Letzte Woche habe ich ein Online-Coaching durchgeführt. Es ist ein Termin aus einem ganzen Programm, das über 8 Wochen geht. Ziel dabei ist es, dass die Teilnehmerin ihre Aufgaben fristgerecht erledigt und nicht in ihrer Mail-Flut untergeht.

Es ging darum, dass sie Mails vom Kunden nicht sofort bearbeiten und beantworten kann, da die Aufgaben oft umfangreich sind. Bisher hat sie diese Mails im Posteingang stehen gelassen und erst geantwortet, wenn sie die Antwort hat. Das führt dazu, dass der Kunde jeden Tag wieder eine Mail schreibt und fragt, wann er denn eine Antwort erhält. Dies hat zwei negative Folgen: 1. ist der Kunde unzufrieden und 2. bekommt sie dadurch noch mehr Mails.

Ich habe ihr empfohlen, auf Mails kurz zu Antworten. Ein möglicher Text wäre: „Vielen Dank für Ihre Mail, die ich gelesen habe. Ich kümmere mich um Ihr Anliegen und melde mich nächste Woche wieder.“ So verschafft sie sich etwas Zeit für die Bearbeitung und der Kunde ist beruhigt.

Welche Möglichkeiten hat sie, um diese kurze Rückmeldung schnell zu versenden? Ich habe ihr Textbausteine empfohlen, die sie in Outlook hinterlegen kann. Sie selbst hatte sich verschiedene Signaturen angelegt und fertige Mail-Texte als Entwürfe abgespeichert.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten dieses „Problem“ zu lösen.
In meiner Oktober-Umfrage interessierte mich, wie Sie vorgehen.

Zur Auswahl standen:

• Ich habe Textbausteine in Outlook abgespeichert.
• Ich habe Mail-Vorlagen abgespeichert.
• Ich habe verschiedene Signaturen angelegt.
• Ich habe fertige Mails in den Entwürfen abgelegt und kopiere die Texte dort heraus.
• Ich suche eine alte Mail und kopiere den Text heraus.
• Ich schreibe die Texte immer wieder neu.

Effiziente Vorgehensweisen werden bereits genutzt

Ich bin überrascht. Mail-Vorlagen und Textbausteine wurden häufig genannt. Wahrscheinlich liegt es daran, dass die Teilnehmer meine Newsletter und Blog-Artikel regelmäßig lesen und meine Tipps auch umsetzen und daher bereits diese effiziente Möglichkeit, Mails zu schreiben kennen.

Optimierungspotenzial besteht bei den Umfrageteilnehmern, die Texte aus alten Mails herauskopieren oder die Texte immer wieder neu verfassen.

Interessant finde ich, dass doch so viele Mitarbeiter verschiedene Signaturen angelegt haben. Ich selbst hatte lange Zeit diese Variante gar nicht auf dem Radar und bin erst durch meine Seminarteilnehmer darauf gestoßen worden.

Der effiziente Weg: Textbausteine & Mail-Vorlagen

Warum ich Textbausteine für das Schreiben von E-Mails so liebe? Weil Sie sich eine Vielzahl von Texten ablegen und schnell einfügen können und dies sowohl bei Mails funktioniert, die Sie neu erstellen, als auch bei der Beantwortung von Mails. Außerdem können Sie mehrere Texte miteinander kombinieren und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Anwendungsbeispiele:

• Rückmeldungen an Bewerber
• Antwort bei Kundenanfragen
• Versenden von Angeboten
• Nachfassen von Angeboten
• Auftragsbestätigungen
• Weiterleiten von Krankmeldungen
• Rückmeldungen zu Seminaranmeldungen
• Infos für Teilnehmer eines Seminars
• Bestellanforderungen

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Sie kennen diese Funktion in Outlook noch nicht? Dann lesen Sie diesen Blog-Artikel

Einen Schritt weiter geht die Mail-Vorlage. Hier können Sie nicht nur den fertigen Text vorbereiten, sondern auch schon den Betreff der E-Mail und die Empfänger ausfüllen. Außerdem können Sie Dateien anhängen.

Die Mail ist also im Prinzip fertig, muss nur noch geringfügig angepasst werden und kann sofort von Ihnen versendet werden. – So schnell haben Sie noch nie eine Mail geschrieben! Ein weiterer großer Vorteil der Mail-Vorlage: Auch Ihr Vertreter kann darauf zugreifen, wenn Sie die Datei in einen entsprechenden Ordner ablegen. Im Vertretungsfall muss ihr Kollege also nicht lange überlegen oder den Text selbst formulieren, sondern wird sich freuen, dass Sie es ihm so leicht gemacht haben.

Anwendungsbeispiele dafür:

• monatliche Statistiken, die immer den selben Empfängern zugeschickt werden
• Einladung zum Vorstellungsgespräch mit Anfahrt-Skizze
• Telefonnotiz

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Sie würden gerne Mail-Vorlage erstellen, wissen aber nicht, wie das geht? Dann lesen Sie bitte diesen Blog-Artikel

Für spezielle Fälle: verschiedene Signaturen

Wie schon oben erwähnt, wäre ich selbst gar nicht auf diese Möglichkeit gekommen. Aber so lerne ich auch von meinen Seminarteilnehmern 😉

Die Vorgehensweise ist sehr einfach: Wenn Sie eine neue Signatur erstellen, dann können Sie natürlich auch zusätzlich zu der Grußformel und Ihren Kontaktdaten einen Text vorab hinzufügen. In Ihrer Mail wählen Sie dann die entsprechende Signatur aus. Auch hier können Sie noch notwendige Ergänzungen vornehmen.

Ich empfehle diese Möglichkeit für spezielle Fälle. Denn anders, als bei Textbausteinen und Mail-Vorlagen, von denen Sie eine große Anzahl anlegen können, werden viele Signaturen schnell unübersichtlich. Da Sie keine Vorschau auf den Text haben (wie bei Textbausteinen), müssen Sie sich bei den Signaturen viele Gedanken bei der Benennung machen, damit Sie gezielt die richtige Variante auswählen können.

Vorsicht bei Entwürfen

Viele meine Seminarteilnehmer speichern ihre fertigen Mails in den Entwürfen in Outlook ab. Aber Vorsicht! Wenn Sie die Mail verwenden wollen, müssen Sie den Text hier herauskopieren und in Ihre neue Mail einfügen. Die Gefahr besteht aber, dass Sie im Stress dies vergessen und dann Ihren Entwurf versenden. Das fällt Ihnen vielleicht im ersten Moment gar nicht auf. Aber wenn Sie später diesen Entwurf wieder benötigen wundern Sie sich, dass er nicht mehr da ist und dann beginnt die große Suche.

Die Zeitfresser: Texte aus alten Mails kopieren & Texte neue schreiben

Auch bei meiner Umfrage wird klar: Diese Vorgehensweisen sind noch weit verbreitet. Die Suche nach alten Mails, in denen man doch schon mal so etwas geschrieben hat, wird zum echten Zeitfresser. Ist diese alte Mail bereits in einem Unterordner abgelegt, oder steht sie noch im Ordner „Gesendet“? Wann haben Sie diese Mail geschrieben und an wen?

Aber auch Standard-Texte immer wieder neu zu tippen kostet unnötig Zeit und Konzentration. Beides haben Sie in Ihrem hektischen Büroalltag zu wenig.

Also: Machen Sie es sich leicht und nutzen die o.g. effizienteren Möglichkeiten, Mails zu schreiben.