Mit MS ToDo alle Aufgaben im Blick

MS ToDo ist ein Tool, mit dem Sie sowohl Ihre privaten, als auch beruflichen Aufgaben verwalten können. Sehr gut funktioniert dabei die Verbindung zu Outlook.

ToDo von Microsoft hat Wunderlist abgelöst. Aber auch alle, die bisher Ihre Aufgaben ausschließlich mit Outlook verwaltet haben, sollten sich einmal mit ToDo beschäftigen.

Arbeit oder privat? Beides!

Insbesondere Alleinunternehmer und Inhaber kleiner Betriebe kennen das: Eine klare Trennung zwischen der Arbeit und dem Privatbereich gibt es oft nicht. Wenn dann auch noch ein Ehrenamt hinzukommt ist es nicht ganz leicht, den Überblick zu behalten.

Hier kann die App ToDo von Microsoft Abhilfe verschaffen. Man kann sie einfach von der Webseite herunterladen und sowohl auf dem PC, als auch auf dem Smartphone installieren. Danach muss man sich nur noch mit seinem Microsoft-Konto anmelden, denn die Daten liegen natürlich in der Cloud, damit man auch von unterwegs darauf zugreifen kann.

Einfache Bedienung und klares Design

Im Grunde kann es dann auch sofort los gehen, denn die App ist intuitiv zu bedienen. Es gibt nur ein paar Möglichkeiten, mit Farben, Hintergrundbildern und Icons die Darstellung auf den eigenen Geschmack anzupassen, aber so hält man sich auf der anderen Seite auch nicht so lange mit der Gestaltung auf, sondern bleibt auf die Aufgaben fokussiert.

Es können eigene Listen zu verschiedenen Ereignissen bzw. Themen angelegt werden, wie z.B. die Planung einer Geburtstagsfeier. Wer dann, um bei diesem Beispiel zu bleiben, die Liste für den Partner freigibt, kann so gemeinsam die Geburtstagsfeier vorbereiten und die Aufgaben untereinander aufteilen.

Sehr gut gefällt mir die Übersicht „Mein Tag„, auf der alle Aufgaben, die heute fällig sind, aufgeführt werden.

Verbindung zu Outlook

Die Integration in Outlook ist aus meiner Sicht das wichtigste Argument für ToDo. Wenn einmal die Verbindung zwischen den beiden Programmen hergestellt ist, wird automatisch in Outlook eine weitere Aufgabenliste generiert.

Sie können also sowohl im Büro, als auch von unterwegs Ihre Aufgabenlisten einsehen, neue Aufgaben hinzufügen oder als erledigt kennzeichnen.

Auch gekennzeichnete Mails werden in ToDo übernommen und in einer gesonderten Liste dargestellt.

In dem folgenden Video stelle ich MS ToDo vor:

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Nutzen Sie bereits ToDo? Dann berichten Sie bitte von Ihren Erfahrungen mit dieser App und hinterlassen einfach einen Kommentar.

Einfach Projekte managen mit Asana

In diesem Blog-Artikel stelle ich Ihnen ein weiteres Tool vor. Asana hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, Fristen einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen. Planen Sie Projekte effektiver, erfassen Sie die Prioritäten Ihres Teams und halten Sie alle auf dem Laufenden. Auf diese Weise können Sie schneller bessere Arbeit leisten.

Asana ist eine weitere App, die Sie in TEAMS einfügen können. In Asana verwalten Sie dann alle Projektaufgaben und Meilensteine und können die Zusammenarbeit im Projektteam verbessern.

Einen Überblick über diese Software gebe ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Die Aufgabenplanung

In Asana können Sie ganz einfach eine neue Aufgabe anlegen, einen Verantwortlichen zuweisen, eine Frist festlegen und weitere Informationen hinzufügen. Sie haben aber auch die Möglichkeit Dateien an eine Aufgabe anzuhängen und die Kollegen bitten, diese zu überprüfen und Ihnen Feedback dazu zu geben.

Die Ansichten

Es gibt in Asana verschiedene Möglichkeiten, einen Überblick über das Projekt zu erhalten:

  • Liste: Hier werden alle Aufgaben aufgeführt. Sie erkennen den Verantwortlichen, die Frist, den Status und können weitere Spalten hinzufügen.
  • Board: Hier können Sie alle Aufgaben z.B. als Kanban-Board anzeigen lassen. Auch im Board haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach neue Aufgaben hinzuzufügen, oder diese zu verschieben. Mehr dazu…
  • Zeitleiste: Um Abhängigkeiten besser erkennen zu können, bietet sich die Zeitleiste an, das vergleichbar mit einem Gantt-Chart ist. Auch in dieser Ansicht, können Sie ganz einfach Fristen verschieben. Mehr dazu…
  • Kalender: Mit Hilfe des Kalenders verschaffen Sie sich einfach einen Überblick, welche Aufgaben für den heutigen Tag geplant sind. Sie erkennen also, welches Projektmitglied an welcher Aufgabe arbeitet bzw. arbeiten sollte.

Automatisierungsmöglichkeiten

In Asana können Sie über Regeln Aufgaben automatisieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass bestimmte Prozesse wie geplant ablaufen. Hierfür stehen Ihnen einige Vorlagen zur Verfügung: Automation

Asana können Sie mit mehreren anderen Anwendungen, wie z.B. Cloud-Anbieter, Zeiterfassungssysteme, Kommunikationssysteme oder auch Formularanbieter verbinden. Eine Übersicht finden Sie hier (klick).

Das komplette Handbuch zu Asana finden Sie hier (klick).


Wie ist Ihre Erfahrung mit Asana? Welche Möglichkeiten und Funktionen gefallen Ihnen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Projekt managen mit SMARTSHEET

Mit Smartsheet haben Sie Ihre Projektaufgaben im Blick und organisieren Ihr Projektteam. Smartsheet ist eine der Apps, die Sie in TEAMS hinzufügen können.

Smartsheet ermöglicht es Unternehmen, sich dem Wandel anzupassen:

  • Erstellen Sie dank einer flexiblen Umgebung individuelle Arbeitsprozesse
  • Sparen Sie eine Stunde pro Tag durch Automatisierung von Routinevorgängen
  • Ersetzen Sie Meetings und E-Mails durch eine zentrale Online-Berichterstattung
  • Arbeiten Sie über geographische und unternehmerische Grenzen hinweg zusammen
  • Passen Sie Ihre Arbeit den strategischen Zielen Ihrer Vorgesetzten an

Die ersten Schritte mit Smartsheet erkläre ich in diesem Video:

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Echtzeit-Einblick statt Statusmeetings

Sie hetzen von einer Besprechung in die nächste und es geht jedes Mal nur darum, den aktuellen Stand der Dinge im Projekt zu präsentieren? Sparen Sie sich zukünftig diese Zeit.

Aktualisieren Sie Ihren Statusbericht, indem Sie Informationen aus anderen Blättern vollautomatisch herausziehen. Danach können Sie diesen regelmäßig und voll automatisiert an andere Mitarbeiter versenden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Statusberichte automatisieren

Eine weitere Möglichkeit bietet das Dashboard in Smartsheet. Geben Sie den Überblick darüber, wie Sie strategische Ziele der Geschäftsführung umsetzen. Dank Echtzeit-Informationen sind alle Mitarbeiter jederzeit auf dem aktuellen Stand. Führungskräfte können sehen, wie es mit dem Projekt voran geht. Wie Sie ein Dashboard erstellen, erfahren Sie hier: Dashboard erstellen

Automatisierte Arbeitsprozesse

Aber es geht auch noch weiter. Mit Smartsheet können Sie sogar Arbeitsprozesse automatisieren. Sie können dafür mit einer fertigen Vorlage beginnen und diese für Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispiele:

  • Genehmigung eines Preisnachlasses
  • Bestellbestätigung
  • Kaufanfrage
  • Lohnkarte

Weitere kostenloses Webinare finden Sie im LearningCenter von Smartsheet.

Haben Sie Smartsheet bereits im Einsatz? Dann berichten Sie von Ihren Erfahrungen mit dieser Software. Ich bin gespannt auf Ihre Kommentare.

Alles an einem Ort mit TEAMS

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente.

Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). 

Mehrere Projektteams im Blick

In der Software Teams können Sie verschiedenen Teams beitreten, die in Ihrem Unternehmen angelegt sind, oder ein eigenes Team erstellen.

Wenn in Ihrem Unternehmen bereits intensiv mit Teams gearbeitet wird, gibt es wahrscheinlich viele Gruppen in dieser Software. Aber es sind nur einige Gruppen tatsächlich für Sie relevant, bzw. Sie sind nur Mitglied in bestimmten Gruppen.

Wenn Sie links in der Leiste auf das 3. Icon klicken (Teams), dann werden Ihnen Ihre Teams aufgelistet. Hier können Sie von einem Team zum anderen wechseln.

Ist ein Team im Moment nicht mehr für Sie relevant, dann klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Teamnamen und wählen im Kontextmenü „Ausblenden“. Oder Sie verlassen das Team, dies sollte aber mit dem Team- bzw. Projektleiter abgesprochen sein.

Team anlegen, beitreten und verwalten

Die Registerkarten

Sie können zu jedem Team verschiedene Registerkarten hinzufügen.

Klicken Sie dafür einfach auf das Plus-Zeichen.

Sie haben die Möglichkeit, Dateien hinzuzufügen, Videos, ein Wiki oder auch weitere Apps. Die Auswahl an Apps ist sehr groß. Ich werde hier in meinem Blog einige davon in den nächsten Beiträgen vorstellen. Gerade weil die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt erscheinen, sollten Sie sich in Ihrem (Projekt-)team absprechen, was überhaupt für Sie sinnvoll ist.

Inhalte mit Registerkarten strukturieren

Unterhaltung statt E-Mail

Nachdem Sie Ihr Team eingerichtet haben, verläuft die Kommunikation untereinander eher unkonventionell. Statt alle Teammitglieder per Mail über Änderungen und Neuerungen zu informieren, werden einige Aktivitäten in den Beiträgen protokolliert (hier: Meike Kranz hat Trello zum Team hinzugefügt.).

Jedes Teammitglied hat dann die Möglichkeit, die Inhalte zu kommentieren. Dies funktioniert wie ein Chat, d.h. die Kommentare sind eher kurz gehalten und Sie können z.B. Emojis hinzufügen.

Unterhaltungen

Mein Fazit

Mir gefällt Teams gut. Es bietet neue und andere Möglichkeiten, ein Projekt zu managen. Mir gefällt auch, dass ich bei Teams alles, was zum Projekt gehört, an einem Ort habe. Ich muss also nicht mehr zwischen der Dateiablage und E-Mails, zwischen Präsentationen und Kommentaren dazu, zwischen Protokollen und To-Do-Listen hin- und her wechseln.

Aber die Herausforderung liegt aus meiner Sicht in der Begrenzung. Einerseits sollte sich das Team darauf verständigen, welche zusätzlichen Apps genutzt werden sollen. Andererseits sind Regeln zur Kommunikation absolut notwendig. Denn jedes Teammitglied sollte eigentlich alle Kommentare in den Beiträgen verfolgen und sich, wenn notwendig, einbringen. Dies kann aber zu einem riesengroßen Zeitfresser und Stressfaktor werden. Wer nun nicht nur ständig ins E-Mail-Postfach sieht, um keine Mail zu verpassen, sondern auch noch die Chatverläufe der verschiedenen Projektteams im Blick behalten will, kommt nicht mehr zu seiner eigentlichen Arbeit.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Teams? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

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Office 365: Überblick über alle Apps

Outlook, Word, Excel und PowerPoint kennen Sie bereits, wenn Sie seit einiger Zeit mit dem Office-Paket von Microsoft arbeiten. Wenn Sie sich aber für das Office-365-Paket entscheiden, dann kommen noch ein paar neue Apps dazu. In diesem Blog-Artikel gebe ich Ihnen einen Überblick über alle Tools und erkläre kurz die Funktionen.

Hier nun die kurzen Erklärungen zu jedem Programm in alphabetischer Reihenfolge:

Access

Access gehört schon länger zum Office-Paket, wird aber nur von wenigen Anwendern genutzt. Mit Access können Sie eine Datenbank erstellen und darüber Abfragen und Berichte generieren. Die Datenbank kann auch mit Word oder Excel verbunden werden, sodass Sie z.B. aus der Datenbank heraus einen Brief erstellen, in dem alle Infos bereits eingefügt sind.

Infos von Microsoft: Access

Bookings

Mit Bookings haben Sie die Möglichkeit Onlinetermine zu verwalten. Ihre Kunden erhalten automatische Bestätigungs-Mails und es gibt eine Erinnerungsfunktion.

Infos von Microsoft: Bookings

Delve

Delve bietet eine Übersicht darüber, welche Personen aus Ihrem Unternehmen gerade an welchen anderen Dokumenten arbeiten. Die Software verwendet einen selbstlernenden Dokumentenverwaltungs- und Suchassistenten. Dadurch werden Ihnen auch relevante Inhalte vorgeschlagen, die Ihnen bislang unbekannt waren. Delve basiert auf den Office-Graph-Algorithmus, der aus Datenschutzsicht allerdings sehr bedenklich ist.

Infos von Microsoft: Was ist Delve?

Einführungsvideo von Microsoft: Introducing Office Delve

Dynamics 365

Dynamics 365 ist eine cloudbasierte ERP & CRM-Lösung. Das bedeutet, dass Sie Standard-Prozesse automatisieren, Workflows einrichten und Informationen vernetzen können.

Infos von Microsoft: Dynamics

Excel

Excel gehört seit Jahrzehnten zu unserem Büroalltag. Mit Excel können Sie auch große Mengen an Daten/Zahlen in Tabellen verwalten, Diagramme und Berichte erstellen.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie meine besten Tipps & Tricks: Videos ansehen

Flow

Mit Flow können Sie automatisierte Workflows erstellen. Durch diese Workflows erhalten Sie Benachrichtigungen, können Dateien synchronisieren und Sie können Daten erfassen. Dieses Tool ist wirklich sehr umfangreich.

Infos von Microsoft: Flow

Von Microsoft gibt es viele Anleitungsvideos dazu: Videos zu Flow

Forms

Mit Forms können Sie Umfragen, Quizfragen und Fragebögen erstellen. Die Teilnahme ist mit jedem Web-Browser möglich. Die Ergebnisse können Sie später auswerten und auch nach Excel exportieren.

Infos von Microsoft: Forms

MyAnalytics

Mit dieser App können Sie Ihre Arbeitszeit erfassen und analysieren. Sie erkennen, wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung von E-Mails, Besprechungen und konzentriertes Arbeiten verbringen.

Infos von Microsoft: MyAnalytics

OneDrive

OneDrive ist der virtuelle Ablageort für Ihre Dokumente. Über Ihren Office365-Zugang ist die Cloud von überall erreichbar. Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre Dateien auf Ihrem Laptop zu speichern, sodass Sie offline arbeiten können (z.B. im Flugzeug).

Infos von Microsoft: OneDrive

OneNote

OneNote ist bereits im Office-Paket enthalten, wird aber oft von den Mitarbeitern noch nicht genutzt. Bei diesem Tool handelt es sich um ein digitales Notizbuch, das sehr nützlich ist. Besprechungsprotokolle, Projektdokumentation, Ideensammlung – die Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig. Besonders gut gefällt mir die Vernetzung zu Outlook.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie Anleitungen, sodass Sie sofort starten können: Videos ansehen

Outlook

Dieses E-Mail-Programm gehört in den meisten Unternehmen zum Standard. In der Kombination von E-Mails, Terminen, Aufgaben und Adressbuch bietet es gute Möglichkeiten sich selbst effizient zu organisieren.

Meine besten Tipps & Tricks zu Outlook finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten die vielen Möglichkeiten und Funktionen von Outlook nutzen? Dann empfehle ich Ihnen mein umfangreiches E-Book: Outlook-Handbuch

Outlook CRM

Outlook Customer Manager ersetzt den Business Manager, den vielleicht einige von Ihnen kennen. Dieses Tool ist direkt in Ihrem Outlook integriert.

Infos von Microsoft: CRM

Planner

Mit Planner können Sie die Aufgaben im Team verwalten. Sie können To-Do-Listen erstellen, Aufgaben einzelnen Mitarbeiter zuweisen, Prioritäten festlegen und den Bearbeitungsstatus erkennen.

Infos von Microsoft: Planner

Videoanleitungen von Microsoft: Videoschulung

PowerApps

PowerApps ist ein Entwicklungstool, mit dem Sie Web-Apps und mobile Apps ohne Programmierkenntnisse erstellen können. Dabei hilft eine große Auswahl an Vorlagen, sodass Sie mit nur wenigen Klicks eine App erstellen.

Infos von Microsoft: PowerApps

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitung zu PowerApps

PowerBI

Mit PowerBI können Sie Daten aus verschiedenen Quellen zusammenfügen, analysieren und visualisieren. Anschließend können Sie die Inhalte auf Dashboards teilen und freigeben. So erhält jeder Mitarbeiter einen guten Einblick in die Unternehmensdaten.

Infos von Microsoft: PowerBI

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

PowerPoint

Auch PowerPoint ist seit vielen Jahren im Office-Paket enthalten und bei vielen Mitarbeitern als Präsentations-Tool bekannt.

Meine besten Tipps & Tricks finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten Ihre Präsentationen interessanter gestalten und frische Elemente einfügen? Dann empfehle ich Ihnen meine Video-Kurse, in denen ich Ihnen zu verschiedenen Spezial-Themen Schritt-für-Schritt erkläre, wie Sie beeindruckende Präsentationen erstellen: Zu den Video-Kursen

Project

Project ist ein professionelles Projektmanagement-Tool, mit dem Sie alle Aufgaben, Meilensteine, Ressourcen und Risiken im Blick haben.

Die kostenlose Alternative ProjectLibre, die allerdings nicht mit Ihren Outlook verknüpft ist, stelle ich in diesem Blog-Artikel vor: ProjectLibre

Publisher

Mit Publisher können Sie professionelle Etiketten, Grußkarten, Newsletter, Flyer, Broschüren und andere Marketingmaterialien erstellen.

Infos von Microsoft: Publisher

SharePoint

SharePoint ist nicht nicht nur ein Ablageort für Ihre Dateien, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit Intranetwebseiten zu erstellen (für Ihr Team, Ihr Projekt oder dem Unternehmen). Die Zusammenarbeit kann dadurch vereinfacht werden.

Infos von Microsoft: SharePoint

Skype for Business

Chats, Anwesenheitsinformationen, Video- und Audio-Konferenzen – dies alles bietet Ihnen Skype.

Infos von Microsoft: Skype

StaffHub

Mit StaffHub können Sie digitale Dienstpläne für Ihre Außendienstmitarbeiter, den Service oder Produktion erstellen. So können z.B. Schichtpläne, Richtliniendokumente und Bekanntmachungen geteilt werden.

Infos von Microsoft: StaffHub

Stream

Mit Stream erstellen, laden und teilen Sie Videos sicher. Es ist also im Prinzip YouTube für Unternehmen. Sie können Stream z.B. für für aufgezeichnete Schulungskursen, Präsentationen und Vorträgen nutzen.

Infos von Microsoft: Stream

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitungen zu Stream

Sway

Mit diesem Tool können Sie Geschäftsberichte, Unternehmenspräsentationen und interne Newsletter erstellen, indem Sie Texte mit Bilder kombinieren. Im Prinzip ist Sway mit PowerPoint vergleichbar.

Infos von Microsoft: Sway

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

Teams

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente. Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). Einige dieser Anwendungen werde ich in weiteren Blog-Artikeln und Videos vorstellen.

Infos von Microsoft: Teams

Videos von Microsoft: Teams Training

ToDo

Mit ToDo können Sie sowohl Ihre beruflichen, als auch privaten Aufgabenlisten verwalten. Es besteht die Möglichkeit, ToDo mit Ihrem Outlook zu verbinden, sodass Sie auf Ihrem SmartPhone alles auf einen Blick sehen.

Infos von Microsoft: ToDo

Visio

Auch Visio war früher im Rahmen des Office-Paketes verfügbar. Mit Visio zeichnen Sie professionell Geschäftsprozesse, Organigramme oder IT-Netzwerke.

Infos von Microsoft: Visio

Die Software alleine macht noch keinen guten Prozess. Wenn Sie lernen möchten, Prozesse zu erheben, dokumentieren und zu verbessern, dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“. In der Bonuslektion zeige ich Ihnen die kostenlose Alternative zu Visio: ArisExpress.

Whiteboard

Mit Whiteboard können Sie online gemeinsam an einer virtuellen Leinwand arbeiten. Es ist perfekt geeignet für entsprechende Smartboards und Tablets.

Infos von Microsoft: Whiteboard

Word

Word ist eines der Standard-Anwendungen in Unternehmen. Typische Anwendungsfälle sind Briefe, Memos, Protokolle, Berichte.

Meine besten Tipps & Tricks zu Word finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Yammer

Yammer ist eine unternehmensweite Social-Media-Plattform und vergleichbar mit einem digitalen Schwarzen Brett. Hier können von den Mitarbeitern Dokumente, Statusinformationen und Links gepostet werden.

Infos von Microsoft: Yammer

Welche App für Sie und Ihr Team bzw. Unternehmen sinnvoll ist und Sie dabei unterstützt, Ihre Produktivität zu steigern kann man nicht pauschal sagen. Schauen Sie sich bitte in Ruhe alle Programme an und lassen sich entsprechend beraten. Insbesondere für Tools, die die Zusammenarbeit verbessern, wie z.B. Teams, sollten Sie Regeln vereinbaren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie nicht Zeit sparen, sondern Zeit damit verschwenden.

Die 5 häufigsten Fehler beim Erstellen einer Word-Datei

Bei meinen Trainings und Arbeitsplatzcoachings fallen mir immer wieder die gleichen Fehler auf, die beim Schreiben eines Textes in MS-Word gemacht werden. Dabei wird unnötig Zeit verschwendet. Es sind nur Kleinigkeiten, aber aufsummiert ist es dann doch ärgerlich.

  1. Sofort alles formatieren
  2. Text mit der Return-Taste auf die nächste Seite schieben
  3. Tabulatoren nutzen
  4. Wörter selbst trennen
  5. Zu wenig Platz für Unterschrift oder handschriftliches Ausfüllen von Formularen

Sofort alles formatieren

Wenn Sie einen Text schreiben, dann schreiben Sie bitte erstmal nur den Text. Die Formatierungen kommen dann im nächsten Schritt. Wenn Sie dafür dann Formatvorlagen verwenden, sind Sie schnell, sicher und effizient unterwegs, auch wenn Sie am nächsten Tag z.B. die Formatierung der Überschriften ändern wollen.

Text mit der Return-Taste auf die nächste Seite schieben

Dies beobachte ich ganz häufig. Der erste Teil des Textes steht auf der ersten Seite. Der zweite Teil soll dann auf die zweite Seite landen. Was machen viele? Sie drücken so oft auf die Return-Taste, bis der Text auf die zweite Seite gerutscht ist. Wenn Sie später den Text auf der ersten Seite ergänzen, müssen Sie daran denken, entsprechend viele Leerzeilen wieder zu löschen. Das ist unnötig und kann schnell vergessen werden. Besser ist es, einen Seitenumbruch einzufügen.

Tabulatoren nutzen

Sie wollen eine Preisliste erstellen? Linksbündig sollen dabei die Produkte stehen und weiter rechts, möglichst untereinander, die Preise. Anfänger füllen die Lücke mit Leerzeichen. Das funktioniert meist nicht, weil die Preise nicht exakt untereinander stehen. Fortgeschrittene nutzen die Tab-Taste. Das geht schon etwas besser, bringt aber auch ein paar zeitraubende Probleme mit sich (die ich im Video demonstriere). Viel einfacher und schneller erstellen Sie eine Preisliste mit Hilfe einer Tabelle.

Wörter selbst trennen

Manchmal sieht der Text nicht besonders schön aus, da die Zeilen unterschiedlich lang sind. Auch der Blogsatz ist in der Regel nicht besser, weil dadurch die Wörter auseinander gezogen werden und größere Lücken entstehen. Also denken sich viele: dann trenne ich mal die Wörter. Das ist zwar eine gute Idee, aber bitte tun Sie dies nicht selbst. Wenn Sie später Text ergänzen oder die Seitenränder ändern, müssen Sie die Trennstriche selbst löschen. Besser ist es, Word diese Arbeit für Sie erledigen zu lassen und die entsprechende Funktion zu nutzen (erkläre ich im Video).

Zu wenig Platz für Unterschrift oder handschriftliches Ausfüllen von Formularen

Ich gebe zu, das ist so ein ganz persönliches Ding von mir. Meine Unterschrift ist relativ groß, jedenfalls größer, als mir häufig der Platz gelassen wird. Auch in Formularen benötige ich eine gewisse Zeilenhöhe, um diese handschriftlich ausfüllen zu können. Oft habe ich aber den Eindruck, dass der Ersteller des Formulares dies überhaupt nicht getestet und berücksichtigt hat. Schade. Denn es wäre bestimmt noch Platz gewesen…

Das folgende Video ist länger, als sonst bei mir üblich, weil ich nicht nur die 5 häufigsten Fehler beim Erstellen einer Word-Datei nenne, sondern auch zeige, wie Sie es besser machen können.

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Nie wieder abheften!

Schluss mit Stehordnern. Oder haben Sie noch Lust, Ablage zu machen?

Vor einigen Tagen habe ich durch Zufall mitbekommen, wie jemand einen Tag vor einer Dienstreise mehrere Unterlagen zu verschiedenen Themen aus Ordnern aus dem Schrank zusammengesammelt hat. Diese wurden dann in einen Stehordner einsortiert und mit Trennblättern abgegrenzt.

Eigentlich doch ganz ordentlich – oder?

Ich frage mich in solchen Situationen immer: Geht das nicht auch einfacher?

Ja, es geht. Der Trick ist, nicht mehr alle Unterlagen in Ordner abzuheften, sondern Hängemappen zu benutzen. Diese Hängemappen stellen Arbeitsakten oder Handakten dar. D.h. hier werden nur die aktuellen Unterlagen gesammelt.

Die Hängemappen können Sie entweder in den hohen Schublade Ihres Rollcontainers unterbringen, oder in spezielle Kunststoff-Boxen hängen, die dann entweder auf Ihrem Schreibtisch, oder auf dem Sideboard stehen. Es gibt auch entsprechende Schienen für Schränke, um die Hängemappen dort ablegen zu können.

Die neue Vorgehensweise wäre also: Sie nehmen die Hängemappe mit den Unterlagen, die Sie an dem Besprechungstag oder auf der Dienstreise benötigen und legen Sie in eine Eckspannmappe. Wenn Sie wieder ins Büro zurückkehren, nehmen Sie die Hängemappe aus der Eckspannmappe und hängen sie wieder an ihren Platz im Rollcontainer oder in der Box. – Fertig.

Kein lästiges hin- und herheften, kein umheften, kein umblättern, keine Trennstreifen beschriften.

Einfach. Schnell. Effizient.

Wie Sie im Video erkennen können, gibt es dabei einen großen Vorteil des Mappei-Systems im Vergleich zu normalen Hängemappen.

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So klappt es mit den guten Vorsätzen

Ich wünsche Ihnen ein frohes neues Jahr!

Haben Sie auch dieses Jahr wieder gute Vorsätze gefasst?

Ich habe mich damit beschäftigt, warum es uns so schwer fällt, alte Gewohnheiten abzulegen und unsere guten Vorsätze auch tatsächlich umzusetzen.

Dabei bin ich auf ein Buch aufmerksam geworden, dass sich mit dem Thema „Micro Habits“ auseinandersetzt. Hier wird in einfachen Schritten erklärt, wie Sie vorgehen sollten. Die Methode stelle ich auch im folgenden Video vor.

Der Autor stellt auf seiner Webseite weiterführende Materialien kostenlos zur Verfügung. Schauen Sie doch einmal vorbei: https://www.matthiashammer.de/buecher/micro-habits/

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Im Video erkläre ich auch, warum es besser ist, sich eine Veränderung von nur 1% vorzunehmen und sich nicht radikale (und damit unrealistische) Ziele zu setzen. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, empfehle ich Ihnen dieses Buch:

So erstellen Sie ein Bullet Journal in OneNote

Ich weiß, ein Bullet Journal sollte man mit Stift und Papier erstellen. Denn bei dieser manuellen Methode durchdenkt man seine Ziele und Erfolge besser.

Aber ich kann nicht besonders gut zeichnen und finde zwar Handlettering interessant, bin aber leider ziemlich unbegabt.

Also habe ich mir überlegt, dass ich ein Bullet Journal für meine beruflichen Ziele in meinem elektronischen Notizbuch OneNote erstelle. Hier kann ich ganz einfach verschiedene Farben und Schriftarten nutzen, Bilder und Texte einfügen und habe zusätzlich noch die Verbindung zu Outlook und meiner Aufgabenliste.

In diesem Video stelle ich meine Version vor:

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Sie möchten auch ein solches Bullet Journal in OneNote erstellen? Ich kann Ihnen meine Vorlage als Datei zur Verfügung stellen. Leider kann ich die Datei hier nicht zum Download anbieten. Bei Interesse senden Sie mir einfach eine E-Mail.

Bullet Journal: Themensammlung

Wie die Methode „Bullet Journal“ funktioniert, habe ich im letzten Beitrag erklärt: https://www.123effizientdabei.de/was-ist-ein-bullet-journal/

Eigentlich bezieht sich das Bullet Journal sowohl auf private, als auch auf berufliche Themen und Ziele. Ich habe mir aber überlegt, wie ich das Bullet Journal als Selbständige nutzen könnte, um meine beruflichen Ziele zu erreichen.

In diesem Video stelle ich meine Themensammlung vor:

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Welche Themen fallen dir dazu ein? Hinterlasse bitte einen Kommentar.