Home-Office als Paar überleben: 7 Tipps für eure Liebe

Ich freue mich über diesen Gastartikel von Olaf Schwantes, der uns Tipps gibt, wie die Liebe zu unserem Partner die gemeinsame Zeit im Home-Office überlebt.


Zu der Zeit, als ich diesen Beitrag schreibe, stecken wir mitten in der Corona-Pandemie. Und befinden uns so in einer Zeit mit neuen, besonderen Herausforderungen, auf die wir uns nicht vorbereiten konnten.

Viele arbeiten vielleicht das allererste Mal im Home-Office. Und mussten sich erst einmal selbst darin einrichten, neue Rhythmen entwickeln und einen Tagesablauf kreieren, der zu dir passt.

Was ja schon Herausforderung genug ist, erfährt noch einmal eine ganz andere Würze, wenn dein Partner, deine Partnerin ebenfalls zu Hause ist und arbeitet. Wenn ihr dann auch noch Kinder habt, ist es für alle Neuland.

Und so wird aus der Herausforderung schnell auch Belastung. Vor allem auch eine Belastungsprobe für eure Liebesbeziehung. Nun zeigt sich, wie stabil und stark sie ist …

Deswegen bekommst du von mir ganz konkrete Tipps an die Hand, die ihr als Liebespaar (und auch Familie) sofort umsetzen und ausprobieren könnt. Das braucht es, denn ohne eure Umsetzung ist es ansonsten nur angehäuftes Wissen. Davon haben wir sowieso schon viel zu viel – es zählen am Ende die Erfahrungen, die wir machen.

Ich schaue mit dir also darauf,

  • was die Herausforderungen sind
  • welches die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zum Büro sind
  • was ihr braucht, um Übergänge gestalten und Rituale etablieren zu können
  • welche Tipps euch helfen, damit ihr als Paar das Home-Office überlebt

Falls du dich fragst, was meine Erfahrungen damit sind: Seit 2010 arbeite ich neben meiner Praxis ebenfalls im Home-Office – kenne also so ziemlich alle Fallstricke.

Was sind die Herausforderungen?

Wie oben schon beschrieben, konntest du dich wahrscheinlich nicht auf die Arbeit von zu Hause vorbereiten. Es fängt ja mit ganz simplen Dingen, wie einem geeigneten Platz an, denn nicht jede/r hat einen Schreibtisch zu Hause.

Arbeitszeiten und eine gewisse Disziplin, diese einzuhalten (auch und vor allem das Arbeitszeitende), sind ebenfalls noch unklar. Routinen, wie z.B. der tägliche Weg zur Arbeit, der Kaffeeplausch mit den Kollegen u.v.m., die bisher ohne großes Nachdenken geklappt haben, sind weggefallen.

Und klar dürfen wir auch nicht vergessen, dass das weg von zu Hause sein auch eine willkommene Ablenkung vom Zuhause ist. Die auch wichtig ist und nun von einem Tag zum anderen weggefallen ist. Das macht emotional viel mit uns und so braucht es auch einen guten Umgang mit unseren Ängsten.

Gerade wenn es für dich das erste Mal ist, dass du von zu Hause arbeitest, gibt es also jeder Menge Abläufe und Routinen neu zu definieren und auszuprobieren.

Und dann kommen wir auch schon zur größten Hürde: Zu Hause gibt es so viele Ablenkungen. Der Abwasch ist noch zu machen, die Waschmaschine schmeißt du auch noch schnell an. Und dann gäbe es ja noch …

Und: Dein Partner – und vielleicht Kinder – ist ja auch noch da. Und es gäbe noch so viel zu besprechen, gemeinsam zu regeln und es ist ja auch schon, mal wieder so richtig die Nähe zu genießen, zu kuscheln und noch viel mehr.

So gelingt der Einstieg

Ja, es klingt erst einmal unsexy. Doch es braucht Spielregeln für zu Hause, am besten in Form eines Beziehungsvertrags. So könnte es hilfreich sein, wenn ihr für die folgenden Fragen eure Absprachen findet:

  • Wie wollen wir die Arbeitszeiten regeln?
  • Wenn es Kinder gibt: Wer übernimmt welche Betreuungszeiten?
  • Wie wollen wir es mit den Pausen halten? Jede/r für sich oder gemeinsam?
  • Womit kann jede/r erkennen, dass der andere gerade nicht gestört werden will, da sie oder er in die Arbeit eintaucht und Ablenkungen stören würden? Wie zum Beispiel einen Kopfhörer aufhaben oder an die Tür einen Hinweis anbringen.
  • Was kann jede/r tun, damit es allen im Home-Office gut geht?

Wichtig ist, dass diese Regeln gerade zu Beginn nicht starr sein sollten. Tauscht euch einmal in der Woche darüber aus und passt sie dann ggf. an. Und wenn ihr schon früher merkt, dass eine Absprache so nicht funktioniert: Sprecht kurz darüber und findet eine Alternative.

Übergänge gestalten & Rituale etablieren

Spielregeln sind so etwas wie das notwendige Übel … doch nun möchte ich euch 4 Tipps mit auf den Weg geben, die euch helfen, die Übergänge bewusst zu gestalten.

Aber auch etwas, womit ihr die Vorteile, die das Arbeiten von zu Hause mit sich bringt, genießen könnt. Damit beginnen wir doch auch gleich.

Gemeinsame Mahlzeiten und Pausen

Nehmt eure Mahlzeiten gemeinsam ein. Das ist das Geschenk, dass ihr gerade bekommt. Und bereitet diese doch auch einmal gemeinsam zu oder überrascht euch gegenseitig.

Startet mit dem Frühstück. Wenn du morgens nichts isst, dann trinke einen Tee oder Kaffee gemeinsam mit deinem Partner. Bewusste Zeit, die ihr genießt.

Und auch zwischendrin könnt ihr euch zu einer Kaffeepause verabreden. Wenn jeder seinen eigenen Bereich für die Arbeit hat, dann schickt euch entweder eine Nachricht oder stimmt euch beim Frühstück kurz ab, wann ihr euch das nächste Mal treffen wollt.

So könnt ihr euch auch gegenseitig motivieren für euren Arbeitstag.

Herzumarmung

2x mal täglich empfiehlt euer Love-Coach 😉

Wenn ihr vom Frühstück zum Arbeiten geht, dann verabschiedet euch mit der Herzumarmung.  Ihr solltet beide in der Umarmung den linken Arm oben und den rechten unten haben. Das ist unbequem? Dann findet eine bequeme Position, wo ihr die Umarmung für 1 Minute halten könnt.

Das ist nämlich der wichtigere Part. Kein Reden oder streicheln, nur die Umarmung. Um so sich selbst und den Partner, die Partnerin bewusst zu spüren. Wenn ihr Kinder habt bezieht diese ein.

Das gleiche macht ihr am Abend zum Abschluss der Arbeit und als Übergang in die Freizeit. Wenn es euch beiden gut tut, könnt ihr die Umarmung natürlich auch bei den weiteren Pausen nutzen.

Tanzt zu eurer Lieblingsmusik

Wenn die Herzumarmung nicht so euer Ding ist, dann legt doch eure Lieblingsmusik auf und tanzt dazu. Jede/r ist einmal dran. So tanzt ihr in euren Feierabend … mal poppig, mal rockig, mal erotisch und sinnlich …

Familien- oder Tagesschau-Gespräch

Ich bin kein Freund von dauernden Beziehungsgesprächen. Lieber regelmäßig einen kurzen, gezielten Austausch, dann bleibt genügend Freizeit, um diese zu genießen. Alleine, zu Zweit oder als Familie.

Gut lässt sich das mit dem Abendessen verbinden, quasi als Abschluss des Tages. Nehmt euch täglich maximal 15 Minuten Zeit für den Austausch über

  • eure Highlights des Tages
  • worauf bin ich stolz?
  • was ist nicht so gut gelaufen?
  • gibt es etwas wo ich deine Unterstützung benötige?

Wenn ihr Kinder im Haushalt habt: bezieht sie ein, dann ist es das Familiengespräch. Oft sind sie dann die Wächter, damit dieser Austausch stattfindet …

Danach genießt den Feierabend!

Home-Office als Paar überleben – weitere Tipps

Damit ihr die Zeit gut meistert und eure Liebe stärkt, gibt es noch 3 weitere Tipps. Gebt diesen einen regelmäßigen Platz und ihr werdet feststellen, wie eure Beziehung davon profitiert.

Paarzeit & Quality Time

Paarzeit, obwohl ihr euch sowieso die ganze Zeit seht?

Ja, denn es geht um den bewussten Genuss zu 2. Das sind dann die kleinen Highlights der Woche, die euch Kraft & Freude spenden.

Verabredet euch 1x in der Woche z.B. zu einem Picknick – das kann bei schlechtem Wetter auch zu Hause mit eurer Picknickdecke stattfinden. Weitere schöne Dinge, die ihr tun könnt:

  • einen langen Spaziergang
  • eine Verwöhnmassage, dass geht gut mit Oliven-, Sonnenblumen- oder Mandelöl aus eurer Küche – Laken unterlegen hilft 😉
  • Fotos digital und analog sortieren und ausmisten – dabei könnt ihr mit einem leckeren Getränk und schöner Musik gleich in Erinnerungen schwelgen
  • das Fernsehprogramm bewusst selbst gestalten: mit einem Streaminganbieter oder aus den Mediatheken – welchen Film wolltet ihr euch damals im Kino anschauen und habt es nicht geschafft?

Pro Tipp: Wenn euch gerade alles nur Dinge einfallen, die aufgrund der Beschränkungen zur Zeit nicht machbar sind, dann schreibt diese auf eine Liste für die Nach-Corona-Zeit. So gehen euch die Ideen für eure Quality-Time garantiert so schnell nicht wieder aus.

Ganz wichtig: In der Paarzeit finden keine (Problem-)Gespräche über die Beziehung statt! Da bin ich Freund von Trennkost 😉 da ansonsten zu schnell die Gefahr besteht, dass ihr euch die Lust auf diese exklusive Zeit vermiest.

Damit dies gelingt, kommen wir gleich zum nächsten Tipp.

Wöchentliches Beziehungsgespräch

Reserviert euch alle 14 Tage Zeit für eine Beziehungsgespräch und begrenzt dies zeitlich. In der aktuellen Phase empfehle ich euch maximal 30 Minuten, da ihr euch gerade wahrscheinlich viel mehr seht, als sonst.

Denn ansonsten besteht schnell die Gefahr, dass ihr euch im Kreis dreht.

Nach der Corona-Zeit könnt ihr dies Gespräch auf einmal im Monat und dann maximal 1 Stunde anpassen, je nachdem, wie es euch gut tut. Nur regelmäßig stattfinden sollte es auf alle Fälle.

Helfen können euch dabei diese Fragen:

  • Was läuft aus meiner Sicht gerade richtig gut?
  • Worüber bin ich glücklich?
  • Was möchte ich gerne mit dir teilen?
  • Was läuft gerade nicht so gut?
  • Welche konkrete Veränderung wünsche ich mir?
  • Was bin ich bereit selbst dafür zu tun, damit es sich ändert?

Versteht diese als Anregung, ihr müsst nicht alle verwenden.

Spiel-/Freizeit für jeden alleine

Gerade weil ihr aktuell viel Zeit miteinander verbringt, ist es wichtig, dass jeder auch seinen eigenen Freiraum hat. Zeit nur für sich oder für Familie und Freunde.

Helft euch gegenseitig und findet Möglichkeiten, dass ihr beide gleichberechtigt diesen Freiraum bekommt und genießen könnt.

Denn auch von diesen Zeiten profitiert ihr am Ende als Paar.

Und nun zu euch: Was geht ihr als erstes an?

Theorie ist solange Theorie bis ihr anfangt es umzusetzen und auszuprobieren. Bekommt Neugierde darauf, wie es euch mit den Dingen gehen wird. Und probiert euch aus. Findet euren ganz eigenen Weg im Home-Office, damit eure Liebe überlebt.

Schreib in den Kommentar, welche Idee(n) du umsetzen willst. Und auch gerne, welche Ideen sich bei euch bewährt haben.

Bleibt gesund & munter!

Alles Liebe

Olaf


Olaf Schwantes | Jahrgang 1969

Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn man die eigene Beziehung vergeigt: ich habe nicht auf meine Frau und am Ende auf meine eigenen Wünsche und Bedürfnisse gehört. Ich dachte, dass ich mich zuerst auf meine Karriere und dann erst auf die Beziehung konzentrieren sollte. Als mir bewusst wurde, dass ich die Balance von Love & Business verloren haben, war es zu spät für meine Ehe. Aber ich habe meine Lektion gelernt, und ich möchte, dass meine Kunden von meinen Erfahrungen profitieren und nicht die gleichen Fehler machen.

Als Love-Coach & Romantiker habe ich in den letzten 10 Jahren über 800 Paaren zu ihrer Klarheit verholfen. Entweder sich zu trennen oder das Feuer der Liebe wieder neu zu entfachen – dauerhaft.

Kontaktdaten

Love-Coach Olaf Schwantes
Georgstraße 4, 30159 Hannover
Telefon 0511 8973839
Internetseite: https://www.olaf-schwantes.de/

Kostenlose Checkliste: Wie steht es um deine Liebe? Antworten & Impulse

Effizient und produktiv im Homeoffice

So arbeiten Sie effizient und produktiv von zuhause. Wie Sie sich selbst gut organisieren und was Sie als Führungskraft tun können, um effizient virtuell im Team zusammenzuarbeiten.

Was lange undenkbar war, ist jetzt normal

Im Vergleich hat sich in den vergangenen Jahren der Anteil an Mitarbeitern, die ganz oder teilweise vom Homeoffice aus arbeiten, nur leicht erhöht.

Oft gaben die Mitarbeiter an, dass es im Unternehmen bzw. im Bereich nicht möglich ist von zu Hause zu arbeiten. Viele hatten einfach kein Interesse.

Jetzt ist das anders. Durch die Corona-Krise haben viele Unternehmen auf die Arbeit im Homeoffice umgestellt. Was früher auf Ablehnung bei Führungskräften, Mitarbeitern und der IT-Abteilung gestoßen ist, ist jetzt normal.

Wie sind Ihre Erfahrungen aus den ersten Tagen im Homeoffice?

Man denkt, im Homeoffice kann man ungestörter arbeiten. Tatsächlich habe ich die Arbeit im Homeoffice in den letzten Jahren auch immer vorgeschlagen. Allerdings unter einer Voraussetzung: Dass Sie auch wirklich Ruhe haben.

Jetzt in den Zeiten von Corona sieht es aber etwas anders aus: Ihre Kinder und Ihr Partner sind auch zu Hause. Mir geht es da ganz ähnlich. Bis vor 3 Wochen konnte ich vormittags ungestört arbeiten. Jetzt sind mein Mann und die Kinder den ganzen Tag da. Ich muss nun also viel stärker Berufliches und Privates trennen.

Profitieren Sie von meinen Erfahrungen. Ich habe Ihnen in einem Whitepaper Tipps zusammengestellt, die nicht einfach nur blanke Theorie sind, sondern von mir selbst erfolgreich eingesetzt werden.

Mit diesem kostenlosen Whitepaper richte ich mich speziell an diejenigen, die bereits seit ein paar Tagen im Homeoffice arbeiten und nun feststellen, dass es gar nicht so einfach ist, so produktiv zu sein, wie vorher im Büro. Meine Anregungen sollen Sie dabei unterstützen, durch kleine Änderungen zufriedener mit der Situation zu sein und stressfreier zu arbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelassenheit, um die Zeit im Homeoffice erfolgreich zu meistern.

Fallstudie: Daily Standup

In dieser Fallstudie stelle ich ein Kundenbeispiel vor. Sie erfahren, wie die Situation vorher war, in welchen Schritten wir vorgegangen sind und was sich dadurch geändert hat. Das Thema war in diesem Fall die Verbesserung der Kommunikation zwischen dem Inhaber eines kleinen Unternehmens und seinem Team.


YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Es hakt überall…

Stellen Sie sich vor, Sie sind Inhaber eines kleinen Betriebes. Sie haben 8 Mitarbeiter, die teilweise mit der Abwicklung von Kundenprojekten betraut sind, oder auch Verwaltungsaufgaben übernehmen. Sie selbst übernehmen die Gewinnung von Neukunden und einzelne Kundenprojekte.

Es gibt häufig Tage, an denen Sie von morgens bis abends unterwegs sind. Vom Auto aus beantworten Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter und delegieren Aufgaben. Aber das funktioniert nicht immer so gut, wie Sie es sich wünschen. Wenn Sie abends ins Büro kommen, stellen Sie fest, dass einige Dinge liegen geblieben sind, von denen Sie dachten, dass es längst erledigt wäre. Weil auch Terminsachen dabei sind, machen Sie es dann doch selbst, was Sie ärgert.

So ging es auch Markus W., der mir sein Leid klagte bei einem unserer wöchentlichen Coachinggesprächen.

Er fasste die Situation so zusammen: „5 meiner Mitarbeiter machen pünktlich Feierabend und ich sitze auch nach 20:00 Uhr noch im Büro“.

Er war seit morgens um 6:00 Uhr unterwegs, um beim Kunden vor Ort die Installation einer Maschine zu begleiten. Nun am Abend fehlte ihm schlicht die Energie zwei Angebote zu schreiben und eine Kostenkalkulationen zu überarbeiten.

Außerdem hat ihn während der Fahrt zurück ins Büro ein anderer Kunde angerufen und nachgefragt, wann er denn nun endlich die aktualisierten Pläne erhält. Die Änderungen hatte Markus W. bereits vor 3 Tagen an seine Mitarbeiterin weitergegeben. Auf ihrem Schreibtisch fand er die Pläne, aber es war unklar, warum sie noch nicht versendet wurden. So etwas macht ihn wütend. Denn beim Kunden musste er sich mehrfach für den Verzug entschuldigen.

Die Lösung: Daily Standup

Während unseres Coachinggesprächs überlegten wir nun gemeinsam, wie die Kommunikation zwischen ihm und seinen Mitarbeitern verbessert werden könnte.

Er schlug vor, die monatlichen Teambesprechungen wieder regelmäßiger durchzuführen, denn die waren seit einiger Zeit aufgrund von Urlaub, Krankheit und hohem Arbeitsaufkommen ausgefallen.

Aber würde das helfen, die tägliche Abstimmung zu den verschiedenen Kundenprojekten zu verbessern?

Aus meiner Sicht: Nein.

Stattdessen stellte ich ihm das „Daily Standup“ vor.

Erstens: Kurze tägliche Briefings mit seiner Assistentin am Morgen. Hierbei geht es hauptsächlich um anstehende Termine, dringende Rückrufe und Unterlagen, die an diesem Tag verschickt werden müssen.

Zweitens: Kurze tägliche Abstimmungsgespräche mit seinen Projektleitern über den Stand der Dinge in den einzelnen Kundenprojekten. Hier können auch Probleme erkannt und kurzfristig gelöst werden.

Drittens (gehört nicht zum Daily Standup, ist aber trotzdem sinnvoll): Wir haben zwei feste Bürotage in seinem Kalender eingeplant. So ist er für seine Mitarbeiter direkt ansprechbar und hat selbst ausreichend Zeit um Angebote, Kalkulationen und Stellungnahmen zu schreiben.

Die monatlichen Teambesprechungen haben wir auch wieder regelmäßig eingeplant. Diese Zeit kann zukünftig dafür genutzt werden, Grundsatzthemen zur Arbeitsorganisation zu klären.

Er war motiviert, gleich am nächsten Morgen seinen Mitarbeitern diese neuen Regelungen vorzustellen.

Es läuft!

Bei unserem nächsten Coachinggespräch war Markus W. gut gelaunt und wirkte gelöst. Er berichtete begeistert von den täglichen Abstimmungsgesprächen. Er ist nun besser informiert über den Stand der Projekte, was ihn beruhigt, denn er weiß nun, dass nichts im Hintergrund anbrennt.

Seiner Assistentin fällt es nun leichter die Prioritäten richtig zu erkennen und mehr Entscheidungen selbst zu treffen. Das entlastet ihn.

An den beiden Bürotagen hat er einige offene Aufgaben vom Schreibtisch bekommen, was ihn den früheren Feierabend genießen lässt.

Die neue Situation hat er kurz zusammengefasst: „Es läuft!“ Und dafür gab es auch ein gutes Beispiel: Am Vormittag hatte er mit einem Kunden vor Ort noch einige Änderungen in den Plänen besprochen. Im Anschluss gab er dies an seine Mitarbeiterin weiter, die die überarbeiteten Unterlagen an den Kunden senden sollte. 3 Stunden später rief ihn dieser Kunde an und bedankte sich, dass die Unterlagen bereits bei ihm angekommen sind.


Geht es Ihnen ähnlich? Fehlen in Ihrem Betrieb auch Strukturen, die Sie als Chef entlasten? Dann lassen Sie uns reden.

Vereinbaren Sie einfach ein unverbindliches und kostenloses Strategiegespräch mit mir, in dem wir klären, wie ich Sie am Besten unterstützen kann.

Mehr Ordnung im Büro & Zuhause: Beschriftung von Hängemappen

In diesem Gastartikel zeigt Michael Seibold von Etikett.eu, wie Sie ganz einfach Hängemappen beschriften können.


Ablage leicht gemacht

Den Meisten ist die Ablage ein Dorn im Auge. Nicht selten werden wichtige Unterlagen und Papiere wochenlang in stapelbaren Ablagekästen am Schreibtisch im Büro oder Privaten gehortet, bis Sie sich irgendwann die Zeit nehmen, sich ihrer zu erbarmen – meistens im Zuge eines Frühjahrsputzes, der auf dem Schreibtisch wieder für Ordnung sorgt. Bei solchen Aufräumaktionen tauchen häufig Unterlagen urplötzlich aus dem Nichts wieder auf, nach denen man wochenlang gesucht hat. Kennen Sie dieses typische Chaos von Rechnungen, ungeöffneten Briefen und weiterer Dokumente? Meist reichen bereits einige nützliche Ordnungshilfen, um den Papierkram in den Griff zu bekommen und wieder Ordnung im Büro oder Zuhause zu schaffen. Zum Verstauen von Unterlagen und Papieren bieten sich Hängeregister geradezu an.

Definition: Hängemappen

Bei diesem Ordnungssystem handelt es sich um Hängemappen aus Karton, die der Lose-Blatt-Ablage dienen. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen: Hängehefter, Hängemappen, Hängetaschen, Hängesammler, Hängeordner und Pendelregistratur und sind sowohl für die lose Ablage als auch für gelochte Unterlagen geeignet. Zusätzlich bietet die Mappe vorne und hinten auch noch Platz für (mehr detaillierte) Beschriftungen, die Sie aber erst sehen, wenn die Mappe aus der Box gezogen wird. Die Mappen verfügen über eine Falzung am Boden, mit der sie sich individuell auf die Inhaltsmenge einstellen lassen.

Beschriftung von Hängemappen

Die Hängeregister werden hierzu in der Hängeregistratur, meist in Form eines Rollcontainers oder Mappenboxen, eingehängt und mit einem so genannten „Reiter“, einem Beschriftungsschild, versehen. Somit kann man auf einem Blick erkennen, in welcher Hängemappe sich die gesuchten Papiere befinden.

Praxis-Tipp:

Um keine unnötige Zeit mit dem Aufräumen der Ablage zu verschwenden, ist es empfehlenswert, eingehende Dokumente und Unterlagen möglichst zeitnah in den Hängeregistern zu verstauen. Besonders praktisch ist die Hängeregistratur, wenn sie sich möglichst nahe am eigenen Schreibtisch befindet, so dass jederzeit auf die Papiere zugegriffen werden kann.

Der Vollsichtreiter wird mit einem weißen Schildchen beschriftet, das nach der Beschriftung in den Plastikreiter geschoben wird. Die Beschriftung kann per Hand erfolgen oder, wer über eine eher unleserliche Handschrift verfügt, mit sogenannten Hängemappen-Etiketten beklebt werden. Dabei handelt es sich um selbstklebende Etiketten, die aufgrund ihrer Abmessungen optimal auf die Blanko-Schildchen passen. Besonders geeignet sind hierfür Hängemappen-Etiketten 99017 von Dymo, mit den Maßen 51 x 12,5 Millimeter, wie Sie hier finden. Ein besonderer Vorteil von selbstklebenden Labels ist, dass die aktuelle Beschriftung bei einem Tippfehler oder einer Änderung der Ordnung und Organisation der Mappen einfach (mehrmals) überklebt werden können.

Einfaches Beschriften per Etiketten-Software

Am einfachsten geht’s mit einer kostenfreien Software, wie etwa Dymo für ihre Etikettendrucker, aber auch viele andere Druckerhersteller, anbieten. Die Anwendung ist schnell zu installieren und sehr einfach zu bedienen. Dabei bietet die Software bereits verschiedene Voreinstellungen und Layouts, so dass lediglich auf das richtige Modell der Ihnen vorliegenden Etikettenrolle geklickt und anschließend der gewünschte Text eingetragen werden kann, ohne vorher mehrmals ausprobieren zu müssen, ob die Beschriftung auch mittig auf dem Etikett landet. Vorteile bietet auch der Seriendruck aus einer Excel-Tabelle, mit der mehrere verschieden beschriftete Labels auf einmal gedruckt werden können.

Nicht immer gehört ein Etikettendrucker zum Inventar im Büro oder Zuhause. Selbstklebende Labels können auch per Word bedruckt werden. Meistens werden hierzu Etiketten auf Bögen verwendet, die in den Drucker eingelegt und anschließend über Word bedruckt werden. Auch hier gibt es Voreinstellungen, die das Blatt in die zu den Labels auf dem Bogen passenden Raster unterteilt.

Inhaltliche Ordnung

Im Vorfeld ist es wichtig zu überlegen, wie die Hängemappen gegliedert und beschriftet werden sollen. Ähnlich zum Ordnersystem kann auch bei Hängemappen mit Ober- und Unterkategorien gearbeitet werden. Dazu bietet es sich an, eine Mappenbox einem Thema zuzuordnen oder, im Falle eines Schrankes oder Containers, eine Schublade pro Thema anzulegen. Die einzelnen Hängemappen beinhalten dann die Unterkategorien. In der Box bzw. in der Schublade “Versicherungen” befinden sich somit alle Dokumente zu Versicherungen. Alle Unterlagen zur “Auto” oder “Hausrat” beispielsweise befinden sich wiederum in einer Hängemappe, usw. Dieses System lässt sich auch in das Büro übertragen: So können beispielsweise für jeden einzelnen Lieferanten eine Mappe angelegt und Verträge oder andere Unterlagen darin aufbewahrt werden.

Praxis-Tipp:

Vorteilhaft sind Hängemappen für die Sammlung von Unterlagen für die Steuererklärung, wie Rechnungen oder Bescheinigungen. So können Sie im Laufe des Jahres alle Dokumente an einem bestimmten Ort aufheben und müssen so nicht kurz vor der Abgabe Ihrer Steuererklärung aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen.

Im Hinblick auf die Sortierung ist es sinnvoll, die Unterlagen chronologisch rückwärts zu sortieren, also das aktuellste kommt einfach immer oben drauf. So haben Sie die aktuellen Unterlagen immer in Sicht- und Griffweite.

Praxis-Tipp:

Um noch mehr den Überblick zu behalten, können Sie auch mit einem Farbsystem arbeiten. Die Reiter-Schildchen gibt es auch in unterschiedlichen Farben, so dass eine Farbe für jeweils ein Thema verwendet werden kann, wie beispielsweise blaue Schilder für “Versicherungen” oder grüne Schilder für “Lieferanten”. Unterkategorien lassen sich entweder mit der gleichen Farbe wie die Oberkategorie trennen oder Sie verwenden hierfür Markierungen in ähnlichen Farbnuancen.

Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Büro und Zuhause und Sie werden sehen, dass beschriftete Hängeregister eine optimale Arbeitserleichterung darstellen und Ihre Ablage wesentlich übersichtlicher wird.


Über den Autor:

Michael Seibold (30) ist Geschäftsführer und Gründer von Etikette.eu. Sein Anspruch ist es, dass Kunden schnell, einfach und günstig in unserem Onlineshop einkaufen können, ohne dabei auf die Kompetenz eines Fachhändlers verzichten zu müssen.

Kontakt

Etikett.eu
Gruckingerstr. 4
D-85461 Unterstrogn

www.etikett.eu

Frühjahrsputz im Mailpostfach

Über die Jahre sammeln sich viele E-Mails an. Es könnte ja noch einmal wichtig werden, oder ich benötige die Mail irgendwann als Beweis. So denken viele Menschen. Zeit für den Frühjahrsputz im Mail-Postfach!

Warum wir gerne E-Mails sammeln

Ich höre in meinen Trainings immer wieder Geschichten, die ungefähr so verlaufen:

„Der Nachbar vom Schwager vom alten Schulfreund hat einmal eine E-Mail benötigt, weil diese als Beweis vor Gericht galt und dadurch hat sein Unternehmen 1.000.000 Euro eingespart, weil sie keinen Schadensersatz zahlen mussten.“

Und je häufiger diese Geschichte erzählt wird, desto größer die Summe, die das Unternehmen eingespart hat.

Diese oder ähnliche Geschichten werden als Argument genutzt, warum der Mitarbeiter niemals Mails löscht, sondern alles aufhebt. Teilweise sehe ich Postfächer, in denen 30.000 Mails liegen, weil der Mitarbeiter in den vergangenen 10 Jahren noch nie eine Mail gelöscht hat.

Aber auch diejenigen, die viele Mails löschen und wegsortieren, sammeln über die Jahre viel Ballast und nicht mehr benötigte Informationen an. Es geht ziemlich schnell, eine Mail abzulegen (also einfach in einen Unterordner verschieben) und dort sieht man auch nicht mehr, wie viel es inzwischen geworden ist. Wenn die gleiche Menge ausgedruckt wäre, würden sich die vielen Ordner überall im Büro stapeln. Aber bei den E-Mails ist das anders.

Und es könnte doch tatsächlich einmal sein, dass man eine alte Mail noch benötigt – oder? Nein!

Ich beobachte, dass dieses Thema natürlich viel von der Unternehmenskultur abhängt. Wer das Gefühl hat, sich immer für alles rechtfertigen zu müssen, der hebt lieber ein paar Mails auf, um später seine Unschuld beweisen zu können. Aber in unserer doch sehr schnelllebigen Welt, ist häufig das, was letzten Monat noch wichtig war, heute völlig uninteressant.

Das sollten Sie vorab klären

Angenommen, Sie würden jetzt nicht Ihre E-Mails, sondern die Papierablage aufräumen, dann gäbe es eine Aufbewahrungsrichtline, in der steht, welche Dokumente abgeheftet und wie lange aufgehoben werden müssen.

Aber gibt es in Ihrem Unternehmen eine Anweisung dazu, wie lange Mails aufgehoben werden sollen? Ich vermute: Nein.

Damit Sie diese Entscheidung nicht ganz alleine treffen und die Verantwortung dafür tragen müssen, empfehle ich Ihnen, vorab mit Ihrem Vorgesetzten zu klären, welche Mails wie lange aufgehoben werden sollen.

Dies kann von verschiedenen Faktoren abhängen. Beispielsweise könnte es gut sein, Mails, die ein bereits abgeschlossenes Projekt betreffen, noch 1 Jahr nach Abschluss aufgehoben werden, da es später Rückfragen zu bestimmten Entscheidungen geben könnte. Dagegen könnten Mails, die zu einer Vertragsverhandlung gehören, gelöscht werden, sobald der Vertrag abgeschlossen wird. Denn dann gilt das, was im Vertrag steht. Oder Sie einigen sich darauf, dass Mailverkehr mit Kunden grundsätzlich 3 Monate aufbewahrt werden, außer bei einem speziellen Kunden, mit dem es immer Ärger gibt.

In wenigen Schritten zu einem aufgeräumten E-Mail-Postfach

Löschen Sie alles, was alt ist.

Wenn klar ist, welche Mails Sie wie lange aufbewahren müssen, dann löschen Sie einfach alle alten Mails. Scrollen Sie dazu in Ihrem Posteingang bis zu dem Datum, ab wann gelöscht werden darf, markieren alle Mails, die älter sind und löschen diese.

Forsten Sie so auch alle Unterordner durch. Alternativ können Sie auch die Suchfunktion nutzen.

Verschieben Sie Mails in Unterordner

Überprüfen Sie Ihre Unterordnerstruktur, die Sie unter Ihrem Posteingang angelegt haben, kritisch. Themen, die nicht mehr relevant sind, können Sie getrost löschen.

Sie können bestimmte Mails automatisch in Unterordner verschieben lassen. Dies empfiehlt sich für Newsletter, Terminbestätigungen, Lesebestätigungen und Systemmeldungen. Outlook zum Beispiel sucht nach dem Anlegen einer neuen Regel die Mails aus dem Posteingang heraus, die der Regel entsprechen und verschiebt diese sofort.

Vielleicht erhalten Sie von einer bestimmten Person nur Mails, die zu einem Thema gehören. Dann können Sie im Posteingang nach Mails von diesem Absender suchen und diese Mails gesammelt in den entsprechenden Unterordner verschieben.

Räumen Sie auch Ihre gesendeten Mails auf

Viele Menschen machen sich viele Gedanken, wie sie die empfangenen Mails ablegen, kümmern sich aber überhaupt nicht um die gesendeten. Dabei ist Ihre gesendete Mail häufig die höherwertige, da sie ja Ihre Antwort enthält.

Löschen Sie also bitte auch dort die alten Mails und verschieben die anderen in Unterordner. Beachten Sie dabei, dass Sie Mails, in denen Sie sich nur für die schnelle Antwort bedankt haben, nicht aufheben müssen.

So bleibt der Posteingang dauerhaft aufgeräumt

Melden Sie sich von Newslettern ab, die nicht mehr interessant sind

Falls Sie mehrere Newsletter abonniert haben, schauen Sie bitte auch dort kritisch nach, ob die Informationen und Themen überhaupt noch interessant sind für Sie.

Reduzieren Sie Verteilerlisten

Vielleicht erhalten Sie E-Mails, weil Sie auf einer bestimmten Verteilerliste stehen. Überlegen Sie bitte auch hier genau, ob diese Informationen immer noch für Sie wichtig sind. Wenn nicht, dann lassen Sie sich von dieser Verteilerliste streichen.

Fordern Sie keine Lesebestätigungen an

Lesebestätigungen sind ja eigentlich so etwas wie „Einschreiben mit Rückschein“. Nur funktioniert es nicht genau so. Wenn Sie z.B. eine Lesebestätigung anfordern, hat der Empfänger die Möglichkeit zu entscheiden, ob er Ihnen überhaupt eine Bestätigung senden möchte. D.h. es könnte sein, dass er die Mail liest, aber Sie erhalten keine Benachrichtigung. Da die Lesebestätigungen so einfach zu umgehen sind, sollte Sie grundsätzlich keine Lesebestätigungen anfordern.

Aufgaben planen

Viele meiner Trainingsteilnehmer berichten mir, dass sie bereits gelesene E-Mails im Posteingang stehen lassen, damit sie daran erinnert werden, dass Sie sie noch bearbeiten müssen. Teilweise werden diese Mails auch wieder als „ungelesen“ markiert.

Viel besser wäre es aber, diese Mails sofort einzuplanen. So blockieren sie nicht unnötig den Posteingang und Sie verpassen keine Fristen. Diese Methode erkläre ich im folgenden Video: Die E-Mail-Flut im Griff

Los geht’s!

Um das Mailpostfach aufzuräumen, benötigen Sie etwas Zeit. Planen Sie also bitte ca. 2 Stunden ein, je nach dem, wie viele Mails Sie gehortet haben. Sorgen Sie in dieser Zeit dafür, dass Sie möglichst nicht gestört werden, indem Sie Ihr Telefon umstellen und, falls möglich, die Bürotür schließen.

Wenn Sie es geschafft haben, dann belohnen Sie sich ruhig. Sie haben es sich verdient!


Weitere Anleitungen zum Thema Inbox-Zero-Challenge und Outlook erhalten Sie in meinem Video-Kurs.

Zum Kurs hier klicken

Frühjahrsputz auf dem Schreibtisch

Schaffen Sie Platz für neue Ideen. Verabschieden Sie sich von altem Ballast. Es ist Zeit für den Frühjahrsputz auf Ihrem Schreibtisch. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für mehr Ordnung und Sauberkeit in Ihrem Büro sorgen.

Es hat sich etwas angesammelt…

In den letzten Wochen und Monaten hat sich bestimmt auch bei Ihnen so einiges angesammelt. Angefangene Aufgaben, die Sie vor sich herschieben; Projektideen, die in der Schublade gelandet sind; Fachartikel, die Sie eigentlich lesen müssten…

Aber nicht nur das. Sicherlich hat sich auf Ihrem Schreibtisch, in den Schubladen oder auch Schränken tatsächlich Dreck und Staub angesammelt. In vielen Unternehmen dürfen die Reinigungskräfte nicht auf den Schreibtischen wischen und die Schränke und Rollcontainer sind sowieso verschlossen.

Zeit, aufzuräumen, auszumisten und sauber zu machen!

Die Vorbereitung

Reservieren Sie sich ausreichend Zeit für den Frühjahrsputz in Ihrem Kalender. Wie lange Sie benötigen, hängt davon ab, wann Sie das letzte Mal ausgemistet haben und wie viel Sie angesammelt haben. Ein halber Tag ist sicherlich ein gutes Mittelmaß. Wählen Sie z.B. einen ruhigeren Nachmittag aus. Falls Sie schneller sind, dann freuen Sie sich über die gewonnene Zeit und genießen einfach die Frühlingssonne bei einem Spaziergang, weil Sie früher Feierabend machen konnten.

Während Sie ausmisten, müssen Sie entscheiden, ob Sie Unterlagen wegwerfen oder abheften. Daher sollten Sie sich eine Datentonne und ein paar leere Ordner und Hängemappen bestellen, auch Etiketten für Ordnerrücken sind sinnvoll.

Da sich der Staub leider auch in den hintersten Ecken der Schubladen und Schränke ansammelt, benötigen Sie tatsächlich einen Putzlappen.

So ein Frühjahrsputz macht ja nicht nur Spaß. Daher empfehle ich Ihnen, sich den Nachmittag angenehm zu gestalten. Wenn Sie in einem Einzelbüro sitzen, könnten Sie nebenbei Ihre Lieblingsmusik hören, oder zwischendurch eine schöne Tasse Tee genießen. Überlisten Sie sich selbst und belohnen sich am Ende.

Los geht’s

Halt! Bevor Sie starten: Stellen Sie Ihr Telefon um, lassen Ihr Mailprogramm geschlossen und schließen, wenn möglich die Bürotür.

Nehmen Sie sich bitte Stapel für Stapel, Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade vor. Wenn Sie erst alles auf einmal auf dem Fußboden verteilen, ist das Chaos viel zu groß.

Bei jedem Blatt fragen Sie sich nun: Was muss ich hier noch tun?

  • Ist das Thema bereits erledigt? Dann legen Sie es ab.
  • Ist das Blatt nicht mehr relevant, weil es eine neuere Version gibt? Dann werfen Sie es weg.
  • Müssen Sie das Thema noch bearbeiten, dann planen Sie es konkret ein. Beachten Sie dabei bitte die Prioritäten.
  • Betrachten Sie auch kritisch die gesammelten Visitenkarten. Nur wenn der Kontakt noch wirklich interessant und wichtig für Sie ist, übernehmen Sie ihn in Ihr elektronisches Adressbuch z.B. in Outlook.
  • Gibt es Unterlagen, die in die Kategorie „im Moment nicht relevant, könnte aber später einmal interessant werden“ gehören? Dann legen Sie sich dafür eine Ideensammlung an. Planen Sie dann in Ihrem Kalender einen Serientermin ein, um diese Sammlung 1x pro Monat zu sichten und neu zu entscheiden.

Wenn Sie einen Stapel durchgearbeitet haben, nehmen Sie bitte den Putzlappen zur Hand und wischen den Ablagekasten, die Schublade oder das Regalfach kurz aus. Erst danach legen Sie wieder die Dinge hinein, die dort einen guten Platz haben.


Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft!

Merken Sie, dass Sie sich von altem Ballast befreit haben? Wie fühlt sich das an?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfolgen.

So dokumentieren Sie Wissen digital

Aus aktuellem Anlass spielen viele große, aber auch kleine Unternehmen mit dem Gedanken, spontan das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Wer von zu Hause aus arbeitet, benötigt Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Ein kurzer Austausch mit den Kollegen ist nur noch mit Hilfe von technischen Lösungen möglich.

Klar im Vorteil sind die Mitarbeiter und Betriebe, die rechtzeitig damit begonnen haben, Dateien, Informationen und Wissen digital abzulegen und zur Verfügung zu stellen.

Wer dagegen viel mit Haftnotizzetteln, Schmierzetteln, handschriftlichen Listen und Papierunterlagen arbeitet, muss entweder schwer zwischen Büro und dem Zuhause tragen, oder stellt schnell fest, dass etwas fehlt.

Die reine Dateiablage reicht nicht aus

Wer digital arbeiten möchte, denkt wahrscheinlich zu erst daran, dass das Papier eingescannt und als Datei abgelegt werden muss. Das ist auch tatsächlich die Basis. Aber die Informationen in den Dateien reichen oft nicht aus.

Es fehlt das Wissen dazu. Mit Wissen meine ich

  • was wirklich wichtig ist im Text
  • Anmerkungen dazu
  • Verweise zwischen verschiedenen Texten
  • Kombination von Texten, Fotos, Screenshots etc.

Diese Möglichkeiten bietet auch eine gut gestaltete und übersichtliche Dateiablagestruktur nicht.

Das digitale Notizbuch

Aus meiner Sicht bietet ein digitales Notizbuch alle Möglichkeiten, um aus Informationen „Wissen“ zu machen.

Es gibt sicherlich auch dafür verschiedene Tools, die Sie nutzen können. Aber falls Sie schnell, einfach und unkompliziert ein digitales Notizbuch einrichten möchten, sollten Sie auf eine Software zurückgreifen, die wahrscheinlich bereits auf Ihrem PC installiert ist. So müssen Sie nicht erst noch die IT-Abteilung einbinden, die dann eine neue Software kaufen und installieren muss.

Ihr digitales Notizbuch heißt OneNote. Dieses Tool ist Teil des Microsoft-Office-Paketes und steht Ihnen daher bereits zur Verfügung.

Es ist – kurz gesagt – die Software, die weit verbreitet, aber wenig bekannt ist.

Vorteile von OneNote

OneNote bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, die Sie auch dafür nutzen können, Wissen zu dokumentieren und im Team zu veröffentlichen.

  • Übersichtlichkeit: Das Notizbuch können Sie einfach mit Hilfe von Abschnitten und Seiten strukturieren.
  • Freigabe für die Kollegen: Entweder geben Sie Ihr komplettes Notizbuch für Ihre Kollegen frei, oder gewähren nur einzelnen Personen Zugriff auf bestimmte Abschnitte. Dies können Sie mit wenigen Klicks selbständig tun und behalten die Kontrolle.
  • Verschiedene Dateiformate: Sie können in OneNote Inhalte aus verschiedenen Dateien einfügen. Dies ist mit den gängigen Dateiformaten möglich.
  • Anmerkungen: Wichtige Textpassagen mit einem Textmarker hervorheben, Details einkringeln, Anmerkungen hinzufügen. Das alles ist mit OneNote problemlos möglich.
  • Kennzeichnungen: Mit Hilfe von Kategorien können Sie Inhalte z.B. als wichtig markieren, oder Fragen hinzufügen. Auch Prioritäten lassen sich darstellen.
  • Checklisten: Abläufe können Sie gut in Checklisten umwandeln. Den Stand der Dinge und die nächsten Schritten erkennen Sie anhand der Haken.
  • Notizen: Sehr komfortabel ist die Funktion, die es Ihnen ermöglicht zu Word-Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen Notizen hinzuzufügen.
  • Informationen finden: Die Suchfunktion umfasst in OneNote sämtliche Inhalte, d.h. es werden nicht nur Texte, sondern auch Bilder und Ihre Anmerkungen durchsucht.

Einen ersten Eindruck von OneNote erhalten Sie auf meinem YouTube-Kanal.

Wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind, dann empfehle ich Ihnen mein OneNote-Tutorial. Hier zeige ich Ihnen einige Anwendungsbeispiele und erkläre alle Funktionen mit bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitungen. So können Sie sofort durchstarten und noch digitaler Arbeiten.

Wissen dokumentieren: Papier oder digital?

Wer effizient arbeiten will, der braucht einen schnellen Zugriff auf Informationen. Aber häufig ist nicht nur die reine Information (z.B. ein Fachartikel) wichtig, sondern auch Anmerkungen dazu (z.B. vom Chef, wie vergleichbare Fälle im Betrieb behandelt werden). Oder auch Hinweise von erfahrenen Kollegen zu Abläufen und bestimmten Vorgehensweisen. Auf die Vor- und Nachteile einer Wissenssammlung in Papier verglichen mit einer digitalen Variante gehe ich in diesem Artikel genauer ein.


Wann ist eine Wissenssammlung sinnvoll?

Klare Antwort: Immer.

Auch langjährige Mitarbeiter schauen in Spezialfällen in ihren Notizen nach. Aber insbesondere neuen Mitarbeitern kann durch eine Wissenssammlung die Einarbeitung deutlich erleichtert werden, sodass sie schneller produktiv werden.

Oder nehmen wir als Beispiel die vielen Tipps & Tricks zu Softwareprogrammen, die die einzelnen Mitarbeiter „drauf“ haben, von denen die Kollegen aber nur zufällig oder gar nicht erfahren.

Eine Wissenssammlung, die Informationen und Anmerkungen vereint, ist besonders wertvoll auf Dienstreisen, in Kundenbesuchen oder der Arbeit im Homeoffice, die nun einige Firmen aufgrund des Corona-Virus für ihre Mitarbeiter in Erwägung ziehen. Also immer dann, wenn man nicht einfach mal einen Kollegen fragen kann.

Wenn Sie eine solche Wissenssammlung in Ihrem Betrieb oder Abteilung aufbauen möchten, sollten Sie eine grundsätzliche Entscheidung treffen: Papier oder digital?

Ihre Wissenssammlung in Papier

Qualitätsmanagement-Handbuch, Organisations-Handbuch, Sammlung von Fachartikeln, Prozessbeschreibungen, Checklisten, Vorlagen, Schulungsunterlagen, Handbücher für Geräte – es gibt viele Stellen, an denen Sie dokumentiertes Wissen in Ihrem Unternehmen finden. Häufig hat jeder Mitarbeiter eine kleine Sammlung an seinem Schreibtisch. Der Vorteil: Jeder kann individuelle handschriftliche Anmerkungen hinzufügen.

Selbst wenn Sie gerade an Ihrem Computer arbeiten, können Sie das dokumentierte Wissen neben sich auf den Schreibtisch legen, falls notwendig, auch mehrere Seiten nebeneinander, wenn die Informationen verteilt sind.

Aber diese papierhafte Dokumentation hat auch einen großen Nachteil: Die fehlende Stichwortsuche. Es ist also nicht ganz einfach, die benötigten Informationen zu finden.

Auch die Verteilung der Informationen und Aktualisierung gestaltet sich oft sehr aufwändig. Ich erinnere mich noch gut an ein QM-Handbuch. Es war gut strukturiert, sodass wir Informationen relativ schnell finden konnten. Aber dann kam einmal im Monat ein Päckchen mit Austauschseiten. Und ganz ehrlich: Kein Kollege hatte wirklich Lust, die neuen Seiten an die richtige Stelle zu heften und die alten Seiten wegzuwerfen. Und wirklich gelesen wurden die neuen Informationen – ehrlich gesagt – auch nicht von jedem. Irgendwann wurde der Stapel mit den Austauschseiten immer größer und damit war unser QM-Handbuch nicht mehr aktuell. Das gab natürlich Ärger von der Chefin.

Ihre digitale Wissenssammlung

Bei einer digitalen Wissenssammlung, die entweder im Intranet, oder auf dem Laufwerk zur Verfügung steht, funktioniert die Verteilung der Aktualisierungen sehr viel einfacher: Ein Kollege ist zentral dafür zuständig.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die dokumentationsübergreifende Stichwortsuche. Ich muss mich also nicht durch eine detaillierte Struktur und Ablagesystematik arbeiten, sondern gebe in eine Suchmaske das Stichwort ein, nach dem ich suche.

Im Suchergebnis werden mir dann allerdings die Dokumente nacheinander angezeigt, sodass ich nicht mehrere Seiten nebeneinander legen kann. Ich kann zwar für jedes Dokument ein Fenster bzw. Tab öffnen, aber das wird schnell unübersichtlich auf dem Bildschirm.

Ein weiterer Nachteil der zentralen und digitalen Lösung: In der Regel kann nicht jeder Mitarbeiter individuelle Anmerkungen anfügen.

Hier noch einmal die Vor- und Nachteile beider Möglichkeiten im Überblick:

Wie entscheiden Sie?

Aus meiner Sicht sprechen die Vorteile eindeutig für die digitale Variante. Häufig liegen die Informationen bereits digital vor (in Form von Dateien oder E-Mails), sodass ein Medienwechsel einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Und die Stichwortsuche zum schnellen Finden von Informationen ist notwendig, um effizient arbeiten zu können.

Für welchen Weg haben Sie sich in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung entschieden? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

Ihr Notfallplan bei Virus-Alarm

Keine Panik bei Viren-Alarm

Grippe-Viren, Magen-Darm-Viren, Corona-Virus. Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Viren von einem Mensch zum anderen übertragen werden. Das eine Jahr sind weniger Personen betroffen, das andere mehr. Die Verläufe sind unterschiedlich. Wer gut auf diese Fälle vorbereitet ist, der kann dem Ganzen gelassen entgegensehen.

Vorab: Ich gebe in diesem Artikel keine Gesundheits- und Hygienetipps und möchte auch gar nicht auf den aktuellen Corona-Virus eingehen. Mir geht es ums Büro, um den Betrieb. Da ist der Virus nur ein Anlass, darüber zu schreiben, aber nicht der eigentliche Grund.

Gründe, warum es im Betrieb eng werden könnte

Wenn man sich die aktuellen Maßnahmen ansieht, mit denen versucht wird das Virus einzudämmen, dann kann man erkennen, dass es 4 Gründe geben könnte, warum Ihr Unternehmen nicht mehr so läuft, wie bisher. Allerdings gibt es große Unterschiede. Aber schauen wir uns doch einmal die Gründe genauer an:

Kitas und Schulen werden für 2 Wochen geschlossen

Angenommen, in Ihrem Betrieb arbeiten mehrere Mütter. Wenn dann in Ihrem Ort alle Kitas und Schulen geschlossen werden, bleiben in der Regel die Mütter zu Hause, um die Kinder zu betreuen. Vielleicht können einige Familien noch auf die Großeltern zurückgreifen, aber das funktioniert sicherlich nicht für 14 Tage. Und einfach Urlaub zu nehmen, ist für viele sicherlich keine einfache Alternative.

Diese Situation ist für Sie als Unternehmer noch recht komfortabel. Denn Ihre Mitarbeiterinnen sind arbeitsfähig. Nur nicht immer und nicht zu den gewohnten Zeiten. Und natürlich nicht bei Ihnen im Büro.

Gut wäre es, wenn Sie auf diesen Fall vorbereitet sind und den Mitarbeiterinnen es ermöglichen könnten, von zu Hause zu arbeiten. Dafür sind einige Voraussetzungen bei den Mitarbeiterinnen notwendig, aber auch in Ihrem Betrieb.

Zur Unterstützung habe ich eine Checkliste für Sie zusammengestellt, die Sie hier kostenlos herunterladen können:

Mehrere Mitarbeiter sind krank

Ganz anders sieht die Situation natürlich aus, wenn sich mehrere Mitarbeiter angesteckt haben und nun krank sind. Diese Gefahr besteht natürlich nicht nur bei dem aktuellen Corona-Virus, sondern es gab sie schon immer bei einer Grippewelle oder bei einem Magen-Darm-Virus.

Solange nur 1 bis 2 Mitarbeiter ausfallen, wird der Betrieb wahrscheinlich ganz gut weiter laufen, denn diese Situation kennen Sie auch schon aus der Urlaubszeit.

Was aber, wenn die Hälfte oder sogar 2/3 der Mitarbeiter fehlt?

Dann benötigen Sie einen Notfallplan, in dem aufgelistet ist, welche Prozesse bzw. Aufgaben unbedingt weiterhin erledigt werden müssen. Die verbliebenen Mitarbeiter benötigen dann vielleicht noch zusätzliche Freigabekompetenzen (z.B. um Rechnungen bezahlen zu können). Außerdem sind Checklisten und Prozessbeschreibungen eine gute Hilfe, weil die Kollegen wahrscheinlich einige Aufgaben noch nie vorher übernommen haben. Das Wissen dazu sollte also dokumentiert sein. Auch Anleitungen zu speziellen Softwareprogrammen gehören dazu.

Einige Aufgaben können Sie vielleicht an Dienstleister auslagern. So könnte die Telefonzentrale von einem Anbieter für Telefonservices übernommen werden. Die Buchhaltung kann vielleicht Ihr Steuerberater abwickeln oder ein geeigneter Büroservice. Sie sollten also rechtzeitig mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt treten, damit die Suche nach einem geeigneten Partner nicht erst im Fall der Fälle beginnt.

Viele Mitarbeiter wohnen in einem Sperrgebiet

Eine Maßnahme, die in einzelnen Fällen nun beim Corona-Virus getroffen wird, ist die Absperrung ganzer Ortschaften oder Regionen mit der damit verbundenen Quarantäne.

Wenn nun viele Ihrer Mitarbeiter in diesem Sperrgebiet wohnen, dürfen sie also nicht mehr zur Arbeit kommen, sind aber arbeitsfähig. Diese Mitarbeiter könnten also auch im Homeoffice arbeiten.

Welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden sollten, erkennen Sie in meiner Checkliste, die Sie kostenlos herunterladen können.

Ihr Unternehmen liegt in einem Sperrgebiet

Es könnte auch sein, dass Ihre Mitarbeiter zwar arbeiten können, aber Ihr Betrieb im Sperrgebiet liegt und somit die Büros nicht erreichbar sind.

Auch in diesem Fall wäre es gut, wenn Sie vorab bereits mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt getreten wären. So könnte z.B. ein Business Center eine gute Alternative sein. Hier können Sie tageweise fertig eingerichtete Büros anmieten und auch den Telefonservice gleich dazu buchen. Dann müssen Sie „nur“ noch für die technische Ausstattung Ihrer Mitarbeiter sorgen.

Sie merken, auch in diesem Fall ist es wichtig, rechtzeitig einen Notfallplan zu erstellen, in dem alles geregelt ist.


Weitere Informationen, z.B. zu der Frage, ob der Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice anordnen darf und wie das Thema Lohnfortzahlung in Deutschland gesetzlich geregelt ist, finden Sie hier (externer Link – führt zum ZDF). Bedenken Sie auch, wenn vorhanden, den Betriebsrat einzubinden.


Lassen Sie uns reden!

Sie haben noch keinen Notfallplan?

Ihre Prozesse sind nicht dokumentiert?

Einzelne Arbeitsschritte sind nicht in Checklisten festgehalten?

… Und Sie wissen gerade gar nicht, wie Sie dieses Thema angehen sollen? Dann biete ich Ihnen ein kostenloses Strategie-Gespräch an, in dem wir gemeinsam überlegen können, was die nächsten Schritte wären und wie ich Sie dabei unterstützen kann.

SWAY als Alternative zu PowerPoint?

Eine gute gestaltete Präsentation, Dokumentation oder einen Newsletter zu erstellen, das funktioniert mit Sway einfach und gut. Aber ist dieses Tool tatsächlich die bessere Alternative zu PowerPoint?


Wer eine visuell ansprechende Präsentation erstellen soll, der entscheidet sich sicherlich für PowerPoint. Aber über die Jahre sind alle Mitarbeiter ein bisschen PowerPoint-Müde geworden. Zu viele Folien, die bis zum Anschlag mit Text gefüllt sind, begeistern niemanden mehr.

Zeit, etwas Neues auszuprobieren.

Mit wenigen Klicks zu einem tollen Ergebnis

Microsoft bietet in seiner Produktpalette Sway an. Wie auch bei PowerPoint können Inhalte aus unterschiedlichen Quellen eingebunden werden. Und es gibt auch hier wieder ein paar Vorlagen, die eine ansprechende Gestaltung mit nur wenigen Klicks ermöglichen.

In den Vorlagen gibt es auch bereits fertige Animationen. Der Übergang zwischen den Folien ist fließend und die Präsentation wird von oben nach unten dargestellt. Dies ist einer der Unterschiede zu PowerPoint, wo die Richtung von links nach rechts ist.

Für einen ersten Eindruck habe ich dieses Video aufgenommen, bei dem ich mich aber auch nicht mit meiner Kritik zurückhalten kann:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Mein Fazit

Ich finde Sway ganz nett, aber ganz ehrlich: Ich brauche es nicht. Teilweise sind mir die Vorlagen doch etwas zu schlicht, teilweise lenkt die Animation aus meiner Sicht zu sehr vom Inhalt ab.

In PowerPoint gibt es auch viele gute Möglichkeiten, eine Präsentation interessant und modern zu gestalten, sodass ich ein vergleichbares Ergebnis erreichen kann.


Sie wissen jetzt spontan nicht, wie Sie in PowerPoint Ihre Folien aufpeppen können und mit tollen Animationen Ihre Zuschauer begeistern? Dann empfehle ich Ihnen meine Video-Kurse. Hier gebe ich Ihnen einfach umsetzbare Tipps & Tricks für außergewöhnliche Diagramme, animierte Tabellen, neue Ideen für Agenda-Folien und Bildbearbeitungs-Möglichkeiten. Zu den Video-Kursen (klick)