Fallbeispiel – Was ist Ihre Mission?

Erstmal Ordnung schaffen

Im Frühjahr habe ich einen Kunden beraten, der sich von meinen anderen Kunden deutlich unterscheidet. Es handelte sich um ein Entwicklungshilfe-Projekt, das hauptsächlich mit Ehrenamtlichen arbeitet und auf einer Inselgruppe nördlich von Australien aktiv ist. Ich habe die Gespräche mit dem Projektleiter also per Videokonferenz geführt und wir mussten die Zeitverschiebung beachten (bei mir war es Vormittag, bei ihm Abend – er hatte also schon den Tag erlebt, den ich noch vor mir hatte).

In dem Projekt geht es darum, die Bibel in die Eingeborenensprachen zu übersetzen. Da es aber für diese Sprachen noch keine Schriftform gibt (sie werden nur gesprochen), sollte auch noch eine Schreibweise entwickelt werden. Damit auch die Menschen, die nicht lesen können, die Texte verstehen, wurde dies auch als Podcast aufgenommen.

Da die Bibel bekanntlich etwas umfangreicher ist und aus vielen Büchern und Kapiteln bestehen, kamen viele Dateien zusammen.

Wir haben erstmal Ordnung in die vielen Dateien gebracht. Zum Glück war die Entwicklung der Ordnerstruktur recht einfach, da die Bibel die Struktur bereits vorgibt.

Für die Strukturierung und Planung der noch anstehenden Aufgaben habe ich ihm vorgeschlagen, ein Kanban-Board einzuführen. So können alle schnell erkennen, was noch zu tun ist, wer an welchem Thema arbeitet und was bereits abgeschlossen ist.

Es fehlt etwas…

Obwohl ihm die Strukturen geholfen haben, kamen wir bei unserem zweiten oder dritten Gespräch nicht mehr so richtig weiter. Daher bin ich noch einmal darauf zurück gegangen, was eigentlich das Ziel des Projektes ist. Seine Antwort: Wir wollen, dass die Menschen ein besseres Leben führen.

Wer die SMART-Formel kennt, der weiß, dass dies kein gut formuliertes Ziel ist. „Ein besseres Leben führen“ ist kein klares Ziel, sondern jeder versteht etwas anderes darunter. Ich habe ihn gebeten, seine Mitarbeiter zu fragen, wie sie beschreiben würden, was das Ziel des Projektes ist. Es stellte sich bei unserem nächsten Gespräch heraus, dass er ganz unterschiedliche Antworten erhalten hatte. Dabei dachten alle, es wäre doch klar.

Im nächsten Schritt habe ich eine weitere Methode angewendet: 5x Warum. Ich habe ihm also gefragt, warum er möchte, dass die Einheimischen ein besseres Leben führen. Und nach seiner Antwort wieder nach dem „Warum“ gefragt. Das hat uns dabei geholfen, auf den Kern der Sache zu kommen.

In unserem letzten Gespräch habe ich dem Projektleiter dann empfohlen, mit den Teammitgliedern eine Geschichte aus der Bibel auszuwählen, diese zu übersetzen und zu vertonen und dann im Gespräch mit den Menschen in den Dörfern zu besprechen, was sie aus dieser Geschichte für sich selbst ableiten können. Wenn er es also schafft, mit nur dieser einen Bibelgeschichte in den nächsten zwei Jahren eine Kleinigkeit zu ändern, dann hat er viel erreicht.

Am Ende war er zuversichtlich, sein Ziel zu erreichen. Das konnte ich sowohl an seiner Körperhaltung, als auch in seinem Gesicht sehen. Er war nun viel motivierter und ich bin mir sicher, dass er dies auch in sein Team tragen konnte.

Was ist Ihre Mission?

Wie sieht es bei Ihnen aus? Was ist Ihre Mission? Was ist der Grund dafür, dass Sie tun, was Sie tun? Und welche kleineren und erreichbaren Ziele lassen sich daraus ableiten?

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awork: Projekte auf Autopilot

Den Projektstand im Blick mit automatisierten Benachrichtigungen

Als Projektleiter müssen Sie Ihr Projekt ständig im Blick behalten, damit Sie schnell reagieren können, wenn Ihr Projekt aus dem Ruder läuft.

Oft ein Streitpunkt im Projektteam: Ist das eine Hol- oder eine Bringschuld? Also: Wer muss wann wenn informieren? Oder muss der Projektleiter selbst die Informationen zusammensuchen?

Was sonst sehr zeitaufwändig, nervig und konfliktbehaftet sein kann, ist mit awork ganz einfach. Denn auch für diese automatischen Benachrichtigungen gibt es wieder fertige Vorlagen, die Sie ganz einfach nutzen können.

In diesem Video zeige ich Ihnen die Funktion:

https://youtu.be/Ml4YPwrDPgM

Meine abschließende Beurteilung zu awork

Nachdem ich nun einige Stunden awork getestet habe, kann ich sagen, dass es wirklich ein gutes Tool ist, um die digitale Zusammenarbeit zu organisieren.

Es lässt sich intuitiv bedienen, die grafische Aufbereitung gefällt mir und auch die kleinen Tipps, die zwischendurch angezeigt werden, sind sehr hilfreich. Mir hat es Spaß gemacht, mit awork zu arbeiten.

Auch die Tatsache, dass es ein deutsches Produkt ist, ist für mich ein wichtiger Pluspunkt.

Die Funktionen gehen über die einfache Auflistung von Aufgaben hinaus, ermöglichen auch eine Zeiterfassung und vieles wird durch die Automatisierungsmöglichkeiten vereinfacht.

awork: Hintergrundprozesse automatisieren

Was sind Hintergrundprozesse im Projekt?

Mit Hintergrundprozessen meine ich alle Abläufe, die zusätzlich zu der Aufgabenplanung und Projektsteuerung anfallen.

Beispiele:

  • Wer muss informiert werden, wenn ein Projektmitglied eine Aufgabe hinzufügt?
  • Wer wird informiert, wenn eine Aufgabe erledigt ist?
  • Wenn alle Unteraufgaben erledigt sind, soll die Hauptaufgabe als erledigt gekennzeichnet werden – wer ist dafür verantwortlich?
  • Aufgaben, die zu einer bestimmten Liste hinzugefügt werden, sollen eine bestimmte Kennzeichnung (Tag) erhalten – wer ist dafür verantwortlich?

In awork können Sie diese Automatisierungen hinterlegen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten. Im ersten Schritt legen Sie fest, was der Auslöser ist. Im nächsten Schritt, was dann automatisch passieren soll. Dies zeige ich Ihnen im folgenden Video:

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Die integrierte Zeiterfassung von awork

Was haben Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht?

Diese Frage haben Sie sich sicherlich auch schon an so manchen Tag gestellt. Aber alles detailliert aufzuschreiben ist dann doch zu aufwändig.

Aber insbesondere in Projekten müssen Sie Ihre Bearbeitungszeiten notieren und an den Projektleiter melden. So kann dieser feststellen, ob das Projekt noch im Rahmen läuft, oder ob gegengesteuert werden muss.

In awork ist die Zeiterfassung bereits integriert. Entweder, sie starten den Timer, wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen und stoppen ihn am Ende, oder Sie tragen die Zeiten pro Aufgabe manuell ein. Auch Korrekturen sind möglich, falls Sie einmal vergessen haben, den Timer zu starten.

Der Projektleiter erhält eine Zusammenfassung für das Projekt und Sie selbst bekommen eine Tagesansicht.

In diesem Video zeige ich die Zeiterfassungs-Funktion:

https://youtu.be/ChJmXcQN-l8

Aufgabenplanung mit awork

Aufgabenplanung leicht gemacht

Kanban-Board oder Wasserfall? Aufgabenliste, Timeline oder Board? Dashbord mit meinen Aufgaben?

Kein Problem mit awork.

Das Tool lässt sich intuitiv bedienen. Es „spricht“ sogar mit Ihnen.

Zu jeder Aufgabe können Sie eine Beschreibung, Bearbeiter, Termin, Unteraufgaben oder auch Kommentare erfassen.

Ein Projekt gliedern Sie am Besten in Aufgabenlisten auf. So planen Sie jeden Meilenstein und erkennen später schnell den Fortschritt.

Aber wie starten? Ganz einfach! In awork gibt es fertige Vorlagen, die Sie nutzen und anpassen können. So müssen Sie Ihr Projekt nicht ganz blank starten, sondern bekommen ein paar Ideen dazu. Aus der Praxis – für die Praxis.

Aber awork ist nicht nur für Projekte geeignet. Sie können im Prinzip alle anfallenden Aufgaben hier erfassen, einplanen und beobachten. So reduzieren Sie die E-Mail-Flut innerhalb Ihres Teams.

Schauen Sie selbst:

https://youtu.be/wot6MVw5Sdw

awork – Digitale Teamarbeit in einfach

So managen Sie Ihre Projekte mit awork

Digital zusammenzuarbeiten ist in der aktuellen Corona-Situation für viele Firmen sehr wichtig geworden. Aber wie funktioniert das gut?

Im Frühjahr 2020 haben die meisten Unternehmen die Mittel genutzt, die vorhanden waren. Und da wird die erste Wahl die Kommunikation über E-Mails gewesen sein. Ich habe mit vielen Freunden, Bekannten und Kunden gesprochen und es hat sich herausgestellt, dass auch häufig Video-Konferenzen durchgeführt wurden. Für die Meisten war dies Neuland.

Aber die digitale Zusammenarbeit über Mails zu organisieren ist nicht der beste Weg. Zu viele Informationen werden an zu viele Menschen unnötig verteilt. Jeder kommt mit dem Lesen nicht mehr hinterher. Und der schnelle Austausch über den aktuellen Stand der Dinge bei verschiedenen Projekten ist eigentlich gar nicht möglich.

Daher wurde vielfach nach Alternativen gesucht. Einige Softwareprogramme waren besser geeignet, andere weniger.

Heute möchte ich Ihnen ein Tool vorstellen, mit dem Sie die digitale Zusammenarbeit einfach organisieren können: awork.

awork: Installation und Einstieg

Zur Webseite geht’s hier: awork.io

Man kann das Tool 14 Tage kostenlos testen und dies würde ich auch empfehlen. Erst wenn Sie selbst Projekte und Aufgaben anlegen und diese an Kollegen zuweisen, werden Sie ein Gefühl für diese Software bekommen.

awork kommt aus Deutschland, genauer gesagt, aus Hamburg. Das ist für mich der erste Pluspunkt, da es weniger Probleme mit dem Datenschutz gibt.

Da die Software internetbasiert läuft, muss auch nichts installiert werden und man hat von überall Zugriff.

Das erste Projekt ist schnell angelegt. Dabei müssen Sie sich aber gleich entscheiden, ob Sie Ihre Projekt agil oder klassisch bearbeiten möchten.

In diesem Video zeige ich Ihnen die ersten Schritte:

https://youtu.be/mfa0IWCgXRI

Work Management – Was es ist und warum Ihr Betrieb es braucht

Was ist Work Management?

Mit Hilfe eines Work-Management-Systems schaffen Sie es, dass jeder Mitarbeiter im Betrieb zu jedem Zeitpunkt weiß, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Ziel ist es, dass die Planung, Organisation und Durchführung aller Aufgaben reibungsloser abläuft.

Was ist der Unterschied zwischen Work Management und Projektmanagement?

Beim Work Management werden sowohl Projekte, als auch Prozesse organisiert.

Projekte umfassen neue Aufgabenstellungen, die zeitlich begrenzt sind und für die ein Projektteam eingesetzt wird.

Prozesse sind wiederkehrende Arbeitsschritte, die sich durch den gesamten Betrieb ziehen können.

In vielen Unternehmen wird zwischen dem Tagesgeschäft und Projekten unterschieden. Am Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters findet aber beides statt. Die Mitarbeiter verbringen einige Zeit mit den täglichen Routineaufgaben und einige Zeit mit Projektaufgaben. Gut wäre, wenn man für beides nur ein System hätte.

Warum Ihr Betrieb ein Work Management benötigt

Was beim Projektmanagement selbstverständlich ist, ist es bei der täglichen Arbeit in der Regel nicht: Sowohl die Führungskraft, als auch jeder Mitarbeiter haben einen vollständigen Überblick, welche Aufgaben und Termine geplant sind und wie der Stand der Dinge ist.

Sie denken jetzt vielleicht, dass dies auch gar nicht notwendig ist für das Tagesgeschäft, denn es läuft ja. Wenn Sie aber genauer hinschauen, stellen Sie fest, dass auch bei der täglichen Arbeit Schnittstellen nicht geklärt sind, es zu Doppelarbeiten kommt, Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigt werden oder liegen bleiben, wenn ein Mitarbeiter plötzlich krank ist. – Einfach, weil die Transparenz darüber fehlt.

Ich kenne einige Unternehmen und Teams, die versucht haben, diese Transparenz über eine Excel-Liste herzustellen. Im geringen Umfang und mit wenigen Beteiligten mag das noch funktionieren. Aber besser wäre es, ein Tool zu benutzen, das jedem Mitarbeiter eine tägliche Aufgabenliste anzeigt und den Vorgesetzten automatisch informiert, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Es sollte einfach zu bedienen und grafisch ansprechend sein.

Geeignete Tools stelle ich hier in meinem Blog immer einmal wieder vor.

5S digital – Mehr Ordnung in den Dateien

Aufräumen mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist eine Idee aus dem japanischen Toyota-Produktionssystem. Ziel ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann, Suchen ebenso wie lange Transportwege und Wartezeiten vermieden werden und dadurch verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld gilt als Grundlage für Qualitätsarbeit.

Die 5S-Methode wird in Deutschland auch 5A-Methode genannt und leitet sich von den Anfangsbuchstaben der 5 Schritte ab. In der folgenden Grafik sehen Sie die einzelnen Schritte mit kurzen Erläuterungen. Ich habe noch einen 6. Schritt hinzugefügt: Wenn alles zur Gewohnheit geworden ist, läuft es wie von selbst.

Ein aufgeräumter Schreibtisch

Wenn Sie Ihren Schreibtisch mit der 5S-Methode aufräumen möchten, sollten Sie ungefähr einen halben Tag dafür einplanen. Wenn es schon länger her ist, dass Sie aufgeräumt haben, könnte es auch einen Tag dauern.

Planen Sie einen Aufräum-Tag mit der ganzen Abteilung ein. Das macht mehr Spaß und die Entscheidung, was weggeworfen werden kann und wo was abgelegt werden soll, fällt leichter.

So gehen Sie vor:

Schauen Sie Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade und Papierstapel für Papierstapel durch und entscheiden Sie, was weggeworfen werden kann (Seiri). Für die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen, legen Sie einen bestimmten Platz fest und beschriften diesen (Seiton). Hilfreich dabei sind Hängemappen. In den Schubladen Ihres Rollcontainers können Sie für mehr Ordnung sorgen, indem Sie mit Trennstegen und Schrägablagen einzelne Bereiche abtrennen. Und wenn Sie schon dabei sind, alles einmal auszuräumen, können Sie auch gleich den Putzlappen schwingen (Seiso). Nun dokumentieren Sie diesen Standard (Seiketsu). Dafür könnten Sie ein kurzes Dokument erstellen und alles beschreiben, oder Sie fotografieren einfach diesen Idealzustand. Nun kommt es darauf an, dass Sie Unterlagen, die Sie aus Ihrer Ablage herausnehmen, später wieder dort hin zurück legen (Shitsuke).


Sie haben Lust, mit der 5S-Methode aufzuräumen, wissen aber nicht, wie Sie diese Methode Ihren Kollegen erklären sollen? Dann empfehle ich Ihnen die CD von LeanAktuell. Hier finden Sie nicht nur eine PowerPoint-Präsentation mit allen Erklärungen, sondern auch ein Spiel, um ganz leicht die Methode zu erlernen. Zum Bestellen hier klicken.


So schaffen Sie Ordnung in Ihren Dateien

Die 5S-Methode lässt sich natürlich auch auf Ihren digitalen Arbeitsplatz anwenden. Die einzelnen Schritte sind:

  1. Separieren: Gehen Sie Ihre Dateiablage durch. Welche Ordner, welche Dateien benötigen Sie nicht mehr? Durchforsten Sie auch Ihren Mail-Posteingang und die Unterordner. Vergessen Sie dabei nicht Ihre gesendeten Mails. Falls Sie einige Dateien auf dem Desktop abgelegt haben, sollten Sie auch hier aufräumen.
  2. Sortieren: Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an und benennen Ihre Ordner eindeutig. Überlegen Sie sich, nach welchem System Sie Ihre Dateien benennen wollen. Beginnt der Dateiname mit dem Datum? Verwenden Sie eher Kundenname oder Kundennummer?
  3. Säubern: Leeren Sie den digitalen Papierkorb.
  4. Standards: Dokumentieren Sie Ihre geschaffenen Standards. Neben einer Beschreibung können auch Screenshots hilfreich sein.
  5. Selbstdisziplin: Legen Sie nun jeden Tag sofort Dateien und Mails in die jeweiligen Ordner ab. So tragen Sie dazu bei, dass die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft beibehalten wird.

Sie würden gerne die Dateiablagestruktur verbessern, wissen aber nicht, wie Sie vorgehen sollen? Ich unterstütze Sie im Rahmen eines Workshops gerne dabei gemeinsam eine optimierte Struktur zu finden. Mehr Informationen dazu (klick)


Fallbeispiel: Auf die Kernkompetenz konzentrieren

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Die Ausgangslage

Vor einiger Zeit war ich bei einem Autohaus. – Nein, nicht weil ich ein neues Auto kaufen wollte. Ich wurde vom Inhaber gebeten, ein Coaching mit einem der Verkäufer durchzuführen.

Dieser Verkäufer war super. Der Chef hat richtig von ihm geschwärmt. Dieser Verkäufer war immer freundlich zu den Kunden, hat sehr gut beraten, viele Autos verkauft und sein spezieller Bereich war der Gebrauchtwagenhandel. Wie viele Autohäuser, werden auch hier die alten Autos der Kunden in Zahlung genommen, wenn ein neues Modell gekauft wird. Wohin nun aber mit den ganzen gebrauchten Wagen? Der Markt ist nicht ganz leicht. Der Mitarbeiter hat aber sehr gute Strategien entwickelt, diese Gebrauchtwagen schnell und zu einem guten Preis zu verkaufen.

Aber es gab einen Haken: Der Verkäufer war einfach schlecht organisiert.

Wenn ein Kunde sein neues Auto abholen wollte, dann konnte er häufig die Autopapiere und Schlüssel nicht finden, oder hatte vergessen, sich um die Anmeldung zu kümmern.

Wenn ein Kunde ein Leihauto erhalten hatte, weil sein eigener Wagen gerade in der Werkstatt repariert wird, hat er die Unterlagen dazu nicht mehr gefunden.

Und auf seinem Schreibtisch tobte das Chaos, da sich bei ihm auch viele Telefonnotizen angesammelt hatten.

Die Kollegen waren von ihm genervt, der Chef unzufrieden und die Kunden auch nicht immer ganz glücklich.

Der Verkäufer selbst war auch unzufrieden, denn er hatte schon oft versucht, sich zu bessern, aber der Erfolg hielt nicht lange an. Stattdessen machte er häufig Überstunden am Abend und war freiwillig am Samstag im Autohaus, damit er den Papierkram schafft.

Das Arbeitsplatzcoaching

Wir haben uns insgesamt drei Mal getroffen und die Unterlagen auf seinem Schreibtisch sortiert. Wir haben Ablagekästen beschriftet, Hängemappen angelegt, auch das Sideboard aufgeräumt, viel weggeschmissen. Außerdem haben wir seinen Tag geplant und ihm mehr Struktur gegeben.

Das hat auch alles ganz gut funktioniert, aber er ist teilweise wieder in sein Chaos zurückgefallen. Außerdem macht ihm der „Verwaltungskram“ einfach keinen Spaß und deswegen schiebt er die Aufgaben gerne vor sich her. – Er verkauft lieber Autos.

Wir haben also einen Teilerfolg erzielt, aber so richtig zufrieden war niemand. Dann hatte ich eine Idee.

Die Lösung

Ich habe dem Chef vorgeschlagen, dass sich der Mitarbeiter auf seine Kernkompetenzen konzentrieren sollte.

Nicht jeder muss alles gut können. Er war einfach ein guter Verkäufer, aber eine schlechte Bürokraft. Also habe ich empfohlen, eine „Bürofee“ für ihn einzustellen, die sämtliche Verwaltungstätigkeiten für ihn übernimmt. Sodass er sich wieder voll auf das Verkaufen von Autos konzentrieren kann, dadurch mehr Umsatz erreicht und zufriedener ist. Gleichzeitig sind auch die Kollegen und Kunden zufriedener, weil alles besser läuft. Die Kosten für die zusätzliche Kraft würde der Mitarbeiter schnell selbst erwirtschaften.

Als ich dem Verkäufer das vorgeschlagen habe, war es, als würde eine große Last von ihm fallen. Die Vorgabe, mehr Gewinn erzielen zu müssen, damit die Mitarbeiterin bezahlt werden kann belastete ihn nicht – im Gegenteil: Es spornte ihn an. Die Aussicht darauf, wieder sich voll und ganz auf seine Kernkompetenz konzentrieren zu können ließ ihn strahlen.

Fazit

In einem Team sollte jeder das tun, was er am Besten kann. Jeder hat seine Stärken und Schwächen. Führungskräfte sollten dies erkennen und den Nutzen daraus ziehen. Jeder bekommt die Aufgaben, die er am Besten und mit hoher eigener Motivation kann.


Läuft es in Ihrem Team auch nicht so ganz rund? Sehen Sie Verbesserungspotenzial? Dann vereinbaren Sie einfach ein kostenloses und unverbindliches Strategiegespräch mit mir. Wir schauen dann gemeinsam, wie ich Sie am Besten unterstützen kann.

Fallbeispiel: Effiziente Kommunikation

Haben Sie auch ein Funktionspostfach für E-Mails? Lesen und bearbeiten Sie auch mit mehreren Personen diese Mails?

In diesem Video zeige ich Ihnen an einem Kundenbeispiel, wie Sie deutlich machen, wer welche Mail bearbeitet und wie Sie sich gegenseitig über den Stand der Dinge informieren können.

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