Das Ziel: Die 4-Tage-Woche

Ein Kunde von mir, Leiter eines Altenheims, überraschte mich mit einer klaren Zielvorstellung: Statt 6 Tage pro Woche wollte er zukünftig nur 4 Tage im Büro verbringen. Das war eine klare Ansage!

Seine Motivation dahinter: Er ist nebenbei noch Imker und braucht einfach mehr Zeit für seine Bienen. Die Familie hatte sich beschwert, dass er kaum noch zu Hause ist.

Er selbst merkte aber auch, dass es mit der Zeit immer mehr geworden ist und er an keinem Tag der Woche frei hat. Er springt von Besprechung zu Besprechung, zwischendurch viele Telefonate und der ganze Verwaltungsaufwand – er fragte sich sorgenvoll, wie lange er das noch durchhalten würde.

Die Lösung: 4 verschiedene Strategien

Zuerst habe ich mir seinen Kalender angesehen. Der war tatsächlich ziemlich voll. – Nicht ungewöhnlich für eine Führungskraft in dieser Position.

Strategie 1: Protokoll statt Besprechungen

Wir sind jeden einzelnen Termin durchgegangen und ich habe immer gefragt, ob er da auch wirklich teilnehmen muss, oder ob ihm das Protokoll reichen würde. Es stellte sich heraus, dass er bei den Besprechungen mit den anderen Leitungskräften eigentlich nur teilnimmt, weil er der Chef ist. Wirklich beitragen kann er nichts, da die Kollegen ihre Themen untereinander klären. Er kam sich selbst häufig komisch vor bei diesen Terminen.

Die Lösung war also, dass er zukünftig nur noch das Protokoll liest.

Strategie 2: Kurze Auskunft statt ausführliche Beratungstermine

Als Leiter des Altenheims muss er natürlich dafür sorgen, dass die Einrichtung immer ausgelastet ist. Daher führt er laufend Beratungsgespräche mit Angehörigen, die Ihre älteren Familienmitglieder in seiner Einrichtung unterbringen möchten. Diese Gespräche dauern mindestens eine Stunde. Ich wurde stutzig. Kurz vorher hatte er mir noch berichtet, dass sie frühestens in einem halben Jahr wieder einen Platz frei haben. D.h. am Ende der Beratungsgespräche konnte er den Angehörigen keine Hoffnung machen, dass es schnell gehen könnte.

Ich habe ihm empfohlen, bereits am Telefon deutlich zu machen, wie lang die Wartezeit aktuell ist und die Beratungsgespräche auf einen Zeitpunkt zu verschieben, wenn es konkreter absehbar ist, dass er eine Person aufnehmen kann.

Strategie 3: Telefonate bündeln

Das Altenheim war Teil einer größeren Organisation. D.h. der Leiter hatte wiederum einen Vorgesetzten. Dieser Chef rief mehrmals täglich an, um verschiedene Punkte zu besprechen. Eigentlich immer, wenn ihm etwas einfiel. Das hat zu häufigen Unterbrechungen beim Leiter des Altenheims geführt. So hat er viele Dinge immer wieder angefangen und doch nicht zu Ende gebracht. Eine Aufgabe, die eigentlich in einer Stunde erledigt gewesen wäre, zog sich so den ganzen Tag hin. Er gab auch zu, dass er am Samstag, wenn er alleine im Büro ist und das Telefon nicht klingelt, manchmal mehr schafft, als die ganze Woche zuvor.

Er hat seinen Chef angerufen und sie haben sich darauf verständigt, dass sie nur 1x am Tag miteinander sprechen und jeder seine Themen bis dahin sammelt.

Strategie 4: Bürozeiten verkürzen

In unserem Coachinggespräch stellte sich auch heraus, dass die Bürokraft nur halbtags tätig ist und er als Leiter verschiedene Aufgaben am Nachmittag erledigt, die zu dem Aufgabengebiet gehören. Besonders in Erinnerung geblieben ist mir, dass Bewohner Taschengeld ausgezahlt bekommen, um z.B. zum Frisör gehen zu können. Diese Auszahlungen nehmen einige Zeit in Anspruch, da dies natürlich auch genutzt wird, ein kurzes Gespräch zu führen.

Wir haben vereinbart, dass die Bürozeiten auf den Vormittag begrenzt werden. So hatte er am Nachmittag mehr Zeit für seine Leitungsaufgaben.

Umstellung mit Sicherheitsnetz

Bei unserem nächsten Coachingtermin berichtete er mir, dass alles super funktioniert und er tatsächlich weniger Zeit im Büro verbringt. Ich habe ihm aber empfohlen, nicht sofort auf die 4-Tage-Woche zu gehen, sondern erstmal für ein paar Wochen freitags von zu Hause zu arbeiten. An diesem Homeoffice-Tag kann er mehr schaffen (weil er weniger unterbrochen wird) und die Mitarbeiter können sich daran gewöhnen, dass der Chef freitags nicht da ist. Aber zur Sicherheit ist er immer noch zu Hause erreichbar.

Am Ende hat er tatsächlich sein Ziel erreicht. Und dafür waren nur diese 4 einfachen und sofort umsetzbaren Maßnahmen ausreichend.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.