Papier organisieren, obwohl der papierlose Büro kommt?

Das papierlose Büro kommt

Bei vielen meiner Kunde höre ich, dass das Ziel für die nächste Zeit ist, papierlos zu arbeiten. Daher stellt sich immer wieder die Frage, warum man sich noch Gedanken über die Papierablage und -organisation am Schreibtisch machen muss.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Wie weit sind Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro?

Soll demnächst ein Projekt starten, das die digitale Akte realisiert? Ist bereits seit 1, 2 oder 3 Jahren die Rede davon? Aber wenn jetzt Ihr Chef davon spricht, dann hört es sich so an, als würde es demnächst wirklich los gehen?

Mein Eindruck ist, dass viele Unternehmen noch zögern. Rein technisch ist es natürlich möglich eine digitale Akte einzuführen. Auf der CeBIT in Hannover kann man sich zahlreiche Software-Lösungen dazu ansehen.

Aber wie sieht die Realität aus?

Es werden Mails ausgedruckt. Die Ablage erfolgt in Papierform. In Besprechungen bringt jeder Teilnehmer zahlreiche Unterlagen mit, um auskunftsfähig zu sein.

In 2016 hat das Markt- und Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH, ein Anbieter für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- und Bezahlsysteme, eine Studie zum papierlosen Büro erstellt (zur Studie hier klicken).

Dabei kam heraus, dass viele Büroangestellte das papierlose Büro für sinnvoll und machbar erachten, aber bürokratische Hürden, die Angst vor Datenverlust und die mangelnde Änderungsbereitschaft der Mitarbeiter dagegen stehen.

Wenn schlechte Prozesse digitalisiert werden, werden sie dadurch nicht effizienter

Was ist häufig der Anlass dafür, dass Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen wollen?

Mir begegnet immer wieder folgende Situation: Ein Vertriebsmitarbeiter soll im Sinne von One-Face-To-The-Customer Ansprechpartner für seine Kunden sein. Der Kunde ruft nun an und der Vertriebsmitarbeiter benötigt einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge, die den Kunden betreffen. Dies ist aber häufig nicht so einfach möglich. Die Lösung dafür soll dann das DMS sein.

Der Mitarbeiter könnte auch jetzt schon, mit den vorhandenen Möglichkeiten in Papier und elektronisch, auskunftsfähig sein. Aber die Prozesse, die dafür notwendig wären, sind nicht geklärt bzw. laufen nicht effizient ab. Durch die Digitalisierung werden die Prozesse allerdings nicht bessern, sondern nur schneller. Der erhoffte Effekt wird also nicht so einfach eintreffen.

Eine gute Organisation in Papier hilft Ihnen bereits jetzt

Wir halten fest: Sie haben noch Papier an Ihrem Arbeitsplatz. Die Einen mehr, die Anderen weniger.

Daher macht es Sinn, auch jetzt schon eine abgestimmte, einheitliche und standardisierte Papierablage zu haben und zwar nicht nur in der dauerhaften Ablage in Standordnern im Schrank, sondern auch in den Handakten mit denen Sie täglich arbeiten an Ihrem Schreibtisch.

Wenn klar ist, ob Kunden nach Kundennummern oder nach Kundennamen abgelegt werden (ein Beispiel dazu gebe ich im Video); wenn alle in der Abteilung für die gleichen Dateien, die selben Stichworte im Dateinamen verwenden; wenn Sie sich im Team auf ein einheitliches Farbsystem zur Kennzeichnung geeinigt haben, dann profitieren Sie jetzt davon, weil Sie Informationen schneller finden. Außerdem haben Sie gute für die Einführung eines DMS vorgearbeitet, denn dann werden Sie genau diese Punkte klären und vereinheitlichen müssen.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Zusammenfassung

Ja, es lohnt sich, das Papier am Arbeitsplatz gut zu strukturieren und zu organisieren und Standards im Team zu vereinbaren, weil Sie dadurch Informationen schneller finden und Prozesse effizienter ablaufen. Sie profitieren schon jetzt davon und sind gut vorbereitet, wenn ein DMS eingeführt wird.

Büroplanung leicht gemacht

Wer sein Büro neu einrichten möchte sollte zuerst seinen Platzbedarf für Ablagen usw. ermitteln. Außerdem lohnt es sich mit der Arbeitsstättenrichtlinie zu beschäftigen. Hierfür habe ich zwei Checklisten für Sie entwickelt, die kostenlos zum Download bereit stehen.


Wie plant man ein Büro?

Haben Sie sich selbständig gemacht? Vielleicht mit einem oder zwei Kollegen zusammen? Dann benötigen Sie ein Büro. Und natürlich Büromöbel. Aber halt – bevor Sie ins nächste Möbelhaus rennen und einfach ein paar Regale und Schreibtische auswählen, sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um zu planen.

Denn ein Büro sollte gut durchdacht sein. Schließlich wollen Sie täglich mehrere Stunden dort verbringen. Auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie sich nicht einfach mit Ihrem Laptop an den Küchentisch setzen.

Ihr Arbeitsplatz ist der Ort, an dem Sie Geld verdienen. Daher sollten Sie diesem Thema eine hohe Aufmerksamkeit und Bedeutung geben.

Aber wie plant man ein Büro? Welche Regeln sollten dabei beachtet werden?

Die Bestandsaufnahme

Wenn sie bereits seit einiger Zeit in Ihrem Büro arbeiten und jetzt nur die Möbel austauschen möchten, dann ist es einfach. Zählen und messen Sie die Ordner, Ablagekästen, Hängemappen usw., die Sie bereits haben. Denn der Bestand muss ja auch in den neuen Möbel wieder Platz finden.

Wenn Sie neu starten, dann wagen Sie den Blick in die Zukunft und stellen sich vor, wie viele Ordner Sie wohl benötigen werden. Oder Sie kaufen einfach einen Schrank. Der ist zwar zu Beginn recht leer, aber er wird sich mit den Jahren sicherlich füllen…

Damit Ihnen die Büroplanung leichter fällt, habe ich eine Checkliste für die Bestandsaufnahme entwickelt. Sie können Sie hier kostenlos herunterladen: Checkliste Büroplanung

Was gibt es zu beachten?

Für ein professionelles Büro gibt es ein paar Regeln zu beachten. Diese sind in einer Arbeitsstättenrichtlinie zusammengefasst: Checkliste Arbeitsstättenrichtlinie Büro

Vielleicht denken Sie jetzt „Ist denn alles in Deutschland geregelt?“. Ich bin der Meinung, dass diese Richtlinie tatsächlich gute Hinweise gibt. Denn im Kern geht es um ein gesundes Arbeiten. Wenn Sie also 4, 6, 8 oder sogar 10 Stunden täglich an Ihrem Schreibtisch sitzen, dann sollten dieser Schreibtisch und der Stuhl so gestaltet sein, dass Sie auf Dauer keine Rückenschmerzen bekommen. Die Richtlinie beruht auf Erfahrungen und ist daher durchaus sinnvoll.

Im folgenden Video erläutere und kommentiere ich die beiden Checklisten:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Im nächsten Blog-Artikel sehen wir uns dann konkrete Büromöbel an.

 

Wer hat an der Uhr gedreht …?

8 Methoden, wie Sie die Zeitfresser im Büro entlarven und Ihr Zeitmanagement deutlich optimieren

Fragen Sie sich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, eMails und das Chaos auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Es gibt einfache Methoden, wie Sie die Zeitfresser identifizieren und wie Sie mit Ihnen umgehen können. Lernen Sie, sich mit Hilfe einfacher Tipps besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten, effizienter zu werden und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Moderne Büromanagement- und CRM-Systeme wie z. B. „infra-struktur“ können Ihnen dabei gute Dienste leisten. Denn … wer gut organisiert ist, der kann sich am Ende des Tages auch über viele „grüne Haken“ auf seiner ToDo-Liste freuen 🙂

1.   Aufräumen! Organisieren und strukturieren Sie Ihre Informationen

Moderne Büromanagement Softwaresysteme wie z. B. „infra-struktur“ bieten Ihnen die komfortable Möglichkeit, z. B. Ihre Kundendaten in digitalen Kundenakten zu organisieren. In diesen werden die Kontaktdaten Ihrer Kunden automatisch mit allen zugehörigen eMails, Anrufen, Dokumenten, Terminen und sonstigen Notizen in einer chronologischen Kontakthistorie verknüpft sind. Anstatt langen, endlosen Suchen und Durchforsten von Servern, PC-Festplatten, Laptop und eMail-Ablagen finden Sie nun alle Infos mit nur zwei Klicks in wenigen Sekunden.

Digitale Kundenakten sind wie ein Spinnennetz. Sie bündeln und verknüpfen sämtliche Kundendaten. So finden Sie alles auf schnellstem Weg.

2.   Schaffen Sie Transparenz und einfache Vertretungsmöglichkeiten

Die Kontakthistorie des CRM-Systems „infra-struktur“ zeigt Ihnen in einer übersichtlichen und chronologischen Auflistung, wer was wann mit wem wie besprochen hat. Auf diese Kontakthistorien haben alle Kollegen Zugriff. So kann auch Kollege Müller, der seinen spontan krankgewordenen Kollegen Schuster vertritt, dem Kunden König ebenso kompetent Auskunft über die letzte Bestellung geben, wie Schuster selbst. Dazu klickt er einfach in die digitale Kundenakte und findet in der Kontakthistorie die letzte eMail, in der Kunde König am 01.12.2017 um 13:52 per eMail 500 Stück von Produkt A bei Herrn Schuster bestellt hat. Darüber hinaus sieht er, dass Kunde König die Bestellmenge um 15:43 per Telefonat mit Frau Rieger aus der Verwaltung um weitere 500 Stück erhöht hat. Kein „Oh, da kann ich Ihnen nicht weiterhelfen. Da müssen Sie 3 Wochen warten, bis der Kollege aus dem Krankenhaus wieder da ist.“ Kein „Nein, das weiß ich nicht, da muss ich erstmal herausfinden, mit wem Sie damals gesprochen haben.“ Mitarbeiter-unabhängige Kundenbetreuung sichert heute schnelle Reaktionszeiten, zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeiter.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

3.   Definieren Sie Prozesse für wiederkehrende Aufgaben

Legen Sie wiederkehrende Aufgaben wie z. B. die Anleitung zur Reisekostenabrechnung in einem Unternehmens-Wiki ab. So leisten Sie „Hilfe zur Selbsthilfe“ und die Mitarbeiter können die Anleitung selbständig abbarbeiten anstatt zum zigten Mal Sie oder Ihre Sekretärin zu fragen und fremde Zeit zu rauben.

4.   Beenden Sie die Zettelwirtschaft

Lösen Sie Monopolwissen auf und starten Sie eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Know-how mit einer gelebten Selbstverständlichkeit allen anderen Kollegen zur Verfügung stellt – sei es, dass er Notizen zu Anrufen hinzufügt, damit der Kollege bei eigener Abwesenheit einfach vertreten kann oder sei es durch Freischaltung des eigenen Terminkalenders, um so anderen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Termine für Sie oder ganze Teams einzustellen.

Anrufnotizen zu Anrufen hinzufügen – digital statt Postits und Zettelwirtschaft!

5.   Delegieren Sie Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip an Kollegen

Wichtiges und gleichzeitig Dringendes erledigen Sie selbst und sofort, während Wichtiges, aber nicht Dringendes für später terminiert werden kann. Hierzu können Sie in der Büromanagement- und CRM Software „infra-struktur“ Kalendereinträge oder Aufgaben mit Erinnerungsfunktion anlegen. Nicht Wichtiges, aber Dringendes delegieren Sie einfach an Kollegen, z. B. mit der Globalisieren-Funktion in infra-struktur. Damit können Sie eMails, Aufgaben oder Dokumente einfach an Kollegen „weiterleiten“ und Ihnen eine kurze Notiz mitsenden, was Sie erledigen sollen.

Mit dem Eisenhower-Prinzip können Sie Aufgaben schnell und einfach priorisieren und delegieren.

Legen Sie sich Aufgaben direkt mit Erinnerungsfunktion an, um nichts zu vergessen und rechtzeitig daran erinnert zu werden.

6.   Arbeiten Sie blockweise und unterbinden Störungen

Multitasking war gestern, Singletasking ist heute. Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an EINER Sache deutlich effizienter ist, als alle gleichzeitig zu machen.

Sie können es an einem Experiment selbst ausprobieren: Nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen Sie drei Spalten. In die erste sollen die Zahlen 1 bis 23, in die zweite die Buchstaben A bis W und in die dritte Spalte die römischen Zahlen von I bis XXIII eingetragen werden. Im 1. Durchlauf tragen Sie die Daten Zeilenweise ein, d. h. 1, A, I. Im 2. Durchlauf tragen Sie die Daten Spaltenweise ein, d. h. erst 1, 2, 3, … , dann A, B, C … usw. Stoppen Sie bei beiden Durchläufen separat die Zeit und Sie werden sehen, dass das Switchen zwischen den verschiedenen Aufgaben den Zeitaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht.

Fazit: Legen Sie z. B. in Ihrem Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von eMails, Anrufen und Projektarbeit fest und halten Sie sich strikt daran. Lassen Sie sich nicht ständig von dem „Pling“ einer neuen eMail im Posteingang aus Ihrer Arbeit reißen. In infra-strukur können Sie akustische Signale mit einem Klick deaktivieren oder Ihre eMails für einen definierten Zeitraum an einen Kollegen globalisieren bzw. weiterleiten.

Legen Sie feste Zeitfenster für Projekte und Aufgaben fest, in denen Sie nichts anderes tun und sich nicht stören lassen.

7.   Leben Sie die Clean Desktop Policy

Warum haben wir Menschen Chaos? Ganz einfach, weil wir nicht wissen, WOHIN wir die Fülle an Informationen schieben, ablegen, lagern sollen. D. h. Aufräumen geht immer nur dann, wenn ich eine eindeutige Struktur habe, die mir Wegweiser gibt, wo bestimmte Sachen hingehören. Legen Sie in „infra-struktur“ z. B. Projekte an, zu denen Sie Skizzen, Dokumente, eMails etc. verknüpfen und somit leicht wiederfinden können. Zusätzlich können Sie das Projekt noch mit einem Kunden verknüpfen. So finden Sie alle Infos mit wenigen Klicks wieder – entweder über den Kunden oder über das Projekt. Noch ein weiterer Tipp: Räumen Sie abends 5 Minuten vor Feierabend Ihren Schreibtisch auf. Sie bekommen dann noch einmal ein gutes Gefühl, nichts vergessen zu haben und können am nächsten Tag entspannt mit einem „sauberen“ Schreibtisch starten.

Verknüpfen Sie Dokumente & Dateien jeglicher Art mit Ihren digitalen Kundenakten. So haben Sie alle Informationen zu Ihren Kunden zentral an einer Stelle und finden alle Infos mit wenige Klicks.

8.   Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche – mit Puffer- und Pausenzeiten

Studien belegen, dass Sie negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen können. Jegliche Behauptung, dass TV schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In unserer heutigen hochtechnologisierten Welt ist jedoch folgendes passiert: 1. arbeiten viele Menschen ständig am Limit, weil unser „Leistungszug Deutschland“ eben so schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro 60 Stunden non-stop arbeitet und sein Feldbett im Büro hat. 2. brauchen wir uns kaum noch bewegen. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per eMail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch.

Zudem ergaben Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zugunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe und verzichtet damit z. B. auf den Besuch im Fitnessstudio. Das Fazit: Unsere „Stress-Silos“ laufen immer weiter voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung. Unser Tipp: Planen Sie Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in Ihren Wochenkalender wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere Ihre freie Zeit verplanen. Achten Sie auf sich und auf den Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren. Unser Call-Center ist nur eine Möglichkeit, sich einfach mal eine „Auszeit“ zu verschaffen. Ihre Kunden können Ihre Anliegen auch in Ihrer Abwesenheit bei sympathischen Menschen loswerden und Sie können sich darum kümmern, wenn Sie wieder frei und energievoll dafür sind.

Freie Zeiten und Puffer in Ihrem Kalender sind wichtig. Verplanen Sie sich nicht bis auf`s Letzte und berücksichtigen Sie auch private Termine, die Ihre Work-Life-Balance begünstigen.

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

https://www.infra-struktur.de

 

 

Warum Sie Tabus brechen sollten

Wenn Sie die Unternehmenskultur verändern wollen, müssen Sie Tabus brechen. Warum, das erfahren Sie hier.


Tabus in Unternehmen

In Unternehmen gibt es oft eine ganze Reihe an Tabus. In den meisten Betrieben dürfen Managementfehler nicht offen angesprochen werden. Entweder wird die ganze Sache stillschweigend im Hintergrund gelöst, oder die ganze Geschichte wird so gedreht, dass der Manager am Ende als der Held da steht, der beherzt eingegriffen ist. Dabei weiß natürlich jeder, dass der Manager selbst erst durch seine Fehlentscheidung dazu beigetragen hat, dass etwas schief gelaufen ist. Es wurde also lediglich der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt.

In vielen Unternehmen dürfen die Mitarbeiter nicht die Führung in Frage stellen. Das steht natürlich nicht irgendwo schriftlich. Vielleicht steht in den Führungsleitlinien sogar etwas ganz anderes. Aber jeder weiß, dass Kritik an der Führung nicht erwünscht ist und negative Konsequenzen für den Mitarbeiter hat.

Oft sind auch Gefühle ein Tabu. Diese offen zu zeigen würde von den Kollegen als unangemessen empfunden werden.

 

Tabubrüche

Unabhängig davon, ob die Führungskultur, Unternehmenskultur oder die strategische Ausrichtung des Unternehmens geändert werden soll: Jede strategisch bedeutsame Veränderung enthält mindestens einen Tabubruch. Aber viele Unternehmen tun alles, um genau das zu verhindern.

Dies hat schwerwiegende Folgen für den Veränderungsprozess:

  • Sand im Getriebe
  • Widerstand der Mitarbeiter
  • Ziele werden nicht erreicht
  • Konflikte schwelen
  • Vergiftetes Klima

Das erinnert mich sehr an einen Spruch, den Sie vielleicht auch kennen:

Wasch mich, aber mach mich nicht nass.

Vielleicht hat die Geschäftsführung eingesehen, dass sich etwas ändern muss, damit das Unternehmen weiterhin profitabel am Markt bestehen kann. Aber viele Veränderungen passieren nur auf dem Papier. An die wirklichen Knackpunkte traut sich niemand ran.

Daher heute meine Frage an Sie:

Dieses Thema erläutere ich auch in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Im nächsten Artikel geht es dann um die Frage, was sich hinter dem Thema „Führen mit Kultur“ verbirgt.

Wie Sie es schaffen, nicht in alte Verhaltensweisen zurückzufallen

Nachhaltige Sicherung der Ergebnisse

Es ist geschafft! Sie haben Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt, im Team neue Strukturen geschaffen, sich auf gemeinsame Standards geeinigt und dabei auch Prozesse verbessert.

Das war’s!

War’s das schon?

Nein!

Es reicht nicht aus, einmal eine große Aufräumaktion zu starten. Selbst wenn Sie an meinem Inhouse-Seminar teilnehmen und über mehrere Monate sich intensiv mit dem Thema „Effizienz am Arbeitsplatz“ auseinander setzen, ist danach nicht Schluss. Damit die Veränderungen dauerhaft von allen Mitarbeitern beibehalten werden sollten Sie weitere Maßnahmen ergreifen. Falls Sie dies nicht tun, laufen Sie Gefahr, dass alle wieder in Ihre alten Verhaltensmuster zurück fallen. Dann war die viele Mühe umsonst und Sie hätten Ihre Zeit besser mit anderen Themen gefüllt.

4 Maßnahmen für einen dauerhaften Erfolg

Eine gemeinsame Vision entwickeln

Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.

Antoine de Saint-Exupery

Nicht jeder Mitarbeiter wird begeistert sein, wenn Sie den Vorschlag machen, die Arbeitsplatzorganisation zu verbessern. Es gibt immer Kollegen, die keinen Veränderungsbedarf erkennen. Aus ihrer Sicht muss sich nichts ändern. Jedenfalls nicht grundsätzlich. Das ist gut verständlich, denn Routine gibt Sicherheit. Wenn sich etwas ändert, dann muss sich jeder ändern und das ist erstmal bedrohlich.

Daher ist mein erster Tipp: entwickeln Sie gemeinsam eine Vision, wie Sie idealerweise zusammenarbeiten möchten.

Beschreiben Sie nicht nur mit einer Auflistung von Fakten die neue Büroorganisation, sondern arbeiten Sie heraus, welche Vorteile, welchen Nutzen die Mitarbeiter haben werden. Nicht nur für das Team, sondern ganz konkret für sich selbst. Es sollten Dinge dabei sein, über die sich die Kollegen idealerweise jeden Tag ärgern (z.B. langwierige Suche nach Dateien, Informationen kommen zu spät an, viele Überstunden).

Dieser Schritt steht ganz am Anfang, bevor Sie mit den Veränderungen beginnen. Es lohnt sich hierin Zeit zu investieren, denn das wird sich später doppelt auszahlen.

Seien Sie Vorbilder

Dabei kommt es nicht nur auf die Führungskraft an. Jedes Teammitglied ist Vorbild für die anderen. Je mehr Kollegen sich an die neuen Regeln und Standards halten, desto mehr Dynamik entsteht und es fällt allen die kontinuierliche Umsetzung leichter.

Jeder beobachtet automatisch jeden. Das können Sie für sich nutzen. Solange alle Kollegen bewusst konstruktives Feedback geben, unterstützen sie sich gegenseitig.

Die Arbeitsplatzorganisation im Fokus behalten

Damit allen Kollegen klar ist, dass es sich nicht um eine einmalige Aufräumaktion gehandelt hat, sondern die neuen Strukturen dauerhaft beibehalten werden sollen, sollten Sie das Thema „Effizienz am Arbeitsplatz“ immer wieder aufgreifen. Dafür können Sie Ihre regelmäßigen Teamsitzungen nutzen. Greifen Sie bei diesen Terminen bestimmte Einzelthemen noch einmal heraus und vertiefen diese. Außerdem sollten Sie regelmäßig prüfen, ob die festgelegten Standards noch zu Ihrer Arbeitsweise passen, oder angepasst werden sollten.

Erinnern Sie sich immer wieder an Ihre gemeinsame Vision und schauen Sie, wie weit Sie bereits gekommen sind. Klären Sie, was die nächsten Schritte sein könnten. Sie könnten auch jährlich ein Audit durchführen und jeden Arbeitsplatz begutachten.

Dabei sollte jedem Mitarbeiter bewusst sein, dass dieser Prozess nie beendet sein wird, sondern Sie gemeinsam jeden Tag einen kleinen Schritt daran arbeiten, immer besser zu werden.

Machen Sie es sich leicht

Nur wenn die neue Vorgehensweise leicht fällt, werden die Mitarbeiter diese auch dauerhaft umsetzen. Wenn das Neue dagegen komplizierter oder (zeit-)aufwändiger ist, dann werden Sie keinen Erfolg haben.

Dazu gehört auch, dass Sie die alten Arbeitsweisen unmöglich machen. Wenn Sie also z.B. möchten, dass alle Kollegen den elektronischen Kalender in Outlook nutzen, dann sollten Sie alle Papierkalender entfernen (Tischkalender, Wandkalender, Kalenderbücher). Oder wenn die viele kleinen Zettel verschwinden sollen, dann entfernen Sie die Zettelboxen und Post-It von den Schreibtischen.

Nach einiger Zeit werden die neuen Vorgehensweisen für alle selbstverständlich und Sie können sich nicht mehr vorstellen, früher anders gearbeitet zu haben. Oder möchten Sie Ihren Computer wieder abgeben und stattdessen eine mechanische Schreibmaschine auf Ihren Schreibtisch stellen?

Ein Erfahrungsbericht aus der Praxis

Team

Auf meinem Blog und meinem YouTube-Kanal gebe ich regelmäßig kostenlose wertvolle Tipps für die Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation. Aber manchmal frage ich mich, ob die vielen Interessenten und Leser meine Tipps auch in die Praxis umsetzen können.


Meike:

Heute treffe ich Andrea, die ich aus Zufall kennengelernt habe. Sie war sofort begeistert, als ich ihr berichtet habe, was ich beruflich mache und hat sich gleich meine Tipps angesehen.

Inzwischen hat sie viele meiner Tipps bei sich im Büro umgesetzt.

Aber nun erzähl doch mal kurz etwas zu deinem Arbeitsplatz und Aufgabengebiet.

Andrea:

Ich arbeite im Büro einer Heilpraktiker-Schule. Dort werden diverse Ausbildungen und Seminare angeboten.

Meine Aufgaben umfassen alle Tätigkeiten, die zur Organisation und Durchführung des Schulbetriebs anfallen, wie z. B. Anmeldungen zu bearbeiten, Rechnungen zu stellen, Zertifikate auszustellen , jegliche Anfragen telefonisch oder per E-Mail zu beantworten, Programmhefte  zu versenden. Des Weiteren sind die Unterrichtsskripte zu kopieren, Bildungsgutscheine zu bearbeiten, Anwesenheitslisten zu dokumentieren und Materialien zu bestellen.

Ich arbeite mit meiner Chefin und einer Kollegin zusammen, zeitweise in einem Büro.

Meike:

Was war der erste Schritt?

Andrea:

Ich habe die 10 Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz heruntergeladen und ausgedruckt. Das habe ich dann meiner Chefin vorgelegt und gefragt, ob wir einmal Hilfe von dir bekommen können. Aber leider ist es erst mal verschoben worden, auch aus Kostengründen.

Als ich mich intensiver mit der Situation im Büro beschäftigt habe, wurde mir klar, dass wir an der Zusammenarbeit im Team arbeiten sollten. Ein Hauptproblem war die Übergabe und die Frage, wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Meike:

Wie bist dann vorgegangen?

Andrea:

Ich habe um eine regelmäßige Bürobesprechung im Team gebeten. Im ersten Gespräch haben wir, sehr lange, wenn ich mich richtig erinnere vielleicht 2 Stunden zusammengesessen. Dabei wurde klar, dass wir uns wöchentlich besprechen sollten, um die nächsten Aufgaben vorzuplanen. Außerdem wollten wir ein kleines Büchlein  anlegen zur Übergabe.

Zwischenzeitlich trafen wir uns dann aus zeitlichen Gründen seltener, wenn dann aber auch wieder länger (ca. 1,5 Stunden). Mittlerweile klappt es wieder mit wöchentlichen Bürostunden, bei denen oft auch nicht viel zu besprechen ist, so dass eine halbe bis eine Stunde reicht.

Meike:

Was hast du konkret umgesetzt?

Andrea:

Als erstes fällt mir ein: die neue Dateistruktur. Vorher war die Struktur „gewachsen“. Zu jedem Ordner gab es eine Geschichte aus der Vergangenheit, die erzählt wurde, sodass man erst dann verstehen konnte, warum eine Datei dort abgelegt wurde.

Regelungen zur Dateibenennung wurde angegangen und das Bewusstsein dafür hat sich entwickelt.

Außerdem war mir eine Vereinheitlichung des Schriftbildes wichtig. Die Briefköpfe sind nun identisch, auch die Schriftart und –größe ist nun in allen Dokumenten gleich.

Während meiner Zeit hier haben wir den Bearbeitungsprozess der Anmeldungen optimiert, eine umgehende Bestätigungs-E-Mail und eine Rechnung 4 Wochen vor Kursbeginn und nicht mehr auf Nachfrage.

Als ich diese Stelle angefangen habe, haben wir noch in einem zu kleinen Büro gesessen. Uns wurde schnell klar, dass wir mehr Platz brauchen. Es war dann möglich mit dem Büro innerhalb unserer Räume umzuziehen. In diesem Zusammenhang haben wir viele Papierstapel aufgelöst. Das Aussortieren und Wegwerfen fiel schwer, aber es war befreiend. Wir haben nun mehr Luft und die Ideen konnten wieder fließen.

Aufgaben, die liegen geblieben sind „Machen wir, wenn wir mal Zeit haben“ wurden von uns aufgearbeitet.

Ich habe auch einen deiner Zeitmanagement-Tipps umgesetzt. Der Rat war morgens mit einer Aufgabe zu beginnen, die ich schon länger vor mir herschiebe und zu der ich eigentlich keine Lust habe. Dann läuft es Rest des Tages besser.

Ganz wichtig für mich: Ich entscheide über meine Zeit selbst und reagiere nicht nur auf Anrufe, Besucher etc. Ich nehme mir selbst Aufgaben vor, die ich einplane.

Meike:

Das ist ja eine ganz Menge, was du innerhalb von eineinhalb Jahren umgesetzt hast. Herzlichen Glückwunsch! Wie ist es dir gelungen, dein Chefin und Kollegin davon zu überzeugen, dass sich etwas ändern sollte in der Büroorganisation?

Andrea:

Mir selbst ist Ordnung am Arbeitsplatz sehr wichtig. Im Chaos kann ich nicht gut arbeiten. Als ich die vielen Tipps von dir gelesen habe und mir auch die Videos angesehen habe, wurde mir klar, wo wir etwas ändern sollten. Meine Chefin und meine Kollegin, die schon seit Beginn dort arbeiten haben natürlich ihre Gewohnheiten und waren daher im ersten Moment noch nicht begeistert davon, etwas zu ändern. Aber ich habe das immer wieder angesprochen. Wie sagt man so schön: Steter Tropfen höhlt den Stein. Ich realisiere weiterhin eine Clean-Desk-Policy und bin damit hoffentlich auch ein positives Beispiel für die anderen.

Mir ist natürlich klar, dass ich meine Chefin oder Kollegin nicht ändern kann, es geht mir auch nicht darum „Recht zu haben“. Vielmehr geht es darum, herauszufinden, wie wir die Aufgaben effizienter erledigen und auch besser zusammenarbeiten können.

Meike:

Welche weiteren Dinge haben sich inzwischen bezogen auf eure Zusammenarbeit geändert?

Andrea:

Früher wurden mir teilweise Unterlagen kommentarlos auf den Tisch gelegt mit der Erwartung, dass ich weiß, was zu tun ist. Jetzt passiert das nicht mehr.

Meike:

Wo gebe es noch weiteres Potenzial aus deiner Sicht?

Andrea:

Aus meiner Sicht könnten wir die Transparenz zwischen Schulleitung und Sekretariat verbessern. Außerdem lese ich mit großem Interesse deinen wöchentlichen Newsletter und bekomme dadurch immer wieder neue Anregungen. Ich möchte Dir noch mal ein ganz großes Danke-schön dafür mitgeben! Dass Du diese Tipps und Erfahrungen kostenlos teilst ist ein großes Geschenk!

Meike:

Bekommst du auch positives Feedback für die vielen Veränderungen?

Andrea:

Meine Chefin hat schon einige Male gesagt, dass sie froh ist, dass ich zum Team gehöre. Von Seiten der Dozenten und Schüler gibt es auch positives Feedback. Mir wurde tatsächlich auch schon gesagt, dass es, seit dem ich dort arbeite, besser läuft.

Meike:

Das ist toll. Ich wünsche dir viel Erfolg bei der weiteren Verbesserung der Büroorganisation.

Andrea:

Vielen Dank.


Haben Sie auch ein paar meiner Tipps bei sich im Büro umgesetzt? Wie haben Sie Ihre Führungskraft und die Kollegen davon überzeugt, dass die Büroorganisation verbessert werden sollte?

Bitte lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und schreiben einen Kommentar zu diesem Artikel.

Corporate Design: Darum ist ein einheitliches Auftreten für wirklich jedes Unternehmen relevant

Corporate Design klingt erstmal nach großen Konzernen oder internationalen Firmen. Doch auch und gerade im KMU-Bereich sind einheitliche Standards wichtig. Daher freue ich mich über diesen Gastbeitrag von Christian Allner, der die Vorteile eines einheitlichen Unternehmensauftritts erklärt.


Kleine und mittlere Unternehmen haben nicht viele Möglichkeiten, den Kunden zu überzeugen. Ein einheitliches Auftreten in Form von Visitenkarte, Website, Kugelschreiber, Firmenfahrzeug usw. usf. ist insofern am wichtigsten.

Corporate Design: Einheitlichkeit in der Außendarstellung

Ein einheitlicher Außenauftritt und eine gute Darstellung nach außen nennt sich Corporate Design. Wichtig hierfür ist ein gut durchdachter Designkatalog für die Öffentlichkeitsarbeit. Ein Designkatalog, Styleguide o.Ä. sollte ein zusammenhängender Plan sein, wie ich mich nach außen hin präsentieren möchte.

Die dahinter steckende Wissenschaft nennt sich Design Management und will eine Systematik in Design hineinbringen. Es soll nicht nur irgendwie ablaufen sondern nach einem System.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Doch man muss sowas nicht gleich studieren, um für das eigene Unternehmen ein gutes Corporate Design zu bewerkstelligen. Wichtige Elemente dafür sind:

Farben

Jedes Unternehmen sollte sich um seine Farbkodierung – seinen Color Code – Gedanken machen. Welche Kombinationen will ich? Welche Farben passen überhaupt zueinander?

Es gibt keine absolute Farbkombination, da die Farbwahrnehmung extrem beeinträchtigt ist durch Kultur, Herkunft, Region, teilweise sogar Geschlecht und Alter. Bspw. ist die Farbe Rot im westlichen Kulturraum eine Warn- und Signalfarbe oder steht für Sexualität und Liebe. In China ist sie traditionell die kaiserliche Farbe und damit staatstragend. In Ägypten ist Rot historisch eine Farbe des Todes, da die Wüste rot ist.

Ein Hilfselement können Online-Farbgeneratoren sein, aber diese geben auch nur Empfehlungen. Schlussendlich muss die Farbe und vor allem die Farbkombination zu mir und meinem Unternehmen passen.

Schrifttypen bzw. Fonts

Mit bestimmten Schrifttypen verbinden wir automatisch etwas. Comic Sans ist lächerlich, Times New Roman langweilig, Arial findet sich nur in Amtsstuben und in Fraktur (also der altdeutschen Schrift) schreiben nur noch Nazis und ewig Gestrige. So die Klischees. Viel ist an ihnen auch dran. Nicht nur, was Sie schreiben sondern auch wie Sie es tun hat eine bestimmte Wirkung!

Heutzutage sind im Business-Bereich vor allem groteske Schriftarten populär, d.h. serifenlose Schriften. Bekannte Beispiele für Grotesk-Schriften sind Arial oder Tahoma. Hier geht es um Einfachheit, klare Linien und Formen. Bei Portalen wie MyFonts finden Sie eine große Übersicht möglicher Schrifttypen. Die Schriftart eines Unternehmenslogos sollte einzigartig sein. Wählen Sie für Ihre Brieftexte eine leicht andere Schriftart, um das Logo nochmal deutlich herauszuheben.

Logos

Am wichtigsten ist ein Unternehmenslogo. Es gibt zwei verschiedene Varianten: Ein Bildlogo und ein Textlogo. Die meisten Logos sind Kombinationen aus beidem.

Ein Bildlogo lässt sich am ehesten mit einem alten Wappen aus dem Mittelalter vergleichen und hat in seiner Bedeutung durchaus ähnlichen Ursprung. Populär ist zurzeit das sogenannte Flat-Design:

Beispiel für ein Logo im Flat Design (via Schrift-Architekt.de)

Dieses Design spielt mit einer sehr simplen Schattenwirkung und versucht ansonsten ein Bild möglichst einfach und direkt zu halten.

Textlogos wiederum sind vor allem typografisch angeordnete Textelemente:

Beispiel für ein Textlogo (via Schrift-Architekt.de)

Beide Logotypen sind wichtig; insbesondere wenn Sie auf verschiedenen Plattformen aktiv sind. Facebook erlaubt nur quadratische Profilbilder, viele Websites haben aber besonders breite Logos, Apps wie Instagram zeigen alles im Hochformat an.

Hier ist es wichtig, dass Sie mehrere Versionen des Logos erstellen, welches Sie unterschiedliche anordnen, aber trotzdem so, dass es wieder erkennbar bleibt.

Corporate Wording

Ihre Art und Weise des schriftlichen Ausdrucks spielt gerade online eine große Rolle. Wichtig hier sind folgende Fragen: Wie sprechen Sie Ihre Kunden an (Du/Sie)? Schreiben Sie aktiv (“ich mache”) oder passiv (“es wird gemacht”)? Wie komplex sind Ihre Sätze? Und so weiter.

Das Corporate Wording ist quasi Ihr Unternehmensdialekt: Wie schreiben Sie andere an? Welche Begriffe verwenden Sie? Was bieten Sie an? Ich bin bei Schrift-Architekt.de bspw. als Dozent tätig und biete Seminare an. Es könnten aber genauso gut Kurse, Weiterbildungen, Fortbildungen, Workshops usw. sein. Viele Begriffe haben Synonyme und Sie sollten sich auf einen Begriff festlegen.

Corporate Behavior

Analog zum Corporate Wording sollten Sie in einem Unternehmen auch ein einheitliches Verhalten zeigen: Wie begrüßen Sie Kunden? Wie grüßen Sie am Telefon? Derlei sollte geklärt werden.

Werbemittel

Es gibt eine große Zahl an Werbemitteln und Design-Möglichkeiten bspw. für Präsentationen (PowerPoint etc.), Websites, Kaffeetassen, Kugelschreiber, Visitenkarten usw. Hier ist es wichtig, dass Sie überall auf sich hinweisen.

Jedes Werbemittel sollte mindestens Ihr Logo beinhalten – besser noch Ihre Website oder Telefonnummer leicht auffindbar aufgedruckt haben. Ein Werbemittel soll ja Werbung für Sie machen. Präsentieren Sie sich also ruhig darauf.

Fazit: Einheitlicher Außenauftritt extrem wichtig – Redaktionsplan anfertigen!

Dank des Internets haben Sie viele Möglichkeiten, können Schnupperkurse besuchen oder sich in Nachschlagewerken zu einem Thema belesen.

Ein eigener Plan – ein Redaktionsplan oder eine Guideline – helfen Ihnen aber immer besser weiter. Das ist Ihr Masterplan, wo Sie alles drin stehen haben, was Ihr Unternehmen ausmacht: Werte, Aussehen, Verhalten, Dresscode usw.

Ein Corporate Design mag vielleicht manchmal selbstverliebt wirken, aber das ist es nicht. Sie sind ein Anbieter am Markt und gerade als kleines und mittleres Unternehmen (KMU) sollten Sie genauso professionell wirken wie die großen Konzerne.

 

Über den Autor

Bei Schrift-Architekt.de hilft Christian Allner seit 2011 KMUs aus der Region Mitteldeutschland darin, besser und erfolgreicher zu kommunizieren. Mit verschiedenen Bildungsträgern bietet er zudem Seminare und Workshops für Unternehmen und Interessierte an.
Seit 2016 ist er Vorsitzender des Verbandsausschusses BDS-Online für den BDS Sachsen-Anhalt.

Daneben schreibt er u.a. für Social Media Statistiken und podcastet bei #Onlinegeister. Begeisterter Hobbykoch.

Hippes CRM statt EXCEL Bingo

Wo ein CRM-System Ihrem Good-Old-Excel den Todesstoß versetzt

Die Basis für jedes Unternehmen sind Daten. Kundendaten! Denn ohne Kunden kein Geschäft. Die Kundendaten sind meist relativ statisch. D. h. es gibt einen Firmennamen, eine zugehörige Adresse und ggf. noch Kontaktdaten wie Telefonnummer oder eMail-Adresse. Bis hierhin werden alle Excel-Liebhaber sagen: Das geht doch prima in Excel. Warum also ein CRM-System? Ganz einfach – weil Excel spätestens an seine Grenzen stößt, wenn es um Bewegungsdaten geht.

EXCEL für vertriebliches CRM einsetzbar?

Excel ist ein umfangreiches Programm mit zahlreichen Möglichkeiten – unbestritten. Es scheitert jedoch beim Einsatz für vertriebliches CRM. Denn CRM (Customer Relations Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement) lebt davon, Bewegungsdaten abzuspeichern.

Vertriebsstatus im CRM-System einfacher abbildbar und selektierbar

Bewegungsdaten sind z. B. sich ändernde Vertriebsstatus. So müssen Sie abbilden können, wo Ihr Kunde aktuell im Vertriebsprozess steht. Ist er lediglich eine eingekaufte Adresse, die noch „unangetastet“ ist. Oder hat es bereits einen telefonischen Erstkontakt gegeben? Gab es vielleicht schon einen persönlichen Termin oder haben Sie schon ein Angebot geschrieben? All diese Dinge sollten Sie möglichst zum Kunden ablegen, um jederzeit den aktuellen Status im Blick zu haben. Excel kann das nur im begrenzten Umfang. Die Listen werden jedoch sehr unübersichtlich und zudem lassen sich Kunden nicht anhand dieser Kriterien selektieren. Versuchen Sie in Excel einmal, aus 20.000 Kundendatensätzen herauszufiltern, welcher Kunde bereits einen persönlichen Termin hatte jedoch noch kein Angebot und auch kein Infomaterial per Post. Der Otto-Normal-Excel-User streicht hier schon die Segel. Das ist nur etwas für echte Excel-Freaks! Alle anderen freuen sich über ein einfach zu bedienendes CRM-System, bei dem die Vertriebsstatus einfach per Checkbox aktivierbar und selektierbar sind.

Vertriebsstatus und Produktzuordnungen per Checkbox. Weitere Merkmale und Vertriebskennzeichen individuell programmierbar.

 

Kontakthistorien in Excel nicht möglich

Ein gutes CRM-System lebt zudem davon, dass alle Kontaktpunkte, die jemals mit dem Kunden stattgefunden haben lückenlos dokumentiert sind. So sollten Sie eine chronologische Kontakthistorie führen, in der z. B. alle Anrufe, eMails oder sonstige Kommunikationswege abgebildet sind, so dass Sie mit nur einem Blick wissen, wer was wann mit wem besprochen hat. DAS ist die Nasenlänge, die Sie ihren Wettbewerbern voraus sind. Eine Excel-Liste muss bei dieser Aufgabe zwangsläufig kapitulieren, denn die Kontakthistorie wächst sukzessive und wird natürlich dadurch über die Jahre immer wertvoller. Ein CRM-System, wie z. B. infra-struktur, bietet diese Kontakthistorie gleich mit an. Da die Telefonanlage mit infra-struktur koppelbar ist, werden alle Anrufe anhand der Rufnummer erkannt und AUTOMATISCH in der Kontakthistorie der passenden, digitalen Kundenakte abgelegt. Das gleiche funktioniert mit der eMails-Erkennung und Zusortierung via der in den Kundendaten abgespeicherten eMail-Adresse. Die Kontakthistorie füllt sich daher quasi wie von Geisterhand. Anwendungsfehler können dadurch absolut miniert werden. Komfortabel kann jeder Mitarbeiter die Historie einsehen, so dass Kunden auch mitarbeiterunabhängig betreut werden können. Spontane Mitarbeiterausfälle, z. B. durch Krankheit oder Urlaub können von den Kollegen problemlos aufgefangen werden, weil durch die Kontakthistorie das Wissensmonopol des Einzelnen aufgehoben wird und eine transparente Arbeitsweise entsteht. In der Kontakthistorie können Sie bequem nach verschiedenen Kommunikationskanälen selektieren. Anfragen wie „Suche mir alle eMails mit dem Suchwort Demoanfrage“ ergeben in wenigen Millisekunden das passende Ergebnis.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

 

Daten automatisch miteinander verknüpfen

Zu einem Kundendatensatz gehören jedoch nicht nur die Bewegungsdaten, sondern ggf. auch verschiedene Projekte. So könnten z. B. zum Kundendatensatz eines Handwerkers verschiedene Bauprojekte verknüpft sein, die er durchgeführt hat. Diese Spinnennetz-artige Verknüpfung von Daten ist nun wirklich der Todesstoß für Excel. Denn wenn Sie diese Komplexität aus verknüpften Kunden- und Projektakten kombiniert mit allen Bewegungsdaten abbilden wollten, dann macht Excel rein volumentechnisch endgültig die Grätsche. In „infra-struktur“ ist es einerseits möglich, alle Bewegungsdaten zu einem Kunde- oder Projektdatensatz zu speichern. Darüber hinaus können Sie verschiedene Kunden- und Projektakten auch in Beziehung setzen und so miteinander verknüpfen. Dadurch werden Ihre Wege, Informationen schnell zu finden, immer kürzer. Sie können deutlich effektiver arbeiten und kürzere Reaktionszeiten sicherstellen.

Verknüpfung von Kundendaten mit verschiedenen Projektakten

 

Dokumente zum Kunden oder zum Projekt ablegen

Zur Kundenakte gehören auch Schriftstücke wie z. B. der normale Schriftverkehr, Lieferscheine, Verträge und Angebot. Zu einer Projektakte – greifen wir z. B. das Beispiel des Handwerkers wieder auf – gehören Skizzen, Zeichnungen, Pläne etc. Auch hier kann Excel nicht mit einer praxisnahen Lösung aufwarten. Im CRM-System infra-struktur laden Sie über das integrierte Dokumentenmanagement jegliche Dokumente, wie z. B. Fotos, Grafiken, Word-, Excel- oder PDF-Dateien, hoch und verknüpfen diese mit den passenden Kunden- oder Projektakten. So müssen Sie den Kunden Meyer nun nicht mehr vertrösten, der eine Frage zu seinem letzten Angebot hat, nur weil der betreuende Kollege gerade im Urlaub ist und Sie sich in seiner physischen Ordner- und Ablagestruktur nicht auskennen. Sie gehen einfach in die Kundenakte auf den Reiter Dokumente, finden das Angebot und können Hr. Meyers Frage im Nu beantworten. So geht guter Kundenservice heute!

Verknüpfen Sie Dateien und Dokumente mit Kunden- und/oder Projektakten.

 

Fazit

Excel ist und bleibt ein mächtiges Tool mit vielen Möglichkeiten und Einsatzgebieten. Für den Einsatz im Bereich CRM scheitert Excel jedoch an vielen Punkten. Eine Übersicht über weitere kritische Vergleichspunkte finden Sie am Ende dieses Artikels. Modern strukturierten Unternehmen empfehlen wir den Einsatz eines professionellen CRM-System wie z. B. „infra-struktur“. Mit nur 69 Euro im Monat können sich insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) professionell aufstellen und ein Kundenbeziehungsmanagement aufbauen, welches den Großkonzernen in nichts nachsteht. Es ist schnell und einfach implementiert, kostenmäßig attraktiv, wächst mit Ihrem Unternehmen mit, ist modular erweiterbar und intuitiv bedienbar. Backstage sitzen „echte, charmante Menschen“, die auf dem kurzen Dienstweg schnell reagieren und Support leisten. Also … wann steigen Sie von Excel auf ein CRM-System um?

 

CRM versus Excel

 

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

Kontakt: https://www.infra-struktur.de

 

P.S.: Gönnen Sie sich eine Pause und erleben Sie bei einem leckeren Kaffee in 3 Minuten die DNA von infra-struktur in unserem Kurzvideo: https://www.infra-struktur.de/produktvideo

 

Kundenfragen online beantworten

Fragen, die Ihnen immer wieder gestellt werden, können Sie mit diesen 5 Funktionen bereits online auf Ihrer Website beantworten – für weniger Korrespondenz!


5 Wege, häufige Kundenfragen schon auf Ihrer Website zu beantworten

Kennen Sie das auch? Manche Anfragen von Kunden tauchen immer und immer wieder auf. Die Beantwortung dieser Fragen am Telefon, per E-Mail oder über Ihren Kundenservice verschlingt viel Zeit, die Sie eigentlich für andere Tätigkeiten aufwenden könnten.

Zur Eindämmung dieser Anfragen-Flut bieten sich gewisse Self-Service-Funktionen auf Ihrer Website an. Die 5 häufigsten stellt Ihnen Lilli Koisser, eine freie Texterin für Content Marketing, in ihrem Gastartikel vor!

So beantworten Ihre Kunden sich ihre Fragen online selbst: 5 Tipps

  1. FAQ (Fragen und Antworten)

Wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen Abteilungen oder einen Online-Shop haben, bietet sich eine umfangreiche FAQ-Seite mit Kategorien und Suchfunktion für Ihre Website an. Aber auch Einzelunternehmer und Freiberufler können mit einer FAQ-Seite immer wiederkehrenden Anfragen entgegenwirken:

Sammeln Sie die häufigsten Fragen aus Ihren E-Mails bzw. Ihrem Kundenservice und beantworten Sie sie entweder

  • schon in Ihren Website-Texten oder
  • auf einer eigenen Seite für die häufigsten Fragen und Antworten.

Interessante Fragestellungen eignen sich übrigens auch gut für Blogartikel! Fertigen Sie daraus z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Interviews mit Experten an.

  1. Über-uns-Seite oder Über-mich-Seite

Die Über-mich-Seite ist eine der meistgeklickten Seiten auf Websites aller Art. Wir sind schließlich alle neugierig und möchten wissen, mit wem wir es zu tun haben. Menschen kaufen eben am liebsten von Menschen, auch im B2B-Bereich – und nicht von Logos oder gesichtslosen Firmen. Beantworten Sie daher auf dieser Seite alle Fragen, die einem potenziellen Kunden beim Betrachten Ihrer Website im Kopf herumschwirren:

  • Wer sind Sie und was machen Sie genau?
  • Wie sehen Sie aus?
  • Was bietet Ihr Unternehmen an?
  • Wie helfen Sie Ihren Kunden?
  • Für wen haben Sie schon gearbeitet?
  • Was unterscheidet Sie von ähnlichen Anbietern?
  • Was hat Ihr Kunde davon?
  • Und warum gibt es Ihr Unternehmen, welche Werte stecken dahinter? 
  1. Arbeite-mit-mir-Seite

Manchmal fragen bestimmt auch Kunden bei Ihnen an, die etwas suchen, das Sie gar nicht anbieten. Oder die gar nicht genau wissen, was sie wollen! Beantworten Sie auf einer eigenen Seite über die Zusammenarbeit mit Ihnen (einer sogenannten Work-with-me-Page) schon folgende Fragen:

  • Welches Problem hat Ihr Kunde, und wie können Sie es lösen?
  • Wie läuft die Zusammenarbeit mit Ihnen ab?
  • Was sagen andere Menschen über Sie und Ihre Dienstleistung / Ihr Produkt?
  • Und was kostet es ungefähr?
  • Wie kann der Kunde Sie kontaktieren?
  1. Preisangaben

Gerade im Dienstleistungsbereich machen manche Anbieter ein Geheimnis daraus, was ihre Leistung kostet. Der Gedankengang dahinter: „Ich möchte, dass der Website-Besucher sich bei mir meldet und die Preise erfrägt“. Das ist durchaus verständlich, hat aber leider viele „Was kostet das?“-Mails oder entsprechende Anrufe zur Folge. Und die Kunden, die immer zuerst nach dem Preis fragen, sind höchstwahrscheinlich nicht die besten oder zahlungskräftigsten Kunden! Sie verschwenden also Zeit damit, Kostenvoranschläge zu schreiben oder Anfragen von Menschen zu beantworten, die sich Ihr Angebot vielleicht gar nicht leisten können (oder wollen).

Wer seine Preise nicht komplett auf der Website anführen möchte, könnte – so wie ich – mit Ab-Preisen arbeiten: Leistung XY kostet ab Z Euro. So hat ein potenzieller Kunde einen Anhaltspunkt, in welcher Preisklasse Sie sich ungefähr bewegen – Sie filtern Kunden mit zu wenig Budget so automatisch aus. Im persönlichen Gespräch (bei dem beide Seiten dann schon wissen, von welchen Kosten ungefähr die Rede ist), können Sie dem Kunden dann noch immer ein konkretes Angebot machen.

  1. Kontaktformular

Wenn Sie die Kontaktaufnahme schon mit einem kleinen Abgleich, ob der Kunde zu Ihnen passt, beginnen, werden die unpassenden Kunden sich gar nicht erst die Mühe machen, Sie zu kontaktieren. Besonders bei höherpreisigen Produkten oder Leistungen wird der Kunde nicht sofort auf einen „Jetzt kaufen“-Button klicken, sondern erst mit einem Menschen sprechen wollen.

Fragen Sie im Kontaktformular schon einige relevante Eckdaten ab – so sieht sowohl der Kunde beim Eingeben, ob Ihr Angebot das richtige für ihn ist, als auch Sie am anderen Ende beim Lesen. Stimmt die Chemie, können weitere Schritte eingeleitet werden: Ein kostenloses Erstgespräch, eine Testfahrt, die Anmeldung zu Ihrem Newsletter o. Ä.

 

Konnten Sie erkennen, wie Ihre Website Ihnen dabei helfen kann, die richtigen Kunden zu gewinnen und die falschen auszusortieren? Wenn Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne an LILY Text & Content!

 

Über die Autorin

Lilli Koisser ist eine freie Texterin für Content Marketing aus Wien. Sie hilft ihren Kunden mit LILY Text & Content dabei, online mehr Menschen zu erreichen – mit verkaufenden Texten für Website, Blog, Newsletter, Social Media und eBooks.

Kontakt: http://www.lily.co.at/

Einverständniserklärung zur Veröffentlichung von Mitarbeiter-Fotos

Fast jedes Unternehmen verfügt heute über eine eigene Homepage oder einen Facebook-Account und platziert dort gerne die Gesichter seiner Mitarbeiter. Doch das geht nicht ohne die Einwilligung der abgelichteten Person.

Was Arbeitgeber beachten sollten

Wenn ein Fotograf ins Haus kommt, um ein betriebliches Fotoshooting mit den Mitarbeitern zu machen, weisen Sie bitte die Mitarbeiter darauf hin, dass sie sich darüber Gedanken machen sollten, ob sie ihr Bild online sehen wollen oder nicht. Denn anders als bei Name und Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sind Arbeitnehmer grundsätzlich nicht verpflichtet, der Veröffentlichung ihres Fotos auf der Unternehmenswebsite zuzustimmen. Wer also nicht will, dass sein Portrait im Netz landet, kann der Verwendung seines Fotos widersprechen.

Das Recht am eigenen Bild

Dabei muss schon die Teilnahme an dem Fototermin freiwillig erfolgen. Die Mitarbeiter dürfen keinem Zwang seitens der Geschäftsleitung oder der Kollegen ausgesetzt sein. Eine Teilnahmepflicht kann sich aber daraus ergeben, dass der Mitarbeiter im Unternehmen Repräsentationspflichten übernimmt.

Einwilligungserklärung

Ich habe Ihnen eine Muster-Einwilligungserklärung zusammengestellt, die ich in diesem Video vorstelle:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden


Die Einwilligungserklärung können Sie downloaden und an Ihre Bedürfnisse anpassen, wenn Sie auf den folgenden Button klicken: