Sagen Sie müden, brennenden und trockenen Augen am Bildschirm ade

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Ich freue mich über diesen Gastartikel von Barbara Brugger. Sie gibt uns wertvolle Tipps für unsere Augen, die in letzter Zeit durch die viele Bildschirmarbeit stark beansprucht wurden.

Hat Ihnen die Coronakrise nebst vielen anderen Herausforderungen auch diese enorme Ausweitung in die digitale Welt beschert?

Wir arbeiten im Homeoffice. Wir besprechen uns in Online-Meetings. Präsenzschulungen werden in Webinare umgewandelt. Mit Freunden und Familie treffen wir uns virtuell. Selbst die Oma geht zum 70. Geburtstag online, um mit ihren Lieben anzustoßen. Wer hätte sich das zu Beginn des Jahres träumen lassen?

Ein starrer Blick ist unnatürlich

Es ist nicht schwer zu erraten, dass viele Augen nun täglich strapaziert sind. Ständig fokussiert auf den Bildschirm oder das Smartphone zu schauen ist unnatürlich und strengt die Augen an. Sie ermüden, werden trocken, brennen oder röten sich. Sollten Sie feststellen, dass die Sicht nachmittags oder abends plötzlich nicht mehr so klar ist wie am Morgen, ist dies nicht ungewöhnlich. Doch keine Sorge, es bedeutet nich gleich, dass Sie eine stärkere Brille brauchen. Überanstrengte Augen verhindern, dass die Bilder vom Gehirn optimal verarbeitet werden. Sobald sie sich entspannen, verläuft der Sehprozess wieder normal und Sie haben freie Sicht.

Wie die Augenübungen wirken

Frisch und entspannt bleiben die Augen, wenn sie sich bewegen und abwechslungsreiche Reize wie hell-dunkel, nah-fern, starren-bewegen bekommen. Ein solcher Wechsel findet bei virtuellen Aktivitäten zu wenig oder gar nicht statt. Augentraining bringt den Augen sehr einfach und in komprimierter Form Impulse für Bewegung und die visuellen Reize, die sie brauchen. Mit einer Augenübung entspannen sich die Augen in wenigen Minuten und fühlen sich wieder erholt und angenehm an. Machen Sie gleich mit!

Übung: Die Augenmuskeln lockern

Halten Sie den Kopf während der Übung ruhig und bewegen Sie nur die Augen. Machen Sie die Augenbewegungen sanft und nur so weit, wie es sich angenehm anfühlt. Während Sie die Augen bewegen, achten Sie darauf weiterhin zu atmen.

Schritt 1

Bewegen Sie die Augen von links nach rechts.

Stellen Sie sich dabei eine horizontale Linie vor, der die Augen folgen.

3 bis 5mal wiederholen

Schritt 2

Bewegen Sie die Augen von oben nach unten.

Stellen Sie sich den Stamm einer hohen Palme vor, dem die Augen folgen.

3 bis 5mal wiederholen

Schritt 3

Kreisen Sie die Augen 2mal im Uhrzeigersinn und 2mal gegen den Uhrzeigersinn.

Stellen Sie sich dabei einen Vollmond vor, den die Augen umkreisen.

Mehrmals über den Tag verteilt

Sehr viele Menschen spüren sofort, wie wohltuend eine Augenübung wirkt. Wer im Tagesverlauf mehrfach eine Entspannungsübung für die Augen einbaut, kann lästige Beschwerden und eine Überanstrengung der Augen vermeiden. Die Augen fühlen sich dann auch abends noch entspannt und frisch an. Günstig ist es alle ein bis zwei Stunden eine Augenübung auszuführen, die ein bis drei Minuten dauert.

Kostenlose Augenübungen mit Videoanleitung

Viele Augenübungen sind schon nach einer Minute sehr erholsam. Zwei solche Übungen bekommen Sie auf meiner Webseite. Es handelt sich um eine Klopfmassage, mit der Sie die Augenmuskeln lockern und um eine entspannende Massage um den Augenbereich.

Auf die Augenübungen folgt ein 3-teiliger Minikurs mit weiteren Informationen zum Augentraining. Der Minikurs beinhaltet auch ein Experiment, bei dem Sie sehen, wie mit starrem Blick das Bild vor den Augen verschwindet. Probieren Sie es aus: www.stressfreisehen.de

Der 30-Sekunden-Quicktipp

Ihre Augen sind angestrengt und Sie haben eigentlich gar keine Zeit für eine Augenübung? Dann nutzen Sie diesen 30-Sekunden-Quicktipp, um sich Erleichterung zu verschaffen: Lehnen Sie sich zurück. Schließen Sie die Augen. Atmen sie dreimal tief durch.

Viel Spaß mit den Augenübungen und immer frische und entspannte Augen

wünscht Ihnen

Barbara Brugger

Über die Autorin

Mir liegt es am Herzen Menschen zu animieren digitalen Arbeit für die Augen abwechslungsreich und belebend zu gestalten. Klar, entspannt und beschwerdefrei zu sehen ist in unserer digitalisierten Welt nicht mehr selbstverständlich. Ich zeige Menschen mit unangenehmen Sehbeschwerden und Ängsten, die Sehkraft zu verlieren, wie sie die ihre Sehkraft erhalten und sich mit ihren Augen wirklich wohl fühlen. Meine Tätigkeitsfelder sind Online-Coaching, Online-Workshops und seit 25 Jahren Maßnahmen in der betrieblichen Gesundheitsförderung.

Kontaktdaten

Barbara Brugger

Franz-Liszt-Straße 8, 28209 Bremen

Telefon: 0421 4940462

Internetseite: www.stressfreisehen.de

Hier bekommen Sie kostenlos zwei Augenübungen mit Videoanleitung.

Effiziente Mitarbeitergespräche mit OneNote

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Als Führungskraft sollten Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche führen. Das können Jahresgespräche, Entwicklungsgespräche, Quartalsgespräche oder Zielerreichungsgespräche sein. Weitere Anlässe habe ich in diesem Artikel ausführlicher beschrieben.

Insbesondere während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter empfehle ich Ihnen als Führungskraft wöchentlich oder 14-tätig mit dem neuen Kollegen diese Gespräche zu führen. So erfahren Sie, ob die Einarbeitung gut funktioniert, ob der Mitarbeiter zufrieden ist, welche Erwartungen bisher nicht erfüllt wurden und welche Verbesserungsvorschläge er für Ihre Abteilung hat. Denn der neue Mitarbeiter bringt noch den Blick von außen mit und kann Ihnen wertvolle Hinweise geben.

Gesprächsprotokolle mit OneNote

In OneNote haben Sie die Möglichkeit beides zu kombinieren: Die laufende Themensammlung und das Protokoll.

Gehen Sie so vor:

Schritt 1

Legen Sie für sich ein Notizbuch an und geben dieses für Ihre Mitarbeiter frei. Schützen Sie die einzelnen Abschnitte, sodass nur der jeweilige Mitarbeiter auf seinen eigenen Abschnitt Zugriff hat.

Strukturieren Sie das Notizbuch, indem Sie Abschnitte anlegen. Jeweils ein Abschnitt für jeden Mitarbeiter und darüber hinaus z.B. die Abteilungsziele für dieses Jahr oder auch eine Überstundenstatistik.

Schritt 2

Legen Sie nun für jedes Quartalsgespräch eine Seite an und benennen Sie sie z.B. mit „Quartalsgespräch 30.03.2020“. Sie können sich ein eigenes Seitenlayout für die Quartalsgespräche gestalten und als Vorlage abspeichern.

Im Beispiel oben habe ich Tabellen zur Strukturierung der Inhalte eingefügt.

Schritt 3

Nun fügen Sie regelmäßig Notizen ein zu den Themen, die Sie im nächsten Gespräch ansprechen wollen. E-Mails können Sie ggf. einfügen, wenn Sie noch Rücksprachebedarf haben oder dazu ein Feedback geben möchten.

Auch der Mitarbeiter kann regelmäßig Notizen und Themen hinzufügen.

Während des Quartalsgesprächs nutzen Sie die Seite als roten Faden und gleichzeitig entsteht „wie von selbst“ das Protokoll.

Was bringt es?

Transparenz. Sowohl Sie, als auch ihr Mitarbeiter weiß, welche Themen im nächsten Gespräch angesprochen werden.

Zeitersparnis. Da die Gesprächsvorbereitung auch gleichzeitig das Gesprächsprotokoll ist. Außerdem müssen Sie für die Vorbereitung nicht mehr verschiedene Unterlagen zusammensuchen.

Klarheit im Kopf. Weder Sie, noch Ihr Mitarbeiter muss im Kopf behalten, was im nächsten Gespräch thematisiert werden sollte. Sie notieren es einfach in OneNote.

Dieser Artikel ist ein kleiner Ausschnitt aus meinem OneNote-Tutorial. In diesem E-Book erkläre ich die genannten und weitere Funktionen von OneNote. Jetzt bestellen und sofort durchstarten!

Das Besprechungsprotokoll: Papier oder digital?

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In meinem letzten Artikel bin ich darauf eingegangen, zu welchen Anlässen Mitarbeitergespräche geführt werden sollten und wie häufig dies geschieht. Jetzt geht es um die Dokumentationsform.

Warum Sie sich schriftliche Notizen machen sollten

Wie bereits im letzten Artikel erwähnt, gibt es in Ihrem Betrieb sicherlich vorgefertigte Formulare für die Dokumentation der jährlichen Zielvereinbarungsgespräche und für die Rückkehrgespräche nach längerer Krankheit oder Elternzeit. In der Regel wird die Durchführung dieser Mitarbeitergespräche von der Personalabteilung überwacht. In bestimmten Fällen wird die Dokumentation der besprochenen Maßnahmen auch zur Personalakte hinzugefügt.

Aber wie sieht es bei den Mitarbeitergesprächen aus, die Sie darüber hinaus regelmäßig durchführen sollten?

Dazu gibt es häufig keine Anforderungen an eine formale Form. Trotzdem lohnt es sich, ein paar Eckpunkte zu notieren. Das beugt späteren Streit vor. Außerdem helfen Ihnen diese Notizen, beim Jahresgespräch objektiver Ihre Mitarbeiter zu bewerten. Anhand der Protokolle der Mitarbeitergespräche können Sie auch die Entwicklung des Mitarbeiters beobachten.

So bereiten Sie sich auf das Gespräch vor

Jeder von Ihnen, also sowohl die Führungskraft, als auch der Mitarbeiter sollten eine Themenliste anlegen. Hier notieren Sie sich die Dinge, die Sie beim nächsten Termin ansprechen möchten.

Falls es zu viele Themen sind, dann priorisieren Sie. Einige Themen haben vielleicht auch Zeit bis zum übernächsten Termin.

Wenn Sie im letzten Mitarbeitergespräch Maßnahmen vereinbart haben, dann überlegen Sie sich, wie der aktuelle Stand der Dinge ist. Lassen Sie bitte diese Maßnahmen nicht im Sande verlaufen, sondern bleiben an den Themen dran.

Ihre Themenliste stellt den „roten Faden“ im Gespräch dar.

So protokollieren Sie das Gespräch

Machen Sie sich bitte während des Mitarbeitergesprächs Notizen. Halten Sie ggf. neue Maßnahmen fest. Haken Sie aber auch die Themen ab, die sich zur Zufriedenheit aller erledigt haben.

Führen Sie bitte nur ein einfaches Ergebnisprotokoll. Es bestehen keine besonderen Anforderungen an die Form.

Aufgaben, sollten Sie gesondert kennzeichnen und mit einem Fertigstellungstermin versehen.

Papierform oder digital?

Beides ist möglich und hat Vor- und Nachteile. Was gefällt Ihnen besser? Was passt eher zu Ihrer Arbeitsweise? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel.

Gesprächsnotizen auf Papier

Wenn Sie gerne mit Papier arbeiten und sich lieber handschriftliche Notizen machen, dann sollten Sie pro Mitarbeiter und Gesprächstermin eine Seite vorbereiten. Bei einer gut strukturierten Ablage könnte es tatsächlich sein, dass Sie sich schneller Notizen machen können, als bei einer Datei.

Sie könnten z.B. einen Collegeblock verwenden. Im Kopf-Bereich notieren Sie das Gesprächsdatum und den Mitarbeiternamen.

Darunter sammeln Sie vor dem Termin Ihre Themen, machen sich während des Mitarbeitergesprächs Notizen und notieren Ergebnisse.

Aufgaben könnten Sie mit Textmarker kenntlich machen. Vergessen Sie dabei bitte nicht, den geplanten Fertigstellungstermin hinzuzufügen.

Die Seiten sammeln Sie entweder in einem Ordner (mit Trennstreifen je Mitarbeiter) oder in einer Hängemappe (pro Mitarbeiter eine Mappe).

Digitale Gesprächsnotizen

Die gleiche Vorbereitung und Dokumentation können Sie natürlich auch digital erledigen. Dafür legen Sie z.B. eine Word-Datei pro Mitarbeiter an. Der Seitenaufbau könnte vergleichbar sein zu der Papiervariante.

Wenn Sie lieber mit Tabellen arbeiten, können Sie auch in Excel eine Datei pro Mitarbeiter anlegen und dann pro Gespräch ein Tabellenblatt. Oder Sie erstellen nur eine Excel-Datei, legen für jeden Mitarbeiter ein Tabellenblatt an und notieren dann fortlaufend die Gesprächsergebnisse (Datum des Gesprächs in die erste Spalte). In diesem Fall können Sie über eine Formel und der bedingten Formatierung deutlich machen, wenn eine Aufgabe noch nicht erledigt ist. Eine Anleitung dazu finden Sie hier (klick).

Eine weitere Möglichkeit wäre OneNote. In diesem digitalen Notizbuch können Sie pro Mitarbeiter einen Abschnitt anlegen und dann pro Gesprächstermin eine Seite. In OneNote finden Sie auch fertige Seitenvorlagen für Protokolle, oder Sie gestalten sich Ihr eigenes Seitenlayout. Aufgaben können Sie sofort als Outlook-Aufgabe an den Mitarbeiter delegieren.

Digitale Gesprächsnotizen sind aus meiner Sicht der richtige Weg hin zu mehr Digitalisierung. Aber sie sind nur dann wirklich sinnvoll, wenn Sie über ein Laptop oder Tablet die Datei im Gespräch zur Hand haben und dort auch sofort Ihre Notizen eintragen.

Wenn Sie dagegen erst Ihre Themensammlung digital erstellen, diese dann ausdrucken, um sie ins Gespräch mitzunehmen, während des Gesprächs handschriftliche Notizen machen, die Sie dann im Anschluss in Ihre Datei übertragen, haben Sie nur unnötige Schnittstellen. Außerdem würde es mich nicht wundern, wenn Sie die Übertragung der Notizen vor sich herschieben.

Entscheiden Sie sich! Entweder Papier oder digital. Und dann bleiben Sie bei dem einen Medium.

Im nächsten Artikel gehe ich ausgiebiger auf die Möglichkeiten in OneNote ein. Bleiben Sie dran…

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern!

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Das klassische Mitarbeitergespräch findet üblicherweise einmal pro Jahr und zwar am Jahresende statt. Aber Gesprächsbedarf gibt es laufend. Um sinnvolle Themen, die Gesprächshäufigkeit und Dokumentation der Gespräche geht es in diesem Artikel.

Das jährliche Mitarbeitergespräch

Beim jährlichen Mitarbeitergespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter geht es in der Regel darum die Erreichung der vereinbarten Ziele zu überprüfen und neue Ziele für das nächste Jahr zu vereinbaren. Außerdem wird auch über den Weiterbildungsbedarf des Mitarbeiters gesprochen, die Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen und ein persönliches Feedback gegeben.

Häufig gibt es Gesprächsleitfäden, Personalbögen, Checklisten oder Formulare, die auch als Struktur für die Gesprächsführung durch die Führungskraft dienen.

Ehrlich gesagt hatte ich immer gedacht, dass die jährlichen Mitarbeitergespräche zum Standard gehören, aber viele meiner Trainingsteilnehmer berichten, dass es entweder diese Gespräche gar nicht gibt, oder sie schon ein paar Mal ausgefallen sind. Ziele werden häufig auch nicht gemeinsam vereinbart, sondern vom Chef vorgegeben. Außerdem sind die Ziele oft nicht SMART formuliert.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche

Zusätzlich zum Jahresgespräch können sich im Laufe des Jahres weitere Gesprächsanlässe ergeben, beispielsweise:

  • Ende der Probezeit
  • Rückkehr nach Arbeitsunfähigkeit / Krankheit
  • Rückkehr aus der Elternzeit
  • Änderungen der Aufgaben am Arbeitsplatz
  • Planung des Aufstiegs
  • Personalentwicklungsgespräch
  • Gehaltsgespräch

Auch hierfür gibt es Checklisten, Formulare und Gesprächsleitfäden, da diese Gespräche dokumentiert werden sollten.

Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument

Ich empfehle in meinen Coachings mit Führungskräften die Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument zu nutzen. Einige sagen mir, dass sie täglich mit ihren Mitarbeitern sprechen. Aber das ist nicht dasselbe.

Das Mitarbeitergespräch gibt beiden Seiten den Raum und die Zeit abseits des allgemeinen Arbeitsstresses miteinander zu sprechen. Dies hat auch mit gegenseitiger Wertschätzung zu tun. Daher sollte die Führungskraft dieses Gespräch nicht leichtfertig ausfallen lassen.

Die Häufigkeit

Wie häufig die Mitarbeitergespräche stattfinden sollten, lässt sich nicht so pauschal beantworten. Ob jährlich, quartalsweise, monatlich oder wöchentlich hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Wenn z.B. der Mitarbeiter im Moment ein wichtiges Projekt leitet, bei dem es „brennt“, dann sollten die Gespräche wöchentlich stattfinden, vielleicht sogar täglich. Dabei liegt der Fokus darauf, welche Probleme es aktuell gibt und wie der Chef seinen Mitarbeiter unterstützen kann.

In einigen Branchen gibt es monatliche Erfolgszahlen, sodass immer nachvollzogen werden kann, ob der Mitarbeiter die vereinbarten Ziele erreicht bzw. welche Maßnahmen ergriffen werden könnten, um wieder „auf Kurs“ zu kommen. Dies kenne ich aus der Finanzbranche, bei der es stark um Verkaufszahlen geht.

Die Häufigkeit hängt aber auch vom Mitarbeitertyp ab. Ich hatte selbst schon Mitarbeiter, die sehr selbständig arbeiten und auf die ich mich verlassen konnte, dass sie sich melden, wenn sie Hilfe benötigen. Andere Mitarbeiter wollten gerne einen engeren Kontakt mit mir haben und auch Details mit mir abstimmen.

Die Vorbereitung

Die Mitarbeitergespräche sollten von beiden Seiten gut vorbereitet werden. Zum Einen gehört dazu die rechtzeitige Einladung zum Termin, zum Anderen aber auch die inhaltlichen Themen.

Insbesondere wenn die Gespräche nicht so häufig stattfinden, empfehle ich Ihnen laufend Notizen zu machen und Themen zu sammeln. Sie könnten auch Mails hinzufügen, zu denen es noch Rücksprachebedarf gibt.

Die Termine können auch zu Beginn des Jahres für das gesamte Jahr als Serientermin in die Kalender eingestellt werden.

Die Dokumentation

Die Themensammlung kann auch gleichzeitig Grundlage des Gesprächsprotokolls sein. Wie formal das Gespräch protokolliert werden muss, hängt von der Häufigkeit und dem Anlass ab.

Sie können die Mitarbeitergespräche manuell auf Papier oder digital dokumentieren. Die Vor- und Nachteile der beiden Varianten beleuchte ich in dem nächsten Artikel.

Wie häufig finden in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung Mitarbeitergespräche statt?

Hinterlassen Sie dazu einfach einen Kommentar.

Home-Office als Paar überleben: 7 Tipps für eure Liebe

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Ich freue mich über diesen Gastartikel von Olaf Schwantes, der uns Tipps gibt, wie die Liebe zu unserem Partner die gemeinsame Zeit im Home-Office überlebt.

Zu der Zeit, als ich diesen Beitrag schreibe, stecken wir mitten in der Corona-Pandemie. Und befinden uns so in einer Zeit mit neuen, besonderen Herausforderungen, auf die wir uns nicht vorbereiten konnten.

Viele arbeiten vielleicht das allererste Mal im Home-Office. Und mussten sich erst einmal selbst darin einrichten, neue Rhythmen entwickeln und einen Tagesablauf kreieren, der zu dir passt.

Was ja schon Herausforderung genug ist, erfährt noch einmal eine ganz andere Würze, wenn dein Partner, deine Partnerin ebenfalls zu Hause ist und arbeitet. Wenn ihr dann auch noch Kinder habt, ist es für alle Neuland.

Und so wird aus der Herausforderung schnell auch Belastung. Vor allem auch eine Belastungsprobe für eure Liebesbeziehung. Nun zeigt sich, wie stabil und stark sie ist …

Deswegen bekommst du von mir ganz konkrete Tipps an die Hand, die ihr als Liebespaar (und auch Familie) sofort umsetzen und ausprobieren könnt. Das braucht es, denn ohne eure Umsetzung ist es ansonsten nur angehäuftes Wissen. Davon haben wir sowieso schon viel zu viel – es zählen am Ende die Erfahrungen, die wir machen.

Ich schaue mit dir also darauf,

  • was die Herausforderungen sind
  • welches die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zum Büro sind
  • was ihr braucht, um Übergänge gestalten und Rituale etablieren zu können
  • welche Tipps euch helfen, damit ihr als Paar das Home-Office überlebt

Falls du dich fragst, was meine Erfahrungen damit sind: Seit 2010 arbeite ich neben meiner Praxis ebenfalls im Home-Office – kenne also so ziemlich alle Fallstricke.

Was sind die Herausforderungen?

Wie oben schon beschrieben, konntest du dich wahrscheinlich nicht auf die Arbeit von zu Hause vorbereiten. Es fängt ja mit ganz simplen Dingen, wie einem geeigneten Platz an, denn nicht jede/r hat einen Schreibtisch zu Hause.

Arbeitszeiten und eine gewisse Disziplin, diese einzuhalten (auch und vor allem das Arbeitszeitende), sind ebenfalls noch unklar. Routinen, wie z.B. der tägliche Weg zur Arbeit, der Kaffeeplausch mit den Kollegen u.v.m., die bisher ohne großes Nachdenken geklappt haben, sind weggefallen.

Und klar dürfen wir auch nicht vergessen, dass das weg von zu Hause sein auch eine willkommene Ablenkung vom Zuhause ist. Die auch wichtig ist und nun von einem Tag zum anderen weggefallen ist. Das macht emotional viel mit uns und so braucht es auch einen guten Umgang mit unseren Ängsten.

Gerade wenn es für dich das erste Mal ist, dass du von zu Hause arbeitest, gibt es also jeder Menge Abläufe und Routinen neu zu definieren und auszuprobieren.

Und dann kommen wir auch schon zur größten Hürde: Zu Hause gibt es so viele Ablenkungen. Der Abwasch ist noch zu machen, die Waschmaschine schmeißt du auch noch schnell an. Und dann gäbe es ja noch …

Und: Dein Partner – und vielleicht Kinder – ist ja auch noch da. Und es gäbe noch so viel zu besprechen, gemeinsam zu regeln und es ist ja auch schon, mal wieder so richtig die Nähe zu genießen, zu kuscheln und noch viel mehr.

So gelingt der Einstieg

Ja, es klingt erst einmal unsexy. Doch es braucht Spielregeln für zu Hause, am besten in Form eines Beziehungsvertrags. So könnte es hilfreich sein, wenn ihr für die folgenden Fragen eure Absprachen findet:

  • Wie wollen wir die Arbeitszeiten regeln?
  • Wenn es Kinder gibt: Wer übernimmt welche Betreuungszeiten?
  • Wie wollen wir es mit den Pausen halten? Jede/r für sich oder gemeinsam?
  • Womit kann jede/r erkennen, dass der andere gerade nicht gestört werden will, da sie oder er in die Arbeit eintaucht und Ablenkungen stören würden? Wie zum Beispiel einen Kopfhörer aufhaben oder an die Tür einen Hinweis anbringen.
  • Was kann jede/r tun, damit es allen im Home-Office gut geht?

Wichtig ist, dass diese Regeln gerade zu Beginn nicht starr sein sollten. Tauscht euch einmal in der Woche darüber aus und passt sie dann ggf. an. Und wenn ihr schon früher merkt, dass eine Absprache so nicht funktioniert: Sprecht kurz darüber und findet eine Alternative.

Übergänge gestalten & Rituale etablieren

Spielregeln sind so etwas wie das notwendige Übel … doch nun möchte ich euch 4 Tipps mit auf den Weg geben, die euch helfen, die Übergänge bewusst zu gestalten.

Aber auch etwas, womit ihr die Vorteile, die das Arbeiten von zu Hause mit sich bringt, genießen könnt. Damit beginnen wir doch auch gleich.

Gemeinsame Mahlzeiten und Pausen

Nehmt eure Mahlzeiten gemeinsam ein. Das ist das Geschenk, dass ihr gerade bekommt. Und bereitet diese doch auch einmal gemeinsam zu oder überrascht euch gegenseitig.

Startet mit dem Frühstück. Wenn du morgens nichts isst, dann trinke einen Tee oder Kaffee gemeinsam mit deinem Partner. Bewusste Zeit, die ihr genießt.

Und auch zwischendrin könnt ihr euch zu einer Kaffeepause verabreden. Wenn jeder seinen eigenen Bereich für die Arbeit hat, dann schickt euch entweder eine Nachricht oder stimmt euch beim Frühstück kurz ab, wann ihr euch das nächste Mal treffen wollt.

So könnt ihr euch auch gegenseitig motivieren für euren Arbeitstag.

Herzumarmung

2x mal täglich empfiehlt euer Love-Coach 😉

Wenn ihr vom Frühstück zum Arbeiten geht, dann verabschiedet euch mit der Herzumarmung.  Ihr solltet beide in der Umarmung den linken Arm oben und den rechten unten haben. Das ist unbequem? Dann findet eine bequeme Position, wo ihr die Umarmung für 1 Minute halten könnt.

Das ist nämlich der wichtigere Part. Kein Reden oder streicheln, nur die Umarmung. Um so sich selbst und den Partner, die Partnerin bewusst zu spüren. Wenn ihr Kinder habt bezieht diese ein.

Das gleiche macht ihr am Abend zum Abschluss der Arbeit und als Übergang in die Freizeit. Wenn es euch beiden gut tut, könnt ihr die Umarmung natürlich auch bei den weiteren Pausen nutzen.

Tanzt zu eurer Lieblingsmusik

Wenn die Herzumarmung nicht so euer Ding ist, dann legt doch eure Lieblingsmusik auf und tanzt dazu. Jede/r ist einmal dran. So tanzt ihr in euren Feierabend … mal poppig, mal rockig, mal erotisch und sinnlich …

Familien- oder Tagesschau-Gespräch

Ich bin kein Freund von dauernden Beziehungsgesprächen. Lieber regelmäßig einen kurzen, gezielten Austausch, dann bleibt genügend Freizeit, um diese zu genießen. Alleine, zu Zweit oder als Familie.

Gut lässt sich das mit dem Abendessen verbinden, quasi als Abschluss des Tages. Nehmt euch täglich maximal 15 Minuten Zeit für den Austausch über

  • eure Highlights des Tages
  • worauf bin ich stolz?
  • was ist nicht so gut gelaufen?
  • gibt es etwas wo ich deine Unterstützung benötige?

Wenn ihr Kinder im Haushalt habt: bezieht sie ein, dann ist es das Familiengespräch. Oft sind sie dann die Wächter, damit dieser Austausch stattfindet …

Danach genießt den Feierabend!

Home-Office als Paar überleben – weitere Tipps

Damit ihr die Zeit gut meistert und eure Liebe stärkt, gibt es noch 3 weitere Tipps. Gebt diesen einen regelmäßigen Platz und ihr werdet feststellen, wie eure Beziehung davon profitiert.

Paarzeit & Quality Time

Paarzeit, obwohl ihr euch sowieso die ganze Zeit seht?

Ja, denn es geht um den bewussten Genuss zu 2. Das sind dann die kleinen Highlights der Woche, die euch Kraft & Freude spenden.

Verabredet euch 1x in der Woche z.B. zu einem Picknick – das kann bei schlechtem Wetter auch zu Hause mit eurer Picknickdecke stattfinden. Weitere schöne Dinge, die ihr tun könnt:

  • einen langen Spaziergang
  • eine Verwöhnmassage, dass geht gut mit Oliven-, Sonnenblumen- oder Mandelöl aus eurer Küche – Laken unterlegen hilft 😉
  • Fotos digital und analog sortieren und ausmisten – dabei könnt ihr mit einem leckeren Getränk und schöner Musik gleich in Erinnerungen schwelgen
  • das Fernsehprogramm bewusst selbst gestalten: mit einem Streaminganbieter oder aus den Mediatheken – welchen Film wolltet ihr euch damals im Kino anschauen und habt es nicht geschafft?

Pro Tipp: Wenn euch gerade alles nur Dinge einfallen, die aufgrund der Beschränkungen zur Zeit nicht machbar sind, dann schreibt diese auf eine Liste für die Nach-Corona-Zeit. So gehen euch die Ideen für eure Quality-Time garantiert so schnell nicht wieder aus.

Ganz wichtig: In der Paarzeit finden keine (Problem-)Gespräche über die Beziehung statt! Da bin ich Freund von Trennkost 😉 da ansonsten zu schnell die Gefahr besteht, dass ihr euch die Lust auf diese exklusive Zeit vermiest.

Damit dies gelingt, kommen wir gleich zum nächsten Tipp.

Wöchentliches Beziehungsgespräch

Reserviert euch alle 14 Tage Zeit für eine Beziehungsgespräch und begrenzt dies zeitlich. In der aktuellen Phase empfehle ich euch maximal 30 Minuten, da ihr euch gerade wahrscheinlich viel mehr seht, als sonst.

Denn ansonsten besteht schnell die Gefahr, dass ihr euch im Kreis dreht.

Nach der Corona-Zeit könnt ihr dies Gespräch auf einmal im Monat und dann maximal 1 Stunde anpassen, je nachdem, wie es euch gut tut. Nur regelmäßig stattfinden sollte es auf alle Fälle.

Helfen können euch dabei diese Fragen:

  • Was läuft aus meiner Sicht gerade richtig gut?
  • Worüber bin ich glücklich?
  • Was möchte ich gerne mit dir teilen?
  • Was läuft gerade nicht so gut?
  • Welche konkrete Veränderung wünsche ich mir?
  • Was bin ich bereit selbst dafür zu tun, damit es sich ändert?

Versteht diese als Anregung, ihr müsst nicht alle verwenden.

Spiel-/Freizeit für jeden alleine

Gerade weil ihr aktuell viel Zeit miteinander verbringt, ist es wichtig, dass jeder auch seinen eigenen Freiraum hat. Zeit nur für sich oder für Familie und Freunde.

Helft euch gegenseitig und findet Möglichkeiten, dass ihr beide gleichberechtigt diesen Freiraum bekommt und genießen könnt.

Denn auch von diesen Zeiten profitiert ihr am Ende als Paar.

Und nun zu euch: Was geht ihr als erstes an?

Theorie ist solange Theorie bis ihr anfangt es umzusetzen und auszuprobieren. Bekommt Neugierde darauf, wie es euch mit den Dingen gehen wird. Und probiert euch aus. Findet euren ganz eigenen Weg im Home-Office, damit eure Liebe überlebt.

Schreib in den Kommentar, welche Idee(n) du umsetzen willst. Und auch gerne, welche Ideen sich bei euch bewährt haben.

Bleibt gesund & munter!

Alles Liebe

Olaf

Olaf Schwantes | Jahrgang 1969

Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn man die eigene Beziehung vergeigt: ich habe nicht auf meine Frau und am Ende auf meine eigenen Wünsche und Bedürfnisse gehört. Ich dachte, dass ich mich zuerst auf meine Karriere und dann erst auf die Beziehung konzentrieren sollte. Als mir bewusst wurde, dass ich die Balance von Love & Business verloren haben, war es zu spät für meine Ehe. Aber ich habe meine Lektion gelernt, und ich möchte, dass meine Kunden von meinen Erfahrungen profitieren und nicht die gleichen Fehler machen.

Als Love-Coach & Romantiker habe ich in den letzten 10 Jahren über 800 Paaren zu ihrer Klarheit verholfen. Entweder sich zu trennen oder das Feuer der Liebe wieder neu zu entfachen – dauerhaft.

Kontaktdaten

Love-Coach Olaf Schwantes
Georgstraße 4, 30159 Hannover
Telefon 0511 8973839
Internetseite: https://www.olaf-schwantes.de/

Kostenlose Checkliste: Wie steht es um deine Liebe? Antworten & Impulse

Effizient und produktiv im Homeoffice

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So arbeiten Sie effizient und produktiv von zuhause. Wie Sie sich selbst gut organisieren und was Sie als Führungskraft tun können, um effizient virtuell im Team zusammenzuarbeiten.

Was lange undenkbar war, ist jetzt normal

Im Vergleich hat sich in den vergangenen Jahren der Anteil an Mitarbeitern, die ganz oder teilweise vom Homeoffice aus arbeiten, nur leicht erhöht.

Oft gaben die Mitarbeiter an, dass es im Unternehmen bzw. im Bereich nicht möglich ist von zu Hause zu arbeiten. Viele hatten einfach kein Interesse.

Jetzt ist das anders. Durch die Corona-Krise haben viele Unternehmen auf die Arbeit im Homeoffice umgestellt. Was früher auf Ablehnung bei Führungskräften, Mitarbeitern und der IT-Abteilung gestoßen ist, ist jetzt normal.

Wie sind Ihre Erfahrungen aus den ersten Tagen im Homeoffice?

Man denkt, im Homeoffice kann man ungestörter arbeiten. Tatsächlich habe ich die Arbeit im Homeoffice in den letzten Jahren auch immer vorgeschlagen. Allerdings unter einer Voraussetzung: Dass Sie auch wirklich Ruhe haben.

Jetzt in den Zeiten von Corona sieht es aber etwas anders aus: Ihre Kinder und Ihr Partner sind auch zu Hause. Mir geht es da ganz ähnlich. Bis vor 3 Wochen konnte ich vormittags ungestört arbeiten. Jetzt sind mein Mann und die Kinder den ganzen Tag da. Ich muss nun also viel stärker Berufliches und Privates trennen.

Profitieren Sie von meinen Erfahrungen. Ich habe Ihnen in einem Whitepaper Tipps zusammengestellt, die nicht einfach nur blanke Theorie sind, sondern von mir selbst erfolgreich eingesetzt werden.

Mit diesem kostenlosen Whitepaper richte ich mich speziell an diejenigen, die bereits seit ein paar Tagen im Homeoffice arbeiten und nun feststellen, dass es gar nicht so einfach ist, so produktiv zu sein, wie vorher im Büro. Meine Anregungen sollen Sie dabei unterstützen, durch kleine Änderungen zufriedener mit der Situation zu sein und stressfreier zu arbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Gelassenheit, um die Zeit im Homeoffice erfolgreich zu meistern.

Fallstudie: Daily Standup

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In dieser Fallstudie stelle ich ein Kundenbeispiel vor. Sie erfahren, wie die Situation vorher war, in welchen Schritten wir vorgegangen sind und was sich dadurch geändert hat. Das Thema war in diesem Fall die Verbesserung der Kommunikation zwischen dem Inhaber eines kleinen Unternehmens und seinem Team.

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Es hakt überall…

Stellen Sie sich vor, Sie sind Inhaber eines kleinen Betriebes. Sie haben 8 Mitarbeiter, die teilweise mit der Abwicklung von Kundenprojekten betraut sind, oder auch Verwaltungsaufgaben übernehmen. Sie selbst übernehmen die Gewinnung von Neukunden und einzelne Kundenprojekte.

Es gibt häufig Tage, an denen Sie von morgens bis abends unterwegs sind. Vom Auto aus beantworten Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter und delegieren Aufgaben. Aber das funktioniert nicht immer so gut, wie Sie es sich wünschen. Wenn Sie abends ins Büro kommen, stellen Sie fest, dass einige Dinge liegen geblieben sind, von denen Sie dachten, dass es längst erledigt wäre. Weil auch Terminsachen dabei sind, machen Sie es dann doch selbst, was Sie ärgert.

So ging es auch Markus W., der mir sein Leid klagte bei einem unserer wöchentlichen Coachinggesprächen.

Er fasste die Situation so zusammen: „5 meiner Mitarbeiter machen pünktlich Feierabend und ich sitze auch nach 20:00 Uhr noch im Büro“.

Er war seit morgens um 6:00 Uhr unterwegs, um beim Kunden vor Ort die Installation einer Maschine zu begleiten. Nun am Abend fehlte ihm schlicht die Energie zwei Angebote zu schreiben und eine Kostenkalkulationen zu überarbeiten.

Außerdem hat ihn während der Fahrt zurück ins Büro ein anderer Kunde angerufen und nachgefragt, wann er denn nun endlich die aktualisierten Pläne erhält. Die Änderungen hatte Markus W. bereits vor 3 Tagen an seine Mitarbeiterin weitergegeben. Auf ihrem Schreibtisch fand er die Pläne, aber es war unklar, warum sie noch nicht versendet wurden. So etwas macht ihn wütend. Denn beim Kunden musste er sich mehrfach für den Verzug entschuldigen.

Die Lösung: Daily Standup

Während unseres Coachinggesprächs überlegten wir nun gemeinsam, wie die Kommunikation zwischen ihm und seinen Mitarbeitern verbessert werden könnte.

Er schlug vor, die monatlichen Teambesprechungen wieder regelmäßiger durchzuführen, denn die waren seit einiger Zeit aufgrund von Urlaub, Krankheit und hohem Arbeitsaufkommen ausgefallen.

Aber würde das helfen, die tägliche Abstimmung zu den verschiedenen Kundenprojekten zu verbessern?

Aus meiner Sicht: Nein.

Stattdessen stellte ich ihm das „Daily Standup“ vor.

Erstens: Kurze tägliche Briefings mit seiner Assistentin am Morgen. Hierbei geht es hauptsächlich um anstehende Termine, dringende Rückrufe und Unterlagen, die an diesem Tag verschickt werden müssen.

Zweitens: Kurze tägliche Abstimmungsgespräche mit seinen Projektleitern über den Stand der Dinge in den einzelnen Kundenprojekten. Hier können auch Probleme erkannt und kurzfristig gelöst werden.

Drittens (gehört nicht zum Daily Standup, ist aber trotzdem sinnvoll): Wir haben zwei feste Bürotage in seinem Kalender eingeplant. So ist er für seine Mitarbeiter direkt ansprechbar und hat selbst ausreichend Zeit um Angebote, Kalkulationen und Stellungnahmen zu schreiben.

Die monatlichen Teambesprechungen haben wir auch wieder regelmäßig eingeplant. Diese Zeit kann zukünftig dafür genutzt werden, Grundsatzthemen zur Arbeitsorganisation zu klären.

Er war motiviert, gleich am nächsten Morgen seinen Mitarbeitern diese neuen Regelungen vorzustellen.

Es läuft!

Bei unserem nächsten Coachinggespräch war Markus W. gut gelaunt und wirkte gelöst. Er berichtete begeistert von den täglichen Abstimmungsgesprächen. Er ist nun besser informiert über den Stand der Projekte, was ihn beruhigt, denn er weiß nun, dass nichts im Hintergrund anbrennt.

Seiner Assistentin fällt es nun leichter die Prioritäten richtig zu erkennen und mehr Entscheidungen selbst zu treffen. Das entlastet ihn.

An den beiden Bürotagen hat er einige offene Aufgaben vom Schreibtisch bekommen, was ihn den früheren Feierabend genießen lässt.

Die neue Situation hat er kurz zusammengefasst: „Es läuft!“ Und dafür gab es auch ein gutes Beispiel: Am Vormittag hatte er mit einem Kunden vor Ort noch einige Änderungen in den Plänen besprochen. Im Anschluss gab er dies an seine Mitarbeiterin weiter, die die überarbeiteten Unterlagen an den Kunden senden sollte. 3 Stunden später rief ihn dieser Kunde an und bedankte sich, dass die Unterlagen bereits bei ihm angekommen sind.

Geht es Ihnen ähnlich? Fehlen in Ihrem Betrieb auch Strukturen, die Sie als Chef entlasten? Dann lassen Sie uns reden.

Vereinbaren Sie einfach ein unverbindliches und kostenloses Strategiegespräch mit mir, in dem wir klären, wie ich Sie am Besten unterstützen kann.

Mehr Ordnung im Büro & Zuhause: Beschriftung von Hängemappen

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In diesem Gastartikel zeigt Michael Seibold von Etikett.eu, wie Sie ganz einfach Hängemappen beschriften können.

Ablage leicht gemacht

Den Meisten ist die Ablage ein Dorn im Auge. Nicht selten werden wichtige Unterlagen und Papiere wochenlang in stapelbaren Ablagekästen am Schreibtisch im Büro oder Privaten gehortet, bis Sie sich irgendwann die Zeit nehmen, sich ihrer zu erbarmen – meistens im Zuge eines Frühjahrsputzes, der auf dem Schreibtisch wieder für Ordnung sorgt. Bei solchen Aufräumaktionen tauchen häufig Unterlagen urplötzlich aus dem Nichts wieder auf, nach denen man wochenlang gesucht hat. Kennen Sie dieses typische Chaos von Rechnungen, ungeöffneten Briefen und weiterer Dokumente? Meist reichen bereits einige nützliche Ordnungshilfen, um den Papierkram in den Griff zu bekommen und wieder Ordnung im Büro oder Zuhause zu schaffen. Zum Verstauen von Unterlagen und Papieren bieten sich Hängeregister geradezu an.

Definition: Hängemappen

Bei diesem Ordnungssystem handelt es sich um Hängemappen aus Karton, die der Lose-Blatt-Ablage dienen. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen: Hängehefter, Hängemappen, Hängetaschen, Hängesammler, Hängeordner und Pendelregistratur und sind sowohl für die lose Ablage als auch für gelochte Unterlagen geeignet. Zusätzlich bietet die Mappe vorne und hinten auch noch Platz für (mehr detaillierte) Beschriftungen, die Sie aber erst sehen, wenn die Mappe aus der Box gezogen wird. Die Mappen verfügen über eine Falzung am Boden, mit der sie sich individuell auf die Inhaltsmenge einstellen lassen.

Beschriftung von Hängemappen

Die Hängeregister werden hierzu in der Hängeregistratur, meist in Form eines Rollcontainers oder Mappenboxen, eingehängt und mit einem so genannten „Reiter“, einem Beschriftungsschild, versehen. Somit kann man auf einem Blick erkennen, in welcher Hängemappe sich die gesuchten Papiere befinden.

Praxis-Tipp:

Um keine unnötige Zeit mit dem Aufräumen der Ablage zu verschwenden, ist es empfehlenswert, eingehende Dokumente und Unterlagen möglichst zeitnah in den Hängeregistern zu verstauen. Besonders praktisch ist die Hängeregistratur, wenn sie sich möglichst nahe am eigenen Schreibtisch befindet, so dass jederzeit auf die Papiere zugegriffen werden kann.

Der Vollsichtreiter wird mit einem weißen Schildchen beschriftet, das nach der Beschriftung in den Plastikreiter geschoben wird. Die Beschriftung kann per Hand erfolgen oder, wer über eine eher unleserliche Handschrift verfügt, mit sogenannten Hängemappen-Etiketten beklebt werden. Dabei handelt es sich um selbstklebende Etiketten, die aufgrund ihrer Abmessungen optimal auf die Blanko-Schildchen passen. Besonders geeignet sind hierfür Hängemappen-Etiketten 99017 von Dymo, mit den Maßen 51 x 12,5 Millimeter, wie Sie hier finden. Ein besonderer Vorteil von selbstklebenden Labels ist, dass die aktuelle Beschriftung bei einem Tippfehler oder einer Änderung der Ordnung und Organisation der Mappen einfach (mehrmals) überklebt werden können.

Einfaches Beschriften per Etiketten-Software

Am einfachsten geht’s mit einer kostenfreien Software, wie etwa Dymo für ihre Etikettendrucker, aber auch viele andere Druckerhersteller, anbieten. Die Anwendung ist schnell zu installieren und sehr einfach zu bedienen. Dabei bietet die Software bereits verschiedene Voreinstellungen und Layouts, so dass lediglich auf das richtige Modell der Ihnen vorliegenden Etikettenrolle geklickt und anschließend der gewünschte Text eingetragen werden kann, ohne vorher mehrmals ausprobieren zu müssen, ob die Beschriftung auch mittig auf dem Etikett landet. Vorteile bietet auch der Seriendruck aus einer Excel-Tabelle, mit der mehrere verschieden beschriftete Labels auf einmal gedruckt werden können.

Nicht immer gehört ein Etikettendrucker zum Inventar im Büro oder Zuhause. Selbstklebende Labels können auch per Word bedruckt werden. Meistens werden hierzu Etiketten auf Bögen verwendet, die in den Drucker eingelegt und anschließend über Word bedruckt werden. Auch hier gibt es Voreinstellungen, die das Blatt in die zu den Labels auf dem Bogen passenden Raster unterteilt.

Inhaltliche Ordnung

Im Vorfeld ist es wichtig zu überlegen, wie die Hängemappen gegliedert und beschriftet werden sollen. Ähnlich zum Ordnersystem kann auch bei Hängemappen mit Ober- und Unterkategorien gearbeitet werden. Dazu bietet es sich an, eine Mappenbox einem Thema zuzuordnen oder, im Falle eines Schrankes oder Containers, eine Schublade pro Thema anzulegen. Die einzelnen Hängemappen beinhalten dann die Unterkategorien. In der Box bzw. in der Schublade “Versicherungen” befinden sich somit alle Dokumente zu Versicherungen. Alle Unterlagen zur “Auto” oder “Hausrat” beispielsweise befinden sich wiederum in einer Hängemappe, usw. Dieses System lässt sich auch in das Büro übertragen: So können beispielsweise für jeden einzelnen Lieferanten eine Mappe angelegt und Verträge oder andere Unterlagen darin aufbewahrt werden.

Praxis-Tipp:

Vorteilhaft sind Hängemappen für die Sammlung von Unterlagen für die Steuererklärung, wie Rechnungen oder Bescheinigungen. So können Sie im Laufe des Jahres alle Dokumente an einem bestimmten Ort aufheben und müssen so nicht kurz vor der Abgabe Ihrer Steuererklärung aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen.

Im Hinblick auf die Sortierung ist es sinnvoll, die Unterlagen chronologisch rückwärts zu sortieren, also das aktuellste kommt einfach immer oben drauf. So haben Sie die aktuellen Unterlagen immer in Sicht- und Griffweite.

Praxis-Tipp:

Um noch mehr den Überblick zu behalten, können Sie auch mit einem Farbsystem arbeiten. Die Reiter-Schildchen gibt es auch in unterschiedlichen Farben, so dass eine Farbe für jeweils ein Thema verwendet werden kann, wie beispielsweise blaue Schilder für “Versicherungen” oder grüne Schilder für “Lieferanten”. Unterkategorien lassen sich entweder mit der gleichen Farbe wie die Oberkategorie trennen oder Sie verwenden hierfür Markierungen in ähnlichen Farbnuancen.

Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Büro und Zuhause und Sie werden sehen, dass beschriftete Hängeregister eine optimale Arbeitserleichterung darstellen und Ihre Ablage wesentlich übersichtlicher wird.

Über den Autor:

Michael Seibold (30) ist Geschäftsführer und Gründer von Etikette.eu. Sein Anspruch ist es, dass Kunden schnell, einfach und günstig in unserem Onlineshop einkaufen können, ohne dabei auf die Kompetenz eines Fachhändlers verzichten zu müssen.

Kontakt

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www.etikett.eu

Frühjahrsputz im Mailpostfach

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Über die Jahre sammeln sich viele E-Mails an. Es könnte ja noch einmal wichtig werden, oder ich benötige die Mail irgendwann als Beweis. So denken viele Menschen. Zeit für den Frühjahrsputz im Mail-Postfach!

Warum wir gerne E-Mails sammeln

Ich höre in meinen Trainings immer wieder Geschichten, die ungefähr so verlaufen:

„Der Nachbar vom Schwager vom alten Schulfreund hat einmal eine E-Mail benötigt, weil diese als Beweis vor Gericht galt und dadurch hat sein Unternehmen 1.000.000 Euro eingespart, weil sie keinen Schadensersatz zahlen mussten.“

Und je häufiger diese Geschichte erzählt wird, desto größer die Summe, die das Unternehmen eingespart hat.

Diese oder ähnliche Geschichten werden als Argument genutzt, warum der Mitarbeiter niemals Mails löscht, sondern alles aufhebt. Teilweise sehe ich Postfächer, in denen 30.000 Mails liegen, weil der Mitarbeiter in den vergangenen 10 Jahren noch nie eine Mail gelöscht hat.

Aber auch diejenigen, die viele Mails löschen und wegsortieren, sammeln über die Jahre viel Ballast und nicht mehr benötigte Informationen an. Es geht ziemlich schnell, eine Mail abzulegen (also einfach in einen Unterordner verschieben) und dort sieht man auch nicht mehr, wie viel es inzwischen geworden ist. Wenn die gleiche Menge ausgedruckt wäre, würden sich die vielen Ordner überall im Büro stapeln. Aber bei den E-Mails ist das anders.

Und es könnte doch tatsächlich einmal sein, dass man eine alte Mail noch benötigt – oder? Nein!

Ich beobachte, dass dieses Thema natürlich viel von der Unternehmenskultur abhängt. Wer das Gefühl hat, sich immer für alles rechtfertigen zu müssen, der hebt lieber ein paar Mails auf, um später seine Unschuld beweisen zu können. Aber in unserer doch sehr schnelllebigen Welt, ist häufig das, was letzten Monat noch wichtig war, heute völlig uninteressant.

Das sollten Sie vorab klären

Angenommen, Sie würden jetzt nicht Ihre E-Mails, sondern die Papierablage aufräumen, dann gäbe es eine Aufbewahrungsrichtline, in der steht, welche Dokumente abgeheftet und wie lange aufgehoben werden müssen.

Aber gibt es in Ihrem Unternehmen eine Anweisung dazu, wie lange Mails aufgehoben werden sollen? Ich vermute: Nein.

Damit Sie diese Entscheidung nicht ganz alleine treffen und die Verantwortung dafür tragen müssen, empfehle ich Ihnen, vorab mit Ihrem Vorgesetzten zu klären, welche Mails wie lange aufgehoben werden sollen.

Dies kann von verschiedenen Faktoren abhängen. Beispielsweise könnte es gut sein, Mails, die ein bereits abgeschlossenes Projekt betreffen, noch 1 Jahr nach Abschluss aufgehoben werden, da es später Rückfragen zu bestimmten Entscheidungen geben könnte. Dagegen könnten Mails, die zu einer Vertragsverhandlung gehören, gelöscht werden, sobald der Vertrag abgeschlossen wird. Denn dann gilt das, was im Vertrag steht. Oder Sie einigen sich darauf, dass Mailverkehr mit Kunden grundsätzlich 3 Monate aufbewahrt werden, außer bei einem speziellen Kunden, mit dem es immer Ärger gibt.

In wenigen Schritten zu einem aufgeräumten E-Mail-Postfach

Löschen Sie alles, was alt ist.

Wenn klar ist, welche Mails Sie wie lange aufbewahren müssen, dann löschen Sie einfach alle alten Mails. Scrollen Sie dazu in Ihrem Posteingang bis zu dem Datum, ab wann gelöscht werden darf, markieren alle Mails, die älter sind und löschen diese.

Forsten Sie so auch alle Unterordner durch. Alternativ können Sie auch die Suchfunktion nutzen.

Verschieben Sie Mails in Unterordner

Überprüfen Sie Ihre Unterordnerstruktur, die Sie unter Ihrem Posteingang angelegt haben, kritisch. Themen, die nicht mehr relevant sind, können Sie getrost löschen.

Sie können bestimmte Mails automatisch in Unterordner verschieben lassen. Dies empfiehlt sich für Newsletter, Terminbestätigungen, Lesebestätigungen und Systemmeldungen. Outlook zum Beispiel sucht nach dem Anlegen einer neuen Regel die Mails aus dem Posteingang heraus, die der Regel entsprechen und verschiebt diese sofort.

Vielleicht erhalten Sie von einer bestimmten Person nur Mails, die zu einem Thema gehören. Dann können Sie im Posteingang nach Mails von diesem Absender suchen und diese Mails gesammelt in den entsprechenden Unterordner verschieben.

Räumen Sie auch Ihre gesendeten Mails auf

Viele Menschen machen sich viele Gedanken, wie sie die empfangenen Mails ablegen, kümmern sich aber überhaupt nicht um die gesendeten. Dabei ist Ihre gesendete Mail häufig die höherwertige, da sie ja Ihre Antwort enthält.

Löschen Sie also bitte auch dort die alten Mails und verschieben die anderen in Unterordner. Beachten Sie dabei, dass Sie Mails, in denen Sie sich nur für die schnelle Antwort bedankt haben, nicht aufheben müssen.

So bleibt der Posteingang dauerhaft aufgeräumt

Melden Sie sich von Newslettern ab, die nicht mehr interessant sind

Falls Sie mehrere Newsletter abonniert haben, schauen Sie bitte auch dort kritisch nach, ob die Informationen und Themen überhaupt noch interessant sind für Sie.

Reduzieren Sie Verteilerlisten

Vielleicht erhalten Sie E-Mails, weil Sie auf einer bestimmten Verteilerliste stehen. Überlegen Sie bitte auch hier genau, ob diese Informationen immer noch für Sie wichtig sind. Wenn nicht, dann lassen Sie sich von dieser Verteilerliste streichen.

Fordern Sie keine Lesebestätigungen an

Lesebestätigungen sind ja eigentlich so etwas wie „Einschreiben mit Rückschein“. Nur funktioniert es nicht genau so. Wenn Sie z.B. eine Lesebestätigung anfordern, hat der Empfänger die Möglichkeit zu entscheiden, ob er Ihnen überhaupt eine Bestätigung senden möchte. D.h. es könnte sein, dass er die Mail liest, aber Sie erhalten keine Benachrichtigung. Da die Lesebestätigungen so einfach zu umgehen sind, sollte Sie grundsätzlich keine Lesebestätigungen anfordern.

Aufgaben planen

Viele meiner Trainingsteilnehmer berichten mir, dass sie bereits gelesene E-Mails im Posteingang stehen lassen, damit sie daran erinnert werden, dass Sie sie noch bearbeiten müssen. Teilweise werden diese Mails auch wieder als „ungelesen“ markiert.

Viel besser wäre es aber, diese Mails sofort einzuplanen. So blockieren sie nicht unnötig den Posteingang und Sie verpassen keine Fristen. Diese Methode erkläre ich im folgenden Video: Die E-Mail-Flut im Griff

Los geht’s!

Um das Mailpostfach aufzuräumen, benötigen Sie etwas Zeit. Planen Sie also bitte ca. 2 Stunden ein, je nach dem, wie viele Mails Sie gehortet haben. Sorgen Sie in dieser Zeit dafür, dass Sie möglichst nicht gestört werden, indem Sie Ihr Telefon umstellen und, falls möglich, die Bürotür schließen.

Wenn Sie es geschafft haben, dann belohnen Sie sich ruhig. Sie haben es sich verdient!

Weitere Anleitungen zum Thema Inbox-Zero-Challenge und Outlook erhalten Sie in meinem Video-Kurs.

Zum Kurs hier klicken

Frühjahrsputz auf dem Schreibtisch

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Schaffen Sie Platz für neue Ideen. Verabschieden Sie sich von altem Ballast. Es ist Zeit für den Frühjahrsputz auf Ihrem Schreibtisch. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für mehr Ordnung und Sauberkeit in Ihrem Büro sorgen.

Es hat sich etwas angesammelt…

In den letzten Wochen und Monaten hat sich bestimmt auch bei Ihnen so einiges angesammelt. Angefangene Aufgaben, die Sie vor sich herschieben; Projektideen, die in der Schublade gelandet sind; Fachartikel, die Sie eigentlich lesen müssten…

Aber nicht nur das. Sicherlich hat sich auf Ihrem Schreibtisch, in den Schubladen oder auch Schränken tatsächlich Dreck und Staub angesammelt. In vielen Unternehmen dürfen die Reinigungskräfte nicht auf den Schreibtischen wischen und die Schränke und Rollcontainer sind sowieso verschlossen.

Zeit, aufzuräumen, auszumisten und sauber zu machen!

Die Vorbereitung

Reservieren Sie sich ausreichend Zeit für den Frühjahrsputz in Ihrem Kalender. Wie lange Sie benötigen, hängt davon ab, wann Sie das letzte Mal ausgemistet haben und wie viel Sie angesammelt haben. Ein halber Tag ist sicherlich ein gutes Mittelmaß. Wählen Sie z.B. einen ruhigeren Nachmittag aus. Falls Sie schneller sind, dann freuen Sie sich über die gewonnene Zeit und genießen einfach die Frühlingssonne bei einem Spaziergang, weil Sie früher Feierabend machen konnten.

Während Sie ausmisten, müssen Sie entscheiden, ob Sie Unterlagen wegwerfen oder abheften. Daher sollten Sie sich eine Datentonne und ein paar leere Ordner und Hängemappen bestellen, auch Etiketten für Ordnerrücken sind sinnvoll.

Da sich der Staub leider auch in den hintersten Ecken der Schubladen und Schränke ansammelt, benötigen Sie tatsächlich einen Putzlappen.

So ein Frühjahrsputz macht ja nicht nur Spaß. Daher empfehle ich Ihnen, sich den Nachmittag angenehm zu gestalten. Wenn Sie in einem Einzelbüro sitzen, könnten Sie nebenbei Ihre Lieblingsmusik hören, oder zwischendurch eine schöne Tasse Tee genießen. Überlisten Sie sich selbst und belohnen sich am Ende.

Los geht’s

Halt! Bevor Sie starten: Stellen Sie Ihr Telefon um, lassen Ihr Mailprogramm geschlossen und schließen, wenn möglich die Bürotür.

Nehmen Sie sich bitte Stapel für Stapel, Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade vor. Wenn Sie erst alles auf einmal auf dem Fußboden verteilen, ist das Chaos viel zu groß.

Bei jedem Blatt fragen Sie sich nun: Was muss ich hier noch tun?

  • Ist das Thema bereits erledigt? Dann legen Sie es ab.
  • Ist das Blatt nicht mehr relevant, weil es eine neuere Version gibt? Dann werfen Sie es weg.
  • Müssen Sie das Thema noch bearbeiten, dann planen Sie es konkret ein. Beachten Sie dabei bitte die Prioritäten.
  • Betrachten Sie auch kritisch die gesammelten Visitenkarten. Nur wenn der Kontakt noch wirklich interessant und wichtig für Sie ist, übernehmen Sie ihn in Ihr elektronisches Adressbuch z.B. in Outlook.
  • Gibt es Unterlagen, die in die Kategorie „im Moment nicht relevant, könnte aber später einmal interessant werden“ gehören? Dann legen Sie sich dafür eine Ideensammlung an. Planen Sie dann in Ihrem Kalender einen Serientermin ein, um diese Sammlung 1x pro Monat zu sichten und neu zu entscheiden.

Wenn Sie einen Stapel durchgearbeitet haben, nehmen Sie bitte den Putzlappen zur Hand und wischen den Ablagekasten, die Schublade oder das Regalfach kurz aus. Erst danach legen Sie wieder die Dinge hinein, die dort einen guten Platz haben.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft!

Merken Sie, dass Sie sich von altem Ballast befreit haben? Wie fühlt sich das an?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfolgen.