Die schlechte Nachricht vorweg: Es kostet dich Zeit. Die gute Nachricht: Du musst die Vorlage nur 1x erstellen und kannst sie dann für verschiedene Projekte und Projektphasen immer wieder nutzen.
Wenn du nicht viel Zeit hast, dann füge auf deine Folie einfach eine Tabelle ein. So kannst du schnell die Größe der einzelnen Felder anpassen. Aber Vorsicht: Eine Tabelle kann in PowerPoint nicht animiert werden.
Etwas aufwändiger, weil fummeliger, ist es, wenn du einzelne Rechtecke zeichnest und sie exakt anordnest. Diese lassen sich dann aber animieren.
Mir gefällt der Project Canvas wirklich gut, aber für die Inhalte wird dann die Schriftgröße sehr klein und somit kann man es nicht wirklich gut über den Beamer präsentieren. Daher habe ich noch eine Alternative ausprobiert, bei der man mehr Platz und somit eine größere Schrift hat.
Mehr dazu in diesem Video:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2019-09-25 14:59:292019-09-27 08:43:13Wie du ein Project Canvas in PowerPoint erstellst und animierst
Ein Project Canvas ist ein visuelles Instrument des Projektmanagements. Es hilft beim Design neuer bzw. beim Re-Design bestehender Projekte. Das Instrument ist besonders nützlich für interdisziplinäre Gruppen, die vor oder während eines Projekts ein gemeinsames Verständnis erlangen wollen. […] Basierend auf der visuellen Metapher einer „Reise durch das Unbekannte“ umfasst der Project Canvas alle Bausteine, die wichtig zu wissen sind, bevor ein Projekt gestartet oder fortgesetzt werden kann. Für jeden Baustein gibt es Fragen, die helfen diesen Baustein zu definieren. Quelle: Wikipedia
Wann erstelle ich ein Project Canvas?
Ideal ist es, wenn man sein Projekt mit dieser Übersicht startet. D.h. ein Project Canvas hilft dabei, den Projektantrag zu stellen, weil man mit Hilfe der Fragen alle Aspekte beleuchtet.
Ein Project Canvas kann auch gut beim ersten Auftakt-Workshop eingesetzt werden. Dann werden die Fragen mit allen Teammitgliedern zusammen beantwortet, sodass es ein gemeinsames Verständnis von dem Ziel, den Herausforderungen oder auch Rahmenbedingungen gibt.
Mit einem Project Canvas kann man sich aber auch immer einmal wieder zwischendurch einen Überblick über den Stand der Dinge verschaffen. Aus meiner Sicht macht es auch Sinn, wenn das Projekt bereits seit einigen Monaten läuft, zu prüfen, ob der Auftraggeber immer noch die selben Anforderungen und Erwartungen an das Projekt hat, wie zu Beginn. Häufig ändert sich die Fokus mit der Zeit.
In welchem Rahmen erstelle ich ein Project Canvas?
Diese Methode eignet sich hervorragend, um sie gemeinsam in einem Workshop zu nutzen. Am Besten wird ein großes Plakat an die Wand gehängt und die Inhalte auf Haftnotizzettel geschrieben und aufgeklebt.
Wo gibt es Vorlagen?
Ein Einführung in das Thema gebe ich in dem folgenden Video.
Im Video verweise ich auf Over the Fence (zur Webseite hier klicken). Unter dem Menüpunkt „Tools“ kann man das Buch und die Fragekarten bestellen.
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2019-09-23 09:07:382019-09-23 09:07:40Projekte neu denken mit Project Canvas
Wenn du alle vorhergehenden Videos und Artikel verfolgt hast und dein Projekt mit ProjectLibre, statt in Excel, geplant hast, dann bist du schon echt weit gekommen – oder?
Aber du bist noch nicht ganz fertig. Eine „Kleinigkeit“ fehlt noch.
Denn jetzt kommt der Feinschliff und dafür benötigst du nun noch etwas Zeit. Aber es ist elementar wichtig, damit dein Projekt erfolgreich läuft.
Bei der Kapazitätsplanung schaust du dir jetzt an, zu wie viel Prozent du die einzelnen Kollegen deines Projektteams ausgelastet hast.
Hier kann sich jetzt wieder alles verschieben. Wenn du z.B. einen Kollegen an einzelnen Tagen zu 150, 200, oder sogar 250% verplant hast, musst du den Aufwand für die Aufgaben anders verteilen. Dadurch kann sich dann auch die Dauer der Aufgaben und falls die Aufgabe zum kritischen Pfad gehört, auch dein Projektende verschieben.
Die Kapazitätsplanung solltest du zu Beginn des Projektes durchführen, aber auch regelmäßig im Projektverlauf im Blick behalten. Wie du diese Informationen in ProjectLibre anzeigen lassen kannst erkläre ich in diesem Video:
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In den vorhergehenden Beiträgen und Videos habe ich dir Schritt-für-Schritt gezeigt, wie du in ProjectLibre dein Projekt professionell planen kannst. Damit haben wir aber nur eine Seite des magischen Dreiecks betrachtet.
Das magische Dreieck im Projektmanagement
Das magische Dreieck im Projektmanagement
Als Projektleiter solltest du immer folgende 3 Aspekte deines Projektes im Blick behalten: das Projektziel, der zeitliche Aufwand und dein Budget.
Wenn diese drei Punkte im Gleichgewicht sind, dann läuft dein Projekt gut. Ist dies nicht der Fall, dann kannst du die Gründe dafür auch im magischen Dreieck finden: entweder kommt ihr mit den zeitlichen Vorgaben nicht hin und müsst den Abschlusstermin verschieben, oder es wird alles teurer, als geplant, oder ihr erreicht die Projektziele nicht.
Deswegen ist es so wichtig, nicht nur die Aufgaben und Termine zu überwachen, sondern auch die Kosten.
Externe und interne Kosten
Du kannst in ProjectLibre deine externen Kosten planen und überwachen. Dies sind z.B.
Softwarelizenzen
Material
Reisekosten
Externe Berater
Dienstleister
Du denkst jetzt vielleicht „dafür reicht doch eine Excel-Liste“. Aber auch hier kann es wieder komplexer werden, als anfangs gedacht. Es gibt Kosten die fallen zu Beginn einer Aufgabe an, andere stehen in Relation zum Projektfortschritt und dann gibt es auch Kosten, die erst nach Abschluss einer Aufgabe oder eines Meilensteins berechnet werden. Wie du dies in ProjectLibre eingibst, zeige ich dir im folgenden Video.
Die internen Kosten dagegen werden häufig gar nicht betrachtet.
Meine Erfahrung ist, dass sich ein Projektbudget ausschließlich auf externe Kosten bezieht. Der Stundensatz eines Kollegen wird normalerweise nicht in die Projektkosten einbezogen. Aber wäre das nicht sinnvoll? Falls du auch die internen Kosten in deinem Projekt betrachten möchtest, kannst du selbstverständlich den Stundensatz der Kollegen in ProjectLibre erfassen. Mehr dazu im Video:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2019-09-12 09:18:592019-09-12 09:19:00ProjectLibre: So behältst du die Projektkosten im Blick
Dienstagmorgen, 8:00 Uhr, du bist gut gelaunt ins Büro gekommen, weil die Sonne scheint und bei der Arbeit gerade alles gut läuft. Du öffnest dein Outlook und siehst eine Mail mit roten Ausrufezeichen davor. Bereits der Betreff lässt vermuten, dass es keine gute Neuigkeit ist…
Ein Kollege aus deinem Projektteam schreibt dir, dass seine aktuelle Projektaufgabe nicht heute fertig wird, sondern erst nächste Woche. Er hatte einfach in den letzten Tagen zu wenig Zeit fürs Projekt, weil so viel dazwischen gekommen ist.
Aber STOP!
Bevor du jetzt in Panik gerätst, überprüfe doch erstmal, wie die Auswirkungen dieser Verschiebung der einen Aufgabe sich auf die folgenden Aufgaben und somit auf das Projektende auswirkt.
Vielleicht hast du ja bereits ausreichend Puffer eingeplant. Oder die nächste Aufgabe, die von der Fertigstellung dieser Aufgabe abhängt, beginnt sowieso erst in zwei Wochen.
Oder anders gesagt:
Nicht jede Aufgabenverschiebung gefährdet das Projektende.
Wie du in deinem mit ProjectLibre geplanten Projekt die eingeplanten Pufferzeiten schnell findest und die Auswirkungen auf andere Aufgaben herausfindest, das erkläre ich in diesem Video:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2019-09-10 08:10:342019-09-10 08:10:36Wie du durch Pufferzeiten zum entspannten Projektleiter wirst
Heute wagen wir uns in die Tiefen der Projektplanung vor.
Wenn du bisher gedacht hast, du könntest dein Projekt ja auch in Excel planen und bräuchtest keine professionelle Projektmanagement-Software, dann wirst du spätestens jetzt feststellen, dass du mit Excel an deiner Grenze kommen würdest, wenn du dieses Thema dort abbilden möchtest.
Aber beginnen wir erst mal damit, den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe zu erläutern.
Wenn du eine Projektaufgabe einplanst, legst du fest, wann sie beginnt und wann sie fertig sein soll. Beispielsweise sollst du eine neue Software testen. Dafür hast du 2 Wochen Zeit. Aber sitzt du wirklich 10 Tage jeden Tag 8 Stunden an dem Softwaretest? – Nein. Nehmen wir einmal an, es würde 25 Stunden dauern, bis du sämtliche Funktionen getestet hast. Dann beträgt die Dauer dieser Aufgabe 2 Wochen und der Aufwand beläuft sich auf 25 Stunden. Wie diese Stunden auf die einzelnen Tage verteilt werden, das zeige ich dir bei einem der nächsten Videos zum Thema Kapazitätsplanung.
Dass Aufwand und Dauer einer Aufgabe nicht dass selbe ist, hast du bereits bemerkt, als wir die Mitarbeiter den Aufgaben zugeordnet haben. Dort gab es zwei Varianten:
Ein weiterer Kollege kommt zur Unterstützung hinzu, sodass die Aufgabe früher fertiggestellt wird (der Aufwand blieb gleich), wie es z.B. beim Softwaretest der Fall wäre.
Ein weiterer Kollege kommt mit zur Messe, um am Messestand zu unterstützen. Dadurch bleibt die Dauer gleich, aber der Aufwand verdoppelt sich, weil nun 2 Mitarbeiter gleichzeitig mehrere Tage am Messestand sind.
Wie du dies in deiner Projektplanung mit ProjectLibre berücksichtigst erkläre ich dir in diesem Video:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2019-09-06 08:30:152019-09-06 08:30:17Kennst du den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe?
Vielleicht hast du dich schon gefragt, warum du deine Projekte nicht einfach weiterhin in Excel planen kannst, sondern ein professionelles Projektmanagement-Tool nutzen solltes, wie z.B. ProjectLibre.
Ich gebe zu, wenn du einfach nur ein paar Aufgaben mit Start- und Fälligkeitsdatum auflistest, dann reicht Excel vollkommen aus.
Aber läuft dadurch dein Projekt gut?
Oder gibt es im Laufe der Zeit dann doch einige Schwierigkeiten?
Wenn Aufgaben nicht rechtzeitig fertig werden, dann könnte es daran liegen, dass du vergessen hast zu berücksichtigen, dass ein Teammitglied ein paar Tage Urlaub hat. Oder dass es einige Feiertage gibt (wie z.B. im Mai und Juni), oder weil eine ganze Abteilung wegen Umzug einige Tage nicht arbeitsfähig ist.
Diese Dinge passieren. Aber wie kannst du das in deiner Excel-Tabelle berücksichtigen? Ehrlich: Das ist nicht so einfach.
Wenn du aber ProjectLibre für deine Projektplanung nutzt, dann kannst du genau diese Informationen ganz einfach erfassen und sie werden automatisch bei der Planung berücksichtigt.
Wie das geht, erkläre ich dir in diesem Video:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2019-09-04 17:52:322019-09-04 17:52:33Wie du Feiertage, Urlaubstage und Arbeitszeiten bei deiner Planung in ProjectLibre berücksichtigst
In ProjectLibre gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Abhängigkeiten von Aufgaben darzustellen. Einen ersten Einblick bekommst du in den vorherigen Blogartikel zur Aufgabenplanung.
Jetzt wird es aber noch detaillierter. Stell dir vor, du planst eine Veranstaltung, wie z.B. ein Seminar. Dann gibt es einige Dinge vorher zu erledigen. Ein Teil der Aufgaben muss bis zum Seminarbeginn fertig sein. D.h. die Abhängigkeit der Aufgaben ist, dass sie alle gleichzeitig enden. Falls du aber noch Teilnehmerunterlagen drucken möchtest, dann endet diese Aufgabe nicht direkt mit den anderen, sondern 2 Tage vorher, weil der Copyshop auch noch mind. 1 Tag benötigt. Du siehst, jetzt wird es spannend und es kommt auf eine wirklich gute Planung an, damit alles rechtzeitig fertig wird.
Wie das geht, zeige ich dir in diesem Video:
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Heute sehen wir uns die Planung der Aufgaben genauer an.
In dem folgenden Video lernst du, wie du die Dauer einer Aufgabe ganz einfach eingeben kannst (t = Tage, m = Monat, w =Woche).
Außerdem zeige ich dir, wie du die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander setzen kannst. Welche Aufgabe muss erst fertig sein, damit die nächste beginnen kann?
Du erfährst, wie du ganz leicht einen Meilenstein einfügst und alle Aufgaben, die bis zu diesem Meilenstein erledigt werden müssen, in einer Phase zusammenfasst. So sorgst du für mehr Überblick in deiner Aufgabenliste.
Aber bei der Projektplanung geht es ja nicht nur darum, Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Im nächsten Schritt ordnest du die Aufgaben deinen Projektteammitgliedern zu. Ich zeige dir, wie du dein Projektteam in ProjectLibre erfasst und dabei auch eingibst, zu wie viel Prozent sie deinem Projekt zur Verfügung stehen. Denn nicht jeder Kollege wird zu 100% für dein Projekt abgestellt sein.
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Heute starte ich eine 8-teilige Reihe, in der ich ProjectLibre vorstelle.
Vorab ein kurzer Hinweis: Diese Reihe und die Erklärvideos sind nicht für professionelle Projektmanager gedacht und auch nicht für diejenigen unter euch, die bereits erfolgreich mit MS-Project arbeiten.
Wozu brauche ich ein besonderes Projektmanagement-Tool? Ich habe meine Excel-Liste.
Du hast bereits einige kleinere Projekte bearbeitet? Prima. Wie hast du die Aufgaben, die im Rahmen deines Projektes erledigt werden müssen, aufgelistet und terminiert? In Excel? Gut.
Aber hat es auch gut funktioniert?
Der Start
Wie hat dein Projekt angefangen? Ich vermute, dein Chef kam auf dich zu und hat dir kurz erklärt, worum es geht. Und das du jetzt den „Hut auf hast“ für dieses Thema.
Dann hast du dir etwas Zeit genommen und eine kurze Liste erstellt, was zu tun ist. Dabei hast du bereits eine Reihenfolge der Aufgaben festgelegt und dir ein Fälligkeitsdatum überlegt.
Die Aufgabenplanung
Natürlich kannst du so ein Thema nicht ganz alleine bearbeiten und hast ein paar Kollegen aus anderen Abteilungen bzw. Aufgabenbereichen hinzugenommen. Dann habt ihr euch getroffen.
Während der Besprechung hast du den Kollegen erklärt, worum es geht und ihr habt die Aufgabenliste ergänzt. Jeder konnte sich einbringen. Die Fälligkeitstermine festzulegen war sicherlich nicht ganz einfach, weil jeder andere Vorstellungen dazu hatte.
Die Kapazitätsplanung
Gleich bei dem ersten Meeting stellt sich heraus, dass einige Aufgaben erst später bearbeitet werden können, weil ein Kollege in diesem Zeitraum 2 Wochen Urlaub hat.
Ein anderer Kollege ist auch mit vielen anderen Themen beschäftigt und kann sowieso nur max. 6 Stunden in der Woche in deinem Projekt mitarbeiten.
Die Probleme
Am Anfang warst du noch zuversichtlich und dachtest, das wird schon irgendwie funktionieren. Mit der Zeit stellst du fest, dass Aufgaben nicht termingerecht erledigt werden. Weil aber spätere Aufgaben davon abhängen, dass der Vorgänger fertig ist, verschiebt sich der Endtermin für dein Projekt immer wieder. Es geht nicht richtig voran.
Deine Excel-Liste wird mit der Zeit immer länger und so richtig den Überblick hast du, wenn du ehrlich bist, auch nicht mehr.
Professionalisiere deine Planung
Wenn du in der Vergangenheit öfters gemerkt hast, dass deine einfache Excel-Liste für deine Projekte nicht ausreichen und du viel Zeit in die Pflege dieser Liste steckst, dann wird es Zeit, dass du deine Projektplanung professionalisierst.
D.h. du benötigst eine Projektmanagement-Software. Hier kannst du
Deine Aufgaben mit Start- und Enddatum planen
Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben darstellen
Zwischen der Dauer der Aufgabe (in Tagen) und dem Arbeitsaufwand (in Stunden) unterscheiden
Die Verfügbarkeit der Projektmitglieder bei deiner Planung berücksichtigen (z.B. Urlaube, Dienstreisen, Feiertage)
Herausfinden, ob du deine Kollegen an einzelnen Tagen zu sehr verplant hast und dies korrigieren
Pufferzeiten erkennen (nicht jedes Mal, wenn eine Aufgabe ein paar Tage später fertig wird, verschiebt sich das Projektende)
Auf einem Blick erkennen, welches Projektmitglied welche Aufgaben erledigen soll
Das Budget für dein Projekt verwalten
Ganz einfach jeden Monat einen Projektstandsbericht erstellen.
Ein Projektmanagement-Tool ist sicherlich teuer und schwer zu erlernen
Nein.
Du kannst natürlich MS-Project einsetzen. Diese Software ist nicht ganz billig. Dazu kannst du auch noch ein mehrtägiges Seminar belegen, um den Umgang mit diesem Tool zu erlernen.
Aber wenn dir das zu zeitaufwändig und zu teuer ist, dann nutze doch einfach die kostenlose Variante: ProjectLibre In diesem Blog-Artikel zeige ich dir, wie du die Software herunterlädst und mit deinem Projekt startest. In den weiteren Teilen dieser Serie erkläre ich dir weitere Details. Die Videos sind ca. 15-25 min. lang. Insgesamt dauern die 8 Videos zusammen ca. 2,5 Stunden. Damit bist du gut gerüstet, um dein nächstest Projekt besser zu planen und somit noch erfolgreicher abzuschließen.
Aber Vorsicht: Die Software alleine macht noch keine gute Planung aus. Und es gibt auch keine Garantie, dass das Projekt ohne Probleme verläuft. Aber der Aufwand für dich, um dieses Projekt zu managen reduziert sich.
Los geht’s…
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2019-08-27 08:48:042019-08-27 08:48:05ProjectLibre - Installation und erste Schritte
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