Welchen Fehler Sie bei einer Serienaufgabe nicht machen dürfen

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Wiederkehrende Aufgaben in Outlook speichern

Es gibt viel zu tun. Damit Sie nichts vergessen und Fristen nicht verstreichen, sollten Sie die Aufgaben in Outlook nutzen. Hier können Sie nicht nur die Mail, die Sie noch bearbeiten müssen, auf Wiedervorlage legen, sondern auch noch ein paar Notizen erfassen. Das hilft Ihnen, schneller ins Tun zu kommen, wenn die Aufgabe ein paar Tage später aufploppt. Sie müssen nicht erst wieder überlegen, um was es sich handelt und was Sie tun wollten.

Aber es gibt ja nicht nur Projektaufgabe und spontane Aufgaben, die Sie erhalten. Da ist ja auch noch das Tagesgeschäft.

Ich bin mir sicher, dass Sie einige regelmäßige Aufgaben haben. Dies können z.B. sein:

  • Büromaterial bestellen
  • Zeitkonten abgleichen
  • Quartalsbericht erstellen
  • Monatsabschluss
  • Kassenbuch
  • Webseite prüfen und ggf. aktualisieren
  • Aushänge aktualisieren

Wenn Sie eine Serienaufgabe in Outlook erfassen, werden Sie schnell feststellen, dass das Fenster das Gleiche ist, wie bei Serienterminen. Nach dem Speichern gibt es aber einen großen Unterschied: Ein Serientermin steht entsprechend häufig in Ihrem Kalender, eine Serienaufgabe erscheint in der Aufgabenliste aber nur 1x.

Ist das sinnvoll?

Ja. Es ist richtig, dass Serientermine im Kalender stehen, denn diese Zeit sollte nicht anders verplant werden. Es ist aber auch richtig, dass Serienaufgaben nur einmal in der Aufgabenliste erscheinen. Wenn Sie Ihre Serienaufgabe ohne Enddatum eingegeben haben, würden sonst unendlich viele Aufgaben in Ihrem Outlook stehen. Das würde das System nur unnötig belasten. Außerdem gefällt mir persönlich der Gedanke, dass man eine Aufgabe nach der anderen erledigt.

Diesen Fehler dürfen Sie bei einer Serienaufgabe nicht machen

Sie fragen sich vielleicht, wie eine Aufgabe, die nur einmal in der Liste erscheint, eine wiederholende Aufgabe sein kann.

Wenn Sie Ihre Serienaufgabe für heute erledigt haben, dann müssen Sie auf die Schaltfläche „Als erledigt markieren“ klicken. Erst dann generiert Ihnen Outlook die neue Aufgabe entsprechend dem Wiederholungsmuster, wie Sie es eingestellt haben.

Sie dürfen also die erledigte Aufgabe nicht löschen. Denn dann würde sie nie wieder erscheinen.

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Risikomanagement mit der PEST-Analyse

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Welche externen Einflüsse wirken wie stark auf die Geschäftsentwicklung?

In diesem Beitrag geht es um das normale Projektmanagement hinaus. Dennoch habe ich die PEST-Analyse eher dem Projektmanagement zugeordnet, weil es in den Projekten ja auch immer um die strategische Ausrichtung des Unternehmens geht und wir die weitere Entwicklung betrachten müssen.

Auch bei dieser Methode stehen die Buchstaben wieder für einzelne Begriffe. Diese Punkte benennen äußere Einflüsse, die Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung haben:

  • Political / Politisch
  • Economic / Wirtschaftlich
  • Social / Sozial
  • Technological / Technologisch

Politische Einflüsse sind in der Regel Gesetze, wie z.B. Arbeitsgesetze oder auch Umweltgesetze. Diese haben Auswirkungen auf das Unternehmen. Die Frage dabei ist: Was könnte unseren Erfolg stören oder fördern?

Wirtschaftliche Einflüsse sind z.B. Trends, Arbeitslosenquote oder auch verfügbares Einkommen unserer Kunden. So ist z.B. der aktuelle Fachkräftemangel für viele Unternehmen zu einem echten Problem geworden, auf das rechtzeitig mit verschiedenen Maßnahmen reagiert werden muss. Die Frage ist also: Wie verändert dies unseren Umsatz oder Kosten?

Bei den sozialen Einflüssen geht es eher um Einstellungen und Überzeugungen der Kunden, aber auch um den demografischen Wandel. Hier stellt sich die Frage: Welche Auswirkungen gibt es auf das Kaufverhalten unserer Kunden?

Wie sich technologische Einflüsse auswirken, konnten wir in vielen Unternehmen durch Corona erfahren. Das digitale Arbeiten hat in vielen Bereichen einen riesigen Sprung gemacht und vieles verändert. Die Frage ist weiterhin: Wie können zukünftige Technologien unser Wachstum und unseren Erfolg beeinflussen?

Mehr dazu in diesem Video:

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Projektideen priorisieren mit RICE

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Viele Ideen, aber nicht alle können zu Projekten werden

Wenn viele Projektideen auf dem Tisch liegen, muss man entscheiden, welches davon tatsächlich an den Start geht.

In vielen Unternehmen beginnen die Diskussionen wieder im Herbst, wenn die Planung für das nächste Jahr gemacht werden. Welche Projekte sollen gestartet werden? Wie wollen wir die begrenzten Ressourcen sinnvoll einsetzen? Welche Idee wird erstmal hinten an gestellt?

Klar, aus der Sicht der Fachabteilung ist das eigene Projekt natürlich das Wichtigste. Bevor Sie sich stundenlang die Köpfe heiß reden, sollten Sie eine Methode wählen, die sich an objektiven Kriterien orientiert.

Mein Tipp: Ermitteln Sie für jedes Projekt den RICE-Score.

Sie ahnen es schon, auch bei dieser Methode stehen die einzelnen Buchstaben für jeweils einen Begriff. In diesem Fall sind das: Reach (Auswirkung), Impact (Auswirkung), Confidence (Vertrauen) und Effort (Aufwand).

Sie können diese Methode auch nutzen, um innerhalb eines Projektes verschiedene Ideen zu priorisieren und so besser zu entscheiden, welches Feature Sie realisieren wollen.

Jeder dieser 4 Punkte hat seine eigene Skala. Legen Sie also in der Diskussion die Werte gemeinsam fest. Im letzten Schritt wenden Sie die o.g. Formel für den Score an.

Die einzelnen Skalen erläutere ich in diesem Video:

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Besser kommunizieren mit der RACI-Matrix

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Kommunikationswege im Projekt

Wer ist für die Arbeit im Projekt verantwortlich?

Wer ist für das Ergebnis und den Prozess verantwortlich?

Wen sollten Sie konsultieren, wenn es ein Problem mit dem Projekt gibt?

Wen sollten Sie informieren, wenn Sie Änderungen am Projekt vornehmen?

Diese 4 Fragen sind Teil der RACI-Matrix. Die einzelnen Buchstaben stehen für Responsible, Accountable, Consulted und Informed.

Wenn Sie sich über die Antworten bezogen auf Ihr Projekt klar werden, dann sind Sie gut vorbereitet. Alle im Projekt wissen dann, an wen sie sich in welchem Fall wenden müssen. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur Funktionen oder Abteilungen genannt werden, sondern konkrete Personen.

Mehr dazu in diesem Video:

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Ideen besser bewerten mit der Know How Wow Matrix

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Welche Ihrer vielen Ideen sollten Sie im Projekt umsetzen?

Diese Frage ich manchmal gar nicht so einfach zu beantworten…

Wenn Sie im Projektteam zu einem Thema viele Ideen mit verschiedenen Kreativitätstechniken gesammelt haben, müssen Sie diese im nächsten Schritt bewerten. Dabei stellt sich ja immer die Frage

Ist die Idee überhaupt umsetzbar?

Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten können, dann ist das toll und Sie können weiter damit arbeiten. Falls nicht, dann heben Sie diese Idee ruhig noch ein bisschen auf. Vielleicht ändern sich zukünftig die Rahmenbedingungen, sodass diese Idee wieder ins Spiel kommen könnte. Sie haben also ein ehrgeiziges Ziel gefunden.

Eine weitere Frage ist

Wie innovativ ist die Idee?

Ist die Idee nicht ganz so neu bzw. innovativ, dann ist die Akzeptanz im Unternehmen dafür sicherlich höher. Aber vielleicht werden auf der anderen Seite einige Leute sagen, dass das Projekt kein tolles Ergebnis gebracht hat, es hat sich ja kaum etwas verändert. Hier geht es also darum ein gutes Maß zu finden.

Ideal wären die Ideen, die originell sind und gleichzeitig einfach zu implementieren. Hiervon sollten Sie möglichst viele Ideen in Ihrem Projekt haben.

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Tempobaustelle: 57 Stunden statt 21 Tage

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Im Norden von Hannover wird dieses Wochenende wieder eine Tempobaustelle eingerichtet. Dieses Mal soll es noch schneller gehen. Wie das möglich ist und was Sie für Ihre Arbeit daraus lernen können, erläutere ich in diesem Beitrag.

Das Ziel

Wenn der Asphalt auf einem Autobahnabschnitt erneuert werden soll, dann bedeutet das normalerweise wochenlanger Stau, weil nur noch 2 statt 3 Spuren zur Verfügung stehen und das in beiden Richtungen. Sehr nervig. Insbesondere, wenn es sich um die A2 handelt und der Auto- und LKW-Verkehr von Dortmund nach Berlin beeinträchtigt ist.

Das, was sich sonst über 3 Wochen hinziehen würde, soll an diesem Wochenende geschafft werden. Also: Die Baustelle soll innerhalb von 57 Stunden, statt erst nach 21 Tagen fertiggestellt sein. Es handelt sich um den Abschnitt zwischen der Ausfahrt Bothfeld und dem Parkplatz Varrelheide.

Warum geht das so schnell?

So eine Tempobaustelle ist nicht überall möglich. Die Voraussetzungen müssen stimmen und die sind einfach im Norden von Hannover ideal.

  • Kurze Strecke: Es werden nur 3 km erneuert. Für eine längere Strecke bräuchte man auch bei einer Tempobaustelle länger, aber dann schafft man das nicht an einem Wochenende und das wäre schlecht, siehe nächster Punkt.
  • Vollsperrung: Es ist aufwändig, eine Baustelle einzurichten, bei der der Verkehr von 3 auf 2 Spuren und auf die Gegenfahrbahn umgeleitet wird. Dies spart man sich und sperrt die Autobahn dieses Wochenende in Richtung Berlin. So ist auch die Zufahrt für die Baustellenfahrzeuge einfacher möglich.
  • Ausweichstrecken für den Verkehr: Aufgrund der Vollsperrung muss der Verkehr weiträumig umgeleitet werden. Dies ist über die A352 und B65 möglich. Der Verkehr wird also nicht über kleine Straßen, Wohngebiete und Tempo-30-Zonen parallel zur Autobahn geleitet, sondern mit mehreren Kilometern Umweg.
  • Tag und Nacht: Sind Sie auch schon häufiger an Baustellen vorbei gefahren, wo Sie keine Menschenseele gesehen haben? Freitag war mittags bereits Feierabend? Das ist bei einer Tempobaustelle anders. Hier wird an diesem Wochenende durchgearbeitet.
  • Parallel statt sequenziell: Es werden alle Spuren gleichzeitig bearbeitet, d.h. die Maschinen fahren nebeneinander. Normalerweise würde eine Maschine erst einen Streifen machen und dann den nächsten. Außerdem wird nicht erst der alte Asphalt abgefräst und am nächsten Tag der neue aufgetragen, sondern die Fräsmaschine fährt vorne weg und die Asphaltmaschine direkt hinterher. So wird am Ende der Strecke noch gefräst während am Anfang schon der neue Belag aufgetragen wird.
  • Logistik: Es gibt ausreichend Kies- und Asphaltwerke in unmittelbarer Nähe, denn der Asphalt muss auf die Minute genau eintreffen. Auch werden Reservemaschinen bereitstehen, damit bei einem möglichen Ausfall einer Maschine sofort eine andere eingesetzt werden kann.
  • Erfahrung: Es ist bereits die 3. Tempobaustelle in unserer Ecke. Im Mai 2020 wurden 3,6 km in 88 Stunden fertiggestellt und im September 2020 2 km in knapp 60 Stunden. Da das alles so gut funktioniert hat, will man nun 3 km in weniger als 60 Stunden schaffen.

Die Baustelle kann man von 3 Autobahnbrücken aus beobachten. Ich werde dieses Wochenende zu Fuß bzw. mit dem Rad dort hinfahren und Fotos machen, die ich hier und auf Facebook veröffentlichen werde.

Was können Sie daraus für sich übernehmen?

Manchmal kommt es auch zu Stau an Ihrem Arbeitsplatz oder Ihrer Abteilung. Beispielsweise wenn durch eine hohe Krankenquote ein Rückstau entstanden ist und Anträge/Aufträge nicht mehr zeitnah bearbeitet werden können. Stattdessen wird der Stapel der unbearbeiteten Vorgänge immer höher und die Kunden beschweren sich lautstark. Dann wäre eine Hau-Ruck-Aktion, an der sich mehrere Kollegen beteiligen, hilfreich.

Am Beispiel Aufräum-Tag gehe ich die o.g. Punkte durch:

  • kurze Strecke: Räumen Sie nur einen überschaubaren und realistischen Bereich auf. Vielleicht nur das Papier an Ihrem Arbeitsplatz oder nur die Dateiablage.
  • Vollsperrung/Ausweichstrecke: Am Aufräum-Tag stellen Sie Ihr Telefon um und richtigen eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein. Konzentrieren Sie sich auf das Aufräumen.
  • Tag und Nacht: Keine Angst – Sie müssen nicht auch in der Nacht arbeiten. Aber vielleicht ist es besser, wenn Sie an einem Samstag aufräumen, um wirklich Ruhe zu haben.
  • Parallel: So eine Aufräum-Aktion kann man auch gut in der ganzen Abteilung durchführen. Dann kann einer neue Ordner beschriften, während ein anderer die alten Akten ins Archiv bringt.
  • Logistik: So ein Aufräum-Tag darf nicht ins Stocken geraten, weil nicht genug Ordner zur Verfügung stehen oder keine leere Datentonne bereit steht. Machen Sie sich vorab eine Liste des Büromaterials, das benötigt wird und testen Sie Locher und Tacker auf ihre Funktionsfähigkeit.
  • Erfahrung: Zu Beginn werden Sie bei jedem Blatt Papier denken „Das brauche ich bestimmt noch. Das lege ich erstmal beiseite.“. Im Laufe des Vormittags werden Sie immer schneller, weil Sie sich schneller entscheiden können. Dann heißt es „Das brauche ich nicht mehr. Ich hätte sowieso nicht gewusst, dass ich das noch habe. Ich habe es als Datei abgespeichert. Das Papier kann weg.“

Update: Nach 40 Stunden fertig!

Am Freitagabend stand ich auf einer der Autobahnbrücken und habe beobachten können, wie der Asphalt abgefräst wurde. Hier ein ein Video, das ich auf Facebook gepostet habe:

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Es standen wirklich viele LKWs bereit, damit ohne Unterbrechung weiter gearbeitet werden konnte.

Am Samstag wurden dann nach und nach die einzelnen Schichten aufgebracht. Auch waren wieder viele Fahrzeuge im Einsatz. Warum die LKWs aber die ganze Strecke rückwärts gefahren sind, habe ich nicht verstanden. Schauen Sie selbst:

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Heute, Sonntag, war ich ca. 12:20 Uhr wieder auf der Brücke. Was soll ich sagen? Es fuhren die ersten Autos wieder auf der Autobahn. Die Turbobaustelle war also nicht wie geplant nach 57 Stunden, sondern nach bereits rund 40 Stunden fertig!

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Wie Sie in Outlook Mails, Aufgaben und Termine im Blick behalten

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Was steht heute an?

Welche Besprechungstermine habe ich heute? Was steht alles auf meiner To-Do-Liste? Welche Mails sind neu in meinem Postfach eingegangen? Dies alles interessiert mich jeden Tag. Ich möchte permanent alles im Blick behalten.

Das ist in Outlook möglich, ohne, dass ich die Ansicht immer wieder wechseln muss. Dafür musste ich eine Einstellung vornehmen. Welche zwei Haken Sie wo setzen sollten, um auch den Überblick zu behalten, erkläre ich in diesem Video:

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Alles wird immer schneller – Was Sie dagegen tun können

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Alles wird immer schneller

In meinem letzten Beitrag habe ich gezeigt, in welchen Situationen uns Outlook dabei hilft, schneller und effizienter zu arbeiten. Sicherlich stimmen Sie mir zu, dass es jetzt viel einfacher und schneller geht, eine Auftragsbestätigung an den Kunden per Mail zuschicken, statt es wie früher per Post zu tun. Aber vielleicht gibt es auch Situationen, in denen Sie sich die gute alte Zeit zurückwünschen.

Wenn Sie an einem Tag rund 100 Mails bekommen und gar nicht mehr wissen, wie Sie diese Mail-Flut bewältigen sollen.

Wenn dann auch noch jeder erwartet, dass Sie seine Mail sofort lesen, bearbeiten und beantworten. Und sollte das nicht der Fall sein, erhalten Sie entweder gleich wieder eine Mail, oder einen Anruf „Hast du meine Mail gelesen?“.

Oder wenn Sie mal wieder erst eine halbe Stunde vor Beginn zu einer Besprechung eingeladen wurden.

Mir berichten die Teilnehmer meiner Seminare häufiger, dass der Stress immer mehr durch solche Dinge zunimmt.

So können Sie auch wieder entschleunigen

Was können Sie dagegen tun? Wie können Sie für sich das Tempo etwas reduzieren? Wie schaffen Sie es, sich nicht mehr von den Mails durch den Tag hetzen zu lassen?

Wenn Sie zu viele Mails erhalten, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Anzahl auch nachhaltig zu reduzieren.

So können Sie sich von unnötigen Newslettern abmelden oder auch von Verteilern löschen lassen. Wenn Sie eine Mail verschicken, überlegen Sie genau, wie viele Kollegen Sie in „Cc“ setzen. Im Zweifel antwortet Ihnen jeder… Es ist oft auch besser, zu telefonieren, bzw. direkt miteinander zu sprechen. So klären Sie Ihre Punkte direkt und schicken sich nicht gegenseitig zig Mails hin und her.

Außerdem sollten Sie unbedingt die Mailbenachrichtigung ausschalten. So werden Sie nicht immer wieder in Ihrer Arbeit unterbrochen.

Wenn bei Ihnen die Kollegen erwarten, dass Sie jede Mail sofort lesen und beantworten, dann muss eine neue Regelung gefunden werden.

Erst einmal möchte ich eine Sache klarstellen: Sie sitzen ja nicht den ganzen Tag am Schreibtisch, langweilen sich und freuen sich, wenn Sie endlich eine Mail bekommen, die Sie bearbeiten dürfen.

Das glaubt aber offensichtlich der Kollege, der Ihnen eine Mail schickt und 3 min. später anruft und sich beschwert, dass er noch keine Antwort von Ihnen erhalten hat.

Es gehört in Ihrem Unternehmen zur Unternehmenskultur, dass man sofort auf eine Mail antwortet? Dann sind wir doch auch da einmal ehrlich: Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst davon. Alle haben das gleiche Problem.

Also können Sie es doch einfach ändern und es sofort anders machen.

Wenn Sie zu kurzfristig zu Besprechungen eingeladen werden, dann finden Sie einen neuen Weg.

Bei den zu kurzfristigen Besprechungen ist es im Grund das Gleiche, wie mit den Mails. Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst. Entweder, Sie vereinbaren im Team eine Regelung, dass z.B. mindestens 48 Stunden vor der Besprechung dazu eingeladen werden muss, oder Sie gehen nicht zu der Besprechung, sondern lesen nur das Protokoll.

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Warum Sie mit Outlook Zeit sparen

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Früher vs. Heute

Wann haben Sie damit begonnen, mit Outlook zu arbeiten? Bei mir war es 2001, allerdings habe ich 3 Jahre vorher bereits mit einem anderen Mailprogramm gearbeitet.

Können Sie sich noch daran erinnern, wie es früher war? Oft denken wir ja „Früher war alles besser.“ Das stimmt häufig nicht, aber für Outlook ganz sicher nicht.

In diesem Artikel bzw. Video nehme ich Sie auf eine kleine Zeitreise mit.

Diese Dinge gehen mit Outlook schneller

Ich habe eine Liste erstellt mit den Aufgaben bzw. Tätigkeiten, die wir früher ganz anders gemacht haben. Folgende Punkte sind mir dabei eingefallen:

  • Infos an mehrere Personen verteilen. Wer kann sich noch daran erinnern, wie wir früher Ausdrucke oder Kopie eingetütet haben, um sie mit der internen Hauspost an Kollegen zu verteilen? Heute schreiben wir eine E-Mail und nehmen die Kollegen in „Cc“. Die Informationen kommen viel schneller an.
  • Dokumente an Externe versenden. Früher haben wir Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen etc. per Post verschickt. Es hat mehrere Tage gedauert, bis das Dokument beim Kunden an kam. Heute versenden wir das Dokument als PDF per Mail und weniger Sekunden später ist es bei der richtigen Person angekommen.
  • Posteingang bearbeiten. Früher wurde sämtliche Eingangspost dem Chef vorgelegt, der hat sich alles angesehen, Hinweistexte dazu geschrieben und den Namen des Kollegen, der dies bearbeiten soll. Erst dann bekam der Kollege diese Post. Und wenn der Chef häufig in Besprechungen war, dann hat das echt gedauert, bis die Post verteilt war. Auch beim Chef wurde viel Zeit mit der Postbearbeitung gebunden.
  • Besprechungstermin finden. Früher haben wir die Kollegen angerufen und gefragt, ob dieser oder jener Termin passt. Das konnte ganz schön nervig werden und schnell ging es nicht. Heute nutzen wir in Outlook bei der Einladung zum Termin die Planungsansicht und können ganz leicht feststellen, welcher Zeitraum passt. Idealerweise ist darüber auch der Besprechungsraum buchbar und die Küche bekommt die Info, wann wieviel Kaffee in welchem Raum benötigt werden.
  • Mehrere Kalender im Blick behalten. Die Sekretärin muss 3 Kalender verwalten? Heute kein Problem mehr mit Outlook, da man sie sich nebeneinander oder überlagernd anzeigen lassen kann. Früher lagen alle Kalender auf dem Tisch und sie musste hin- und herblättern.
  • Handakten führen. Drucken – lochen – abheften. Der Büro-3-Kampf. Die Schränke voll mit Akten. Und wer erinnert sich noch an Tageskopien? Heute: Unterordner strukturieren – Mails ablegen – fertig.
  • Bewerber einladen. Kurzfristig einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen? Das ging früher nicht (s.o. „Ausgangspost“)
  • Bewerbungen intern weiterleiten. Früher wurden die Bewerbungsmappen geeigneter Bewerber an den Abteilungsleiter mit der internen Hauspost weitergeleitet. Wenn der sich gegen den Bewerber entschieden hat, kam die Mappe erstmal an die Personalabteilung zurück und wurde dann noch an einen weiteren Abteilungsleiter geschickt, der eventuell auch Interesse haben könnte. Die Personalabteilung hatte zu Recht einen Zwischenbescheid an den Bewerber geschickt, mit dem Hinweis, dass es einige Zeit dauern wird, die Bewerbung zu prüfen.
  • To-Do-Liste schreiben. Früher habe ich auf einen Zettel geschrieben, was alles zu tun ist. Jeden Tag ein Zettel und unerledigte Aufgaben wurden auf den Zettel für den nächsten Tag übertragen. Heute nutze ich die Aufgaben in Outlook dafür.
  • Wiedervorlage pflegen. Die Wiedervorlage bestand früher aus mehreren Hängemappen im Schrank. Eine für jeden Tag und jeden Monat. Am Anfang eines Monats wurden dann die Zettel aus der Monats-Mappe auf die jeweiligen Tagesmappen verteilt. Heute sind die Aufgaben in Outlook To-Do-Liste und Wiedervorlage in einem.
  • Visitenkarten verwalten. Früher haben viele Menschen Visitenkartenmappen genutzt. Leider lassen sich die Karten dort nicht gut alphabetisch sortieren. Besser geeignet waren Karteikartenboxen. Aber dann hatte man auch nur die Karte und konnte keine weiteren Informationen zu der Kontaktperson notieren. Ganz anders ist das mit den Kontakten in Outlook. Hier kann ich Besprechungsnotizen und Links zu Dateien hinzufügen. Und über die Kategorien kann z.B. eine Klassifizierung der Kunden vorgenommen werden. Außerdem haben bei freigegebenen Kontakten alle Kollegen Zugriff auf die selben Daten.
  • Kalenderwochen benennen. „Lieferdatum: KW 46“ Wann ist das genau? Auch ich hatte früher einen 3-Monats-Kalender und einen Jahreskalender an der Wand hängen, um dort die Kalenderwochen ablesen zu können. Jetzt sehe ich das in meinem Outlook-Kalender.

Wenn Ihnen noch weitere Beispiele einfallen, dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Ich gebe zu, dieses höhere Tempo hat auch Nachteile. Wenn z.B. ein Kollege 3 min. nachdem er eine Mail geschickt hat bereits eine Antwort erwartet (früher hätte er 3 Tage warten müssen!). Oder wenn eine halbe Stunde vorher erst zu einer Besprechung eingeladen wird. Aber das ist ein anderes Video… 😉

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Was ist der Unterschied zwischen einem Termin, einer Besprechung und einem Ereignis?

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Die verschiedenen Termin-Typen im Outlook-Kalender

In Ihren Outlook-Kalender können Sie ganz verschiedene Termine eintragen. Dabei gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten und Stellschrauben. Wer nicht so häufig mit dem Kalender arbeitet, der ist schnell verwirrt. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen Überblick.

Der Termin

Im Prinzip beginnen Sie immer mit einem Termin. Erst dann verändern Sie die Einstellungen. Für einen Termin klicken Sie einfach doppelt in die entsprechende Stelle in Ihrem Kalender. Dann tragen Sie den Betreff und ggf. den Ort ein und verändern ggf. die Dauer des Termins. Speichern. Fertig.

Der private Termin

Wenn Sie Ihren Kalender für eine andere Person freigeschaltet haben (z.B. Ihrem Vertreter oder der Sekretärin), dann kann diese Person nicht nur erkennen, dass Sie einen Termin haben, sondern auch welchen (also den Betreff lesen). Wenn Sie dies für private Termine nicht möchten (z.B. Arzttermin, Geburtstagsfeier Ihrer Oma), dann klicken Sie im Termin oben rechts auf das Schloss. Nun bekommt die andere Person als Betreff „Privat“ angezeigt.

Der Serientermin

Für einen Serientermin starten Sie, wie beim Termin. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Serientyp“ und nehmen dort die Einstellungen vor, wie z.B. wöchentlich oder alle 2 Wochen, monatlich, an einem bestimmten Wochentag oder immer der erste Dienstag im Monat.

Die Besprechung

Zu einer Besprechung laden Sie weitere Personen ein. Diese können Externe oder interne Kollegen sein. Um aus einem Termin eine Besprechung zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmer einladen“. Dann erhalten Sie ein „An“-Feld, in das Sie die Mailadressen eintragen, bzw. die Kollegen aus dem Adressbuch auswählen. Um zu sehen, ob die Kollegen überhaupt zu dem Zeitpunkt Zeit haben, nutzen Sie den „Terminplanungs-Assistent“, eine weitere Schaltfläche, die Ihnen bei einer Besprechung angezeigt wird.

Die Serienbesprechung

Für eine Serienbesprechung machen Sie zuerst aus dem Termin eine Besprechung und verwenden dann die Schaltfläche „Serientyp“, um dort die Einstellungen vorzunehmen.

Das ganztägige Ereignis, angezeigt als frei

Für ein ganztägiges Ereignis setzen Sie beim Termin den Haken vor „Ganztägiges Ereignis“. Dieses wird standardmäßig als „frei“ angezeigt. In Ihrem Kalender wird dieser Eintrag ganz oben direkt unter dem Datum angezeigt.

Das ganztägige Ereignis, als außer Haus angezeigt

Sie können bei einem ganztägigen Ereignis bei „Anzeigen als:“ die Einstellung von „frei“ auf „außer Haus“ ändern. In Ihrem Kalender sind nun diese Tage lila hinterlegt.

Wann Sie welchen Termin-Typ nutzen

Sie sehen, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten. Damit es deutlicher wird, wann Sie welchen Termin-Typ benutzen, gebe ich Ihnen jetzt ein paar Beispiele:

  • Termin: Wenn Sie sich Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe im Kalender blocken möchten. Beispiel: Die Erstellung der Monats-Statistik dauert 2 Stunden.
  • Serientermin: Wenn Sie sich Zeit für eine Aufgabe blocken möchten, die regelmäßig erledigt werden soll. Beispiel: Am Ende jeden Monats machen Sie das Kassenbuch.
  • Besprechung: Sie möchten sich mit verschiedenen Kollegen zu einem aktuellen Thema treffen und dies besprechen. Beispiel: Es kommt im Moment zu Lieferengpässen. Kollegen aus den Abteilungen Einkauf, Konstruktion, Produktion und Vertrieb treffen sich, um Lösungen zu erarbeiten.
  • Serienbesprechung: Sie treffen sich regelmäßig in einem festen Kollegenkreis. Beispiele: monatliche Abteilungsrunde, 14-tägiges Projektmeeting.
  • Ereignis, frei: Ein Hinweis, der nicht Ihren Kalender beeinflusst. Beispiele: Geburtstage, Urlaub des Abteilungsleiters, Schulferien.
  • Ereignis, außer Haus: Sie sind einen oder mehrere Tage nicht im Büro. Beispiele: Dienstreise, Fortbildung, Ihr Urlaub.

Sie sehen an den Beispielen, dass Sie alle Termin-Typen in Ihrem Arbeitsalltag benötigen. Bitte pflegen Sie Ihren Kalender entsprechend. Nur so funktioniert die Suche nach einem freien Termin für eine Besprechung zuverlässig.

In diesem Video zeige ich Ihnen die Einstellungen und Unterschiede:

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