Ich wollte mehr Ordnung an meinem Schreibtisch schaffen, da doch immer wieder einige Dinge herumlagen und keinen guten festen Ort hatten. Ich habe mir ein paar Basteltipps aus verschiedenen Büchern geholt und dann selbst Hand angelegt. Herausgekommen ist ein Command-Center.
In diesem Video stelle ich es vor:
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Aus folgenden Büchern habe ich gute Anregungen und Basteltipps erhalten:
Das Thema Datenschutz wird ja in jedem Unternehmen groß geschrieben. Mit welchen Tricks Sie sich auch zu Hause gut schützen können, erfahren Sie in diesem lustigen Video von extra 3:
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Aber dahinter steckt ja auch ein bisschen Wahrheit…
Wie Sie mit Hilfe von Excel sichere Passwörter generieren erkläre ich in diesem Beitrag: Mit Excel Kennwörter erzeugen
Stopp – haben Sie vielleicht auch „türkisches Tablett“ gelesen? In diesem Video geht es aber nicht um Essen, sondern um den Kampf mit der Technik. – Kurz und einfach auf den Punkt gebracht. Ich muss jedes Mal schmunzeln.
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Welche Technikpannen sind Ihnen schon einmal passiert? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.
Sind Sie in verschiedenen Whats-App-Gruppen und erfahren darüber doch nur belanglose Dinge? Lesen Sie ständig die Nachrichten Ihrer „Freunde“ auf Facebook, statt mit den Menschen zu sprechen, die Ihnen im realen Leben begegnen? Verpassen Sie kein interessantes Video auf YouTube oder Instagram und wundern sich, wie die Zeit vergeht?
Dann ist es vielleicht einmal Zeit für eine Auszeit von den Social-Media-Kanälen. Wir haben dies in diesem Jahr im Sommerurlaub erlebt. Allerdings etwas unfreiwillig, weil es in der Ferienanlage keinen Empfang gab.
In diesem Video von extra 3 wird das Thema von der lustigen Seite betrachtet:
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In diesem besonderen Jahr 2020 wurden viel mehr Videokonferenzen durchgeführt. Das funktioniert nicht immer perfekt und manchmal wird es auch lustig.
Wie in diesem Video gezeigt:
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Welche Erfahrungen haben Sie mit Videokonferenzen gemacht?
Mit welcher Software hat es gut funktioniert?
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Im Jahr 2020 war plötzlich in vielen Unternehmen etwas möglich, was vorher kategorisch abgelehnt wurde: Arbeiten im Homeoffice. Wenn aber mehrere Familienmitglieder zu Hause sind, weil beide Elternteile online arbeiten und die Kinder im Homeschooling sind, gibt es einige Herausforderungen zu bewältigen.
Schön dargestellt in diesem Video von extra 3:
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Wie es besser funktionieren kann, habe ich bereits 2012 in diesem Beitrag aufgeführt: Gut organisiert im Homeoffice und in diesem Beitrag aus 2020 in einem Whitepaper zusammengestellt: Effizient und produktiv im Homeoffice
Schnell noch eine Weihnachtskarte erstellen, oder eine Einladung zur Weihnachtsfeier? Eine Menükarte oder weihnachtliche Adressetiketten? Benötigen Sie kurzfristig einen Geschenkgutschein?
Das alles können Sie mit wenigen Klicks mit Word oder Excel gestalten. Und damit Sie nicht Zeit damit verschwenden, sich ein tollen Design auszudenken, empfehle ich Ihnen die kostenlosen Vorlagen von Microsoft.
Die finden Sie hier: https://templates.office.com/de-de/weihnachten
Einfach stöbern, aussuchen, herunterladen und anpassen. Hier ein paar Beispiele:
Welche Vorlage gefällt Ihnen am Besten? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.
Huch, ist schon wieder Dezember? Weihnachten steht vor der Tür! Wer jetzt noch schnell für seine Kunden, Abonnenten oder Kollegen kleine Präsente braucht, muss nicht unbedingt durch die Geschäfte rennen.
Sie können auch einfach einen Adventskalender gestalten und hinter jedem Türchen eine Kleinigkeit verstecken. Z.B. ein paar nette Sprüche, Tipps zu Ihrem Thema/Produkten, Gutschein-Codes für Online-Produkte oder einfach nur schöne Bilder.
Wie das geht? Mit PowerPoint!
Im Grunde ist es gar nicht schwer und Sie benötigen keine speziellen Kenntnisse in PowerPoint. Trotzdem sollten Sie ein paar Stunden Zeit einplanen. Zum Einen, weil Sie einige Schritte mehrmals tun müssen (genau gesagt 24 Mal) und zum Anderen müssen Sie Ideen für die Inhalte der Türchen sammeln. Ich glaube, dass dies der zeitaufwändigere Teil ist.
Der erste Schritt findet also eigentlich ohne die Software statt, sondern mit einem Blatt Papier und einem Stift. – Ihre Ideensammlung für die Inhalte der Türchen.
Danach können Sie mit PowerPoint beginnen. Los geht’s!
Diese Schritte zeige ich Ihnen in dem folgenden Video:
Wenn unter Zeitdruck Fehler passieren könnten, die umfangreiche Konsequenzen haben, dann hilft STICC dabei, effizient zu kommunizieren.
Aus meiner Erfahrung: maximal 5 Minuten. STICC ist für den schnellen und zielgerichteten Austausch mit Kollegen geeignet. Zum Beispiel in einer 5-Minuten-Morgenrunde, die an einem Stehtisch stattfindet.
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Wie ist Ihre Erfahrung mit diesem Tool? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar.
Ein Kunde von mir, Leiter eines Altenheims, überraschte mich mit einer klaren Zielvorstellung: Statt 6 Tage pro Woche wollte er zukünftig nur 4 Tage im Büro verbringen. Das war eine klare Ansage!
Seine Motivation dahinter: Er ist nebenbei noch Imker und braucht einfach mehr Zeit für seine Bienen. Die Familie hatte sich beschwert, dass er kaum noch zu Hause ist.
Er selbst merkte aber auch, dass es mit der Zeit immer mehr geworden ist und er an keinem Tag der Woche frei hat. Er springt von Besprechung zu Besprechung, zwischendurch viele Telefonate und der ganze Verwaltungsaufwand – er fragte sich sorgenvoll, wie lange er das noch durchhalten würde.
Zuerst habe ich mir seinen Kalender angesehen. Der war tatsächlich ziemlich voll. – Nicht ungewöhnlich für eine Führungskraft in dieser Position.
Strategie 1: Protokoll statt Besprechungen
Wir sind jeden einzelnen Termin durchgegangen und ich habe immer gefragt, ob er da auch wirklich teilnehmen muss, oder ob ihm das Protokoll reichen würde. Es stellte sich heraus, dass er bei den Besprechungen mit den anderen Leitungskräften eigentlich nur teilnimmt, weil er der Chef ist. Wirklich beitragen kann er nichts, da die Kollegen ihre Themen untereinander klären. Er kam sich selbst häufig komisch vor bei diesen Terminen.
Die Lösung war also, dass er zukünftig nur noch das Protokoll liest.
Strategie 2: Kurze Auskunft statt ausführliche Beratungstermine
Als Leiter des Altenheims muss er natürlich dafür sorgen, dass die Einrichtung immer ausgelastet ist. Daher führt er laufend Beratungsgespräche mit Angehörigen, die Ihre älteren Familienmitglieder in seiner Einrichtung unterbringen möchten. Diese Gespräche dauern mindestens eine Stunde. Ich wurde stutzig. Kurz vorher hatte er mir noch berichtet, dass sie frühestens in einem halben Jahr wieder einen Platz frei haben. D.h. am Ende der Beratungsgespräche konnte er den Angehörigen keine Hoffnung machen, dass es schnell gehen könnte.
Ich habe ihm empfohlen, bereits am Telefon deutlich zu machen, wie lang die Wartezeit aktuell ist und die Beratungsgespräche auf einen Zeitpunkt zu verschieben, wenn es konkreter absehbar ist, dass er eine Person aufnehmen kann.
Strategie 3: Telefonate bündeln
Das Altenheim war Teil einer größeren Organisation. D.h. der Leiter hatte wiederum einen Vorgesetzten. Dieser Chef rief mehrmals täglich an, um verschiedene Punkte zu besprechen. Eigentlich immer, wenn ihm etwas einfiel. Das hat zu häufigen Unterbrechungen beim Leiter des Altenheims geführt. So hat er viele Dinge immer wieder angefangen und doch nicht zu Ende gebracht. Eine Aufgabe, die eigentlich in einer Stunde erledigt gewesen wäre, zog sich so den ganzen Tag hin. Er gab auch zu, dass er am Samstag, wenn er alleine im Büro ist und das Telefon nicht klingelt, manchmal mehr schafft, als die ganze Woche zuvor.
Er hat seinen Chef angerufen und sie haben sich darauf verständigt, dass sie nur 1x am Tag miteinander sprechen und jeder seine Themen bis dahin sammelt.
Strategie 4: Bürozeiten verkürzen
In unserem Coachinggespräch stellte sich auch heraus, dass die Bürokraft nur halbtags tätig ist und er als Leiter verschiedene Aufgaben am Nachmittag erledigt, die zu dem Aufgabengebiet gehören. Besonders in Erinnerung geblieben ist mir, dass Bewohner Taschengeld ausgezahlt bekommen, um z.B. zum Frisör gehen zu können. Diese Auszahlungen nehmen einige Zeit in Anspruch, da dies natürlich auch genutzt wird, ein kurzes Gespräch zu führen.
Wir haben vereinbart, dass die Bürozeiten auf den Vormittag begrenzt werden. So hatte er am Nachmittag mehr Zeit für seine Leitungsaufgaben.
Bei unserem nächsten Coachingtermin berichtete er mir, dass alles super funktioniert und er tatsächlich weniger Zeit im Büro verbringt. Ich habe ihm aber empfohlen, nicht sofort auf die 4-Tage-Woche zu gehen, sondern erstmal für ein paar Wochen freitags von zu Hause zu arbeiten. An diesem Homeoffice-Tag kann er mehr schaffen (weil er weniger unterbrochen wird) und die Mitarbeiter können sich daran gewöhnen, dass der Chef freitags nicht da ist. Aber zur Sicherheit ist er immer noch zu Hause erreichbar.
Am Ende hat er tatsächlich sein Ziel erreicht. Und dafür waren nur diese 4 einfachen und sofort umsetzbaren Maßnahmen ausreichend.
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