Mit welchem Tool kann ich delegierte Aufgaben und meine eigenen Aufgaben im Blick behalten?

Diese Frage stellen mir Abteilungsleiter und Projektleiter immer wieder.

Meine Antwort darauf lautet: Sie benötigen kein weiteres Tool. Nutzen Sie einfach Outlook.

Outlook ist das Tool, bei dem alles zusammenläuft: Mails, Termine und ToDo’s. Daher kann ich hier ein ganzheitliches System schaffen.

Sie erhalten eine Aufgabe per Mail

Sie erhalten wahrscheinlich täglich Mails, in denen entweder offensichtlich, oder ein bisschen versteckt, eine Aufgabe an Sie delegiert wird.

Solche Arbeitsaufträge lauten z.B. „Bitte kümmern Sie sich darum.“ oder „Bitte prüfen Sie…“ Direkter sind Formulierungen, wie „Bitte erstellen Sie eine Auswertung zu…“ oder „Bitte recherchieren Sie zu folgendem Thema…“.

Diese Mails sollten Sie sofort in eine Aufgabe umwandeln, damit Sie einplanen können, wann Sie dieses Thema bearbeiten werden. So rutscht Ihnen nichts durch und Sie verpassen keine Fristen.

Sie erhalten eine Mail mit einer Frage

Ein Vorgesetzter oder Mitarbeiter fragt Sie etwas. Sie können aber nicht sofort darauf antworten, da Sie selbst erstmal Informationen sammeln müssen.

Auch diese Mail sollten Sie sofort in eine Aufgabe umwandeln, damit Sie Zeit für die Recherche einplanen können.

Sie erhalten eine Mail zu einem interessanten Thema

Entweder schickt Ihnen ein Kollege ein umfangreiches Dokument zu, dass Sie lesen sollen, oder Sie denken sich bei einer Mail „das ist ja interessant!“.

In beiden Fällen sollten Sie diese Mail sofort in eine Aufgabe umwandeln, um Zeit zum Lesen einzuplanen.

Bedenken Sie: Wenn Sie bisher diese Mails einfach wieder als „ungelesen“ markiert haben und dachten „das lese ich, wenn ich mal Zeit habe“, dann haben Sie sich selbst etwas vorgemacht. Denn sind wir doch mal ehrlich: Wann haben Sie das letzte Mal am Schreibtisch gesessen und nichts zu tun gehabt? Sie haben nicht „mal Zeit“. Auch Zeit zum Lesen müssen Sie einplanen, sonst werden Sie es nie machen.

Ein Termin muss vorbereitet werden

Es ist doch alles klar? Trotzdem können Sie in stressigen Situationen etwas vergessen.

Besser ist es, eine Checkliste zu haben. Diese können Sie in das Textfeld einer Aufgabe notieren, denn es gibt häufig eine ganze Menge zu tun:

• Besprechungsraum buchen
• Einladungen versenden
• Daten und Informationen zusammentragen
• Kollegen nach dem aktuellen Stand der Dinge fragen
• Eine Präsentation in PowerPoint erstellen
• ggf. alte Protokolle durchgehen
• ggf. ein Handout erstellen

Ein Termin muss nachbereitet werden

Genau genommen muss jeder Termin, jedes Meeting von Ihnen nachbereitet werden.

Entweder wurden konkrete Aufgaben an Sie delegiert, oder Sie haben interessante Informationen erhalten, die Sie an Ihre Kollegen weitergeben möchten.

Vielleicht kommen Sie aus der Besprechung auch mit weiteren Fragen heraus, die Sie noch klären möchten.

Um nichts zu vergessen, planen Sie dies mit einer Aufgabe in Outlook ein.

Aufgaben aus einem Besprechungsprotokoll

Wahrscheinlich gibt es zu der Besprechung ein Protokoll. Ich empfehle Ihnen dafür OneNote zu nutzen. Denn so können Sie direkt aus dem Protokoll Aufgaben an die Kollegen delegieren. Wie das funktioniert erkläre ich in diesem Online-Training: Protokolle mit OneNote und Outlook zeitsparend und nachhaltig erstellen

Ein Gespräch unter Kollegen

Dieser Punkt wird häufig unterschätzt. In der Teeküche, am Kopierer, an der Kaffeemaschine, beim Mittagessen oder im Fahrstuhl – überall treffen Sie Kollegen, mit denen Sie sich kurz unterhalten. Meine Erfahrung ist: Aus Small Talk wird schnell Geschäftliches. Sie kommen also entweder mit einer Aufgabe oder einer Idee an Ihren Schreibtisch zurück. Dann sollten Sie sofort eine Aufgabe dazu erstellen, damit Sie nichts vergessen und Zeit dafür reservieren.

Das Gleiche gilt für Gespräche „zwischen Tür und Angel“ oder wenn der Chef in der Tür steht und „nur mal kurz“ Ihnen etwas mitteilt oder eine Aufgabe an Sie delegiert.

Eigene Ideen oder Aufgaben

Sie haben natürlich auch noch Ihr eigentliches Aufgabengebiet und bekommen nicht nur Aufgaben delegiert. Auch Ihr Tagesgeschäft sollten Sie mit Aufgaben planen, um auch hier wieder Checklisten nutzen zu können und um Fristen nicht zu verpassen. Auch wenn z.B. ein Quartalsabschluss ja regelmäßig stattfindet und klar ist, was Sie tun müssen, sollten Sie die Zeit dafür einplanen und rechtzeitig beginnen.

Was bei Serienaufgaben in Outlook zu beachten ist erfahren Sie hier (klick).

Aufgaben delegieren und im Blick behalten

Insbesondere als Führungskraft machen Sie nicht alles selbst, sondern delegieren Aufgaben an Ihre Mitarbeiter. Statt „zwischen Tür und Angel“ oder per weitergeleiteter Mail empfehle ich Ihnen die Aufgaben in Outlook dafür zu nutzen.

Ihr Vorteil: Sie erhalten eine Kopie der delegierten Aufgabe in Ihrer eigenen Aufgabenliste. So wissen Sie immer, von wem Sie noch wozu auf eine Antwort warten.

Wie Sie die Aufgabendelegation nutzen zeige ich Ihnen in diesem Video (klick).

Fazit

In der täglichen Arbeit ergeben sich viele Situationen, in denen Sie Aufgaben delegiert bekommen, Aufgaben delegieren oder sich selbst organisieren müssen. Wichtig ist, dass Sie alles schriftlich notieren (Pläne, die wir nur im Kopf machen, werden schnell über den Haufen geschmissen).

Um wirklich einen guten Überblick zu haben, sollten Sie alle Aufgaben an einem Ort sammeln. Haftnotizzettel, kleine Notizen, Excel-Listen und ungelesene Mails sind chaotisch und die Medienbrüche machen es komplizierter.

Prioritäten haben sich geändert? Ein Thema wurde verschoben? Kein Problem. Die Aufgaben in Outlook können Sie entsprechend verschieben. So bleiben Sie flexibel.

Durch die Aufgaben-Funktion wird Outlook zu Ihrer Kommandozentrale.

Weitere hilfreiche Tipps für eine bessere Selbstorganisation habe ich in diesem Artikel zusammengefasst: Selbstorganisation als Schlüssel zum Erfolg