Einführung in MeisterTask

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Agile Aufgabenplanung

Im vorhergehenden Artikel habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie die Ideen aus Ihrem Mindmap konkret werden lassen und Aufgaben von MindMeister in MeisterTask überführen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen nun das Tool MeisterTask genauer vorstellen.

Mit MeisterTask können Sie Ihre Aufgaben agil planen. D.h. Sie legen ein Kanban-Board an z.B. mit den Spalten „Ideen“, „Aufgaben“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ und ordnen dort die einzelnen Aufgaben Ihres Projektes ein. Außerdem werden die Aufgaben den jeweiligen Kollegen zuordnet und auch mit Fertigstellungsterminen versehen.

Der Vorteil: Jeder kann schnell erkennen, welche Aufgaben gerade von wem bearbeitet werden, was noch offen ist und was bereits fertiggestellt.

Trello, Taskworld, MeisterTask

In früheren Artikeln und Videos habe ich bereits Trello und Taskworld vorgestellt. Was ist nun der Unterschied zu MeisterTask?

Die Funktionalitäten und Möglichkeiten sind bei allen Tools sehr ähnlich. Sie können Ihr Kanban-Board selbst gestalten, Aufgaben in Form von Karten darstellen, zu den Aufgaben Kommentare, Checklisten und Dateien hinzufügen und in einem Dashboard auf einem Blick erkennen, welche Aufgaben Ihnen zugeordnet sind, bzw. als Projektleiter auch einen Überblick über den Stand der Dinge im Projekt erhalten.

Alle Tools sind online zugänglich und können daher ortsunabhängig genutzt werden.

Zwei Unterschiede sind mir bei MeisterTask aufgefallen:

  1. die Zusammenarbeit mit MindMeister, die mir gut gefällt und Sie dabei unterstützt effizient im Team zu arbeiten
  2. das Thema Datenschutz ist unproblematischer, da das Tool in Deutschland gehostet wird.

Aus meiner Sicht lohnt es sich, MeisterTask einmal genauer anzuschauen, was ich in diesem Video tue:

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Lassen Sie Ihre Ideen zu konkreten Aufgaben werden

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Von der ersten Idee zur konkreten Umsetzung

In den letzten Beiträgen habe ich Ihnen gezeigt, wie einfach, schnell und gut gestaltet Sie Ihre Ideen mit MindMeister in ein Mindmap bringen. Die Mindmap-Methode hat Ihnen dabei geholfen, die wirren Ideen im Kopf zu ordnen und strukturieren. Vielleicht haben Sie mit ein paar Kollegen zusammen diese ersten Ideen weiterentwickelt.

Nun wollen Sie diese Ideen umsetzen. Entweder starten Sie selbst durch, oder es wird ein neues Projekt initiiert.

Einzelne Punkte Ihres Mindmaps sollen also nun zu konkreten Aufgaben und verschiedenen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Wie geht das am Einfachsten?

Mit MeisterTask.

MeisterTask ist sozusagen die Schwester von MindMeister.

Wenn Sie beide Programme aktiviert haben, können Sie ganz einfach mit Drag & Drop die Elemente Ihres Mindmaps einem Mitarbeiter zuordnen und diese Aufgabe terminieren. Dadurch wird dies automatisch in das Kanban-Board in MeisterTask überführt. Hier verwalten Sie dann die Aufgaben und steuern Ihr Projekt.

Im Laufe des Projektes kommen sicherlich weitere neue Ideen hinzu, die Sie wieder im Mindmap ergänzen und einem Kollegen als Aufgabe zuweisen.

So können Sie Ihr Projekt effizient managen.

Von der Besprechungsvorbereitung über das Protokoll zur Aufgabendelegation

In den vorhergehenden Beiträgen habe ich Ihnen vorgestellt, wie Sie eine Besprechung mit Hilfe eines Mindmaps vorbereiten und dieses in der Besprechung präsentieren. Durch die Kommentarfunktion können Sie sogar das Protokoll in Ihrem Mindmap erstellen. Nun kommt noch der nächste Schritt: Die Aufgabendelegation.

Auch in diesem Praxisbeispiel zeigt sich die Stärke der Zusammenarbeit von MindMeister und MeisterTask.

Die Vorteile:

  • Die Besprechungsteilnehmer müssen sich nicht mehr selbst notieren, welche Aufgaben sie übernehmen.
  • Sie müssen keine zusätzliche Aufgabenliste führen.
  • Sie müssen nicht mehr vor dem nächsten Meeting bei jedem Teilnehmer den aktuellen Stand der Dinge erfragen.
  • Sie erkennen auf einen Blick, welche Aufgaben aus den vorhergehenden Meetings bereits erledigt sind, gerade bearbeitet werden, demnächst fällig sind oder überfällig sind.

Wie die Übergabe der Aufgaben von MindMeister zu MeisterTask funktioniert erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Machen Sie eine Zeitreise durch Ihr Mindmap

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Wie hat sich Ihr Mindmap im Laufe der Zeit entwickelt? Wer hat wann welchen Kommentar hinzugefügt?

Mit MindMeister können Sie eine Zeitreise durch Ihr Mindmap machen.

So können Sie z.B. später noch einmal nachvollziehen, wie sich Ihr Mindmap in einem Meeting entwickelt hat. Vielleicht lehne ich mich jetzt auch zu weit aus dem Fenster, wenn ich behaupte, dass dies einem Verlaufsprotokoll entsprechen könnte.

Aber die Zeitreise hat auch noch eine weitere Funktion: Falls Sie doch nicht so zufrieden sind mit Ihrem Ergebnis, können Sie über Zeitreise eine beliebige Vor-Version Ihres Mindmaps wieder herstellen.

Wie das geht, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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So präsentieren Sie Ihr Mindmap

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Ein Mindmap präsentieren? Ja, Sie haben richtig gelesen.

Ich finde diese Idee von MindMeister spannend.

Mindmap statt PowerPoint-Folien

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie planen ein wöchentliches Meeting mit Hilfe eines Mindmaps. Dafür erstellen Sie eine Agenda. Hier listen Sie auch auf, was vorab von den Teilnehmern gelesen werden sollte und verlinken die Dateien. Zu jedem Agenda-Punkt notieren Sie auch, wer das Thema vorstellt und wie viel Zeit dafür angesetzt wird.

Dieses Mindmap stellen Sie den Teilnehmern vorab zur Verfügung.

Im Meeting selbst nutzen Sie den Präsentationsmodus von MindMeister, den ich Ihnen im Video unten vorstelle.

Das etwas andere Protokoll

Während des Meetings werden die Themen diskutiert. Dies können Sie als Kommentar zu jedem Punkt hinterlegen. In einer Online-Konferenz kann auch jeder Teilnehmer seinen Kommentar selbst hinzufügen. So sieht man, wer was geschrieben hat.

So wird aus Ihrer Agenda ein Protokoll.

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Sie können auch festgelegte Aufgaben den Teammitgliedern zuweisen. Wie das geht, erkläre ich in einem weiteren Beitrag und Video.

Wie gefällt Ihnen die Idee, sowohl die Vorbereitung einer Besprechung, als auch die Präsentation der Inhalte und das Protokoll in einem Mindmap zu vereinen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Erste Schritte mit MindMeister

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Einfach schön

Einfach zu erstellen – schön aussehen. So sollte ein Mindmap sein.

Im letzten Beitrag habe ich Ihnen bereits eine Einführung in MindMeister gegeben. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie einfach und schnell Sie Haupt- und Nebenäste Ihres Mindmaps erstellen und bei Bedarf mit Drag & Drop verschieben.

Außerdem haben Sie viele verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten. So können Sie z.B. durch Farben und Schriftarten Ihr Mindmap ansprechend gestalten. Oder auch Prioritäten vergeben. Dateianhänge und Links zu Webseiten sind ebenfalls möglich.

Hier einige Gestaltungsbeispiele:

An diesen Beispielen sehen Sie bereits, dass die Mindmaps nicht nur für eine Ideensammlung genutzt wurden, sondern auch als Agenda mit Protokoll für ein wöchentliches Status-Meeting. Diese Idee gefällt mir besonders gut, da erfahrungsgemäß niemand so richtig Lust hat, Protokolle zu schreiben. Dieses „Protokoll“ dagegen entsteht während der Besprechung und ist somit mit Besprechungsende bereits fertig. Außerdem werden die Themen und Ergebnisse hirngerecht präsentiert, was sich einfach deutlich von einem klassischen Protokoll in Word unterscheidet.

Aber auch beim Thema Wissensmanagement kann Sie ein Mindmap unterstützen. Auch hier werden die Inhalte wieder hirngerecht aufbereitet, sodass die Informationen schneller gefunden werden können.

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Wofür nutzen Sie bisher Mindmaps? Hinterlassen Sie gerne ein Kommentar.

Ein Online-Tool für Mindmaps das begeistert

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Gemeinsam Ideen entwickeln

Die Organisation des Firmenjubiläums, die Weihnachtsfeier gestalten, erste Projektideen, Produktentwicklung… Es gibt viele Situationen im Büroalltag, in denen gemeinsam Ideen entwickelt werden.

Hierfür bietet sich die Erstellung eines Mindmaps an. Was ein Mindmap ist und wie Sie es aufbauen, erkläre ich hier.

Solange alle Team- bzw. Projektmitglieder gemeinsam im Büro sind, können Sie dafür ein Flipchart, ein Whiteboard oder eine Pinwand nutzen. Falls aber einige Kollegen nicht vor Ort sind, sondern im Homeoffice oder an einem anderen Standort arbeiten, ist der Einsatz eines Online-Tools sinnvoll. So können alle gemeinsam, die Ideen betrachten, weitere Ideen hinzufügen und diese diskutieren bzw. kommentieren.

Meine Anforderungen

Ich war auf der Suche nach einem Tool, das

  • sich intuitiv benutzen lässt
  • online verfügbar ist
  • dabei in Deutschland gehostet wird
  • schön gestaltete Mindmaps produziert

Bei MindMeister bin ich fündig geworden. Hier meine Einführung dazu:

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Wie gefällt Ihnen MindMeister? Was ist Ihr erster Eindruck von diesem Tool? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Weg damit! Einfache Ordnungsregeln

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Aufräumen und Aussortieren ist nicht immer einfach. Manchmal tue auch ich mich erstaunlich schwer damit.

Daher habe ich heute einfache Ordnungsregeln zusammengestellt, die mir dabei helfen. Vielleicht ist ja auch für Sie etwas Passendes dabei.

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Welche Regel gefällt Ihnen am Besten? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Wo steht Ihr Betrieb im digitalen Wandel?

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Die Büroarbeitswelt verändert sich zunehmend. Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – müssen auf die Herausforderungen der Digitalisierung und des demografischen Wandels reagieren und oft sind Veränderungen notwendig.

Aber wo steht Ihre Firma? Was sind die Stärken und Schwächen?

Im Check „Gute Büroarbeit“ des Deutschen Netzwerks Büro erfahren Sie, wo Ihr Betrieb im digitalen Wandel eigentlich steht.

Durch diese Potenzialanalyse decken Sie Handlungsfelder auf. Dabei werden folgende Themen betrachtet und als Ziele definiert:

  • Eine motivierende und kooperative Arbeitskultur ermöglichen
  • Potenziale der Menschen entfalten
  • Wissen zur Erfolgsbasis machen
  • Informationstechnologien intelligent nutzen
  • Die Bürogestaltung als Wertschöpfungsfaktor
  • Prozesse und Projekte intelligent steuern

Sie haben dabei die Möglichkeit, einen Quick-Check oder einen Komplett-Check durchzuführen.

TIPP: Nehmen Sie die Druckversion als Grundlage für die nächste Teamsitzung und diskutieren und bewerten die einzelnen Handlungsfelder gemeinsam. So können Sie einen Aktionsplan erstellen, der Sie dabei unterstützt die Prozesse in Ihrem Team zu verbessern.

Wo steht Ihr Betrieb? Wo liegt Ihr Verbesserungspotential? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

In diesem Jahr wird alles besser

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Das Jahr 2021 ist noch jung. Haben Sie auch gute Vorsätze? Zum Beispiel, dass dieses Jahr alles besser wird. Alles soll anders werden. Der Schreibtisch soll leer werden. Unerledigte Aufgaben sollen endlich abgeschlossen werden. Weniger Überstunden. Weniger Stress. Und weniger Chaos in den E-Mails.

Der Wille ist da, aber das Tagesgeschäft kommt dazwischen. Immer ist etwas anderes wichtiger, dringender, oder Sie haben einfach keine Lust zum Aufräumen.

Schnell sind die guten Vorsätze vergessen und es hat sich nichts verändert.

Heute gebe ich Ihnen 5 pragmatische Tipps mit denen Sie schnell Erfolge erzielen.

Leerer Schreibtisch

1. Papierstapel aussortieren

Sie haben verschiede Vorgänge bzw. Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch gestapelt? Gibt es mehrere Ablagekästen, die voll sind? Dann wird es Zeit, aufzuräumen.

Warum? Es spricht vieles für einen leeren Schreibtisch. Die vielen unerledigten und womöglich dringenden Aufgaben lenken Sie ab. Unbewusst nehmen Sie wahr, das noch vieles erledigt werden muss. Aber dadurch können Sie sich schlechter auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Ein weiterer Grund: Sie und Ihre Vertretung müssen immer wieder in den verschiedenen Stapeln nach Unterlagen suchen. Das kostet unnötig Zeit. Diese Zeit könnten Sie viel besser nutzen. Aus meiner Erfahrung aus den vielen Arbeitsplatzcoachings weiß ich, dass viele dieser Unterlagen nur abgeheftet werden müssen, weggeworfen werden können und sich bereits erledigt haben. D.h. es sieht nach viel mehr unerledigter Arbeit aus, als es tatsächlich ist.

Wie gehen Sie am Besten vor? Nehmen Sie sich Ablagekasten für Ablagekasten, Stapel für Stapel vor. Dabei ist es egal, ob Sie rechts oder links anfangen. Nehmen Sie jedes Blatt in die Hand und fragen sich „Was muss ich hier noch tun?“. Nicht mehr benötigtes Papier werfen Sie sofort in den Papierkorb oder in die Datentonne. Noch benötigte Unterlagen heften Sie sofort ab. Aufgaben priorisieren Sie und legen sich diese auf Wiedervorlage. Dinge, die Sie auch noch in elektronischer Form haben (Datei, E-Mail), müssen Sie wahrscheinlich nicht in Papierform aufheben. Seien Sie also mutig beim Wegwerfen.

Für einen leeren Schreibtisch empfehle ich Ihnen Hängemappen zu nutzen, oder auch das Mappei-System.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und am Ende des Tages Zufriedenheit, weil Sie es endlich angegangen sind.

Zeitbedarf: Je nach Menge zwischen 10 min. und 2 Stunden. Sie werden schneller sein, wenn Sie sich nicht jeden Vorgang im Detail durchlesen, sondern sich schnell entscheiden.

2. E-Mail-Chaos beseitigen

Ihr Mail-Postfach quillt über? Es fällt Ihnen schwer, in den tausenden Mails und vielen Unterordnern Informationen zu finden? Dann muss eine schnelle Lösung her!

Warum? Bei den vielen Mails kann Ihnen schnell mal eine Aufgabe oder eine Frist durchrutschen und das führt zu Stress und Überstunden. Auch mit dem Suchen nach Mails verschwenden Sie nur unnötig Zeit.

Wie gehen Sie am Besten vor? Jede Mail durchzulesen und zu entscheiden, wo sie abgelegt wird, oder gelöscht werden kann, würde viel zu lange dauern. Daher habe ich einen ganz pragmatischen Tipp für Sie: Verschieben Sie alle Mails bis 31.12.2020 in ein Archiv. Dieses nennen Sie z.B. „Mails bis 31.12.2020“. Oder Sie legen Jahres-Archive an und verschieben die Mails entsprechend. Dabei sollten Sie für sich klären, wie lange Sie Mails überhaupt aufheben wollen. Klären Sie diese Frage auch gerne mit Ihrem Chef. Nach meiner Erfahrung ist dieser Punkt in den meisten Unternehmen völlig unklar. Vielleicht können Sie auch ältere Mails großzügig löschen. Ab dem 01.01.2021 starten Sie dann einfach neu. Legen Sie nur Unterordner an, die Sie aktuell benötigen. Legen Sie ab sofort Mails jeden Tag ab. Aufgaben legen Sie sich auf Wiedervorlage. So sollte es Ihnen gelingen, das Mail-Postfach jeden Abend geleert zu haben.

Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Mails in Outlook auf Wiedervorlage legen können? Dann ist meine Inbox-Zero-Challenge das Richtige für Sie.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und weniger Speicherplatzbedarf.

Zeitbedarf: Je nach Menge der Mails ca. 15 min.

3. Aufgeschobene Aufgaben endlich erledigen

Eigentlich hatten Sie im letzten Jahr ganz viel vor. Nun stellen Sie fest, dass Sie viele Themen vor sich her schieben? Dann gehen Sie es endlich an!

Warum? Aufgeschobene Aufgaben sind schwer wie Blei. Sie ziehen uns runter, machen ein schlechtes Gewissen und die wiederkehrenden Nachfragen vom Kollegen / Chef / Kunden nerven. D.h. diese Aufgaben kosten viel Energie, die Sie besser einsetzen könnten.

Wie gehen Sie am Besten vor? Sammeln Sie alle aufgeschobenen Aufgaben und notieren Sie diese auf einem Zettel. Dann streichen Sie alles, was sich inzwischen erledigt hat oder wo Sie Stand heute entscheiden, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen. Priorisieren Sie diese Aufgaben. Planen Sie einen Aufschieberitis-Tag ein (möglichst zeitnah). Schotten Sie sich an diesem Tag ab (Tür zu; Kollegen informieren, dass Sie nicht erreichbar sind; Telefon umstellen). Gehen Sie nach und nach die Aufgaben an und erledigen Sie sie. Belohnen Sie sich zwischendurch und am Ende (wichtig!).

Mehr dazu in diesem Blog-Artikel (klick).

Was bringt es? Ein gutes Gewissen und mehr Energie.

Zeitbedarf: Für die Vorbereitung ca. 30 min. und dann 1 Tag

4. Wichtige Aufgaben erledigen

Passiert es Ihnen häufiger, dass Sie sich am Abend fragen, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben? Eigentlich wollten Sie eine wichtige Aufgabe erledigen, aber es kam immer wieder etwas dazwischen? Dann ändern Sie eine Kleinigkeit in Ihrem Tagesablauf.

Warum? Wenn Sie sich den ganzen Tag von den E-Mails und dem Tagesgeschäft durch den Tag treiben lassen, dann haben Sie keine Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Um diese noch erledigen zu können, machen viele Menschen Überstunden. Dabei stellen Sie fest, dass Sie sich nach einem anstrengenden und hektischen Tag nicht mehr gut konzentrieren können und daher mehr Zeit benötigen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Legen Sie fest, welche Aufgabe die wichtigste Aufgabe des Tages ist. Das können Sie z.B. am Vorabend tun. Hilfreich beim Priorisieren ist das Eisenhower-Prinzip. Wenn Sie morgens ins Büro kommen, erledigen Sie diese Aufgabe als erstes. Währenddessen gehen Sie nicht ans Telefon und schließen Ihre Bürotür. Danach öffnen Sie erst Ihr E-Mail-Postfach.

Was bringt es? Sie erledigen Ihre wichtigsten Aufgaben morgens, wenn Sie noch frisch und konzentriert sind. Wenn danach das Chaos über Sie hereinbricht, haben Sie trotzdem ein gutes Gefühl, weil Sie ja bereits etwas geschafft haben.

Zeitbedarf: ca. 5 min. am Vorabend, um die wichtigste Aufgabe des Tages für den nächsten Tag auszuwählen.

5. Zeit sparen mit Textbausteinen

„Ich habe das doch schon einmal geschrieben, aber wo ist die Datei?“ Kennen Sie das? Bei Briefen, Angeboten, Anschreiben oder Bestätigungen verwenden Sie eigentlich immer wieder den gleichen Text. Oder zumindest einige Varianten davon.

Warum? Statt immer wieder die Texte neu zu formulieren und zu tippen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie auf alte Texte zurückgreifen. Und wo finden Sie diese? Schneller und einfacher geht es mit Textbausteinen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Wie Sie mit Schnellbausteinen in Word arbeiten, erkläre ich in diesem Video (klick). Sie können die Schnellbausteine auch in E-Mails verwenden. Mehr dazu hier (klick).

Was bringt es? Sie sparen Zeit und Nerven.

Zeitbedarf: Einen Schnellbaustein erstellen Sie in 10 sec. Die entsprechenden Texte können Sie laufend hinterlegen. Wenn Sie aber erst einmal ein paar Texte hinterlegen möchten, müssen Sie Zeit für das Suchen nach den Texten einkalkulieren.

A little Weihnachtsgedicht

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