Wie machen Sie für sich deutlich, dass Sie eine E-Mail im Posteingang noch bearbeiten müssen?

Dies war meine Frage an Sie im Juni 2022.

Zur Auswahl standen folgende Antworten (es konnten mehrere angeklickt werden):

  • Ich markiere sie wieder als ungelesen.
  • Ich mache ein Fähnchen dran.
  • Ich mache daraus in Outlook eine Aufgabe.
  • Ich notiere es mir auf einen Zettel.
  • Ich lasse die Mail im Posteingang stehen.
  • Ich verschiebe sie in einen Unterordner (To-Do oder „noch bearbeiten“).
  • Ich drucke die Mail aus.
  • Ich trage sie mir in den Kalender ein.
  • Sonstiges

Hier das Ergebnis:

Auswertung Juni-Umfrage

Es wird zu wenig geplant

Auffällig ist, dass am häufigsten angegeben wurde, dass die Mail einfach im Posteingang stehen bleibt, bzw. dass sie wieder als ungelesen markiert wird.

In beiden Fällen werden die Mails nicht eingeplant, d.h. es bleibt unklar, wie lange die Bearbeitung dauern wird, was überhaupt zu tun ist und bis wann es fertig sein muss. Stattdessen werden die Mails sozusagen auf einen Stapel gelegt und die Person pickt sich dann heraus, was sie gerade bearbeiten möchte.

Das bedeutet aber auch, dass jeder, der so vorgeht, jeden Tag wieder diese Mails öffnen und lesen muss, um zu entscheiden, ob er sie heute bearbeitet. Falls nicht, wird sie wieder geschlossen und ggf. auf „ungelesen“ gesetzt. Das kostet jeden Tag unnötig Zeit.

Außerdem besteht die Gefahr, dass eine Frist verpasst wird bzw. nicht rechtzeitig begonnen wird, was beides zu Überstunden und Stress führt.

An dritter Stelle stehen die Fähnchen.

Diese Nachfassenfähnchen sind natürlich einfach an eine Mail anzubringen. Aber wenn dort nur ein Fähnchen ohne Termin angebracht wurde, gilt das gleiche, wie oben. Es wird nicht geplant.

Nur wer beim Fähnchen einen Termin setzt (rechte Maustaste auf das Fähnchensymbol an der Mail), plant die Bearbeitung ein und diese Mail wird in der Aufgabenleiste angezeigt.

Weg von der Zettelwirtschaft

Positiv ist, dass nur noch selten die Mail ausgedruckt oder auf einem Zettel notiert wird.

Dies ist eine gute Entwicklung, die noch weiter vorangetrieben werden kann. Denn eine Information bzw. Aufgabe, die digital vorliegt, sollte digital eingeplant werden. So gibt es keinen Medienbruch und Sie sparen Ressourcen.

3 Funktionen im Zusammenspiel

Sie fragen sich vielleicht, welche Methode die Beste ist. Die diplomatische Antwort lautet: Die, die am besten zu Ihnen passt.

Denn das Ziel ist ja, dass Sie Ihre Arbeit gut schaffen. Wie Sie das machen ist letztendlich egal.

Ich selbst nutze 3 Funktionen in Outlook:

  • In den meisten Fällen wandele ich eine E-Mail in eine Outlook-Aufgabe um. Die Aufgabenliste ist meine favorisierte Möglichkeit, mich selbst zu organisieren.
  • Manchmal wandele ich eine E-Mail in einen Kalendereintrag in Outlook um. Das passiert immer dann, wenn ich mir die Zeit reservieren will.
  • Die Nachfassenfähnchen setze an gesendete Mails, bei denen ich jemanden um eine Antwort oder Bearbeitung gebeten habe. Als Datum wähle ich den Tag, an dem ich spätestens nachhaken möchte, falls ich die Information noch nicht erhalten habe. So verliere ich das nicht aus den Augen.

Sie kennen die Aufgabenleiste noch nicht, bzw. wissen nicht, wie Sie die Liste Ihrer Aufgaben rechts vom Posteingang sichtbar machen können?

Dann sehen Sie sich dieses Video von mir an: https://youtu.be/JwH2_qCFep0


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