Die effiziente Alternative zur Regelbesprechung

Teamsitzung, Abteilungsrunde, Projekt-Meeting –  und immer das Gleiche: Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz, was er gerade tut. Aber alle sind gelangweilt. In diesem Artikel stelle ich Ihnen eine effiziente Alternative vor.


Jede Woche wieder

Wenn ich in meinen Einzelcoachings einen Blick in den Kalender meines Teilnehmers werfe, dann sehe ich dort eine ganze Reihe an Regelbesprechungen. Einmal pro Monat die Abteilungsrunde, alle zwei Wochen eine Teambesprechung, jede Woche ein Projekt-Meeting usw. Wenn Sie in verschiedenen Projekten mitarbeiten und auch noch in Ausschüssen tätig sind, dann ist Ihr Kalender nur alleine damit schon recht voll.

Langeweile macht sich breit

Wie laufen in der Regel diese Besprechungen ab? Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz über seine aktuellen Aufgaben. Der Stand der Dinge. Der Vorgesetzte berichtet dann noch aus diversen anderen Gremien und gibt Informationen weiter. Ein Kollege muss dann am Ende ein Protokoll schreiben, das ehrlich gesagt, niemand liest. Auch die einzelnen Beiträge interessieren niemanden so wirklich. Einige beginnen unter dem Tisch am Smartphone E-Mails zu lesen. Andere kritzeln auf dem Block herum.

Unter der Hand verraten alle, das die Besprechung reine Zeitverschwendung ist. Aber niemand ändert etwas. Man führt nun einmal solche Besprechungen durch, um sich zu informieren. Das war schon immer so.

Was ist das Ziel der Regelbesprechung?

Als Ziel dieser Regelbesprechungen wird häufig der Informationsaustausch genannt. Die Mitarbeiter sollen wissen, woran jeder Kollege arbeitet. Ein weiteres Ziel ist, Überschneidungen herauszufinden. Also wenn zwei Mitarbeiter an unterschiedlichen Themen arbeiten will man herausfinden ob sich die Themen in einzelnen Details überschneiden und dadurch aufeinander auswirken.

Aber werden diese Ziele erreicht?

Oft leider nicht. Der Abteilungsleiter / Teamleiter / Projektleiter kennt den Stand der Dinge (hoffentlich). Wenn jeder Kollege in der Abteilung andere Themenschwerpunkte bearbeitet, dann interessiert es auch nicht wirklich, was die anderen tun. Außerdem ist es ja auch nur eine punktuelle Bestandsaufnahme. Ein Projekt, das heute noch gut läuft, kann bereits morgen viele Probleme bringen. Überschneidungen werden in der Regel auch nicht aufgespürt, weil gar nicht so detailliert berichtet wird. Und das Protokoll liest auch niemand.

Die effiziente Alternative: Das Kanban-Board

Wenn etwas nicht gut läuft, dann sollte man nicht einfach so weiter machen, sondern etwas ändern. Ich weiß, dass es ziemlich revolutionär ist, an den Regelbesprechungen etwas zu ändern, dennoch möchte ich Sie dazu ermutigen.

Wenn Sie regelmäßig und kurz Informationen zum Stand der Dinge in Ihren Themen austauschen wollen, dann empfehle ich Ihnen ein Kanban-Board zu errichten.

Dieses Board sollte für jeden zugänglich in der Abteilung aufgehängt werden. Jeder Mitarbeiter beschriftet Haftnotizzettel mit seinen Themen.

Jeden Morgen treffen sich alle vor diesem Board und jeder berichtet, was er gestern erreicht hat. Die Redebeiträge sollten kurz sein, sodass die gesamte Besprechung nur ca. 10 min. dauert. So sind alle ständig auf dem Laufenden. Wer bei seinem Thema bzw. Projekt ins Stocken geraten ist, kann die Kollegen nach Lösungsideen fragen. Im Laufe des Tages können sich dann Kleingruppen dazu zusammenfinden. Ein Protokoll wird nicht geschrieben, denn die Dokumentation ist am Board zu sehen.

Das Kanban-Board stelle ich in diesem Video vor:

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Materialien zum Kanban-Board können Sie hier bestellen:

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So organisieren Sie Ihre Wiedervorlage mit Mappei

Die täglichen Aufgaben im Blick

Es ist die große Herausforderung für jeden von uns: Alle Aufgaben im Blick zu behalten. Nichts vergessen. Planbare Aufgaben rechtzeitig angehen. Aber auch Rückrufe und Informationen, auf die man wartet nicht vergessen und ggf. nachhaken.

Dafür benötigen Sie eine funktionierende Wiedervorlage. Sie können sich selbst organisieren, indem Sie die Aufgaben in Outlook nutzen, eine Excel-Liste führen oder jeden Tag To-Do-Listen schreiben.

Wenn Sie aber Ihre Ablage mit Mappei organisieren, dann liegt es nahe, auch die Aufgabenplanung und Wiedervorlage mit diesen Mappen zu realisieren. So bleiben Sie konsequent in einem System. Und darauf kommt es an:

  • Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich (also nicht nur im Kopf)
  • Planen Sie alle Aufgaben ein
  • Verwalten Sie alle Aufgaben in einem System

Nur so behalten Sie wirklich alles im Blick und sind gut organisiert.

Zwei Dimensionen: Thema und Termin

Vielleicht nutzen Sie für Ihre Wiedervorlage in Papier einen Pultordner, wie auf diesem Bild. Er hat verschiedene Fächer für die Tage (1-31) und Monate (Jan-Dez). Ich habe mich früher auch damit organisiert und meine Themen in verschiedene Sichthüllen zusammengefasst. Diese wurden dann von mir in die Fächer gelegt.

Pultordner 1-31 und Jan-Dez
Es könnte eigentlich ganz gut funktionieren. Aber es gibt einen Haken. Angenommen, ich habe ein Thema für den 20. eingeplant und in das entsprechende Fach die Unterlagen gelegt. Aber bereits am 13. fragt mich mein Chef nach diesem Thema. Nun müsste ich mich daran erinnern, bei welchem Datum der Vorgang liegt. Womöglich kann ich mich nicht mehr erinnern und muss nun alle Fächer durchsuchen. Da wahrscheinlich in einem Fach mehrere Sichthüllen liegen, die alle nicht beschriftet sind, dauert die Suche ziemlich lange.

Ich habe mich immer darüber geärgert. Geht es Ihnen wie mir früher?

Dann ist das Termin-Modul von Mappei die richtige Lösung für Sie.

 

Das Termin-Modul von Mappei

Für die Wiedervorlage gibt es entsprechende Leitkarten, die bereits fertig beschriftet sind. Auch hier gibt es Reiter mit 1-31 und Jan-Dez. Wenn Sie die Themen- bzw. Aktionsmappen bei den jeweiligen Tagen einsortieren, sehen Sie jetzt sowohl den Termin, als auch das Schildchen mit Namen des Themas (oder Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter). Wenn Sie nun früher auf die Mappe zugreifen müssen, dann finden Sie sie im Kasten sehr schnell. Beim Suchen hilft Ihnen wieder die Farbe des Beschriftungsschildchens. Dadurch wissen Sie, dass Sie nur nach z.B. gelben Schildern (für Stahllieferanten) schauen müssen. Und wenn Ihr Lieferant „Meyer“ heißt, wissen Sie auch, an welcher Stelle (Mitte links) der Reiter steckt.

Diese Systematik stelle ich Ihnen in dem folgenden Video vor:

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Den Tag gut geplant und vorbereitet

Ich empfehle immer am Vortag schon mal den nächsten Tag zu planen. Nehmen wir an, Sie werden an verschiedenen Besprechungen teilnehmen, für die Sie Unterlagen (also Ihre Mappei-Mappen) benötigen. In der Zeit dazwischen möchten Sie verschiedene Aufgaben erledigen (zu denen Sie ebenfalls Mappen angelegt haben).

Tagesplanung mit Mappei
Um nun den nächsten Tag im Detail zu planen und die Besprechungen vorzubereiten gibt es ein weiteres Hilfsmittel: Eine Tages-Fächermappe.

Auf dem Deckel dieser Mappe gibt es eine Sichthülle, in der Sie Ihren ausgedruckten Terminplan und Aufgaben aus Outlook hineinschieben. Die einzelnen Fächer sind für jeweils eine Stunde vorgesehen (8:00-19:00). Nun brauchen Sie nur noch die entsprechenden Mappen den Uhrzeiten zuordnen und schon sind Sie perfekt vorbereitet.

 

 

 

Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das Buch „Ordnung ohne Stress“.

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Aufgaben in Outlook mit Getting Things Done organisieren

Was ist Getting Things Done?

Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen.

Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.

Quelle: Wikipedia

Ich habe mich bisher wenig dieser Methode gewidmet, weil ich immer empfehle, seine Aufgaben konkret einzuplanen. Also festzulegen, wann ich mir die Zeit nehmen möchte, eine Aufgabe zu erledigen. Aber ich beobachte natürlich auch, dass es Menschen gibt, denen dies schwer fällt. Sie können zwar festlegen, dass sie eine bestimmte Aufgabe in dieser Woche erledigen wollen, aber sich schlecht einen Tag oder sogar eine Uhrzeit bestimmen. Für diese Menschen könnte Getting Things Done die passende Methode sein.

Wie funktioniert Getting Things Done?

Ein paar Prinzipien decken sich mit meinen Empfehlungen:

  • alle anstehenden Aufgaben sammeln
  • alle Aufgaben in einem System managen
  • Aufgaben, die in 2-3 Minuten erledigt werden können, sofort erledigen
  • die anderen Aufgaben einplanen

Nun kommt der Unterschied: Statt die Aufgaben konkret einzuplanen, werden Kategorien gebildet.

In der Kategorie „Nicht begonnen“ befinden sich alle Aufgaben, die in dieser Woche erledigt werden sollen. Sie sind also zeitnah zu erledigen. „In Bearbeitung“ und „Wartet auf jemand anderen“ erklären sich von selbst. Unter „Zurückgestellt“ sammeln sich alle Aufgaben, die in den nächsten Wochen und Monaten abgearbeitet werden sollten. Hier könnten Sie noch unterscheiden und Monats- und Jahrespläne erstellen, oder die Einteilung „kurzfristig“, „mittelfristig“ und „langfristig“ vornehmen.

Wichtig ist bei dieser Methode, sich am Wochenbeginn anzusehen, was diese Woche ansteht und am Wochenende zu kontrollieren, was erledigt wurde und was in die nächste Woche mitgenommen werden muss. Außerdem sollten Sie sich die Aufgaben, die Sie zurückgestellt haben ansehen und entscheiden, was in der nächsten Woche nun erledigt werden soll.

Wie Sie Getting Things Done mit den Aufgaben in Outlook umsetzen können

Wenn Sie Ihre Aufgaben zum größten Teil per Mail erhalten, macht es Sinn, diese auch in Outlook einzuplanen. Ansonsten müssten Sie Listen per Hand schreiben.

Wie Sie in den Aufgaben in Outlook mit den oben genannten 4 Kategorien arbeiten und sich dadurch selbst managen, erkläre ich in diesem Video:

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Wer hat an der Uhr gedreht …?

8 Methoden, wie Sie die Zeitfresser im Büro entlarven und Ihr Zeitmanagement deutlich optimieren

Fragen Sie sich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, eMails und das Chaos auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Es gibt einfache Methoden, wie Sie die Zeitfresser identifizieren und wie Sie mit Ihnen umgehen können. Lernen Sie, sich mit Hilfe einfacher Tipps besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten, effizienter zu werden und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Moderne Büromanagement- und CRM-Systeme wie z. B. „infra-struktur“ können Ihnen dabei gute Dienste leisten. Denn … wer gut organisiert ist, der kann sich am Ende des Tages auch über viele „grüne Haken“ auf seiner ToDo-Liste freuen 🙂

1.   Aufräumen! Organisieren und strukturieren Sie Ihre Informationen

Moderne Büromanagement Softwaresysteme wie z. B. „infra-struktur“ bieten Ihnen die komfortable Möglichkeit, z. B. Ihre Kundendaten in digitalen Kundenakten zu organisieren. In diesen werden die Kontaktdaten Ihrer Kunden automatisch mit allen zugehörigen eMails, Anrufen, Dokumenten, Terminen und sonstigen Notizen in einer chronologischen Kontakthistorie verknüpft sind. Anstatt langen, endlosen Suchen und Durchforsten von Servern, PC-Festplatten, Laptop und eMail-Ablagen finden Sie nun alle Infos mit nur zwei Klicks in wenigen Sekunden.

Digitale Kundenakten sind wie ein Spinnennetz. Sie bündeln und verknüpfen sämtliche Kundendaten. So finden Sie alles auf schnellstem Weg.

2.   Schaffen Sie Transparenz und einfache Vertretungsmöglichkeiten

Die Kontakthistorie des CRM-Systems „infra-struktur“ zeigt Ihnen in einer übersichtlichen und chronologischen Auflistung, wer was wann mit wem wie besprochen hat. Auf diese Kontakthistorien haben alle Kollegen Zugriff. So kann auch Kollege Müller, der seinen spontan krankgewordenen Kollegen Schuster vertritt, dem Kunden König ebenso kompetent Auskunft über die letzte Bestellung geben, wie Schuster selbst. Dazu klickt er einfach in die digitale Kundenakte und findet in der Kontakthistorie die letzte eMail, in der Kunde König am 01.12.2017 um 13:52 per eMail 500 Stück von Produkt A bei Herrn Schuster bestellt hat. Darüber hinaus sieht er, dass Kunde König die Bestellmenge um 15:43 per Telefonat mit Frau Rieger aus der Verwaltung um weitere 500 Stück erhöht hat. Kein „Oh, da kann ich Ihnen nicht weiterhelfen. Da müssen Sie 3 Wochen warten, bis der Kollege aus dem Krankenhaus wieder da ist.“ Kein „Nein, das weiß ich nicht, da muss ich erstmal herausfinden, mit wem Sie damals gesprochen haben.“ Mitarbeiter-unabhängige Kundenbetreuung sichert heute schnelle Reaktionszeiten, zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeiter.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

3.   Definieren Sie Prozesse für wiederkehrende Aufgaben

Legen Sie wiederkehrende Aufgaben wie z. B. die Anleitung zur Reisekostenabrechnung in einem Unternehmens-Wiki ab. So leisten Sie „Hilfe zur Selbsthilfe“ und die Mitarbeiter können die Anleitung selbständig abbarbeiten anstatt zum zigten Mal Sie oder Ihre Sekretärin zu fragen und fremde Zeit zu rauben.

4.   Beenden Sie die Zettelwirtschaft

Lösen Sie Monopolwissen auf und starten Sie eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Know-how mit einer gelebten Selbstverständlichkeit allen anderen Kollegen zur Verfügung stellt – sei es, dass er Notizen zu Anrufen hinzufügt, damit der Kollege bei eigener Abwesenheit einfach vertreten kann oder sei es durch Freischaltung des eigenen Terminkalenders, um so anderen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Termine für Sie oder ganze Teams einzustellen.

Anrufnotizen zu Anrufen hinzufügen – digital statt Postits und Zettelwirtschaft!

5.   Delegieren Sie Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip an Kollegen

Wichtiges und gleichzeitig Dringendes erledigen Sie selbst und sofort, während Wichtiges, aber nicht Dringendes für später terminiert werden kann. Hierzu können Sie in der Büromanagement- und CRM Software „infra-struktur“ Kalendereinträge oder Aufgaben mit Erinnerungsfunktion anlegen. Nicht Wichtiges, aber Dringendes delegieren Sie einfach an Kollegen, z. B. mit der Globalisieren-Funktion in infra-struktur. Damit können Sie eMails, Aufgaben oder Dokumente einfach an Kollegen „weiterleiten“ und Ihnen eine kurze Notiz mitsenden, was Sie erledigen sollen.

Mit dem Eisenhower-Prinzip können Sie Aufgaben schnell und einfach priorisieren und delegieren.

Legen Sie sich Aufgaben direkt mit Erinnerungsfunktion an, um nichts zu vergessen und rechtzeitig daran erinnert zu werden.

6.   Arbeiten Sie blockweise und unterbinden Störungen

Multitasking war gestern, Singletasking ist heute. Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an EINER Sache deutlich effizienter ist, als alle gleichzeitig zu machen.

Sie können es an einem Experiment selbst ausprobieren: Nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen Sie drei Spalten. In die erste sollen die Zahlen 1 bis 23, in die zweite die Buchstaben A bis W und in die dritte Spalte die römischen Zahlen von I bis XXIII eingetragen werden. Im 1. Durchlauf tragen Sie die Daten Zeilenweise ein, d. h. 1, A, I. Im 2. Durchlauf tragen Sie die Daten Spaltenweise ein, d. h. erst 1, 2, 3, … , dann A, B, C … usw. Stoppen Sie bei beiden Durchläufen separat die Zeit und Sie werden sehen, dass das Switchen zwischen den verschiedenen Aufgaben den Zeitaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht.

Fazit: Legen Sie z. B. in Ihrem Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von eMails, Anrufen und Projektarbeit fest und halten Sie sich strikt daran. Lassen Sie sich nicht ständig von dem „Pling“ einer neuen eMail im Posteingang aus Ihrer Arbeit reißen. In infra-strukur können Sie akustische Signale mit einem Klick deaktivieren oder Ihre eMails für einen definierten Zeitraum an einen Kollegen globalisieren bzw. weiterleiten.

Legen Sie feste Zeitfenster für Projekte und Aufgaben fest, in denen Sie nichts anderes tun und sich nicht stören lassen.

7.   Leben Sie die Clean Desktop Policy

Warum haben wir Menschen Chaos? Ganz einfach, weil wir nicht wissen, WOHIN wir die Fülle an Informationen schieben, ablegen, lagern sollen. D. h. Aufräumen geht immer nur dann, wenn ich eine eindeutige Struktur habe, die mir Wegweiser gibt, wo bestimmte Sachen hingehören. Legen Sie in „infra-struktur“ z. B. Projekte an, zu denen Sie Skizzen, Dokumente, eMails etc. verknüpfen und somit leicht wiederfinden können. Zusätzlich können Sie das Projekt noch mit einem Kunden verknüpfen. So finden Sie alle Infos mit wenigen Klicks wieder – entweder über den Kunden oder über das Projekt. Noch ein weiterer Tipp: Räumen Sie abends 5 Minuten vor Feierabend Ihren Schreibtisch auf. Sie bekommen dann noch einmal ein gutes Gefühl, nichts vergessen zu haben und können am nächsten Tag entspannt mit einem „sauberen“ Schreibtisch starten.

Verknüpfen Sie Dokumente & Dateien jeglicher Art mit Ihren digitalen Kundenakten. So haben Sie alle Informationen zu Ihren Kunden zentral an einer Stelle und finden alle Infos mit wenige Klicks.

8.   Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche – mit Puffer- und Pausenzeiten

Studien belegen, dass Sie negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen können. Jegliche Behauptung, dass TV schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In unserer heutigen hochtechnologisierten Welt ist jedoch folgendes passiert: 1. arbeiten viele Menschen ständig am Limit, weil unser „Leistungszug Deutschland“ eben so schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro 60 Stunden non-stop arbeitet und sein Feldbett im Büro hat. 2. brauchen wir uns kaum noch bewegen. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per eMail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch.

Zudem ergaben Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zugunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe und verzichtet damit z. B. auf den Besuch im Fitnessstudio. Das Fazit: Unsere „Stress-Silos“ laufen immer weiter voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung. Unser Tipp: Planen Sie Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in Ihren Wochenkalender wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere Ihre freie Zeit verplanen. Achten Sie auf sich und auf den Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren. Unser Call-Center ist nur eine Möglichkeit, sich einfach mal eine „Auszeit“ zu verschaffen. Ihre Kunden können Ihre Anliegen auch in Ihrer Abwesenheit bei sympathischen Menschen loswerden und Sie können sich darum kümmern, wenn Sie wieder frei und energievoll dafür sind.

Freie Zeiten und Puffer in Ihrem Kalender sind wichtig. Verplanen Sie sich nicht bis auf`s Letzte und berücksichtigen Sie auch private Termine, die Ihre Work-Life-Balance begünstigen.

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

https://www.infra-struktur.de

 

 

Work-Life-Balance: Was ist Ihnen wichtig?

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist ein Thema, das jeden von uns beschäftigt. In diesem Artikel finden Sie einen Selbsttest, damit Sie mehr Klarheit über Ihre derzeitige Situation bekommen. Außerdem stelle ich Ihnen eine Studie zum Thema vor.


Wie gut gelingt Ihnen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie?

Sind wir nicht alle immer wieder hin- und hergerissen? Einerseits wollen wir im Job das Beste geben, andererseits auch der Familie, Freunden und Hobbies gerecht werden. Seine Zeit kann man aber nur einmal verwenden und muss sich daher immer wieder zwischen Beruf und Familie entscheiden. Beides in Balance zu bringen ist oft nicht einfach. Eine gute Work-Life-Balance ist sowohl für Männer als auch für Frauen wichtig. Oft sind es ja doch die Frauen, die sich viel um die Betreuung der Kinder oder pflegebedürftiger Eltern kümmern und dafür ihre Arbeitszeit reduzieren. Aber auch Männern fällt es schwer, beidem gerecht zu werden. Und dann kommen noch die eigenen Ansprüche an sich selbst dazu…

Ich habe einen Selbsttest gefunden, der Ihnen vielleicht dabei helfen kann, mehr Klarheit über Ihre eigene Situation zu bekommen, sodass Sie dann im nächsten Schritt überlegen können, was Sie ändern müssten, um die Balance wieder besser herzustellen.

Den Selbsttest der AOK finden Sie hier (klick): Selbsttest – Wie steht es um Ihre Work-Life-Balance?

Was ist Ihnen wichtig?

Vielleicht hat Ihnen der Selbsttest dabei helfen können, mehr Klarheit darüber zu bekommen, was Ihnen wichtig ist und wie gut Ihnen die Balance im Moment gelingt.

Bei meinen Recherchen zum Thema Work-Life-Balance bin ich auf eine Studie gestoßen, die 1000 Teilnehmer zu diesem Thema befragt hat. Gut gefällt mir daran, dass auch herausgearbeitet wurde, in welcher Lebenssituation die Personen im Moment sind und welche Werte für sie wichtig sind.

Denn meiner Meinung nach muss man mehrere Faktoren betrachten und kann nicht alle Menschen über einen Kamm scheren. In der Studie wurden dann drei verschiedene Lebensentwurf-Cluster gebildet. Den Befragten in den jeweiligen Clustern sind bestimmte Dinge wichtig und sie haben ähnliche Werte. Dabei berücksichtigt wurde auch, ob die Personen im Moment Betreuungsaufgaben wahrnehmen. Zum Beispiel, weil sie ihre Kinder betreuen oder sich um die pflegebedürftigen Eltern kümmern. Und es wurde auch gefragt, ob die Personen im Unternehmen Führungsaufgaben wahrnehmen.

In der folgenden Grafik habe ich einige Punkte aus der Studie zusammengefasst. Zu welcher Gruppe gehören Sie?

Aber diese Studie analysiert nicht nur den Status zum Thema Work-Life-Balance, sondern gibt auch Empfehlungen für die Personalabteilungen in Unternehmen, welche Angebote für die jeweilige Gruppe gemacht werden sollten. Sie schaut dabei auch etwas in die Zukunft. Die Details können Sie sich gerne selbst ansehen.

Die Studie zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie können Sie hier herunterladen (klick): Vereinbarkeit 2020

In dem folgenden Video stelle ich Teile der Studie vor:

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Da man ja seine Zeit nur einmal verwenden kann, muss man sich entscheiden, was im Moment wichtiger ist. Um eine bessere Balance zu schaffen, helfen auch Zeitmanagement-Methoden. Ich habe bereits viele Tipps dazu gegeben. Schauen Sie doch einfach in der entsprechenden Playlist meines YouTube-Kanals vorbei. Vielleicht finden Sie ja eine Methode, die Ihnen hilft, Ihre Work-Life-Balance zu verbessern: YouTube-Playlist (klick)

Gründe für Stress im Job

Vom Arbeiter in der Produktion bis hin zur Vorstandssekretärin – gefühlt sind alle Mitarbeiter gestresst. Und irgendwie wird es auch immer schlimmer. Oder? In diesem Artikel spüre ich die Gründe für Stress auf und biete Ihnen eine Möglichkeit herauszufinden, wie gestresst Sie sind.


Wie gestresst sind Sie?

Bevor Sie sich mit den Gründen für Stress im Job und den Möglichkeiten, dagegen zu wirken beschäftigen, sollten Sie im ersten Schritt herausfinden, wie gestresst Sie im Moment sind. Und ich betone dabei, dass es eine Moment-Aufnahme ist. Denn letztendlich hängt es auch von den Rahmenbedingungen im Job ab, die sich von heute auf morgen ändern können.

Ich habe auf Stern.de einen kurzen Test gefunden, bei dem Sie ein paar Fragen beantworten und dann eine Auswertung erhalten. Mir ist natürlich klar, dass die Fragen und Antworten wahrscheinlich nicht immer und zu jedem passen. Es handelt sich auch nicht um einen fundierten psychologischen Test. Aber vielleicht ist es trotzdem aufschlussreich für Sie. Den Selbsttest finden Sie hier: Selbsttest Stresslevel

Was sind die Gründe für Stress im Job?

Als ich mich jetzt mit dem Thema Stress beschäftigt habe, habe ich eine Studie der Techniker Krankenkasse aus 2016 gefunden. Hier wurden unter anderem die Gründe für Stress im Job untersucht. Die Teilnehmer konnten mehrere Punkte auswählen. Die folgende „Hitliste“ ist daraus entstanden:

An erster Stelle steht „Zu viel Arbeit“. Das verwundert mich nicht und deckt sich mit meinen Erfahrungen und Beobachtungen. Viele meine Trainingsteilnehmer berichten, dass die Arbeitsmenge zugenommen hat. Man spricht auch von einer Verdichtung der Arbeit.

Wenn z.B. ein Kollege das Unternehmen verlässt, wird nicht ein neuer Mitarbeiter eingestellt, sondern die Arbeit auf die Kollegen verteilt. So muss jeder noch mehr in der gleichen Zeit schaffen.

Dies führt auch gleich zum nächsten Punkt in der Liste: Termindruck und Hetze. Da nicht alles gleichzeitig erledigt werden kann, bleiben Sachen liegen, die dann aber auch irgendwann dringend werden. Es dauert nicht lange, dann hat man das Gefühl, nur noch Feuer zu löschen und zu reagieren. Und das führt zu Stress.

Überhaupt nicht hilfreich sind in so einer Situation Unterbrechungen und Störungen, die an dritter Stelle des Rankings stehen.

In dem folgenden Video gehe ich genauer auf jeden Punkt in der Liste ein.

Die Studie der Techniker Krankenkasse können Sie hier als PDF herunterladen: Entspann dich Deutschland

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Was können Sie gegen Stress im Job tun?

Sie denken „Da kann man sowieso nichts machen.“? Doch! Es gibt zahlreiche Möglichkeiten den Stress zu reduzieren (Priorisieren, Nein-Sagen usw.). Ich habe bereits viele Tipps dazu gegeben. Schauen Sie sich doch einmal auf meinem YouTube-Kanal die Videos in der Playlist „Zeitmanagement“ an. Sicherlich ist eine Methode dabei, die Ihnen hilft wieder „Herr der Lage“ zu sein: YouTube-Playlist

Warum Sie nicht jeden Tag Ihren Briefkasten leeren sollten

Ich freue mich über diesen Gastartikel von meiner „Kollegin“ Katharina Vollus. Sie ist auch ein großer Fan von Ordnung und Strukturen um dadurch die eigene Produktivität zu steigern. In diesem Beitrag gibt sie wertvolle Tipps zum Umgang mit der immer noch bestehenden Papierflut im Büro.


Die 3-Schritt-Formel für mehr Produktivität mit dem Posteingang

Trotz Digitalisierung hört die Papierflut nicht wirklich auf. Sind die vielen täglich eintreffenden „Papiere“, die bearbeitet und abgeheftet werden wollen auch eine Herausforderung für Sie? Ist Ihr Schreibtisch schneller als Sie gucken können mit diesen Papieren wieder voll und Sie haben das Gefühl, es ist irgendwie alles zu viel? Dann erkläre ich ihnen in diesem Artikel eine einfache 3-Schritt-Formel, die ihnen in Zukunft zu mehr Produktivität und weniger Papierchaos verhilft.

In meinen Coachings “für mehr Fokus bei der Arbeit” sind mir immer wieder bestimmte Verhaltensweisen aufgefallen, die unweigerlich zu einem Art “Stau” bei den Papieren auf dem Schreibtisch führen. Denn das Problem ist oft nicht die eigentlich Unordnung, sondern die fehlende Konsequenz beim Umgang mit den Dokumenten. Es könnte Ihnen auffallen, wenn Sie beim Blick auf das ein oder andere Dokument denken “Ach, da müsste ich auch mal….” oder “Eigentlich wollte ich hier noch etwas machen….”

Die typische unproduktiven Verhaltensweisen:

  1. Zu viel oder vielleicht sogar alles an Papier in den Arbeitsbereich rein lassen
  2. Nicht sortieren und entscheiden wollen
  3. Sich vor der Umsetzung, vor dem Handeln drücken

Meine 3-Schritte-Formel lautet: Reduzieren – Entscheiden – Handeln

Das klingt erstmal super simpel, was klasse ist, um es sich auch zu merken und immer wieder daran zu erinnern. Aber im eigenen Verhalten jeweils nur einen der 3 Schritte zu gehen und nicht auszuweichen ist gar nicht so einfach. Wie oft, schieben wir etwas auf, nehmen erstmal alles auf die Todo-Liste ohne abzuwägen, zögern wir bei der Umsetzung aufgrund von Zweifeln etc?!

Was ich mit den 3 Schritten meine, verrate ich jetzt. Ohne jeweils ganz genau auf alle Details einzugehen. Es geht in diesem Beitrag erstmal um eine grundsätzliche Reflektion und das Fokussieren auf eine Verhaltensänderung.

Meine 3-Schritte-Formel für produktiven Umgang mit den eintreffenden Papieren und Dokumenten

  1. Reduzieren

Wir alle sind nur mit einer gewissen Menge an Willenskraft und Disziplin ausgestattet, die manchmal nicht mehr für die vielleicht lästigen, unangenehmen oder langweiligen Dinge reicht. Daher ist es strategisch entscheidend, wie viel wir überhaupt in den Bereich hineinlassen, wo unser Gehirn drüber nachdenken muss. Gewisse Regeln und Routinen helfen daher, Gehirn-Power zu sparen für die wirklich wichtigen Denkaufgaben.

Eine Routine für Selbstständige wäre, die Post seltener aus dem Briefkasten zu holen um seltener den eigentlichen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Können Sie sich vorstellen, nur jeden zweiten Tag den Briefkasten zu öffnen? Eine weitere einfache aber wirkungsvolle Angewohnheit ist es, die Post schon außerhalb ihres Arbeitszimmers grob durchzuscannen und alles, was offensichtlich Werbung ist sofort zu entsorgen. Dazu gehören auch Briefe von der Bank, dem Energieversorger oder Versicherer deren Inhalt sich nach dem öffnen als werbliche Angebote oder neue Tarife heraus stellt. Ab in Ablage P damit!

Schließlich sollten Sie sich bei jedem Dokument auch nach dem Lesen bzw. Bearbeiten fragen, ob es wirklich aufbewahrt werden muss. Wenn es keine (steuer-) rechtlichen Gründe dafür gibt, könnten Sie noch ein simples Foto machen, um ggf. noch mal drauf zu schauen, aber das meiste kann eigentlich gleich weg. Wie gesagt, alles klaut Aufmerksamkeit und Willenskraft und die brauchen Sie doch wahrlich für andere Dinge.

  1. Entscheiden

Entscheiden ist für mich die Schlüsselqualifikation für Erfolg. Denn nur wenn Sie folgende Fragen schnell entscheiden können, reduzieren Sie nachhaltig Mehrarbeit und sparen definitiv Zeit:

  1. Besteht bei einem Dokument Handlungsbedarf oder nicht?
  2. Was ist genau zu tun bzw. was ist der nächste umsetzbare Schritt den ich jetzt angehen kann?
  3. Dauert die Bearbeitung länger als 3 Minuten?

Mit diesen 3 einfachen Fragen, sind Sie in der Lage jedes Dokument konsequent zu bearbeiten und ggf auch sofort in die Ablage oder den Müll zu befördern. Ok, zugegeben, die zweite Frage nach dem nächsten Umsetzbaren Schritt ist etwas tricky. Aber hier schlummert das meiste Potential. Denn das genaue Formulieren, was Sie überhaupt konkret als nächstes Tun können und werden, macht die baldige Umsetzung sehr viel wahrscheinlicher. “Krankenversicherung klären” ist dabei weniger gut formuliert als “Bei Barmer anrufen und Zahnersatzkostenübernahme erfragen”. Schon weiß das Unterbewusstsein besser, was zu tun ist und denkt sich nicht so schnell Ausweichmanöver aus. Oder, was meinen Sie?

Natürlich gehört zu dem ganzen Komplex Entscheiden auch sich GEGEN eine Sache zu entscheiden. Oder vielmehr FÜR das, was ihnen wichtig ist, sie beruflich oder in anderen wichtigen Lebensbereichen weiter bringt. Wir können nie alles machen. Sie dürfen sich also an den Gedanken gewöhnen, dass immer etwas von der todo-Liste runter fällt. Nur wäre es doch schön, wenn Sie aktiv entscheiden, was nicht runter fallen soll und andere Dinge bewusst gehen lassen. Das reduziert dann auch das schlechte Gefühl wieder nicht alles geschafft zu haben.

Auf die 3. Frage gehe ich gleich beim Thema Handeln noch genauer ein. Nur soviel hier: alles was länger als 3 Minuten dauert, sollte auf einer Aufgabenliste notiert werden. Nutzen Sie bitte nicht die Dokumente selbst als Erinnerung. In einer Liste kann viel besser beschrieben werden, was überhaupt genau zu tun ist und dann mit allen anderen Aufgaben zusammen priorisiert werden.

  1. Handeln

Durch die Selektion mit Hilfe der ersten beiden Verhaltensweisen, also indem Sie konsequent reduzieren und entscheiden, was überhaupt bearbeitet werden muss, sollte schon mal viel weniger überhaupt auf dem Todo-Stapel liegen.

Außerdem ist bereits entschieden, welche Aktionen weniger als 3 Minuten benötigen. Diese können einfach sofort erledigt werden. Denn das Notieren und wieder raus suchen würde schon mehr Zeit in Anspruch nehmen, als es einfach zu tun. Dazu muss man sich zu Beginn ein wenig disziplinieren, aber irgendwann wird das “Sofort erledigen” eine ganz automatische Reaktion.

Für mich ist das zum Beispiel der Punkt “Rechnung bezahlen”. Das erledige ich lieber sofort online, als mir erst einen Reminder in den Kalender oder die Todo-Liste zu setzen und die Rechnung noch weiter auf dem Stapel liegen zu lassen. Falls die Zahlung erst zu einem bestimmten Tag abgebucht werden soll, kann man das ja einfach so im Onlineformular eingeben. Vermutlich scheiden sich hier die Geister, denn bei sehr vielen eintreffenden Rechnungen macht es sicher Sinn, diese gebündelt in einem Rutsch zu bearbeiten. Auch hierfür allein lohnt sich das Entscheiden und Sortieren aus Schritt 2.

Für alle Routine-Tätigkeiten sollte man überlegen, ob es Sinn macht, sie im Block abzuarbeiten und sich dafür auch wöchentliche Termine in den Kalender zu tragen. Ich habe  mir in meiner Todo-App Trello dafür bestimmte Aufgaben-Kärtchen als Wiederholung eingestellt. So kann ich Sie abhaken und bin sicher, dass sie zum richtigen Zeitpunkt einfach wieder auf meiner ToDo-Liste erscheinen.  Wie ich meine Todo-Liste organisiere erfährst du hier.

Fazit

Ich möchte Sie ermutigen, sich in ihrem Verhalten bezüglich der eintreffenden Papiere und die damit verbundenen Aufgaben mal selbst zu beobachten. Und wenn Sie dann ein ausweichendes Verhalten feststellen (egal welcher Art) einfach die 3-Schritt-Formel wiederholen und entweder Reduzieren, Entscheiden oder Handeln. Wenn ihnen diese Inspiration gefallen hat, würde Ihnen sicher auch meine Anleitung zum konsequenten Umgang mit ihren E-Mails gefallen. Lesen Sie mein gratis E-Book zum stressfreien Umgang mit dem Mailpostfach und sparen Sie täglich 30 Minuten ihrer Zeit. Hier anfordern.

 

Über die Autorin

Katharina Vollus ist seit mehr als 10 Jahren Projektmanagerin mit Erfahrung aus der Kreativ Branche und zahlreichen nationalen und internationalen Projekten für Kunden wie BMW, Deutsche Telekom, Bayer Material Science, Saudi Aramco, Samsung etc.

Ihr Anliegen ist es, Menschen dabei zu unterstützen sich auch ihre inspirierende zu fokussieren und das administrative drum herum durch gute Strukturen auf ein Minimum zu reduzieren.

Vieles zum Thema Produktivität, Zeitmanagement und Ziele erreichen lässt sich über Ordnung und Strukturen sehr gut erreichen.

Auf ihrem Blog www.ordnungsmentor.de/blog und über die Facebook-Gruppe „Die Ordnung, die du dir wünschst“

 

Fotos: von Pixabay

Hippes CRM statt EXCEL Bingo

Wo ein CRM-System Ihrem Good-Old-Excel den Todesstoß versetzt

Die Basis für jedes Unternehmen sind Daten. Kundendaten! Denn ohne Kunden kein Geschäft. Die Kundendaten sind meist relativ statisch. D. h. es gibt einen Firmennamen, eine zugehörige Adresse und ggf. noch Kontaktdaten wie Telefonnummer oder eMail-Adresse. Bis hierhin werden alle Excel-Liebhaber sagen: Das geht doch prima in Excel. Warum also ein CRM-System? Ganz einfach – weil Excel spätestens an seine Grenzen stößt, wenn es um Bewegungsdaten geht.

EXCEL für vertriebliches CRM einsetzbar?

Excel ist ein umfangreiches Programm mit zahlreichen Möglichkeiten – unbestritten. Es scheitert jedoch beim Einsatz für vertriebliches CRM. Denn CRM (Customer Relations Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement) lebt davon, Bewegungsdaten abzuspeichern.

Vertriebsstatus im CRM-System einfacher abbildbar und selektierbar

Bewegungsdaten sind z. B. sich ändernde Vertriebsstatus. So müssen Sie abbilden können, wo Ihr Kunde aktuell im Vertriebsprozess steht. Ist er lediglich eine eingekaufte Adresse, die noch „unangetastet“ ist. Oder hat es bereits einen telefonischen Erstkontakt gegeben? Gab es vielleicht schon einen persönlichen Termin oder haben Sie schon ein Angebot geschrieben? All diese Dinge sollten Sie möglichst zum Kunden ablegen, um jederzeit den aktuellen Status im Blick zu haben. Excel kann das nur im begrenzten Umfang. Die Listen werden jedoch sehr unübersichtlich und zudem lassen sich Kunden nicht anhand dieser Kriterien selektieren. Versuchen Sie in Excel einmal, aus 20.000 Kundendatensätzen herauszufiltern, welcher Kunde bereits einen persönlichen Termin hatte jedoch noch kein Angebot und auch kein Infomaterial per Post. Der Otto-Normal-Excel-User streicht hier schon die Segel. Das ist nur etwas für echte Excel-Freaks! Alle anderen freuen sich über ein einfach zu bedienendes CRM-System, bei dem die Vertriebsstatus einfach per Checkbox aktivierbar und selektierbar sind.

Vertriebsstatus und Produktzuordnungen per Checkbox. Weitere Merkmale und Vertriebskennzeichen individuell programmierbar.

 

Kontakthistorien in Excel nicht möglich

Ein gutes CRM-System lebt zudem davon, dass alle Kontaktpunkte, die jemals mit dem Kunden stattgefunden haben lückenlos dokumentiert sind. So sollten Sie eine chronologische Kontakthistorie führen, in der z. B. alle Anrufe, eMails oder sonstige Kommunikationswege abgebildet sind, so dass Sie mit nur einem Blick wissen, wer was wann mit wem besprochen hat. DAS ist die Nasenlänge, die Sie ihren Wettbewerbern voraus sind. Eine Excel-Liste muss bei dieser Aufgabe zwangsläufig kapitulieren, denn die Kontakthistorie wächst sukzessive und wird natürlich dadurch über die Jahre immer wertvoller. Ein CRM-System, wie z. B. infra-struktur, bietet diese Kontakthistorie gleich mit an. Da die Telefonanlage mit infra-struktur koppelbar ist, werden alle Anrufe anhand der Rufnummer erkannt und AUTOMATISCH in der Kontakthistorie der passenden, digitalen Kundenakte abgelegt. Das gleiche funktioniert mit der eMails-Erkennung und Zusortierung via der in den Kundendaten abgespeicherten eMail-Adresse. Die Kontakthistorie füllt sich daher quasi wie von Geisterhand. Anwendungsfehler können dadurch absolut miniert werden. Komfortabel kann jeder Mitarbeiter die Historie einsehen, so dass Kunden auch mitarbeiterunabhängig betreut werden können. Spontane Mitarbeiterausfälle, z. B. durch Krankheit oder Urlaub können von den Kollegen problemlos aufgefangen werden, weil durch die Kontakthistorie das Wissensmonopol des Einzelnen aufgehoben wird und eine transparente Arbeitsweise entsteht. In der Kontakthistorie können Sie bequem nach verschiedenen Kommunikationskanälen selektieren. Anfragen wie „Suche mir alle eMails mit dem Suchwort Demoanfrage“ ergeben in wenigen Millisekunden das passende Ergebnis.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

 

Daten automatisch miteinander verknüpfen

Zu einem Kundendatensatz gehören jedoch nicht nur die Bewegungsdaten, sondern ggf. auch verschiedene Projekte. So könnten z. B. zum Kundendatensatz eines Handwerkers verschiedene Bauprojekte verknüpft sein, die er durchgeführt hat. Diese Spinnennetz-artige Verknüpfung von Daten ist nun wirklich der Todesstoß für Excel. Denn wenn Sie diese Komplexität aus verknüpften Kunden- und Projektakten kombiniert mit allen Bewegungsdaten abbilden wollten, dann macht Excel rein volumentechnisch endgültig die Grätsche. In „infra-struktur“ ist es einerseits möglich, alle Bewegungsdaten zu einem Kunde- oder Projektdatensatz zu speichern. Darüber hinaus können Sie verschiedene Kunden- und Projektakten auch in Beziehung setzen und so miteinander verknüpfen. Dadurch werden Ihre Wege, Informationen schnell zu finden, immer kürzer. Sie können deutlich effektiver arbeiten und kürzere Reaktionszeiten sicherstellen.

Verknüpfung von Kundendaten mit verschiedenen Projektakten

 

Dokumente zum Kunden oder zum Projekt ablegen

Zur Kundenakte gehören auch Schriftstücke wie z. B. der normale Schriftverkehr, Lieferscheine, Verträge und Angebot. Zu einer Projektakte – greifen wir z. B. das Beispiel des Handwerkers wieder auf – gehören Skizzen, Zeichnungen, Pläne etc. Auch hier kann Excel nicht mit einer praxisnahen Lösung aufwarten. Im CRM-System infra-struktur laden Sie über das integrierte Dokumentenmanagement jegliche Dokumente, wie z. B. Fotos, Grafiken, Word-, Excel- oder PDF-Dateien, hoch und verknüpfen diese mit den passenden Kunden- oder Projektakten. So müssen Sie den Kunden Meyer nun nicht mehr vertrösten, der eine Frage zu seinem letzten Angebot hat, nur weil der betreuende Kollege gerade im Urlaub ist und Sie sich in seiner physischen Ordner- und Ablagestruktur nicht auskennen. Sie gehen einfach in die Kundenakte auf den Reiter Dokumente, finden das Angebot und können Hr. Meyers Frage im Nu beantworten. So geht guter Kundenservice heute!

Verknüpfen Sie Dateien und Dokumente mit Kunden- und/oder Projektakten.

 

Fazit

Excel ist und bleibt ein mächtiges Tool mit vielen Möglichkeiten und Einsatzgebieten. Für den Einsatz im Bereich CRM scheitert Excel jedoch an vielen Punkten. Eine Übersicht über weitere kritische Vergleichspunkte finden Sie am Ende dieses Artikels. Modern strukturierten Unternehmen empfehlen wir den Einsatz eines professionellen CRM-System wie z. B. „infra-struktur“. Mit nur 69 Euro im Monat können sich insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) professionell aufstellen und ein Kundenbeziehungsmanagement aufbauen, welches den Großkonzernen in nichts nachsteht. Es ist schnell und einfach implementiert, kostenmäßig attraktiv, wächst mit Ihrem Unternehmen mit, ist modular erweiterbar und intuitiv bedienbar. Backstage sitzen „echte, charmante Menschen“, die auf dem kurzen Dienstweg schnell reagieren und Support leisten. Also … wann steigen Sie von Excel auf ein CRM-System um?

 

CRM versus Excel

 

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

Kontakt: https://www.infra-struktur.de

 

P.S.: Gönnen Sie sich eine Pause und erleben Sie bei einem leckeren Kaffee in 3 Minuten die DNA von infra-struktur in unserem Kurzvideo: https://www.infra-struktur.de/produktvideo

 

Kundenfragen online beantworten

Fragen, die Ihnen immer wieder gestellt werden, können Sie mit diesen 5 Funktionen bereits online auf Ihrer Website beantworten – für weniger Korrespondenz!


5 Wege, häufige Kundenfragen schon auf Ihrer Website zu beantworten

Kennen Sie das auch? Manche Anfragen von Kunden tauchen immer und immer wieder auf. Die Beantwortung dieser Fragen am Telefon, per E-Mail oder über Ihren Kundenservice verschlingt viel Zeit, die Sie eigentlich für andere Tätigkeiten aufwenden könnten.

Zur Eindämmung dieser Anfragen-Flut bieten sich gewisse Self-Service-Funktionen auf Ihrer Website an. Die 5 häufigsten stellt Ihnen Lilli Koisser, eine freie Texterin für Content Marketing, in ihrem Gastartikel vor!

So beantworten Ihre Kunden sich ihre Fragen online selbst: 5 Tipps

  1. FAQ (Fragen und Antworten)

Wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen Abteilungen oder einen Online-Shop haben, bietet sich eine umfangreiche FAQ-Seite mit Kategorien und Suchfunktion für Ihre Website an. Aber auch Einzelunternehmer und Freiberufler können mit einer FAQ-Seite immer wiederkehrenden Anfragen entgegenwirken:

Sammeln Sie die häufigsten Fragen aus Ihren E-Mails bzw. Ihrem Kundenservice und beantworten Sie sie entweder

  • schon in Ihren Website-Texten oder
  • auf einer eigenen Seite für die häufigsten Fragen und Antworten.

Interessante Fragestellungen eignen sich übrigens auch gut für Blogartikel! Fertigen Sie daraus z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Interviews mit Experten an.

  1. Über-uns-Seite oder Über-mich-Seite

Die Über-mich-Seite ist eine der meistgeklickten Seiten auf Websites aller Art. Wir sind schließlich alle neugierig und möchten wissen, mit wem wir es zu tun haben. Menschen kaufen eben am liebsten von Menschen, auch im B2B-Bereich – und nicht von Logos oder gesichtslosen Firmen. Beantworten Sie daher auf dieser Seite alle Fragen, die einem potenziellen Kunden beim Betrachten Ihrer Website im Kopf herumschwirren:

  • Wer sind Sie und was machen Sie genau?
  • Wie sehen Sie aus?
  • Was bietet Ihr Unternehmen an?
  • Wie helfen Sie Ihren Kunden?
  • Für wen haben Sie schon gearbeitet?
  • Was unterscheidet Sie von ähnlichen Anbietern?
  • Was hat Ihr Kunde davon?
  • Und warum gibt es Ihr Unternehmen, welche Werte stecken dahinter? 
  1. Arbeite-mit-mir-Seite

Manchmal fragen bestimmt auch Kunden bei Ihnen an, die etwas suchen, das Sie gar nicht anbieten. Oder die gar nicht genau wissen, was sie wollen! Beantworten Sie auf einer eigenen Seite über die Zusammenarbeit mit Ihnen (einer sogenannten Work-with-me-Page) schon folgende Fragen:

  • Welches Problem hat Ihr Kunde, und wie können Sie es lösen?
  • Wie läuft die Zusammenarbeit mit Ihnen ab?
  • Was sagen andere Menschen über Sie und Ihre Dienstleistung / Ihr Produkt?
  • Und was kostet es ungefähr?
  • Wie kann der Kunde Sie kontaktieren?
  1. Preisangaben

Gerade im Dienstleistungsbereich machen manche Anbieter ein Geheimnis daraus, was ihre Leistung kostet. Der Gedankengang dahinter: „Ich möchte, dass der Website-Besucher sich bei mir meldet und die Preise erfrägt“. Das ist durchaus verständlich, hat aber leider viele „Was kostet das?“-Mails oder entsprechende Anrufe zur Folge. Und die Kunden, die immer zuerst nach dem Preis fragen, sind höchstwahrscheinlich nicht die besten oder zahlungskräftigsten Kunden! Sie verschwenden also Zeit damit, Kostenvoranschläge zu schreiben oder Anfragen von Menschen zu beantworten, die sich Ihr Angebot vielleicht gar nicht leisten können (oder wollen).

Wer seine Preise nicht komplett auf der Website anführen möchte, könnte – so wie ich – mit Ab-Preisen arbeiten: Leistung XY kostet ab Z Euro. So hat ein potenzieller Kunde einen Anhaltspunkt, in welcher Preisklasse Sie sich ungefähr bewegen – Sie filtern Kunden mit zu wenig Budget so automatisch aus. Im persönlichen Gespräch (bei dem beide Seiten dann schon wissen, von welchen Kosten ungefähr die Rede ist), können Sie dem Kunden dann noch immer ein konkretes Angebot machen.

  1. Kontaktformular

Wenn Sie die Kontaktaufnahme schon mit einem kleinen Abgleich, ob der Kunde zu Ihnen passt, beginnen, werden die unpassenden Kunden sich gar nicht erst die Mühe machen, Sie zu kontaktieren. Besonders bei höherpreisigen Produkten oder Leistungen wird der Kunde nicht sofort auf einen „Jetzt kaufen“-Button klicken, sondern erst mit einem Menschen sprechen wollen.

Fragen Sie im Kontaktformular schon einige relevante Eckdaten ab – so sieht sowohl der Kunde beim Eingeben, ob Ihr Angebot das richtige für ihn ist, als auch Sie am anderen Ende beim Lesen. Stimmt die Chemie, können weitere Schritte eingeleitet werden: Ein kostenloses Erstgespräch, eine Testfahrt, die Anmeldung zu Ihrem Newsletter o. Ä.

 

Konnten Sie erkennen, wie Ihre Website Ihnen dabei helfen kann, die richtigen Kunden zu gewinnen und die falschen auszusortieren? Wenn Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne an LILY Text & Content!

 

Über die Autorin

Lilli Koisser ist eine freie Texterin für Content Marketing aus Wien. Sie hilft ihren Kunden mit LILY Text & Content dabei, online mehr Menschen zu erreichen – mit verkaufenden Texten für Website, Blog, Newsletter, Social Media und eBooks.

Kontakt: http://www.lily.co.at/

Social Media Aufgaben – 5 Tipps zum Zeit sparen

Wenn es um Social Media Marketing geht, seufzen viele KleinunternehmerInnen, weil Sie einen unüberwindlichen Berg vor sich sehen. Die „relevanten“ Netzwerke sind mittlerweile schier unüberschaubar und waren schon zu Zeiten von „nur“ Facebook und Twitter schon viel Aufwand. Heute gibt es Google+, LinkedIn, Xing, Snapchat, Instagram, Youtube, Pinterest, usw. Und gefühlt kommt fast wöchentlich ein neues „da-muss-ich-dabei-sein“-Netzwerk in die Medien.

Social Media richtiggemacht, kann jedoch einen wesentlichen Beitrag zu Ihrer Bekanntheit und Ihrem Umsatz beitragen. Sie können aber nicht den ganzen Tag damit verbringen und einen Social Media Manager anzustellen, können Sie sich nicht leisten?

Hier finden Sie die wichtigsten 5 Tipps zum Zeit sparen

 

#1 Erstellen einer Social Media Strategie

Beginnen Sie mit einer Social Media Plattform und wählen Sie hier diese, wo sich Ihre Kunden und Prospects im passenden Umfeld aufhalten. Facebook ist das größte soziale Netzwerk, doch es ist nicht gesagt, dass es für Ihr Business automatisch auch das richtige ist!

Wenn Sie Produkte verkaufen können Pinterest oder Instagram ein guter Kanal sein, für andere ist eventuell Youtube das richtige und ebenso kann ein Fokus auch nur auf E-Mail-Marketing liegen.

Sobald Sie Ihr Netzwerk gefunden haben, konzentrieren Sie sich vorerst einmal darauf und nutzen Sie alle Möglichkeiten, die dieser Kanal bietet, bestmöglich aus.

#2 Erstellen eines Redaktionsplans

Der Begriff Redaktionsplan klingt sehr mächtig und hört sich nach viel Arbeit an. Dabei ist es ganz einfach und hilft uns die Dinge vorauszuplanen und zu strukturieren. Denn ein Redaktionsplan dient der inhaltlichen und zeitlichen Planung von Inhalten, der Sammlung von Ideen und nicht zuletzt der Erfolgskontrolle von Inhalten, die Sie veröffentlichen.

Neben der Struktur und organisatorischen Sicherheit, die Ihnen ein Redaktionsplan geben kann, können Sie ihn ebenso als Themenarchiv verwenden. Es kann sehr leicht passieren, dass Sie ein Thema sonst doppelt angreifen. Er hilft aber auch gute und wiederkehrende Themen weiterzuführen.

Nur wenn Sie Beiträge im Voraus planen, können sie das Beste aus Ihren Facebook-Aktivitäten herausholen!

Im Endeffekt sparen Sie mit einem Redaktionsplan Zeit!

So können Sie Beiträge rechtzeitig vorbereiten und dann zum passenden Zeitpunkt veröffentlichen. Das erleichtert die Erstellung, da Sie mehrere Beiträge am Stück vorbereiten können.

Essentiell ist eine vorausschauende Planung, wenn Ihre Kanäle nicht nur von Ihnen selbst gepflegt werden. Ein gut gemachter Redaktionsplan hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen, Verantwortungen zu identifizieren und zu definieren und den Überblick zu behalten.

#3 Erstellen einer Aufgabenliste mit Zeitfenstern

Neben der Erstellung eines Redaktionsplans ist eine Aufgabenliste sehr hilfreich. Ebenso sollten Sie sich in Ihrem Kalender für jede Aufgabe Zeitfenster setzen und diese auch einhalten. So laufen Sie nicht Gefahr, dass sie sich verzetteln! Denn in den sozialen Netzwerken vergeht die Zeit immer wie im Flug.

Teilen Sie Die Aufgaben in tägliche, wöchentliche und monatliche ein und legen Sie hierfür fixe Zeiten fest. Auch für das Erstellen von Inhalten sollten Sie sich Zeitlimits setzen und eine Aufgabenliste erstellen.

Das könnte beispielsweise für einen Blogbeitrag so aussehen:

Dienstag – 14:00-17:00

  • Schreiben des Beitrags zum Thema laut Redaktionsplan
  • Bilder auswählen
  • Grafiken für Social Media erstellen
  • Suchmaschinenoptimierung (Title, Description, Keywords)
  • Korrekturlesen
  • Datum und Uhrzeit für die Veröffentlichung und die Auslieferung in Social Media wählen

Solche Aufgaben- bzw. Checklisten erleichtern Ihnen auch in Streßsituationen die Arbeit und vermindern Fehler.

#4 Verwenden von Tools

Für jedes soziale Netzwerk gibt es mittlerweile Tools, die Ihnen helfen Zeit zu sparen. Die meisten kosten Geld, zahlen sich aber allein unter dem Aspekt der Zeitersparnis aus. Darum sollten Sie unbedingt darin investieren!

Hier sind meine liebsten Tools:

#5 Recyclen von guten Inhalten

Sie müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden! Schauen Sie sich mithilfe Ihrer Analytics Ihre Inhalte an und finden Sie heraus, was gut funktioniert hat. Für Pinterest etwa lohnt es sich dazu neue Grafiken zu erstellen, mehrere gute Beiträge können Sie beispielsweise zu einem „Best of“ zusammenfassen usw.

Bestimmte saisonale oder gut funktionierende Beiträge können Sie vor allem in den schnelllebigen Social Media wie Facebook und Twitter ruhig regelmäßig veröffentlichen. Ein Posting sehen ohnehin nie alle Ihre Fans oder Follower. So schlagen Sie auch zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie haben Inhalte für Ihren Social Media Kanal und Ihre besten Inhalte werden häufiger verbreitet.

Barbara Riedl – Foto Dorelies Hofer

Über die Autorin:

Barbara Riedl war mehr als ein Jahrzehnt in internationalen Online-Unternehmen in Führungspositionen. Seit 2016 ist die diplomierte Trainerin für Erwachsenenbildung selbstständig und schult Kleinunternehmen in Online und Social Media Marketing.

Auf der Webseite Ihres Unternehmens KaleidoCom finden Sie eine Fülle von Informationen zu diesen Themen und im Speziellen zu Pinterest.

Sehr zu empfehlen ist der kostenlose E-Mail-Kurs „Pinterest für Ihren Erfolg“.