Wer immer mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig bearbeitet, überlastet ist und viele Überstunden macht, der sollte die Zeitmanagement-Strategie „Time-Blocking“ ausprobieren, um wieder Herr des eigenen Kalenders und seiner Zeit zu werden. In diesem Beitrag sehen wir uns diese Methode genauer an.

Was ist Time-Blocking?

Beim Time-Blocking teilen Sie Ihren Arbeitstag in mehrere Zeitblöcke auf. Sie könnten z.B. jeden Tag Zeiten reservieren für:

• Aufgaben aus Ihrem Tagesgeschäft
• Projektarbeit
• Administrative Tätigkeiten
• Fokus-Zeit
• Pausen

Jeder thematisch gleiche Zeitblock wird von Ihnen in Ihrem Kalender eingetragen und erhält eine entsprechend von Ihnen festgelegte Kategoriefarbe. Denn Farben kann unser Gehirn sehr schnell verarbeiten und so erkennen Sie ganz einfach, wie Sie Ihren Tag geplant haben.

Schauen wir uns dieses Beispiel einer Wochenplanung mit Time-Blocking genauer an. Morgens, mittags und kurz vor dem Feierabend habe ich hier Zeiten für die Mailbearbeitung eingeplant. Daher werden Mails nicht immer zwischendurch gelesen, sondern systematisch 3x am Tag. Zur Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings ist Fokus-Zeit reserviert. In meinem Beispiel gibt es ein Problem mit einem Kunden, der unzufrieden ist mit unserem Produkt. Daher sind einige interne Besprechungen (Produktion, Krisengespräch) eingeplant und die Videokonferenz mit dem Kunden. Auch dafür gibt es Zeitblöcke für die Vor- und Nachbereitung. Am Freitagnachmittag ist Zeit geblockt, um die Planung für die nächste Woche zu machen. Die Mittagspause habe ich nicht eingetragen (weil mich mein Magen daran erinnert 😉), wenn aber die Gefahr besteht, dass ich meine Mittagspause regelmäßig wegfallen lasse, würde ich dies auch eintragen.

Warum werden auch Pausen eingeplant?

Insbesondere wenn es mal wieder hektisch wird und Ihre Arbeitslast durch Fachkräftemangel und hohem Krankenstand zu hoch wird, neigen Sie wahrscheinlich dazu, die Pausen wegzulassen und stattdessen durchzuarbeiten.

Das zahlt sich am Ende aber nicht aus. Wir brauchen kleine und größere Pausen, damit wir wieder neue Energie tanken können und frisch mit der nächsten Aufgabe starten können. Wie dies rhythmisiert funktioniert und eng getaktet ist, erkläre ich in diesem Blog-Artikel: Pomodoro-Technik.

Was ist Fokus-Zeit?

In der Fokus-Zeit arbeiten Sie konzentriert an einer Aufgabe. Ohne Störungen durch E-Mails, Anrufen oder Kollegen. Wenn der Zeitblock für die Fokus-Zeit 2 Stunden beträgt, dann können Sie hier auch mehrere Aufgaben erledigen, die aber zu einem Thema gehören sollten, damit Sie nicht zwischen verschiedenen Themen hin- und herspringen.

Extra-Tipp: Themenschwerpunkte setzen

Seit einiger Zeit habe ich für mich für jeden Wochentag einen Themenschwerpunkt festgelegt. So vermeide ich, jeden Tag an vielen verschiedenen Themen zu arbeiten. Ich werde dadurch produktiver, weil ich mich z.B. an einem Tag intensiv mit meiner Social-Media-Strategie beschäftige und an einem anderen Tag auf die Vor- und Nachbereitung von Seminaren und Arbeitsplatzcoachings. Probieren Sie es doch auch einmal aus, vielleicht hilft es Ihnen, Ihre Fokus-Zeit noch besser zu nutzen.

Vorteile von Time-Blocking

• Multitasking reduzieren: Sie springen nicht mehr zwischen verschiedenen Aufgaben und Themen hin und her. Dadurch arbeiten Sie produktiver und kommen eher in den Flow.
• Bewusst mit Zeit und Energie umgehen: Sie fragen sich an manchen Tagen, was Sie heute eigentlich gemacht haben? Durch Time-Blocking passiert dies nicht mehr. Durch diese Zeitmanagement-Technik gehen Sie viel bewusster mit Ihrer Arbeitszeit um.
• Produktive Zeiten nutzen: Sie fangen gerne früh an, weil Sie sich dann noch gut konzentrieren können? Oder kommen Sie erst am Nachmittag so richtig in Schwung? Passen Sie Ihre Fokus-Zeiten einfach Ihrem Biorhythmus an.
• Aufgaben werden gebündelt bearbeitet: Sie sehen es am Beispiel „Posteingang bearbeiten“, dass E-Mails nicht mehr immer zwischendurch gelesen und beantwortet werden, sondern nur 3x am Tag. Das spart Zeit.
• Höhere Verbindlichkeit: Viele meiner Seminar-Teilnehmer bestätigen mir, dass diese Zeitblöcke im Kalender verbindlicher für sie selbst sind und sie motivierter sind, die Aufgaben wie geplant zu erledigen. Ein guter Nebeneffekt: Sie werden nicht einfach spontan zu einer Besprechung eingeladen, da die Zeit ja bereits in Ihrem Kalender vergeben ist. Das hilft zusätzlich, die geplanten Aufgaben fristgerecht zu schaffen.
• Themenschwerpunkte: Durch die Themenschwerpunkte pro Tag, arbeiten Sie an jedem Thema kontinuierlich weiter, aber nicht an jedem Tag. Es fällt auch leichter, die Aufgaben zu planen.

Die Methode Time-Blocking erkläre ich auch in diesem Video:

Weitere hilfreiche Tipps für eine bessere Selbstorganisation habe ich in diesem Artikel zusammengefasst: Selbstorganisation als Schlüssel zum Erfolg

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.