Mein Command-Center

Ich wollte mehr Ordnung an meinem Schreibtisch schaffen, da doch immer wieder einige Dinge herumlagen und keinen guten festen Ort hatten. Ich habe mir ein paar Basteltipps aus verschiedenen Büchern geholt und dann selbst Hand angelegt. Herausgekommen ist ein Command-Center.

In diesem Video stelle ich es vor:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Aus folgenden Büchern habe ich gute Anregungen und Basteltipps erhalten:

Sicher surfen im Internet

Das Thema Datenschutz wird ja in jedem Unternehmen groß geschrieben. Mit welchen Tricks Sie sich auch zu Hause gut schützen können, erfahren Sie in diesem lustigen Video von extra 3:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Aber dahinter steckt ja auch ein bisschen Wahrheit…

Wie Sie mit Hilfe von Excel sichere Passwörter generieren erkläre ich in diesem Beitrag: Mit Excel Kennwörter erzeugen

Tückisches Tablet

Stopp – haben Sie vielleicht auch „türkisches Tablett“ gelesen? In diesem Video geht es aber nicht um Essen, sondern um den Kampf mit der Technik. – Kurz und einfach auf den Punkt gebracht. Ich muss jedes Mal schmunzeln.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Welche Technikpannen sind Ihnen schon einmal passiert? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Was eine Auszeit von den Social-Media-Kanälen bewirkt

Sind Sie in verschiedenen Whats-App-Gruppen und erfahren darüber doch nur belanglose Dinge? Lesen Sie ständig die Nachrichten Ihrer „Freunde“ auf Facebook, statt mit den Menschen zu sprechen, die Ihnen im realen Leben begegnen? Verpassen Sie kein interessantes Video auf YouTube oder Instagram und wundern sich, wie die Zeit vergeht?

Dann ist es vielleicht einmal Zeit für eine Auszeit von den Social-Media-Kanälen. Wir haben dies in diesem Jahr im Sommerurlaub erlebt. Allerdings etwas unfreiwillig, weil es in der Ferienanlage keinen Empfang gab.

In diesem Video von extra 3 wird das Thema von der lustigen Seite betrachtet:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Wie eine Videokonferenz im echten Leben aussehen würde

In diesem besonderen Jahr 2020 wurden viel mehr Videokonferenzen durchgeführt. Das funktioniert nicht immer perfekt und manchmal wird es auch lustig.

Wie in diesem Video gezeigt:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Welche Erfahrungen haben Sie mit Videokonferenzen gemacht?

Mit welcher Software hat es gut funktioniert?

Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

Homeoffice in Zeiten von Corona

Im Jahr 2020 war plötzlich in vielen Unternehmen etwas möglich, was vorher kategorisch abgelehnt wurde: Arbeiten im Homeoffice. Wenn aber mehrere Familienmitglieder zu Hause sind, weil beide Elternteile online arbeiten und die Kinder im Homeschooling sind, gibt es einige Herausforderungen zu bewältigen.

Schön dargestellt in diesem Video von extra 3:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Wie es besser funktionieren kann, habe ich bereits 2012 in diesem Beitrag aufgeführt: Gut organisiert im Homeoffice und in diesem Beitrag aus 2020 in einem Whitepaper zusammengestellt: Effizient und produktiv im Homeoffice

So gestalten Sie schnell ein weihnachtliches Dokument

Schnell noch eine Weihnachtskarte erstellen, oder eine Einladung zur Weihnachtsfeier? Eine Menükarte oder weihnachtliche Adressetiketten? Benötigen Sie kurzfristig einen Geschenkgutschein?

Das alles können Sie mit wenigen Klicks mit Word oder Excel gestalten. Und damit Sie nicht Zeit damit verschwenden, sich ein tollen Design auszudenken, empfehle ich Ihnen die kostenlosen Vorlagen von Microsoft.

Die finden Sie hier: https://templates.office.com/de-de/weihnachten

Einfach stöbern, aussuchen, herunterladen und anpassen. Hier ein paar Beispiele:

Welche Vorlage gefällt Ihnen am Besten? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Wie Sie mit PowerPoint einen Adventskalender erstellen

Alle Jahre wieder…

Huch, ist schon wieder Dezember? Weihnachten steht vor der Tür! Wer jetzt noch schnell für seine Kunden, Abonnenten oder Kollegen kleine Präsente braucht, muss nicht unbedingt durch die Geschäfte rennen.

Sie können auch einfach einen Adventskalender gestalten und hinter jedem Türchen eine Kleinigkeit verstecken. Z.B. ein paar nette Sprüche, Tipps zu Ihrem Thema/Produkten, Gutschein-Codes für Online-Produkte oder einfach nur schöne Bilder.

Wie das geht? Mit PowerPoint!

So erstellen Sie in PowerPoint einen Adventskalender

Im Grunde ist es gar nicht schwer und Sie benötigen keine speziellen Kenntnisse in PowerPoint. Trotzdem sollten Sie ein paar Stunden Zeit einplanen. Zum Einen, weil Sie einige Schritte mehrmals tun müssen (genau gesagt 24 Mal) und zum Anderen müssen Sie Ideen für die Inhalte der Türchen sammeln. Ich glaube, dass dies der zeitaufwändigere Teil ist.

Der erste Schritt findet also eigentlich ohne die Software statt, sondern mit einem Blatt Papier und einem Stift. – Ihre Ideensammlung für die Inhalte der Türchen.

Danach können Sie mit PowerPoint beginnen. Los geht’s!

  • Starten Sie eine leere Präsentation in PowerPoint
  • ändern Sie das Folienlayout in „leer“
  • fügen Sie ein Bild ein, das der Hintergrund des Adventskalenders wird
  • ziehen Sie das Bild so groß, dass es die gesamte Folie ausfüllt
  • schneiden Sie ggf. das Bild zu, sodass es der Foliengröße entspricht
  • fügen Sie ein Quadrat ein
  • geben Sie diesem Quadrat keine Füllung, aber einen dickeren Rand
  • schreiben Sie in das Quadrat eine „1“ und formatieren Sie die Schrift passend (Größe, Farbe)
  • das Quadrat ist das erste Türchen. Kopieren Sie es und fügen es 23 Mal ein. Ändern Sie die Zahlen
  • ordnen Sie die Türchen so an, dass es 4 Reihen je 6 Türchen sind. Benutzen Sie dafür die Funktion „Anordnen“
  • vergessen Sie nicht, zwischendurch zu speichern
  • öffnen Sie nun eine weitere leere PowerPoint-Präsentation
  • ändern Sie auch hier das Folienlayout in „leer“
  • fügen Sie ein Bild und Texte ein, je nach dem , was der Inhalt des Türchens werden soll
  • speichern Sie diese Datei in den gleichen Ordner, wie den Adventskalender
  • wiederholen Sie dies 23 Mal
  • rufen Sie wieder die Datei mit dem Adventskalender auf und verlinken beim ersten Türchen die Datei mit dem Inhalt des ersten Türchens
  • wiederholen Sie dies 23 Mal
  • speichern Sie die Adventskalender-Datei als PowerPoint-Präsentation ab

Diese Schritte zeige ich Ihnen in dem folgenden Video:

https://youtu.be/exk09Da05nk

STICC – Ein effizientes Kommunikationstool für kritische Situationen

Wann ist STICC geeignet?

Wenn unter Zeitdruck Fehler passieren könnten, die umfangreiche Konsequenzen haben, dann hilft STICC dabei, effizient zu kommunizieren.

Wofür steht STICC?

  • Situation
  • Task
  • Intent
  • Concern
  • Calibrate

Wie viel Zeit muss ich einplanen, wenn ich diese Methode anwende?

Aus meiner Erfahrung: maximal 5 Minuten. STICC ist für den schnellen und zielgerichteten Austausch mit Kollegen geeignet. Zum Beispiel in einer 5-Minuten-Morgenrunde, die an einem Stehtisch stattfindet.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Wie ist Ihre Erfahrung mit diesem Tool? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar.

Fallbeispiel: Weniger Besprechungen mehr Freizeit

Das Ziel: Die 4-Tage-Woche

Ein Kunde von mir, Leiter eines Altenheims, überraschte mich mit einer klaren Zielvorstellung: Statt 6 Tage pro Woche wollte er zukünftig nur 4 Tage im Büro verbringen. Das war eine klare Ansage!

Seine Motivation dahinter: Er ist nebenbei noch Imker und braucht einfach mehr Zeit für seine Bienen. Die Familie hatte sich beschwert, dass er kaum noch zu Hause ist.

Er selbst merkte aber auch, dass es mit der Zeit immer mehr geworden ist und er an keinem Tag der Woche frei hat. Er springt von Besprechung zu Besprechung, zwischendurch viele Telefonate und der ganze Verwaltungsaufwand – er fragte sich sorgenvoll, wie lange er das noch durchhalten würde.

Die Lösung: 4 verschiedene Strategien

Zuerst habe ich mir seinen Kalender angesehen. Der war tatsächlich ziemlich voll. – Nicht ungewöhnlich für eine Führungskraft in dieser Position.

Strategie 1: Protokoll statt Besprechungen

Wir sind jeden einzelnen Termin durchgegangen und ich habe immer gefragt, ob er da auch wirklich teilnehmen muss, oder ob ihm das Protokoll reichen würde. Es stellte sich heraus, dass er bei den Besprechungen mit den anderen Leitungskräften eigentlich nur teilnimmt, weil er der Chef ist. Wirklich beitragen kann er nichts, da die Kollegen ihre Themen untereinander klären. Er kam sich selbst häufig komisch vor bei diesen Terminen.

Die Lösung war also, dass er zukünftig nur noch das Protokoll liest.

Strategie 2: Kurze Auskunft statt ausführliche Beratungstermine

Als Leiter des Altenheims muss er natürlich dafür sorgen, dass die Einrichtung immer ausgelastet ist. Daher führt er laufend Beratungsgespräche mit Angehörigen, die Ihre älteren Familienmitglieder in seiner Einrichtung unterbringen möchten. Diese Gespräche dauern mindestens eine Stunde. Ich wurde stutzig. Kurz vorher hatte er mir noch berichtet, dass sie frühestens in einem halben Jahr wieder einen Platz frei haben. D.h. am Ende der Beratungsgespräche konnte er den Angehörigen keine Hoffnung machen, dass es schnell gehen könnte.

Ich habe ihm empfohlen, bereits am Telefon deutlich zu machen, wie lang die Wartezeit aktuell ist und die Beratungsgespräche auf einen Zeitpunkt zu verschieben, wenn es konkreter absehbar ist, dass er eine Person aufnehmen kann.

Strategie 3: Telefonate bündeln

Das Altenheim war Teil einer größeren Organisation. D.h. der Leiter hatte wiederum einen Vorgesetzten. Dieser Chef rief mehrmals täglich an, um verschiedene Punkte zu besprechen. Eigentlich immer, wenn ihm etwas einfiel. Das hat zu häufigen Unterbrechungen beim Leiter des Altenheims geführt. So hat er viele Dinge immer wieder angefangen und doch nicht zu Ende gebracht. Eine Aufgabe, die eigentlich in einer Stunde erledigt gewesen wäre, zog sich so den ganzen Tag hin. Er gab auch zu, dass er am Samstag, wenn er alleine im Büro ist und das Telefon nicht klingelt, manchmal mehr schafft, als die ganze Woche zuvor.

Er hat seinen Chef angerufen und sie haben sich darauf verständigt, dass sie nur 1x am Tag miteinander sprechen und jeder seine Themen bis dahin sammelt.

Strategie 4: Bürozeiten verkürzen

In unserem Coachinggespräch stellte sich auch heraus, dass die Bürokraft nur halbtags tätig ist und er als Leiter verschiedene Aufgaben am Nachmittag erledigt, die zu dem Aufgabengebiet gehören. Besonders in Erinnerung geblieben ist mir, dass Bewohner Taschengeld ausgezahlt bekommen, um z.B. zum Frisör gehen zu können. Diese Auszahlungen nehmen einige Zeit in Anspruch, da dies natürlich auch genutzt wird, ein kurzes Gespräch zu führen.

Wir haben vereinbart, dass die Bürozeiten auf den Vormittag begrenzt werden. So hatte er am Nachmittag mehr Zeit für seine Leitungsaufgaben.

Umstellung mit Sicherheitsnetz

Bei unserem nächsten Coachingtermin berichtete er mir, dass alles super funktioniert und er tatsächlich weniger Zeit im Büro verbringt. Ich habe ihm aber empfohlen, nicht sofort auf die 4-Tage-Woche zu gehen, sondern erstmal für ein paar Wochen freitags von zu Hause zu arbeiten. An diesem Homeoffice-Tag kann er mehr schaffen (weil er weniger unterbrochen wird) und die Mitarbeiter können sich daran gewöhnen, dass der Chef freitags nicht da ist. Aber zur Sicherheit ist er immer noch zu Hause erreichbar.

Am Ende hat er tatsächlich sein Ziel erreicht. Und dafür waren nur diese 4 einfachen und sofort umsetzbaren Maßnahmen ausreichend.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden