Hier erhalten Sie kostenlose komprimierte Anleitungen und Infografiken zu allen MS-Office-Programmen

Eigentlich wollte ich mal ein paar tolle Tipps zu den einzelnen MS-Office-Programmen zusammenstellen und diese ansprechend gestaltet in einer kurzen Anleitung zusammenfassen.

Aber warum soll ich mir die Arbeit selbst machen, wenn Microsoft dies bereits kostenlos anbietet?

Hier geht es zu der Seite: Anleitungen und Infografiken

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So verändern Sie die Ansicht in OneNote

Ansicht links

Notizbücher, Abschnitte, Seiten – Wo steht was?

In OneNote, Ihrem digitalen Notizbuch, können Sie verschiedene Notizbücher anlegen. Neben den eigenen schnellen Notizen empfehle ich z.B. für jedes Projekt ein eigenes Notizbuch zu erstellen. Denn so haben Sie die Zugriffsrechte im Griff. Außerdem gibt es vielleicht eigene Themen, die Sie alleine bearbeiten, wie z.B. die Organisation einer Veranstaltung, oder eine Infomappe.

Mit der Zeit kommen dabei einige Notizbücher zusammen.

In der Standard-Einstellung der Desktop-Version von OneNote ist immer nur ein Notizbuch geöffnet bzw. sichtbar, die Abschnitte stehen oben und die Seiten rechts. Ich persönlich mag diese Ansicht, weil ich so auf ein Thema bzw. Projekt fokussiert bin.

Wer aber viel mit OneNote arbeitet und mehrmals täglich zwischen verschiedenen Notizbüchern hin und her klickt, für den ist es vielleicht besser, wenn alle Notizbücher, Abschnitte und Seiten links stehen.

In 2 Schritten die Ansicht anpassen

Um alle Notizbücher links angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf die Pinnnadel. Nun sehen Sie die verschiedenen Notizbücher und darunter die einzelnen Abschnitte.

Praktisch wäre es, wenn nun auch noch die Seiten links stehen würden – oder?

Dafür wechseln Sie zum Reiter Datei und wählen unten die Optionen. Wechseln Sie zur Anzeige. Setzen Sie nun den Haken vor Seitenregister links.

Nun stehen sowohl die Notizbücher, als auch die Abschnitte und die Seiten an der linken Bildschirmseite.

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Rechnungen automatisch erfassen mit „Rechnungsrakete“

Viele Solo-Selbstständige haben so ihre Mühe mit der Buchhaltung. Es ist ein ungeliebtes Thema. Natürlich gibt es Steuerberater, die gerne diese Aufgabe übernehmen. Aber das kostet… Und wenn man nur ein paar Belege hat, vielleicht als Kleinst-Unternehmer gilt oder die Selbstständigkeit vorerst nebenberuflich betreibt, dann fragt man sich, ob man das nicht auch selbst kann.

Was liegt da näher, als eine Excel-Tabelle anzulegen. Aber die Erfassung der Informationen von jedem Beleg ist auch wieder aufwändig.

Abhilfe kann da ein kostenloses Excel-Add-In schaffen: Mit „Rechnungsrakete“ wird Ihnen ein Teil der ungeliebten Arbeit automatisiert abgenommen.

Erst habe ich noch über den Namen dieses kleinen Programms geschmunzelt. Aber dann doch festgestellt, dass es überraschend gut funktioniert.

Wie sind Ihre Erfahrungen damit? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

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Diagramme einfach erstellen mit dem Add-In „Modern Charts“

Eigentlich ist es ja ganz einfach: Um langweilige Zahlenkolonnen besser verständlich zu machen, eignen sich Diagramme sehr gut.

Wenn Sie auch nur ein einfaches Standard-Diagramm erstellen möchten, geht das auch sehr schnell.

Wenn es dann aber doch etwas schöner aussehen soll und moderner wirken, dann sind ein paar Klicks mehr nötig. Außerdem muss man überhaupt wissen, wie es geht…

Aber STOP! Bevor Sie zu schnell aufgeben und dann doch wieder nur die Tabelle zeigen, weil Ihnen das Erstellen eines Diagramms zu aufwändig ist, sollten Sie das kostenlose Add-In „Modern Charts“ ausprobieren.

Hier können Sie aus verschiedenen Vorlagen fertig designte Diagramme auswählen. Auch das Anpassen geht sehr schnell.

Allerdings ist die Auswahl an Möglichkeiten dann doch etwas eingeschränkt. Aber sehen Sie selbst:

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So schreiben Sie Briefe, die gerne gelesen werden

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für Ihre Briefe kreative Betreffzeilen formulieren und was Sie beachten sollten, damit Ihre Texte lebendiger werden. Außerdem lernen Sie die formellen Vorgaben für einen Brief kennen und wie Sie dies in Word in einer Briefvorlage umsetzen.

Worum geht’s?

Die Betreffzeile ist für Ihren Brief sehr bedeutend. Hier entscheidet sich bereits, ob der Empfänger weiter liest, oder den Brief gleich in den Papierkorb wirft.

Oft ist der Betreff aber sehr sachlich und kurz, wie z.B. Terminbestätigung, Rechnung oder Mahnung.

Das ist zwar korrekt, aber so ein Betreff macht keine Lust darauf, den weiteren Brieftext zu lesen. Aufmerksamkeit und Interesse wecken Sie mit kreativen Betreffzeilen, die sowohl sachlich sind, aber auch gleichzeitig einen Blickfang darstellen.

Am Besten wird das anhand von ein paar Beispielen deutlich.

Terminbestätigung:

  • Schön, dass Sie Zeit haben!
  • Endlich hat es geklappt – der Termin steht fest!
  • Wir freuen uns, Sie kennenzulernen

Wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen:

  • Die erste Hürde ist genommen
  • Sie sind eine Runde weiter!
  • Wir möchten Sie persönlich kennenlernen
  • Ihre Bewerbung hat uns gefallen

Wenn ich diese Betreffzeilen lese, muss ich innerlich schmunzeln und meine Stimmung hellt sich auf. – Geht es Ihnen genauso?

Sein Sie ruhig mutig! Langweilig kann jeder!

Wenn Sie auf ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung hinweisen möchten, sollte Ihr Betreff neugierig machen. Das funktioniert ganz gut, wenn Sie eine Frage stellen, wie zum Beispiel:

  • Ist Ihnen auch schon einmal passiert…?
  • Haben Sie noch Probleme mit…?
  • Wann haben Sie zuletzt…?

Dabei kommt es darauf an, dass Sie ein (mögliches) Problem Ihrer Kunden erkannt haben und nun die passende Lösung dazu liefern.

So werden Ihre Texte lebendig

Bezugnehmend auf Ihren Anruf… anbei erhalten Sie… die Übernahme der Kosten befindet sich noch in Klärung…

Ich höre besser damit auf, bevor Sie sich bereits beim Lesen dieser Zeile so langweilen, dass Sie weiterklicken.

Mit diesen Phrasen werden die Empfänger Ihrer Briefe sicherlich nicht gerne lesen. Lebendig werden Ihre Texte, wenn Sie eine aktive Sprache verwenden.

Sätze im Aktiv

Oft werden passive Formulierungen verwendet. Beispiele sind: „Ihre Gutschrift wird erstellt.“ oder „Sie werden von uns benachrichtigt.“

Dynamischer klingen dagegen aktive Sätze, die auf das Hilfsverb „werden“ verzichten. Dabei wird beschrieben, wer was tut. Besser ist also: „Wir schreiben Ihnen den Betrag gut.“ oder „Wir rufen Sie zurück.“

Direkte Ansprache

Verbinden Sie Ihre aktiven Sätze mit einer direkten Leseransprache. Vermeiden Sie also „man“, „jeder“, „einige“ und „viele“. Mit diesen Wörtern sprechen Sie die breite Masse an und das bezieht der Leser nicht auf sich. Bei einer direkten Ansprache dagegen hat der Leser den Eindruck, dass er ganz persönlich gemeint ist und kein anderer. So stellen Sie eine persönliche Nähe her.

Also zum Beispiel: „Wir bieten Ihnen…“ oder „Sie erhalten heute…“

Keine Konjunktive

„Wäre“, „hätte“, „würde“, „könnte“ – diese Wörter schwächen Ihre Aussage. Dadurch kommen Sie nicht überzeugend rüber und es ist unwahrscheinlicher, dass sich ein Kunde für Ihr angebotenes Produkt oder Dienstleistung entscheidet. Beispiel:

„Mit unserer Software arbeiten Sie sicher und schnell“ statt „Mit unserer Software können Sie sicher und schnell arbeiten“.

Substantivierungen streichen

Durch Substantivierungen werden Sätze komplizierter und umständlicher. Besser ist es, die entsprechenden Verben zu verwenden.

Also „durchführen“ statt „Durchführung“, „gewährleisten“ statt „Gewährleistung“ oder „verbessern“ statt „Verbesserung“. Manchmal ist es aber besser, einen Satz ganz anders zu formulieren: „Schreiben Sie uns“ statt „Setzen Sie sich mit uns in Verbindung“.

Negationen vermeiden

Sätze mit „nicht“ oder „kein“ können zu Missverständnissen führen. Sie beschreiben, was nicht passiert, aber nicht, was passieren soll. Das darf sich dann der Leser selbst zusammenreimen… Positive Formulierungen sind einfacher zu verstehen und direkter. Es besteht sogar die Gefahr der doppelten Verneinung, die für Verwirrung sorgen kann: „Wir starten mit unserer Arbeit, sobald Sie den Auftrag bestätigt haben“ statt „Wir beginnen nicht, bevor wir nicht Ihre Auftragsbestätigung erhalten haben“.

Kurze Sätze

Halten Sie sich kurz. Kommen Sie auf den Punkt. Bei nicht enden wollenden, verschachtelten Sätzen weiß Ihr Leser am Ende gar nicht mehr, worum es eigentlich geht.

Beispiele können Sie sich bei Dokumenten in einfacher Sprache ansehen, die es inzwischen oft von öffentlichen Verwaltungen gibt.

Die Form: DIN 5008

Wie sollte Ihr Brief formell gestaltet werden? Darauf gibt die DIN 5008 Antworten.

Hier finden Sie Angaben, wie breit die Seitenränder sein sollen, wie viele Zeilen das Anschrift-Feld umfasst, wo wie viele Leerzeilen eingefügt werden sollten, welches Datumsformat zu verwenden ist u.v.m.

Die genauen Angaben finden Sie z.B. bei Wikipedia:

https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008

Mit einer Brief-Vorlage in Word effizient arbeiten

In Word können Sie sich eine Brief-Vorlage erstellen, mit der Sie die formalen Anforderungen einfach erfüllen. Wenn einmal alles richtig eingestellt und platziert ist, können Sie und Ihre Kollegen diese Vorlage immer wieder nutzen.

In diesem Video zeige ich Ihnen wo Sie die entsprechenden Funktionen in Word finden und so in 7 Schritten eine einfache Brief-Vorlage erstellen:

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Wie im Video angedeutet, habe ich einen Spickzettel zu diesen 7 Schritten erstellt. So sehen Sie alle Punkte auf einer Seite und sind schnell fertig. Diesen Spickzettel erhalten Sie von mir kostenlos, wenn Sie auf den Button klicken.

Bringen Sie Ihre Briefvorlage auf einen höheren Level und sparen Sie Zeit im täglichen Ablauf.

In diesem kostenlosen Webinar lernen Sie Ihre Briefvorlage zu professionalisieren.

Termin und weitere Infos gibt es hier (klick)

Struktur statt Chaos?

Ich freue mich über diesen Gast-Artikel von Yvonne Wittner, die uns ihre FEM-Methode erklärt und das Projektbuch vorstellt.


Mit Selbstorganisation mehr Klarheit für deine Projekte schaffen.

Selbstorganisation ist mehr als nur ein aufgeräumter Schreibtisch.

Ich zeige dir, wie du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessen kannst und was du davon hast.

Selbstorganisation bedeutet, dass wir selbst die Verantwortung übernehmen und eigenständig Entscheidungen treffen. Man versteht darunter ein möglichst effizientes Planen und Handeln.

Hat dein Tag meist zu wenig Zeit? Fühlst du dich überfordert mit all deinen Projekten? Wird deine To-Do-Liste immer länger? Dann kann dieser Blogbeitrag sicher gute Tipps für dich bereithalten.

Selbstorganisation kannst du auf jeden Lebensbereich anwenden.

Sie hilft dir im Alltag in vielen Bereichen weiter. Durch Selbstorganisation kannst du:

  • effizienter arbeiten
  • nichts mehr aufschieben
  • nichts mehr vergessen
  • wichtige Ziele erkennen und erreichen
  • planen und organisieren lernen

Mit folgenden Tipps kannst du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessern.

Braindump-Methode: Gedankenchaos lösen.

Der englische Begriff bedeutet so viel, wie „das Gehirn zu entleeren“. Es geht darum, alles, was im Kopf herumschwirrt, aufzuschreiben und so herauszuholen.

Wir kennen es alle: Manchmal herrscht in unserem Kopf ein riesiges Durcheinander, es türmen sich die Aufgaben und wir wissen gar nicht, womit wir anfangen sollen,

Und es entsteht Stress und ein Gefühl der Überforderung und kann uns unter Umständen auch in der Umsetzung ausbremsen. Bloß nichts vergessen.

Hier kann Braindump dich unterstützen. Nimm einen Block und schreibe einfach mal alles auf. Alles was du tun sollst, was du tun willst, Termine, Ängste, Sorgen und mehr.

Wenn du nun deinen Kopf einmal komplett geleert hast, machst du dir nun einen Überblick über deinen Notizen. Alles unwichtige wird rigoros aussortiert und durchgestrichen. Ist das Meeting wirklich wichtig oder reicht eine Rundmail? Musst du heute wirklich kochen oder kann man mal was bestellen? Musst du die Kinder abholen oder kann das auch dein Partner machen?

FEM-Methode

Wenn du nun das unwichtige aussortiert hast, kannst du dir eine To-Do-Liste für den Tag schreiben. Was willst du heute erledigen? Damit du dir hier nicht allzu viel vornimmst, kann dir hier bei der Priorisierung die FEM- Methode unterstützen. Diese Methode kommt von Anita Weiß – die Zeitplanerin.

Wie diese Methode aufgebaut ist, siehst du in diesem kleinen Schaubild.

So hast du einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben und nimmst dir auch nicht zu viel vor. Und denke vor allem an regelmäßige Pausen. Plana auch realistische Zeitfenster für die einzelnen To-Dos ein.

Kleiner Tipp am Rande:

Um fokussiert bei der Arbeit zu bleiben, nutze ich die App „Forest“. Hier kann ich virtuell Bäume pflanzen, indem ich die Aufgabe eingebe und die Zeit wie lange ich dafür einsetzen möchte. Schaffe ich es in dieser Zeit konzentriert zu arbeiten, kann ich einen Baum pflanzen. Den ein oder anderen kann dies eventuell unterstützen, ebenfalls konzentriert zu bleiben.

Passende Tools nutzen

Ständig fehlt dir der Überblick? Du verzettelst dich weiterhin? Dann solltest du mal deine Tools, welche du verwendest, überprüfen. Ein Handwerker wird seine Arbeit nicht erledigen können, wenn er das falsche Werkzeug dabei hat. Und so kann es dir auch gehen, ohne dass es dir bewusst ist.

Schaue dir an, was du bisher für deine To-Dos, Projekte und mehr verwendest. Prüfe ob sie dir wirklich helfen und unterstützen. Vielleicht sind sie so komplex, dass sie dich mehr bremsen.

Auch ich habe ein paar Helfer ausprobieren müssen, bis ich die für mich passenden gefunden habe. Meine passenden Werkzeuge sind:

Ideen-/Projektbuch

Hier sammle ich alles was mir so einfällt. Ob es einfach nur eine Idee ist oder ob es Projekte sind, welche ich gerne umsetzen möchte. Es wird alles notiert. Es können später weitere Notizen und Einfälle zu den Projekten hinzugefügt werden. Die Ideen können darin „wachsen“. Hierfür verwende ich ein DIN-A4-Notizbuch.

Gerne kannst du aber auch einen Block nutzen oder einen Ordner. Ganz wie es zu dir passt.

Das hilft mir, da ich viele Interessen habe und gerne ausprobiere, mir nicht allzu viel auf einmal vorzunehmen und trotzdem nichts zu vergessen. Eine nützliche Unterstützung für die Braindump-Methode.

Nun „parke“ ich hier erstmal alles und kann nichts vergessen. Wenn dann der passende Zeitpunkt gekommen ist, nehme ich ein Projekt daraus und gehe in die Umsetzung.

Dir gefällt mein Ideenbuch? Dann kannst du es hier bestellen.

Bullet Journal

Ich nutze gerne die App GoodNotes bzw. das Bullet Journal um dann in die konkrete Planung zu gehen. Hier plane ich, was ich alles für das ausgewählte Projekt benötige und welche Schritte ich als nächstes gehen muss. Hier wird alles notiert. Ob es das Material ist, was ich benötige, die Kontakte und mehr. Diese Tools sind superpraktisch für deine ganzen To-Dos. Hier kannst du sie sortieren und dir einen Überblick verschaffen. Mit Farben die Priorität oder Reihenfolge festlegen.

Terminplaner

Und nun trägst du deine Termine / To-Dos nach der FEM – Methode in deinen Kalender ein. Und gestaltest damit deinen Tagesablauf. So weißt du immer, wann was ansteht und zu erledigen ist. Zuerst trägst du deine persönlichen Termine ein. Ob Geburtstage, Auszeiten, Zeit für Hobbies und dann schaust du, wieviel Zeit du noch übrig hast. Danach verteilst du deine Aufgaben. Hast du an einem Tag bereits viel vor, dann lege hier nur kleinere To-Dos rein. Hast du viel Puffer übrig, kannst du zeitaufwendigere Aufgaben reinplanen.

Ich verwende jeweils ein Tool für das Ideenmanagement, das Projektmanagement und das Zeitmanagement.

So habe ich einen viel besseren Überblick. Ich kenne die nächsten Schritte und kann mich damit gut selbst organisieren. Ich habe Klarheit über das was ich möchte und was als nächstes ansteht.

Durch das Ideenbuch kann ich erkennen, ob ein Projekt jetzt gerade in meinen Alltag passt oder nicht. Ob es einfach nur Interesse ist oder wirklich umgesetzt werden will. Hier kann ich überlegen was ich alles dafür benötige und vieles mehr. Einfach mal meinen Träumen und Ideen einen Raum geben, egal wie ausgefallen sie sind.

Das hilft den Kopf frei zu halten und man hat nicht ständig den Gedanken im Kopf, was man alles noch machen will.

Das BulletJournal unterstützt mich nun bei der konkreten Planung. Hier mache ich Fix, was es kostet, was es benötigt, welche Schritte gegangen werden müssen.

Hier bekommt alles seine Struktur und ich weiß, was als nächstes ansteht.

Der Terminplaner unterstützt mich nun dabei die mir zur Verfügung stehenden Zeit im Blick zu haben und vernünftig die Tage zu planen. Mit genügend Zeit für Selfcare und Pausen.

Es zur Gewohnheit machen, ist der wichtigste Schritt

Aber all die Tools helfen wenig, wenn du sie nicht regelmäßig nutzt. Daher ist der wichtigste Schritt zu einer guten Selbstorganisation, sie dir zur Gewohnheit zu machen. Das geschieht nicht von heute auf morgen. Sondern in kleinen regelmäßigen Schritten.

Schmeiße deine bisherige Organisation nicht sofort komplett um, sondern fange an Neues Stück für Stück zu integrieren. Probiere zum Beispiel erstmal die Braindump-Methode ein paar Tage aus. Spüre nach, ob sie wirklich zu dir passt. Probiere sie mindestens eine Woche aus.

Sie passt – perfekt. Bleibe dabei und nun nimmst du dir das nächste vor. Du setzt es ebenfalls mindestens eine Woche um. Prüfe immer, ob es dich unterstützt und dir die Planung erleichtert. Wenn es passt, kannst du das nächste Tool in deinen Alltag integrieren.  Und so baust du dir mit der Zeit die zu dir passende Gewohnheit auf.

Mit den richtigen Tools hast du so bald eine zu die passende Selbstorganisation aufgebaut, welche dich unterstützt und deine Planungen leichter machen.

Viel Spaß beim Ausprobieren!


Über die Autorin

Ich bin Yvonne von „Kreativ&Organisiert“.

Bei mir bekommen ‚Kreative‘ Köpfe Tipps und passende Materialien, um Ordnung und Struktur in ihren Alltag zu bringen, damit Sie mehr Zeit für die Umsetzung ihrer Ideen und Projekte haben.

https://www.yvonnewittner.com

yvonnewittner@mail.de

www.instagram.com/kreativ.und.organisiert/

www.facebook.com/Yvonne.kreativ.organisiert/

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Mir reicht’s! Das ist mein Aufgabenbereich!

In diesem Gastartikel von Susanne Lorenz geht es um Kollegen, die sich in den eigenen Aufgabenbereich einmischen und wie Sie diesen Konflikt gut lösen.


Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Sie haben einen klaren Aufgabenbereich und dennoch passiert es immer wieder, dass jemand sich einmischt und Ihre Aufgaben machen will, ohne dass das abgesprochen war?

Was Sie machen können, wenn sich jemand in Ihren Aufgabenbereich drängt

In meinen Seminaren höre ich es immer wieder: Sie wurden extra eingestellt/befördert, um jemanden zu entlasten und trotzdem mischt sich der Vorgänger immer wieder ein. Wie kann das sein? Kann er sich nicht auf seine eigenen Themen konzentrieren? Kann er nicht loslassen?

Unterstellungen und Co

Herr X lässt Sie Ihre Arbeit nicht machen und grätscht da aus Ihrer Sicht immer wieder rein. Fragen Sie sich: „Macht er das extra, nur um mich zu ärgern? Vertraut er mir nicht genug und macht es deswegen selbst?“

Glauben Sie, er denkt, er kann es besser oder er respektiert Sie als Verantwortliche nicht und traut Ihnen nichts zu? Ist das so? Ja, das kann sogar stimmen. Das sind jedoch lauter Unterstellungen und Vorwürfe. Wissen tun Sie das erst, wenn Sie das Gespräch suchen.

Von den Vorwürfen zur Sachebene

Diese Vorwürfe und Unterstellungen lassen Sie ärgerlich werden. Sie fragen sich dann, was das eigentlich soll und warum man Ihnen das nicht zutraut!

Doch wenn Sie sich auf die Sachebene fokussieren, holt Sie das runter von Ihrem Ärger und Sie können auch das Gespräch ganz anders führen. Schauen Sie sich doch im Vorfeld mal die Fakten an, so gut es eben geht.

Fragen Sie sich also:

  • Was sind denn die Fakten?
  • Wie oft ist es passiert, dass die andere Person eine Sache machte, die eigentlich Ihre Aufgabe ist?
  • Bei welchen Aufgaben ist das so?

Machen Sie sich dazu im Vorfeld Notizen und versuchen Sie diese so neutral wie möglich zu halten.

Ein Beispiel

Herr X hat bei den letzten drei Malen die Angebote an die Firma XYZ verschickt. Zusätzlich hat er die Bestellung von Y vorgenommen. Beides gehört in meinen Aufgabenbereich.

Beziehungsebene im Gespräch

Schauen Sie sich aber auch die Beziehungsebene an. Starten Sie zuerst damit, sich Ihre eigenen Gefühle und Bedürfnisse anzuschauen, die durch die Situation ausgelöst wurden.

Ihre Gefühle

Also wie geht es Ihnen in dem Moment, wenn Sie mitbekommen, dass er Ihre Aufgaben macht oder auch etwas klärt, ohne Sie zu informieren?

Fühlen Sie sich hilflos, wütend oder sogar schon verzweifelt?

Überlegen Sie sich, ob Sie das auch im Gespräch ansprechen wollen.

Ihre Bedürfnisse

Überlegen Sie sich auch, warum Sie so fühlen.

  • Was fehlt Ihnen in der Situation?
  • Was brauchen Sie, damit es Ihnen besser geht?
  • Ist es Vertrauen, Offenheit oder auch Autonomie?

Machen Sie sich bewusst, dass die Handlung des anderen in Ihnen nur die Gefühle auslöst. Ursache für die unangenehmen Gefühle sind diese Bedürfnisse, die nicht erfüllt sind. Auch hier können Sie schauen, was Sie davon mit dem anderen teilen möchten.

Handlung durch Bitte

Und nun geht es um die Handlungsebene.

  • Was wollen Sie konkret vom anderen?
  • Welches Verhalten soll sich ändern?

Achten Sie zusätzlich darauf, wie Ihre Haltung zum anderen ist. Ist es wirklich eine Bitte oder doch eher eine Forderung? Denken Sie noch, der andere MUSS das machen oder SOLL das machen, dann spürt auch der andere diesen Druck. In diesem Fall hat er nicht unbedingt Lust darauf.

Sprechen Sie aber zuerst von den Fakten, ergänzen die Beziehungsebene durch Gefühle und Bedürfnisse und formulieren am Ende eine Bitte, wirkt das gleich viel konstruktiver und wertschätzender.

Die Sicht des anderen

Versetzen Sie sich mal in den anderen und seine Erlebniswelt.

Wie muss es sich anfühlen, wenn er vor Ihnen diese Aufgaben schon mehrere Jahre gemacht hat?

Wie ist es für ihn, wenn er vorher der Experte in dem Bereich war und nun auf einmal nicht mehr?

Vielleicht muss der andere nun wieder von vorn anfangen und sich zusätzlich in Bereiche einarbeiten, die nicht seine Expertise sind?

Was macht das mit dem Ego und dem Selbstwertgefühl?

Lässt Ihr Gegenüber Sie deswegen teilweise nicht alle Aufgaben machen, obwohl es Ihre Aufgaben sind?

Vielleicht können Sie sich auch mit anderen Kollegen austauschen und mal fragen, ob es ihnen ähnlich geht. Macht er das nur bei Ihnen oder auch bei anderen?

Ist es jemand, der öfter Probleme damit hat, abzugeben und Aufgaben zu delegieren? So hat das nämlich gar nichts mit Ihnen und Ihrer Kompetenz zu tun!!!

Ein klärendes Gespräch suchen

Vorher ist es gut und wichtig, wenn Sie auch Ihre Ziele für das Gespräch vorbereiten.

  • Was wollen Sie konkret erreichen?
  • Was ist Ihr Minimalziel?
  • Was ist Ihr Maximalziel?

Machen Sie sich klar, dass Sie nur offen und konstruktiv mit dem anderen sprechen können, wenn das Zusammentreffen nicht gleich mit Anklagen startet. Beginnen Sie also das Ganze mit den Fakten, die Sie sich im Vorfeld notiert haben.

Schauen Sie auch, ob es eine Stellenbeschreibung gibt, auf die Sie sich beziehen können.

Wie vage ist dort die Tätigkeit beschrieben?

Liegt es vielleicht daran?

Sollte das der Fall sein, können Sie auch das Treffen nutzen, um über eine Überarbeitung der Stellenbeschreibung zu sprechen.

Zusammengefasst

Sie sehen, oft sind in unserem Kopf viele Vermutungen und Unterstellungen. Klar ist es nervig, wenn sich jemand in Ihren Aufgabenbereich einmischt. Doch warum der andere das wirklich macht, erfahren Sie erst, wenn Sie ihn darauf ansprechen.

Bereiten Sie das Aufeinanderzugehen konstruktiv vor, haben Sie gute Chancen herauszufinden, warum sich der andere so verhält, wie er es tut. Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg!


Über die Autorin

Susanne Lorenz von wirksam kommunizieren ist Kommunikationstrainerin, Buchautorin und Business Coach.

Sie hat sich auf Führungskräfte spezialisiert, nachdem sie im Anschluss an ihr Germanistikstudium mehrere Jahre als Managerin Erfahrungen gesammelt hat.

Gewaltfreie Kommunikation ist ihre Leidenschaft. Ihre Vision ist, dass Menschen am Arbeitsplatz mehr miteinander statt übereinander reden und konstruktiv ansprechen, was sie stört. Mit ihren Coachings und Trainings erhöht sie die Transparenz und Wertschätzung in Unternehmen.

Ihr Blog https://wirksam-kommunizieren.de/blog/ dreht sich um erfolgreiche Kommunikation im Berufsalltag.


Wie grenze ich mich ab?

Dies ist ein Gast-Artikel von Gila Zirfas-Krauel. Sie gibt Tipps, wie man sich im Job und privat besser abgrenzen kann und erklärt, warum es so wichtig ist, Entscheidungen zu treffen.

In meinen Trainings läuft mir ein Thema ständig über den Weg! Wie grenze ich mich ab? Und zwar so, dass ich andere nicht zurückweise und sich diese nicht verletzt fühlen?

Abgrenzung ist wunderbar und immer ein Ja zu dir selbst, ich kann dich immer nur ermutigen, für dich und deine Dinge einzustehen, deine eigenen Prioritäten zu setzen. Ein anderer macht es nicht für dich, warum auch? Das ist Selbstverantwortung und die solltest du für dich und dein Leben, ob beruflich oder privat übernehmen. Ob sich ein anderer Mensch verletzt oder zurückgewiesen fühlt, liegt absolut nicht in deiner Hand. In deiner Hand liegen allein deine eigenen Verletzungen und Zurückweisungen.

Entscheidungen treffen

Entscheidungen FÜR etwas sind gleichzeitig immer auch Entscheidungen GEGEN etwas anderes. Wenn ich mich abends mit Freunden treffe, kann ich nicht gleichzeitig bei meinen Kindern, meiner/m Partner*in sein. Wenn ich die Entscheidung treffe, den Vortrag, den mir mein/e Chef*in vorgeschlagen hat, morgen auf einem Kongress zu halten, ist es gleichzeitig eine Entscheidung gegen meine Freizeit und möglicherweise meine Nachtruhe. Die Hauptsache ist, dass du dich für deine Dinge, die dir wichtig sind entschieden hast. Wenn dir deine Familie momentan wichtiger sind als die Karriere, super, dann ist deine Priorität klar.

Ich habe keine Zeit

Wirklich nicht? Oder ist es wieder einmal eine Ausrede? Wir haben jede/r jeden Tag 24 Stunden, niemand hat eine Stunde mehr oder weniger. Wenn du dir und anderen vorgaukelst, du hast keine Zeit, machst du deine Neurotransmitter ganz verrückt und setzt dich damit unter Druck. Besser ist es, dir bewusste Prioritäten zu setzen. Zum Beispiel, in diesem Monat gehört meine freie Zeit ausschließlich meiner Familie. Wenn dann eine Bekannte nach einem Treffen fragt, kannst du sagen, du nächsten Monat gern, aber dieser Monat gehört meiner Familie.

Nein sagen

Vielen Menschen fällt es leichter Alternativen zu benennen als das Wort „Nein“ zu sagen, das klingt den meisten zu hart. Wenn du nicht gern Nein sagst, es gibt ganz viele unterschiedliche Möglichkeiten Nein zu sagen. Dies und noch viel mehr erfährst du in meinem kostenlosen Workshop am 29. oder 30 Januar 2022 jeweils um 17h Online via Zoom. Bei Interesse hier der Anmelde Link

https://gila-mehralscoaching.de/workshop-sag-nein/


Über die Autorin

Gila Zirfas-Krauel ist freiberuflich tätig als Supervisorin (DGSv), Trainerin und Coach. Sie begleitet Menschen in ihrer beruflichen Entwicklung und professionalisiert Kompetenzen. „Sie macht aus Rohdiamanten echte Schmuckstücke“ so ein begeisterter Personalentwickler über Gila Zirfas-Krauel. Menschen in ihrer Entwicklung in ihrem Tempo und mit ihren individuellen Talenten zu begleiten ist für sie Berufung, Mission und Herzensanliegen.


MOVA Training Supervision Coaching

Gila Zirfas-Krauel
Unternehmerinnenzentrum Hannover
Hohe Straße 11
30449 Hannover

Mobil +49 170 5544604
Fest +49 511 96768111

info@mova-zirfaskrauel.de
www.mova-zirfaskrauel.de

Nur wer sich bewegt, wird etwas bewegen!


Steigern Sie Ihre Produktivität durch die Arbeit mit einer VA

Dies ist ein Gast-Artikel von Sonia Schüttler. Sie zeigt auf, wie eine virtuelle Assistenz Selbständige und Unternehmer im Arbeitsalltag entlasten kann.

VA / Virtuelle Assistenz – Was ist das?

Eine virtuelle Assistenz kann Ihnen als Auftraggeber:in alle Aufgaben abnehmen, die Sie von Ihrem Kerngeschäft ablenken. Die Zusammenarbeit mit VAs findet remote (aus dem Homeoffice der Assistenz) und ganz digital statt. Dabei ist eine virtuelle Assistenz nicht fest angestellt und es fallen nur dann Kosten an, wenn sie Aufgaben erledigt.

Was bringt das für Ihr Unternehmen?

Gerade in der Anfangszeit als Selbstständige:r oder Unternehmer:in besteht oft der Anspruch alle Dinge, die das Business betreffen, selbst zu erledigen: Von der Akquise übers Marketing bis zu den Zahlungen.

Aber delegieren sollten Sie schon deshalb, weil Sie alleine begrenzt sind: Ihre Zeit, Ihre Leistungsfähigkeit und Ihr Potenzial. Irgendwann stoßen Sie an Ihre Grenzen. Indem Sie Aufgaben delegieren, können Sie diese Begrenzung ausdehnen. 

Für alle Unternehmer:innen die wachsen, wollen ist eine virtuelle Assistenz eine sehr gute Unterstützung beim Unternehmensaufbau. Sie können sowohl Routineaufgaben, als auch anspruchsvolle Aufgaben delegieren.

Die Vorteile einer VA gegenüber festen Mitarbeitern:innen?

  • Sie sparen viele Kosten, die bei einem festangestellten Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin anfallen. Dazu gehören u.a. Urlaubs- und Krankheitskosten, Kosten für einen Büroarbeitsplatz und die Hard- und Software. All das bringt eine virtuelle Assistenz von Hause aus mit.
  • Sie können alles abgeben, was Ihnen keinen Spaß macht und Sie nur Zeit und Nerven kostet. Das bedeutet für Sie: Mehr Produktivität, weil Sie machen, was für Sie und Ihr Business wichtig ist. 
  • Eine VA ist selbst Unternehmerin und schaltet das in der Zusammenarbeit natürlich nicht einfach ab. Bei der Arbeit denkt sie immer ganz selbstverständlich unternehmerisch für Sie und Ihr Business mit.

Die digitale Zusammenarbeit

Eine virtuelle Assistentin ist 100% digital unterwegs, sehr flexibel und technisch versiert. Sie arbeitet sich schnell in alle Tools und Programme ein. Der Fokus liegt dabei natürlich immer auf den Programmen, die Sie nutzen.

Durch die Arbeit mit passenden Tools können Sie effektiv und flexibel miteinander arbeiten und immer den aktuellen Stand eines Todos und wichtige Infos und Daten auf einen Blick sehen.

Wichtig bei der digitalen Zusammenarbeit sind Vertrauen und gegenseitige Sympathie. Auftraggeber:in und VA arbeiten eng zusammen.

Es gehört viel Vertrauen dazu, wenn Sie die Vorgänge aus Ihrem Business und Ihre Kunden das erste Mal in „fremde Hände“ geben.

Eine gute Assistentin engagiert sich für Sie, Ihr Business und Ihre Kunden, als wenn es ihr eigenes Business wäre.


Über die Autorin

Mein Name ist Sonia Schüttler und ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen. Danach habe ich jahrelange Erfahrung als Assistenz und Sachbearbeitung gesammelt und bin jetzt seit fast 4 Jahren als selbstständige Virtuelle Assistentin tätig.

Selbstständig zu sein ist für mich mehr als nur ein Job: Jeden Tag werden mir die Vorteile bewusst, die meine Selbstständigkeit für mich und meine Familie bringt. Sehr wichtig ist mir dabei auch das positive Mindset, dass ich an meine Kinder weitergebe. Arbeit darf Spaß machen und einen erfüllen. 
Durch die Freude an der Arbeit und den tieferen Sinn, den ich darin sehe, kann ich noch bessere Leistungen für meine Auftraggeber:innen erbringen. 

Kontakt: mail@deine-va.com

Webseite: https://deine-va.com


Wer ist Meike Kranz?

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Ich bin Expertin für Büroorganisation. Das wissen Sie wahrscheinlich bereits.

Ich lebe mit meinem Mann und unseren zwei Kindern in Hannover.

Aber was gibt es noch zu mir? Haben Sie Lust, mich ein bisschen mehr kennenzulernen?

Ich habe ein paar Fragen, die man auch aus Vorstellungsgesprächen kennt, an mich selbst gestellt. Die Antworten finden Sie hier und im Video. Wenn Sie weitere Fragen zu mir haben, dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar. Vielleicht kommen so viele Fragen zusammen, dass ich ein weiteres Video machen werde…


Planvoll. Ich habe eigentlich immer einen Plan im Kopf und oft auch einen Plan B oder sogar Plan C.

Ich denke immer spontan, dass ich keine Hobbies habe. Bei Hobbies denke ich immer an so große Dinge, wie „Tennis spielen“. Ich würde die Frage umformulieren: Was machst du zum Ausgleich zu deinem stressigen Leben?

Ich machen eher leise Dinge, die ich oft alleine tue. Das ist meine Rückzugsmöglichkeit. Konkret: Ich puzzle gerne. Als Motiv wähle ich Orte, an denen ich schon einmal war. Da ich vor ein paar Jahren eine Weltreise gemacht habe, sind es nicht die üblichen Motive. Im Moment puzzle ich das Taj Mahal. Ich bastle auch gerne mit Papier oder Holz, male Mandalas aus, liebe Lego und manchmal stricke oder häkle ich etwas z.B. für die Puppen meiner Tochter. Und ich lese gerne englische Krimis auf Englisch. Meine Lieblingsautorin ist Elizabeth George.

Vorbilder habe ich genau genommen nicht. Aber ich mag gerne ungewöhnliche Lebensläufe. In meinem Freundes- und Bekanntenkreis gibt es Menschen, die erst auf der Hauptschule waren und dann eine Ausbildung gemacht haben, später das Abitur nachgeholt haben und dann studiert haben. Das mag ich so an unserem Bildungssystem in Deutschland: Es gibt nicht nur einen Weg, sondern ganz viele Möglichkeiten. Die Entscheidung für eine weiterführende Schule am Ende der 4. Klasse ist keine Entscheidung fürs Leben.

Ich glaube, dass ihr an mir gefällt, dass wir viele verschiedene Themen diskutieren können und dabei auch von einander etwas lernen. Viele verschiedene Sichtweisen sind mir wichtig in diesen Gesprächen.

Aber es nervt sie, dass wenn sie mich fragt, wie es mir geht, ich erstmal von den Kindern und meinem Mann erzähle. Aber das kennt sie schon von mir. Da muss sie dann einfach nochmal fragen.

Wertschätzung. Anerkennung. Lob. Aber ich glaube, das stärkste ist Wertschätzung.

Und wenn man den Menschen die Freiheit gibt, ein Problem zu lösen und nicht einfach die Lösung vorgibt.

Wenn ich meine selbst gesteckten Ziele erreicht habe. Wichtig ist dabei, dass die Ziele von mir selbst definiert wurden und nicht von anderen vorgegeben werden. Es müssen MEINE Ziele sein.

Manche Dinge würden andere als verrückt bezeichnen, ich aber nicht. Das beste Beispiel dafür ist unsere 3-monatige Reise durch Südamerika, die wir mit unseren damals 5 und 2,5 Jahre alten Kindern gemacht haben. Wir haben dabei öffentliche Verkehrsmittel genutzt, sind in der Regel nur 2 Tage an einem Ort geblieben und hatten nur ein 20 kg schweres Gepäckstück für uns alle mit. Viele Eltern aus dem Kindergarten haben gesagt, dass sie es mutig finden und haben gefragt, ob das nicht gefährlich ist. Ich war aber während meiner Weltreise bereits in ungefähr der Hälfte der Orte und wusste daher, was uns erwartet. Und mein Mann spricht fließend Spanisch. Daher waren wir gut gerüstet.

Aus meiner Einschätzung das Verrückteste war ein Flug mit einem kleinen Motorflugzeug, bei dem der Pilot plötzlich gesagt hat, dass ich jetzt das Flugzeug fliegen soll. Ich war also für ein paar Minuten die Pilotin.


Wie würden Sie diese Fragen für sich beantworten? Gelingt es Ihnen, sich selbst in nur einem Wort zu beschreiben?