So visualisieren Sie Ihre Zahlen mit Hilfe von Landkarten

Ansprechende Grafiken statt Zahlenkolonnen

Eigentlich wissen wir doch alle, dass Zahlenkolonnen langweilig sind und man die Informationen viel einfacher erfassen würde, wenn es gute Grafiken dazu gäbe. Eigentlich… Tatsächlich wissen wir aber auch, dass es gar nicht so einfach ist, Zahlen entsprechend aufzubereiten. Denn häufig wird kurz vor einer Präsentation noch schnell etwas aktualisiert oder hinzugefügt, sodass man wieder mit viel Aufwand Anpassungen vornehmen muss. Und die Zeit hat man dann nicht mehr.

Mit wenigen Klicks Landkarten erstellen

Insbesondere Verkaufszahlen, die sich auf bestimmte Regionen oder Vertriebsstandorte beziehen, lassen sich gut mit bestimmten Landkarten visualisieren. Aber wie geht das schnell und einfach? Ohne, dass Sie lange nach entsprechenden Karten suchen müssen? Mit der Möglichkeit, während der Präsentation der Zahlen auch in die Karte hinein- und herauszoomen zu können?

Dabei hilft Ihnen das kostenlose Add-In „Maps“. Wie es funktioniert, erkläre ich in diesem Video:

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So dokumentieren Sie Prozesse mit einem Add-In in Excel

Tabelle oder Grafik? Beides!

Ich habe schon viele Varianten gesehen, wie Prozesse dargestellt wurden. Das ging von Fließtext über Aufzählungslisten, Tabellen aber auch Grafiken.

Ein ungestalteter Fließtext, bei dem einfach nur ein Schritt nach dem anderen beschrieben wird, ist aus meiner Sicht die schlechteste Variante. Niemand hat mehr Zeit diesen seitenlangen Text zu lesen. Außerdem habe ich als Anwender vielleicht eine ganz konkrete Frage, was ich an einer bestimmten Stelle tun muss, aber dann kostet es mich sehr viel Zeit, die richtige Stelle im Text zu finden.

Aufzählungslisten sind zwar etwas übersichtlicher gestaltet, aber je nach Länge muss man auch viel Zeit damit verbringen, alles zu lesen.

Tabellen in Excel dagegen habe ich schon häufiger gesehen. Die Tabellen haben den Vorteil, dass man auch eine Reihenfolge der Schritte erkennen kann und hoffentlich auch dazugeschrieben wurde, wer für diesen Arbeitsschritt zuständig ist und welche Information oder Datei dafür benötigt wird.

Viel einfacher zu verstehen ist dagegen eine Grafik. Etabliert hat sich dabei die „Ereignisgesteuerte Prozesskette“, kurz: EPK. Der Vorteil ist hier: Auch Ausnahmen und Schleifen sind einfach zu erkennen.

Sie sind mit der Dokumentation von Prozessen noch nicht vertraut? Dann schauen Sie sich einmal diesen Blog-Artikel von mir an: Standardisierte Symbole zur Beschreibung von Prozessketten

Aber STOPP! Bevor Sie jetzt anfangen, in Excel Kästchen zu malen und diese mit Pfeilen zu verbinden, schauen Sie sich doch einmal kurz das kostenlose Add-In „Visio“ an. Hier geben Sie in die Tabelle die einzelnen Arbeitsschritte ein und stellen eine Verbindung zum nächsten Schritt her. Die App übernimmt dann die grafische Gestaltung. So sind auch Änderungen einfach umsetzbar.

Wie dieses Add-In funktioniert und welche Nachteile es aus meiner Sicht hat, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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MeisterNote – Ihr Online-Notizbuch

Einfacher Wissensaustausch

Vor einiger Zeit habe ich Ihnen bereits MeisterTask und MindMeister vorgestellt, mit denen Sie Aufgaben verwalten können und Mindmaps erstellen. Nun ist ein neues Tool zur Meister-Familie hinzugekommen: MeisterNote.

MeisterNote ist eine Software, in der Sie im Team ganz einfach Informationen austauschen können. Natürlich gibt es dabei eine Integration zu den beiden anderen Tools.

MeisterNote ist auch wieder einfach zu bedienen, sodass sich gar nicht so sehr die Frage stellt, wie man die Software benutzt, sondern eher wofür.

An erster Stelle steht natürlich das Projektmanagement. Mit MeisterNote können Sie nicht nur allen Projektmitgliedern Informationen zur Verfügung stellen, sondern alle können kommentieren und somit über die Inhalte mitdiskutieren. Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen, können Sie gleich über die Verbindung zu MeisterTask Aufgaben verteilen.

Weitere Anwendungsbeispiele sind Wissensdatenbanken, eine Art Intranet oder auch ganz einfach persönliche Notizen, mit denen Sie sich besser selbst organisieren.

Ich habe die Software noch nicht selbst getestet, aber einen ersten Einblick erhalten Sie in diesem Video:

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Gierige Organisationen

In diesem Beitrag stelle ich die Forschungsergebnisse von Lewis A. Coser vor.

Was sind gierige Organisationen?

GreedyInstitutions („besitzergreifende Institutionen“) ist ein soziologischer Begriff von Lewis A. Coser zur Bezeichnung von Institutionen, die allumfassende Ansprüche an ihre Mitglieder stellen und deren ausschließliche, ungeteilt auf sie gerichtete Loyalität anstreben. Dies erreichen sie nicht durch Zwang; vielmehr ziehen diese Institutionen die gesamte Persönlichkeit in ihren Bann, wodurch sie ungeteilte Zustimmung und Mitwirkung (compliance) erlangen. Sie verlangen und erreichen ein hohes Maß an Identifikation (Organisationales Commitment) und halten ihre Mitglieder ggf. davon ab, anderweitige Bindungen einzugehen oder zu vertiefen. (Quelle: Wikipedia)

Sinnvoll oder nicht?

Einerseits ist es gut, wenn die Mitarbeiter klar zwischen Arbeit und Privat trennen. Das entlastet auch die Organisation, weil sich Führungskräfte nicht zusätzlich um private Belange der Mitarbeiter kümmern müssen. Sie müssen keine Gefühlsausbrüche ihrer Mitarbeiter befürchten, sondern können sich auf die Sachebene konzentrieren. Außerdem werden die Mitarbeiter auch vor Überstunden geschützt, so unter dem Motto: „Deine Schwiegermutter ist zu Besuch? Dann hast du doch bestimmt nichts dagegen, wenn du heute etwas länger im Büro bleibst…“

Andererseits können wir Menschen genau genommen die privaten Angelegenheiten gar nicht aus dem Job heraushalten. Wer zu Hause Probleme hat, arbeitet nicht so konzentriert und engagiert. Da ist es gut, auch mal darüber mit Kollegen zu sprechen, damit diese Rücksicht nehmen können.

Wann ist eine Organisation gierig?

Bei welcher Ausprägung eine Organisation dann aber als gierig bezeichnet werden kann und wo die Grenzen liegen, erkläre ich in diesem Video:

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Mehr dazu in diesem Buch:

Warum Unternehmen vergessen müssen

Mythos Changemanagement

In diesem Blog-Artikel und Video stelle ich Ihnen die Erkenntnisse des schwedischen Organisationsforschers Nils Brunsson vor.

Gleich zu Beginn steht eine Aussage, die viele empören wird: 70% der Veränderungsinitiativen scheitern.

Sie denken jetzt: Das kann nicht sein. Aber es deckt sich mit meinen Erfahrungen aus über 20 Jahren Organisationsberatung. Denn diese Changemanagement-Konzepte beinhalten tolle Ideen, die sich dann aber nur schwer in die Praxis umsetzen lassen. Wenn Sie selbst zurückblicken, dann werden Sie wahrscheinlich ähnliche Erfahrungen gemacht haben.

Daher stellt sich die Frage, warum so viele Menschen begeistert daran glauben, dass Veränderungsprogramme etwas positives bewirken können?

Die überraschende Antwort gebe ich Ihnen in diesem Video:

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Arbeitsleben 2025: Das Haus der Arbeitsfähigkeit

Wie können wir auch in der Zukunft noch Arbeitsfähig bleiben?

Arbeitsfähigkeit ist die psychische und körperliche Fähigkeit eines Arbeitnehmers, die ihm zugewiesenen Arbeitsaufgaben erfolgreich zu bewältigen.

Das hört sich erstmal einfach an, aber es gehört einiges dazu, dieses Ziel tatsächlich zu erreichen. Insbesondere die psychische Fähigkeit, die zugewiesenen Aufgaben erfolgreich zu bewältigen ist in Anbetracht von steigender Arbeitsverdichtung, immer mehr Stress und wenig Anerkennung und Lob zunehmend schwieriger zu erreichen.

Jeder einzelne Mitarbeiter, aber auch die Führungskräfte und das Unternehmen insgesamt können einiges dafür tun, damit die Arbeitsfähigkeit bis zur Rente erhalten bleibt.

Dazu hat ein finnischer Professor mit anderen zusammen geforscht und das Haus der Arbeitsfähigkeit entwickelt.

In diesem Video stelle ich das Konzept und seine einzelnen Elemente vor:

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Sie sind neugierig geworden und möchten das Thema vertiefen? Dann empfehle ich Ihnen folgendes Buch:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.amazon.de zu laden.

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Einfacher gendern mit einem Add-In

genderleicht.de

Gegenderte Texte zu schreiben ist gar nicht so einfach…

Ich persönlich tue mich schwer mit dem Gendern. Das sieht man auch in meinen Blog-Artikeln, YouTube-Videos und E-Books: Ich verwende ausschließlich die männliche Form ohne Sternchen, Unterstrich, Doppelpunkt oder Binnengroßschreibung. Aber ich meine natürlich alle Personen. Auch eine genderneutrale Form zu finden ist oft nicht so leicht. Da muss ich ganz schön nachdenken, um eine Alternative zu finden.

Daher war ich positiv überrascht, dass ich in Word ein Add-In installieren kann. Dieses kleine Programm analysiert meinen Text und macht mir zu den Treffern Vorschläge, die dann mit Sternchen sind, oder beide Formen verwendet oder auch neutrale Alternativen anbietet. Viele der Vorschläge sind gut, aber einige Treffen nicht unbedingt den gleichen Sinn.

Bei einem Vorschlag für „Chef“ musste ich dann aber doch herzlich lachen: „Teppichetage“.

Aber sehen Sie selbst:

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Wie Sie auch ohne ein Add-In das Datum und die Uhrzeit einfügen

Auf der Suche nach Add-Ins für Word, die mir die Arbeit erleichtern könnten, bin ich auf „Date and Time“ gestoßen. Erst dachte ich kurz, dass das eine sinnvolle App sein könnte, aber dann habe ich mich gefragt, warum ich dafür eine App brauche? Das aktuelle Datum und die Uhrzeit können Sie ganz einfach über ein Feld einfügen. Und das geht aus meiner Sicht genauso schnell.

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie das geht:

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Add-In für Wikipedia-Zitate

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Mal schnell etwas nachschlagen – dafür schlägt doch heute niemand mehr ein Lexikon oder eine Enzyklopädie auf. Vielleicht machen das einige noch zu Hause, aber ganz sicher nicht im Büro. Wenn wir uns informieren wollen, dann nutzen wir Wikipedia.

Eine Definition oder Erklärung passt auch immer einmal gut in ein Konzept oder Bericht. Also wird Wikipedia aufgerufen, der Begriff gesucht, Text kopiert, in die Word-Datei eingefügt und die Quelle genannt.

Das sind viele Klicks und ein Wechsel zwischen verschiedenen Fenstern ist notwendig.

Das geht mit diesem Add-In in Word viel schneller und einfacher.

Wo Sie Add-Ins in Ihre MS-Office-Programme integrieren können

Da geht noch mehr

Die meisten von uns nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Einerseits verwundert das nicht, weil die Programme für verschiedene Einsatzgebiete geeignet sind und nicht jeder braucht immer alles. Zum Beispiel habe ich viele mathematische Formeln in Excel noch nie genutzt, weil mir schlicht das mathematische Verständnis dafür fehlt. Ich brauche diese Formeln für meine Arbeit nicht.

Andererseits ist es gut, auch mal tiefer in die Programme einzusteigen, um nützliche Funktionen zu entdecken, die uns Arbeitsschritte erleichtern oder sogar automatisieren. Ich gebe auf meinem YouTube-Kanal und in verschiedenen E-Books und Video-Kursen Tipps dazu. Wenn Sie einmal in meinem Angebot stöbern wollen, dann klicken Sie hier.

Aber es geht noch mehr… Es gibt viele kleine Zusatzprogramme, die Sie in Ihre Office-Programme installieren können. Diese Add-Ins sind sehr spezialisiert und bieten damit gezielt einen Mehrwert für Sie. Wo Sie diese Funktion in Word, Excel und PowerPoint finden, erkläre ich in diesem Video:

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Welche Add-Ins haben Sie bereits integriert? Was können Sie empfehlen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.