Was im Büro nie ausgehen darf

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Vor ein paar Monaten hat der Verband der Sekretärinnen eine Umfrage bei den Mitgliedern durchgeführt. Die Frage war: Was darf im Büro nie ausgehen?

Die Antworten waren vielfältig:

  • Kaffee (wurde mehrmals genannt)
  • Papier
  • Druckerpatronen
  • Ordner (breit und schmal)
  • Register für Ordner
  • Batterien für Maus und Tastatur
  • Glas-/Whiteboardreiniger
  • Stifte für Whiteboard
  • Textmarker
  • Haftnotizzettel
  • Heftklammer für Tacker
  • Büroklammern
  • Klebestifte, Tesafilm, Kreppklebeband
  • Moderationskarten
  • Kopfschmerztabletten

… und ein Lächeln im Gesicht 🙂

Die Herausforderung ist nun: Wie schafft man es, dass diese Dinge auch immer vorrätig sind, ohne zu große Lager anzulegen?

Dabei kann eine Methode helfen, die aus der japanischen Automobilindustrie stammt, aber auch sehr gut fürs Büro geeignet ist: KANBAN.

Bürokanban für Ihre Büromaterialien

Diese Methode benötigt erst etwas Vorbereitung, spart dann aber Zeit und läuft „wie von selbst“. Grundsätzlich funktioniert es so: Wenn eine Mindestmenge unterschritten wird, wird die Nachbestellung ausgelöst, damit der Nachschub rechtzeitig kommt, bevor der Bestand leer ist.

Schritt 1

Erstellen Sie zuerst eine Liste der kritischen Artikel. Sie können das Kanban-System später auch auf andere Artikel ausweiten, aber die positiven Auswirkungen werden hier deutlicher sichtbar.

Schritt 2

Lieferanten auswählen. Vermutlich haben Sie für Ihre Büromaterialien sowieso einen Lieferanten ausgemacht, bei dem Sie immer bestellen. Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt nochmal zu prüfen, ob es kostengünstigere Anbieter gibt. Dabei beachten sollten Sie die Versandkosten. Auch wichtig: die Lieferzeiten.

Schritt 3

Dieser Schritt ist wichtig, aber auch nicht ganz einfach. Hier kommt es auf Ihre Erfahrung an. Legen Sie die Bestellmenge und die Mindestmenge fest.

Beispiel: Kopierpapier

Nehmen wir an, dass Ihre Abteilung pro Tag ein Paket mit 500 Blatt Papier verbraucht. Dann darf die Mindestmenge, bei der der Bestellprozess ausgelöst wird, nicht „1 Paket“ betragen, denn dann müsste der Nachschub bereits am nächsten Tag angekommen sein. Besser wäre es also die Mindestmenge auf „5 Pakete“ oder „1 Karton“ festzulegen. In einem Karton sind in der Regel 10 Pakete verpackt, sodass Sie noch einen Vorrat für 2 Wochen hätten, bzw. 2 Wochen Zeit haben, den Nachschub zu organisieren.

Bei einer Bestellmenge von 1 Karton und einer Mindestmenge von 5 Paketen würden Sie also alle 2 Wochen einen Karton bestellen.

Wenn Sie über ausreichend Lagerplatz verfügen und sich nicht so häufig mit den Bestellungen beschäftigen möchten, bestellen Sie 2 Kartons.

Schritt 4

Nun erstellen Sie Kanban-Karten. Diese können Postkarten-Größe haben oder so groß, wie Visitenkarten sein. In einer Tabelle notieren Sie folgende Informationen:

  • Produktbezeichnung
  • Lieferant
  • Bestellmenge
  • Artikel-/Bestellnummer
  • Lagerplatz

Tipp: Wenn Ihr Lieferant auch eine App zur Verfügung stellt, dann fügen Sie den QR-Code zum Produkt hinzu, so geht es noch schneller.

Schritt 5

Positionieren Sie nun die Kanban-Karte bei der Mindestmenge. Hier ist Ihre Kreativität gefragt. 😉

Bleiben wir bei unserem Beispiel Kopierpapier: Die Pakete liegen übereinander gestapelt im Regal unter dem Kopierer. Dann legen Sie die Kanban-Karte auf das 5. Paket von unten. Wenn also das letzte Paket vor der Mindestbestandsmenge herausgenommen wird, wird die Kanban-Karte sichtbar und Sie können die Bestellung auslösen.

Bei Textmarkern oder anderen Stiften empfehle ich Ihnen ein etwas anderes System:

Kaufen Sie pro Stiftart 2 Stapelboxen und stellen diese hintereinander ins Regalfach.

Auf beide Boxen kleben Sie vorne die Kanban-Karte.

Angenommen die Mindestmenge bei Textmarkern beträgt „10“. Dann legen Sie in beide Boxen jeweils 10 Textmarker. Die Kollegen entnehmen aus der vorderen Box laufend die Marker. Ist die vordere Box leer, nehmen Sie diese für die Nachbestellung und schieben die hintere – volle Box – nach vorne.

Projekte managen mit Outlook

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Ein Projekt mit Outlook managen? Ja, das geht, solange es sich um ein relativ kleines Projekt handelt. Welche Einstellungen und Funktionen dafür notwendig sind, erkläre ich in diesem Artikel.

In 5 Schritten zum Projektmanagement mit Outlook

Worum geht’s?

Wenn Sie ein relativ kleines Projekt bearbeiten, ist es gar nicht notwendig ein professionelles Projektmanagement-Tool, wie MS-Project zu nutzen. Aus meiner Sicht nimmt die Erfassung der Stammdaten zu viel Zeit in Anspruch im Verhältnis zum Projektumfang. Außerdem sind die Lizenzen für MS-Project nicht ganz günstig, sodass viele Unternehmen diese Software entweder gar nicht, oder nur sehr begrenzt einsetzen.

Alternativ können Sie auch das Open-Source-Tool ProjectLibre nutzen, das ich bereits vorgestellt habe (Videos ansehen).

Warum keine Excel-Liste?

Bei meinen Kunden sehe ich ganz häufig Excel-Liste zu den jeweiligen Projekten. Einerseits hat so eine Liste den Vorteil, dass alle sehen, was wer bis wann erledigen soll. Andererseits muss dann jedes Projektmitglied seine Aufgaben individuell einplanen. Da das häufig nicht geschieht, rennt man als Projektleiter den Kollegen hinterher, weil viele Aufgabenpakete überfällig sind.

Als Projektmitglied, das an mehreren Projekten beteiligt ist, ergibt sich noch die Herausforderung den Überblick zu behalten. Man muss mehrere Excel-Listen im Blick behalten…

Und was ist mit einem Kanban-Board?

Auch ein Kanban-Board eignet sich gut für kleine Projekte. Hier kann auch an Dateien diskutiert werden und ein einfacher und schneller Austausch untereinander ist möglich. Aber auch hier ergibt sich bei mehreren Projekten das gleiche Problem, wie bei Excel-Listen: Als Projektmitarbeiter muss ich mehrere Boards im Blick behalten.

Sie möchten ein Kanban-Board ausprobieren? Dann sehen Sie sich meine Videos zu Trello an.

Außerdem ist es nicht einfach, die verschiedenen Projektaufgaben mit den weiteren eigenen Aufgaben zusammen zu planen.

Für die eigene Planung ist Outlook ideal. Damit Sie auch kleine Projekte darüber abbilden können, sind folgende 5 Schritte notwendig:

Schritt 1: Kategorie anlegen

Legen Sie in Outlook eine neue Kategorie für Ihr Projekt an. Diese Kategorie können Sie dann für alle projektbezogenen Mails, Aufgaben und Termine nutzen. Denken Sie bitte daran, konsequent alle empfangenen und gesendeten Mails mit dieser Kategorie zu versehen.

Tipp: Richten Sie einen QuickStep für eine Team-Mail ein, sodass sowohl alle Projektmitglieder im An-Feld stehen, als auch die Kategorie eingefügt ist.

Schritt 2: Suchordner einrichten

Sie können einen Unterordner unter Ihrem Mail-Postfach für das Projekt anlegen. Dann verschieben Sie alle projektbezogenen Mails dort selbst hinein. Einfacher und schneller geht es aber über einen Suchordner, der Ihnen automatisch alle kategorisierten Mails zusammenstellt. So wird Outlook zu einem hilfreichen Assistenten 😉

Um projektbezogene Termine im Kalender zu finden, geben Sie die Kategorie im Suchfeld im Kalender ein. Dies lässt sich zwar nicht dauerhaft einrichten, wie beim Suchordner für die Mails, aber über die Schaltfläche „Zuletzt verwendete Suchvorgänge“ kommen Sie schnell wieder an die Ergebnisse dran.

Ihre Aufgabenliste können Sie nach den Kategorien gruppiert anzeigen lassen. So stehen alle Aufgaben, die zu einem Projekt gehören, untereinander. Zusätzlich werden in der Aufgabenleiste die Kategoriefarben bei jeder Aufgabe angezeigt.

Schritt 3: Aufgaben delegieren

Als Projektleiter weisen Sie einfach die zu erledigenden Aufgabenpakete Ihren Projektmitgliedern über Outlook zu. Dies hat den Vorteil, dass Sie selbst eine Kopie der delegierten Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste haben, sodass Sie fällige Aufgaben schnell nachhaken können. Ist eine Aufgabe erledigt, erhalten Sie automatisch eine entsprechende Information.

Schritt 4: Datei-Verknüpfungen erstellen

Kennen Sie die Verknüpfungen in Outlook? Hier können Sie Datei-Ordner und auch einzelne Dateien hinzufügen. So haben Sie aus Outlook heraus immer den schnellen Zugriff auf die Dateien im Projekt-Ordner.

Sie kennen die hier genannten Funktionen in Outlook nicht? Dann empfehle ich Ihnen mein Outlook-Handbuch, in dem ich diese und weitere Funktionen Schritt-für-Schritt erkläre. E-Book jetzt kaufen (klick).

Schritt 5: OneNote für die Projektorganisation nutzen

Dokumentation, Protokolle, Ideensammlung, Diskussion und Aufgabenverteilung – all das benötigen Sie für Ihr Projekt. Natürlich möchten Sie alles an einem Ort haben und alle Projektmitglieder sollen nicht nur den Zugriff darauf haben, sondern automatisch über Aktualisierungen informiert werden.

Hört sich kompliziert an, ist aber ganz einfach mit OneNote. Wie Sie Ihr Projekt mit Hilfe von OneNote managen und welche tollen Möglichkeiten es gibt, weil OneNote und Outlook sehr gut zusammenarbeiten, erkläre ich Ihnen in diesem Video: https://youtu.be/KxKBR1ycdjo

Fazit

Ja, man kann mit Outlook ein Projekt managen – solange es sich um ein kleines Projekt handelt. Der große Vorteil: Sie nutzen ein bekanntes und vorhandenes Tool. Daher sind Sie schnell startbereit und können sich auf die Inhalte konzentrieren.

Der Countdown läuft

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Monats-Umfrage August

Nun haben wir bereits Mitte August und das heißt, dass nur noch 4 Monate bleiben, um die geplanten Projekte in diesem Jahr zu Ende zu bringen. Und wir ahnen es schon – die Zeit wird wie im Flug vergehen…

Daher habe ich jetzt im August in einer Umfrage Sie gefragt, wie Sie Ihre offenen Projekte zu einem erfolgreichen Ende bringen.

Hier die Rangliste der Antworten:

  1. Ich habe meine Aufgabe in Outlook eingetragen und geplant.
  2. Ich habe für jedes Projekt eine Excel-Liste, die ich jeden Tag durchgehe.
  3. Ich habe ein Board in Trello oder einem vergleichbaren Tool angelegt.
  4. Ich schreibe To-Do-Listen in mein Büchlein.
  5. Ich habe für jedes Projekt ein Notizbuch in OneNote angelegt und weise die Aufgaben darüber den Kollegen zu.

Den Spitzenplatz, und damit das bevorzugte Tool, ist Outlook. Dies ist für KMU und kleinere Projekte aus meiner Sicht vollkommen in Ordnung. Gut ist immer, wenn Sie alle Aufgaben, unabhängig vom Projekt, zusammen an einem Ort digital planen. Und da bietet sich Outlook natürlich an. Wobei die Funktion, Aufgaben über Outlook zu delegieren noch nicht so sehr verbreitet ist (s.u.).

Excel-Listen stehen auf Platz 2. Diese Listen sehe ich ganz häufig bei meinen Kunden. Sie haben den Vorteil, dass der Projektleiter, aber auch alle Projektmitglieder, immer sehen können, was noch zu tun ist und welche Aufgaben bereits überfällig sind. Das funktioniert für das einzelne Projekt gut. Allerdings fehlt dann die Verbindung zur eigenen Aufgaben- und Tagesplanung. Und die Übersicht geht verloren, wenn man in mehreren Projekte mitarbeitet.

Trello und vergleichbare Tools sind in den letzten Jahren immer mehr verbreitet. Der Vorteil liegt in den Möglichkeiten, an Dokumenten und Aufgaben zu diskutieren. Außerdem kann das Tool in MS-Teams eingebunden werden. Aber auch hier fehlt wieder die Verbindung zur eigenen Aufgaben- und Tagesplanung und der Überblick über mehrere Projekte.

OneNote bietet hier wiederum genau diese Möglichkeiten: An Informationen, Ideen und Dokumenten diskutieren und gleichzeitig Aufgaben über Outlook delegieren. Sie kennen OneNote noch nicht? Dann sehen Sie sich doch einfach meine Videos auf meinem YouTube-Kanal an.

Dass handschriftliche To-Do-Listen hier auch als Antwort angeklickt wurden verwundert mich nicht. In der Regel nimmt man seinen Block oder Notizbüchlein mit in die Besprechung und macht sich dort Notizen. Dazu gehören natürlich auch die eigenen Aufgaben. Wichtig wäre allerdings, diese Aufgaben dann in Outlook zu übertragen, damit es wieder einen Ort gibt, an dem alle Aufgaben digital geplant werden.

Interessant ist aber auch, welche Antworten gar nicht angeklickt wurden:

  • Ich habe Aufgaben über Outlook delegiert.
  • Ich verteile die Aufgaben per Mail an die Kollegen und lege diese in Unterordner ab.
  • Alle Projekte sind mit MS-Project geplant
  • Ich habe keine Ahnung, wie ich meine Projekte planen soll.

Ich finde es erstaunlich, dass professionelle Projektmanagement-Tools so wenig im Einsatz sind. Vermutlich wird MS-Project nur in großen Unternehmen eingesetzt. Kleine und mittelständische Unternehmen greifen dann doch eher zu den bekannten Möglichkeiten Outlook, Excel, OneNote und Trello zurück. Dies ist sicherlich auch eine Kostenfrage.

Erfreulich ist, dass die Aufgaben nicht per Mail verteilt werden. Dies ist tatsächlich Vorgehen, das viel Mühe macht, wenn man herausfinden möchte, was bereits erledigt ist und wer welche Aufgabe noch tun muss, bzw. was überfällig ist. Dennoch sehe ich diese Mails ganz häufig in meinen Arbeitsplatzcoachings.

Die Umfrage zeigt aber auch, dass die Outlook-Funktion „Aufgaben delegieren“ noch nicht sehr verbreitet ist. Vielleicht liegt es daran, dass diese Möglichkeit wenig bekannt ist, vielleicht aber auch, weil man sich nicht traut, sie zu benutzen. Wer diese Funktion kennenlernen möchte, der kann sich mein Video dazu ansehen.

Desk-Sharing – das Nonterritoriale Büro

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Desk-Sharing in Kombination mit dem Kombi-Büro

Beim Desk-Sharing bzw. Non-Territorialen Büro wird die starre Zuordnung von Arbeitnehmer und Arbeitsplatz aufgelöst. Alle Mitarbeiter können alle Arbeitsplätze nutzen. Üblicherweise ist die Anzahl der Arbeitsplätze geringer, als die Anzahl der Mitarbeiter.

Durch Urlaub, Krankheit, Homeoffice und Dienstreisen sind nicht immer alle Mitarbeiter gleichzeitig in der Firma anwesend. Daher kann man Kosten einsparen, wenn die Arbeitsplätze genutzt werden, statt leer zu stehen. Dies ist aber erst ab einer gewissen Unternehmensgröße sinnvoll möglich. Bei z.B. 10 Mitarbeitern könnte man eventuell 1 Arbeitsplatz einsparen, je nach dem, wie viele Mitarbeiter wie viele Tage im Homeoffice sind. Oder auch bei einer Vertriebsabteilung, da die Mitarbeiter viel unterwegs sind und vielleicht nur an einem Tag in der Woche ins Büro kommen. Bei 100 Mitarbeitern dagegen wäre vielleicht eine Reduzierung auf 80 Schreibtische möglich. Dies muss aber vorab genau untersucht werden.

Desk-Sharing kann gut mit einem Kombi-Büro oder Open Space kombiniert werden. So können die Mitarbeiter je nach Bedarf einen Arbeitsplatz wählen. Mal das Einzelbüro für konzentriertes Arbeiten, mal ein Gruppenbüro für Projekt- und Teamarbeit, mal die Sofaecke, weil diese Umgebung die Kreativität fördert.

Wichtig ist dabei, einen organisatorischen Rahmen zu schaffen, damit es nicht morgens einen Run auf die besten Arbeitsplätze gibt. Das würde zu viel Stress verursachen.

Gleichzeitig sollte eine Clean-Desk-Policy etabliert werden, damit man nicht erstmal morgens die Reste des Vorgängers (z.B. leere Kaffeetassen) beseitigen muss.

Als sehr hilfreich hat sich herausgestellt, eine gewisse Grundausstattung mit Büromaterial an den Schreibtischen vorzuhalten. Dazu gehören z.B. Locher, Tacker und Schere.

Vorteile

  • Platzersparnis
  • abwechslungsreiche und damit motivierende Umgebung
  • bessere Kommunikation
  • fördert digitales Arbeiten

Nachteile

  • schwierig umzusetzen bei sehr papierlastigen Arbeitsplätzen
  • Neid und Wettstreit und somit Stress, wenn es keinen organisatorischen Rahmen gibt
  • keine individuelle Einrichtung des Arbeitsplatzes möglich

Fazit

Ich habe selbst mehrere Jahre in einem Desk-Sharing-Konzept gearbeitet und war begeistert von der Möglichkeit, mir einen Schreibtisch entsprechend meiner Bedürfnisse auswählen zu können. Wir hatten in unserer Abteilung ein Buchungssystem geschaffen, sodass jeder auch dann seinen Wunsch-Arbeitsplatz bekommen konnte, wenn er mal etwas später ins Büro kommt.

Da ich immer wieder mit anderen Kollegen in einem Büro saß, wurde die Kommunikation untereinander deutlich besser.

Als ich durch einen Arbeitgeberwechsel wieder meinen festen Schreibtisch hatte, hat mir das große Probleme bereitet. Es hat mehrere Monate gedauert, bis ich mich mit diesem starren System abgefunden habe. Die Gewöhnung an das Desk-Sharing hatte dagegen nur ein paar Tage gedauert.

Home Office – die neue Normalität

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Ein kleiner Arbeitsplatz zu Hause

Home Office bzw. Telearbeit ist seit dem Frühjahr 2020 für viele Mitarbeiter plötzlich Normalität geworden. Obwohl inzwischen viele Mitarbeiter wieder ins Büro zurückkehren könnten, sehen viele die Vorteile, die die Arbeit im Home Office hat und möchten diese auch beibehalten.

Was zu einer alternierenden, also wechselnden, Telearbeit führt. Das bedeutet, dass 2-3 Tage in der Woche von zu Hause und den Rest der Tage in der Firma gearbeitet wird.

Gut funktioniert die Arbeit von zu Hause, wenn es auch hier einen Arbeitstag mit festen Ritualen gibt. Die Arbeitszeit sollte regelmäßig sein und auch Pausen werden eingelegt. Es wird vermieden in der Nacht, im Urlaub, an Feiertagen und bei Krankheit zu arbeiten. Außerdem ist die Einbindung zur Abteilung und der regelmäßige Austausch mit den Kollegen wichtig. Dies kann auch per Videokonferenz funktionieren.

Nicht vergessen darf man die Ergonomie am Arbeitsplatz. Der Laptop auf dem Küchentisch ist auf Dauer nicht geeignet. Finden Sie die Fehler im obigen Symbolbild? Die Tischplatte ist nicht tief genug, der Sessel kein verstellbarer Bürostuhl und der Bildschirm ist nicht blendfrei aufgestellt.

Vorteile

  • flächensparend, wenn es mit Desk-Sharing kombiniert wird
  • ungestörteres Arbeiten solange die eigenen Kinder nicht parallel betreut werden müssen
  • Wegfall von Fahrzeiten
  • freiere Zeiteinteilung

Nachteile

  • geringeres Wir-Gefühl in der Abteilung
  • wenn es nicht mit Desk-Sharing kombiniert wird: teurer Leerstand

Fazit

Alternierende Telearbeit ist an sich kein Bürokonzept, sondern sollte mit Desk-Sharing und dem Kombi-Büro oder Open Space kombiniert werden. Wenn die organisatorischen Rahmenbedingungen stimmen, ist dies das Konzept der Zukunft und die neue Normalität.

Open Space – die Moderne

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Quelle: iba.online

Die offene Bürolandschaft ermöglicht den Mitarbeitern einer Abteilung sowohl das konzentrierte Arbeiten, als auch die Teamarbeit. Damit ist es eine Weiterentwicklung des Kombi-Büros. Im Gegensatz zum Kombi-Büro gibt es im Open Space allerdings keine Einzelbüros, sondern verschiedene Zonen, die durch verschiedene Elemente abgetrennt sind.

So kann zum Beispiel ein kleiner Besprechungsraum in einem Glaskasten untergebracht sein, der Schreibtische räumlich von einander trennt.

Im Open Space wird viel Wert auf die Gestaltung der Flächen gelegt. Flexible Möbelsysteme unterstützen die unterschiedlichen Arbeitsweisen. Häufig gibt es auch eine Sofaecke, die von den Mitarbeitern vorurteilsfrei genutzt werden kann.

Die Vor- und Nachteile ähneln denen des Kombi-Büros.

Vorteile

  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • konzentriertes Arbeiten teilweise möglich
  • Teamarbeit teilweise möglich
  • Förderung eines guten Arbeitsklimas durch eine abwechslungsreiche Gestaltung

Nachteile

  • Ablenkung durch Aktivitäten in den anderen Zone möglich
  • hohe bauliche Anforderungen an Klima, Licht und Akustik und damit verbundene Kosten

Fazit

Beim Open Space kommt es auf die Gestaltung an. Wenn das konzentrierte Arbeiten trotz aller Offenheit möglich ist, bietet dieses Bürokonzept ideale Arbeitsbedingungen. Wenn auch noch die Unternehmenskultur dazu passt – perfekt!

Kombibüro – Der Allrounder

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Quelle: iba.online

Das Kombi-Büro kombiniert Zellen– und Großraumbüros.

Entlang der Fassade befinden sich die Einzelbüros. Hier ist konzentriertes Arbeiten bei Tageslicht und individueller Regulierung der Raumtemperatur möglich.

In der Mitte, also im breiten Flur, befindet sich eine Multifunktionszone. Hier können temporäre Arbeitsplätze, ein Besprechungsbereich, ein Archiv oder auch Teeküche mit Pausenzone eingerichtet werden.

Damit in der Multifunktionszone ausreichend Tageslicht ankommt, werden in der Regel die Einzelbüros mit Glaswänden und -türen zum Flur abgetrennt. So entsteht auch mehr Transparenz.

Im Kombi-Büro hat jeder Mitarbeiter in der Regel einen festen Arbeitsplatz. Es wird eine Einheit pro Abteilung bzw. Bereich geschaffen. Aber auch die Kombination mit Desk-Sharing ist sehr gut möglich.

Vorteile

  • gute Kombination von Einzel- und Teamarbeit möglich
  • störungsfreies und kreatives Arbeiten möglich
  • individuelle Regelung von Klima und Licht in den Einzelbüro möglich
  • Raum für Team- und Projektarbeit in der Multifunktionszone
  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • flexible Gestaltung der Multifunktionszone möglich

Nachteile

  • wenig Stauraum im Einzelbüro
  • visuelle Ablenkung durch Aktivitäten in der Multifunktionszone

Fazit

Das Kombi-Büro wird allen Anforderungen gerecht: Sowohl das konzentrierte Arbeiten, als auch die spontane Teamarbeit ist möglich.

Einen Haken gibt es aber doch: Bei Kunden, die dieses Bürokonzept einsetzen, beobachte ich häufig, dass die Multifunktionszone kaum genutzt wird. Wenn man mit einem Kollegen zusammen auf dem Sofa sitzt, dann sieht das eher nach Pause, als nach Arbeit aus. Dabei fördert gerade dieser Orts- und Umgebungswechsel die Kommunikation und Kreativität.

Damit das Kombi-Büro sein Potenzial entfalten kann, ist also eine entsprechende Unternehmenskultur notwendig.

Was ist Ihre Strategie beim Umgang mit den Urlaubsmails?

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Sommer 🍧 – Sonne 🌞 – Urlaub ✈️- E-Mail-Frust 📨📨📨

Alle freuen sich auf den Sommerurlaub. Zeit mit der Familie, andere Länder kennenlernen, entspannen oder Aktiv-Urlaub. Jeder möchte den Arbeitsalltag vergessen und auf neue Gedanken kommen.

Aber gelingt das auch?

Während Sie Urlaub machen läuft Ihr E-Mail-Postfach voll. Wenn Sie dann ins Büro zurückkehren warten 500 oder mehr Mails auf Sie, die Sie lesen und bearbeiten müssen. Da ist die Erholung schnell vorbei.

Um dies zu vermeiden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Mich hat interessiert, was in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Folgende Antworten standen zur Auswahl:

  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails nicht weitergeleitet werden
  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails an meinen Vertreter weitergeleitet werden
  • Mein Vertreter ist für meinen Posteingang freigeschaltet und kann jederzeit meine Mails lesen und bearbeiten
  • Wir arbeiten nur noch mit Funktionspostfächern, daher ist die Bearbeitung der Mails immer gewährleistet
  • Ich lese und bearbeite meine Mails auch im Urlaub
  • sonstiges

Der Datenschutz spielt eine Rolle

Als ich die Abonnenten meines Newsletters zur Umfrage eingeladen habe, habe ich viele Abwesenheitsmitteilungen erhalten.

Oft stand dort, dass aus Datenschutzgründen die Mails nicht weitergeleitet werden. Dies stimmt auch mit dem Ergebnis der Umfrage überein.

Ergebnisse der Umfrage

Aber ist das auch die beste Strategie?

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung schalten, dann sammeln sich die Mails während Ihres Urlaubs an. Sie benötigen dann wahrscheinlich 2 Tage, um alles zu bearbeiten. Vielleicht hat der Absender sich auch an Ihren Vertreter gewandt, der dann wiederum Sie in seiner Antwort in Kopie gesetzt hat. D.h. Sie haben nicht nur die eigentlichen 500 Mails durchzuarbeiten, sondern auch noch die 100-200 Antworten darauf.

Das gleiche Problem gibt es bei einer Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung an den Vertreter. Ihr Vertreter erhält dadurch nicht nur seine eigenen 50-100 Mails pro Tag, sondern auch noch Ihre dazu, fühlt sich aufgefordert alle zu beantworten und das potenziert das Mailaufkommen zusätzlich.

Beide Varianten verschlimmern das Problem eigentlich noch.

Anders ist es, wenn der Vertreter für Ihr Postfach freigeschaltet ist. In diesem Fall, kann er 1-2 Mal am Tag Ihre Mails durchgehen und nur auf die wichtigen und dringenden Anliegen antworten. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Ihr Vertreter Ihren Posteingang vor sortiert, sodass Sie nach dem Urlaub sehr schnell erkennen können, um welche Mails Sie sich als erstes kümmern müssen.

Wie Sie sich ein effizientes System aufbauen und welche Einstellungen in Outlook dafür notwendig sind, zeige ich in diesem Webinar: https://chefentlastung.edudip.com/w/368004

Das Gute daran: Nicht nur in der Urlaubszeit, sondern auch bei Abwesenheit durch Krankheit, sind Sie gut vorbereitet.

Das gilt auch bei der Nutzung von Funktionspostfächern. Hier gehen alle Mails an eine allgemeine Abteilungs-Mail-Adresse und können von dort aus von allen Kollegen gelesen und bearbeitet werden. So spielt es genau genommen keine Rolle mehr, wer im Urlaub ist oder krank. Die Bearbeitung von Mails ist immer gewährleistet.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Sowohl bei der Weiterleitung der Mails, als auch bei der Freischaltung des Posteingangs oder auch bei den Funktionspostfächern stellt sich diese Frage. Sie ist aus meiner Sicht ganz einfach zu beantworten: Private Mails dürfen sowieso nicht über die berufliche Mail-Adresse geschrieben werden. In den meisten Unternehmen gibt es dazu eine entsprechende Richtlinie oder Arbeitsanweisung, die die Mitarbeiter unterschreiben müssen. Daher gibt es nichts, was geschützt werden muss.

Sie erhalten vertrauliche Mails?

Für Bewerbungen sollten Sie ein entsprechendes Funktionspostfach einrichten. Wenn Sie in einem vertraulichen Projekt mitarbeiten, sollte dieses Projekt ein Funktionspostfach erhalten. So können Sie vermeiden, dass vertrauliche Mails in Ihrem persönlichen Postfach landen.

Einige haben bei der Umfrage geantwortet, dass sie Mails im Urlaub lesen. Das trägt natürlich nicht zur Erholung bei. Viele meiner Trainingsteilnehmer sagen mir aber, dass sie am Tag vor dem ersten Bürotag die Mails von zu Hause aus lesen, damit sie sich in Ruhe einen Überblick verschaffen können und wissen, was sie am ersten Tag erwartet. Da es sich dabei häufig um einen Sonntag handelt, vermute ich, dass diese Zeit nicht als Arbeitszeit gebucht wird. Und das ist Schade.

Besser wäre es, nach dem Urlaub 1-2 Tage zwar im Büro zu sein, aber so zu tun, als ob man nicht da wäre. Also: Bürotür zu, Telefon umstellen, keine Besprechungen und neue Mails nicht sofort beantworten. So haben Sie genug Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen.

Gruppenbüro – für Teamarbeit

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Quelle: iba.online

In Gruppenbüros werden in der Regel bis zu 25 Arbeitsplätze zusammengefasst, die mit Hilfe von Stellwänden und Highboards getrennt werden.

Diese Büros werden häufig von einer gesamten Abteilung belegt für die die Zusammenarbeit und der schnelle Austausch zwischen den Kollegen wichtig ist.

Dieser Vorteil wird aber schnell zum Nachteil, wenn die Gespräche als Störung empfunden werden, denn für konzentriertes Arbeiten sind Gruppenbüros nur bedingt geeignet. Daher greifen einige Mitarbeiter gerne zu Noise-Cancelling-Kopfhörern oder ich habe es auch schon erlebt, dass Mitarbeiter über Kopfhörer Musik hören, um sich abzuschotten.

Gleichzeitig sitzt der Abteilungsleiter in der Regel in einem Einzelbüro. Dies kann zu Neid führen.

Vorteile

  • intensive Zusammenarbeit im Team bzw. Abteilung möglich
  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • flexible Umgestaltung teilweise möglich

Nachteile

  • konzentriertes Arbeiten nur teilweise möglich
  • hoher Geräuschpegel
  • individuelle Regelung von Klima und Licht nur bedingt möglich

Fazit

Gruppenbüros sollten nur von Abteilungen und Teams genutzt werden, für die Zusammenarbeit und Kommunikation wichtiger sind, als das konzentrierte Arbeiten. Vielleicht wäre ein Kombibüro eine gute Alternative?

Großraumbüro – der Dinosaurier

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Quelle: iba.online

Wenn die Wände der Zellenbüros fallen sollen, um die Kommunikation im Team zu verbessern und die Büroräume moderner zu gestalten, erzählen mir Mitarbeiter bei meinen Kunden, dass sie jetzt ein Großraumbüro bekommen. Dies wird verbunden mit verschiedenen Unmutsbekundungen, dass man jetzt in die 70er Jahre wieder zurück verfällt und es ja schon früher schlimm war, in diesen Büros zu arbeiten, es also jetzt zu einer Verschlechterung kommt.

Wenn ich nachfrage, wie viele Mitarbeiter zukünftig in diesem „Großraumbüro“ sitzen sollen, erhalte ich oft die Antwort, dass die ganze Abteilung mit 20 Mitarbeitern in diesem neuen offenen Büro zusammensitzt.

In diesen Situationen fühle ich mich immer dazu aufgerufen für Klarheit zu sorgen:

Als Großraumbüros werden organisatorische und räumliche Einheiten bezeichnet, die über eine Grundfläche von mindestens 400 qm verfügen.

Oft ist es ein ganzes Geschoss mit einer Raumtiefe von 20 bis 30 Metern, indem mehrere Hundert Mitarbeiter untergebracht werden.

Die Schreibtische sind in Gruppen angeordnet und werden mit Stellwänden und Schränken getrennt.

Einerseits bietet das Großraumbüro eine hohe Flexibilität bei der Gruppierung der Arbeitsplätze, andererseits ist es auch starr, da jedem Mitarbeiter ein Schreibtisch fest zugeordnet ist.

Vorteile

  • Zusammenarbeit in Teams und Arbeitsgruppen möglich
  • Flexibilität bei der Organisation der Arbeit
  • Flexibles Umgestalten der Bürofläche möglich

Nachteile

  • hoher Geräuschpegel
  • fehlendes Tageslicht bei vielen Arbeitsplätzen, sodass auch bei Sonnenschein mit künstlichem Licht gearbeitet werden muss
  • hoher Aufwand für Klimatisierung
  • erhöhte Anforderungen an den Brandschutz
  • leere Arbeitsplätze bei Krankheit, Urlaub und Homeoffice

Bei den Planungen, von denen mir die Mitarbeiter erzählt haben, handelt es sich wahrscheinlich um ein Kombi-Büro oder Open Space, die ich in den nächsten Blog-Artikeln genauer vorstellen werde.

Fazit

Großraumbüros gehören immer mehr der Vergangenheit an. Ich habe selbst Anfang der 1990er-Jahre in einem Großraumbüro gearbeitet und kann aus eigener Erfahrung bestätigen, dass der Geräuschpegel und die Raumtemperatur ein großes Problem waren. Außerdem war mir ein hoher Krankenstand aufgefallen und die Konzentrationsfähigkeit ließ am Nachmittag stark nach. Lag das an der Klimaanlage?