Office 365: Überblick über alle Apps

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Outlook, Word, Excel und PowerPoint kennen Sie bereits, wenn Sie seit einiger Zeit mit dem Office-Paket von Microsoft arbeiten. Wenn Sie sich aber für das Office-365-Paket entscheiden, dann kommen noch ein paar neue Apps dazu. In diesem Blog-Artikel gebe ich Ihnen einen Überblick über alle Tools und erkläre kurz die Funktionen.

Hier nun die kurzen Erklärungen zu jedem Programm in alphabetischer Reihenfolge:

Access

Access gehört schon länger zum Office-Paket, wird aber nur von wenigen Anwendern genutzt. Mit Access können Sie eine Datenbank erstellen und darüber Abfragen und Berichte generieren. Die Datenbank kann auch mit Word oder Excel verbunden werden, sodass Sie z.B. aus der Datenbank heraus einen Brief erstellen, in dem alle Infos bereits eingefügt sind.

Infos von Microsoft: Access

Bookings

Mit Bookings haben Sie die Möglichkeit Onlinetermine zu verwalten. Ihre Kunden erhalten automatische Bestätigungs-Mails und es gibt eine Erinnerungsfunktion.

Infos von Microsoft: Bookings

Delve

Delve bietet eine Übersicht darüber, welche Personen aus Ihrem Unternehmen gerade an welchen anderen Dokumenten arbeiten. Die Software verwendet einen selbstlernenden Dokumentenverwaltungs- und Suchassistenten. Dadurch werden Ihnen auch relevante Inhalte vorgeschlagen, die Ihnen bislang unbekannt waren. Delve basiert auf den Office-Graph-Algorithmus, der aus Datenschutzsicht allerdings sehr bedenklich ist.

Infos von Microsoft: Was ist Delve?

Einführungsvideo von Microsoft: Introducing Office Delve

Dynamics 365

Dynamics 365 ist eine cloudbasierte ERP & CRM-Lösung. Das bedeutet, dass Sie Standard-Prozesse automatisieren, Workflows einrichten und Informationen vernetzen können.

Infos von Microsoft: Dynamics

Excel

Excel gehört seit Jahrzehnten zu unserem Büroalltag. Mit Excel können Sie auch große Mengen an Daten/Zahlen in Tabellen verwalten, Diagramme und Berichte erstellen.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie meine besten Tipps & Tricks: Videos ansehen

Flow

Mit Flow können Sie automatisierte Workflows erstellen. Durch diese Workflows erhalten Sie Benachrichtigungen, können Dateien synchronisieren und Sie können Daten erfassen. Dieses Tool ist wirklich sehr umfangreich.

Infos von Microsoft: Flow

Von Microsoft gibt es viele Anleitungsvideos dazu: Videos zu Flow

Forms

Mit Forms können Sie Umfragen, Quizfragen und Fragebögen erstellen. Die Teilnahme ist mit jedem Web-Browser möglich. Die Ergebnisse können Sie später auswerten und auch nach Excel exportieren.

Infos von Microsoft: Forms

MyAnalytics

Mit dieser App können Sie Ihre Arbeitszeit erfassen und analysieren. Sie erkennen, wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung von E-Mails, Besprechungen und konzentriertes Arbeiten verbringen.

Infos von Microsoft: MyAnalytics

OneDrive

OneDrive ist der virtuelle Ablageort für Ihre Dokumente. Über Ihren Office365-Zugang ist die Cloud von überall erreichbar. Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre Dateien auf Ihrem Laptop zu speichern, sodass Sie offline arbeiten können (z.B. im Flugzeug).

Infos von Microsoft: OneDrive

OneNote

OneNote ist bereits im Office-Paket enthalten, wird aber oft von den Mitarbeitern noch nicht genutzt. Bei diesem Tool handelt es sich um ein digitales Notizbuch, das sehr nützlich ist. Besprechungsprotokolle, Projektdokumentation, Ideensammlung – die Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig. Besonders gut gefällt mir die Vernetzung zu Outlook.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie Anleitungen, sodass Sie sofort starten können: Videos ansehen

Outlook

Dieses E-Mail-Programm gehört in den meisten Unternehmen zum Standard. In der Kombination von E-Mails, Terminen, Aufgaben und Adressbuch bietet es gute Möglichkeiten sich selbst effizient zu organisieren.

Meine besten Tipps & Tricks zu Outlook finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten die vielen Möglichkeiten und Funktionen von Outlook nutzen? Dann empfehle ich Ihnen mein umfangreiches E-Book: Outlook-Handbuch

Outlook CRM

Outlook Customer Manager ersetzt den Business Manager, den vielleicht einige von Ihnen kennen. Dieses Tool ist direkt in Ihrem Outlook integriert.

Infos von Microsoft: CRM

Planner

Mit Planner können Sie die Aufgaben im Team verwalten. Sie können To-Do-Listen erstellen, Aufgaben einzelnen Mitarbeiter zuweisen, Prioritäten festlegen und den Bearbeitungsstatus erkennen.

Infos von Microsoft: Planner

Videoanleitungen von Microsoft: Videoschulung

PowerApps

PowerApps ist ein Entwicklungstool, mit dem Sie Web-Apps und mobile Apps ohne Programmierkenntnisse erstellen können. Dabei hilft eine große Auswahl an Vorlagen, sodass Sie mit nur wenigen Klicks eine App erstellen.

Infos von Microsoft: PowerApps

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitung zu PowerApps

PowerBI

Mit PowerBI können Sie Daten aus verschiedenen Quellen zusammenfügen, analysieren und visualisieren. Anschließend können Sie die Inhalte auf Dashboards teilen und freigeben. So erhält jeder Mitarbeiter einen guten Einblick in die Unternehmensdaten.

Infos von Microsoft: PowerBI

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

PowerPoint

Auch PowerPoint ist seit vielen Jahren im Office-Paket enthalten und bei vielen Mitarbeitern als Präsentations-Tool bekannt.

Meine besten Tipps & Tricks finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten Ihre Präsentationen interessanter gestalten und frische Elemente einfügen? Dann empfehle ich Ihnen meine Video-Kurse, in denen ich Ihnen zu verschiedenen Spezial-Themen Schritt-für-Schritt erkläre, wie Sie beeindruckende Präsentationen erstellen: Zu den Video-Kursen

Project

Project ist ein professionelles Projektmanagement-Tool, mit dem Sie alle Aufgaben, Meilensteine, Ressourcen und Risiken im Blick haben.

Die kostenlose Alternative ProjectLibre, die allerdings nicht mit Ihren Outlook verknüpft ist, stelle ich in diesem Blog-Artikel vor: ProjectLibre

Publisher

Mit Publisher können Sie professionelle Etiketten, Grußkarten, Newsletter, Flyer, Broschüren und andere Marketingmaterialien erstellen.

Infos von Microsoft: Publisher

SharePoint

SharePoint ist nicht nicht nur ein Ablageort für Ihre Dateien, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit Intranetwebseiten zu erstellen (für Ihr Team, Ihr Projekt oder dem Unternehmen). Die Zusammenarbeit kann dadurch vereinfacht werden.

Infos von Microsoft: SharePoint

Skype for Business

Chats, Anwesenheitsinformationen, Video- und Audio-Konferenzen – dies alles bietet Ihnen Skype.

Infos von Microsoft: Skype

StaffHub

Mit StaffHub können Sie digitale Dienstpläne für Ihre Außendienstmitarbeiter, den Service oder Produktion erstellen. So können z.B. Schichtpläne, Richtliniendokumente und Bekanntmachungen geteilt werden.

Infos von Microsoft: StaffHub

Stream

Mit Stream erstellen, laden und teilen Sie Videos sicher. Es ist also im Prinzip YouTube für Unternehmen. Sie können Stream z.B. für für aufgezeichnete Schulungskursen, Präsentationen und Vorträgen nutzen.

Infos von Microsoft: Stream

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitungen zu Stream

Sway

Mit diesem Tool können Sie Geschäftsberichte, Unternehmenspräsentationen und interne Newsletter erstellen, indem Sie Texte mit Bilder kombinieren. Im Prinzip ist Sway mit PowerPoint vergleichbar.

Infos von Microsoft: Sway

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

Teams

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente. Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). Einige dieser Anwendungen werde ich in weiteren Blog-Artikeln und Videos vorstellen.

Infos von Microsoft: Teams

Videos von Microsoft: Teams Training

ToDo

Mit ToDo können Sie sowohl Ihre beruflichen, als auch privaten Aufgabenlisten verwalten. Es besteht die Möglichkeit, ToDo mit Ihrem Outlook zu verbinden, sodass Sie auf Ihrem SmartPhone alles auf einen Blick sehen.

Infos von Microsoft: ToDo

Visio

Auch Visio war früher im Rahmen des Office-Paketes verfügbar. Mit Visio zeichnen Sie professionell Geschäftsprozesse, Organigramme oder IT-Netzwerke.

Infos von Microsoft: Visio

Die Software alleine macht noch keinen guten Prozess. Wenn Sie lernen möchten, Prozesse zu erheben, dokumentieren und zu verbessern, dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“. In der Bonuslektion zeige ich Ihnen die kostenlose Alternative zu Visio: ArisExpress.

Whiteboard

Mit Whiteboard können Sie online gemeinsam an einer virtuellen Leinwand arbeiten. Es ist perfekt geeignet für entsprechende Smartboards und Tablets.

Infos von Microsoft: Whiteboard

Word

Word ist eines der Standard-Anwendungen in Unternehmen. Typische Anwendungsfälle sind Briefe, Memos, Protokolle, Berichte.

Meine besten Tipps & Tricks zu Word finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Yammer

Yammer ist eine unternehmensweite Social-Media-Plattform und vergleichbar mit einem digitalen Schwarzen Brett. Hier können von den Mitarbeitern Dokumente, Statusinformationen und Links gepostet werden.

Infos von Microsoft: Yammer

Welche App für Sie und Ihr Team bzw. Unternehmen sinnvoll ist und Sie dabei unterstützt, Ihre Produktivität zu steigern kann man nicht pauschal sagen. Schauen Sie sich bitte in Ruhe alle Programme an und lassen sich entsprechend beraten. Insbesondere für Tools, die die Zusammenarbeit verbessern, wie z.B. Teams, sollten Sie Regeln vereinbaren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie nicht Zeit sparen, sondern Zeit damit verschwenden.

Die 5 häufigsten Fehler beim Erstellen einer Word-Datei

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Bei meinen Trainings und Arbeitsplatzcoachings fallen mir immer wieder die gleichen Fehler auf, die beim Schreiben eines Textes in MS-Word gemacht werden. Dabei wird unnötig Zeit verschwendet. Es sind nur Kleinigkeiten, aber aufsummiert ist es dann doch ärgerlich.

  1. Sofort alles formatieren
  2. Text mit der Return-Taste auf die nächste Seite schieben
  3. Tabulatoren nutzen
  4. Wörter selbst trennen
  5. Zu wenig Platz für Unterschrift oder handschriftliches Ausfüllen von Formularen

Sofort alles formatieren

Wenn Sie einen Text schreiben, dann schreiben Sie bitte erstmal nur den Text. Die Formatierungen kommen dann im nächsten Schritt. Wenn Sie dafür dann Formatvorlagen verwenden, sind Sie schnell, sicher und effizient unterwegs, auch wenn Sie am nächsten Tag z.B. die Formatierung der Überschriften ändern wollen.

Text mit der Return-Taste auf die nächste Seite schieben

Dies beobachte ich ganz häufig. Der erste Teil des Textes steht auf der ersten Seite. Der zweite Teil soll dann auf die zweite Seite landen. Was machen viele? Sie drücken so oft auf die Return-Taste, bis der Text auf die zweite Seite gerutscht ist. Wenn Sie später den Text auf der ersten Seite ergänzen, müssen Sie daran denken, entsprechend viele Leerzeilen wieder zu löschen. Das ist unnötig und kann schnell vergessen werden. Besser ist es, einen Seitenumbruch einzufügen.

Tabulatoren nutzen

Sie wollen eine Preisliste erstellen? Linksbündig sollen dabei die Produkte stehen und weiter rechts, möglichst untereinander, die Preise. Anfänger füllen die Lücke mit Leerzeichen. Das funktioniert meist nicht, weil die Preise nicht exakt untereinander stehen. Fortgeschrittene nutzen die Tab-Taste. Das geht schon etwas besser, bringt aber auch ein paar zeitraubende Probleme mit sich (die ich im Video demonstriere). Viel einfacher und schneller erstellen Sie eine Preisliste mit Hilfe einer Tabelle.

Wörter selbst trennen

Manchmal sieht der Text nicht besonders schön aus, da die Zeilen unterschiedlich lang sind. Auch der Blogsatz ist in der Regel nicht besser, weil dadurch die Wörter auseinander gezogen werden und größere Lücken entstehen. Also denken sich viele: dann trenne ich mal die Wörter. Das ist zwar eine gute Idee, aber bitte tun Sie dies nicht selbst. Wenn Sie später Text ergänzen oder die Seitenränder ändern, müssen Sie die Trennstriche selbst löschen. Besser ist es, Word diese Arbeit für Sie erledigen zu lassen und die entsprechende Funktion zu nutzen (erkläre ich im Video).

Zu wenig Platz für Unterschrift oder handschriftliches Ausfüllen von Formularen

Ich gebe zu, das ist so ein ganz persönliches Ding von mir. Meine Unterschrift ist relativ groß, jedenfalls größer, als mir häufig der Platz gelassen wird. Auch in Formularen benötige ich eine gewisse Zeilenhöhe, um diese handschriftlich ausfüllen zu können. Oft habe ich aber den Eindruck, dass der Ersteller des Formulares dies überhaupt nicht getestet und berücksichtigt hat. Schade. Denn es wäre bestimmt noch Platz gewesen…

Das folgende Video ist länger, als sonst bei mir üblich, weil ich nicht nur die 5 häufigsten Fehler beim Erstellen einer Word-Datei nenne, sondern auch zeige, wie Sie es besser machen können.

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Nie wieder abheften!

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Schluss mit Stehordnern. Oder haben Sie noch Lust, Ablage zu machen?

Vor einigen Tagen habe ich durch Zufall mitbekommen, wie jemand einen Tag vor einer Dienstreise mehrere Unterlagen zu verschiedenen Themen aus Ordnern aus dem Schrank zusammengesammelt hat. Diese wurden dann in einen Stehordner einsortiert und mit Trennblättern abgegrenzt.

Eigentlich doch ganz ordentlich – oder?

Ich frage mich in solchen Situationen immer: Geht das nicht auch einfacher?

Ja, es geht. Der Trick ist, nicht mehr alle Unterlagen in Ordner abzuheften, sondern Hängemappen zu benutzen. Diese Hängemappen stellen Arbeitsakten oder Handakten dar. D.h. hier werden nur die aktuellen Unterlagen gesammelt.

Die Hängemappen können Sie entweder in den hohen Schublade Ihres Rollcontainers unterbringen, oder in spezielle Kunststoff-Boxen hängen, die dann entweder auf Ihrem Schreibtisch, oder auf dem Sideboard stehen. Es gibt auch entsprechende Schienen für Schränke, um die Hängemappen dort ablegen zu können.

Die neue Vorgehensweise wäre also: Sie nehmen die Hängemappe mit den Unterlagen, die Sie an dem Besprechungstag oder auf der Dienstreise benötigen und legen Sie in eine Eckspannmappe. Wenn Sie wieder ins Büro zurückkehren, nehmen Sie die Hängemappe aus der Eckspannmappe und hängen sie wieder an ihren Platz im Rollcontainer oder in der Box. – Fertig.

Kein lästiges hin- und herheften, kein umheften, kein umblättern, keine Trennstreifen beschriften.

Einfach. Schnell. Effizient.

Wie Sie im Video erkennen können, gibt es dabei einen großen Vorteil des Mappei-Systems im Vergleich zu normalen Hängemappen.

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So klappt es mit den guten Vorsätzen

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Ich wünsche Ihnen ein frohes neues Jahr!

Haben Sie auch dieses Jahr wieder gute Vorsätze gefasst?

Ich habe mich damit beschäftigt, warum es uns so schwer fällt, alte Gewohnheiten abzulegen und unsere guten Vorsätze auch tatsächlich umzusetzen.

Dabei bin ich auf ein Buch aufmerksam geworden, dass sich mit dem Thema „Micro Habits“ auseinandersetzt. Hier wird in einfachen Schritten erklärt, wie Sie vorgehen sollten. Die Methode stelle ich auch im folgenden Video vor.

Der Autor stellt auf seiner Webseite weiterführende Materialien kostenlos zur Verfügung. Schauen Sie doch einmal vorbei: https://www.matthiashammer.de/buecher/micro-habits/

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Im Video erkläre ich auch, warum es besser ist, sich eine Veränderung von nur 1% vorzunehmen und sich nicht radikale (und damit unrealistische) Ziele zu setzen. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, empfehle ich Ihnen dieses Buch:

So erstellen Sie ein Bullet Journal in OneNote

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Ich weiß, ein Bullet Journal sollte man mit Stift und Papier erstellen. Denn bei dieser manuellen Methode durchdenkt man seine Ziele und Erfolge besser.

Aber ich kann nicht besonders gut zeichnen und finde zwar Handlettering interessant, bin aber leider ziemlich unbegabt.

Also habe ich mir überlegt, dass ich ein Bullet Journal für meine beruflichen Ziele in meinem elektronischen Notizbuch OneNote erstelle. Hier kann ich ganz einfach verschiedene Farben und Schriftarten nutzen, Bilder und Texte einfügen und habe zusätzlich noch die Verbindung zu Outlook und meiner Aufgabenliste.

In diesem Video stelle ich meine Version vor:

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Sie möchten auch ein solches Bullet Journal in OneNote erstellen? Ich kann Ihnen meine Vorlage als Datei zur Verfügung stellen. Leider kann ich die Datei hier nicht zum Download anbieten. Bei Interesse senden Sie mir einfach eine E-Mail.

Bullet Journal: Themensammlung

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Wie die Methode „Bullet Journal“ funktioniert, habe ich im letzten Beitrag erklärt: https://www.123effizientdabei.de/was-ist-ein-bullet-journal/

Eigentlich bezieht sich das Bullet Journal sowohl auf private, als auch auf berufliche Themen und Ziele. Ich habe mir aber überlegt, wie ich das Bullet Journal als Selbständige nutzen könnte, um meine beruflichen Ziele zu erreichen.

In diesem Video stelle ich meine Themensammlung vor:

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Welche Themen fallen dir dazu ein? Hinterlasse bitte einen Kommentar.

Was ist ein Bullet Journal?

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Es ist jetzt schon ein paar Jahre her, als Ryder Carroll seine einfache Organisationsmethode vorgestellt hat: https://bulletjournal.com/

Dabei ging es darum, in einem Lebensplaner die täglichen Aufgaben, Zeitplanung und Deadlines zusammenzubringen. Inzwischen ist daraus ein globales Phänomen geworden.

Das Geheimnis liegt darin, dass man lernt, bewusste Entscheidungen für das eigene Leben zu treffen. Man sortiert seine Aufgaben und seine Gedanken. Und dies mit Stift und Papier. Indem wir Dinge zu Papier bringen, reflektieren wir über den Sinn der Sache.

Schon 5 Minuten morgens und abends reichen aus, um sich einen Plan zu machen.

In diesem Video stelle ich die Methode kurz vor:

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In dem Video stelle ich das Bullet Journal von Lothar Seiwert vor. Hier kann man es bei Amazon bestellen:

Mit Live-Protokollen auf den Punkt kommen

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Eines Tages bekam ich eine Anfrage für ein Seminar zum Thema Protokollführung. Die Teamassistentin fasste das Problem kurz zusammen: Die Projektleiter führen 14-tägig Besprechungen mit ihren Kunden und Projektpartner durch, aber diese zwei Wochen reichen nicht aus, um das Protokoll vom vorherigen Termin zu erstellen.

Die Projektleiter sind gestresst und machen regelmäßig Überstunden. Gleichzeitig beschweren sich die Kunden und Projektpartner über den Verzug.

Ich führte ein Vorgespräch mit einem Projektleiter, um genauer zu verstehen, warum das Protokollschreiben so viel Zeit in Anspruch nimmt und so ungerne erledigt wird. Er zeigt mir auch ein Beispiel.

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Mir war schnell klar, wo „der Hase im Pfeffer liegt“: Die Protokolle waren sehr ausführlich, fast schon Verlaufsprotokolle. Außerdem kann ein Projektleiter nicht gleichzeitig die Besprechung leiten und sich Notizen für das Protokoll machen.

Wie funktionieren Live-Protokolle?

Im nächsten Schritt habe ich dem Abteilungsleiter die Methode „Live-Protokoll“ erklärt. Folgende drei Bestandteile sind für die erfolgreiche Umsetzung wichtig:

  • Der Besprechungsleiter benennt einen Protokollanten (dies wird in der vorhergehenden Sitzung festgelegt)
  • Es werden gemeinsam kurz und knapp die Ergebnisse formuliert und notiert
  • Das Protokoll ist während der Sitzung für alle sichtbar und kann am Ende gemeinsam freigegeben werden

Er hat diesen Vorschlag mit seinen Projektleitern diskutiert und vereinbart, dass alle bei ihren nächsten Meetings die Protokoll live erstellen.

Überstunden wurden um 30% reduziert

Nach 3 Wochen rief ich die Projektleiter an, um mich zu erkundigen, wie die ersten Protokolle nach der neuen Live-Methode gelaufen sind. Das Feedback war durchweg positiv. Die Bedenken, dass sich die Besprechungen verlängern, wenn man die Ergebnisse sofort notiert stellten sich als grundlos heraus. Im Gegenteil: Da die Ergebnisse am Ende einer Diskussion zusammengefasst wurden, kamen die Gesprächsteilnehmer schneller auf den Punkt und der rote Faden ging nicht mehr so leicht verloren. Die Atmosphäre in den Meetings war nun viel produktiver.

Die Kunden und Projektpartner waren sehr zufrieden, dass sie nun sofort nach Besprechungsende das Protokoll zugeschickt bekamen. Die Überstunden konnten in der Abteilung um 30% reduziert werden.

Verschwenden Sie auch viel zu viel Zeit mit dem Schreiben von Protokollen? Dann nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf und in einem kostenlosen Strategiegespräch finden wir gemeinsam heraus, wie ich Sie dabei unterstützen kann produktiver zu werden.

Was auf dem Schreibtisch nicht fehlen sollte

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Es gibt ein Ordnungsmittel, das auf keinem Schreibtisch fehlen sollte. Ich wundere mich immer wieder, warum bei vielen meiner Kunden dieses eine Teil fehlt, denn für mich ist es einfach selbstverständlich.

Welches Ordnungsmittel Sie auf alle Fälle benötigen, erkläre ich in diesem Video:

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Was gerne gerne auf dem Schreibtisch fehlen darf

Im Video erwähne ich, dass der Schreibtisch leer sein sollte. Das hilft dabei, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Aber viele Schreibtische sind voll – so voll, dass man kaum noch Platz zum Arbeiten hat.

Diese Dinge sollten Sie von Ihrem Schreibtisch verbannen:

Papierstapel

Wie auch schon im Video erwähnt, sollte der Schreibtisch leer sein. Wenn das der Standard im gesamten Unternehmen ist, ist es unter dem Begriff Clean-Desk-Policy bekannt. Wer unbeschriftete Klarsichthüllen aufeinander stapelt, der macht es sich selbst unnötig schwer, die Informationen schnell zu finden.

Besser ist es, die Vorgänge in Hängemappen zu verstauen. Wer einen Rollcontainer mit hoher Schublade hat, kann die Mappen dort unterbringen. Alternativ können die Hängemappen in Kunststoffkästen auf den Schreibtisch oder ins Sideboard gestellt werden. Gut geeignet ist auch das Mappeisystem.

Ablagekästen-Turm

Es ist ja nicht so, dass niemand Ablagekästen nutzt. Oft werden damit hohe Türme gebaut, sodass man den Kollegen dahinter gar nicht mehr sieht (vielleicht ist das ja Absicht? 😉 )

Aber ich rate auch davon ab, Ablagekästen mit „wichtig“, „sehr wichtig“, „super wichtig“ und/oder „mache ich, wenn ich mal Zeit habe“ aufzustellen. Das wird Sie nicht dabei unterstützen, Ihre Aufgaben besser und effizienter zu erledigen.

Legen Sie bitte stattdessen die Unterlagen thematisch ab (s.o.) und planen die Aufgaben konkret ein (z.B. in Outlook). So behalten Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Und falls es zwischendurch eine Nachfrage zu einem Thema gibt, finden Sie die Unterlagen mit einem Griff.

Schreibtischunterlage

Viele Menschen nutzen eine Schreibtischunterlage. Entweder ist es ein großer Papierblock, oder die Unterlage ist aus Kunststoff. Insbesondere der Papierblock verleitet dazu, dass man darauf rum kritzelt. Z.B. während eines Telefongesprächs. Ich bin auch immer erstaunt, was ich unter der Schreibtischunterlage alles finde…

Besser ist es, für Notizen während eines Telefonats einen A5 großen Ringblock zu verwenden. Oder es geht auch Schmierpapier. Wichtig ist dabei, dass am Ende des Tages Aufgaben, die Sie notiert haben, von Ihnen eingeplant werden (z.B. in Outlook). Das Schmierpapier landet dann jeden Tag in den Müll.

Zettel und Post-Its

Zu einem aufgeräumten Schreibtisch gehört auch, dass dort nicht kleine Zettel verstreut sind.

Wichtige Informationen sammeln Sie bitte in einer Infomappe.

Und auf Telefonrückruf-Zettel können Sie verzichten, wenn Sie sich im Team darauf geeinigt haben, jetzt nur noch Telefonrückrufe per Mail zu versenden. Sie können dafür z.B. einen Textbaustein hinterlegen.

Worauf kann man noch verzichten auf dem Schreibtisch? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Texte ändern wie durch Zauberhand

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Kennen Sie auch das Gefühl, dass Sie immer wieder das Gleiche schreiben? Wäre es nicht toll, den Absatz nur mit einer einfachen Tastenkombination einzufügen? Oder vielleicht eine automatisch ersetzte Abkürzung, so dass Sie direkt weiterschreiben können?

Genau so sparen Sie mit Textbausteinen Zeit und machen noch dazu weniger Tippfehler. Zugegeben, es braucht ein bisschen Gewöhnung, aber es ist definitiv die Mühe wert.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen die wichtigsten Grundlagen für einen soliden Start mit Textbausteinen zeigen. Die wichtigsten Themen sind dabei:

  • Wie fügen Sie Textbausteine ein?
  • Wie finden Sie die ersten Bausteine?
  • Wie gewöhnen Sie sich die Kürzel an?

Auf die Frage, wie Sie mit der Autokorrektur arbeiten, gibt es zwei Antworten, a) entweder direkt in dem Programm, sofern es das unterstützt oder b) mit Hilfe einer separaten Textbaustein-Software.

Für die Verwendung, direkt in einem Programm, nehmen wir Microsoft Word als Beispiel, da es für die meisten zur täglichen Arbeit gehört. Ein Tipp am Rande: Auch Outlook hat eine Autokorrektur-Funktion, die der von Word sehr ähnelt.

Option A: Autokorrektur in Word verwenden

Die Autokorrektur ersetzt falsch geschriebene Wörter automatisch durch die richtige Variante. Das können Sie sich zu Nutze machen, indem Sie statt einer falschen Schreibweise eine Abkürzung eintragen, die durch ein längeres Wort oder einen ganzen Satz ersetzt wird.

Lassen Sie sich nicht durch die Bezeichnung Autokorrektur verwirren, es geht nicht wirklich um eine Korrektur, sondern darum, Wörter bzw. Zeichenfolgen beim Schreiben automatisch durch Texte zu ersetzen. Also genau das, was Ihnen die Arbeit erleichtert.

Leider ist das ändern der Autokorrekturen etwas umständlich. Das Autokorrektur-Menü finden Sie in den Optionen von Word. Die erreichen Sie über das Menü „Datei“ unter „Optionen“. In dem Fenster, das sich dann öffnet, wählen Sie auf der linken Seite den Eintrag „Dokumentenprüfung“ und klicken dort den „Autokorrektur-Optionen“-Button.

Autokorrektur-Optionen inWord

Um eine neue Korrektur zu erstellen, tragen Sie einfach das zu ersetzende Wort in das Feld „Ersetzen“ und den einzufügenden Text in das mit „Durch“ überschriebene Feld ein. Wichtig ist, dass Sie die Ersetzung durch den „Hinzufügen“-Button speichern. Einfach den „OK“-Button zu drücken reicht nicht aus.

Autokorrektur-Funktion in Word

Probieren Sie es aus, fügen Sie die Ersetzung „lg“ -> „Liebe Grüße“ hinzu und tippen Sie in ein Dokument „lg“ und die Leertaste. Jetzt sollte „lg“ direkt durch „Liebe Grüße“ ersetzt worden sein.

Damit haben Sie die Grundlage geschaffen. Statt mühselig immer die gleichen Texte zu tippen, fügen Sie jetzt einfach automatisch erweiterte Textblöcke ein. Klingt zu schön um wahr zu sein? Einen kleinen Schönheitsfehler hat die Sache.

Das Problem ist nämlich, dass Word diese Funktion nur in eigenen Dokumenten ermöglicht. So müssten Sie sich für Outlook eine eigene Sammlung anlegen und in anderen Programmen ohne Autokorrektur bleibt Ihnen schlimmstenfalls nur wieder das selber Schreiben.

Option B: Textbaustein-Software

Besonders wenn Sie mit verschiedenen Programmen arbeiten oder das Programm Ihrer Wahl, gar keine Textbausteine bereitstellt, können Sie das mit einer Textbaustein-Software zu lösen. So eine Software erweitert praktisch alle Programme um eine zentrale Textbausteinfunktion.

Das bedeutet, dass Sie nicht nur überall die gleichen Kürzel verwenden können, sondern auch, dass Sie alle Bausteine an nur einer Stelle zu verwalten brauchen. Besonders praktisch ist das, vor allem bei größeren Textbaustein-Sammlungen, da Ihnen Einteilungen in Kategorien und eine Suchfunktion dabei helfen den Überblick zu behalten.

Hier ist ein Beispiel, wie die Verwaltung in der Textbaustein-Software TastenTrick (klick) aussieht.

Textbaustein-Software Tastentrick

Neben den herkömmlichen Textersetzungen, lassen sich auch Tastenkombinationen oder das Einfügen aus der Zwischenablage in Bausteine einbinden. So befüllen Sie in windeseile Formulare oder steuern Programme über Tastenkombinationen. Aber das ist ein Thema für ein anderes Mal.

Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, können Sie TastenTrick, eine Textbaustein-Software für Windows (klick), 30 Tage kostenlos testen.

Machen Sie Textbausteine zur Wunderwaffe

Nachdem die Technik geklärt ist, geht es jetzt um die tatsächliche Anwendung.

Wie Sie die ersten Textbausteine finden

Viele der wirklich zeitsparenden Bausteine werden Sie im Alltag entdecken. Zum Beispiel wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselbe Beschreibung oder den gleichen Link verschicken.

Eine gute Quelle für solche wiederkehrenden Themen ist ihr Posteingang und (falls noch vorhanden) Ihre gesendeten E-Mails. Nehmen Sie sich die Zeit und halten Sie nach wiederkehrenden Formulierungen, langen Wörtern oder häufigen Tippfehlern Ausschau. Sammeln Sie all Ihre Funde erst einmal in einem Dokument und entscheiden Sie welche Texte sich als Textbaustein eignen. Manchmal muss noch ein wenig Hand angelegt werden, damit die genaue Formulierung auch passt.

Zusätzlich sind hier noch ein paar Ideen, die sich als nützlich erwiesen haben:

  • Symbole, lange oder umständlich zu schreibenden Wörter (ø, Quadratmeter, iPhone)
  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Webseite, Adresse)
  • Tippfehler korrigieren (dirket -> direkt, nciht -> nicht)
  • Grußformeln und Anreden
  • Verzeichnispfade und Links

Bausteine zur Gewohnheit machen

Zu guter Letzt bleibt nur noch eine Kleinigkeit. Die Frage, „Wie soll ich mir die ganzen Abkürzungen merken?“

Dafür sind hier ein paar Tipps:

  1. Versuchen Sie nicht sich alle Kürzel auf einmal zu merken. Das frustriert nur und bringt wenig Erfolg. Denken Sie daran, dass der Großteil der Zeitersparnis wahrscheinlich aus einer relativ kleinen Zahl, sehr häufig genutzter Bausteine entsteht. Konzentrieren Sie sich auf diese.
  2. Wählen Sie ein/zwei Kürzel pro Tag, auf die Sie sich konzentrieren. Achten Sie besonders darauf, sie wo es geht anzuwenden.
  3. Vermeiden Sie „clevere“ Kürzel. Je einfacher und offensichtlicher, desto besser. Denn die schlaue Eselsbrücke ist schnell vergessen und muss sie sich gedanklich wieder herleiten, was beim Schreiben nicht gerade hilfreich ist.
  4. Raten Sie. Wenn Sie glauben, dass Sie schon einen Baustein für den Text haben, probieren Sie das erste Kürzel, das Ihnen dazu einfällt, aus. Es ist überraschend, wie häufig das passt. Und wenn nicht, überlegen Sie, ob Sie das Kürzel ändern sollten, denn die ursprüngliche Version war ja eh zu schwer zu merken.

Damit sind wir am Ende der Textbaustein-Starter-Tour angekommen. Ich hoffe Sie haben einige hilfreiche Anregungen gefunden.

Über den Autor

Mein Name ist Christian Deneke. Ich bin Gründer von TastenTrick, einer Textbaustein-Software für Windows.

Ich helfe Menschen gern dabei Probleme effizienter zu lösen und die vielen Möglichkeiten der Technik zu nutzen.

Kontakt: https://TastenTrick.de (klick)