Jahreswechsel: Das sollten Sie jetzt zu tun

Alle Jahre wieder…

Heute ist der erste Arbeitstag im neuen Jahr. Da gibt es einiges zu tun, um das alte Jahr abzuschließen und gut für das neue Jahr vorbereitet zu sein. Es geht – natürlich – um Ablage, Ordnung und Strukturen. Bereits heute zeigt sich, wie gut Sie schon organisiert sind. Auch wenn diese notwendigen Arbeiten nicht zu Ihrer Lieblingsbeschäftigung zählen, sollten Sie diese nicht vor sich herschieben, sondern etwas Zeit investieren. Sie können heute schon die Stellschrauben für mehr Effizienz am Arbeitsplatz für das kommende Jahr stellen.

Los geht’s…

Das alte Jahr archivieren

Wahrscheinlich tun Sie dies bereits für Ihre Papierablage: Die Ordner aus dem letzten Jahr bekommen einen anderen Platz im Schrank oder Sie bringen sie gleich ins Archiv.

Dies sollten Sie auch mit Ihren Dateien tun: Abgeschlossene Projekte verschieben Sie in den Archivordner, oder auch alte Angebote, Rechnungen, Briefe usw.

Und was ist mit den E-Mails? Mein Tipp: Sichten Sie auch Ihre Unterordner und entscheiden, welche Themen in Ihr Mail-Archiv verschoben werden können. Vielleicht gibt es auch Themen, die gar nicht mehr so wichtig sind und gelöscht werden können.

Falls Sie zwischen den Jahren ein paar Tage frei hatten, haben sich bestimmt einige Mails angehäuft. Gehen Sie auch diese heute noch durch und räumen Ihren Posteingang auf. Mails, die Sie heute nicht mehr bearbeiten werden, planen Sie bitte konkret ein.

Was machen Sie eigentlich mit Ihren gesendeten Mails?

Meiner Erfahrung nach, machen sich viele Menschen viele Gedanken, wie sie Ihre empfangenen Mails sortieren und ablegen, aber kümmern sich gar nicht um die gesendeten Mails. Dabei sind diese viel wertvoller, da sie Ihre Antwort beinhalten.

Heute wäre also ein guter Zeitpunkt auch den Ordner „Gesendet“ zu sichten und alte Mails zu löschen, oder entsprechend abzulegen.

Bei Ihnen hat sich da ganz schön etwas angesammelt? Dann nutzen Sie den Schwung und die Ruhe, die Sie heute noch haben und räumen den Ordner komplett auf. Ab morgen gehen Sie dann jeden Tag kurz vor Feierabend Ihre gesendeten Mails durch. Das dauert dann nur noch wenige Minuten, weil Sie noch im Thema sind und viel schneller entscheiden können.


Sie wissen nicht, wie Sie Ihre tägliche E-Mail-Flut effizient in den Griff bekommen?

Dann empfehle ich Ihnen meinen Videokurs Inbox Zero Challenge, mit dem Sie sofort durchstarten können.


Ordner für das neue Jahr anlegen

So, wie Sie es heute wahrscheinlich für Ihre Papierablage tun, sollten Sie auch in der Dateiablage und Ihrem Mail-Archiv die neuen Ordner für 2022 anlegen. So sind Sie gut vorbereitet, wenn es wieder so richtig los geht…

Vielleicht müssen Sie auch bei einigen Dateivorlagen die Jahreszahl anpassen. Und wenn Sie schon dabei sind, dann können Sie auch gleich einen kritischen Blick auf Ihre Vorlagen werfen. Vielleicht gibt noch Optimierungsmöglichkeiten?

Regelmäßige Besprechungen einplanen

Es gibt sicherlich auch bei Ihnen regelmäßig stattfindende Besprechungen. Das könnten Abteilungs- oder Teamrunden sein, regelmäßige Mitarbeitergespräche, Quartalstreffen oder auch 14-tägige Projektmeetings. Planen Sie doch gleich heute diese Besprechungen für das ganze Jahr durch und laden die Teilnehmer dafür ein. In diesem Zusammenhang reservieren Sie auch gleich die benötigten Besprechungsräume (vielleicht geht das ja auch über Ihr Mailprogramm).

So haben Sie gleich wichtige Termine festgezurrt.

Fristen notieren

Als nächstes überlegen Sie sich, welche Fristen Sie in diesem Jahr beachten müssen. Wann muss die Personal- oder Budgetplanung fertig sein? Wann die Zahlen für den Jahres-/Quartals-/Monatsabschluss? Welche Statistiken müssen bis wann erstellt werden? Vielleicht gibt es ja auch Aufgaben, die Sie jeden Monat erledigen müssen, wie z.B. Überstundenkonto prüfen, Kassenbuch führen oder die Bestellung von Büromaterial.

Aufgaben einplanen

Die Besprechungen und Fristen ziehen auch Aufgaben mit sich. Entweder zur Vor- aber auch zur Nachbereitung. Diese sollten Sie auch jetzt schon einplanen, da sie vorhersehbar sind. Sie können dafür in Outlook die Aufgaben nutzen, oder Termine mit sich selbst vereinbaren und diese im Kalender eintragen.

Beachten Sie dabei auch Ihre Urlaubsplanung und andere absehbare Abwesenheiten, wie z.B. Seminare und Geschäftsreisen.

Diese können Sie auch gleich in den Kalender eintragen.

Nun sollten Sie erstmal ein paar wichtige Dinge beachtet und eingeplant haben. Sie haben jetzt das Gefühl, dass alle Tage schon voll sind? Dann prüfen Sie, ob Sie Aufgaben delegieren können oder einige Besprechungen zwar regelmäßig, aber nicht so oft stattfinden könnten. Ansonsten zeigt dies „nur“, dass Sie viel zu tun haben.

Und hier zeigt sich der Vorteil, wenn Sie ihre Aufgaben schriftlich planen, statt alles nur im Kopf zu behalten: Sie merken, wie viel Zeit Ihnen dann noch für weitere Aufgaben bleibt, sodass Sie wissen, wie groß der Berg der weiteren Aufgaben und Tätigkeiten sein darf.

Mein Tipp: Schauen Sie sich meinen Artikel zum Kiesel-Prinzip an, um mehr darüber zu erfahren.

Geschafft! Jetzt kann das Jahr beginnen. Viel Erfolg!

Wie Sie ganz einfach ein Formular mit Word erstellen

Formulare machen das Arbeitsleben leichter

In dem Beispiel oben können Sie bereits gut erkennen, wie Sie mit Formularen Ihre Arbeit leichter und effizienter gestalten können. Das Beispiel zeigt einen Brief und dort möchte man natürlich die Empfängeradresse, das Datum und die Anrede immer an der selben Stelle im Dokument platzieren. Hierfür eigenen sich Formularfelder.

Es gibt noch viel mehr Anwendungsgebiete:

  • Personaleinstellungsbogen
  • Einarbeitungsplan
  • Einrichtung eines neuen PC-Arbeitsplatzes mit entsprechenden Angaben zu Softwareprogrammen und Zugriffsrechten
  • Urlaubsantrag
  • Datenblatt zu einem Kunden
  • Datenblatt zu einem Lieferanten

Welche Beispiele für Formulare kennen Sie? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

In Word können Sie für Formulare verschiedene Felder einsetzen. Das kann ein Textfeld sein, oder die Möglichkeit, etwas anzukreuzen oder auch eine Mehrfachauswahl. Dafür benötigen Sie in Word den zusätzlichen Reiter „Entwicklertools“. Für Anfänger oder Ungeübte ist das nicht geeignet.

Wenn Sie aber eigentlich gar nicht so hohe Ansprüche an Ihr Formular haben, sondern wie im Beispiel oben nur Text an eine bestimmte Stelle einfügen möchten, dann sollten Sie sich einmal das kostenlose Add-In „Curly“ ansehen.

Mehr dazu in diesem Video:

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Bessere Texte mit dem Duden-Mentor

Mehr als nur eine Rechtschreibprüfung

In MS-Word haben wir eine gut funktionierende Rechtschreibprüfung. Ich jedenfalls habe schon häufig Tippfehler dadurch korrigiert. Es werden sogar teilweise Grammatikfehler gefunden. Die entstehen bei mir immer dann, wenn ich erst einen Satz beginne, dann aber an der Formulierung etwas ändere. Dabei kann es passieren, dass meinem Satz das Verb fehlt, oder Mehrzahl und Einzahl nicht zueinander passen.

Wer aber noch weiter gehen will und auch Vorschläge zum Stil erhalten möchte, dem empfehle ich den Duden-Mentor zu testen.

Der ist als Add-In in Word vorhanden oder auch auf der Webseite verfügbar. Als Add-In wird Ihr Text während Sie ihn in Word schreiben analysiert, auf der Webseite kopieren Sie Ihren fertigen Text einfach in das große Textfeld.

Die Hinweise des Duden-Mentors gehen aber über die einfache Korrektur hinaus: Sie erhalten Erklärungen zu Ihren Fehlern.

Mehr dazu in diesem Video:

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Mit diesem Add-In finden Sie schnell Fotos für Ihre Präsentation

Ein Bild sagt mehr, als 1000 Worte

Eigentlich wissen wir doch alle, dass PowerPoint-Präsentation mit reinen Textfolien viel zu langweilig sind und niemanden mehr vom Hocker reißen. Da helfen auch ein paar nette Animationen nicht.

Besser ist es, ein paar passende Fotos einzufügen. Aber woher soll man die so schnell bekommen?

Die Bildsuche kann manchmal zum echten Zeitfresser werden. Wenn ich z.B. nach einem Bild suche, dass nicht nur vom Motiv zu meinem Thema passt, sondern auch noch über ausreichend freie Fläche verfügt, um einen kurzen Text darüber zu legen, dann sind das schon erhöhte Anforderungen.

Mit dem kostenlosen Add-In Heiku Deck, dass Sie in PowerPoint finden, haben Sie eine einfache Bildersuche.

Wie die App funktioniert und was mir daran so gut gefällt, sehen Sie in diesem Video:

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So setzen Sie in PowerPoint einen Countdown oder Pausentimer ein

Die Spannung steigt…

Wie bekommen Sie mit einem einfachen Mittel die volle Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer für Ihre Präsentation?

Mit einem Countdown.

Es ist wirklich total einfach. Der Countdown ist ein Element, das nur selten von Vortragenden eingesetzt wird, daher wirkt er frisch und neu. Außerdem schaffen Sie es, dass das Publikum wirklich innerhalb der 10 Sekunden leise wird und alle nach vorne schauen.

So beenden Sie pünktlich die Kaffeepause

Auch bei einer Kaffeepause ist die Disziplin der Seminarteilnehmer oft nicht so groß, dass sie pünktlich nach 15 min. wieder in den Seminarraum zurückkehren und aufmerksam sind. Auch hier kann ein Timer helfen.

Aber wie fügt man in eine PowerPoint-Folie einen Timer ein? Das ist ein bisschen aufwändig. Nun könnte man sagen, dass man diese Folie ja nur einmalig erstellen muss und dann immer wieder nutzen kann, aber Sie sind dann auch festgelegt. Wenn der Countdown einmal länger dauern soll, müssen Sie wieder Zeit investieren, um ihn anzupassen. Und auch bei der Pause sind Sie dann wenig flexibel.

Zum Glück gibt es ein kleines kostenloses Add-In für PowerPoint, das Ihnen diese Arbeit abnimmt.

Wie es funktioniert und was mir nicht so gut daran gefällt, erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie Balkendiagramme durch Symbole aufpeppen

Peppen Sie Ihre Balkendiagramme auf

Langweilige Zahlenkolonnen in Excel überzeugen keine Führungskraft. Wenn Sie Ihre Zahlen und Argumente gut präsentieren möchten, kommen Sie um Diagramme nicht herum. Meiner Erfahrung nach werden am häufigsten Balken-, Säulen-, Linien- und Kreisdiagramme genutzt. Das passt immer. Wird aber mit der Zeit auch langweilig.

Wenn Sie Ihren Chef beeindrucken möchten, sollten Sie Ihre Balkendiagramme etwas interessanter und neuer gestalten.

Wer sich gut in Excel auskennt, der kann ein Diagramm, wie oben gezeigt auch selbst erstellen.

Alle anderen können ein kostenloses Add-In in Excel nutzen.

So gestalten Sie Diagramme mit People Graph

Grundsätzlich zum Diagramm: Die Anzahl der dargestellten Personen passt zur Zahl, die davor steht. Für die Zahl 85.000 stehen daneben 8 und ein halbes Männchen.

Das Add-In bietet Ihnen aber auch weitere Symbole an und Sie können die Farben und den Hintergrund Ihres Diagramms ändern.

Wie das Add-In funktioniert und meine Bewertung dazu sehen Sie in diesem Video:

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So visualisieren Sie Ihre Zahlen mit Hilfe von Landkarten

Ansprechende Grafiken statt Zahlenkolonnen

Eigentlich wissen wir doch alle, dass Zahlenkolonnen langweilig sind und man die Informationen viel einfacher erfassen würde, wenn es gute Grafiken dazu gäbe. Eigentlich… Tatsächlich wissen wir aber auch, dass es gar nicht so einfach ist, Zahlen entsprechend aufzubereiten. Denn häufig wird kurz vor einer Präsentation noch schnell etwas aktualisiert oder hinzugefügt, sodass man wieder mit viel Aufwand Anpassungen vornehmen muss. Und die Zeit hat man dann nicht mehr.

Mit wenigen Klicks Landkarten erstellen

Insbesondere Verkaufszahlen, die sich auf bestimmte Regionen oder Vertriebsstandorte beziehen, lassen sich gut mit bestimmten Landkarten visualisieren. Aber wie geht das schnell und einfach? Ohne, dass Sie lange nach entsprechenden Karten suchen müssen? Mit der Möglichkeit, während der Präsentation der Zahlen auch in die Karte hinein- und herauszoomen zu können?

Dabei hilft Ihnen das kostenlose Add-In „Maps“. Wie es funktioniert, erkläre ich in diesem Video:

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So dokumentieren Sie Prozesse mit einem Add-In in Excel

Tabelle oder Grafik? Beides!

Ich habe schon viele Varianten gesehen, wie Prozesse dargestellt wurden. Das ging von Fließtext über Aufzählungslisten, Tabellen aber auch Grafiken.

Ein ungestalteter Fließtext, bei dem einfach nur ein Schritt nach dem anderen beschrieben wird, ist aus meiner Sicht die schlechteste Variante. Niemand hat mehr Zeit diesen seitenlangen Text zu lesen. Außerdem habe ich als Anwender vielleicht eine ganz konkrete Frage, was ich an einer bestimmten Stelle tun muss, aber dann kostet es mich sehr viel Zeit, die richtige Stelle im Text zu finden.

Aufzählungslisten sind zwar etwas übersichtlicher gestaltet, aber je nach Länge muss man auch viel Zeit damit verbringen, alles zu lesen.

Tabellen in Excel dagegen habe ich schon häufiger gesehen. Die Tabellen haben den Vorteil, dass man auch eine Reihenfolge der Schritte erkennen kann und hoffentlich auch dazugeschrieben wurde, wer für diesen Arbeitsschritt zuständig ist und welche Information oder Datei dafür benötigt wird.

Viel einfacher zu verstehen ist dagegen eine Grafik. Etabliert hat sich dabei die „Ereignisgesteuerte Prozesskette“, kurz: EPK. Der Vorteil ist hier: Auch Ausnahmen und Schleifen sind einfach zu erkennen.

Sie sind mit der Dokumentation von Prozessen noch nicht vertraut? Dann schauen Sie sich einmal diesen Blog-Artikel von mir an: Standardisierte Symbole zur Beschreibung von Prozessketten

Aber STOPP! Bevor Sie jetzt anfangen, in Excel Kästchen zu malen und diese mit Pfeilen zu verbinden, schauen Sie sich doch einmal kurz das kostenlose Add-In „Visio“ an. Hier geben Sie in die Tabelle die einzelnen Arbeitsschritte ein und stellen eine Verbindung zum nächsten Schritt her. Die App übernimmt dann die grafische Gestaltung. So sind auch Änderungen einfach umsetzbar.

Wie dieses Add-In funktioniert und welche Nachteile es aus meiner Sicht hat, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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MeisterNote – Ihr Online-Notizbuch

Einfacher Wissensaustausch

Vor einiger Zeit habe ich Ihnen bereits MeisterTask und MindMeister vorgestellt, mit denen Sie Aufgaben verwalten können und Mindmaps erstellen. Nun ist ein neues Tool zur Meister-Familie hinzugekommen: MeisterNote.

MeisterNote ist eine Software, in der Sie im Team ganz einfach Informationen austauschen können. Natürlich gibt es dabei eine Integration zu den beiden anderen Tools.

MeisterNote ist auch wieder einfach zu bedienen, sodass sich gar nicht so sehr die Frage stellt, wie man die Software benutzt, sondern eher wofür.

An erster Stelle steht natürlich das Projektmanagement. Mit MeisterNote können Sie nicht nur allen Projektmitgliedern Informationen zur Verfügung stellen, sondern alle können kommentieren und somit über die Inhalte mitdiskutieren. Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen, können Sie gleich über die Verbindung zu MeisterTask Aufgaben verteilen.

Weitere Anwendungsbeispiele sind Wissensdatenbanken, eine Art Intranet oder auch ganz einfach persönliche Notizen, mit denen Sie sich besser selbst organisieren.

Ich habe die Software noch nicht selbst getestet, aber einen ersten Einblick erhalten Sie in diesem Video:

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Gierige Organisationen

In diesem Beitrag stelle ich die Forschungsergebnisse von Lewis A. Coser vor.

Was sind gierige Organisationen?

GreedyInstitutions („besitzergreifende Institutionen“) ist ein soziologischer Begriff von Lewis A. Coser zur Bezeichnung von Institutionen, die allumfassende Ansprüche an ihre Mitglieder stellen und deren ausschließliche, ungeteilt auf sie gerichtete Loyalität anstreben. Dies erreichen sie nicht durch Zwang; vielmehr ziehen diese Institutionen die gesamte Persönlichkeit in ihren Bann, wodurch sie ungeteilte Zustimmung und Mitwirkung (compliance) erlangen. Sie verlangen und erreichen ein hohes Maß an Identifikation (Organisationales Commitment) und halten ihre Mitglieder ggf. davon ab, anderweitige Bindungen einzugehen oder zu vertiefen. (Quelle: Wikipedia)

Sinnvoll oder nicht?

Einerseits ist es gut, wenn die Mitarbeiter klar zwischen Arbeit und Privat trennen. Das entlastet auch die Organisation, weil sich Führungskräfte nicht zusätzlich um private Belange der Mitarbeiter kümmern müssen. Sie müssen keine Gefühlsausbrüche ihrer Mitarbeiter befürchten, sondern können sich auf die Sachebene konzentrieren. Außerdem werden die Mitarbeiter auch vor Überstunden geschützt, so unter dem Motto: „Deine Schwiegermutter ist zu Besuch? Dann hast du doch bestimmt nichts dagegen, wenn du heute etwas länger im Büro bleibst…“

Andererseits können wir Menschen genau genommen die privaten Angelegenheiten gar nicht aus dem Job heraushalten. Wer zu Hause Probleme hat, arbeitet nicht so konzentriert und engagiert. Da ist es gut, auch mal darüber mit Kollegen zu sprechen, damit diese Rücksicht nehmen können.

Wann ist eine Organisation gierig?

Bei welcher Ausprägung eine Organisation dann aber als gierig bezeichnet werden kann und wo die Grenzen liegen, erkläre ich in diesem Video:

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Mehr dazu in diesem Buch: