Wie effizient sind Sie organisiert?

Wissen Sie, wie effizient Sie organisiert sind und ob Ihnen unter Umständen sogar kostbares Einsparpotenzial entgeht? Eine Antwort auf diese Fragen gibt Ihnen der neue Online-Effizienzrechner von MAPPEI.


Lassen Sie sich in drei einfachen Schritten berechnen, welcher Zeitgewinn und welches Einsparpotenzial mit dem MAPPEI-System erreicht werden kann.


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Unternehmens-Wiki

Der perfekte Ort für Ihr Wissen

Stellen Sie sich einmal vor, Sie hätten eine zentrale Stelle für Ihr gesamtes Firmen-Know-how. Ihre Mitarbeiter würden gewünschte Informationen finden ohne einen anderen Kollegen fragen zu müssen, Ihre Mitarbeiter hätten einen Ort wo sie Ihre eigenen Ideen aktiv in das Unternehmen einbringen könnten. Informationen und neues Firmenwissen könnte ganz einfach verteilt werden und stünde jedem Mitarbeiter ohne zeitliche Verzögerung zur Verfügung.

Das Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters ist wertvoll. Ein Unternehmens-Wiki hilft dabei, dass alle von diesem Wissen profitieren.

In den letzten Monaten haben auch Sie bestimmt erfahren müssen, dass Ihre traditionelle Unternehmenssoftware, wie zum Beispiel Ihr Dokumenten Management System, an den aktuellen Herausforderungen scheitert. Sie brauchen weitere oder anderen Lizenzen um extern auf Ihre Daten zugreifen zu können. Das ist nicht nur mit viel Geld, sondern auch mit Zeit verbunden. Es muss neue Hardware angeschafft werden, die entsprechende Software muss installiert und die Mitarbeiter müssen geschult werden. 

Gerade wenn viele Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice oder an verteilten Standorten arbeiten, steigt die Anzahl der internen Nachfragen, ob per E-Mail oder Telefon, extrem. Diese Zeit mindert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Insbesondere die Know-how-Träger, die schon lange im Unternehmen sind, wissen von was ich spreche. 

Die Menschen sind es mittlerweile aus dem privaten Bereich gewöhnt im Internet zu recherchieren. Mit einem Unternehmens-Wiki geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Plattform und die Chance um Informationen auch zu finden.  

Erfahrungsgemäß kommt gerade Ihren neuen bzw. jungen Mitarbeiter mit einer gewissen „Google Mentalität“ ein Unternehmens-Wiki besonders entgegen. 

Beispiel für ein Unternehmens-Wiki

Aus den folgenden Gründen sollten Sie ein Unternehmens-Wiki einsetzen:

  • Anstatt alleine im Homeoffice können Ihre Mitarbeiter im Unternehmens-Wiki gemeinsam mit anderen zusammenarbeiten.
  • Das Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters ist wertvoll. Ein Unternehmens-Wiki hilft dabei, dass alle von diesem Wissen profitieren.
  • Jede Information, die ein Mitarbeiter im Unternehmens-Wiki findet, ohne einen Kollegen fragen zu müssen führt zu mehr Produktivität.
  • Wichtige Informationen müssen nicht per E-Mail „an alle“ versendet werden, sondern stehen auf der Hauptseite jedem sofort zur Verfügung.

Welche Kosten entstehen Ihnen?

  • Es gibt professionelle Open Source Lösungen für die keine Lizenz- und Wartungsgebühren entstehen!
  • Für die Installation entstehen in der Regel ein Aufwand von 2 bis 3 Tagen.
  • Es muss keine weitere Software auf den Arbeitsplätzen installiert werden, der Internet Browser genügt.
  • Eine Unternehmens-Wiki ist intuitiv bedienbar. Somit entstehen keine Schulungskosten.
  • Für die von mir empfohlene Open Source Lösung stelle ich meinen Kunden kurze Schulungsvideos zur Verfügung. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit noch einmal kurz nachzuvollziehen, wie ein bestimmter Schritt funktioniert. 
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Über den Autor

Steffen Rehfuß

Nach dem Maschinenbaustudium mit dem akademischen Abschluss Dipl.-Ing. (FH) bin ich 1998 direkt in den Vertrieb von CAD-Software und den entsprechenden Dienstleistungen bei verschiedenen CAD-Anbietern eingestiegen. Nach 12 Jahren im CAD Bereich wechselte ich in die ERP Branche bei der abas Projektierung GmbH (heute abas Software GmbH). Ab 2013 war ich bei der abas GmbH & Co. KG als Bereichsleiter Kundenvertrieb tätig.

Seit Januar 2020 bin ich mit dem Betrieb SALES MENTORING in folgenden Bereichen selbständig tätig:

  • Lösungen rund um das Thema Vertrieb
    • Mehr Umsatz mit bestehenden Kunden
    • Gewinnung von neuen Kunden
    • Transparenz im Vertrieb
  • Open-Source-Software Lösungen (Beratung und Einführung)
    • CRM (Kundenbeziehungsmanagement)
    • Unternehmens-Wiki (Firmenwissen dokumentieren und zur Verfügung stellen)

Mein Angebot für Sie: 

Wir setzen uns 20 Minuten zusammen, gerne auch per Videokonferenz oder Telefon und sprechen über den Nutzen und die Einführung Ihres Unternehmens-Wikis.

Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit mir.

SALES MENTORING | Hornbergweg 4a | D-76571 Gaggenau

Tel.: +49 7225 9704081 | Mobil: +49 163 3943007

E-Mail: steffen.rehfuss@sales-mentoring.de

Web:   www.sales-mentoring.de

Praxisbeispiele:

Wie arbeitet Martin Hofmann (GF) mit seinem Unternehmens-Wiki: https://youtu.be/oSods6sDXak

Wie Nadine Ortega (Administration) das Unternehmens-Wiki einsetzt : https://youtu.be/xDeTLTB440s


Projektmanagement-Methoden: Lohnt sich das?

Lohnt sich die ganze Mühe?

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie wirklich Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- bzw. Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten. 
Es sieht doch nach viel zusätzlicher Arbeit aus und bisher lief es doch auch…
Ich verstehe Ihre Zweifel.

Eine Studie bringt die Wahrheit ans Licht
Tatsächlich werden viele notwendige Projektmanagement-Techniken in kleinen Unternehmen nicht angewandt, wie eine Studie der Universität Bamberg ergeben hat. 
Demnach werden nur manchmal die Projektziele schriftlich festgehalten und die Aufgaben und Ressourcen geplant. 
Lediglich ein Projektzeitplan wird etwas häufiger erstellt. So wundert es nicht, dass nur die Einhaltung der Termine regelmäßig überprüft wird, die Einhaltung der Kosten und der Qualitätsziele dagegen nur selten im Projektverlauf analysiert werden. 
Auch ein proaktives Einleiten von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen findet tatsächlich nicht statt. 
Insgesamt werden bei kleinen Unternehmen nur selten standardisierte Vorlagen und Checklisten zur Planung und Umsetzung von Projekten eingesetzt. 
Zusammenfassend kann man also feststellen, dass bei kleinen Unternehmen noch ein großes Potenzial besteht, Projekte effizient zu managen. 

Sie sollten sich also nicht fragen, ob Sie Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- und Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten, sondern wie Sie diese Techniken sinnvoll für sich nutzen können, um professioneller zu werden.

Klicken Sie einfach auf die folgenden Links und sehen sich selbst die Studien an:

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Projektmanagement_KMU_BBB_160.pdf

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Reifegrad_des_Projektmanagements_BBB_159_.pdf



Zitate zum Projektmanagement

In Zitaten steckt viel Wahrheit. Zitate regen zum Nachdenken an. Zitate bringen es auf den Punkt.

Das geht mir durch den Kopf, wenn ich ein gutes Zitat lese. Und ich verwende sie gerne in Präsentationen, um die Seminarteilnehmer auf ein Thema einzustimmen, oder wichtige Aussagen zusammenzufassen.

Zum Thema Projektmanagement habe ich ein paar Zitate gesammelt. – Aber es sind dann doch etwas mehr geworden…

Daher habe ich sie zu verschiedenen Themenschwerpunkten zusammengefasst.

Schauen Sie doch einfach mal rein und hinterlassen im Kommentar, welches Zitat Ihnen besonders gut gefallen hat.


Sie sehen Verbesserungspotenzial und möchten Ihre Projekte besser managen?

Dann sehen Sie sich doch einfach meine Online-Produkte an:

Praxisleitfaden Projektmanagement

Kreativ in Projekten

Projekte effizient managen

Projektmanagement in kleinen Betrieben

Irrtum: Projektmanagement ist nur etwas für große Unternehmen

In großen Unternehmen kann man eine regelrechte Projekt-Kultur entdecken. Es gibt ein Fachteam, das für die Koordination von vielen verschiedenen Projekten zuständig ist, einen Multiprojektmanager, mehrere Projektleiter, viele Standards und Vorlagen und im ganzen Unternehmen werden täglich viele Projekte parallel bearbeitet.

In kleinen Betrieben gibt es dies alles nicht. Da macht man einfach und irgendwie klappt es schon. Viele denken, dass ein professionelles Projektmanagement nur etwas für „die ‚Großen“ ist.

Falsch gedacht.

In kleinen Betrieben werden Projekte unbürokratisch angegangen, aber leider auch eher unstrukturiert. Besser wäre es, wenn „die Kleinen“ von „den Großen“ einiges abgucken würden.

Leicht verständlich und schnell umsetzbar

Eigentlich müsste ich Ihnen jetzt dazu raten, eine Ausbildung zum Projektmanager zu absolvieren. Aber das ist zeitaufwändig und kostenintensiv und daher nicht für kleine Betriebe leistbar.

Daher gebe ich Ihnen immer wieder Tipps weiter und stelle Ihnen Methoden vor, die Sie auch in einem kleineren Unternehmen einfach umsetzen können.

Inzwischen sind eine ganze Reihe an Videos, Blog-Artikeln und E-Books zusammengekommen. Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, habe ich jetzt alles in einem Whitepaper zusammengefasst.

In diesem Whitepaper Projektmanagement habe ich auf 14 Seiten alles kurz und knapp zusammengefasst und auf meine bisherigen Beiträge, Videos und E-Books verlinkt.

Ich beginne mit der Frage, was überhaupt ein Projekt kennzeichnet und zeige Ihnen, wie Sie die wichtigsten Punkte zu Beginn zusammenfassen.

In einer großen Übersicht habe ich alle Tipps zum Thema Aufgabenplanung zusammengetragen.

Aber auch die Projektbesprechungen und die Zusammenarbeit im Team sind wichtig.

Zum Schluss komme ich noch zum Thema „Dokumentation“.

Ich gehe auch auf agile Projektmanagement-Methoden ein.

Mein Whitepaper Projektmanagement können Sie hier kostenlos herunterladen:

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen in Ihrem Arbeitsbereich. Gerne dürfen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel hinterlassen.

Projektmanagement mit OneNote

Projektmanagement mit OneNote? – Ja, das geht!

OneNote ist sicherlich nicht das erste Tool, das einem in den Sinn kommt, wenn man ein Projekt starten will. Es gibt professionelle Projektplanungstools, wie z.B. MS Project oder ProjectLibre. Die Zusammenarbeit im Projektteam kann man auch sehr gut in Teams organisieren. Ansonsten sind ein paar Vorlagen hilfreich und eine Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk, sodass die erstellten Dateien (Word, Excel, PowerPoint usw.) dort abgelegt werden können.

OneNote bietet aber noch ganz andere Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit im Projekt zu vereinfachen.

Im digitalen Notizbuch können gut Ideen gesammelt und von allen kommentiert werden. Außerdem können alle wichtigen Informationen zusammengestellt und strukturiert werden. So müssen sich die Teammitglieder nicht durch undurchsichtige Ordnerstrukturen quälen.

Perfekt geeignet ist OneNote für die regelmäßigen Besprechungsprotokolle in denen Aufgaben sofort in Outlook-Aufgaben umgewandelt und delegiert werden können. So muss nicht mehr jeder mitschreiben, was er bis wann tun soll.

Für welche Projekte ist OneNote geeignet?

Ich selbst würde große Projekte, bei denen viele Abteilungen beteiligt sind in professionellen Projektmanagement-Tools planen. Trotzdem kann OneNote dann eine Ergänzung zum Informationsaustausch sein.

Kleine Projekte können Sie auch komplett in OneNote planen, dokumentieren und abwickeln.

Probieren Sie es einfach einmal aus und sehen Sie selbst, was für Sie und Ihr Team gut funktioniert.

Ein Beispielprojekt stelle ich Ihnen hier vor:

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Wie Sie in OneNote ein Kanban-Board erstellen

Aus dem agilen Projektmanagement

Was eine Kanban-Tafel ist, kann man bei Wikipedia nachlesen:

Eine Kanban-Tafel ist ein Werkzeug zur Umsetzung der Kanban-Entwicklungsmethode, mit der man den Produktionsprozess unterstützen kann.

Kanban-Tafeln sind eine Variante der traditionellen Kanban-Karten. Anstelle der Signalkarten, die Nachfrage oder Kapazität symbolisieren, werden bei der Tafel Magnete, Plastikchips, farbige Metallringe oder Post-Its verwendet, um Arbeitselemente darzustellen.[1] Jedes dieser Objekte repräsentiert einen Teil in einem Herstellungsprozess und durchläuft Abschnitte der Tafel. Seine Bewegungen korrespondieren mit dem Fertigungsprozess.[2] Die Tafel ist normalerweise in drei Abschnitte unterteilt: „anstehend“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“. Die Objekte werden von Mitarbeitern in die jeweils aktuellen Bereiche auf der Tafel bewegt.[3]

Wikipedia.de

Ein Kanban-Board eignet sich auch gut für kleinere Projekte oder Maßnahmen, die nicht im Detail durchgeplant werden müssen. Das Board habe ich bereits in diesem Beitrag vorgestellt.

Oft empfehle ich meinen Kunden, das Board tatsächlich als Whiteboard anzulegen und dort mit Notizzetteln zu arbeiten. Es macht einfach Spaß gemeinsam davor zu stehen, über die Zettel zu sprechen und sie von einer Spalte in die nächste zu verschieben.

Wer lieber mit einem digitalen Board arbeiten möchte, der kann auch Trello oder Taskworld dafür nutzen.

Eine weitere und sehr einfache Möglichkeit bietet auch Ihr digitales Notizbuch:

Das Kanban-Board in OneNote

Für das Board benötigen Sie lediglich eine Tabelle mit 4 Spalten.

Die „Karten“ sind die einzelnen Tabellenzellen. Dort schreiben Sie den Text hinein.

Diesen Text können Sie dann von einer Spalte in die nächste verschieben.

Tipp: Wenn eine Idee zur Aufgabe wird, wandeln Sie diese in eine Outlook-Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche in OneNote um und weisen Sie diese Aufgabe dem betroffenen Kollegen zu. So hat der Kollege diese Aufgabe sofort in seiner Aufgabenliste in seinem Outlook.

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Effizient mit großen Dokumenten arbeiten

Viele Dateien, Probleme mit den Formatierungen – STRESS

Ist es mal wieder Zeit, den Geschäftsbericht zu erstellen? Oder einen Quartalsbericht, der wegen der Corona-Krise dieses Mal besonders umfangreich wird? Oder einen Projektabschlussbericht?

Egal, um welche Art es sich handelt, es gibt immer wieder die gleichen Probleme: Mehrere Abteilungen erstellen umfangreiche Word-Dokumente mit Zahlen und Erläuterungen, die Ihnen kurz vor dem Abgabetermin zugemailt werden und Sie versuchen alle Inhalte in eine umfangreiche Word-Datei zusammenzubringen, sodass auch die Formatierungen der Überschriften, Seitennummern und Kopfzeilen passen.

Das kostet Zeit und Nerven und wird richtig stressig, wenn dann Ihr Chef meint, es müsste die Reihenfolge geändert werden.

Aber das geht auch einfacher und effizienter.

Zentral- und Filialdokumente

Ein Zentraldokument enthält Verknüpfungen zu einer Gruppe von zusammengehörigen Filialdokumenten. Verwenden Sie ein Zentraldokument, um ein umfangreiches Dokument zu organisieren und zu verwalten, indem Sie es in kleinere, einfacher zu handhabende Filialdokumente aufteilen.

Ein Filialdokument wird von der jeweiligen Abteilung mit Inhalten gefüllt.

In dem Zentraldokument können Sie für alle Filialdokumente ein Inhaltsverzeichnis, einen Index, Querverweise und Kopf- bzw. Fußzeilen erstellen.

Wie das genau funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Eine Anleitung können Sie auch hier herunterladen:

Mit einem Klick einen Besprechungstermin finden

15 Kollegen aus 12 Abteilungen, meistens Abteilungsleiter, und der Geschäftsführer. Ein Strategiemeeting noch in diesem Monat. Sie sollen mal eben schnell einen gemeinsamen Termin dafür finden. Kein Problem – oder?

Sie denken sich jetzt vielleicht „es gibt keine Probleme, nur Herausforderungen“. Gut, dann aber eine Herausforderung – oder?

Wie Outlook Sie dabei unterstützt, einen Besprechungstermin zu finden

Sie könnten nun drei mögliche Termine (die beim Geschäftsführer passen) festlegen und den Teilnehmern eine Mail mit diesen Terminanfragen schicken. Danach sammeln Sie alle Antworten, haken bei einigen Kollegen, die sich noch nicht gemeldet haben, nach und hoffen, dass einer der Terminoptionen passt. Das kostet Zeit und Nerven.

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Oder Sie nutzen Outlook dafür.

  1. Sie erstellen einen beliebigen Termin im Kalender. Dieser Termin kann auch sehr kurzfristig sein. Sie werden später einen passenden finden.
  2. Zu diesem Termin laden Sie über die entsprechende Schaltfläche die Teilnehmer ein.
  3. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Terminplanungsassistent„.
  4. Nun sehen Sie wann wer bereits verplant (blauer Balken) oder abwesend (lila Balken) ist. Weiße Zeiträume sind verfügbar.
  5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „AutoAuswahl„. Outlook sucht nun einen Termin, an dem alle Zeit haben.

Sollte es keinen gemeinsamen Termin in diesem Monat geben (sondern wegen der Urlaubszeit erst im Herbst), verschieben Sie den Termin mit der Maus auf einen Zeitpunkt, an dem die meisten Teilnehmer Zeit haben und sprechen die, die eigentlich schon verplant sind an, ob es möglich wäre, dass sie den anderen Termin verschieben.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass alle Kollegen ihren Kalender in Outlook pflegen. Aber das ist ja wahrscheinlich sowieso selbstverständlich.

Wie Sie mit Outlook Aufgaben delegieren und im Blick behalten

„Herr Müller, machen Sie sich mal Gedanken zu …“

„Man müsste mal…“

Wer kennt solche Sätze nicht?

Oft genug delegieren Chefs Aufgaben an ihre Mitarbeiter „zwischen Tür und Angel“ und glauben, dass dies ausreicht, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Die Erfahrung zeigt aber, dass es so nicht funktioniert.

Was Sie beim Delegieren von Aufgaben beachten sollten

Bitte nehmen Sie sich Zeit.

Zeit, um das Ziel der Aufgabe zu erklären. Zeit, um genauer zu beschreiben, wie das Ergebnis präsentiert werden soll. Zeit, um einige Eckpunkte zu benennen, sodass für Ihren Mitarbeiter klar ist, was zur Aufgabe dazu gehört und was nicht. Zeit, um einen zeitlichen Rahmen festzulegen und evtl. Zwischenergebnisse zu benennen. Und Zeit, um Fragen Ihres Mitarbeiters zu klären.

Und nehmen Sie sich bitte auch die Zeit, um nach ein paar Tagen beim Mitarbeiter nachzufragen, ob er gut voran kommt, oder es Probleme oder Fragen gibt.

Meine persönliche Erfahrung ist: Wenn der Chef später nicht mehr nach der Erledigung der Aufgabe fragt, entsteht beim Mitarbeiter der Eindruck, dass es gar nicht wichtig ist und das Ergebnis nicht interessiert.

Effizient Aufgaben über Outlook delegieren

Ich beobachte bei meinen Kunden, dass Chefs auch gerne Aufgaben per Mail delegieren.

So wird z.B. eine empfangene Mail an den Mitarbeiter weitergeleitet mit einem kurzen Kommentar oder einer Handlungsaufforderung.

Ich habe es auch schon erlebt, dass die Geschäftsführerin eines mittelständischen Betriebes einfach bei der Beantwortung von Mails ihre Sekretärin in „CC“ genommen hat und damit war für sie klar, dass sich die Sekretärin um alles kümmert. – War es aber nicht.

Allzu oft verlieren die Vorgesetzten auch den Überblick darüber, an wen sie wann welche Aufgabe delegiert haben und bis wann das fertig sein sollte. Als Lösung werden dann gerne umfangreiche Excel-Listen angelegt. Diese Liste aktuell zu halten kostet viel Zeit und ist keine effiziente Vorgehensweise.

Viel sinnvoller ist es aus meiner Sicht, Outlook dafür zu nutzen.

So können Sie ganz einfach eine Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen. Diese Aufgabe landet dann nicht nur bei Ihrem Mitarbeiter in der Aufgabenliste, sondern eine Kopie davon auch bei Ihnen. So behalten Sie den Überblick, können termingerecht nachhaken und das alles ohne zusätzlichen Aufwand und unnötigen Listen.

Wenn Ihr Mitarbeiter dann die Aufgabe als erledigt kennzeichnet, erhalten Sie darüber automatisch eine Mail.

Mein Tipp: Bevor Sie diese Möglichkeit nutzen, sprechen Sie im Team darüber, damit alle mit dieser Funktion in Outlook vertraut sind.

Wie Sie Aufgaben in Outlook delegieren, erkläre ich in diesem Video:

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