grünbuch“ wurden wichtige Fragen zusammengetragen. Im „Weißbuch“ die Lösungsansätze dazu.

Im ersten Kapitel werden Trends und Treiber aufgeführt. Im zweiten Kapitel sind Spannungsfelder und Gestaltungsbedarf umrissen. Daraus wurde dann im dritten Kapitel das Leitbild „Gute Arbeit im digitalen Wandel“ entwickelt. Im Kapitel 4 werden gemeinsam erarbeitete Lösungsansätze präsentiert. Im fünften Kapitel geht es darum, Arbeit weiterzudenken.

Im folgenden Video stelle ich die Web-Seite, das Weißbuch, weitere Dokumente und einen Selbsttest vor:

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Die Internationale Arbeitsorganisation (ILO)

Pfingsten 2019 habe ich in den Nachrichten einen Beitrag über die ILO (International Labour Organization) gesehen. Sie feiert ihr 100-jähriges Bestehen. Vorher hatte ich noch nie von dieser Organisation, die Teil der Vereinten Nationen ist, gehört.

Sie hat sich in der Vergangenheit um viele Themen gekümmert und dafür gesorgt, dass die Mitgliedsstaaten gute Regelungen finden. Dabei ging es z.B. um das Thema Kinderarbeit oder auch die Beschränkung der täglichen, bzw. Wochenarbeitszeit.

Es liegt der Fokus auf folgende Fragen:

  • Wie sehen die Beschäftigungsverhältnisse der Zukunft aus?
  • Braucht es einen neuen Sozialvertrag zum Ausgleich der gesellschaftlichen Interessen?

Aktuell geht es um die On-Demand-Economy. Was sich dahinter verbirgt erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie eine Stunde länger arbeiten und trotzdem früher Feierabend machen

Ja, Sie haben richtig gelesen. Sie können länger arbeiten und trotzdem früher fertig sein. Wenn Sie Chef eines kleinen Betriebes sind und ich Sie neugierig gemacht habe, dann sollten Sie jetzt weiterlesen.

Sind Sie auch zu Beginn Ihrer Selbständigkeit als „One-(Wo)man-Show“ gestartet und haben alles selbst gemacht? Als es dann immer besser lief haben Sie ein paar Mitarbeiter eingestellt. Diese sollten Sie entlasten und Arbeit abnehmen.

Ich beobachte immer wieder, dass es aber ganz anders läuft. Der Chef delegiert zwar Aufgaben an die Mitarbeiter, aber um sicher zu stellen, dass alles perfekt ist, kontrolliert er jedes Ergebnis. Die Erwartung, die dahinter steckt ist, dass alles so erledigt wird, als hätte er es selbst getan. Dies ist ein sehr hoher Anspruch und kann genau genommen nicht von den Mitarbeitern erfüllt werden.

Wenn diese Chefs bessere Strukturen etablieren würden, müssten sie ihre Zeit nicht mehr damit verbringen, ihre Mitarbeiter zu kontrollieren. Sie könnten ihre Zeit besser nutzen. Sie arbeiten also effizienter und sind dadurch früher fertig.

Seien Sie ehrlich: Schauen Sie auch noch immer nach, was Ihre Mitarbeiter gemacht haben?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar dazu unter diesem Artikel.

Farbige Rückenschilder für Stehordner

Farben geben Orientierung

Ein Kunde von mir betreibt verschiedene Niederlassungen. Dem Bereichsleiter war es wichtig, dass die Organisation in der Verwaltung der einzelnen Niederlassungen weitestgehend einheitlich ist, damit die Springer-Kraft, die die Urlaubs- und Krankheitsvertretung übernimmt, sich schnell zurecht findet. Außerdem wollte er durch die Vereinheitlichung und die Einführung von Standards eine effizientere Arbeitsweise erreichen.

Nachdem wir gemeinsam die Ablagestruktur neu organisiert haben, wurde auch ein Farbkonzept entwickelt.

Farben geben einfach Orientierung beim Suchen nach Informationen. Wenn Sie sich im Team z.B. darauf geeinigt haben, dass Rechnungen immer in einem blauen Ordner abgelegt werden, dann können Sie im Schrank gezielter nach dem richtigen Ordner suchen.

Da Sie ja bereits Ordner (vermutlich in grau marmoriert) angelegt haben, wäre der Aufwand nun groß, alles in farbige Stehordner um zuheften. Daher liegt es nahe, dass die Rückenschilder nun farbig sein sollten. Wenn Sie aber auch die alten Einsteckschilder weiter verwenden möchten und sich die Arbeit sparen wollen, alle Schilder neu zu beschriften, könnten die Rückenschilder „Ordofix“ von Durable die richtige Lösung für Sie sein.

Es gibt die Rückenschilder in den Farben Schwarz, Grün, Rot, Gelb und Blau.

Sie kleben die Schilder einfach auf den Ordnerrücken (das Loch ist bereits ausgestanzt). Am oberen Teil ist das Schild etwas länger, sodass Sie es umknicken und auf die Ordnerinnerseite kleben.

Einsteckschilder wie gewohnt

Da die Rückenschilder über eine entsprechende Tasche verfügen, können Sie die Einsteckschilder wie gewohnt beschriften und hinein schieben.

So wird aus einem schlichten grau marmorierten Stehordner ein Ordner, der Ihrem Farbkonzept entspricht.

Produkte von Amazon.de

Die Vorlage zur Beschriftung der Einsteckschilder finden Sie zum Download bei Durable:

https://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

 

 

Mehr als nur Mappen – Grundprinzipien der Mappei-Methode

Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Mappei-Methode basiert auf ein paar einfachen und leicht umsetzbaren Prinzipien, mit denen Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente und Informationen haben.

Sofort-Ordnung mit Loseblatt-Ablage

Haben Sie, genau wie ich, keine Lust Ablage zu machen? Ordner aus dem Schrank holen, Papier lochen, abheften und Ordner wieder in den Schrank stellen. Dazu habe ich weder Lust noch Zeit.

Das tolle an Mappei ist, dass Sie nur 1x eine Mappe anlegen. Dort legen Sie das Papier ungelocht in einer Loseblatt-Sammlung sofort ab. Diese Mappe befindet sich als Arbeitsmappe an Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie an Aufgaben erinnert werden möchten, dann planen Sie diese entweder über Outlook oder mit dem Termin-Modul von Mappei ein. Wird der Vorgang aktuell nicht von Ihnen benötigt, wandert die Mappe in den Schrank.

Sie benötigen also keinen Ablagekorb mehr auf Ihrem Schreibtisch.

Logische Einheiten

Vermeiden Sie dicke, unhandliche Mappen. Gliedern Sie stattdessen die Dokumente in logische Einheiten. Je kleiner die Einheiten, desto schneller finden Sie benötigte Unterlagen. Sie können dafür auch Fächermappen verwenden. Beispiel Einkauf: Legen Sie pro Lieferant eine Fächermappe an. In den jeweiligen Fächern können Sie z.B. den Rahmenvertrag, die Lieferantenbewertung, Spezifikationen bzw. Produktübersicht und aktuelle Bestellungen getrennt ablegen.

Eindeutige Kennzeichnung

Bevor Sie die Mappen beschriften, sollten Sie sich mit Ihren Kollegen in der Abteilung darüber einigen, wie Mappen beschriftet werden. Sind die Produktnummern entscheidend oder legen Sie nach Produktnamen ab? Sind es Lieferantennummern oder Lieferantennamen? Kundennummern oder Kundennamen? Wenn Sie die Mappen mit den jeweiligen Namen beschriften möchten, dann sollten Sie bei Namen, bei denen eine Kurzform üblich ist, festlegen, ob Sie die offiziellen (längeren) Namen oder die Kurzform wählen.

Außerdem sollten Sie sich auf ein gemeinsames Farbkonzept einigen. Beispiel: Lieferanten für Stahl = gelb, Lieferanten für Schrauben = blau.

Wenn Sie Ihre Mappen beschriften, wählen Sie ein Schild in der entsprechenden Farbe. Schreiben Sie dort den Namen drauf (zur besseren Orientierung sind auf den Schildern kleine Dreiecke aufgedruckt, die Ihnen zeigen, wo Sie mit der Beschriftung beginnen sollten). Kleben Sie dann das Schild an die Hinterseite der Mappe und zwar an die Stelle mit dem Buchstaben, mit dem der Name beginnt.

Die Stehorganisation

Ihre Mappen stellen Sie in eine Ordnungsbox. Sie können die Box auch mit Leitkarten gliedern. Achten Sie bitte darauf, dass die Mappen mit einem Beschriftungsschild bei „A“ hinten stehen und die bei „Z“ vorne. Nur so können Sie den Beginn der Schilder lesen und Informationen schnell finden.

Diese Grundprinzipien erkläre ich auch in diesem Video:

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Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das genannte Buch „Ordnung ohne Stress“.

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