Aufräumen mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist eine Idee aus dem japanischen Toyota-Produktionssystem. Ziel ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann, Suchen ebenso wie lange Transportwege und Wartezeiten vermieden werden und dadurch verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld gilt als Grundlage für Qualitätsarbeit.

Die 5S-Methode wird in Deutschland auch 5A-Methode genannt und leitet sich von den Anfangsbuchstaben der 5 Schritte ab. In der folgenden Grafik sehen Sie die einzelnen Schritte mit kurzen Erläuterungen. Ich habe noch einen 6. Schritt hinzugefügt: Wenn alles zur Gewohnheit geworden ist, läuft es wie von selbst.

Ein aufgeräumter Schreibtisch

Wenn Sie Ihren Schreibtisch mit der 5S-Methode aufräumen möchten, sollten Sie ungefähr einen halben Tag dafür einplanen. Wenn es schon länger her ist, dass Sie aufgeräumt haben, könnte es auch einen Tag dauern.

Planen Sie einen Aufräum-Tag mit der ganzen Abteilung ein. Das macht mehr Spaß und die Entscheidung, was weggeworfen werden kann und wo was abgelegt werden soll, fällt leichter.

So gehen Sie vor:

Schauen Sie Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade und Papierstapel für Papierstapel durch und entscheiden Sie, was weggeworfen werden kann (Seiri). Für die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen, legen Sie einen bestimmten Platz fest und beschriften diesen (Seiton). Hilfreich dabei sind Hängemappen. In den Schubladen Ihres Rollcontainers können Sie für mehr Ordnung sorgen, indem Sie mit Trennstegen und Schrägablagen einzelne Bereiche abtrennen. Und wenn Sie schon dabei sind, alles einmal auszuräumen, können Sie auch gleich den Putzlappen schwingen (Seiso). Nun dokumentieren Sie diesen Standard (Seiketsu). Dafür könnten Sie ein kurzes Dokument erstellen und alles beschreiben, oder Sie fotografieren einfach diesen Idealzustand. Nun kommt es darauf an, dass Sie Unterlagen, die Sie aus Ihrer Ablage herausnehmen, später wieder dort hin zurück legen (Shitsuke).

Sie haben Lust, mit der 5S-Methode aufzuräumen, wissen aber nicht, wie Sie diese Methode Ihren Kollegen erklären sollen? Dann empfehle ich Ihnen die CD von LeanAktuell. Hier finden Sie nicht nur eine PowerPoint-Präsentation mit allen Erklärungen, sondern auch ein Spiel, um ganz leicht die Methode zu erlernen. Zum Bestellen hier klicken.

So schaffen Sie Ordnung in Ihren Dateien

Die 5S-Methode lässt sich natürlich auch auf Ihren digitalen Arbeitsplatz anwenden. Die einzelnen Schritte sind:

1. Separieren: Gehen Sie Ihre Dateiablage durch. Welche Ordner, welche Dateien benötigen Sie nicht mehr? Durchforsten Sie auch Ihren Mail-Posteingang und die Unterordner. Vergessen Sie dabei nicht Ihre gesendeten Mails. Falls Sie einige Dateien auf dem Desktop abgelegt haben, sollten Sie auch hier aufräumen.
2. Sortieren: Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an und benennen Ihre Ordner eindeutig. Überlegen Sie sich, nach welchem System Sie Ihre Dateien benennen wollen. Beginnt der Dateiname mit dem Datum? Verwenden Sie eher Kundenname oder Kundennummer?
3. Säubern: Leeren Sie den digitalen Papierkorb.
4. Standards: Dokumentieren Sie Ihre geschaffenen Standards. Neben einer Beschreibung können auch Screenshots hilfreich sein.
5. Selbstdisziplin: Legen Sie nun jeden Tag sofort Dateien und Mails in die jeweiligen Ordner ab. So tragen Sie dazu bei, dass die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft beibehalten wird.

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Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.