In meinem letzten Artikel habe ich gezeigt, wie Sie in Word mit Schnellbausteinen arbeiten können. Diese Funktion gibt es auch bei E-Mails in Outlook.

Ich stelle immer wieder fest, dass meine Trainingsteilnehmer alte E-Mails aufheben, um den Text daraus zu kopieren, weil sie eine ähnliche Mail noch einmal verschicken. Aber das geht viel einfacher und schneller mit Textbausteinen / Schnellbausteinen. So müssen Sie nicht mehr die alte Mail suchen, sondern haben die Texte sofort zur Verfügung und können sie ganz einfach in die aktuelle Mail einfügen.

Schnellbausteine in Outlook

So fügen Sie einen Text zu Ihrem Schnellbausteinkatalog hinzu:

1. Öffnen Sie eine leere Mail.
2. Geben Sie in den Mailtext den Text ein, der im Schnellbausteinkatalog abgespeichert werden soll.
3. Markieren Sie diesen Text.
4. Wechseln Sie zum Reiter “Einfügen”.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Schnellbausteine”.
6. Wählen Sie “Auswahl in den Schnellbausteinkatalog speichern”.
7. Vergeben Sie einen Namen für diesen Textbaustein.
8. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Wenn Sie später in einer Mail den Schnellbaustein verwenden möchten, dann

1. Wechseln Sie in der Mail zum Reiter “Einfügen”.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Schnellbausteine”.
3. Wählen den gewünschten Schnellbaustein aus.

Hinweis: Sie können nun den Text in Ihrer Mail noch anpassen, also Text ergänzen oder löschen.

Welche Beispiele gibt es für Schnellbausteine in E-Mails?

Schnellbausteine können den gesamten E-Mail-Text beinhalten, oder nur Teile davon. D.h. Sie können auch mehrere Textbausteine miteinander kombinieren. Der eingefügte Text kann in der Mail noch ergänzt oder verändert werden.

Mir fallen dazu folgende Beispiele ein:

• Anfahrtsbeschreibung für Bewerber oder Seminarteilnehmer
• Anmeldebestätigungen zu Seminaren
• Bearbeitungsrückmeldung an Kunden
• Telefonnotiz
• monatlich wiederkehrende Berichte
• monatlich wiederkehrende Informationen an Steuerberater

In welchen Situationen nutzen Sie Schnellbausteine für E-Mails bzw. wollen diese Möglichkeit zukünftig nutzen? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar mit Ihren Beispielen.

Wie Sie Schnellbausteine in den Katalog aufnehmen und sie später in Ihre Mails einfügen, erkläre ich in diesem Video:

Sie haben Lust bekommen, noch mehr Funktionen in Outlook kennenzulernen? Dann lesen Sie diesen Artikel: Outlook nutzen wie ein Profi

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.